BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Perkiraan Perkiraan adalah prediksi dari suatu variabel yang didasarkan pada nilai- nilai
lampau yang diketahui dari variabel tersebut atau dari variabel lain yang berhubungan. Prediksi itu juga dapat berdasarkan pada penilaian seorang ahli yang pada akhirnya didasarkan pada data historis dan pengalaman (Spyro Makridakis, 1998, halaman 3). Seringkali ada jarak waktu antara kesadaran dari suatu peristiwa yang akan datang tentang kebutuhan dan kejadian dari peristiwa tersebut. Waktu disini adalah alasan utama untuk perencanaan dan perkiraan. Apabila waktunya no l atau sangat kecil, maka tidak perlu adanya perencanaan. Tetapi jika waktunya panjang dan hasil akhir dari peristiwa bergantung pada faktor- faktor yang dapat diketahui, perencanaan dapat memainkan peranan penting. Pada situasi seperti ini, perkiraan dibut uhkan untuk memperkirakan kapan sesuatu akan terjadi atau akibat ditimbulkan, sehingga tindakan yang sesuai dapat diambil.
2.2
Permintaan dan Suplai
Permintaan adalah jumlah sebuah barang atau jasa dimana para pembeli mau dan mampu untuk membelinya dalam jangka waktu tertentu pada suatu kondisi ekonomi tertentu yang diberikan (Mark Hirschey, 2000, halaman 78). Suplai adalah jumlah sebuah barang atau jasa dimana para produsen mau dan mampu untuk menjualnya dalam jangka waktu tertentu pada suatu kondisi ekono mi tertentu yang diberikan (Mark Hirschey, 2000, halaman 86). Dengan kata lain, menurut Mark Hirschey, permintaan adalah jumlah total yang mau dan dapat dibeli oleh para pembeli, sementara suplai adalah jumlah total yang ditawarkan untuk dijual.
2.3
Persediaan Persediaan adalah barang tersedia untuk dijual sebagai bagian dari suatu kegiatan
normal usaha perusahaan. Terkecuali pada organisasi/perusahaan jasa tertentu, persediaan adalah aset yang penting dan sesuatu yang esensial dari perusahaan (John J. Wild, 2004, halaman 204). Pada perusahaan perdagangan, persediaan terdiri dari semua barang-barang yang dimiliki dan dikuasai untuk dijual kepada pelanggan. Persediaan diharapkan untuk diubah menjadi tunai (cash) di dalam siklus operasional perusahaan. Sik lus operasional dari suatu usaha perdagangan adalah periode waktu yang diperlukan untuk mengubah kas menjadi persediaan, persediaan menjadi piutang dagang dan piutang dagang menjadi kas (Williams, Haka, Bettner, 2005, halaman 226).
3. Pengumpulan piutang
Piutang
Kas
1. Pembelian barang dagangan
Persediaan
Gambar 2.1: Sikus Operasional dari Suatu Usaha Perdagangan
2.4
Sistem Sebuah sistem dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu kumpulan
elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi yang membentuk satu kesatuan. Dengan kata lain suatu sistem merupakan suatu keseluruha n yang unsur- unsurnya tergantung bersama karena unsur-unsur itu saling mempengaruhi dari waktu ke waktu dan beroperasi menurut tujuan bersama. Complex system merujuk pada sebuah sistem yang terdiri dari banyak elemen yang saling berhubungan secara non linier. Karena hubungannya adalah non linier, complex system bukan hanya sekadar jumlah dari unsur- unsurnya, tetapi lebih dari itu. Pada hubungan non linier, perubahan pada suatu sisi tidak proporsional dengan perubahan pada yang lainnya. Hal ini menyebabkan, pada complex system yang terdiri dari banyak elemen, perilaku dari sistem bisa menjadi menarik maupun tidak terduga (http://en.wikipedia.org/wiki/Complex_system). Menurut James A. O’Brien, sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama ke satu arah, satu tujuan, dengan menerima input dan
menghasilkan output di dalam perubahan bentuk yang terorganisir (James A. O’Brien, 2004, halaman 8). Sebuah sistem mempunyai tiga dasar interaksi komponen atau fungsi: •
Input, meliputi mengumpulkan dan merakit unsur yang akan diproses yang memasuki sistem.
•
Proses, meliputi proses perubahan bentuk yang mengubah input menjadi output.
•
Output, meliputi perpindahan unsur yang sudah dihasilkan pada proses perubahan bentuk menuju tujuan akhirnya. Suatu sistem akan mentransformasikan input menjadi output dimana proses
transformasi secara khas ditandai dengan adanya feedback (umpan balik ). Feedback adalah esensi dari sebuah sistem, tanpa umpan balik maka tidak ada sistem. Dengan umpan balik maka akan dik etahui konsekuensi dari langkah yang telah dilakukan sebagai masukan kembali karena akan mempengaruhi langkah berikutnya.
2.5
System Thinking System Thinking merupakan pendekatan yang melihat dunia sebagai sebuah
complex system, semuanya saling berhubungan, sehingga tidak mungkin hanya melakukan satu hal (Sterman, 2000, halaman 4). System Thinking cocok untuk suatu lingkungan yang kompleks, dimana dengan pendekatan berpikir sistem maka kekompleksan akan dilihat sebagai suatu yang holistik dan saling terkait (holisticare and interrelated). System Thinking mempelajari sebuah organisasi sebagai sebuah kesatuan interaksi dengan lingkungannya (Haines, 2000, halaman 34). System Thinking kemudian bekerja
mundur untuk memahami bagaimana setiap bagian dari kesatuan itu dapat saling berhubungan dan saling mendukung tujuan sistem tersebut. Haines menggambarkan System Thinking dalam lima elemen kunci/fase yaitu A, B, C, D, dan E. seperti yang digambarkan dalam Gambar 2.2 di bawah ini.
Phase C
Phase D
Input (Current State)
Phase A Output (Future State)
Throughput (Transition State)
Phase B
Feedback Loop E Environment Gambar 2.2 Lima Elemen Kunci System Thinking
Fase A berarti pengkonsentrasian pertama terhadap harapan yang diinginkan. Fase B berarti menetapkan suatu sistem umpan balik yang terukur berdasarkan kemajuan organisasi. Fase C berarti menentukan dimana posisi sekarang berada. Fase D berarti gambaran dari tindakan yang dibutuhkan, dan fase E berarti secara terus- menerus memperhatikan faktor lingkungan. System Thinking melihat beberapa jenis sistem dari perspektif yang sama, sehingga membentuk diagram causal loop yang sama pula. Cara System Thinking ini biasanya diikuti dengan pembentukan dan pengujian model dengan menggunakan
simulasi komputer serta pengujian alternatif kebijakan atau rekomendasi dari model tersebut. Proses inilah yang disebut system dinamics. System Dynamics memiliki kriteria sebagai berikut: (1) perilaku yang selalu berubah terhadap waktu, (2) adanya kompleksitas detail maupun dinamik, (3) tidak bersifat linier.
2.6
System Dynamics System Dynamics adalah sebuah metoda untuk meningkatkan pembelajaran pada
complex system. Seperti halnya perusahaan penerbangan menggunakan flight simulator untuk membantu pilot belajar, System Dynamics, setidaknya sebagian, merupakan sebuah metoda untuk menghasilkan management flight simulator (Sterman, 2000, halaman 4). Yang membedakan System Dynamics dengan pendekatan lain dalam mempelajari complex system adalah penggunaan feedback loop. Stock dan flow membantu menggambarkan bagaimana sebuah sistem dihubungkan oleh feedback loop yang menyebabkan kenonlinieran yang sering kali ditemukan pada masalah sehari- hari di dunia modern. Software komputer digunakan untuk mensimulasikan sebuah model System Dynamics dari situasi yang yang sedang dipelajari. Menjalankan simlasi “what if” untuk menguji kebijakan tertentu pada sebuah model dapat benar-benar membantu dalam mengerti
bagaimana
sistem
berubah
sejalan
dengan
waktu
(http://web.mit.edu/sdg/www/what_is_sd.html). Dengan membuat management flight simulator, dapat dipersingkat waktu dan jarak sehingga dapat dipahami efek samping jangka panjang dari keputusan, mempercepat pembelajaran, membangun pemahaman terhadap sistem yang kompleks, dan merancang struktur dan strategi untuk kesuksesan yang lebih besar.
System Dynamics adalah suatu metoda yang dikembangkan di Massachusetts Institute of Technology oleh Professor Jay W. Forrester. System Dynamics adalah metoda unik yang pada mulanya ditujukan untuk membantu para manajer dan pembuat peraturan untuk masyarakat dalam menerapkan kebijakan yang menguntungkan dan sukses bertahan lama. Dengan kata lain System Dynamics didesain sebagai alat dimana para pembuat keputusan dapat memakainya untuk membantu menyelesaikan masalah yang mendesak yang mereka hadapi di organisasi/perusahaan.
2.6.1 Policy Resistant dan Side Effect Kadang suatu kebijakan dapat membuat efek samping yang tidak diantisipasi sebelumnya. Usaha kita untuk menstabilkan sistem malah menjadi tidak stabil pada akhirnya. Keputusan kita sering memancing reaksi pihak lain untuk mengembalikan keseimbangan sebelumnya yang kita ganggu dengan keputusan tersebut. Dinamika yang tidak diinginkan ini sering menyebabkan timbulnya policy resistance, tendensi untuk intervensi menjadi tertunda, lemah, atau dikalahkan oleh respon dari sistem itu sendiri terhadap intervensi tersebut. Salah satu sebab policy resistance adalah kecenderungan kita untuk mengartikan pengalaman sebagai rangkaian dari peristiwa (event-oriented), contohnya persediaan terlalu tinggi atau penjualan bulan ini rendah. Kita diajarkan dari dulu bahwa setiap peristiwa pasti ada sebab, yang pada gilirannya adalah suatu akibat dari sebab sebelumnya. Persediaan terlalu tinggi disebabkan oleh penjulan yang rendah, penjualan
rendah disebabkan kompetitor menurunkan harga, kompetitor menurunkan harga disebabkan penjualannya rendah, dan seterusnya. Memandang dunia dari sudut event-oriented mengantar pada pendekatan pemecahan
masalah
secara
event-oriented
pula.
Kita
menilai
kondisi
dan
membandingkan dengan tujuan kita. Perbedaan antara situasi yang kita inginkan dan penilaian kita terhadap situasi saat ini, mendefinisikan masalah kita. Gambar berikut adalah bagaimana kita berusaha menyelesaikan masalah kita dengan sudut event-oriented (Sterman, 2000, halaman 11).
Tujuan Masalah
Keputusan
Hasil
Situasi Gambar 2.3: Sudut Pandang Event-Oriented
Sebagai contoh, penjualan perusahaan bulan kemarin sebesar Rp. 80.000.000,-, namun target penjualan sebesar Rp. 100.000.000,-. Masalahnya adalah penjualan yang 20% lebih rendah dari yang diinginkan. Kita pasti akan memikirkan bermacam solusi untuk memperbaiki masala h tersebut. Mungkin dilakukan potongan harga untuk menstimulasi permintaan dan menaikan pangsa pasar, mencari manajer penjualan baru yang lebih agresif, dan cara lainnya. Dari berbagai cara tersebut dipilih cara yang dinilai terbaik, dinilai akan memberikan hasil terbaik. Sejenak penjualan meningkat, masalah kelihatannya terselesaikan.
Sistem akan bereaksi atas solusi yang kita putuskan. Begitu penjualan kita naik maka kompetitor akan memotong harga, dan penjualan turun lagi. Solusi kemarin menjadi masalah hari ini. Inilah yang disebut feedback (umpan balik), hasil dari tindakan kita menentukan situasi yang kita hadapi di masa depan. Situasi yang baru mengubah penilaian kita terhadap masalah dan keputusan yang kita ambil besok (Gambar 2.4). Keputusan kita mengubah lingkungan kita, menuju keputusan yang baru. Policy resistance timbul karena kita sering kali tidak memahami seluruh jangkauan dari feedback yang beroperasi pada sistem. Ketika tindakan kita me ngubah keadaan suatu sistem, pihak lain bereaksi untuk mengembalikan keseimbangan yang telah kita ganggu. Tindakan kita juga dapat memicu efek samping. Feedback ini dapat berakhir pada hasil yang tidak terantisipasi dan kebijakan yang tidak efektif (Gambar 2.5).
Keputusan Tujuan Lingkungan
Gambar 2.4: Cara Pandang Feedback
Keputusan Tujuan
Efek samping Lingkungan
Tujuan Pihak Lain Tindakan Pihak Lain
Gambar 2.5: Hasil yang Tidak Terantisipasi dan Kebijakan yang Tidak Efektif
Di dalam dunia realita tidak ada yang namanya efek samping, yang ada hanya efek atau dampak saja. Ketika kita mengambil tindakan, terdapat dua macam efek yang timbul. Efek yang kita pikirkan sebelumnya, atau yang mendatangkan manfaat, yang kita sebut efek utama atau efek yang diharapkan. Efek yang tidak kita antisipasi sebelumnya, atau efek yang feedback-nya akan mengurangi kefektifan keputusan kita, atau efek yang akan merusak sistem, inilah yang kita sebut efek samping. Efek samping bukanlah ciri dari realita tetapi suatu tanda bahwa cacat dan sempitnya pemahaman kita terhadap sistem.
2.6.2 Feedback
Sebagian besar seni dalam pemodelan System Dynamics adalah menemukan dan menggambarkan proses feedback, bersama struktur stock and flow, time delay, dan kenonlinieran yang menentukan dynamics suatu sistem. Perilaku yang paling kompleks biasanya timbul dari interaksi (feedback) antara komponen dari suatu sistem, bukan dari kompleksnya komponen tersebut. Semua dynamics timbul dari interaksi dua tipe feedback loop, yaitu positive atau self-reinforcing loop dan negative atau self-correcting loop. Positive loop cenderung untuk memperkuat atau memperbesar apapun yang terjadi dalam suatu sistem. Negative loop membalas dan menentang perubahan.
Gambar 2.6: Positive Feedback
Gambar 2.7: Negative Feedback
Namun dynamics itu dapat menjadi lebih kompleks dikarenakan dunia sebenarnya tidaklah sesederhana itu. System Dynamics menekankan pada banyak loop, banyak kondisi, karakter nonlinear dari feedback system di mana kita hidup. Menurut John D. Sterman (Sterman, 2000, halaman 22) Dynamics Complexity timbul karena sistem bersifat: • Dynamic, perubahan sistem terjadi pada banyak skala waktu, dan perbedaan skala waktu ini kadang saling berinteraksi. • Tightly coupled, pelaku dalam sistem berinteraksi kuat dengan yang lainnya dan dunia sekelilingnya. Semuanya terhubung dengan yang lainnya. • Governed by feedback, karena kaitan erat diantara para pelaku, maka kegiatan di antara mereka saling feedback. • Nonlinear, suatu akibat kadang jarang sesuai dengan sebab. Nonlinieritas kadang berasal dari dasar fisik suatu sistem. Nonlinieritas juga timbul ketika berbagai faktor saling berhubungan dalam pengambilan keputusan. • History-dependent, pengambilan satu jalan sering menghalangi pengambilan yang lain dan menetukan dimana kita berakhir (ketergantungan alur). • Self-organizing, dynamics suatu sistem timbul secara spontan dari internal strukturnya. Seringkali sedikit gangguan kecil secara acak diperbesar dan dibentuk oleh struktur feedback, membangkitkan pola di dalam ruang dan waktu dan menciptakan ketergantungan alur.
• Adaptive, adaptasi terjadi seperti orang yang belajar dari pengalaman, terutama ketika mereka belajar cara baru untuk mencapai tujuannya sewaktu mereka menghadapi rintangan. • Counterintuitive, dalam sistem yang kompleks sebab dan akibat jauh dalam ruang dan waktu ketika kita cenderung untuk mencari sebab yang mendekati kejadian yang kita cari untuk dijelaskan. Perhatian kita tertuju pada gejala- gejala yang rumit daripada mendasari penyebabnya. • Policy resistant, kompleksitas dari suatu sistem yang kita sertakan pada kemampuan kita untuk memahaminya, hasilnya malah banyak solusi yang nampaknya jelas nyata ke permasalahan gagal atau malah menambah buruk situasi. • Characterized by trade-offs, waktu tunda pada saluran umpan balik berarti respons jangka panjang
dari sistem untuk intervensi selalu berbeda dari respons jangka
pendeknya.
