BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Supply Chain Management Supply Chain Management adalah pengintegrasian sumber bisnis yang
kompeten mencakup perencanaan dan pengelolaan semua aktivitas pengadaan dan logistik serta material atas barang dan jasa serta informasi terkait mulai dari tempat bahan baku sampai dengan tempat konsumsi. (Siahaya,2012 : 7) Manajemen rantai pasokan adalah manajemen berbagai aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman produk melalui suatu sistem distribusi. (Render,heizer, 2011:4). Supply chain management adalah manajemen aktifitas pengadaan ,logistik serta distribusi produk. 2.1.1 Hubungan Procurement Dan Supply Chain Management Perkembangan bisnis dan teknologi menyebabkan munculnya supply chain management sehingga procurement, manajemen logistik dan manjemen material dan aset berada di bawah supply chain management. (Siahaya,2012 : 6)
Gambar 2.1 Ruang Lingkup SCM 2.2
Procurement Procurement adalah sebuah entitas pada organisasi yang bertanggung jawab
untuk membeli barang dan jasa yang diperlukan organisasi untuk melakukan bisnisnya. Fungsi dasar yang dilakukan oleh bagian pengadaan adalah : 1.
Identifikasi Pemasok dan seleksi
2.
Penelitian pasar Pasokan
3.
Penawaran dan membeli (menciptakan purchase order)
4.
Negosiasi dan kontrak
5.
Pengukuran pemasok dan kinerjanya 7
8
Gambar 2.2
Aktivitas procurement pada sebuah perusahaan (chaffey,dave,2010:382)
2.2.1 Metode Procurement Pada perusahaan menurut (turban,2010:251): 1.
Sistem penawaran dimana supplier saling berkompetisi.
2.
Membeli langsung.
3.
Membeli dari lelang.
4.
Membeli dari catalog perantara.
5.
Membeli dari catalog internal vendor yang telah disetujui.
6.
Bergabung dengan grup pembelian.
7.
Membeli pada mall industry.
8.
Kolaborasi dengan supplier.
2.2.2 Manajemen Pengadaan Menurut Efraim Turban, manajemen pengadaaan adalah sebuah proses perencanaan, pengelolaan, pengkoordinasian seluruh aktivitas terkait pembelian barang
dan
jasa
yang
dibutuhkan
untuk
mencapai
tujuan
perusahaan.
(turban,2010:252) Manajemen pengadaan adalah bagian dari supply chain management yang sistematis dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang sampai dengan tempat tujuan. (Siahaya,2012:4). Jadi manajemen pengadaan adalah proses perencanaan dan pengelolaan pembelian /pengadaan barang dan jasa.
9
2.3
Permintaan Pengadaan (Procurement Requisition)
2.3.1 Jenis Permintaan Pengadaan 1.
Standard Requisition Formulir permintaan standar yang memuat kebutuhan barang dan jasa
2.
Electronic Requisition Permintaan kebutuhan secara elektronik
3.
Bill of Material Daftar kebutuhan material dab komponen yang dibutuhkan untuk tujuan produksi dan pelaksanaan proyek.
4.
System Generated Requisition Berdasarkan kebutuhan material dalam sistem pelaksanaan pekerjaan secara terintegrasi mulai dari perencanaan, rencana kebutuhan material produksi sampai dengan penjualan dan penyelesaian pekerjaan
5.
Traveling Requisition Stock card memuat catatan tentang jumalah yang diterima, jenis barang,sumber pengadaan,kemudian dilengkapi oleh pemakai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu diperlukan
6.
Stock review and control Berdasarkan data pemakaian lalu dan formula penentuan kebutuhan (Siahaya,2012:28)
2.3.2 Jenis Sumber Pengadaan 1.
Satu sumber pengadaan (single source) Perusahaan membeli secara selektif, menentukan hanya satu sumber pengadaan, meskipun terdapat lebih dari satu sumber. Praktik ini disebut kemitraan (partnership) atau aliansi strategis dimana pelaksaan pekerjaan dilaksanakan dalam jangka panjang. Tujuan adalah untuk meningkatkan kualitas dan untuk mempercepat proses untuk jangka waktu tertentu.
2.
Sumber pengadaan tunggal (sole source) Hanya ada satu sumber yang membuat produk dengan spesifikasi tertentu sesuai kebutuhan pembeli.
10 3.
Sumber pengadaan ganda Pengadaan satu jenis produk kepada dua pemasok atau lebih untuk menghindari ketergantungan dan untuk menghindari risiko suplai apabila terjadi masalah pada salah satu pabrik pembuat.
4.
Suplai terintegrasi Indikasi suplai terintegrasi yaitu pemasok mengelola sistem pengadaan termasuk menyediakan persediaan (inventory). Pada umumnya persediaan jenis MRO (Maintenance, Repair and Operation) dimana volume pemakaian sangat tinggi namun risiko dan harga relatif kecil. (Siahaya,2012:30-31)
2.3.3 Permintaan Penawaran 1.
Permintaan penawaran harga (Request for Quotation / RFQ).
2.
Permintaan kualifikasi (Request for Qualification / RFQ).
3.
Permintaan informasi (Request for Information / RFI).
4.
