BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Kas Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksitransaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini. Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar atau landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan. Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan, kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas. Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya selalu membutuhkan kas, kas diperlukan baik untuk membiayai operasi perusahaan sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap. Pada umumnya kas yang dimiliki oleh perusahaan terdiri dari : a.

Kas pada perusahaan (Cash On Hand) Yang termasuk cash on hand adalah :

12 http://digilib.mercubuana.ac.id/

i.

Penerimaan kas yang belum disetor ke bank berupa uang tunai, cek pribadi dan lain-lain.

ii.

Saldo dana kas kecil (Petty Cash), berupa uang tunai yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

b.

Kas di Bank (Cash in Bank), meliputi seluruh rekening perusahaan di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas dapat diibaratkan sebagai darah perusahaan oleh karena itu

manajemen harus mengelola kas dengan sebaik-baiknya agar perusahaan mempunyai kas yang cukup dan terhindar dari kekurangan dan kelebihan kas. Karena kekurangan kas dapat menghambat kelancaran kegiatan perusahaan, sedangkan kelebihan kas dapat mengakibatkan pemborosan.

1.1.1. Pengertian Kas Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan tersebut. Adapun definisi kas menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 2, kas didefinisikan sebagai berikut : “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro”. (1995:2.2).


Menurut Warfield (2008 : 342) bahwa definisi kas sebagai berikut : Kas merupakan Aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pospos lainnya. Pada umumnya kas diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Sedangkan menurut Zaki (2003 : 85) bahwa “Kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Secara konseptual, kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang sah. Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas merupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dari berbagai pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan asset perusahaan yang dapat berupa uang tunai maupun kertas-kertas berharga yang dimiliki perusahaan dan dapat dijadikan uang tunai kapan saja, juga sah apabila digunakan serta lazim jika


dipakai oleh setiap perusahaan. Pada saat terjadi transaksi untuk membiayai kelangsungan hidup perusahaan juga disetor ke bank. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu : a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan. b. Kas merupakan harta yang siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik. c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki. c. Penggunaanya secara bebas. d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut. Berikut ini adalah bagian-bagian dari kas menurut Warfield (2008 : 342) seperti : 1. Uang logam. 2. Uang kertas. 3. Dana yang tersedia pada depsito di bank.


4. Pos wesel (money order). 5. Cek yang disahkan (cashier check). 6. Cek kasir (cashier check). 7. Cek pribadi. 8. Wesel bank (bank draf ). 9. Rekening tabungan.

1.1.2. Sumber dan Penggunaan Kas Kas merupakan aktiva yang liquid, dalam artian semakin besar jumlah kas yang dimiliki perusahaan akan semakin tinggi pula tingkat likuiditasnya. Kas sangat berperan dalam menentukan kelancaran perusahaan. Oleh karena itu, pengeluaran kas harus direncanakan dan diawasi dengan baik. Baik penerimaannya (sumbernya) maupun penggunaannya (pengeluarannya). Aliran kas masuk dan keluar akan terjadi terus-menerus dalam perusahaan atau akan berlangsung terus selama perusahaan tersebut berjalan atau beroperasi.


Sumber penerimaan kas dalam suatu perusahaan pada dasarnya berasal dari : 1.

Penjualan atau adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal oleh pemilik perusahaan dalam bentuk kas.

2.

Penurunan atau berkurangnya aktiva lancar selain kas, diimbangi dengan peneriman kas, misalnya penurunan piutang karena penerimaan pembayaran, berkurangnya persediaan barang karena adanya penjualan secara tunai.

3.

Penerimaan kas karena sewa, bunga atau deviden dari investasi, sumbangan atau hadiah maupun kelebihan pembayaran pajak pada periode-periode sebelumnya. Sedangkan penggunaan kas dapat disebabkan karena adanya

transaksi-transaksi sebagai berikut : 1.

Pelunasan atau pembayaran angsuran hutang jangka pendek maupun jangka panjang.

2.

Pembelian barang dengan tunai, pembayaran supplier kantor, pembayaran sewa, bunga dan sebagainya.

3.

Pengeluaran kas untuk pembayaran deviden, pembayaran pajak, denda-denda dan sebagainya.


2.2. Kas Kecil (Petty Cash) Didalam suatu perusahaan sering terjadi pengeluaran uang yang jumlahnya relatif kecil tetapi frekuensinya sering digunakan. Untuk pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, tidak praktis jika perusahaan menggunakan cek untuk membayar pengeluaran kecil seperti perangko. Namum, pengeluaran kecil mungkin sering terjadi sehingga totalnya juga cukup besar. Karena itu, pengeluaran-pengeluaran tersebut perlu dikendalikan. Untuk itu, dibentuk dana khusus oleh perusahaan yang disebut dana kas kecil (Petty Cash). Dana

ini

diserahkan

pada

kasir

kas

kecil

perusahaan

yang

bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan pembayaran-pembayaran dengan menggunakan kas kecil ini maupun terhadap jumlah dana kas kecil.

