De afname van het centraal schriftelijk en praktisch examen beroepsgerichte vakken vmbo met behulp van de computer Examens 2015
Handleiding voor de schoolleiding, systeembeheerder en ICT-coördinator
Februari 2015
2
Inhou udsopgav ve Inleiding g .................................................................................................................. .................................... 3 1. Globa ale beschrijving ............................................................................................. .................................... 3 1.1 Examens en n software ................................................................................... .................................... 3 1.2 Dvd’s met exxamenbestan nden ....................................................................... .................................... 3 1.2.1 De map met de appllicaties .................................................................... .................................... 3 1.2.2 De map met de minitoetsen .................................................................. .................................... 4 1.2.3 Pilot min nitoetsen in Facet F ...................................................................... .................................... 4 1.3 Hard- en sofftware ......................................................................................... .................................... 5 1.3.1 Window ws en Microso oft Office ................................................................. .................................... 5 1.4 V Voorbereidin ng ............................................................................................... .................................... 5 1.5 Minitoetsen .................... . ............................................................................... .................................... 5 2. Aanda achtspunten .................................................................................................. .................................... 6 2.1 A Afnamesitua atie .............................................................................................. .................................... 6 2.1.1 Computers ............................................................................................ .................................... 6 2.1.2 Reserve ecomputer .................................................................................. .................................... 6 2.1.3 Bewaren n van bestan nden door ka andidaten ........................................... .................................... 6 2.1.4 Verschillende exame enzittingen .............................................................. .................................... 6 2.2 Installatie so oftware (controle) ...................................................................... .................................... 6 2.3 Back-up-functie en autos save ........................................................................ .................................... 6 2.4 Hulp bij calamiteiten ..................................................................................... .................................... 7 2.5 T Tegengaan ongewenste o samenwerkiing...................................................... .................................... 7 Bijlage 1 Aandachttspunten Mic crosoft Office e ........................................................ .................................... 8 Macro o's in Excel en e Word ...................................................................................... .................................... 8 Printkn nop in bestanden ......................................................................................... .................................. 10 0 XML-fformat ............................................................................................................ .................................. 10 0 Updatte december 2014 ........................................................................................ .................................. 10 0 Tijdop pdrachten in Excel E ......................................................................................... .................................. 10 0 Bijlage 2 Aandachttspunten bij websites w ................................................................ .................................. 11 Bijlage 3 Zichtbaarrheid van exttensies ................................................................... .................................. 13 3
3
Inleiding Deze handleiding beoogt een hulp te zijn bij de organisatie van het centraal schriftelijk en praktisch examen (cspe) voor de onderdelen van examens die met behulp van de computer gemaakt worden. De handleiding geeft een globale beschrijving van de examenafname en aandachtspunten daarbij. In bijlage 1 staan aandachtspunten ten behoeve van het gebruik van Microsoft Office. In bijlage 2 vindt u aanwijzingen om de instellingen van Internet Explorer zo aan te passen, dat de offline websites goed functioneren. In bijlage 3 wordt beschreven hoe u de extensies van bestanden zichtbaar kunt maken. Wij hopen dat deze schriftelijke informatie u voldoende handreikingen biedt om de afname succesvol te laten verlopen. Voor eventuele niet voorziene situaties is een ICT-examenhelpdesk ingericht. Kijk op http://www.cito.nl om te zien hoe en wanneer u deze helpdesk kunt bereiken.
1.
Globale beschrijving
Het centraal schriftelijk en praktisch examen (cspe) kunt u afnemen in de periode vanaf 30 maart 2015 tot en met 29 mei 2015 (het eerste tijdvak) en van 3 juni t/m 17 juni 2015 (het tweede tijdvak). NB. Voor GL begint de herkansing pas op 12 juni, de dag na de bekendmaking van de uitslag van het eerste tijdvak.
1.1
Examens en software
Voor een overzicht van de examens en opdrachten waarbij de computer gebruikt moet worden en de daarbij benodigde software wordt verwezen naar de Mededelingen over de eindexamens 2015 voor vwo, havo, vmbo en vavo (Septembermededeling, publicatie CvTE-14.02211, 12 september 2014). Dit overzicht kunt raadplegen via doorklikken in de digitale versie van de septembermededeling op www.examenblad.nl (paragraaf III.4.5). Meestal moet bij een of twee opdrachten in het examen de computer gebruikt worden, bij enkele beroepsgerichte programma’s is bij het gehele examen de computer nodig. Daarnaast worden de minitoetsen standaard digitaal afgenomen.
