BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Versi User : Sekretariat Jurusan

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Versi User : Sekretariat Jurusan

Universitas Komputer Indonesia Direktorat ICT & Multimedia


DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................................................................................................... i PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 1 Latar Belakang........................................................................................................................................... 1 SITUS PERWALIAN ONLINE ........................................................................................................................... 3 Fitur-Fitur Sistem Perwalian Online .......................................................................................................... 4 Penguna Sistem......................................................................................................................................... 4 HALAMAN UTAMA SITUS PERWALIAN ......................................................................................................... 5 Login .......................................................................................................................................................... 6 Lupa Password .......................................................................................................................................... 7 MENU UTAMA JURUSAN .............................................................................................................................. 8 Melihat Profile & Password ...................................................................................................................... 9 Mengupdate Email ................................................................................................................................ 9 Mengupdate Password ....................................................................................................................... 10 Pengolahan mahasiswa........................................................................................................................... 11 Pencarian Mahasiswa ......................................................................................................................... 12 Penambahan Mahasiswa .................................................................................................................... 13 Pengeditan Mahasiswa ....................................................................................................................... 14 Reset Password ................................................................................................................................... 15 Melihat Data Kelas .................................................................................................................................. 16 Melihat Data Nilai ................................................................................................................................... 17 Pengolahan Nilai Konversi ...................................................................................................................... 18 Menambah Nilai Konversi ................................................................................................................... 19

i

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Mengupdate Nilai Konversi................................................................................................................. 20 Menghapus Nilai Konversi .................................................................................................................. 21 Statistik Perwalian................................................................................................................................... 21 Registrasi ................................................................................................................................................. 22 Pengisian Kelas ........................................................................................................................................ 25 Pencetakan Dokumen Perkuliahan ......................................................................................................... 27 Absensi Kelas....................................................................................................................................... 27 Absensi Ujian....................................................................................................................................... 29 Form Nilai ............................................................................................................................................ 30 Kartu Studi Mahasiswa (KSM) ............................................................................................................. 31 PENUTUP ..................................................................................................................................................... 34 LAMPIRAN ................................................................................................................................................... 35 1.

Contoh Formulir Perwalian ............................................................................................................. 35

2.

Contoh Absensi Kelas ...................................................................................................................... 36

3.

Contoh Absensi Ujian ...................................................................................................................... 37

4.

Contoh Form Nilai ........................................................................................................................... 38

5.

Contoh Halaman Depan KSM .......................................................................................................... 39

6.

Contoh Halaman Belakang KSM...................................................................................................... 40

ii


PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG Seorang mahasiswa diberi seorang dosen wali yang bertugas membina dan memberikan bimbingan dalam bidang akademik dan bidang terkait kepada mahasiswa. Pembinaan dan bimbingan ini umumnya diberikan dalam bentuk perwalian. Bagian penting dari perwalian adalah memberikan saran dan informasi akademik termasuk informasi mengenai peraturan dan prosedur akademik terkait dengan kemajuan studi masing-masing individu mahasiswa. Salah satu proses perwalian adalah pemilihan mata kuliah di awal semester. Langkah ini merupakan langkah pertama seorang mahasiswa untuk menjalani perkuliahan di suatu semester. Selama ini, proses perwalian (baca: pemilihan mata kuliah) mempunyai alur seperti pada gambar di bawah ini.

