Versie 1.3
Gebruikershandleiding Solcon secure webmail Quickstart Ontdek Solcon secure webmail in vijf eenvoudige stappen: 1. Start uw computer op. 2. Open de internetbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer.
3. Typ in de adresbalk webmail.solcon.nl.
1
Versie 1.3
4. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
5. U kunt nu uw mail lezen en versturen of taken en afspraken inplannen.
2
Versie 1.3
Persoonlijke informatie Noteer op deze pagina de gegevens die u nog hebt om met Solcon secure webmail te kunnen werken.
Inlognaam
Wachtwoord
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
Geheime vraag
Geheim antwoord
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
URL Solcon secure webmail
Opmerkingen
webmail.solcon.nl----------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------------------------
3
Versie 1.3
Inleiding Hartelijk dank dat u voor Solcon secure webmail hebt gekozen. Met Solcon secure webmail hebt u uw e-mail en agenda altijd bij de hand, of u nu thuis bent, op het werk of op vakantie. Overal ter wereld kunt u inloggen en gebruikmaken van de vele mogelijkheden van dit gebruikersvriendelijke en veilige pakket. Solcon secure webmail is een totaalpakket, waarin u uw e-mail kunt beheren, taken en notities kunt maken en uw agenda kunt bijhouden. Bovendien kunt u zeer eenvoudig uw mail en agenda delen met andere Solcon secure webmail-gebruikers. In deze handleiding krijgt u uitleg over de taken die u met Solcon secure webmail kunt uitvoeren. Deze taken worden stap-voor-stap uitgelegd en zijn waar nodig voorzien van duidelijke schermafbeeldingen. Zo vindt u snel uw weg in het pakket en kunt u optimaal genieten van het gemak van webbased e-mailbeheer. Solcon secure webmail is met de grootste zorg samengesteld. Mocht u ondanks deze handleiding toch problemen ondervinden met het werken met Solcon secure webmail, neem dan gerust contact op met de Servicedesk van Solcon. Onze medewerkers zitten zes dagen per week voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. Servicedesk Solcon Telefoonnummer: 088-0032222 Faxnummer: 088 – 0032223 De Servicedesk is geopend op werkdagen van 08.00 - 20.00 uur en op zaterdag van 09.00 - 17.30 uur.
4
Versie 1.3
Inhoudsopgave 1
2
Solcon secure webmail starten en afsluiten......................................................... 9 1.1
Inloggen ................................................................................................. 9
1.2
Opnieuw inloggen..................................................................................... 9
1.3
Wachtwoord opvragen .............................................................................10
1.4
Uitloggen ...............................................................................................14
Onderdelen van Solcon secure webmail.............................................................15 2.1
2.1.1
Postvak Vandaag ..............................................................................16
2.1.2
Navigatiemenu .................................................................................16
2.1.3
Centrale venster...............................................................................17
2.1.4
Berichtaanhef...................................................................................22
2.2
Kalender ................................................................................................23
2.2.1
Afspraken bekijken in de kalender ......................................................24
2.2.2
Afspraken openen in de agenda..........................................................24
2.2.3
Door de kalender bladeren.................................................................25
2.3
3
Vensterindeling .......................................................................................15
Ingebouwde tekstverwerker .....................................................................25
2.3.1
Snelmenu gebruiken .........................................................................27
2.3.2
Plakken als platte tekst .....................................................................27
2.3.3
Hyperlink invoegen ...........................................................................27
2.3.4
Interne link invoegen (anker).............................................................29
2.3.5
Afbeeldingen invoegen en bewerken ...................................................29
2.3.6
Tabel invoegen.................................................................................31
2.3.7
Speciale tekens invoegen ..................................................................34
Algemene taken .............................................................................................36 3.1
Validiteitcontrole .....................................................................................36
3.2
Snelmenu gebruiken................................................................................36
3.3
Filters gebruiken .....................................................................................37
3.4
Berichten, taken, contactpersonen en notities sorteren ................................41
3.5
Kolommen in lijsten weergeven of verbergen..............................................42
3.6
Kolombreedte aanpassen .........................................................................42
3.7
Direct e-mailadressen selecteren...............................................................43
3.8
Contactpersonen selecteren uit adresboek..................................................43
3.9
Een datum kiezen....................................................................................44
3.10
Een tijd kiezen ........................................................................................45
3.11
Een kleur kiezen .....................................................................................46
5
Versie 1.3
4
5
Solcon secure webmail aanpassen naar uw wensen ............................................48 4.1
Weergave van het startvenster vastleggen .................................................48
4.2
Algemene instellingen ..............................................................................48
4.3
E-mailondertekening instellen ...................................................................49
4.4
Categorieën voor afspraken aanmaken ......................................................50
4.5
Wachtwoord wijzigen ...............................................................................51
4.6
Vormgeving aanpassen ............................................................................52
4.7
Openbare sleutels aanmaken ....................................................................53
4.8
Hulpmiddelen .........................................................................................55
4.9
Beschikbaarheid......................................................................................55
4.10
Quota ....................................................................................................56
Werken met e-mail .........................................................................................58 5.1
6
E-mailaccounts instellen...........................................................................58
5.1.1
Nieuw e-mailaccount aanmaken .........................................................59
5.1.2
Bestaand e-mailaccount toevoegen .....................................................60
5.1.3
E-mailaccount delen met anderen.......................................................61
5.1.4
Een ‘alias’ aanmaken bij een e-mailaccount .........................................63
5.1.5
E-mailaccount bewerken....................................................................63
5.2
Nieuw e-mailbericht maken ......................................................................64
5.3
E-mailberichten verzenden, beantwoorden en ontvangen .............................67
5.4
E-mailberichten lezen ..............................................................................67
5.5
E-mailberichten verwijderen .....................................................................70
5.6
E-mailberichten zoeken............................................................................70
5.7
E-mailberichten organiseren .....................................................................72
5.7.1
Nieuwe mappen maken .....................................................................72
5.7.2
Mappen hernoemen en verwijderen ....................................................73
5.7.3
Mappen delen met andere gebruikers..................................................73
5.7.4
Mapweergave aanpassen ...................................................................75
5.7.5
Berichten kopiëren of verplaatsen.......................................................77
5.7.6
Regels voor e-mailberichten maken ....................................................77
5.8
E-mailberichten importeren uit Outlook......................................................79
5.9
Afwezigheid aanzetten .............................................................................80
5.10
Fax........................................................................................................80
5.10.1
Ontvangen faxbericht lezen ...............................................................81
5.10.2
Faxbericht verwijderen ......................................................................81
5.10.3
Nieuw faxbericht opstellen .................................................................81
Werken met de agenda ...................................................................................82
6
Versie 1.3
6.1
Agenda-indelingen ..................................................................................82
6.2
Afspraak toevoegen .................................................................................84
6.2.1
Afspraak toevoegen aan verschillende agenda’s ...................................86
6.2.2
Categorie toekennen aan een afspraak................................................87
6.2.3
Herinnering instellen voor een afspraak...............................................88
6.2.4
Terugkerende afspraak inplannen .......................................................89
6.2.5
Deelnemers uitnodigen voor een afspraak ...........................................93
6.3
Afspraken wijzigen en verwijderen ............................................................97
6.4
Afspraken verplaatsen en eindtijd wijzigen .................................................97
6.5
Afspraak accepteren ................................................................................98
6.5.1 7
8
9
Bewerkingshistorie bekijken...............................................................99
Gedeelde agenda’s beheren ...........................................................................100 7.1
Gedeelde agenda toevoegen ...................................................................100
7.2
Agenda-eigenschappen aanpassen ..........................................................100
7.3
Leden toevoegen aan gedeelde agenda ....................................................101
7.4
Rechten instellen voor gedeelde agenda...................................................102
Werken met taken ........................................................................................104 8.1
Nieuwe taak inplannen...........................................................................104
8.2
Taken wijzigen en verwijderen ................................................................105
8.3
Taakdetails bekijken ..............................................................................106
8.4
Taakdetails afdrukken............................................................................106
8.5
Taak doorsturen naar andere gebruikers ..................................................107
8.6
Ontvangen taken opslaan als taak ...........................................................108
8.7
Taak aanmaken van een e-mailbericht .....................................................108
Werken met contactpersonen.........................................................................110 9.1
Contactpersonen toevoegen ...................................................................110
9.2
Contactpersonen wijzigen en verwijderen .................................................112
9.3
Contactpersoondetails bekijken ...............................................................112
9.4
Contactpersoondetails afdrukken.............................................................113
9.5
Gegevens contactpersoon doorsturen naar andere gebruikers.....................114
9.6
Ontvangen contactpersonen toevoegen aan adresboek ..............................115
9.7
Contactpersoon toevoegen vanuit een e-mailbericht ..................................115
9.8
Direct vanuit Contactpersonen mailen......................................................116
9.9
Distributielijsten maken .........................................................................116
9.9.1
Bestaande contactpersonen toevoegen aan distributielijst....................117
10 Werken met notities .....................................................................................119 10.1
Notities toevoegen ................................................................................119
7
Versie 1.3
10.2
Notities wijzigen en verwijderen ..............................................................120
10.3
Notitiedetails bekijken ...........................................................................120
10.4
Notitiedetails afdrukken .........................................................................121
Index ................................................................................................................122
8
Versie 1.3
1
Solcon secure webmail starten en afsluiten
Solcon secure webmail is een zogenaamd webbased-programma. Dat wil zeggen dat u het opent in uw internetbrowser, bijvoorbeeld in Internet Explorer of Firefox. Om te voorkomen dat iedereen uw e-mail en agenda kan bekijken, is Solcon secure webmail beveiligd met een wachtwoord. Ook ziet u in de adresbalk en rechtsonder in de navigatiebalk van uw browser een slotje. Dit bevestigt nogmaals dat u in een beveiligde omgeving werkt.
1.1 Inloggen Om het programma te kunnen gebruiken, moet u eerst inloggen. U doet dit als volgt: 1. Open uw internetbrowser en typ in de adresbalk ‘webmail.solcon.nl’. > Het inlogvenster verschijnt:
2. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en kies eventueel uit de keuzelijst uw bedrijf. 3. Klik op het gewenste keuzerondje om aan te geven of u: • achter uw persoonlijke computer zit • achter een openbare computer zit of achter een computer die deel uit maakt van een netwerk. > Kiest u voor ‘Persoonlijke computer’, dan verschijnt een selectievakje, dat u kunt aanvinken als u wilt dat uw gebruikersnaam en wachtwoord op uw computer worden bewaard. 4. Klik op de knop Inloggen. > U kunt nu werken met Solcon secure webmail.
1.2 Opnieuw inloggen Als u Solcon secure webmail langere tijd niet gebruikt, wordt u ter beveiliging automatisch uitgelogd. Wilt u weer verder werken, dan moet u opnieuw inloggen. Het inlogvenster verschijnt:
9
Versie 1.3
1. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en kies eventueel uit de keuzelijst uw bedrijf. 2. Klik op de knop Aanmelden.
De tijd waarna u wordt uitgelogd (time-out) kunt u zelf instellen (zie paragraaf 4.1).
1.3 Wachtwoord opvragen Als u onverhoopt uw wachtwoord bent vergeten, dan kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen.
Als u hulp wilt bij aanvragen van een nieuw wachtwoord, dan kunt u natuurlijk contact opnemen met de Servicedesk (088 – 003 22 22). Onze medewerkers helpen u graag op weg.
10
Versie 1.3
1. Klik op de knop in het inlogvenster. > Het volgende venster verschijnt:
2. Vul in het onderste gedeelte van het venster nogmaals uw gebruikersnaam in. 3. Typ de in het blauw weergegeven beveiligingscode over in het veld Security code.
De code is hoofdlettergevoelig. 4. Klik op de link Volgende stap.
11
Versie 1.3
>
Het volgende scherm verschijnt:
5. Typ in het veld Uw e-mail het e-mailadres in, waarnaar het nieuwe wachtwoord wordt gestuurd.
Gebruik niet het e-mailadres van Solcon secure webmail, want u kunt deze mail alleen lezen als u bent ingelogd. 6. Typ in het veld Het antwoord het antwoord op de controlevraag in, die u in de instellingen hebt ingevoerd.
Typ exact hetzelfde antwoord in. Let ook op hoofd- en kleine letters, want het antwoord is hoofdlettergevoelig. 7. Typ de in het blauw weergegeven beveiligingscode over in het veld Beveiligingscode.
De code is hoofdlettergevoelig.
12
Versie 1.3
8. Klik op de link Volgende stap. > Het nieuwe wachtwoord wordt naar het opgegeven e-mailadres verzonden. U kunt nu uw nieuwe wachtwoord ophalen en wijzigen.
Nieuw wachtwoord wijzigen Als u een nieuw wachtwoord hebt aangevraagd, moet u dit wijzigen in een zelfgekozen wachtwoord, voordat u weer kunt inloggen: 1. Open het e-mailbericht met het onderwerp ‘Solcon secure webmail – Wachtwoord vergeten’. 2. Klik op de link ‘hier’ in het e-mailbericht. > Uw internetbrowser wordt geopend en u ziet het volgende scherm:
3. Typ uw gebruikersnaam en uw nieuwe wachtwoord in. > Dit wachtwoord kunt u zelf verzinnen. 4. Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het veld Bevestig wachtwoord. 5. Klik op de knop Wachtwoord wijzigen. > Het gewijzigde wachtwoord is opgeslagen. U kunt nu inloggen in Solcon secure webmail.
Als er een waarschuwingsvenster verschijnt, klik dan op de knop Doorgaan.
13
Versie 1.3
1.4 Uitloggen Als u Solcon secure webmail wilt afsluiten, klik u op de knop Uitloggen rechtsonder in beeld:
Als u bent uitgelogd, ziet u het inlogvenster in beeld.
Ter beveiliging logt het programma u automatisch uit als u langere tijd niets met Solcon secure webmail hebt gedaan. U moet dan eerst opnieuw inloggen (zie paragraaf 1.2). De tijd (time-out) waarna u wordt uitgelogd, kunt u instellen (zie paragraaf 4.1).
14
Versie 1.3
2
Onderdelen van Solcon secure webmail
2.1 Vensterindeling Solcon secure webmail werkt in de internetbrowser (meestal Internet Explorer of Mozilla Firefox). Om met Solcon secure webmail te kunnen werken, moet u eerst inloggen (zie paragraaf 1.1). Als u bent ingelogd, verschijnt het volgende venster:
De vensterindeling is als volgt: 1. Dit is de kop van de internetbrowser die u gebruikt. Dit deel van het scherm maakt geen deel uit van Solcon secure webmail. 2. Hier ziet u de kopregel van Solcon secure webmail. Rechts in beeld ziet u een zoekfunctie, waarmee u snel e-mailberichten kunt zoeken. 3. Dit is de statusregel. Hier ziet u uw inloggegevens en de knop Uitloggen, waarmee u het programma kunt afsluiten. 4. Hier ziet u de statusbalk van uw internetbrowser. Dit deel van het scherm maakt geen deel uit van Solcon secure webmail. 5. Dit deel van Solcon secure webmail is het zogenaamde navigatiemenu. Hier opent u de verschillende onderdelen van Solcon secure webmail. 6. Dit is het centrale venster van Solcon secure webmail. Afhankelijk van het gekozen onderdeel ziet u hier bijvoorbeeld uw e-mail, contactpersonen of uw agenda. 7. Rechts in beeld ziet u de kalender, de knop Instellingen, waarmee u Solcon secure webmail naar wens kan aanpassen en de knop Help, waarmee u uitleg over het programma kunt opvragen.
Als u de kop van de internetbrowser (1), de statusbalk van uw browser (4) en de taakbalk (5) niet wilt zien, dan kunt u op [F11] drukken. Solcon secure webmail wordt dan in het volledige scherm getoond. Druk nogmaals op [F11] om terug te gaan naar het oorspronkelijke scherm.
15
Versie 1.3
2.1.1 Postvak Vandaag Als u Solcon secure webmail start, verschijnt standaard het venster Postvak Vandaag.
Dit tabblad is altijd geopend. U kunt dus altijd terug naar dit venster. In Postvak Vandaag ziet u een handig overzicht van alle actuele informatie. Deze informatie wordt weergegeven in drie afzonderlijke blokken: •
• •
Ongelezen e-mailberichten: u ziet hier hoeveel nieuwe/ongelezen e-mailberichten u hebt. Klik op de link Postvak IN om uw nieuwe berichten te bekijken in het onderdeel E-mail. Lopende afspraken: hier ziet u een overzicht van alle afspraken die u deze dag hebt. Taken in uitvoering: in dit overzicht ziet u welke openstaande taken u hebt en wat de status ervan is.
2.1.2 Navigatiemenu U vindt het navigatiemenu links in beeld. U ziet hier de belangrijkste onderdelen van Solcon secure webmail:
De onderdelen die u hier ziet, zijn afhankelijk van de gebruikersrechten die u hebt gekregen. • •
Met het tabblad Nieuw maakt u direct een nieuw e-mailbericht aan. In het tabblad E-mail beheert u uw ontvangen en verzonden e-mailberichten.
16
Versie 1.3
• • •
In het tabblad Connectiviteit kunt u Solcon secure webmail synchroniseren met uw PDA. In het tabblad Organiser beheert u uw agenda, contactpersonen, taken en notities. Met het tabblad Chat kunt u via Solcon secure webmail ‘kletsen’ met andere gebruikers. U kunt het tabblad Chat vergelijken met bijvoorbeeld MSN Messenger.
U kunt slechts één tabblad tegelijk én het Chat-tabblad openen. Opent u een nieuw tabblad, dan wordt de andere automatisch afgesloten. U herkent een dicht tabblad aan het pijltje omlaag (
) en een opengeklapt tabblad aan het pijltje omhoog (
).
U kunt het navigatiemenu minimaliseren door op de knop rechtsboven in het tabblad Nieuw te klikken. Op deze manier hebt u meer ruimte voor het centrale (werk)venster. U ziet dan links in beeld alleen een smalle balk met bovenin de knop . Met deze knop klapt u het navigatiemenu weer uit.
Boomstructuur Als u een tabblad opent, verschijnt een onderliggende boomstructuur met mappen en submappen, bijvoorbeeld het tabblad Organiser:
Iedere map in de boomstructuur heeft een eigen functie. Zo kunt u in de map Taken nieuwe taken toevoegen en bestaande taken wijzigen en verwijderen. In de map Agenda houdt u bijvoorbeeld uw afspraken bij en nodigt u anderen uit voor een afspraak. U opent een map door erop te klikken. De inhoud van de map wordt in het centrale venster getoond.
Submappen Als er voor een map een plusje staat ( ), dan betekent dit dat er submappen aanwezig zijn. Als u op het plusje ( ) klikt, opent u de onderliggende mappenstructuur:
U kunt ook door de mappen navigeren met de pijltjestoetsen op uw toetsenbord. Gebruik de pijltjes omhoog en omlaag om door de mappen te bladeren. Een geselecteerde map wordt vet weergegeven. Klik op de pijltjes naar links en rechts om de submap respectievelijk in- en uit te vouwen.
2.1.3 Centrale venster Het meest gebruikte deel van Solcon secure webmail is waarschijnlijk het centrale venster. In dit venster werkt u in feite. De opbouw van het venster is voor veel onderdelen uit Solcon secure webmail (vrijwel) gelijk.
17
Versie 1.3
Hieronder ziet u een voorbeeld van het centrale venster, zoals u dit onder andere in de onderdelen E-mail, Contactpersonen en Taken ziet:
Het venster bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Vensterheader Menubalk Berichtheader Lijst met berichten, taken, contactpersonen of notities Navigatiebalk Scheidingsbalk. Door deze balk te verslepen, kunt u de ruimte voor de details vergroten of verkleinen. 7. Leesvenster voor details (zie paragraaf 5.4 voor een toelichting over het leesvenster). In het leesvenster worden berichten, taken, notities en contactpersonen geopend.
Vensterheader In de vensterheader worden de mappen die u hebt geopend, weergegeven als tabblad. Het tabblad Postvak Vandaag is altijd aanwezig. Hieronder zijn verder de mappen Verzonden items en Postvak IN geopend:
De actieve map die u in het centrale venster ziet staan, wordt als gekleurd tabblad weergegeven. In dit voorbeeld is dat Postvak IN. Rechts in de header ziet u de volgende knoppen:
.
•
Met de knop slaat u uw voorkeursweergave op. Als u bijvoorbeeld de rechterkolom hebt verborgen, kunt u de weergave met deze knop opslaan. Als u opnieuw inlogt in Solcon secure webmail, ziet u de opgeslagen weergave.
•
Met de knop
•
Als u op de knop klikt, ziet u een keuzelijst met alle geopende tabbladen. U kunt zo snel een ander tabblad activeren:
kunt u snel een nieuwe afspraak in uw agenda aanmaken.
