Winarti
BAB 2 TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK Ketika para eksekutif bisnis masa kini mengembangkan rencana bisnis strategis untuk perusahaan mereka, mereka memilih pilihan yang tidak tersedia beberapa tahun lalu. Perusahaanperusahaan dapat ikut serta dalm perdagangan melalui jaringan elektronik (elektronic commerce) – penggunaan komputer sebagai alat utama untuk melakukan operasi bisnis dasar. Perusahaan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk berbagai alasan, tetapi tujuan utamanya adalah keunggulan kompetitif. Setelah para eksekutif menyertakan perdagangan melalui jaringan elektronik dalam rencana strategis, mereka dihadapkan pada keputusan mengenai pemilihan strategi, metodologi, dan teknologi terbaik. Strategi utama adalah membangun sistem antar – organisasi (interorganizational system – IOS) yang terdiri dari beberapa perusahaan yang bekerjasama sebagai satu unit tunggal. Salah satu cara paling efektif menghubungkan para mitra bisnis IOS adalah dengan arus data komputer – suatu konsep yang disebut pertukaran data elektronik (elektronik data interchange) atau EDI. IOS dapat dikembangkan dengan mengikuti siklus sistem hidup tradisional untuk menciptakan sistem yang sama sekali baru atau dengan mengikuti rancang ulang proses bisnis (business process redesign – BPR) untuk merekayasa ulang sistem yang ada sekarang. BPR sangat menarik sebagai metodologi, karena BPR membebaskan perusahaan dari keharusan untuk mulai lagi dari awal. BPR memanfaatkan teknologi komputer, namun tetap mempertahankan tampilan-tampilan yang diinginkan dari sistem yang ada sekarang. Suatu elemen kunci dalam IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut–sambungan langsung (direct connectivity), jaringan bernilai tambah (value added network), dan internet. Jaringan bernilai tambah (VAN) adalah fasilitas komunikasi yang disediakan oleh pemasok yang tidak hanya menyediakan sirkuit tetapi juga melaksanakan pelayanan penting. Sementara VAN merupakan teknologi pilihan beberapa tahun lalu, banyak perhatian saat ini difokuskan pada internet. Menjelang akhir abad dua puluh, penggunakan internet sebagai saluran utama komunikasi perdagangan melalui jaringan elektronik akan terus meningkat. Kita memandang strategi sistem antar organisasi dan pertukaran data elektronik sebagai suatu cara untuk memberikan landasan bagi perdagangan melalui jaringan elektronik. Landasan itu dibangun dengan mengikuti metodologi rancang ulang proses bisnis dan dengan menerapkan teknologi dalam bentuk jaringan bernilai tambah dan internet. PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK (E-COMMERCE) Kita mendefinisikan perdangan melalui jaringan elektronik sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan (definisi sempit : hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok) Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh organisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama : • Pelayanan pelanggan yang lebih baik; • Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan yang lebih baik; • Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 1
Winarti
Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer. Kendala e-Commerce Tidak semua perusahaan ikut dalam keramaian perdagangan elektronik. Alasan perusahaan tersebut dikarenakan tiga kendala yaitu : • Biaya tinggi • Masalah keamanan • Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia Tiga kendala ini diatasi dengan semakin populernya teknologi dan sistem informasi. Untuk keamanan kini dengan adanya ekripsi dan situs Web aman, maka berkuranglah alasan untuk mengkhawatirkan akses tidak sah pada pesan pelanggan. Perangkat lunak untuk perdagangan melalui jaringan elektronik sedang menuju era baru, daripada membuat perngkat lunak khusus, perusahaan-perusahaan sekarang merancang interface untuk perdagangan melalui jaringan elektronik yang memanfaatkan perangkat lunak browser Internet yang ada. Ide dasarna adalah membuat suatu interface umum yang cocok untuk para pelanggan dan mitra elekronik. STRATEGI E-COMMERCE Untuk tiap masalah, ada beberapa kemungkinan solusi, dan situasi ini dapat diterapkan untuk permasalahan menentukan strategi terbaik perdagangan melalui jaringan elektronik. Namun strategi yang paling penting disebut adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Nama yang diberikan untuk strategi ini adalah sistem antar organisasi (IOS). Istilah lain adalah EDI yang berarti pertukaran data elektronik. Kedua istilah tersebut sering dipergunakan bergantian, tetapi jika dibuat suatu pebedaan, EDI dianggap subset dari IOS. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai sistem antar-organisasi. IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle-SLC) acau melakukan rancang ulang proses bisnis (BPR). Hasilnya adalah sistem jaringan yang menggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, atau kombinasinya. SISTEM ANTAR-ORGANISASI (IOS) IOS (Interorganizational system), kadang-kadang disebut sistem informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis. Manfaat IOS Para mitra dagang ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat itu terbagi dalam dua kategori – efisiensi komparatif dan kekuatan tawar menawar. 1. Efisiensi Komparatif Dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain. • Efisiensi internal Terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 2
Winarti
• Efisiensi antar organisasi Mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pelosok atau pelanggan, serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan. 2. Kekuatan Tawar Menawar Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power). Kekuatan itu berasal dari 3 metode dasar • Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat. • Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah. • Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi. IOS memiliki landasan teoritis yang kuat – delapan elemen lingkungan yang dihubungkan oleh arus sumber daya. Untuk alasan itu, tidaklah mengejutkan bahwa IOS telah menjadi strategi dominan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Juga tidaklah mengherankan bahwa hubungan data dicapai secara elektronik, suatu strategi yang disebut pertukaran data elektronik. PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK Pertukaran data elektronik (EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer diantara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang. Permintaan penawaran harga Penawaran harga Pemasok
Pesanan pembelian
Perusahaan
Persetujuan pesanan pembelian Faktur Tingkat Penerapan EDI - Pemakai tingkat satu. Hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas. Misalnya, suatu persahaan hanya mentransmisikan faktur dan pernyataan ke pelanggannya. - Pemakai tingkat dua. Banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra dagang, mungkin melampaui lini industri, banyak unit organisasi dalam perusahaan berpartisipasi dalam transmisi, namun aplikasi perusahaan itu tidak terpengaruh. - Pemakai tingkat tiga. Bukan hanya banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 3
Winarti
Manfaat EDI Beberapa manfaat EDI langsung berasal dari teknologi. Ini adalah manfaat langsung dari pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional. Manfaat lain di hasilkan oleh manfaat langsung. Ini adalah manfaat tidak langsung dari peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Manfaat tidak langsung Manfaat langsung Mengurangi kesalahan Mitra dagang
pesaing Mengurangi biaya Meningkatkan kemampuan bersaing
Memperbaiki hubungan
Meningkatkan efisiensi operasional
Meningkatkan pelayanan
pelanggan
Gambar. Hubungan Perusahan EDI dengan Manfaat Langsung / Tidak Langsung -
-
-
Mengurangi kesalahan. Jika data yang masuk tidak harus diketik ke dalam sistem, kesalahan pemasukan data dapat sangat dikurangi. Mengurangi biaya. Pengurangan biaya dapat diwujudkan dengan menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan, menghapus dokumen-dokumen kertas, dan mengurangi tenaga manusia untuk mengantarkan dokumen kertas itu ke seluruh organisasi. Meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menggantikan dokumen kertas dalam tiap arus dengan dokumen elektronik, banyak peluang untuk peningkatan efisiensi. Meningkatkan kemampuan bersaing. Kombinasi pengurangan biaya dan tampilan produk yang unik yang dimungkinkan oleh IOS membuat pesaing sulit menyamai produk dan pelayanan perusahaan. Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang. Dengan membentuk suatu sistem formal dengan para mitra dagang. Meningkatkan pelayanan pelanggan. Kecepatan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan cepat menanggapi pesanan pelanggan dan permintaan jasa, dikombinasikan dengan pengurangan tingkat kesalahan dan kemudahaan bagi pelanggan untuk berbelanja produk.
