BEHANDELINGSFORMULIER AB Vergadering 24-11-2010 Agendapunt 6 Onderwerp Portefeuillehouder Beleidstaak Voorgesteld besluit
Aanbesteding accountantsdiensten W.A. Mateman
Korte motivering
Het algemeen bestuur benoemt eens per vier jaar na aanvang van de zittingsperiode, conform artikel 2 van de controleverordening, de controlerend accountant. Voor deze procedure is een nationale aanbesteding noodzakelijk. De rekeningcommissie heeft de offertes beoordeeld en een advies uitgebracht. Volgens procedure heeft het dagelijks bestuur de voorlopige gunning vastgesteld. Tijdens de zogenaamde Alcatel-periode zijn geen bezwaren binnengekomen, zodat het algemeen bestuur wordt voorgesteld de definitieve gunning conform het voorstel van de rekeningcommissie toe te kennen. Binnen de begroting geraamd
Financiële gevolgen Bijlagen Gevolgde procedure
Verdere Procedure Publiciteit
Financiën Het advies van de rekeningcommissie te volgen en de voorgestelde inschrijver de gunning toe te kennen.
het advies van de rekeningcommissie, het proces verbaal van de aanbesteding ligt ter inzage. Bestuurlijk overleg nee Dagelijks bestuur 10 november 2010 Commissie van advies Rekeningcommissie 26 oktober 2010 Overleg/inspraak nee Anders, te weten nee geen Bekendmaking gunning
Vergadering: Agendapunt:
24-11-2010 6
Nummer: Portefeuillehouder: Contactpersoon: Doorkiesnummer:
ABV 12 W.A. Mateman P.Morauw AA. 070 750 1 537
Den Haag, 10 november 2010 Aan het algemeen bestuur Aanbesteding accountantsdiensten Ingevolge de Controleverordening stadsgewest Haaglanden wordt de controle op de jaarrekeningen van het Stadsgewest Haaglanden voor de jaren 2010 tot en met 2013 opgedragen aan een door uw algemeen bestuur aangewezen accountant. Ten behoeve van de aanbesteding is het Bestek accountantsdiensten Stadsgewest Haaglanden vastgesteld. De voorbereiding van de aanwijzing van de accountant is verricht door de rekeningcommissie. Op 16 september 2010 heeft Stadsgewest Haaglanden de opdracht tot het verrichten van accountantsdiensten met betrekking tot de boekjaren 2010 tot en met 2013 middels een aankondiging in de aanbestedingskalender 'nationaal openbaar' in de markt gezet. Op 8 oktober 2010 heeft Stadsgewest Haaglanden aan alle ondernemingen die het bestek hebben opgevraagd een Nota van Inlichtingen verzonden. De rekeningcommissie heeft de tijdig ingediende inschrijvingen van de volgende bedrijven ontvangen: • PriceWaterhouseCoopers (PWC) • Ernst & Young (E&Y) • Deloitte • Berk • KPMG Uit de ingediende offertes heeft de rekeningcommissie een keuze gemaakt voor Berk NV als de economisch meest voordelige inschrijving. De rekeningcommissie heeft ons geadviseerd aan u voor te stellen om de opdracht te gunnen aan Berk NV te Den Haag. Voorstel Wij stellen u voor om overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit als volgt te besluiten: 1. voornemens te zijn aan Berk NV te Den Haag de opdracht tot de controle van de jaarrekening over de boekjaren 2010 tot en met 2013 te gunnen; 2. dat het onder punt 1 genoemde besluit definitief wordt, indien niet binnen 15 kalenderdagen na mededeling van dit besluit aan de inschrijvers van de aanbesteding een vordering in rechte is gedaan of indien een gedane vordering in rechte is afgewezen. Het dagelijks bestuur van het Stadsgewest Haaglanden, de secretaris, DRS. A. HARKES
de voorzitter J.J. VAN AARTSEN
ONTWERP Het algemeen bestuur van het Stadsgewest Haaglanden; gezien het voorstel d.d. 10 november 2010 van het dagelijks bestuur; gelet op artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet en artikel 2, eerste lid van de Controleverordening stadsgewest Haaglanden; BESLUIT: 1. voornemens te zijn aan Berk NV te Den Haag de opdracht tot de controle van de jaarrekening over de boekjaren 2010 tot en met 2013 te gunnen; 2. dat het onder punt 1 genoemde besluit definitief wordt, indien niet binnen 15 kalenderdagen na mededeling van dit besluit aan de inschrijvers van de aanbesteding een vordering in rechte is gedaan of indien een gedane vordering in rechte is afgewezen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Stadsgewest Haaglanden d.d. 24 november 2010 de secretaris,
de voorzitter,
Advies van de rekeningcommissie
1.
