Enterprise Resource Planning (ERP) I

Modul

Enterprise Resource Planning (ERP) I Oleh: Galih Kurniawan Sidik

Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) TAZKIA

0

Modul ERP I STEI Tazkia

Daftar Isi Daftar Isi ................................................................................................................................1 Daftar Table ...........................................................................................................................6 Daftar Gambar .......................................................................................................................7 Kata Pengantar.....................................................................................................................10 Bab I.....................................................................................................................................11 Definisi dan Sejarah ERP ....................................................................................................11 1.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................11 1.2 Pendahuluan ...............................................................................................................11 1.3 Definisi ERP...............................................................................................................12 1.3.1 Karakteristik ERP................................................................................................14 1.4 Sejarah ERP ...............................................................................................................14 1.5 Kesimpulan ................................................................................................................23 1.6 Pertanyaan Review.....................................................................................................24 1.7 Tugas ..........................................................................................................................24 Bab II ...................................................................................................................................25 Sistem Informasi dan ERP...................................................................................................25 2.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................25 2.2 Pendahuluan ...............................................................................................................25 2.3 System ........................................................................................................................26 2.3.1 Definisi System ...................................................................................................26 2.3.2 Karakteristik System ...........................................................................................27 2.4 Informasi ....................................................................................................................28 2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP................................................................29 2.5.1 Supply Chain Management (SCM) .....................................................................29 2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi ................................................................................30 2.5.3 Sistem Informasi Management............................................................................32 2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM) .....................................................35 2.6 Konsep Dasar ERP.....................................................................................................37 2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERP................................................................................40 2.8 Vendor dan Aplikasi ERP ..........................................................................................41 2.9 Kesimpulan ................................................................................................................43

1


2.10 Pertanyaan Review...................................................................................................45 BAB III ................................................................................................................................46 System Administrator ..........................................................................................................46 3.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................46 3.2 Definisi dan Kewenangan System Administrator.......................................................46 3.3 System Administrator vs. Database Administrator....................................................47 3.4 Security pada Aplikasi Oracle....................................................................................47 3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi Oracle ..........................................................48 3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi ......................................................................48 3.7 Mendefinisikan Responsibility ...................................................................................49 3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum).................................................50 3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum) ....................................51 3.10 Latihan (Praktikum) .................................................................................................53 Bab IV..................................................................................................................................55 Overview Oracle General Ledger ........................................................................................55 4.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................55 4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi Oracle............................................................. 55 4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General Ledger ............................................56 4.4 Overview Accounting Setup Manager........................................................................57 4.5 Konsep Mata Uang Asing ..........................................................................................57 4.6 Standard Reports dan Listing .....................................................................................58 4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG) .........................................................58 BAB V .................................................................................................................................60 Accounting Setup Manager ..................................................................................................60 5.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................60 5.2 Accounting Setup Manager........................................................................................60 5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum) ..........................................61 5.4 Latihan: ......................................................................................................................71 Bab VI..................................................................................................................................73 Ledger ..................................................................................................................................73 6.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................73 6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General Ledger ............................................73

2


6.3 Accounting Setup Step................................................................................................75 6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi Oracle .................................75 6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle ...............76 6.6 Keunggulan Struktur Akun yang Umum ...................................................................77 6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan Keuangan................................................77 6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum)........................................................79 6.9 Mendefinisikan Value Set ..........................................................................................81 6.10 Memilih Flexfield Qualifiers....................................................................................83 6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield) ........................85 6.12 Latihan (Praktikum) .................................................................................................86 Bab VII ................................................................................................................................91 Segment Values ...................................................................................................................91 7.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................91 7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum) ................................................91 7.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................93 Bab VIII ...............................................................................................................................96 Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations ...........................................96 8.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................96 8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account).........................96 8.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................99 8.4 Mendefinisikan Shorthand Aliases ..........................................................................100 8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun)....................................101 8.6 Latihan (Praktikum) .................................................................................................101 Bab IX................................................................................................................................103 Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)...................................................................... 103 9.1 Tujuan Pembelajaran................................................................................................103 9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)..................................103 9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode)..........................................................105 9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi)................................107 9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing Accounting Period)............................................................................................................................108 9.6 Latihan (Praktikum) .................................................................................................109

3


Bab X .................................................................................................................................111 Currency dan Set of Books ................................................................................................111 10.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................111 10.2 Mendefinisikan Currency.......................................................................................111 10.3 Mendefinisikan Conversion Rates Type.................................................................113 10.4 Mendefinisikan Daily Rates...................................................................................113 10.5 Mendefinisikan Set of Books..................................................................................115 Bab XI................................................................................................................................117 Basic Jurnal Entry..............................................................................................................117 11.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................117 11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi.........................................................................117 11.3 Komponen Jurnal ...................................................................................................119 11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada Batch ...........................................................120 11.5 Membuat Batch Jurnal ...........................................................................................120 11.6 Manual Journal Entry.............................................................................................121 11.7 Memposting Batch Jurnal ......................................................................................122 11.8 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................124 Bab XII ..............................................................................................................................127 Reverse Journal Entry........................................................................................................127 12.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................127 12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry)......................................127 12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis .............................................129 12.4 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................130 Bab XIII .............................................................................................................................133 Recurring Journal...............................................................................................................133 13.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................133 13.2 Definisi dan Jenis Recurring Jurnal .......................................................................133 13.4 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................135 Bab XIV.............................................................................................................................138 MassAllocation ..................................................................................................................138 14.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................138 14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation .....................................................................138

4


14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocation ..................................................................139 14.4 Ketentuan Formula Alokasi ...................................................................................144 14.5 Contoh MassAllocation..........................................................................................144 14.6 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................146 Daftar Pustaka....................................................................................................................149

5


Daftar Table Table 1.4.1 Perbedaan EOQ dan MRP Table 1.4.2 Perbedaan antar Tahapan Evolusi ERP Table 2.7.1 Kelebihan system ERP Table 2.7.2 Kekurangan System ERP Table 2.8.1 Jenis vendor ERP dan sample vendor

6


Daftar Gambar

Gambar 1.4.1 Bagan Alur MRP Gambar 1.4.2 Bagan Alur MRP II Gambar 1.4.3 Bagan Tahapan Evolusi ERP Gambar 2.3.1 Bagan system model Scott Gambar 2.3.2 Bagan system model Mc. Leod Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI Gambar 2.5.2 Struktur komponen SIM Gambar 2.6.1 Konsep Dasar ERP Gambar 2.8.1 Hasil Survey Vendor ERP tahun 2009 Gambar 3.5.1 Tampilan awal window login Gambar 3.8.1 Window Define Responsibility Gambar 3.9.1 Window Define User Gambar 4.2.1 Proses Oracle General Ledger Gambar 5.3.1 Window Modul General Ledger-Accounting Setup Gambar 5.3.2 Window Tampilan Awal Accounting Setup Gambar 5.3.3 Tampilan Awal Legal Entities Gambar 5.3.4 Tampilan Mendefinisikan Legal Entities Gambar 5.3.5 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-1 Gambar 5.3.6 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-2 Gambar 5.3.7 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-3

7


Gambar 5.3.8 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-4 Gambar 5.3.9 Mendefinisikan Accounting Options-1 Gambar 5.3.10 Mendefinisikan Accounting Options-2 Gambar 5.3.11 Mendefinisikan Accounting Options-3 Gambar 5.3.12 Mendefinisikan Accounting Options-4 Gambar 5.3.13 Mendefinisikan Reporting Currency-1 Gambar 5.3.14 Mendefinisikan Reporting Currency-2 Gambar 5.3.15 Konfirmasi Accounting Setup-1 Gambar 5.3.16 Konfirmasi Accounting Setup-2 Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges Gambar 9.2.1 Tampilan Accounting Calendar Gambar 9.3.1 Tampilan Period Types Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle 8


Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation

9


Kata Pengantar     Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis panajatkan ke Khadirat Illahi, atas rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Shalawat dan salam semoga terlimpah ke Rosul Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, dan para pengikutnya hingga akhir zaman. Amma ba’du. Modul ERP I ini penulis susun dengan menggunakan pendekatan praktis sehingga diharapkan para pembaca bisa lebih mudah dalam memahami konten modul ini. Modul ini terdiri dari dua yaitu teori ERP dan aplikasi Oracle (salah satu aplikasi ERP). Penulis secara sengaja menjadikan porsi pembahasan materi aplikasi Oracle jauh lebih banyak dari pada pembahasan teori ERP (sekitar 70:30) karena penulis berpendapat bahwa untuk teori, sumber rujukannya sudah sangat banyak dari buku yang beredar atau juga bisa surfing di internet mencari jurnal online baik yang berbayar maupun yang free. Sedangkan sumber rujukan untuk aplikasi Oracle masih sangat jarang, dan kalaupun ada perlu pendalaman lebih lanjut untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dan hampir semua dalam bahasa inggris. Penulis berharap semoga modul ini dapat berguna bagi semua pembacanya. Penulis sadar bahwa modul ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Terakhir penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik berupa moriil maupun spiritual sehingga modul ini dapat diselesaikan. Bogor, Agustus 2010

Penulis

10


Bab I Definisi dan Sejarah ERP

1.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Memahami definisi ERP 2. Memahami karakteristik ERP 3. Memahami tahapan evolusi ERP 4. Memahami definisi dan teori dasar setiap tahapan evolusi ERP 5. Memahami perbedaan diantara tahapan evolusi ERP

1.2 Pendahuluan Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan caracara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional. Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pada tahun 1950-an bisnis yang berkembang pesat pada saat itu adalah manufacturing. Pada saat itu terdapat teori yang terkenal untuk meningkatkan efisiensi perusahaan yaitu Economic Order Quantity (EOQ).

Teori ini dipakai untuk mencari 11


jumlah pemesanan persediaan dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan sehingga dicapai tingkat keseimbangan yang ekonomis. Semakin berkembangnya dunia bisnis, ternyata teori EOQ tersebut dianggap kurang memadai sehingga sekitar tahun 1965 muncul teori baru yaitu Materials Requirement Planning (MRP). Formula MRP ini didesain untuk memenuhi keperluan material yang tergantung terhadap keperluan material lain yang diperlukan untuk keperluan bahan mentah dan pendukung untuk proses manufaktur produk. Sekitar tahun 1975, formula MRP lebih disempurnakan sehingga muncul MRP II. MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain seperti perencanaan bisnis dan perencanaan produksi. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, sekitar tahun 1990-an, formula MRP II lebih disempurnakan dengan teknologi informasi yang ada sehingga muncul yang namanya Enterprise Resources Planning (ERP). Dengan digunakannya teknologi informasi yang mutakhir, ERP lebih mengintegrasikan semua komponen bisnis termasuk didalamnya system akuntansi dan keuangan sehingga tahap perencanaan akan lebih matang. Dengan ERP ini, focus bisnis tidak hanya ditujukan untuk manufacturing tetapi untuk hampir semua jenis bisnis yang ada.

1.3 Definisi ERP Sesuai dengan akronimnya, ERP berasal dari tiga suku kata yaitu Enterprise, Resources, dan Planning. Dalam bahasa Indonesia, Enterprise berarti organisasi atau perusahaan, Resources berarti sumber daya, dan Planning berarti perencanaan. Secara konseptual, Enterprise dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Kata Resource, secara singkat bisa diterjemahkan sebagai sumber daya. Dalam kaitannya dengan Enterprise, Resource ini dapat berupa asset perusahaan yang meliputi asset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Jadi sebenarnya kata Resource ini adalah semua hal yang bisa dikelola dan dimanfaatkan oleh Enterprise untuk mencapai tujuannya (keuntungan). Sedangkan kata Planning dapat

12


didefinisikan sebagai suatu konsep perencanaan atau strategi yang dipakai untuk mengoptimalkan Resource yang ada sehingga tujuan Enterprise bisa tercapai. Jika dilihat dari ketiga suku kata tersebut, memang terlihat agak rancu dan kurang menggambarkan makna sesungguhnya. Kata yang lebih menggambarkan tujuan dari ERP adalah Enterprise yaitu bagaimana caranya mengintegrasikan semua department dan fungsi-fungsi yang ada kedalam satu system yang terkomputerisasi dan dalam satu database sehingga akan lebih mudah menshare informasi dan mengkomunikasikannya dari satu department ke department yang lainnya sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa definisi ERP dari beberapa ahli yaitu: -

Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. (O’Leary, 2000)

-

ERP dapat didefinisikan sebagai pengintegrasian seluruh resources di dalam organisasi (enterprise) dari sudut pandang informasi. (Jacobs dan Whybark, 2000)

-

Enterprise Resource Planning(ERP) melingkupi teknik dan konsep yang diterapkan untuk mengintegrasikan manajamen proses bisnis sebagai sebuah kesatuan. Dilihat dari sudut pandang keberhasilan manajemen penggunaan sumber daya, ERP bertujuan untuk meningkatkan ketepatgunaan dari sebuah perusahaan. (Leon, 2005)

-

ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas organisasi tersebut. (DhewanTo dkk, 2007)

-

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. (Linawati, 2006)

-

Sistem ERP merupakan sistem informasi berorientasi akuntansi (Accountingoriented information system) untuk mengidentifikasi dan merencanakan sumbersumber daya lingkup perusahaan yang dibutuhkan guna memenuhi pesanan13


pesanan pelanggan (customer orders). Sistem ERP merupakan sistem manajemen manufaktur berorientasi pelanggan (customer oriented manufacturing management system) (APICS, 1998; Dykstra and Cornelison, 1998). -

ERP merupakan sistem informasi yang mendefinisikan dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang ada agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan. (Roby dkk, 2009)

1.3.1 Karakteristik ERP Menurut O’Leary (2000), ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu: 1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. 2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. 3. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. 4. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time). 5. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. 6. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. 7. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

1.4 Sejarah ERP Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan caracara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional. Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang

14


sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Sedangkan dari kedua kata terpenting itu, kata Planning merupakan kata yang paling penting karena merupakan tahapan yang menjadi sumber/paTokan bagi tahapan yang lainnya. Dalam pengembangan management, fungsi Planning ini mengalami perubahan yang sangat signifikan. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo, perubahan tersebut dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang pertama adalah fungsi perencanaan dalam kepentingan suatu entitas atau perusahaan, dan yang kedua integrasi fungsi perencanaan dalam berbagai bagian di perusahaan. 1. Perkembangan Kepentingan Perencanaan dalam Perusahaan. Perencanaan adalah subyek yang sukar dipahami. Perencanaan adalah akvititas kompleks yang tidak dapat secara mudah diatur dengan suatu prosedur kuantitatif tertentu. Esensi perencanaan ialah pengorganisasian, dengan disiplin tertentu, tugas-tugas utama yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memelihara efisiensi dalam lingkungan bisnis yang sedang berjalan dan memandu perusahaan untuk masa datang yang baru dan lebih baik. Sistem perencanaan harus berhadapan dengan dua dimensi yang berhubungan, yaitu menanggapi perubahan lingkungan eksternal dan secara kreatif memanfaatkan sumber daya internal untuk memperbaiki posisi kompetitif dari perusahaan. Cara untuk mengenal tantangan dan pengembangan perencanaan ialah dengan mengenal perkembangan evolusif selama tiga dekade terakhir dalam hubungan dengan kepentingan perusahaan, yaitu dari perencanaan biasa ke perencanaan strategis perusahaan. Ada lima tahapan dalam evolusi pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu : • Penganggaran dan pengawasan keuangan. • Perencanaan jangka panjang. • Perencanaan strategi bisnis. • Perencanaan strategi korporat. 15


• Manajemen strategi. Tahap 1 : Penganggaran dan Pengawasan Keuangan. Ini adalah bentuk pertama dari manifestasi sistem manajemen yang berkembang sekitar sebelum tahun 1950-an. Keduanya adalah alat manajemen yang dipandang ampuh waktu itu untuk perencanaan dan pengendalian perusahaan. Kinerja keuangan adalah jantung dari setiap perusahaan. Meskipun keuntungan bukan satu-satunya fakTor penentu keberhasilan perusahaan, tetapi merupakan suatu hal yang sangat penting dan tidak dapat diabaikan. Pendapatan keuangan dalam jangka pendek sering kali merupakan jebakan perusahaan. Oleh karena itu kedua hal tersebut mempunyai kemampuan terbatas dalam perencanaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk pertahanan hidup dan pengembangan untuk waktu yang akan datang. Tahap 2 : Perencanaan Jangka Panjang. Suatu perkembangan cukup besar terjadi pada waktu diperkenalkannya perencanaan jangka panjang pada tahun 1950-an. Sistem ini membutuhkan usaha lebih luas dalam perusahaan, yang meliputi penentuan obyektif, tujuan, program, dan anggaran untuk jangka waktu beberapa tahun. Waktu itu, sistem ini dikembangkan untuk antisipasi booming industri setelah selesainya Perang Dunia II, di mana perusahaan menganggap tidak cukup memadai kalau hanya mempunyai perencaaan jangka pendek saja. Meskipun sistem ini lebih baik daripada sistem pada tahap I, namun hanya cocok untuk pasar yang berkembang cepat, yang mudah diramalkan, dan secara relatif kurang kompetitif. Tahap 3 : Perencanaan Strategi Bisnis. Selama tahun 1960-an, beberapa perubahan penting terjadi dalam lingkungan bisnis di Amerika Serikat. Perkembangan cepat yang terjadi sebelumnya mulai melambat dan menyebabkan persaingan yang makin ketat antar perusahaan. Sebagai akibatnya ialah bahwa fokus perhatian perusahaan berpindah dari produksi ke marketing. Tadinya, semua yang diproduksi hanyalah yang proses produksinya mudah dan cepat laku terjual. Tetapi keadaan berubah, yaitu bahwa hanya dengan marketing yang jitu, penjualan dapat dilakukan dapat menguntungkan. Dengan demikian, perencanaan menjadi lebih sulit, sehingga timbullah konsep perencanaan strategi bisnis yang memperhitungkan hal-hal

16


seperti misi perusahaan, kinerja perusahaan, keadaan lingkungan luar. Atas dasar itu dikembangkan perencanaan perusahaan dengan program yang lebih konkrit, alokasi sumber daya perusahaan yang lebih tepat, dan anggaran yang diperlukan. Tahap 4 : Perencanaan Strategi Korporat. Tahun 1960-an juga ditandai dengan perubahan dalam lingkungan sosio-politik di Amerika Serikat dan di dunia. Tahun 1970-an, perubahan ini berlanjut terus secara lebih mendalam. Yang paling signifikan adalah dalam hal kesulitan energi dan pencemaran lingkungan. Perubahan besar juga terjadi di bidang teknologi khususnya teknologi elektronika. Jepang muncul sebagai pesaing utama industri Amerika Serikat dan pasaran dunia sudah merupakan suatu permulaan kecenderungan tersendiri. Perkembangan ini membawa perkembangan pula di bidang perencanaan strategis, dengan munculnya perencanaan strategi korporat, yang merupakan proses disiplin dan usaha organisasi yang disusun dengan baik, dan ditujukan untuk suatu perencanaan strategis yang lengkap dari perusahaan. Andrews (1980) memberikan definisi sebagai berikut. ‘Corporate strategy is the pattern of decisions in a company that determines and reveals its objectives, purposes, or goals, procedures the principle

policies and

plans for achieving those goals, and define the range of business the company is To pursue, the kind of economic and human organization it is or intends To be, and the nature of the economic and noneconomic contribution it intends To make To its shareholders, employees, customers, and communities.’ Tahap 5 : Manajemen Strategi. Manajemen strategi sebagai perkembangan terakhir dari perencanaan strategis, muncul sebagai tanggapan atas kritik, bahwa perencanaaan saja betapapun strategisnya, akan kurang mencukupi bagi perusahaan untuk mempertahankan hidupnya, menjalankan misinya, dan mencapai visinya, dalam lingkungan persaingan yang terus berubah. Untuk itu, perencanaan harus diintegrasikan dengan sistem administrasi penting seperti pengawasan manajemen, komunikasi dan informasi, motivasi, pengganjaran dan sebagainya. Oleh karena itu, dalam manajemen strategi, pengembangan nilai perusahaan, kemampuan manajemen, tanggungjawab organisasi, sistem administrasi dihubungkan

17


dengan strategi dan proses pengambilan keputusan, pada semua tingkat atau hirarki , dan di semua fungsi bisnis dalam perusahaan. 2. Perkembangan Integrasi Perencanaan dalam Perusahaan. Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya. Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya. Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials), Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum, persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun 1950-an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time invenTory control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru dikembangkan tahun 1980-an, sebagai pendukung MRP dan MRP II. Konsep EOQ ini berawal dari sebuah pemikiran yang sangat sederhana dan logis yaitu Makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, persediaan rata-rata akan semakin kecil dan ini berakibat bahwa nilai biaya penyediaan barang akan makin kecil. Tetapi di lain pihak, makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, maka biaya pemesanan akan semakin besar pula. EOQ adalah formula untuk mencari titik keseimbangan yang paling ekonomis atau paling optimal dari dua

hal yang saling

bertentangan tersebut. Sedikitnya terdapat tiga teori untuk menentukan formula EOQ yaitu: -

Teori Persediaan Rata-Rata, dan

-

Teori Biaya Minimum. Namun walaupun pada saat itu teori ini terkenal dan secara luas digunakan oleh

dunia bisnis terutama manufaktur, ternyata menurut Indradjit dan DjokopranoTo ada beberapa kelemahan jika EOQ ini digunakan yaitu:

18


-

Asumsi yang dipakai untuk data dianggap tetap, sehingga hasilnya menjadi kurang tepat.