PENGISIAN FORMULIR RENCANA STUDI (FRS) MAHASISWA

KONSULTASI DENGAN DOSEN WALI

DOSEN WALI

T FRS DISETUJUI ? Y

REGISTRASI SEKRETARIAT JURUSAN

1

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Proses-proses perwalian yang selama ini dilakukan di UNIKOM adalah : 1. Mahasiswa meminta form perwalian dan registrasi. 2. Mahasiswa mengisi formulir perwalian dengan mengisi mata kuliah yang dibuka oleh program studi. 3. Mahasiswa menemui dosen wali untuk mengkonsultasikan pilihan mata kuliah. 4. Jika dosen menyetujui mata kuliah yang dipilih oleh mahasiswa, maka mahasiswa dapat meneruskan ke proses registrasi. Jika dosen menyarankan untuk mengubah isi formulir perwalian berdasarkan pertimbangan tertentu, maka mahasiswa harus menulis ulang pilihan mata kuliah sesuai kesepakan dengan dosen wali. 5. Mahasiswa melakukan registrasi ke sekretariat dan menyerahkan formulir perwalian yang telah disetujui oleh dosen walinya 6. Sekretariat jurusan akan mengumpulkan formulir perwalian dan mengupdate status registrasi mahasiswa. Selain proses-proses tadi, ada beberapa proses lain yang dilakukan baik oleh sekretariat jurusan atau pun oleh para dosen wali, yaitu : 1. Dosen wali membuat laporan perwalian, dan mengumpulkannya ke jurusan. 2. Sekretariat jurusan menyusun dokumen-dokumen perkuliahan yang diperlukan seperti absensi perkuliahan, absensi ujian, formulir nilai dan lain-lain. Berdasarkan pengamatan, proses perwalian yang dilakukan secara konvensional mempunyai beberapa kekurangan yaitu : 1. Ketergantungan terhadap formulir perwalian. Jika seorang mahasiswa melakukan kesalahan dalam pengisian atau ada revisi dari dosen wali maka harus dibutuhkan formulir baru. 2. Ketergantungan terhadap kehadiran dosen. Jika seorang mahasiswa ingin meminta persetujuan pilihan mata kuliah tetapi dosen sedang berhalangan hadir (mungkin ada tugas di luar kota atau sakit), maka proses perwalian akan terganggu. 3. Dosen wali mengalami kerepotan dalam membuat laporan perwalian. 4. Sekretariat jurusan kesulitan dalam pembuatan dokumen-dokumen pendukung perkuliahan. Berdasarkan hal-hal di atas maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat digunakan untuk melakukan pemilihan mata kuliah secara online dan dapat men-generate dokumen-dokumen pendukung perkuliahan sesuai dengan isian perwalian yang telah dimasukkan.

2


SITUS PERWALIAN ONLINE

Situs perwalian online adalah suatu situs yang digunakan untuk melakukan proses pemilihan mata kuliah di awal semester. Sistem perwalian online ini sedikit mengubah cara perwalian secara manual. Adapun alur yang berjalan pada sistem ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

PENGISIAN FORMULIR RENCANA STUDI (FRS) SECARA ONLINE

KONSULTASI DENGAN DOSEN WALI

T

KONSULTASI DENGAN DOSEN WALI SECARA ONLINE

DOSEN Y BERSEDIA ONLINE?

FRS DISETUJUI ?

Y

T

REGISTRASI

SERVER

3

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Dengan sistem perwalian online, proses-proses yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa mengisi formulir perwalian secara online. 2. Setelah formulir perwalian disimpan di database, maka akan menampilkan informasi ke dosen wali yang menginformasikan adanya mahasiswa yang melakukan pengisian mata kuliah. 3. Jika dosen tidak bersedia untuk melakukan persetujuan secara online, maka mahasiswa dapat mendownload formulir pewalian yang telah terisi dan dibawa ke dosen wali untuk di tandatangani. Formulir perwalian telah terisi dan mahasiswa hanya perlu mencetaknya saja. Contoh formulir perwalian yang di-generate oleh sistem ini dapat dilihat pada lampiran. 4. Jika dosen sedang tidak bisa melakukan persetujuan secara langsung (tatap muka), maka dosen dapat menyetujui formulir perwalian secara online. Jika ini terjadi, maka mahasiswa tidak usah meminta tanda tangan dari dosen wali. 5. Sekretariat jurusan akan memeriksa apakah sudah formulir perwalian sudah disetujui atau belum. Jika formulir sudah disetujui, maka sekretariat akan mengupdate registrasi mahasiswa.

FITUR-FITUR SISTEM PERWALIAN ONLINE Fitur-fitur yang telah tersedia dalam sistem perwalian online adalah : 1. Pengelolaan data dosen 2. Pengelolaan kurikulum dan mata kuliah 3. Pengelolaan semester berjalan 4. Pembuatan dokumen-dokumen perkuliahan 5. Pemilihan mata kuliah dan kelas perkuliahan yang akan diikuti untuk mahasiswa 6. Proses registrasi mahasiswa di semester baru.