18
Versie 1.3
Klik op de naam van een tabblad om het in het centrale venster te openen. Als u veel openstaande tabbladen hebt, passen deze niet allemaal in beeld. U ziet dan links de knop
en rechts de knop
. Met deze pijlen bladert u door de tabbladen. Als
u aan het begin of einde van de rij bent, wordt de knop licht gekleurd (inactief
).
Menubalk Ieder onderdeel in Solcon secure webmail heeft een eigen menubalk. Op deze menubalken staan knoppen, waarmee u verschillende functies in het pakket opent. Menubalken onderdeel E-mail
Postvak IN
Verzonden items
Concepten
Spam
Prullenbak
Mijn mappen (en onderliggende submappen)
Fax
Knop
Naam
Toelichting
Nieuw
Nieuw e-mailbericht maken (zie paragraaf 5.2).
Beantwoorden
Een antwoord op de mail versturen naar alleen de afzender (zie paragraaf 5.3).
Allen beantwoorden
Een antwoord op de mail versturen naar zowel de afzender als alle andere geadresseerden (zie paragraaf 5.3).
Doorsturen
De originele mail, eventueel voorzien van opmerkingen, doorsturen naar anderen (zie paragraaf 5.3).
19
Versie 1.3
Opnieuw verzenden
Een e-mail in de map Verzonden items opnieuw ongewijzigd versturen (zie paragraaf 5.3).
Bewerken
Een opgeslagen e-mail in de map Concepten bewerken.
Verwijderen
Een geselecteerde e-mail verwijderen (zie paragraaf 0).
Leesstatus
De status van een geselecteerde e-mail aanpassen naar gelezen of ongelezen (zie paragraaf 5.4).
Leesvenster
Het leesvenster aan- en uitzetten (zie paragraaf 5.4).
Weergave
De informatie over een e-mailbericht over één of twee regels weergeven (zie paragraaf 5.4).
Menubalk Taken
Knop
Naam
Toelichting
Nieuwe taak
Nieuwe taak inplannen (zie paragraaf 8.1).
Verwijderen
Een taak uit de lijst verwijderen (zie paragraaf 8.2).
Leesvenster
Het leesvenster aan- en uitzetten (zie paragraaf 8.35.4).
Menubalk Contactpersonen
Knop
Naam
Toelichting
Nieuwe contactpersoon
Nieuwe contactpersoon toevoegen (zie paragraaf 9.1).
Contactpersoon verwijderen
Een contactpersoon uit de lijst verwijderen (zie paragraaf 9.2).
Leesvenster
Het leesvenster aan- en uitzetten (zie paragraaf 9.35.4).
Menubalk Notities
Knop
Naam
Toelichting
Nieuwe notitie
Nieuwe notitie toevoegen (zie paragraaf 10.1).
Verwijderen
Een notitie uit de lijst verwijderen (zie paragraaf 10.2).
Leesvenster
Het leesvenster aan- en uitzetten (zie paragraaf 10.35.4).
Berichtheader en berichtenlijst Onder de berichtheader staan de berichten die in het onderdeel E-mail staan:
20
Versie 1.3
De berichtheader is de grijs gekleurde balk boven de lijst met berichten. Deze balk kan de volgende pictogrammen en kolomkoppen bevatten: Pictogram /kop
Naam
Toelichting
Alles selecteren
Klik in dit selectievakje om alle getoonde berichten in één keer te selecteren.
Bijlage
Als een bericht een bijlage heeft, verschijnt er in deze kolom een paperclip ( ) voor het bericht.
Info
In deze kolom ziet u de status van een bericht. Als een bericht bijvoorbeeld is beantwoord of doorgestuurd, ziet u .
Prioriteit
In deze kolom ziet u of een bericht hoge ( ) of juist lage ( ) prioriteit heeft. Staat er geen pictogram voor het bericht, dan is de prioriteit normaal.
Van
In deze kolom ziet u van wie een e-mailbericht afkomstig is. Ongelezen berichten worden vetgedrukt weergegeven.
Aan
In deze kolom ziet u aan wie u het bericht hebt verzonden.
Onderwerp
Hier ziet u de omschrijving uit de berichtkop van het emailbericht.
Datum
Hier staat de verzend- of ontvangstdatum.
Grootte
In deze kolom ziet u de bestandsgrootte van het bericht.
Markering
Berichten die u belangrijk vindt of waar u nog iets meer moet doen, kunt u markeren. Klik op het witte vlaggetje ( ) om een bericht te markeren. Het vlaggetje wordt rood ( ). Klik nogmaals om de markering uit te schakelen.
In plaats van berichten kunnen hier ook taken, contactpersonen of notities staan. De header zal er dan iets anders uitzien.
Navigatiebalk De informatie in het centrale venster kan over meerdere pagina’s zijn verdeeld. Als u bijvoorbeeld veel e-mailberichten in de lijst hebt staan, moet u dus door de pagina’s bladeren. Dit kan met de navigatiebalk. U vindt deze navigatiebalk onder de lijst.
21
Versie 1.3
Op deze balk ziet u de volgende onderdelen: Knop
Toelichting Met deze knop springt u naar de eerste pagina van de lijst. Met deze knop gaat u naar de vorige pagina van de lijst. Hier ziet u welke pagina is geopend. In het veld kunt u zelf het paginanummer typen dat u wilt openen. Met deze knop gaat u naar de volgende pagina van de lijst. Met deze knop springt u naar de laatste pagina van de lijst. Met deze knop vernieuwt u de pagina. Zo kunt u ook controleren of er nieuwe berichten zijn binnengekomen. Hier kunt u aanpassen hoeveel berichten er in de lijst worden getoond. Kies het gewenste aantal pagina’s uit de keuzelijst. In dit veld kunt u snel naar een e-mailbericht zoeken. Typ een woord in het veld en klik op de knop
. Als u alle
berichten weer wilt weergeven, klikt u op de knop . U kunt ook de keuzelijst openen en aanvinken waarin u precies wilt zoeken:
2.1.4 Berichtaanhef Boven ieder geopend e-mailbericht staat een berichtaanhef. In deze aanhef vindt u de belangrijkste kenmerken van het bericht:
Naast de voor zichzelf sprekende informatie over het onderwerp, de afzender, ontvanger, datum en tijd, ziet u de volgende gegevens: Onderdeel
Toelichting Als u deze link ziet achter de afzender, staat de afzender nog niet in uw adresboek. Door op deze link te klikken, voegt u de afzender alsnog toe aan uw contactpersonen. Klik op deze knop om de bijlagen van het bericht op te slaan. De naam van de bijlage ziet u rechts van deze knop. Als u in de instellingen (zie paragraaf 4.1) hebt aangegeven, dat u afbeeldingen niet automatisch wilt weergeven, dan kunt u met deze knop de afbeeldingen alsnog bekijken. Klik op deze knop om het bericht in HTML-weergave te bekijken.
22
Versie 1.3
Klik op deze knop om het bericht als platte tekst weer te geven. Klik op deze knop om het bericht op te slaan als PDF-bestand. Met deze knop kunt u alle beschikbare kopinformatie tonen. Dit kan handig zijn als u eraan twijfelt of een bericht wel echt van de afzender afkomstig is. Als u het bericht wilt afdrukken, klikt u op deze knop. Er verschijnt een afdrukvoorbeeld:
Klik op de knop Logo afdrukken om het logo van Solcon secure webmail af te drukken of juist te verbergen. • Klik op Afdrukken om het bericht af te drukken. Met deze knop kunt u het bericht openen in een nieuw tabblad. •
2.2 Kalender Aan de rechtkant van het beeldscherm ziet u de kalender. De kalender is gekoppeld aan het onderdeel Agenda. Met de kalender kunt u snel een bepaalde datum kiezen en de afspraken op deze dag bekijken. In de kalender ziet u standaard de huidige en de volgende maand staan. De huidige datum wordt met een vierkant kader weergegeven. In onderstaand voorbeeld is deze 14 juni.
Als u een of meerdere afspraken in de agenda hebt staan, kunt u dit met één oogopslag in de kalender zien. Een dag waarop u een of meerdere afspraken heeft staan, wordt in de kalender vet weergegeven:
23
Versie 1.3
In dit voorbeeld hebt u dus op 12 en 14 juni een afspraak.
U kunt de kalender en de knoppen Instellingen en Help minimaliseren door op de knop rechtsboven te klikken. Op deze manier hebt u meer ruimte voor het centrale (werk)venster. U ziet dan rechts in beeld alleen een smalle balk met bovenin de knop . Met deze knop klapt u de kalender weer uit. Solcon secure webmail onthoudt de laatstgekozen stand en start de volgende keer in deze stand op.
2.2.1 Afspraken bekijken in de kalender U kunt de afspraken compact weergeven in de kalender: 1. Houd uw muiscursor in de kalender boven de dag die u wilt bekijken. > Er verschijnt een venster, waarin de afspraken compact worden weergegeven:
Van de omschrijving wordt alleen het eerste deel weergegeven.
2.2.2 Afspraken openen in de agenda Als u een dag wilt openen in de agenda, doet u dit als volgt: 1. Klik op de dag in de maand, die u wilt bekijken. > De agenda wordt geopend op de gekozen dag. In de kalender wordt de gekozen dag gemarkeerd met een gekleurd kader. Hieronder is dit 14 juni:
U kunt ook direct de hele week openen vanuit de kalender: 1. Klik op het weeknummer van de week die u wilt bekijken. > De agenda wordt geopend in de weekweergave, die overeenkomt met het gekozen weeknummer. In de kalender wordt de gekozen week gemarkeerd met
24
Versie 1.3
een gekleurd kader. Hieronder is dit week 24:
2.2.3 Door de kalender bladeren Navigeren door de kalender is erg eenvoudig: •
Klik op de knop voor het jaartal om naar het vorige jaar te gaan of klik op de knop om naar het volgende jaar te gaan. U kunt ook op het jaar klikken en zelf het gewenste jaartal intypen:
•
Op dezelfde manier kunt u ook naar een andere maand bladeren: Als u op de maand klikt, verschijnt een keuzelijst, waarin u een andere maand kunt kiezen:
• • •
Klik op de knop om direct naar vandaag in de agenda te gaan. Klik op de juiste dag om de dag in de agenda te openen. Klik op het weeknummer om de week in weekweergave te openen.
2.3 Ingebouwde tekstverwerker Met de ingebouwde tekstverwerker kunt u teksten op een gebruikervriendelijke manier bewerken. U komt de tekstverwerker tegen als u een e-mailbericht maakt of beantwoordt, een handtekening maakt of taken en notities toevoegt. De tekstverwerker werkt op dezelfde manier als bekende tekstverwerkers als Microsoft Word. De tekstverwerker ziet er als volgt uit:
In de menubalk vindt u de functies die u met de tekstverwerker kunt uitvoeren:
25
Versie 1.3
Knop
Toelichting Hiermee kunt u de tekst in HTML-code bekijken en bewerken. Met deze knoppen kunt u de geselecteerde tekst respectievelijk knippen, kopiëren en plakken. Met deze knop kunt u geknipte of gekopieerde tekst plakken als platte tekst (zie paragraaf 2.3.1). Met deze knop kunt u geknipte of gekopieerde tekst plakken als opgemaakte tekst. Klik op deze knop om de tekst op spelling te controleren. Klik op deze knop om de spelling te controleren tijdens het typen. In de keuzelijst kiest u ‘SCAYT inschakelen’ om de functie aan te zetten. Hiermee maakt u respectievelijk de laatste bewerking ongedaan of voert u de laatste bewerking opnieuw uit. Hiermee zoekt u naar bepaalde tekst. Met deze functie kunt u bepaalde tekst zoeken en vervangen. Klik op het pijltje om een palet te openen, waarin u de tekstkleur kunt selecteren (zie paragraaf 3.10). Klik op het pijltje om een palet te openen, waarin u de markeringskleur kunt selecteren (zie paragraaf 3.10). Met deze knoppen kunt u de tekst respectievelijk vet, cursief, onderstreept of doorgehaald maken. Hiermee maakt u respectievelijk subscript (X2) of superscript (X2) van uw tekst. Hiermee maakt u respectievelijk ongenummerde en genummerde lijsten. Met deze knoppen springt u de tekst respectievelijk terug en in. Met deze knop voegt u een citaat in. Hiermee lijnt u de tekst respectievelijk links, gecentreerd, rechts en uitgevuld uit. Met deze knoppen voegt u respectievelijk een hyperlink toe (zie paragraaf 2.3.3) of verwijdert u de hyperlink. Hiermee voegt u een interne link in (zie paragraaf 2.3.4). Hiermee voegt u een afbeelding in (zie paragraaf 2.3.5). Met deze knop voegt u een tabel in (zie paragraaf 2.3.6). Hiermee voegt u een horizontale lijn in. Met deze knop voegt u een smiley in. Hiermee voegt u speciale tekens in de tekst in (zie paragraaf 2.3.7). Met deze knop voegt u een pagina-einde in. Met deze knop selecteert u alle tekst in één keer. Hiermee wist u de opmaak. Alle geselecteerde tekst wordt platte tekst. Uit deze lijst kiest u een van de voorgedefinieerde opmaakstijlen. Uit deze lijst kiest u het gewenste opmaakprofiel, bijvoorbeeld een kop. Uit deze lijst kiest u het gewenste lettertype, bijvoorbeeld ‘Arial’. Uit deze lijst kiest u de gewenste lettergrootte, bijvoorbeeld ‘12’ voor een 12-punts lettergrootte.
26
Versie 1.3
2.3.1 Snelmenu gebruiken Alle elementen die u met de tekstverwerker toevoegt, bijvoorbeeld tabellen, kunt u achteraf aanpassen. U selecteert hiervoor het element en klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt dan een snelmenu, waarin de meest gebruikte functies voor het element staan:
Klik op een menuoptie om de functie te selecteren.
2.3.2 Plakken als platte tekst Als u teksten vanuit een ander programma in de tekstverwerker wilt plakken, kunt u dat als platte tekst doen. U doet dit als volgt: 1. Selecteer de tekst die u wilt plakken in het programma waarin u werkt, bijvoorbeeld in Word. 2. Druk op [Ctrl]+[C] om de tekst te kopiëren. 3. Klik in de tekstverwerker van Solcon secure webmail op de knop . > De tekst wordt in de tekstverwerker van Solcon secure webmail geplakt.
Als u op de knop klikt, plakt u de tekst in Solcon secure webmail met dezelfde opmaak als in het brondocument.
2.3.3 Hyperlink invoegen U kunt hyperlinks toevoegen in uw teksten. U doet dit als volgt: 1. Selecteer de tekst waarvan u een hyperlink wilt maken. 2. Klik op de knop
.
27
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
3. Kies uit de keuzelijst Linktype het type link dat u wilt maken: hyperlink naar externe website (URL), interne link op zelfde pagina (Interne link in pagina) of een link naar een e-mailadres (E-mail). 4. Afhankelijk van uw keuze vult u respectievelijk het volgende in: • URL: typ het internetadres in van de site waarnaar u wilt linken. Kies eventueel in de keuzelijst Protocol een ander protocol als u bijvoorbeeld naar een beveiligde webpagina linkt (https). Zorg dat de combinatie ‘Protocol – URL’ exact het webadres weergeeft, zoals u dit in de browser ziet staan. • Interne link in pagina: kies uit de keuzelijst de interne link (anker) waarnaar u wilt linken (zie paragraaf 2.3.4). • E-mail: typ in ieder geval het e-mailadres dat moet worden ingevuld als iemand op de link klikt. Eventueel kunt u ook vast een onderwerp en tekst intypen. 5. Klik op het tabblad Doel als u voor het type ‘URL’ hebt gekozen. > Het volgende venster verschijnt:
6. Kies uit de keuzelijst Target de manier waarop u de hyperlink wilt openen, bijvoorbeeld in een nieuw venster, in hetzelfde venster of als pop-upvenster. 7. Klik op de knop OK.
Als u een link weer wilt verbreken, selecteert u de link in de tekst en klikt u op de knop
.
28
Versie 1.3
2.3.4 Interne link invoegen (anker) Om een interne link op een pagina te kunnen maken, hebt u een zogenaamd anker nodig. Een anker maakt het mogelijk om snel te springen naar bepaalde tekstfragmenten. Als u een anker hebt gemaakt, kunt u een hyperlink aanmaken, die naar dit anker springt. U maakt als volgt een anker: 1. Selecteer de tekst waarvan u een anker wilt maken. > U kunt ook voor het eerste woord gaan staan. 2. Klik op de knop . > Het volgende venster verschijnt:
3. Typ de naam van het anker in en klik op OK. > U kunt het anker nu gebruiken als u een interne link aanmaakt (zie paragraaf 2.3.3).
2.3.5 Afbeeldingen invoegen en bewerken U kunt afbeeldingen toevoegen aan uw e-mailbericht. Deze afbeelding wordt naar de Solcon secure webmail-server gestuurd en samen met uw bericht aan de ontvanger verzonden. U kunt een hyperlink toevoegen aan de afbeeldingen, zodat de ontvanger naar een website gaat als hij of zij op de afbeelding in het e-mailbericht klikt. U voegt als volgt een afbeelding toe: 1. Klik in de menubalk op de knop . > Het volgende venster verschijnt:
29
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Upload. > Het tabblad wordt geopend:
3. Klik op de knop Bladeren. 4. Selecteer het bestand op uw computer en klik op Openen. 5. Klik op de knop Naar server verzenden. > Het bestand wordt nu naar de Solcon webmailserver gestuurd. 6. Als u een hyperlink aan de afbeelding wilt koppelen, klikt u op het tabblad Link. > Het tabblad wordt geopend:
7. Typ in het veld URL het internetadres van de website, waarnaar u wilt linken. 8. Kies uit de keuzelijst Target waar u de internetpagina wilt openen: in een nieuw venster, hetzelfde venster, het volledige venster of in het originele venster. 9. Klik op het tabblad Informatie afbeelding om eventueel de eigenschappen van de afbeelding aan te passen.
30
Versie 1.3
>
Het tabblad wordt geopend:
10. In het veld Alternatieve tekst kunt u eventueel een omschrijving van de afbeelding typen. > Deze omschrijving is te zien, als de ontvanger met zijn muis boven de afbeelding staat. 11. In de velden Breedte en Hoogte kunt u de afmetingen van de afbeelding aanpassen. Als u een gesloten slotje ( ) ziet, wordt de hoogte automatisch aangepast als u de breedte aanpast. Klikt u op het slotje, dan kunt u zowel de breedte als de hoogte afzonderlijk instellen. Met de knop herstelt u de originele afmetingen. 12. Als u een rand om de afbeelding wilt, kunt u in het veld Rand de dikte van de rand in pixels opgeven. ‘0’ betekent geen rand. Hoe hoger het getal, hoe dikker de rand. 13. Als u witruimte om uw afbeelding wilt hebben, kunt u de marge (in pixels) instellen in de velden HSpace en VSpace. 14. In de keuzelijst Uitlijning geeft u aan hoe u de afbeelding wilt uitlijnen ten opzichte van de tekst, bijvoorbeeld links of gecentreerd. 15. Klik op OK om de afbeelding toe te voegen.
Als u alleen het tabblad Upload invult, is dit in principe voldoende om een afbeelding in te voegen. Op de overige tabbladen kunt u de afbeeldingkenmerken detailleren.
2.3.6 Tabel invoegen U kunt tabellen toevoegen aan uw tekst. Deze tabel kunt u later nog aanpassen. U voegt als volgt een tabel toe: 1. Klik in de menubalk op de knop
.
31
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
2. Vul in de velden Rijen en Kolommen in uit hoeveel rijen en kolommen uw tabel moet bestaan. 3. Kies uit de keuzelijst onder Breedte hoe u de breedte van de tabel wilt aangeven: in pixels of als percentage) en typ de breedte in het veld ervoor. Bijvoorbeeld: ‘200 pixels’ of ‘50%’. Dit veld is niet verplicht. 4. Geef eventueel de hoogte van de tabel in pixels op. Dit veld is niet verplicht. 5. Geef in de keuzelijst Koppen aan of uw tabel gebruikmaakt van koppen: • Kies ‘Geen’ als uw tabel geen koppen heeft. • Kies ‘Eerste rij’ als er koppen staan in de eerste rij van uw tabel. Deze krijgen een andere weergave, bijvoorbeeld ‘vet’. • Kies ‘Eerste rij’ als er koppen staan in de eerste kolom van uw tabel. Deze krijgen een andere weergave, bijvoorbeeld ‘vet’. • Kies ‘Beide’ als zowel de eerste rij als de eerste kolom koppen bevatten. 6. Als u een rand tussen de cellen in de tabel wilt, kunt u in het veld Breedte rand de dikte van de rand in pixels opgeven. ‘0’ betekent geen rand. Hoe hoger het getal, hoe dikker de rand. 7. Geef in de keuzelijst Uitlijning aan of u de tekst in de tabel ‘links’, ‘rechts’ of ‘gecentreerd’ wilt uitlijnen. 8. Geef in het veld Afstand tussen cellen aan hoeveel pixels ruimte er tussen de cellen moet zitten. 9. Geef in het veld Ruimte in de cel aan hoeveel pixels ruimte er tussen de rand van de cel en de tekst moet zitten. 10. Vul, als u een titel boven de tabel wilt, in het veld Naam deze titel in. 11. Typ in het veld Samenvatting eventueel een korte omschrijving van de tabel. Als u met de cursor op de tabel gaat staan, ziet u deze samenvatting. 12. Klik op de knop OK. > De tabel is toegevoegd. U kunt de tabel eventueel nog bewerken.
Tabel bewerken Als u extra cellen, rijen of kolommen toe wilt voegen aan een tabel, kunt u de tabel bewerken. U kunt u ook de kleur van de tabel aanpassen. U bewerkt een tabel als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel.
32
Versie 1.3
>
Het snelmenu verschijnt:
2. Klik op de optie Cel > als u een extra cel wilt invoegen of een cel wilt verwijderen. U kunt ook kiezen voor de optie Celeigenschappen en de kenmerken van de geselecteerde cel aanpassen. > Het volgende venster verschijnt dan:
Kies uit de keuzelijst achter Breedte hoe u de breedte van de cel wilt aangeven: in pixels of als percentage en typ de breedte in het veld ervoor. Bijvoorbeeld: ‘200 pixels’ of ‘50%’. Dit veld is niet verplicht. • Geef eventueel de hoogte van de cel in pixels op. Dit veld is niet verplicht. • Kies uit de keuzelijst Celtype of het een cel met een kop is of een cel met inhoud. • Geef in de keuzelijst Automatische terugloop aan of de tekst in de cel automatisch op de volgende regel moet springen (‘Ja’) of dat de tekst achter elkaar moet komen (‘Nee’). • Geef in de keuzelijsten Horizontale uitlijning en Verticale uitlijning aan hoe u de tekst in de cel wilt uitlijnen. • Als u cellen wilt samenvoegen, geeft u hoeveel rijen en hoeveel kolommen u wilt samenvoegen tot één cel. • Klik op de knop Kies achter Achtergrondkleur om de achtergrondkleur van de cel te bepalen (zie paragraaf 3.10). • Klik op de knop Kies achter Kleur rand om de kleur van de rand (indien aanwezig) te bepalen (zie paragraaf 3.10). Klik op OK als u de celeigenschappen hebt aangepast. Klik op de optie Rij > als u een extra rij wilt invoegen of een rij wilt verwijderen. Klik op de optie Kolom > als u een extra kolom wilt invoegen of een rij wilt verwijderen. Klik op de optie Eigenschappen tabel als u de kenmerken van de hele tabel wilt aanpassen. •
3. 4. 5. 6.
33
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt dan:
7. Pas de gewenste kenmerken aan (zie Tabel invoegen). 8. Klik op OK als u de tabeleigenschappen hebt aangepast.
Tabel verwijderen U kunt een tabel eenvoudig verwijderen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel. > Het snelmenu verschijnt:
2. Klik op de optie Tabel verwijderen. > De tabel is uit de tekst verwijderd.
2.3.7 Speciale tekens invoegen Met de tekstverwerker kunt u speciale tekens, zoals de ‘ë’, de ‘ç’ of de ‘ñ’ invoegen in de tekst. U doet dit als volgt: 1. Klik in de menubalk op de knop
.
34
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
2. Klik op het teken dat u wilt toevoegen. > Het teken staat nu in de tekst. 3. Klik op de knop Annuleren om het venster te sluiten.
35
Versie 1.3
3
Algemene taken
3.1 Validiteitcontrole In Solcon secure webmail moet u regelmatig gegevens in velden invullen, zoals een datum, onderwerp, e-mailadres, et cetera. Als de inhoud van een veld aan bepaalde eisen moet voldoen, zoals een datum of tijd, voert Solcon secure webmail bij de invoer een zogenaamde validiteitcontrole uit. Als u een veld invult, maar de invoer voldoet niet aan de eisen, dan verschijnt er een rood kader om het veld en een rode kringellijn onder de invoer:
In dit voorbeeld is de einddatum (10 juni) eerder dan de begindatum (11 juni). Als u de invoer aanpast, verdwijnt de kringellijn en het rode kader:
Als u een rode kringellijn ziet, kunt u met de muiscursor boven de knop gaan staan. Er verschijnt dan een vlaggetje met een tip. Met deze tip kunt u de fout vaak snel verhelpen.
3.2 Snelmenu gebruiken Als u uw muiscursor boven een regel in een lijst of een map in het navigatiemenu houdt, kunt u een snelmenu openen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de tabel. > Het snelmenu verschijnt:
2. Klik op de optie om de bijbehorende functie te openen.
36
Versie 1.3
De kopregel van het snelmenu toont de naam van de map of de titel van de regel, waar u het snelmenu hebt geopend.
3.3 Filters gebruiken Als u een grote hoeveelheid items in een lijst heeft staan, bijvoorbeeld veel emailberichten, dan kunt u een filter gebruiken om het zoeken naar bepaalde berichten gemakkelijker te maken. In het centrale venster vindt u dan ook rechtsboven een knop in de header, waarmee u een filter kunt maken. U doet dit als volgt: 1. Klik rechtsboven in de header op de knop
>
.
Het volgende venster verschijnt:
2. Kies nu of u een eenvoudig filter wilt maken of een geavanceerd filter, door op het desbetreffende tabblad te klikken. > U kunt nu het filter maken.
37
Versie 1.3
De velden die u in het venster ziet, zijn afhankelijk van het onderdeel waarin u aan het werkt bent. In dit voorbeeld gaan we uit van het filter in het onderdeel E-mail > Postvak IN.
Standaardfilter maken
Met het standaardfilter kunt u uw berichten op een aantal door Solcon secure webmail vastgelegde criteria filteren: 1. Vul de gewenste filteropties in. U kunt kiezen uit: • Van: typ hier de afzender in, waarvan u de e-mailberichten wilt zien. Dit is een vrij veld. U kunt hier zelf tekst intypen. • Onderwerp: dit is eveneens een vrij veld. Typ hier de trefwoorden in, die in het veld Onderwerp van het e-mailbericht voor moeten komen. • Berichtgrootte minimaal en Eenheid: deze velden horen bij elkaar. Kies in de keuzelijst Eenheid de eenheid, waarin u de berichtgrootte wilt weergeven, bijvoorbeeld in bytes (B) of KiloBytes (KB). Typ in het veld Berichtgrootte minimaal de grootte die het bericht minimaal moet hebben om in de lijst te verschijnen. • Berichtgrootte maximaal en Eenheid: deze velden horen eveneens bij elkaar. Kies in de keuzelijst Eenheid de eenheid, waarin u de berichtgrootte wilt weergeven, bijvoorbeeld in bytes (B) of KiloBytes (KB). Typ in het veld Berichtgrootte maximaal de grootte die het bericht maximaal mag hebben om in de lijst te verschijnen. Begindatum en Einddatum: in deze velden kunt u met de kalenderknop ( ) data selecteren om een periode aan te geven, waarbinnen de berichten ontvangen zijn (zie paragraaf 3.9). • Gemarkeerd: als u dit selectievakje aanvinkt, verschijnen alleen de gemarkeerde berichten in de lijst. • Beantwoord: als u dit selectievakje aanvinkt, verschijnen alleen de berichten, die u hebt beantwoord, in de lijst. • Ongelezen: als u dit selectievakje aanvinkt, verschijnen alleen de ongelezen berichten in de lijst. 2. Klik op de knop Filter. •
38
Versie 1.3
Het filter wordt toegepast. U ziet nu alleen de berichten in de lijst, die aan de criteria uit het filter voldoen. 3. Klik op het kruisje rechtsboven ( ) om het filterscherm te sluiten. >
Geavanceerd filter maken Met het geavanceerde filter kunt u zelf bepalen op welke criteria u uw berichten wilt filteren. Als u het tabblad voor de eerste keer opent, is het leeg. U kunt nu zelf criteria toevoegen:
1. Open de keuzelijst Selecteer een veld.
2. Selecteer het veld waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld ‘Datum’. 3. Herhaal stap 1 en 2 tot u alle velden hebt geselecteerd, die u aan uw filter wilt toevoegen.
39
Versie 1.3
>
U ziet de velden in het onderste deel van het venster, bijvoorbeeld:
4. U kunt nu de criteria aan de velden toevoegen: • Operator: klik in de kolom Operator naast het veld dat u wilt definiëren. De volgende opties kunnen voorkomen: • periode • = : gelijk aan • != : ongelijk aan • > : groter dan • >= : groter dan of gelijk aan • < : kleiner dan • <= : kleiner dan of gelijk aan • bevat • bevat niet • Waarde: klik in de kolom Waarde om het criterium op te geven, dat bij de gekozen operator hoort: • periode: u hebt hier de keuze uit ‘huidige dag’, ‘huidige week’, ‘huidige maand’, ‘huidig jaar’. Bijvoorbeeld: ‘Huidige week’: alleen de berichten die deze week zijn ontvangen, worden getoond, • = : bijvoorbeeld ongelezen = ‘ja’: alleen de ongelezen berichten worden getoond. • != : bijvoorbeeld prioriteit != ‘hoog’: alleen de berichten met lage en normale prioriteit worden getoond. • > : bijvoorbeeld berichtgrootte > 50 KB: alleen de berichten die groter zijn dan 50 KB worden getoond. • > : bijvoorbeeld berichtgrootte > 50 KB: alleen de berichten die groter zijn dan 50 KB worden getoond. • >= : bijvoorbeeld berichtgrootte >= 50 KB: alleen de berichten die groter zijn dan 50 KB of precies 50 KB zijn worden getoond. • < : bijvoorbeeld berichtgrootte < 100 KB: alleen de berichten die kleiner zijn dan 100 KB worden getoond. • <= : bijvoorbeeld berichtgrootte <= 100 KB: alleen de berichten die kleiner zijn dan 100 KB of precies 100 KB zijn worden getoond. • Bevat: bijvoorbeeld onderwerp bevat ‘hallo’: alleen de berichten met het woord ‘hallo’ in het onderwerp worden getoond. • Bevat niet: bijvoorbeeld onderwerp bevat niet ‘test’: alle berichten die niet het woord ‘test’ in het onderwerp hebben worden getoond. 5. Klik op de knop Toepassen.
40
Versie 1.3
Het filter wordt toegepast. U ziet nu alleen de berichten in de lijst, die aan de criteria uit het filter voldoen. 6. Klik op het kruisje rechtsboven ( ) om het filterscherm te sluiten. >
Filter uitschakelen Als u een filter hebt gemaakt, verschijnt er naast de knop header, te weten berichten weer te tonen. U kunt ook op de knop
een tweede knop in de
. Klik op deze knop om het filter uit te schakelen en alle
klikken en vervolgens in het venster op de knop
. Hiermee schakelt u het filter ook uit.
3.4 Berichten, taken, contactpersonen en notities sorteren U kunt de gegevens uit lijsten, zoals berichten of notities, naar eigen wens sorteren. Zo hebt u misschien liever de berichten op datum gesorteerd dan op onderwerp. U sorteert een lijst als volgt: 1. Klik op de kolomkop van de kolom, waarop u de lijst wilt sorteren, bijvoorbeeld ‘Datum’. > De lijst wordt nu alfabetisch of numeriek gesorteerd op basis van de gegevens uit de gekozen kolom. 2. Klik nogmaals op de kolomkop om de lijst in omgekeerde volgorde te selecteren. U herkent de kolom, waarop u de lijst hebt gesorteerd aan een geel pijltje. • Als het pijltje omlaag wijst, is de lijst aflopend gesorteerd:
•
Wijst het pijltje omhoog, dan is de lijst oplopend gesorteerd:
U kunt de lijst ook direct oplopend of aflopend sorteren: 1. Houd uw muiscursor in de rechterbovenhoek van de kolom. > Er verschijnt een pijltje:
2. Klik op het pijltje om de keuzelijst te openen:
3. Klik op de optie van uw keuze: ‘Oplopend sorteren’ of ‘Aflopend sorteren’. 41
Versie 1.3
>
De lijst wordt nu gesorteerd volgens de optie van uw keuze.
3.5 Kolommen in lijsten weergeven of verbergen In een lijst wordt standaard een aantal kolommen getoond. U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt weergeven en welke u wilt verbergen, bijvoorbeeld omdat de lijst dan volledig op uw beeldscherm past. U doet dit als volgt: 1. Houd uw muiscursor in de rechterbovenhoek van de kolom. > Er verschijnt een pijltje:
2. Klik op het pijltje om de keuzelijst te openen:
3. Klik op de optie ‘Kolommen >’. > De vervolgkeuzelijst wordt geopend:
4. Klik in de selectievakjes voor de kolommen die u wilt verbergen. > De vinkjes zijn nu weg. De uitgevinkte kolommen worden niet meer in de lijst getoond. Alleen de aangevinkte kolommen zijn zichtbaar.
Op dezelfde manier kunt u verborgen kolommen weer zichtbaar maken.
3.6 Kolombreedte aanpassen De kolommen in de lijsten hebben een standaardbreedte. Als u een kolom te smal of te breed vindt, dan kunt u de kolombreedte aanpassen. U doet dit als volgt: 1. Ga met de muiscursor naar de kolomgrens. > De muiscursor verandert in: . 2. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis naar rechts om de kolom breder te maken of naar links om de kolom smaller te maken.
42
Versie 1.3
>
Tijdens het slepen worden de linker- en rechterkolomgrens door twee dunne lijnen gemarkeerd:
3. Laat de muisknop los als de kolom de gewenste breedte heeft.
3.7 Direct e-mailadressen selecteren Als u een veld ziet, waarin u een e-mailadres moet typen, kunt u het adresboek gebruiken [Ctrl]+ [K]. U kunt echter ook (een deel van) de naam of het e-mailadres in het veld typen. Solcon secure webmail zoekt dan in de contactpersonen en de generale adreslijst of het e-mailadres al voorkomt. Is dat het geval, dan kunt u het adres uit de keuzelijst selecteren.
3.8 Contactpersonen selecteren uit adresboek Op diverse plaatsen in Solcon secure webmail kunt u contactpersonen en e-mailadressen selecteren. Dit gaat eenvoudig met het adresboek. U gebruikt dit adresboek als volgt: 1. Open het adresboek door in het veld, waar u een persoon moet selecteren, op de toetsen [Ctrl] + [K] te drukken. > Het adresboek wordt ook geopend als u in een e-mailbericht op de knoppen Aan, Cc of Bcc klikt. > Het adresboek verschijnt. Afhankelijk van het onderdeel waarin u werkt, ziet u onderin de knoppen Aan, Cc, Bcc of Toevoegen:
43
Versie 1.3
2. Klik in de selectievakjes van de personen die u een mail wilt sturen of wilt toevoegen. 3. Klik in het geval van een e-mail op de knop Aan, Cc of Bcc, afhankelijk van hoe u de persoon wilt benaderen. Klik in de overige gevallen op de knop Toevoegen. > De aangevinkte contactpersonen zijn geselecteerd.
Zoeken in het adresboek Als u veel contactpersonen hebt, kunt u ook zoeken naar een bepaalde persoon. U doet dit als volgt: 1. Klik in het keuzerondje Naam als u wilt zoeken op de naam, in het keuzerondje Emailadres als u alleen in de kolom ‘E-mailadres’ wilt zoeken of in het keuzerondje Beiden om zowel op naam als e-mailadres te zoeken. 2. Kies uit de keuzelijst in welk adresboek u wilt zoeken: uw persoonlijke contactpersonen of, in geval van een bedrijf, in de generale adreslijsten of distributielijsten. 3. Typ in het zoekveld (een deel van) de naam in, waarop u wilt zoeken. 4. Klik op de knop . > De zoekopdracht wordt uitgevoerd. In uw adresboek staan nu alleen de personen die aan de zoekopdracht voldoen.
Om de volledige adreslijst weer te geven, klikt u op de knop
naast het zoekveld.
3.9 Een datum kiezen In verschillende onderdelen van Solcon secure webmail ziet u datumvelden. Een voorbeeld hiervan is:
U kunt de datum direct in het veld typen, maar ook gebruikmaken van de kalender:
U gebruikt de kalender als volgt: 1. Klik op de knop naast het datumveld om de kalender te openen. 2. Kies nu de gewenste datum: • Klik op de knop Vandaag om direct de huidige datum in te voeren. •
Blader vooruit in de tijd met de knop
.
•
Blader terug in de tijd met de knop
•
Klik op de knop naast de maand om de selectielijst voor maand en jaar te openen en selecteer maand en jaar van uw keuze. Klik op OK om uw keuze te
.
44
Versie 1.3
bevestigen.
• >
Klik op de juiste dag om de datum te kiezen. De gekozen datum verschijnt in het datumveld.
3.10 Een tijd kiezen In verschillende onderdelen van Solcon secure webmail ziet u tijdvelden. Een voorbeeld hiervan is:
U kunt de tijd direct in het veld typen, maar ook gebruikmaken van de knoppen naast het veld (
).
U gebruikt de knoppen als volgt: •
Klik op de knop gewenste tijd.
naast het tijdveld om de keuzelijst te openen en klik op de
•
Gebruik de knop om de tijd op de minuut nauwkeurig in te stellen: • Klik op de plus ( ) om een minuut omhoog (later) te gaan. • Klik op de min ( ) om een minuut omlaag (vroeger) te gaan.
45
Versie 1.3
3.11 Een kleur kiezen In diverse onderdelen van Solcon secure webmail kunt u een kleur kiezen. De manier waarop u een kleur selecteert, is afhankelijk van het onderdeel waarin u werkt. Hieronder ziet u de verschillende mogelijkheden.
Onderdeel Beheer gedeelde agenda’s Als u een agenda wilt delen, kunt u aangeven in welke kleur een afspraak in de agenda wordt weergegeven. U ziet hier het volgende venster:
1. Klik op een van de gekleurde vakjes om de kleur te selecteren. 2. Klik op de knop Opslaan om uw keuze te bevestigen.
Onderdeel Categorieën in Instellingen Als u een nieuwe categorie wilt toevoegen aan uw agenda, dan kunt u een kleur aan deze categorie toekennen. U ziet hier het volgende venster:
1. Klik op een van de vakjes met voorgedefinieerde kleuren om de kleur aan de categorie toe te kennen.
Tekstkleur en markering in tekstverwerker In de ingebouwde tekstverwerker kunt u de tekstkleur instellen. U ziet hier het volgende venster:
46
Versie 1.3
U kunt ook teksten markeren met een bepaalde kleur. Hier ziet u een vergelijkbaar venster:
• •
Klik op een van de vakjes met voorgedefinieerde kleuren om deze kleur te kiezen. Klik op Meer kleuren en definieer uw eigen kleur.
Tabellen in tekstverwerker In de tekstverwerker kunt u onder andere tabellen invoegen in de tekst. Een van de opties hierbij is het kiezen van een kleur. U ziet dan het volgende venster:
1. Klik met de muis op de kleur van uw keuze: > De gekozen kleur verschijnt in het veld Geselecteerd. 2. Klik op de knop OK om de geselecteerde kleur te kiezen.
47
Versie 1.3
4
Solcon secure webmail aanpassen naar uw wensen
U kunt Solcon secure webmail voor een groot deel instellen, zoals u dat zelf het prettigst vindt. Een deel van de instellingen zult u eenmalig doen, terwijl een ander deel regelmatig zal veranderen.
4.1 Weergave van het startvenster vastleggen Niet iedereen zal Solcon secure webmail op dezelfde manier willen opstarten. Als u bijvoorbeeld op een laptop werkt, hebt u een kleiner beeldscherm dan dat u op een desktop computer werkt. Het kan dan handig zijn om sommige onderdelen bij het opstarten te verbergen, zodat u meer werkruimte hebt. Als u boven in het centrale venster op de knop klikt, onthoudt Solcon secure webmail de weergave, die u voor u hebt. De volgende keer dat u inlogt, zal de weergave exact hetzelfde zijn. Als u bijvoorbeeld bij het afsluiten de kalender had ingeklapt, dan zal dit bij het opstarten weer zo worden weergegeven.
4.2 Algemene instellingen In de algemene instellingen geeft u uw gebruikersgegevens en – voorkeuren op. U doet dit als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Algemeen.