Permintaan proposal (Request for Proposal).
5.
Undangan penawaran (Invitation for Bids).
6.
Permintaan penawaran informal (Informal Bids Quotation).
7.
Permintaan penawaran alternative (Alternate Proposals).
8.
Permintaan penawaran elektronik.
9.
Permintaan penawaran online.(Siahaya,2012:43-44)
2.4
Persediaan Heizer dan Render (2010: 82) menyatakan persediaan adalah salah satu aset
termahal dari banyak perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan. Sementara itu, Deitiana (2011, 185) menyebutkan, pada satu sisi manajemen menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu minimum, namun di pihak lain, seringkali konsumen mengeluh karena kehabisan persediaan. Menurut Chase dan Jacobs (2011: 594) persediaan adalah stock barang atau sumber daya yang digunakan di dalam sebuah organisasi. Muttaqin, Musadieq, dan Riyadi (2014: 2) menjelaskan persediaan sebagai suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organsisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Persediaan atau inventory merupakan simpanan material yang berupa barang mentah, dalam proses, dan barang jadi.
11 2.4.1 Tujuan Persediaan Berdasarkan penjelasan Chase dan Jacobs (2011: 595), seluruh perusahaan (termasuk operasi JIT) menyimpan pasokan persediaan utuk alasan-alasan sebagai berikut: 1. Untuk menjaga independensi operasi Pasokan bahan baku pada pusat kerja memungkinkan fleksibilitas pusat dalam operasi. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan operasi yang identik akan bervariasi dari satu unit ke unit berikutnya. Oleh karena itu, dengan adanya persediaan akan memangkas waktu kerja sehingga dapat mengkompensasi waktu kerja yang lama. 2. Untuk memenuhi variasi pada permintaan produk Jika permintaan produk dapat diketahui secara tepat, sangat memungkinkan (meskipun tidak harus ekonomis) untuk memproduksi produk untuk memenuhi permintaan dengan tepat. Biasanya, permintaan tidak sepenuhnya diketahui secara pasti, dan persediaan pengaman harus dijaga untuk mengantisipasi variasi. 3. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam jadwal produksi Stock persediaan meringankan tekanan pada sistem produksi untuk mengeluarkan barang jadi. Ini menyebabkan waktu tunggu (lead time) yang lebih lama, yang memungkinkan perencanaan produksi untuk alur yang lebih halus dan operasi rendah biaya melalui produksi lot-size yang lebih besar. Biaya penyetelan (setup cost) yang tinggi, sebagai contoh, mendukung produksi jumah unit yang lebih besar setelah penyetelan dibuat. 4. Untuk menyediakan perlindungan bagi variasi dalam waktu pengiriman bahan baku Saat bahan baku dipesan dari vendor, penundaan dapat terjadi karena berbagai alasan: variasi normal dalam waktu pengiriman, kekurangan bahan baku di pabrik vendor menyebabkan backlogs, pemogokan tak terduga pada pabrik vendor, atau pada satu perusahaan ekspedisi, pesanan yang hilang atau kiriman bahan baku yang salah atau rusak. 5. Untuk mengambil keuntungan ekonomi dari ukuran pesanan pembelian Ada biaya untuk melakukan pemesanan: tenaga kerja, panggilan telepon, pengetikan, ongkos kirim, dan lain sebagainya. Maka dari itu, semakin besar pemesanan yang dilakukan, semakin kecil pemesanan yang harus ditulis.
12 Selain itu, biaya pengiriman (shipping costs) mendukung pemesanan ynng lebih besar – lebih besar pengiriman, maka biaya per unit semakin rendah. 2.4.2 Biaya – biaya Persediaan Menurut Deitiana (2011: 189), masalah utama yang ingin diatasi oleh pengendalian persediaan adalah meminimumkan biaya operasi total perusahaan. Dalam hal ini ada dua keputusan yang harus diambil, yaitu berapa jumlah yang harus dipesan setiap kali pemesanan, dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Dalam menentukan jumlah yang dipesan pada setiap kali pemesanan, pada dasarnya harus dipertemukan dua titik ekstrim yaitu memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya untuk meminimumkan ordering cost dan memesan dalam jumlah yang sekecilkecilnya untuk meminimumkan carrying cost. Heizer dan Render (2010: 91) menyatakan, biaya-biaya yang perlu diperhitungkan disaat mengevaluasi masalah persediaan, diantaranya: 1. Biaya pemesanan (ordering cost) Merupakan total biaya pemesanan dan pengadaan barang sehingga siap untuk dipergunakan atau diproses lebih lanjut. Mencakup biaya-biaya dari persediaan, formulir, proses pemesanan, pembelian, dukungan administrasi dan sebagainya. Ketika pesanan sedang diproduksi, biaya pesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagian dari biaya penyetelan. 2. Biaya penyetelan (setup cost) Merupakan biaya untuk mempersiapkan sebuah mesin atau proses untuk membuat sebuah pesanan. Ini menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan serta mengganti peralatan atau alat penahan. Manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya penyetelan serta menggunakan prosedur yang efisien, seperti pemesanan dan pembayaran elektronik. 3. Biaya penyimpanan (holding cost) Merupakan biaya yang terkait dengan menyimpan atau “membawa” persediaan selama waktu tertentu. Oleh karena itu, biaya penyimpanan juga mencakup biaya barang using dan biaya yang terkait dengan penyimpanan, seperti asuransi, pegawai tambahan, dan pembayaran bunga. Banyak perusahaan yang tidak berhasil menyertakan semua biaya penyimpanan persediaan. Akibatnya, biaya penyimpanan persediaan sering ditetapkan kurang dari sebenarnya.
