BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem Pengertian sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Model dasar dalam membentuk suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). (Sutabri, 2012 : 3)
2.1.2
Karakteristik Sistem Selain konsep sebuah sistem yang sederhana, sebuah sistem juga memiliki
karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem (Sutabri, 2012 : 13). Berikut karakteristik yang dimaksud adalah: 1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. (Sutabri, 2012 : 13) 2. Batasan Sistem (Boundary) Batasan atau ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. (Sutabri, 2012 : 13) 3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment) Lingkungan luar sistem merupakan bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistemyang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkunganluar yang merugikan harus dikendalikan. Jika tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut. (Sutabri, 2012 : 13) 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupkan media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain. Penghubung sistem memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yanng lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. (Sutabri, 2012 : 13) 5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinya (signal input). (Sutabri, 2012 : 14) 6. Pengolahan Sistem (Process) Pengolahan sistem merupakan suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. (Sutabri, 2012 : 14) 7. Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem merupakan hasil hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna. (Sutabri, 2012 : 14) 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. (Sutabri, 2012 : 14)
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2. 1 Pengertian Informasi Pengertian informasi adalah data yang diklasifikasi atau diolah untuk digunakan untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, suatu kesatuan yang nyata dan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. (Sutabri, 2012 : 22) Data diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut Siklus Informasi. (Sutabri, 2012 : 26)
PROSES MODUL OUTPUT
INPUT DATA DATABASE DATA DITANGKAP
HASIL TINDAKAN
PENERIMA
KEPUTUSAN TINDAKAN
Gambar 2. 1 Siklus Informasi (Sutabri, 2012 : 26)
2.2. 2 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan (relevance). (Sutabri, 2012 : 33)
1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya dan dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (nise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. (Sutabri, 2012 : 33) 2. Tepat waktu (Timelines) Informasi yang sampai kepada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai kembali, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. (Sutabri, 2012 : 33) 3. Relevan (Relevance) Informasi
harus
mempunyai
manfaat
untuk
penggunanya.
Relevansi informasi untuk setiap orang dengan yang lainnya berbeda. (Sutabri, 2012 : 34) 2.2.3
Pengertian Sistem Infomasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi dan bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukan oleh pihak. (Sutabri, 2012 : 38) 2.2.4
Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari kmponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block). Blok bangunan terbagi menjadi 6 blok yang saling berinteraksi satudengn yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran (Sutabri, 2012 : 39), sebagai berikut: 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Selain masuk ke dalam sistem, arti dari input pada blok ini juga termasuk metode-metode dan media untuk menangkpdta yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. (Sutabri, 2012 : 39)
2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah teretentu untukmenghasilkan keluaran yang diinginkan. (Sutabri, 2012 : 39) 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pengguna sistem. (Sutabri, 2012 : 39) 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi adalah kotak peralatan (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perngkat keras (hardware). (Sutabri, 2012 : 39) 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) adalah kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. (Sutabri, 2012 : 39) 6. Blok Kendali (Control Block) Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah danbil terlanjur terjadi maka kesalahan–kesalahan dapat dengan cepat diatasi. (Sutabri, 2012 : 40)
2.3
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan
inforrmasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering
juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajemen, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan dan pengembangan organisasi. (Murhada, 2011 : 58) Pada organisasi yang telah mapan, SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti sistem informasi personalia, sistem informasi persediaan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, dan berbagai sistem informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi. (Murhada, 2011 : 58)
Sistem TPS
Database
