Forte#13. Waterschappen klaar voor volgende uitdaging 06

Forte#13

Waterschappen klaar voor volgende uitdaging Grip op leveranciers Universiteitsbibliotheken passen categoriemanagement toe Gesprek met de markt goed voor alle partijen

Jaargang 04, november 2009 – www.pianoo.nl – [email protected]

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Sanne van der Most, Carolien Nout, Kees Tazelaar, Peter de Zoete. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Henriëtte Guest en Loes Schleedoorn. Ontwerp: Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, Vijfkeerblauw.

06 08 12 14

PIANOo-Marktontmoetingen

“Laten we elkaar eens heel diep in de ogen kijken” Lange tijd was het voor marktpartijen en aanbestedende diensten ‘not done’ om met elkaar in gesprek te gaan. De bouwfraude bracht de regeldruk tot ongekende hoogten en ook nu nog zijn we vaak huiverig om marktpartijen te raadplegen voor we een opdracht op de markt zetten. Begrijpelijk, maar het heeft de markt er niet transparanter op gemaakt. De Marktontmoetingen van PIANOo moeten de partijen weer dichter bij elkaar brengen. “Een serie bijeenkomsten waarin marktpartijen in een specifieke branche op een laagdrempelige manier in dialoog gaan met opdrachtgevers van aanbestedende diensten”, zo beschrijft Kees Tazelaar van PIANOo de Marktontmoetingen. “Een groot deel van de aanbestedingsrechtszaken wordt veroorzaakt door gebrek aan inzicht van de overheid in de markt”, merkt hij op. “Het inkoopproces dreigt haast een juridisch speeltje te worden. Met als gevolg dat marktpartijen nauwelijks nog durven te vernieuwen. Een hoop gemiste kansen dus.” Door inzicht te krijgen in elkaars belangen en in de branchespecifieke knelpunten kan volgens Tazelaar heel wat juridisch getouwtrek worden voorkomen. Op 24 november wordt de aftrap gedaan door de schoonmaakbranche. In 2010 gevolgd door Marktonmoetingen op het gebied van outsoursing van ICT, bedrijfskleding en leerlingenvervoer.

Miljoenenuitgaven “Een geweldig idee’”, vindt Jos Wortelboer, directeur marketing bij Hectas Bedrijfsdiensten, een grote facilitaire dienstverlener die aan de eerste Marktontmoeting gaat deelnemen. “De afgelopen jaren is het vertrouwen een beetje weggevallen. Natuurlijk begrijp ik dat de overheid voorzichtig moet omgaan met belastinggeld - het gaat tenslotte om enorme belangen - maar ze moeten wel realistisch blijven in het stellen van eisen. Al die ingewikkelde contracten vol boetebedingen en je vooraf al op fouten wijzen, dat is toch helemaal niet nodig? Net als dat onpersoonlijke briefje dat je krijgt als je een opdracht hebt binnengehaald; zonder dat er ooit persoonlijk contact is geweest. En dat terwijl het vaak om miljoenenuitgaven gaat. Volgens mij slaan we dan toch een paar stappen over en missen we kansen. Kortom, het is goed om elkaar eens heel diep in de ogen te kijken.” Een Marktontmoeting is daar volgens Wortelboer bij uitstek het middel voor. Niet alleen de deelnemers zelf steken er wat van op. Na afloop van de ontmoetingen worden de gespreksresultaten breed beschikbaar gesteld zodat iedereen er van kan leren. Meer weten over de Marktontmoetingen? Kijk op www.pianoo.nl (PIANOo/PIANOo-bijeenkomsten)

Regieraad Bouw wordt Vernieuwingsplatform Bouw Waar PIANOo ooit is opgezet om overheidsinkoop te professionaliseren, had de Regieraad Bouw als opdracht het bevorderen van een vernieuwingsslag in de bouwsector. Tegelijkertijd opgericht en beide als erfenis van de Bouwfraude enquête. De vernieuwingsslag is inmiddels in gang gezet en nu is het aan de sector zelf om het stokje over te nemen. Het Vernieuwingsplatform Bouw moet hier vanaf volgend jaar voor zorgen. 2

Een onafhankelijk platform van opdrachtgevers en opdrachtnemers dat verbindingen faciliteert tussen innovatieve partijen in de bouw; dat is het kernprofiel van het nieuwe Platform. “Iedereen is er inmiddels van doordrongen dat het anders moet”, aldus Henk Wijnen, projectleider bij PIANOo. “Het is tijd dat de sector zelf verantwoordelijkheid neemt zodat dit inzicht ook beklijft. Onder meer door het organiseren van ontmoetingen en kennisuitwisseling, het stimuleren en ondersteunen van vernieuwingsimpulsen en het verwerven van

de daarvoor noodzakelijke geldstromen.” Binnen het Platform is ruimte voor alle partijen die zich met vernieuwing in de bouw bezig houden, zoals publieke en private opdrachtgevers, opdrachtnemers en vertegenwoordigers van de wetenschap en partnerorganisaties. “Van de opbrengst van de Regieraad wordt uiteraard dankbaar gebruik gemaakt”, besluit Wijnen. “Alle inzichten, rapporten, leidraden dienen als basis voor het Vernieuwingsplatform.”

PIANOo-lunch in het land Dit jaar zijn we begonnen met het organiseren van PIANOo-lunches bij aanbestedende diensten ‘in huis’. De aftrap was een lunchpresentatie bij gemeente Haarlemmermeer over gemeentelijke inkoopsamenwerking, de tweede PIANOo-lunch in Eindhoven ging over de nieuwe aanbestedingswet. Deze lunchbijeenkomsten zijn enthousiast ontvangen en goed bezocht. Daarom zullen we in 2010 structureel elke even maand een PIANOo-lunch in het land verzorgen. Elke oneven maand vindt de PIANOo-lunch plaats in Den Haag. Tijdens de informele lunch wordt een actueel inkooponderwerp gepresenteerd door een specialist uit ons netwerk. U discussieert met collega’s uit de regio en onder het genot van een heerlijke lunch kunt u netwerken en bijpraten over ontwikkelingen in het vakgebied. Wilt u een PIANOo-lunch ‘in huis’ dan kunt u zich melden via [email protected]. Blijf op de hoogte van de onderwerpen en data via www.pianoo.nl.

Noteer alvast: PIANOo-congres 2010! Het lustrumcongres van PIANOo vindt plaats op 27 mei 2010 in het WTC Rotterdam. Mis het niet en noteer deze datum alvast in uw agenda! Het programma wordt naar verwachting in de eerste week van april 2010 bekendgemaakt op onze site. Als u als medewerker van een aanbestedende dienst in ons bestand staat, ontvangt u een digitale uitnodiging van ons. Heeft u suggesties voor onderwerpen of sprekers of heeft u zelf een onderwerp dat u graag aan collega’s wilt presenteren? Mail dan naar [email protected]

Ecologisch bermbeheer, zo heet het in chic vakjargon. Maar eigenlijk is het gewoon een kudde Groningse schapen die mals sappig gras staat te kauwen en zo het stadsgroen op orde houdt. Een uniek project dat niet voor niets een plekje heeft gekregen tussen de voorbeelden van geslaagd Duurzaam Inkopen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) bundelde ze en zette ze op een website. Volledig duurzaam inkopen in 2015. Dat is het streven van alle Nederlandse gemeenten. Door middel van een reeks geslaagde initiatieven wil de VNG duurzaam inkopen door decentrale overheden stimuleren. Zo heeft de gemeente Doetinchem samen met acht andere Achterhoekse gemeenten de hulp in de huishouding duurzaam uitbesteed aan mensen van de sociale werkplaats en werklozen. “Hierdoor snijdt het mes aan twee kanten”, vertelt Eva Hillen, beleidsmedewerker milieu en mobiliteit bij de VNG. “De gemeente werkt op deze manier met goedkope arbeidskrachten én er hoeven minder uitkeringen te worden uitbetaald.” Amsterdam heeft zich gestort op de duurzame inkoop van ICT hardware. Alle desk- en laptops, beeldschermen en printers zijn in 2008 gemeentebreed Europees aanbesteed waarbij extra aandacht is besteed aan de duurzaamheid. De hardware is zo veel mogelijk energiezuinig en alle afgeschreven computers worden zodanig gerecycled dat 97 procent van het gewicht na verwerking wordt hergebruikt. “Ook hier speelt de sociale component een belangrijke rol”, merkt Hillen op. “Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden indien mogelijk ingezet bij de uitvoering van het raamcontract.”