PENGUNA SISTEM Sistem perwalian online dapat digunakan oleh 4 jenis pengguna yaitu : 1. Pihak jurusan (program studi) 2. Pihak mahasiswa 3. Pihak dosen wali 4. Pihak sekretariat jurusan

4


HALAMAN UTAMA SITUS PERWALIAN

Ada 4 alamat alamat yang dapat digunakan. Setiap user mempunyai alamat url masing-masing. Alamat utama situs adalah : 1. Situs untuk jurusan. Alamat url yang dapat digunakan adalah http://perwalian.unikom.ac.id/jurusan/ 2. Situs untuk mahasiswa. Alamat url yang digunakan adalah http://perwalian.unikom.ac.id/. 3. Situs

untuk

sekretariat

jurusan.

Alamat

url

yang

digunakan

adalah

http://perwalian.unikom.ac.id/sekretariat/. 4. Situs untuk dosen wali. Alamat url yang digunakan adalah http://perwalian.unikom.ac.id/dosen/. Halaman utama situs perwalian online versi sekretariat jurusan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

5

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Ada 2 aktivitas yang dapat dilakukan oleh sekretariat jurusan pada halaman ini yaitu : 1. Login 2. Lupa Password

LOGIN Proses login dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Mengisi user id dan password.

2. Klik tombol “Login”. 3. Jika jurusan dan password salah, maka akan menampilkan tampilkan seperti di bawah ini.

4. Jika berhasil maka akan menampilkan menu utama situs perwalian versi sekretariat jurusan seperti di bawah ini.

6


LUPA PASSWORD Halaman ini digunakan oleh sekretariat jurusan untuk merequest password yang lupa. Untuk masuk ke halaman ini, user dapat mengklik link “Lupa Password” yang ada pada form login. Jika di klik maka akan menampilkan tampilan seperti di bawah ini.

Isilah nama user yang anda gunakan. Klik tombol “Kirim Password” yang akan mengirimkan password anda ke email yang dapat anda atur pada menu “Profile dan Password”.

Jika berhasil, maka akan menampilkan pesan informasi seperti di bawah ini.

7


MENU UTAMA JURUSAN

Menu utama sekretariat berisi link-link untuk pengolahan data pendukung perkuliahan yang boleh dilakukan oleh sekretariat jurusan. Proses-proses tersebut adalah : 1. Melihat Profile dan Password 2. Mengatur Data Mahasiswa 3. Melihat Daftar Kelas 4. Melihat Nilai Mahasiswa 5. Mengelola Nilai Konversi 6. Melihat Statistik Perwalian 7. Melakukan Proses Registrasi Mahasiswa 8. Melakukan Pengisian Kelas 9. Pencetakan Dokumen a. Absensi Kelas (per Kelas atau per Dosen) b. Absensi UTS (per Kelas atau per Dosen) c. Absensi UAS (per Kelas atau per Dosen) d. Form Nilai (per Kelas atau per Dosen)

8


MELIHAT PROFILE & PASSWORD Profile user sekretariat jurusan dapat dilakukan dengan mengklik link “Profile & Password” yang akan menampilkan layar seperti di bawah ini.

Data User ID, Nama dan jurusan tempat sekretariat berada tidak bisa diupdate karena alasan keamanan. Jika terjadi kesalahan, silahkan hubungi Direktorat ICT dan Multimedia atau Unikom Center. Ada 2 aktivitas yang dapat dilakukan oleh sekretariat jurusan yaitu mengupdate email dan mengupdate password.

MENGUPDATE EMAIL Email digunakan ketika user mengalami lupa password. Jika email diisi, maka jika terjadi lupa password maka data password anda akan dikirimkan ke email tersebut. Untuk melakukan update email dapat dilakukan dengan mengisi pada isian Email. Isilah email anda dan klik tombol “Update Email”. Jika update email berhasil maka akan tampil informasi bahwa “Email anda telah disimpan” dan ditampilan biodata anda akan tertulis email yang telah dimasukkan dan tidak ada lagi peringatan untuk mengupdate email.

9


MENGUPDATE PASSWORD Form penggantian password dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Penggantian password dapat dilakukan dengan mengisi password sekarang, password baru dan pengulangan password baru.

10

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Isilah password yang sekarang digunakan dan password barunya. Kemudian klik tombol “Update Password”. Jika update emai berhasil, maka akan tampil pesan “Password anda telah disimpan.” Seperti pada gambar di bawah ini.

PENGOLAHAN MAHASISWA Pengolahan data mahasiswa digunakan untuk mengatur data mahasiswa. Ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan dalam pengolahan data mahasiswa, yaitu : 1. Pencarian data mahasiswa (Berdasarkan NIM, Nama atau Kelas) 2. Penambahan data mahasiswa 3. Pengeditan data mahasiswa Dikarenakan masalah keamanan dan integrasi data, penghapusan tidak dapat dilakukan dalam situs. Untuk penghapusan data mahasiswa tertentu dapat dilakukan dengan menghubungi administrator situs. Pengelolaan data mahasiswa dapat dilakukan dengan mengklik link “Mahasiswa” pada menu utama.

Halaman utama pengolahan data mahasiswa dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

11


PENCARIAN MAHASISWA Pencarian data mahasiswa dapat dilakukan dengan memilih kriteria pencarian (NIM, Nama, Kelas) dan kemudian mengisi data yang dicari dan kemudian klik tombol “Cari”. Kata kunci pencarian dapat diisi hanya sebagian. Jadi jika kata pencarian berisi 10110 berdasarkan nim, maka akan mencari mahasiswa dengan nim yang diawali dengan 10110. Contoh pencarian berdasarkan NIM.

Contoh pencarian berdasarkan Nama

12

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Contoh pencarian berdasarkan kelas.

Pencarian dengan menggunakan kode kelas menggunakan format khusus. Kode kelas disusun sebagai berikut :

FPPTTNN Keterangan : 

F



PP : Kode program studi, misalnya 101 : Teknik Informatika S1



TT : Tahun masuk, misalnya 09 : Tahun masuk 2009



NN : Nomor urut kelas, misalnya 09 : kelas ke 9 (misalnya IF-9)

: Kode Fakultas, misalnya 1: Teknik dan Ilmu Komputer, 2: Ekonomi, dst

PENAMBAHAN MAHASISWA Penambahan data mahasiswa dapat dilakukan dengan mengklik tombol “Tambah” yang akan menampilkan layar pengisian data seperti di bawah ini. Isilah data mahasiswanya dan kemudian klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data mahasiswa tersebut.

13


Jika proses penambahan data berhasil maka akan menampilkan pesan “Data mahasiswa telah disimpan”.

PENGEDITAN MAHASISWA Pengeditan data mahasiswa dilakukan jika terjadi hal berikut : 1. Pindah kelas. Misalnya dari kelas reguler ke kelas karyawan atau sebaliknya. 2. Terjadi kesalahan data. 3. Perubahan status. Misalnya dari aktif menjadi Cuti, atau lulus. Pengeditan data dapat dilakukan dengan mencari datanya terlebih dahulu, dan kemudian mengklik tombol “Edit” yang ada di sebelah kanan data mahasiswa.

Setelah mengklik tombol “Edit”, maka akan tampil layar pengeditan data seperti di bawah ini.

14


Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan data.

RESET PASSWORD Reset password digunakan jika ada mahasiswa yang merasa lupa password dan belum pernah mengupdate emailnya atau alamat emailnya salah sehingga tidak bisa digunakan untuk menerima informasi password. Ketika ada permintaan reset password, sebaiknya pihak sekretariat jurusan meminta Kartu Mahasiswa sebagai alat validasi. Langkah yang dilakukan untuk mereset password mahasiswa adalah dengan melakukan pencarian terhadap mahasiswa (boleh menggunakan NIM, nama atau kelasnya) dan kemudian klik tombol “Reset Password”.

15

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Setelah itu, sistem akan melakukan pembuatan password baru yang dapat digunakan oleh mahasiswa tersebut. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Password di atas adalah password baru yang dapat digunakan oleh mahasiswa untuk login ke situs perwalian.

MELIHAT DATA KELAS Sekretariat dapat melihat data kelas-kelas yang ada di jurusan dengan mengklik link “Kelas” pada menu utama.

Data kelas akan diurutkan berdasarkan tahun angkatan terbaru dan nomor urut kelasnya. Pihak sekretariat jurusan hanya dapat melihat data kelas saja dan tidak dapat menambah, mengedit atau menghapus data tersebut. Perubahan data hanya dapat dilakukan oleh jurusan (ketua/sekretaris jurusan).

16


MELIHAT DATA NILAI Halaman ini digunakan untuk melihat nilai-nilai yang pernah didapat oleh mahasiswa baik dari perkuliahan di UNIKOM ataupun dari nilai konversi.

Halaman utama dari fasilitas ini adalah seperti pada gambar di bawah ini.

Isilah NIM mahasiswa yang ingin dilihat nilainya, kemudian klik tombol “Lihat Nilai”.

17


PENGOLAHAN NILAI KONVERSI Pengolahan nilai konversi digunakan untuk mendata nilai-nilai mahasiswa baru yang statusnya pindahan dari universitas lain atau program studi lain. Nilai ini mutlak diperlukan karena digunakan dalam pelaporan semester ke EPSBED. Untuk mengelola nilai konversi mahasiswa baru pindahan, caranya adalah dengan mengklik link “Konversi Nilai” yang ada di menu utama.

Halaman utama dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Isilah NIM mahasiswa yang ingin dilihat nilai konversinya.

Jika sebelumnya telah diisi nilai konversinya, maka akan tampil data nilai konversi yang telah tersimpan di database, seperti pada gambar di bawah ini.

18


Ada 3 aktivitas yang dapat dilakukan dalam pengolahan data nilai konversi yaitu : 1. Menambah nilai konversi 2. Mengupdate nilai konversi 3. Menghapus nilai konversi

MENAMBAH NILAI KONVERSI Penambahan nilai konversi dapat dilakukan dengan mengisi matakuliah, kurikulum dan nilai konversi yang akan ditambahkan ke database. Isilah data tersebut pada kotak “Penambahan Mata Kuliah Konversi” seperti pada gambar di bawah ini.

Pilihlah kurikulum, matakuliah dan nilai yang akan ditambahkan ke database. Nilai yang bisa ditambahkan ke database adalah A, B, C atau D. Nilai E atau T tidak diperbolehkan.

Klik tombol “Simpan” untuk melakukan penyimpanan data. Jika berhasil akan menampilkan pesan bahwa “Mata Kuliah kode_mata_kuliah Telah disimpan” dan data akan tampil di bagian daftar nilai konversi. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

19


Jika tidak berhasil, maka akan menampilkan pesan sebagai berikut :

MENGUPDATE NILAI KONVERSI Mengupdate nilai berguna jika terjadi kesalahan dalam pengisian nilai konversi. Langkah yang perlu dilakukan dalam mengupdate nilai konversi adalah dengan memilih nilai yang baru, kemudian klik pada tombol “Update” pada matakuliah yang nilainya akan diubah. Contoh dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Diubah menjadi

Klik tombol “Update”. Jika berhasil maka akan tampil pesan seperti di bawah ini.

20

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN MENGHAPUS NILAI KONVERSI Penghapusan nilai konversi dilakukan jika terjadi kesalahan dalam pengisian nilai konversi. Langkah yang dilakukan untuk menghapus nilai konversi adalah dengan mengklik tombol “Hapus” yang ada pada bagian kanan dari nilai konversi untuk setiap mata kuliah.

Jika tombol “Hapus” diklik, maka akan tampil dialog konfirmasi apakah penghapusan akan dilakukan. Jika anda yakin data tersebut akan dihapus, klik tombol “OK”. Jika ingin membatalkan penghapusan, klik tombol “Cancel”.

Jika penghapusan dilakukan dan berhasil dieksekusi, maka akan akan muncul pesan berikut.

STATISTIK PERWALIAN Halaman ini digunakan untuk melihat statistik perwalian. Pihak sekretariat jurusan dapat melihat data perwalian untuk setiap dosen wali. Dengan menggunakan ini, maka pihak sekretariat jurusan dapat memberitahu/mengingatkan mengenai adanya perwalian yang belum disetujui. Untuk melihat statistik perwalian, langkah yang harus dilakukan adalah dengan mengklik link “Statistik Perwalian” yang akan menampilkan halaman seperti pada gambar di bawah ini.

21


REGISTRASI Fasilitas ini digunakan untuk melakukan registrasi mahasiswa. Untuk masuk ke fasilitas ini, caranya adalah mengklik link “Registrasi” yang ada pada menu utama sekretariat jurusan yang akan menampilkan layar seperti di bawah ini.

Isilah dengan NIM mahasiswa yang melakukan registrasi.

Klik tombol “Cari Mhs”.

22


Pada gambar di atas, FRS mahasiswa belum disetujui oleh dosen wali. Tetapi jika mahasiswa tersebut membawa formulir perwalian yang telah disetujui oleh dosen wali (lihat di Contoh Formulir Perwalian di Lampiran), maka sekretariat jurusan dapat mengupdate status FRS mahasiswa dengan mengklik tombol “FRS Telah Disetujui Dosen Wali”. Sekretariat juga dapat melihat status pembayaran angsuran. Jika sekretariat jurusan mengklik tombol tersebut, maka akan muncul layar konfirmasi persetujuan FRS sebagai berikut :

Jika persetujuan FRS berhasil, maka akan muncul informasi berikut :

23

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Jika sebuah FRS telah disetujui, maka akan muncul layar informasi seperti di bawah ini.

Jika telah disetujui maka pihak sekretariat dapat melakukan penyimpanan registrasi dengan mengklik tombol “Simpan Registrasi”.

Jika registrasi berhasil akan menampilkan pesan sebagai berikut :

Jika suatu seorang mahasiswa sudah terregistrasi, maka pada data FRS-nya akan menampilkan data yang menginformasikan waktu registrasi seperti di bawah ini.

24


PENGISIAN KELAS Proses pengisian kelas adalah proses pengisian kelas di luar paket. Mahasiswa yang mengambil mata kuliah di luar paket harus memilih kelas yang akan diikutinya. Proses pengisian kelas di luar paket dapat dilakukan dengan mengklik link “Pengisian Kelas” yang akan menampilkan layar pengisian pencarian mahasiswa seperti di gambar di bawah ini. Pada contoh di bawah ini, mahasiswa mengambil 6 mata kuliah, dimana 4 diambil di semester berjalan, dan 2 mata kuliah mengulang.

Isilah NIM mahasiswanya, kemudian klik tombol “Cari Mhs”. Jika data mahasiswa ditemukan, maka akan menampilkan layar sebagai berikut :

25


Pada contoh di atas, ada dua mata kuliah yang kelasnya belum diisi. Ini dikarenakan matakuliah yang diambil tidak berada di kelas mahasiswa tersebut. Isilah kelas sesuai dengan yang diajukan oleh mahasiswa.

Klik tombol “Simpan Pilihan Kelas” untuk menyimpan kelas yang sudah dipilih. Jika penyimpanan berhasil, maka akan menampilkan pesan sebagai berikut :

26


PENCETAKAN DOKUMEN PERKULIAHAN Halaman pembuatan dokumen dilakukan untuk mencetak dokumen-dokumen perkuliahan.

Dokumen perkuliahan yang dapat dibuat adalah : 1. Absensi kelas 2. Absensi ujian (UTS dan UAS) 3. Form Nilai 4. Kartu Studi

ABSENSI KELAS Absensi kelas adalah lembar absensi yang digunakan untuk mencatat kehadiran mahasiswa setiap minggu perkuliahan. Untuk membuat absensi kelas, klik link Abensi Kelas per Kelas atau Absensi Kelas per Dosen. Dokumen ini akan disusun dalam file excel sehingga dapat dicetak kemudian.

27


Pilihlah kelas yang akan dibuat absensinya. Anda boleh memilih lebih dari 1 kelas sekaligus. Klik tombol “Cetak Absensi Kelas” untuk mendownload file absensi.

Pilih lokasi penyimpanan file excel. Lebih baik nama filenya diubah disesuaikan dengan nama kelasnya. Pembuatan absensi kelas dapat pula disusun berdasarkan dosen. Jadi setiap dosen akan memiliki file absensi masing-masing, tidak tercampur seperti pada absensi kelas. Untuk membuat absensi berdasarkan dosen, klik link “Absensi Kelas per Dosen”.

Pilih nama dosennya dan kemudian klik tombol “Cetak/Save Absensi”. Nama file secara default akan menggunakan nama dosennya.

28


ABSENSI UJIAN Absensi ujian adalah lembar absensi yang digunakan khusus untuk ujian. Bisa UTS atau UAS. Untuk membuat absensi kelas, klik link Abensi Ujian per Kelas atau Absensi Ujian per Dosen. Dokumen ini akan disusun dalam file excel sehingga dapat dicetak kemudian.

Pilihlah kelas yang akan dibuat absensinya. Anda boleh memilih lebih dari 1 kelas sekaligus. Klik tombol “Cetak Absensi Kelas” untuk mendownload file absensi.

Pilih lokasi penyimpanan file excel. Lebih baik nama filenya diubah disesuaikan dengan nama kelasnya. Absensi ujian dapat pula dicetak per dosen. Untuk membuatnya, klik link “Absensi UTS/UAS per Dosen”.