Sub-Sistem 1
Sistem Riset
Sumber Data Eksternal
Sub-Sistem 2
Pemakai informasi
Sub-Sistem 3
Gambar 2. 2 Model Umum Sistem Informasi Fungsional (Murhada, 2011 : 59) Data operasioal sehari – hari dikumpulkan oleh sistem pengolahan transaksi (TPS) dan menjadi data sumber utama dar sistem informasi fungsional, data ini menjadi bagian utama dari basis data untuk SIM. Sumber data yang lain bisa bersumber pada sistem riset yang melakukan penelitiantentng berbagaihal yang berkaitan dengan organisasi, misalnya sistem informasi pada sisteminformsi pemasaran maka sistem risetnya biasanya penelitian tentang pasar, penduduk, produk yang dipasarkn, dan sebgainya. Data hasil riset digunakan sebgai bagian basis data yang be rtujuan untuk memperbaiki kualitas atau memperbaiki kinerja. Data yang bersumber dari luar organisasi dapat dijadikan sebagai data tambahan
untukmelengkapi kebutuhan informasi para pengguna. Database kemudian diolah menjadi informasi oleh subsistem dalam organisasi sesuai dengan keperluan subunit kerjanya. (Murhada, 2011 : 59)
Ada 4 kategori laporan yang biasanya disediakan oleh SIM, yaitu: 1. Laporan Periodik (Periodical) Laporan periodik adalah laporan yang formatnya telah ditetapkan terlebih dahulu dan dihasilkan oleh SIM secara periodik, misalnya daftar gaji setiap bulan, laporan perkembangan setiap tiwulan, laporan akhir tahun, dan sebagainya. (Murhada, 2011 : 59) 2. Laporan Insidentil (Incidential) Laporan insidentil adalah laporan yang sewaktu-waktu diminta oleh manajemen, biasa juga disebut sebagai demand report atau ad-hoc report, formatnya ditentukan pada saat diperlukan, basanya terjadi ketika rapat pimpinan memerlukan data penting. Suatu SIM yang baik harus bisa merespon dengan cepat laporan insidentil, bila tidak mampu maka SIM ini harus dibangun ulang. (Murhada, 2011 : 60) 3. Laporan Pengecualian (Exceptional) Laporan pengecualian adalah laporan yang hanya muncul pada saat terjadi sesuatu yang luar biasa atau tidak normal dalam organisasi, misalnya ketika terjadi kerugian yang sangat besar, atau ketika terjadi keuntungan yang sangat besar, dan sebagainya. ketika pemesanan barang melampaui batas toleransi misalnya satu minggu, maka jenis barang yang terlambat ini perlu dilaporkan agar bisa diambil tindakan lebih lanjut. (Murhada, 2011 : 60) 4. Laporan Perbandingan (Comparable) Laporan
perbandingan
adalah
laporan
yang
menunjukkan
perbandingan antara dua atau lebih dari dua informasi yang serupa untuk bisa dibandingkan, mislnya perbandingan antara penjualan barang triwulan pertama dan triwulan kedua, sehingga dapat dilakukan suatu tindakan apabila ternyata ada penurunan. (Murhada, 2011 : 60)
2.3.1
Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Adapun beberapa karakteristik utama dari SIM adalah: 1. Beroperasi
pada
tugas-tugas
yang
terstruktur,
dimana
prosedur,
pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dan sebagainya, sudah terdefinisi. 2. Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. 3. Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan 4. Memudahkan akses informasi untuk keperluan manajemen.
2.4
Konsep Dasar Basis Data (Database)
2.4.1
Pengertian Basis Data (Database) Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek
seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. (Sutanta, 2011 : 29). Istilah basis data dapat dipahami sebagai suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa perlu suatu kerangkapan data (jikalau ada maka kerangkapan data tersebut harus seminimal mungkin dan terkontrol [controlled redudancy]), data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan kembali; data dapat digunakan oleh satu atau lebih program-program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan dengan program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga proses penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol (Sutanta, 2011:29-30). Basis Data (Database) adalah sekumpulan data (arsip) yang terintegrasi yang diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan para pengguna di dalam suatu organisasi agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang terintegrasi kemudian disimpan secara bersama dalam media penyimpanan tertentu dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu, guna untuk memenuhi kebutuhan. (Sutanta, 2011 : 31).
2.5
Analisa Perancangan Perangkat Lunak
2.5.1
Pengertian SDLC Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) adalah proses memahami
bagaimana sebuah Sistem Informasi (SI) dapat mendukung kebutuhan bisnis dengan mendesain suatu sistem, membangunnya, dan mengirimnya kepada para pengguna. Pelaku yang menjadi kunci dalam SDLC adalah seorang analis sistem (system analyst) yang menganalisa situasi bisnis, mengidentifikasi peluang peningkatan
dan
mendesain
sebuah
sistem
informasi
untuk
mengimplementasikannya. Menjadi seorang analis sistem adalah salah satu pekerjaan yang paling menarik, menakjubkan dan menantang. Para analis sistem bekerja dengan berbagai macam orang dan mempelajari bagaimana mereka melaksanakan bisnisnya.