Meest duurzame inkoop Bij het selecteren van de voorbeelden is een aantal criteria gehanteerd. “Naast duurzaamheid, sociale aspecten en een goed verlopen aanbestedingsprocedure speelde de toepasbaarheid van de voorbeelden in andere gemeenten voor ons een grote rol”, licht Hillen toe. “Het voorbeeld moet makkelijk door andere gemeenten kunnen worden geïmplementeerd.” Om dit te vergemakkelijken zijn er op de website van ieder voorbeeld uitgebreide powerpointpresentaties te downloaden die inkopers kunnen gebruiken bij het geven van presentaties in hun eigen gemeente. Daarnaast dingen alle voorbeelden mee naar een prijs voor de meest duurzame inkoop, die Minister Cramer van VROM uitreikt tijdens het congres Duurzame Overheden en Duurzaam Inkopen op 19 november 2009. “Aanmelden voor de wedstrijd kan niet meer”, aldus Hillen. “Maar mooie voorbeelden van duurzaam inkopen voor op de website blijven altijd welkom. Dus kom maar op.” Meer weten? Surf naar www.duurzameoverheden.nl (zie button ‘Duurzaam Inkopen’ en dan ‘Praktijkvoorbeelden’)

© Nationale Beeldbank

De eerste PIANOo-lunch in het land bij de gemeente Haarlemmermeer.

VNG bundelt succesvolle voorbeelden van duurzaam inkopen

Ecologisch bermbeheer

3

PIANOo partner InfraCampus 2010 De organisatie van InfraTech, de toonaangevende tweejaarlijkse vakbeurs voor de GWW-branche, lanceert een nieuw initiatief: InfraCampus 2010. PIANOo is partner van dit evenement op 14 januari 2010. Tijdens InfraCampus kunnen professionals in de infrastructuur - werkzaam bij bedrijfsleven, overheid of nog studerend - kennis en ervaring uitwisselen en netwerken. Overheden en bedrijven kunnen zichzelf ook presenteren op een informatiemarkt. Strategische partners zijn CROW, Bouwend Nederland en CURNET. PIANOo, KTB, Regieraad Bouw (straks Vernieuwingsplatform Bouw) en De Nieuwbouw zijn ondersteunend partner. Een bundeling van krachten dus, wat ook het motto is van InfraCampus 2010. Het thema ‘De infrastructuur ten behoeve van het Olympisch Plan 2028’ speelt een centrale rol. Nederland wil de Olympische Spelen van 2028 binnenhalen. Om voor 2028 een infrastructuur van Olympisch niveau te verwezenlijken, moeten overheden en bedrijfsleven daar nú al mee aan de slag.

Olympische gedachte Tijdens een superbrainstorm delen alle deelnemers kennis en ervaring rond de centrale vraag: ‘Is de Nederlandse infrastructuur klaar voor de Olympische Spelen in 2028?’. Verder geven young potentials hun visie op de toekomst en zijn er drie masterclasses over actuele thema’s die aansluiten bij de Olympische gedachte. PIANOo verzorgt samen met CROW en Bouwend Nederland de masterclass ‘Olympische Spelen 2028, de meest duurzame spelen ooit’. Hierin staat de vraag centraal hoe Nederland de voor de Olympische Spelen benodigde infrastructuur duurzaam kan aanbesteden, aanbieden en beoordelen.

G   ratis schoolboeken? Maar dan wel Europees aanbesteed Sommige scholen doen het al jaren, andere schuiven het voor zich uit. Toch moet ook het onderwijs Europees aanbesteden. Voor het gratis beschikbaar stellen van schoolboeken bijvoorbeeld. Sinds 1 mei 2008 zijn scholen in het voortgezet onderwijs hier namelijk wettelijk toe verplicht. Een accountteam van het CFI (Centrale Financiën Instellingen, een uitvoeringsinstantie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), dat samen met PIANOo is opgericht, helpt ze bij het professionaliseren van hun inkoopbeleid.

Band met PIANOo Het accountteam waarin Beek wordt vergezeld door een inkoopadviseur en een ondersteunende kracht, is een voortzetting van de Taskforce ‘Gratis Schoolboeken’ die ten behoeve van de gelijknamige wet was opgezet. Door zijn bezoeken probeert Beek het veld te mobiliseren en de scholen in contact te brengen met PIANOo. Om zijn eigen band met PIANOo te vergroten werkt Beek er een dag per week op kantoor. “Hier zitten natuurlijk de echte rotten in het vak”, licht hij toe. “Voor mij reuze handig want zelf heb ik geen inkoopachtergrond.” Het accountteam start nu met voorlichting en advies aan scholen in het voortgezet onderwijs, maar wil dit later verbreden naar het basisonderwijs, het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (bve).

“InfraCampus is dé plek waar opdrachtgevers en –nemers in de bouw van elkaar kunnen leren”, aldus PIANOo-directeur Wouter Stolwijk over de betrokkenheid bij InfraCampus. “Betere infra realiseren kan als overheid en markt elkaars rollen begrijpen en respecteren, zonder de commerciële belangen uit het oog te verliezen. Beide kanten van de markt moeten professioneel handelen om innovatie tot Olympische hoogten te stuwen.” Meer weten, deelnemen aan de informatiemarkt of dagkaarten bestellen? Kijk op www.infracampus.nl

Sander Beek 4

Sander Beek, senior accountmanager bij het CFI maakt op dit moment een tournee langs een groot aantal scholen in het voortgezet onderwijs (VO) om in beeld te brengen hoe ze er wat aanbesteden betreft voor staan. “De onderlinge verschillen zijn groot”, merkt hij op. “De meeste scholen weten wel dat ze al lang Europees horen aan te besteden, maar het ook echt doen is een tweede. Veertig procent van de VO-scholen moet nog starten met de aanbesteding van schoolboeken.” Naast de tournee krijgen ook nog eens 700 scholen in zowel het voortgezet onderwijs, als basisonderwijs, beroepsonderwijs, hoger onderwijs en volwasseneneducatie (bve), een enquête toegestuurd die dient als basis voor een nulmeting. Hiermee wil het accountteam een beeld krijgen van inkoop en aanbesteding bij alle scholen.

Havenbedrijf besteedt stoomleiding aan via e-veiling Groningen Seaports gebruikte een e-veiling met emvi om een nieuwe stoomleiding te realiseren. Het contract ging naar de combinatie A. HAK Infranet BV met Joulz, die ook voor vijftien jaar onderhoud tekende. Als verantwoordelijke partij voor de openbare infrastructuur besteedt Groningen Seaports regelmatig contracten aan voor civiele constructies. Tot voor kort gebeurde dat min of meer traditioneel. Hendré Sijbring, manager van de business unit Port Technology, koos bij de opdracht voor een stoomtransportleiding voor een e-veiling met emvi. “Wij willen gebruik maken van de mogelijkheden van het digitale tijdperk. Met een e-veiling kun je ook prijs en kwaliteit naast elkaar zetten. En dat is wat opdrachtnemers steeds meer van ons vragen.”

keer weer voor een veiling. Alleen zal ik dan eerder partijen duidelijk maken wat zo’n veiling inhoudt. Geen casino, in elk geval.” Voor Dijkstra maakt het niet uit. “De aanbestedingsvorm is voor ons niet doorslaggevend. Dat is wel de inhoud van het werk. En de opdrachtgever. Beide waren in dit geval dik in orde.” Op 17 december organiseert PIANOo een PIANOo-lunch in het land bij Groningen Seaports in Delfzijl. Kijk op www.pianoo.nl voor meer informatie.

