Amsterdam,
Aan de leden van de Vereniging
12 juli 2012
VvE nr: 09299
VvE: Hof van Hoytema Te: AMSTERDAM
Geachte leden, Met referte aan de gehouden vergadering, desbetreffende
hebben wij het genoegen u bijgaand de
concept -notulen aan te bieden.
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 1
Bij onvolkomenheden in de concept -notulen en/of opmerkingen uwerzijds gelieve u dit zo spoedig mogelijk aan de bestuurder/ administrateur (is ons kantoor) schriftelijk te laten weten. Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben inzake het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan vernemen wij dat graag van u, zodat (eventueel) alsnog maatregelen kunnen worden genomen dan wel u (en/of de vergadering) geïnformeerd kan worden over de situatie. Dringend verzoeken wij u niet te wachten tot de volgende vergadering maar reeds "nu" actie te ondernemen. Door deze procedure zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. Met vriendelijke
groeten,
---_.
__ ... -...
Pro VVE Beheer
Bezoekadres: Postadres:
B.V.
Bijlmerdreef
Postbus 12636
1100 AP Amsterdam
1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
Op aanvragen, aanbiedingen
en tot stand gekomen overeenkomsten
F 020 398 77 70
[email protected]
voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt.
ten behoeve van
Verenigingen van Eigenaren ziJn de door ons biJ de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde
K.v.K.
Amsterdam
nummer:
34.162.835.
BTW-nummer:
NL810517966BOl
Pro VVE Beheer
.:.
MR/QS, 160512 VvE nr: 0 9299
VvE: Hof van Hoytema Te: Amsterdam
NOTULEN
Vergadering gehouden op 16 mei 2012 te Amsterdam
1.
OPENING Op verzoek van de voorzitter, Dhr. J.S. Heus en met ieders instemming opent de bestuurder de vergadering en zal deze verder leiden. Hij heet eenieder van harte welkom.
2.
VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 1661 uit te brengen stemmen zijn er 1182 aanwezig, voldoende om rechtsgeldige te kunnen nemen. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DO 05 JULI 2011 Deze worden met algemene stemmen vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen wordt het navolgende opgemerkt: Mevrouw Hogenbirk is per abuis als de Heer Hogenbirk in de notulen genoemd.
4.
TERUGBLIK AFGELOPEN JAAR De bestuurscommissie geeft aan blij te zijn met de recente uitbreiding van de bestuurscommissie. Hoe meer commissieleden er zijn, hoe meer draagvlak en feedback er is. De bestuurscommissie geeft aan dat er ook verbeterpunten zijn. Er zijn afgelopen jaar ook zaken minder goed gegaan. De communicatie naar de eigenaren toe voor aanvang van de extra schoonmaakwerkzaamheden van de garage had eerder gekund. De bestuurscommissie deelt mee dat er in de toekomst meer controle gehouden zal moeten worden op uitgevoerde werkzaamheden zoals bijvoorbeeld de schoonmaakwerkzaamheden en schilderwerk. De bestuurscommissie streeft ernaar om de lopende contracten opnieuw te beoordelen op prijs/kwaliteit.
5.
JAARSTUKKEN 2011, (MONDELING) VERSLAG KASCOMMISSIE Dhr. Uijl van de kascommissie merkt op dat er geen onregelmatigheden in de boekhouding zijn aangetroffen. Wel is het Dhr. Uijl opgevallen dat er meer dan € 100.000,-- op de rekening stond op 31-12-2011 en vind dit merkwaardig daar er eerder is medegedeeld dat er automatisch een nieuwe rekening zou worden geopend omdat het garantiestelsel van de Nederlandse Bank tot € 100.000,-garandeerd. De voorzitter van de vergadering ligt toe dat er ondertussen voorbereidingen zijn getroffen om een nieuwe Rabobank rekening te openen voor een digitale verwerking van alle betalingen. Aan deze nieuwe rekening zit een spaarrekening gekoppeld. Na de opmerkingen stelt Dhr. Uijl voor de bestuurder te dechargeren voor het gevoerde beleid. Een van de leden merkt op dat de renteopbrengsten erg laag zijn. De voorzitter deelt mee dat de VvE een zakelijke rekening heeft. Op zakelijke rekeningen zijn de rentepercentages lager ten opzichte van particuliere rekeningen. De bestuurscommissie en Pro VVE Beheer zeggen toe uit te zoeken of er in de toekomst betere voorwaarden, wellicht bij andere banken, te behalen zijn.