Secara spesifik, mereka bekerja dengan sebuah tim
analis sistem, programmers dan yang lainnya dengan sebuah misi yang sama. Analis sistem merasakan kepuasan melihat sistem yang mereka desain dan kembangkan membuat dampak bisnis yang signifikan. (Dennis et al 2009: 2). Berbagai cara, dalam membangun sebuah sistem informasi sama seperti membangun sebuah rumah. SDLC juga memiliki empat fase mendasar yang sama yaitu
perencanaan (planning), analisis (analysis), desain (design), dan
implementasi (implementation). Proyek yang berbeda mungkin menekankan bagian-bagian berbeda dari SDLC atau mendekati fase SDLC di berbagai cara, tapi semua sudah memiliki unsur-unsur empat fase ini. Setiap fase itu sendiri terdiri dari serangkaian tahapan, yang mengandalkan teknik yang menghasilkan deliverables (dokumen dan file khusus yang memberikan pemahaman tentang proyek) . (Dennis et al 2009: 3-4)
2.6
Metode Waterfall Metode desain asli yang terstruktur adalah pembangunan waterfall.
Dengan metode pembangunan berbasis waterfall, para analis dan user meneruskan prosesnya sesuai urutan dari satu tahap ke tahap yang berikutnya. Kata kunci yang dapat disampaikan setiap fasenya biasanya sangat panjang dan disajikan ke sponsor proyek untuk persetujuan proyek yang bergerak dari tahap ke tahap.
Sponsor menyetujui pekerjaan yang dilakukan dari fase awal, fase akhir hingga memulai fase selanjutnya. (Dennis et al 2009: 8)
Gambar 2. 3 Metode Waterfall (Dennis et al 2009: 9) Dua kunci kuntungan dari desain pendekatan terstruktur waterfall adalah mengidentifikasi persyaratan sistem lama sebelum program dimulai dan meminimalkan perubahan persyaratan saat proyek berlangsung. Dua kunci kerugiannya adalah desain harus ditentukan sepenuhnya sebelum program dimulai dan melalui waktu yang sangat lama antara penyelesaian proposal sistem dalam fase analisa dan pengantar sistem. Pengantaran atau penyerahan yang lama sering menyebabkan komunikasi yang buruk. Akibatnya persyaratan yang awalnya penting dapat diabaikan dalam dokumentasi produktif. Para user jarang mempersiapkan pengenalan sistem baru mereka yang berlangsung lama setelah ide awal sistem yang dikenalkan. Sistem mungkin juga memerlukan pengerjaan ulang yang signifikan dikarenakan lingkungan bisnis yang sudah berubah dari waktu fase analisis terjadi. Ketika perubahan terjadi, ini berarti akan kembali ke fase inisialisasi dan mengikuti perubahan melalui setiap fase berikutnya sesuai dengan giliran. (Dennis et al 2009: 9)
2.6.1
Planning Tahap planning merupakan tahap pokok untuk memahami mengapa suatu
sistem informasi harus dibangun dan bagaimana cara kerja tim proyek dalam membangunnya (Dennis et al 2009: 4). Tahapan ini memiliki dua langkah:
a. Project Initiation Dalam tahap ini, nilai bisnis yang dihasilkan oleh sistem diidentifikasi. Kebanyakan ide mengenai sistem baru justru muncul dari area diluar area sistem informasi, seperti marketing atau keuangan, yang diberikan dalam bentuk form system request. System
request
memberikan
gambaran
singkat
mengenai
kebutuhan bisnis dan menjelaskan bagaimana suatu sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan tersebut dan menghasilkan nilai bisnis bagi organisasi. Setelah itu, bagian pengembangan bekerja sama dengan bagian yang membuat system request (yang biasanya disebut project sponsor) untuk membuat studi analisis kelayakan dari proyek tersebut. (Dennis et al 2009: 4) b. Project Management Setelah proyek disetujui, manajer proyek kemudian membuat rencana kerja, menyusun staff proyek, dan menentukan teknik pengendalian proyek yang akan diterapkan pada setiap tahapan SDLC. Hasil dari tahap ini adalah laporan project plan, yang menjelaskan bagaimana cara kerja yang akan dilakukan oleh tim proyek dalam mengembangkan sistem. (Dennis et al 2009: 4)
2.6.2
Analysis Tahapan analisis dilakukan dengan maksud untuk menjawab pertanyaan
seperti siapa yang akan menggunakan sistem, apa saja yang dapat dilakukan oleh sistem, serta dimana dan kapan sistem akan diimplementasikan. Pada tahapan ini, tim proyek melakukan investigasi terhadap sistem berjalan, berusaha menemukan peluang baru dan mengembangkan sebuah konsep untuk sistem yang baru (Dennis et al 2009: 4). Tahap ini memiliki tiga langkah:
a. Pengembangan strategi analisis yang akan dijadikan sebagai panduan bagi tim proyek. Umumnya berisi analisa sistem berjalan dan permasalahan yang ditemukan, serta cara untuk mendesain sistem baru. (Dennis et al 2009: 4) b. Berikutnya adalah requirement gathering. Analisis terhadap informasi yang diperoleh kemudian menghasilkan pengembangan konsep untuk sistem baru. Konsep yang kemudian akan digunakan sebagai
dasar
untuk
membuat
model
analisis
yang
mendeskripsikan bagaimana proses bisnis akan beroperasi dengan adanya sistem baru yang dikembangkan. (Dennis et al 2009 : 4) c. Kemudian, hasil analisis, konsep sistem dan model tersebut digabungkan untuk menghasilkan system proposal, yang akan diberikan kepada komite persetujuan untuk keputusan apakah proyek akan dilanjutkan atau tidak. System proposal adalah dokumen yang mendeskripsikan kebutuhan bisnis apa saja yang akan dipenuhi oleh sistem. (Dennis et al 2009 : 4)
2.6.3
Design Tahap ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi, dilihat dari segi
hardware dan software serta infrastruktur jaringan. Juga meliputi user interface, form dan laporan serta database dan file spesifik yang dibutuhkan. Terdapat empat langkah pada tahap desain yang berfungsi untuk menentukan secara tepat bagaimana sistem akan beroperasi (Dennis et al 2009 : 5), langkah-langkah tersebut antara lain: a. Pengembangan strategi desain, dimana langkah ini dimaksudkan untuk menentukan apakah program akan dikembangkan sendiri oleh programmer yang dimiliki organisasi, menggunakan jasa pihak konsultan atau bahkan hanya membeli program yang sudah jadi. (Dennis et al 2009: 5) b. Setelah itu berlanjut ke pengembangan desain arsitektur dasar untuk sistem. Yang menjelaskan hardware, software dan infrastruktur jaringan yang akan digunakan. Serta apakah sistem
akan menambah atau mengganti infrastruktur yang sudah ada di organisasi. (Dennis et al 2009: 5) c. Kemudian database dan spesifikasi file dikembangkan, untuk menentukan data apa saja yang disimpan dan bagaimana proses penyimpanannya. (Dennis et al 2009: 5) d. Dan yang terakhir adalah pengembangan desain program, yang menjelaskan bagaimana program yang dibutuhkan dan apa fungsi yang akan dilakukan oleh program. (Dennis et al 2009: 5)
2.6.4
Implementation Tahapan terakhir adalah proses implementasi, dimana pada tahap ini,
sistem benar-benar dibangun secara harfiah. Tahap ini merupakan tahap yang paling diperhatikan karena biasanya pada pengembangan proyek sebuah sistem, tahap ini merupakan tahap yang membutuhkan waktu paling lama dan biaya paling besar (Dennis et al 2009: 6). Tahap ini memiliki tiga langkah: a. System Construction Langkah pertama adalah membangun sistem dan melakukan pengujian untuk menentukan apakah sistem dibangun sesuai dengan rancangan yang dihasilkan. (Dennis et al 2009 : 6) b. System Installation Berikutnya adalah proses mengkonversi sistem lama dengan sistem baru. Baik dengan menggunakan pendekatan langsung, parallel maupun bertahap. (Dennis et al 2009 : 6) c. Support Plan Terakhir tim analis mengembangkan support plan untuk sistem. Dimana support plan berisi review pasca implementasi, formal dan non informal, serta identifikasi sistematis mengenai perubahan, mayor dan minor, yang dibutuhkan untuk sistem. (Dennis et al 2009 : 6)
2.7
Feasibility Analysis Setelah kebutuhan untuk sistem dan kebutuhan bisnis yang telah
didefinisikan, sekarang saatnya untuk membuat kasus bisnis lebih rinci untuk lebih memahami peluang dan keterbatasan yang terkait dengan proyek yang diusulkan. Analisis kelayakan adalah panduan organisasi dalam menentukan apakah layak atau tidak untuk melanjutkan sebuah proyek. Analisis kelayakan juga mengidentifikasi resiko penting yang terkait dengan proyek yang harus diatasi jika proyek disetujui. Masing-masing organisasi memiliki proses dan format tersendiri untuk analisis kelayakan usaha, namun secara garis besar analisis kelayakan memiliki tiga teknik, yaitu kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan kelayakan organisasi. (Dennis et al 2009: 44-45) Hasil dari teknik ini digabungkan menjadi studi kelayakan yang diberikan kepada Komite Persetujuan pada akhir tahapan inisiasi proyek. Meskipun kita sekarang membahas analisis kelayakan dalam konteks inisiasi proyek, sebagian besar tim proyek akan merevisi studi kelayakan mereka sepanjang SDLC dan mengulas kembali isinya pada beberapa tahap pemeriksaan selama proyek. Jika pada suatu saat resiko dan keterbatasan proyek lebih besar daripada manfaatnya, tim proyek dapat memutuskan untuk membatalkan proyek atau melakukan perbaikan yang diperlukan. (Dennis et al 2009: 45)
