1 Bedrijfsproces Patterns In dit document worden bedrijfsproces patterns beschreven met behulp van de Actor Activity Diagramming syntax. Patterns zijn...
Bedrijfsproces Patterns In dit document worden bedrijfsproces patterns beschreven met behulp van de Actor Activity Diagramming syntax. Patterns zijn specifieke deeltjes van een bedrijfsproces die in meerdere bedrijfsprocessen te herkennen zijn. Voor het beschrijven van de bedrijfsproces patterns wordt de volgende categorie-indeling gebruikt: • Een bedrijfsproces beginnen • Vragen om meer informatie • Werken • Doorgeven van werk • Een bedrijfsproces beëindigen Uitgangspunten voor het modelleren en een definitie van de termen worden in afzonderlijke documenten beschreven.
Een bedrijfsproces beginnen 1. Een Klant stuurt een Case naar een Actor Een klant stuurt een geschreven case (bestelling, opdracht, verzoek, vraag) naar een actor in een organisatie. Dit representeert de eerste transactie of de overdracht à charge en markeert het begin van een bedrijfsproces. Als de actor de case accepteert is de organisatie gehouden het gevraagde product of de dienst te leveren. De case is voldoende gespecificeerd. Desgewenst kan met een annotatie het medium van overdracht (post, fax, email) worden weergegeven. Activiteiten die met de overdracht gepaard gaan, zoals verzendklaar maken kunnen als afzonderlijke activiteiten worden gemodelleerd. Een voorbeeld is: •
Een klant stuurt per post een bestelling uit een catalogus op naar een postorder bedrijf. De bestelling is hier nauwkeurig gespecificeerd. Er vindt geen overleg met de klant plaats over de bestelling.
2. Een Klant brengt mondeling een Case over aan een Actor Een klant kan bellen met een melding, een vraag of verzoek, of zelf aan een balie verschijnen. Dit betreft een gezamenlijke activiteit van klant en actor die als simultaan activiteit wordt gemodelleerd. Wanneer dit het begin van een bedrijfsproces is wordt voorafgaand aan de gezamenlijke activiteit een eerste overdracht of overdracht à charge toegevoegd. Voorbeelden zijn: •
Een softwaregebruiker meldt per telefoon of via de frontoffice balie een ICT-helpdesk dat een applicatie niet goed functioneert. De medewerker Helpdesk probeert door vragen meer informatie te verkrijgen.
•
Een persoon verschijnt aan een balie van een Centrum voor Werk om een dreigende werkloosheid te melden. De baliemedewerker gaat op de melding in en probeert door naar informatie te vragen de volgende stappen te bepalen.
D.J. Schaap – RUG
13 december 2006
1
Actor Activity Diagramming – Proces Patterns
3. Een Klant brengt een Case via een Informatiesysteem over aan een Actor Een klant voert een case (bestelling, verzoek, melding of vraag) via een Informatiesysteem (Web portal, email systeem) in. Een actor van de organisatie wordt door het informatiesysteem op de hoogte gebracht van de case. Wanneer deze transactie het begin van een bedrijfsproces is wordt een eerste overdracht ofwel een overdracht à charge toegevoegd. Het informatiesysteem kan meest rechts worden geplaatst of tussen klant en actor in. Een email bericht kan ook worden gemodelleerd als sturen van een case (zie 1). In dat geval is het informatiesysteem niet nodig. Voorbeelden zijn: •
Een klant vraagt via een web portal bij een reisbureau een reis aan. De reisaanvraag wordt door de web portal gemeld aan de medewerker van het reisbureau die er vervolgens aan werkt. Als de klant zijn eigen reservering maakt via Internet moet er bij de reisorganisatie wel iemand zijn die beschikbaar is voor vragen en klachten.
•
Een verzekerde meldt een schademelding via de web portal van zijn verzekeringsmaatschappij.
•
Een burger meldt een poging tot diefstal bij een politiebureau.
