De neerlegging van jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België: wijzigingen sedert 2 april 2007

De neerlegging van jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België: wijzigingen sedert 2 april 2007

Fabienne Verduyn en Vinciane Hendrichs Balanscentrale Juni 2007 © National Bank of Belgium

De neerlegging van jaarrekeningen: agenda De XBRL-technologie en de neerlegging van jaarrekeningen: — — — —

Het XBRL-project van de Balanscentrale Wat is XBRL? Waarom de keuze voor XBRL? Verwerking door de Balanscentrale sedert 2 april 2007

De neerlegging van een jaarrekening na de overgang naar XBRL: — Wijzigingen aan het volledig en verkort schema — Sofista 2007

De neerlegging van een jaarrekening via internet: — — — —

evolutie algemene kenmerken technische vereisten het digitaal certificaat

De neerlegging van jaarrekeningen: agenda — stap voor stap — het PDF-formaat — bijstand

De nieuwe tarieven

Het XBRL-project van de Balanscentrale Elektronisch Output Data loading

Validatie

XBRL- of PDF-bestand

PDF- file Quality Check

Papier

Images database

Internet Beeld-cd

Beeld-cd

Papier

Scanning

Accounting data Data entry

Cijfers Statistieken Studies

Het XBRL-project van de Balanscentrale

Sinds 1 april 2007: geen neerlegging op diskette meer mogelijk! Extensie van een jaarrekeningbestand

.nbb Zonder ambitie om een standaard te worden

.xbrl Toepassing van de internationale XBRL-standaard

Wat is XBRL? XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een open standaard gebaseerd op XML (eXtensible Markup Language) en is uitermate geschikt voor de elektronische inzameling en uitwisseling van financiële gegevens via het internet heeft drie facetten: — XBRL = een manier om de structuur van gegevens te beschrijven — XBRL = een dataformaat voor het doorgeven van financiële gegevens (cf. XBRL ipv XML) via het internet / tussen onderling niet-compatibele systemen — XBRL = een manier om gegevens op te slaan

DOET op zichzelf niets: — is geen programmeertaal (

JAVA,...)

het volstaat niet dat een "standaard" bestaat: een standaard is niets waard als hij niet of weinig of slechts lokaal wordt gebruikt

Wat is XBRL? Aandeelhouders

Belastingaangifte

Boekhoudsysteem

Verklarende tekst

Informatie van derden

XBRL

Website

Regulators

Andere derden Voordelen van XBRL: verhoging van de kwaliteit van de gegevens omdat ze niet telkens opnieuw moeten worden ingetikt vereenvoudiging van de uitwisseling van gegevens in elektronisch formaat substantiële kostenbesparing inzake informatieverstrekking door de gestandaardiseerde structuur

Waarom de keuze voor XBRL? 1.

Evolutie naar IAS/IFRS-normen voor de boekhouding en de jaarrekeningen: Europese verordening van 19 juli 2002 voor geconsolideerde jaarrekeningen van beursgenoteerde ondernemingen Mogelijke invloed op de gestandaardiseerde enkelvoudige jaarrekeningen? = "core business" van de Balanscentrale van de NBB de IAS/IFRS-normen hebben een grotere flexibiliteit geïntroduceerd inzake het presentatieformaat gestandaardiseerde jaarrekeningen nodig voor de opdracht van de Balanscentrale van de NBB

Internationaal probleem: onvermijdelijke overgang/convergentie naar IFRS vergt een internationale oplossing keuze voor technische XBRL-standaard vertaling van de 2.200 blz. tellende IFRS-bijbel naar één taxonomie - zie: http://xbrl.iasb.org/int/fr/ifrs/gp/2005-05-15/summary_page.htm

2.

Kansen creëren voor administratieve vereenvoudiging (door andere XBRL-projecten)

Verwerking door de Balanscentrale sedert 2 april 2007 Opmaak van een jaarrekeningbestand

Software privé-sector

Neerlegging van een jaarrekening via internet bij de NBB

3D certificaat

PDF

s

Instance document

Taxonomy

Publicatie van de jaarrekening door de NBB voor derden

XBRL files

3D certificaat

Sofista-2007

Validator

Database

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema 1983: de Balanscentrale van de NBB publiceert het formulier voor de neerlegging van gestandaardiseerde jaarrekeningen: — periodiek aangepast om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen — verouderd en onvoldoende afgestemd op de geïnformatiseerde omgeving waaruit de jaarrekening voortvloeit — evolutie van een "drager" voor de neerlegging naar een "model" voor de ontwikkelaars van boekhoudsoftware

april 2007: overgang naar XBRL-technologie: — als formaat voor de elektronische neerlegging van jaarrekeningen — noodzaakt de herziening van het "model" om het beter te verzoenen met de actuele informaticaomgeving — leesbaarheid moet bewaard blijven of verbeteren — van toepassing op VOL en VKT

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema De 5 basisprincipes: 1. 2. 3. 4. 5.