13 2.4.3 EOQ Menurut Heizer dan Render (2010: 92) model kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity – EOQ) adalah salah satu teknik kontrol persediaan yang tertua dan paling terkenal. Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan pada beberapa asumsi: 1.
Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen
2.
Waktu tunggu – yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan – diketahui dan kosntan
3.
Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada satu waktu
4.
Tidak tersedia diskon kuantitas
5.
Biaya variabel hanya untuk menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya penyimpanan persediaan dalam wkatu tertentu (biaya penyimpanan atau membawa)
6.
Kehabisan persediaan (kekurangan persediaan) dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat Menurut Heizer dan Render (2010: 95) secara matematis rumus EOQ adalah: Q* =
N= Dimana: Q*
= jumlah optimum unit per pesanan (EOQ)
D
= permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan
S
= biaya penyetelan atau pemesanan setiap pesanan
H
= biaya penyimpanan atau penyimpanan per unit per tahun
N
= jumlah pemesanan
14 2.4.3.1 ROP dan Safety Stock
Sudwardji et al (2012: 1074) menjelaskan ROP (Reorder Point) sebagai titik/tingakt persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan, model persediaan sederhana mengasumsikan bahwa penerimaan suatu pesanan bersifat seketika, artinya model persediaan mengasumsikan bahwa setiap perusahaan akan menunggu sampai tingkat persediaannya mencapai nol, sebelum perusahaan memesan kembali dengan seketika kiriman yang dipesan akan diterima. Sementara lebih lanjut dijelaskan bahwa safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan/barang, misalnya karena penggunaan bahan yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan bahan yang dipesan. Menurut Heizer dan Render (2010: 99) model-model persediaan sederhana mengasumsikan sebuah pesanan akan diterima saat itu juga. Dengan kata lain, mereka mengasumsikan sebuah perusahaan akan menempatkan sebuah pesanan ketika tingkat persediaannya untuk barang tertentu tersebut mencapai nol dan perusahaan akan menerima barang yang dipesan secara langsung. Bagaimanapun juga, waktu antara penempatan dan penerimaan sebuah pesanan, disebut waktu tunggu (lead time) atau waktu pengantaran, bisa jadi hanya beberapa jam atau bisa juga mencapai beberapa bulan. Jadi, keputusan kapan harus memesan biasanya dinyatakan dengan menggunakan sebuah titik pemesanan ulang (reorder point – ROP). Titik pemesanan ulang adalah tingkat (titik) persediaan dimana tindakan harus diambil untuk mengisi kembali persediaan barang. Untuk permintaan produk yang tidak pasti (tidak konstan) dapat meningkatkan kehabisan persediaan. Salah satu metode untuk mengurangi kehabisan persediaan adalah menyimpan unit-unit tambahan dalam persediaan. Seperti yang telah kita catat, persediaan seperti ini biasanya disebut persediaan pengaman (Heizer dan Render: 2010, 109). Dalam menentukan persediaan pengaman (safety stock), dipengaruhi oleh tingkat pelayanan (service level). Menurut Heizer dan Render (2010: 109) tingkat pelayanan (service level) adalah komplemen dari probabilitas kehabis persediaan. Sebagai contoh, jika probabilitas kehabisan persediaan adalah 0,05, maka tingkat pelayanannya adalah 0,95.
15 Dengan demikian, ROP dapat dihitung dengan rumus: ROP = d x L + safety stock Dan safety stock dapat dihitung dengan rumus: Safety stock = Z x σ x Dimana: ROP
= titik ulang pemesanan
d
= permintaan
L
= waktu tunggu
Safety stock
= persediaan pengaman
Z
= service level
σ
= standar deviasi
2.5
Peramalan (Forecasting) Heizer dan Render (2010: 162) mendefinisikan peramalan sebagai seni dan
ilmu untuk memprediksi kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa mendatang dengan suatu bentuk model matematis. Perusahaan selalu dituntut untuk memperkirakan atau meramalkan besarnya permintaan pelanggan akan produknya. Peramalan permintaan merupakan usaha untuk mengetahui jumlah produk atau sekelomok produk di masa yang akan datang dalam kendala atau kondisi tertentu serta untuk mengurangi resiko atau ketidakpastian yang dihadapi (Deitiana: 2011, 31). Peramalan untuk permintaan produk adalah dasar untuk keputusan perencanaan yang paling penting. Menurut Russell dan Taylor (2011: 497), peramalan permintaan produk menentukan seberapa banyak persediaan yang dibutuhkan, seberapa banyak produk yang harus dibuat dan seberapa banyak material yang harus dibeli dari supplier untuk mencapai kebutuhan pelanggan yang sudah diramalkan. Tanpa peramalan yang tepat, persediaan dalam jumlah dan biaya yang besar harus dipersiapkan untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan oleh pelanggan. Russell dan Taylor (2011: 497) secara lebih lanjut menjelaskan bahwa meskipun peramalan yang akurat tidak pernah mungkin bisa dilakukan, tetapi peramalan dapat mengurangi ketidakpastian mengenai masa yang akan datang.