Inleiding
Op 16 september 2010 heeft Stadsgewest Haaglanden de opdracht tot het verrichten van accountantsdiensten met betrekking tot de boekjaren 2010 tot en met 2013 middels een aankondiging in de aanbestedingskalender 'nationaal openbaar' in de markt gezet. Op 8 oktober 2010 heeft Stadsgewest Haaglanden aan alle ondernemingen die het bestek hebben opgevraagd een Nota van Inlichtingen verzonden.
2.
Hoeveelheid inschrijvingen
Op 15 oktober 2010 om 14.05 uur vond de aanbesteding plaats. De aanbestedende dienst heeft op dit tijdstip vijf (5) inschrijvingen ontvangen.
3.
Beoordeling
De beoordeling is conform artikel 2 van de controle verordening en conform het bestek uitgevoerd namens het algemeen bestuur door leden van de rekeningcommissie namelijk: De heer G. Verspuy (voorzitter) gemeente Den Haag Mevrouw J.W. Groeneveld gemeente Zoetermeer Mevrouw drs. D. Dekker-Mulder gemeente Wassenaar De heer A.B. Brussaard gemeente Leidschendam-Voorburg De heer A.J. van Oort gemeente Delft De commissie is ondersteund door de secretaris drs. A. Harkes en de controller P. Morauw AA. De aanbestedende dienst hanteert als gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Stap 1: Beoordeling op compleetheid De rekeningcommissie heeft de tijdig ingediende inschrijvingen van: • PriceWaterhouseCoopers (PWC) • Ernst & Young (E&Y) • Deloitte • Berk • KPMG aan de hand van Bijlage 1 op compleetheid beoordeeld. Alle inschrijvers hebben de in het bestek gevraagde gegevens compleet overgelegd.
2
Stap 2: Beoordeling op voldoen aan de gestelde (geschiktheidseisen) De rekeningcommissie heeft de tijdig ingediende inschrijvingen van: • PriceWaterhouseCoopers (PWC) • Ernst & Young (E&Y) • Deloitte • Berk • KPMG aan de hand van Bijlage 2 op het voldoen aan de gestelde geschiktheideisen beoordeeld. Alle inschrijvers hebben de in het bestek gevraagde gegevens compleet overgelegd.
Stap 3: Beoordeling op gunningcriteria De rekeningcommissie heeft de ingediende en niet terzijde gelegde offertes beoordeeld op het gunningcriterium 'kwaliteit'.
Subcriteria
Vakkundigheid Adviespotentieel Controleaanpak Rapportages Natuurlijke advies functie Flexibiliteit Contactpotentieel
Aantal
Aantal
Aantal
Aantal
Aantal
punten
punten
punten
punten
punten
PWC
E&Y
Deloitte
BERK
KPMG
10 4 5 4 3
15 4 5 5 5
20 4 5 5 5
15 5 5 4 5
10 4 3 5 5
3 2
3 2
3 2
3 2
1 2
3
Na de beoordeling van de offertes op het gunningcriterium 'kwaliteit' heeft de rekeningcommissie de ingediende en niet terzijde gelegde offertes beoordeeld aan de hand van het gunningcriterium 'prijs'. Subcriteria
Vaste prijs per jaar Uurtarieven Prijs review Indexering
Totaal
Totaal
Totaal
Totaal
punten
punten
punten
punten
punten
PWC
KPMG
Deloitte
BERK
KPMG
8 8 2 1
32 2 1 1
24 4 1 2
Totaal
40 10 0 2
16 6 2 3
De inschrijvers hebben als volgt gescoord: Inschrijvers 1. PWC 2. E&Y 3. Deloitte 4. Berk 5. KPMG
Kwaliteit
Prijs 31 39 44 39 30
Totaal punten 19 36 31 52 27
Rangorde 50 75 75 91 57
5 2/3 2/3 1 4
Stap 4: Beoordeling of op inschrijver met economisch meest voordelige aanbieding de uitsluitingsgronden van toepassing zijn De rekeningcommissie heeft aan Berk NV te Den Haag gevraagd om binnen 10 dagen na dagtekening van het verzoek de bewijsmiddelen als genoemd in artikel 2.7.4. en 2.7.5. ARW 2005 over te leggen. Berk NV te Den Haag heeft aan dit verzoek voldaan. Aan de hand van Bijlage 3 heeft de aanbestedende dienst beoordeeld of Berk NV te Den Haag valt onder één van de uitsluitingsgronden. Uit de bewijsmiddelen is gebleken dat op Berk NV te Den Haag geen van de uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
4.
Conclusie
Gelet op bovenstaande beoordeling komt Berk NV te Den Haag voor gunning van de opdracht in aanmerking. Het dagelijks bestuur heeft, conform procedure, op 10 november 2010 de voorlopige gunning en de voorlopige afwijzingen verzonden. Binnen het aflopen van de zogenaamde Alcatel-termijn zijn geen bezwaren van de afgewezen inschrijvers binnengekomen. De Rekeningcommissie adviseert het algemeen bestuur om Berk NV te Den Haag de opdracht te verlenen.
4
Bijlage 1 – Checklist compleetheid In geval geen sprake is van een combinatie: Document / Verklaring 1. Uittreksel handelsregister Kamer van Koophandel 2. Formulier A (par. 4.2.2) (Uitsluitingsgronden) 3. Formulier B (par. 4.2.3) (Financiële en economische draagkracht) 4. Jaarverslag (inclusief jaarrekeningen) over laatste drie beschikbare boekjaren, inclusief goedkeurende accountantsverklaring (par. 4.2.3) 5. Opgave omzet, inclusief accountantsverklaring (par. 4.2.3) of Jaarverslagen met verklaring 6. Bewijs verzekering beroepsaansprakelijkheid (par. 4.2.3) 7. Bewijs verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid (par. 4.2.3) 8. Garantverklaring moedermaatschappij, indien relevant (par. 4.2.3) 9. Formulier C (par. 4.2.4) (beroepsbekwaamheid) 10. Tevredenheidsverklaring referentieopdracht (par. 4.2.4) (2x)
*Paragrafen verwijzen naar de paragrafen in de Bestek.
Akkoord ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
5
Bijlage 2 – Checklist Minimumeisen 1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
8.
Document / Verklaring Uittreksel inschrijving in Beroeps- of Handelsregister niet ouder dan zes maanden voorafgaande aan datum van aanbesteding en weergave actuele situatie (paragraaf 4.2.1) De inschrijver dient, op straffe van uitsluiting, met betrekking tot de laatste drie beschikbare boekjaren, (i) te beschikken over een positief eigen vermogen, en (ii) een liquiditeitsratio (vlottende activa : vlottende passiva) te hebben dat gelijk is aan of groter is dan 1.0, en (iii) een solvabiliteitsratio (eigen vermogen : balanstotaal) te hebben dat gelijk is aan of groter is dan 0.25, en (iv) jaarstukken te hebben die zijn voorzien van een goedkeurende verklaring van een registeraccountant of een daaraan gelijk te stellen accountant. (paragraaf 4.2.3) De inschrijver dient tevens, op straffe van uitsluiting, in de laatste drie beschikbare boekjaren een gemiddelde omzet te hebben bereikt gelijk aan of groter dan € 300.000 (excl. BTW) per jaar. (paragraaf 4.2.3) De inschrijver dient over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering te beschikken met een minimale dekking van € 300.000 per gebeurtenis per jaar. (paragraaf 4.2.3) De inschrijver dient tevens over een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering te beschikken met een minimale dekking van € 300.000 per gebeurtenis per jaar. (paragraaf 4.2.3) Twee referentieopdrachten met tezamen een aanneemsom van meer dan € 100.000 met verklaring opdrachtgever (paragraaf 4.2.4) De inschrijver dient, op straffe van uitsluiting, in de afgelopen drie jaar voorafgaand aan de datum van aanbesteding gemiddeld per jaar een personeelsbezetting te hebben gehad van ten minste drie registeraccountants en twaalf controlemedewerkers die ervaring hebben met het controleren van jaarrekeningen van een (grote) gemeente en/of gemeenschappelijke regeling (paragraaf 4.2.4) Een tevredenheidsverklaring per referentieopdracht
*Paragrafen verwijzen naar de paragrafen in de Bestek.
Akkoord ja
ja
ja
ja
ja
ja ja
ja
6
Bijlage 3 – Checklist Uitsluitingsgronden In geval geen sprake is van een combinatie: Document / Verklaring 1. Verklaring griffie van de bevoegde rechtbank, dat de inschrijver niet verkeert in de omstandigheden als genoemd in artikel 2.7.4. ARW 2005 2. Verklaring omtrent het gedrag, bedoeld in artikel 28 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens, dat de inschrijver niet verkeert in de omstandigheden als genoemd in artikel 2.7.5. ARW 2005
Akkoord ja ja