Sommige bedrijven in de haven van Delfzijl produceren meer stoom dan ze nodig hebben, terwijl andere die goed kunnen gebruiken. Het uitwisselen daarvan bespaart CO2. De e-veiling betrof twee bovengrondse tracés met een totale lengte van drie kilometer. Een flinke klus, aangezien de pijpleidingen op een fundering moeten rusten en de veiligheidseisen hoog zijn. “Uit onze marktverkenning bleek dat genoeg partijen een dergelijke klus aankunnen”, aldus Sijbring. “Wij wilden gebruik maken van de expertise van de markt in de vorm van design en construct. En vijftien jaar onderhoud aanbesteden, op basis van Total Cost of Ownership. Als de opdrachtnemer de leiding van vloeipapier wil maken, is dat zijn probleem. Die contractvorm – Design Construct Maintain – was eveneens nieuw voor ons.” Bij het ontwerpen van de veiling kon Groningen Seaports meeliften op de ervaringen van Bram Bos, voormalig consultant eProcurement bij Shell/NAM en van Herma Dijkgraaf, onafhankelijk juridisch adviseur bij DPAA. “Mede dankzij hun inbreng hebben we de veiling goed kunnen opzetten. Er waren vier percelen: twee voor de tracés en twee voor het bijbehorende onderhoud. Per perceel hadden we randvoorwaarden voor de maximale kosten en de minimale kwaliteit vastgelegd. Aanbieders konden met hun plan van aanpak punten verdienen, waarmee we hun bieding zouden corrigeren. Omdat aanbieders nog weinig ervaring hebben met e-veilen, boden we de deelnemers op hun eigen locatie hulp bij het bedienen van de veilingsoftware.” De veiling leverde als winnaar de combinatie A. Hak Infranet BV (voor de realisatie), met Joulz voorheen Eneco Energie Infra BV (voor het onderhoud) op. Tjeerd Dijkstra was namens Hak verantwoordelijk voor de bieding. “Het moment waarop we te horen kregen dat we ons bod mochten aanpassen zal ik niet gauw vergeten. Het is heel anders dan wanneer de enveloppen open gaan en je de uitslag verneemt. Op dat moment kun je er niets meer aan doen. Nu moesten we niet in de valkuil trappen om een onwerkelijk bod te doen. Dat hadden we ons tevoren goed gerealiseerd. Het voordeel is dat je nu een tweede kans krijgt.” Bijna had de veiling overigens geen doorgang gevonden. Bij de prekwalificatie bleek slechts één partij - de uiteindelijke winnaar - in aanmerking te komen. Sijbring: “Ik ben tevreden dat we toch hebben doorgezet. We hebben voor elk perceel een prijs gekregen die binnen onze marges viel. Wat mij betreft kiezen we een volgende 5

Waterschappen klaar voor volgende Na ruim twee jaar samenwerking met PIANOo constateert de Unie van Waterschappen een aanzienlijke vooruitgang in de inkoopprofessionaliteit bij haar achterban. De uitdaging voor de komende twee jaar is om de inkoop bij de waterschappen doelmatiger te maken. Meer samenwerken, strategisch en integraal nadenken over inkoopbehoeften is daarvoor het parool. Net als in 2007 liet de Unie van Waterschappen onlangs uitgebreid onderzoeken hoe het er voorstaat met de inkoopprofessionaliteit van de waterschappen. Op één na werkten alle 26 waterschappen mee aan deze ‘miniscan’. Onderzoeker Loek van Beurden van Pro 10 sprak telkens met drie of vier betrokkenen - inkoopcoördinator, controller, budgethouder en eventueel een jurist - en kon hun beweringen staven aan de hand van documenten en intranet. “Men werkte enthousiast mee, ik kreeg veel leuke reacties. Ieder waterschap ontving mondeling direct de eerste resultaten van de miniscan en een aantal verbetersuggesties. De schriftelijke rapportages volgden twee weken later. De aanbevelingen werden zeer gewaardeerd en als bijzonder nuttig ervaren.”

Harry Peek, projectleider PIANOo (l) en Joost Klein Entink van de Unie van Waterschappen

6

uitdaging De miniscan is gebaseerd op de beoordeling van vijftien deelprocessen - gelijkelijk verdeeld over strategisch, tactisch en operationeel niveau - met een specifiek voor de waterschappen ontwikkeld normenkader. De resultaten zijn volgens het zogenoemde stoplichtenmodel beoordeeld. Waar twee jaar geleden nog oranje en rood overheersten, slaat de scan nu overwegend groen en oranje uit. De miniscan maakt deel uit van de evaluatie van de samenwerking tussen de Unie en PIANOo. “Die samenwerking heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen”, aldus Joost Klein Entink van de Unie van Waterschappen, die de evaluatie begeleidde samen met projectleider waterschappen Harry Peek van PIANOo. “De waterschappen beseffen nu duidelijk de noodzaak van professioneel inkopen; er functioneren regionale werkgroepen en er is een landelijke overleg over inkopen en aanbesteden. Bovendien hebben de waterschappen professionele instrumenten via het PIANOo-netwerk ter beschikking gekregen.”

Aandacht meer naar doelmatigheid De miniscan maakt ook duidelijk dat de waterschappen nog lang niet aan het einde van hun professionaliseringstraject zijn. Klein Entink: “Waterschappen kopen nu veelal in volgens de regels. Die slag is gemaakt. Het is nu zaak om de aandacht meer te verleggen naar doelmatig aanbesteden. Het doel van professioneel aanbesteden is die leveranciers te contracteren die het beste product of de beste dienst kunnen leveren, tegen de beste voorwaarden. Daar valt nog winst te boeken. Ook kan slim gebruik gemaakt worden van de innovatieve mogelijkheden van de markt, door probleemgericht te specificeren. Hierbij kunnen waterschappen veel met en van elkaar leren.

Samenwerking Unie van Waterschappen en PIANOo Drie jaar geleden sloten de Unie van Waterschappen en PIANOo een samenwerkingsovereenkomst die tot doel had de inkoop en aanbestedingsprocessen binnen de individuele waterschappen te professionaliseren. De waterschappen konden op die manier gebruikmaken van de kennis en expertise van het PIANOo-netwerk, terwijl PIANOo langs die weg een effectieve en efficiënte toegang kreeg tot de waterschapswereld. De uitvoering van het project was in handen van Harry Peek van PIANOo. De overeenkomst tussen PIANOo en de Unie wordt binnenkort verlengd met twee jaar. Doelmatigheid verdient in 2010 en 2011 nog meer aandacht. Harry Peek stopt per 1 december a.s. bij PIANOo. De Unie van Waterschappen selecteert op dit moment een opvolger die de waterschappen vanuit PIANOo zal begeleiden bij de verdere professionaliseringsslag.

