Executive Information System Sistem Informasi Eksekutif
Latar Belakang • Kondisi yang membutuhkan informasi komprehensif guna keputusan yang cepat (sifat harian) • SPK (DSS) relatif kaku, memerlukan bantuan staf asisten untuk memperoleh hasilnya • Kantor secara geografis tersebar
Sejarah EIS • Konsep mulai dikembangkan akhir 1970, awal 1980 mulai dikembangkan MIDS (Management Information and Decision Support) di Lockheed Georgia USA – MIDS I 1978 – MIDS II 1992
• Hertz (perusahaan rental mobil terbesar di USA) mulai mengembangkan dengan basis PC • Comshare Inc. membangun Commander EIS, suatu tools kombinasi untuk membantu eksekutif dalam menganalisis informasi dan membuat keputusan secara real time (tanpa bantuan asisten)
1
Definisi EIS (1/2) Rockart and De Long (1988): EIS adalah sistem berbasis komputer yang: • Melayani kebutuhan informasi top executive • Mampu melakukan akses cepat untuk ketepatan informasi dan akses langsung guna pelaporan manajemen • Perlu “user friendly” dengan dukungan grafis dan kelengkapan exception report serta berkemampuan “drill down” (memecah “data” menjadi lebih detil Æ untuk identifikasi masalah) • Mudah dihubungkan dengan pelayanan informasi secara on line dan dengan e-mail
Definisi EIS (2/2) Watson, Houdeshel & Rainer • EIS adalah sistem berbasis komputer untuk mendukung manajer puncak dalam mengakses informasi (dalam dan luar) secara mudah dan relevan dengan CSF (Critical Success Factor) organisasi untuk hal tersebut EIS perlu dilengkapi dengan metode komunikasi data modern, data grafik, penyimpanan dan pengaksesan data secara luas dan interface yang friendliness.
Faktor-faktor yang diidentifikasikan Watson mengapa perlu EIS (1/2) Eksternal: • Meningkatnya kompetisi • Cepatnya perubahan lingkungan • Kebutuhan untuk lebih proaktif • Kebutuhan untuk akses database external • Meningkatnya regulasi pemerintah
2
Faktor-faktor yang diidentifikasikan Watson mengapa perlu EIS (2/2) Internal: • Kebutuhan ketepatan waktu informasi • Kebutuhan memperbaiki informasi • Kebutuhan akses data operasional • Kebutuhan kecepatan pemutahiran aktifitas • Kebutuhan meningkatkan efektifitas • Kebutuhan mengidentifikasi kecenderungan historis • Kebutuhan akses ke database korporat • Kebutuhan meningkatkan keakuratan informasi
Nature dari kerja executive Menurut Mitzberg (1975) peran manajer dapat dikategorikan ke dalam tiga peran: • Peran Interpersonal: figur kepala, pemimpin • Peran Informasional: pemantau, penyebar, pembicara • Peran Desesi: entrepreneur, penanganan masalah, pengalokasian sumber daya, negoisator
EIS sebagai Pendukung 3 peran Pada awalnya EIS mendukung peran informasional, berikutnya EIS mendukung berbagai peran yang mungkin fokusnya untuk: – Penangan masalah – Entrepreneur
42% 32%
Untuk dapat menentukan kebutuhan informasi bagi executive perlu untuk menspesifikasikan aktifitas yang dibentuk dalam setiap peran Bagaimana metode untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan? – Pendekatan Wetherbe 1991 – Pendekatan Watson dan Frolick 1992
3
Pendekatan Wetherbe Phase I
Structured interviews
Phase II Conceptual information requirements
Show to executives: is it satisfactory ? No
Build a prototype
Develop final EIS
Revise prototype
Yes
Identify sources of information
Finding Information Needs for EIS
Pendekatan Watson dan Frolick Pendekatan ini didasarkan atas strategi dasar untuk mendapatkan kebutuhan informasi: Bertanya (interview) Turunan kebutuhan dari sistem informasi yang ada (existing) Sintesis dari karakteristik sistem Penemuan dari penelitian dengan melibatkan sistem yang digunakan (prototype) • Dari metode ini diusulkan 10 metode spesifik yang dapat dikelompokkan dalam dua dimensi, yaitu: 1) sumber informasi (yang berinteraksi secara langsung maupun tak langsung dengan eksekutif), 2) metode primer dari penentuan kebutuhan (didukung oleh computer vs non computer) • • • •
Sources of Information and Knowledge Scanning
People
TV
Sensors ES, ANN, EIS, MIS
Step A
ES
Newspaper
Problem identification [Definition] [Intelligence]
Qualitative analysis [Design] Step C
Step B
EIS
Quantitative analysis [Design]
Decision [Choice]
No
Implement ? YES
Step D
Implementation
DSS, MS or ANN
GDSS (Group) DSS (Individual)
DSS and ES
Computerized Support to Decision-Making Process
4
External environment Scanning
Internal environment Scanning
