BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat baik dalam industri barang ataupun jasa. Oleh karena itu tidak dapat dihindari bahwa teknologi informasi sangat penting dalam dunia bisnis dikarenakan sangat mendukung efisiensi kinerja perusahaan agar tepat dan efisien, guna untuk membantu manajemen dalam kegiatan pengambilan keputusan. Pendapat ini didukung dengan kesimpulan yang ditulis di jurnal Dewan Pelawi et al (2011) “competions faced by companies are some obstacles in achieving the business objectives to maintain the company’s growth and survival. The use of information technologi trend reguires companies to use it in order to compete with competitors” yang terjemahannya adalah persaingan yang dihadapi perusahaan merupakan kendala untuk mencapai tujuan bisnis demi menjaga pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Trend pengguna teknologi informasi menuntut perusahaan untuk menggunakannya agar mampu bersaing. Dan menurut jurnal yang ditulis Ariyani Wardhana (2011) “Information technology development grows faster every year. This phenomena makes opportunity for new businesses and business expensions in various industrial segments, especially for small and medium industries”. Yang terjemahannya
adalah
perkembangan
teknologi
informasi
dan
layanan
telekomunikasi semakin pesat dari tahun ke tahun. Hal ini membuka peluang usaha baru dan perluasan di berbagai sektor terutama untuk usaha kecil dan menengah.
1
2
Secara teknis sistem informasi untuk bidang perhotelan dapat dibagi menjadi dua yaitu sistem informasi front office dan sistem informasi back office. Menurut jurnal Gale (2012), "information system service quality has been a very important theme in both IS practice and research. user service expectations affect perceived service quality and user satisfaction". Yang mana terjemahannya adalah kualitas layanan sistem informasi telah menjadi tema yang sangat penting dalam praktek dan penelitian sistem informasi. Yang mana mempengaruhi kualitas dan kepuasan pengguna terhadap pelayanan yang dirasakan. Sistem Informasi front office adalah sistem informasi yang menangani masalah operasional dalam sebuah hotel, adapun masalah yang timbul secara umum dalam front office hotel yaitu masalah-masalah operasional hotel seperti reservasi hotel, pelayanan kamar, operator telepon, pembayaran tamu dan pencatatan transaksi. Pendapat ini didukung oleh jurnal Amrullah (2008), “front office plays very important roles in supporting hotel operation. The front office departement is responsible for carrying out all the front of the house functions and serves as a liaison between management and guests. The relationship between the hotel front desk staff and guests such as when guests checkin, check-out, and stay at a hotel”. Yang mana terjemahannya adalah kantor depan memainkan peran yang sangat penting dalam mendukung operasi hotel. Bagian kantor depan bertanggung jawab untuk melaksanakan semua fungsi bagian depan hotel dan sebagai penghubung antara manajemen dan tamu. Yang mana hubungan antara staff kantor depan hotel dengan tamu yaitu seperti ketika tamu hendak checkin, checkout, dan menginap di hotel. Menurut jurnal yang digagaskan oleh Dhiana (2010) “Industri Perhotelan merupakan bagian dari pendukung kegiatan usaha pariwisata yang memiliki peranan yang penting didalamnya, yaitu sebagai sarana penyediaan akomodasi yang
3
diperlukan bagi tamu dengan menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa-jasa lainnya. Hotel yang baik adalah yang mampu memperoleh keuntungan dari kepuasan tamu”. Pitagiri Hotel adalah perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan. Saat ini Pitagiri Hotel telah tergolong kedalam golongan hotel bintang 2. Pada sistem yang berjalan masih menggunakan cara yang manual seperti reservasi hotel, pelayanan kamar, operator telepon, pembayaran tamu dan pencatatan transaksi, kecuali untuk data tamu menggunakan aplikasi datacom. Maka untuk dapat mengkoordinasikan pelayanan, pembayaran tamu di front office counter, menerima dan memeriksa serta mengontrol transaksi pembayaran dan segala aktifitas yang berjalan di hotel. Oleh karena itu kelompok kami tertarik untuk mengangkat judul Tugas Akhir kami adalah “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA PITAGIRI HOTEL” dengan menggunakan teknologi dan sistem informasi yang diharapkan dapat menjadi solusi dalam masalah-masalah yang dihadapi pada Front Office Pitagiri Hotel. 1.2. Ruang Lingkup a. Prosedur pemesanan kamar untuk perorangan dan corporate. b. Prosedur melayani check-in. c. Prosedur menerima pembayaran DP. d. Prosedur melayani jasa penginapan. e. Prosedur melayani check-out. f. Prosedur menghitung tagihan customer. g. Prosedur menerima pelunasan pembayaran. h. Prosedur membuat laporan.