6.
BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER/ADMINISTRATIEF BEHEERDER OVER HET BOEKJAAR 2010 De beheerder geeft een toelichting op de exploitatiebegroting 2011 en deelt mee dat bij de B kosten het onderhoud van de lift hoger is geweest dan begroot. In 2011 is van het waterbedrijf een creditfactuur gekomen waardoor deze negatief in de exploitatie uitvalt.
Pro VVE Beheer B.V. Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
Postadres: Postbus 12636
F 020 398 77 70
vve@provvebeheer,nl
1100 AP Amsterdam
Op aanvragen, aanbledlngen en tot stand gekomen overeenkomsten Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.vK
ren behoeve van
Amsterdam gedeponeerde
voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K.
Amsterdam
nummer:
34.162.835.
BTW-nummer:
NL810517966B01
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 2
3.
besluiten
Pro VVE Beheer
.:.
MR/QS,160512 VvE nr: D 9299
VvE: Hof van Hoytema Te:
Amsterdam
Het aandeel van de elektra tussen de B en C kosten zijn nog niet verwerkt. Het elektra in de B kosten zijn hierdoor hoger dan begroot. De bestuurder zal deze verrekening alsnog toepassen en de aangepaste jaarstukken bij de notulen versturen. Een van de leden vraagt of het bedrag bij de D kosten voor de tuin niet erg hoog zijn. De bestuurscommissie ligt toe dat een van de leden bij het tuinbedrijf werkt en de dat deze prijzen schappelijk zijn. De stukken zoals deze aan de leden zijn aangeboden, worden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. De bestuurder/administratief beheerder wordt gedechargeerd voor het gevoerde beleid.
8.
BESTEMMEN Met algemene Het voordelig Het voordelig Het voordelig Het voordelig
EXPLOITATIESALDO 2011 stemmen wordt besloten het exploitatiesaldo als volgt te bestemmen: exploitatiesaldo A-kosten, wordt ten gunste van de reserve A-kosten exploitatiesaldo B-kosten, wordt ten gunste van de reserve B-kosten exploitatiesaldo C-kosten, wordt ten gunste van de reserve C-kosten exploitatiesaldo D-kosten, wordt ten gunste van de reserve D-kosten
HET BESPREKEN
VAN (GROOT)ONDERHOUD
EN DE FINANCIERING
gebracht; gebracht; gebracht; gebracht;
HIERVAN.
De bestuurscommissie legt uit dat er wellicht in de toekomst, met de huidige reservering voor groot onderhoud, te weinig liquide middelen zijn om het groot onderhoud volledig uit te voeren. Dit is de eerstkomende jaren niet van toepassing, maar de bestuurscommissie voelt zich verantwoordelijk voor het behoud van het gebouw in de verre toekomst. De bestuurscommissie heeft een liquiditeitsprognose gemaakt voor de komende 40 jaar. Als de verwachte onderhoudskosten worden doorgerekend dan zou er gemiddeld € 40,- per maand per appartement te weinig gespaard worden. Onder de leden wordt kort geïnventariseerd wat hun mening is. Hieruit komt naar voren dat het idee om verder vooruit te kijken prima is, maar een verhoging van € 40,- is niet voor iedereen haalbaar. 9.
