E-BILLING UŽIVATELSKÝ MANUÁL. Platí od

E-BILLING UŽIVATELSKÝ MANUÁL Platí od 08.2012

www.dhlfreight.cz | 840 111 308

DHL Freight E-BILLING Uživatelský manuál

Obsah 1. E-BILLING 1.1 Úvod ......................................................................................................... 3

2. Registrační proces 2.1 Registrace do DHL E-BILLING ................................................................. 4 2.2 Postup registrace do DHL E-BILLING ...................................................... 4

3. Přihlášení do DHL E-BILLING 3.1 Standardní přihlášení do do DHL E-BILLING ........................................... 6 2.2 Zapomenuté heslo .................................................................................... 7

4. Popis aplikace E-BILLING 4.1 Pracovní Plocha ....................................................................................... 8 4.2 Zobrazení nepřečtených faktur, práce s fakturami ................................... 8 4.3 Můj profil ................................................................................................. 11 4.4 Hledat ..................................................................................................... 14 4.5 Nápověda ............................................................................................... 16

DHL Proprietary and Confidential

-2-


1. E-BILLING 1.1.Úvod eBilling je moderní, ekologický a efektivní způsob předávání daňových dokladů v elektronické podobě, která plnohodnotně nahradí tištěnou verzi. Jako alternativu k zasílání faktur poštou nebo faxem nabízí internet nejen rychlé a přesné řešení zpracování faktur, ale i velké výhody spojené s prohlížením a správou finančních dokumentů on-line. Zákazníci, kteří se registrují k eBillingu, budou dostávat e-maily, jejichž přílohou budou faktury ve formátu PDF. Zároveň mají možnost přihlásit se do DHL eBillingu a stáhnout své faktury v jiných formátech nebo procházet on-line roční historii svých předchozích faktur. Pokud jste zákazník DHL, máte možnost připojit se k systému eBilling. Vyplňte online žádost o přístup nebo kontaktujte DHL zákaznický servis. Ihned poté, co vám budou zaslány přístupy do systému, můžete začít plně využívat DHL eBilling systém pro přístup k fakturám v elektronické podobě. Další z nesporných výhod tohoto systému je možnost přístupu libovolného počtu vámi zvolených osob do aplikace, každá osoba bude mít své vlastní přihlašovací údaje. Přílohy, především CMRs, jsou archivovány na terminále. Na vyžádání Vám příslušný dokument poskytneme.


-3-


2. Registrační proces 2.1.Registrace do DHL E-BILLING DHL zákazník přistupuje do DHL eBilling systému přes webové rozhraní http://www.dhlfreight.cz/sluzby/eBilling, kde vyplní formulář k registraci. Jeho požadavek bude odeslán ke zpracování kompetentním osobám. Vzhledem k procesu ověření a nastavení registrace v interních systémech, je nutné počítat, že přístup do aplikace eBillingu bude zákazníkovi odeslán v rámci pěti pracovních dnů.

2.2. Postup registrace do DHL E-BILLING Jděte na http://www.dhlfreight.cz/sluzby/eBilling a klikněte na tlačítko Registrovat:


-4-


Objeví se toto okno:

Připravte si již dříve přijatou fakturu od DHL a vyplňte tato pole: Číslo zákaznického účtu – naleznete na faktuře od DHL Freight (tvar čísla: 12345678_0001) Název společnosti – vyplňte název vaší společnosti Jméno kontaktní osoby – vyplňte jméno kontaktní osoby Emailová adresa – e-mail, na který vám budou přicházet faktury od DHL Telefonní číslo – vyplňte telefonní číslo kontaktní osoby DIČ – vyplňte DIČ vaší společnosti Jazyk – zvolte preferovaný jazyk (pozor! Netýká se jazyku faktur, ale pouze prostředí aplikace) Číslo faktury – opište číslo faktury Celkový součet – opište celkový součet z faktury – částku vč. DPH Zaškrtněte Souhlasím s Podmínkami použití webových stránek DHL. Pro přečtení podmínek klikněte na fialový text Podmínkami použití webových stránek DHL. Pro odeslání registrace klikněte na tlačítko Uložit. Na zvolený e-mail vám bude zasláno vygenerované heslo. Při prvním přihlášení do DHL eBilling budete systémem vyzváni ke změně hesla, kde si zvolíte vlastní heslo.


-5-


3. Přihlášení do DHL E-BILLING 3.1. Standardní přihlášení do DHL eBilling Jděte na http://www.dhlfreight.cz/sluzby/eBilling a klikněte na tlačítko Přihlásit. Zde klikněte na poslední slovo věty “Stávající uživatelé se mohou přihlásit zde”.

Nebo využijte přímý odkaz https://dhl-ar.accountis.net/customer/login/

Vyplňte tato pole: Uživatelské jméno – jako uživatelské jméno slouží e-mailová adresa, kterou jste zadali při registraci Heslo – Vaše heslo Pro přihlášení klikněte na tlačítko Přihlášení


-6-


3.2.Zapomenuté heslo V případě, že jste zapomněli svoje přihlašovací heslo do DHL eBilling, jděte na https://dhl-ar.accountis.net/customer/login/, vyplňte své uživatelské jméno (e-mailová adresa) a klikněte na fialový text Zapomněli jste své heslo?