3. Vul de volgende velden in: • Algemeen: o Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam: vul hier uw persoonlijke gegevens in.
48
Versie 1.3
o
o
o o
Automatisch uitloggen na … minuten: geef hier het aantal minuten op, waarna Solcon secure webmail automatisch uitlogt als u niet met het programma werkt (privécomputer). Openbare sessie automatisch uitloggen na … minuten: geef hier het aantal minuten op, waarna Solcon secure webmail automatisch uitlogt als u niet met het programma werkt (openbare computer of netwerkcomputer). Taal: kies uit de keuzelijst de taal, waarin Solcon secure webmail moet worden weergegeven. Ophalen berichten elke … minuten: kies uit de keuzelijst hoe vaak Solcon secure webmail moet controleren of er nieuwe e-mailberichten zijn. Kies
‘Niets’ als u de berichten altijd handmatig wilt binnenhalen met de knop (Vernieuwen) in de navigatiebalk. o Lettertype en Tekengrootte: kies uit de keuzelijsten wat u een prettig lettertype en een fijne lettergrootte vindt om mee te werken. o Berichtafdruk: als u een bericht wilt afdrukken, kunt u het Solcon secure webmail-logo erbij afdrukken of niet. U bepaalt dit met deze keuzelijst. o Afbeeldingen weergeven: als u dit selectievakje aanvinkt, worden afbeeldingen in e-mailberichten altijd weergegeven. Vinkt u dit vakje niet aan, dan kan Solcon secure webmail afbeeldingen blokkeren. U kunt de afbeeldingen dan weergeven met de optie ‘Om deze afbeeldingen te bekijken, klik hier.’. o Archiveringstype: als u oude berichten wilt archiveren, worden ze ‘ingepakt’, zodat ze minder ruimte innemen. U kunt de oude berichten laten inpakken als zip-bestand of als rar-bestand. o Komma als scheidingsteken tussen e-mailadressen: als u dit selectievakje aanvinkt, kunt u een komma (,) gebruiken als u meerdere e-mailadressen toevoegt. Is het vakje uitgevinkt, dan moet u een puntkomma (;) gebruiken o Downloadlocatie bijlagen: hier kiest u uit de keuzelijst waar u bijlagen die u per e-mail ontvangt wilt opslaan. Kies in dit geval voor ‘Downloaden’, omdat ‘Downloaden naar QDisk’ nog niet werkt. • Agenda: o Datumformaat: kies uit de keuzelijst hoe u een datum wil weergeven, bijvoorbeeld als ‘m/d/j’ (11/12/2009) of als ‘J-m-d’ (2009-12-11). o Tijdformaat: kies uit de keuzelijst of u een 12-uursklok of een 24-uursklok wilt gebruiken in uw tijdweergave. o Voorkeurweergave: kies uit de keuzelijst hoe u uw agenda wilt weergeven: per dag, per week of per maand. o Tijdzone: kies uit de keuzelijst de tijdzone, waarin u woont. Meestal is dit ‘Europa/Amsterdam’. o Uitnodiging: geef in deze keuzelijst aan of u uitnodigingen automatisch of handmatig verstuurt. o Eerste dag van de week: kies uit de keuzelijst welke dag u als eerste dag van de week beschouwt. Voor een werkweek is dit bijvoorbeeld ‘Maandag’. o Sla wijzigingen op voordat u van tabblad wisselt: vink dit selectievakje aan als u wilt dat wijzigingen in het geopende tabblad automatisch worden opgeslagen, zodra u een ander tabblad opent. 4. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen te bewaren.
4.3 E-mailondertekening instellen U kunt zogenaamde e-mailhandtekeningen maken, waarmee u uw e-mailberichten kunt ondertekenen. Voor ieder account kunt u aparte handtekeningen maken. U doet dit als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
49
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad E-mail.
3. Klik op de link ‘Nieuwe handtekeningnaam maken’. 4. Vul de naam van uw handtekening in, bijvoorbeeld ‘Jan’ en klik op de knop naast de naam. 5. Typ in het veld met de ingebouwde tekstverwerker (zie paragraaf 2.3) de handtekening, die u onder aan uw mailberichten wilt plaatsen. 6. Klik op de link ‘Handtekening opslaan’. 6. Kies uit de keuzelijst Mailaccount het account, waaraan u de handtekening wilt koppelen. 7. Kies uit de keuzelijst Handtekening voor mailaccount de handtekening die u aan het geselecteerde account wilt koppelen. 8. Klik op Opslaan. Als u een handtekening wilt wijzigen, klikt u op de naam van de handtekening. Wijzig de tekst en klik daarna op de link ‘Handtekening opslaan’.
4.4 Categorieën voor afspraken aanmaken U kunt uw afspraken in de agenda indelen in categorieën. U herkent het type afspraak dan aan een pictogram in de rechter onderhoek van de afspraak. U kunt ook meerdere categorieën toekennen aan een afspraak. Standaard zijn er al vier categorieën in Solcon secure webmail voor u aangemaakt, maar u kunt deze uitbreiden met eigen categorieën. U doet dit als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
50
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Categorieën.
3. Klik op de knop Categorie toevoegen. > Er wordt nu een nieuwe categorie toegevoegd zonder naam. 4. Typ de naam van de categorie in, bijvoorbeeld ‘Privé’ en druk op [Enter]. 5. Klik op het pictogram links van de categorienaam.
6. Klik op de gewenste kleur in het kleurselectievenster:
De nieuwe categorie is toegevoegd. U kunt de categorie nu gebruiken bij het plannen van afspraken. Om een categorie te verwijderen, klikt u op de knop
rechts van de categorie.
4.5 Wachtwoord wijzigen Om Solcon secure webmail te kunnen gebruiken, moet u inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor de veiligheid is het verstandig uw wachtwoord nu en dan te wijzigen. U doet dit als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
51
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Wachtwoord wijzigen.
3. Typ in het veld Huidig wachtwoord het wachtwoord in, waarmee u nu inlogt. 4. Typ in de velden Nieuw wachtwoord en Bevestig nieuw wachtwoord het nieuwe wachtwoord in. 5. Klik op de knop Wachtwoord opslaan. > U kunt nu inloggen met het nieuwe wachtwoord. Als u een nieuw wachtwoord hebt gekozen, kunt u de bijbehorende controlevraag en antwoord ook aanpassen. Deze vraag en antwoord hebt u nodig als u uw wachtwoord niet meer weet. 1. 2. 3. 4.
Typ in het veld Huidig wachtwoord het wachtwoord in, waarmee u inlogt. Typ in het veld Vraag de vraag. Typ in het veld Antwoord het antwoord op de vraag. Klik op de knop Vraag en antwoord opslaan. > De nieuwe vraag en het antwoord zijn opgeslagen.
Als u uw wachtwoord wijzigt en daarna uw vraag en antwoord wilt aanpassen, moet u eerst het nieuwe wachtwoord opslaan. Daarna kunt u dit wachtwoord gebruiken om de vraag en antwoord aan te passen.
4.6 Vormgeving aanpassen Bij Solcon secure webmail worden drie verschillende sjablonen meegeleverd. Zo kunt u zelf bepalen welke vormgeving het best bij u past. 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
52
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Vormgeving.
3. Klik op de knop van de vormgeving van uw voorkeur: Hexagonaal, Mix, Zonsondergang, Oneindig, Regenboog of Aangepast. 4. Klik op de afbeelding onder de knoppen om de weergave te kiezen. > De vraag verschijnt of u echt wilt doorgaan. 4. Klik op Ja. > Solcon secure webmail wordt opnieuw opgestart met de nieuwe vormgeving.
Als u een nieuwe vormgeving kiest, wordt Solcon secure webmail opnieuw opgestart. Alle openstaande vensters worden afgesloten. Als u op dat moment bijvoorbeeld een nieuw e-mailbericht maakt, bent u dit kwijt. Sluit dus eerst alle vensters af, voordat u de vormgeving wijzigt.
4.7 Openbare sleutels aanmaken Met openbare sleutels kunt u berichten beveiligd versturen en weet u zeker dat berichten ook daadwerkelijk van een bepaalde afzender komen. Een openbare sleutel, of beter gezegd een sleutelpaar, wordt gebruikt om berichten gecodeerd of ondertekend te versturen. In feite wordt er een slot op een bericht gezet, dat alleen geopend kan worden door de ontvanger. Als zowel u als de ontvanger een sleutelpaar hebt aangemaakt, zorgt Solcon secure webmail er voor dat een bericht, indien gewenst, automatisch wordt versleuteld (gecodeerd) en ontsleuteld (gedecodeerd). Als u een sleutelpaar hebt aangemaakt, kunt u berichten voortaan op drie manieren versturen: • • •
Ongecodeerd (standaard en ook zonder sleutels mogelijk) Gecodeerd Digitaal ondertekend
53
Versie 1.3
U maakt een sleutelpaar als volgt aan: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Openbare sleutels.
3. Klik op de knop Sleutel toevoegen. > Het volgende venster verschijnt:
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Typ in het veld Sleutelnaam de naam van de nieuwe sleutel in. Voer, als dit nog niet automatisch is gedaan, uw e-mailadres in. Selecteer het land, waar u woont uit de keuzelijst, meestal is dit ‘Nederland’. Typ in het veld Provincie de naam van uw provincie in en in het veld Locatie uw woonplaats. Kies eventueel uw organisatie uit de keuzelijst Organisatienaam. Als u Solcon secure webmail op uw werk gebruikt, typt u in het veld Naam organisatie-eenheid uw afdelingsnaam in. Bij Algemene naam geeft u een algemene omschrijving van de sleutel. Klik op de knop OK om de sleutel te bewaren.
54
Versie 1.3
>
U kunt de sleutel nu gebruiken voor uw e-mailaccount(s) (zie paragraaf 5.1.1 en paragaaf 5.2).
4.8 Hulpmiddelen Op het tabblad Hulpmiddelen vindt u zogenaamde hulpprogamma’s (plug-ins) van Solcon secure webmail. Op dit moment is alleen de bureaublad invoegtoepassing voor Windows beschikbaar. 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen.
3. Klik op de hyperlink om het hulpprogramma te downloaden. >
Als u op het vraagteken ( hulpprogramma.
) klikt, krijgt u meer uitleg over het installeren van het
4.9 Beschikbaarheid U kunt in Solcon secure webmail afspraken inplannen en anderen daarvoor uitnodigen. Solcon secure webmail kan hierbij de beschikbaarheid van de genodigden controleren. Om ervoor te zorgen dat duidelijk is op welke dagen en tijden u beschikbaar bent voor afspraken, kunt u op het tabblad Beschikbaarheid uw beschikbaarheid kenbaar maken. U doet dit als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Beschikbaarheid.
3. Dubbelklik op de dag die u wilt bewerken.
4. Kies uit de keuzelijst bij Interval 1 de begintijd vanaf wanneer u beschikbaar bent voor afspraken.
55
Versie 1.3
5. Kies uit de keuzelijst bij Interval 2 de eindtijd tot wanneer u beschikbaar bent voor afspraken. > U kunt per dag drie maximaal verschillende intervallen toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld in Interval 1 de ochtend toevoegen en in Interval 2 de middag. De lunchpauze bent u dan niet beschikbaar. 6. Klik op de knop Bijwerken. 7. Als u een dag niet beschikbaar bent, bijvoorbeeld omdat u op vrijdag niet werkt, dan klikt u op het groene vinkje (
) achter de dag.
De dag wordt gedeactiveerd. Er staat een rood vinkje ( ) achter de dag. Klik op het rode vinkje om de dag opnieuw te activeren. 8. Geef ten slotte aan of u uw beschikbaarheid zichtbaar wilt maken voor andere gebruikers. Open hiervoor de keuzelijst Beschikbaarheid controleren en kies voor Ingeschakeld. >
4.10 Quota U hebt van Solcon 6 GB aan schijfruimte voor uw webmail gekregen. U kunt deze schijfruimte zelf verdelen over de verschillende accounts in Solcon secure webmail. U verdeelt uw quota als volgt: 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Beschikbaarheid.
In het bovenste deel van het tabblad ziet u hoeveel van de 6 GB u in gebruik hebt en hoe dit is verdeeld over uw mailaccounts. Standaard is er 1 GB gereserveerd voor QDisk (nog niet in gebruik). De overige 5 GB kunt u zelf over uw mailaccounts verdelen. 3. Typ per mailaccount in het onderdeel Mailaccounts hoeveel GB of MB u voor dit account wilt reserveren. >
56
Versie 1.3
4. Klik op Opslaan om de verdeling te bewaren.
57
Versie 1.3
5
Werken met e-mail
Met Solcon secure webmail kunt u e-mailberichten ontvangen, versturen en filteren. Ook kunt u uw e-mailberichten vanuit Outlook importeren, zodat u al uw e-mail in Solcon secure webmail kunt beheren. De • • • • • • • • •
standaardmappen in het onderdeel E-mail zijn: Postvak IN Verzonden items Concepten Spam Prullenbak Mijn mappen Fax Gedeelde mappen Mijn zoekopdrachten
U kunt zelf submappen aanmaken, bewerken en verwijderen. Ook kunt u uw emailaccounts beheren en uiteraard e-mails versturen en ontvangen. U opent het onderdeel E-mail vanuit het navigatiemenu links in beeld.
5.1 E-mailaccounts instellen Om uw e-mail in Solcon secure webmail te ontvangen en versturen, hebt u een emailaccount nodig. U krijgt van Solcon al een e-mailaccount, dat al is ingesteld. Maar als u zelf nog andere e-mailaccounts hebt, kunt u die toevoegen aan Solcon secure webmail. U onderhoudt het e-mailaccount in de instellingen van Solcon secure webmail. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailaccounts die u al hebt ingesteld:
Achter elk account ziet u een aantal knoppen staan: Knop
Toelichting Het account is inactief. Een inactief account kunt u niet selecteren als u een email verstuurt. Klik op de knop om het account te activeren. Het account is actief. U kunt het account gebruiken. Klik op de knop om het account te deactiveren. Hiermee verwijdert u het account. U moet een account eerst deactiveren, voordat u het kunt verwijderen. Klik op de knop om het account te bewerken (zie paragraaf) of als u het account met anderen wilt delen (zie paragraaf 5.1.3). Een wit vlaggetje geeft aan dat het account niet het standaardaccount is. Klik op de knop om het account in te stellen als standaardaccount. Alle overige accounts krijgen dan een wit vlaggetje. Een rood vlaggetje geeft aan dat het account het standaardaccount is.
58
Versie 1.3
Met deze knop kunt u een zogenaamde alias toevoegen aan het account (zie paragraaf 5.1.4). U kunt alleen een alias toevoegen aan ‘Door de gebruiker aangemaakte accounts’.
5.1.1 Nieuw e-mailaccount aanmaken U kunt naast uw Solcon-account ook accounts aanmaken voor bijvoorbeeld overige gezinsleden. De nieuwe accounts komen onder de kop ‘Door gebruiker aangemaakte accounts’ te staan en kunt u delen met anderen (zie paragraaf 5.1.3). 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Accounts.
3. Klik op de knop Account toevoegen. 4. Klik in het keuzerondje voor ‘Nieuw E-mailaccount aanmaken’ en klik op de knop Volgende. > Het volgende venster verschijnt:
5. Vul in het veld Volledige naam de naam in die mensen zien als zij een e-mail van u ontvangen. 6. Selecteer in het veld Mailserver een van de beschikbare mailservers uit de keuzelijst.
59
Versie 1.3
7. Vul in het veld Gebruikersnaam de naam in waarmee u wilt inloggen op dit account en klik op de knop Beschikbaarheid controleren. > Als de naam al op de mailserver bestaat, krijgt u een melding en moet u een andere gebruikersnaam kiezen. > In het veld E-mail verschijnt uw e-mailadres. Klopt dit adres niet, dan kunt u het wijzigen. 8. Vul in het veld Wachtwoord het wachtwoord in, waarmee u wilt inloggen op dit account. 9. Stel het Niveau Spamfiler in (1-10), waarbij 1 staat voor weinig filtering en 10 voor strenge filtering.
Een hoog filterniveau houdt vrijwel zeker alle spam tegen. U loopt echter een risico dat gewone mails ook als spam worden bestempeld en worden weg gefilterd. Spamniveau ‘5’ is het meest gebruikelijk. 10. Vink het selectievakje Beveiligde verbinding gebruiken aan als u dit account wilt gebruiken in een beveiligde internetomgeving (‘https’ (‘s’ van secure) in plaats van ‘http’). 11. Als u wilt dat alle berichten op dit account worden doorgestuurd naar een andere emailadres, typt u in het veld E-mailadressen in naar welk adres de berichten worden gestuurd. Geef met vinkjes in de selectievakjes ook aan of u wilt instellen dat de berichten worden doorgestuurd en of u een kopie van de doorgestuurde berichten wilt bewaren. 12. Klik op de knop Opslaan en sluiten. > Uw nieuwe e-mailaccount is aangemaakt. U kunt nu inloggen op het nieuwe account.
5.1.2 Bestaand e-mailaccount toevoegen Als u al een andere e-mailaccount hebt, dat u wilt beheren in Solcon secure webmail, dan kunt u een bestaand e-mailaccount toevoegen. Dit account komt in de lijst ‘Voorgedefinieerde accounts’ te staan en kunt u niet met anderen delen. 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Accounts.
3. Klik op de knop Account toevoegen. 4. Klik in het keuzerondje voor ‘Bestaand E-mailaccount toevoegen’ en klik op de knop Volgende.
60
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
5. Vul in het veld Volledige naam de naam in die mensen zien als zij een e-mail van u ontvangen. 6. Selecteer in het veld Mailserver een van de beschikbare mailservers uit de keuzelijst. 7. Vul in het veld Gebruikersnaam de naam in waarmee u inlogt op dit account. > In het veld E-mail verschijnt uw e-mailadres. Klopt dit adres niet, dan kunt u het wijzigen. 8. Vul in het veld Wachtwoord het wachtwoord in, waarmee u wilt inloggen op dit account. 9. Vink het selectievakje Beveiligde verbinding gebruiken aan als u dit account wilt gebruiken in een beveiligde omgeving (‘IMAPs’ (‘s’ van secure) in plaats van ‘IMAP’). 10. Klik op de knop Test IMAP-verbinding om te controleren of het e-mailadres op de gekozen server bestaat. > Als dat niet het geval is, corrigeert u de gegevens of maakt u een nieuw emailaccount aan (zie paragraaf 5.1.1). 11. Klik op de knop Opslaan en sluiten. > Uw bestaande e-mailaccount is toegevoegd.
5.1.3 E-mailaccount delen met anderen U kunt uw e-mailaccount delen met anderen, zodat anderen ook uw mail kunnen lezen. 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
61
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Accounts.
3. Klik op de knop achter het account dat u wilt delen. 4. Klik op het tabblad Mailbox delen. > Het volgende venster verschijnt:
5. Klik met de muis in het veld met de tekst ‘Selecteren e-mailbericht’ en druk op [Ctrl]+[K]. > Het adresboek wordt geopend en u kunt de personen aanvinken, waarmee u uw account wilt delen. U kunt ook direct de e-mailadressen van deze personen in het veld typen of een (deel) van de naam. Solcon secure webmail zoekt dan zelf de bijbehorende contactpersonen. 6. Klik, als u alle contactpersonen hebt geselecteerd, op de knop Gebruiker delen. > De opgegeven gebruikers worden toegevoegd aan de lijst en hebben dezelfde rechten als de eigenaar van het account.
Als u gebruikers uit de lijst wilt verwijderen, klikt u in het selectievakje voor de gebruiker om deze te selecteren. Klik vervolgens op de knop Gebruiker verwijderen.
62
Versie 1.3
5.1.4 Een ‘alias’ aanmaken bij een e-mailaccount Een alias is een andere naam of ander e-mailadres voor hetzelfde account. Stel u wilt u abonneren op een nieuwsbrief, maar niet uw eigen e-mailadres opgeven. In dat geval maakt u een alias aan voor uw bestaande e-mailaccount. De nieuwsbrief wordt verstuurd naar uw alias, die de nieuwsbrief vervolgens weer doorstuurt naar uw echte e-mailadres. Als u de nieuwsbrief vervolgens niet meer wilt ontvangen, hoeft u alleen uw alias te verwijderen. U maakt als volgt een alias aan: 1. Klik achter het account waarvoor u een alias wilt aanmaken op de knop > Het volgende venster verschijnt:
.
2. Vul in het veld Aliasnaam de naam in, die ontvangers van uw e-mail te zien krijgen. 3. Selecteer in het veld Domein een van de beschikbare domeinen (mailservers) uit de keuzelijst. > In het veld Alias E-mail verschijnt uw alternatieve e-mailadres. Klopt dit adres niet, dan kunt u het wijzigen. 4. Klik op de knop Opslaan. U bekijkt de alias door op het plusje ( ) voor het account te klikken. De lijst met beschikbare aliassen wordt getoond:
U kunt alleen aliassen aanmaken voor accounts uit de lijst Door gebruiker aangemaakte accounts.
