BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi sangat membutuhkan arsip sebagai alat bukti ataupun informasi. Bukan hanya pada organisasi pemerintahan saja, tetapi juga organisasi swasta. Mereka harus mempunyai penanganan yang baik dalam pengolahan arsip terutama dalam penataannya agar mempermudah dalam penemuan kembali arsip. Mempunyai arsiparis yang handal juga sangat diperlukan bagi masing-masing organisasi. Hal ini merupakan salah satu faktor untuk menjadikan arsip lebih baik. Pemberkasan merupakan dasar dalam penataan berkas. Ketepatan dalam penyusunan berkas akan menentukan penataan berkasnya. Hal ini selanjutnya akan menentukan kecepatan dalam penemuan kembali arsip.1 Pemberkasan dikatakan baik apabila arsip yang akan ditemukan mempunyai waktu yang sangat cepat untuk ditemukan. Dalam pemberkasan tidak semua arsip bisa disimpan, hal ini bertujuan untuk mengurangi pemborosan waktu, tenaga, tempat, peralatan, serta biaya. Arsip yang mempunyai nilai sangat rahasia dan mempunyai nilai guna tinggi yang akan di berkaskan. Tujuan
pemberkasan
dalam
penataan
berkas
yaitu
untuk
mempermudah dalam penemuan kembali arsip. Adapun sistem pemberkasan 1
Burhanudin Dwi R., dkk, Filling System: Panduan Praktis Penataan Berkas, (Yogyakrata: Gambang Buku Budaya, 2015), hlm 1.
2
yang biasa digunakan dalam suatu organisasi antara lain sistem pemberkasan atas dasar angka, sistem pemberkasan atas dasar abjad dan sistem pemberkasan atas dasar masalah.2 Ketiga sistem ini sangat membantu untuk bagaimana arsip akan disimpan dan bagaimana cara menemukan kembali arsip. Dari sistem pemberkasan berdasarkan angka dibagi menjadi 4 golongan diantaranya angka urut, terminal digit (angka akhir), middle digit (angka tengah) dan urutan tanggal (chronological filing systems).3 Adapun sistem-sistem tersebut yang nantinya akan diterapkan kepada penataan berkas. Penataan berkas yang baik bukan hanya merapikan bagian fisik saja akan tetapi menata dalam suatu susunan berkas yang sistematik sehingga akan mendukung dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara efektif.4 Dalam penataan berkas arsip terkandung 3 unsur pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.5 Penataan berkas dalam pelaksanaannya harus diatur dan dipersiapkan dengan baik. Surat atau arsip seharusnya disortir dahulu dengan memisahkan surat masuk dan keluar dan dikelompokkan menurut masalah. Pada tahapan kedua yaitu meneliti arsip tersebut, apakah sudah diberi disposisi simpan atau belum, jika belum maka arsip tersebut belum boleh disimpan. Kemudian arsip
2
Boedi Martono, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan), hlm. 22. 3
Ibid, hlm. 23-25.
4
Loc.cit. hlm. 1.
5
Sularso Mulyono., dkk, Dasar-Dasar Kearsipan, (Yogyakarta: Liberty, 1985), hlm. 8.
3
arsip yang saling berhubungan maka akan disatukan. Tahap berikutnya yaitu pemberian kode klasifikasi (diujung kanan atas).6 Tahap terakhir yaitu menentukan indeks.7 Dalam penataan berkas dilakukan dengan menyusun kerangka sebagai tempat susunan berkas. Kerangka tersebut disusun dengan memperhatikan sekat (guide). Sekat ini digunakan untuk memisahkan folder dari masalah yang satu dengan lainnya.8 Hal ini bertujuan mempermudah dalam pencarian arsipnya. Arsip kependudukan merupakan salah satu jenis arsip yang memerlukan prosedur dalam penataan berkasnya. Arsip kependudukan sangat berhubungan dengan kehidupan manusia. Pentingnyaarsip kependudukan adalah sebagai pusat ingatan atau memori penduduk. Tanpa adanya arsip penduduk masyarakat mungkin akan sangat kesulitan untuk mengetahui tentang peristiwa yang dialami. Adapun peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.9Maksud dari kegiatan
6
Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan 1985), hlm. 72. 7
8
Ibid, hlm. 73.
Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 115.
4
penyusunan tersebut adalah usaha menerbitkan kumpulan dengan cepat apabila diperlukan. Sehingga kegiatan ini tidak hanya sekedar membuat kumpulan berkas atau arsip rapi dan sistematis, tetapi juga harus sesuai dengan pola klasifikasi yang telah ditentukan.10Oleh sebab itu arsip kependudukan salah satu arsip yang perlu ditangani karena dapat dijadikan sebagai alat bukti yang autentik. Arsip vital bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamalamanya.Hilangnya arsip vital akan mengakibatkan lumpuhnya organisasi karena tidak mampu untuk kembali menyusun rekaman-rekaman organisasi. Selain itu arsip penduduk juga bisa dikatakan sebagai arsip penting apabila arsip mengandung nilai hukum, pendidikan dll. Arsip penting masih digunakan dalam proses kelancaran pekerjaan. Permasalahan yang biasa terjadi bagi keselamatan arsip kependudukan antara lain adanya bencana alam, ataupun kurangnya sarana prasarana yang mengakibatkan arsip rusak. Kaitannya dengan bencana arsip kependudukan sangat rawan, karena arsip kependudukan masuk dalam arsip dinamis yang diprioritaskan nomor 1 dengan kata lain masuk sebagai arsip vital. Apabila arsip tersebut hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana alam, atau
9
Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan Pasal 1 Ayat (11). 10
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm. 255.
5
akibat apapun maka arsip tidak akan bisa diganti. Oleh sebab itu perlu diadakannya penanganan arsip vital. Dalam
penyimpanan
arsip
juga
harus
memperhatikan
pola
klasifikasinya. Pola klasifikasi merupakan penggolongan arsip berdasarkan atas isi yang terkandung di dalam arsip. Masalah yang sama dan adanya keterkaitan yang logis dikelompokkan menjadi satu ke dalam golongan atau kelas tertentu.11 Pola klasifikasi tersebut mempunyai tujuan agar dalam temu balik arsip bisa dilakukan secara efektif. Tujuan yang baik akan dapat diperoleh dengan berbagai upaya. Arsip-arsip disusun berdasarkan kegunaanya dari unit administrasi sebuah organisasi tertentu. Kantor kecamatanadalah salah satu dinas yang menangani segala macam arsip kependudukan di daerahDepokSleman. Arsip kependudukan merupakan kepentingan pemerintah dan individu itu sendiri. Administrasi yang tercipta harus sesuai dengan prosedur yang dimiliki oleh dinas tersebut. Ketertiban dalam menangani arsip juga sangat diperhatikan oleh Kantor KecamatanDepok. Penataan yang baik akan menjadikan arsip yang tersimpan juga terlihat baik dan memudahkan untuk mengaksesnya. Salah satu produk dari Kantor KecamatanDepokini adalah arsip berbahan kertas dari berbagai jenis register. Dalam penataan yang baik akan menghasilkan arsip yang baik pula. Adapun manfaat dari penataan yang baik dengan sistem yang baik pula adalah mempermudah temu balik arsip. Tidak 11
Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 96.
6
jarang instansi yang menginginkan kemudahan dalam proses temu balik arsip.Kantor KecamatanDepok juga sangat menginginkan hal tersebut. Temu balik arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan. Oleh sebab itu jika sistem penyimpanan salah, maka dengan sendirinya pula penemuan kembali arsip akan sulit.12Adapun arsip kependudukan yang diolah oleh Kantor Kecamatan Depok Sleman adalah masuk sebagai arsip vital, karena arsip kependudukan menyangkut hidup semua orang. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.13 Penulis mengangkat tema Penataan Berkas Arsip Kependudukan karena banyak masalah yang dihadapi oleh warga DepokSleman. Salah satu masalah adalah banyaknya arsip kependudukan yang masuk ke dinas tersebut. Seperti hilangnya kartu keluarga. Jika tidak ditangani dengan baik oleh Kantor KecamatanDepok, masalah tersebut bisa menjalur ke hukum. Maka dari itu, penulis menginginkan dengan mengangkat tema tersebut, menciptakan penataan berkas yang sesuai dengan prosedur, sehingga tidak merugikan semua orang, terutama yang berkepentingan dengan arsip tersebut. Dari pembahasan latar belakang diatas dapat dibuat rumusan masalahnya yaitu sebagai berikut: 12
Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), hlm. 74. 13
Ayat (4).