16 2.5.1 Jenis – jenis Peramalan Heizer dan Render (2010: 164) menyatakan, organisasi pada umumnya menggunakan tiga tipe peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan: 1. Peramalan ekonomi (economic forecast) : menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumakan dan indikator perencanaan lainnya. 2. Peramalan teknologi (technological forecast): memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan permintaan
(demand forecast): proyeksi permintaan untuk produk
atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitasm serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia. 1.
Metode Peramalan Menurut Ghiani, Laporte, dan Musmanno (2013: 46) metode peramalan dapat
diklasifikasikan menjadi dua kategori utama yaitu: 1. Metode peramalan kualitatif 2. Metode peramalan kuantitatif Menurut Heizer dan Render (2010: 163) metode peramalan kuantitatif biasanya diklasifikasikan dengan horizon waktu yaitu: 1. Peramalan jangka pendek (Short-range forecast) Jangka waktu peramalan ini hingga 1 tahun, tetapi umumnya kurang dari 3 bulan. Digunakan untuk merencanakan pembelian (purchasing), penjadwalan kerja (job scheduling), jumlah tenaga kerja (workforce levels), penugasan kerja (job assignments), dan tingkat produksi (production levels). 2. Peramalan jangka menengah (Medium-range forecast) Jangka waktu peramalan ini antara 3 bulan hingga 3 tahun. Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan (sales), perencanaan produksi dan anggaran (production planning and budgeting), anggaran kas, dan menganalisis macam-macam rencana operasi.
17 3. Peramalan jangka panjang Umumnya untuk perencanaan masa 3 tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang ini biasa digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan. Secara lebih lanjut Heizer dan Render (2010: 163) menjelaskan bahwa metode peramalan kuantitatif terbagi dalam dua kategori yaitu model deret waktu dan model kausal. Model deret waktu membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi dari masa lalu. Deret waktu didasarkan pada urutan dari titik-titik data yang berjarak sama dalam waktu (mingguan, bulanan, kuartalan, dan lain-lain). Dengan kata lain, mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. Meramalkan data deret waktu berarti nilai masa depan diperkirakan hanya dari nilai masa lalu dan variabel lain diabaikan walaupun variable-variabel tersebut mungkin sangat bermanfaat. Yang termasuk dalam model peramalan deret waktu diantaranya: 1.
Naïve Pendekatan naïve merupakan teknik peramalan yang mengasumsikan permintaan periode berikutnya sama dengan permintaan pada periode terakhir. Untuk beberapa jenis produk, pendekatan ini merupakan model peramalan objektif yang paling efektif dan efisien dari segi biaya.
2.
Rata-rata bergerak (Moving Average) Peramalan rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data aktual masa lalu untuk menghasilkan peramalan periode berikutnya. Rata-rata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Secara
matematis,
rata-rata
bergerak
sederhana
(merupakan
permintaan periode mendatang) dinyatakan sebagai berikut:
Ft =
Keterangan: n = jumlah periode dalam rata-rata bergerak
prediksi
18 3. Rata-rata bergerak tertimbang (Weighted-Moving Average) Saat terdapat tren atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Praktik ini membuat teknik peramalan lebih tanggap terhadap perubahan karena periode yang lebih dekat mendapatkan bobot yang lebih berat. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untu menetapkan mereka. Oleh karena itu, pemutusan bobot yang digunakan membutuhkan pengalaman. Rata-rata bergerak dengan pembobotan dapat digambarkan secara matematis sebagai berikut:
Ft =
4. Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing) Penghalusan Eksponensial merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih, tetapi masih mudah digunakan. Metode ini menggunakan pencatatan data masa lalu yang sangat sedikit. Penghalusan Eksponensial ini merupakan suatu teknik peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan di mana titik-titik data dibobotkan oleh fungsi eksponensial. Rumus penghalusan eksponensial dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut: Peramalan baru = Peramalan periode terakhir + α (permintaan sebenarnya periode terakhir – peramalan periode terakhir). Dimana α adalah sebuah bobot atau konstanta penghalusan yang dipilih oleh peramal yang mempunyau nilai antara 0 dan 1. Persamaan diatas juga dapat ditulis sebagai berikut: Ft = Ft-1 + α (At-1 – Ft-1) Keterangan: Ft
= peramalan baru
Ft-1 = peramalan sebelumnya α
= konstanta penghalusan (pembobotan)(0≤ α≤1)
At-1 = permintaan aktual periode lalu
19 Prediksi terakhir untuk permintaan sama dengan prediksi lama, disesuaikan dengan sebagian diferensiasi permintaan aktual periode lalu dengan prediksi lama. Pendekatan penghalusan eksponensial mudah digunakan dan telah berhasil diterapkan pada hampir setiap jenis bisnis. Walaupun demikian, nilai yang tepat untuk konstanta penghalusan, α, dapat membuat diferensiasi antara peramalan yang akurat dan yang tidak akurat. Nilai α yang tinggi dipilih saat rata-rata cenderung berubah. Nilai α yang rendah digunakan saat rata-rata cukup stabil. Tujuan pemilihan suatu nilai untuk konstanta penghalusan adalah mendapatkan peramalan yang paling akurat. 5.
Penghalusan Eksponensial dengan tren (Eksponential Smoothing with Trend) Penghalusan eksponensial yang sederhana gagal memberikan respon terhadap tren yang terjadi. Untuk memperbaiki peramalan, maka digunakan model penghalusan eksponensial yang lebih rumit dan dapat menyesuaikan diri pada tren yang ada. Idenya adalah dengan menghitung rata-rata data penghalusan eksponensial, kemudian menyesuaikan untuk keterlambatan (lag) positif atau negative pada tren. Dengan penghalusan eksponensial dengan penyesuaian tren, estimasi rata-rata dan tren dihaluskan. Prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, α untuk rata-rata dan β untuk tren. Kemudian, kita menghitung rata-rata dan tren untuk setiap periode. Ft = α(At-1) + (1 - α) (Ft-1 + Tt-1) Tt = β(Ft - Ft-1) + (1 - β)Tt-1 Keterangan: Ft = peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t Tt = tren dengan eksponensial yang dihaluskan pada periode t At = permintaan aktual pada periode t α = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 ≤ α ≤1) β = konstanta penghalusan untuk tren (0 ≤ β ≤ 1) Jadi, ada tiga langkah menghitung permalan dengan yang disesuaikan dengan tren, yaitu: a.
Menghitung Ft, peramalan eksponensial yang dihaluskan untuk periode t, menggunakan persamaan Ft.
b.
Menghitung tren yang dihaluskan, Tt, menggunakan persamaan Tt.
c.
Menghitung peramalan dengan tren, FITt, dengan rumus FITt = Ft +Tt.
20 6. Regresi Linear (Linear Regression) Pada model peramalan kausal, biasanya diperhitungkan beberapa variabel yang berhubungan dengan besaran yang diprediksi. Saat variabel terkait ini ditentukan, dibuat model statistik yang digunakan
untuk peramalan. Russell dan Taylor
(2011: 527) menyatakan regresi linear adalah teknik matematika yang menghubungkan satu variabel, yang disebut sebagai variabel bebas (independent), terhadap yang lain, variabel terikat (dependent), dalam bentuk sebuah persaman untuk garis lurus. Dalam hal peramalan, regresi digunakan untuk mengidentifikasi hubungan antar variabel dengan permintaan. Persamaan linear adalah sebagai berikut:
+ b=
Keterangan: ŷ = nilai terhitung dari variabel yang akan dihitung (variabel terikat) a = perpotongan sumbu Y b = koefisien regresi / slop X = nilai variabel bebas yang diketahui Y = nilai variabel terikat yang diketahui n = jumlah data b = kemiringan garis regresi (tingkat perubahan pada y untuk perubahan yang terjadi di x) Menurut Chase dan Jacobs (2011: 525), regresi linear digunakan baik di deret waktu (time-series) dan kausal. Saat variabel terikat (digambarkan dengan sumbu vertikal pada grafik) berubah sebagai hasil dari waktu (digambarkan dengan sumbu horizontal), maka termasuk dalam analisis deret waktu. Apabila satu variabel berubah karena perubahan pada variabel lain, maka merupakan hubungan kausal.
21 2.4.5 Mengukur Kesalahan Peramalan Heizer dan Render (2010: 177) menyatakan akurasi keseluruhan dari setiap model peramalan – rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial, atau lainnya – dapat dijelaskan dengan membandingkan nilai yang diramal dengan nlai aktual atau nilai yang sedang diamati. Jika Ft melambangkan peramalan pada periode t, dan At melambangkan permintaan aktual pada periode t, maka kesalahan peramalannya (deviasi) adalah sebagai berikut: Kesalahan peramalan = Permintaan aktual – Nilai peramalan = At - Ft Ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk menghitung kesalahan peramalan total. Perhitungan ini dapat digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, mengawasi peramalan, dan untuk memastikan peramalan berjalan dengan baik. Pengukuran kesalahan peramalan adalah diantaranya adalah: 1. Mean Absolute Deviation – MAD (Deviasi Mutlak Rerata) MAD merupakan ukuran kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari setiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n). MAD = 2. Mean Squared Error – MSE (Kesalahan Kuadrat Rerata) MSE merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan nilai yang diamati. MSE = 2.6
E-procurement E-procurement adalah pengadaan kolaboratif barang, pekerjaan dan jasa
menggunakan metode elektronik dalam setiap tahap untuk membawa efisiensi dan transparansi. E-procurement memungkinkan organisasi untuk melakukan proses pembelian melalui internet tanpa menggunakan kertas. (Salkute, Vijaykumar R; Manager, Zonal,2013,:107-115). Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet atau intranet atau Electronic Data Interchange (EDI) (Siahaya,2012:80)) pembelian.
E-procurement
menggunakan
internet
sebagai
fasilitas
22 E-procurement
mempercepat
pembelian,
mengurangi
biaya,
dan
mengintegrasikan rantai pasokan sehingga meningkatkan keunggulan bersaing sebuah organisasi. (render, heizer,2011:21). Jadi, e-procurement proses pengadaan menggunakan sistem yang mempercepat pembelian dan mengurangi biaya. 2.6.1 Proses dan Kegiatan dalam E-procurement
Gambar 2.3 Proses E-Procurement Sumber : Turban et al (2010:354) Seperti yang telah dijelaskan pada gambar 2.3, proses e-procurement terdiri dari beberapa tahap, yakni: 1.
Melakukan pencarian vendor dan produk dengan menggunakan katalog, brosur, telepon, dan lainnya.
2.
Melakukan kualifikasi vendor sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Dari list vendor yang ada, ditentukan mana yang sekiranya dapat diajak bekerja sama.
23 3.
Memilih mekanisme pasar, seperti private, umum, lelang, barter, dll.
4.
Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang, harga barang, metode pengiriman, dll.
5.
Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil.
6.
Membuat Purchase Order (PO).
7.
Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya.
8.
Melakukan pembayaran terhadap vendor.
2.6.2 Tujuan E-procurement 1.
Meningkatkan transparasi dan akuntabilitas
2.
Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha
3.
Meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan
4.
Mendukung proses monitoring dan audit
5.
Memenuhi akses informasi terkini(Siahaya,2012:80)
2.6.3 Manfaat Penggunaan E-procurement Menurut (Kalakotadan Robinson , 2001), yang dikutip oleh (Salkute, Vijaykumar R; Manager, Zonal,2013,p107-115) manfaat e-procurement ada dua kategori utama yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi meliputi : 1.
Biaya pengadaan yang lebih rendah, waktu siklus lebih cepat,
2.
Mengurangi pembelian tidak sah,
3.
Terorganisir,
4.
Informasi dan integrasi yang lebih kuat dari fungsi pengadaan dengan sistem back - office, menjadi kunci efektivitas termasuk kontrol meningkat atas rantai pasokan.
Menurut (turban,2010,p254) : 1.
Meningkatkan produktivitas bagian pembelian.
2.
Mendapatkan harga terendah dalam pengadaan.
3.
Meningkatkan alur/arus informasi dan manajemen.
4.
Membangun efisiensi, kolaborasi dari hubungan dengan supplier.
5.
Mengurangi jumlah supplier.
6.
Mengurangi skill requirement dan training needs of purchasing agents.
7.
Ensuring delivery on time, every time.
24 2.6.4 Metode Pelaksanaan E-procurement 1.
E- tendering adalah tata cara pemilihan pemasok yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua pemasok yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik.
2.
E-bidding merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan cara penyampaian informasi dan / atau data pengadaan dari penyedia barang dan jasa dimulai dari pengumuman sampai dengan pengumuman hasil pengadaan, dilakukan melaui media elektronik antara lain menggunakan media internet, intranet dan/atau elektronik data interchange (EDI).
3.
E-catalog adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga , barang tertentu dari berbagai penyedia barang dan jasa.
4.
E-purchasing adalah tata cara pembelian barang dan jasa melalui sarana ecatalogue. (Siahaya,2012:81)
2.7
Metode Analisa Proses Bisnis
2.7.1 Porter Five Forces Model Analisis kompetitif Porter Five Forces Model adalah pendekatan secara luas yang digunakan untuk mengembangkan strategi dalam banyak industri. Intensitas persaingan antar perusahaan secara luas bervariasi di seluruh industri. Menurut Porter, sifat daya saing dalam industri tertentu dapat dilihat sebagai gabungan dari lima kekuatan: 1.
Persaingan antar perusahaan yang bersaing. Persaingan antar perusahaan yang bersaing adalah faktor terkuat dalam Porter Five Forces Model. Strategi yang ditempuh oleh salah satu perusahaan bisa sukses jika strategi perusahaan mempunyai keunggulan kompetitif dibanding strategi perusahaan saingan. Perubahan strategi oleh satu perusahaan dapat dibalas dengan cara seperti menurunkan harga, meningkatkan kualitas, menambahkan fitur, menyediakan layanan, memperluas jaminan, dan meningkatkan iklan.
2.
Potensi masuknya pesaing baru. Perusahaan baru bisa masuk ke industri dengan produk-produk berkualitas tinggi, harga yang lebih rendah, dan sumber daya yang substansial pemasaran.
25 Oleh karena itu, penting dilakukan penyusunan strategi untuk mengidentifikasi potensi perusahaan baru yang memasuki pasar, pemantauan strategi perusahaan saingan baru, melakukan serangan balik yang diperlukan, dan memanfaatkan kekuatan serta peluang yang ada. Ketika ancaman dari perusahaan baru memasuki pasar begitu kuat, perusahaan umumnya membentengi posisi mereka dan mengambil tindakan untuk mencegah pendatang baru, seperti menurunkan
harga,
memperluas
jaminan,
menambahkan
fitur,
atau
menawarkan cara pembiayaan yang spesial. 3.
Potensi pengembangan produk pengganti. Dalam banyak industri, perusahaan sering kali bersaing dengan produsen produk pengganti di industri lainnya. Contohnya adalah produsen wadah plastik bersaing dengan kaca, kertas karton, dan produsen aluminium kaleng. Kekuatan kompetitif produk pengganti yang dapat diukur dengan kemampuan memperoleh pangsa pasar produk-produk utama, serta rencana perusahaan untuk meningkatkan kapasitas dan penetrasi pasar.
4.
Daya tawar dari pemasok. Daya tawar pemasok mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri, terutama ketika ada sejumlah besar pemasok, ketika hanya ada beberapa bahan baku pengganti, atau ketika switching cost bahan baku mahal. Penjual menjalin kemitraan strategis dengan pilih pemasok dalam upaya untuk a.
Mengurangi persediaan dan logistik biaya (misalnya, melalui just-in-time pengiriman);
b.
Mempercepat ketersediaan komponen generasi berikutnya;
c.
Meningkatkan kualitas suku cadang dan komponen yang disediakan dan mengurangi tingkat cacat; dan
d.
Memeras penghematan biaya penting bagi diri mereka sendiri dan mereka suppliers.
5.
Daya tawar konsumen. Daya tawar konsumen merupakan kekuatan utama yang mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri. Perusahaan saingan mungkin menawarkan jaminan diperpanjang atau layanan khusus untuk mendapatkan loyalitas pelanggan, daya tawar konsumen substansial. (david,2011,p 74-78)
26
Gambar 2.4 The Five Forces Model of Competition
2.8
Metode Perancangan
2.8.1 Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Desain Berorientasi objek adalah proses dimana set objek-berorientasi rinci model desain yang dibangun dan kemudian digunakan oleh programmer untuk menulis dan menguji desain system.system baru adalah jembatan antara kebutuhan pengguna dan pemrograman sistem baru. (Sumber satzinger, 2012 ,295). Terdapat dua pendekatan umum dalam pengembangan system yang menjadi dasar dalam semua metodologi ,yaitu pendekatan tradisional (TraditionalApproach) dan pendekatan berbasiskan objek (Object Oriented approach) (Satzinger, 2010:53). Dalam kaitannya dengan analisis dan desain system, object oriented analysis dapat diartikan sebagai pendefinisian jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukan dengan use case apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ,sedangkan object oriented design adalah pendefinisian semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan pengguna dan perangkat dalam system yang menunjukan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas, dan menghasilkan definisi dari setiap jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan tertentu(Satzinger ,2010:60). Perbedaan utama antara pendekatan tradisional dan pendekatan berbasis objek adalah pendekatan tradisional memandang sistem sebagai sekumpulan prosesproses, beberapa dilakukan oleh pengguna dan beberapa dilakukan oleh computer. Sedangkan pada pendekatan berorientasi objek memandang sistem sebagai sekumpulan objek yang berinteraksi. (Satzinger,2010:205).
27 2.8.2 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language adalah sekumpulan standar model konstruksi dan notasi yang di definisikan oleh Object Management Group (OMG), yaitu sebuah organisasi standar untuk pengembangan sistem. Dengan menggunakan UML, analisa dan pengguna akhir dapat menggambarkan dan memahami berbagai diagram khusus yang digunakan dalam proyek pengembangan sistem. (satzinger, 2012:44) 2.8.2.1 Activity Diagram Diagram aktivitas menggambarkan pengguna (atau sistem) kegiatan, orang yang melakukan setiap kegiatan, dan aliran sekuensial kegiatan ini. Activity Diagram adalah sebuah diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas sejumlah user (atau sistem),orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial dari aktivitas-aktivitas tersebut (Satzinger, 2010:250).
Gambar 2.5 Activity Diagram Sumber: (Satzinger, 2010:251)
28 2.8.2.2 Use Case Diagram Use case diagram adalah kegiatan yang dilakukan oleh sistem, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna (sumber: satzinger, 2012: 69).Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan berbagai peran user dan cara user tersebut berinteraksi dengan sistem. Use Case Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan user yang menggunakan sistem serta bentuk interaksi antara user tersebut dengan system yang digunakannya.
Gambar 2.6 Contoh Use Case Diagram Sumber: (Satzinger, 2010:224)
Hubungan pada Use Case Diagram terbagi menjadi: 1.
<
> relationship atau disebut juga <<uses>> relationship adalah hubungan antar usecase yang memungkinkan satu usecase menggunakan fungsionalitas yang disediakan oleh usecase lain.
2.
<<extends>> relationship memungkinkan
satu
merupakan use
case
hubungan secara
fungsionalitas yang disediakan oleh use case lain.
antar use optional
case yang
menggunakan
29 2.8.2.3 Use Case Description Use case diagram dapat mengidentifikasi proses-proses yang dapat dilakukan oleh actor yang dapat dilakukan oleh sistem. Menurut Satzinger (2012: 121), usecase description adalah model tekstual yang mendaftarkan dan menjelaskan rincian proses untuk usecase. Untuk menciptakan sistem yang kuat dan komprehensif yang benar-benar memenuhi kebutuhan pengguna, kita harus memahami langkah-langkah rinci dari tiap use case. Bergantung pada kebutuhan analis, use case description cenderung untuk dituliskan dalam dua level detil yang berbeda yaitu: 1.
Brief Use Case Description Brief description dapat digunakan untuk use cases yang sangat sederhana, khususnya saat ruang lingkup sistem yang dikembangkan cenderung kecil, aplikasinya mudah dipahami
Gambar 2.7 Contoh Brief Use Case Description Sumber: Satzinger, Jackson & Burd (2012: 122)
2.
Fully Developed Use Case Description Fully developed use case description merupakan metode formal yang paling banyak digunakan untuk menjelaskan use case. Ketika membuat fully developed usecase description, kita akan lebih mudah mengerti mengenai proses bisnis dan cara sistem untuk mendukungnya.
30
Gambar 2.8 Contoh Fully Developed Use Case Description Sumber: Satzinger, Jackson & Burd (2012: 123)
2.8.2.4 Domain Model Class Diagram Kelas adalah kategori atau klasifikasi yang digunakan untuk menggambarkan kumpulan objek. setiap objek milik kelas. Kelas yang menggambarkan problem domain
disebut
kelas
domain.
Kelas
domain
memiliki
atribut
dan
associations.multiplicity berlaku antara kelas. Kelas diagram diagram yang terdiri dari kelas. Domain model diagram kelas yang hanya mencakup kelas dari problem domain. Domain Model Class Diagram adalah sebuah UML Class Diagram yang menggambarkan benda-benda yang penting dalam pelaksanaan tugas para pengguna, seperti class-class problem domain, hubungan antar class-class tersebut, dan atributatributnya.
31 Domain Model Class Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan class-class yang terlibat, hubungan antar class-class tersebut serta atribut-atributnya (Satzinger 2010:187). Class adalah kategori atau klasifikasi dari sekumpulan objek atau hal-hal. Domain classes adalah kelas yang menggambarkan objek dari problem domain Class diagram adalah diagram berisi class (set class) dan asosiasi atau hubungan antar kelas. Domain model class diagram diagram kelas yang hanya mencakup kelas dari problem domain. (sumber: satzinger,2012:101)
Gambar 2.9 Contoh Domain Class Diagram Sumber: (Satzinger, 2010:188)
2.8.2.5 Updated Class Diagram Satzinger, Jackson & Burd (2012: 351) menjelaskan setelah sequence diagram dibuat, informasi methods dapat ditambahkan ke dalam classes. Tahap pertama dalam melakukan update class diagram adalah menambahkan method berdasarkan informasi dari sequence diagram. Setiap pesan yang muncul pada sequence diagram membutuhkan sebuah method pada obyek tujuan. Proses menambahkan method ke dalam class berasal dari tiap sequence diagram dan mencari pesan yang dikirim ke class tersebut. Setiap pesan menggambarkan sebuat method.
32
Gambar 2.10 Contoh Updated Class Diagram Sumber: Satzinger, Jackson & Burd (2012: 352)
33 2.8.2.6 Multilayer Design Sequence Diagram Sequence diagram adalah jenis diagram interaksi yang menekankan urutan pesan yang dikirim antara objek untuk usecase spesifik(satzinger,2012,p332).Firstcut sequence diagram hanya berfokus pada class yang ada didomain layer, tahap selanjutnya adalah pengembangan sequence diagram tersebut dengan memperluas objek-objek yang terlibat dengan membuat multilayer design,termasuk view layer dan data access (Satzinger, Jackson,& Burd, 2010, p. 446).
Gambar 2.11 Contoh Multilayer Design Sequence Diagram Sumber: (Satzinger, 2010:454)
34 2.8.2.7 User Interface User interface adalah input dan output yang lebih langsung melibatkan pengguna sistem. User interface dapat digunakan untuk pengguna internal atau eksternal. Desain mereka sangat bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti tujuan, karakteristik pengguna, dan karakteristik perangkat interface tertentu. User Interface adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi dengan user untuk menghasilkan input dan output. User interface memungkinkan pengguna sistem berinteraksi dengan komputer untuk melakukan suatu proses seperti mencatat transaksi. Terkadang output dihasilkan setelah pengguna berinteraksi dengan sistem, seperti informasi yang ditampilkan setelah query mengenai status dari suatu pesanan (Satzinger, 2010: 531). 2.8.2.8 Environtment Design Environtment design atau menentukan spesifikasi sistem. Aktivitas ini merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam daftar kegiatan desain adalah merancang spesifikasi sistem. Kegiatan ini juga terdaftar pertama karena mentukan semua keputusan desain lainnya.sebagai contoh spesifikasi sistem yang digunakan untuk
aplikasi
desktop
berbeda
dengan
aplikasi
yang
berbasis
web.
(Satzinger,2012:167). 2.8.2.9 Persistant Object Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010:112). Persistant Object adalah isi database yang valid dengan primary key sebagai indentifier, dengan kata lain persistent object adalah row-row yang ada pada table database. Objek ini akan tetap akan ada tanpa bergantung dari program atau proses. Dalam design yang mengikuti three layer architecture, problem domain setiap class biasanya persistent. Menyimpan objek ke dalam memory yang persistent (seperti magnetik atau optical disk) memastikan objek tetap ada. Objek ini dapat disimpan secara persistent dalam file atau database management system.