Meer samenwerken Voor de Unie staat vast dat de samenwerking met PIANOo een vervolg krijgt. Meer samenwerking tussen de waterschappen op inkoopgebied is een van de speerpunten. Een eerste stap is bijvoorbeeld het opstellen en invullen van een gemeenschappelijke inkoopagenda. Dat biedt de waterschappen inzicht in de mogelijkheden voor meer gezamenlijke aanbestedingsprojecten. Ook verwacht Klein Entink dat nog dit jaar de waterschappen dezelfde inkoopvoorwaarden zullen invoeren. En dat ze hun regels voor aanbestedingen gaan harmoniseren. Daarmee komen de waterschappen tegemoet aan een grote wens van de leveranciers en aannemers. Volgens Loek van Beurden zijn de uitkomsten van de miniscan nu al aanleiding voor de waterschappen om elkaar op te zoeken en kennis uit te wisselen. “De onderlinge vergelijking werkt verhelderend. Je kunt gemakkelijk de thema’s aanwijzen voor best practices. De schappen hebben onlangs afgesproken dat de anonimisering van resultaten wordt opgeheven, zodat de prestaties van de afzonderlijke waterschappen herkenbaar zijn.“

7

Grip op de leverancier Weet je zeker dat je afgesloten contracten voor de volle 100% benut? Ken je je belangrijkste leverancier? Ben je zijn favoriete klant, of eentje uit het rijtje? Het zijn vragen waar een contract- of leveranciersmanager wel raad mee weet. Als organisaties eenmaal ondervinden wat zulke kennis oplevert, in geld of prestaties, raken ze wel overtuigd van het nut om erin te investeren. Ervaringen van inkoopprofessionals bij een grote bank en een gemeente laten zien dat je dat op verschillende manieren kunt doen. Contract- en leveranciersmanagement wint aan populariteit onder inkoopprofessionals. Bij de gemeente Utrecht kunnen de in totaal veertien zelfstandig opererende diensten, zoals Stadswerken of Maatschappelijke Ontwikkeling, zelf aanbestedingen doen of contracten afsluiten eventueel met ondersteuning van het centrale Bureau Aanbestedingen. Dit bureau koopt voor de hele organisatie de gemeentebrede diensten en leveringen in, zoals meubilair of beveiliging en die contracten beheren zij ook. “Sinds kort bieden wij deze beheerswerkzaamheden ook aan de diensten van de gemeente aan”, zegt Gàry Habets, hoofd van het Bureau Aanbestedingen. “Ogenschijnlijk leek dat goed belegd te zijn, maar in de praktijk schortte het aan controle op de afspraken en het meten van de prestaties. Contractmogelijkheden werden vaak niet helemaal benut, soms bleken niet toegestane prijsverhogingen doorgevoerd of namen leveranciers een te dominante positie in”.

Keuzemodel De gemeente Utrecht gebruikt met die aanpak het keuzemodel. Het Bureau Aanbestedingen biedt een basispakket van diensten en de interne klant moet voor maatwerk, zoals contractbeheer, apart betalen. Degenen die dat doen, hoeven niet overtuigd te worden van het nut ervan, want anders zouden ze niet op het Bureau afstappen. Habets: ”Dat is natuurlijk een voordeel, maar we maken wel reclame voor onze service. Zo ontwikkelen we onze dienstverlening stapsgewijs. Binnenkort veranderen we onze naam in Concerninkoop, omdat dat beter aangeeft wat mensen van ons kunnen verwachten. Wij tonen onze prestaties en de toegevoegde waarde expliciet aan in de jaarrapportages. Mijn uitgangspunt is dat professioneel contractmanagement een voorwaarde is voor de diensten om goed te kunnen presteren.” De gemeente Utrecht onderscheidt twee niveaus in het contractbeheer. De contractmanager opereert op tactisch niveau. Hij begeleidt de implementatie van het contract bij de diensten, analyseert rapportages, controleert contract- en prijswijzigingen en opzegtermijnen, voert evaluatiegesprekken met leveranciers en interne klanten en treedt op bij aanhoudende klachten over de geleverde prestaties. Verder zoekt hij naar gemeentebrede synergie en verbeteringen. Bij de afzonderlijke gemeentelijke diensten is er op operationeel niveau ook een verantwoordelijke voor de contracten. Hij moet zorgen voor de operationele implementatie van het contract, bestelt de goederen of diensten, bewaakt de levertijd en is het operationele aanspreekpunt voor leverancier en interne gebruiker. De taakverdeling zorgt volgens Habets voor de beste aanpak: “Het is een voorwaarde voor succes dat je de relaties met de leveranciers 8

Hoe krijg ik wat ik nodig heb? splitst. Het is belangrijk dat minder prettige gesprekken, bijvoorbeeld over het niet nakomen van contractverplichtingen of boeteclausules, worden gevoerd door iemand die niet betrokken is bij de dagelijkse uitvoering. En let wel, niet alleen grote organisaties kunnen het zo aanpakken. In kleine gemeenten moet je de taken misschien anders beleggen. Maar het concept van contractmanagement is altijd toepasbaar.” De gemeente Utrecht zet niet apart in op leveranciersmanagement. Dat zit volgens het hoofd van het Bureau Aanbestedingen verweven in het contractbeheer. “Wij noemen het niet zo, maar we doen het wel! Soms is het verstandiger je werkzaamheden geen officieel kopje te geven. Doe het nou maar gewoon, en laat zien wat het oplevert, dat roept veel minder weerstand op.”

Woordenboek Zo’n pragmatische aanpak spreekt de inkoopprofessionals van de Rabobank wel aan. Bart Vloet en Jeroen Huisman, verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering van strategische leveranciersmanagement binnen de divisie ICT, menen dat het er vooral om gaat de voordelen van inkoop te vertalen naar de doelstellingen van de organisatie. “Schrap het woord inkoop uit je woordenboek”, zegt Huisman. “Contract- en leveranciersmanagement moet bijdragen aan de doelen van de organisatie; zoek daar dus aansluiting bij. Met argumenten en enthousiasme moet je het management over de streep trekken. De vraag voor jezelf is: ‘Hoe zorg ik ervoor dat we de beste leveranciers hebben en dat ze op en top presteren’. Dan help je je organisatie, of dat nou een bedrijf is of een gemeente, goed werk te leveren.” Vloet en Huisman kregen op die manier dit jaar een expliciete opdracht van het management om strategisch leveranciersmanagement op te zetten. De Rabobank is een coöperatie, waarin lokale filialen veel ruimte hebben om zelfstandige keuzes te maken. Centraal worden wel grote inkopen gedaan maar het beheer van de contracten lag soms verspreid over de hele organisatie, veelal op het niveau van de uitvoering. “Wij speelden vooral een adviserende rol bijvoorbeeld om tijdig reageren op verlenging of nieuwe contracten en de bewaking van de contracten goed te beleggen”, zegt Huisman.

Het team richtte zich als eerste op de groep strategische leveranciers. Vloet: “Zij hebben immers steeds meer invloed op de bedrijfsdoelen van de organisatie. Wie pinautomaten levert die vaak door storing uitvallen, beschadigt het imago van de bank. De Rabobank wil meer grip hebben op die strategische leveranciers. We hebben eerst een selectie gemaakt van de belangrijkste leveranciers. Aan elk van hen is nu een persoon binnen de bank gekoppeld op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Leveranciers hebben dus altijd met dezelfde persoon te maken. Dat geeft ook intern veel meer duidelijkheid.”

Melkkoe Vervolgens is het zaak ‘Key Performance Indicators’ te formuleren, te meten hoe leveranciers daarop scoren en stappen te ondernemen als dat nodig is. Vloet: “Ons doel is duidelijk: wij willen gezien worden als een kernklant en niet als een melkkoe.” Zijn collega benadrukt dat ook kleine leveranciers strategisch belangrijk kunnen zijn. “Soms zijn het bedrijfjes die heel specialistische kennis leveren. Zij denken met je mee. Het is de crux te weten hoe belangrijk je voor elkaar bent.” De kredietcrisis heeft als gevolg dat het extra belangrijk is om actuele informatie over leveranciers te verzamelen. “Je wilt natuurlijk weten hoe ze ervoor staan, of ze continuïteit kunnen bieden”, vertelt Huisman. “Daar moet je zelf achteraan, nieuwsfeeds volgen en goed speurwerk verrichten. We hopen natuurlijk dat onze leveranciers de crisis goed zullen doorstaan.” “We hebben wel wat meer power aan de onderhandelingstafel, want sommige tarieven staan door de crisis onder druk. Maar”, nuanceert Vloet, “we zijn er ook niet op uit om leveranciers het vel over de oren te trekken. Een belangrijk winstpunt van hun aanpak is dat de Rabobank met minder leveranciers zaken doet, wat tijd en geld scheelt. Tweede voordeel is dat de interne communicatie en organisatie van contacten met leveranciers beter en efficiënter verloopt. En verder? Huisman lacht. “Natuurlijk zijn we er nog niet. Een volgende stap is dat we de inkoopfunctie nog beter bestuurbaar maken in de hele organisatie, inkoopgovernance dus. Het moet deel uitmaken van je ‘mindset’. Het duurt nog wel een paar jaar voor we zo ver zijn.”