-

Persediaan pengaman tidak diperhitungkan. Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang harus disediakan sebagai antisipasi habisnya persediaan karena sebab-sebab tertentu.

-

Semua barang harus dihitung EOQ nya satu per satu.

-

Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau.

-

Perubahan harga tidak diperhitungkan.

Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning) Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965. MRP adalah teknik perencanaan dan teknik penjadwalan yang digunakan oleh perusahaan manufaktur sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan komunikasi perihal aliran material atau barang ke dan melalui proses pembuatan barang jadi. Pada tahapan ini, computer baru ditemukan sehingga MRP ini sudah mulai menggunakan perangkat computer (dikomputerisasi). MRP digunakan untuk mengelola persediaan material, mengurangi kekurangan material, mengurangi biaya pembelian, dan memperbaiki ketepatan waktu penyerahan barang pada pelanggan. Pada waktu itu MRP dilihat hanya sebagai meToda perencanaan berbasis komputer. Pada waktu itu penggunaan MRP terbatas pada perencanaan dan penjadwalan, sistem informasi, keuangan, dan produksi. Manajemen belum menggunakannya untuk kegiatan atau bagian lain seperti bagian penjualan, teknik, dan perekayasaan. MRP hanya terutama dilihat sebagai meToda perencanaan berbasis komputer untuk membantu bagian material dan produksi untuk melaksanakan tugasnya. Sistem yang dirancang adalah sejumlah langkah atau proses yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan pelaksanaan suatu fungsi tertentu yang dalam hal ini menghasilkan keluaran yang dikehendaki. Selanjutnya, jumlah, jenis, mutu, frekuensi keluaran haruslah diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan atau

19


kemampuan perusahaan untuk menjual atau menyalurkan. Demikian pula, jumlah, jenis, mutu tersedianya masukan juga harus diatur sedemikian rupa sehingga menjamin pelaksanaan proses yang menghasilkan keluaran tersebut, sesuai pula dengan tersedianya sumber daya yang ada maupun penggunaan sumber daya tersebut secara efisien. Ini semua diatur dan dikerjakan oleh manusia dengan suatu kemampuan dan keterampilan tertentu maka diperlukan penanganan manajemen. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.4.1 dibawah ini:

Gambar 1.4.1 Berikut ini adalah perbedaan antara system MRP dan system sebelumnya (EOQ & perangkatnya): Table 1.4.1 System EOQ & Perangkatnya

System MRP

Dihitung berdasarkan independent Dihitung berdasarkan derived demand demand Reorder dilakukan untuk mengganti Reorder dilakukan berdasarkan pemakaian yang barang yang terpakai

lalu dan keperluan yang akan dating

Perencanaan berdasarkan pemakaian Perencanaan berdasarkan keperluan yang akan sebelumnya Pemesanan

dating dilakukan

untuk Pemesanan dilakukan berdasarkan keperluan nyata

pengisian kembali persediaan Meramalkan semua barang

Meramalkan barang dalam Master Production Schedule

Atas dasar reorder point

Atas dasar berkala

20


Just-in-Case

Just-in-Time

Berorientasi pada bagian atau suku Berorientasi pada produksi atau pemeliharaan cadang

Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning) Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis, perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975. MRP II adalah suatu pendekatan yang terstruktur, suatu jalan pemikiran proses, suatu cara formal untuk mengelola suatu perusahaan manufaktur. MRP II mulai dengan perencanaan tingkat manajemen puncak, dilanjutkan dengan perencanaan tingkat manajemen operasi dan selanjutnya dilengkapi dengan suatu pelaksanaan manajemen operasi. MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, produksi, dan perencanaan keuangan. Gambar 1.4.2

Sumber: M.G.Tincher & D.H.Sheldon Jr

21


Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning) Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990. Perbedaan antara MRP II dan ERP adalah pada core bisnisnya. MRP II cenderung hanya ditujukan untuk bisnis manufacturing. Sedangkan ERP tidak hanya manufacturing tapi hampir bisa mengakomodir semua core bisnis yang ada sehingga fungsi bisnis yang ada pun lebih banyak. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo fungsi bisnis yang ada pada sebuah system ERP berjumlah 75 atau lebih, dan semuanya terintegrasi dalam satu system ERP yang sama. Integrasi dari sekian banyak fungsi bisnis hanya dapat dilakukan dengan baik apabila menggunakan teknologi informasi yang termutakhir. Oleh karena itu, seperti disebutkan di depan, ERP sangat sarat dalam penggunakan teknologi, khususnya teknologi informasi. Kemampuan sistem untuk mengintegrasikan beberapa sampai banyak fungsi bisnis dimungkinkan oleh penggunaan dan pengembangan teknologi computer. Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management) Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000. Ada perbedaan pendapat diantara para ahli, ada yang berpendapat bahwa ERM ini sama atau masih disebut ERP, namun ada juga yang berpendapat bahwa ERM itu berbeda dengan ERP karena ERM itu cakupannya lebih luas. Menurut pandangan yang menyebutkan bahwa ERM itu berbeda dengan ERP adalah dilihat dari akronimnya bahwa ERP akronim dari Enterprise Resource Planning, dan ERM akronim dari Enterprise Resource Management. Dilihat dari kata ketiganya, ERP adalah Planning sedangkan ERM adalah Management. Planning merupakan bagian dari fungsi management sehingga fungsi Management lebih luas dari sekedar fungsi Planning. Oleh karena itu, systemnya pun secara logis akan berbeda. System ERM itu akan lebih luas dari ERP karena fungsi yang ada pun bukan hanya terdiri dari fungsi Planning saja melainkan mempunyai fungsi-fungsi management yang lainnya.

22


Selanjutnya, tahapan evolusi ERP bisa dilihat pada bagan dibawah ini: Gambar 1.4.3

Sedangkan perbedaan antara tahapan evolusi bisa dilihat pada table dibawah ini: Table 1.4.2

Sumber : Indradjit dan DjokopranoTo

1.5 Kesimpulan 1. ERP merupakan akronim dari Enterprise, Resources, dan Planning. 2. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan 23


memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. (O’Leary, 2000) 3. ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu: -

Server based

-

System yang terintegrasi

-

Database tunggal

-

Real time

-

Perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

-

Multi Currency, Multi Language dan Multi Baranch

-

Customizable tanpa merubah hardcode

4. Sejarah ERP merupakan evolusi dari beberapa tahapan berikut ini: -

EOQ dan perangkat lainnya (tahun 1950-an)

-

MRP (tahun 1965)

-

MRP II (tahun 1975)

-

ERP (tahun 1990)

-

ERM (tahun 2000)

1.6 Pertanyaan Review 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ERP? 2. Jelaskan karakteristik ERP? 3. Jelaskan tahapan evolusi ERP?

1.7 Tugas Buatlah makalah secara berkelompok dengan memilih pokok pembahasan mengenai masing-masing tentang tahapan evolusi ERP yaitu: 1. EOQ 2. MRP 3. MRP II 4. ERP dan ERM

24


Bab II Sistem Informasi dan ERP

2.1 Tujuan Pembelajaran 1. Memahami pengertian system informasi 2. Memahami pentingnya system informasi pada sebuah perusahaan 3. Memahami struktur system informasi pada sebuah perusahaan 4. Memahami teori SCM, SIA, SIM, dan CRM 5. Memahami konsep dasar ERP 6. Memahami kelebihan dan kekurangan system ERP 7. Mengetahui Vendor dan Aplikasi ERP

2.2 Pendahuluan System Informasi merupakan sekumpulan komponen atau sub system yang bergabung menjadi satu kesatuan dengan alur pertama adalah input berupa informasi untuk kemudian diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan. System informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting. Setidaknya system informasi dalam sebuah perusahaan akan terdiri dari Supplier, internal perusahaan dan Customer. Semua elemen ini harus dimanage sehingga tingkat efisiensi sebuah perusahaan dapat dicapai. Hubungan dengan supplier dapat dilakukan dengan teori SCM (Supply Chain Management), hubungan diantara internal perusahaan dengan SIA (Sistem Informasi Akuntansi) dan SIM (Sistem Informasi Manajemen), sedangkan hubungan dengan customer dilakukan dengan teori CRM (Customer Relationship Management). ERP sebagai sebuah system aplikasi berusaha mengintegrasikan semua elemen dan teori tersebut sehingga diharapkan system informasi pada sebuah perusahaan dapat berjalan dengan lancar sehingga tingkat efisiensi menjadi maksimal. Di lain pihak, proses

25


integrasi tersebut merupakan sesuatu yang sangat kompleks. Proses integrasi ini akan berhasil jika menggunakan teknologi informasi yang sangat mutakhir.

2.3 System 2.3.1 Definisi System System dapat didefinisikan berdasarkan dua sudut pandang yaitu: 1. Berdasarkan fisik Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan system sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk tujuan bersama. Scott (1996) mendefinisikan system sebagai sesuatu yang terdiri dari beberapa unsur yaitu input, processing, dan output yang kesemuanya saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Berikut adalah system model Scott: Gambar 2.3.1

Input

Process

Output

Umpan Balik

2. Berdasarkan fungsi Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr. mendefinisikan system sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan berkumpul bersama dalam melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Mc. Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

26


Sumber daya mengalir dari elemen input sampai ke elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan lancer dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Berikut adalah system model Mc. Leod: Gambar 2.3.2

Tujuan Mekanisme Kontrol Input

Proses Transformasi

Input

2.3.2 Karakteristik System Dari beberapa definisi system yang telah dipaparkan diatas, maka kita bisa mengambil beberapa point penting yang bisa dijadikan sebagai karakteristik sebuah system yaitu: a. Komponen atau subsystem. Setiap system baik besar ataupun kecil akan terdiri dari beberapa komponen atau subsystem yang bergabung menjadi sebuah kesatuan. b. Boundary (batas). Boundary adalah daerah yang menjadi pembatas antara satu system dengan system yang lainnya sehingga boundary bisa juga disebut sebagai scope (ruang lingkup system). c. Environment (lingkungan luar). Yang dimaksud environment ini adalah segala sesuatu yang berada diluar system. d. Interface (penghubung). Interface adalah penghubung diantara subsystem yang menjadi penyusun sebuah system sehingga semua subsystem tersebut bisa menjadi sebuah kesatuan. e. Input. Input adalah semua yang masuk ke system yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan output.

27


f. Output. Output adalah produk yang dihasilkan oleh sebuah system . g. Process. Process adalah bagian yang mengolah input untuk menghasilkan output yang diinginkan. h. Goal. Goal adalah tujuan atau sasaran yang dimiliki sebuah system.

2.4 Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi user baik berupa fakta atau sesuatu nilai yang bermanfaat. Jadi informasi itu berasal dari sebuah data yang telah melalui sebuah proses tertentu. Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relative tergantung pada nilai gunanya bagi user yang memerlukan. Sebagai contoh, sebuah informasi bagi level management tertentu bisa menjadi data bagi management pada level diatasnya ataupun sebaliknya. Hal ini dikarenakan sebuah informasi dapat menjadi sesuatu yang bermanfaat secara signifikan bagi suatu level tertentu, tapi bisa jadi tidak bermanfaat secara signifikan bagi level yang lainnya. Sebuah informasi dapat dikatakan berkualitas jika; 1. Akurat, maksudnya adalah sebuah informasi harus bebas dari error dan tidak bias sehingga maksudnya menjadi jelas. 2. Timelines (tepat waktu), maksudnya adalah sebuah informasi akan dikatakan berkualitas jika terdapat pada waktu yang tepat. 3. Relevan, maksudnya adalah sebuah informasi harus bermanfaat secara signifikan terhadap pemakainya (user). Sedangkan nilai sebuah informasi dapat dilihat dari dua hal yaitu manfaat dan biayanya. Sebuah informasi dikatakan bernilai jika manfaat yang dihasilkannya lebih efektif dibandingkan dengan biaya perolehannya. Biasanya pengukuran nilai informasi ini dihubungkan dengan analisis cost benefit.

28


2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP Menurut Robert A. Leitch, system informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu. Secara umum, system informasi dalam sebuah perusahaan setidaknya akan terdiri dari tiga komponen pembentuk yaitu: 1. Supplier 2. Internal Perusahaan, dan 3. Customer Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa system ERP adalah sebuah system yang mengintegrasikan semua lini dalam perusahaan sehingga bisa meningkatkan tingkat efisiensi. Untuk memanage hubungan kepada Supplier diperlukan Supply Chain Management (SCM), untuk memanage internal perusahaan diperlukan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Management (SIM), sedangkan untuk memanage customer diperlukan Customer Relationship Management (CRM). Sebuah system ERP yang baik haruslah mempunyai ketiganya.

2.5.1 Supply Chain Management (SCM) Menurut Mentzer (2000) SCM adalah Systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a particular company and across businesses within supply chain, for the purposes of improving the long-term performance of the individual companies and the supply chain as whole. Sedangkan menurut Habibi (2007), supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan supplier dengan tujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.

29


Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain: - Manajemen Stok bahan baku - Manajemen Utang dan Aging Utang - Manajemen Reorder Point - Penilaian Persediaan (dengan metode real time average) Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang akan memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI

Sumber: Habibi (2007) 2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk

30


melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihakpihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk Security), dan penghasil informasi. 1. Pengumpulan Data Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu. 2. Pemrosesan Data Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. b. Menyalin data ke dokumen atau media lain. c. Mengurutkan, atau menysusun data menurut karaktersitiknya. d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis. e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. f. Melakukan penghitungan. g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif. h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada. 3. Manajemen Data Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan

31


disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen. 4. Pengendalian Data Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 5. Penghasil Informasi Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

2.5.3 Sistem Informasi Management Beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi management, antara lain : 1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) 2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan Periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi

32


digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) 3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian (SToner, 1996) Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari-hari. Menurut Habibi (2007), sebuah system informasi manajemen setidaknya harus memiliki komponen-komponen pembentuk dibawah ini yaitu: Gambar 2.5.2

Sumber: Habibi (2007) a. Asset Management Asset Management mempunyai fungsi utama untuk mencatat, mengendalikan, dan mengamankan seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam laporan keuangan kedalam pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah -

Manajemen kas dan setara kas.

-

Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak tertagih, serta aging pencairan piutang.

33


-

Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan pembelian, costing persediaan dengan metode rata-rata realtime atau FIFO.

-

Manajemen

biaya

dibayar

dimuka

(prepaids)

termasuk

amortisasinya. -

Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan aktiva tetap, impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva tetap

-

Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance perusahaan secara keseluruhan.

b. Liabilities Management Liabilities Management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan sedapat mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu yang telah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam komponen ini adalah -

Manajemen kewajiban lancar.

-

Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya adalah membuat schedule perencanaan pembayaran kewajiban jangka panjang perusahaan.

c. Equity Management Equity management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan memberikan penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif, serta menghitung rasio Earning Per Share (EPS). d. Production and Related System Production Management system merupakan sub sistem manajemen yang sangat kompleks. Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam tiga sub kelompok: 1. Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :

34


-

Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat waktu, tepat guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.

-

Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat. Kesalahan produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin, kesalahan operator, kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada faktor lain.

-

Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun fasilitas pabrik lain.

-

Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.

2. Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan harga pokok produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan (costing) yang sesuai dengan kebutuhan manajemen. 3. Sub kelompok akuntansi keuangan. Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi yang relevan kepada sistem informasi akuntansi perusahaan. e. Costing and Expense System Sub sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM) Ada beberapa ahli yang memberikan definisi mengenai CRM yaitu: 1. Definisi menurut Kalakota dan Robinson (2001), CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi. Ada tiga tahapan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu : a. Mendapatkan pelanggan baru (acquire). Pelanggan baru didapatkan dengan memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan pelayanan yang menarik.

35


b. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance). Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service). Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk memperoleh pelanggan (reduce cost). c. Mempertahankan pelanggan (retain). Tahap

ini merupakan usaha

mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan berusaha memenuhi keinginan pelanggan. 2. Definisi menurut Laudon dan Traver (2002), CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut. 3. Definisi menurut Kotler (2003), CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu: 1. CRM Operasional CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan. Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya (Greenberg, 2002): 1.

Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search 36


2.

Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis

3.

Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

4.

Menyediakan pemesanan on line

5.

Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional. Menurut Kurniawan (2009), munculnya CRM sebagai alternatif solusi dalam mengelola Hubungan Pelanggan umumnya dipicu oleh beberapa konsekuensi dari perkembangan lingkungan strategis perusahaan yaitu : 

Pergeseran paradigma baru dari transactional marketing ke relationship marketing



Adanya transisi perkembangan struktur organisasi perusahaan dari yang semula berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses



Adanya pemahaman bahwasanya pendekatan secara proaktif lebih baik relatif dibandingkan secara reaktif.



Pemanfaatan Kapabilitas informasi teknologi dalam memaksimalkan nilai Pelanggan



Diyakininya pendapat bahwa Pelanggan bukan hanya merupakan mitra perusahaan namun merupakan asset bisnis perusahaan.

2.6 Konsep Dasar ERP Seperti yang telah dijelaskan terlebih dahulu bahwa system informasi dalam sebuah perusahaan setidaknya akan terdiri dari tiga komponen pembentuk yaitu: 1. Supplier

37


2. Internal Perusahaan, dan 3. Customer Sebuah system ERP didesign untuk memaksimalkan tingkat efisiensi sebuah perusahaan dengan cara memadukan ketiga komponen pembentuk system informasi tersebut. Berikut adalah gambaran sederhana tentang konsep dasar ERP: Gambar 2.6.1

Sumber: Linawati (2006) Dari Gambar tersebut di atas secara jelas dapat dilihat bahwa sistem ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu database pusat. Jadi tidak ada lagi database yang dikembangkan oleh masing-masing bagian atau fungsi. Juga tidak ada lagi berbagai sistem atau perangkat lunak yang dikembangkan oleh masing-masing bagian dan fungsi. Sistem tersebut dikembangkan sehingga tidak hanya dapat menghubungkan dan mengkaitkan semua bagian, tetapi juga memuaskan semua bagian tersebut. Jadi hanya ada satu sistem yang terintegrasi, hanya ada satu database, dan hanya ada satu perangkat lunak. Dalam sistem lama, misalnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara tipikal ialah bahwa setelah pelanggan melakukan pesanan, yang umumnya masih menggunakan formulir kertas, berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan

38


dalam komputer bagian satu, dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya. Proses ini sering menimbulkan kelambatan bahkan kehilangan pelacakan. Kehilangan pelacakan dapat diperparah dengan kekacauan data, karena ada berbagai database yang dikembangkan, yang masing-masing mungkin tidak sama. Sementara itu tidak ada seorangpun dalam perusahaan bersangkutan betul-betul mengetahui status terakhir dari pesanan tersebut, karena sangat sulit bagi orang di bagian keuangan misalnya mengakses data dari bagian pergudangan dan sebaliknya. Sistem ERP menghilangkan kelambatan dan ketidak-tahuan semua ini. Sistem komputer yang berdiri sendiri di masing-masing bagian seperti keuangan, produksi, dan pergudangan diganti dengan sistem komputer satu dengan perangkat lunak yang terpadu dan berdasarkan database yang satu. Perangkat lunak ini mungkin dibagi menjadi beberapa modul, namun tetap terpadu satu sama lain. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan. 1. Integrasi Informasi Keuangan. Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama. 2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan. Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman. 3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur. ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan

39


sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. 4. Mengurangi Persediaan. Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik. 5. Standarisasi Informasi Karyawan. Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERP System ERP adalah sebuah system yang didesign menggunakan teknologi informasi yang paling mutakhir sehingga aplikasi yang terbentuk bisa mengintegrasikan semua fungsi yang ada pada sebuah perusahaan. Hal ini menjadi kelebihan sekaligus kekurangan system ERP. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan system ERP (Linawati, 2006), yaitu: Table 2.7.1 Kelebihan System ERP Kelebihan Akses

Informasi

dapat dipercaya Menghindari

Bagaimana yang DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report yang ditingkatkan.

redundansi Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

dari pemasukan data dan yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang operasi

berulang

40


Mengurangi jeda waktu Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan penampilan informasi dan sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari laporan

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya

Penghematan waktu, peningkatan control dan decision support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar

Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas

Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce

&

E- Web based, internet connection

Business

Table 2.7.2 Kekurangan System ERP Kekurangan

Bagaimana

High Cost (Mahal)

Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan

dollar.

Biaya

Business

Process

Reengineering akan sangat tinggi. Ketergantungan

terhadap

satu

tertentu

vendor Memerlukan jangka panjang support dari vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas

System ERP biasanya mempunyai fitur yang sangat banyak dan sangat komleks untuk digunakan oleh end user.

2.8 Vendor dan Aplikasi ERP System ERP adalah system yang sangat kompleks dan tentunya kekompleks-an ini menjadikan system ERP ini menjadi system yang high cost. Hal ini menjadikan perusahaan vendor yang mengembangkan system ERP berlomba-lomba membuat system yang aplikable dengan teknologi yang mutakhir sehingga otomatis bisa mengambil pangsa pasar ERP dan meraup laba.

41


Menurut Panorama Consulting (sebuah perusahaan konsultan dalam implementasi software ERP di USA), vendor ERP itu dibagi menjadi tiga grup yaitu Tier I, Tier II, dan Tier III. Berikut adalah daftar contoh vendor pada masing-masing group. Table 2.8.1 Sample Vendors Tier I

Tier II

Tier IIII ABAS Activant Solutions

SAP Oracle Oracle eBusiness Suite Oracle JD Edwards Oracle Peoplesoft Misrosoft Dynamics

Epicor

Inc.