2.7.1
Technical Analysis Teknik pertama pada analisis kelayakan adalah menilai kelayakan teknis
proyek, dalam artian sistem dapat dirancang, dikembangkan dan diterapkan dengan sukses oleh departemen IT. Inti dari analisa kelayakan teknis adalah menganalisa resiko dari segi teknis untuk menjawab pertanyaan berikut: “Dapatkah kita membangun sistem tersebut?” (Dennis et al 2009: 46) Banyaknya resiko yang ditemukan dapat membahayakan kesuksesan dari penyelesaian proyek. Yang pertama dan paling utama adalah sejauh mana analis dan pengguna mengenali area fungsionalnya. Jika analis tidak terbiasa dengan area fungsional bisnisnya, maka besar kemungkinan analis tidak dapat memahami pengguna sistem dengan tepat atau melewatkan peluang untuk melakukan
peningkatan. Resiko ini meningkat secara drastis jika bahkan si pengguna sistem sendiri tidak terbiasa menangani aplikasi yang digunakan. (Dennis et al 2009: 47) Berikutnya, bagian dari resiko teknis yang juga penting adalah dari sisi “familiarity with technology”. Ketika sebuah sistem menggunakan teknologi yang belum pernah digunakan didalam organisasi sebelumnya, besar kemungkinan untuk munculnya permasalahan dan keterlambatan karena dibutuhkan waktu lebih untuk memahami teknologi baru tersebut. Besarnya proyek juga merupakan pertimbangan yang penting. Baik itu diukur dari jumlah orang yang terlibat dalam tim pengembangan, lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, atau jumlah fitur khusus yang ada pada sistem. Semakin besar suatu proyek, semakin besar juga resiko yang ditemukan. Hal ini dikarenakan karena tingkat kesulitan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek besar dan adanya kemungkinan bagi kebutuhan penting sistem yang dikembangkan menjadi terabaikan dan salah dipahami. Proyek besar yang membutuhkan integrasi antar sistem juga dapat menimbulkan masalah karena meningkatnya kerumitan ketika banyak sistem harus bekerja berdampingan. (Dennis et al 2009: 47) Dan terakhir, pada umumnya, sistem dibangun pada organisasi yang sudah memiliki sejumlah sistem yang beroperasi. Oleh karena itu, tim proyek harus memperhitungkan kecocokan sistem baru dengan teknologi yang sudah ada di organisasi. Aplikasi dan teknologi baru harus dapat diintegrasikan dengan lingkungan sistem yang sudah ada dikarenakan berbagai alasan. Antara lain: karena sistem baru mengandalkan data dari sistem berjalan, sistem baru menghasilkan data yang mungkin dibutuhkan aplikasi lain, dan mungkin terkadang harus menggunakan infrastruktur komunikasi organisasi yang sudah ada. Untuk melakukan analisa kelayakan teknis dari suatu proyek. Pendekatan pertama yang dapat dilakukan adalah membandingkan proyek tersebut dengan proyek lain yang sebelumnya telah dikerjakan oleh organisasi. Pendekatan lainnya adalah dengan melakukan konsultasi dengan para ahli IT, baik yang berasal dari dalam organisasi, maupun pihak luar. (Dennis et al 2009: 47)
2.7.2
Economic Analysis Elemen kedua dalam analisis kelayakan adalah melakukan analisis
kelayakan ekonomis atau yang juga disebut sebagai analisis biaya-keuntungan (Cost-Benefit Analysis). Intinya adalah mengidentifikasi dan menghitung biaya yang dibutuhkan proyek dan manfaat yang dihasilkan proyek dari perhitungan finansial (Dennis et al 2009: 48). Setiap tahapan dari analisis kelayakan ekonomis ini diuraikan lebih jauh sebagai berikut: Identifying Costs and Benefits. Tahap pertama adalah menentukan jenis biaya yang dibutuhkan dan manfaat yang dihasilkan sistem. Manfaat dan biaya tersebut diurai lagi kedalam empat kategori. Development cost, merupakan biaya tangible yang dikeluarkan sepanjang pengembangan proyek, contoh: gaji tim proyek. Berikutnya, operational cost, adalah biaya tangible yang dibutuhkan selama pengerjaan proses operasional proyek, seperti biaya untuk peralatan misalnya. Yang ketiga adalah tangible benefit, yaitu keuntungan yang dapat dihitung dan didapatkan oleh organisasi, contoh: peningkatan penjualan dan pengurangan inventori. Dan yang terakhir adalah intangible benefit, yaitu keuntungan lain yang dapat dirasakan oleh organisasi namun tidak dapat dihitung secara keuangan menggunakan angka. (Dennis et al 2009: 48) Assigning Values to Costs and Benefits. Tahapan berikutnya adalah tahap yang dianggap cukup sulit untuk dilakukan. Karena pada tahapan ini, untuk setiap biaya dan mafaat yang ditemukan, diberikan nilai finansial sehingga komite persetujuan dapat memperhitungkan dan membuat keputusan untuk melanjutkan proyek atau tidak. (Dennis et al 2009: 50) Determining Cash Flow. Pada laporan analisis kelayakan ekonomis yang sifatnya formal, umumnya dimasukkan perhitungan biaya dan manfaat dalam rentang waktu tertentu untuk menunjukkan aliran kas yang terjadi selama waktu tersebut. (Dennis et al 2009: 51) Determining Net Present Value and Return of Investment. Setelah menentukan aliran kas yang ada, beberapa tim proyek menambahkan perhitungan yang meliputi perhitungan Net Present Value (NPV) dan Return of Investment (ROI). NPV merupakan suatu perhitungan perbandingan antara nilai aliran kas saat ini dengan nilai aliran kas pada masa mendatang. Sementara ROI merupakan
perhitungan yang dilakukan untuk menentukan berapa jumlah yang akan didapatkan oleh organisasi berdasarkan jumlah investasi yang diberikan. (Dennis et al 2009 : 51) Determining The Break Even Point. Tahapan ini dilakukan jika tim proyek diharuskan untuk membuat analisis kelayakan yang lebih teliti dan mendalam. Dimana pada tahapan ini, lama waktu yang dibutuhkan sebelum proyek mencapai break even point-nya. Yang merupakan titik dimana jumlah pendapatan proyek dapat sesuai dengan jumlah investasi yang diberikan organisasi. Semakin lama waktu yang diperlukan, semakin beresiko proyek tersebut untuk dilanjutkan. (Dennis et al 2009 : 53)
2.7.3
Organizational Analysis Teknik terakhir yang digunakan untuk melakukan analisis kelayakan
adalah analisis kelayakan organisasional. Untuk menentukan bagaimana pada akhirnya sistem akan diterima oleh penggunanya dan disatukan dengan proses bisnis berjalan yang ada pada organisasi. Salah satu cara untuk menilai kelayakan organisasi adalah dengan memahami seberapa baik sejalannya tujuan proyek dengan sasaran bisnis organisasi. Semakin besar kesejajaran yang terjadi antara tujuan proyek dengan sasaran bisnisnya, semakin kecil resiko yang dihadapi proyek dari sisi organisasional. Sebagai contoh, jika departemen pemasaran memutuskan untuk berorientasi pada pelanggan, maka proyek CRM yang menghasilkan informasi mengenai pelanggan yang terintegrasi akan memiliki kesejajaran yang tinggi dengan tujuan dari pemasaran. Banyak proyek IT yang gagal dikarenakan pada saat tahapan inisiasinya, dikarenakan kurang atau tidak adanya kesejajaran antara proyek tersebut dengan unit bisnis atau strategi organisasinya. (Dennis et al 2009 : 56) Cara kedua yang dapat dilakukan untuk menganalisa kelayakan organisasi adalah dengan melakukan stakeholder analysis. Secara definisi, stakeholder adalah orang atau sekelompok orang yang dapat mempengaruhi (atau akan dipengaruhi) oleh sistem baru yang dibangun. Secara umum, stakeholder yang paling penting dalam proyek sistem baru adalah project champion, system users dan organizational management. Namun terkadang,
suatu sistem
juga
mempengaruhi stakeholder lainnya. The champion, merupakan pihak noninformation system executive tingkat tinggi yang biasanya, namun tidak selalu, adalah pihak yang mensponsori proyek. Dimana mereka pada umumnya menyokong proyek dari sisi sumber daya (contoh: uang). Organizational management merupakan pihak yang mendukung proyek dari sisi penerapan sistem baru kedalam organisasi. Mereka adalah pihak yang memastikan bahwa sistem akan berkontribusi dengan baik dan memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan. Stakeholder terpenting yang ketiga adalah system users, dimana mereka adalah pihak yang pada akhirnya menggunakan sistem setelah diterapkan pada organisasi. Partisipasi dari pihak user harus terus diikutkan sepanjang pengembangan proyek agar sistem yang dihasilkan dapat diterima dan digunakan dengan baik. (Dennis et al 2009: 56)
2.8
Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language atau UML adalah seperangkat standar teknik
diagram yang memberikan representasi grafis yang cukup kaya untuk model setiap proyek pembangunan sistem dari analisis sampai implementasi. Saat ini analisis sistem dan desain pendekatan berorientasi objek menggunakan UML untuk menggambarkan sistem yang berkembang. UML menggunakan diagram yang berbeda untuk menggambarkan berbagai sudut pandang pengembangan sistem. Diagram dikelompokkan menjadi dua klasifikasi besar yaitu struktur dan perilaku. Diagram struktur termasuk diagram struktur class, object, package, deployment, component, dan composite. Diagram perilaku meliputi diagram activity, sequence, communication, interaction overview, timing, behavior state machine, protocol state machine, dan use case. (Dennis et al 2009 : 29)
2.8.1
Use Case Diagram Use case diagram atau diagram use case menyajikan interaksi antara use
case dan aktor. Dimana aktor berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan pengguna. (Dennis et al 2009 : 173)
Tabel 2. 1 Simbol Use Case Diagram (Rosa A.S-M.Shalahuddin, 2011: 131) Simbol
Nama Simbol
Keterangan Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar
aktor
sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang; biasanya
dinyatakan
menggunakan kata benda diawal frase nama actor Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit Use case
yang
saling bertukar pesan antara unit atau aktor; biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja diawal frase nama use case Relasi
Ekstensi/ extend
use
case
tambahan
kesebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case
Include
yang ditambahkan
memerlukan
use case ini untuk menjalankan fungsinya atau syarat dijalankan use case ini. Disebut Generalisasi
juga
inheritance
(pewarisan), sebuah elemen dapat merupakan
spesialisasi
elemen lainnya.
dari
Komunikasi antara aktor dan use Asosiasi atau association
case yang berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan actor
2.8.2
Activity Diagram Activity diagram atau diagram aktivitas
menggambarkan aliran
fungsionalitas sistem. Pada tahap pemodelan bisnis, activity diagram dapat digunakan untuk mennjukkan aliran kerja bisnis (business workflow) dan menggambarkan aliran kejadian (flow of events) dalam use case. (Dennis et al 2009: 188) Tabel 2. 2 Simbol Activity Diagram[Rosa A.S-M.Shalahuddin, 2011: 134-135] Simbol
Nama symbol
Status Awal
Keterangan Status
awal
aktivitas
sistem,
sebuah
diagram
aktivitas memiliki sbuah status awal Aktivitas yang dilakukan Aktivitas
sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja Asosiasi
Percabangan atau decision
percabangan
dimana jika ada pilihan aktvitas lebih dari satu Status
Status akhir
akhir
yang
dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir Asosiasi penggabungan
Penggabungan / join
dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu
Memisahkan Swimlane
organisasi
bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktifitas yang terjadi.
2.8.3
Class Diagram
Class diagram atau diagram kelas menunjukkan interaksi antar kelas dalam sistem. Class diagram bersifat statis, menggambarkan hubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjad jika mereka berhubungan. Sebuah class atau kelas memiliki tiga area pokok (Dennis et al 2009: 213), yaitu: a. Nama ialah nama dari sebuah kelas. b. Atribut ialah properti dari sebuah kelas. Atribut melambangkan batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari kelas. c. Operasi ialah sesuatu yang dapat dilakukan oleh sebuah kelas atau yang dapat dilakukan oleh kelas lain terhadap sebuah kelas. Tabel 2. 3 Simbol Class Diagram (Rosa A.S-M.Shalahuddin, 2011: 123-124) Simbol
Nama symbol Kelas
Keterangan Kelas pada struktur system
Sama Antarmuka atau interface
dengan
konsep
interface
dalam
pemprograman
berorientasi
objek Asosiasi
Relasi antar kelas dengan makna umum Relasi antar kelas dengan
Asosiasi berarah
makna
kelas
yang
satu
digunakan ooleh kelas yang lain,
asosiasi
biasanya
disertai dengan multiplicity Generalisasi
Relasi antar kelas dengan makna
generalisasi
sepesialisasi Kebergantungan
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas
Agregasi
Relasi antar kelas dengan makna semua bagian.