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1
7
a. Bagaimana penataan berkas arsip kependudukan di Kantor Kecamatan Depok? b. Apa saja sarana prasarana yang digunakan untuk penataan berkas kependudukan di kantor tersebut? c. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penataan berkas arsip kependudukan di kantor tersebut? B. Keaslian Tugas Akhir Tugas akhir yang berjudul “Penataan Berkas Arsip Kependudukan di Kantor KecamatanDepokSleman” adalah tugas akhir yang diangkat oleh penulis. Penulis membahas penataan berkas yang mempunyai fokus pada arsip dinamis aktif jenis arsip penduduk. Sejauh penulis ketahui mengenai judul yang diangkat memang sudah dipakai oleh beberapa pihak. Kesamaan terletak pada judul penataan berkasnya. Kebanyakan yang penulis ketahui tentang judul yang diangkat oleh pihak lain berbicara tentang penataan berkas bukan pada arsip kependudukan. Penelitian yang dilakukan oleh Sri Maryuni pada tahun 2015 dengan judul “Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif Di Sub Bagian Keuangan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bantul” bertujuan untuk mengetahui proses penataan berkas arsip dinamis aktif yang berada di Sub Bagian Keuangan Sekretariat DPRD. Penataan berkas arsip dinamis aktif di Sub Bagian Keuangan disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip, dalam hal ini arsip disimpan berdasarakan kegiatan, namun dalam penataan berkas arsip belum sepenuhnya berjalan sesuai dengan
8
ilmu kearsipan. Terbatasnya sumber daya manusia dan sarana penyimpanan arsip menjadi faktor penghambat proses penataan sehingga berjalan kurang maksimal. Persamaannya adalah peneliti sama-sama membahas tentang penataan berkas. Adapun perbedaannya terletak dalam penataan berkasnya yang belum memakai ilmu kearsipan sehingga akan memperlambat proses penataannya. Perbedaan yang lain terletak pada arsip yang ditangani.Penelitian yang dilakukan oleh M. Ichlasul Kurniawan pada tahun 2014 yang berjudul “Penataan Berkas Di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman” bertujuan untukmengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk, dan sifat berkas yang bertujuan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan sistem penataan yang baik dalam proses tersebut. Persamaan dengan tema yang diangkat penulis adalah sama-sama membahas tentang penataan berkas. Selain itu juga sama-sama menggunakan prosedur penyimpanan sesuai dengan standar kearsipan. Perbedaanya adalah dalam proses penyimpanan. Penelitian yang dilakukan oleh Citra Dwi Wulansari pada tahun 2013 yang berjudul “Penataan Berkas Di Balai Besar Penelitian Dan Pengembangan Pelayananan Kesejahteraan (B2P3KS) Yogyakarta” bertujuan sebagai kegiatan yang
diperlukan
demi
mendukung
proses
administrasi
di
instansi
perkantoran.Bagian penataan berkas meliputi pemberkasan arsip aktif, penemuan kembali dan peminjaman serta pemeliharaan. Adapun tujuannya
9
yaitu menata berkas agar tertata secara benar, logis, efisien dan sistematis sesuai dengan prosedur serta penemuan kembali lebih mudah, cepat dan tepat. Persamaannya sama-sama membahas tentang penataan berkas arsip. Perbedaannya terletak pada jenis arsip yang diangkat. Permasalahan yang terjadi di Bagian Tata Usaha Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraaan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta belum sepenuhnya tertata secara optimal. Adapun sebagian arsipnya hanya ditata seadanya dan ditumpuk tanpa memperhatikan