Sage

Bowen and Groves

Infor

Compiere

IFS

Exact

QAD

NetSuite

Lawson

Visibility

CDC

CGS

Software

Hansa World Consona Syspro

Software Tier III biasanya digunakan untuk perusahaan yang skoping bisnisnya kecil dan biasanya usernya berjumlah kurang dari 30 user. Software Tier II digunakan untuk perusahaan menengah yang sedang berkembang dan biasanya usernya kurang dari 100 user. Sedangkan software Tier III digunakan oleh perusahaan yang berskala besar.

42


Berikut adalah hasil survey tentang market share vendor ERP: Gambar 2.8.1

Sumber: Panorama Consulting (2009) Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Panorama Consulting pada tahun 2009, menunjukkan bahwa market share vendor ERP dipegang oleh vendor dari Tier I. berikut adalah hasil surveynya.

2.9 Kesimpulan a. System Informasi merupakan suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu. b. Komponen pembentuk system informasi pada sebuah perusahaan yaitu Supplier (dimanage dengan teori SCM), Internal perusahaan (dimanage dengan SIA dan SIM), dan Customer (dimanage dengan CRM). c. System ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu aplikasi dan satu database pusat. d. Kelebihan system ERP adalah sebagai berikut:

43


Kelebihan Akses

Informasi

Bagaimana yang DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report yang ditingkatkan.

dapat dipercaya Menghindari

redundansi Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

dari pemasukan data dan yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang operasi

berulang

Mengurangi jeda waktu Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan penampilan informasi dan sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari laporan

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya

Penghematan waktu, peningkatan control dan decision support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar

Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas

Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce

&

E- Web based, internet connection

Business e. Kekurangan system ERP adalah sebagai berikut: Kekurangan

Bagaimana

High Cost (Mahal)

Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan

dollar.

Biaya

Business

Process

Reengineering akan sangat tinggi. Ketergantungan

terhadap

satu

vendor Memerlukan jangka panjang support dari

tertentu

vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas

System ERP biasanya mempunyai fitur yang sangat banyak dan sangat komleks untuk digunakan oleh end user.

f. Vendor ERP dibagi menjadi 3 golongan yaitu Tier I (untuk Perusahaan skala besar), Tier II (untuk Perusahaan skala menengah), dan Tier III (untuk perusahaan skala kecil).

44


2.10 Pertanyaan Review 1. Jelaskan pengetian dari beberapa kata dibawah ini: a. System b. Informasi c. Data d. System Informasi e. System Informasi Akuntansi f. System Informasi Manajemen g. SCM h. CRM 2. Jelaskan system informasi pada sebuah perusahaan. Bagaimana ERP bisa mengintegrasikan system informasi dalam sebuah perusahaan? 3. Jelaskan konsep dasar ERP (Design Arsitektur)? 4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan ERP?

45


BAB III System Administrator 3.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Memahami definisi dan tanggung jawab system administrator 2. Memahami perbedaan antara system administrator dan database administrator 3. Mengetahui gambaran umum mengenai tingkat Security yang ada pada aplikasi Oracle 4. Bisa mendefinisikan user account 5. Bisa mendefinisikan responsibility

3.2 Definisi dan Kewenangan System Administrator Menurut user guide oracle, definisi System Administrator adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengontrol akses terhadap aplikasi Oracle dan memastikan pengoperasian aplikasinya sehingga bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini merupakan tugas dari system administrator: -

Managing and Controlling Security. System administrator harus menentukan siapa user yang mempunyai kewenangan terhadap sebuah aplikasi, bagian aplikasi tertentu, form-form tertentu, fungsi-fungsi tertentu, dan laporan-laporan tertentu.

-

Setting up New Users. System administrator bisa me-Register user account aplikasi Oracle dan memberikan kewenangan (Responsibility) yang bisa diakses oleh user tersebut.

-

Auditing User Activity. System administrator bisa memonitor apa dan kapan aktivitas yang dilakukan oleh seorang user, juga bisa memilih siapa saja yang bisa melakukan audit dan tipe data yang bisa diauditnya.

-

Setting User Profiles. Sebuah user profile adalah sebuah setingan option yang dapat diubah yang bisa mempengaruhi cara kerja dan tampilan aplikasi Oracle. System administrator menseting nilai dari user profile yaitu pada site, application, responsibility, dan level user.

46


-

Managing Concurrent Processing. Concurrent processing adalah sebuah fasilitas yang disediakan oleh aplikasi Oracle yang memungkinkan tugas long-running of data-intensive berjalan secara simultan dan dilakukan secara online. Hal ini sangat berguna pada saat proses multitasking sehingga bisa dikerjakan secara parallel. Seorang system administrator dapat memonitor dan mengontrol concurrent processing hanya dengan menggunakan beberapa form sederhana.

3.3 System Administrator vs. Database Administrator Anda bisa melihat bahwa aplikasi Oracle itu mempunyai dua sisi berbeda yaitu: 1. Front end, sisi ini merupakan sisi dimana user dapat melihat tampilan aplikasi yang sudah jadi; 2. Back end, sisi ini merupakan sisi yang terdiri dari coding sehingga bisa melakukan manipulasi data. Biasanya, antara user applications dan struktur database itu dipisahkan menjadi dua fungsi pekerjaan yang berbeda yaitu: system administrator dan database administrator. Seorang system administrator mengadministrasikan sisi aplikasi dan user interface dari sebuah aplikasi Oracle. Sedangkan seorang database administrator (DBA) mengadministrasikan data yang dimasukan, diupdate, dan didelete oleh user ketika menjalankan aplikasi Oracle.

3.4 Security pada Aplikasi Oracle Element kunci dalam Security aplikasi oracle adalah pendefinisian atas sebuah responsibility. Sebuah responsibility harus mendefinisikan: -

Application database privileges (Kewenangan aplikasi database)

-

Fungsi aplikasi yang dapat diakses

-

Concurrent programs dan reports yang tersedia Sebagai seorang system administrator, kita bisa mendefinisikan user account

aplikasi Oracle, dan sekaligus memberikan satu atau lebih responsibility bagi setiap user.

47


3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi Oracle Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seorang system administrator dapat menambahkan user baru dengan cara mendefinisikan application user. Sebuah application user mempunyai user Name dan password. Pada saat awal mendefinisikan user account, maka password yang dimasukkan hanyalah initial password atau password sementara karena pada saat login pertama, user harus memasukkan password baru (rahasia dan harus beda dengan password sementara). Setelah login ke aplikasi oracle, maka user hanya akan melihat responsibility sesuai dengan yang telah ditambahkan pada saat mendefinisikan user. Bisa dilihat pada tampilan window saat pertama kali login seperti gambar 3.5.1 berikut: Gambar 3.5.1

Pada saat muncul window seperti diatas, kita diminta untuk mengisi pada field Current Password dengan initial password yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian isikan pada field New Password dengan password baru yang diinginkan, dan password baru ini harus berbeda dengan initial password. Setelah itu, pada field Re-enter New Password isikan kembali password baru yang telah diisikan pada field New Password dan pastikan isinya harus sama.

3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi Responsibility merupakan tingkat kewenangan yang ada dalam aplikasi Oracle sehingga memungkinkan user untuk hanya mengakses fungsi aplikasi dan data tertentu

48


sesuai dengan fungsi jabatannya pada sebuah perusahaan. Setiap responsibility memungkinkan user untuk mengakses: -

Aplikasi khusus seperti Oracle General Ledger atau Oracle Receivable.

-

Sebuah Set of Books seperti operations, sales, atau berupa cabang perusahaan.

-

Sebuah list responsibility yang tampil pada windows. User dibatasi hanya bisa mengakses terhadap list tersebut.

-

Sebuah list fungsi yang bisa diakses user. Sebagai contoh, dua responsibility mungkin mempunyai hak akses yang sama, tapi mungkin juga ada satu responsibility yang mempunyai tambahan Tombol fungsi yang tidak dimiliki oleh responsibility yang lain.

-

Reports yang bisa diakses pada aplikasi tertentu. Setiap user minimal harus mempunyai satu atau lebih responsibility dan beberapa

user bisa saling berbagi menggunakan responsibility yang sama. Seorang system administrator dapat mengalokasikan responsibility standar yang disediakan aplikasi Oracle atau bisa juga meng-create custom responsibility sesuai dengan keinginan.

3.7 Mendefinisikan Responsibility Pada saat mendefinisikan sebuah responsibility ada beberapa field yang harus diisi seperti yang dijelaskan dibawah ini: -

Data Group (Required; Mandatory field). Sebuah data group mendefinisikan pemetaan antara produk aplikasi oracle dan oracle ID. Data group tersebut akan menentukan akun database oracle yang digunakan sebagai koneksi bagi form responsibility, concurrent program, dan reports.

-

Request Security Group (Optional). Sebuah request Security group akan mendefinisikan concurrent program.

-

Menu (Required; Mandatory field).

-

Function and Menu Exclusion (Optional). Sebuah responsibility mungkin mempunyai fungsi dan menu tambahan.

49


3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum) Untuk memulai mendefinisikan custom responsibility, maka kita sebagai user (system administrator) bisa mengakses modul/responsibility system administrator > Security > responsibility > Define, sehingga tampil window seperti gambar 3.8.1 dibawah ini: Gambar 3.8.1

Isi field-field tersebut seperti dijelaskan dibawah ini: -

Responsibility Name  diisi dengan nama unik dari responsibility yang kita definisikan, nantinya nama ini yang akan muncul pada list responsibility.

-

Application  diisi dengan aplikasi yang akan digunakan pada responsibility yang kita definisikan.

-

Responsibility Key  diisi dengan nama unik dari responsibility yang nantinya akan digunakan oleh concurrent program. Isi dari Responsibility key ini bisa disamakan dengan isi responsibility Name, atau juga bisa dibedakan.

50


-

Effective Dates  field ‘From’ diisi dengan tanggal mulai efektifnya dan field ‘To’ diisi dengan tanggal kadaluarsa dari responsibility yang kita definisikan.

-

Data Group  data group ini menghubungkan antara aplikasi yang dipakai dan userName oracle. Field ‘Name’ diisi dengan nama data group yang sudah tersedia di database disesuaikan dengan responsibility yang kita definisikan. Filed ‘Application’ diisi dengan aplikasi yang dipakai disesuaikan dengan responsibility yang sedang kita definisikan.

-

Menu  diisi dengan menu yang akan dipakai pada responsibility yang kita definisikan.

-

Request Group  diisi dengan concurrent program yang akan dipakai. Jika field ini tidak diisi, maka responsibility ini tidak bisa menggunakan concurrent program. Field-field yang berwarna orange menunjukkan bahwa field tersebut adalah

mandatory field (field yang wajib diisi), sedangkan field yang berwarna putih merupakan field optional. Setelah field-field tersebut selesai diisi, klik save

.

3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum) Untuk mendefinisikan atau men-create useraccount, system administrator masuk ke Security > User > Define sehingga tampil windows seperti gambar 3.9.1 dibawah ini:

51


Gambar 3.9.1

Isi field-field tersebut seperti yang dijelaskan dibawah ini: -

User Name  diisi dengan user Name yang diinginkan, jenis karakter yang digunakan adalah alphanumeric. User Name ini nantinya akan digunakan pada saat login ke aplikasi oracle.

-

Password  diisi dengan initial password seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Password yang dimasukkan harus alphanumeric yaitu A-Z atau 0-9 dengan panjang karakter minimal lima karakter dan maksimal seratus karakter. Window tidak akan menampilkan password yang dimasukkan. Setelah password dimasukkan maka system akan meminta memasukkan ulang password yang tadi sebagai konfirmasi untuk memastikan tidak ada typing error.

-

Description  diisi dengan keterangan tambahan atas user account yang sedang dibuat.

-

Status  field status ini akan terisi secara otomatis setelah semua field terisi dan disimpan ke system.

52


-

Person, Customer, Supplier  field-field ini hanya diisi salah satu sebagai informasi tambahan mengenai user account. Person diisi dengan nama karyawan, customer diisi dengan nama pelanggan, dan supplier diisi dengan nama pemasok.

-

Email, Fax  diisi dengan alamat email dan nomor fax.

-

Effective dates  diisi dengan tanggal efektif user account. ‘From’ diisi dengan tanggal mulai efektif, sedangkan ‘To’ diisi dengan tanggal kadaluarsa.

-

Password Expiration  diisi jika password untuk user account yang sedang dibuat mempunyai batas kadaluarsa. ‘Days’ dipilih jika batas kadaluarsanya berdasarkan jumlah hari, ‘Accesses’ dipilih jika batas kadaluarsa berdasarkan jumlah akses terhadap aplikasi, sedangkan defaultnya adalah ‘None’ yang berarti passwordnya tidak mempunyai batas kadaluarsa.

-

Responsibility  diisi dengan responsibility yang akan diberikan kepada user tersebut.

3.10 Latihan (Praktikum) Sebelum mengerjakan, perhatikan asumsi berikut ini: -

Ganti XX dengan inisial masing-masing dan usahakan tidak sama.

-

Untuk mengerjakannya, Anda harus bisa mengakses aplikasi Oracle, dengan responsibility System Administrator.

1. Buat Custom Responsibility untuk General Ledger dengan ketentuan sebagai berikut: a. Responsibility Name = XX_General Ledger b. Application = General Ledger c. Responsibility Key = XX_GL d. Description = Custom General Ledger XX e. Data Group = Standard (Name); General Ledger (Application) f. Menu = General Ledger Super User g. Request Group = General Ledger Concurrent Program Group

53


2. Buat User Account aplikasi oracle dengan ketentuan sebagai berikut: a. UserName = NIM masing-masing b. Password = tazkia123 c. Description = nama user d. Password Expiration = None e. Effective Dates = From diisi dengan tanggal latihan f. Responsibility = system administrator dan XX_General Ledger

54


Bab IV Overview Oracle General Ledger

4.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Memahami gambaran umum tentang modul Oracle General Ledger 2. Memahami alur proses general ledger pada aplikasi Oracle 3. Mengetahui gambaran umum mengenai Accounting Setup Manager 4. Memahami konsep Multi Currency pada Oracle General Ledger 5. Mengetahui Report dan Report GeneraTor pada aplikasi Oracle General Ledger

4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi Oracle General ledger pada aplikasi Oracle merupakan pusat dari sistem informasi akuntansi. Tujuan utama sistem general ledger adalah untuk merecord semua aktivitas finansial perusahaan untuk kemudian bisa menghasilkan laporan keuangan sehingga bisa membantu semua pihak yang berkepentingan dalam mengambil keputusan. Untuk lebih jelasnya, bisa dilihat pada gambar 4.2.1 dibawah ini:

55


Gambar 4.2.1

Sumber: Oracle General Ledger Fundamental-Student Guide Oracle general ledger merupakan sebuah solusi manajemen keuangan yang sangat komprehensiv sehingga memungkinkan kita untuk: a. Merecord dan mereview informasi akuntansi b. Import data dari subsidiary ledger, atau input jurnal untuk merecord transaksi aktual dan budget secara langsung ke general ledger c. Mereview saldo akun secara online atau melaui laporan-laporan yang dihasilkan d. Menganalisa, mengoreksi, dan melakukan penyesuaian terhadap informasi akuntansi e. Melakukan konsolidasi dari beberapa ledger f. Terintegrasi dengan aplikasi oracle planning & budget, Oracle Discoverer, atau dengan aplikasi web deskTop integraTor sehingga memudahkan dalam proses budgeting dan peramalan proses.

4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General Ledger Aplikasi Oracle General Ledger dapat terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi oracle yang lain yaitu: 56


a. Financial. Yang termasuk didalamnya yaitu Modul Payables, Modul Receivables, Modul Assets, Modul Purchasing, Modul Projects, Modul Treasury, Modul Property Manager, dan Modul Lease Management. b. Human Resources Management System (HRMS). Yang termasuk didalamnya yaitu Modul Human Resources dan Modul Payroll. c. Manufacturing. Yang termasuk didalamnya yaitu Modul InvenTory, Modul Work in Process, dan Modul Labor Distribution. d. Public Sector. Yang temasuk disalamnya yaitu Modul Grants Accounting, Modul Public Sector Budgeting, Modul Public Sector Financials, dan Modul Federal Financials.

4.4 Overview Accounting Setup Manager Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan pada saat kita akan mendefinisikan Accounting setup manager yaitu: a. Legal Entities b. Operating Units c. Primary ledger dan Secondary Ledger (jika ada) d. Reporting Currencies e. Subledger Accounting f. Intercompany dan Intracompany Balancing g. Sequencing (Accounting dan Reporting Sequencing)

4.5 Konsep Mata Uang Asing Ada tiga konsep penting yang harus dipahami pada saat kita berhubungan dengan mata uang asing (foreign currency) pada oracle general ledger yaitu: a. Conversion yaitu transaksi foreign currency dimana nilai kurs mata uang akan dikonversi secara langsung ke mata uang lokal pada saat entry ledger. b. Revaluation yaitu proses penyesuaian terhadap akun asset atau liability pada ahir Periode dengan menyesuaikan nilai akunnya terhadap kurs saat itu sehingga

57


memungkinkan terjadinya overstated atau understated yang material terhadap nilai pencatatan akun tersebut. c. Translation yaitu sebuah proses restating untuk ledger atau balance perusahaan dari mata uang lokal ke mata uang asing. Sedangkan pada tataran report, kita bisa menset tingkat multiple currency yaitu: a. Balance Level yaitu jika kita melakukan proses translation maka hasilnya akan disimpan di balance level currency. b. Journal Level yaitu jika kita memposting jurnal maka akan langsung disimpan di journal level currency. c. Subledger Level yaitu report multiple currency yang rinci yang sudah disimpan dari mulai tingkat Subledger. Jadi sebelum jurnal diposting, maka reporting currency sudah menyimpan data.

4.6 Standard Reports dan Listing Oracle General Ledger menyediakan lebih dari 70 standard reports dan listing (ex. List akun, etc) baik yang berupa financial reports maupun nonfinancial reports. Dengan standard reports dan listing yang telah disediakan ini, kita bisa mengakses informasi analisis akun, informasi budget, list chart of account, dan data-data lain yang dibutuhkan tanpa harus melakukan kustomisasi. Fungsionality yang dimiliki oleh standard reports aplikasi oracle general ledger yaitu: a. Bisa diakses secara online b. Bisa menggunakan fasilitas reports set sehingga bisa menghemat waktu c. Bisa dijadwalkan sehingga beberapa reports bisa keluar sesuai dengan interval jadwal yang telah ditentukan.

4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG) FSG adalah Tools yang sangat powerful dan flexible yang bisa digunakan untuk membangun custom reports yang diinginkan tanpa harus melakukan programming 58


(coding). Kita bisa mendefinisikan custom financial reports seperti laporan rugi laba dan neraca secara online dengan menentukan isi reports (konten), kolom, dan barisnya. Kita juga bisa menentukan akun yang terkait, header, keterangan, format, dan metode kalkulasinya. Untuk mempermudah, kita juga bisa meng-copy dari satu reports yang dianggap mirip atau mendekati dari reports yang kita inginkan dan merubahnya sedikit sehingga menjadi reports yang diinginkan.

59


BAB V Accounting Setup Manager

5.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Memahami esensi Accounting Setup Manager 2. Memahami keyword Accounting Setup Manager 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan Accounting Setup Manager

5.2 Accounting Setup Manager Accounting setup mendefinisikan framework akuntansi untuk satu atau lebih entitas legal (Legal entity) atau untuk sebuah kebutuhan bisnis tertentu (jika tidak menggunakan legal entity). Pada saat mendefinisikan Accounting setup, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan yaitu: a. Legal Environment b. Jumlah legal entity yang dipakai pada primary ledger yang sama c. Kebutuhan bisnis d. Kebutuhan proses transaksi Jika menggunakan legal entity maka sudah menjadi ketentuan umum bahwa kita harus menentukan setingan Accounting setup berbeda diantara legal entity yang digunakan untuk menentukan primary ledger yang digunakan. Dengan kata lain, jika kita menginginkan legal entity yang menggunakan atribut yang berbeda dengan yang lainnya, maka legal entitynya harus menggunakan primary ledger yang berbeda. Berikut adalah setingan berbeda yang dibutuhkan pada Accounting setup: -

Chart of accounts: sebuah legal entity menggunakan enam Segment chart of account, sedangkan legal entity yang lainnya hanya menggunakan empat Segment.

60


-

Accounting Calendar: sebuah legal entity menggunakan kalender mingguan (weekly calendar) dan yang lainnya menggunakan monthly calendar (kalender bulanan)

-

Primary Currency: seperti lazimnya, jika sebuah perusahaan berbeda negara, maka mata uang lokalnya pun berbeda, sesuai dengan tempat dimana perusahaan tersebut beroperasi.

-

Subledger Accounting Method: legal entity yang beroperasi pada negara yang berbeda atau pada jenis industri yang berbeda, maka biasanya standar akuntansi yang digunakan juga berbeda.

-

Ledger Processing Options: legal entity yang beroperasi pada industri yang berbeda tentunya menggunakan ledger processing option yang berbeda.