29

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN FORM NILAI Form nilai adalah lembar absensi yang digunakan khusus untuk pengisian nilai. Untuk membuat form nilai, klik link Form Nilai per Kelas atau Form Nilai per Dosen. Dokumen ini akan disusun dalam file excel sehingga dapat dicetak kemudian.

Pilihlah kelas yang akan dibuat form nilainya. Anda boleh memilih lebih dari 1 kelas sekaligus. Klik tombol “Cetak Form Nilai” untuk mendownload file form nilai.

Pilih lokasi penyimpanan file excel. Lebih baik nama filenya diubah disesuaikan dengan nama kelasnya. Form nilai dapat pula dicetak per dosen. Untuk membuatnya, klik link “Form Nilai per Dosen”.

30

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN KARTU STUDI MAHASISWA (KSM) Kartu studi adalah kartu yang menjadi bukti pengambilan matakuliah dan kelas oleh mahasiswa. Mahasiswa dan jurusan masing-masing memiliki dokumen tersebut. Pencetakan Kartu Studi dilakukan di 2 waktu, yaitu setelah pengisian Formulir Rencana Studi (FRS)/perwalian pertama dan setelah Perubahan Rencana Studi. KSM juga dapat berlaku sebagai kartu ujian. Kartu studi dicetak dalam 2 halaman yaitu halaman depan dan belakang. Halaman depan berisi logo UNIKOM, photo mahasiswa dan tanda tangan mahasiswa yang menyatakan persetujuan terhadap isi Kartu Studi Mahasiswa (KSM).

Untuk dapat mencetak halaman depan dari kartu KSM dapat dilakukan dengan mengklik link “Cover Depan KSM”. Kemudian akan muncul layar download file cover depan KSM. File ini berupa file Excel. Anda dapat mencetak cover depan ini dalam kertas A5 (kertas A4 dibagi 2). Setiap halaman akan mencetak 2 KSM yaitu KSM untuk arsip di mahasiswa dan di jurusan. Halaman belakang KSM berisi data mahasiswa dan matakuliah serta kelas yang diambil oleh mahasiswa. Untuk membuat halaman belakang KSM, langkah yang dilakukan adalah dengan mengklik link “Kartu Rencana Studi” yang akan menampilkan pilihan pencetakan KRS seperti pada gambar di bawah ini.

31


Ada 3 pilihan pencetakan KSM yaitu Pencetakan KSM FRS (Perwalian Pertama), Pencetakan KSM PRS (Perubahan Rencana Studi) atau Pencetakan keduanya (FRS + PRS). Pilihlah jenis pencetakan yang diperlukan. Kemudian pilihlah kelas yang akan dicetak KSM-nya, kemudian klik tombol “Cetak Kartu Studi Mahasiswa” yang akan menampilkan layar download seperti di bawah ini.

Tempatkan file KSM tersebut pada folder tertentu. Jika dibuka maka akan membuka Microsoft Excel dan jika muncul pesan seperti pada gambar di bawah ini, klik tombol “Yes”.

32

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Adapun isi file KSM yang ditampilkan pada Microsoft Excel adalah seperti pada gambar di bawah ini. Pada file ini, setiap KSM milik mahasiswa akan tersimpan dalam worksheet masing-masing. Pencetakan dapat dilakukan terhadap semua worksheet atau worksheet tertentu saja.

33


PENUTUP

Semoga dengan adanya sistem ini dapat membantu dalam mempercepat proses perwalian dan mempermudah dalam pembuatan laporan. Kritik dan saran pengembangan harap disampaikan ke Direktorat ICT & Multimedia, atau melalui email ke [email protected]. Jika anda mengalami masalah dalam penggunaan sistem ini, silahkan hubungi contact person di bawah ini.

Andri Heryandi, M.T. Direktorat ICT dan Multimedia Email

: [email protected], [email protected]

YM ID : andri.heryandi GTalk : andri.heryandi

34


LAMPIRAN

1. CONTOH FORMULIR PERWALIAN

35


2. CONTOH ABSENSI KELAS

36


3. CONTOH ABSENSI UJIAN

37


4. CONTOH FORM NILAI

38


5. CONTOH HALAMAN DEPAN KSM

39


6. CONTOH HALAMAN BELAKANG KSM

40

BUKU PEDOMAN SITUS PERWALIAN Versi User : Sekretariat Jurusan

Recommend Documents