Zobrazí se dotaz, zda pořadujete zaslat své heslo na vaši e-mailovou adresu. Potvrďte kliknutím na tlačítko OK a vyčkejte až Vám heslo přijde na e-mail.


-7-


4. Popis aplikace DHL E-BILLING 4.1.Pracovní plocha Po přihlášení do DHL eBilling se nacházíme na úvodní straně

Kdykoliv je možné se sem vrátit kliknutím na záložku Pracovní plocha

4.2.Zobrazení nepřečtených faktur, práce s fakturami Nezobrazené faktury zobrazíme tlačítkem Náhled (viz. obrázek nahoře)

Tyto faktury je možné seřadit kliknutím do záhlaví sloupce, například na „Datum odesílání“ – tím se seřadí dle stáří. U Nepřečtených se zobrazuje červená tečka ve sloupci Nepřečtené. Po přečtení se již červená tečka nezobrazí.


-8-


Každou fakturu je možné rozkliknout – po kliknutí na řádek s fakturou se objeví následující okno:

Náhled v PDF je možné posunovat (scrollovat) a prohlížet. Po kliknutí na rozbalovací pole vlevo nahoře (viz. Předchozí obrázek) je možné stáhnout fakturu v různých formátech (XML, PDF, EBXML, CSV). Vybereme požadovaný formát a klikneme na tlačítko stáhnout:

Vybereme, kam chceme uložit soubor a potvrdíme cestu. Taktéž je možné soubor pouze otevřít (např. v Acrobat Readeru) a nikam jej neukládat.


-9-


Takto vypadá faktura v PDF:

Strana 1:


- 10 -


Strana 2:

4.3.Můj profil Po kliknutí na záložku Můj profil se objeví toto okno:

Pro změnu jazyka rozklikněte rozbalovací pole Jazyk. Vyberte požadovaný jazyk a potvrďte jej tlačítkem Uložit.


- 11 -


Pro změnu hesla vyplňte nové heslo do pole Vložte nové heslo a zopakujte jej v poli Potvrďte nové heslo. Změnu hesla potvrďte tlačítkem Uložit.

Pro přidání nového uživatele zaškrtněte výběrové políčko a stiskněte tlačítko Přidat nového uživatele nad výběrovým políčkem:

Vyplňte emailovou adresu uživatele, kterého chcete přidat a pokračujte kliknutím na tlačítko Pokračování.

Vložte jméno kontaktní osoby

Proces přidání nového uživatele dokončete kliknutím na tlačítko Uložit.


- 12 -


Na zadaný email dorazí zpráva s vygenerovaným jednorázovým heslem:

Po přihlášení jej systém vyzve ke změně hesla:

Vložte Nové heslo (2x) a pokračujte tlačítkem Změnit heslo.


- 13 -


4.4.Hledat Tato funkce se používá pro vyhledání faktur. Kliknutím na „Hledat“ ve vodorovném menu se zobrazí možnosti „Vyhledávání faktury“.

Zde máte možnost zadat jedno nebo více kritérií pro vyhledávání. Kritéria, která jsou k dispozici: Účet – Číslo zákaznického účtu (k dispozici je rozbalovací seznam pro čísla účtů, na která máte přístup) Číslo faktury. Nepřečtené – zaškrtnuté ano, nezaškrtnuté ne, tedy nezaškrtnuté znamená ty, které byly přečteny (faktura se z pohledu aplikace považuje za přečtenou, když Vy nebo někdo jiný ve Vaší společnosti oprávněný používat eBilling s uvedeným zákaznickým číslem účtu fakturu již otevřel). Typ faktury – rozbalovací seznam všech možných typů faktur Status faktury: 1. Nepodařilo se poslat – e-mail obsahující fakturu nebyl zákazníkovi doručen, je k dispozici pouze v elektronické podobě. Můžete požádat DHL, aby vám byla zpráva opětovně odeslána nebo si fakturu stáhnout z online aplikace. 2. Odeslání - e-mail obsahující fakturu je v procesu odeslání zákazníkovi. 3. Poté, co bude email odeslán se status změní na ‚Odeslané‘. 3. Odeslané – e-mail obsahující fakturu byl odeslán na adresu zákazníka. 4. Vezměte prosím na vědomí, že to nezaručuje potvrzení o doručení. Datum - od - do (časové období pro data vystavení faktury) Vyplníme všechna požadovaná kritéria a spustíme hledání tlačítkem Hledat


- 14 -


Výsledek hledání:

Dále pokračujeme jako v bodě 4.1


- 15 -


4.5.Nápověda Nápovědu naleznete pod záložkou Nápověda

Zde naleznete například požadavky na heslo:

• • •

Je nejméně 8-mi místné Obsahuje nejméně 3 druhy znaků (velká písmena, malá písmena, čísla a interpunkční znaky) Není odvozeno od vaší emailové adresy


- 16 -

E-BILLING UŽIVATELSKÝ MANUÁL. Platí od

Recommend Documents