1.2
Dvd’s met examenbestanden
Voor het cspe heeft u dit jaar een dvd (in tweevoud) ontvangen: hierop vindt u een map met de applicaties per vak en een map met de minitoetsen1.
1.2.1
De map met de applicaties
In deze map staan naast deze handleiding ook alle bestanden die in het eerder genoemde overzicht worden genoemd. De bestanden zijn allereerst onderverdeeld naar leerweg (bb, kb en gl) en binnen elke leerweg naar vak. In de submappen staan alle bestanden die een kandidaat bij het betreffende examen nodig heeft. Wanneer voor een examen géén bestanden geleverd worden, staat in de desbetreffende submap een txt-file met de naam “GEEN digitale bestanden.txt”.
1
Voor de profielexamens is er een aparte dvd. Hierbij worden de minitoetsen uitsluitend afgenomen in Facet. Derhalve ontbreekt de map minitoetsen op die dvd. Zie ook paragraaf 1.2.3.
4 Bij de examens voor Administratie en voor Handel en Administratie moet gebruik worden gemaakt van een Access-applicatie. Dit programma heeft u in december reeds kunnen downloaden van de Cito-portal, zodat de kandidaten hiermee kennis konden maken. Voor het examen 2015 moet de applicatie voorzien worden van een andere database (.tr3-bestand) die u op de dvd vindt. Hoe u deze moet installeren, is beschreven in een handleiding voor de systeembeheerder die eveneens op de Cito-portal staat. De bestanden in een map op de dvd zijn samengevoegd in een zelf-uitpakkend zip-bestand. Voor het uitpakken heeft u een vakspecifiek wachtwoord nodig. U vindt deze wachtwoorden op het formulier dat de examensecretaris separaat heeft ontvangen. De uitgepakte bestanden kopieert u voorafgaand aan het examen naar een locatie waar de kandidaten tijdens het examen toegang toe hebben. Als u beschikt over een computernetwerk, kunt u de bestanden op dat netwerk zetten. Bij een aantal examens staan op de dvd bestanden waarmee een internetapplicatie wordt gesimuleerd. Zie daarvoor de instructie voor de examinator die is bijgevoegd bij de examendocumenten die begin maart aan de scholen zijn verzonden. Wij raden u aan de internet-bestanden te kopiëren naar een memorystick, de harde schijf of naar de netwerkschijf. Lees verder de aanwijzingen in bijlage 2 voor het toestaan dat actieve inhoud in bestanden die op de pc worden uitgevoerd.
1.2.2
De map met de minitoetsen
In deze map staan de bestanden die u nodig heeft voor de digitale afname van de minitoetsen bij de cspe’s2. Voor het installeren van de packages heeft u een vakspecifiek wachtwoord nodig. U vindt deze wachtwoorden op het formulier dat de examensecretaris separaat heeft ontvangen. De digitale minitoetsen zijn voorzien van een tijdslot. Vanaf 26 maart tot 31 augustus 2014 zijn de toetsen beschikbaar in TestCenter. Wanneer een minitoets gestart wordt buiten de genoemde periode, verschijnt de melding ‘U heeft een ongeldig wachtwoord ingevoerd’. Een school die geen digitale Minitoetsen kan afnemen, dient een verzoek tot het ontvangen van de pdfversie van de minitoetsen per e-mail te verzenden aan
[email protected]. Dit bericht dient te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Het bericht dient afkomstig te zijn van de examensecretaris. - Het bericht bevat de redenen waarom de school wil afzien van digitale afname. Na akkoord van het CvTE wordt binnen 5 werkdagen de pdf-versie van de minitoetsen ter beschikking gesteld aan de school.
1.2.3
Pilot minitoetsen in Facet
Voor scholen die meedoen met de pilot minitoetsen in Facet staat op deze internetpagina: http://duo.nl/zakelijk/VO/computerexamensysteem_facet/computerexamensysteem_facet.asp informatie over de planning en afnames van de minitoetsen in Facet.
2
Eerder heeft u een installatiedisk ontvangen met daarop het volgende: - Installatiehandleiding MiniTester 2.11 voor de systeembeheerder - Gebruikershandleiding MiniTester 2.11 voor de examensecretaris en de docent/examinator - MiniTester 2.11 Setup.exe - Voorbeeldminitoetsen Per brief zijn de inloggegevens verzonden.
5
1.3
Hard- en software
De systeemvereisten voor de computers zijn afhankelijk van de benodigde software. De systeemvereisten voor software staan normaal gesproken vermeld in de handleiding van de software. Het aantal computers wordt bepaald door het aantal kandidaten dat u gelijktijdig examen wilt laten afleggen. Wij adviseren één reservecomputer per groep, en bij grotere groepen één reservecomputer per tien kandidaten. In de examenzaal dienen een of meer printers aanwezig te zijn. Bij enkele examens is een kleurenprinter noodzakelijk. Zie daarvoor de instructie voor de examinator die is bijgevoegd bij de examendocumenten die in februari aan de scholen zijn verzonden.
1.3.1
Windows en Microsoft Office
Alle applicaties zijn geschikt voor gebruik onder Windows Vista, Windows 7 en Windows 8 in combinatie met Microsoft Office 2007, 2010 en 2013.
1.4
Voorbereiding
Ter voorbereiding van de examenafname adviseren wij u een team samen te stellen bestaande uit een schoolleider/secretaris van het examen, een systeembeheerder/ICT-coördinator en de betreffende docenten. Het is zeker niet de bedoeling dat het examen inclusief het gebruik van de computers een zaak van de docent alleen is. De systeemtechnische ondersteuning moet in elk geval goed geregeld worden. Wanneer ICT-onderdelen van het examen in het computerlokaal afgenomen worden, is het raadzaam een planning te maken zodat de verschillende vakken die van het computerlokaal gebruik maken elkaar niet in de weg zitten. De gegevens die u nodig heeft om deze planning te maken, vindt u in het in hoofdstuk 1.1 genoemde overzicht. De informatie in de Septembermededeling is globaal. Daarin staat per examenonderdeel de tijdsduur vermeld. Wanneer daarbij de computer gebruikt moet worden, neemt dit meestal slechts een klein deel van de tijd voor dat onderdeel in beslag. Een meer gedetailleerde planning is mogelijk aan de hand van de examenopgaven en de instructie voor de examinator die begin maart aan de scholen zijn gezonden. Ter voorbereiding op het examen kan het nuttig zijn dat de examinator het examen zelf maakt. Op deze wijze kan hij kennis nemen van de opzet en inhoud van de digitale bestanden bij het examen.
1.5
Minitoetsen
In het cspe zijn naast praktische opdrachten ook minitoetsen opgenomen. Deze minitoetsen moeten van te voren op één of een aantal computers geïnstalleerd zijn. Wij raden u aan één of een aantal computers vlakbij het praktijklokaal uitsluitend voor toets-afnames van de computer-minitoetsen te gebruiken. Op de eerder toegezonden installatiedisk met het MiniTester-programma vindt u handleidingen met nadere aanwijzingen voor de installatie en organisatie van de computer-minitoetsen. Voor de pilot minitoetsen in Facet zie paragraaf 1.2.3.
6
2.