Evaluation of Information Qualitative analysis
No Phase I
Quantitative analysis
Interpretation: Is there a problem [opportunity]? Input for decision Yes making Decision: What to do about the problem [opportunity]
Phase II
The Decision-making Process of Executives [Decision Role]
Karakteristik EIS • Mendukung aktifitas manajer yang tidak terstruktur dibanding dengan problem keputusan spesifik dan berulang • Mendukung executive terutama pada tahap pengambilan keputusan intelligence dengan teknik analisa data secara komprehensif • User friendly interface, mudah, dan intuitive untuk digunakan • Berorientasi pada masa yang akan datang dengan perilaku organisasi yang lalu • Utamanya menggunakan data, bukan model serta diarahkan dengan menggunakan teknologi IT yang mutakhir • Secara khusus ada pelacakan CSF, exception reporting, drill down, atau drill cross investigation dan analisa trend • Berfokus pada identifikasi masalah • Menggunakan database secara luas • Dapat dibentuk menjadi gaya pengambilan keputusan individu
Hal-hal yang penting berkaitan dengan karakteristik • Drill down • CSF: – – – – –
Key problem narrative Highlight chart Top level financial Key factor Æ KPI (Key Performance Indicator) Responsibility report
• Status access • Analysis: – Dengan fungsi – Diintegrasikan dengan produk DSS
• Exception reporting • Navigational of information
5
Kriteria Perancangan EIS • Orientasi grafik • Variabel bisnis yang mengidentifikasikan perubahan • Menggunakan konsep agregasi dan deagregasi data untuk berbagai variasi jenis/ ukuran • User interface mudah dan menarik (multimedia) EIS Æ secara spesifik memudahkan akses informasi extern dan intern dan menampilkan dengan menarik, sangat jarang adanya pengambilan keputusan, seandainya ada hanya yang instan
Other computer sources
Non computer sources
Executives
Executive Information System (EIS) Integrated customized presentation of: Key indicators Status and trend information Exceptions
MIS Environmental scanning Commercial databases and information services
Transaction Processes
The EIS Role
DataBridgeTM Brings data from widely varying systems together into one executive database. It integrates commercial databases, on-line public databases and in-house system (including DSS models or 4GL DMBS) EXTERNAL DATA
COMMAND CENTER SOFTWARE ON MAINFRAME INTERNAL DATA
LANGU AGE PROCE SSOR
DATA IMPORT DATABASE
MENU SYSTEM
COMMUNICATIONS Smart Communications: Provides error-correcting communications with the user’s PC in a protocol that produces rapid and accurate response. Also allows transfer data from EIS database to 1-2-3TM readable PC files User interface: Non-keyboard pointing devices such as a mouse or touch-screen are used for menu selection. Keyboard access is an option
EIS Databases: A retrieval oriented relational database that handles both numbers and text, optimized for time series data. It’s smart enough to continually re-organize itself based on patterns of usage Menu system: Gives mouse or touchscreen driven operation, controlled from the host. Provides the user with the ease of use of a PC with the database power of a mainframe
OTHER PC’S
COMMAND CENTER SOFTWARE ON PC COMMUNICATIONS GRAPHICS MENU SYSTEM USER INTERFACE Command Center
Graphics: The PC graphics module create bar, line scatter, cross-sectional charts, and missed text, and graphics from data and commands sent from mainframe Local Menu Storage: Menu screens can be stored on the PC so they don’t have to be retransmitted from the host
6
Pertanyaan (1/2) • Siapa pengguna EIS? • Mengapa SPK harus digantikan oleh EIS untuk pengguna EIS? • Komponen apa saja yang harus ada dalam EIS? • Kemampuan apa saja yang harus dipunyai EIS? • Menurut Watson, apa saja yang mengharuskan adanya EIS? • Jelaskan bagaimana pencarian informasi dengan menggunakan pendekatan Wetherbe! • Jelaskan bagaimana peran informasional dengan menggunakan pendekatan Watson dan Frolick! • Buatkan skema Dukungan komputer dalam pengambilan keputusan!
Pertanyaan (2/2) • Apa maksud CSF? Dan berikan contohnya untuk kasus penjualan mobil mewah! • Apa kriteria perancangan EIS? • Buatkan skema dan jelaskan peran EIS! • Jelaskan contoh untuk Command Centre! • Buatkan dan jelaskan skema Pengambilan Keputusan oleh Eksekutif! • Apa saja karakteristik EIS? • Apa maksud Drill-Down?
7