Leveranciersmanagement is een essentieel onderdeel van het inkoopproces. Maar in de praktijk krijgt dit onderdeel vaak te weinig aandacht. Dat is jammer want juist in deze oriënterende fase kan het veel geld besparen en problemen voorkomen. Een belangrijk hulpmiddel bij leveranciersmanagement is de inkoopportfolio-matrix van Kraljic. Hierin staan de mate van invloed op het bedrijfsresultaat en de mate van toeleveringsrisico tegenover elkaar. In de matrix worden vier productcategorieën onderscheiden met elk hun eigen inkoopstrategie. Dat levert vragen op als: Zijn er voldoende leveranciers? Is het slim om met “prefered suppliers” te werken? Vragen we niet het onmogelijke aan de markt? Om een goede leveranciersstrategie op te zetten, moet een organisatie deze vragen helder beantwoorden. En juist daar ontbreekt het nog al eens aan. Weinig tijd, angst om met leveranciers te praten, onbekendheid met de materie; zomaar drie redenen waarom organisaties onvoldoende stilstaan bij het strategisch belang van die vragen. Ze verkennen daardoor de markt niet goed genoeg. En dat is jammer, want kansen blijven op die manier liggen. De focus van het inkoopproces ligt dan te veel op de aanbesteding. Hiermee wordt inkoop, dat in wezen een economische activiteit is, al snel een juridisch spel waarbij de nadruk ligt op “hoe moet ik het doen” in plaats van “hoe krijg ik wat ik nodig heb?” PIANOo gaat de komende tijd meer aandacht aan leveranciersmanagement besteden. Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de zogenaamde Marktontmoetingen waarvan de eerste met de schoonmaakbranche zal zijn. Kijk op de PIANOo-website voor de data. (zie ook pagina 2)

Manage de markt! In een serie regionale bijeenkomsten bracht PIANOo de afgelopen weken een aantal sprekers bijeen die vertelden over hun ervaring met contract- en leveranciersmanagement. Onder hen de geïnterviewden. Kijk op www.pianoo.nl voor de presentaties van de bijeenkomsten en een verslag van de bijeenkomsten op 12 oktober in Zwolle. 9

PIANOo genomineerd voor E-Government Award Iedere twee jaar reikt de Europese Commissie hem uit: de prijs voor het beste elektronische communicatiemiddel dat overheden inzetten in hun contact met andere overheden, burgers of bedrijven. Oftewel de E-Government Award. Uit de 260 inzendingen is PIANOo geselecteerd als een van de 50 genomineerden. “Supertrots natuurlijk”, zegt Kees Tazelaar, projectleider van de PIANOo-desk, als hem wordt gevraagd naar zijn reactie op de nominatie. Hoewel de nominatie formeel de PIANOo-desk betreft, wil hij het graag breder trekken. “Als we de prijs in de wacht slepen, moet die eigenlijk gaan naar PIANOo in zijn geheel.” Waarom PIANOo de award dubbel en dwars verdient, weet Tazelaar wel. “Het is een van de weinige voorbeelden die zich al daadwerkelijk heeft bewezen. We zijn al jaren bezig. Daarnaast hebben wij aantoonbaar bijgedragen aan forse besparingen op de overheidsinkoop. Door het opzetten van een Europese versie van de PIANOo-desk, het EU-lab, hebben we ons succes inmiddels over de landsgrenzen getrokken.” Toch wil Tazelaar niet helemaal alleen met de eer strijken. “De echte winnaars zijn natuurlijk de inkopers. Zij hebben uiteindelijk alle informatie bij elkaar gebracht.”

Bureau Aanbestedingszaken Rotterdam gecertificeerd Op 7 oktober kreeg het bureau Aanbestedingszaken van de dienst Gemeentewerken Rotterdam het Best Procurement Certificaat uitgereikt door Loyens & Loeff. Het certificaat bewijst dat Gemeentewerken Rotterdam zijn honderdvijftig openbare aanbestedingen per jaar - waarvan vijftig Europees - volgens de geldende regels uitvoert. Het certificaat is drie jaar geldig. Hoofd Aanbestedingszaken Rob Schnepper nam zelf het initiatief voor de audit. “Wij willen laten zien dat we volgens de regels werken en vooral ook dat alle aanbestedingsprocessen bij ons goed zijn geborgd. De audit is gebaseerd op een al langer bestaand voorstel van de Europese Commissie, waar tot nu toe niet zoveel mee is gedaan. Daarom hebben we Loyens & Loeff - een van de twee geaccrediteerde bureaus in Nederland - gevraagd 26 van onze dossiers volgens strenge en objectieve regels te beoordelen. Die regels hebben we grotendeels met elkaar verder aangescherpt en neergelegd in een set Nederlandse Technische Afspraken (NTA 8058), die per 1 januari 2010 voor iedereen beschikbaar zullen komen.”

Rob Schnepper is zeer tevreden over het behalen van het certificaat. “Het heeft ons veel inspanningen gekost, maar het komt ons goed van pas. Behalve dat opdrachtnemers op onze werkwijze kunnen bouwen, werkt het behalen van het certificaat disciplinerend voor ons zelf en naar de zeventien gemeentelijke diensten. Die willen niet te maken krijgen met onrechtmatigheidsverklaringen bij het verplichte accountantsonderzoek. Bij ons zijn ze daarvan verzekerd.”

Maar zo ver is het nu nog niet. Op 17 en 18 november a.s. zal Tazelaar de eer van PIANOo verdedigen tijdens de finale in het Zweedse Malmö. Hij neemt het dan onder meer op tegen ‘Antwoord voor Bedrijven’ van het ministerie van Economische Zaken.

Sectordirecteur Gemeentewerken Henk van Smaalen (links) overhandigt het certificaat aan Rob Schnepper, hoofd afdeling Aanbestedingszaken Gemeentewerken. 10

Overheidsdiensten hebben bij aanbestedingen behalve met de wet- en regelgeving vaak te maken met bijzondere eisen. Bijvoorbeeld de al tien jaar bestaande wens van het Rotterdamse gemeentebestuur om werklozen via het aanbestedingsbeleid aan werk te helpen. “Opdrachtnemers moeten 5% van de aanneemsom inzetten voor werklozen als de opdracht meer dan 225.000 euro bedraagt. Dat is een harde eis, ze krijgen een boete als ze daar niet in slagen. Wij hebben een regeling bedacht die voldoet aan de Europese regels en die voor aannemers ook te behappen is. We worden nu gebeld door ministeries en andere gemeenten om ons te vragen hoe we dat doen.”

Concurrentiegerichte dialoog ontrafeld Vier deskundigen bij het rijk bundelden hun ervaring met de concurrentiegerichte dialoog. Wat kunnen inkopers leren van hun handreiking? De Europese Richtlijn Aanbesteden besteedt welgeteld één artikel aan de concurrentiegerichte dialoog (CGD). En wie het ARW 2005 er op naslaat, vindt in hoofdstuk 4 weliswaar een uitgebreide beschrijving maar zal daaruit niet leren hoe een CGD in elkaar steekt. De Handreiking Concurrentiegerichte Dialoog voorziet in die leemte. Vier vragen aan PIANOo-projectleider Jacobien Muntz-Beekhuis, die het document opstelde samen met Marijke Nagelkerke (Rijkswaterstaat PPS Kennispool), Jeroen Oehler (Dienst Landelijk Gebied) en Diederik van der Staay (Rijksgebouwendienst).