1.2.1. Definisi Kas Kecil (Petty Cash) Menurut Walter T.Harrison (2012) mendifinisikan kas kecil sebagai berikut : “Kata Petty berarti kecil. Itulah yang dimaksud dengan kas kecil adalah dana kas kecil yang disimpan oleh satu karyawan untuk tujuan melakukan pembelian bernilai kecil secara on-the-spot.”


Menurut Kieso, dkk (2009:322) mendefinisikan kas kecil sebagai berikut : “Kas kecil adalah cara umum untuk menangani pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis jika dibayarakan dengan menggunakan cek.” Sedangkan menurut Soemarso (2009) kas kecil didefinisikan sebagai berikut : “Sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan

untuk

melayani

pengeluaran-pengeluaran

tertentu.

Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)”.

1.2.2. Sumber Pemasukan Kas Kecil Sumber-sumber pemasukan/penerimaan kas kecil antara lain : a. Pengisian ulang dari dana yang tersimpan di bank b. Pendapatan bunga yang di transfer kas kecil c. Penjualan tunai d. Penagihan piutang yang diterima per kas


1.2.3. Sumber Pengeluaran Kas Kecil Sumber-sumber pengeluaran yang biasanya dilakukan dengan menggunakan kas kecil adalah : a. Biaya makan dan minum, b. Biaya perlengkapan, c. Biaya keperluan kantor, d. Biaya keamanan, kebersihan, maintenance (perawatan) e. Pinjaman kepada karyawan, f. Dan biaya-biaya lainnya.

1.2.4. Tujuan Kas Kecil Tujuan dibentuknya kas kecil, antara lain : a. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum). b. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak. c. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek. d. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan.


e. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan.

1.2.5. Perlengkapan Administrasi Kas Kecil Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah: 1) Bukti Kas Keluar : berfungsi sebagai perintah kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2) Cek : suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan. 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil : digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil : dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil : dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.


1.2.6. Karaktersitik Dasar dari Kas Kecil Menurut Ida Nuraida (2008 : 135) kas kecil memiliki karakteristik sebagai berikut : a) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp. 500.000,- sampai dengan Rp. 5.000.000,-) b) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. c) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan Petty Cash Box atau di dalam sebuah amplop. d) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

1.2.7. Macam – Macam Bukti Transaksi Kas Kecil a. Kuitansi Kuitansi

adalah

surat

bukti

adanya

penerimaan

uang

pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang mnerima


uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri.

b. Cek Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

c. Faktur Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

d. Nota 1. Nota Kontan Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada 23 http://digilib.mercubuana.ac.id/

pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang : i. Nama barang. ii. Banyak barang. iii. Harga satuan. iv. Jumlah, harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli. v. Jumlah harga seluruhnya (total).

2. Nota debet dan nota kredit Nota debet dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

e. Bukti kas masuk Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.


Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

f. Bukti kas keluar Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

g. Formulir pengajuan dana kas kecil Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

1.2.8. Metode Pencatatan Kas Kecil 1. Sistem Dana Tetap (Imprest System) Dalam sistem ini jumlah rekening kas kecil selalu tetap yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, 25 http://digilib.mercubuana.ac.id/

kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumah yang sudah dikeluarkan. Pada sistem dana tetap pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Ciri-ciri imprest system adalah : a. Jumlahnya tertentu secara tetap untuk periode tertentu. b. Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas. Kas

kecil

dapat

dipercayakan

kepada

petugas

untuk

memegangnya. Petugas tersebut melaksanakan tugasnya dengan membuat catatan untuk pencatatan pengeluaran tetapi pencatatan tersebut berupa buku jurnal, namun merupakan catatan intern untuk kasir kas kecil.

2. Sistem Dana Berubah (Fluctuating System) Sistem dana berubah merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas kecil dan jumlahnya tidak tetap. Oleh karena itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke dalam kas kecil tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut dilakukan


sewaktu-waktu yaitu jika persediaan uang dalam Petty Cash dirasakan sudah menipis. Pada sistem dana berubah setiap terjadi pengeluaran atau transaksi dari kas kecil maka langsung dicatat. Ciri-ciri fluctuating system adalah : a. Jumlahnya berubah-ubah. b. Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas. Perbedaan pencatatan akuntansi dari kedua metode tersebut :

Sistem Dana Berubah Saat pembentukan Dr. Kas Kecil Cr.

Kas

Sistem Dana Tetap Dr. Kas Kecil Cr.

Kas

Saat Pemakaian/

Dr. Beban/biaya

Pengeluaran

Cr.

Saat Pengisian

Dr. Kas Kecil

Dr. Beban/biaya

Kembali Dana

Cr.

Cr.