De continuïteit van de informatie Nog slechts weinig vaste bladzijden Het principe van de secties De presentatie van de rubrieken Gevolgen van deze wijzigingen

De algemene presentatie 1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken 2. De tabellen

De inhoud van het nieuwe model 1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro 2. De resultatenrekening in staffelvorm 3. Rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het netto-actief"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes 1. De continuïteit van de informatie — het "oude standaardformulier": indien de ruimte die op bepaalde plaatsen was voorzien niet volstond voor alles wat de onderneming diende te vermelden informatieoverschot werd achteraan de jaarrekening vermeld o.m. het geval de lijst van bestuurders en zaakvoerders, de deelnemingen en de aandeelhoudersstructuur

— de nieuwe presentatie: alle informatie met betrekking tot een bepaald onderwerp moet gegroepeerd blijven vergemakkelijkt het lezen van de jaarrekening

2. Nog slechts weinig vaste bladzijden — het principe van de continuïteit van informatie bladzijden:

het systeem van vaste

waarbij dezelfde informatie steeds op dezelfde bladzijde van iedere jaarrekening kon worden terugevonden bv. de staat van de materiële vaste activa steeds op blad VOL8 of VKT6

— in het nieuwe model zijn de vaste pagina's vervangen door secties

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes 3.Het principe van secties — Opvallend:

Volledig model

Verkort model oude standaardformulier 24 blz. 16 blz. nieuw model 43 blz. 22 blz. — Verklaring: de noodzaak om, toen de standaardformulieren nog in extenso in het Belgisch Staatsblad moesten worden gepubliceerd, het aantal bladzijden tot een absoluut minimum te beperken: vooral betrekking op de toelichting bv. staat van de materiële vaste activa hersenbreker voor softwarefirma's die de layout moesten respecteren in geval van afdruk op papier

— Het nieuwe model omvat niet méér elementen dan het oude formulier, maar is gebaseerd op een logische onderverdeling in "delen" en "secties"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes — Het sectienummer wordt: in de rechterbovenhoek van het model vermeld wordt voorafgegaan door "VOL" of "VKT"

— Dit wordt aangevuld met een zuiver sequentiële nummering van de bladzijden in de rechterbenedenhoek van het model — Doel: het mogelijk maken dat de lezer bepaalde informatie steeds in dezelfde sectie kan terugvinden, ook als die informatie niet op hetzelfde blad voorkomt (bv. de uitsplitsing van de schulden op VOL 5.9 maar niet noodzakelijk op blz.28) de mogelijkheid bieden om, als in een bepaalde sectie of subsectie geen enkel gegeven voorkomt, deze sectie of subsectie in de uiteindelijke presentatie niet op te nemen (bv. de sociale balans) Oud formulier

Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes 4. De presentatie van de rubrieken 4.1. De codering van de rubrieken

Oud formulier

Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes — het principe van "unieke rubriek" = unieke rubriekcode: eenzelfde boekhoudkundig begrip kan op meerdere plaatsen voorkomen in de jaarrekening; in zo'n geval werd tot nog toe telkens een andere code gebruikt. In het nieuwe model van de jaarrekening wordt daarvoor nog slechts één code gebruikt onafhankelijk van de sectie waarin het begrip wordt vermeld (bij een tweede vermelding wordt de code tussen haakjes geplaatst); — rubriekcode en verschillende boekjaren: in het nieuwe model wordt de unieke rubriekcode aangevuld met een "P" (P van "preceding") om aan te geven dat de waarde slaat op het vorig boekjaar; — in het algemeen wordt voor de rubriekcodes, in de mate van het mogelijke, de nummers overgenomen van de Minimumindeling van het Algemeen Rekeningenstelsel (MAR); — de toepassing van dit principe moet de coherentie verhogen en het begrip van de boekhoudkundige gegevens bevorderen.

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes 4.2. Het teken van de rubrieken — in de oude formulieren varieert het teken van bepaalde rubrieken volgens het schema (bv. de rubriek "Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen - code 62" is met een positief teken weergegeven in het volledig schema en met een negatief teken in het verkort schema); — In het nieuwe model: het merendeel van de rubrieken wordt standaard weergegeven met een positieve waarde (bevordert de leesbaarheid en coherentie) aan rubrieken die een positieve of een negatieve waarde kunnen hebben, wordt de vermelding (+)/(-) toegevoegd enkele begrippen hebben standaard een negatieve waarde en krijgen de vermelding () mee (bv. "Als herstructureringskosten geactiveerde bedrijfskosten - code 649" en "Als herstructureringskosten geactiveerde uitzonderlijke kosten - code 669")

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes

Oud formulier

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes

Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de 5 basisprincipes 4.3. De winst- of verliesrubrieken — het oude formulier geeft de saldi afzonderlijk weer, met verschillende codes in functie van het teken van het resultaat (winst of verlies)

— het nieuwe model stelt de winst- of verliesrubrieken voor als één enkel begrip dat zowel een positieve (winst) als een negatieve (waarde) kan aannemen, met slechts één unieke code

5. Gevolgen van deze wijzigingen — de controlevergelijkingen moeten worden aangepast aan de nieuwe rubriekcodes en aan de veranderingen inzake het teken; — de door de Balanscentrale gepubliceerde gegevens en statistieken moeten worden aangepast.