De essentie van de CGD is dat een opdrachtgever niet in staat is alle juridische en financiële voorwaarden voor een opdracht goed te specificeren. Net zo min als de technische middelen. Dan heb je het meestal over complexe opdrachten, en dus ook over complexe processen. Als het dan lukt om tot een optimale oplossing te komen, is dat een mooi resultaat. Dankzij de CGD.” Wat willen jullie met deze handreiking bereiken? “We willen mensen vooral voorbereiden op het voeren van een goede dialoog. Daarin ligt de basis voor succes met deze aanbestedingsvorm. En om dat te kunnen doen moet je als projectgroep op tijd beslissingen nemen. Bijvoorbeeld als het gaat om het formuleren van de gunningcriteria. De neiging bestaat om dat vooruit te schuiven. Een projectmanager zou daar zijn projectteam op aan moeten spreken. Met deze handleiding is iedereen, denken wij, beter voorbereid.”

Hoe zijn jullie tot het schrijven van deze handreiking gekomen? “Ik heb zelf kennis gemaakt met de CGD bij de aanbesteding van de Penitentiaire Inrichting Rotterdam. En daar gemerkt wat er allemaal bij komt kijken. Mijn medeauteurs hebben hun ervaring opgedaan in projecten van Rijkswaterstaat, Defensie en de Rijksgebouwendienst en zij hadden een vergelijkbaar gevoel. Wij zijn toen bij elkaar gaan zitten om onze ervaringen op schrift te stellen en daarmee beschikbaar te maken voor iedereen die overweegt met deze procedure aan de slag te gaan, met name de beoogde projectmanager.”

Kun je nog meer tips van de sluier oplichten? Wat is in jouw ogen een echte aanrader? “Een punt dat in het verlengde van het vorige ligt is dat de ruimte die een projectteam heeft om te beslissen tijdens de dialoog volstrekt helder moet zijn. Wat is de bandbreedte waarbinnen oplossingen voor de organisatie bespreekbaar zijn? Bij de CGD over de penitentiaire inrichting in Rotterdam kwam op een bepaald moment een voorstel op tafel voor de logistieke processen in de gevangenis. We hebben toen moeten besluiten daar niet verder op in te gaan, omdat het voorstel niet overeenkwam met de bedrijfsvoering. Je moet dan ter plekke de beslissing kunnen nemen en ook de bevoegdheid hebben om dat te doen.

Was het lastig om jullie ervaringen op papier te krijgen? “We hebben ervoor gekozen het procesverloop als kapstok te gebruiken. Daardoor is de handreiking ook interessant voor mensen die nader kennis willen maken met deze relatief onbekende procedure. Er komen zaken aan de orde die strikt genomen niet met de procedure zelf samenhangen, maar die wel essentieel zijn voor een goede voorbereiding.

Natuurlijk geldt ook: ‘bezint eer ge begint’. Een CGD vraagt veel van een organisatie. Met deze handreiking krijg je daar een beter beeld van.” De handreiking ‘De Concurrentiegerichte Dialoog’ kunt u als pdf downloaden op www.pianoo.nl (Aanbestedingspraktijk/Innovatie inkopen en aanbesteden > Zie handreikingen rechts in het scherm) of www.ppsbijhetrijk.nl. U kunt hem ook opvragen bij het secretariaat van PIANOo. 11

Universiteitsbibliotheken passen categoriemanagement toe

“Eerst denken dan doen” Voor de inkoop van universiteitsmeubilair, schoonmaak en ICT was het al een beproefde methode. Toen Nicole Poldervaart, hoofd Inkoop bij Wageningen Universiteit en Researchcentrum, de ‘categoriemanagement aanpak’ ook ging toepassen op de inkoop van licenties van e-journals voor de universiteitsbibliotheken bracht zij een ware cultuurverschuiving op gang. Het is big business, licenties voor e-journals van universiteitsbibliotheken, digitale vakliteratuur dus. De markt wordt beheerst door twee of drie grote uitgevers die geheel naar eigen goeddunken te werk gaan. “Ze kunnen vragen wat ze willen”, aldus Frank Rozemeijer, hoogleraar Purchasing and Supply Management aan de Universiteit van Maastricht. “Zij hebben een monopoliepositie voor de journals die zij aanbieden. Op zich hebben we niet te klagen. Het is goed geregeld. We hebben altijd toegang tot de digitale diensten en de e-journals. Toch is het een beetje vreemd als je bedenkt dat we moeten betalen voor het downloaden van artikelen die we vaak zelf hebben geschreven.” Hetzelfde geldt volgens Rozemeijer voor sommige vakartikelen waar hij en zijn collega’s helemaal geen gebruik van maken. “We betalen gewoon een vaste abonnementsprijs, los van de gebruiksintensiteit, maar die prijs stijgt jaarlijks. Vanuit inkoopperspectief natuurlijk niet het meest gunstige plaatje. Als dat zo doorgaat is het budget voor e-journals over een paar jaar niet meer toereikend.” Daarnaast stoort Rozemeijer zich aan het feit dat de eindgebruikers niet direct 12

worden betrokken in het inkoopproces. “Terwijl wij uiteindelijk degenen zijn die van de e-journals gebruik moeten maken. Dat moet anders kunnen.”

Open deur En dat kan ook anders, zo bewijst Poldervaart met de workshops die zij organiseerde voor de UKB, een samenwerkingsverband van alle Universiteits- en Koninklijke Bibliotheken. “Wie heel nauwkeurig in kaart brengt wat moet worden ingekocht, hoe dat precies moet gebeuren, hoe de markt eruit ziet en hoe die ene speler het op die markt doet, heeft een veel sterkere onderhandelingspositie. En heel belangrijk: Verander niet halverwege van koers.” Eerst denken, dan doen dus. Het is in een notendop de theorie achter de categoriemanagementstrategie. “Dat lijkt een open deur”, vervolgt Poldervaart. “Maar hoe vaak gebeurt het niet dat gedurende het inkoopproces toch één factor de boventoon gaat voeren; meestal zijn dat de financiën.” In een multidisciplinair team van inkopers, inhoudsdeskundigen en eindgebruikers dat namens de dertien verschillende universiteitsbibliotheken opereerde, ging Poldervaart aan de slag om de betrokkenen, onder begeleiding van Rozemeijer, te laten ondervinden hoe belangrijk een grondige strategische analyse voor het inkoopproces kan zijn. “Het is zeker niet de bedoeling om deze aanpak op iedere inkoopcategorie toe te passen, daar is hij veel te tijdrovend voor. Maar zeker voor kostbare aankopen loont

Universiteiten delen kennis over inkoop

Nicole Poldervaart gaf een presentatie over categoriemanagement tijdens de UPI-dag (zie kader hiernaast). Links op de foto Frank Rozemeijer. het de moeite en levert het vaak een enorme kostenbesparing op”, legt Poldervaart uit. “Zo konden we in Wageningen op het gebied van meubelinkoop veel beter uitvragen in de markt, we sloten kortdurende contracten voor een à twee jaar en het heeft ons aardig wat prijsvoordeel opgeleverd. Voor onze schoonmaakinkoop heeft de strategie naast prijsvoordeel geleid tot werken met twee leveranciers; extra concurrentie en betere prestaties dus. Door onze ICT wensen heel nauwkeurig in kaart te brengen en een uitgebreide marktanalyse te maken, weten we nu precies hoe de markt eruit ziet en van wie we wel en niet afhankelijk zijn.”

