De neerlegging van jaarrekeningen in 2008 Brussel, 4 oktober 2008
Luc DUFRESNE Chef van het departement micro-economische informatie
Agenda
2
1.
XBRL en de vereenvoudiging van administratieve lasten
2.
Een jaarrekening opmaken
3.
Een jaarrekening neerleggen
4.
Een jaarrekening raadplegen
5.
De vereenvoudiging van de sociale balans
6.
Jaarrekeningen van vzw's, stichtingen en organismen voor de financiering van pensioenen
7.
Het ondernemingsdossier
8.
De tarieven
Het XBRL-project van de Balanscentrale Elektronisch
Data loading
Output
Validatie
PDF- file Papier
Quality Check
Internet Beeld-cd
Images database
Papier Scanning
Accounting data
Data entry
3
Cijfers
Statistieken
Studies
Verwerking van XBRL bestanden Opmaak van een jaarrekeningbestand
Software privé-sector
Neerlegging van een jaarrekening via internet bij de NBB
3D certificaat
Publicatie van de jaarrekening door de NBB voor derden
PDF
Instance document = jaarrekening
Taxonomy
bestand.xbrl
Neerleggen via internet
3D certificaat
Database Validator Sofista 2008 4
Waarom de keuze voor XBRL? 1.
Evolutie naar IAS/IFRS-normen voor de boekhouding en de jaarrekeningen
2.
Kansen creëren voor administratieve vereenvoudiging (door andere XBRL-projecten)
bron: www.administratievelasten.nl/.../asset.htm. 5
XBRL projecten in de Europese Unie en in de Verenigde Staten
in ontwikkeling
6
Bron: "Rencontre FBF/XBRL France- Petit Déjeuner XBRL France 13 décembre 2007"
Een jaarrekening OPMAKEN
Sofista 2008
7
Sofista 2008: software om een jaarrekening op te stellen Sofista is een webtoepassing : Voordelen:
gratis import van een pdf-document mogelijk (bv. verslag van de commissarissen) mogelijkheid om het document te visualiseren zoals de jaarrekening zal worden gepubliceerd www.balanscentrale.be > Sofista 2008
8
Sofista 2008 Behoefte aan een verbeterde Sofista • voor jaarrekenigen van grote en zeer grote vzw's en stichtingen • met bijkomende functies voor de jaarrekeningen van ondernemingen
Sofista 2007 werd Sofista 2008
9
Sofista 2008 Nieuwe functionaliteiten
10
1.
Sofista voor jaarrekenigen van vzw's en stichtingen
2.
Het overschakelen naar de nieuwe versie
3.
De recuperatie van de gegevens van vorig boekjaar
4.
De omzetting in één van de andere landstalen
Sofista 2008 Sofista 2008
1.
1. Sofista nu ook
bruikbaar voor jaarrekenigen van vzw's en stichtingen
2. 3. 4.
1. Ofwel een nieuwe jaarrekening aanmaken (aard van de jaarrekening: VOL of VKT voor ondernemingen of
voor verenigingen en taal van de jaarrekening: NL, FR of DE -2. Ofwel gegevens opladen vanaf een XML- of XBRL-bestand -3. Ofwel een jaarrekening opmaken met recuperatie van gegevens van vorig boekjaar -4. Ofwel een jaarrekening omzetten naar een andere landstaal 11 De gebruiker kan kiezen om de subtotalen al dan niet automatisch te laten berekenen
Sofista 2008 2.
Wijziging van versie Wanneer de gebruiker een bestand oplaadt dat werd opgemaakt met een vorige versie, krijgt hij de volgende boodschap: "De jaarrekening die u wilt opladen is gemaakt met een oudere versie van Sofista. U riskeert bepaalde gegevens te verliezen door de conversie. Een pdf file zal u een lijst van de verloren informatie geven" In het merendeel van de gevallen komt deze boodschap tevoorschijn:
12
Sofista 2008 Wanneer kan deze conversie plaatsvinden? • • •
13
bij het opladen van een jaarrekening, bij de recuperatie van de gegevens van het voorgaande boekjaar, bij het opstellen van een jaarrekening in een andere taal.
Sofista 2008 3.
Recuperatie van de gegevens van het vorige boekjaar: 3 stappen 1. Selectie van het te recupereren bestand 2. Recuperatie van data voor het lopende boekjaar Validatie van het opgeladen bestand, Verschijning van de signaletiekgegevens van de onderneming of vereniging. - De data van het boekjaar worden met een jaar "verschoven" - De data van het huidig boekjaar moeten manueel worden ingevoerd. De gebruiker zal het identificatiescherm niet kunnen verlaten alvorens begin- en einddatum van het boekjaar te hebben ingevuld.
De gebruiker wordt verzocht om alle schermen opnieuw grondig na te kijken om ervoor te zorgen dat alle gegevens juist zijn.
3. Introductie van de gegevens van boekjaar N.
14
Sofista 2008 3. Recuperatie van de gegevens van het vorige boekjaar Gerecupereerde gegevens: 1.
2.
de signaletiekgegevens mbt: de onderneming of vzw de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen deelnemingen de moedermaatschappij de waarderingsregels
Niet-gerecupereerde gegevens: 1.
de gegevens m.b.t. de bijkomende expert
2.
het jaarverslag en het verslag van de commissaris
3.
de aandeelhoudersstructuur
4.
de inlichtingen betreffende de consolidatie
5.
de zones met tekstuele uitleg (bijvoorbeeld : hangende geschillen)
De gebruiker moet ervoor zorgen dat deze gegevens up-to-date blijven! (adressen, datum van de mandaten, percentage in de dochterbedrijven,...) 15
6.
de uitsplitsing m.b.t. een post van het lopende boekjaar (bv: uitsplitsing van de uitzonderlijke kosten)
Sofista 2008 4.
De omzetting naar een andere landstaal Op voorwaarde dat: de recuperatie van de gegevens van het boekjaar gebeurt vanuit een geldig XBRL-bestand dat bewaard werd bij de gebruiker het over een oorspronkelijke jaarrekening gaat. Het is niet mogelijk een bestand met een verbeterde jaarrekening om te zetten. Ondanks de voorziene controles wordt de gebruiker ten sterkste aangeraden de omgezette jaarrekening helemaal te doorlopen en de niet-gerecupereerde gegevens aan te vullen.
16
Sofista 2008 4.
De omzetting naar een andere taal
Gerecupereerde gegevens: 1.
2.
de boekhoudkundige gegevens (aantallen, bedragen) van het boekjaar en vorig boekjaar, de data (data van boekjaren, mandaten,...)
3.
de taalonafhankelijke signaletiekgegevens (naam, rechtsvorm, adres, postcode, ...)
Niet-gerecupereerde gegevens: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
de taalafhankelijke signaletiekgegevens (het beroep,...) de waarderingsregels het jaarverslag en commissarisverslag de PDF bestanden de aandeelhoudersstructuur de zones met tekstuele uitleg (hangende geschillen,...)
De niet-gerecupereerde zones worden leeggemaakt en op het scherm getoond met een rood kader. Het element bestaat nog steeds maar de waarde werd gewist en moet door de gebruiker aangevuld worden in de nieuwe taal. De validatie van de "vertaalde" jaarrekening zal een foutboodschap geven voor ieder element dat werd leegemaakt en niet opnieuw ingevuld. 17 Geen risico om een vertaling te vergeten!
Sofista 2008 4.
De omzetting naar een andere taal - Bijzonderheden
Verslagen worden niet gerecupereerd! Verslagen: - aandeelhoudersstructuur - jaarverslag - verslag van de commissarissen
In de vorm van - vrije tekst - gestructureerd formaat - PDF formaat
Rapporten worden niet gerecupereerd omdat ze zijn opgesteld in de oorspronkelijke taal. Maar terwijl de tekstzones worden "leeggemaakt", worden de verslagen "geschrapt" uit het bestand. Bij de validatie zal hierover bijgevolg geen foutmelding gegeven worden!
18
Sofista 2008: herhaling Sofista 2008
Eerst valideren en dan opslaan
De validatie van een jaarrekeningbestand gebeurt in verschillende stappen: een XML-validatie, een XBRL-validatie en een NBB-validatie. Het bestand kan tussentijds lokaal bewaard worden indien 19 er geen overtredingen zijn tegen de XML- en XBRL-validatie.
Een jaarrekening NEERLEGGEN
Neerleggen via Internet
20
De neerlegging van een jaarrekening via het internet: evolutie voor de ondernemingen Bestand.xbrl
Bestand.txt
Drager:
1978
... 1993 ...
2004 Pilootfase
Certificaten: NBB certificates
Betalingsmogelijkheden: 21
Bestand.pdf
2005
2006
04/2007
De neerlegging van een jaarrekening via het internet: Neerleggingen op 25/08/2008 Neerleggingen via het internet Betalingen
Aanvaard Geweigerd
10%
90%
Kredietkaart 22%
Overschrijving 68%
Timing van de betalingen per overschrijving 97% op tijd betaald!
1.250
Reden van weigering: • 79%: schrapping door de neerlegger/onjuiste betaling • 14% te laat of nooit betaald • 7% voldoet niet aan de vormvoorwaarden
Aantal
1.000 750 500 250 0
Dag zelf
22
+1
+2
+3
Dag van betaling
+4
+ 5...
De neerlegging van een jaarrekening via het internet: evolutie voor vzw's en stichtingen sinds 2005: neerlegging op papier april 2007: neerlegging van een jaarrekening via internet in de vorm van een PDF-bestand 17 maart 2008: neerlegging van een jaarrekening in de vorm van een XBRL bestand mogelijk
+ 2005 Certificaten:
Betalingsmogelijkheden: 23
+ april 2007
17/03/2008
De neerlegging van een jaarrekening via het internet: evolutie Aandeel Internet in totaal aantal neerleggingen (ondernemingen en VZW's) 100% 90% 80%
ju il08
-0 8 m ar s
no v07
ju il07
m rt/ 07
no v06
ju il06
m rt/ 06
no v05
ju il05
tri m 1/ 04 tri m 1/ 05
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Toestand per einde augustus 2008 93 % van alle jaarrekeningen wordt neergelegd met de NBB-toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" opmars van de eID (82%) [Certipost (0%), Globalsign (5%), Isabel (13%)] de24betaling: kredietkaart: 22% (Visa en MasterCard) en overschrijving: 67%
De neerlegging van een jaarrekening via het internet: evolutie voor vzw's Neerleggingsdragers voor VZW's (toestand op 4/9/2008 voor boekjaar 2007)
Neerleggingsdragers voor VZW's (toestand op 4/9/2008 voor boekjaar 2006)
Internet XBRL 48%
Internet PDF 24%
Post 45%
Internet PDF 12%
Internet XBRL 1%
Post 21%
Loket 30%
Loket 19%
Toestand per einde augustus 2008 VZW's zijn massaal overgeschakeld naar Internet (60% van de neerleggingen voor boekjaar 2007 tov 25% voor boekjaar 2006)
www.balanscentrale.be > Neerleggen via internet 25
Een jaarrekening RAADPLEGEN
Jaarrekeningen gratis online opzoeken
26
Gratis raadplegen van jaarrekeningen Jaarrekeningen online opzoeken is gratis ! - Wat? de jaarrekeningen van ondernemingen, vzw's en stichtingen de geconsolideerde jaarrekeningen de verbeteringen ervan - Welke jaren? de jongste 5 voorbije kalenderjaren + het lopende kalenderjaar
- Mogelijkheden? De toepassing laat dan toe om deze documenten in PDF-formaat volledig vrij te raadplegen en/of op te slaan op een drager naar keuze.
PDF
www.balanscentrale.be > Jaarrekeningen gratis online opzoeken 27
Openingsuren van de toepassingen Het opmaken van een jaarrekening
Het neerleggen van een jaarrekening via internet
Sofista 2008
Neerleggen via Internet
Het raadplegen van jaarrekeningen
7dagen/7 doorlopend toegankelijk
behalve op zondag van 8.30 tot 12.30 uur. 7u-20u: Full access (alle functionaliteiten beschikbaar)
20u-7u: Limited access 28
neerlegging en raadpleging maar geen betaling
Jaarrekeningen gratis online opzoeken
De vereenvoudiging van de sociale balans
Sociale balans 2008
29
Vereenvoudiging van de sociale balans 10 februari 2008 (BS 26/02/2008): KB ter aanpassing van KB van 30/01/2001
Van kracht op: 1 december 2008 Welke aanpassingen? Toevoeging ventilatie volgens het geslacht en het studieniveau voor het aantal werknemers ingeschreven in het personeelsregister op afsluitingsdatum van het boekjaar inlichtingen over de opleidingsinitiatieven voor de werknemers
Schrappen van staat III over het gebruik van de maatregelen ten gunste van de werkgelegenheid tijdens het boekjaar van staat V over de activiteiten van vorming, begeleiding of mentorschap
Meer info in de toelichtingsnota beschikbaar op de website van de Nationale Bank: www.balanscentrale.be > Modellen van de jaarrekeningen > Modellen > Sociale Balans. De nieuwe modellen zijn op onze website en zullen in de volgende versie van Sofista beschikbaar zijn (maart 2009). 30
Vereenvoudiging van de sociale balans: Inlichtingen over de opleidingsinitiatieven voor de werknemers
Nouveau Nieuw
31
Jaarrekeningen van vzw's, stichtingen en organismen voor de financiering van pensioenen
32
VZW's, stichtingen en OFP: Neerlegging van de jaarrekeningen Wie?
Model?
OFP (nieuw)
Specifiek
ZEER grote vzw's en stich.
Volledig voor verenigingen
Grote vzw's en
Verkort voor verenigingen
stichtingen Kleine vzw's en stichtingen met minstens 20 VTE
Sociale balans
Kleine vzw's en stichtingen
Minimum model
IVZW's
Gepast model naargelang de grootte
33
Commissaris?
Waar?
Ja
NBB
Naar gelang de grootte
Wanneer? 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar en 30 dagen na de goedkeuring van de jaarrekening
Griffie van Rechtbank van Koophandel
VZW's, stichtingen: Herhalingen Groottecriteria: minstens 2 op 3 criteria Criteria Aantal personeelsleden in VTE Balanstotaal Ontvangsten (excl. uitzonderlijke)
Groot 5 1.000.000 € 250.000 €
Zeer groot 50
100
3.125.000 € 6.250.000 €
Toepassingsgebied: • • • •
34
Belgische vzw's Private stichtingen Buitenlandse vzw's met een centrum van werkzaamheden in België (Internationale vzw's en stichtingen van openbaar nut - geen verplichte neerlegging in België)
VZW's, stichtingen: het "schema" wordt het "model" Versterking van de link met de Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) en verbetering van de leesbaarheid DOOR: de continuïteit van de informatie (geen uitstel van informatie aan het einde van de jaarrekening)
het vervangen van vaste bladzijden door secties VKT-vzw 4.1.2
Model - Deel - Sectie - subsectie
VKT-vzw: Verkort model voor verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen 4: Toelichting 1: Vaste activa 2: Materiële vaste activa
de vereenvoudiging van de rubriekcodes unieke rubriek = unieke code (resultatenrekening) harmonisering van de tekens (geen onderscheid tussen de modellen) "P" voor preceding 35
VZW's, stichtingen en OFP: Bedragen steeds uitgedrukt in eenheden euro Bestandformaat
Neerleggen
Raadplegen
Verkort: 1 € Volledig: 1 € (!!!) zonder decimalen!
1€
papier
Verkort of volledig: 1,00 € of 1 €
steeds eenheden euro zonder decimalen!
met of zonder decimalen! betere aansluiting met de boekhouding
36
N.B. de officiële neerleggingsdatum = de datum van de upload van het bestand (een jaarrekening moet betaald worden om officieel aanvaard te zijn)
VZW's, stichtingen en OFP: Het specifiek voorblad voor afwijkende schema's Wettelijke bepalingen: art. 26 §3 van het gewijzigde KB van 19 december 2003
Om een duidelijk onderscheid te maken tussen de afwijkende schema's en de gestandaardiseerde modellen, moet een vzw of stichting die een specifiek schema neerlegt, dit schema laten voorafgaan door een "Specifiek voorblad voor de jaarrekening van verenigingen, opgesteld volgens een afwijkend schema". Op dit blad, dat ter beschikking wordt gesteld op de website van de NBB, moet de vereniging de wettelijke of reglementaire basis die het gebruik van een afwijkend model rechtvaardigt, vermelden.
37
VZW's, stichtingen en OFP: voorblad voor afwijkende schema's
38
Het specifiek
VZW's, stichtingen en OFP: Herhalingen Neerleggingstermijn Het niet-nakomen of niet tijdig nakomen van de neerleggingsverplichting door verenigingen en stichtingen en organismen voor de financiering van pensioenen heeft gevolgen.
Onontvankelijkheid van gerechtelijke vorderingen De vordering zal niet-ontvankelijk worden verklaard indien de vereniging of stichting niet voldoet aan haar verplichtingen binnen de door de rechter opgelegde termijn.
Gerechtelijke ontbinding Op vraag van iedere belanghebbende of van het openbaar ministerie kan de rechtbank van eerste aanleg de ontbinding van een vzw of stichting uitspreken als die vzw of stichting haar jaarrekening voor drie opeenvolgende boekjaren niet heeft neergelegd.
Geen machtiging voor giften
39
Het ondernemingsdossier Het ondernemingsdossier = hulpmiddel om een onderneming snel te kunnen analyseren. bestaat uit 6 delen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
40
de kenmerkende gegevens van de onderneming een beknopt overzicht van de voornaamste bestanddelen van de jaarrekening (inclusief de sociale balans) de vergelijking van de financiële ratio’s van de onderneming met die van haar economische sector de tabel van middelen en bestedingen een lijst van ondernemingen van de economische sector waartoe de onderneming behoort de positionering van de onderneming in één van de zes gedefinieerde financiële gezondheidsklassen, dit in functie van haar synthetische indicator van financiële gezondheid. Dit vereist dat de onderneming de jongste jaren ten minste twee opeenvolgende jaarrekeningen heeft neergelegd, opgesteld volgens hetzelfde standaardmodel (volledig of verkort).
Het ondernemingsdossier
41
Het ondernemingsdossier
42
Het ondernemingsdossier
43
Nieuw
www.balanscentrale.be > Alle producten > ondernemingsdossier
De nieuwe tarieven De neerleggingskosten voor vzw's, stichtingen en organismen voor de financiering van pensioenen : geldig voor zowel volledige als verkorte modellen
Ongewijzigd tarief
Neerlegging op papier via de post of aan het loket 129,28 €
Elektronische neerlegging Nieuwe tarieven!
Tarieven vanaf 17 maart 2008 68,78 €(.xbrl) 123,23 € (.pdf)
44
De nieuwe tarieven De neerleggingskosten voor ondernemingen Neerlegging op papier via de post of aan het loket Verkort schema
194, 52 €
Volledig schema
419,58 €
Elektronische neerlegging met de NBB-toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" Via internet (bestandsvorm)
45
Verkort schema
134,02 € 188,47 €
(.xbrl) (.pdf)
Volledig schema
359,08 € 413,53 €
(.xbrl) (.pdf)
Bijstand Bij problemen in verband met de neerlegging of het raadplegen van een jaarrekening: e-mail:
[email protected] tel: 02 221 30 01 fax: 02 221 32 66
Info & handleidingen: www.balanscentrale.be
46
Vragen?
47