4
1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Penelitian 1. Menganalisis masalah yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi front office yang sedang berjalan. 2. Mengidentifikasi masalah pada sistem front office yang sedang digunakan. 3. Merancang sebuah sistem informasi front office yang tepat dan terintegrasi. 4. Menghasilkan laporan front office hotel. 1.3.2. Manfaat Penelitian 1. Diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang timbul pada sistem informasi front office. 2. Meningkatkan pengendalian internal. 3. Membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 1.4.
Metodologi Penelitian Dalam hal metodologi penelitian, metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini dengan mencari dan mempelajari bahanbahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis yang berupa literatur, internet maupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai acuan teori untuk mengembangkan perancangan sistem yang berkaitan dengan objek penelitian.
1. Studi Pustaka Studi ini dilakukan dengan mencari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami
5
aturan-aturan dan prosedur dalam berbagai analisis front office yang terdapat diberbagai media. 2. Studi Lapangan Untuk studi lapangan metode yang digunakan ada 2 (dua ) cara, yaitu : a. Observasi Melakukan penelitian secara langsung tentang proses yang terkait dengan front office, guna mendapatkan gambaran dari proses yang terjadi. b. Wawancara Proses dari metode penulisan membuat jadwal wawancara dengan pihak yang terkait dimana dalam proses wawancara tersebut melakukan pembicaraan dua arah secara langsung dengan bagian yang terkait terhadap masalah front office, untuk mendapatkan data yang menunjang dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 3. Studi Analisis a. Melakukan survey pada sistem yang sedang dijalankan. b. Melakukan analisis pada
sistem
yang
sedang
dijalankan
serta
mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. c. Melakukan identifikasi kebutuhan informasi, dengan cara menetapkan informasi yang masih belum berjalan dengan baik pada sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan informasi yang perlu ditambahkan pada rancangan sistem baru.
6
4. Metode Perancangan Dalam metode ini penulis membuat beberapa perancangan yang berkaitan dengan sistem yang akan diterapkan yaitu : a. UML Activity Diagram. b. UML Class Diagram. c. UML Use Case. d. Rancangan Database. e. Rancangan Formulir. f. Rancangan Layar. g. Rancangan Laporan. h. Navigation Diagram. i. Matrixs Rencana Penerapan Sistem.
7
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Tugas Akhir ini merupakan gambaran umum mengenai isi dari keseluruhan pembahasan, yang bertujuan memudahkan pembaca dalam mengikuti alur pembahasan yang terdapat dalam Tugas Akhir ini. Berikut ini merupakan sistematika penulisan yang terdapat dalam Tugas Akhir ini : BAB I
: PENDAHULUAN Dalam bab ini membahas tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan Tugas Akhir
BAB II
: LANDASAN TEORI Dalam
bab
ini
membahas
mengenai
landasan
teori
yangmendukung dan menjelaskan teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam menganalisis dan merancang sistem informasi front office. BAB III
: SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab. Penjelasan
mengenai
sistem
yang
berjalan
dengan
mendeskripsikan dalam gambar Rich Picture, narasi dari sistem yang berjalan, analisis terhadap prosedur kerja yang berjalan dan juga permasalahan yang dihadapi dan disertai dengan identifikasi kebutuhan informasi.
8
BAB IV
: RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan membahas tentang perancangan sistem yang diusulkan yaitu Overview Activity Diagram, Detailed Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Rancangan Database, Rancangan Formulir, Rancangan Layar, dan Rancangan Laporan.
BAB V
: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan simpulan dari hasil penelitian kasus dan rancangan yang dihasilkan serta saran-saran yang berguna bagi perusahaan dalam pengembangan sistem untuk masa yang akan datang.