sistem prosedur penataan karena faktor terbatasnya sarana dan prasarana, serta kurangnya informasi tentang penanganan arsip. Hal ini akan menyulitkan penemuan kembalinya, apabila arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan dalam proses kerja. Sedangkan di Kantor Kecamatan Depok Sleman Arsip yang tertata sudah optimal dan sesuai prosedur penyimpanannya. C. Tujuan Tujuan penulisan tugas akhir dengan judul “Penataan Berkas Arsip Kependudukan Di Kecamatan Depok Sleman” sebagai berikut, 1. untuk menyempurnakan penulisan tugas akhir yang penulis lakukan; 2. mengetahui bagaimana arsip kependudukan di dinas tersebut; 3. untuk mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam penataan arsip kependudukan 4. untuk mengetahui apa saja kendala yang dialami dalam penataan arsip kependudukan
10
D. Manfaat 1. Bagi Mahasiswa Adapun manfaat yang dari pelaksanaan Praktik Lapangan Kerja untuk penulis antara lain mempraktikan teori yang telah didapat dalam perkuliahan dan membandingkannya, menambah ilmu pengetahuan dan wawasan dalam dunia kearsipan, meninjau secara langsung dunia kerja, serta
melatih
keterampilan
kearsipan
dalam
penataan
berkasarsipkependudukan di Kantor KecamatanDepokSleman. 2. Bagi Prodi Kearsipan Sebagai bahan masukan bagi perguruan tinggi untuk memperbaiki praktikpraitik tentang kearsipan khususnya pada arsip penduduk. 3. Bagi Kantor Kecamatan Depok Sleman Manfaat bagi Kantor Kecamatan Depok Sleman dari pelaksanaan Praktik Lapangan Kerja adalah untuk mengantisipsi dokumen yang hilang. Penataan berkas memberikan hasil yang cepat dan tepat dalam penemuan kembali arsip. Sebagai penunjang pelaksana penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam penataan arsip kependudukan. E. Sistematika Penulisan Dalam penulisan tugas akhir sistematika penulisan merupakan garis besar penyusunan yang bertujuan untuk memudahkan jalan fikiran untuk memahami secara keseluruhan isi tugas akhir tersebut. Adapun susunan sistematika tersebut adalah: Dalam bab pendahuluan ini penulis menguraikan
11
Latar Belakang Pemilihan Judul. Perumusan Masalah, Keaslian Tugas Akhir, Tujuan Penelitian, sehingga permasalahan tersebut memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat. Bab II ini menguraikan tentang tinjauan pustaka dan metode penelitian. Tinjauan pustaka dalam bab ini menerangkan apa arti dari setiap kata kunci yang dijadikan penulis sebagai judul tugas akhir tersebut. Sumbersumber yang digunakan adalah berdasarkan buku yang sesuai dengan tema penulis. Adapun metode penelitian merupakan program atau cara penulis memperoleh informasi dari keseluruhan isi tugas akhir tersebut dengan menggunakan 3 metode, yaitu studi pustaka, wawancara, dan observasi partisispasif . Pada dasarnya bab ini mempunyai tujuan agar tugas akhir yang dibuat murni dan memiliki sumber-sumber yang jelas. Dalam bab pembahasan penulis menguraikan tentang sejarah singkat Kecamatan Depok Sleman. Menjelaskan tentang jenis-jenis arsip yang berada pada Kecamatan Depok Sleman. Bagaimana penataan berkas
arsip
kependudukan di kecamatan tersebut dari mulai penciptaan arsip sampai penemuan kembali arsip. Pada bab terakhir yaitu penutup penulis menguraikan tentang kesimpulan dari tugas akhir yang penulis buat. Memberikan saran dengan kondisi arsip kependudukan yang berada di Kantor Kecamatan Depok Sleman tersebut. Penulis juga menyertakan lampiran dan juga daftar pustaka yang bertujuan untuk memperjelas tugas akhir tersebut.
