BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi saat ini, teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dengan adanya kemajuan teknologi tersebut, menyebabkan meningkatnya tingkat persaingan bagi perusahaan untuk memberikan pelayanan dengan kualitas yang terbaik bagi pelanggannya. Oleh karena itu, untuk dapat meningkatkan daya saing dan memiliki keunggulan yang kompetitif, perusahaan sebaiknya menerapkan sistem informasi (SI) yang memiliki peran yang sangat penting untuk membantu kelancaran proses bisnis dan mendukung berbagai aktivitas dalam perusahaan agar setiap proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Menurut Chen et al. (2008) di dalam jurnal Information Systems and Ecological Sustainability, peran dari SI dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu untuk mengotomatisasi, menginformasi, dan mengubah lingkungan perusahaan secara keseluruhan. Sebagian besar perusahaan memanfaatkan peran otomatisasi dari SI sebagai suatu cara untuk mengurangi biaya, dimana dengan adanya otomatisasi terhadap kegiatan operasi yang sebelumnya dilakukan secara manual, perusahaan dapat menggantikan biaya tenaga kerja yang mahal dengan menggunakan teknologi informasi. Selain mengotomatisasi di dalam memproses informasi, SI juga dapat meningkatkan
kemampuan
dari
perusahaan
untuk
menghubungkan
dan
memungkinkan karyawan dari perusahaan untuk membangun basis pengetahuan dan memperbesar batas jangkauan penyebaran pengetahuan dalam perusahaan. Kemudian, SI dapat membuka potensi terjadinya suatu perubahan yang menyeluruh terhadap perusahaan karena dapat mendukung terciptanya inovasi melalui kolaborasi dan koordinasi yang lebih baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak hanya membutuhkan modal yang kuat, tapi juga sistem yang handal dan akurat dalam mengatur segala macam proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. Salah satu penerapan SI yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan saat ini adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, memelihara, dan mengolah data-data dalam proses transaksi akuntansi yang rutin, sehingga menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. 1
2
Dalam penerapan SIA, salah satu siklus penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah siklus pendapatan. Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan dari Wagenhofer (2013) di dalam jurnal The Role of Revenue Recognition in Performance Reporting, yang menyatakan bahwa pendapatan (revenue) merupakan salah satu pengukur yang penting terhadap kinerja keuangan dan manajemen perusahaan. Siklus pendapatan dapat menyediakan informasi mengenai realisasi dari laba kotor dari aktivitas bisnis, yang akan sangat berguna untuk membantu di dalam menilai seberapa baiknya kinerja perusahaan pada suatu periode tertentu. Dimana, hal-hal yang harus diperhatikan di dalam siklus pendapatan meliputi penjualan (tunai dan kredit), pengelolaan piutang, dan penerimaan kas. Penjualan merupakan kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan secara rutin untuk memperoleh laba atau profit yang akan digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan dan menunjang pengembangan perusahaan. Kegiatan penjualan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu tunai dan kredit. Penjualan tunai secara umum dilakukan dengan cara yang lebih mudah dibandingkan dengan penjualan kredit karena pembayaran pada penjualan tunai dapat diterima langsung oleh perusahaan. Sedangkan penjualan kredit secara umum akan menimbulkan piutang usaha bagi perusahaan, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk menerima pendapatan dikarenakan adanya proses penagihan untuk mendapatkan pembayaran atas penjualan tersebut. Kegiatan penjualan memiliki kaitan yang erat dengan jumlah persediaan (produk) yang tersedia untuk dijual oleh perusahaan. Sehingga, siklus pendapatan itu sendiri tidak dapat dipisahkan dari persediaan, karena tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan dan menjual produk kepada pelanggan pada tempat, waktu, dan harga yang tepat. Dimana, apabila adanya ketidakjelasan atau gangguan pada persediaan akan berdampak terhadap siklus pendapatan juga, karena dapat menghambat kegiatan penjualan, yang pada akhirnya akan mempengaruhi penerimaan kas perusahaan. Lebih lanjut lagi, ketidakjelasan dan gangguan tersebut dapat menghambat proses pengambilan keputusan secara tepat di perusahaan karena informasi yang ada tidak dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari perusahaan. Oleh karena itu, kegiatan dalam siklus pendapatan dan persediaan di perusahaan harus dapat dikelola dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. Perkembangan otonomi daerah ditandai dengan banyaknya pembangunan di suatu wilayah atau daerah, yang merupakan wujud kemajuan perekonomian.