2.8.4
Sequence Diagram Sequence diagram atau dagram sekuensial digunakan untuk mennjukkan
aliran fungsionalitas dalam use case. (Dennis et al 2009: 240) Tabel 2. 4 Simbol Sequence Diagram (Rosa A.S-M.Shalahuddin, 2011: 138139) Simbol
Nama Simbol Aktor
Keterangan Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri , jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama actor
Garis Hidup atau Menyatakan kehidupan suatu Lifeline
Objek
objek
Menyatakan
objek
yang
berinteraksi pesan Waktu aktif
Menyatakan
objek
dalam
keadaan aktif dan berinteraksi pesan
Pesan tipe create Objek yang lain, arah pada mengarah pada objek yang dibuat. Pesan tipe call
Menyatakan
suatu
objek
memanggil operasi atau metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri Pesan tipe send
Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan
data
masukan atau
informasi ke
objek
lainnya,
arah
atau
panah
mengarah pada objek yang dikirim Pesan tipe return Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan suatu operasi
atau
metode
menghasilkan suatu kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian.
2.9
Perangkat Lunak Pendukung
2.9.1
PHP PHP atau PHP Hypertext Preprocessor adalah sebuah bahasa pemograman
yang dapat ditanamkan atau disisipkan dalam HTML atau PHP yang banyak digunakan untuk membuat situs web dinamis. PHP juga digunakan untuk membangun sebuah CMS (Badiyanto, 2013:32). PHP juga merupakan bahasa pemrograman web berbasis server (server-side) dan bersifat open source atau perangkat lunak bebas (Winarno dkk, 2013:60). 2.9.2
MySQL Database dapat dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang
tersimpan dalam tabel dan diatur atau dioraganisasikan sehingga data tersebut bisa
diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah database server SQL (Structure Query Language) multi user dan multi threaded. MySQL untuk sistem operasi Unix bersifat freeware, dan untuk sistem operasi windows bersifat shareware (Badiyanto, 2013:57).
2.9.3
XAMPP Control Panel XAMPP Adalah perangkat yang menggabungkan tiga aplikasi ke dalam
satu paket, yaitu Apache, MySQL, dan PHP MyAdmin. Dengan XAMPP pekerjaan Anda akan sangat dimudahkan, karena dapat menginstalasi dan mengkonfigurasi ketiga aplikasi tadi secara sekaligus dan otomatis. (Badiyanto, 2013 : 59) XAMPP telah mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Versi yang terbaru adalah revisi dari edisi sebelumnya, sehingga lebih baik dan lebih lengkap. Aplikasi utama dalam paket Xampp setidaknya terdiri atas web server Apache, MySQL, FileZilla, Mercury, Tomcat. (Badiyanto, 2013 : 59)
2.10 Adobe Dreamweaver Dreamweaver merupakan software aplikasi yang digunakan sebagai editor HTML untuk mendesain web secara visual. Aplikasi ini juga yang biasa dikenal dengan istilah WYSIWYG (What You See Is What You Get), yang intinya adalah bahwa Anda tidak harus berurusan dengan tag-tag HTML yang cukup rumit untuk membuat sebuah halaman web. Selain itu, Dreamweaver juga memberikan keleluasaan kepada Anda untuk menggunakannya sebagai media penulisan bahasa pemrograman web. (Madcoms, 2011 : 2) Dengan kemampuan fasilitas yang optimal dalam jendela desain membuat program ini memberikan kemudahan untuk mendesain web meskipun untuk para desainer web pemula sekalipun. Sedangkan kemampuan Dreamweaver untuk berinteraksi dengan beberapa bahasa pemrograman seperti PHP, ASP, JavaScript, dan yang lainnya juga memberikan fasilitas maksimal kepada para desainer web yang menyertakan bahasa pemrograman web di dalamnya. Versi terbaru dari Adobe Dreamweaver yaitu Adobe Dreamweaver CS6. (Madcoms, 2011:2-3)