Tidak dijurnal Kas Kecil

Kas

Kas

Contoh soal : 1) Dibentuk kas kecil sebesar Rp. 200.000,- dengan batasan pengeluaran maksimum lewat kas kecil sebesar Rp. 50.000,2) Dibeli alat tulis kantor Rp. 45.000,- dan materai senilai Rp.25.000,-


3) Membayar tagihan listrik sebesar Rp. 35.000,- dan telepon sebesar Rp. 30.000,4) Perusahaan mengeluarkan biaya sumbangan Rp. 35.000,5) Dilakukan pengisian kembali dana sebesar Rp. 170.000,-

Fluctuating System Saat pembentukan

Kas Kecil

Rp.200.000,-

Kas

Imprest System Kas Kecil

Rp.200.000,-

Alat Tulis

Rp.45.000,-

Materai

Rp.25.000,-

Kas

Rp.200.000,Rp.200.000,-

Saat Pemakaian/ No Entry

Pengeluaran Kas Kecil Biaya Listrik

Rp.70.000,Rp.35.000,-

Saat Pemakaian/ Biaya Telepon Rp.30.000,-

No Entry

Pengeluaran Kas Kecil Saat Pemakaian/

Rp.65.000,-

Biaya Sumbangan Rp.35.000,No Entry

Pengeluaran Saat Pengisian Kembali Dana

Kas Kecil

Rp.35.000,-

Kas Kecil Rp.170.000,Kas

Rp.160.000,-

Alat Tulis

Rp.45.000,-

Materai

Rp.25.000,-

Biaya Listrik

Rp.35.000,-

Biaya Telepon

Rp.30.000,-

Biaya Sumbangan Rp.35.000,Kas


Rp.170.000,-

1.2.9. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peran yang sangat penting didalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari dimulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Sehingga transaksi-transaksi tersebut jika dikumpulkan jumlahnya akan menjadi banyak. Untuk itu perusahaan hendaknya melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Presedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kacil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain : 1)

Bagian Utang

2)

Bagian Kasir/Kassa

3)

Pemegang dana kas kecil

4)

Bagian Akuntansi


Bagan alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil, dapat dilihat pada gambar dibawah Bagian Utang

Mulai

Bagian Kasa 3

1

SK

SK

BKK

Surat Keputusan

Pemegang Dana Kas Kecil

Bagian Jurnal

2 BKK

4 1

SK

Cek

BKK

BKK

1

3

1

Membuat Bukti Kas Keluar

Menguangk an Cek Ke Bank

4

Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek

Menyimpan uang tunai

SK 3

Register Cek

SK

2 BKK 1

1

BKK Cek

3

N

1

Dikirim ke bagian Kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan

Selesai 2

Register Bukti Kas Keluar

N

3

Gambar : Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Sumber : http://dc356.4shared.com/doc/uuaou7|W/preview.html


Penjelasan : Bagian Utang: 1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan. 2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar. 3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3

: Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil

Lembar 2

: Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.

5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir. 6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar. 7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

Bagian Kasir/Kasa 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.


2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut. 3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bagian utang beserta SK Pembentukan Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.

Pemegang Dana Kas Kecil 1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir 2) Menguangkan cek ke bank 3) Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank 4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

Bagian Akuntansi 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang 2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek. 3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar. 32 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil : 1) Penetapan batas saldo maksimal dan minimal kas kecil Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan diatas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajeman menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaknya diumumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan didalam melakukan permintaan dana.

2) Petugas pelaksanaan kas kecil (Kasir Kas Kecil) Minimal ada dua petugas pelaksanaan kas kecil. Mengingat dari fungsi kas kecil yang diperuntukan untuk mendanai transaksitransaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan


kantor, mungkin karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : a. Menguasai dasar-dasar akuntansi, b. Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, c. Dapat bersikap konsisten, d. Jujur, dan e. Mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel). Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tatacara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

3) Pengisian kembali kas kecil Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Selanjutnya uang diserahkan kepada 34 http://digilib.mercubuana.ac.id/

pemegang kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana pemegang kas kecil menandatangani tandaterima atas dana kas kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Pemegang kas kecil wajib menaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka pemegang kas kecil mengajukan permohonan kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

4) Penggunaan kas kecil Pemegang kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian

yang

telah

mendapat

persetujuan/approval

dari

pimpinan. Untuk setiap pengeluaran, pemegang kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setiap bukti pengeluaran atau disebut Petty Cash Voucher, harus diberi nomor dan tanggal bukti pengeluaran. Jika dipandang perlu, setiap bukti pengeluaran dilampiri dengan bukti-bukti tambahan, seperti : kuitansi, nota, dsb. 35 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Oleh karena itu, petugas Petty Cash harus mencatat semua penerimaan dan pengeluaran ke dalam buku kas kecil, kemudian bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik. Sebaiknya dilakukan perhitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini akan dapat

mengurangi

beban

pekerjaan

pada

saat

melakukan

rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.

5) Perhitungan fisik dan rekonsiliasi kas kecil Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaknya bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukuan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan dana kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah diapprove, dan pemegang kas kecil segera melakukan adjustment atas perbedaan tersebut.


Pengendalian internal atas dana kas kecil akan diperkuat dengan cara : 1. Memiliki pengawas untuk membuat perhitungan tiba-tiba / mendadak untuk memastikan apakah bon yang dibayarkan dan dana kas jumlahnya sama. 2. Membatalkan atau menggunting bon yang sudah dibayar, sehingga bon tersebut tidak dapat dimintakan kembali sebagai klaim berganda.


BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents