De afname van het centraal schriftelijk en praktisch examen beroepsgerichte vakken vmbo met behulp van de computer Examens 2013
Handleiding voor de schoolleiding, systeembeheerder en ICT-coördinator
Februari 2013
2
Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................................... 3 1. Globale beschrijving ............................................................................................................................ 3 1.1 Examens en software .......................................................................................................................3 1.2 Dvd met examenbestanden .............................................................................................................3 1.2.1 De map met de applicaties ........................................................................................................3 1.2.2 De map met de minitoetsen .......................................................................................................4 1.3 Hard- en software .............................................................................................................................5 1.3.1 Windows en Microsoft Office .....................................................................................................5 1.4 Voorbereiding ...................................................................................................................................5 1.5 Minitoetsen .......................................................................................................................................5 2. Aandachtspunten ................................................................................................................................ 6 2.1 Afnamesituatie ..................................................................................................................................6 2.1.1 Computers .................................................................................................................................6 2.1.2 Reservecomputer ......................................................................................................................6 2.1.3 Bewaren van bestanden door kandidaten .................................................................................6 2.1.4 Verschillende examenzittingen ..................................................................................................6 2.2 Installatie software (controle) ...........................................................................................................6 2.3 Back-up-functie en autosave ............................................................................................................6 2.4 Hulp bij calamiteiten .........................................................................................................................7 2.5 Tegengaan ongewenste samenwerking...........................................................................................7 Bijlage 1 Aandachtspunten Microsoft Office.......................................................................................... 8 Macro's in Excel, Word en Access.............................................................................................................8 Printknop in bestanden ........................................................................................................................... 10 Compatibiliteitsmodus ............................................................................................................................. 10 Bijlage 2 Aandachtspunten bij websites .............................................................................................. 12 Bijlage 3 Zichtbaarheid van extensies ................................................................................................. 14
3
Inleiding Deze handleiding beoogt een hulp te zijn bij de organisatie van het centraal schriftelijk en praktisch examen (cspe) voor de onderdelen van examens die met behulp van de computer gemaakt worden. De handleiding geeft een globale beschrijving van de examenafname en aandachtspunten daarbij. In bijlage 1 staan aandachtspunten ten behoeve van het gebruik van Microsoft Office. In bijlage 2 vindt u aanwijzingen om de instellingen van Internet Explorer zo aan te passen, dat de offline websites goed functioneren. In bijlage 3 wordt beschreven hoe u de extensies van bestanden zichtbaar kunt maken. Wij hopen dat deze schriftelijke informatie u voldoende handreikingen biedt om de afname succesvol te laten verlopen. Voor eventuele niet voorziene situaties is een ICT-examenhelpdesk ingericht. Kijk op http://www.cito.nl om te zien hoe en wanneer u deze helpdesk kunt bereiken.
1.
Globale beschrijving
Het centraal schriftelijk en praktisch examen (cspe) kunt u afnemen in de periode vanaf 1 april 2013 tot en met 31 mei 2013 (het eerste tijdvak) en van 5 juni t/m 19 juni 2013 (het tweede tijdvak).
1.1
Examens en software
Voor een overzicht van de examens en opdrachten waarbij de computer gebruikt moet worden en de daarbij benodigde software wordt verwezen naar de Mededelingen over de eindexamens 2012 voor vwo, havo, vmbo en vavo (Septembermededeling, publicatie CvE-12.01945, 25 september 2012). Dit overzicht kunt raadplegen via doorklikken in de digitale versie van de septembermededeling op www.examenblad.nl (paragraaf III.4.5). Meestal moet bij een of twee opdrachten in het examen de computer gebruikt worden, bij enkele beroepsgerichte programma’s is bij het gehele examen de computer nodig. Daarnaast worden de minitoetsen standard digitaal afgenomen.
1.2
Dvd met examenbestanden
Voor het cspe heeft u dit jaar een dvd (in tweevoud) ontvangen: hierop vindt u een map met de applicaties per vak en een map met de minitoetsen.
1.2.1 De map met de applicaties In deze map staan naast deze handleiding ook alle bestanden die in het eerder genoemde overzicht worden genoemd. De bestanden zijn allereerst onderverdeeld naar leerweg (bb, kb en gl) en binnen elke leerweg naar vak. Wanneer voor een examen géén bestanden geleverd worden, ontbreekt de desbetreffende submap. In de submappen staan alle bestanden die een kandidaat bij het betreffende examen nodig heeft. Bij de examens voor Administratie en voor Handel en Administratie moet gebruik worden gemaakt van een Access-applicatie. Dit programma heeft u in december reeds kunnen downloaden van de Cito-portal, zodat de kandidaten hiermee kennis konden maken. Voor het examen 2013 moet de applicatie voorzien worden van een andere database (.tr3-bestand) die u op de dvd vindt. Hoe u deze moet installeren, is beschreven in een handleiding voor de systeembeheerder die eveneens op de Cito-portal staat. De bestanden in een map op de dvd zijn samengevoegd in een zelf-uitpakkend zip-bestand. Voor het uitpakken heeft u een vakspecifiek wachtwoord nodig. U vindt deze wachtwoorden op het formulier dat de examensecretaris separaat heeft ontvangen.
4
De uitgepakte bestanden kopieert u voorafgaand aan het examen naar een locatie waar de kandidaten tijdens het examen toegang toe hebben. Als u beschikt over een computernetwerk, kunt u de bestanden op dat netwerk zetten. Bij een aantal examens staan op de dvd bestanden waarmee een internetapplicatie wordt gesimuleerd. Zie daarvoor de instructie voor de examinator die is bijgevoegd bij de examendocumenten die begin maart aan de scholen zijn verzonden. Wij raden u aan de internet-bestanden te kopiëren naar een memorystick, de harde schijf of naar de netwerkschijf. Lees verder de aanwijzingen in bijlage 2 voor het toestaan dat actieve inhoud in bestanden die op de pc worden uitgevoerd.
1.2.2 De map met de minitoetsen In deze map staan de bestanden die u nodig heeft voor de digitale afname van de minitoetsen bij de 1 cspe’s . Voor het installeren van de packages heeft u een vakspecifiek wachtwoord nodig. U vindt deze wachtwoorden op het formulier dat de examensecretaris separaat heeft ontvangen. De digitale minitoetsen zijn voorzien van een tijdslot. Vanaf 29 maart tot 31 augustus 2013 zijn de toetsen beschikbaar in TestCenter. Wanneer een minitoets gestart wordt buiten de genoemde periode, verschijnt de melding ‘U heeft een ongeldig wachtwoord ingevoerd’. Een school die geen digitale Minitoetsen kan afnemen, dient een verzoek tot het ontvangen van de pdfversie van de minitoetsen per e-mail te verzenden aan
[email protected]. Dit bericht dient te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Het bericht dient afkomstig te zijn van de examensecretaris. - Het bericht bevat de redenen waarom de school wil afzien van digitale afname. Na akkoord van het CvE wordt binnen 5 werkdagen de pdf-versie van de minitoetsen ter beschikking gesteld aan de school.
1
Eerder heeft u een installatiedisk ontvangen met daarop het volgende: - Installatiehandleiding MiniTester 2.10.50 voor de systeembeheerder - Gebruikershandleiding MiniTester 2.10.50 voor de examensecretaris en de docent/examinator - MiniTester 2.10.50 Setup.exe - Voorbeeldminitoetsen Per brief zijn de inloggegevens verzonden.
5
1.3
Hard- en software
De systeemvereisten voor de computers zijn afhankelijk van de benodigde software. De systeemvereisten voor software staan normaal gesproken vermeld in de handleiding van de software. Het aantal computers wordt bepaald door het aantal kandidaten dat u gelijktijdig examen wilt laten afleggen. Wij adviseren één reservecomputer per groep, en bij grotere groepen één reservecomputer per tien kandidaten. In de examenzaal dienen een of meer printers aanwezig te zijn. Bij enkele examens is een kleurenprinter noodzakelijk. Zie daarvoor de instructie voor de examinator die is bijgevoegd bij de examendocumenten die in februari aan de scholen zijn verzonden.
1.3.1 Windows en Microsoft Office Alle applicaties zijn geschikt voor gebruik onder Windows XP, Windows Vista en Windows 7 in combinatie met Microsoft Office 2003, 2007 en 2010.
1.4
Voorbereiding
Ter voorbereiding van de examenafname adviseren wij u een team samen te stellen bestaande uit een schoolleider/secretaris van het examen, een systeembeheerder/ICT-coördinator en de betreffende docenten. Het is zeker niet de bedoeling dat het examen inclusief het gebruik van de computers een zaak van de docent alleen is. De systeemtechnische ondersteuning moet in elk geval goed geregeld worden. Wanneer ICT-onderdelen van het examen in het computerlokaal afgenomen worden, is het raadzaam een planning te maken zodat de verschillende vakken die van het computerlokaal gebruik maken elkaar niet in de weg zitten. De gegevens die u nodig heeft om deze planning te maken, vindt u in het in hoofdstuk 1.1 genoemde overzicht. De informatie in de Septembermededeling is globaal. Daarin staat per examenonderdeel de tijdsduur vermeld. Wanneer daarbij de computer gebruikt moet worden, neemt dit meestal slechts een klein deel van de tijd voor dat onderdeel in beslag. Een meer gedetailleerde planning is mogelijk aan de hand van de examenopgaven en de instructie voor de examinator die begin maart aan de scholen zijn gezonden. Ter voorbereiding op het examen kan het nuttig zijn dat de examinator het examen zelf maakt. Op deze wijze kan hij kennis nemen van de opzet en inhoud van de digitale bestanden bij het examen.
1.5
Minitoetsen
In het cspe zijn naast praktische opdrachten ook minitoetsen opgenomen. Deze minitoetsen moeten van te voren op één of een aantal computers geïnstalleerd zijn. Wij raden u aan één of een aantal computers vlakbij het praktijklokaal uitsluitend voor toets-afnames van de computer-minitoetsen te gebruiken. Op de eerder toegezonden installatiedisk met het MiniTester-programma vindt u handleidingen met nadere aanwijzingen voor de installatie en organisatie van de computer-minitoetsen.
6
2.
Aandachtspunten
2.1
Afnamesituatie
2.1.1
Computers
Bij de meeste examens is het aantal kandidaten dat tegelijk deelneemt aan het examen gering. Het examen vindt in de meeste gevallen plaats in het vaklokaal. Wij adviseren u te bezien of de opstelling van de computers voor de examensituatie geschikt is. 2.1.2
Reservecomputer
Een reservecomputer is nodig om calamiteiten op te vangen. Een computer kan vastlopen en het is gewenst dat een kandidaat dan op een andere computer (reservecomputer) verder kan werken. Advies: bij elke groep één reservecomputer. Bij grotere groepen één reservecomputer per tien kandidaten. 2.1.3
Bewaren van bestanden door kandidaten
De examenopdrachten gaan ervan uit dat de kandidaten tijdens het examen de bestanden regelmatig opslaan. Wanneer u losse gegevensdragers (zoals memorysticks) gebruikt, moet u ervoor zorgen dat deze eenvoudig te herkennen zijn. Maakt u gebruik van uw computernetwerk, dan bewaren de kandidaten hun examenwerk op een door u te bepalen locatie. Zorgt u er dan wel voor dat kandidaten geen toegang kunnen hebben tot elkaars bestanden en niet bij hun eigen bestanden kunnen na afloop van de examenzitting. Wanneer u bestanden laat opslaan op het netwerk is een duidelijke instructie voor de kandidaten noodzakelijk over plaats en opslag van de bestanden. 2.1.4
Verschillende examenzittingen
Wanneer er meer zittingen zijn waarbij de computer gebruikt wordt, werkt de kandidaat bij elke volgende zitting in principe verder op de locatie waar ook de eerder opgeslagen bestanden staan. Wanneer een volgende zitting op een andere dag of dagdeel plaatsvindt, worden losse gegevensdragers ingenomen. Laat u de bestanden in een netwerkomgeving opslaan, dan is het raadzaam de toegang tot bestanden buiten de examentijd te blokkeren. In een volgende zitting mag de kandidaat geen veranderingen aanbrengen in examenbestanden die in een eerdere zitting zijn gemaakt. Na elke opdracht of examenonderdeel maakt de kandidaat tijdens het examen een afdruk op papier die wordt ingeleverd. Deze afdruk is een ‘’beveiliging’’ tegen het later aanpassen van bestanden. Na afsluiting van het examenonderdeel worden afdrukken op papier niet meer in ontvangst genomen.
2.2
Installatie software (controle)
Ruim voor de aanvang van het examen moet gecontroleerd worden of alle noodzakelijke software aanwezig is en goed functioneert. Het is gewenst dat alle instellingen op de gebruikte computers (inclusief de reservecomputer) gelijk zijn. Controleer ook of vanaf elke computer afgedrukt kan worden. Wanneer er speciale instellingen vereist zijn, is dat in de instructie voor de examinator aangegeven. Zie verder ook bijlage 1 en 2.
2.3
Back-up-functie en autosave
Als back-up van het werk van de kandidaten kunnen back-up-functionaliteiten van de gebruikte programma’s worden gebruikt. Het is in het belang van de kandidaat dat de back-up zo is ingesteld dat bij uitval van de computer zo weinig mogelijk examenwerk verloren gaat. Een back-up na korte tijd is daarom gewenst. Of dat ook haalbaar is, hangt af van de configuratie op uw school. De examinator/surveillant dient tijdens de afname op de hoogte te zijn van de locatie van de back-upbestanden. Wanneer u back-up-bestanden op een plaats laat wegschrijven die toegankelijk is voor kandidaten die na elkaar opdrachten aan de computer maken, is het wenselijk back-up-bestanden na elke examenafname
7
te verwijderen. Datzelfde geldt voor de prullenbak en voor de temp-directory. Na selectie van de te verwijderen bestanden kunt u de bestanden met ‘’shift-del’’ permanent verwijderen. Zie ook par. 2.5.
2.4
Hulp bij calamiteiten
Het is niet ondenkbaar dat tijdens het examen een computer vastloopt. In dat geval meldt de kandidaat dit bij de examinator/surveillant. Lukt het niet de computer opnieuw op te starten met de back-upbestanden, dan verhuist de kandidaat naar de reservecomputer om daar verder te werken met de laatst opgeslagen versie van het bestand. Eventueel verloren examentijd mag de kandidaat inhalen. Risico’s op vastlopen worden verminderd als voor de afname van de examens alle in dat kader overbodige software is verwijderd.
2.5
Tegengaan ongewenste samenwerking
Tijdens het examen moet voorkomen worden dat kandidaten elkaar helpen bij het uitvoeren van de opdrachten of dat zij op elkaars werk (scherm) kunnen kijken. Dit stelt eisen aan de opstelling van de computers en examentafels, en aan de vrijheid van de kandidaten om zich door het examenlokaal te bewegen. Het is nuttig hierover vooraf afspraken te maken. Door het computergebruik is er nog een andere vorm van samenwerking mogelijk: het gebruik van e-mail of van gezamenlijke bestanden. Dit kan door speciale instellingen van het netwerk onmogelijk gemaakt worden. U kunt het beste zelf beslissen of u door surveillance hierop toezicht houdt of dat u speciale netwerkinstellingen gebruikt. Wanneer kandidaten na elkaar gebruik maken van dezelfde computer, moet u er uiteraard voor zorgen dat bestanden die door de ene kandidaat zijn opgeslagen, niet geopend kunnen worden door een volgende kandidaat. De beste manier is om deze bestanden na elke examenafname te verwijderen. Datzelfde geldt voor de prullenbak en voor de temp-directory. Na selectie van de te verwijderen bestanden kunt u de bestanden met ‘’shift-del’’ permanent verwijderen. Omdat het niet uitgesloten is dat u dat wel eens zou kunnen vergeten, kunt u de volgende maatregelen treffen om het terugvinden van recente bestanden te bemoeilijken: • In Microsoft Office-applicaties kunnen kandidaten via het menu Bestand de laatst gebruikte bestanden (van een andere kandidaat) eenvoudig terugvinden. Bij Microsoft Office 2003 kunt u dit blokkeren door in het menu Extra - Opties - tab Algemeen de optie ''Laatst gebruikte bestanden:'' niet aan te vinken. Bij Microsoft Office 2007 en 2010 vindt u deze optie via de Office-knop respectievelijk het menu Bestand, Opties, Geavanceerd, Weergeven. Hier zet u "Dit aantal onlangs geopende documenten weergeven" op nul. • Hetzelfde geldt voor de map "Recent" of "Onlangs geopend", waarin snelkoppelingen naar de laatst gebruikte bestanden staan. Deze snelkoppelingen zijn zichtbaar via Start, Documenten; hier kunt u ze ook eenvoudig verwijderen. Bij Windows Vista en Windows 7 kunt u deze optie helemaal uitzetten: klik met de rechtermuisknop op Start en kies voor eigenschappen. Op het tabblad Menu Start haalt u onder Privacy het vinkje weg bij “Onlangs geopende bestanden opslaan en weergeven in het menu Start”.
8
Bijlage 1 Aandachtspunten Microsoft Office Macro's in Excel, Word en Access Pas in Excel, Word en zo nodig Access het beveiligingsniveau van macro's op aan. Dit om te voorkomen dat de kandidaat verwarrende meldingen krijgt of dat de applicatie niet goed functioneert. In Office 2003 doet u dit door in het menu Extra, Macro, Beveiliging de optie ''laag'' te selecteren:
Sluit vervolgens het programma af. Pas bij de volgende keer dat het programma gestart wordt, is het nieuw ingestelde beveiligingsniveau van kracht. In Office 2007 of Office 2010 gaat u via de Office-knop respectievelijk het menu Bestand naar de Opties voor Word:
Hier kiest u in het linker menu voor ‘Vertrouwenscentrum’; klik dan op de knop ‘Instellingen voor het vertrouwenscentrum’ en vervolgens op Instellingen voor macro’s.
9
Dit venster verschijnt dan:
Kies hier voor de vierde optie: Alle macro’s inschakelen. Om te zorgen dat de macro’s die bij het openen van het bestand al bepaalde zaken regelen ook daadwerkelijk uitgevoerd worden, moet de map waarin u de applicaties klaarzet voor de kandidaten, toegevoegd worden aan de vertrouwde locaties:
Zorg dat de optie ‘Vertouwde locaties in mijn netwerk toestaan’ (onderin het scherm) aangevinkt is en klik op “Nieuwe locatie toevoegen”. Dit scherm verschijnt dan:
10
Zet zo nodig een vinkje bij de optie voor de submappen en klik op OK. Sluit vervolgens het programma af. Pas bij de volgende keer dat het programma gestart wordt, is het nieuw ingestelde beveiligingsniveau van kracht. Na afloop van de examens kunt u het beveiligingsniveau desgewenst weer terugzetten.