3
Developer merupakan salah satu pihak yang melaksanakan sebuah proses pembangunan, yang memiliki kemampuan dalam merancang pembangunan suatu proyek. PT. Afdhi Surya Mandiri yang berdiri pada tahun 2007 merupakan salah satu perusahaan developer, yang secara spesifik bergerak di bidang pemborongan pembangunan dan jual beli perumahan. Di dalam melakukan kegiatan bisnisnya, perusahaan ini masih melakukan pengelolaan transaksi bisnis secara sederhana dengan menggunakan Microsoft Excel dan secara tradisional dengan pembukuan dan pencatatan langsung pada dokumen yang masih belum dilakukan dengan benar. Masalah yang paling sering terjadi dalam siklus pendapatan pada PT. Afdhi Surya Mandiri adalah tidak adanya pengendalian internal yang memadai atas pemisahan tugas serta untuk pembuatan dokumen untuk kegiatan penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas di perusahaan, sehingga timbulnya pencatatan ganda dan adanya transaksi yang tidak tercatat. Kemudian, tidak adanya kebijakan dalam pemberian kredit kepada pelanggan, sehingga menyebabkan perusahaan sulit untuk mengetahui sejauh mana pelanggan akan memenuhi kewajibannya di masa mendatang. Selain tidak adanya kebijakan dalam pemberian kredit, perusahaan juga mengalami kesulitan dalam menelusuri data piutang pelanggan, yang dapat menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam penagihan piutang kepada pelanggan, sehingga memiliki resiko yang tinggi munculnya piutang yang tak tertagih. Hal-hal tersebut dapat menimbulkan hambatan di dalam aktivitas bisnis dan mempengaruhi arus kas masuk bagi perusahaan, sehingga membuat perusahaan menjadi sulit untuk menyediakan produk untuk dijual kepada pelanggan dan pada akhirnya akan mengurangi tingkat kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. Pada siklus persediaan pun sering ditemukan masalah, seperti tidak adanya pemantauan dan pencatatan yang memadai terhadap status dan jumlah persediaan unit rumah yang masih tersedia, yang sudah dipesan, ataupun yang sudah terjual, sehingga memiliki resiko terjadinya pemesanan ganda dan pembatalan terhadap pemesanan unit rumah yang tidak tercatat. Dengan semakin meningkatnya jumlah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, rumitnya proses pencatatan transaksi secara sederhana, adanya perangkapan tugas yang tidak semestinya, tidak adanya otorisasi berupa dokumen yang lengkap pada sistem yang berjalan, tidak adanya sistem yang memberikan informasi tentang umur piutang, juga tidak adanya pengendalian internal yang mengendalikan proses bisnis, maka diperlukan sebuah sistem terkomputerisasi yang
4
dapat membantu menjalankan proses bisnis perusahaan dengan baik dan terkendali. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan Pada PT. Afdhi Surya Mandiri”.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi beberapa masalah, antara lain : 1. Pengelolaan transaksi bisnis siklus pendapatan dan persediaan di perusahaan masih dilakukan secara manual, yang menyebabkan minimnya dokumen dan laporan yang dapat dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan pihak manajemen. 2. Tidak adanya pengendalian internal dalam perusahaan, sehingga berpotensi untuk menimbulkan segala bentuk kecurangan. 3. Tidak adanya kebijakan penilaian terhadap pemberian kredit pada pelanggan. 4. Sering terjadinya keterlambatan pelunasan piutang pelangggan. 5. Terjadinya penggandaan terhadap pemesanan unit rumah dan adanya transaksi yang tidak tercatat.
1.3 Ruang Lingkup Dalam penulisan dan penyusunan skripsi ini, akan dilakukan pembahasan pada analisis sistem informasi khususnya sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan dan persediaan yang ada pada perusahaan. Adapun beberapa cakupan pembahasan adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan, yang meliputi : a. Penjualan tunai dan kredit yang berkaitan dengan melakukan kegiatan promosi, menerima pesanan pelanggan, membuat Surat Pemesanan Rumah (SPR), dan menerima pembayaran tanda jadi (booking fee). b. Pengelolaan piutang yang berkaitan dengan pencatatan atas piutang, pengecekan terhadap piutang yang akan jatuh tempo, dan proses penagihan kepada pelanggan. c. Penerimaan kas yang berkaitan dengan pencatatan laporan atas penerimaan kas, baik itu dari transaksi penjualan tunai maupun kredit.
5
2. Sistem Informasi Siklus Persediaan, yang meliputi : a. Proses pembuatan Surat Perintah Mulai Bangun (SPMB) b. Proses pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK) c. Proses pembuatan Progress Kerja Mingguan (PKM) d. Proses pembuatan Berita Acara Serah Terima (BAST) e. Proses pembuatan Laporan Hasil Kerja 3. Pengendalian internal yang berkaitan dengan pemisahan tugas (segregation of duties) pada siklus pendapatan dan persediaan perusahaan. 4. Perancangan sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan dan persediaan yang diusulkan untuk mendukung sistem pengendalian internal pada perusahaan. 5. Tidak membahas mengenai Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) dan
Pajak
Penghasilan Bersifat Final (PPh Pasal 4 Ayat 2). 6. Tidak membahas akuntansi dari segi pembangunan unit rumah.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan dan mengidentifikasi masalahmasalah yang dihadapi oleh perusahaan pada siklus pendapatan dan persediaan. 2. Menganalisis pengendalian internal yang berjalan pada siklus pendapatan dan persediaan di dalam perusahaan. 3. Mengidentifikasi segala kebutuhan informasi berupa dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan. 4. Merancang suatu sistem informasi akuntansi untuk siklus pendapatan dan persediaan pada perusahaan untuk dapat membantu mengatasi masalahmasalah yang ada.