Aandachtspunten
2.1
Afnamesituatie
2.1.1 Computers Bij de meeste examens is het aantal kandidaten dat tegelijk deelneemt aan het examen gering. Het examen vindt in de meeste gevallen plaats in het vaklokaal. Wij adviseren u te bezien of de opstelling van de computers voor de examensituatie geschikt is. 2.1.2 Reservecomputer Een reservecomputer is nodig om calamiteiten op te vangen. Een computer kan vastlopen en het is gewenst dat een kandidaat dan op een andere computer (reservecomputer) verder kan werken. Advies: bij elke groep één reservecomputer. Bij grotere groepen één reservecomputer per tien kandidaten. 2.1.3 Bewaren van bestanden door kandidaten De examenopdrachten gaan ervan uit dat de kandidaten tijdens het examen de bestanden regelmatig opslaan. Wanneer u losse gegevensdragers (zoals memorysticks) gebruikt, moet u ervoor zorgen dat deze eenvoudig te herkennen zijn. Maakt u gebruik van uw computernetwerk, dan bewaren de kandidaten hun examenwerk op een door u te bepalen locatie. Zorgt u er dan wel voor dat kandidaten geen toegang kunnen hebben tot elkaars bestanden en niet bij hun eigen bestanden kunnen na afloop van de examenzitting. Wanneer u bestanden laat opslaan op het netwerk is een duidelijke instructie voor de kandidaten noodzakelijk over plaats en opslag van de bestanden. 2.1.4 Verschillende examenzittingen Wanneer er meer zittingen zijn waarbij de computer gebruikt wordt, werkt de kandidaat bij elke volgende zitting in principe verder op de locatie waar ook de eerder opgeslagen bestanden staan. Wanneer een volgende zitting op een andere dag of dagdeel plaatsvindt, worden losse gegevensdragers ingenomen. Laat u de bestanden in een netwerkomgeving opslaan, dan is het raadzaam de toegang tot bestanden buiten de examentijd te blokkeren. In een volgende zitting mag de kandidaat geen veranderingen aanbrengen in examenbestanden die in een eerdere zitting zijn gemaakt. Na elke opdracht of examenonderdeel maakt de kandidaat tijdens het examen een afdruk op papier die wordt ingeleverd. Deze afdruk is een ‘’beveiliging’’ tegen het later aanpassen van bestanden. Na afsluiting van het examenonderdeel worden afdrukken op papier niet meer in ontvangst genomen.
2.2
Installatie software (controle)
Ruim voor de aanvang van het examen moet gecontroleerd worden of alle noodzakelijke software aanwezig is en goed functioneert. Het is gewenst dat alle instellingen op de gebruikte computers (inclusief de reservecomputer) gelijk zijn. Controleer ook of vanaf elke computer afgedrukt kan worden. Wanneer er speciale instellingen vereist zijn, is dat in de instructie voor de examinator aangegeven. Zie verder ook bijlage 1 en 2.
2.3
Back-up-functie en autosave
Als back-up van het werk van de kandidaten kunnen back-up-functionaliteiten van de gebruikte programma’s worden gebruikt. Het is in het belang van de kandidaat dat de back-up zo is ingesteld dat bij uitval van de computer zo weinig mogelijk examenwerk verloren gaat. Een back-up na korte tijd is daarom gewenst. Of dat ook haalbaar is, hangt af van de configuratie op uw school. De examinator/surveillant dient tijdens de afname op de hoogte te zijn van de locatie van de back-upbestanden. Wanneer u back-up-bestanden op een plaats laat wegschrijven die toegankelijk is voor kandidaten die na elkaar opdrachten aan de computer maken, is het wenselijk back-up-bestanden na elke examenafname
7 te verwijderen. Datzelfde geldt voor de prullenbak en voor de temp-directory. Na selectie van de te verwijderen bestanden kunt u de bestanden met ‘’shift-del’’ permanent verwijderen. Zie ook par. 2.5.
2.4
Hulp bij calamiteiten
Het is niet ondenkbaar dat tijdens het examen een computer vastloopt. In dat geval meldt de kandidaat dit bij de examinator/surveillant. Lukt het niet de computer opnieuw op te starten met de back-upbestanden, dan verhuist de kandidaat naar de reservecomputer om daar verder te werken met de laatst opgeslagen versie van het bestand. Eventueel verloren examentijd mag de kandidaat inhalen. Risico’s op vastlopen worden verminderd als voor de afname van de examens alle in dat kader overbodige software is verwijderd.
2.5
Tegengaan ongewenste samenwerking
Tijdens het examen moet voorkomen worden dat kandidaten elkaar helpen bij het uitvoeren van de opdrachten of dat zij op elkaars werk (scherm) kunnen kijken. Dit stelt eisen aan de opstelling van de computers en examentafels, en aan de vrijheid van de kandidaten om zich door het examenlokaal te bewegen. Het is nuttig hierover vooraf afspraken te maken. Door het computergebruik is er nog een andere vorm van samenwerking mogelijk: het gebruik van e-mail of van gezamenlijke bestanden. Dit kan door speciale instellingen van het netwerk onmogelijk gemaakt worden. U kunt het beste zelf beslissen of u door surveillance hierop toezicht houdt of dat u speciale netwerkinstellingen gebruikt. Wanneer kandidaten na elkaar gebruik maken van dezelfde computer, moet u er uiteraard voor zorgen dat bestanden die door de ene kandidaat zijn opgeslagen, niet geopend kunnen worden door een volgende kandidaat. De beste manier is om deze bestanden na elke examenafname te verwijderen. Datzelfde geldt voor de prullenbak en voor de temp-directory. Na selectie van de te verwijderen bestanden kunt u de bestanden met ‘’shift-del’’ permanent verwijderen. Omdat het niet uitgesloten is dat u dat wel eens zou kunnen vergeten, kunt u de volgende maatregelen treffen om het terugvinden van recente bestanden te bemoeilijken: In Microsoft Office-applicaties kunnen kandidaten via het menu Bestand de laatst gebruikte bestanden (van een andere kandidaat) eenvoudig terugvinden. U kunt dit blokkeren door bij de Opties, Geavanceerd, Weergeven, bij "Dit aantal onlangs geopende documenten weergeven" nul in te vullen. Bij Windows kunt u het weergeven van recente bestanden helemaal uitzetten: klik met de rechtermuisknop op Start en kies voor eigenschappen. Op het tabblad Menu Start haalt u onder Privacy het vinkje weg bij “Onlangs geopende items opslaan en weergeven in het menu Start en de Taakbalk”.
8
Bijlage 1 Aandachtspunten Microsoft Office Macro's in Excel en Word Pas in Excel en Word het beveiligingsniveau van macro's aan. Dit om te voorkomen dat de kandidaat verwarrende meldingen krijgt of dat de applicatie niet goed functioneert. Ga naar de Opties voor Excel/Word:
Hier kiest u in het linker menu voor ‘Vertrouwenscentrum’; klik dan op de knop ‘Instellingen voor het vertrouwenscentrum’ en vervolgens op Instellingen voor macro’s. Dit venster verschijnt dan:
Kies hier voor de vierde optie: Alle macro’s inschakelen. Om te zorgen dat de macro’s die bij het openen van het bestand al bepaalde zaken regelen ook daadwerkelijk uitgevoerd worden, moet de map waarin u de applicaties klaarzet voor de kandidaten, toegevoegd worden aan de vertrouwde locaties:
9
Zorg dat de optie ‘Vertouwde locaties in mijn netwerk toestaan’ (onderin het scherm) aangevinkt is en klik op “Nieuwe locatie toevoegen”. Dit scherm verschijnt dan:
Zet zo nodig een vinkje bij de optie voor de submappen en klik op OK. Sluit vervolgens het programma af. Pas bij de volgende keer dat het programma gestart wordt, is het nieuw ingestelde beveiligingsniveau van kracht. Na afloop van de examens kunt u het beveiligingsniveau desgewenst weer terugzetten.
10
Printknop in bestanden Om (kleuren)printers minder zwaar te belasten is in de meeste Excel-bestanden en in sommige Wordbestanden een ''Printknop'' opgenomen om zwart-wit-afdrukken te maken. U kunt kandidaten erop attenderen van deze knop gebruik te maken bij het afdrukken. NB. Bij enkele applicaties is het gebruik van de printknoppen absoluut noodzakelijk, omdat daarmee nog enkele bewerkingen worden uitgevoerd voordat de uitvoer naar de printer gaat. U moet dan denken aan de volgende zaken: de formules die de kandidaat heeft moeten invullen worden zichtbaar gemaakt een te brede planning wordt omgezet naar een compacte weergave er vindt een automatische correctie plaats en op de print wordt het resultaat via een code afgedrukt er wordt gecontroleerd of de kandidaat de opdracht wel volledig heeft gemaakt de gekleurde markeringen worden omgezet naar printbare tekens
XML-format Alle Office-bestanden zijn met ingang van 2015 opgeslagen in het XML-format, dat sinds Office 2007 de standaard is. Openen in Office 2003 is daardoor niet meer mogelijk. Omdat de meeste Office-bestanden macro’s bevatten (zie elders) zijn deze opgeslagen als “Word/Exceldocument met ingeschakelde macro’s”, te herkennen aan de extensie docm resp. xlsm. Zie er op toe dat de kandidaten hun bestanden ook in het nieuwe formaat opslaan: bij het opslaan van bestanden in het gewone XML-format (dus als docx resp. xlsx) bestaat het gevaar dat de macro’s verloren gaan. Hiervoor wordt weliswaar gewaarschuwd, maar het kan desondanks makkelijk verkeerd gaan.