BESPREKEN EN VASTSTELLEN BEGROTING EN VERDELING BIJDRAGE LEDEN 2012 Het voorstel van de bestuurscommissie is om de reservering groot onderhoud de komende jaren in fases te verhogen. Na een stemming wordt het volgende voorstel aangenomen: De begroting voor 2012 zal totaal op € 101.200,-- komen. Ieder jaar zal deze verhoogd worden met 10% van € 26.000,- plus de inflatie. Dit alles met een plafond van totaal € 26.000,-- exclusief de inflatie. De bestuurscommissie krijgt het mandaat om de door de bestuurder aangepaste begroting vast te stellen.
10.
HET (HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE De huidige kascommissieleden, Mevrouw J. Hogenbirk en De Heer A.M. Uijl, worden met algemene stemmen als zodanig benoemd.
11.
HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE (ZIE BIJLAGE) De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld.
Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per e-mail contact op te nemen met het Financieel Callcenter.
Pro VVE Beheer
Bezoekadres: Postadres:
B.V.
Bijlmerdreef
Postbus 12636
1100 AP Amsterdam
1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
Op aanvragen, aanbiedingen en tol stand gekomen overeenkomsten
F 020 398 77 70
[email protected]
voorwaarden van toepassing. Alschril' wordt u op aanvraag verstrekt.
Verenigingen
van Eigenaren
zlln de door
ons bij de KvK
Amsterdam
ten behoeve van gedeponeerde
K.v.K. Amsterdam nummer: 34.162.835. BTW-nummer: NL810S17966B01
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 3
7.
.:.
Pro VVE Beheer
MR/QS, 160512 VvE nr: D 9299
VvE: Hof van Hoytema Te: Amsterdam
Het e-mail adres:
[email protected] Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Callcenter via telefoonnummer 0703905051 (op werkdagen bereikbaar tussen 10.00 en 15.00 uur). 12.
HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT EEN AFSCHRIFT BIJ PRO VVE BEHEER OPVRAAGBAAR Het huishoudelijk reglement wordt met algemene stemmen vastgesteld.
13.
VRIJWILLIGERS
- OP VERZOEK IS
De bestuurscommissie ligt toe dat er behoefte is aan het uitbreiding van het aantal vrijwilligers. Ondanks dat vorig jaar geen gezamenlijk schoonmaakdag is georganiseerd, tracht de bestuurscommissie om dit in 2012 wel te doen. Na een inventarisatie door de bestuurscommissie melden zich er een aantal nieuwe vrijwilligers. bestuurscommissie is nog wel op zoek naar een vrijwilliger voor extra controle direct na schoonmaak- en schilderwerkzaamheden. Voor de volledigheid hieronder een opsomming van de huidige en nieuwe commissieleden.
De
Vrijwilligers Wijkactiedag: Dick Glastra van Loon en Adrian van de Ven
Navraag doen bij andere VVE's hoe hun grotere (onderhouden-)contracten
eruit zien:
Dick Glastra van Loon en Arjan Uijl
Technische Commissie: Dick Glastra van Loon en Arjan Uijl
Schoonmaak- en tuincommissie: Iwan Daniels en Roy Schinkel
Feestcommissie: Maureen ten Brummelhuis
en Chantalle Valentijn
Webbeheer: Adrian van de Ven
Bestuurscommissie: Jeroen Heus Robert van Hooft Lonneke van Noije Guus Posthumus Dorien Zwarthoed-Stoker 14.
RONDVRAAG Vanuit de vergadering
Pro VVE Beheer
Bezoekadres: Postadres:
komen de volgende opmerkingen/vragen:
B.V.
Bijlmerdreef
Postbus
1100 AP Amsterdam
12636
1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
Op aanvragen, aanbiedingen
en tot stand gekomen overeenkomsten
F 020 398 77 70
[email protected]
voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt.
ten behoeve van
Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bIj de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde
K.v.K.
Amsterdam
nummer:
34.162.835.
a'rw-nummer:
NLS10517966801
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 4
EN ACTIES
.:.
Pro VVE Beheer
- Een tijd geleden is de sticker met het noodtelefoonnummer en de huisnummering verdwenen uit de lift. - Leden vragen zich af of in het schoonmaakcontract de glazen wand in de entree zit. Deze is al een aantal jaar niet schoongemaakt. - Verschillende leden hebben al een aantal jaren last van verstopte rioleringsleidingen. De bestuurscommissie zat tzt wellicht opdracht geven voor het doorspuiten van de horizontale leidingen. - Gevraagd wordt of het wellicht interessant is om zonnepanelen te plaatsen op het dak. De bestuurscommissie geeft aan dat dit in het verleden al uitgebreid onderzocht is, maar toen geen aanleiding heeft gezien om deze ook daadwerkelijk te plaatsen. De investering was op dat moment te hoog. Wellicht is het in de toekomst wel rendabel te krijgen. - Opgemerkt wordt dat de tegels bij de garage opnieuw aan het verzakken zijn. Aangezien dit een gemeente aangelegenheid is zal deze worden geïnformeerd • De vraag wordt gesteld van wie de zwarte kat is die zich in de boxen/garage bevindt, maar dit is niet bekend onder de aanwezigen. Wel wordt er opgemerkt dat er de laatste tijd ongedierte wordt gesignaleerd en leden wordt verzocht de gemeente te bellen om dit probleem kenbaar te maken . • Tijdens de vergadering is er gevraagd of er tijdens sloopwerkzaamheden van omliggende panden gesproeid zou worden in verband met stofvorming en of de asbest reeds verwijderd zou zijn. Volgens Dhr. Geljon, medewerker woonservice Eigen Haard, is de asbest reeds gesaneerd en zal er tijdens sloopwerkzaamheden op droge dagen gesproeid worden. 15.
SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst de leden wel thuis.
Notulen vastgesteld ter vergadering van. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Akkoord bestuurder I administratief beheerder:
Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering:
Pro VVE Beheer
Bezoekadres: Postadres:
B.V.
Bijlmerdreef
Postbus 12636
1100 AP Amste rdam
1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
F 020 398 77 70
[email protected]
Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten
ten behoeve van
Verenigingen van Eigenaren zljn de door ons biJ de K.vK Amsterdam gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.I/.K. Amsterdam nummer: 34.162.835. BTW-nummer: NL810517966801
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 5
MR/QS, 160512 VvE nr: D 9299
VvE: Hof van Hoytema Te: Amsterdam
Pro VVE Beheer
MR/QS,160512 VvE nr: D 9299
VvE: Hof van Hoytema Te: Amsterdam
Besluitenlijst
I Nieuw I actiepunt
datum
omschriiving
termiin
Wie
15.1
160512
Openen Rabobank rekenina
3 mnd
PROVVE Beheer
1 mnd
PRO VVE Beheer
doorlopend
PRO VVE Beheer
Aanpassen 160512
begroting in samenspraak
met
bestuurscommissie Verhogen reservering groot onderhoud met 10% van € 26.000,- plus de inflatie met een plafond van
J.. ?.Q.?'.1.? ~??.:.Q.QQ!::.~~9..19.~.i~f ..i.r.:1.f.I.~!i.~...... .
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 6
L~.·? .
Pro VVE Beheer
Bezoekadres: Postadres:
B.V.
Bijlmerdreef
Postbus
1100 AP Amsterdam
12636
1169
T 020 398 77 77
www.provvebeheer.nl
Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten
F 020 398 77 70
[email protected]
voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u
ten behoeve van
Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons biJ de K.vK Amsterdam gedeponeerde
op aanvraag
verstrekt.