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de algemene presentatie 1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken — het model werd verlost van overbodige stippellijnen, haakjes en kaders — de Romeinse cijfers die in het oude formulier verwijzen naar het KB van 30.01.2001 om de verschillende delen van de jaarrekening af te bakenen, komen niet meer voor in het nieuwe model: de vervanging van de vaste pagina's door het systeem van de secties impliceert een nieuwe nummering die in combinatie met de Romeinse cijfers verwarring zou kunnen doen ontstaan voor sommige rubrieken van de balans en de resultatenrekening worden in de toelichting aanvullende gegevens verstrekt in het oude formulier werd daar in de balans en resultatenrekening naar verwezen a.d.h.v. de Romeinse cijfers in het nieuwe model wordt in een afzonderlijke kolom (en dus niet meer verwerkt in de benaming van de rubrieken) verwezen naar de desbetreffende sectie in de toelichting

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de algemene presentatie Oud formulier

Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de algemene presentatie 2. De tabellen — één de opvallendste wijzigingen inzake presentatie — in het oude formulier werden bepaalde delen van de toelichting (bv. de staten van de vaste activa) weergegeven in de vorm van tabellen met verschillende kolommen op dezelfde bladzijde; deze weergave is geschikt voor een formulier in klassieke zin, maar gaat moeilijk samen met een automatische reproductie op basis van elektronische bestanden

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de algemene presentatie — in het nieuwe model is de weergave in kolommen vervangen door een eenvoudige voorstelling over verschillende opeenvolgende bladzijden

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de algemene presentatie

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de inhoud van het nieuwe model 1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro — volgens de huidige reglementering zijn bedragen in een jaarrekening die wordt neergelegd bij de NBB uitgedrukt: in eenheden euro, zonder decimalen in geval van een verkort schema in duizenden euro, zonder decimalen voor een volledig schema

— in het nieuwe systeem dienen: de jaarrekeningen die vanaf 1 april 2007 op papier worden neergelegd: — onafhankelijk van de aard van de jaarrekening — opgemaakt te zijn in eenheden euro, zonder decimalen de jaarrekeningen die in XBRL-formaat worden neergelegd via elektronische weg (via internet): — zal de neerlegger mogen kiezen tussen eenheden euro, zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen — deze 2° mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij over de afrondingen te bekommeren

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de inhoud van het nieuwe model 2. De resultatenrekening in staffelvorm — het gestandaardiseerd volledig schema bevat voor de resultatenrekening twee mogelijke voorstellingswijzen: staffelvorm en scontrovorm — sinds 2001 bestaat deze keuzemogelijkheid enkel nog voor de neerlegging op papier (voor diskette is enkel de staffelvorm voorzien) — voor de coherentie en gezien het klein aantal ondernemingen (< 2% in 2005) dat bij neerlegging op papier kiest voor een resultatenrekening in scontrovorm in de nieuwe versie van het volledig model van de jaarrekening enkel nog de resultatenrekening in staffelvorm

3. De rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het nettoactief" — deze rubriek was het onderwerp van een advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) maar werd tot nu toe niet opgenomen in het standaardschema — het betreft de boekhoudkundige verwerking van de toekenning, aan de vennoten van een vennootschap in vereffening, van een voorschot op het netto-actief dat hen ten deel zal vallen bij de afsluiting v.d. vereffening

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema: de inhoud van het nieuwe model — het advies van het CBN: het bedrag van het voorschot moet op zichtbare wijze globaal worden afgetrokken van het "eigen vermogen"; deze bedragen toegekend in de vorm van een voorschot op de verdeling van het nettoactief zijn niet echt een actief; normaal gezien zullen er in de toekomst geen kasstromen ten voordele van de onderneming uit voortvloeien; na afloop van de vereffening salderen van de rekening "Voorschot aan de vennoten op de verdeling van het nettoactief" door het debiteren van de verschillende betrokken rekeningen van het eigen vermogen.

Sofista 2007 Sofista is een webtoepassing: — — — —

internet (toegankelijk via de website van de NBB) gratis laat toe om een jaarrekening op te maken onder de vorm van een XBRL-bestand niet verplicht te gebruiken (er is commerciële software beschikbaar waarmee een jaarrekening kan worden opgemaakt onder de vorm van een XBRL-bestand om vervolgens neer te leggen met de NBB-toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via internet") — toegankelijk van maandag tot zaterdag van 7.00 tot 23.00 uur en op zondag van 13.00 tot 23.00 uur, met uitzondering van de wettelijke feestdagen

Sofista 2007 — een elektronisch formulier: de software wordt op een server van de NBB beschikbaar gesteld de ingetikte gegevens worden niet centraal opgeslagen de gebruiker moet regelmatig een back-up van zijn jaarrekening lokaal opslaan (het systeem zal hem daaraan herinneren)

— de toegang is beveiligd d.m.v. een digitaal certificaat (Certipost, Globalsign, Isabel of de eID) — niet meer lokaal downloaden van een software — online validatie — voor bepaalde delen van de jaarrekening is de import van een pdf-document mogelijk (bv. verslag van de commissarissen of jaarverslag) — mogelijkheid om het document te visualiseren zoals de jaarrekening zal worden gepubliceerd

Sofista 2007

In dit scherm kan de gebruiker kiezen: - een nieuwe jaarrekening aan te maken (aard van de jaarrekening: VOL of VKT - taal van de jaarrekening: NL, FR of DE - gegevens op te laden vanaf een XML- of XBRL-bestand - om de subtotalen al dan niet automatisch te laten berekenen

Sofista 2007

Mogelijkheid om een PDF-document te importeren (bv. verslag van de commissarissen of jaarverslag)

Sofista 2007

De validatie van een jaarrekeningbestand gebeurt in verschillende stappen: een XML-validatie, een XBRL-validatie en een NBB-validatie. Het bestand kan tussentijds lokaal bewaard worden indien er geen overtredingen zijn tegen de XML- en XBRL-validatie.

De neerlegging van een jaarrekening via internet: evolutie Evolutie van de neerlegging van een jaarrekening bij de NBB: — april 1978: neerlegging op papier — april 1993: neerlegging op diskette — januari 2004: neerlegging via internet met NBB-certificaat en online betaling met Bancontact/MisterCash-kaart — juni 2004: online betaling met kredietkaart (Visa, MasterCard) — mei 2005: openstelling van de internettoepassing naar alle ondernemingen door aanvaarding van het certificaat van Certipost, Globalsign en Isabel — maart 2006: aanvaarding van de elektronische identiteitskaart (eID) — juni 2006: mogelijkheid tot offline betaling door overschrijving — april 2007: neerlegging van een jaarrekening onder de vorm van een XBRL- of een PDF-bestand

De neerlegging van een jaarrekening via internet: evolutie Aandeel Internet in totaal aantal neerleggingen

trim1/04 trim4/04

RELATIEF AANDEEL VAN VIA HET INTERNET AANGEBODEN JAARREKENINGEN

%

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% jan jan feb feb mrt mrt apr apr mei jun jun jul

jul aug aug sep

2005

mei/05

aug/05

nov/05

feb/06

mei/06

aug/06

nov/06

feb/07

mei/07

De neerlegging van een jaarrekening via internet: evolutie Toestand per einde mei 2007 — 77 % van alle jaarrekeningen wordt neergelegd met de NBB-toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" — middels in totaal 8.750 verschillende niet-NBB certificaten ("Third party certificates": Certipost, Globalsign, Isabel en eID) — opmars van de eID (34%) — de betaling: kredietkaart: 17% Visa en 15% MasterCard overschrijving: 68%

De neerlegging van een jaarrekening via internet: evolutie Papier

Internet

RELATIEF AANDEEL VAN VIA HET INTERNET AANGEBODEN JAARREKENINGEN

%

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Diskette

trim1/04 trim4/04

12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% jan jan feb feb mrt mrt apr apr mei jun jun jul

jul aug aug sep

2005

mei/05

aug/05

nov/05

feb/06

mei/06

aug/06

nov/06

feb/07

mei/07

De neerlegging van een jaarrekening via internet: evolutie Sinds 1 april 2007 is geen neerlegging op diskette meer mogelijk! Waarom? — diskette = een verouderde gegevensdrager: nieuwe pc's hebben geen diskettelezer meer — een nieuw bestandsformaat: de gestandaardiseerde enkelvoudige jaarrekeningen van niet-financiële ondernemingen die langs elektronische weg worden neergelegd bij de NBB moeten sinds april 2007 opgesteld zijn volgens het XBRL-formaat — de 1ste EG-richtlijn verplicht de Balanscentrale om de elektronische neerlegging voor alle vennootschappen beschikbaar te stellen vanaf januari 2007: neerlegging op diskette wordt door de Europese richtlijn niet beschouwd als elektronische neerlegging de internettoepassing wordt uitgebreid: mogelijkheid om elektronisch neer te leggen in het pdf-formaat (niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen)

De neerlegging van een jaarrekening via internet: algemene kenmerken Toegang tot de toepassing mits een gekwalificeerd certificaat: — authenticiteit: de Balanscentrale moet in staat zijn om eenduidig te bepalen wie de neerlegging heeft gedaan — data-integriteit: zekerheid dat het geüploade jaarrekeningbestand geen wijzigingen heeft ondergaan tussen verzending en ontvangst

Upload van een jaarrekeningbestand met de extensie ".xbrl" of ".pdf": — bestand per bestand (geen batchverwerking) omdat de neerlegger elke betrokken onderneming eenduidig zelf moet selecteren — zoals afgeleverd door het softwarepakket voor de opmaak van een jaarrekening

Automatische validatie van het geüploade jaarrekeningbestand: — de opgelegde structuur en technische voorwaarden van het Protocol — de wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles

De neerlegging van een jaarrekening via internet: algemene kenmerken De neerlegger kan online opvolgen hoe de stapsgewijze verwerking van het bestand verloopt Een succesvol gevalideerd bestand: — wacht gedurende 7 kalenderdagen op betaling na toekenning van de status "Wacht op betaling" (de NBB moet binnen deze termijn de betaling ontvangen) — de betaling kan voor meerdere jaarrekeningen samen

Betalingsmogelijkheden: — kredietkaart (Visa, MasterCard): kredietkaartnummer, vervaldatum kredietkaart, CVC/CVV-code — overschrijving: moet buiten de internettoepassing worden uitgevoerd correct bedrag en correcte gestructureerde mededeling (OGM) moet binnen de 7 kalenderdagen op de rekening van de NBB worden ontvangen automatische terugstorting van niet-correcte bedragen, te laat ontvangen bedragen, geen of een foutieve OGM

De neerlegging van een jaarrekening via internet: algemene kenmerken meerdere jaarrekeningen met dezelfde datum van "Wacht op betaling" kunnen worden geselecteerd voor dezelfde overschrijving

Wanneer de betaling succesvol is verlopen: — is de jaarrekening officieel aanvaard door de Balanscentrale — de officiële neerleggingsdatum = de datum van de upload van het bestand — binnen de 11 dagen na de aanvaarding ontvangt de publicatieplichtige onderneming de "Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening" — in de internettoepassing kan op basis van het transactienummer een overzicht worden opgevraagd van alle jaarrekeningen die het onderwerp zijn geweest van één succesvolle betalingstransactie

Openingsuren: — alle NBB-werkdagen van 7.00 tot 20 uur (bank holidays!)

De neerlegging van een jaarrekening via internet: technische vereisten PC met een internetverbinding (bij voorkeur een breedbandverbinding) Windows als besturingssysteem: — Windows XP(Service Pack 1) of recenter — Windows Vista

Microsoft Internet Explorer versie 5.5 (of hoger) als browser: — de recenste versie kan u downloaden vanop het volgende adres: http://www.micrsoft.com/windows/ie_intl/nl/download/default.mspx

Digitaal certificaat (klasse 3) dat in de browser is geïnstalleerd: — — — —

Certipost Globalsign Isabel eID

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het digitaal certificaat 1.

Wat is een digitaal certificaat — garandeert de identiteit van de persoon waarmee over het internet elektronische gegevens worden uitgewisseld; — wordt uitgereikt door de Certificatie Authoriteit (CA) = een onafhankelijke partij; — voor een gekwalificeerd (of klasse 3) certificaat moeten de gegevens van uw identiteitskaart worden gecontroleerd

2.

Verkrijgen van een digitaal certificaat — Certipost: http://www.certipost.be/webshop/ IAB en IBR-leden: https://iec-iab.certipost.be/ bestelling gebeurt volledig online certificaat wordt aangetekend verstuurd kopie identiteitskaart en ontvangstbewijs terugzenden om certificaat te laten activeren certificaat wordt afgeleverd op cd-rom, smartcard of USB-token

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het digitaal certificaat — Globalsign: http://www.globalsign.net/digital_certificate/personalsign/index.cfm een "PersonalSign 3 Pro TM Certificaat" online identiteits- en betalingsinformatie doorgeven overeenkomst afdrukken met intekenovereenkomst en kopie identiteitskaart moet u zich persoonlijk aanbieden bij een Lokale Registratie Authoriteit (LRA) = Kamer van Koophandel u ontvangt een mail met hyperlink

digitaal certificaat lokaal downloaden

— Isabel: alle Isabel-gebruikers beschikken over een certificaat dat met hun chipkaart (Secure Signing Card) verbonden is (kaartlezer nodig) gratis downloaden en installatie van software "Isabel OfficeSign 5.0" vanop het volgende adres: www.isabel.be/officesign/

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het digitaal certificaat — de elektronische identiteitskaart (eID): 4.825.436 Belgen beschikken reeds over hun eID (maart 2007) u heeft het recht om uw eID zelf aan te vragen bij de dienst Bevolking van uw gemeente voor meer informatie: http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/cdoku.htm u hebt een eID-kaartlezer nodig die de programma's op uw computer laat communiceren met uw eID: — overzicht van de kaartlezers: http://www.cardreaders.be — lijst van de verkooppunten: http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/kaartlezer/kaartlezer_eid.pdf u dient het stuurprogramma voor de eID te installeren: — "Belgium Identity Card Run-Time": kan gratis worden gedownload vanop http://www.belgium.be/zip/eid_datacapture_nl.html

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het digitaal certificaat na de installatie van het stuurprogramma vindt u op uw desktop een nieuw icoon terug: eID GUI.lnk

als u op dit icoon dubbelklikt, wordt de zogenaamde "eID GUI" opgestart, waarmee u de gegevens die opgeslagen zijn in de microchip van uw eID kan lezen u moet alleen nog uw certificaten registreren in Windows via de tab "Certificates" klikken op de knop "Register"

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het digitaal certificaat

Toegangscontrole niv. 1(CRL) CALENDRA (geeft toegangscontrole niv. 2 in handen van BA)

NBB Unique Identifying Number

"NUIN"

De neerlegging van een jaarrekening via internet: stap voor stap Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing via een link op de website van de Balanscentrale Stap 2: Selectie in de browser van het digitaal certificaat waarmee toegang tot de internettoepassing wordt gevraagd Stap 3: Invullen van het "User information - Self registration" formulier (eenmalig) Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via het internet wordt neergelegd Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand Stap 6: Betaling van de neerleggingskosten

De neerlegging van een jaarrekening via internet: stap voor stap

Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing (https) via een link op de website van de Balanscentrale (www.balanscentrale.be).


Stap 2: Selectie van het certificaat waarmee toegang tot de internettoepassing wordt gevraagd. Enkel de in de browser geregistreerde certificaten waarmee toegang kan worden verkregen tot de internettoepassing worden automatisch getoond. De gebruiker selecteert zijn certificaat en klikt vervolgens op "OK".


Als de gebruiker Nederlandstalig is, kiest hij voor "Balanscentrale - Neerlegging van jaarrekeningen". Enkel wanneer hij zich voor de eerste maal aanlogt, krijgt hij toegang tot het volgende scherm :


De neerlegging van een jaarrekening via internet: stap voor stap Stap 3 : invullen van het "Registratie Gebruiker/Onderneming"-formulier — enkel wanneer een gebruiker zich voor de eerste maal aanlogt — als de gebruiker de gevraagde identificatiegegevens correct invult, kan de Balanscentrale hem contacteren/helpen indien nodig (niet noodzakelijk dezelfde gegevens als diegene die in het certificaat opgenomen zijn) — voor "derde neerleggers" is het ondernemingsnummer belangrijk (om het duplicaat van de "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" te ontvangen) — bij de neerlegging van een PDF-bestand is het e-mailadres belangrijk (om het resultaat van het visueel nazicht door een bediende van de Balanscentrale te kennen) — deze gegevens kunnen steeds worden gewijzigd via de link "Mijn profiel" in het hoofdmenu van de Internettoepassing — wanneer alle gegevens correct ingevuld zijn, klikt de gebruiker op de "Registreren"-knop


De toepassing zal bijhouden welk certificaat (door toekenning van een "NUIN") één of meer jaarrekeningen uploadt, om dan later de gebruiker automatisch te kunnen tonen hoe de verwerking is verlopen ("Opvolging") en toe te laten te betalen voor jaarrekeningen waaraan de status "Wacht op betaling" kon worden toegekend ("Betaling"). Om een jaarrekening neer te leggen, klikt de gebruiker op "Nieuwe neerlegging".


Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via het internet wordt neergelegd. In de zone "Ondernemingsnummer" tikt de gebruiker het ondernemingsnummer in van de publicatieplichtige onderneming en klikt daarna op "OK".


De gebruiker krijgt een scherm te zien met voor het door hem ingetikte ondernemingsnummer : a. de identificatiegegevens van de desbetreffende rechtspersoon b. de refertes van JR en geconsolideerde JR die gedurende de laatste drie voorbije kalenderjaren bij BA zijn neergelegd.


Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand (XBRL of PDF). Wanneer de gebruiker klikt op de knop "Browse" opent er zich het volgende dialoogvenster:


In dit dialoogvenster selecteert de gebruiker het jaarrekeningbestand (met extensie ".xbrl") dat hij via het internet wil neerleggen. Door op het bestand te dubbelklikken en daarna op de knop "Versturen" te klikken, wordt het bestand automatisch naar de NBB verstuurd.


Enkele seconden na het uploaden van de jaarrekening wordt het resultaat getoond van de automatische validatie van het bestand. De gebruiker kan de lijst met eventueel opgespoorde fouten raadplegen door te klikken op "Opvolging".

De neerlegging van een jaarrekening via internet: stap voor stap Mogelijke stadia van verwerking waarin het jaarrekeningbestand zich kan bevinden: — "Matching aan de gang": de verwerking is nog bezig — "Ongeldige neerlegging": er is tijdens de verwerking minstens één fout vastgesteld waardoor het bestand wordt geweigerd - op de status klikken, geeft toegang tot een pagina met de opsomming van de opgespoorde fouten — "Visueel nazicht in uitvoering": de automatische verwerking van het bestand wordt opgeschort en het nazicht door een bediende van de Balanscentrale is vereist (voor bepaalde anomalieën en PDF-bestanden) - zodra de visuele controle beëindigd is, wordt een e-mail naar u verstuurd — "Wacht op betaling": de validatie is succesvol verlopen en enkel de neerleggingskosten moeten nog worden betaald opdat de jaarrekening officieel wordt aanvaard door de NBB - op de status klikken, geeft toegang tot een pagina waarin de mogelijkheid wordt geboden om het bestand alsnog te schrappen (wijziging neerleggingsdatum!) — "Geregistreerde neerlegging": de jaarrekening is officieel aanvaard



Stap 6: Wanneer de gebruiker klikt op de status "Wacht op betaling" van een jaarrekening, krijgt hij automatisch toegang tot een scherm waarin hem de mogelijkheid wordt geboden om de jaarrekening alsnog te schrappen. Daarnaast kan hij de samenstelling van de neerleggingskost raadplegen door op het icoontje met het vraagteken te klikken. Om over te gaan tot de betaling van de neerleggingskosten van één of meerdere jaarrekeningen die via internet zijn neergelegd, klikt de gebruiker in de menubalk op "Betaling".


Indien de gebruiker de openbaarmakings- en bekendmakingskosten van de jaarrekeningen die met de Internettoepassing worden neergelegd met een overschrijving wil betalen, vinkt hij de keuzemogelijkheid "Overschrijving" aan en klikt daarna op de knop "Betalen". Enkel de jaarrekeningen met dezelfde datum van "Wacht op betaling" zijn selecteerbaar voor dezelfde overschrijving.


Deze pagina geeft de randvoorwaarden waaraan de betaling door overschrijving is onderworpen opdat de Balanscentrale de jaarrekeninginformatie binnen de wettelijke termijnen beschikbaar zou kunnen stellen van derden.


Daarin worden de gegevens getoond die de gebruiker nodig heeft om buiten de internettoepassing de overschrijving op te maken en voor uitvoering aan zijn kredietinstelling door te geven. Het transactienummer laat de gebruiker toe om de lijst met jaarrekeningen op te vragen die het onderwerp geweest zijn van een bepaalde betalingstransactie. Rechtsbovenaan is een knop voorzien die toelaat om een printvriendelijke versie van de overschrijvingsgegevens af te drukken.



Het menupunt "Betalingsgegevens" laat de gebruiker toe om op basis van het transactienummer een overzicht op te vragen van de jaarrekeningen die deel uitmaken van één bepaalde betalingstransactie. Dit overzicht kan enkel worden opgevraagd wanneer de NBB het verschuldigde bedrag ontvangen heeft (= een controlemiddel voor de gebruiker die betaalt door overschrijving).


Een printvriendelijke versie van het overzicht van een betaling.

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat overeenkomstig de 1° Europese Richtlijn aangepast in juli 2003 moeten vanaf 2007 alle ondernemingsakten en hun uittreksels in elektronische vorm kunnen worden neergelegd — de neerlegging van een jaarrekening op diskette wordt niet beschouwd als een elektronische neerlegging Uitbreiding van de toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via internet". Sedert april 2007 is het bijgevolg mogelijk in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen: de niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen van ondernemingen de jaarrekeningen van verenigingen de geconsolideerde jaarrekeningen Het PDF-bestand moet voldoen aan bepaalde technische vereisten: artikel 176, §2, 1° van het koninklijk besluit van 30/01/2001 in uitvoering van het Wetboek van vennootschappen kan worden geraadpleegd in het document: "Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand" (zie website "www.balanscentrale.be").

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat Een PDF-document kan op verschillende wijzen worden aangemaak: — het "afdrukken" van een document in een PDF-bestand in plaats van op papier d.m.v een specifiek afdrukprogramma of van de afdrukmodule die nu reeds in verscheidene boekhoudpaketten voorkomt; — het inscannen van papieren documenten — het samenvoegen van meerder PDF-bestanden die zijn aangemaakt op één van de voornoemde wijzen

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat Toegelaten documenten: — de jaarrekeningen en de stukken die tegelijk hiermee bij haar moeten worden neergelegd in toepassing van de artikelen 98 en 100 van het Wetboek van vennootschappen of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen; — de geconsolideerde jaarrekeningen en de stukken die hiermee bij haar moeten worden neergelegd in toepassing van de artikelen 120 en 121 van het Wetboek van vennootschappen of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen; — de jaarrekeningen in toepassing van het artikel 17 (vzw's), 26octies (buitenlandse vzw's) en 37 (private stichtingen) van de Wet van 27 juni 1921 betreffen de vzw's, de internationale vzw's en de stichtingen of in toepassing van andere wettelijke of reglementaire bepalingen; — elke jaarrekening maakt het voorwerp uit van een afzonderlijk geüpload bestand — het jaarrekeningbestand wordt in zijn geheel overgenomen

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat Criteria betreffende het bestand: — moet een geldig niet-gecomprimeerd PDF-bestand zijn — mag in het pad en in de naam van het bestand enkel cijfers, spaties, de symbolen ".", "-" en "_" en alfabetische tekens zonder accent bevatten; alle overige symbolen zoals "&", "@" en "/" zijn met andere woorden verboden — moet de extensie ".pdf" hebben — een PDF-bestand waarin een jaarrekening in zijn geheel voorkomt mag niet groter zijn dan 3 MB

Kenmerken die mogen in het PDF-bestand voorkomen: — Bladwijzers (bookmarks): zijn voorzien in een inhoudstafel en geven de hoofdbestanddelen van een document weer; verschijnen in de gelijknamige navigatietab in het navigatiescherm; aangezien zij geen invloed hebben op de presentatie of de afdruk van het document worden zij aanvaard.

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat — Artikelen (articles): zijn elektronische navigatiemiddelen die de lezer helpen een document op een gestructureerde wijze door te nemen ("lees verder op bladzijde...") aangezien zij geen invloed hebben op de presentatie of de afdruk van het document worden zij aanvaard.

— Een link: gedraagt zich als een link op een internetsite; door erop te klikken krijgt de lezer toegang tot een ander deel in het geconsulteerde document, een ander document of zelfs een internetsite te zien; Opmerking: de tekst van de link moet duidelijk leesbaar zijn!

Kenmerken die niet in een PDF-bestand mogen voorkomen: — een PDF-document mag niet met een wachtwoord (password) worden beveiligd tegen openen en/of afdrukken en/of wijzigen; — er mag geen digitale handtekening worden toegevoegd onderaan de eerste bladzijde van de jaarrekening, en bij uitbreiding op eender welke plaats;

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat — het PDF-document moet opgemaakt zijn in de staande richting (21 cm X 29,7 cm). Een document in liggende richting wordt niet aanvaard; — er mogen geen lagen (layers) voorkomen die in het PDF-bestand worden gebruikt om verschillende lagen van gegevens op één bladzijde weer te geven;

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat — het PDF-bestand mag geen bijlagen (attachments) bevatten om discussies te vermijden over het al dan niet openbaarmaken van de aangehechte bestanden;

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat — er mogen geen opmerkingen (comments) worden toegevoegd aan het PDFbestand. Hiermee wordt niet verwezen naar de commentaren in de tekst zelf, maar wel naar de grafische elementen die, net als bij een zelfklevend memoblaadje op een papieren jaarrekening, worden toegevoegd aan de jaarrekening in PDF-formaat ;

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat — aangezien audiovisueel materiaal niet op papier kan worden weergegeven geldt dat de toevoeging van gesproken boodschappen en filmpjes aan de jaarrekening in PDF-formaat niet toegelaten is.

Criteria betreffende de jaarrekening zelf: De afdruk met zwarte inkt op wit A4-papier van het aangeboden bestand in PDF-formaat moet bovendien aan de volgende vormvoorwaarden betreffende de jaarrekening zelf voldoen: — rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten; — bovenaan het eerste blad van de jaarrekening een horizontale strook van ten minste 2 centimeter openlaten; — bovenaan elk blad het ondernemingsnummer van de rechtspersoon vermelden; — indien het om een verbeterde neerlegging gaat bovenaan het eerste blad de term "verbetering" vermelden; — buiten de handtekening geen handgeschreven gegevens bevatten; — een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte van de gebruikte karakters en voldoende contrast tussen voor- en achtergrond

De neerlegging van een jaarrekening via internet: het PDF-formaat Via de toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via internet" Na upload van het PDF-bestand: — visuele controle door een bediende van de Balanscentrale; — het resultaat is gekend: in normale omstandigheden: op de dag van de upload bij grote drukte: de volgende werkdag e-mail wordt verstuurd naar e-mailadres opgegeven in het identificatiescherm via link "Mijn profiel" kunnen identificatiegegevens worden aangepast via menupunt "Opvolging" kan de status van verwerking worden geraadpleegd



De neerlegging van een jaarrekening via internet: bijstand Bij technische problemen: — e-mail: [email protected] — tel: 02 221 40 60 — fax: 02 221 31 35

Bij problemen in verband met de neerlegging van een jaarrekening: — e-mail: [email protected] — tel: 02 221 30 01 — fax: 02 221 32 66

Info & handleidingen: — www.balanscentrale.be

De nieuwe tarieven De neerleggingskosten voor ondernemingen en pensioenfondsen (in euro) Neerlegging op papier via de post of aan het loket

Ongewijzigde tarieven

Verkort schema

193,06

Volledig schema

418,12

Elektronische neerlegging met de NBB-toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" Tarieven tot en met 30 maart 2007

Tarieven vanaf 1 april 2007

Nieuwe tarieven! Op diskette of via internet (bestandsvorm)

Via internet (bestandsvorm)

Verkort schema

168,86 (.nbb)

132,56 (.xbrl) 187,01 (.pdf)

Volledig schema

393,92 (.nbb)

357,62 (.xbrl) 412,07 (.pdf)

Vragen?

De neerlegging van jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België: wijzigingen sedert 2 april 2007

Recommend Documents