5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum) Saat kita mendefinisikan Accounting Setup, ada 3 tahapan yang harus kita kerjakan yaitu: a. Assign Legal Entities; b. Define Accounting Representations; dan c. Save Accounting Structure. Untuk mendefinisikan Accounting setup manager, kita harus menggunakan modul General Ledger, masuk ke menu Setup > Financial > Accounting Setup Manager > Accounting Setups seperti yang terlihat pada gambar 5.3.1 dibawah ini:

61


Gambar 5.3.1

Doubleclick Accounting Setups atau arahkan kursor ke Accounting Setups kemudian klik Open sehingga muncul windows seperti gambar 5.3.2 dibawah ini: Gambar 5.3.2

Sebelum kita memulai menset Accounting Setups, lebih baik sebelumnya kita definisikan legal entity dari tab Legal Entities.

62


Gambar 5.3.3 Tampilan Awal Legal Entities

Klick pada Tombol Create Legal entity untuk memulai mendefinisikan legal entity. Gambar 5.3.4 Tampilan T Setting Legal Entities

Isi semua field yang dibutuhkan. Field yang bertanda bintang (*) berarti mandatory field dan wajib diisi. Setelah semua field diisi, tekan Tombol Save and Add Details. Setelah itu, masuk lagi ke tab Accounting Setups dan klik Create Accounting Setups, isi

63


semua field yang dibutuhkan sesuai perintah yang ada pada aplikasi sehingga muncul windows seperti dibawah ini: Gambar 5.3.5 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-1

Jika kita sudah mendefinisikan legal entity, maka kita tinggal tekan Tombol add another row, kemudian isikan dengan legal entity yang telah kita definisikan. Tapi jika kita belum mendefinisikan legal entity, maka tekan Tombol create legal entity. Setelah itu klik next untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya yaitu define Accounting representations. Gambar 5.3.6 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-2

Pada tahapan ini kita akan mendefinisikan primary ledger. Field Name diisi dengan nama primary ledger yang akan kita pakai. Field Chart of accounts diisi dengan Accounting Flexfield yang kita pakai. Accounting Flexfield ini nantinya akan dijadikan sumber pada settingan kombinasi akun selanjutnya. Field Accounting Calendar diisi dengan Accounting Calendar dan jenis kalender yang akan kita pakai. Field Currency diisi

64


dengan kode mata uang yang akan kita pakai sebagai local curreny. Field Subledger Accounting Method diisi jika kita menggunakan Subledger Accounting. Field Add Reporting Currency diisi jika kita akan mendefinisikan reporting currency (bisa diisi nanti). Klik Next untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya. Gambar 5.3.7 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-3

Pada tahapan ini, system akan menampilkan settingan yang sudah kita definisikan sebagai konfirmasi. Apa bila ada yang masih akan diubah, klik Tombol Back untuk kembali ke tahapan sebelumnya. Sedangkan kalau sudah benar klik Tombol Finish sehingga muncul windows seperti dibawah ini: Gambar 5.3.8 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-4

Windows diatas menunjukkan bahwa kita baru saja menyimpan setingan Accounting Structure dengan ledger yang telah kita definisikan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya,

untuk bisa melakukan

transaksi akuntansi, kita harus 65


mendefinisikan Accounting Options. Tahapan ini bisa dikerjakan nanti yaitu dengan mengklik Tombol Return To Accounting Setup untuk kembali ke windows Accounting Setup, atau bisa juga langsung dikerjakan yaitu dengan mengklik Tombol Define Accounting Options. Pada Accounting Options ini yang pertama kita kerjakan adalah mengupdate ledger seperti windows dibawah ini: Gambar 5.3.9 Mendefinisikan Accounting Options-1

Isi field-field yang ada sesuai dengan ketentuan yang akan kita set. Ingat, field yang bertanda bintang (*) harus diisi. Kemudian klik Tombol Next sehingga muncul windows seperti dibawah ini:

66


Gambar 5.3.10 Mendefinisikan Accounting Options-2

Pada field Retained Earnings Account, isi dengan kombinasi akun untuk Retained Earning sesuai dengan Accounting Flexfield yang kita pakai. Field-field untuk Journal Processing diisi jika kita akan menggunakan secondary ledger. Setelah itu klik Tombol Next untuk melanjutkan pada tahapan review seperti windows dibawah ini: Gambar 5.3.11 Mendefinisikan Accounting Options-3

Pada tahapan Review ini kita dikonfirmasi untuk meyakinkan apakah setingan yang telah kita buat sudah benar atau belum. Jika sudah benar, klik Tombol Finish sehingga muncul windows dibawah ini:

67


Gambar 5.3.12 Mendefinisikan Accounting Options-4

Lihat pada setup step ada dua tahapan yang mempunyai tanda bintang sehingga tahapan tersebut harus diisi secara kumplit. Status akan terlihat pada kolom Status. Jika suatu tahapan pada kolom Status berisi thick (contreng) berarti tahapan tersebut sudah kumplit. Jika tanda statusnya berupa gambar jam berarti tahapan tersebut sudah berjalan tapi belum kumplit, sedangkan jika tanda statusnya berupa kotak berarti tahapan tersebut belum tersentuh sama sekali. Klik pada Tombol update pada row Reporting Currencies, sehingga muncul windows seperti dibawah ini:

68


Gambar 5.3.13 Mendefinisikan Reporting Currency-1

Isi field Currency Conversion Level dengan tingkat konversi currency yang dinginkan. Isi field currency dengan kode mata uang yang dijadikan local currency. Isi field Reporting Currency Name dengan nama reporting currency yang diinginkan. Isi field Short Name dengan nama pendek reporting currency yang kita buat. Isi field Period End Rate Type dan field Period Average Rate Type dengan jenis rate untuk transaksi translasi. Setelah itu klik Tombol Apply untuk menyimpan settingan dan melanjutkan ketahapan berikutnya. Gambar 5.3.14 Mendefinisikan Reporting Currency-2

Pada windows tersebut, klik Tombol Complete sehingga muncul windows dibawah ini:

69


Gambar 5.3.15 Konfirmasi Accounting Setup-1

Windows tersebut kita dikonfirmasi tentang setingan Accounting setup yang setingan tersebut nantinya tidak bisa dihapus. Klik Tombol Yes untuk mengkonfirmasi, sehingga muncul windows seperti dibawah ini: Gambar 5.3.16 Konfirmasi Accounting Setup-2

Setelah tampil windows diatas berarti kita sudah selesai melakukan tahapan Accounting Setup. klik Return To Accounting Setups untuk kembali ke window Accounting Setup awal, atau kita juga bisa menuju window yang lainnya.

70


5.4 Latihan: Sebelum mengerjakan, perhatikan asumsi berikut ini: -


-

Untuk mengerjakannya, Anda harus bisa mengakses aplikasi Oracle, dengan responsibility General Ledger Super User.

a. Buat legal entity dengan ketentuan sebagai berikut:

TeriTory

Pilih negara yang ada di databse oracle sesuai keinginan

Legal entity Name

XX_Legal entity

Organization Name

Isi dengan nama perusahaan sesuai keinginan

entity Isi dengan nomor SIUP/TDP (bisa mengarang)

Legal Identifier

Transacting Entity

Yes

Address

Diisi dengan alamat perusahaan disesuaikan dengan teriTory yang dipilih

b. Definisikan Accounting Setup dengan ketentuan sebagai berikut: -

Legal entity = XX_Legal entity (Legal entity masing-masing yang sudah dibuat)

-

Untuk mengisi primary ledger ketentuannya adalah sebagai berikut:

Name

Chart of

Accounting

accounts

Calendar/Period Type

Currency Subledger Accounting Method

XX_Ledger Primary

Accounting13/Month

IDR

Standard Accrual

ledger Flex

71


-

Lengkapi tahapan seting Primary ledger Definition dengan ketentuan sebagai berikut:

Name

XX_Ledger

Short Name

Isi sesuai keinginan

First Opened Period

13-04

Number of Future Enterable

1

Currency Balancing Account

101.100.29900.0000.000.000.000

Retained Earnings

101.100.33100.0000.000.000.000

Default Period End Rate Type

Period End875

Default Period Average Rate Type

Period Average875

Cumulative Translation Adjustment Account 101.100.35000.0000.000.000.000

-

Lengkapi tahapan seting Reporting Currency dengan ketentuan sebagai berikut:

Name

XX_Reporting Currency

Short Name

Diisi sesuai keinginan

Rounding Difference Tracking Account

101.100.78550.0000.730.000.000

Default Rate Type

Corporate

Retain Transaction Type

Yes

72


Bab VI Ledger 6.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui Gambaran Umum Ledger pada aplikasi Oracle 2. Memahami keyword pada setup Ledger 3. Memahami Struktur Akun pada aplikasi Oracle 4. Mengerti dan mampu mendefinisikan Accounting Flexfield 5. Mengerti dan mampu mendefinisikan Segment

6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General Ledger Ledger merupakan konsep dasar yang ada pada aplikasi oracle. Sebuah ledger akan menggambarkan gambaran akuntansi sebuah perusahaan. Pada aplikasi oracle, sebuah ledger mungkin dimiliki oleh sebuah legal entity, sebuah grup perusahaan pada lingkungan legal (industri) yang umum, atau sebuah cabang yang asing (beda secara lingkungan industri atau beda secara geografis). Ledger nantinya akan sangat berguna pada saat akan dilakukan konsolidasi dan memudahkan dalam memanage reports yang dinginkan. Sebuah ledger akan menyediakan saldo ledger akuntansi sebuah entitas akuntansi dan juga sebagai tempat menyimpan informasi keuangan. Oleh karena itu, ledger merupakan sumber informasi utama bagi analisis aplikasi oracle. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, lingkungan bisnis yang ada sekarang sangatlah kompleks, berbeda satu sama lain, sehingga memungkinkan satu perusahaan mempunyai cabang yang lingkungan bisnisnya berbeda dengan lingkungan bisnis induknya. Untuk mengakomodir keadaan tersebut, maka ledger bisa dibagi menjadi dua yaitu: a. Primary ledger. Biasanya primary ledger dipakai sebagai corporate ledger yang sesuai dengan lingkungan bisnis korporasi.

73


b. Secondary Ledger. Biasanya secondary ledger dipakai sebagai ledger pembantu bagi primary ledger. Hal ini bisa terjadi jika lingkungan bisnis yang ada pada sebuah cabang berbeda dengan lingkungan bisnis korporasinya. Hubungan kedua jenis ledger tersebut bisa dilihat pada gambar 6.2.1 berikut: Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger

Pada saat mendefinisikan ledger, para implementaTor sering menyebut istilah “3 C” yaitu: 1. Chart of account yaitu mendefinisikan kode akun 2. Calendar yaitu mendefinisikan tanggal dan kalender akuntansi (Accounting calendar) 3. Currency yaitu mendefinisikan mata uang transaksi (transaction currency)

74


6.3 Accounting Setup Step Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step

Gambar diatas menggambarkan alur tahapan seting Accounting setup. Seting Accounting setup berawal dari Setting GL yaitu mendefinisikan Chart of accounts, mendefinisikan Calendar, Mendefinisikan Currency (mata uang), dan terakhir adalah melengkapi tahapan setup yang belum lengkap. Setelah itu baru kita mendefinisikan Accounting setup melalui Accounting setup manager yaitu mendefinisikan legal entity, menghubungkan legal entity yang telah kita buat ke Accounting setup, mendefinisikan primary ledger, mendefinisikan secondary ledger (jika pakai secondary ledger), melengkapi opsi akuntansi (Accounting Options), dan terakhir adalah melengkapi tahapan seting yang belum lengkap. Jadi sebenarnya, sebelum mendefinisikan Accounting Setup, sebelumnya kita harus sudah mendefinisikan setingan GL.

6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi Oracle Ada beberapa element ledger yang di-share dengan modul-modul yang lain pada aplikasi oracle yaitu:

75


a. Struktur akun (account structure) yaitu Value Set, Segment Values, Security Rules, dan Cross-Validation Rules. b. Kalender Akuntansi (Accounting Calendar) yaitu Periods dan Periods Type. c. Mata Uang (Currencies) yaitu Daily Rates dan Rates Type. d. Journal yaitu Categories dan Sources.

6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle Tahapan untuk mendefinisikan struktur akun adalah tahapan yang pertama dan utama yang harus dilakukan pada saat kita akan mendefinisikan sebuah ledger. Dalam dunia akuntansi struktur akun itu lebih lazim dikenal sebagai chart of accounts (COA). COA merupakan struktur akun yang dimiliki oleh sebuah entitas yang digunakan untuk me-record transaksi-transaksi materil yang terjadi dan untuk me-maintain saldo akun. Pada aplikasi Oracle General Ledger, kita bisa mendefinisikan struktur COA pada sebuah menu yang disebut Accounting Flexfield. Struktur yang dibuat nantinya bisa memungkinkan sebuah entitas untuk menelompokkan informasi akuntansi yang ada pada saat terjadi transaksi. Sebuah struktur COA terdiri dari beberapa Segment unik yang terdefinisikan. Masing-masing Segment berisi sebuah list of values, seperti list of Cost Centers atau juga Natural Accounts. Berbagai macam kombinasi dari nilai Segment yang ada nantinya akan menggambarkan kombinasi akun tersendiri yang menunjukkan transaksi akuntansi yang diposting dan saldo akun yang di-maintain. Ketika mendefinisikan Segment pada Accounting Flexfield, aplikasi Oracle membutuhkan minimal dua Segment yaitu sebuah Segment digunakan sebagai Balancing Segment, sedangkan sebuah Segment lagi untuk digunakan sebagai natural account Segment. Balancing Segment digunakan untuk mengakomodir saldo trial balance tersendiri seperti perusahaan. Sedangkan natural account Segment digunakan untuk mengakomodir list akun yang nantinya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan, seperti Cash, A/R, A/P, Revenue, atau yang lainnya. Sebagai tambahan, aplikasi Oracle juga membolehkan untuk senambahkan Cost Center Segment untuk mengidentifikasi area fungsi sebuah bisnis seperti Finance dan Marketing. Pada dasarnya, Cost Center Segment digunakan untuk laporan pada Oracle Asset atau Oracle Projects.

76


Ada beberapa constraint (batasan) yang harus diperhatikan pada saat mendefinisika COA yaitu: a. Struktur COA harus terdiri dari minimal dua (2) Segment dan maksimal tiga puluh Segment. b. Total panjang kombinasi Segment tidak lebih dari 240 karakter. c. Setiap nilai dari natural account harus terdiri dari satu jenis akun seperti asset, expense, etc.

6.6 Keunggulan Struktur Akun yang Umum Berikut ini adalah beberapa keunggulan menggunakan struktur akun (COA): a. Bisa meningkatkan konsistensi informasi yang dilaporkan diantara unit bisnis yang ada dan memastikan kecocokan laporan yang ada pada setiap unit bisnis. b. Bisa mengurangi effort pada saat melakukan konsolidasi informasi yang dibutuhkan sesuai dengan keinginan management. c. Bisa mengurangi tahapan prosedur pada saat rekonsiliasi. d. Bisa mempermudah dalam melakukan benchmarking (perbandingan) diantara unit bisnis yang berbeda. e. Bisa melakukan analisis leverage terhadap karyawan diantara unit bisnis yang ada.

6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan Keuangan Tujuan utama dari sebuah general ledger adalah laporan keuangan dan analisis keuangan. Struktur COA mendefinisikan sifat, range, dan pengelompokan informasi yang tersedia untuk dijadikan sebagai laporan dan analisis. Laporan (report) dihasilkan dari range dan pengelompokkan dari sebuah nilai Segment. Management harus mendefinisikan dimensi data-data keuangan yang nantinya akan dianalisis dan dilaporkan dan juga harus memastikan dimensi-dimensi yang ada tersebut telah terefleksikan dalam struktur COA. Pedoman Mendefinisikan COA adalah sebagai berikut: 1. Structure. Beberapa yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut: a. Tentukan scoping yang harus dimiliki oleh COA. Scoping yang disusun harus berdasarkan GAAP yang diikuti oleh keinginan management, bukan sebaliknya. 77


b. COA harus didesign secara flexible yang menggambarkan proses bisnis saat ini dan juga harus bisa mengakomodir kemungkinan perubahan yang terjadi di masa yang akan dating. Perlu dipertimbangkan Future Segment untuk mengakomodir kemungkinan perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh tingginya pertumbuhan skala bisnis, dinamisnya industry, dan dinamisnya lingkungan. Hal ini dikarenakan design struktur akun tidak bisa ditambahkan dimasa yang akan datang, yang bisa hanyalah perubahan minor. c. Setiap dimensi yang diukur untuk sebuah bisnis harus dipisahkan menjadi Segment yang berbeda. Jika disatukan dalam satu Segment maka akan mempersulit proses konsolidasi dan pengalokasian, validasi/Security rules, dan proses laporan. 2. Values. Beberapa yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut: a. Hindari penggunaan dependent Segment. Hal ini akan menyulitkan pada saat pengalokasian. b. Definiskanlah Segment yang kita buat dengan menggunakan character Type. c. Hindari penggunaan alpha characters pada Segment kecuali untuk nilai parent. Alpha character akan menyulitkan system pada proses sorting data, penggunaan range, penggunaan kode, dan pada saat pembuatan validasi/Security rules. d. Gunakan huruf capital untuk data entry. Ini akan menambah tingkat konsistensi data. e. Gunakan hubungan parent/child untuk memfasilitasi pelaporan dari pada harus menambahkan Segment values. f. Jika menggunakan default Segment, maka gunakanlah pada awal atau akhir struktur Accounting Flexfield yang didefinisikan. g. Dokumentasikanlah pemetaan Chart of accounts beserta turunan-turunannya. Hal ini akan memudahkan kita pada saat melakukan rekonsiliasi akun-akun yang tidak sinkron.

78


6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum) Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dalam aplikasi oracle, sebuah struktur akun lebih umum dikenal sebagai Accounting Flexfield. Setiap Accounting Flexfield akan terdiri dari beberapa Segment dengan kualifikasi tertentu, dan setiap Segment akan terdiri dari beberapa values. Oleh karena itu, yang pertama harus dilakukan adalah mendefinisikan Accounting Flexfield. Untuk mendefinisikannya dari modul General Ledger, masuk ke Setup > Financials > Accounting Flexfield > Key > Segment, lebih jelasnya bisa lihat pada gambar berikut. Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment

Double klik pada Segment atau arahkan kursor ke Segment kemudian klik Open, sehingga muncul gambar 6.8.2 dibawah ini:

79


Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield

Pada saat kursor aktif pada field Application tekan Ctrl + F11 (keyboard) atau klik Tombol Find, dan pastikan field Application terisi General Ledger, dan field Flexfield Title berisi Accounting Flexfield sehingga pada field-field Structures terisi sesuai data yang ada pada database. Untuk mendefinisikan sebuah Accounting Flexfield, arahkan kursor aktif pada field Structures kemudian klik Tombol New untuk menambahkan row (baris) baru. Isi field Code dengan nama Accounting Flexfield yang diinginkan, kemudian tekan Tab (keyboard) dan isi field Descriptions dengan deskripsi singkat yang menggambarkan Accounting Flexfield yang sedang didefinisikan. Klik Tombol Save, kemudian klik Tombol Segments sehingga muncul windows seperti gambar dibawah ini:

80


Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment

Isi field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Number. Isi dengan nomor urut Segment yang akan kita definisikan. b. Field Name. Isi dengan nama Segment yang sedang didefinisikan. c. Field Window Prompt. Setelah mengisi field Name, tekan Tab (keyboard) maka field Window Prompt akan terisi secara otomatis disamakan dengan nilai pada field Name. d. Field Column. Isi dengan kolom Segment yang diinginkan. Biasanya diisi berurutan sesuai Segment yang sedang didefinisikan. e. Field Value Set. Isi dengan Value Set yang diinginkan (untuk mendefinisikan Value Set akan dibahas setelah ini).

6.9 Mendefinisikan Value Set Value Set adalah sebuah fungsi yang mendefinisikan validasi attribut nilai (value) untuk sebuah Segment yang kita definisikan. Untuk mendefinisikannya kita bisa menggunakan menu General Ledger, Setup > Financials > Flexfields > Validation > Sets. Atau langsung dari window Segment klik Tombol Value Set, sehingga muncul window seperti dibawah ini:

81


Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set

Isi field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut: a. Value Set Name. isi dengan nama Value Set yang diinginkan dan disesuaikan dengan Segment yang kita buat. b. Description. Isi dengan keterangan pendukung mengenai Value Set yang kita definisikan. c. List Type. Pilih jenis list yang akan digunakan. Untuk mempermudah, gunakan List of Values. d. Security Type. Pilih jenis Security yang diinginkan, apakah Hierarchical Security (digunakan untuk memprotect per header account); Non-Hierarchical Security (digunakan untuk memprotect per Child Account); atau No Security (tanpa proteksi). e. Format Type. Pilih jenis format yang diinginkan, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, gunakan jenis Char sehingga nantinya bisa diisi baik dengan alphabet maupun number. f. Numbers Only. Dicontreng apabila nilai Segmentnya hanya berupa nomor. g. Uppercase Only. Dicontreng apabila nilai Segmentnya hanya uppercase. h. Right-Justify and Zero Fill Numbers. Dicontreng apabila nantinya nilai yang digunakan membaca nilai nol (0), sebagai contoh 0001 akan diakui sebagai 0001 jika field ini dicontreng, tapi jika tidak dicontreng, maka system akan membacanya sebagai 1.

82


i. Min Value. Isi dengan nilai minimal yang diinginkan, dipakai sebagai batas bawah jika diinginkan. j. Max Value. Isi dengan nilai maksimal yang diinginkan, dipakai sebagai batas atas jika diinginkan. k. Maximum Size. Diisi dengan jumlah maksimum karakter yang diperbolehkan untuk mengisi nilai Segment. l. Validation Type. Isi dengan jenis validasi yang diinginkan. Seperti yang sudah dijelaskan didepan, untuk mempermudah proses ke depannya, gunakan jenis Independent sehingga untuk validasinya tidak bergantung terhadap yang lain. Setelah field-fieldnya diisi tekan Tombol save untuk menyimpan ke dalam system database.

6.10 Memilih Flexfield Qualifiers Flexfield Qualifiers merupakan jenis kualifikasi yang harus dipilih untuk masingmasing Segment yang nantinya akan sangat menentukan saat kita mendefinisikan nilai Segment tersebut. Sekali kita salah mendefinisikan Flexfield Qualifiers ini akan menjadikan inkonsistensi nilai Segment, maka kita harus mengulangi proses pendefinisian Segment dari awal. Untuk memilih Flexfield Qualifiers, pada windows Segment yang sedang kita definisikan, arahkan kursor aktif ke Segment yang akan kita kualifikasikan, kemudian klik Tombol Flexfield Qualifiers sehingga muncul window seperti dibawah ini:

83


Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers

Pilihlah Flexfield Qualifiers yang sesuai dengan Segment yang kita definisikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Cost Center Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi Segment Cost Center. Segment Cost Center ini mengindikasikan area fungsional dari sebuah organisasi, seperti Accouting, Facilities, Shipping, etc. Ini akan sangat diperlukan jika menggunakan Oracle Asset dan Oracle Project. b. Natural Account Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi natural account Segment. Atribut ini biasanya digunakan untuk Segment chart of account. Natural account ini berisi nilai-nilai yang menggambarkan jenis akun seperti cash, account receivable, etc. c. Balancing Segment. Atribut inidigunakan untuk mengidentifikasi Balancing Segment. Atribut ini biasanya digunakan untuk perusahaan. Atribut ini akan memastikan semua saldo jurnal untuk setiap saldo Segment. Atribut ini hanya bisa digunakan oleh Segment yang Value Set nya independent. d. Intercompany Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi intercompany Segment.

84


e. Management Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi Management Segment. f. Secondary Tracking Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi secondary tracking Segment.

Pilih/contreng pada Flexfield Qualifiers yang diinginkan kemudian klik Save. Ulangi proses ini untuk Segment yang lain. Perlu diingat bahwa atribut Flexfield Qualifiers ini hanya bisa dipakai untuk satu Segment tidak bisa digunakan oleh dua Segment atau lebih secara bersamaan.

6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield) Freeze The Flexfield Definition yaitu proses untuk menjadikan definisi Flexfield yang telah kita buat menjadi beku atau permanen. Langkah ini harus dilakukan untuk menjaga konsistensi data sehingga kedepannya system bisa membaca Flexfield yang telah kita definisikan, dengan kata lain jika kita lupa atau tidak mem-freeze Flexfield definition, maka ketika nantinya kita membutuhkan Flexfield yang telah kita definisikan, system tidak bisa membacanya seakan-akan datanya tidak ada, padahal data tersebut sudah ada dalam database. Untuk mem-freeze Flexfield definition, pada window Key Flexfield Segment seperti dibawah ini:

85


Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition

Arahkan kursor aktif ke struktur Flexfield yang kita definisikan, contreng pada field Freeze Flexfield Definition, kemudian klik Tombol Compile dan tekan Tombol Save.



-


1. Definisikanlah Value Sets dengan keetentuan sebagai berikut: a. Company

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Company

Description

Company

List Type

List of Values

86


Security Type

Non-Hierarchical Security

Format

Char

Max. Size

2

Uppercase Only

Yes

Right Justify/Zero Fill

Yes

Validation Type

Independent

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Branch

Description

Branch

List Type

List of Values

Security Type


Format

Char

Max. Size

3

Uppercase Only

Yes


Yes

Validation Type

Independent

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Future1

Description

Future1

List Type

List of Values

Security Type


b. Branch

c. Future1

87


Format

Char

Max. Size

3

Uppercase Only

Yes


Yes

Validation Type

Independent

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Cost Center

Description

Cost Center

List Type

List of Values

Security Type


Format

Char

Max. Size

3

Uppercase Only

Yes


Yes

Validation Type

Independent

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Account

Description

Account

List Type

List of Values

Security Type


Format

Char

d. Cost Center

e. Account

88


Max. Size

4

Uppercase Only

Yes


Yes

Validation Type

Independent

Field Name

Value

Value Set Name

XX_Product

Description

Product

List Type

List of Values

Security Type


Format

Char

Max. Size

2

Uppercase Only

Yes


Yes

Validation Type

Independent

f. Product

2. Definisikanlah sebuah Accounting Key Flexfield dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Name

Value

Code

XX_Accounting Flexfield

Title

XX_Accounting Flexfield

Description

Chart of account XX

Enabled

Checked

Segment SeparaTor

Period (.)

Cross Validate Segment

Checked

89


Freeze Rollup Groups

Unchecked

Allow Dynamic Inserts

Checked

3. Definisikanlah Segment-Segment berikut pada Accounting Key Flexfield = XX_Accounting Flexfield:

Number Name

Window Prompt Column

Value Set

1

Company

Company

SEGMENT1 XX_Company

2

Branch

Branch

SEGMENT2 XX_Branch

3

Future1

Future1

SEGMENT3 XX_Future1

4

Cost Center Cost Center

SEGMENT4 XX_Cost Center

5

Account

Account

SEGMENT5 XX_Account

6

Product

Product

SEGMENT6 XX_Product

4. Definisikanlah Flexfield Qualifiers dengan ketentuan sebagai berikut:

Segment

Flexfield Qualifiers

Company

Balancing Segment

Branch

Secondary Tracking Segment

Cost Center

Cost Center Segment

Account

Natural Account Segment

5. Freeze Flexfield Definition dan compile

90


Bab VII Segment Values 7.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengerti dan bisa mendefinisikan Segment Values 2. Memahami keyword pada setup Segment Values 3. Memahami trouble shooting pada segment values

7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum) Setelah kita mendefinisikan Segment beserta Value Set-nya, maka kita harus mendefinisikan nilai dari Segment-Segment yang telah kita definisikan. Untuk mendefinisikan nilai Segment, dengan menggunakan menu General Ledger Super User, masuk ke Setup > Financials > Flexfield > Key > Values. Window pertama yang muncul adalah menu pencarian value yang akan kita definisikan. Pada field Value Set, isi atau cari Value Set yang akan kita definisikan, kemudian klik Tombol Find, sehingga muncul window seperti berikut ini: Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values

91


Seperti yang terlihat diatas, window yang ada terbagi menjadi dua tab, yaitu 1. Tab Values, Effective. Tab ini untuk mendefinisikan nilai dan masa efektivenya. 2. Tab Values, Hierarchy, Qualifiers. Tab ini untuk mendefinisikan nilai, hirarki dan kualifikasi dari nilai yang kita definisikan. Isi field-field yang dibutuhkan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Value. Isi dengan nilai yang diinginkan. b. Translated Value. Setelah mengisi field Value tekan Tombol Tab (keyboard), maka field Translated Value akan secara otomatis terisi dengan nilai yang sama dengan field Value. c. From, To. Isi dengan tanggal efektivenya, field From dengan tanggal mulai, sedangkan field To dengan tanggal akhir. d. Enabled. Contreng untuk mengktifkan dan meng-nonaktifkan. e. Parent. Contreng jika value yang kita definisikan merupakan induk dari yang lain. f. Qualifiers. Konten dari field ini sangat bergantung terhadap Flexfield Qualifiers yang dipilih saat mendefinisikan Segment. Isi field-field yang muncul sesuai dengan value dan qualifikasi yang diinginkan. Pada saat mengisi qualifiers ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: a. Allow Budgeting. Field ini untuk menentukan apakah sebuah value dari Segment yang kita definisikan itu diperbolehkan/didesain untuk bisa dipakai budgeting atau tidak. Jika tipe akunnya berperan sebagai parent, maka set field ini menjadi No, karena akun parent tidak akan bisa dipakai untuk budgeting. b. Allow Posting. Field ini untuk menentukan apakah sebuah value dari Segment yang kita definisikan itu diperbolehkan/didesain untuk bisa dipakai posting jurnal atau tidak. Jika tipe akunnya berperan sebagai parent, maka set field ini menjadi No, karena akun parent tidak akan bisa dipakai untuk melakukan posting jurnal. c. Account Type. Field ini dipakai untuk Segment dengan qualifikasi natural account. Kita hanya bisa mengisi field ini dengan nilai yang ada pada combo yaitu Asset, Liability, Owner’s Equity, Revenue, atau Expense. Atau kita juga bisa memasukkan nilai dari tipe budget apakah Budgetary Dr atau Budgetary Cr. Untuk statistical Account, pilih diantara Asset, Liability, atau Owner’s Equity. Jika kita memilih Revenue atau Expense untuk statistical account, maka saldo akun pada akhir

92


Periode akan menjadi nol. Hati-hati pada saat mengisi field ini karena nilai defaultnya adalah Expense. d. Third Party Control Account. Isilah dengan Payables, Receivables, atau Yes untuk menentukan bahwa value yang kita definisikan akan dijadikan sebagai control account. Hak akses terhadap akun ini akan terbatas hanya bagi Oracle Payables, Oracle Receivables, atau Oracle InvenTory, sedangkan Subledger Accounting akan secara otomatis meng-create saldo detailnya. Akan tetapi jika kita tidak menentukan ini (set No) maka akun ini bisa diakses oleh seluruh aplikasi Oracle. e. Reconciliation Flag. Field ini untuk menentukan apakah sebuah akun yang sedang didefinisikan ini diperbolehkan untuk proses rekonsiliasi atau tidak. Setelah proeses rekonsiliasi maka saldonya akan menjadi nol. Setelah semua field terisi, klik Tombol Save untuk menyimpan, dan ulangi langkah-langkah diatas untuk mengisi Value yang lain.



-


1. Definisikanlah Value dari Segment yang telah didefinisikan sebelumnya dengan ketentuan sebagai berikut: a. Company

Value Description

Enabled Parent Allow Budgeting/Posting

00

Corporate

Yes

No

Yes, Yes

01

Domestic Ops

Yes

No

Yes, Yes

T

Total All Companies Yes

Yes

No, No

b. Branch

93


Value Description


000

Branch A

Yes

No

Yes, Yes

001

Branch B

Yes

No

Yes, Yes

T

Total All Branch Yes

Yes

No, No

c. Future1

Value Description Enabled Parent Allow Budgeting/Posting 000

Future1

Yes

No

Yes, Yes

d. Cost Center

Value Description Enabled Parent Allow Budgeting/Posting 000

Cost Center Yes

No

Yes, Yes

e. Account

Value Description

Enabled Parent Allow

Account Type

Budgeting/Posting 1110

Cash

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1210

Account

Yes

No

Yes, Yes

Asset

Bad Yes

No

Yes, Yes

Asset

Receivable 1260

Allow.

For

Debt 1550

Vehicles

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1560

Computer/Software

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1570

Asset Clearing

Yes

No

Yes, Yes

Asset

2210

Account Payables

Yes

No

Yes, Yes

Liability

94


2225

Accrued

Expense Yes

No

Yes, Yes

Liability

Payable 2990

Suspense

Yes

No

Yes, Yes

Liability

3310

Retained Earnings

Yes

No

Yes, Yes

Ownership/STock

3500

Translation Adjust

Yes

No

Yes, Yes

Ownership/STock

4100

Total Revenue

Yes

Yes

No, No

Revenue

4110

Software Sales

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

4120

Support Contracts

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

4130

Hardware Sales

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

5100

Total Expense

Yes

Yes

Yes, Yes

Expense

5105

Salaries

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5150

Bonus

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5510

Telephone

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5650

Bad Debt Expense

Yes

No

Yes, Yes

Expense

7690

Meals

Yes

No

Yes, Yes

Expense

7990

Rounding

Yes

No

Yes, Yes

Expense

Difference 7999

Suspense-Manual

Yes

No

Yes, Yes

Expense

8100

Unrealized

Yes

No

Yes, Yes

Expense

Gain/Loss

f. Product

Value Description


00

No Product

Yes

No

Yes, Yes

01

Software A

Yes

No

Yes, Yes

02

Hardware A Yes

No

Yes, Yes

95


Bab VIII Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations

8.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui gambaran umum hirarki akun pada aplikasi Oracle 2. Mengerti dan bisa mendefinisikan Hirarki Akun 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan Shorthand Aliases 4. Mengerti dan bisa mendefinisikan Account Combinations

8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account) Parent Account merupakan akun yang nilai saldonya merupakan penjumlahan dari sejumlah akun detail yang merupakan anak dari akun tersebut. Parent Account merupakan jenis akun yang dependent terhadap anak dari akun tersebut. Namun sebenarnya kita juga bisa membuat Parent Account sebagai akun yang independent, tapi akan banyak keterbatasan ketika dipakai dengan dependent Segment. Akun yang dijadikan sebagai Parent Account tidak bisa dipakai untuk melakukan posting jurnal dan entry budget kalaupun pada setingan quaalifiernya di set Allow Posting and Budgeting. Parent Account (summary account) akan digunakan pada saat kita menginginkan untuk melihat summary secara online (proses laporan keuangan), Mass Allocation, dan formula recurring journal. Child Account (akun anak) merupakan kebalikan dari Parent Account, yaitu akun yang nilainya merupakan link untuk parentnya dan bisa digunakan untuk melakukan posting jurnal dan entry budget. Child Account ini merupakan akun yang independent yang tidak dipengaruhi oleh nilai dari akun yang lainnya baik dengan Segment yang sama atau dengan Segment yang berbeda. Oleh karena itu, sebuah Child Account bisa dimiliki oleh satu atau lebih Parent Account. Hubungan diantara keduanya bisa dilihat pada bagan berikut ini:

96


Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values

Untuk mendefinisikan Parent Account, pada menu General Ledger Super User, masuk ke Setup > Financials > Flexfiled > Key Values, cari nilai Segment yang akan kita definisikan hubungan Parent-Child Accountnya sehingga muncul window key values seperti dibawah ini:

97


Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set

Kemudian cari akun yang akan dijadikan sebagai Parent Account, klik pada Tombol Define Child Ranges sehingga muncul window seperti dibawah ini: Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges

Isi field From dengan kode akun yang paling awal dari child ranges berdasarkan akun parent yang kita definisikan. Isi field To dengan kode akun yang paling akhir dari child ranges berdasarkan akun parent yang kita definisikan. Isi field Include dengan Child Values Only yang berarti bahwa yang termasuk dalam ranges yang kita definisikan adalah hanya akun yang berstatus sebagai child (tidak di set sebagai parent). Sebagai contoh, pada 98


Segment Departemen nilainya adalah Departemen A (001), Departemen B (002), Departemen C (003), dan Total Departemen (T). misalkan pada Segment ini kita akan mendefinisikan akun T sebagai Parent Account dari semua departemen yang ada (001; 002; 003), maka pada child ranges, isi field From dengan 001 dan isi field To dengan 003. Ini berarti bahwa T merupakan Parent Account dengan Child Accountnya adalah 001,002, dan 003. Sehingga nilai saldo akun T akan merupakan Total penjumlahan dari nilai saldo akun 001, 002, dan 003.



1. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Company dengan ketentuan sebagai berikut: Parent Account Child Ranges T

00-01

2. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Branch dengan ketentuan sebagai berikut: Parent Account Child Ranges T

000-001

3. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Account dengan ketentuan sebagai berikut: Parent Account Child Ranges 4100

410-4120

5100

5105-8100

99


8.4 Mendefinisikan Shorthand Aliases Shorthand aliases merupakan sebuah kata atau kode yang merepresentasikan sebagian atau seluruh dari sebuah kombinasi akun. Shorthand aliases ini digunakan untuk mempermudah pada saat entry sehingga bisa memaksimalkan tingkat produktivitas dan tingkat akurasi. Shorthand aliases akan merepresentasikan nilai dari sebuah Segment tunggal, beberapa Segment atau dari sebuah kombinasi akun. Kita bisa mendefinisikan akun shorthand aliases ini dengan sebanyak mungkin (unlimited) untuk merepresentasikan sebagian atau seluruh akun. Untuk memulai mendefinisikan shorthand aliases,

dengan menggunakan menu

General Ledger Super User masuk ke Setup > Financials > Flexfields > Key > Aliases. Yang pertama harus dilakukan adalah mendefinisikan shorthand aliases nya dulu yaitu dengan mengisi field berikut ini: -

Field Enabled. Contreng untuk meng-enable shorthand aliases.

-

Max Aliase Size. Isi dengan jumlah karakter maksimal yang diperbolehkan untuk shorthand aliases.

-

Field For the Prompt. Isi dengan kata kunci yang menggambarkan shorthand aliases yang sedang kita definisikan. Setelah itu kita bisa membuat template shorthand aliases untuk keperluan transaksi

masing-masing account yang akan dipakai yaitu dengan mengisi field-field berikut ini: -

Field Alias. Isi dengan kata kunci template akun yang kita definisikan .

-

Field Template. Isi dengan template akun yang kita definisikan.

-

Field Alias Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan alias yang sedang kita definisikan. Setiap kali kita mendefinisikan shorthand aliases ini kita harus me-recompile Key

Flexfield dengan cara masuk ke menu Setup > Financials > Flexfields > Key > Segment dan unthick (menghilangkan tanda contreng) pada field Freeze Flexfield Definition, klik OK pada warning yang muncul. Setelah itu contreng kembali field Freeze Flexfield Definition, klik OK pada warning yang muncul, kemudian klik Tombol Compile. Untuk menampilkan shorthand aliases yang kita definisikan, kita harus men-set value dari Profile Option dengan menggunakan menu General Ledger Super User masuk

100


ke Other > Profile. Cari field Shorthand Entry profile option, kemudian set field User Value dengan Always atau Yes.

8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun) Settingan default dari account code combinations adalah enabled. Bahkan jika pada saat mendefinisikan Key Flexfield kita mencontreng Allow Dynamic Insert, secara otomatis system akan meng-create kombinasi yang valid diantara akun yang telah didefinisikan, sehingga kita sudah tidak perlu lagi men-set menu account combinations ini. Namun jika ternyata kita sudah menentukan untuk tidak mencontreng field Allow Dynamic Insert, maka kita harus mendefinisikan kombinasi akun yang nantinya akan dipakai pada saat transaksi. Sekali kita mendefinisikan kombinasi akun maka valuenya tidak bisa dihapus. Kita bisa mengatur agar akun tersebut tidak dipakai lagi adalah dengan men-diselect Enabled pada akun yang kedepannya tidak akan dipakai. Selain itu kita juga bisa mengaturnya dengan menentukan tanggal efektiv kombinasi akunnya. Sehingga secara otomatis jika melewati batas tanggal efektiv, system akan men-disable kombinasi akun tersebut. Ex. Jika suatu kombinasi akun diset tanggal efektivnya From 1-JAN-2009 To 30-JUN-2009 maka kombinasi akun yang didefinisikan hanya bisa dipakai dari mulai tanggal 1 Januari 2009 sampai tanggal 30 Juni 2009. Setelah tanggal 30 Juni 2009, system akan secara otomatis men-set disable kombinasi akun tersebut.



1. Definisikanlah Shorthand Aliases dengan ketentuan sebagai berikut:

Field

Value

Enabled

Checked

Max Alias Size

20

101


For the prompt Shorthand Aliases

2. Definisikanlah Template Alias dengan ketentuan sebagai berikut:

Alias

Template

Alias Description

Cash

00.000.000.000.1110.00 Cash

Account Payable

00.000.000.000.2210.01 Trade Account Payable

Accrued Expense 00.000.000.000.2225.00 Accrued Expense Payable Salaries

00..000.000.5105.00

Template Salaries

Software Sales

00..000.000.4110.01

Template Software Sales

102


Bab IX Kalender Akuntansi (Accounting Calendar) 9.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui gambaran umum kalender akuntansi pada aplikasi Oracle 2. Mengerti dan bisa mendefinisikan kalender akuntansi 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan jenis Periode 4. Mengerti dan bisa mendefinisikan kalender transaksi 5. Mengerti dan bisa membuka Periode akuntansi 6. Mengerti dan bisa menutup Periode akuntansi

9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar) Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan pada saat mendefinisikan kalender akuntansi diantaranya: -

Definisikanlah setidaknya untuk waktu satu tahun. Dengan melakukan seting Periode tersebut, ini akan mengurangi effort saat melakukan maintenance Periode pada setiap awal Periode akuntansi.

-

Proses translasi mata uang asing tidak akan bisa dilakukan pada awal Periode akuntansi yang dibuka.

-

Hati-hati pada saat memilih Periode yang paling awal. Setelah kita mengaktifkan (membuka) Periode akuntansi yang pertama, Periode sebelumnya tidak akan bisa dibuka kembali.

-

Jumlah maksimum Periode yang diperbolehkan untuk di-set adalah sebanyak enam puluh Periode.

-

Ketika Periode akuntansi berikutnya sudah dibuka, maka saldo akun yang ada pada Periode sebelumnya akan berpindah ke Periode berikutnya.

-

Pastikan tidak ada gap diantara non-adjusting Period. Karena jika terdapat gap diantara non-adjusting Period, General Ledger akan melaporkan sebuah warning error.

103


-

Periode akuntansi tidak boleh saling overlap kecuali untuk Periode adjustment. Jika diantara non-adjusting Period terdapat Periode yang overlap, General Ledger akan melaporkan sebuah warning error.

-

Sebaliknya, adjusting Period (Periode adjustment) harus overlap terhadap nonadjusting Periods (boleh diantara satu Periode atau lebih). Untuk mulai mendefinisikan kalender akuntansi, kita bisa memulainya dengan cara

masuk ke menu GL Super User > Setup > Financials > Calendar > Accounting sehingga muncul window seperti dibawah ini: Gambar 9.2.1 tampilan Accounting Calendar

Isi field-field tersebut dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Calendar. Isi dengan nama calendar akuntansi yang diinginkan. b. Field Description. Isi dengan deskripsi singkat yang menggambarkan calendar akuntansi yang sedang kita definisikan. c. Field Prefix. Isi dengan prefix Periode yang kita definisikan. d. Field Type. Isi dengan jenis Periode yang akan kita gunakan. Pilihlah jenis Periode yang sesuai dengan calendar akuntansi yang akan kita definisikan.

104


e.

Field Year. Isi dengan angka tahun yang akan kita definisikan.

f. Field Quarter. Isi dengan tahapan quarter Periode yang sedang kita definisikan. Quarter ini mengasumsikan bahwa dalam satu tahun calendar akuntansi itu dibagi kedalam empat, sehingga dalam satu tahun itu menjadi empat quarter yaitu quarter ke-1, quarter ke-2, quarter ke-3, dan quarter ke-4. g. Field Num. isi dengan nomor urut Periodenya, isi secara berurut (sequensial). h. Field From. Isi dengan tanggal awal Periode yang kita definisikan dengan format DD-MON-YYYY. i. Field To. Isi dengan tanggal akhir Periode yang sedang kita definisikan dengan format DD-MON-YYYY. j. Field Name. isi dengan nama Periode yang kita definisikan. Field ini akan terisi secara otomatis pada saat kita menekan Tombol Tab (keyboard) dengan template defaultnya adalah dengan menggabungkan isi dari field Prefix dan field Year. k. Field Adjusting. Field ini merupakan field pilihan untuk menentukan apakah Periode yang sedang kita definisikan itu merupakan Periode untuk melakukan adjustment atau bukan. Sebuah Periode disebut Periode adjustment ketika field adjusting ini dipilih (dicontreng).

9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode) Period Types (Jenis Periode) digunakan pada saat mendefinisikan kalender akuntansi. Kita bisa menggunakan Period Types yang sudah ada pada database. Kita juga bisa mendefinisikan Period Types ini sehingga kriterianya sesuai dengan yang kita inginkan. Setiap Set of Books harus mempunyai Periode tertentu. Ketika kita men-set calendar akuntansi kedalam sebuah Set of Books, maka Set of Books ini hanya akan mengakses Periode yang telah di set pada calendar akuntansi tersebut. Untuk mulai mendefinisikan Period Types ini, gunakan menu General Ledger Super User kemudian masuk ke Setup > Financials > Calendar > Types sehingga muncul windows seperti dibawah ini:

105


Gambar 9.3.1 tampilan Period Types

Untuk menampilkan data yang ada di database tekan Ctrl + F11 (keyboard). Untuk menambah row klik New. Isi field-fieldnya sesuai dengan ketentuan berikut ini: a. Field Period Types. Isi dengan nama Period Types yang dinginkan. b. Field Periods per Year. Isi dengan jumlah Periode dalam satu tahun kalender akuntansi. Sebagai contoh, kita bisa mendefinisikan sebuah jenis Periode mingguan (week), sehingga jumlah Periode per tahunnya adalah 52. Kita bisa mengisi jumlah Periode per tahun ini sampai maksimal 366 Periode per tahun fiskal c. Field Year Type. Isi dengan jenis tahun apakah Periode tersebut merupakan bagian dari sebuah fiscal atau kalender. Jenis “Calendar” dipilih jika tahun Periode akuntansinya diawali oleh nama system. Sedangkan jenis “Fiscal” dipilih jika tahun Periode akuntansinya diakhiri oleh nama system. Sebagai contoh, diasumsikan bahwa kita mempunyai kalender fiscal dari 1 Juli dampai 30 Juni sedangkan saat ini adalah tanggal 15 Juli 2010. Jika kita memilih jenis tahunnya adalah “Calendar”, maka General Ledger akan menambahkan tahun 2010 tersebut kedalam nama Periode (Jul-10) karena bulan Juli itu mulai pada tahun 2010. Sedangkan jika kita memilih jenis tahunnya adalah “Fiscal”, maka General Ledger 106


akan menambahkan tahun 2011 kedalam nama Periode (Jul-11) karena tahun fiscal sebenarnya berakhir pada tahun 2011. Dengan asumsi yang sama seperti diatas, misalkan tanggal saat ini adalah 15 Maret 2010. Jika kita memilih jenis tahun “Calendar”, General Ledger akan menambahkan 2010 kedalam nama Periode (Mar-10). Begitu pula jika kita memilih jenis tahunnya dengan “Fiscal”, maka General Ledger juga akan menambahkan tahun 2010 kedalam nama Periode (Mar10) karena tahun fiscal baru akan berakhir pada 2010. d. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan Period Types yang sedang kita definisikan.

9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi) Transaction Calendars adalah sebuah fungsi untuk mengontrol proses posting sebuah transaksi. Fungsi ini dipakai jika average processing pada Set of Books diset enable. Ketika kita mendefinisikan Transaction Calendars ini, kita akan menset hari apa saja yang merupakan business days (hari kerja). Selain itu kita juga bisa menspesifikasikan hari-hari libur, seperti hari Iedul Fitri atau hari libur nasional lainnya dengan menggunakan fungsi maintenance Transaction Calendars. Untuk mendefinisikan Transaction Calendars, masuklah ke window Calendar Transaction,

kemudian

nama

dan

deskripsi

sesuai

dengan

keinginan.

Untuk

mempermudah, pilih Defaults untuk menset hari kerja default (bawaan system) sehingga General Ledger akan secara otomatis meng-create Transaction Calendar dengan menggunakan kelender Default. Untuk me-maintain Transaction Calendars, dari window Calendar Transaction, cari calendar yang telah kita definisikan sehingga General Ledger akan menampilkan Transaction Calendar yang diminta. Perhatikan bahwa business days yang valid adalah yang ditandai chek list pada check box sebelah kanan. Jadi jika kita akan menset sebuah hari itu bukan business day, maka kita tinggal menghilangkan tanda check list pada check box sebelah kanan.

107


9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing Accounting Period) Opening and closing Accounting Period dilakukan untuk mengontrol journal entry dan journal posting sehingga system bisa menghitung nilai actual per Periode atau nilai actual akhir tahun, dan nilai saldo budget akun untuk keperluan laporan. Accounting Periods akan mempunyai status Periode dengan ketentuan sebagai berikut: a. Open. Status ini berarti pada Periode tersebut diperbolehkan melakukan entry jurnal dan posting jurnal. b. Closed. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak diperbolehkan melakukan entry jurnal dan posting jurnal sampai Periodenya dibuka kembali (re-open). Pada Periode ini, masih diperbolehkan untuk menghasilkan report dan melakukan inquiry data. c. Permanently Closed. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak diperbolehkan melakukan entry jurnal dan posting jurnal. Statusnya sudah tidak bisa diubah lagi (re-open is not allowed). Pada Periode ini, masih diperbolehkan untuk menghasilkan report dan melakukan inquiry data. d. Never Opened. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak boleh melakukan entry jurnal dan posting jurnal. General Ledger akan secara otomatis menetapkan status ini bagi semua Periode yang baru saja dibuka, atau bagi semua Periode yang telah didefinisikan tapi belum diset future-enterable. Status ini tidak bisa diganti. e. Future-Entry. Status ini berarti pada Periode tersebut diperbolehkan melakukan entry jurnal, tapi tidak diperbolehkan untuk melakukan posting jurnal. Periode ini sebenarnya belum dibuka, akan tetapi Periode tersebut sudah masuk masa futureenterable yang ketentuannya disesuaikan dengan settingan pada Set of Books. Status ini hanya bisa dirubah menggunakan concurrent processing untuk membuka status Periodenya. Pada saat kita mendefinisikan Set of Books, hati-hatilah dalam memilih Periode akuntansi pertama yang akan dibuka. Karena sekali kita membuka first Accounting Period, General Ledger tidak memperbolehkan kita untuk membuka Periode sebelumnya. Oleh karena itu, untuk kehati-hatian lebih baik first Accounting Period yang dibuka adalah minimal satu Periode sebelum Periode yang akan kita jadikan untuk bertransaksi.

108


Untuk membuka status Periode akuntansi, masuklah ke window Open and Close Periods, General Ledger akan menampilkan Periode akuntansi yang terakhir dibuka, namun jika ini pertama kali maka status yang muncul adalah Closed. Pilihlah Open Next Period sehingga General Ledger akan secara otomatis menghitung saldo Periode bersangkutan dan langsung menjalankan concurrent process untuk membuka Periode selanjutnya. Pada keadaan ini, status Periode bersangkutan akan tetap berstatus open. Untuk menutup status Periode akuntansi, masuklah ke window Open and Close Periods sehingga General Ledger akan menampilkan semua Periode akuntansi yang ada pada kalender kita yang di set pada Set of Books. Pilih Periode yang akan di-close kemudian masukkan status baru apakah Closed sehingga statusnya masih bisa dibuka kembali atau Permanently Closed yang tidak bisa dibuka kembali. Untuk me-reopen (membuka kembali) Periode akuntansi yang statusnya Closed, masuklah ke window Open and Close Periods sehingga General Ledger akan menampilkan semua Periode akuntansi yang ada pada kalendar kita yang di set pada Set of Books. Pilihlah Periode yang statusnya Closed yang akan dibuka kembali kemudian ubah statusnya menjadi open untuk membuka Periodenya.



-


1. Definisikanlah Period Type dengan ketentuan sebagai berikut: Field

Description

Period Type

XX_Period

Period per Year 13 Year Type

Calendar

Description

12 Periods and 1 Adjusting

2. Definisikanlan Accounting Calendar dengan ketentuan sebagai berikut:

109


a. Calendar Definition Field

Description

Name

XX_Accounting Calendar

Description Accounting Calender XX b. Periods Prefix Type

Year Qtr Num From

To

Dec

XX_Period P

4

12

01-Dec-P

31-Dec-P

Adj

XX_Period P

4

13

31-Dec-P

31-Dec-P

Jan

XX_Period Q

1

1

01-Jan-Q

31-Jan-Q

Feb

XX_Period Q

1

2

01-Feb-Q

28/29-Feb-Q

Mar

XX_Period Q

1

3

01-Mar-Q

31-Mar-Q

Apr

XX_Period Q

2

4

01-Apr-Q

30-Apr-Q

May

XX_Period Q

2

5

01-May-Q 31-May-Q

Jun

XX_Period Q

2

6

01-Jun-Q

30-Jun-Q

Jul

XX_Period Q

3

7

01-Jul-Q

31-Jul-Q

Aug

XX_Period Q

3

8

01-Aug-Q

31-Aug-Q

Sep

XX_Period Q

3

9

01-Sep-Q

30-Sep-Q

Okt

XX_Period Q

4

10

01-Okt-Q

31-Okt-Q

Nov

XX_Period Q

4

11

01-Nov-Q

30-Nov-Q

Dec

XX_Period Q

4

12

01-Dec-Q

31-Dec-Q

Adj

XX_Period Q

4

13

31-Dec-Q

31-Dec-Q

Adj

Yes

Yes

Untuk tahun (Year) ganti P dengan tahun sebelum Periode yang akan didefinisikan, sedangkan Q dengan tahun Periode yang akan didefinisikan. c. First Accounting Period = Desember tahun P

110


Bab X Currency dan Set of Books 10.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui gambaran umum mata uang pada aplikasi Oracle 2. Mengetahui gambaran umum rates konversi pada aplikasi Oracle 3. Mengetahui gambaran umum set of books pada aplikasi Oracle 4. Mengerti dan bisa mendefinisikan mata uang 5. Mengerti dan bisa mendefinisikan jenis rates konversi 6. Mengerti dan bisa mendefinisikan rates harian 7. Mengerti dan bisa mendefinisikan Set of Books

10.2 Mendefinisikan Currency Pada database sebenarnya sudah terdapat mata uang (currency) default sesuai dengan ISO tentang mata uang. Akan tetapi kita bisa mendefinisikan mata uang yang belum ada (custom sendiri) dan meng-enable atau men-disable mata uang yang nantinya akan diperbolehkan dipakai untuk transaksi pada aplikasi Oracle. Default yang ada pada system bawaan database pertama kali meng-enable $ USD, sehingga untuk menggunakan mata uang lainnya kita harus meng-enable-kan mata uang yang nantinya akan kita pakai. Untuk mendefinisikan mata uang baru, dengan menggunakan modul General Ledger Super User, masuklah ke Setup > Currencies > Define seperti gambar dibawah ini: Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency

111


Isi field-field tersebut dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Code. Isi dengan kode mata uang yang kita definisikan. Code yang dimasukkan harus unik berbeda dengan yang lain. b. Field Name. isi dengan nama mata uang yang kita definisikan. c. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan mata uang yang sedang kita definisikan. d. Field Issuing Teritory. Isi dengan Negara yang mengeluarkan mata uang yang sedang kita definisikan. e. Field Symbol. Isi dengan symbol mata uang yang kita definisikan. f. Field Precision. Isi dengan jumlah karakter dibelakang koma (,) pada keadaan transaksi normal ex. Untuk Rp. Precision=2 maka transaksi nilai seribu akan muncul pada saat transaksi adalah Rp. 1.000,00. g. Field Effective Dates - From. Isi field From dengan tanggal mulai efektiv mata uang yang sedang didefinisikan. h. Field Effective Dates – To. Isi field To dengan tanggal akhir efektiv mata uang yang sedang kita definisikan. i. Field Enabled. Pilih (contreng) untuk meng-enable mata uang yang sedang kita definisikan atau Hilangkan tanda contreng untuk men-disable mata uang yang sedang kita definisikan.

112


10.3 Mendefinisikan Conversion Rates Type Conversion Rates Type digunakan untuk meng-otomatisasi proses konversi mata uang asing pada saat entry jurnal dengan mengkonversi dengan rates yang telah didefinisikan sehingga menghasilkan nilai equivalent transaksi. Kita bisa mendefinisikan rates konversi harian (daily) dengan kombinasi tertentu yang berbeda berdasarkan mata uang, tanggal, dan jenis rates-nya. Ketika kita memasukkan jurnal mata uang asing, General Ledger akan otomatis menampilkan nilai tukar (exchange rates) sesuai dengan parameter yang telah didefinisikan sebelumnya berdasarkan mata uang, Rates Type, dan tanggal konversi yang kita masukkan. Akan tetapi jika kita ingin mengubah nilai tukarnya, maka kita tinggal memasukkan nilai tukar yang diinginkan. General Ledger mempunyai predefined jenis rates konversi harian sebagai berikut: 1. Spot yaitu nilai tukar berdasarkan nilai tukar pada tanggal tertentu. 2. Coorporate yaitu nilai tukar yang sengaja distandarisasikan untuk digunakan secara umum oleh sebuah perusahaan. 3. User yaitu nilai tukar yang akan didefinisikan (dientry langsung) saat melakukan jurnal transaksi. 4. EMU Fixed yaitu nilai tukar yang akan secara otomatis diisi oleh General Ledger ketika melakukan jurnal yang erat kaitannya dengan mata uang Euro. Kita bisa menggunakan keempat jenis rates konversi diatas atau kita juga bisa mendefinisikan jenis rates konversi custom sesuai dengan kebutuhan kita. Untuk mendefinisikannya, masuklah ke window Conversion Rates Type, dan isilah field Name dan Description sesuai dengan Jenis rates konversi yang kita definisikan.

10.4 Mendefinisikan Daily Rates Daily Rates akan digunakan oleh General Ledger pada saat melakukan transaksi mata uang asing sebagai acuan dalam proses konversi. Jika kita menggunakan feature Multiple Reporting Currencies, Daily Rates yang kita definisikan akan digunakan untuk mengkonversi jurnal pada primary Set of Books ketika jurnal pada Set of Books dicopy ke

113


reporting sets of books. Sebelum melakukan posting jurnal ke Set of Books, terlebih dahulu kita harus mendefinisikan daily rates. Untuk mendefinisikan Daily Rates, masuklah ke window Daily Rates. Isi field-field pada Daily Rates dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field From Currency. Isi dengan mata uang asing yang akan kita definisikan ratesnya terhadap mata uang fungsional kita. b. Field To Currency. General Ledger akan otomatis mengisi field ini dengan mata uang fungsional kita. Akan tetapi, jika diperlukan, kita juga bisa mengubah field ini dengan mata uang yang lain. c. Field Conversion Date and Type. Isi dengan tanggal konversi dan jenis konversi yang diinginkan. d. Field Conversion Rates. Isi dengan nilai rates konversi dari mata uang yang ada pada field From Currency untuk dikonversikan ke nilai equivalen berdasarkan mata uang yang ada pada field To Currency. General Ledger akan secara otomatis menghitung nilai inverse dari rates yang telah kita definisikan pada field lawannya. Jika pada Profile Option pada window Daily Rates kita menset Inverse Relationship During Entry menjadi Yes, maka General Ledger akan memastikan bahwa rates dari dua kolom berlawanan tersebut akan bernilai saling inverse. Jadi jika nilai dari salah satu kolom kita ubah maka nilai kolom lawannya akan selalu otomatis menghitung dan merubahnya menjadi nilai inverse dari kolom lawannya. Tapi jika setingan Profile Optionnya di set No, General Ledger tidak akan secara otomatis menghitung nilai inverse bagi kolom lawannya sehingga jika kita ingin mengubahnya, kita harus mengubahnya secara sendiri-sendiri secara manual. Sebagai contoh: -

Isi field rates pada kolom pertama dengan rates konversi dari From Currency ke To Currency. Rates ini akan menjadi dasar operasi perkalian dari amount From Currency ke nilai equivalen berdasarkan mata uang fungsional. Ex. Kita akan mengkonversi dari AUD (dollar Australia) ke USD (dollar Amerika), masukkan nilai .7793 jika rates yang diinginkan adalah .7793 US Dollars per Australian Dollar.

114


-

Isi field rates pada kolom kedua dengan rates konversi dari To Currency ke From Currency. Ini adalah kebalikan dari yang pertama yaitu menjadikan rates yang dimasukkan sebagai dasar perkalian dari mount To Currency di-equivalen-kan ke nilai berdasarkan From Currency. Ex. Untuk mengkonversi dari USD ke AUD, masukkan nilai rates 1.2832 jika rates yang diinginkan adalah 1.2832 Australian Dollars per US Dollars.

10.5 Mendefinisikan Set of Books Sebuah Set of Books akan menentukan fungsional dari currency (mata uang), struktur akun, dan kalender akuntansi yang dipakai oleh masing-masing perusahaan. Sebuah Set of Books primer harus menggunakan mata uang fungsional. Setiap laporan Set of Books harus memakai satu dari beberapa reporting currency yang telah kita definisikan sebelumnya. Ketika mendefinisikan Set of Books, kita bisa memilih untuk mengenablekan average balance processing sehingga General Ledger akan men-trace dan me-maintain saldo rata-rata dan saldo akhir harian secara otomatis. Sebelum kita mendefinisikan Set of Books, pastikan kita sudah mendefinisikan beberapa hal berikut ini yaitu: 1. Period Types 2. Accounting Calendar 3. Transaction Calendar jika menginginkan average balance processing 4. Fungsional Currency (enable) 5. Reporting Currency 6. Account Structure Untuk memulai mendefinisikan Set of Books, bukalah window Set of Books. Isi field-field yang ada dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Name. Masukkan nama Set of Books yang diinginkan. Nama ini nantinya akan muncul pada list ketika kita akan memilih Set of Books, dan menjadi header pada report. b. Field Short Name. Isi dengan nama pendek atau inisial Set of Books yang kita definisikan.

115


c. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan Set of Books yang sedang kita definisikan. d. Field Chart of account. Isi dengan chart of account yang akan digunakan pada Set of Books yang sedang kita definisikan. e. Field Functional Currency. Isi dengan mata uang fungsional yang akan digunakan. Local currency ini juga dikenal sebagai base currency, local currency, atau primary currency. f. Field Accounting Calendar dan Period Type. Isi dengan calendar akuntansi dan jenis Periode yang akan dipakai pada Set of Books yang sedang kita definisikan. g. Field Future Period. Isikan jumlah future Period yang akan digunakan.

116


Bab XI Basic Jurnal Entry 11.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui gambaran umum basic jurnal entry dan siklus akuntansi pada aplikasi Oracle 2. Mengetahui gambaran umum batch jurnal entry pada aplikasi Oracle 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan batch jurnal 4. Mengerti dan bisa melakukan manual jurnal entry 5. Mengerti dan bisa memposting jurnal entry

11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle

Jurnal entry merupakan bagian yang terintegrasi dalam siklus akuntansi. Dari gambar diatas dapat kita lihat siklus akuntansi yang terdiri dari: a. Open Period, yaitu kita akan menentukan Periode akuntansi yang akan kita jalankan untuk kemudian kita membukanya sehingga bisa dipakai untuk melakukan transaksi.

117


b. Create/Reverse Journal Entries, yaitu kita melakukan entri jurnal baik itu berupa transaksi dengan mata uang fungsional maupun menggunakan mata uang asing. Selain itu, apabila terdapat kesalahan maka kita juga bisa melakukan jurnal reversal (jurnal balik) untuk membalik jurnal yang salah tersebut. c. Post, yaitu kita akan memposting jurnal yang telah kita entry ke buku besarnya (general ledger). d. Review, yaitu kita melakukan analisa review terhadap transaksi yang telah diposting ke buku besar dikhawatirkan terdapat kesalahan baik dalam transaksi detil ataupun dalam saldonya. e. Revalue / Translate, yaitu kita melakukan revaluasi atau translasi saldo mata uang asing. f. Consolidate, yaitu kita melakukan konsolidasi ke perusahaan pusat. g. Review/Correct Balances, yaitu kita melakukan analisa review kembali terhadap saldo akun yang telah dikonsolidasikan untuk menghindari kesalahan saldo akun di pusat konsolidasi. h. Run Reports, yaitu kita menghasilkan reports/laporan yang dibutuhkan. i. Closing Period, yaitu kita melakukan transaksi closing entry dan menutup Periode yang telah berjalan untuk selanjutnya membuka Periode selanjutnya.

Dengan menggunakan Oracle General Ledger, kita bisa melakukan fungsi jurnal entry yang telah disediakan yaitu: -

Meng-create jurnal entry,

-

Import Jurnal Entry,

-

Posting Jurnal Entry,

-

Melihat informasi akun dan informasi jurnal entry,

-

Menelusuri Subledger,

-

Menghasilkan Reports, dan

-

Melakukan jurnal reversal.

Dalam aplikasi Oracle General Ledger, kita bisa membagi jenis jurnal entry sebagai berikut:

118


a. Manual Journal Entries. Ini merupakan jenis basic jurnal entry yang digunakan pada hamper semua transaksi akuntansi, sebagai contoh untuk melakukan transaksi adjustment atau transaksi reclassification. b. Reversing Journal Entries. Ini dihasilkan dari proses reverse (membalik) jurnal transaksi yang ada. Kita bisa me-reverse jurnal entry dan memposting ke Periode akuntansi berjalan atau ke future Period yang statusnya open. c. Recurring Journal Entries. Kita bisa menggunakan recurring jurnal entries ini untuk mendefinisikan jurnal transaksi berulang. Recurring jurnal entry ini didefinisikan sekali, sehingga pada saat recurring jurnal ini akan dipakai kita tinggal menggeneratenya saja. d. Mass Allocation. Ini digunakan untuk meng-create jurnal yang menggunakan formula untuk mengalokasikan saldo revenue dan expense diantara Cost Center, department, divisi, atau diantara Segment yang lainnya.

11.3 Komponen Jurnal Setiap jurnal yang dibuat akan selalu memiliki tiga komponen utama yaitu a. Batch, b. Header, dan c.

Lines. Setiap jurnal entry akan dimiliki oleh sebuah batch. Kita meng-create sebuah batch

dengan cara memasukkan nama, Total control, dan keterangan. Tahapan ini merupakan tahapan opsional, artinya, kita sebenarnya tidak diwajibkan untuk mendefinisikan batch terlebih dahulu sebelum membuat jurnal. Akan tetapi, jika kita tidak mendefinisikannya, system Oracle General Ledger akan dengan otomatis membuatkan sebuah batch untuk setiap jurnal entry yang kita buat. Informasi dari header sebuah jurnal akan mengidentifikasi deskripsi umum dari sebuah jurnal entry seperti nama, tanggal efektiv, sumber, kategori, mata uang, keterangan, dan Total control. Semua baris (lines) pada sebuah jurnal entry harus share dengan mata uang dan kategori yang sama. Jika informasi jurnal entry-level tidak didefinisikan, Oracle General

119


Ledger akan otomatis memasukkan nama default, kategori, dan mata uangnya dengan mata uang fungsional. Baris jurnal akan menspesifikan informasi akuntansi untuk setiap jurnal entry yang dibuat. Untuk setiap jurnal entry yang dubuat, Total debit harus sama dengan Total kredit kecuali untuk Jurnal entry Budget dan Statistik.

11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada Batch Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, penggunaan batch ini merupakan pilihan opsional. Jika tidak akan menggunakan batch, kita bisa melakukan jurnal entry secara langsung tanpa meng-create sebuah batch terlebih dahulu dengan cara mengklik New Jurnal. Akan tetapi system akan secara otomatis membuatkan sebuah batch dengan mengkombinasikan nomor batch dan tanggal transaksi . Sebuah batch bisa berisikan jurnal entry yang jumlahnya tidak terbatas. Semua jurnal entry yang ada pada sebuah batch harus share dengan semua jurnal entry dengan Periode yang sama. Jika kita mem-posting sebuah jurnal entry, maka sebenarnya kita sudah memposting satu batch yang memuah jurnal entry yang kita posting. Akan tetapi, jika kita akan melakukan fungsi reversing entry, maka kita bisa memilih apakah mereverse semua jurnal entry pada sebuah batch secara simultan atau hanya salah satu jurnal entry saja. Kita bisa memposting sebuah jurnal entry yang saldo debet dan kreditnya tidak balance

jika

settingan

Suspense

Posting

diset

enabled.

Sehingga

selisih

ketidakseimbangannya akan dipindahkan ke akun suspense. Akan tetapi, jika settingan Suspense Posting tidak diset enabled, maka kita tidak akan bisa memposting jurnal entry yang tidak balance kecuali untuk jurnal entry budget dan statistic.

11.5 Membuat Batch Jurnal Untuk membuat batch jurnal, pastikan kita menggunakan menu General Ledger, kemudian masuk ke window pencarian jurnal, Journals > Enter (B) New Batch. Klik pada Tombol New Batch sehingga muncul window batch. Isi field-field dengan ketentuan sebagai berikut:

120


a. Field Batch. Isi dengan nama batch yang diinginkan. b. Field Period. Isi dengan Periode atau tanggal transaksi. c. Field Control Total. Isi dengan Total control batch yang diinginkan. Setelah itu klik Tombol Journal untuk masuk ke header journal dan lines journal. Pada informasi header, isi field-field dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Journal. Isi dengan nama atau keterangan jurnal yang akan kita transaksikan. b. Field Category. Isi dengan kategori jurnal yang sesuai dengan transaksi yang kita entry. c. Field Currency. Isi dengan mata uang yang akan dipakai untuk transaksi, bisa dengan mata uang asing ataupun mata uang local (fungsional). Jika field ini tidak diisi, maka system akan secara otomatis mengisikan mata uang fungsionalnya kedalam field ini. Pada lines journal isikan jurnal entry yang akan kita transaksikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Field Line. Isi dengan nomor urutan baris jurnal. b. Field Account. Isi dengan akun transaksi. c. Field Debet. Isi dengan nilai debet. d. Field Credit. Isi dengan nilai kredit. e. Field Description. Isi dengan keterangan akunnya. Setelah selesai melakukan jurnal entry, klik Tombol Save untuk menyimpan jurnal entry yang telah dibuat, klik Yes pada warning yang muncul. Untuk membuat jurnal entry baru pada batch yang sama, kita tinggal mengklik Tombol New sehingga system akan langsung menampilkan header dan lines jurnal yang baru.

11.6 Manual Journal Entry Pada saat kita membuka window Journal Entry, maka secara default, General Ledger akan menampilkan mata uang fungsional pada field Currency. a. Transaksi Jurnal Entry Mata Uang Asing Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat melakukan entry jurnal dengan mata uang asing yaitu:

121


-

Untuk melakukan entry jurnal dengan menggunakan mata uang asing, tentukan mata uang asing yang akan dipakai transaksi dan masukkan informasi tentang konversinya.

-

Jenis konversi yang bisa dipakai adalah Spot, Corporate, User, atau jenis lain yang sebelumnya telah didefinisikan.

-

Tanggal Konversi harus diisi dengan tanggal yang sesuai dengan Periode akuntansi yang telah didefinisikan.

-

Jika kita menggunakan jenis konversinya User, maka kita harus mengisikan rate konversinya.

b. Transaksi Jurnal Entry Statistik Beberapa yang harus diperhatikan pada saat akan melakukan transaksi jurnal entry statistic yaitu: -

Untuk melakukan transaksi jurnal entry statistic, pilih STAT sebagai mata uang pada field Currency.

-

Sebuah transaksi jurnal entry statistic bisa dengan hanya entry satu sisi. Sehingga untuk mempostingnya, nilai saldo debet tidak harus sama dengan nilai saldo kredit.

-

Kita bisa meng-entry jurnal statistic dengan dikombinasikan dengan jurnal currency. Akan tetapi, untuk bisa melakukannya kita terlebih dahulu harus menset Profile Option pada settingan journal: Mix Statistical and Monetary diset menjadi Yes.

-

Definisikanlah satuan unit statistic untuk setiap Segment natural account yang akan dipakai untuk dikombinasikan antara statistic dan monetary journal entries.

-

Pada saat melakukan jurnal entry, gunakan field debet dan kredit untuk memasukkan nilai moneternya. Akan tetapi, untuk statistic, isi field debet dan kredit dengan nilai kuantitas statistiknya.

11.7 Memposting Batch Jurnal Ada tiga cara untuk memposting sebuah jurnal atau batch, yaitu: 1. Batch Posting. Kita bisa melakukan posting dengan cara masuk ke window Post Journal, sehingga General Ledger akan memposting seluruh jurnal yang ada pada batch yang kita buka. (N) Journals > Post

122


2. Manual Posting. Kita bisa melakukan posting pada saat melakukan jurnal entry dengan mengklik Tombol More Action pada window Journal maupun window Batch. Cara ini hanya bisa dilakukan jika settingan profile option Journal: Allow Posting During Journal Entry diset Yes. Akan tetapi, ketika kita memposting salah satu jurnal dalam satu batch, maka General Ledger akan secara otomatis memposting semua jurnal yang ada pada batch tersebut. Kita tidak bisa memposting hanya salah satu jurnal yang ada pada batch tersebut. (N) Journals > Enter (B) More Actions 3. Automatic Posting. Kita bisa menggunakan program AutoPost untuk memposting batch jurnal secara otomatis sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. (N) Setup > Journal > AutoPost Jika settingan yang kita buat menentukan bahwa system harus mengecek Control Total pada batch jurnal, maka jika system General Ledger tidak akan bisa memposting sebuah jurnal batch jika Total debet yang dimasukkan tidak sesuai dengan nilai Control Total yang ada pada batch tersebut. Ada beberapa alasan sebuah batch tidak bisa diposting adalah sebagai berikut: a. Control Total violations, b. Posting To unopened Periods, c. Unbalanced journal entries, Jika terjadi hal seperti itu, periksa dan koreksi sesuai dengan kesalahannya dengan menggunakan window More Actions. Berikut ini adalah status posting untuk sebuah batch jurnal: a. Unposted, b. Pending, c. Processing, d. Selected for Posting, e. Posted, dan f. Error.

123


11.8 Latihan (Praktikum) -


-


1. Buatlah sebuah batch dengan ketentuan sebagai berikut:

Field

Value

Batch

XX Softwares Purchase and Sales

Period

Current Period

Control Total 200000

2. Pada batch diatas, buatlah jurnal dengan ketentuan sebagai berikut: a. Header

Field

Value

Journal

XX Hardware Purchase

Category

Addition

Currency Mata Uang Fungsional b. Lines

Line Account

Debit

10

00.000.000.000.1560.02 50000

20

00.000.000.000.2210.02

Credit Description Hardware/Software 50000

Account Payable

3. Pada batch yang sama buatlah jurnal lain dengan ketentuan sebagai berikut: a. Header

Field

Value

124


Journal

XX Hardware Sales

Category

Revenue


Line Account

Debit

10

00.000.000.000.1210.02 90000

20

00.000.000.000.4130.02

Credit Description Account Receivables 90000

Hardware Sales

4. Buatlah batch baru dengan ketentuan sebagai berikut:

Field

Value

Batch

XX Meals Expense

Period

Current Period

Control Total 10000

5. Pada Batch XX Meals Expense, buatlah sebuah jurnal dengan ketentuan sebagai berikut: a. Header

Field

Value

Journal

XX Meals Expense- Branch B

Category

Expenditure


Line Account

Debit Credit Description

125


10

00.001.000.000.7690.00 500

20

00.001.000.000.1110.00

Meals Expense-Branch B 500

Cash

6. Postinglah jurnal entry yang sebelumnya sudah dibuat dan pastikan status postingnya adalah Posted.

126


Bab XII Reverse Journal Entry 12.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui definisi dan tujuan jurnal reversal pada aplikasi Oracle 2. Mengetahui metode jurnal reversal pada aplikasi Oracle 3. Mengerti dan bisa melakukan manual jurnal reversal 4. Mengerti dan bisa mendefinisikan jurnal reversal secara otomatis

12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry) Jurnal Reversal adalah jurnal balik dari jurnal originalnya. Kita bisa menggunakan jurnal reversal ini untuk mereverse transaksi akrual, estimasi, adjustment sementara dan reklasifikasi, atau untuk mengoreksi kesalahan jurnal. Kita bisa mereverse sebuah jurnal dengan menggunakan dua cara yaitu: 1. Switch Dr/Cr. Artinya adalah kita mereverse sebuah jurnal dengan menukar posisi debet (Dr) dan kreditnya (Cr). Jika pada jurnal originalnya posisi akun transaksinya pada debet, maka pada jurnal reversalnya dibalik menjadi berada pada posisi kredit. Sebaliknya jika pada jurnal originalnya posisi akun transaksinya pada kredit, maka pada jurnal reversalnya dibalik menjadi berada pada posisi debet. Metode ini biasanya digunakan untuk mereverse transaksi akrual. 2. Change Sign. Artinya adalah kita mereverse sebuah jurnal dengan merubah tanda dari nilai transaksinya dari positif menjadi negative. Sebenarnya tujuannya sama saja dengan metode yang pertama, karena jika ada transaksi dengan nilai negative pada posisi debet maka sebenarnya posisi akun untuk nilai positifnya berada pada kredit, begitu pula sebaliknya jika ada transaksi dengan nilai negative pada posisi kredit maka sebenarnya posisi akun untuk nilai positifnya berada pada posisi debet. Metode ini biasanya digunakan untuk mengoreksi data jurnal entry yang salah.

Sebuah jurnal entry hanya bisa direverse sekali. Kita tidak akan bisa mereverse jurnal entry yang sebelumnya sudah pernah direverse. 127


Jika jurnal entry originalnya merupakan transaksi multi currency, maka ketika kita membuatkan jurnal reversalnya, General Ledger akan mereverse semua jurnal yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Selain itu, General Ledger untuk reporting currency akan menggunakan rate konversi yang sama dengan rate konversi yang dipakai pada jurnal entry originalnya. Kita bisa membuatkan jurnal reversal untuk satu buah jurnal entry atau untuk satu buah batch. Jika kita membuatkan jurnal entry untuk satu batch, maka General Ledger akan membuatkan jurnal reversal dari masing-masing jurnal entry original yang ada pada batch tersebut. Metode yang digunakan untuk membuatkan jurnal reversal untuk semua jurnal entry originalnya menggunakan metode yang sama sesuai dengan kategori jurnalnya atau sesuai dengan metode yang dipilih pada saat muncul window Journal Reversal Category. Pada saat kita akan mengcreate jurnal reversal secara manual, kita diberikan dua opsi yang harus dipilih yaitu apakah kita akan mengcreate jurnal reversal tersebut langsung pada saat itu atau kita hanya memasukkan Periode saja dan menggenerate jurnal reversalnya di kemudian hari. Kita bisa menggunakan fungsi More Actions untuk langsung mengcreate jurnal reversal untuk sebuah jurnal atau batch yang sudah diposting maupun belum diposting. Ini bisa dilakukan pada Periode dibentuknya jurnal original atau pada Periode selanjutnya dengan syarat masih berada pada enterable Period (future enterable Period). -

(N) Journals > Enter (B) Review Journal (B) More Actions

-

(N) Journals > Enter (B) Review Batch (B) More Actions Selain itu, kita juga bisa menggunakan fungsi More Details untuk mendefinisikan

Periode jurnal reversal untuk sebuah jurnal entry. Kemudian pilih fungsi jurnal entry at a later time, sehingga jurnal reversal akan dibentuk menggunakan window Reverse Journal. Akan tetapi, jika kita mengklik Tombol Reversal pada window More Details, maka pada saat itu juga General Ledger akan langsung membuatkan jurnal reversalnya. -

(N) Journals > Enter (B) Review Journal (B) More Details Untuk menggenerate jurnal reversalnya, masuk ke window Reverse Journal. Pada

window ini kita bisa menggenerate jurnal reversal yang sebelumnya sudah didefinisikan

128


Periode reversalnya, seperti transaksi akrual bulanan yang harus dibuatkan jurnal reversalnya pada setiap awal Periode yang bersangkutan. -

(N) Journals > Generate > Reversal

12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis Gambar 11.3.1 Bagan alur AutoReverse

Jika kita secara rutin harus menggenerate dan memposting jurnal reversal yang banyak sebagai prosedur bulanan misalnya untuk closing dan opening Accounting Periods, kita bisa menggunakan fungsi Automatic Journal Reversal untuk mengotomatisasi prosesnya sehingga bisa menghemat waktu dan tenaga kita. Fungsi ini bisa disetting untuk secara otomatis mereverse jurnal entry akrual bulan sebelumnya dan secara otomatis mempostingnya. -

Enable AutoReverse, secara opsional bisa juga memilih untuk AutoPost Reversal, ini digunakan untuk option pada journal category.

-

Saat melakukan jurnal entry, gunakan journal category yang sebelumnya sudah disetting AutoReverse Enabled.

-

Untuk memproses program Automatic Reversal dengan cara: 129


o Mengirim request dengan menggunakan window Submit Request untuk memproses program Automatic Reversal untuk semua jurnal yang telah disetting sebelumnya. Atau o Dengan mensetting profile option pada GL: Launch AutoReverse After Open Period, menjadi Yes. Sehingga ketika kita membuka Periode selanjutnya, program AutoReverse akan mencari semua jurnal entry yang menggunakan journal category yang disetting AutoReverse-nya enabled, untuk kemudian diproses untuk dibuatkan jurnal reversalnya. General Ledger akan secara otomatis menggenerate dan memposting reversal sebuah jurnal jika: a. Tipe saldo jurnalnya adalah actual; b. Category jurnal yang dipakai mempunyai settingan AutoReverse enabled; c. Jurnalnya sudah diposting tapi belum dibuatkan jurnal reversalnya; dan d. Periode jurnal reversalnya masih berada pada status open atau future enterable.



-


1. Buatkanlah jurnal reversal dengan metode manual dari satu buah jurnal entry yang telah dibuat (jurnal pembelian). 2. Pilihlah jurnal yang telah dibuat (Meals Expense), kemudian buatkanlah jurnal reversal dengan ketentuan sebagai berikut:

Field

Value

Period

Pilih next Period, tapi pastikan bukan adjusting Period

Method Switch Dr/Cr

3. Generate jurnal yang akan dibuatkan reversalnya.

130


4. Buatkan settingan untuk AutoReverse sebuah jurnal. Tapi sebelumnya buatkan journal category: XXAccrual (masuk ke Setup > Journal > Categories). Ketentuan AutoReverse yang dibuat sebagai berikut:

Field

Value

Category

XXAccrual

Reversal Period

Pilih next Period, tapi pastikan bukan adjusting Period

AutoReverse

Checked

AutoPost Reversal Checked

5. Buatkan sebuah jurnal entry dengan ketentuan sebagai berikut: a. Header

Field

Value

Journal

XXSalary Accrual

Period

Current Period

Category XXAccrual

b. Line Line Account

Debet Credit Description

10

00.000.000.000.5105.00 15000

Salary Expense (Branch A)

20

00.001.000.000.5105.00 20000

Salary Expense (Branch B)

30

00.001.000.000.2225.00

35000

Accrued Salaries Payable

c. Posting jurnal diatas. 6. Masuklah ke window Standard Report, (N) Reports > Request > Standard , isi field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut:

131


Field

Value

Name

Program – Automatic reversal

Period All

Lihat jurnal yang terbentuk.

132


Bab XIII Recurring Journal 13.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui definisi dan tujuan recurring journal pada aplikasi Oracle 2. Mengetahui jenis recurring journal pada aplikasi Oracle 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan recurring journal

13.2 Definisi dan Jenis Recurring Jurnal Recurring Journal adalah sebuah formula jurnal berulang yang digunakan untuk transaksi-transaksi yang sering terjadi pada setiap Periode akuntansi seperti transaksi akrual, pembebanan depresiasi, dan allocations. Kita bisa dengan cepat membuat formula recurring dengan mengcopy dan memodifikasi formula yang ada. Ada tiga tipe recurring journal pada aplikasi Oracle General Ledger yaitu: 1. Skeleton Journals. Skeleton journal didefinisikan dengan membuat recurring jurnal entry tanpa memasukkan amount. Skeleton journal ini digunakan untuk transaksi yang sering terjadi dan mempunyai kombinasi akun jurnal entry yang sama tapi nilainya (amount) berbeda. Sebagai contoh adalah transaksi labor expense yang biasanya setiap Periode akan berbeda tergantung labor hours (jam kerja). Skeleton journalnya sebagai berikut: Dr. Temporary Labor Expense ……… Cr. Salaries Payables…………………. 2. Standard Journals. Standard journal didefinisikan dengan membuat recurring jurnal seperti jurnal entry biasa. Standard journal ini digunakan untuk transaksi yang sering terjadi dengan kombinasi akun dan amount yang sama setiap Periode akuntansi. Sebagai contoh adalah transaksi Auto Lease expense yang setiap bulannya akan sama. Standard journalnya sebagai berikut:

133


Dr. Auto Lease Expense…………. <1000> Cr. Account Payables…………… <1000> 3. Formula Journals. Formula journal digunakan untuk transaksi yang menggunakan formula tertentu untuk menghitung amount yang akan bervariasi dari setiap Periodenya. Sebagai contoh adalah untuk transaksi Bonus Expense yang nilainya bergantung pada nilai penjualan akhir bulan. Formula journalnya adalah sebagai berikut: Dr. Bonus Expense …………. Cr. Cash ……………….. 13.3 Membuat Recurring Journal Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal

Bagan diatas menjelaskan tentang alur penggunaan recurring journal. Ketika kita ingin menggunakan recurring journal, pertama kita harus mendefinisikan recurring jurnalnya untuk kemudian digenerate. Setelah digenerate, maka kita lihat lagi jurnal yang terbentuk sudah benar atau tidak. Jika dirasa sudah benar maka sudah bisa kita lakukan posting. Tapi jika ternyata jurnal yang terbentuk salah, maka kita harus menghapusnya dan mendefinisikan ulang recurring jurnalnya.

134


Untuk mendefinisikan recurring journal, dengan menggunakan menu General Ledger Super User, masuk ke Journals > Define > Recurring. Kemudian lakukan empat tahapan berikut ini: 1. Buatlah definisi recurring journal. Definisikanlah apakah menggunakan template Skeleton, Standard, atau Formula. 2. Generate recurring journal yang sebelumnya telah didefinisikan. 3. Lakukan review terhadap jurnal yang telah dibuat untuk menjamin tingkat keakurasian. 4. Lakukan posting



-


1. Definisikanlah recurring journal dengan ketentuan sebagai berikut: a. Batch Header Field

Value

Batch

XX Skeleton Recurring Journal

Journal

XX Salary Expense

Category

Payroll

Currency Mata uang fungsional b. Line Line Account


10

00.000.000.000.5105.00


20

00.001.000.000.5105.00


30

00.001.000.000.2225.00


135


2. Cari Skeleton journal yang telah dibuat, kemudian gunakan untuk melakukan transaksi dengan ketentuan sebagai berikut: Line Account


10

00.000.000.000.5105.00 1700


20

00.001.000.000.5105.00 2000


30

00.001.000.000.2225.00

3700



Value

Batch

XX Standard Recurring Journal

Journal

XX Annual Support Contract

Category

Revenue

Currency Mata uang fungsional b. Line Line Account

Description

Step Oprtr Amt

10

00.000.000.000.4120.00 Supp. Cont-Branch A 1

Enter

-5000

20

00.001.000.000.4120.00 Supp. Cont-Branch B 1

Enter

-7000

30

00.000.000.000.1210.00 Acc. Receivable

Enter

12000

1


Value

Batch

XX Formula Recurring Journal

Journal

XX Bonus Accrual

136


Category

Accrual

Currency Mata uang fungsional b. Line 1 c.

Line Account

d.

10

Description

00.000.000.000.5150.00 Bonus-Branch A

c. Formula 1, diasumsikan Branch A mendapat bonus 5% setiap bulannya dihitung dari support contract yang didapat. Step OperaTor Amount Account 1

Enter

2

X

00.000.000.000.4120.00 -0.05

d. Line 2 Line Account 10

Description

00.001.000.000.5150.00 Bonus-Branch B

e. Formula 2, diasumsikan Branch B mendapat bonus 5% setiap bulannya dihitung dari support contract yang didapat. Step OperaTor Amount Account 1

Enter

2

X

00.001.000.000.4120.00 -0.05

137


Bab XIV MassAllocation 14.1 Tujuan Pembelajaran: 1. Mengetahui definisi dan tujuan recurring journal pada aplikasi Oracle 2. Mengetahui jenis recurring journal pada aplikasi Oracle 3. Mengerti dan bisa mendefinisikan recurring journal

14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation

MassAllocation adalah sebuah formula jurnal entry yang mengalokasikan revenue dan expense diantara grup Cost Center, department, divisi, atau diantara Cost Center. Berikut adalah beberapa perbedaan antara MassAllocations dan Recurring Journals: Tipe Jurnal

MassAllocations

Recurring Journals

Formula

Ya

Ya

Standard

Ya

Ya

Skeleton

Ya

Ya

Mata Uang

Fungsional, STAT

Foreign,

atau Fungsional

atau

STAT

138


Formula

per

Line Satu formula untuk semua line

Satu formula per line

Jurnal Formula

A*B/C

Any Formula

Ada 5 tahapan untuk membuat jurnal MassAllocation yaitu: 1. Definisikan MassAllocation o Isi informasi batch o Create formula MassAllocation o Masukkan formula MassAllocation 2. Validasi Definisinya 3. Generate Jurnal MassAllocation, pilih batch yang akan degenerate. 4. Review jurnal entry untuk memastikan keakurasian jurnalnya. 5. Posting jurnal MassAllocationnya

14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocation Untuk mendefinisikan batch MassAllocation, kita bisa mengcreate batch massallocation yang baru atau mengcopy batch MassAllocation yang sudah ada dan merubah sesuai keinginan. Untuk mengcreate batch MassAllocation yang baru, pertama kita harus membuatkan jurnal untuk costpoolnya dan mempostingnya. Setelah dipastikan bahwa jurnal untuk cost poolnya telah diposting, baru kita definisikan batch MassAllocation. Adapun langkah-langkah untuk mendefinisikan batch MassAllocation adalah sebagai berikut: 1. Menggunakan

menu

General

Ledger,

masuklah

ke

windows

Define

MassAllocation dengan cara masuk ke: Journal > Define > MassAllocation.

139


Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation

2. Masukkan nama batch MassAllocation yang diinginkan. 3. Pilihlah jenis balance yaitu Actual atau Encumbrance. 4. Masukkan keterangan pada field Description, yang menggambarkan keterangan singkat dari batch massallocation yang kita definisikan. 5. Klik Tombol Formulas untuk mendefinisikan formula AutoMassAllocation Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation

140


6. Definisikan formula yang diinginkan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Header o Field Name, isi dengan nama yang dinginkan. o Field Description, isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan formula yang sedang didefinisikan. o Field Category, isi dengan category yang sesuai. Ini akan menggrupkan jurnal yang terjadi sehingga pemilihan category ini nantinya akan membantu dalam reporting dan analisis. o Field Currency, isi dengan mata uang transaksi yang diinginkan. o Entered Currency Allocation, pilih option antara Converted Amount atau Calculated Amount. Converted Amount dipilih jika kita ingin jurnal entry yang terbentuk saat menggenerate formula MassAllocation mempunyai amount (nilai) yang setara dengan mata uang fungsional, sehingga system akan otomatis mengkonversi nilai mata uangnya. Sedangkan Calculated Amount dipilih jika kita ingin jurnal entry yang terbentuk saat menggenerate MassAllocation tetap sesuai dengan nilai mata uang yang ditransaksikan, tidak otomatis dikonversikan. Jika jenis balance yang dipilih adalah Encumbrance, maka kita harus memilih option yang Converted Amount, tidak bisa memilih Calculated Amount. o Option Full Cost Pool, option ini akan sangat berguna untuk proses pembulatan (rounding difference). Jika option ini dipilih, maka saat proses generate MassAllocation, jika terjadi perbedaan karena pembulatan, maka system akan otomatis membebankan selisihnya ke cost pool yang saldo relativnya paling besar. Sedangkan jika option ini tidak dipilih, maka saat proses generate MassAllocation, jika terjadi rounding difference, maka selisihnya akan tetap berada pada akun originalnya. b. Lines o Semua MassAllocation menggunakan formula yang sama yaitu Cost Pool * (Usage Factor / Total Usage) Atau dalam bentuk formula: A*B/C o Masukkan akun untuk line A, B, atau C pada formula yang sedang didefinisikan. Masukkan akun yang value Segmentnya berupa parent

141


sehingga nantinya akan merefer terhadap akun anak-anaknya. Ketika kita memasukkan sebuah akun, General Ledger akan secara otomatis memastikan bahwa akun tersebut valid dan enabled. o Tentukan jenis Segment untuk setiap Segment akun. Kombinasi dari parent/child dan jenis Segment akan menjadi dasar bagi General Ledger untuk menentukan akun-akun tertentu yang dipengaruhi oleh porsi sebuah formula yang kita definisikan. Ada beberapa jenis Segment yang bisa kita gunakan yaitu: 

Looping (L) : jenis ini dipilih untuk sebuah parent Segment sehingga nantinya formula yang dipakai akan otomatis memasukkan semua anak-anak dari parent tersebut. Makanya, proses loop ini hanya bisa digunakan untuk parent.



Summing (S) : jenis ini dipilih untuk sebuah parent Segment untuk menjumlahkan (sum) semua saldo akun Segment anak-anaknya terhadap parentnya. Sebagai contoh, jika kita memasukkan sebuah parent Segment yang mempunyai lima anak Segment, program alokasi akan menambahkan saldo akun kelima anak-anak Segment tersebut

dan

menggunakan

Summing

pada

setiap

formula

MassAllocation. Kita bisa menggunakan Summing ini hanya untuk yang bernilai sebagai parent. 

Constant (C) : jenis ini dipilih untuk nilai Segment anak sehingga yang dipakai adalah saldo akun detil. Kita bisa menggunakan jenis ini untuk parent Segment hanya jika parent Segment tersebut mempunyai summary account terhadap parent yang lain. Untuk menggunakan summary account pada formula MassAllocation, semua Segment pada formula tersebut harus menggunakan jenis Constant (C).

o Pilih dan masukkan jenis amount yang diinginkan yaitu : 

Period-To-Date, jika per Periode.



Quarter-To-Date, jika per quarter (triwulan).



Year-To-Date, jika per tahun.



Project-To-Date, jika per projek.

142


Jika settingan Average Balance Processing di set enabled dan settingan jenis balancenya Actual, ada beberapa pilihan lain yaitu: 

Period Average-To-Date



Quarter Average-To-Date



Year Average-To-Date



End-of-Day

o Pilih dan masukkan Relative Period untuk account balance yang diinginkan yaitu: 

Current Period



Previous Period



Year Ago, Same Period

o Masukkan jenis saldo akun yang diinginkan untuk menggunakan formula line. Jika kita menggunakan Budget Balance, maka kita harus memasukkan nama budgetnya. Jika kita menggunakan Encumbrance Balance, maka kita harus memasukkan jenis encumbrancenya. c. Masukkan akun pada Target Line (T) untuk menentukan tujuan alokasinya. Ketika hasil dari formula alokasinya merupakan nilai yang positif, maka jurnal entry yang terbentuk adalah akun target pada posisi debet, sedangkan akun offset pada posisi kredit. Sebaliknya, jika hasil dari formula alokasinya bernilai negative, maka jurnal entry yang terbentuk adalah akun target pada posisi kredit, sedangkan akun offset pada posisi debet. d. Masukkan akun pada Offsetting Line (O) sebagai akun yang bertindak sebagai offsetting account (penyeimbang) untuk debet atau kredit dari formula alokasinya. Akun offset biasanya disamakan dengan akun yang berada pada line A untuk mengurangi cost pool dari amount yang dialokasikan.

143


14.4 Ketentuan Formula Alokasi Ada beberapa aturan yang harus diperhatikan pada saat mendefinisikan formula alokasi sehingga bisa meminimalkan resiko terjadinya kesalahan (error), diantaranya adalah sebagai berikut: a. Untuk formula lines A, B, dan C Kita bisa memasukkan pada line A, B, dan C berupa amount atau juga berupa akun. Jika yang kita masukkan berupa akun, nilai anak Segment harus diset untuk Segment Typenya menjadi constant (C). sedangkan untuk Segment parent bisa menggunakan Constant (C), Summing (S), atau Looping (L). b. Untuk line Target dan Offset (T dan O) Untuk line target dan offset hanya bisa diisi dengan nilai berupa akun. Nilai detailnya harus mempunyai jenis Segment Constant (C). sedangkan untuk parent harus mempunyai jenis Segment Looping (L). akun target harus berbeda dengan akun offset. c. Untuk line Target (T) Jika jenis Segment yang dipakai pada line A, B, atau C menggunakan jenis Looping (L), maka pada target line harus menggunakan jenis Looping (L) pada Segment dan parent yang sama. d. Untuk line Offset (O) Kita hanya bisa menggunakan jenis Segment pada line offset dengan Looping (L) jika line targetnya menggunakan Looping (L). jika kita menggunakan Looping (L) pada line offset, maka akun yang dipakai harus mempunyai parent yang sama dengan akun pada target line bersangkutan.

14.5 Contoh MassAllocation Misalkan perusahaan kita mempunyai 3 Segment yaitu Company, Department, dan Account. Kita akan mendistribusikan biaya sewa gedung bulanan dari department 100 ke masing-masing department berdasarkan luas ruangan yang dipakainya. Diasumsikan department 999 merupakan parent dari seluruh department kecuali department 100. Department 100 adalah department yang digunakan untuk menyimpan seluruh biaya sewa. Akun 5740 merupakan akun untuk biaya sewa (rent expense). SQFT

144


(square footage) merupakan akun statistic yang digunakan untuk merecord luas ruangan untuk masing-masing department. Untuk mengalokasikan biaya sewa bulanan company 01, maka formula yang harus didefinisikan adalah sebagai berikut:

Co

Dept

Acct

C

C

C

100

5740

L

C

999

SQFT

A 01 *

C

B 01 /

C

S

C

C

01

999

SQFT

C

L

C

01

999

5740

C

C

C

100

5740

T

O 01

Balance

Relative

Amount

Type

Period

Currency

Type

A

Current Period

USD

PTD

A

Current Period

STAT

YTD

A

Current Period

STAT

YTD

A

Current Period

USD

PTD

A

Current Period

USD

PTD

Row A merupakan cost pool yang akan dialokasikan ke semua department. Row B dan C menghitung amount relative dari luas ruangan yang dipakai oleh masing-masing department. Row B dan C ini akan mengakses akun statistic dari 01-101-SQFT, 01-102-

145


SQFT, dan seterusnya. Row B akan melooping semua nilai Segment department. Row C akan menghitung luas Total keseluruhan lantainya. Diasumsikan ada 3 department selain department 100 pada perusahaan tersebut yaitu 101, 102, dan 103. Ketiga department tersebut mempunyai prosentase luas lantai adalah 45%, 30%, dan 25%. Ketiga department tersebut merupakan anak dari 999. Maka, ketika kita me-run formula MassAllocation ini pada suatu Periode akuntansi tertentu yang biaya sewanya $ 100,000. Maka jurnal entry yang terbentuk akan seperti dibawah ini: Debet 01 - 101 - 5740.......45,000 Rent Expense - Dept 101 Debet 01 - 102 - 5740.......30,000 Rent Expense - Dept 102 Debet 01 - 103 - 5740.......25,000 Rent Expense - Dept 103 Credit 01 - 100 - 5740.......100,000 Rent Expense - Dept 100 Kita bisa menggunakan lebih dari satu Segment yang diset Looping pasa sebuah formula. Sebagai contoh, dengan menggunakan alokasi diatas, pertama kita definisikan parent dari Segment company (missal 99), yang merupakan induk dari seluruh nilai detil company. Kemudian gunakan company 99 untuk menggantikan company 01 diatas pada lima baris formulanya. Terakhir, gunakan jenis Segment Looping untuk company 99 pada setiap barisnya.



-


1. Buatkan Segment untuk struktur akun dengan ketentuan sebagai berikut: a. Nama struktur akun : XX_COA_2 b. Segment yang dibuat: o XXCompany Value Description


00

Company A

Yes

No

Yes, Yes

01

Company B

Yes

No

Yes, Yes

146


99

Total All Companies Yes

Yes

No, No

o XXDepartment Value Description


100

Department 100

Yes

No

Yes, Yes

101

Department 101

Yes

No

Yes, Yes

102

Department 102

Yes

No

Yes, Yes

103

Department 103

Yes

No

Yes, Yes

999

Parent Dep. 101-103 Yes

Yes

No, No

o XXAccount Value Description

Enabled Parent Allow

Account Type

Budgeting/Posting 1110

Cash

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1210

Account

Yes

No

Yes, Yes

Asset

Bad Yes

No

Yes, Yes

Asset

Receivable 1260

Allow.

For

Debt 1550

Vehicles

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1560

Computer/Software

Yes

No

Yes, Yes

Asset

1570

Asset Clearing

Yes

No

Yes, Yes

Asset

2210

Account Payables

Yes

No

Yes, Yes

Liability

2225

Accrued

Expense Yes

No

Yes, Yes

Liability

Payable 2990

Suspense

Yes

No

Yes, Yes

Liability

3310

Retained Earnings

Yes

No

Yes, Yes

Ownership/STock

3500

Translation Adjust

Yes

No

Yes, Yes

Ownership/STock

4100

Total Revenue

Yes

Yes

No, No

Revenue

147


4110

Software Sales

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

4120

Support Contracts

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

4130

Hardware Sales

Yes

No

Yes, Yes

Revenue

5100

Total Expense

Yes

Yes

Yes, Yes

Expense

5105

Salaries

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5150

Bonus

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5510

Telephone

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5650

Bad Debt Expense

Yes

No

Yes, Yes

Expense

5740

Rent Expense

Yes

No

Yes, Yes

Expense

7690

Meals

Yes

No

Yes, Yes

Expense

7990

Rounding

Yes

No

Yes, Yes

Expense

Difference 7999

Suspense-Manual

Yes

No

Yes, Yes

Expense

8100

Unrealized

Yes

No

Yes, Yes

Expense

Gain/Loss

2. Definisikanlah sebuah formula MassAllocation untuk Telephone expense dengan asumsi bahwa department 100 digunakan untuk menyimpan semua Telephone expense untuk semua department. Teknik pengalokasian didasarkan pada banyaknya karyawan per masing-masing department. diketahui pada department 101, 102, dan 103 jumlah karyawan berturut-turut 40 orang, 30 orang, dan 30 orang. 3. Generate atau run formula MassAllocation tersebut dengan Total telephone expense sebesar $ 1,000.

148


Daftar Pustaka APICS. 1998. “APICS Dictionary”, 9 ed., APICS—The Educational Society for Resource Management, Wisconsin. Bosin, Brent and Marilyn Crawford. 2007. Student Guide R12 Oracle General Ledger Management Fundamentals ed. 1.0. USA: Oracle Corp. Bosin, Brent and Marilyn Crawford. 2007. Activity Guide R12 Oracle General Ledger Management Fundamentals-Demos and Practices ed.1.0. USA: Oracle Corp. Carter, Steve. 1998. Oracle Application Administrator’s Guide. Redwood City: Oracle Corporation. Daniel E. O’Leary. 2002 Enterprise Resource Planning System, Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk. Cambridge University Press, USA. Daniel E. O’Leary. 2000. Enterprise Resource Planning System-Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk. United Kingdom: Cambridge University Dhewanto, Wawan dan Falahah. 2007. ERP(Enterprise Resource Planning) : Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung : Informatika Bandung. Dykstra, I. And Cornelison, R. G. 1998. “ERP—It’s MRP and More!”, 1998 APICS International Conference and Exposition, pp. 50-52. Greenberg, Paul. 2002. CRM at the speed of Light: Capturing and Keeping Customers in Internet Real Time. 2nd Edition. California : McGraw-Hill Book Co. Habibi, Hafid. 2007. Pengembangan Sistem ERP. Theaccountant.info http://download.oracle.com/docs/cd/A60725_05/html/comnls/us/gl http://erp-edu.blogspot.com/ http://forums.oracle.com/forums/ http://www.klik-oracle.web.id/ http://www.panorama-consulting.com/resource-center/ Indradjit, Eko dan Djokopranoto. Perkembangan Integrasi Perencanaan dari MRP sampai ke ERP. REI-Ebook

149


Jill Dyche. 2002. The CRM Handbook. USA: Addison-Wesley. Kalakota, Ravi dan Robinson, Marcia. 2001. E – Business 2.0 Roadmap For Success. USA: Addison – Wesley. Kotler, P., & Armstrong, G. 2004. Principles of marketing. New Jersey: Prentice Hall Kurniawan, Daniel. PENERAPAN APLIKASI CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) BERBASIS WEB DALAM BIDANG JASA. 2009. Jakarta : Binus University Laudon, Kenneth C., and Laudon, Jane P. 2003. Essentials of Management Information System. New Jersey: Prentice-Hall. Leon, Alexis. 2005. ERP Demystified. New Delhi: Tata McGraw-Hill. Linawati. 2006. ERP Infrastruktur Vital sebuah Industri. IlmuKomputer.com Mentzer, Jhon T. Supply Chain Management. 2000. California: Sage Publication. Michael G.Tincher and Donald H.Sheldon Jr .1997. The Road to Class A Manufacturing Resource Planning (MRP II). USA: Bucher Inc. Robby dkk. 2009. Analisis dan Perancangan Basis Data untuk Mendukung ERP Education pada Bina Nusantara University. Jakarta: Binus University.

150

Enterprise Resource Planning (ERP) I

Recommend Documents