PERENCANAAN STRATEGIK DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN PENJUALAN PRODUK BERBASIS WEB STUDI KASUS AIRLANGGA SOUVENIR CORNER UNIVERSITAS AIRLANGGA
Disusun Oleh : 1. Muhammad Sahirul Alim
081211632006
2. Bagus Puji Santoso
081211631061
3. Muhammad Fiqhi Darmawan 081211631007 4. Kurnia Wahyu Darmawan
081211633022
5. Hendra Dwi Setiyono
081016011
Pembimbing : Endah Purwanti, S.Si., M.Kom.
PRODI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2014
ABSTRAK Muhammad Sahirul Alim, Bagus Puji Santoso, Muhammad Fiqhi Darmawan, Kurnia Wahyu Darmawan, Hendra Dwi Setiyono. Perencanaan Strategik Dan Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Penjualan Produk Berbasis Web Studi Kasus Airlangga Souvenir Corner Universitas Airlangga, Dibawah bimbingan Endah Purwanti, S.Si., M.Kom.
Persaingan dunia bisnis sekarang ini memang semakin cepat dan ketat. Apalagi dengan perkembangan zaman yang semakin canggih, khususnya dalam dunia Teknologi Informasi. Banyak para perusahaan-perusahaan maupun perorangan dalam memajukan bisnisnya menggunakan teknologi - teknologi tersebut guna mencapai target yang diinginkan. Teknologi Internet merupakan salah satu sasaran utama yang dipakai perusahaan maupun perorangan dalam memasarkan produk yang dimiliki oleh perusahaan. ASC (Airlangga Souvenir Corner) merupakan salah satu bagian dari unit usaha Bisnis Group yang bergerak dibidang Promotions, Souvenir dan Merchendise solution yang terletak di Jln. Dharmawangsa Dalam Selatan, Kampus B Universitas Airlangga Surabaya. Ditengah berkembang pesatnya IT kinerja ASC yang dipakai sekarang ini masih terbilang lambat dalam mencapai efiseensi maupun efektifitas, yang di karenakan seperti dari segi pemesanan produk hanya mengandalkan email, BBM, dan jejaring social lainnya. Lamanya respon dari perusahaan menyebabkan kurang efisien nya pemesanan produk tersebut. Serta dari segi pemasaran ASC yang telah menggunakan website sebagai wadah untuk pemasaran produknya, namun hanya sebatas promosi dan belum bisa mengoptimalkan kinerja website untuk digunakan sebagai sarana pemesanan online yang beberapa tahun trakhir ini sedang tren digunakan oleh perusahaan perusahaan untuk menunjang bisnis yang digelutinya. Melihat keuntungan yang sangat besar dari sistem pemasaran yang menggunakan teknologi internet ini, maka penulis mengajukan Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Penjualan Produk Berbasis Web agar target perusahaan dapat tercapai. Dalam penelitian ini, analisis dibatasi hanya pada beberapa ruang lingkup, meliputi : Analisis dan Penyusunan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baru untuk proses penjualan produk dan pengadaan barang di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga berupa prototype.
Kata Kunci : Proses Bisnis, E-Businnes, Penjualan, Pengadaan Barang
P a g e | ii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas akhir semester mata kuliah E-Business yaitu project membuat Perencanaan Strategik Dan Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Penjualan Produk Berbasis Web Studi Kasus Airlangga Souvenir Corner Universitas Airlangga berupa prototype Kelancaran dalam penyusunan makalah ini tidak lain karena dukungan dari orang tua serta dosen mata kuliah. Oleh karena itu, Penulis menyampaikan terima kasih kepada dosen mata kuliah E-Business, Ibu Endah Purwanti, S.Si., M.Kom., selaku dosen pembimbing yang terus memotivasi Penulis untuk menyelesaikan tugas makalah ini. Akhirnya kami berharap makalah ini menjadi kontribusi yang positif, dengan demikian kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk penyusunan makalah-makalah berikutnya.
Surabaya 02 Desember 2014
Penulis
P a g e | iii
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL ....................................................................................................... i ABSTRAK .......................................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ........................................................................................................ iii DAFTAR ISI....................................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 6 1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................... 7 1.3 Tinjauan Penelitian.................................................................................................. 7 1.4 Ruang Lingkup Penelitian ....................................................................................... 7 1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................................. 7 1.6 Lauran yang Diharapkan ......................................................................................... 8 1.7 Deskripsi Tim .......................................................................................................... 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Proses Bisnis ........................................................................................................... 9 2.2 Konsep E-Businnes ................................................................................................. 10 2.2.1
CRM (Customer Relationship Management) ............................................. 11
2.2.2
SCM (Supply Chain Management) ............................................................. 11
2.2.3
E-Procurement ............................................................................................ 11
2.2.4
E-Marketting ............................................................................................... 12
2.3 Konsep Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa........................................... 14 2.4 Konsep Sistem Informasi Penjualan ....................................................................... 16 2.4.1
Jenis Penjualan ............................................................................................ 16
2.5 Web ......................................................................................................................... 17 2.6 Alat Bantu Analisis Dan Perancangan .................................................................... 17 2.6.1
DFD............................................................................................................. 17
2.6.2
Context Diagram ......................................................................................... 18
2.6.3
Flowchart .................................................................................................... 18
2.7 Analisis Value Chain .............................................................................................. 20 2.8 Analisis Five Forces Porter .................................................................................... 20 2.9 Analisis SWOT ........................................................................................................ 21
P a g e | iv
BAB III METODE PENULISAN 3.1 Metode Pengumpulam Data .................................................................................... 22 3.2 Model Rancang Bangun .......................................................................................... 23 3.3 Metode Perancangan User Interface ....................................................................... 23 3.4 Simpulan dan Saran ................................................................................................ 23 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Airlangga Souvenir Corner (ASC)........................................................................ 24 4.1.1 Struktur Organisasi ................................................................................. 25 4.1.2 Proses Bisnis Sedang Berjalan Pada Airlangga Souvenir Corner (ASC) 25 4.1.2.1 Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang .................................... 25 4.1.2.2 Proses Bisnis Sistem Penjualan .................................................. 25 4.2 Analisis Perancangan ............................................................................................ 26 4.2.1 Proses Bisnis Sedang Berjalan ............................................................... 26 4.2.1.1 Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang .................................... 26 4.2.1.2 Proses Bisnis Sistem Penjualan .................................................. 28 4.2.1.3 Kelemahan dan Kelebihan .......................................................... 29 4.2.2 Analisis Value Chain .............................................................................. 30 4.2.3 Analisis Five Forces Porter ................................................................... 31 4.3 Perencanaan Dan Penyusunan Strategi ................................................................ 31 4.3.1 Perubahan Struktur Organisasi ............................................................... 31 4.3.2 Usulan Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang.................................... 32 4.3.3 Usulan Proses Bisnis Sistem Penjualan .................................................. 35 4.3.4 Formulasi Dan Penyusunan Strategi....................................................... 37 4.3.5 The Seven Stages of internet Marketing ................................................. 38 4.4 Kebutuhan Perancangan Sistem ........................................................................... 45 4.4.1 Contex Diagram ...................................................................................... 45 4.4.2 Use Case ................................................................................................. 45 4.4.3 DFD Level 0 ........................................................................................... 46 BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan ................................................................................................................ 47 5.2 Saran ...................................................................................................................... 47
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 48 LAMPIRAN
Page|v
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Persaingan dunia bisnis sekarang ini memang semakin cepat dan ketat. Apalagi dengan perkembangan jaman yang semakin canggih, khususnya dalam dunia Teknologi Informasi. Banyak para perusahaan-perusahaan maupun perorangan dalam memajukan bisnisnya menggunakan teknologi-teknologi tersebut guna mencapai target yang diinginkan. Teknologi Internet merupakan salah satu sasaran utama yang dipakai perusahaan maupun perorangan dalam memasarkan produk yang dimiliki oleh perusahaan. ASC (Airlangga Souvenir Corner) merupakan salah satu bagian dari unit usaha Bisnis Group yang bergerak dibidang Promotions, Souvenir dan Merchendise solution yang terletak di Jln. Dharmawangsa Dalam Selatan, Kampus B Universitas Airlangga Surabaya. Dengan semakin banyaknya produk -produk yang dihasilkan dan semakin banyak para konsumen yang ingin mendapatkan souvenir berciri khas Universitas Ailangga, maka pihak perusahaan harus bisa merespon hal-hal tersebut guna mencapai efektifitas maupun efisiensi perusahaan. Caracara perusahaan yang dipakai sekarang ini masih terbilang lambat dalam mencapai efiseensi maupun efektifitas tersebut, seperti dari segi pemesanan produk hanya mengandalkan email, BBM, dan jejaring social lainnya. Lamanya respon dari perusahaan menyebabkan kurang efisien nya pemesanan produk tersebut. Serta dari segi pemasaran ASC yang telah menggunakan website sebagai wadah untuk pemasaran produknya, namun hanya sebatas promosi dan belum bisa mengoptimalkan kinerja website untuk digunakan sebagai sarana pemesanan online yang beberapa tahun trakhir ini sedang tren digunakan oleh perusahaan perusahaan untuk menunjang bisnis yang digelutinya. E-commerce merupakan penjualan yang dapat mengefektikan waktu, tempat, sarana, dan tanpa harus bertatapan langsung antara penjual dan pembeli. Keefektifan dan kemudahan dari E-commerce ini dapat dinikmati oleh kedua belah pihak yaitu penjual dan pembeli. Ecommerce bisa mempersingkat waktu, artinya para konsumen tidak di haruskan datang langsung ke perusahaan untuk melihat-lihat souvenir untuk dipesan, kapan pun dan dimana pun konsumen berada bisa melakukan transaksi pemesanan. Melihat keuntungan yang sangat besar dari sistem pemasaran yang menggunakan teknologi internet ini, maka penulis mengajukan perancangan proses bisnis baru berbasis EBusinnes agar target perusahaan dapat tercapai.
Page|6
1.2 Perumusan Masalah Bagaimana Perencanaan Strategik Dan Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Penjualan Produk Berbasis Web Studi Kasus Airlangga Souvenir Corner Universitas Airlangga sebagai media untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan di tengah persaingan bisnis souvenir?
1.3 Tujuan Tujuan dilakukannya Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Produk Berbasis Web (Study Kasus Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga) adalah membuat Rancang Bangun Aplikasi pemesanan online dan pebuatan prosedur bisnis guna menciptakan Internal Control sebagai media untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan di tengah persaingan bisnis souvenir.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian Dalam penelitian ini, analisis dibatasi hanya pada beberapa ruang lingkup. Adapun ruang lingkup pembahasan penelitiam yang berhubungan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, meliputi : 1. Analisa strategi, proses bisnis, sistem dan teknologi informasi pada proses penjualan dan pengadaan barang yang sedang berjalan di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga. 2. Analisa kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga 3. Penyusunan perencanaan strategi bisnis baru untuk system penjualan, dan pembelian / pengadaan barang di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga berupa prototype. 4. Penyusunan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baru untuk proses penjualan, pengadaan barang di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga berupa prototype.
1.5 Manfaat 1. Manfaat Bagi ASC a) Dapat pembantu mengoptimalkan kinerja perusahaan. b) Sebagai adanya suatu pengendalian Intern dalam perusahaan c) Dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan jangka panjang.
Page|7
d) Agar mampu bertahan dan bersaing dalam bisnis souvenir ditengah kemajuan Teknologi Informasi.
2. Manfaat Bagi Penulis a) Mengembangkan dan menerapkan teori dan praktikum yang telah didapat selama mengikuti mata kuliah E-Business, Sistem Informasi Fakultas sains dan Teknologi Universitas Airlangga Surabaya b) Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tentang teknik perancangan dan pembuatan Proses Bisnis yang Efektif dan Efisien.
1.6 Luaran yang Diharapkan Luaran yang diharapkan dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Produk Berbasis Web (Study Kasus Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga) yang berupa pembuatan prototype ini adalah dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan ASC ditengah persaingan bisnis souvenir serta memberikan pengendalian Intern dalam perusahaan yang dapat digunakan manager sebagai acuan pengambilan keputusan.
1.7 Deskripsi Tim Kelompok terdiri dari lima orang, yaitu : 1. Muhammad Sahirul Alim
sebagai
Koordinator
2. Bagus Puji Santoso
sebagai
Analis Sistem
3. Muhammad Fiqhi Darmawan
sebagai
Programer Sistem
4. Kurnia Wahyu Darmawan
sebagai
Surveyor
5. Hendra Dwi Setiyono
sebagai
Surveyor
Page|8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Proses Bisnis Proses Bisnis merupakan [1] kombinasi dari aktivitas yang saling berhubungan didalam sebuah perusahaan untuk menghasilkan pelayanan tertentu kepada klien (Leyman et al 1994). Sementara itu, Davenport (1993) mendefinisikan sebuah proses bisnis adalah aktivitas yang terstruktur untuk menghasilkan keluaran spesifik untuk pelanggan atau market. Masukan dapat berupa material, peralatan, objek terukur lainnya, ataupun berbagai macan informasi yang kemudian diubah menjadi sejumlah keluaran yang diperlukan oleh penerima. Penerima terbagi menjadi konsumen internal (Internal Customer) dan konsumen luar (Eksternal Customer). Konsumen internal dapat berupa departemen, kelompok atau sejumlah peralatan dan mesin. Sedangkan konsumen luar adalah orang atau organisasi yang membayar untuk mendapatkan produk atau pelayanan yang diperlukan. Selain itu penerima juga dapat berupa lokasi tempat keluaran disimpan untuk kebutuhan yang akan datang. Suatu proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu proses bisnis dapat terdiri dari beberapa aktivitas. Kejadian (event) merupakan suatu aktivitas tunggal yang terdapat pada sebuah proses bisnis. Setiap proses bisnis dapat dibagi ke dalam tiga jenis kejadian yang berbeda [1], yaitu : 1. Kejadian – kejadian Operasional (Operating Events) Kejadian – kejadian Operasional adalah aktivitas aktivitas operasional yang dilakukan dalam suatu proses bisnis saat menyediakan barang/jasa bagi pelanggan. Contoh memasarkan barang, menerima pesanan dari pelanggan, mengirimkan barang pesanan, dan menerima pembayaran. 2. Kejadian – kejadian Informasi (Information Events) Pada kejadian – kejadian informasi terdiri dari 3 aktivitas, yaitu : mencatat data tentang kejadian – kejadian operasional, memelihara data yang penting bagi organisasi, dan melaporkan informasi yang berguna bagi pengambil keputusan 3. Kejadian – kejadian Keputusan / Pengelolaan (Decision / Management Events) Kejadian – kejadian Keputusan / Pengelolaan adalah aktivitas – aktivitas dimana para pemimpin membuat keputusan tentang perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian proses – proses bisnis. Contoh : pimpinan memutuskan untuk membuat produk baru atau pimpinan memutuskan untuk membuka sebuah cabang baru.
Page|9
2.2 Konsep E-Businnes E-business adalah [2] aktifitas bisnis dengan memanfaatkan jaringan komputer dan internet. Tidak hanya transaksi pembelian dan penjualan tetapi juga melingkupi keselurunan kegiatan dan fungsi dari perusahaan tersebut, seperti pertukaran informasi, komunikasi, kolaborasi, riset dan sebagainya. E-business bisa terjadi dalam berbagai bentuk tahapan tergantung dari tingkat pemamfaatan jaringan komputer dan Internet, dengan kata lain seberapa digital perusahaan tersebut masih terdapat dua sisi ekstrim, sisi pertama adalah perusahaan tradisional. Sisi kedua adalah perusahaan e-business murni di mana segalanya berbentuk elektronis, dari produk atau jasa yang ditawarkan, prosesnya sampai dengan pengirimannya. Adapun contoh dari e-business murni adalah www.Amazon.com. Proses pemesanan buku sampai pembayaran ditangani secara elektronis yang kemudian dikirimkan ke alamat pemesan lewat kurir. E-cooperation mengintegrasi filosofi bisnis, strategi, proses dan organisasi nya untuk memungkinkan konsumen berinteraksi dengan perusahaan untuk mempelajari, menggunakan sumber daya bersama, dan menerima jasa, melalui berbagai jalur dan rekanan setiap saat. E-business tercipta ketika konsumen dan partnernya berinteraksi pada semua level secara elektronis. E - business bukan hanya pemasaran, pembelian dan penjualan melalui internet, tetapi juga meningkatkan kinerja bisnis melalui konektivitas untuk meningkat kan pelayanan dan mengurangi biaya, serta membuka jalur baru dan mentransformasi persaningan baru. Dengan E - business perusahaan dapat menghilangkan perbedaan waktu global dan wilayah geografis serta hemat. Selain itu peningkatan kinerja perusahaan dapat lebih baik. Ketika melakukan bisnis di Internet, ada lima kemungkinan bentuk hubungan bisnis berdasarkan transaksinya, yaitu : 1. Business to consumer. Pada bisnis ini transaksi yang terjadi adalah antara perusahaan dengan konsumen atau pelanggan perorangan. 2. Business to business. Kebanyakan model bisnis ini terjadi antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ada beberapa model business-to-business yang sering dilakukan, misalnya: a) Aggregator : seperti Chemdex yang membantu konsumen pada pasar yang terfragmentasi untuk memilih produk dan harga dengan cara menyediakan harga terbaru dan terkini, informasi produk, serta kontak untuk layanan. b) Online Auctioner : Seperti Adauction, yang menawarkan jalur yang handal untuk penjualan, serta memungkinkan penjualan pada harga yang terbaik c) Exchange : seperti NTE, yang memungkinkan pemberian harga saham pada harga yang murah.
P a g e | 10
3. Consumer to consumer. Pada kelompok ini, konsumen langsung menjual produk ke konsumen yang lain. Contohnya adalah individu yang melakukan penjualan melalui pemasangan iklan ke internet. 4. Consumer to business. Kategori ini termasuk perorangan yang menjual produk atau jasa langsung ke organisasi atau perusahaan. 5. Intrabusiness e-business. Dalam kategori ini termasuk segala aktivitas organisasi yang kebanyakan dilakukan dalam lingkup intranet perusahaan yang melibatkan pertukaran barang, jasa dan informasi.
2.2.1 CRM (Customer Relationship Management) CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi. CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut [3]. CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dengan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan yang berharga melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Berdasarkan apa yang diketahui dari pelanggan, perusahaan dapat membuat variasi penawaran, pelayanan, program, pesan, dan media. Melalui sistem yang menerapkan CRM, perusahaan membentuk hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, dimana perusahaan dapat mengetahui kebutuhan pelanggan dan menyediakan pilihan produk atau layanan yang sesuai dengan permintaan mereka
2.2.2 SCM (Supply Chain Management) Supply chain dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam bentuk entitas/fasilitas) yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi barang mulai dari bahan baku paling awal dari alam sampai produk jadi pada konsumen akhir [5]. Menyimak dari definisi ini, maka suatu supply chain terdiri dari perusahaan yang mengangkut bahan baku dari bumi/alam, perusahaan yang mentransformasikan bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau komponen, supplier bahan-bahan pendukung produk, perusahaan perakitan, distributor, dan retailer yang menjual barang tersebut ke konsumen akhir.
2.2.3 E-Procurement Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap
P a g e | 11
proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak [6]. Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa eprocurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok [6]. Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet” (2003) menyebutkan e-procurement : Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet, Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik, Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik [6].
2.2.4 E-Marketting E-marketing adalah proses membangun dan menjaga hubungan konsumen melalui aktivitas online untuk memfasilitasi pertukaran ide-ide, produk, dan jasa yang memuaskan tujuan kedua belah pihak [11]. The Seven Stages of Internet Marketing Stage 1: Framing the Market Opportunity Langkah pertama mencakup analisa peluang pasar dan menginisialisasi langkah awal dari konsep bisnis, yaitu mengumpulkan data online dan offline yang secukupnya. Menurut Mohammed et al (2003) [11], ada 6 langkah metodologi yang membantu mengevaluasi peluang pasar, yaitu (1) investigate opportunity in an existing or new value system, menganalisis peluang-peluang yang ada pada sistem yang berjalan dan kemungkinan adanya peluangpeluang yang baru; (2) identify unmet or undeserved needs, menganalisis sistem yang berjalan dan mencari apa saja yang diinginkan oleh konsumen atau calon konsumen tetapi sistem tidak dapat memenuhi permintaan tersebut; (3) identifying the target segment, menganalisis segmen pasar perusahaan; (4) declaring the company’s resource-based opportunity for advantage, menganalisis sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi emarketing; (5) Assessing Competitive, Technological and Financial Opportunity Attractiveness, menganalisis keunggulan-keunggulan perusahaan terhadap perusahaan lain dilihat dari sisi produk, teknologi dan keuangan; (6) making the final go/no-go decision, menentukan apakah perusahaan membutuhkan aplikasi e-marketing atau tidak berdasarkan hasil analisis diatas. Stage 2: Formulating the Marketing Strategy Strategi e-marketing didasari oleh visi dan misi perusahaan, tujuan strategis perusahaan dan strategi pemasaran dari perusahaan yang mencakup segmentation, targeting dan positioning.
P a g e | 12
Stage 3: Designing the Customer Experience Perusahaan harus mengerti tipe dari pengalaman konsumen yang perlu disesuaikan dengan peluang pasar. Pengalaman itu harus dihubungkan dengan posisi perusahaan dan strategi pemasaran [11]. Pada tahap ini, terdapat tiga hal yang harus diperhatikan yaitu functionality, intimacy, dan evangelism. Stage 4: Crafting the Customer Interface Terdapat 7 Framework untuk membuat sebuah customer interface, yaitu (1) context, tampilan customer interface pada layar, misalkan kombinasi warna dan letak tombol (navigasi). Elemen context terbagi menjadi dua dimensi, yaitu function dan aesthetics; (2) content, elemen content terbagi menjadi empat dimensi, yaitu offering mix, appeal mix, multimedia mix dan content type; (3) community, sebuah jalinan hubungan yang dibangun berdasarkan kepentingan yang sama; (4) customization, elemen ini dibagi menjadi 2 dimensi yaitu personalization dan tailoring; (5) communication, elemen ini dibagi menjadi 2 dimensi yaitu broadcast dan interactive; (6) connection, merupakan link yang disediakan didalam sebuah website untuk berhubungan dengan website yang lain; (7) commerce, suatu kapasitas transaksi yang terdapat pada suatu website yang terdiri dari beberapa dimensi, antara lain registration, shopping cart, security, order tracking, delivery option. Stage 5: Designing the Marketing Program Mendesain program pemasaran mulai dari Customer Relationship yaitu hubungan pelanggan dengan perusahaan meliputi awareness, exploration atau expansion, commitment, dissolution dengan menggunakan internet marketing mix yang terdiri dari: product, pricing, communication, community, distribution, dan branding. Customer relationship dan internet marketing mix merupakan komponen dalam marketspace matrix yang bertujuan untuk membantu perusahaan membuat pendekatan yang berfokus pada konsumen yang terintegrasi dengan e-marketing. Stage 6: Leveraging Customer Information through Technology Gambaran dari proses untuk memperoleh, mengorganisasikan, menganalisis, dan memberdayakan informasi yang berhubungan dengan konsumen yang dapat mengurangi ketidakpastian, sehingga mendukung kinerja perusahaan dan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik melalui perancangan database, menghasilkan informasi-informasi konsumen yang akurat, serta hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi emarketing ini. Stage 7: Evaluating the Marketing Program Langkah ini mencakup evaluasi dari semua program pemasaran internet. Evaluasi dilakukan berdasarkan tiga kriteria yaitu teknologi, bisnis dan industri.
P a g e | 13
2.3 Konsep Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan barang adalah suatu kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang/jasa atau suatu usaha untuk mendapatkan barang dari pihak penyedia dengan cara pembelian [12]. Dalam pengadaan ada yang harus diperhatikan yaitu pengelolaan barang barang/jasa, adalah rangkaian kegiatan dan tindakan terhadap barang yang meloiputi perencanaan, penentuan kebutuhan, penganggaran, standarisasi barang dan harga, pengadaan, penyimpanan,
penyaluran,
inventarisasi,
pengendalian,
pemeliharaan,
pengamanan,
pemanfaatan, serta penatausahaannya. Dalam ASC, proses pengadaan barang diatur oleh kebijakan perusahaan sendiri yaitu setiap ada pesanan maka ada kegiatan pengadaan barang dari pihak penyedia. Telah ditetapkan Keputusan Presiden No. 18 tahun 2000 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan petunjuk teknisnya dengan maksud untuk mengatur penggunaan dan penyediaan barang/jasa sesuai dengan tugas, fungsi, hak dan kewajiban serta peran masingmasing pihak berlandaskan pada etika pengadaan dan prinsip-prinsip : efisien, efektif, bersaing melalui
persaingan
yang
sehat,
transparan,
adil/tidak
deskriminatif
dan
dapat
dipertanggungjawabkan baik fisik, keuangan maupun manfaat menurut katentuan yang berlaku. Dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa, perusahaan harus menggunakan prinsip kebijakan dan etika pengadaan yaitu : 1. Prinsip Dasar a. Efisien, yang berarti bahwa pengadaan harus diusahakan dengan sehemat mungkin. b. Efektif, yang berarti bahwa pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya. c. Transparan, yang berarti bahwa pengadaannya harus bersifat terbuka. d. Akuntabel, yang berarti harus mencapai sasaran, baik fisik, keuangan, maupun manfaat bagi kelancaran operasional perusahaan. 2. Kebijakan Umum a. Sejauh mungkin menggunakan produksi dalam negeri. b. Meningkatkan peran serta usaha kecil, koperasi dan kelompok masyarakat. Pihak yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan harus berpegang teguh dengan Etika pengadaan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa, etika tersebut adalah sebagai berikut : i. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab ii. Bekerja secara profesional, mandiri atas dasar kejujuran, untuk untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang / jasa.
P a g e | 14
iii. mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang /jasa. iv. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat. v. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan. vi. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan. vii. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau ditetapkan oleh para pihak sesuai dengan kesepakatan. viii. para pihak yang terkait, langsung atau tidak langsung dalam proses pengadaan barang / jasa ix. Menghindari kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang / jasa. x. Dan mencegah terjadinya pemborosan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan. Dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, perlu diikuti ketentuan-ketentuan prosedur pengadaan barang, adalah sebagai berikut : 1. Cara a. Pembelian langsung di toko / supplier b. Menggunakan penyedia barang dan jasa 2. Pemasokan a. Pemasokan barang b. Jasa pemborongan c. Jasa lainnya d. Jasa konsultan 3. Metoda Pemilihan a. Penunjukkan langsung b. Pengadaan langsung c. Pemilihan langsung 4. Penanggung Jawab a. Pengurus yang berwenang, terhadap penyelenggaraan pengadaan. b. Pemakai atau pembuat nota permintaan. c. Panitia Pengadaan, terhadap proses pengadaan barang dan jasa. d. Panitia Pemeriksaan, terhadap spesifikasi, jumlah, volume, perencanaan teknis, kerangka acuan kerja, gambar, lokasi penyerahan, kebenaran fisik barang dan jasa barang dan jasa. 5. Rencana dan Anggaran. Setiap pengadaan barang dan jasa agar mempunyai rencana dan anggaran yang tersedia.
P a g e | 15
6. Pemecahan atau Penggabungan. Dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak diperkenankan : a. Memecah satu proses pengadaan menjadi beberapa paket pengadaan. b. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh usaha kecil / koperasi kecil. 7. Sesuai dengan Jumlah Persediaan Untuk barang dan jasa yang diperlukan dan dipergunakan dalam tahun berjalan serta mudah didapat di pasaran, bila memerlukan persediaan, persediaan maksimal 3 bulan. 8. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) a. HPS digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga jumlah pengadaannya hanya diperbolehkan penawaran termasuk rinciannya. b. HPS yang dibuat oleh Panitia Pengadaan / Pejabat Pengadaan harus didasarkan Atas perhitungan yang memperhatikan ketersediaan anggaran. c. HPS ditetapkan / disetujui oleh pejabat yang berwenang. d. Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia
2.4 Konsep Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana- rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba [13]. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karenadari perusahaan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Winardi (1982) [13], penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja di bidang penjualan seperti pelaksanaan dagang, agen, wakil pelayanan, dan wakil pemasaran.
2.4.1 Jenis Penjualan Penjualan jika diidentifikasi dari Perusahaannya dibedakan menjadi beberapa jenis (Martin, S dan Colleran, G 2006) : 1. Penjualan langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer. 2. Penjualan stok gudang yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di gudang. 3. Penjualan kombinasi yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.
P a g e | 16
2.5 Web Web merupakan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat. Pendistribusian informasi web dilakukan melalui pendekatan hyperlink, yang memungkinkan suatu teks, gambar, ataupun objek yang lain menjadi acuan untuk membuka halaman-halaman yang lain. Melalui pendekatan ini, seseorang dapat memperoleh informasi dengan beranjak dari satu halaman ke halaman lain [10]. Web berasal dari kata dalam Bahasa Inggris yang bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia berarti ‘jaring laba-laba’. Hampir sama dengan arti dari kata web itu sendiri, web telah membentang ke seluruh penjuru dunia. Tidak hanya terbatas pada lembaga-lembaga penelitian yang ingin memublikasi hasil riset, tetapi juga telah banyak digunakan oleh perusahaan bisnis yang ingin mengiklankan produk atau untuk melakukan transaksi bisnisnya. Sejarah web dimulai pada bulan Maret 1989 ketika Tim Berner-lee yang bekerja di Laboratorium Fisika Partikel Eropa atau yang dikenal dengan nama CERN (Consei Eurepean pour la Research Nuclaire) yang berada di Genewa, Swiss, mengajukan protocol (suatu tatacara untuk berkomuniksi) sistem distribusi informasi Internet yang digunakan untuk berbagi informasi di antara para fisikawan. Protocol inilah yang selanjutnya dikenal sebagai protocol World Wide Web dan dikembangkan oleh World Wide Web Consortium (W3C). sebagaimana diketahui, W3C adalah konsorsium dari sejumlah organisasi yang berkepentingan dalam pengembangan berbagai standar yang berkaitan dengan web [10]. Pada awalnya aplikasi web dibangun hanya dengan menggunakan bahasa yang disebut HTML (Hyper Text Markup Languange) dan protokol yang digunakan dinamakan HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Pada peerkembangan berikutnya, sejumlah script dan objek yang dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML. Pada saat ini, banyak script seperti itu antara lain PHP dan ASP, sedangkan contoh yang berupa objek antara lain adalah applet (Java) [10].
2.6 Alat Bantu Analisis Dan Perancangan 2.6.1 DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) disebut juga dengan Diagram Arus Data (DAD). DFD adalah: suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan : darimana asal data, dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut [7]. DFD yang di dalam bahasa Indonesia disebut sebagai DAD (Diagram Arus Data) memperlihatkan gambaran tentang masukanproses-keluaran dari suatu sistem/perangkat lunak,
P a g e | 17
yaitu obyek-obyek data mengalir ke dalam perangkat lunak, kemudian ditransformasi oleh elemen-elemen pemrosesan , dan obyek-obyek data hasilnya akan mengalir keluar dari sistem/perangkat lunak [7]. Obyek-obyek data dalam penggambaran DFD biasanya direpresentasikan menggunakan tanda panah berlabel, dan transformasi-transformasi biasanya direpresentasikan menggunakan lingkaran-lingkaran yang sering disebut sebagai gelembunggelembung [7]. DFD pada dasarnya digambarkan dalam bentuk hirarki, yang pertama sering disebut sebagai DFD level 0 yang menggambarkan sistem secara keseluruhan sedangkan DFDDFD berikutnya merupakan penghalusan dari DFD sebelumnya. DFD menggunakan empat buah simbol, yaitu : semua simbol yang digunakan pada CD ditambah satu simbol lagi untuk melambangkan data store. Ada dua teknik dasar penggambaran simbol DFD yang umum dipakai: pertama adalah Gane and Sarson sedangkan yang kedua adalah Yourdon and De Marco. Perbedaan yang mendasar pada teknik tersebut adalah lambang dari simbol yang digunakan. Gane and Sarson menggunakan lambang segi empat dengan ujung atas tumpul untuk menggambarkan process dan menggunakan lambang segi empat dengan sisi kanan terbuka untuk menggambarkan data store. Yourdon and De Marco menggunakan lambang lingkaran untuk menggambarkan process dan menggunakan lambang garis sejajar untuk menggambarkan data store. Sedangkan untuk simbol external entity dan simbol data flow kedua teknik tersebut menggunakan lambang yang sama yaitu : segi empat untuk melambangkan external entity dan anak panah untuk melambangkan data flow.
2.6.2 Context Diagram (CD) CD memperlihatkan sistem yang dirancang secara keseluruhan, semua external entity harus digambarkan sedemikian rupa, sehingga terlihat data yang mengalir pada input-prosesoutput. CD menggunakan tiga buah simbol yaitu : simbol untuk melambangkan external entity, simbol untuk melambangkan data flow dan simbol untuk melambangkan process. CD hanya boleh terdiri dari satu proses saja, tidak boleh lebih, dan pada CD tidak digambarkan data store. Proses pada CD biasanya tidak diberi nomor [7].
2.6.3 Flowchart Flowchart Sistem merupakan [8] bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan didalam system secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur – prosedur yang ada didalaam system. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur – prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu system. Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui system dan proses yang
P a g e | 18
mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam Flowchart Sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan computer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan computer). Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen menekusuru alur dari data yang ditulis melalui system. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan system dari suatu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. Tabel 2.1 Simbol Flowchart Yang Digunakan No
Simbol
Nama Simbol
Fungsi
Flowchart
Untuk menunjukkan dokumen Input dan Output 1
Dokumen
baik untuk proses manual , mekanik maupun computer.
2
Proses Komputerisasi
3
Database
4
Penghubung
5
6
7
8
9
Penghubung Halaman Lain Terminator
Menunjukkan kegiatan operasi dari operasi komputer
Untuk menyimpan data
Menunjukkan hubungan dihalaman yang sama
Menunjukkan hubungan dihalaman lain
Menandakan awal / akhir dari sebuah sistem
Kegiatan
Untuk menunjukkan pekerjaan yang dilakukan
Manual
secara manual
Decision
Simpanan Offline
Menggambarkan logika keputusan dengan nilai true atau false Untuk menunjukkan file non-komputer yang diarsipurut angka
P a g e | 19
2.7 Analisis Value Chain Value Chain didefinisikan sebagai rantai nilai yaitu rangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan, karena perusahaan pada dasarnya adalah kumpulan dari aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Prinsip dari value chain ini adalah bagaimana memetakan seluruh proses kerja atau aktivitas dalam perusahaan atau organisasi tersebut ke dalam dua bagian yaitu, aktivitas utama dan aktivitas pendukung [15].
2.8 Analisis Five Forces Porter Analisis Five Porter's Forces memberikan gambaran yang powerful mengenai bagaimana tingkat persaingan dari suatu industri, baik itu dari sisi supplier dan pelanggan, serta pasar (pemain baru dan substitusi). Analisis tersebut dibuat berdasarkan 5 kekuatan kompetitif sebagaimana digambarkan pada Gambar 2.1 berikut :
Gambar 2.1 Model Lima Competitive Force
a) Ancaman Produk atau Jasa Pengganti Bagaimana substitusi terhadap barang/jasa? Apakah konsumen dapat memperoleh barang substitusinya dengan mudah? Semakin banyak dan dekat barang substitusi, maka pelanggan juga bisa beralih dengan mudah. Force ini dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya switching cost, kecenderungan untuk substitusi, diferensiasi produk, dan yang lainnya. b) Ancaman masuknya kompetitor Bagaimana tingkat kesulitan/kemudahan bagi pesaing baru untuk masuk ke dalam industri Anda? Force ini antara lain dipengaruhi oleh brand equity, hambatan masuk seperti paten, distribusi, skill atau core competence tertentu, economies of scope, cost advantage, dan lainnya. c) Daya tawar pembeli
P a g e | 20
Bagaimana kekuatan yang dimiliki pelanggan Anda? Force ini antara lain dipengaruhi oleh: jumlah pembeli, konsentrasi pembeli, switching cost pembeli, ketersediaan barang, besar order pembeli, sensitivitas harga, tingkat diferensiasi, dan sebagainya. d) Daya tawar pemasok Pemasok merupakan tempat dimana kita membeli input yang digunakan untuk bahan produksi. Force ini ditentukan oleh beberapa faktor diantaranya: switching cost ke supplier lain, jumlah supplier, konsentrasi supplier, ketersediaan substitusi input, tingkat diferensiasi input, hingga tingkat hubungan dengan supplier. e) Persaingan di antara pemain yang sudah ada Bagaimana intensitas persaingan dalam industri Anda? Semakin banyak jumlah pesaing, dengan produk yang berkualitas dan harga bersaing, maka semakin tinggi tingkat persaingan. Force ini ditentukan oleh beberapa faktor diantaranya: jumlah pesaing, perbedaan kualitas, loyalitas pelanggan, diferensiasi produk, perbedaan harga, exit barriers, dan sebagainya.
2.9 Analisis SWOT Model analisis SWOT digambarkan dalam bentuk empat kuadran atau pun dapat dilihat sebagai sebuah bentuk matrik sebagai berikut :
Gambar 2.2 Matrik SWOT
Analisis SWOT akan menghasilkan berbagai strategi yang dapat dilakukan perusahaan sesuai dengan tujuan bisnisnya berdasarkan visi, misi, dan kebijakan yang telah ditetapkan pihak manajemen.
P a g e | 21
BAB III METODE PENULISAN
3.1 Metode Pengumpulam Data Diperlukan adanya penelitian untuk mengetahui keakuratan data dengan sistematis. Proses dilakukan agar data yang diperoleh dapat terintegrasi menjadi satu bagian yang kompleks dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Di dalam pembuatan makalah ini, data dapat diperoleh dari sumber - sumber sebagai berikut : 1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian yaitu dari pihak-pihak yang berhubungan dengan data yang akan diambil. Data primer didapat dari hasil observasi di Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang didapat dari data - data yang sudah ada, seperti data dari buku, literatur sebagai dasar teori atau contoh lapangan sebagai pelengkap data primer. Sumber data sekunder adalah literatur dan buku. Data ini diperoleh secara langsung dari Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga dengan teknik-teknik sebagai berikut : 1. Wawancara Mengumpulkan data dengan cara berkomunikasi langsung dengan Asisten Manager ASC cabang Fakultas Ilmu Budaya, Sapta di tempatnya. Melakukan tanya jawab seputar proses bisnis yang sedang berjalan serta bertanya tentang prosedur pembelian dan penjualan produk ASC. 2. Observasi Memperoleh informasi terkait kegiatan sistem pembelian dan penjualan produk pada ASC seperti pesanan, penerimaan barang, penyimpanan barang hingga proses transfer pembayaran. 3. Dokumentasi Dengan menggunakan catatan tertulis seperti membuat daftar pertanyaan untuk wawancara. Mempelajari profil perusahaan seperti sejarah, struktur organisasi serta dokumen perusahaan. 4. Studi literatur. Mengumpulkan data dengan membaca jurnal-jurnal, teori-teori dan mempelajari literaturliteratur yang berkaitan dengan sistem pembelian dan penjualan serta sistem akuntansi sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam menganalisis penelitian yang dilakukan.
P a g e | 22
3.2 Model Rancang Bangun Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Produk Berbasis Web (Study Kasus Airlangga Souvenir Corner (ASC) Universitas Airlangga) meliputi analisis hingga pembuatan prototype. Pada tahap analisis, penulis merepresentasikan data-data dan kebutuhan yang ada menjadi sebuah struktur fungsional. Fungsionalitas pada sebuah aplikasi dapat disebut fitur. Selain menentukan struktur fungsionalitas, pada tahap analisis juga melakukan analisa terhadap struktur non-fungsionalitas yang dapat mendukung performa aplikasi ini nantinya. Setelah analisis dilakukan, kemudian berlanjut ke tahap desain yang diawali dengan pembuatan Flowcard dan BMC , kemudian DFD, dialnjutkan BPMN untuk menggambarkan proses pemrograman berbasis proses.
3.3 Metode Perancangan User Interface Pada tahap perancangan user interface aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi Dreamweaver. Dreamweaver merupakan perangkat lunak yang ditujukan untuk membuat suatu situs web. Versi pertama dirilis pada tahun 1997, dan sejak itu Dreamweaver menjadi web editor yang banyak digunakan oleh para web developer. Hal itu antara lain karena kemudahan dalam penggunaannya, kelengkapan fiturnya dan juga dukungannya terhadap teknologi terkini. Dreamweaver merupakan salah satu perangkat lunak yang dikembangkan oleh Macromedia Inc . Dan sekarang resmi Milik Adobe [4]. Selain menggunakan Dreamweaver, pada perancangan userinterface ini menggunakan Microsoft visio untuk menggambarkan flowchart diagram BPMN serta BMC model dan Power Disigner untuk memodelkan Data Flow Diagram (DFD)
3.4 Simpulan dan Saran Penarikan kesimpulan dilakukan berdasarkan hasil akhir dan pembahasan yang ada. Sedangkan saran dilakukan setelah didapatkan hasil evaluasi dalam pelaksanaan perancangan sistem, agar perancang selanjutnya bisa lebih baik lagi.
P a g e | 23
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Airlangga Souvenir Corner (ASC) Identitas Perusahaan Nama Perusahaan :
Airlangga Souvenir Corner (ASC)
Pendiri
:
Moch. Lukman Hakim
Alamat
:
Jln. Dharmawangsa Dalam Selatan, Masuk Ke dalam Kampus B Universitas Airlangga. Pojok Gedung Fakultas Ilmu Budaya (FIB). Surabaya
Jenis Perusahaan
:
Manufaktur
Jenis Usaha
:
Pembuatan Souvenir, Seminar-Kit, Promotion, Merchandise, Konveksi dan Percetakan
Tahun Pendirian
:
Tahun 2010
Gambar 4.1 Logo Airlangga Souvenir Corner (ASC)
ASC (Airlangga Souvenir Corner) merupakan salah satu bagian dari unit usaha Bisnis Group yang bergerak dibidang Promotions, Souvenir dan Merchendise solution. ASC adalah satu satunya distributor dan supplier merchandise yang sedang berkembang di lingkungan Universitas Airlangga (Unair). Selain melayani pesanan di lingkup universitas, ASC juga sudah melayani pemesanan ke seluruh plosok Indonesia bahkan sampai ke Malaysia, Singapura dan Inggris. Usaha ini berawal dari pemikiran, kreatifitas dan kerja keras Mahasiswa dan Alumni Universitas Airlangga untuk dapat memfasilitasi kebutuhan teman teman mahasiswa lainnya terhadap produk produk merchandise khas Unair. Tentunya, hal ini didukung oleh semangat menjunjung Tri Darma Perguruan Tinggi Negeri dengan menumbuhkan kecintaan terhadap almamater. Dengan misi menumbuhkan semangat nasionalisme kampus dan juga menumbuhkan semangat kewirausahaan. Airlangga Souvenir Corner juga melayani pembelian dan pemesanan souvenir khas kampus seperti Universitas Airlangga, Souvenir ITS, Souvenir UBAYA, Souvenir UNESA, Souvenir PETRA, Souvenir UIN, Souvenir UNAIR, dan lain sebagainya. ASC juga melayani
P a g e | 24
pengiriman souvenir dan merchandise sampai kota kota besar di seluruh Indonesia. Seperti Jakarta, Surabaya, Bandung, Medan, Semarang, Palembang, Makasar, Yogyakarta, Surakarta/Solo, Malang, Lampung, Pekanbaru, Batam, Denpasar, Banjarmasin, Balikpapan, dll.
4.1.1 Struktur Organisasi Dibawah ini merupakan struktur organisasi yang sedang berjalan di ASC.
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Airlangga Souvenir Corner (ASC)
4.1.2 Proses Bisnis Sedang Berjalan Pada Airlangga Souvenir Corner (ASC) 4.1.2.1 Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang ASC mempunyai beberapa supplier tetap yang memiliki jadwal rutin dalam pengadaan barang. Untuk konfirmasi pesanan dan pengiriman barang, ASC hanya menggunakan sms atau media social lainnya. ASC dan supplier tidak pernah mengetahui kapan stok masing masing persediaan barang digudang dalam keadaan kritis. Bagian pengadaan barang di ASC dituntut untuk memesan bahan baku secara cepat guna memenuhi produksi saat bahan baku digudang dalam keadaan kritis. Dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan barang di ASC belum begitu jelas penggunaannya. Proses kerja hanya didasarkan oleh azaz kekeluargaan.
4.1.2.2 Proses Bisnis Sistem Penjualan Pada awalnya ASC sudah menggunakan strategi penjulan produk ke customer dengan menggunakan website sebagai media pemasaran dan pemesanan produk kepada customer. Customer akan melihat berbagai produk yang ASC tawarkan kemudian customer akan memesan produk sesuai kebutuhannya. Setelah memilih, customer akan memesan produk kepada ASC melalui E-mail. Untuk deskripsi pemesanan customer menyertakan foto produk yang ingin dibeli atau sesuai dengan kriteria yang diinginkan (customize produk) serta jumlah
P a g e | 25
produk yang akan dibeli. Customer mengetahui biaya barang yang dipesan dari pihak ASC melalui media komunikasi seperti Blackberry, Line, What’s App dan yang lainnya atau pun juga menggunakan balasan E-mail.
4.2 Analisis Perancangan 4.2.1 Proses Bisnis Sedang Berjalan 4.2.1.1 Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang Teknologi Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam perusahaan. Peran Teknologi Informasi dalam perusahaan saat ini tidak hanya dalam proses produksi tetapi juga digunakan dalam kegiatan operasional sampai perumusan strategi perusahaan. Hal ini disebabkan karena penggunaan teknologi informasi juga terkait dengan proses penyediaan informasi yang diperlukan perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya. Sehingga banyak perusahaan yang sudah menerapkan konsep berbasis Teknologi Informasi, seperti EMarketing, Supply Chain Management, dan Customer Relationship Management demi mempertahankan eksistensi. Terdapat 3 alur Informasi SCM pada ASC antara lain : 1. Alur Barang Alur barang pada ASC saat ini menggunakan konsep manual yang dibantu dengan fasilitas media sosial dan e-mail untuk berkomunikasi baik kepada pelanggan, maupun kepada supplier barang mentah. Produksi barang di ASC bisa dibagi menjadi 2, yaitu : a. Produksi Rutin Produksi rutin merupakan produksi yang dilakukan oleh ASC secara rutin dan berkala dengan pertimbangan jumlah stok barang pada bagian display. Ketika barang di display sudah mendekati titik keritis, maka ASC akan melakukan produksi barang sesuai stok yang sedang mendekati titik keritis. b. Produksi Pesanan Produksi pesanan merupakan produksi yang dilakukan oleh ASC mengikuti pesanan yang dilakukan oleh institusi yang bekerja sama dengan ASC. Dalam kasus ini, ASC lebih sering bekerja sama dengan institusi pemerintahan dalam menyediakan barang-barang yang dibutuhkan dalam seminar, pelatihan pekerja, atau yang lainnya. Jumlah yang diproduksi umumnya berjumlah banyak dan harga yang diberikan oleh ASC cenderung lebih murah dibandingkan pembelian tanpa kerja sama sebelumnya. Ketika tidak ada pesanan, ASC tidak akan melakukan produksi. 2. Alur Informasi
P a g e | 26
Alur informasi di dalam ASC berjalan dengan cara manual dan online. Alur informasi manual berjalan dengan cara promosi yang dilakukan dalam event-event tertentu dan pemajangan harga yang ada di dalam ASC pada sudut-sudut toko maupun pemasangan pada poster. Pada alur informasi online, ASC menggunakan website sebagai media utama dalam melakukan penyampaian informasi terhadap calon customer. Selain itu ASC juga melakukan pengiriman email terhadap pelanggan yang sudah pernah melakukan pembelian di ASC dan datanya telah dicatat sebelumnya. Untuk hubungan ASC dengan supplier, penggunaan media komunikasi handphone menjadi cara utama. 3. Alur Uang Alur uang dalam ASC berjalan dengan 2 cara, yakni dari customer kepada ASC dan ASC kepada supplier. Alur uang customer kepada ASC berjalan ketika terjadi pembelian oleh customer kepada ASC baik dengan pesanan berjumlah besar yang diikuti kerjasama didalamnya, maupun pembelian produk atau jasa secara satuan melalui cabang display. Alur uang ASC kepada supplier berjalan ketika ASC melakukan kegiatan produksi, baik produksi rutin maupun produksi pesanan. ASC juga telah menjalin hubungan kerjasama dengan beberapa mitra kerja diantaranya adalah, Kerja sama tetap dengan bea cukai pasuruan Surabaya, pemkab Kalimantan Sumatra dan dinas pemerintahan PU. Berikut merupakan Flowchart proses Pengadaan Barang yang sedang berjalan di ASC :
Gambar 4.3 Flowchart Proses Pengadaan Barang Sedang Berjalan di ASC P a g e | 27
Pada makalah ini penulis akan mencoba untuk membangun prototipe yang nyaman, Efektif, Efisien dan mudah digunakan oleh supplier. 1. Supplier akan memberi konfirmasi pengiriman dan jumlah stok bahan baku melalui website ASC 2. ASC dapat melihat status supplier apakah bisa memenuhi kebutuhan bahan baku 3. Ketika supplier A tidak bisa memenuhi bahan baku maka ASC bisa mengetahui supplier mana yang mempunyai stok bahan baku
4.2.1.2 Proses Bisnis Sistem Penjualan Tidak semua perusahaan atau pelaku bisnis menawarkan suatu produk yang mereka jual menyadari akan pentingnya suatu pelayanan terhadap konsumen. Hal ini bisa terjadi akibat banyaknya aspek kepuasan konsumen, atau produk yang dijual merupakan produk unggulan atau banyak diminati oleh para konsumen, sehingga perusahaan tidak memiliki kecemasan atau kekhawatiran akan ditinggalkan oleh konsumen. Pada awalnya Airlangga Souvenir Corner sudah menggunakan strategi penjulan produk ke customer dengan menggunakan website sebagai media pemasaran produk kepada customer. Customer akan melihat berbagai produk yang ASC tawarkan kemudian customer akan memesan produk sesuai kebutuhannya. Customer mengetahui biaya barang yang dipesan dari pihak ASC melalui media komunikasi seperti Blackberry, Line, What’s App dan yang lainnya atau pun juga menggunakan balasan E-mail. Dalam upaya untuk meningkatkan pengalaman konsumen dan mengumpulkan informasi pelanggan yang lebih baik, ASC telah memiliki data data pelanggan tetap. Dan selain itu ASC juga telah memiliki bagian tersendiri dalam menghadapi complain dari pelanggan serta telah memiliki customer service sehingga hubungan perusahaan dengan pelanggan telah terjalin dengan baik. Berikut merupakan Flowchart proses penjualan yang sedang berjalan di ASC :
P a g e | 28
Gambar 4.4 Flowchart Proses Penjualan Sedang Berjalan di Airlangga Souvenir Corner
Pada makalah ini penulis akan mencoba untuk membangun prototipe yang nyaman, Efektif, Efisien dan mudah digunakan oleh customer untuk bertransaksi dengan ASC. 1. Ketika membuka halaman penjualan pada website, customer akan diberi pilihan jenis barang yang disediakan oleh ASC. 2. Setelah memilih jenis barang maka website akan menampilkan image produk yang disediakan ASC bertujuan agar customer mengetahui kualitas barang yang disediakan ASC 3. Customer memilih produk sesuai keinginan dengan mengisi centang pada kotak check box yang disediakan, customer juga mengisi jumlah produk yang diinginkan dikotak text area yang akan disediakan oleh web. 4. Setelah memilih produk, customer bisa memilih barang yang dipesan akan diantar oleh ASC atau bisa diambil dikantor cabang ASC. 5. Ketika customer memilih barang pesanan diantar oleh pihak ASC, maka customer akan mengisi identitas diri dan alamat. 6. Setelah mengisi identitas maka customer akan memilih jenis pembayaran yang telah disediakan oleh pihak ASC. 7. Customer akan menerima bukti pemesanan dan pembayaran dan website menampilkan detail pemesanan customer.
4.2.1.3 Kelemahan dan Kelebihan Proses Bisnis Sedang Berjalan di ASC 1. Kelemahan Proses Pengadaan Barang a. ASC tidak pernah tahu apakah supplier mempunyai jumlah stok barang yang mencukupi untuk kegiatan produksi. b. Tidak adanya komunikasi timbal balik yang jelas antara ASC dan Supplier. Sehingga ASC terkadang tidak bisa memenuhi kebutuhan konsumen karena stok bahan baku tidak menukupi untuk produksi. c. ASC tidak memiliki gudang tetap, sehingga dapat menggambat proses penyimpanan bahan baku produksi. d. Dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan barang masih belum berjalan sesuai fungsinya. Kelengkapan administrative masih belum berjalan dengan baik sehingga rawan akan terjadinya kecurangan didalam Internal perusahaan. e. Masih terlibatnya direktur utama dalam proses penjualan. Fungsi direktur utama adalah untuk menyusun strategi jangka panjang perusahaan, dan seharusnya tidak dilibatkan dalam kegiatasn operasional perusahaan.
P a g e | 29
2. Kelemahan Proses Penjualan a. Website tidak dimanfaatkan secara maksimal karena konfirmasi pemesanan customer masih melalui email. b. ASC tidak menyediakan fasilitas yang memudahkan customer dalam memilih produk mereka. c. Website hanya berisi iklan, informasi detail produk masih belum tergambar jelas dalam website. d. Pengambilan keputusan yang lambat untuk kriteria pemesanan dalam jumlah besar. 3. Kelebihan Proses Pengadaan Barang a. Telah menerapkan konsep SCM dengan baik yaitu melakukan pengadaan barang saat ada order dari customer, sehingga tidak terjadi penumpukan stok bahan baku. Selain itu memudahkan penyimpanan yang tidak membutuhkan tempat terlalu besar karena tidak tersedianya gudang penyimpanan. 4. Kelebihan Proses Penjualan a. Telah memanfaatkan teknologi informasi dalam pemasaran yaitu promosi melalui website yang dapat menjangkau aspek pelanggan secara luas.
4.2.2 Analisis Value Chain Analisis metodologi Value Chain dilakukan terhadap ASC untuk mendapatkan berbagai aktivitas utama, yaitu : memastikan permintaan souvenir terpenuhi, memasarkan souvenir, dan mengirimkan souvenir kepada pemesan. Disamping itu juga diperoleh beberapa aktivitas pendukung pada ASC, yaitu : kesiapan sumberdaya manusia, menjaga kualitas, dan menciptakan variasi produk. Dari kedua model analisis tersebut, diperoleh kekuatan dan kelemahan ASC sebagai berikut : Tabel 4.1 Kekuatan Dan Kelemahan Kekuatan (Strengths) 1. Memiliki pangsa pasar yang pasti, yaitu civitas Universitas Airlangga 2. Dapat melayani transaksi via online 3. Memiliki jalinan kerja sama dengan banyak pihak seperti beberapa pemkab dan bea cukai 4. Produk yang spesifik 5. Budaya Perusahaan yang berasaskan kekeluargaan 6. Keuangan yang cukup baik 7. Distribusi yang memuaskan Kelemahan (Weaknesses) 1. 30% dari barang ASC masih diproduksi oleh pihak ketiga 2. Belum memiliki gudang tetap 3. Terkendala permintaan barang bervariaasi dan banyak
P a g e | 30
4.2.3 Analisis Five Forces Porter Analisis Five Force Porter digunakan untuk menganalisis terhadap pengaruh faktor eksternal dari kalangan industri disekitar ASC, seperti : ancaman adanya penerbit baru, ancaman produk pengganti, daya tawar pemasok, dan daya beli konsumen. Model analisis tersebut dihasilkan identifikasi terhadap berbagai peluang dan ancaman terhadap ASC yaitu seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2 berikut: Tabel 4.2 Peluang Dan Ancaman Peluang (Opportunities) 1. Segmen pasar yang luas 2. Dunia Internet 3. Expansi bisnis ke ranah lainnya seperti percetakan dan lain-lain Ancaman (Threats) 1. Daya Beli rendah 2. Munculnya competitor
4.3 Perencanaan Dan Penyusunan Strategi 4.3.1 Perubahan Struktur Organisasi
Gambar 4.5 Usulan Struktur Organisasi Airlangga Souvenir Corner (ASC)
P a g e | 31
Gambar 4.6 Usulan Flowchart Proses Penggadaan Barang
4.3.2 Usulan Proses Bisnis Sistem Pengadaan Barang
P a g e | 32
Keterangan : SPPB : Surat Permintaan Pengadaan Barang STTP : Surat Tanda Terima Pembayaran SOP
: Surat Order Pembelian
FB
: Faktur Barang
SPH
: Surat Penawaran Harga
SJB
: Surat Jalan Barang
LPB
: Laporan Penerimaan Barang
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
Prosedur Sistem Pengadaan Barang Usulan : 1. Mitra Kerja / Supplier a) Mitra Kerja akan menerima Surat Permintaan Penawaran Harga dari bagian Pembelian Bahan Baku. Mitra kerja melakukan persetujuan penawaan harga dengan perusahaan. Jika harga sesuai dengan kedua belah pihak maka mitra kerja akan mengotorisasi SPPH. Jika penawaran harga tidak sesuai maka perusahaan akan merevisinya kembali. 2. Bagian Gudang (Pusat) / Bagian Yang Membutuhkan Barang a) Kepala gudang memerikasa stok barang (pada database Inventory), jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pengadaan Barang (SPPB) sebanyak 2 lembar, SPPB lembar 1 diserahkan ke Manager Utama untuk mendapatkan Otorissi dan SPP lembar 2 diserahkan ke bagian Sirkulasi Barang. b) Jika SPPB belum disetujui maka dilakukan revisi SPPB dan kemudian diserahkan kembali kepada Manager Utama untuk mendapatkan Otorisasi. c) Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) bersama barang dari bagian Sirkulasi Barang selanjutnya mencatatat penambahan barang pada kartu gudang, kemudian LPB diarsip. 3. Bagian Pembelian Bahan Baku a) Berdasarkan surat permintaan pengadaan barang (SPPB) yang diberikan oleh bagian keuangan, maka bagian pembelian bahan baku membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier/mitra kerja SPPH lembar 2 diarsip tetap. Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH). b) Bagian pembelian bahan baku akan mensleksi supplier yang paling menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 kebagian sirkulasi barang dan SOP lembar 3 diarsip tetap.
P a g e | 33
4. Bagian Keuangan a) Bagian keuangan akan mengotorisasi surat permintaan pengadaan barang (SPPB), yang nantinya dijadikan sebagai bukti pengeluaran khas b) Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB dari bagian sirkulasi barang yang akan diotorisasi dan dicocokkan dengan SPPB, kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier/mitra kerja sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB, SJB dan FB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip. 5. Bagian Akuntansi a) Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan. 6. Manager Utama a) Melakukan otorisasi terhadap surat permintaan pengadaan barang (SPPB) 7. Bagian Sirkulasi Barang a) Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian bahan baku, menerima faktur barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier/mitra kerja, kemudian memcocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang. b) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 3 lembar, menyerahkan LPB lembar 2, SOP, FB, SJB dan SOP lembar ke bagian keuangan, sedangkan LPB lembar 3 diarsip. c) Mencocokkan LPB lembar 1 dan SPPB dengan barang. kemudian menyerahkan LPB lembar 1 kebagian gudang bersama barang.
P a g e | 34
Gambar 4.7 Usulan Flowchart Proses Penjualan
4.3.3 Usulan Proses Bisnis Sistem Penjualan
P a g e | 35
Keterangan : FPT
: Faktur Penjualan Tunai
Pita Register : Dokumen ini dihasilkan oleh mesin yang dioperasikan oleh Kasir
Prosedur Sistem Pengadaan Barang Usulan : 1. Pelanggan a. Melakukan Order Pembelian b. Melakukan pembayaran dan konfirmasi pembayaran c. Mendapatkan FPT yang diberikan oleh bagian pengiriman dan kemudian dicocokkan dengan bukti pembayaran beserta barang pesanan. 2. Jasa Pengiriman Barang a. Menerima barang yang akan dikirimkan oleh Bagian pengiriman barang beserta FPT untuk pelanggan b. Memberikan bukti pembayaran pengiriman kepada bagian pengiriman barang 3. Bagian Order Penjualan a. Menerima order pembelian dari pelanggan dan kemudian melakukan pencatatan order pembelian. b. Mengisi FPT rangkap 3. Lembar 1 untuk diberikan ke bagian kasir, Lembar 2 diberikan ke bagian Pengiriman barang beserta barang dan Lembar ke 3 untuk diarsip. 4. Bagian Pengiriman Barang a. Menerima FPT lembar 2 dari bagian Order Penjualan dan menerima FPT lember 1 beserta Pita register dari bagian kasir untuk dicocokkan b. Bagian Pengiriman Barang akan melakukan pengecekan lokasi pengiriman barang. Jika masih berada di daerah Surabaya & Sidoarjo maka barang akan langsung dikirim sementara jika diluar daerah tersebut maka akan menggunakan jasa pengiriman barang c. Bagian Pengiriman Barang akan menerima bukti pengiriman dari Jasa pengiriman barang jika menggunakan jasa ini untuk kemudian diberikan ke bagian Akuntansi 5. Kasir a. Menerima pembayaran dan mengoperasikan register serta Memberikan cap lunas pada FPT b. FPT dan pita register diberikan pada bagian pengiriman barang dan akuntansi c. Kasir menyetorkan uang hasil transaksi penjualan kepada bagian keuangan dan kemudian bukti setor diarsip oleh bagian Kasir. 6. Keuangan
P a g e | 36
a. Bagian keuangan menerima uang dari kasir dan kemudian membuat bukti penyetoran rangkap 2 untuk diberikan kepada bagian kasir dan akuntansi. 7. Akuntansi a. Menerima bukti pengiriman dari Bagian Pengiriman Barang, FPT dan pita register dari bagian kasir serta bukti penyetoran dari bagian keuangan untuk kemudian dicocokkan serta melakukan penjurnalan.
4.3.4 Formulasi Dan Penyusunan Strategi Berdasarkan indentifikasi pada Tabel 4.1 dan Tabel 4.2 maka selanjutnya dilakukan formulasi dengan menggunakan beberapa metodologi analisis berikutnya, yaitu : SWOT dan Five Forces Porter. Dari analisis SWOT dan Five Forces Porter diperoleh berbagai strategi yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Hasil Analisis SWOT dan Five Forces Porter terhadap Airlangga Souvenir Corner dapat dilihat pada Tabel 4.3 berikut : Tabel 4.3 Analisis SWOT dan Five Forces Porter KEKUATAN / STRENGTHS (S) 1. Memiliki pangsa pasar yang pasti, yaitu civitas Universitas Airlangga 2. Dapat melayani transaksi via online 3. Memiliki jalinan kerja sama dengan IFAS banyak pihak seperti beberapa pemkab dan bea cukai EFAS 4. Produk yang spesifik 5. Budaya Perusahaan yang berasaskan kekeluargaan 6. Keuangan yang cukup baik 7. Distribusi yang memuaskan PELUANG / OPPORTUNITIES (O) STRATEGI SO 1. Segmen pasar yang luas 1. Meningkatkan produksi 2. Dunia Internet 2. Aktif di dunia maya 3. Expansi bisnis ke ranah 3. Membuat variasi produk baru lainnya seperti percetakan 4. Pemasaran agresif dan lain-lain ANCAMAN / TREATHS (T) 1. Daya Beli rendah 2. Munculnya competitor
1. 2. 3. 4.
STRATEGI ST Menyediakan Diskon dan Promo Memperluas jaringan pemasaran Menjaga kualitas produk Memberikan branding pada produk
KELEMAHAN / WEAKNESSES (W) 1. 30% dari barang ASC masih diproduksi oleh pihak ketiga 2. Belum memiliki gudang tetap 3. Terkendala permintaan barang bervariaasi dan banyak
1. 2. 3.
1. 2. 3.
STRATEGI WO Investasi Infrastruktur Membangun Sistem Informasi yang tepat Penambahan SDM yang berkompeten STRATEGI WT Memperbaiki hubungan dengan supplier dan customer Memahami permintaan pasar Menciptakan variasi yang terbaru dan berbeda
P a g e | 37
4.3.5 The Seven Stages of internet Marketing 1. Framing the Market Oportunity a. Investigate opportunity in an existing or new value system : ASC memiliki kerjasama dengan banyak perusahaan, baik sebgai konsumen maupun supplier. Serta memiliki hubungan bisnis yang luas. Cakupan bisnis yang cukup luas (printing dan souvenir) juga menjadi kelebihan ASC b. Investigate unmet opportunity : Customer yang ingin memesan secara online dan respon yang cepat tanpa menunggu email yang cenderung lama dan penggunaan halaman web yang maksimal c. Identify the target segment : Customer dari kalangan mahasiswa hingga perusahaan besar. d. Declaring the company’s resource-based opportunity for advantage : Web yang sudah ada menjadikan upgrade yang diusulkan tidak memakan biaya yang banyak, yang diusulkan hanya perbaikan manajemen dan pengoptimalan sumber daya yang sudah dimiliki oleh ASC. e. Assessing Competitive, Technological and Financial Opportunity Attractiveness, : Sifat perusahaan yang kekeluargaan, pelayanan spesial untuk mahasiswa Unair, layanan delivery order, dan lainnya. f. Making the final go/no-go decision : Go Decision, hasil analisa menunjukkan ASC butuh aplikasi ebisnis pada proses bisnisnya untuk mengoptimalkan keuntungan perusahaan serta menjadikan ASC lebih kompetitif dalam persaingan bisnis. 2. Formulating the Market Strategy ASC memiliki fokus untuk memberikan kualitas terbaik kepada pelanggan. Perusahaan berjalan dengan berasaskan kekeluargaan untuk menjadikan pekerja di ASC sebagai satu keluarga, yang mana keluarga akan melindungi satu sama lain. Visi Perusahaan Visi Airlangga Souvernir Corner adalah menjadi perusahaan souvenir di Indonesia yang mengedepankan kualitas dan kepuasan pelanggan, serta memperluas jaringan pemasaran hingga ke mancanegara. Misi Perusahaan 1. Menjadikan kualitas sebagai prioritas utama perusahaan. 2. Menciptakan suasana kekeluargaan di dalam perusahaan untuk menciptakan kenyamanan bagi karyawan dan pelanggan. 3. Menjaga kepercayaan pelanggan dengan selalu memberikan yang terbaik dan disiplin. 4. Memperluas jaringan pemasaran ke setiap tempat.
P a g e | 38
Segmentasi ASC menggunakan strategi New Opportunity Targeting. Fokus utama perusahaan adalah melakukan pemasaran terhadap customer baru yang beragam, dengan segmentasi perusahaan yang beragam, yaitu berupa jasa printing dan menyediakan produk souvenir. Online merupakan cara yang digunakan untuk mendapatkan customer baru, dengan berbagai pembaruan yang telah dijelaskan.
Gambar 4.8 Segmentasi
3. Designing the Customer Experience Tabel 4.4 Functionality, Intimacy dan Evangelism Stage Functionality
Apa yang diinginkan pelanggan a) Web dapat digunakan b) Layanan web yang cepat c) Kemudahan navigasi a) b) c) d) e)
Intimacy
f) g) h) i) j) k)
Evangelism
Fasilitas Search Tampilan yang menarik Informasi detail lebih lanjut Dapat memesan sesuai keinginan Konsultasi mengenai desain yang bagus Pemberian harga yang lebih murah Informasi harga produk Rasa nyaman dan aman ketika belanja Informasi tempat kantor Jasa pengiriman barang Visualisasi produk dan kantor
a) Userdapat memperkenalkan web kepada orang lain b) Rekomendasi web melalui media sosial
a) b) c) d) a) b) c) d)
Apa yang perusahaan sediakan Function web berjalan dengan baik Informasi disampaikan jelas dan detail Navigasi yang mudah dan jelas User Interface konsisten Menu search Gambar dan warna web yang menarik Nomor Customer Service Order online disertai upload gambar desain
e) Tersedia desainer ASC f) Pemberian harga khusus dengan syarat yang harus dipenuhi g) Menu Katalog Harga h) i) j) k) l) a)
Menu Customer ASC Menu Lokasi Kami Layanan kirim barang se-Nusantara Menu Kategori Produk Lisensi terpercaya dari Polisi Online Menu share (Facebook, Twitter, Google+)
P a g e | 39
4. Crafting the Custome Interface
Gambar 4.9 Daftar Akun
Gambar 4.10 Login
P a g e | 40
Gambar 4.11 Halaman Utama
Gambar 4.12 Daftar Barang
Gambar 4.13 Detail Barang
P a g e | 41
Gambar 4.14 Data Pembelian
Gambar 4.15 Konfirmasi Pemesanan
Gambar 4.16 Supplier
P a g e | 42
Gambar 4.17 FAQ
Gambar 4.18 Kontak ASC
5. Designing the Marketing Program Tabel 4.5 Marketspace Matrix Awareness Product
Prices Communication
Lengkap dan beragam Tanpa minimum order Kualitas Tinggi Harga kompetitif Harga khusus untuk mhs unair Promosi melalui sponsor dan poster
Branding Sale Account Cart Contact Us Events FAQ
Community Distribution
Exploration/ Expansion
Commitment
Dissolution
Memperjelas identitas ASC pada tiap produk Pemesanan Online Respon feedback customer Mengutamakan kepuasan pelanggan
Delivery Order seSurabaya
P a g e | 43
6. Leveraging Customer Information through Technology Tabel 4.6 Tabel Customer Customer Nama Field Tipe Nama VARCHAR Username VARCHAR Email VARCHAR Password VARCHAR Alamat VARCHAR Kota VARCHAR Telepon VARCHAR Jenis accoount VARCHAR Id customer VARCHAR
Tabel 4.7 Tabel Barang
Panjang 20 10 15 15 20 15 15 10 4
Panjang 4 20 30
Tabel 4.9 Supplier Konformasi
Tabel 4.8 Data Pembelian Data_Pembelian Nama Field Tipe Id_Pembelian VARCHAR Nama VARCHAR Alamat VARCHAR Telepon VARCHAR Jumlah_brg INTEGER Lokasi VARCHAR Jenis_pembayaran INTEGER Tanggal_pemesanan DATE
Barang_ASC Nama Field Tipe Id_barang VARCHAR Nama_barang VARCHAR Gambar IMAGE Harga INTEGER Deskripsi VARCHAR
Panjang 4 20 30 10 30 -
Tabel 4.10 Data Transaksi Data_Transaksi Nama Field Tipe Panjang Id_Transaksi VARCHAR 4 Nama_pemesan VARCHAR 20 Alamat VARCHAR 30 Tanggal_Transaksi DATE Jumlah_brg VARCHAR 4 Lokasi VARCHAR 30 Tarif INTEGER Jenis_Pembayaran VARCHAR 1
Supplier_Konfirmasi Nama Field Tipe Id_konfirmasi VARCHAR Nama_barang VARCHAR Jenis_barang INTEGER Jumlah_barang INTEGER Harga_satuan INTEGER Total_harga INTEGER Tanggal_pengiriman DATE
Panjang 4 15 -
Tabel 4.11 Keranjang Belanja Keranjang_Belanja Nama Field Tipe Id_Cart VARCHAR Nama_Barang VARCHAR Jumlah VARCHAR Harga_Satuan INTEGER Total INTEGER Tanggal_Pemesanan DATE
Panjang 4 20 4 -
7. Evaluating the Marketing Program Program upgrade yang diusulkan untuk perusahaan ASC akan memberikan penambahan di beberapa aspek, yaitu (1) teknologi, perbaikan navigasi, penambahan konten dan fitur; (2) bisnis, informasi layanan, order online, customer services, dan contact information; (3)
P a g e | 44
industry, upgrade memberikan tambahan fitur order online untuk mempercepat user melakukan transaksi, penambahan FAQ mempermudah user untuk menemukan kejadiankejadian yang sering terjadi, supaya user tidak bingung dan langsung menemukan jawaban atas permasalahan yang ditemuinya. Go Decision.
4.4 Kebutuhan Perancangan Sistem 4.4.1 Contex Diagram
Gambar 4.19 Digram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Penjualan
4.4.2 Use Case
Gambar 4.21 Use Cse Digram Sistem P a g e | 45
4.4.3 DFD Level 0
Gambar 4.20 Digram Konteks Level 0 Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Penjualan
P a g e | 46
BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pengadaan barang dan penjualan produk yang di terapkan ASC masih memiliki kendala dalam penerapannya antara lain : a) Masih belum memiliki gudang tetap sehingga dapat menghambat proses produksi b) Informasi timbal balik antara mitra kerja dan perusahaan masih belum terjalin dengan baik sehingga masih ditemukan mist komunikasi. c) Strategi pemasaran menggunakan website masih belum efektif dan efisien yang dikarenakan isi konten website hanya sebatas iklan dan promosi. d) Kelengkapan administratif masih kurang sehingga memungkinkan terjadi kecurangan di dalam internal perusahaan 2. Dengan adanya perubahan struktur organisasi yang diajukan dalam penulisan makalah ini, dapat meminimalisir kecurangan internal perusahaan dengan pembagian tugas yang jelas sesuai dengan tugas masing masing jabatan yang dimiliki. 3. Kelengkapan administratif yang diajukan dalam proses pengadaan barang dan proses penjualan dapat meminimalisir kecurangan yang terjadi di dalam internal perusahaan. 4. Perencanaan strategi berdasarkan analisa SWOT dan Five Forces Porter sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen dalam menghadapi persaingan bisnis. 5. Perancangan website pada penulisan ini dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan guna mencapai efektifitas maupun efisiensi. 6. Program upgrade yang diusulkan untuk perusahaan ASC akan memberikan kemudahan dalam proses bisnis dengan biaya upgrade yang minimal
5.2 Saran Penulis memiliki beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan diantaranya : 1. Pelaksanaan Prosedur dengan mitra kerja harus dilengkapi dengan persyaratan administrasi terlebih dahulu sebelum ASC menjalin kerjasama. 2. ASC harus memiliki kualifikasi dalam mementukan mitra kerja sebelum pembuatan kontrak.
P a g e | 47
DAFTAR PUSTAKA [1]
Sarvia, Elty. 2008. Bab 2 landasan Teori Proses Bisnis. Institut Teknologi Bandung : Bandung.
[2]
Mochazmcpower.
2012.
“Pengertian
dan
Konsep
E-Business”
(Online)
(http://mochazmc power.blogspot.com/2012/06/pengertian-dan-konsep-e-business.html, Diakses pada tanggal 7 Desember 2014). [3]
DV, Sagala. 2012. Landasan Teori Customer Relationship Management (CRM). Universitas Sumatera Utara : Medan.
[4]
Saputra,
Yayan.
2013.
“Pengertian
dan
fungsi
dreamweaver”
(Online)
(http://yayansaputra26.blogspot.com/2013/09/pengertian-dan-fungsi-dreamweaver.html , Diakses pada tanggal 7 Desember 2014). [5]
Anwar Naja Sariyun. 2010. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management) : Konsep Dan Hakikat. –
[6]
D Gustafson. 2013. Landasan Teori e-procurement. UNIKOM.
[7]
Rita Afyenni. Perancangan Data Flow Diagram Untuk Sistem Informasi Sekolah (Studi Kasus Pada Sma Pembangunan Laboratorium UNP). Politeknik Negeri Padang. Padang.
[8]
Fathoni Muhammad, Sulindawati. 2010. Pengantar Analisa Perancangan Sistem. LPPM STMIK Triguna Dharma.
[9]
Dewobroto Sakti Wisnu. 2013. Penggunaan Business Model Canvas Sebagai Dasar Untuk Menciptakan Alternatif Strategi Bisnis Dan Kelayakan Usaha. Universitas Trisakti.
[10] YF Saragih. 2011. Aplikasi Web Dinamis. Universitas Sumatera Utara : Medan. [11] Pangestu Harijanto, Johan, Erick Wirawan, dkk. 2010. Pemanfaatan Aplikasi EMarketing Pada PT Jeah Untuk Memenangkan Persaingan Usaha. Binus University : Jakarta. [12] Noname. 2012. “Prosedur Administrasi Pengadaan Barang di Solusi Rumah Holcim” (Online) (http://profesorudang.blogspot.com/2012/04/prosedur-administrasi-pengadaanbarang.html, Diakses pada tanggal 7 Desember 2014). [13] W Hasyim. 2013. Landasan Teori Penjualan. STIKOM. [14] Ongko Erianto. 2012. Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada UD.Wira Jaya. STMIK IBBI [15] Setiawan Awan. Ilman Benie. 2012. Perencanaan Strategik Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward and Preppard: Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa Sains Bandung. Universitas Langlangbuana : Bandung.
P a g e | 48
LAMPIRAN
Hasil Observasi Proses Bisnis Airlangga Souvenir Corner (ASC) Interview Outline Interviewer : Muhammad Sahirul Alim, Bagus Puji Santoso, Muhammad Fiqhi Darmawan, Kurnia Wahyu Darmawan, Hendra Dwi Setiyono. Loation / Medium: Appointment Date (I) : 13 November 2014 Jln. Dharmawangsa Dalam Selatan, Masuk Ke Start Time: 16.10 dalam Kampus B Universitas Airlangga. Pojok End Time : 17.15 Gedung Fakultas Ilmu Budaya (FIB). Surabaya Interviewee : Sapta (Asisten Manager cabang ASC FIB)
Object : Reminders : a) Penjelasan Secara Umum Airlangga ASC (Airlangga Souvenir Corner) merupakan salah satu Souvernir Corner (ASC) bagian dari unit usaha Bisnis Group yang bergerak b) Perijinan untuk menjadikan ASC sebagai dibidang Promotions, Souvenir dan Merchendise solutio bahan uji Analisa Proses bisnis berbasis n. ASC adalah satu satunya distributor dan supplier E-Business merchandise yang sedang berkembang di lingkungan c) Observasi Permasalahan Universitas Airlangga (Unair). d) Analisis Kebutuhan e) Data yang dikumpulkan adalah data transaksi harian, data supplier dan data customer Agenda : Approximate Time : Perkenalan 10 menit Latar Belakang Proyek 3 menit Garis Besar Wawancara Topik yang akan diangkat 1 menit Izin untuk merekam 1 menit Topik 1: Bentuk Perusahaan secara 7 menit umum Topik 2 : SWOT Perusahaan (ASC) 6 menit Topik 3 : Penjualan 5 menit Topik 4 : Pemasaran 6 menit Topik 5 : SDM 7 menit Topik 6 : Pengadaan Barang dan Jasa 4 menit Topik 7 : Analisis Manajerial & Mitra 10 menit Kerja Hasil Wawancara Secara Umum : Pada perusahaan ASC aktivitas bisnis sudah dilakukan secara terkomputerisasi seperti system pemasaran yang telah menggunakan web tetapi pada implementasinya web belum dapat digunakan secara maksimal. Hanya digunakan sebatas pemasaran dalam arti belum adanya system pesan secara online melalui website. Serta ASC belum memiliki Gudang penyimpanan secara tetap. Masalah yang belum terpecahkan : Pemasaran yang masih kurang maksimal walaupun sudah melalui website. Belum memiliki Gudang tetap. Banyaknya permintaan barang yang bervariasi membuat ASC tidak bisa memenuhi permintaan yang dapat diproduksi sendiri sehingga memerlukan bantuan supplier. Pemberian produksi kepada supplier seharusnya terkomputerisasi agar mempermudah proses bisnis yang pada penerapannya pada ASC belum ada. Pencatatan transaksi masih tergolong manaual karena tidak adanya Database yang digunakan. Interviewee : Date : Sapta ( Asisten Manager cabang ASC 13 November 2014 FIB)
P a g e | 49
Question :
Notes :
Question 1: Bagaimana struktur organisasi di ASC ini? Question 2 : Berapa orang staff di 1 toko? Bekerja sebagai apa?
Answer : managers,asisten manager,manager retail,asisten retail, sirkulisasi barang, airlangga printing Answer : 5-7 orang disetiap cabang? Dan terdiri dari managers,asisten manager,manager retail,asisten retail, sirkulisasi barang, airlangga printing Answer : Lokasi ada dikampus b, kapas madya(workshop), kapas madya4, gresik(baru/coming soon) Answer : Sejak 15 maret 2010 Answer : Ide awal merupakan hasil karya dari Pak hakim mahasiswa fib sastra inggris, pada saat itu lagi gembor-gembornya mahasiswa untuk ber-wirausaha, dan dibantu dengan dekan fib pak hakim tergerak untuk membuka usaha ini, pak hakim juga melihat kopma unair tidak berjalan sesuai dengan fungsinya dan kebutuhan akan souvenir banyak sehingga menjadi peluang usaha dengan membuat produk embel-embel ciri khas unair Answer : kita melayani penjualan retail seperti stiker (orang” yang menggagas awal mula penjualan pak hakim ,imam , luki, anof kumpulan dr beberapa mahasiswa) tiap bulan asc harus membayar sewa gedung ke fib, souvenir dijual ada yang produksi sendiri dan ada yang titipan barang mahasiswa, mulai untuk membeli mesin secara bertahap untuk membuat pin untuk produksi barang lebih meningkat, kita juga memproduksi berbagai gantungan kunci sesuai selera dan permintaan, bisa juga memesan sembarang model, menerapkan bisnis online(website) dengan memainkan harga dan mengutamakan pelayanan dan mutu. Mulai membuat website 2011akhir. (mengutamakan mahasiswa unair sebagai pengembang produk) Answer : 70% produksi barang sendiri sekarang (instsnsi pemerintahan sudah mengenal asc) , pemesanan luar pulau juga bisa. Mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan dengan cara memanfaatkan social media. system kerja berdasarkan kekeluargaan membudayakan kekeluargaan. (dengan menjual barang asc mahasiswa mendapatkan keuntungan 100%) Answer : Belum mempunyai gudang tetap. Terkendala permintaan barang bervariasi dan banyak jadi ada barang yang tidak bisa diproduksi sendiri dan harus bekerja sama dengan supplier Answer : Tantangannya ialah menjaga mutu dan kualitas barang dari pesaing bisnis Answer :
Question 3 : Berapa banyak outlet di 1 wilayah? Question 4 : Sudah berapa lama ASC ini dibuka? Question 5 : Ide dari mana untuk membuka ASC ini?
Question 6 : Bagaimana strategi diterapkan diASC ini?
bisnis
yang
Question 7 : Apa saja kekuatan/keunggulan dari ASC ini dibandingkan dengan yang lain? misal: partner bisnis oke, customer loyal, dll
Question 8 : Apa kelemahan dari bisnis sovenir ini?
Question 9 : Apa sajakah peluang dan tantangan dari bisnis ini? Question 10 :
P a g e | 50
Apakah kami boleh mengetahui tentang, Rata-rata penjualan setiap hari? Question 11 : Apakah penjualan mengadakan fasilitas delivery atau menjual dalam paket besar juga? Question 12 : Apakah punya data pelanggan yang loyal? kalau ada, daerah mana saja? apakah ASC ini sudah bisa menjangkau keseluruhan area? Question 13 : Apakah ada masalah dalam bidang penjualan? Question 14 : Apakah kami boleh mengetahui tentang, Bagaimana strategi pemasaran dari ASC saat ini? apa ada permasalahan? Question 15 : Apakah sudah ada iklan via online? kalau tidak ada, mengapa? Question 16 : Menurut Anda, apakah strategi pemasaran selanjutnya? Question 17 : Bagaimana tenaga penjualan dan pemasaran yang ada? tingkat pendidikan terakhir? Question 18 : Apakah Transaksi masih manual atau sudah terkomputerisasi? Question 19 : Apakah ada database? Question 20 : Apakah semua transaksi dikelola dengan cara yang sama? Question 21 : Bagaimana cara pengambilan keputusan saat ini? apakah sudah menggunakan data yang ada? Question 22 : Sebagai seorang manajer, sebenarnya apa yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan? Question 23 : Apakah ASC memiliki ikatan Kerjasama dengan Instansi lain? Jika ada dalam bentuk seperti apa?
(omset retail 1jt-1,5 senin-jumat) (event wisuda 2jt keatas) omset perbulan(30jt hanya pesanan dari pelanggan dan hanya cabang fib). Answer : Jelas Iya
Answer : Punya, dengan mendata dan mengirim email terimakasih kepada pelanggan dan melalui social media
Answer : Hanya dalam menghadapi pelanggan (pelayanan dan mutu) harus detail dalam pelanggan dan lebih meningkatkan kualitas customer service Answer : Strategi pemasaran memanfaatkan Social media, website, membuat promo melalui social media, dengan produk yang berbeda. Membuat slogan yang jarang dipakai orang bagaimana orang penasaran dengan apa yang kita buat contohnya seperti “JANGAN MELIHAT ASC” Answer : Memasang iklan di OLX.com, posting web iklan gratis dan kaskus Answer : Membuat inovasi baru tetapi lebih mengutamakan inovasi dan ide dari mahasiswa yang ingin mengembangkan suatu produk Answer : Campuran, posisi manager min S1 ataupun menjalankan pendidikan S1, ASC menerapkan knowledge management. Dan mempunyai data kegiatan sehari hari yang telah disepakati. Answer : Transaksi online, dengan mobile bangking, internet banking, transfer. Pemesanan melalui email. Answer : Tidak ada database Answer : Kebanyakan proses transaksi menggunakan email, dan cloud computing. Answer : Untuk unair dengan mas adi, kalau pesanan perusahaan luar unair dengan pak hakim dan manager bu ayu. Karena kepemilikan semuanya atas nama pak hakim. Data yang dipakai selama ini kurang lebih hanya untuk mengetahui siapa pelanggan tetap. Answer : Dasarnya dalah dari permintaan barang customer. Transaksi besar di Kapas madya dengan pak hakim sebagai pemilik (dengan pesanan sangat besar) dan dengan ibu ayu (masalah complain pelanggan) Answer : Kerja sama tetap dengan bea cukai pasuruan Surabaya, pemkab Kalimantan Sumatra dan dinas pemerintahan PU.
P a g e | 51
Question 24 : Apakah Produk secara keseluruhan yang di Jual merupakan Produksi ASC?
Answer : Tidak semuanya produk ASC, karena kebutuhan sangat banyak da nada keadaan tertentu dimana ASC tidak bias memproduksi sendiri. Terlebih lagi ASC menampung seluruh karya produk yang bias dijual oleh Mahasiswa Universitas Airlangga ASC juga Membantu suatu lembaga yang mempunyai pesanan kebutuhan souvenir dengan customize yang diinginkan dan bahkan perusahaan besar seperti danone. (dan rencana terdekat membuka cabang untuk menguasai wilayah daerah jawa timur)
P a g e | 52
