Bukti Audit Kategori bukti-bukti Bukti adalah informasi khusus yang diperoleh selama pemeniksaan melalui pengamatan, wawancara dan n- catatan-catatan. Untuk keperluan kita, bukti bisa dibagi-bagi dalam golongan-golongan berikut: 1. Bukti fisik. 2. Bukti kesaksian. 3. Bukti dokumentasi. 4. Bukti analisa.
1. Bukti fisik Bukti fisik diperoleh dengan jalan inspeksi atau observasi Iangsung terhadap (1) kegiatankegiatan, (2) hat-ta milik, atau (3) kejadian-kejadian yang berhubung an dengan pokok persoalan yang diperiksa. Bukti demikian bisa berbentuk catatan-catatan yang mengikhtisarkan hal-hal yang diinspeksi atau diobservasi, daftar-daftar yang menunjukkan sifat dan luas nya kegiatan inspeksi atau observasi, foto-foto, denah, peta, grafik serta penyajian-penyajian lainnya dalam wujud gambar. Penggunaan grafik merupakan cara yang sangat efektif untuk menerangkan atau melukiskan suatu situasi, baik dalam laporan maupun dalam penyajian secara lisan. Misalnya saja, suatu foto yang jelas mengenai fasilitas pergudangan yang menunjukkan/menjelaskan praktek -praktek penggudangan yang kurang baik atau tidak efisien, jauh lebih besar pengaruhnya daripada hanya kata-kata yang melukiskan praktek -praktek demikian.
Apabila memungkinkan, usahakan untuk mendapat bukti-bukti fisik guna menunjang temuan kita. Efektivitas pemeriksaan tergantung sampai sejauhmana pemeriksa mengenal balk sifat-sifat fisik dan kegiatan-kegiat an, harta milik, atau sumber-sumber dana dan daya lain dan instansi/BUMN yang kita periksa. Begitu pula pemeriksa harus mempergunakan setiap kesempatan yang ada untuk mengamati aspek-aspek fisik. Kemampuan untuk memberikan
kesaksj an atau melaporkan tentang suatu kondisi yang kita lihat sendiri, jauh lebih meyakinkan daripada pernyataan-pernyataan yang didasarkan pada bukti-bukti dalam bentuk lain. Sebaiknya inspeksi fisik dilakukan dua orang pemeriksa. Pemeriksa harus mencoba mengusahakan agar ada wakil-wakil isntansi/BUMN atau kontraktor yang menyertai dalam acara inspeksi itu, yang dapat membenarkan/menguatkan pengamatan. Apabila mungkih, kita harus meminta kepada wakil instansi/BUMN/ kontraktor itu agar menandatangani berita acara kita mengenai inspeksi itu. Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan terjadinya salah paham mengenai kecer matan hasil pengamatan kita. Penggunaan tehnik observasi yang efektif, termasuk penelitian dan identifikasi nilai bukti fisik, tergantung dan orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Misalnya, apabila ia waspada, ingin tahu dan sangat imajinatif, maka ia akan dapat mengamati inventaris, keadaan bangunan dan peralatan serta kegiatan personalia secara amat kritis.
2. Bukti kesaksian Bukti kesaksian adalah informasi yang diperoleh dan pihak-pihak lain dalam bentuk surat-surat atau pernyataan-pernyataan yang diterima sebagai jawaban atas pertanyaan atau wawancara. Catatan wawancara bisa terdiri dan nota-nota yang berdasarkan pada catatan-catatan yang dibuat dalam wawancara, yang sebaiknya ditandatangani oleh pihak-pihak yang diwawancarai, atau catatan-catatan tersebut juga bisa berupa rekaman dan seluruh pembicaraan. Suatu pernyataan pejabat instansi/BUMN dalam bentuk lisan atau tertulis, misalnya saja mengenai jumlah dan kondisi inventaris, apabila berdiri sendiri hanya terbatas nilainya selaku bukti. Pernyataan itu akan bertambah makna dan kegunaannya, apabila diperkuat oleh pengecekan yang dilakukan terhadap catatan-catatan serta pengujian fisik terhadap inventaris bersangkutan. Pernyataan-pernyataan yang dibuat oleh pejabat-pejabat instansi/BUMN yang diperiksa merupakan sumber informasi yang berharga (penjelasan, pembelaan, pertimbangan dan fiat) yang tidak bisa diperoleh secara cepat dengan jalan pengujian yang berdiri sendiri.