1.4.2
Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Membantu manajemen untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang terdapat di dalam siklus pendapatan dan persediaan perusahaan dan
6
memberikan rekomendasi untuk membantu manajemen dalam mengatasi masalah yang terjadi di dalam perusahaan. 2. Membantu manajemen untuk meningkatkan pengendalian internal terhadap siklus pendapatan dan persediaan perusahaan. 3. Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan secara tepat waktu, akurat, dan up-to-date, sehingga dapat mendukung manajemen dalam melakukan proses pengambilan keputusan. 4. Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi untuk siklus pendapatan dan persediaan pada perusahaan untuk mempermudah di dalam melakukan pemrosesan transaksi dan dokumentasi pada siklus pendapatan dan persediaan.
1.5 Metodologi Penelitian Selama proses penyusunan skripsi, penulis menggunakan beberapa metodologi di dalam penelitian antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Studi kepustakaan (Library Study) Di dalam penelitian ini, penulis melakukan kegiatan pengumpulan data dan informasi yang relevan tentang sistem informasi akuntansi untuk siklus pendapatan dan persediaan dengan mencari referensi dan teori-teori dari buku ilmiah dan karya ilmiah yang akan dijadikan sebagai dasar untuk membahas berbagai masalah-masalah yang ditemukan. b. Studi lapangan (Field Research) Dalam penelitian ini dilakukan pengumpulan data dengan cara : 1) Wawancara (Interview) Dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung dengan berbagai pihak yang terlibat dalam memberikan otorisasi pada siklus pendapatan dan persediaan. 2) Dokumentasi (Documentation) Dilakukan dengan menelusuri bukti transaksi yang ada yang terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan.
7
3) Prosedur Analitis (Analytical Procedures) Penelitian dilakukan dengan mengamati dan observasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada perusahan, terutama yang berhubungan dengan aktivitas penjualan, pengelolaan piutang, penerimaan kas, dan pengelolaan persediaan unit rumah.
2. Metode Analisis dan Perancangan. Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design/OOAD) dengan pendekatan Unified Process (UP) menurut teori dari Satzinger et al. (2005). Metode analisis dan perancangan yang digunakan terdiri dari beberapa tahap, antara lain : a. Inception Pada fase ini akan dikembangkan visi dari sistem yang baru untuk menunjukkan bagaimana sistem yang baru tersebut akan memperbaiki operasi dan menyelesaikan masalah yang ada. Selain itu, akan dikembangkan business case untuk menentukan ruang lingkup dari sistem yang baru dengan tujuan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang akan dicapai dari pengembangan sistem yang baru. b. Elaboration Fase
ini
melibatkan
beberapa
perulangan
yang
akan
melengkapi
pengidentifikasian dan pendefinisian dari kebutuhan sistem. Fase ini juga akan fokus terhadap analisis, desain, dan implementasi arsitektur utama dari sistem. c. Construction Fase ini meliputi beberapa perulangan yang melanjutkan desain dan implementasi dari sistem. Fase ini akan fokus terhadap bagian yang rutin dan dapat diprediksi dari sistem, seperti mengembangkan detail dari pengendalian sistem, meliputi validasi data, memperbaiki desain user interface, menyelesaikan fungsi pemeliharaan data, dan sebagainya.
8
1.6 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab. Pembagian tersebut dilakukan dengan tujuan untuk agar penyajian menjadi lebih terstruktur dan memudahkan pemahaman pembaca. Secara garis besar sistematikanya adalah sebagai berikut :
BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian, baik bagi diri sendiri maupun bagi pihak lainnya, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang merupakan kerangka penulisan skripsi ini secara keseluruhan.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan mengenai berbagai teori yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan. Teori-teori tersebut akan digunakan sebagai dasar atau landasan bagi penulis di dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum dari perusahaan yang meliputi profil perusahaan, struktur organisasi, pembagian tanggung jawab dan wewenang, prosedur siklus pendapatan dan persediaan yang sedang berjalan pada perusahaan, mengidentifikasi berbagai masalah dan kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan, dan kemudian memberikan usulan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. AFDHI SURYA MANDIRI Bab ini membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang akan dibuat dengan
9
menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML).
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian akhir sekaligus penutup dari penulisan skripsi. Pada bab ini berisi kesimpulan dari kegunaan sistem yang telah dirancang dan dibangun untuk mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan serta berisi saran-saran yang bermanfaat bagi PT. Afdhi Surya Mandiri untuk pengembangan sistem selanjutnya.