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 4
Winarti
RANCANG ULANG PROSES BISNIS Penggantian proses yang ketinggalan jaman dengan yang lebh baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process redesign, BPR). Terkadang juga digunakan istilah business process reengineering. BPR mempengaruhi jasa informasi (IS) dalam 2 cara. Pertama, IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis komputer yang tidak dapat dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa. Sistem seperti itu disebut sistem warisan (legacy system) karena terlalu berharga untuk dibuang tetapi memboroskan sumber daya IS. Kedua, jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang berbasis komputer. IS telah menciptakan tiga teknik untuk menerapkan BPR. Teknik-teknik dikenal sebagai tiga-R : • Rekayasa Mundur - Adalah proses analisis sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemen sistem dan hubungan antar elemen berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya. - Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada. - Diterapkan untuk sistem yang tidak ada dokumentasinya. - Hasilnya : dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram– DFD), diagram arus sistem, dll. • Restrukturisasi - Transformasi suatu sistem menjadi sistem baru/bentuk lain tanpa mengubah fungsionalnya. - Sistem/program tidak terstruktur menjadi terstruktur • Rekayasa Ulang - Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada. - Pengetahuan mengenai sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali (proses rekayasa mundur) - Lalu sistem baru dikembangkan secara normal (proses rekayasa maju) Sebelumnya kita harus perhatikan komponen dari BPR, yakni : • Kualitas fungsional Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem. • Kualitas teknis Ukuran bagaimana fungsi tersebut dilakukan. Kombinasi kedua komponen menentukan pemilihan teknik BPR. TEKNOLOGI PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK Komunikasi data adalah bidang komputasi yang sedang mendapatkan perhatian paling besar, dengan internet dalam sorotan. Internet membuka berbagai peluang baru dihampir semua bidang bisnis, termasuk perdagangan melalui jaringan elektronik. Namun, untuk perusahaan-perusahaan yang ingin membangun sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI, beberapa teknologi lain juga dapat dipertimbangkan. Pilihan Teknologi Terdapat tiga pilihan teknologi utama, yakni : • Sambungan Langsung, menggunakan sirkuit yang disediakan oleh jasa telekomunikasi umum, berbentuk saluran dial-up atau pribadi dan dapat menggunakan beragam jenis sirkuit seperti serat optic dan transmisi gelombang mikro. ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 5
Winarti
• •
Jaringan bernilai tambah, antara lain berupa layanan perangkat lunak, pengolahan data, dll Internet, memungkinkan jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra bisnis tetapi juga mencakup para pelanggan.
PERKEMBANGAN INTERNET Asal muasal internet dapat ditelusuri ke tahun 1979, ketika pemerintah A.S. membentuk suatu jaringan yang dinamakan ARPANET, dan terhadap berbagai upaya yang dimulai pada tahun 1989 yang mengarah yang sekarang dikenal sebagai World-Wide Web. ARPANET Tujuan ARPANET, suatu produk dari Advanced Research Projects Agency, adalah untuk memungkinkan personil militer dan periset sipil bertukar informasi yang berkaitan dengan hal-hal militer. Itu adalah jaringan pertama untuk memperlihatkan kemampuan transmisidata dalamn bentuk paket dari komputer ke komputer. ARPANET masih ada. Bahkan, bersama dengan dua jaringan lain-CSNET (Computer Science Network) dan NSFNET (National Science Foundation Network), ARPANET membentuk apa yang sekarang disebut internet. Internet adalah nama yang diberikan pada koleksi jaringan komputer terbesar di dunia, masing-masing terdiri