Update december 2014 Als gevolg van een recente beveiligingsupdate van Microsoft Office (9 december 2014) is mogelijk de werking van ActiveX-componenten geblokkeerd geraakt. In Excel-applicaties werken de knoppen (zoals bijvoorbeeld de Print-knop) dan niet meer. Wanneer u dit constateert, moet u het volgende doen: Sluit Excel Open de Windows Verkenner Selecteer de C:\-schijf Zoek naar *.exd (NB. Niet *.exe!) Verwijder alle gevonden bestanden. Deze zgn. 'extender'-bestanden worden later weer vanzelf aangemaakt door Excel.
Tijdopdrachten in Excel Bij sommige opdrachten in Excel wordt geregistreerd hoelang de kandidaat erover doet: hij klikt op een Startknop en ziet dan bovenin beeld hoeveel tijd er nog over is voor het voltooien van de opdracht. Omdat de routine die de tijd bijhoudt ook nog doorloopt als het betreffende bestand wordt gesloten, maar Excel open blijft staan, kan er op enig moment een foutmelding verschijnen. Hoewel dit verder geen gevolgen heeft, adviseren wij u erop toe te zien dat de kandidaten na zo'n tijdopdracht niet alleen de applicatie maar heel Excel sluiten.
11
Bijlage 2 Aandachtspunten bij websites De instellingen van Internet Explorer maken het functioneren van websites in sommige gevallen moeilijker. Dit heeft te maken met de beveiligingsinstellingen: actieve inhoud (pop-ups, javascript e.d.) van bestanden op de eigen computer wordt standaard geblokkeerd. Wanneer een offline website met actieve inhoud geopend wordt, verschijnt onderin het beeld van Internet Explorer de volgende waarschuwing:
Met een klik op de grote knop kunt u geblokkeerde inhoud wel toestaan, maar deze keuze blijft alleen van kracht gedurende de tijd dat u binnen die website blijft. Bij een volgend bezoek moet deze keuze opnieuw gemaakt worden. Om dat te voorkomen, kan er beter voor gekozen worden om (gedurende de examens) actieve inhoud toe te staan. Deze optie vindt u in de Internet Explorer onder Extra, Internet-opties, Geavanceerd:
Zorg dat het vinkje voor actieve inhoud gezet is.
12 Omdat de websites af en toe gebruikmaken van pop-ups (bijvoorbeeld voor vergrote afbeeldingen), moet de weergave van webpagina's op tabbladen aangepast worden:
Klik bij 'Tabbladen' op 'Instellingen' en laat pop-ups altijd in een nieuw venster openen:
Bij de vereiste software (zie ook hoofdstuk 1.1) wordt uitgegaan van Internet Explorer. Sommige Flash-componenten vragen om toestemming om uitgevoerd te worden. Welke dat zijn, is afhankelijk van de instellingen op de lokale computer. Controleer voorafgaand aan het examen welke onderdelen op dit punt problemen geven en pas de instellingen aan.
13
Bijlage 3 Zichtbaarheid van extensies In de opdrachten worden de bestanden die de kandidaten moeten gebruiken bijna altijd vermeld inclusief de extensie. Wanneer u in de Windows Verkenner heeft ingesteld dat de extensies voor bekende bestandstypen verborgen worden, kan dat bij de kandidaten wellicht voor verwarring zorgen: U kunt uw kandidaten hierop attenderen of ervoor zorgen dat extensies weer zichtbaar zijn:
De opties vindt u onder Windows 7 in de Verkenner bij Organiseren, Map- en zoekopties. Onder Windows 8 gaat u naar het lint Beeld:
Geheel rechts vindt u de Opties, maar iets links daarvan bovendien het vinkvakje voor het al dan niet tonen van de bestandsnaamextensies.