5.1.5 E-mailaccount bewerken U kunt uw bestaande accounts altijd aanpassen, bijvoorbeeld omdat u de gebruikersnaam of het spamfilterniveau wilt aanpassen of omdat u het account met anderen wilt delen. Er is hierbij onderscheid in accounts uit de lijst ‘Door gebruiker aangemaakte accounts’ en accounts uit de lijst ‘Voorgedefinieerde accounts’.
Voorgedefinieerde accounts 1. Klik rechts in beeld op Instellingen.
63
Versie 1.3
2. Klik op het tabblad Accounts.
3. Klik op de knop achter het account dat u wilt bewerken. > De accountgegevens verschijnen. 4. Wijzig de gewenste gegevens (zie voor toelichting paragraaf 5.1.2). 5. Klik op de knop Bijwerken e-mailaccount.
Door gebruiker aangemaakte accounts 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad Accounts.
3. Klik op de knop achter het account dat u wilt bewerken. > De accountgegevens verschijnen. 4. Wijzig de gewenste gegevens op het tabblad Mailaccount (zie voor toelichting paragraaf 5.1.1). 5. Klik op het tabblad Mailbox delen als u de gegevens van het gedeelde account wilt aanpassen (zie paragraaf 5.1.3). 6. Klik op de knop Bijwerken e-mailaccount.
5.2 Nieuw e-mailbericht maken Een van de meest gebruikte taken in het onderdeel E-mail is waarschijnlijk het verzenden van een nieuw e-mailbericht. U maakt als volgt een nieuw bericht: 1. Klik in de menubalk op de knop (Nieuw).
64
Versie 1.3
>
Het lege mailbericht verschijnt:
2. Typ in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger. Als Solcon secure webmail een deel van het e-mailadres herkent, kunt u de juiste persoon uit de keuzelijst selecteren. 3. In het veld Onderwerp typt u het onderwerp van de mail in. 4. In het tekstveld kunt u met de ingebouwde tekstverwerker (zie paragraaf 2.3) uw bericht typen. 5. Uit de menubalk kunt u opties kiezen die u aan uw bericht wilt toevoegen: Hiermee voegt u een bestand toe aan uw bericht als bijlage (zie verder). Hiermee bewaart u het bericht zonder het te verzenden. Het bericht komt in de map Concepten te staan. Met deze knop kunt u de prioriteit van het bericht aangeven, zodat de ontvanger weet of een bericht erg belangrijk is of juist niet. Klik op het pijltje ( ) naast de knop om de keuzelijst te openen en de juiste prioriteit te selecteren. Klik op het pijltje ( ) naast de knop en kies voor ‘Ontvangstbewijs’ om een e-mail te ontvangen als het bericht is bezorgd. U kunt een herinnering instellen voor het mailbericht. Dit kan handig zijn als u wilt controleren of er al gereageerd is. Klik op het pijltje ( ) naast de knop en kies de tijd waarna u een herinnering wilt krijgen. Klik op deze knop als u het bericht versleuteld wilt versturen. Alleen de persoon aan wie het gericht is, kan de mail dan lezen. U hebt dan beiden een openbare sleutel nodig (zie paragraaf 4.7). Hiermee selecteert u het account, waarmee u het bericht wilt verzenden. Klik op het pijltje ( ) naast de knop om de juiste account te kiezen. Met deze knop selecteert u de handtekening, waarmee u het bericht wilt verzenden. Klik op het pijltje ( ) naast de knop om de juiste handtekening te kiezen.
65
Versie 1.3
6. Klik op de knop (Verzenden) om het bericht te versturen. > Het bericht is nu verzonden. Als u e-mailadressen hebt gebruikt, die nog niet in uw adresboek voorkomen, verschijnt het volgende venster:
7. Standaard zijn alle adressen uitgevinkt. Klik in het selectievakje als u een adres wilt toevoegen. 8. Klik op ‘naam invoeren’ om de contactgegevens aan te vullen. 9. Klik op de knop Geselecteerde contactpersonen opslaan om de aangevinkte adressen toe te voegen aan uw adresboek.
U kunt in de velden To, Cc en Bcc ook op [Ctrl]+[K] drukken. Het adresboek wordt geopend en u kunt de personen aanvinken, waaraan u de mail wilt sturen. U kunt ook een nieuw e-mailbericht maken door in het navigatiemenu op Nieuw te klikken.
Bijlage toevoegen aan mailbericht U kunt aan uw mailbericht een bestand koppelen, bijvoorbeeld een uitnodiging of een vakantiefoto. U doet dit als volgt: 1. Klik in het e-mailbericht op de knop . 2. Klik op de knop Bladeren. 3. Zoek op uw computer het bestand op dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
66
Versie 1.3
>
Het bestand verschijnt in de lijst:
4. Herhaal stap 2 en 3 als u meerdere bestanden wilt toevoegen. 5. Klik op de knop Toevoegen om de bestanden aan het e-mailbericht te koppelen. >
Als u het pictogram
achter de bijlage ziet staan, is het bestand nog niet
toegevoegd. Ziet u het pictogram
achter de bijlage ziet staan, dan is het
bestand goed toegevoegd. Ziet u het pictogram , dan is er iets verkeerd gegaan en moet u het bestand opnieuw toevoegen.
5.3 E-mailberichten verzenden, beantwoorden en ontvangen In Postvak IN komen alle nieuwe berichten binnen. Van hieruit kunt u nieuwe berichten verzenden en binnengekomen berichten beantwoorden of doorsturen.
Alle mappen in het onderdeel E-mail hebben dezelfde mogelijkheden als het Postvak IN.
Ontvangen Als u het onderdeel E-mail opent, ziet u in Postvak IN direct een lijst met ontvangen emailberichten. U hoeft deze berichten niet zelf op te halen. Als u tussentijds zelf wit controleren of er nog nieuwe e-mail is, klikt u op de knop de lijst.
in de navigatiebalk onder
Verzenden Als u een bericht wilt verzenden, kan dit op diverse manieren: •
Met de knop
in de menubalk van een e-mailbericht verstuurt u het bericht.
•
Met de knop in de menubalk in de map Verzonden items verstuurt u een al verzonden bericht opnieuw.
Alle berichten die u hebt verstuurd, vindt u terug in de map Verzonden items.
Beantwoorden en doorsturen U kunt een e-mailbericht op de volgende manieren beantwoorden: •
Met de knop mailbericht.
stuurt u een antwoord naar de afzender van een binnengekomen e-
•
Met de knop stuurt u een antwoord naar alle personen die het e-mailadres hebben ontvangen.
•
Met de knop
stuurt u het bericht door naar anderen.
U kunt uw antwoord of toelichting in het tekstveld typen en de e-mail met de knop versturen.
5.4 E-mailberichten lezen Alle binnengekomen berichten staan standaard in Postvak IN. Ongelezen berichten worden vetgedrukt weergegeven en gelezen berichten hebben een normaal lettertype.
67
Versie 1.3
U kunt e-mailberichten als volgt lezen: 1. Klik op het bericht dat u wilt lezen. > Als u het leesvenster aan hebt staan, wordt het bericht geopend in het leesvenster. Staat het leesvenster niet aan, dan moet u dubbelklikken op het bericht.
Alle mappen in het onderdeel E-mail hebben dezelfde mogelijkheden als het Postvak IN.
Bijlagen inzien en opslaan Als een bericht een of meerdere bijlagen heeft, kunt u de bijlagen downloaden naar uw computer. U herkent een bijlage in de berichtheader aan de paperclip met erachter onderstreept de naam van het bestand:
U kunt een bijlage als volgt inzien of opslaan: 1. 2. 3. 4.
Open het e-mailbericht. Klik op de onderstreepte link met de naam van de bijlage. Kies uit het snelmenu de optie Downloaden. Klik op de knop Opslaan om de bijlage te bewaren of op Openen om de bijlage te bekijken. 5. Als u voor Opslaan kiest, selecteert u de locatie waar u het bestand wilt bewaren en klikt u op Opslaan.
Weergave berichtenlijst aanpassen Standaard wordt ieder e-mailbericht op één regel weergegeven. U kunt er echter ook voor kiezen om een bericht over twee regels te verdelen. U doet dit als volgt:
68
Versie 1.3
1. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop en selecteer de optie Twee regels. > Per bericht zijn er nu twee regels gereserveerd. In de eerste regel staat het onderwerp en in de tweede regel de overige berichtgegevens.
Leesvenster instellen U kunt uw e-mailberichten bekijken in een nieuw venster, maar ook in een zogenaamd leesvenster (voorbeeldweergave). U kunt kiezen waar u het voorbeeldvenster wilt plaatsen: onder de berichtenlijst of rechts van de berichtenlijst. U stelt het leesvenster als volgt in: 1. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop en selecteer de gewenste optie. > Als u kiest voor Uit, wordt het mailbericht in een nieuw venster geopend als u erop dubbelklikt. Kiest u voor Onder of Rechts dan wordt het bericht in het leesvenster getoond als u eenmaal op een bericht klikt. Aan het pictogram ziet u de status van het leesvenster: •
: leesvenster staat onder de lijst
• •
: leesvenster staat rechts van de lijst : leesvenster staat uit.
Status van een bericht aanpassen Als u een bericht hebt gelezen, wordt deze in een normaal lettertype weergegeven. U kunt een gelezen bericht als ongelezen markeren, bijvoorbeeld omdat u het later nogmaals wilt bekijken en dit niet wilt vergeten. U markeert een bericht als volgt: 1. Selecteer het bericht door in het selectievakje ervoor te klikken. 2. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop Ongelezen. > Het bericht wordt nu weer vetgedrukt weergegeven.
en selecteer de optie
69
Versie 1.3
U kunt ook met de rechtermuisknop op een bericht klikken en kiezen voor de optie Markeer als ongelezen.
5.5 E-mailberichten verwijderen E-mailberichten die u hebt gelezen en niet wilt bewaren, kunt u eenvoudig verwijderen. De verwijderde berichten komen eerst in de map Prullenbak. Ze zijn dus nog niet definitief verwijderd. 1. Selecteer het bericht dat u wilt verwijderen door in het selectievakje ervoor te klikken. 2. Klik in de menubalk op de knop . > Het bericht is nu verplaatst naar de map Prullenbak. Vanuit de prullenbak kunt u berichten definitief verwijderen door deze te selecteren en op de knop
te klikken.
5.6 E-mailberichten zoeken Als u veel e-mailberichten in Solcon secure webmail hebt staan, kunt u eenvoudig naar een bepaald bericht zoeken. Rechtsboven in het venster ziet u een zoekvenster, dat u kunt gebruiken om een e-mailbericht te vinden.
De zoekfunctie is niet hoofdlettergevoelig. Het maakt dus niet uit of u de zoekterm in kleine of hoofdletters typt. De zoekfunctie zoekt in de e-mailmappen naar berichten waarin de zoekterm voorkomt. Hierbij kijkt het in de volgende velden van een bericht: • Van • Aan • Cc • Bcc • Onderwerp • Berichtinhoud U kunt met de keuzelijst links van het zoekveld bepalen in welke e-mailaccounts gezocht moet worden. U zoekt als volgt naar berichten: 1. Typ de gewenste zoekterm in het zoekvenster. 2. Druk op [Enter] of klik op de knop naast het zoekveld. > De zoekopdracht wordt gestart. In de navigatiemap verschijnt de zoekopdracht onder de map Mijn zoekopdrachten in het onderdeel E-mail.
70
Versie 1.3
>
Deze zoekopdrachten blijven staan zolang u bent ingelogd. In het centrale venster wordt een tabblad geopend met de zoekresultaten:
3. Klik op een bericht om het te openen. > Met de werkbalk boven de lijst kunt u berichten beantwoorden, doorsturen, et cetera. Met de knop Herstarten voert u de zoekopdracht opnieuw uit. Met de knop
ziet u welke accounts en welke mappen zijn doorzocht.
Accounts en mappen uitsluiten/selecteren voor zoekopdracht Als u in Solcon secure webmail met meerdere accounts werkt, kunt u bepaalde accounts uitsluiten in een zoekopdracht. U kunt ook aangeven dat u niet in alle mappen wilt zoeken. U doet dit als volgt: 1. Typ de zoekterm in het zoekveld.
71
Versie 1.3
2. Klik op het pijltje ( ) links naast het zoekvenster. > Er verschijnt een venster met alle accounts:
3. Klik in de selectievakjes van de accounts die u in de zoekopdracht wilt meenemen. 4. Klik op het plusje voor een geselecteerd account om de onderliggende mappen te zien.
5. Klik in de selectievakjes voor de mappen die u wilt selecteren. > In de selectievakjes verschijnen vinkjes. 6. Klik op de knop
om het zoeken te starten.
5.7 E-mailberichten organiseren U kunt alle berichten in uw Postvak IN laten staan, maar ze ook bewaren in verschillende submappen. Zo kunt u e-mailberichten van uw sportvereniging bijvoorbeeld bewaren in de map ‘Voetbal’ of berichten van uw familie in de map ‘Familie’. U kunt de berichten dan kopiëren of verplaatsen naar de juiste map. Ook kunt u regels toepassen op ontvangen berichten, zodat ze automatisch in de goede map terechtkomen.
5.7.1 Nieuwe mappen maken In het onderdeel E-mail ziet u een map met de naam Mijn mappen. Onder deze map kunt u zelf submappen aanmaken. U doet dit als volgt:
72
Versie 1.3
1. Klik met de rechtermuisknop op de map Mijn mappen. 2. Klik op de optie Nieuwe map. > Er wordt een nieuwe map aangemaakt.
3. Typ de naam van de nieuwe map in en druk op <Enter>. > De nieuwe map is aangemaakt. Als u meerdere mappen aanmaakt, worden deze op alfabet gesorteerd.
U kunt ook submappen maken onder Postvak IN, Verzonden items, Concepten, Spam en Prullenbak.
5.7.2 Mappen hernoemen en verwijderen Eenmaal aangemaakte eigen mappen kunt u eenvoudig van naam wijzigen of verwijderen. U doet dit als volgt:
Hernoemen 1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt hernoemen. 2. Klik op de optie Naam wijzigen. 3. Typ de nieuwe naam in en druk op <Enter>. > De map heeft nu een andere naam.
Verwijderen Als u een map niet meer gebruikt, kunt u deze verwijderen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen. 2. Klik op de optie Verwijderen. > Er verschijnt een melding of u het zeker weet. 3. Klik op de knop Ja. > De map en alle berichten in deze map zijn nu verwijderd.
5.7.3 Mappen delen met andere gebruikers U kunt mappen delen met andere gebruikers. Zij kunnen de berichten uit uw map dan lezen, doorsturen en beantwoorden. U deelt een map als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt delen. 2. Klik op de optie Map delen.
73
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
3. Klik met de muis in het veld met de tekst ‘Selecteren e-mailadressen’ en druk op [Ctrl]+[K]. > Het adresboek wordt geopend en u kunt de personen aanvinken, waarmee u de map wilt delen. U kunt ook direct de e-mailadressen van deze personen in het veld typen of een (deel) van de naam. Solcon secure webmail zoekt dan zelf de bijbehorende contactpersonen. 4. Klik, als u alle contactpersonen hebt geselecteerd, op het kruisje rechtsboven in het adresboek om het venster te sluiten. 5. Klik op de knop Gebruiker delen. > De opgegeven gebruikers worden toegevoegd aan de lijst en hebben alleen leesrechten.
Als u gebruikers uit de lijst wilt verwijderen, klikt u in het selectievakje voor de gebruiker om deze te selecteren. Klik vervolgens op de knop Gebruiker verwijderen.
Rechten instellen voor gedeelde mappen U bepaalt zelf of een gebruiker uw mappen alleen mag inzien (Alleen-lezen) of ook mag bewerken (Eigenaar). U doet dit als volgt:
74
Versie 1.3
1. Selecteer eerst de gebruikers, met wie u de map wilt delen (zie hiervoor).
2. Dubbelklik met de muis in de kolom Rechten achter de persoon, van wie u de rechten wilt wijzigen. > Er verschijnt een keuzelijst in de kolom:
3. Klik op het type rechten dat u de persoon wilt geven: Alleen-lezen of Eigenaar. 4. Klik naast de keuzelijst om uw keuze te bevestigen.
5.7.4 Mapweergave aanpassen U kunt zelf bepalen welke mappen u in het onderdeel E-mail wilt zien. U kunt dit aangeven in de instellingen, maar ook direct vanuit het onderdeel E-mail.
Mapweergave aanpassingen in Instellingen 1. Klik rechts in beeld op Instellingen. 2. Klik op het tabblad E-mail.
75
Versie 1.3
3. Klik op het tabblad Mapweergave.
4. Klik op het plusje voor een account om de onderliggende mappenstructuur te openen.
5. Klik in de selectievakjes van de mappen die u niet wilt tonen.
76
Versie 1.3
De selectievakjes worden uitgevinkt. De hoofdonderdelen Postvak IN, Verzonden items, Concepten, Spam, Prullenbak, Mijn mappen en Gedeelde mappen kunt u niet verbergen. U kunt wel de submappen onder deze mappen uitzetten. 6. Klik op Opslaan om de gekozen mapweergave te bewaren. >
Mapweergave aanpassen in onderdeel E-mail 1. Klik in het onderdeel E-mail met de rechtermuisknop op de accountnaam, waarvan u de mappenstructuur wilt aanpassen. 2. Kies uit het snelmenu de optie Mapweergave. > De mappenstructuur wordt getoond. 3. Klik in de selectievakjes van de mappen die u niet wilt tonen. > De selectievakjes worden uitgevinkt. De hoofdonderdelen Postvak IN, Verzonden items, Concepten, Spam, Prullenbak, Mijn mappen en Gedeelde mappen kunt u niet verbergen. U kunt wel de submappen onder deze mappen uitzetten. 4. Klik op Opslaan om de gekozen mapweergave te bewaren.
5.7.5 Berichten kopiëren of verplaatsen U kunt uw e-mailberichten verplaatsen of kopiëren naar andere mappen. Als u een bericht kopieert, blijft het origineel nog in de oorspronkelijke map, bijvoorbeeld Postvak IN, staan. Verplaatst u het bericht, dan is het uit de oorspronkelijke map verdwenen. U verplaatst een bericht als volgt: 1. Klik met de muis op het bericht dat u wilt verplaatsen en houd de muisknop ingedrukt. > U ziet nu een ‘vlaggetje’ aan de muis, dat aangeeft hoeveel berichten u hebt geselecteerd:
2. Sleep het bericht nu naar de map, waarin u het wilt verplaatsen. > Als u een rood symbool ( ) ziet, kunt u het bericht daar niet plaatsen. Wordt het symbool groen ( ), dan kunt u het bericht verplaatsen.
3. Laat de muisknop los boven de juiste map. > Het bericht is nu verplaatst.
Om een bericht te kopiëren, houd u niet alleen de muisknop ingedrukt, maar ook de [Ctrl]-toets op uw toetsenbord.
5.7.6 Regels voor e-mailberichten maken Alle inkomende berichten worden standaard in Postvak IN geplaatst. Het kan echter handig zijn dat bepaalde berichten direct naar een andere map verplaatst of gekopieerd worden. U kunt ook berichten automatisch verwijderen. In Solcon secure webmail kunt u regels opstellen, waardoor inkomende berichten, die aan bepaalde criteria voldoen, automatisch verplaatst, gekopieerd of verwijderd worden.
77
Versie 1.3
U maakt als volgt een regel aan: 1. Klik in het hoofdvenster op het tabblad Instellingen. 2. Klik op het tabblad Regels.
3. Selecteer links uit de keuzelijst het account, waarvoor u een regel wilt maken. 4. Klik op de knop Regel toevoegen. > Het volgende venster verschijnt:
5. Typ achter Regelnaam een herkenbare naam voor de regel, bijvoorbeeld ‘Feest’. 6. Vink in het onderdeel Condities een of meerdere condities aan, waaraan de mail moet voldoen, bijvoorbeeld ‘Van personen of distributielijst’ en ‘Met specifieke woorden in het bericht’. > Rechts in beeld verschijnt een beschrijving:
7. Klik op de blauwe link ‘personen of distributielijst’ en klik in het veld dat verschijnt. 8. Druk op [Ctrl] + [K] om het adresboek te openen en afzenders te selecteren. > U kunt ook direct (een deel van) de naam intypen. Solcon secure webmail zoekt dan zelf de bijbehorende contactpersoon. 9. Klik op de blauwe link ‘specifieke woorden’ en typ in het veld dat verschijnt het woord dat in het e-mailbericht moet voorkomen, bijvoorbeeld ‘Uitnodiging’. 10. Vink in het onderdeel Acties aan wat er met de mail moet gebeuren, die aan de condities voldoet, bijvoorbeeld ‘Verplaatsen naar de gespecificeerde map’. > Rechts in beeld verschijnt een beschrijving:
78
Versie 1.3
11. Klik op de blauwe link ‘gespecificeerde map’ en kies uit de keuzelijst de map waarnaar de berichten verplaatst worden, bijvoorbeeld ‘Feest’. 12. Eventueel kunt u in het onderdeel Uitzonderingen nog aanvinken voor welke mailberichten de regel niet geldt. Zo kunt u bepaalde personen uitsluiten of berichten, waarin bepaalde woorden voorkomen. > Als u alles hebt ingesteld, verschijnt er rechts in beeld een samenvatting van de regel. 13. Pas eventueel de regel nog aan. 14. Klik op Opslaan om de regel te bewaren. > De regel wordt nu toegepast op alle inkomende e-mailberichten.
5.8 E-mailberichten importeren uit Outlook Als u eerder Outlook gebruikte om uw e-mail te versturen, kunt u alle oude emailberichten en contactpersonen vanuit Outlook importeren in Solcon secure webmail. U doet dit als volgt: 1. Exporteer in Outlook de gegevens naar een pst-bestand. > Raadpleeg de help van Outlook voor instructies. 2. Klik in het hoofdvenster op het tabblad Instellingen. 3. Klik op het tabblad Wizard importeren uit Outlook.
4. Klik op de knop Bladeren. 5. Zoek op uw computer het pst-bestand dat u wilt importeren en klik op Openen. > Het bestand staat nu onder de knop Bladeren:
6. Klik op de knop Uploaden om het pst-bestand naar Solcon secure webmail te sturen. Als u het pictogram achter het bestand ziet staan, is het bestand goed geüpload. 7. Klik op de knop Start wizard en volg de instructies op het scherm. > Als de import klaar is, verschijnt de melding dat Solcon secure webmail opnieuw moet opstarten. 8. Klik op Ja om de import af te ronden en Solcon secure webmail opnieuw op te starten. > Als u opnieuw inlogt, zijn de gegevens uit Outlook in Solcon secure webmail geïmporteerd. >
79
Versie 1.3
5.9 Afwezigheid aanzetten Als u door bijvoorbeeld vakantie tijdelijk niet uw e-mail kunt controleren, kunt u een afwezigheidbericht aanzetten. Als iemand u een e-mail stuurt, krijgt deze persoon automatisch een bericht van u dat u afwezig bent. U zet de afwezigheid als volgt aan: 1. Klik in het hoofdvenster op het tabblad Instellingen. 2. Klik op het tabblad E-mail. 3. Klik op het tabblad Afwezigheid. > Het volgende venster verschijnt:
4. Open de keuzelijst Geselecteerd account en klik op het account waarvoor u de afwezigheid wilt instellen. 5. Vink het selectievakje Automatisch antwoord bij afwezigheid aan. 6. 7. 8. 9.
Klik op de knop achter Begindatum om de startdatum te selecteren. Herhaal dit voor de Einddatum. Typ in het tekstveld het bericht dat u automatisch wilt verzenden. Kies uit de keuzelijst Verzendingsfrequentie… hoe vaak een ontvanger uw afwezigheidbericht mag ontvangen als hij u vaker een bericht stuurt (één keer per dag, één keer per drie dagen, één keer per week, één keer per maand). 10. Klik op de knop Opslaan. Als u weer aanwezig bent, kunt u de afwezigheid uitzetten door in het selectievakje Automatisch antwoord bij afwezigheid te klikken en deze uit te vinken.
U kunt alleen afwezigheidmeldingen instellen voor accounts die u zelf hebt aangemaakt.
5.10 Fax Met Solcon secure webmail kunt u ook faxberichten versturen en ontvangen. Alle ontvangen faxberichten komen in de map Fax te staan. Alle verzonden faxberichten staan in de map Sentfaxes.
80
Versie 1.3
5.10.1
Ontvangen faxbericht lezen
Als u een faxbericht hebt ontvangen, staat deze in de map Fax. U opent een faxbericht als volgt: 1. Klik in het onderdeel E-mail op de map Fax. > De ontvangen faxberichten verschijnen in een lijst. [graag schermafbeelding toevoegen van lijst met faxberichten.] 2. Klik op een faxbericht in de lijst om het bericht te openen. > Als u het leesvenster niet aan hebt staan, dubbelklikt u op een bericht.
5.10.2
Faxbericht verwijderen
Als u een fax niet langer wilt bewaren, kunt u het bericht verwijderen. 1. Klik in het selectievakje voor het faxbericht dat u wilt verwijderen. 2. Klik op de knop Verwijderen. > Het faxbericht wordt naar de prullenbak verplaatst. Om het bericht definitief te verwijderen, moet u de prullenbak leegmaken.
5.10.3
Nieuw faxbericht opstellen
Een nieuw faxbericht kunt u vergelijken met een nieuw e-mailbericht. Om een faxbericht op te stellen, klikt u op de knop (Nieuw). Volg verder de stappen uit paragraaf 5.2. Het enige verschil is het veld Aan. Hier vult u geen e-mailadres is, maar een faxnummer.
81
Versie 1.3
6
Werken met de agenda
Een van de onderdelen in de Organiser is Agenda. In het onderdeel Agenda kunt u uw afspraken bijhouden. U kunt in Solcon secure webmail meerdere agenda’s bijhouden en agenda’s delen met anderen. Als u een agenda deelt, kunnen andere Solcon secure webmail-gebruikers uw agenda inzien en afspraken voor en met u inplannen. U kunt voor iedere agenda een kleur voor afspraken bepalen. Zo kunt u in de hoofdagenda zien welke afspraak uit welke agenda komt.
6.1 Agenda-indelingen U kunt de agenda’s weergeven in meerdere indelingen. U kunt kiezen uit een dagindeling, een weekindeling en een jaarindeling. U kiest de jaarindeling door in de agendaheader op een van de drie knoppen te klikken:
In de instellingen kunt u vastleggen in welke indeling de agenda moet opstarten (zie paragraaf 4.2).
Dagweergave Kiest u voor Dag, dan ziet u één dag in beeld. Deze indeling is handig als u op een bepaalde dag veel afspraken hebt.
Weekweergave Kiest u voor Week, dan wordt er één week in beeld getoond. Deze weergave is handig als u een afspraak wilt inplannen. U hebt dan direct zicht op alle afspraken die u die week hebt.
82
Versie 1.3
Jaarweergave Kiest u voor Jaar, dan ziet u de jaarkalender in beeld. U ziet aan de vetgedrukte data precies wanneer u afspraken hebt. De jaarkalender werkt op dezelfde manier als de kalender rechts in beeld (zie paragraaf 2.2).
83
Versie 1.3
Door de agenda bladeren Met de knoppen en bladert u door de agenda heen. Afhankelijk van de indeling bladert u een dag, week of jaar verder of terug. U kunt ook op een datum rechts in de kalender klikken om de dagweergave te openen of op een weeknummer om de weekweergave te openen.
6.2 Afspraak toevoegen U kunt heel eenvoudig een afspraak toevoegen aan een agenda. Als u een afspraak toevoegt, hebt u diverse opties. Deze opties worden in de volgende subparagrafen toegelicht. U voegt als volgt een afspraak toe aan uw agenda: 1. Klik op het tabblad Organiser in het navigatiemenu. 2. Klik op de optie Agenda. > U kunt eventueel ook een subagenda kiezen, als u direct hier een afspraak in wilt zetten. > De agenda wordt geopend op de dag van vandaag:
3. Ga met uw muiscursor naar de startdatum van de afspraak en houd uw linkermuisknop ingedrukt. 4. Beweeg de muis naar de eindtijd van de afspraak. > Ziet nu een rechthoekig blok in een contrasterende kleur:
5. Laat de muisknop weer los.
84
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
6. Vul de velden op het tabblad in: • Onderwerp: dit veld is verplicht. Vul hier een korte omschrijving van de afspraak in. • Beschrijving: dit veld is niet verplicht. U kunt hier een uitgebreidere beschrijving van de afspraak invullen. • Begindatum en Einddatum: pas hier eventueel de begin- en einddatum aan. U kunt hiervoor ook de kalender (
•
) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Pas eventueel
ook de begin- en eindtijd aan met de keuzelijst ( ) of de knop . Locatie: vul eventueel in het veld Locatie de plaats in, waar de afspraak is of
klik op de knop om een locatie te zoeken. Voorzieningen: vul eventueel in dit veld in welke voorzieningen, zoals een beamer of flip-over, u nodig hebt bij de afspraak. U kunt ook op de knop klikken en voorzieningen selecteren. • Privé: als u dit selectievakje aanvinkt, geeft u aan dat deze afspraak een privéafspraak is. Als een afspraak privé is, wordt deze niet meegenomen als de beschikbaarheid wordt gecontroleerd. Denk bijvoorbeeld aan een verjaardag. 7. Klik op de knop Opslaan om de afspraak in de agenda te zetten. •
U kunt ook een afspraak toevoegen via de knop tabbalk boven het centrale venster.
naast de knop Jaar of in de
Eventueel kunt u de afspraak nog uitbreiden met meer opties: • U kunt de afspraak toevoegen aan verschillende agenda’s (zie paragraaf 6.2.1)
85
Versie 1.3
• • • •
U kunt U kunt U kunt 6.2.4) U kunt
een categorie toekennen aan de afspraak toevoegen (zie paragraaf 6.2.2) een herinnering instellen voor de afspraak (zie paragraaf 6.2.3) de afspraak als herhaalde afspraak toevoegen aan uw agenda (zie paragraaf deelnemers uitnodigen voor de afspraak (zie paragraaf 6.2.5)
6.2.1 Afspraak toevoegen aan verschillende agenda’s Als u een afspraak toevoegt aan een agenda, kunt u die eventueel ook direct aan andere agenda’s toevoegen. Als u met gedeelde agenda’s werkt, moet u de afspraak ook aan deze agenda’s toevoegen. Zo wordt de afspraak ook zichtbaar voor anderen en kunnen ze er rekening mee houden bij het inplannen van een afspraak met u. U voegt een afspraak als volgt toe aan een andere agenda: 1. Plan een afspraak in (zie paragraaf 6.2).
2. Open de keuzelijst Toevoegen aan agenda’s. 3. Klik in het selectievakje van de agenda, waaraan u de afspraak wilt toevoegen en klik op de knop .
> De afspraak wordt nu ook in de geselecteerde agenda(s) toegevoegd. 4. Klik op de knop Opslaan om de afspraak toe te voegen.
86
Versie 1.3
6.2.2 Categorie toekennen aan een afspraak U kunt categorieën toekennen aan een afspraak. Zo kunt u bij het bekijken van een agenda in een oogopslag zien wat voor soort afspraak het is. Als u een afspraak in de agenda bekijkt, ziet u in de rechteronderhoek kleine gekleurde blokjes. Deze blokjes geven de categorie van de afspraak weer:
U maakt categorieën aan in de instellingen (zie paragraaf 4.4). U kent als volgt een categorie toe aan een afspraak: 1. Plan een afspraak in (zie paragraaf 6.2).
2. Open de keuzelijst Categorieën.
3. Klik op de gewenste categorie. > De categorie staat nu in het veld Categorieën. > Als de gewenste categorie niet in de lijst staat, klikt u op de optie Categorieënvenster. U kunt nu een categorie toevoegen (zie paragraaf 4.4). 4. Herhaal stap 2 en 3 als u meer categorieën aan de afspraak wilt toekennen. 5. Klik op de knop Opslaan om de afspraak toe te voegen.
87
Versie 1.3
6.2.3 Herinnering instellen voor een afspraak Als u een afspraak niet wilt vergeten, kunt u een herinnering instellen. U krijgt dan een melding voorafgaand aan de afspraak. U stelt een herinnering als volgt in: 1. Plan een afspraak in (zie paragraaf 6.2).
2. Klik in het selectievakje Herinnering instellen. > Er verschijnt een nieuw veld:
3. Open de keuzelijst en geef aan wanneer u de herinnering wilt krijgen, bijvoorbeeld ’10 minuten’ als u de herinnering 10 minuten voor aanvang van de afspraak wilt krijgen. 4. Klik op de knop Opslaan om de afspraak toe te voegen.
88
Versie 1.3
>
Op de ingestelde tijd verschijnt er een herinnering in beeld:
6.2.4 Terugkerende afspraak inplannen Als een afspraak vaker terugkomt, bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering of de dagelijkse lunchpauze, dan kunt u een terugkerende afspraak inplannen. U doet dit als volgt: 1. Plan een afspraak in (zie paragraaf 6.2).
89
Versie 1.3
2. Open de keuzelijst Herhalen:
3. Kies de optie met het gewenste herhalingsinterval: • Nooit: dit is een eenmalige afspraak • Dagelijks: de afspraak vindt iedere x dagen plaats op hetzelfde tijdstip. • Werkdag: de afspraak vindt iedere werkdag plaats op hetzelfde tijdstip. • Elke maandag, woensdag en vrijdag • Elke dinsdag en donderdag • Wekelijks: de afspraak vindt iedere x weken plaats op een bepaalde dag in de week. • Maandelijks: de afspraak vindt iedere x maanden plaats op een bepaalde dag in de maand. • Jaarlijks: de afspraak vindt iedere x jaar plaats op een dezelfde dag en hetzelfde tijdstip. 4. Vul de bijbehorende velden in (zie hieronder). 5. Klik op de knop Opslaan om de afspraak toe te voegen. > Alle afspraken worden in de agenda(s) ingepland volgens het opgegeven herhalingsinterval.
Dagelijks terugkerende afspraak Als u een dagelijks terugkerende afspraak wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Herhaal elke
Begindatum van de reeks
Eindigt op
Toelichting Vul hier een van de volgende waarden in: • 1: de afspraak vindt elke dag plaats • 2: tussen de afspraken zit telkens een dag. De afspraak herhaalt zich na twee dagen. • 3: tussen de afspraken zit telkens twee dagen. De afspraak herhaalt zich na drie dagen. • 4: tussen de afspraken zit telkens drie dagen. De afspraak herhaalt zich na vier dagen. Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in. U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
90
Versie 1.3
Terugkerende afspraak op werkdagen Als u een terugkerende afspraak op werkdagen wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Begindatum van de reeks
Toelichting Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in.
Eindigt op
U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
Terugkerende afspraak op maandag, woensdag en vrijdag Als u een terugkerende afspraak op maandag, woensdag en vrijdag wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Begindatum van de reeks
Toelichting Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in.
Eindigt op
U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
Terugkerende afspraak op dinsdag en donderdag Als u een terugkerende afspraak op dinsdag en donderdag wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Begindatum van de reeks
Toelichting Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in.
Eindigt op
U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
91
Versie 1.3
Wekelijks terugkerende afspraak Als u een wekelijks terugkerende afspraak wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Herhaal elke
Herhaal Begindatum van de reeks
Eindigt op
Toelichting Vul hier een van de volgende waarden in: • 1: de afspraak vindt elke week plaats • 2: tussen de afspraken zit telkens een week. De afspraak herhaalt zich na twee weken. • 3: tussen de afspraken zit telkens twee weken. De afspraak herhaalt zich na drie weken. • 4: tussen de afspraken zit telkens drie weken. De afspraak herhaalt zich na vier weken. Vink hier de dag(en) van de week aan, waarop de afspraak plaatsvindt. Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in. U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
Maandelijks terugkerende afspraak Als u een maandelijks terugkerende afspraak wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Herhaal elke
Op
Toelichting Vul hier een van de volgende waarden in: • 1: de afspraak vindt elke maand plaats • 2: tussen de afspraken zit telkens een maand. De afspraak herhaalt zich na twee maanden. • 3: tussen de afspraken zit telkens twee maanden. De afspraak herhaalt zich na drie maanden. • 4: tussen de afspraken zit telkens drie maanden. De afspraak herhaalt zich na vier maanden. Open de keuzelijst en kies een van de opties: • Weekdag: als u deze optie kiest, vinden alle volgende afspraken op dezelfde dag in de week plaats. Bijvoorbeeld de originele afspraak is op maandag. De terugkerende afspraken zijn ook op maandag. • Dag van de maand: als u deze optie kiest, vinden alle afspraken op dezelfde dag in de maand plaats.
92
Versie 1.3
Begindatum van de reeks
Eindigt op
Bijvoorbeeld de originele afspraak is op de derde dag van de maand. De terugkerende afspraken zijn ook op de derde dag. Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in. U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
Jaarlijks terugkerende afspraak Als u een jaarlijks terugkerende afspraak wilt inplannen, ziet u de volgende velden:
Veld Herhaal elke
Begindatum van de reeks
Eindigt op
Toelichting Vul hier een van de volgende waarden in: • 1: de afspraak vindt elk jaar plaats • 2: tussen de afspraken zit telkens een jaar. De afspraak herhaalt zich na twee jaar. • 3: tussen de afspraken zit telkens twee jaar. De afspraak herhaalt zich na drie jaar. • 4: tussen de afspraken zit telkens drie jaar. De afspraak herhaalt zich na vier jaar. Vul hier de datum van de eerste afspraak uit de reeks in. U kunt hiervoor ook de kalender ( ) gebruiken (zie paragraaf 3.9). Vink dit selectievakje aan als de afsprakenreeks een einddatum heeft. Kies vervolgens in het veld dat verschijnt de einddatum. U kunt hiervoor ook de kalender (
) gebruiken (zie paragraaf 3.9).
6.2.5 Deelnemers uitnodigen voor een afspraak U kunt afspraken inplannen die alleen voor u gelden, maar ook andere personen uitnodigen voor een afspraak. U doet dit als volgt:
93
Versie 1.3
1. Plan een afspraak in (zie paragraaf 6.2).
2. Klik op het tabblad Beschikbaarheid.
94
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
3. Klik op de knop Deelnemers toevoegen. > Het adresboek verschijnt:
4. Klik in de selectievakjes van de personen die u wilt uitnodigen voor de afspraak en klik op Toevoegen en vervolgens op het kruisje rechtsboven.
95
Versie 1.3
>
De deelnemers zijn toegevoegd aan de afspraak. U ziet nu of de deelnemers beschikbaar zijn (groen), bezet (grijs) of tijd gereserveerd hebben (wit).
>
Solcon secure webmail doet ook een suggestie voor een tijdblok, waarop alle deelnemers kunnen (vierkant kader).
6. Open onder de beschikbaarheidweergave de keuzelijst Start en kies hier de begintijd, waarop iedereen kan en klik op de knop Opslaan rechts ervan. > De afspraak wordt eventueel verplaatst naar het nieuwe tijdstip en het tabblad Deelnemers uitnodigen wordt geopend:
>
U ziet hier een overzicht van de uitgenodigde personen.
96
Versie 1.3
7. Vink de selectievakjes aan van de personen die u per mail wilt uitnodigen voor de afspraak en klik op de knop (Iedereen uitnodigen). > De uitnodigingen voor de afspraak worden per e-mail naar de deelnemers verzonden.
6.3 Afspraken wijzigen en verwijderen U kunt eenmaal toegevoegd afspraken altijd wijzigen en verwijderen.
Afspraak wijzigen U kunt een afspraak op meerdere manieren wijzigen: • •
Dubbelklik op de afspraak in de agenda om het venster Agenda-item bewerken te openen. Klik eenmaal op de afspraak in de agenda. Er verschijnt een tekstballon met de omschrijving en de knoppen item bewerken te openen.
en
. Klik op de knop
om het venster Agenda-
In het venster Agenda-item bewerken kunt u de afspraak aanpassen (zie voor toelichting paragraaf 6.2).
Afspraak verwijderen Eenmaal ingeplande afspraken kunt u altijd verwijderen als deze bijvoorbeeld niet doorgaan. U doet dit als volgt: 1. Klik eenmaal op de afspraak die u wilt verwijderen. >
Er verschijnt een tekstballon met de omschrijving en de knoppen
en
:
2. Klik op de knop om de afspraak te verwijderen. > Er verschijnt een venster ter bevestiging. 3. Klik op OK om de afspraak definitief te verwijderen.
6.4 Afspraken verplaatsen en eindtijd wijzigen Als afspraken verplaatst moeten worden naar een andere tijd of datum, dan kan dat eenvoudig. U kunt ook snel de eindtijd van een afspraak wijzigen.
Afspraak verplaatsen U kunt een afspraak verplaatsen door deze te wijzigen in het venster Agenda-item bewerken. Het kan echter ook sneller. 1. Ga met de muiscursor naar de bovenrand van de afspraak (de balk met de tijd).
97
Versie 1.3
>
De muiscursor verandert in
:
2. Houd de linkermuisknop ingedrukt, terwijl u de afspraak naar de gewenste datum en tijd sleept. 3. Laat de muisknop weer los. > De afspraak is nu verplaatst. • Als het om een terugkerende afspraak gaat, vraagt Solcon secure webmail u of alle afspraken uit de reeks moeten worden verplaatst. • Als de afspraak meerdere deelnemers heeft, vraagt Solcon secure webmail u of de deelnemers een gewijzigde uitnodiging moeten ontvangen.
U kunt de afspraak op deze manier ook naar een datum in de kalender slepen. De tijd van de afspraak blijft dan ongewijzigd. Tijdens het slepen ziet u een pictogram de rechthoek. Als het pictogram wijzigt in plaatsen.
in
, dan kunt u de afspraak op die datum
Eindtijd wijzigen U wijzigt de eindtijd van een afspraak op de volgende manier: 1. Ga met de muiscursor naar de onderrand van de afspraak. >
De muiscursor verandert in
:
2. Houd de linkermuisknop ingedrukt, terwijl u de eindtijd naar de gewenste tijd sleept. 3. Laat de muisknop weer los. > De eindtijd is nu aangepast.
6.5 Afspraak accepteren Als u bent uitgenodigd voor een afspraak, ontvangt u het volgende e-mailbericht: [graag schermafbeelding invoegen van uitnodigingsmail] U hebt nu de volgende opties: • Klik op de link ‘Eveneens in agenda’s weergeven’ als u de afspraak in meerdere agenda’s wilt plaatsen. U kunt nu de agenda(s) aanklikken, waarin de afspraak wilt opnemen. • Klik op de link ‘Opmerking toevoegen’ om een opmerking in de e-mail te zetten. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld onder voorbehoud accepteert. • Klik op Ja om de uitnodiging te accepteren. • Klik op Nee om de uitnodiging te weigeren. 98
Versie 1.3
•
Klik op Onder voorbehoud als u nog niet zeker weet of u erbij kunt zijn.
6.5.1 Bewerkingshistorie bekijken Als u een afspraak hebt geweigerd, kunt u deze later alsnog accepteren of andersom. Van al uw acties wordt een bewerkingshistorie bijgehouden. U kunt de bewerkingshistorie als volgt bekijken: 1. Open het oorspronkelijke e-mailbericht met de uitnodiging. > Het bericht is op twee punten gewijzigd: • Boven aan het bericht staat de tekst: “U hebt reeds gereageerd op deze uitnodiging met ….” • Onder het kopje “Neemt u hieraan deel?” ziet u een link met de tekst ‘Historie’. 2. Klik op de link ‘Historie’. > De bewerkingshistorie van deze uitnodiging wordt in een apart venster getoond. [Graag schermafbeelding met bewerkingshistorie toevoegen].
99
Versie 1.3
7
Gedeelde agenda’s beheren
U kunt in Solcon secure webmail extra agenda’s aanmaken in het onderdeel Agenda. Deze agenda’s kunt u delen met andere Solcon secure webmail-gebruikers. De extra agenda’s die u zelf aanmaakt, ziet u terug als submap onder Agenda. De agenda’s die anderen met u hebben gedeeld, ziet u terug in de map Gedeelde agenda’s. Een gedeelde agenda werkt op dezelfde manier als een normale agenda. Zie voor uitleg dan ook hoofdstuk 6. Er zijn echter een aantal verschillen: • In een gedeelde agenda kunt u geen afspraken toevoegen, wijzigen, verplaatsen of verwijderen. Als u een afspraak wilt maken in een gedeelde agenda, dan voegt u deze toe aan de ‘normale’ agenda en geeft u daar aan dat u deze afspraak ook in de gedeelde agenda wilt opnemen (zie paragraaf 6.2.1). • De locatie en deelnemers van een afspraak zijn in de gedeelde agenda niet zichtbaar. • U kunt geen extra agenda’s aanmaken onder gedeelde agenda’s. De agenda’s die u in de map Gedeelde agenda’s ziet staan, zijn de agenda’s van andere Solcon secure webmail-gebruikers.
7.1 Gedeelde agenda toevoegen Als u een agenda met anderen wilt delen, moet u deze agenda eerst toevoegen aan Solcon secure webmail. U doet dit als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik met uw rechtermuisknop op de map Agenda. > Het snelmenu verschijnt:
3. Klik op de optie Nieuwe Agenda. > De nieuwe agenda wordt onder de map Agenda aangemaakt:
4. Typ de naam van de agenda in het veld, bijvoorbeeld ‘Privé’ en druk op [Enter]. > De nieuwe agenda is nu toegevoegd. U kunt nu de eigenschappen aanpassen (paragraaf 7.2) en leden toevoegen aan de agenda (paragraaf 7.3).
7.2 Agenda-eigenschappen aanpassen Als u een agenda hebt toegevoegd, kunt u de eigenschappen van de agenda aanpassen. U doet dit als volgt: 1. Klik met uw rechtermuisknop op de naam van de agenda, waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen.
100
Versie 1.3
>
Het snelmenu verschijnt:
2. Klik op de optie Instellingen. > Het volgende venster verschijnt:
3. Klik op het tabblad Instellingen. > Het volgende venster verschijnt:
In dit scherm kunt u de kleur kiezen, waarin de afspraken van deze agenda worden weergegeven. Zo herkent u eenvoudig in welke agenda de afspraak staat. 4. Klik op de kleur die u aan deze agenda wilt koppelen. 5. Klik op de knop Opslaan.
U kunt ook de naam van een agenda wijzigen. Klik hiervoor in het snelmenu op de optie Naam wijzigen. Typ de nieuwe naam in het veld en druk op [Enter].
7.3 Leden toevoegen aan gedeelde agenda Om een agenda te kunnen delen, moet u leden toevoegen aan de gedeelde agenda en de rechten van deze leden instellen. U doet dit als volgt: 1. Klik met uw rechtermuisknop op de naam van de agenda, die u wilt delen.
101
Versie 1.3
>
Het snelmenu verschijnt:
2. Klik op de optie Instellingen. > Het volgende venster verschijnt:
3. Klik met de muis in het veld met de tekst ‘Selecteer een e-mail’ en druk op [Ctrl]+[K]. > Het adresboek wordt geopend en u kunt de personen aanvinken, waarmee u de agenda wilt delen. Klik op Toevoegen en sluit het adresboek af met het kruisje rechtsbovenin. U kunt ook direct de e-mailadressen van deze personen in het veld typen of een (deel) van de naam. Solcon secure webmail zoekt dan zelf de bijbehorende contactpersonen. 4. Klik, als u alle personen hebt geselecteerd, op de knop Nieuw lid toevoegen. > De opgegeven gebruikers worden toegevoegd aan de lijst en kunnen de gedeelde agenda inzien.
U kunt ook leden uit een gedeelde agenda verwijderen. Klik hiervoor op het rode kruisje ( ) achter de naam van de persoon die u wilt verwijderen uit de lijst. Bevestig de vraag of u de persoon echt wilt verwijderen met Ja.
7.4 Rechten instellen voor gedeelde agenda U bepaalt zelf of een gebruiker uw gedeelde agenda alleen mag inzien (Alleen-lezen) of ook mag bewerken (Wijzigen). U doet dit als volgt: 1. Selecteer eerst de gebruikers, met wie u de agenda wilt delen.
2. Dubbelklik met de muis in de kolom Rights achter de persoon, van wie u de rechten wilt wijzigen.
102
Versie 1.3
>
Er verschijnt een keuzelijst in de kolom:
3. Klik op het type rechten dat u de persoon wilt geven: Alleen-lezen of Wijzigen. 4. Klik naast de keuzelijst om uw keuze te bevestigen.
103
Versie 1.3
8
Werken met taken
Een van de onderdelen in de Organiser is Taken. Het onderdeel Taken is in feite uw persoonlijke ‘to do’-lijst. Hier kunt u bijvoorbeeld bijhouden of welke telefoongesprekken u moet voeren of een herinnering instellen, omdat u naar de tandarts moet. Het venster Taken ziet er ongeveer hetzelfde uit als uw Postvak IN:
U opent het taakvenster als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik op de map Taken. > Het taakvenster wordt geopend.
8.1 Nieuwe taak inplannen U kunt als volgt een nieuwe taak inplannen: 1. Klik in het taakvenster op de knop Nieuwe taak.
104
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
2. Vul in het veld Onderwerp een korte omschrijving van de taak in. > U ziet de taak onder deze omschrijving in de takenlijst terug. 3. In het veld Berichtinhoud kunt u gedetailleerde informatie over de taak typen. > U kunt hierbij gebruikmaken van de ingebouwde tekstverwerker (zie paragraaf 2.3). 4. Klik op de kalenderknop ( de taak begint.
) achter het veld Begindatum en kies de datum waarop
5. Klik op de kalenderknop ( ) achter het veld Einddatum en kies de datum waarop de taak eindigt. 6. Kies uit de keuzelijst Status de huidige status van de taak: ‘Niet gestart’, ‘In uitvoering’ of ‘Gereed’. 7. Geef in de keuzelijst Prioriteit aan hoe belangrijk deze taak is: ‘Laag’, ‘Normaal’ of ‘Hoog’. 8. Typ eventueel in het veld Gereed in hoeveel procent van de taak u al hebt uitgevoerd (bij een complexe of langdurige taak). 9. Klik op de knop OK om de taak toe te voegen aan de takenlijst.
8.2 Taken wijzigen en verwijderen Eenmaal toegevoegde taken kunt u wijzigen, bijvoorbeeld als de einddatum verandert of als u de status wilt aanpassen. Als een taak is afgerond, kunt u deze verwijderen.
Taak wijzigen U wijzigt een taak als volgt: 1. Klik op de knop achter de taak die u wilt wijzigen. 2. Wijzig de gewenste gegevens (zie voor toelichting paragraaf 8.1). 3. Klik op de knop OK. > De taak is nu gewijzigd.
Taak verwijderen U verwijdert een taak als volgt:
105
Versie 1.3
1. Klik op de knop achter de taak die u wilt verwijderen. > Er verschijnt een vraag of u de taak echt wilt verwijderen. 2. Klik op Ja om de taak definitief te verwijderen.
Meerdere taken ineens verwijderen 1. Selecteer de taken die u wilt verwijderen door in de selectievakjes voor de desbetreffende taken te klikken. 2. Klik op de knop in de menubalk. > Er verschijnt een vraag of u de geselecteerde taken echt wilt verwijderen. 3. Klik op Ja om de taken definitief te verwijderen.
8.3 Taakdetails bekijken Alle taken staan in de takenlijst. U kunt de details van een taak als volgt bekijken: 1. Klik op de taak die u wilt bekijken. > De taakdetails worden weergegeven:
Als u het leesvenster aan hebt staan, wordt de taak geopend in het leesvenster. Staat het leesvenster niet aan, dan moet u dubbelklikken op de taak.
Leesvenster instellen U kunt uw taken bekijken in een nieuw venster, maar ook in een zogenaamd leesvenster (voorbeeldweergave). U kunt kiezen waar u het voorbeeldvenster wilt plaatsen: onder de takenlijst of rechts van de takenlijst. U stelt het leesvenster als volgt in: 1. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop en selecteer de gewenste optie. > Als u kiest voor Uit, wordt de taak in een nieuw venster geopend als u erop dubbelklikt. Kiest u voor Onder of Rechts dan wordt de taak in het leesvenster getoond als u er eenmaal op klikt. Aan het pictogram ziet u de status van het leesvenster: •
: leesvenster staat onder de lijst
• •
: leesvenster staat rechts van de lijst : leesvenster staat uit.
8.4 Taakdetails afdrukken Als u de details van een taak wilt bewaren, kunt u de taakdetails afdrukken en bijvoorbeeld meenemen naar een vergadering.
106
Versie 1.3
1. Klik op de taak die u wilt afdrukken. > De taakdetails worden weergegeven:
2. Klik in de kopregel op de knop . > Er verschijnt een afdrukvoorbeeld.
3. Klik op de knop Logo afdrukken om het logo van Solcon secure webmail af te drukken of juist te verbergen. 4. Klik op Afdrukken om de taakdetails af te drukken.
8.5 Taak doorsturen naar andere gebruikers Als u een taak hebt aangemaakt, die ook voor een andere gebruiker bestemd is, dan kunt u de taak eenvoudig doorsturen. U doet dit als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de taak die u wilt doorsturen. 2. Kies in het snelmenu de optie Verzenden taak. > Er wordt een nieuw e-mailbericht aangemaakt, waarin de taak als bijlage is toegevoegd.
107
Versie 1.3
3. Maak het e-mailbericht zoals u gewend bent (zie paragraaf 5.2) en verzend het bericht met de knop
(Verzenden).
8.6 Ontvangen taken opslaan als taak Als een andere gebruiker u een taak heeft doorgestuurd, kunt u deze taak als volgt toevoegen aan uw eigen takenlijst: 1. Open het e-mailbericht. 2. Klik op de onderstreepte link met de naam van de taak. > De bijlage heeft als extensie ‘.ics’. 3. Kies uit het snelmenu de optie Als taak opslaan. 4. Klik op OK om het opslaan te bevestigen. > De taak is toegevoegd aan de takenlijst.
8.7 Taak aanmaken van een e-mailbericht Als u een e-mailbericht hebt ontvangen, waarin bijvoorbeeld een opdracht staat, die u moet uitvoeren, dan kunt u dit e-mailbericht toevoegen als taak. U kunt ook taken van emailberichten maken, die u nog moet beantwoorden. 1. Klik met de muis op het bericht, waarvan u een taak wilt maken en houd de muisknop ingedrukt. > U ziet nu een ‘vlaggetje’ aan de muis, dat aangeeft hoeveel berichten u hebt geselecteerd:
2. Sleep het bericht nu naar de map Taken in het onderdeel Organiser. > Als u een rood symbool ( ) ziet, kunt u het bericht daar niet plaatsen. Wordt het symbool groen ( ), dan kunt u het bericht verplaatsen.
3. Laat de muisknop los.
108
Versie 1.3
>
Het onderwerp en de berichtinhoud worden nu in een taak gekopieerd.
4. Maak de taak nu verder compleet (zie paragraaf 8.1).
109
Versie 1.3
9
Werken met contactpersonen
Een van de onderdelen in de Organiser is Contactpersonen. Hier kunt u een lijst met contactpersonen aanmaken en beheren. De contactpersonenlijst is bijvoorbeeld handig als u snel een e-mail naar een bekende wilt sturen of als u uw agenda of e-mailaccount met bekenden wilt delen. Het venster Contactpersonen ziet er als volgt uit:
U opent het onderdeel Contactpersonen als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik op de map Contactpersonen. > Het overzicht met contactpersonen wordt geopend.
9.1 Contactpersonen toevoegen U kunt als volgt een nieuwe contactpersoon toevoegen: 1. Klik in het overzicht met contactpersonen op de knop Nieuwe contactpersoon.
110
Versie 1.3
>
Het volgende venster verschijnt:
2. Vul in de velden Voornaam, Achternaam en Tussenvoegsels de gegevens van de contactpersoon in, bijvoorbeeld ‘Jan’, ‘Berg’ en ‘Van den’. 3. Vul in het veld Naam weergeven als de volledige naam in, bijvoorbeeld ‘Jan van den Berg’. 4. Typ in het veld Bijnaam eventueel nog een symbolische naam van de contactpersoon in. 5. Klik op de kalenderknop ( ) achter het veld Geboortedatum en selecteer de geboortedatum van de contactpersoon. 6. Vul in het veld E-mailadres het e-mailadres in, dat u standaard wilt gebruiken als u deze persoon een e-mail stuurt. 7. Als u van de contactpersoon nog meer e-mailadressen hebt, vult u deze in de velden E-mailadres 2 t/m 5 in. 8. Klik op het tabblad Thuis. 9. Vul de adresgegevens van het woonadres van de contactpersoon in. 10. Typ in het veld Website het webadres (URL) van de persoonlijke website van de contactpersoon in. 11. Vul het telefoonnummer, mobiele nummer en, indien aanwezig, het faxnummer van de contactpersoon in. 12. Klik op het tabblad Werk. 13. Vul de bedrijfsnaam, afdeling en functie van de contactpersoon in. 14. Vul de adresgegevens van het bedrijf in. 15. Vul het telefoonnummer, mobiele nummer en faxnummer van het bedrijf in. 16. Klik op OK om de gegevens van de nieuwe contactpersoon op te slaan. > De contactpersoon is nu toegevoegd aan de lijst.
111
Versie 1.3
Als de contactpersoon is zakelijke relatie is, hoeft u het tabblad Thuis niet in te vullen. Andersom geldt dat u voor een privérelatie het tabblad Werk desgewenst leeg kunt laten. De tabbladen Thuis en Werk zijn optioneel.
Als u een e-mailbericht verstuurt naar iemand die nog niet in de contactpersonenlijst staat, zal Solcon secure webmail altijd vragen of u deze persoon wilt toevoegen aan de contactpersonen. Zo kunt u eenvoudig uw contactpersonen uitbreiden.
9.2 Contactpersonen wijzigen en verwijderen Eenmaal toegevoegde contactpersonen kunt u wijzigen, bijvoorbeeld als het e-mailadres verandert of als de contactpersoon is verhuisd. U kunt een contactpersoon ook verwijderen, bijvoorbeeld als u geen zaken meer met iemand doet.
Contactpersoon wijzigen U wijzigt een contactpersoon als volgt: 1. Klik op de knop achter de contactpersoon die u wilt wijzigen. 2. Wijzig de gewenste gegevens (zie voor toelichting paragraaf 9.18.1). 3. Klik op de knop OK. > De contactpersoon is nu gewijzigd.
Contactpersoon verwijderen U verwijdert een contactpersoon als volgt: 1. Klik op de knop achter de contactpersoon die u wilt verwijderen. > Er verschijnt een vraag of u de contactpersoon echt wilt verwijderen. 2. Klik op Ja om de contactpersoon definitief te verwijderen.
Meerdere contactpersonen ineens verwijderen 1. Selecteer de contactpersonen die u wilt verwijderen door in de selectievakjes voor de desbetreffende personen te klikken. 2. Klik op de knop in de menubalk. > Er verschijnt een vraag of u de geselecteerde contactpersonen echt wilt verwijderen. 3. Klik op Ja om de contactpersonen definitief te verwijderen.
9.3 Contactpersoondetails bekijken Alle contactpersonen staan in de contactpersonenlijst. U kunt de details van een contactpersoon als volgt bekijken: 1. Klik op de contactpersoon die u wilt bekijken.
112
Versie 1.3
>
De details van deze persoon worden weergegeven:
Als u het leesvenster aan hebt staan, wordt de contactpersoon geopend in het leesvenster. Staat het leesvenster niet aan, dan moet u dubbelklikken op de contactpersoon.
Leesvenster instellen U kunt uw contactpersonen bekijken in een nieuw venster, maar ook in een zogenaamd leesvenster (voorbeeldweergave). U kunt kiezen waar u het voorbeeldvenster wilt plaatsen: onder de contactpersonenlijst of rechts van de contactpersonenlijst. U stelt het leesvenster als volgt in: 1. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop en selecteer de gewenste optie. > Als u kiest voor Uit, wordt de taak in een nieuw venster geopend als u erop dubbelklikt. Kiest u voor Onder of Rechts dan wordt de contactpersoon in het leesvenster getoond als u er eenmaal op klikt. Aan het pictogram ziet u de status van het leesvenster: •
: leesvenster staat onder de lijst
• •
: leesvenster staat rechts van de lijst : leesvenster staat uit.
9.4 Contactpersoondetails afdrukken Als u de details van een contactpersoon ook op papier wilt hebben, kunt u de details afdrukken. 1. Klik op de contactpersoon, van wie u de details wilt afdrukken.
113
Versie 1.3
>
De contactpersoondetails worden weergegeven:
2. Klik in de kopregel op de knop . > Er verschijnt een afdrukvoorbeeld.
3. Klik op de knop Logo afdrukken om het logo van Solcon secure webmail af te drukken of juist te verbergen. 4. Klik op Afdrukken om de taakdetails af te drukken.
9.5 Gegevens contactpersoon doorsturen naar andere gebruikers U kunt de gegevens van een contactpersoon eenvoudig doorsturen naar anderen. U doet dit als volgt: 1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt doorsturen. 2. Kies in het snelmenu de optie Verzenden contactpersoon.
114
Versie 1.3
Er wordt een nieuw e-mailbericht aangemaakt, waarin de contactpersoon als bijlage is toegevoegd. 3. Maak het e-mailbericht zoals u gewend bent (zie paragraaf 5.2) en verzend het >
bericht met de knop
(Verzenden).
9.6 Ontvangen contactpersonen toevoegen aan adresboek Als een andere gebruiker u een contactpersoon heeft doorgestuurd, kunt u deze contactpersoon als volgt toevoegen aan uw eigen adresboek: 1. Open het e-mailbericht. 2. Klik op de onderstreepte link met de naam van de contactpersoon. > De bijlage heeft als extensie ‘.vcf’. 3. Kies uit het snelmenu de optie Contactpersoon opslaan. 4. Klik op OK om het opslaan te bevestigen. > De contactpersoon is toegevoegd aan het adresboek.
9.7 Contactpersoon toevoegen vanuit een e-mailbericht Als u een e-mailbericht hebt ontvangen van iemand die nog niet in uw adresboek staat, kunt u deze persoon op twee manieren toevoegen aan uw adresboek. U kunt de link gebruiken in de berichtheader van het bericht of het e-mailbericht naar het onderdeel Contactpersonen slepen.
Link in berichtheader gebruiken 1. Open het e-mailbericht. 2. Klik in de berichtheader op de link Toevoegen aan contactpersonen.
>
In het venster dat verschijnt, zijn de voornaam, achternaam en het e-mailadres al ingevuld:
3. Klik op Opslaan om de contactpersoon toe te voegen aan het adresboek. 4. U kunt de gegevens van de contactpersoon verder uitbreiden (zie paragraaf 9.2).
E-mailbericht slepen naar Contactpersonen 1. Klik met de muis op het bericht, waarvan u de afzender wilt opslaan als contactpersoon en houd de muisknop ingedrukt. > U ziet nu een ‘vlaggetje’ aan de muis, dat aangeeft hoeveel berichten u hebt geselecteerd:
115
Versie 1.3
2. Sleep het bericht nu naar de map Contactpersonen in het onderdeel Organiser. > Als u een rood symbool ( ) ziet, kunt u het bericht daar niet plaatsen. Wordt het symbool groen ( ), dan kunt u het bericht verplaatsen.
3. Laat de muisknop los. > U ziet nu een venster, waarin wordt aangegeven welke contactpersonen nog niet in het adresboek voorkomen:
4. Klik in het selectievakje voor de contactpersoon die u wilt toevoegen. 5. Klik op de knop Geselecteerde contactpersonen opslaan. 6. U kunt de gegevens van de contactpersoon verder uitbreiden (zie paragraaf 9.2).
9.8 Direct vanuit Contactpersonen mailen U kunt een e-mailbericht opstellen in het onderdeel E-mail, maar u kunt ook direct vanuit uw adresboek in Contactpersonen mailen. U doet dit als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik op de map Contactpersonen. 3. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt mailen. > Het snelmenu verschijnt:
4. Klik op de optie Nieuw bericht. > Er wordt een nieuw e-mailbericht aangemaakt. De contactpersoon is al ingevuld in het veld Aan. 5. Maak het e-mailbericht zoals u gewend bent (zie paragraaf 5.2) en verzend het bericht met de knop
(Verzenden).
9.9 Distributielijsten maken Als u bijvoorbeeld vaak een e-mail aan dezelfde groep contactpersonen mailt, dan kunt u een zogenaamde distributielijst maken. Dit is een groep contactpersonen die u in één keer kunt benaderen. U maakt als volgt een distributielijst: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik met de rechtermuisknop op de map Contactpersonen.
116
Versie 1.3
>
Het snelmenu verschijnt:
3. Klik op de optie Nieuwe distributielijst. > Er wordt een nieuwe map aangemaakt: 4. Typ de naam van de distributielijst in het veld, bijvoorbeeld ‘Collega’s’. 5. Klik op de zojuist aangemaakte distributielijst. > U kunt nu contactpersonen aanmaken in de lijst (zie paragraaf 9.1). Als u nu bijvoorbeeld een e-mail verstuurt, kunt u met [Ctrl] + [K] het adresboek openen en uit de keuzelijst de optie ‘Distributielijst’ kiezen. U vinkt de gewenste lijst aan en de e-mail wordt automatisch naar alle leden in de lijst gestuurd.
9.9.1 Bestaande contactpersonen toevoegen aan distributielijst Als u een distributielijst hebt gemaakt, kunt u daar eenvoudig al bestaande contactpersonen aan toevoegen. U doet dit als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik op de map Contactpersonen. 3. Klik in de selectievakjes voor de contactpersonen die u aan de distributielijst wilt toevoegen om deze te selecteren. 4. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon. > Het snelmenu verschijnt:
’
117
Versie 1.3
5. Klik op de optie Toevoegen aan distributielijsten. 6. Klik in het selectievakje van de distributielijst, waaraan u de contactpersonen wilt toevoegen. > De contactpersonen zijn nu aan de geselecteerde distributielijst toegevoegd.
118
Versie 1.3
10 Werken met notities Een van de onderdelen in de Organiser is Notities. Hier kunt u notities voor u zelf maken, bijvoorbeeld een boodschappenlijstje of een overzicht met wachtwoorden. Het venster Notities ziet er als volgt uit:
U opent het onderdeel Notities als volgt: 1. Klik in het navigatiemenu links op het tabblad Organiser. 2. Klik op de map Notities. > Het overzicht met notities wordt geopend.
10.1 Notities toevoegen U kunt als volgt een nieuwe notitie toevoegen: 1. Klik in het taakvenster op de knop Nieuwe notitie. > Het volgende venster verschijnt:
2. Vul in het veld Onderwerp een korte omschrijving van de notitie in. > U ziet de notitie onder deze omschrijving in het overzicht terug. 3. In het veld Berichtinhoud kunt u gedetailleerde informatie over de notitie typen. > U kunt hierbij gebruikmaken van de ingebouwde tekstverwerker (zie paragraaf 2.3). 4. Klik op de knop OK om de notitie toe te voegen aan de lijst.
119
Versie 1.3
10.2 Notities wijzigen en verwijderen Eenmaal toegevoegde notities kunt u eenvoudig wijzigen of verwijderen.
Notitie wijzigen U wijzigt een notitie als volgt: 1. Klik op de knop achter de notitie die u wilt wijzigen. 2. Wijzig de gewenste gegevens (zie voor toelichting paragraaf 10.1). 3. Klik op de knop OK. > De notitie is nu gewijzigd.
Notitie verwijderen U verwijdert een notitie als volgt: 1. Klik op de knop achter de notitie die u wilt verwijderen. > Er verschijnt een vraag of u de notitie echt wilt verwijderen. 2. Klik op Ja om de notitie definitief te verwijderen.
Meerdere notities ineens verwijderen 1. Selecteer de notities die u wilt verwijderen door in de selectievakjes voor de desbetreffende notities te klikken. 2. Klik op de knop in de menubalk. > Er verschijnt een vraag of u de geselecteerde notities echt wilt verwijderen. 3. Klik op Ja om de notities definitief te verwijderen.
10.3 Notitiedetails bekijken Alle notities staan in de notitielijst. U kunt de details van een notitie als volgt bekijken: 1. Klik op de notitie die u wilt bekijken. > De details van deze notitie worden weergegeven:
Als u het leesvenster aan hebt staan, wordt de notitie geopend in het leesvenster. Staat het leesvenster niet aan, dan moet u dubbelklikken op de notitie.
Leesvenster instellen U kunt uw notities bekijken in een nieuw venster, maar ook in een zogenaamd leesvenster (voorbeeldweergave). U kunt kiezen waar u het voorbeeldvenster wilt plaatsen: onder de lijst of rechts van de lijst. U stelt het leesvenster als volgt in:
120
Versie 1.3
1. Klik in de menubalk op het pijltje ( ) naast de knop en selecteer de gewenste optie. > Als u kiest voor Uit, wordt de taak in een nieuw venster geopend als u erop dubbelklikt. Kiest u voor Onder of Rechts dan wordt de notitie in het leesvenster getoond als u er eenmaal op klikt. Aan het pictogram ziet u de status van het leesvenster: •
: leesvenster staat onder de lijst
• •
: leesvenster staat rechts van de lijst : leesvenster staat uit.
10.4 Notitiedetails afdrukken Als u de details van een notitie ook op papier wilt hebben, bijvoorbeeld voor een vergadering, dan kunt u de details afdrukken. 1. Klik op de notitie, waarvan u de details wilt afdrukken. > De notitiedetails worden weergegeven:
2. Klik in de kopregel op de knop . > Er verschijnt een afdrukvoorbeeld.
3. Klik op de knop Logo afdrukken om het logo van Solcon secure webmail af te drukken of juist te verbergen. 4. Klik op Afdrukken om de taakdetails af te drukken.
121
Versie 1.3
Index A Aanmelden .............................................. 9 Accepteren afspraak ............................... 98 Actief account ........................................ 58 Acties ................................................... 78 Adresboek ............................................. 43 Zoeken .............................................. 44 Afbeeldingen invoegen ............................ 29 Afdrukken Contactpersoondetails........................ 113 Notitiedetails .................................... 121 Taakdetails................................ 106, 121 Afmelden............................................... 14 Afsluiten.................................................. 9 Afspraak Accepteren ......................................... 98 Bekijken in de kalender........................ 24 Categorie toekennen............................ 87 Deelnemers uitnodigen ........................ 93 Eindtijd wijzigen.................................. 98 Herinnering instellen............................ 88 Openen in de agenda ........................... 24 Terugkerende afspraak ........................ 89 Toevoegen ......................................... 84 Toevoegen aan meerdere agenda's........ 86 Verplaatsen ........................................ 97 Verwijderen ........................................ 97 Wijzigen............................................. 97 Afwezigheid aanzetten ............................ 80 Afwezigheidbericht ................................. 80 Agenda ................................................. 82 Bladeren ............................................ 84 Dagweergave...................................... 82 Jaarweergave ..................................... 83 Weekweergave ................................... 82 Algemene instellingen ............................. 48 Alias aanmaken bij een e-mailaccount....... 63 Alias e-mail ........................................... 63 Aliasnaam ............................................. 63 Automatisch antwoord bij afwezigheid ...... 80
B Beantwoorden mailberichten.................... 67 Bekijken Contactpersoondetails........................ 112 Notitiedetails .................................... 120 Taakdetails....................................... 106 Berichtaanhef ........................................ 22 Berichten kopiëren en verplaatsen............ 77 Berichtenlijst ......................................... 20 Berichtheader ........................................ 20 Berichtstatus aanpassen.......................... 69 Beschikbaarheid ..................................... 94 Beschikbaarheid instellen ........................ 55 Bestaand e-mailaccount toevoegen........... 60 Beveiligde verbinding.............................. 61 Bewerkingshistorie uitnodiging bekijken .... 99 Bijlage toevoegen aan mailbericht ............ 66 Bijlagen inzien en opslaan ....................... 68
Bladerbalk .............................................21 Bladeren Agenda...............................................84 Door kalender .....................................25 Boomstructuur .......................................17
C Categorie Toekennen aan afspraak .......................87 Categorieën voor afspraken aanmaken ......50 Centrale venster .....................................17 Concepten ....................................... 58, 65 Condities ...............................................78 Contactpersonen................................... 110 Doorsturen........................................ 114 Selecteren uit adresboek ......................43 Toevoegen ........................................ 110 Toevoegen aan adresboek .................. 115 Toevoegen aan distributielijst .............. 117 Toevoegen vanuit e-mailbericht ........... 115 Verwijderen ...................................... 112 Wijzigen ........................................... 112 Contactpersoondetails ........................... 112 Afdrukken ......................................... 113
D Dagelijks terugkerende afspraak...............90 Dagweergave .........................................82 Datum kiezen .........................................44 Deelnemers uitnodigen voor afspraak........93 Digitaal ondertekend verzenden................53 Distributielijst....................................... 116 Door gebruiker aangemaakte accounts wijzigen..............................................64 Door kalender bladeren ...........................25 Doorsturen Contactpersoon ................................. 114 Taak ................................................ 107 Doorsturen mailberichten.........................67
E Eindtijd afspraak wijzigen ........................98 E-mail ...................................................58 Vanuit Contactpersonen versturen ....... 116 E-mailaccount Aanmaken ..........................................59 Bewerken ...........................................63 Delen met anderen ..............................61 Instellen .............................................58 E-mailberichten Beantwoorden en doorsturen.................67 Importeren uit Outlook .........................79 Lezen .................................................67 Ontvangen ..........................................67 Organiseren ........................................72 Verwijderen ........................................70 Verzenden ..........................................67 Zoeken ...............................................70 E-mailhandtekening .......................... 49, 65
122
Versie 1.3
E-mailondertekening instellen .................. 49
F Fax....................................................... 80 Faxbericht opstellen................................ 81 Faxbericht verwijderen............................ 81 Filter..................................................... 37 Uitschakelen ....................................... 41
G Geavanceerd filter .................................. 39 Gebruiker Delen.......................................... 62, 102 Verwijderen ........................................ 62 Gecodeerd verzenden ............................. 53 Gedeelde agenda ................................. 100 Eigenschappen aanpassen .................. 100 Leden toevoegen............................... 101 Toevoegen ....................................... 100 Geselecteerde contactpersonen opslaan .... 66
H Handtekening ........................................ 65 Herinloggen ............................................. 9 Herinnering instellen voor een afspraak..... 88 Herinnering instellen voor mailbericht ....... 65 Hernoemen mappen ............................... 73 Hulpmiddelen Instellen............................................. 55 Hyperlink invoegen ................................. 27
I IMAP..................................................... 61 Inactief account ..................................... 58 Ingebouwde tekstverwerker..................... 25 Inloggen ................................................. 9 Inplannen Taak ................................................ 104 Instellingen ........................................... 48 Accounts ............................................ 58 Afwezigheid ........................................ 80 Algemeen........................................... 48 Beschikbaarheid .................................. 55 Categorieën........................................ 50 E-mailondertekening............................ 49 Hulpmiddelen ..................................... 55 Openbare sleutels ............................... 53 Quota ................................................ 56 Regels ............................................... 77 Vormgeving ........................................ 52 Wizard importeren uit Outlook .............. 79 Interne link invoegen .............................. 29
J Jaarlijks terugkerende afspraak................ 93 Jaarweergave ........................................ 83
K Kalender ................................................23 Kleur kiezen ...........................................46 Kolommen Breedte aanpassen ..............................42 Weergeven en verbergen ......................42 Kopiëren berichten..................................77
L Leden toevoegen aan gedeelde agenda ... 101 Leesvenster ..................... 69, 106, 113, 120 Lezen E-mailberichten ...................................67
M Maandelijks terugkerende afspraak ...........92 Mailbox delen ................................... 62, 64 Mailgroep............................................. 116 Mailserver ..............................................59 Maken nieuw e-mailbericht.......................64 Mappen Delen met andere gebruikers ................73 Hernoemen en verwijderen ...................73 Maken ................................................72 Mapweergave Aanpassen in Instellingen .....................75 Aanpassen in onderdeel E-mail ..............77 Meerdere contactpersonen ineens verwijderen....................................... 112 Meerdere notities ineens verwijderen ...... 120 Meerdere taken verwijderen ................... 106 Menubalk ...............................................19 Mijn mappen ..........................................58
N Navigatiebalk .........................................21 Navigatiemenu .......................................16 Nieuw e-mailaccount aanmaken ...............59 Nieuw e-mailbericht maken ......................64 Nieuwe contactpersoon toevoegen .......... 110 Nieuwe mappen maken ...........................72 Nieuwe notitie toevoegen....................... 119 Nieuwe taak inplannen .......................... 104 Notitiedetails ........................................ 120 Afdrukken ......................................... 121 Notities................................................ 119 Toevoegen ........................................ 119 Verwijderen ...................................... 120 Wijzigen ........................................... 120
O Ongecodeerd verzenden ..........................53 Ontvangen contactpersonen toevoegen aan adresboek......................................... 115 Ontvangen faxberichten lezen ..................81 Ontvangen mailberichten .........................67 Ontvangen taken opslaan als taak........... 108 Ontvangstbewijs .....................................65 Openbare sleutels ...................................65
123
Versie 1.3
Openbare sleutels aanmaken ................... 53 Opnieuw inloggen..................................... 9 Opstarten ................................................ 9 Organiser ........................ 82, 104, 110, 119 Organiseren e-mailberichten .................... 72 Outlook-berichten importeren .................. 79
P Postvak IN............................................. 58 Postvak Vandaag.................................... 16 Prullenbak ............................................. 58 Pst-bestand ........................................... 79
Q Quota instellen....................................... 56
R Rechten instellen Gedeelde agenda .............................. 102 Gedeelde mappen ............................... 74 Regels voor e-mailberichten maken .......... 77
S Sleutelpaar............................................ 53 Sluiten .................................................... 9 Snelmenu.........................................27, 36 Solcon secure webmail aanpassen ............ 48 Sorteren................................................ 41 Spam.................................................... 58 Spamfiler .............................................. 60 Speciale tekens invoegen ........................ 34 Standaardaccount .................................. 58 Standaardfilter....................................... 38 Starten ................................................... 9 Status van bericht aanpassen .................. 69 Submappen ........................................... 17
T Taak Doorsturen ....................................... 107 Doorsturen naar andere gebruiker108, 115, 116 Inplannen......................................... 104 Opslaan als taak ............................... 108 Van e-mailbericht maken ................... 108 Verwijderen ...................................... 105 Wijzigen........................................... 105 Taakdetails Afdrukken ................................. 106, 121 Bekijken........................................... 106 Tabel Bewerken ........................................... 32 Invoegen............................................ 31 Verwijderen ........................................ 34 Taken ................................................. 104 Tekstverwerker ...................................... 25 Terugkerende afspraak ........................... 89 Dagelijks ............................................ 90 Jaarlijks ............................................. 93
Maandelijks.........................................92 Op dinsdag en donderdag .....................91 Op maandag, woensdag en vrijdag ........91 Op werkdagen .....................................91 Wekelijks ............................................92 Time-out................................................10 Toevoegen Afspraak .............................................84 Afspraak aan meerdere agenda's ...........86 Bestaand account ................................60 Contactpersonen................................ 110 Gedeelde agenda ............................... 100 Nieuw account.....................................59 Nieuwe mappen...................................72 Notities............................................. 119 Regels voor e-mailberichten ..................77 Taak ................................................ 104
U Uitloggen ...............................................14 Uitzonderingen .......................................79
V Validiteitcontrole.....................................36 Vensterheader ........................................18 Vensterindeling.......................................15 Verplaatsen afspraak...............................97 Verplaatsen berichten..............................77 Verwijderen Afspraak .............................................97 Contactpersonen................................ 112 E-mailberichten ...................................70 Faxbericht...........................................81 Gebruiker ...........................................62 Mappen ..............................................73 Meerdere contactpersonen ineens ........ 112 Meerdere notities ineens..................... 120 Meerdere taken ineens ....................... 106 Notities............................................. 120 Verzenden ....................... 66, 108, 115, 116 Verzenden mailberichten..........................67 Verzendlijst.......................................... 116 Verzonden items.....................................58 Voorgedefinieerde accounts wijzigen .........63 Vormgeving aanpassen............................52
W Wachtwoord Opvragen............................................10 Vergeten ............................................10 Wijzigen ....................................... 13, 51 Webbased-programma ............................. 9 Weekweergave .......................................82 Weergave berichtenlijst aanpassen ...........68 Wekelijks terugkerende afspraak ..............92 Wijzigen Afspraak .............................................97 Berichtstatus.......................................69 Contactpersonen................................ 112 Door gebruiker aangemaakte accounts ...64 Eigenschappen gedeelde agenda.......... 100
124
Versie 1.3
E-mailaccount ..................................... 63 Notities ............................................ 120 Voorgedefinieerde accounts .................. 63 Vormgeving ........................................ 52 Wachtwoord ..................................13, 51 Wizard importeren uit Outlook ................. 79
Z Zoeken Gegevens ...........................................37 In adresboek .......................................44 Zoeken e-mailberichten ...........................70
125
Versie 1.3
Belangrijke adressen en telefoonnummers Solcon secure webmail is een uitgave van Solcon Internetdiensten B.V. Dit professionele webmailpakket is met de grootste zorg samengesteld. Mocht u ondanks deze handleiding toch problemen ondervinden met het werken met Solcon secure webmail, neem dan gerust contact op met de Servicedesk van Solcon. Onze medewerkers zitten zes dagen per week voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. Servicedesk Solcon Telefoonnummer: 088 – 003 22 22 Faxnummer: 088 – 003 22 23 De Servicedesk is geopend op werkdagen van 08.00 - 20.00 uur en op zaterdag van 09.00 - 17.30 uur. Postadres: Solcon Internetdiensten B.V. Postbus 127 8250 AC Dronten
126