dari jaringan-jaringan yang lebih kecil. Ketika seseorang meminta data dari internet, permintaan itu berpindah dari komputer di seluruh jaringan hingga mencapai lokasi tempat data itu disimpan. Tanggapan mengikuti jalur komputer ke komputer yang sama kembali ke orang yang membuat permintaan itu. Selama tahun 1970-an, pekerjaan di ARPANET terdiri dari menghubungkan berbagai jaringan dan mengembangkan perangkat lunak antar jaringan yang diperlukan. Selama awal tahun 1980-an jaringan itu lalu dikenal sebagai internet, dan selama periode ini perusahaan-perusahaan bisnis mulai menggunakannya dari workstastion dan jaringan lokal. World-Wide Web Pada tahun 1989, tim Berners-Lee seorang ilmuwan komputer yang bekerja di CERN, laboratorium partikel Eropa menemukan suatu cara yang lebih baik bagi para fisikawan untuk berkomunikasi. Idenya adalah menggunakan hipertext dokumen-dokumen dalam bentuk elektronik yang saling dikaitkan dengan cara tertentu. Seperti diharapkan oleh Berners-Lee para fisikawan dapat meng-klik kata atau kalimat yang ditampilkan di layar komputer mereka dan mengambil hipertext itu. Ide itu menjadi kenyataan pada tahun 1992 dalam bentuk world-wide web dan sejak itu jauh melampaui harapan awalnya. Bukan hanya sekedar menangani materi grafik, audio dan video world-wide web juga disebut web, www dan w3 adalah ruang informasi di internet tempat dokumen-dokumen hiper media disimpan dan dapat diambil melalui suatu skema alamat yang unik. Internet menyediakan arsitektur jaringan dan web dan menyediakan metode untuk menyimpan dan mengambil dokumen-dokumennya. APLIKASI BISNIS DARI INTERNET Internet dapat digunakan untuk aplikasi bisnis apapun yang meibatkan komunikasi data termasuk komunikasi baik ddi dalam perusahaan maupun dengan lingkungan. Banyak perusahaan menggunakan internet untuk komunikasi internal suatu aplikasi yang disebut intranet. Kita membahas intranet dalam modul 10 ketika kita membahas komunikasi data. Hal-hal yang didiskusikan dalam modul ini perdagangan melalui jaringan elektronik (IOS) dan EDI semua dapat menggunakan internet. Internet menawarkan beberapa keunggulan dibandingkan berbagai jenis jaringan yang telah digunakan perusahaan selama bertahun-tahun jaringan yang dinamakan jaringan setempat / Local Area Network (LAN), jaringan perkotaan / metropolitan Area Network (MAN) dan jaringan luas / Wide Area Network (WAN). Tidak seperti jaringan lain tersebut internet dapat digunakan dengan platform komputer apapun tanpa perlu usaha khusus. Ini adalah keunggulan besar. Protokol wide dan browser ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 6
Winarti
juga jauh lebih mudah untuk dipelajari dan digunakan dari pada query language yang biasa digunakan untuk mengambil informasi dari data base. Selain itu internet memungkinkan transmisi media yang lebih beragam daripada yang ditangani banyak perusahaan melalui jaringan konvensional mereka. Semua area perusahaan dapat menggunakan internet tetapi jika seseorang harus memilih area dengan potensi terbesar itu adalah pemasaran. Itu karena banyak pemakai internet merupakan pelanggan potensial dari produk dan jasa perusahaan. Internet menawarkan suatu cara baru untuk menapai suatu segmen pasar yang jumlahnya dapat mencapai jutaan. Selain itu internet memberikan bagi para pemasar suatu cara untuk tetap maju dalam persaingan. Saran-saran untuk penggunaan internet yang berhasil : 1. Pastikan situs Web itu dapat dikembangkan. 2. Pastikan browser dan struktur database anda fleksibel dan intuitif. 3. Tekankan isi. 4. Sering diperbarui. 5. Lihat dengan kaca mata pelanggan. 6. Arahkan isi untuk kebutuhan pemakai tertentu. 7. Tempatkan di lokasi Web yang tepat. 8. Ciptakan rasa kebersamaan. 9. Dapatkan bantuan jika anda membutuhkannya.
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 7