2.6.3 Causal Loop Diagram dan Stock Flow Diagram Causal Loop Diagram (CLD) adalah suatu bentuk pemetaan yang menunjukkan hubungan sebab alibat antara variabel dengan panah dari sebab ke akibat (Sterman, 2000, halaman 102). Hubungan sebab akibat dapat merupakan hubungan positif atau Reinforcing dengan simbol + atau R, maupun hubungan negatif atau Balancing dengan simbol – atau B. Simbol-simbol pada CLD dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 2.1: Simbol-Simbol dalam CLD No
Simbol
Keterangan
1
+ / - atau S / O
+ / S menunjukkan kesamaan arah antara sebab akibat - / O menunjukkan perbedaan arah antara sebab dan akibat
2
B (Balancing)
Balancing jika terjadi feedback loop negatif
R (Reinforcing)
Reinforcing jika terjadi feedback loop positif (Untuk mengetahui B atau R adalah dengan menghitung jumlah - / O. Jika ganjil maka loop tersebut adalah B)
Stock Flow Diagram (SFD) menggambarkan struktur secara fisik, dimana stock merupakan akumulasi yang dapat bertambah dan berkurang, sedangkan flow adalah proses yang menyebabkan stock bertambah atau berkurang. Tabel 2.2 berikut memperlihatkan simbol-simbol yang digunakan dalam SFD.
Tabel 2.2: Simbol-simbol dalam SFD Simbol
Nama
Keterangan
Stock / State / Level Akumulasi Rate / Flow
Aliran yang terdiri dari unsur awan (asal
sumber
atau
buangan
aliran),
klep/katup dan saluran aliran. ?
Auxilliary
Simbol dari konstanta atau penghubung perhitungan dalam simulasi model.
?
Constant
Causal Link
Representasi variabel sebagai sebab atau akibat dengan atau tanpa penundaan yang
Causal Link with dihubungkan dengan tanda panah. Delay
2.6.4 Struktur dan Perilaku dari Dynamic System Perilaku dari suatu sistem timbul dari strukturnya. Dimana struktur itu terdiri dari feedback loop, stock dan flow, dan nonliniearitas yang tercipta oleh interaksi struktur secara fisik dan kelembagaan dengan proses pengambilan keputusan dari agen yang bertindak di dalamnya. Beberapa mode perilaku yang fundamental adalah exponential growth, goal seeking, dan oscillation. Masing- masing perilaku ini dihasilkan dari struktur feedback sederhana. Exponential growth timbul dari positive feedback, goal seeking timbul dari negative feedback , dan oscillation timbul dari negative feedback dengan time delay pada loop-nya.
Time
Time
Exponential Growth
Goal Seeking
Time
Oscillation
Gambar 2.8: Mode Perilaku Fundamental Dynamic System
2.5
Model dan Simulasi Model adalah penyederhanaan dari sesuatu. Model menggambarkan fenomena
suatu objek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan itu adalah entitasnya. Jika model
menggambarkan fluktuasi volume penjualan perusahaan, penjualan perusahaan itu adalah entitasnya. (Raymond McLeod, Jr., 1996, halaman 65) Penggunaan model dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut: 1. Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar. Dapat dipastikan, pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengenai sistem fisik. 2. Kecepatan proses simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat. Dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun. 3. Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metoda penghasil informasi lain. 4. Model lebih murah daripada metoda trial and error. Proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu pengembangan serta perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk. Dalam prakteknya, pemahaman yang efektif dari model adalah yang terbaik, apalagi ketika si pembuat keputusan ikut berpartisipasi aktif dalam membangun model tersebut. Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi adalah satu-satunya cara yang praktis dalam menguji model. Juga dalam situasi seperti feedback yang sangat lambat dan sering diubah menjadi tidak efektif oleh kompleksitas dynamics, penundaan waktu, feedback yang kurang dan rancu, kurangnya keahlian dalam menjabarkan, reaksi yang muncul belakangan, serta biaya-biaya percobaan. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecah masalah.