Vragen om meer informatie 4. Een Actor overlegt met een Klant Mondeling overleg wordt gemodelleerd als een gelijktijdig uitgevoerde activiteit. Optioneel kan een voorwaarde worden gemodelleerd. Een voorbeeld is: •
Een medewerker Stadskantoor vraagt een burger om meer gegevens over een bouwvergunningaanvraag. Er wordt alleen overlegd als het nodig is.
D.J. Schaap – RUG
13 december 2006
2
Actor Activity Diagramming – Proces Patterns
5. Een Actor vraagt een Klant om een Activiteit uit te voeren De klant wordt door een actor gevraagd om een activiteit uit te voeren en de case terug te sturen. Dit wordt gemodelleerd als een terugwaartse overdracht en na de activiteit gevolgd door een normale overdracht. Desgewenst kan een voorwaarde worden gemodelleerd. Een voorbeeld is: •
Een medewerker Stadskantoor vraagt een burger om meer gegevens te sturen over een bouwvergunningaanvraag.
6. Een Actor vraagt een Klant om een activiteit uit te voeren en via een Informatiesysteem te communiceren De klant wordt door een actor gevraagd om een activiteit uit te voeren en het informatiesysteem van de organisatie te gebruiken om nieuwe of extra gegevens te zenden. Dit wordt gemodelleerd als een actor-informatiesysteem interactie die wordt voorafgegaan door een terugwaartse overdracht en na de activiteit gevolgd door een voorwaartse overdracht. Indien gewenst kan een voorwaarde worden gemodelleerd. Een voorbeeld is: •
Een medewerker Stadskantoor vraagt een burger om via email meer gegevens te sturen over een bouwvergunningaanvraag.
Werken 7. Een Actor voert een Activiteit uit Een activiteit is een taak die door een actor wordt uitgevoerd. Door de actor wordt waarde aan een product of dienst ergens op het pad van specificatie naar eindproduct toegevoegd. Voorbeelden zijn: •
Een medewerker verzekeringen neemt een ontvangen polisaanvraag in behandeling: hij bestudeert de aanvraag.
•
Een verkoopmanager neemt een besluit over een offerte.
•
Een medewerker verzending maakt goederen voor verzending gereed.
D.J. Schaap – RUG
13 december 2006
3
Actor Activity Diagramming – Proces Patterns
8. Een Actor voert een Activiteit batchgewijs uit Een actor voert een activiteit batchgewijs uit indien cases worden opgehouden totdat aan een voorwaarde van tijd of hoeveelheid is voldaan. De voorwaarde kan met een annotatie worden aangegeven. Voorbeelden zijn: •
Een medewerker verzekeringen neemt een batch ontvangen polisaanvragen in behandeling.
•
Een medewerker verzending maakt een batch goederen gereed voor verzending gereed.
9. Een Informatiesysteem voert een Actie uit Door een informatiesysteem kan een geprogrammeerde actie worden uitgevoerd. Een voorbeeld is: •
Aan het einde van een werkdag wordt door een workflow management systeem een overzicht van de cases die afgehandeld zijn en de werkvoorraad afgedrukt.
10. Een Actor overlegt mondeling met een andere Actor Beide actoren voeren gezamenlijk een activiteit uit. Dit wordt gemodelleerd als een simultane activiteit. Een voorwaarde is optioneel. Een voorbeeld is: •
Een medewerker Stadskantoor heeft overleg met een collega (adviseur ruimtelijke ordening) over een bouwvergunningaanvraag.
11. Een Actor heeft een Interactie met een Informatiesysteem Een actor die gegevens invoert of een informatiesysteem raadpleegt pleegt interactie met een informatiesysteem (Actor-Informatiesysteem interactie). Het wordt niet beschouwd als overdracht maar als een vorm van activiteit. Voorbeelden zijn: •
Een medewerker Stadskantoor raadpleegt bij het behandelen van een bouwvergunningaanvraag een Bouwvergunning informatiesysteem.
•
Een medewerker Verkoopadministratie voert een verkoopopdracht in een Verkoopinformatiesysteem in.
D.J. Schaap – RUG
13 december 2006
4
Actor Activity Diagramming – Proces Patterns
12. Een Actor wordt door een Informatiesysteem geïnformeerd Een informatiesysteem kan autonoom een actor op de hoogte stellen van een gebeurtenis of een dossier zenden. Een voorbeeld is: •
Een medewerker Stadskantoor krijgt een bericht dat een collega een advies over een bouwvergunningaanvraag heeft geplaatst in een Bouwvergunning informatiesysteem.
Doorgeven van werk 13. Een Actor geeft een Case door aan een volgende Actor Het doorgeven van werk aan een volgende actor wordt weergegeven door een voorwaartse overdracht. Activiteiten die met de overdracht gepaard gaan (bij voorbeeld: verzendklaar maken) worden bij de actor die het initiatief neemt gemodelleerd als activiteiten. Een voorbeeld is: •
Een medewerker ICT-helpdesk kan zelf een software probleem niet oplossen en geeft het door aan een software specialist.
14. Een Actor geeft een Case terug aan een vorige Actor Werk teruggeven aan een vorige actor wordt weergegeven door een terugwaartse overdracht. Activiteiten die met de overdracht gepaard gaan (bij voorbeeld: verzendklaar maken) worden bij de actor die het initiatief neemt gemodelleerd als activiteiten. Een voorbeeld is: •
Een expert brandverzekeringen heeft een claim bestudeerd en geeft het dossier met een advies terug aan een behandelende medewerker.
15. Een Actor geeft een Case door aan een andere Actor of terug aan een vorige als aan een voorwaarde is voldaan De overdracht wordt weergegeven door een voorwaartse of terugwaartse overdracht aangevuld met een voorwaarde. Een voorbeeld is: •
Een verkoper geeft een offerte indien boven zijn mandaat ter autorisatie door aan de verkoopmanager.
•
Een kwaliteitsmanager informeert een software specialist alleen als een controle van software daar aanleiding toe geeft.
D.J. Schaap – RUG
13 december 2006
5
Actor Activity Diagramming – Proces Patterns
16. Een Actor geeft een Case via een Informatiesysteem door aan een volgende Actor. Een actor gebruikt het informatiesysteem van de organisatie om een case door te geven. De volgende actor wordt geïnformeerd door het informatiesysteem. Beide actor-informatiesysteem interacties worden aangevuld met een overdracht om de overdracht van verantwoordelijkheid te benadrukken. Een voorbeeld is: •
Een medewerker verzekeringen geeft een brandschadeclaim door aan een medewerker brandverzekeringen via een Polis Informatiesysteem.
17. Een Informatiesysteem communiceert met een ander Informatiesysteem Een informatiesysteem kan informatie zenden naar of ontvangen van een ander informatiesysteem. Een voorbeeld is: •
Een informatiesysteem waarin de economische voorraad is opgeslagen wordt bijgewerkt door een informatiesysteem waarin de technische voorraad is opgeslagen.
Een bedrijfsproces beëindigen 18. Een Actor levert het gevraagde Product of de Dienst aan een Klant De levering van het gerede product of dienst markeert het einde van het bedrijfsproces. Het wordt gemodelleerd als laatste overdracht (overdracht à décharge) waarmee décharge van de organisatie wordt aangegeven. De organisatie is weer beschikbaar is voor volgende klanten. Décharge wordt meestal niet expliciet geregeld. Vergelijk met het aannemen van een poststuk. Voorbeelden zijn: •
Een offerte wordt door een verkoopadministratie naar een klant gestuurd.
•
Een medewerker distributie verzendt bestelde goederen naar een klant
•
Een helpdesk medewerker geeft de klant een antwoord op zijn vraag.
