BAB I Project Integration Management Project Integration Management kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan. Project integration management langkah awal suatu proyek, adanya identifikasi mengenai tujuan dilakukannya suatu proyek, pemegang proyek harus mengerti kebutuhan dari pengguna hasil proyek tersebut.
Berikut adalah proses proyek dimulai dari awal sampai akhir proyek yang harus diperhatikan:
1.PROJECT CHARTER Project Charter : sebuah dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek. Informasi yang terkandung dalam Project Charter : Nama Proyek
Masa Berlaku proyek (karena proyek berbatas waktu) Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek
Project Charter: inputs
1. Statement of work : menggambarkan produk/servis yang harus dibuat oleh kontraktor a. Business Need : permintaan pasar b. Product scope description : Hasil deskripsi ruang lingkup c. Strategic plan : mendokumentasikan strategi visi organisasi, tujuan 2. Business Case : Kebutuhan pasar, Kebutuhan organisasi, Permintaan pelanggan, Kemajuan teknologi, Legalisasi, Dampak ekologi 3. Agreements : kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai suatu proyek yang disetujui oleh mereka dengan segala hal terkait hak dan kewajiban antar pihak serta alokasi risiko diatur dalam kontrak. Isi kontrak: Agreement (Surat Perjanjian), Condition of the Contract (Syarat-syarat Kontrak), Contract Plan (Perencanaan Kontrak), Spesification (Spesifikasi)
4. Enterprise environmental factors : Budaya organisasi; Infrastuktur perusahaan; Company work authorization system (Sistem otorisasi kerja perusahaan); Government rules, guidelines, regulations (Aturan pemerintah, pedoman, peraturan); Stake holders, suppliers, distributors, and consumers (Stakeholders, pemasok, distributor, dan konsumen) 5. Organizational process assets : rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus untuk dan digunakan oleh organisasi yang melaksanakan proyek. Project Charter: tools and techniques 1. Expert Judgment : seorang yang ahli dibidangnya dan sudah berpengalaman 2. Facilitation Techniques
Poject Charter : outputs Project Charter adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa proyek atau sponsor yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek dan mempriotoritas kepada manajer proyek untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek Contoh:
2.PROJECT MANAGEMENT PLAN
Adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Skema dari Proses Project management plan :
Project Management Plan : Input
1.Project charter 2.Outputs from other Processes : untuk menciptakan perencanaan manajemen proyek. Apabila terjadi perubahan dokumen (perubahan baseline atau rencana tambahan), maka rencana manajemen proyek perlu di update. 3.Enterprise Environmental Factors : standarisasi industri pemerintah, Toleransi stakeholder, Sistem informasi Manajemen proyek, Struktur organisasi, budaya, dan praktek manajemen dalam sebuah proyek, Infrastruktur, Administrasi Proyek
4.Organizational Process Assets : Pedoman standarisasi , instruksi kerja , usulan evaluasi kriteria, dan pengukuran kriteria kinerja, Template rencana manajemen proyek, Perubahan Prosedur kontrol, File proyek dari proyek-proyek sebelumnya, Historis informasi dan pelajaran basis pengetahuan Project Management Plan : tools and techniques 1.Expert Judgment 2.Facilitation techniques : Brainstorming, konflik resolusi, pemecahan masalah, dan manajemen pertemuan teknik utama yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu mencapai kesepakatan dalam menyelesaikan kegiatan proyek. Project Management Plan : outputs 1.Project Management Plan : mengintegrasikan dan mengkonsolidasikan semua tambahan rencana dan baseline dari proses perencanaan. Baseline proyek meliputi : Lingkup baseline Jadwal baseline Biaya awal Rencana manajemen proyek dapat berupa ringkasan atau detail, dan dapat terdiri satu atau lebih rencana. Recana manajemen proyek hanya dapat berubah ketika permintaan perubahan disetujui melalui proses Change Control Integrated. Berikut adalah dokumen-dokumen yang bukan bagian dari rencana manajemen proyek :
3.DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK Mengharuskan proyek mengeksekusi project management plan untuk mencapai tujuan kerja. Beberapa contoh kegiatan direct and manage project work : Melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan proyek Mendukung, melatih, dan mengelola anggota tim Mendapatkan, mengelola, dan memakai sumber daya Menerapkan standar dan metode yang direncanakan
Direct and Manage Project Work: Inputs
1.Project Management Plan : rencana tambahan yang menyangkut seluruh aspek proyek, beberapa diantaranya: Scope management plan, Requirements management plan, Schedule management plan, Cost management plan, dan Stakeholder management plan 2.Approved Change Requests : hasil dari proses Perform Integrated Change Control 3.Enterprise Environmental Factors : Struktur organisasi, perusahaan, atau masyarakat ; Infrastruktur ; Prestasi personil tim ; Toleransi resiko dari stakeholder ; Pengelolaan informasi dalam proyek 4.Organizational Process Assets : Panduan kerja yang telah distandarisasi, Persyaratan komunikasi dan keamanan, Pengelolaan masalah dan kerusakan, Proses pengukuran database, Data dari proyek sebelumnya Direct and Manage Project Work: Tools And Techniques 1.Expert Judgement 2.Project Management Information System : bagian dari faktor lingkungan; yang mendukung akses ke bagian peralatan dan perlengkapan (tools). 3.Rapat Direct and Manage Project Work: Output 1.Deliverables : produk yang unik, khas, dan dapat diuji. 2.Work Performance Data : pengamatan dan pengukuran kasar yang terlihat saat pengerjaan proyek. 3.Perubahan Permintaan (Change Requests) : pengajuan untuk mengubah dokumen, deliverables, atau garis dasar. Pengajuannya meliputi, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, pembaharuan (Update) 4.Project Management Plan Updates 5.Project Document Updates
4.MONITORING AND CONTROLLING PROJECT WORK
Adalah proses pelacakan, meninjau, dan melaporkan kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Manfaatnya : memungkinkan pemangku kepentingan untuk memahami keadaan proyek saat ini, langkah yang diambil, anggaran, jadwal, dan perkiraan ruang lingkup.
Monitoring: pengumpulan, mengukur, mendistribusikan informasi kinerja, dan menilai pengukuran dan tren untuk proses efek perbaikan. Controlling: penentuan tindakan korektif atau preventif atau replanning dan menindaklanjuti rencana untuk menentukan apakah tindakan yang diambil dapat menyelesaikan masalah kinerja. Parameter :
Monitor and Control Project Work: Inputs
1.Project Management Plan 2.Schedule Forecasts : Digunakan untuk menentukan apakah proyek tersebut masih dalam rentang toleransi yang ditetapkan dan mengidentifikasi setiap permintaan perubahan yang diperlukan. 3.Cost Forecasts : Perkiraan penyelesaian (EAC) dapat dibandingkan dengan anggaran pada penyelesaian (BAC) untuk melihat apakah proyek ini masih dalam rentang toleransi atau diperlukan permintaan perubahan. 4.Validated changes : Perubahan yang disetujui dari proses integrated change control memerlukan validasi untuk memastikan bahwa perubahan itu diterapkan dengan tepat. 5.Work Performance Information : data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks, dan terpadu didasarkan pada hubungan di seluruh wilayah. 6.Enterprise Environmental Factors : Standar industri dari pemerintah, Stakeholder toleransi risiko, dan Sistem informasi Manajemen proyek 7.Organizational Process Assets Monitor and Control Project Work: tools and techniques
1.Expert Judgment 2.Analytical techniques : untuk meramalkan hasil potensi berdasarkan kemungkinan variasi proyek atau variabel lingkungan yang hubungan dengan variabel lain. Contoh teknik analisis yang digunakan dalam proyek adalah: Regression analysis, Grouping methods, Causal analysis, Root cause analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis Fault tree analysis, Reserve analysis, Trend analysis, Earned value management, Variance analysis. 3.Project Management Information System : bagian dari faktor lingkungan perusahaan yang menyediakan akses untuk pengotomatisan, seperti penjadwalan, biaya, dan alat-alat resourcing, indikator kinerja, database, catatan proyek, dan keuangan yang digunakan selama proses Monitoring dan Controlling Kerja Proyek. 4.Meetings Monitor and Control Project Work: outputs
1.Change requests : Perubahan dapat mempengaruhi rencana manajemen proyek, dokumen proyek, atau produk. 2.Work Performance reports : representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja yang disusun dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk menghasilkan keputusan, tindakan, atau kesadaran. 3.Project Management Plan updates : Rencana pengelolaan Lingkup, Rencana pengelolaan Persyaratan, Rencana pengelolaan Jadwal, Rencana pengelolaan Biaya, Rencana manajemen mutu, Lingkup baseline, Jadwal baseline, Biaya awal 4.Project documents updates : Jadwal dan biaya perkiraan, laporan kinerja kerja, log Issue.
5.PERFORM INTEGRATED CHANGE CONTROL Adalah tindakan meninjau kembali semua perubahan permintaan, mengesahkan perubahan dan mengelola semua perubahan menjadi deliverables, aset organisasi, dokumen proyek dan project management plan. Keuntungannya, kita bisa menekan angka kemungkinan resiko yang biasanya timbul dari perubahan yang belum disahkan. Parameter:
Beberapa konfigurasi pengelolaan yang termasuk pada Perform Integrated Change Control : Configuration identification – Identifikasi dan pemilihan konfigurasi item yang mendukung dasar konfigurasi produk telah terdefinisikan dan teruji, produk dan dokumen sudah diberi label, perubahan telah dikelola, dan pertanggungjawabannya bisa dijaga. Configuration status accounting – yang menyediakan definisi produk Configuration verification and audit – konfigurasi pengujian memastikan komposisi dari item proyek sudah benar dan perubahannya sudah terdaftar, ditaksir, disahkan, dijalankan dengan benar. Perform Integrated Change Control: Input 1.Project Management Plan : Scope management plan, Scope baseline, Rencana pengelolaan perubahan 2.Work Performance Reports : ketersediaan sumber daya, data jadwal dan biaya, dan laporan earned value management (EVM). 3.Perubahan Permintaan (Change Requests) : tindakan perbaikan dan pencegahan. 4.Enterprise Environmental Factor : dapat mempengaruhi perform integrated change control dalam hal pengelolaan sistem informasi proyek. 5.Organizational Process Assets : Prosedur change control, Prosedur hak untuk pengubahan, Prosedur pengukuran database, Dokumen proyek, Landasan pengelolaan konfigurasi Perform Integrated Change Control: Tools and Techniques 1.Expert Judgement : Konsultan, Stakeholder, Asosiasi profesional dan teknis, Grup industri, Subject Matter Experts (SMEs), Project Management Office (PMO) 2.Rapat 3.Change Control Tools / Peralatan Kontrol Perubahan : Untuk mendukung konfigurasi dan pengelolaan perubahan
Perform Integrated Change Control: Output 1.Perubahan Permintaan yang Telah Disahkan 2.Change Log : untuk mencatat perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung. Perubahan dan juga akibatnya pada keberlangsungan proyek diberitahukan kepada stakeholder. Perubahan yang ditolak juga dicatat di change log. 3.Pembaharuan Rencana Pengelolaan Proyek 4.Pembaharuan Dokumen Proyek
6. CLOSE PROJECT
Merupakan proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan. Tujuan : agar ada serah terima (mengaudit dan mengecek apakah proyek yang dikerjakan sesuai dengan yang diinginkan) antara pemimpin proyek dan stakeholders dan sebagai pernyataan bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan kontrak kerja pun telah selesai. Close Project : inputs
1.Project management plan : mengetahui dengan detail apa saja fungsi-fungsi dari segala bagian yg ada di bangunan tersebut, setelah itu memberitahukan bagaimana cara merawatnya. 2.Accepted deliverables : serah terima proyek yang telah diselesaikan dan dokumen-dokumen yang berisi performansi kerja proyek tersebut. 3.Organizational Process Assets : Pedoman penutupan proyek atau persyaratan, dan Informasi historis dan pelajaran basis pengetahuan
Close Project : tools and techniques 1.Expert Judgment 2.Analytical Techniques : - Analisis regresi, yaitu dengan membandingkan proyek sebelumnya dengan proyek yang sekarang apakah lebih baik atau tidak - Analisis trend, untuk meramalkan apakah barang yang kita gunakan atau proyek yang dibangun masih dapat berfungsi dan digunakan pada masa mendatang. 3.Meetings
Close project : outputs
1.Final product, service, atau result transition : pemindahan atau serah terima dengan pemilik proyek dan menyatakan bahwa hasil proyek sudah layak digunakan. 2.Organizational process assets updates : Project file, Project or phase closure document, Historical information Pada akhir proyek, para pekerja (kontraktor) dibubarkan dan menyatakan bahwa proyek telah selesai dan sudah tidak ada tanggung jawab apapun lagi. Untuk outsource, orang-orangnya diberhentikan. Bahwa perjanjian dan proyek telah berakhir.