Printknop in bestanden Om (kleuren)printers minder zwaar te belasten is in de meeste Excel-bestanden en in sommige Wordbestanden een ''Printknop'' opgenomen om zwart-wit-afdrukken te maken. U kunt kandidaten erop attenderen van deze knop gebruik te maken bij het afdrukken. NB. Bij enkele applicaties is het gebruik van de printknoppen absoluut noodzakelijk, omdat daarmee nog enkele bewerkingen worden uitgevoerd voordat de uitvoer naar de printer gaat. U moet dan denken aan de volgende zaken: • de formules die de kandidaat heeft moeten invullen worden zichtbaar gemaakt • een te brede planning wordt omgezet naar een compacte weergave • er vindt een automatische correctie plaats en op de print wordt het resultaat via een code afgedrukt • er wordt gecontroleerd of de kandidaat de opdracht wel volledig heeft gemaakt • de gekleurde markeringen worden omgezet naar printbare tekens
Compatibiliteitsmodus Alle Office-bestanden zijn opgeslagen in het format van Office 2003. Bij het openen in Office 2007 of 2010 worden deze bestanden zonder problemen geopend, maar wel in de compatibiliteitsmodus. Bij het opslaan zal een nieuwere Office-versie in sommige gevallen waarschuwen dat mogelijk kwaliteitsverlies optreedt. U kunt de kandidaten in dat geval laten kiezen voor “Doorgaan”.
11
Zie er op toe dat de kandidaten ook in het oude formaat opslaan: bij het opslaan van bestanden in een van de nieuwe formaten bestaat het gevaar dat de macro’s verloren gaan. Hiervoor wordt weliswaar gewaarschuwd, maar het kan desondanks makkelijk verkeerd gaan.
12
Bijlage 2 Aandachtspunten bij websites De instellingen van Internet Explorer 6.0 en hoger maken het functioneren van websites in sommige gevallen moeilijker. Dit heeft te maken met de beveiligingsinstellingen: actieve inhoud (pop-ups, javascript e.d.) wordt standaard geblokkeerd. Wanneer een site met actieve inhoud geopend wordt, verschijnt onder de adresbalk van Internet Explorer standaard de volgende waarschuwing:
Wanneer u klikt op deze tekst, kunt u de geblokkeerde inhoud wel toestaan:
Deze keuze blijft van kracht gedurende de tijd dat u binnen die website blijft. Bij een volgend bezoek moet deze keuze opnieuw gemaakt worden. Om dat te voorkomen, kan er beter voor gekozen worden om (gedurende de examens) actieve inhoud toe te staan. Deze optie vindt u in de Internet Explorer onder Extra, Internet-opties, Geavanceerd:
Zorg dat beide vinkjes voor actieve inhoud gezet zijn.
13
Omdat de websites af en toe gebruikmaken van pop-ups (bijvoorbeeld voor vergrote afbeeldingen), moet de weergave van webpagina's op tabbladen aangepast worden:
Klik bij 'Tabbladen' op 'Instellingen' en laat pop-ups altijd in een nieuw venster openen:
Bij de vereiste software (zie ook hoofdstuk 1.1) wordt uitgegaan van Internet Explorer. Wilt u voor het bekijken van de websites toch Mozilla Firefox gebruiken, moet u bij de Opties, Inhoud, Javascript toestaan. Sommige Flash-componenten vragen om toestemming om uitgevoerd te worden. Welke dat zijn, is afhankelijk van de instellingen op de lokale computer. Controleer voorafgaand aan het examen welke onderdelen op dit punt problemen geven en pas de instellingen aan.
14
Bijlage 3 Zichtbaarheid van extensies In de opdrachten worden de bestanden die de kandidaten moeten gebruiken bijna altijd vermeld inclusief de extensie. Wanneer u in Windows bij Extra, Mapopties heeft ingesteld dat de extensies voor bekende bestandstypen verborgen worden, dan kan dat bij de kandidaten wellicht voor verwarring zorgen: U kunt uw kandidaten hierop attenderen of ervoor zorgen dat extensies weer zichtbaar zijn:
