BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia atau Karyawan merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu perusahaan karena Karyawan inilah yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Perusahaan harus dapat menjamin kesejahteraan para karyawan, memberikan kebanggaan atas kinerja mereka serta meningkatkan motivasi mereka dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, bonus dan penghargaan atas prestasi yang telah mereka capai. Hal ini digunakan untuk menunjukan loyalitas dan keperdulian perusahaan terhadap karyawannya agar karyawan tetap bekerja dengan baik dan meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja. Untuk mempermudah proses tersebut maka Perusahaan memerlukan Sistem Informasi Human Resources Management yang handal agar dapat mengendalikan kinerja karyawan pada sebuah Perusahaan. PT Formcase Industries adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Perusahaan ini merancang, memproduksi dan mendistribusikan produk – produk furniture kantor yang elegan. PT Formcase Industries ini terletak di tangerang dengan jumlah karyawan sebanyak 400 orang. Hasil dari pabrik ini selain dijual di dalam negeri, juga dijual ke luar negeri.
2
Hasil dari survei dan pengamatan, penulis menemukan beberapa kendala yang terkait dengan Absensi yang berdampak pada proses Penggajian dan Performance Appraisal. Kendala tersebut meliputi sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint yang terhubung langsung dengan database dan tidak dapat menghitung atau mengupdate jumlah ijin dan cuti karyawan. Sehingga perusahaan ini mengalami kesulitan dalam penghitungan absensi karyawan. Dari masalah absensi tersebut telah mengakibatkan kesulitan
pada
penghitungan gaji untuk karyawan yang telah
melakukan ijin atau cuti. Karena karyawan yang ijin atau menggunakan hak cuti mereka, proses absensinya tidak menggunakan sistem tetapi di dengan pencacatan manual oleh HRD pada daftar absensi sehingga penggajiannya pun di hitung manual oleh bagian penggajian. Karyawan yang tidak melakukan ijin atau cuti, tidak mengalami kesulitan dalam penggajian karena langsung menggunakan sistem. Sedangkan system Performance Appraisal bekerja hanya melihat dari penilaian discipline dan attendance serta rewards dan punishments sehingga karyawan yang nilai performance nya baik belum tentu berkerja dengan baik juga. Contohnya Karyawan yang datang dan pulang tepat waktu, tidak melakukan pelanggaran dan sesuai dengan peraturan akan mendapatkan penilaian yang baik. Namun jika karyawan itu bermalas-malasan, proses kerjanya banyak kesalahan dan tidak sesuai target maka kinerja kerja karyawan tersebut tidak baik dan tidak sesuai dengan penilaian dari sistem performance appraisal yang memberikan penilaian baik. Sehingga sistem Performance appraisal yang telah digunakan pada perusahaan ini akan sia-sia dan membawa dampak yang negatif pada performance karyawan. Karena karyawan berusaha untuk mendapatkan penilaian yang baik dari sistem bukan dari pengaruh kinerjanya untuk perusahaan. Dari berbagai macam kendala
3
yang dihadapi, PT Formcase Industries memerlukan sistem yang dapat membantu proses Human Resources tersebut agar masalah-masalahnya dapat teratasi. Dengan adanya Sistem Informasi Human Resources Management ini, seluruh proses aktivitas Human Resources Management mulai dari perekrutan sampai pemecatan menjadi lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan penulisan skripsi dengan topik Human resources dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PADA PT FORMCASE INDUSTRIES”
1.2
Ruang Lingkup Agar pembahasan permasalahan tidak menyimpang, maka Penulis membatasi ruang lingkup yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada. Adapun ruang lingkup permasalahannya adalah: •
Pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan, Cuti dan Ijin.
•
Penghitungan gaji, tunjangan, bonus, uang makan dan pemotongan ketidak hadiran karyawan.
•
Pemotongan Pajak Penghasilan untuk Tenaga Kerja (PPh pasal 21).
•
Pemotongan Jamsostek sesuai dengan kebijakan perusahaan.
•
Pembahasan penilaian prestasi dan performance karyawan dengan sistem penilaian yang baru serta usulan kenaikan gaji dan jabatan karyawan.
•
Pembahasan Perekrutan karyawan sampai pemecatan karyawan.
•
Pembahasan Evaluasi Pelatihan karyawan.
4
•
Tidak membahas tentang Outsorcing, Pinjaman, Lembur, SSP dan SPT Masa Pajak Penghasilan pasal 21.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: •
Mengevaluasi Sistem SDM secara keseluruhan.
•
Menemukan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Formcase Industries.
•
Memberikan usulan sistem absensi yang terhubung dengan akses manual dalam mengatasi masalah absensi dan penggajian.
•
Memberikan usulan sistem penilaian yang baru untuk mengukur kinerja karyawan.
•
Merancang sistem informasi Human Resources untuk mengatasi masalah yang ada.
Manfaat dari penelitian ini adalah: •
Memberikan masukan kepada managemen perusahaan sehingga perusahaan dapat mengetahui masalah yang sedang dihadapi.
5
•
Memberikan usulan solusi pemecahan masalah sehingga masalah yang sedang di hadapi perusahaan dapat segera teratasi dengan rancangan Sistem Informasi Human Recources Management yang telah dibuat.
•
1.4
Perusahaan dapat meningkatkan kinerja karyawannya
Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1.4.1 Metode Pengumpulan Data: 1. Field research (studi lapangan) Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem absensi dan sistem performance appraisal dan unsur-unsur yang kerkait dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan cara: •
Observastion (pengamatan) dilakukan dengan cara mengamati langsung sistem, prosedur dan kegiatan sistem yang sedang berjalan.
•
Interview (wawancara) dilakukan dengan wawancara langsung terhadap karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem Human Resource.
•
Documentation (dokumentasi) dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan kegiatan Human Resource perusahaan
2. Literature study (studi kepustakaan) Dilakukan dengan mencari, mengumpulkan dan mempelajari teoriteori dan informasi dari bebagai buku literature, artikel, internet maupun
6
media informasi lainnya. Studi kepustakaan ini juga dilakukan untuk menjadi dasar dalam perancangan sistem yang diusulkan. 1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan 1. Menganalisis masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan. 2. Metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design dari Lars Mathiassen et al, terdiri dari: a.
b.
Tahapan Analisis 1.
Membuat FACTOR
2.
Merancangan Rich Picture
3.
Menentukan Event Candidate
4.
Menentukan Class Candidate
5.
Membuat Event Table
6.
Merancang Class Diagram
7.
Membuat State Chart
8.
Membuat Membuat Use Case Diagram
9.
Membuat Actor Table
10.
Membuat Use Case Spesification
11.
Membuat Function List
12.
Merancang Interface
13.
Merancang Navigation Diagram
14.
Membuat Sequence
Tahapan Perancangan 1.
Membuat Table Criteria
2.
Membuat Component Diagram
7
1.5
3.
Membuat Deployment Diagram
4.
Membuat Event Table Revise
5.
Merancang Model Component
6.
Menyusun Operation Spesification
7.
Membuat Sequence Function
Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut: •
BAB 1
PENDAHULUAN
Dalam bab ini di bahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan skripsi. •
BAB 2
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas mengenai landasan-landasan teori yang digunakan sebagai dasar dari penelitian terhadap permasalahan Human Resources yang dihadapi oleh PT. Formcase Industries. Teori tersebut adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntasi, Managemen Sumber Daya Manusia, Pelatihan,
Penilaian,
Penggajian,
Perangcangan Berorientasi Objek.
Pajak
Penghasilan,
Analisis
dan
8
•
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Dalam bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti profile perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tanggung jawab dan wewenang, kebijakan-kebijakan perusahaan, prosedur-prosedur perusahaan, Rich Picture yang sedang berjalan. Pada bab ini juga membahas kelemahan sistem yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dan saran untuk memecahkan permasalahan yang ada. •
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini dibahas mengenai usulan perancangan sistem Human Resources Management untuk PT. Formcase Industries yang disajikan dalam bentuk OOAD berdasarkan metode Lars Mathiassen et al. • BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini akan dibahas kesimpilan-kesimpulan atas manfaat dari Sistem Informasi Human Resource Management yang diusulkan penulis untuk mengatasi masalah PT. Formcase Industries serta memberikan saran-saran bagi perusahaan untuk mengembangkan sistem di masa yang akan datang.