K.v.K. Amsterdam nummer: 34.162.835. BTW-nummer: NL810S17966B01
.~~ Pro VVE Beheer
Pro VVE Beheer B.V. 12 juli 2012 VvE n r: D9299 Exploitatie overzicht Pagina 1
VvE: Hof van Hoytema Te: AMSTERDAM
Periode boekjaar: 01/01/2011 . 31/12/2011 Begroting(en): 01/01/2011· 31/12/2011, Exploitatieoverzicht 2011
€
87.395,00
(jaarbedrag)
Begroting 2011
Exploitatiekosten 2011
Begroting 2012
€ € € € € € €
5.000,00 1.000,00 500,00 10.722,00 1.000,0030.000,00 425,00 650,00 50,00 1.153,00
€ € € € € € € € € € €
5.044,85 983,84 1.079,84 10.722,00 1.412,3130.000,00 426,53 645,00 26,64 543,60 440,01
€ € € € €
€
48.500,00
€
48.500,00
€
€ € € €
4010 Opstalverzekering 4013 WA verzekering 4017 Rechtsbijstand verz 4045 HON. BESTUURDER 4049 Rente/bankkosten 4070 Res groot onderhoud 4121 Onderhoud dak 4804 BESTUURSAANSPR.VERZ. 4805 Kosten KvK 4999 Diversen Voordelig exploitatiesaldo
Totaal kostengroep
€ € €
€ € €
5.000,00 1.000,00 500,00 9.046,00 1.000 ,0047.975,00 425,00 650,00 50,00 1.200,00
€
64.846,00
€
€ € €
3.200,00 4.000,00 400,00 5.600,00 8.500,00 250,00 0,00
€
21. 950,00
€
€
B Appartementen 4021 Klein onderhoud 4023 Onderhoud lift 4024 Onderhoud hydrofoor 4026 Schoonmaken 4043 ELEKTRICITEIT 4044 Water 4796 RES ALG RUIMTE Voordelig exploitatiesaldo
€ € € € € €
2.700,00 4.000,00 400,00 5.600,00 8.500,00 150,00 4.000,00
Totaal kostengroep
€
25.350,00
€
€ € €
€
2.367,84 4.461.82 387,07 5.232,58 7.535,98 440,354.000,00 1.805,06
25.350,00
€
€ €
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 7
A Gehele VvE
4~~ Pro VVE Beheer
VvE: Hof van Hoytema Te: AMSTERDAM
Periode boekjaar: 01/01/2011 . 31/12/2011 Begroting(en): 01/01/2011· 31/12/2011. Exploitatieoverzicht 2011
Pro VVE Beheer B.V. 12 juli 2012 VvE nr: D9299 Exploitatie overzicht Pagina 2
€
87.395.00
(jaarbedrag)
Begroting 2011
Exploitatiekosten 2011
Begroting 2012
4031 Onderhoud parkeerpl 4082 RESERVE PARKEERGARAGE 4095 ELEKTRICITEIT 11 4096 DIVERSEN 11 4134 Ond. garagedeur 4361 Schoonmaken 11 4678 ONDERHOUD VUILWATERPOMP 4686 ONDERHOUD VENTILATIE PARKEERPLAATSEN Voordelig exploitatiesaldo
€ € € € € € €
50.00 2.000,00 1.600,00 10,00 1.200.00 1.400.00 400,00 2.500,00
Totaal kostengroep
€
4022 Onderhoud tuin 4618 Reserve tuin Voordelig exploitatiesaldo
€ €
Totaal kostengroep
€
Totalen
€
€
0,00 2.000,00 1.329,88 0.00 991.20 1.308 ,15 584,62 652,54 2.293.61
€ € € € € € € €
250.00 2.525.00 1.600,00 0,00 1. 500,00 1.400.00 400.00 2.500.00
9.160,00 €
9.160,00 €
10.175.00
3.000.00 € 1.385,00 €
3.500,00 0.00
€
2.988.44 € 1.385,00 € 11.56
4.385.00 €
4.385,00 €
3.500,00
€ € € € € € € € €
D Tuin
87.395.00
€
87.395.00
€
100.471,00
Pro VVE Beheer B.V. 000147289 - 8
C Parkeerplaatsen