3. Bukti clokumentasi Bentuk bukti yang paling lazim dipakai dalam pekerjaan pemeriksaan terkini dan dokumendokumen yang digolongkan dalam:
1). Dokumen ekstern yaitu yang berasal dan luar instansi (misalnya saja faktur penjual serta surat-surat masuk). 2). Dokumen intern yaitu yang berasal dan dalam instansi sendiri (misalnya catatan pembukuan, surat-surat
keluar,
laporan-laporan
penerimaan,
dosir
mengenai
perundingan,
serta
korespondensi intern). Pihak pemeriksa harus selalu waspada dan mempertimbangkan sampai se berapa jauh Ia dapat mengandalkan din pada bukti-bukti dalam bentuk dokumen yang dipakai untuk menunjang temuan-temuan. Umpamanya saja sebuah dokumen ekstern yang kita peroleh Iangsung dan sum bernya. akan lebih bisa diandalkan daripada dokumen jenis yang sama yang diper oleh melalui instansi yang diperiksa. Pemeriksa harus selalu mempertimbangkan kemungkinan bahwa dokumen-dokumen yang diperoieh melalui instansi/BUMN telah mengalami perubahan-perubahan. Kebanyakan dokumen sukar dirubah sedemikian rupa lanpa diketahul. Setiap perubahan yang menyolok perlu diteliti. Apabila pemeriksa yakin bahwa perubahan yang dilakukan adalah tidak ayak, maka pemeriksa hams melakukan verifikasi pada sumber yang sebenarnya. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi keandalan bukti-bukti intern, antara lain adalah (1) apakah dokumen-dokumen itu telah beredar melalui pihak luar, (2) apakah prosedur pengendalian intern dalam instansi/obyek bersangkutan cukup memuaskan sehingga bisa dianggap bahwa bukti itu tepat, dan (3) apakah bukti itu harus berdiri sendiri atau dipakai sebagai penguat untuk bukti lainnya. Bukti-bukti intern yang beredar ke luar instansi/obyek, keandalannya mendekat bukti ekstern. Beberapa contoh adalah: Cek-cek yang dibatalkan oleh Bank, order pembelian yang dikembalikan dengan tanda persetujuan pihak penjual, sertifikat deposito yang diketahui pihak Bank, serta nota muatan yang ditandatangani oleh pembawa. Prosedur-prosedur intern memiliki pengaruh yang penting terhadap keandalan bukti-bukti dokumenter yang berasal dan hanya beredar dalam Iingkungan instansi/BUMN. Misalnya kartu tanda masuk kerja (time card) bisa merupakan bukti yang dapat diandalkan mengenai pekerjaan yang dilakukan, apabila (1) pegawai/pekerja memasukkan kartu itu ke dalam alat pencatat waktu, (2) penga wasnya menyetujui data pada kartu tersebut, dan (3) bagian pembayaran gaji/upah (yang terpisah dan kegiatan produksi) mengecek kebenaran kartu tersebut, dengan
membandingkan pada kartu kerja (job ticket) atau jadwal produksi, begitu pula (4) pemeriksaan mendadak di tempat kerja dilakukan oleh pemeriksa intern atau oleh pihak manajemen. Kadang-kadang kita harus mengusahakan agar mendapat bukti-bukti dokumentasi dan kesaksian dan sumber-sumber di luar instansi/BUMN.
4. Bukti analitis Bukti analitis diperoleh dengan jalan menganalisa atau mengadakan verifikasi informasi. Bukti analitis mungkin terdiri dan hasil-hasil: 1). Perhitungan. 2). Pembandingan dengan: (1) norma-norma yang ditentukan. (2) Operasi-operasi, dimasa lalu. (3) Operasi-operasi, tansaksi-transaksi, atau pelaksanaan-pelaksanaan lain. (4) Undang-undang atau peraturan-peraturan. (5) Keputusan-keputusan hukum. 3). Penalaran (reasoning). 4). Anaiisa informasi kedalam komponen-komponen.
Kecukupan bukti Persyaratan umum dan bukti untuk menunjang temuan kita adalah bahwa bukti itu harus cukup dan meyakinkan. Sedangkan kertas kerja mensyaratkan bahwa bukti-bukti itu harus jelas dan mudah dimengerti tanpa disertai penjelasan penjelasan lisan sebagai pelengkap. Pekerjaa?i dan jenis-jenis temuan begitu beraneka ragam, sehingga tidak mu dah ditentukan dengan khusus sifat informasi penunjang yang perlu disertakan dalam kertas-kertas kerja. Tetapi pada umumnya kertas-lertas kerja yang mendu kung temuan-temuan mensyaratkan bahwa semua Iangkah pengembangan yang diperlukan harus dilaksanakan. Kecuali itu kertas kerja harus berisi, masing-masing langkah yang diperlukan da lam proses pengembangan temuan, ikhtisar-ikhtisar yang jelas dan nota-nota yang berhubungan, analisaanalisa serta salman-salman dokumen yang diperlukan untuk menunjukkan pekerjaan yang telah dilakukan dalam tiap-tiap langkah, hasil-hasil yang diperoleh serta kesimpulan-kesimpu Ian yang dicapai.
Misalnya, suatu Iangkah pengembangan yang pokok adalah menentukan pengaruh-pengaruh atau anti penting suatu kekurangan. Pengaruh-pengaruh itu bisa berupa peningkatan biaya, kegagalan untuk melaksanakan maksud yang di tentukan, atau reaksi-reaksi negatif terhadap operasioperasi. Kertas-kertas kerja yang sangat terpeninci yaitu berupa perhitungan (komputasi), pembandingan, kesaksian, dokumentasi instansi/BUMN laporan pemei-iksaan intern, atau sumber sumber lain yang acok. Pedoman umum lainnya sebagai tambahan mengenai kecukupan bukti adalah sebagai berikut: 1. Relevansi Kertas kerja yang berhubungan, yang dikumpulkan pada saat pengembang an suatu temuan tertentu harus mempunyai hubungan langsung dengan temuan tersebut, dan juga dengan saransaran yang bertalian dengan hal itu. Persyaratan mi tidak menghalangi pemeriksa untuk membuat catatan-catatan atau pengamat an-pengamatan yang sesuai, yang penlu dipertimbangkan dalam bidang-bidang lain yang sedang dijajagi atau bidang-bidang problema yang masih akan dipelajari.