Onderhandelingspositie In de praktijk is het werken met multidisciplinaire teams soms wel even wennen. “De deelnemers zijn in het begin vaak wat afwachtend“, merkt Poldervaart op. “Ik kan me voorstellen dat het voor inkopers soms zelfs bedreigend kan zijn. Jarenlang waren zij degenen die de inkoopbeslissingen namen; nu moeten ze ineens overleggen met de eindgebruikers. Tegelijkertijd daagt dat hen wel uit goed beslagen ten ijs te komen. Aan de andere kant merk ik dat iedereen over het algemeen toch behoorlijk gemotiveerd is om er samen iets van te maken. Want uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde belang: een deugdelijk inkoopbeleid.” Ook Rozemeijer heeft het werken in multidisciplinaire teams als zeer zinvol ervaren. “Natuurlijk is het in het begin lastig. Het zijn allemaal mensen vanuit totaal verschillende vakgebieden die niet dagelijks met elkaar samenwerken. ‘Inkoop, dat is toch jullie vak?’, zeggen eindgebruikers dan. ‘Wat weten wij daar nu van?’ Maar uiteindelijk vinden ze het geweldig om zelf ook eens invloed te hebben op het inkoopproces.” Ook over het resultaat van de sessies voor de e-journals is Rozemeijer enthousiast. “Door onze inspanningen is er meer inzicht gekomen in de kosten per gedownload artikel. We weten precies hoe vaak ze worden geraadpleegd en dat kunnen we goed afzetten tegen de abonnementsprijs. Dat maakt de onderhandelingspositie sterker. Het helpt tevens om de toekomstige onderhandelingen slimmer en scherper in te gaan.” En dat is volgens Poldervaart precies waar het bij deze aanpak om draait. Hoewel lopende contracten uiteraard niet van ene op de andere dag kunnen worden aangepast, is er volgens haar toch een cultuurverschuiving op gang gebracht. “Inkopers, inhoudsdeskundigen en eindgebruikers raken meer en meer bewust van het feit dat zij zelf wel degelijk invloed kunnen uitoefenen op het inkoopproces, zelfs al hebben ze te maken met een monopolist. Langzaam maar zeker veranderen ze van een afhankelijke partij in een gelijkwaardige onderhandelingspartner.”

Sinds 2002 delen Nederlandse universiteiten hun kennis over inkoop binnen het Universitair Platform Inkoop (UPI). Voorzitter Paul Jacobs (TU Eindhoven), vertelt dat het UPI een formeel platform is voor professionele inkoopsamenwerking tussen universiteiten. “We delen informatie, expertise, hulpmiddelen en volumebundeling met als doel synergievoordelen te behalen voor alle deelnemende universiteiten”, aldus Jacobs. De missie slaat aan want alle universiteiten in Nederland zijn ondertussen lid van het UPI en nemen actief deel. Gezamenlijke activiteiten zijn onder meer: het opzetten en uitvoeren van een inkoopmonitor, het bijhouden van een inkoopkalender, gezamenlijk inkopen en het uitwisselen van kennis, ervaringen en informatie. Dat laatste gebeurt bijvoorbeeld binnen een besloten groep op PIANOo-desk, maar vooral via dagelijkse contacten. “Die onderlinge contacten zijn fors toegenomen in de afgelopen jaren. Ook de UPI bijeenkomsten worden goed bezocht. Het aantal onderwerpen dat ons allemaal raakt groeit en het vak wordt ook complexer. Leunen op elkaar is dan een must”, stelt Jacobs vast.

Jaarlijkse UPI-dag Jaarlijks komen de leden bij elkaar voor een UPI-dag. De UPI-dag 2009 - op 23 september jl. in Maastricht - had een juridisch karakter. Reden genoeg om ook de (aanbestedings) juristen van de universiteiten uit te nodigen. In hoog tempo werd recente jurisprudentie behandeld, aanbestedingsdilemma’s besproken, maar was er ook tijd voor een quiz over - niet geheel toevallig - jurisprudentie. Frank Rozemeijer, hoogleraar Purchasing and Supply Management aan de Universiteit Maastricht en Nicole Poldervaart van de Wageningen Universiteit en Researchcentrum sloten de dag af,met twee voorbeelden van categoriemanagement (meubilair en licenties van tijdschriften). Jacobs ziet de rol van het UPI in de toekomst nog groeien. “Een volgende stap kan zijn dat elke universiteit een soort pakketspecialist in huis heeft. De een heeft verstand van energie inkopen, de ander van de inkoop van telecommunicatie, enzovoorts. Geen leadbuyer rol, maar een specialist die verstand heeft van de markt, verschillende inkoopstrategieën kent en voorbeelddocumenten ter beschikking heeft. Als iedereen meedoet deel je lusten en lasten. Kortom, er is nog genoeg te doen!” 13

Gesprek met de markt goed vo “Zonder gedegen en open marktconsultatie geen goede aanbestedingsprocedure”, beweert Roger Gerardts stellig. Als projectmanager van OT2010 werkt hij aan het vervolg op het succesvolle OT2006 project, de gezamenlijke inkoop van overheidstelecommunicatiediensten. Op verschillende momenten in dat omvangrijke proces vinden er marktconsultaties plaats. Weten wat er te koop is op de markt voor telecommunicatie, welke ontwikkelingen eraan komen en toetsen of de wensen van de overheid realistisch zijn. Dat noemt Gerardts de belangrijkste redenen om de markt te consulteren. De projectmanager was eerder verantwoordelijk voor een aantal grootschalige ICT-infrastructuurprojecten en aanbestedingen bij de rijksoverheid, zoals die van telecommunicatiediensten in het project OT2006 (zie kader). Nu enkele contracten daarbinnen aflopen, is een nieuwe aanbesteding in voorbereiding. “Een marktconsultatie is onmisbaar in een goede aanbesteding. ‘Goed’ betekent voor mij dat iedereen er na afloop een tevreden gevoel over heeft, zowel gebruikers als leveranciers. Natuurlijk zijn er altijd winnaars en verliezers bij een aanbesteding. Maar toch moeten ze allemaal kunnen zeggen: ‘het was een goed en transparant proces’. Dat bereik je door de markt mee te laten denken in het traject naar de aanbesteding”, legt hij uit. Voortbouwend op de ervaring van het project OT2006 consulteert het nieuwe projectteam de marktpartijen op verschillende momenten. De eerste stap begint met het in kaart brengen van de markt en die is voor de telecommunicatiediensten niet zo ingewikkeld. Er is een tiental middelgrote en grote spelers, maar vanwege fusies en samenwerkingsverbanden verandert dat steeds. “Daarom was onze eerste stap een actueel overzicht op te stellen. Natuurlijk zijn wij bekend met de markt, maar we checkten toch bij de Belangenvereniging van Telecomgrootgebruikers (BTG) en de brancheverenigingen of we niemand hadden overgeslagen”, zegt Gerardts.

Ideeën spiegelen Afgelopen zomer ging het projectteam langs die afzonderlijke marktpartijen met hun voorlopige wensenlijstje voor vaste en mobiele telefonie onder de arm. “Ik noem dat onze ideeën spiegelen. Je kijkt elkaar in de ogen en vraagt: Is het reëel wat wij willen? Zetten bepaalde beloftes door? Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om straks te kunnen skypen met je mobieltje. Nu is de capaciteit van het dataverkeersnet nog niet voldoende, maar hoe zal dat over een paar jaar zijn? Ik vind het opvallend dat je daar 14

Roger Gerardts

or alle partijen heel open met elkaar over kunt praten. Natuurlijk vinden de meeste bedrijven dat zij koploper zijn, maar daar moet je doorheen prikken.” De volgende stap wordt de publicatie van een strategiedocument op de website. Dat gaat binnenkort gebeuren. Het strategiedocument bevat de belangrijkste kaders van de aanbesteding; alle eerdere feedback van leveranciers en gebruikers is er al in verwerkt. “Dan vragen wij de marktpartijen opnieuw om een reactie. Die is meer technisch van aard. De marktconsultatie houdt dus niet op, hij ‘tunnelt’ steeds verder naar specifieke details. Natuurlijk stel je je als aanbestedende dienst best kwetsbaar op. Maar ik wil het liever vroeg weten als er iets niet klopt, dan achteraf.” Vervolgens stelt het projectteam het programma van eisen op en het bestek. Ook dat publiceren ze als concept op de website. De marktpartijen hebben dan alvast een indicatie van wat eraan komt. Ook in dit stadium is het projectteam blij met reacties, van gebruikers èn leveranciers. “Als wij een bepaalde technische specificatie vragen die niet marktconform blijkt, horen we dat graag. We sluiten de marktconsultatie af met het uiteindelijke beschrijvend document. Dan kan er niets meer aan veranderd worden.”

Sparren OT2010 betaalt de marktpartijen niet voor de consultaties. Gerardts meent dat hij niet te veel tijd van ze vraagt. “Het is een zorgvuldig gedoseerde marktconsultatie. We werken zelf onze ideeën uit en willen ze toetsen. We komen niet met ellenlange vragenlijsten. Een middagje vrijmaken om te sparren moet toch kunnen! Per slot van rekening gaan we voor honderden miljoenen euro’s aanbesteden en is het ook in het voordeel van de leveranciers als wij de diensten goed uitvragen.” In het voorjaar van 2010 publiceert het projectteam de aanbesteding voor mobiele en vaste telefonie. Die fase neemt naar verwachting drie maanden in beslag waarna de leveranciers geselecteerd zullen worden. In het najaar volgt dan de migratie- en beheerfase: de deelnemende overheidsorganisaties kunnen overstappen naar de nieuwe OT2010-diensten. Gerardts gaat ervan uit dat iedereen dan, los van de uitkomst, kan terugzien op een goede en transparante aanbesteding. “Het is een heftig en intensief proces, maar het levert voor iedereen veel voordeel op.”

Overheid belt goedkoper door gezamenlijke inkoop Onder de noemer OT2006 heeft de overheid in de afgelopen jaren zeven gezamenlijke aanbestedingen op het gebied van telecommunicatie uitgevoerd, onder andere voor vaste en mobiele telefonie, telefooncentrales en dataverkeer. En met succes. De deelnemende overheden bespaarden op de kosten voor de aanbestedingen zelf en bellen door de bundeling van hun inkoopvolume nu een stuk goedkoper. Aan de OT2006-aanbestedingen deden in het totaal meer dan 150 overheidsorganisaties mee. Het project won vorig jaar de ICT Aanbestedings Award. De opvolger van het project is OT2010, dat nu werkt aan een nieuwe aanbesteding van vaste en mobiele telefonie. De huidige contracten lopen namelijk in oktober 2010 af. Het project trekt op met een ander interdepartementaal project: Digitale Werkomgeving Rijk (DWR). Nieuw in OT2010 is dat de rijksoverheid meer als één concern optreedt. Er zullen geen raamcontracten meer worden afgesloten die later afzonderlijk kunnen worden ingevuld, maar slechts een contract voor alle departementen. Andere overheidsorganisaties als gemeenten of zbo’s kunnen als zij dat willen meeliften met de aanbesteding. Het projectteam voorziet niet alleen een besparing door scherpere tarieven te bedingen maar ook door efficiënter beheer van contracten en facturering. Zie www.OT2010.nl

Marktconsultatie: begin op tijd en doe het transparant Publicaties op de Aanbestedingenkalender en de Bestekkenbibliotheek van PIANOo laten zien dat steeds meer aanbestedende diensten marktpartijen consulteren voordat ze een aanbesteding starten. Vooral als aanbestedingen groot, complex of innovatief zijn, of wanneer de prijs moeilijk is vast te stellen, is het handig eerst de wensen en ideeën te kunnen toetsen. Als het maar vroegtijdig en zorgvuldig gebeurt hebben beide partijen er baat bij. Er zijn geen wettelijke beperkingen voor het verloop van een marktconsultatie. De enige harde restrictie is wel dat mededinging niet gefrustreerd mag worden. Deelnemers aan een marktconsultatie mogen nooit bevoordeeld worden. Verder is een transparant proces belangrijk en moet iedereen dezelfde informatie krijgen. Verdere tips zijn: • Denk aan bestuurlijk draagvlak; • Plan marktconsultatie vroegtijdig in; • Bepaal de meerwaarde van de marktconsultatie; • Schep geen verwachtingen bij marktpartijen; • Wees transparant en kondig de marktconsultatie aan. Kijk op www.pianoo.nl voor meer informatie. (Aanbestedinspraktijk/De basis van aanbesteden/Marktconsultatie) 15

Bert Trip

“Waar mogelijk moet je altijd samenwerken” In inkoopland draait alles om goede samenwerking, vindt Bert Trip, strategisch inkoper bij Waterschap Aa en Maas in Den Bosch. Sinds kort werken hij en zijn collega’s van buurwaterschap De Dommel samen op inkoopgebied. En dat levert veel meer op dan alleen financieel voordeel. Waarom is samenwerken zo belangrijk? Optrekken met andere waterschappen in de omgeving doen wij al langer. Op het gebied van energie bijvoorbeeld. Maar ook bij de inkoop van chemicaliën en polimeren; producten die nodig zijn in het zuiveringsproces. Waar mogelijk besteden we samen aan. Op die manier kun je slimmer inkopen en meer kwaliteit bereiken. Bovendien leren we een heleboel van elkaars ervaringen. Hoe ziet de samenwerking met De Dommel er uit? In een gesprek met mijn evenknie bij De Dommel bleek dat wij een overlap van zeventig procent hebben in onze leveranciers- en productendatabase. Waarom zouden we de zaken dan niet bundelen en actiever samenwerken? De directie omarmde dat idee en inmiddels zijn de eerste gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten gedaan: kantoorartikelen en organisatiedrukwerk maar ook het gezamenlijk inkopen van ‘intern’ slibtransport. U zat hiervoor in het bedrijfsleven. Hoe was die overstap? In het bedrijfsleven is het sneller schakelen en heb je meer vrijheid van handelen. Bij de overheid is veel aan wet- en regelgeving gebonden. Het moet allemaal veel opener en transparanter. Logisch ook, want het gaat uiteindelijk om belastinggeld. Toch moest ik daar in het begin wel aan wennen maar het helpt je wel bij de ontwikkeling van je inkoopprocessen.

EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN

Wat is de grootste misser die u in uw werk beging? Dat was bij een vorige werkgever, lang geleden. Bij het uitbesteden van onze magazijnactiviteiten ben ik te blind gaan varen op de blauwe ogen van de leverancier zonder eerst een kijkje bij hem in de keuken te nemen. Het zal onervarenheid zijn geweest. Uiteindelijk bleek de leverancier het contract helemaal niet na te komen en hebben we daar nog een paar maanden met eigen mensen de spullen uit het magazijn moeten halen. Dus voortaan eerst zien, dan geloven. Wat heeft u aan het netwerk van PIANOo? Ik maak veel gebruik van de PIANOo-desk. Iedere ochtend als ik binnenkom, bekijk ik de nieuwste topics en discussies. Zelf heb ik ook wel eens een vraag gesteld; over het beëindigen van een schoonmaakcontract tijdens een aanbesteding. Of je dan meteen mag gunnen aan de partij die destijds nummer twee werd of dat je dan een nieuwe aanbesteding moet starten? Dat laatste was het geval.

Paspoort Naam: Bert Trip Leeftijd: 46 Functie: Strategisch Inkoper Waterschap Aa en Maas Vorige functie: Ad interim hoofd inkoop bij IDA Foundation, een farmaceutische groothandel Beïnvloedbaar inkoopbudget: 38 miljoen euro. Aantal inkoopmedewerkers: 2,5 inclusief mijzelf (gecoördineerde inkoop) Trots op: De samenwerking die wij (de inkoopcollega’s van Aa en Maas en De Dommel) intussen hebben bereikt Inspirerend: de inkoopcollega’s van die waterschappen die inkoop intern goed op de kaart hebben gezet Recente privéaankoop: Digitale spiegelreflexcamera