Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )

1

Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM ) Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009

PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang. Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak sedikit. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain: a. Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy) Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun atasan langsung yang lain. Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan. Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan. b. Dana Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana,

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009

2

karena dalam melakukan komputerisasi perpustakaan banyak peralatan yang dibutuhkan baik hardware maupun software. Setelah implementasi dan masa garansi sudah selesai maka hendaknya juga mulai dianggarkan dana untuk pemeliharaan baik untuk pemeliharaan software maupun hardware. c. Studi banding Studi banding dilakukan dengan tujuan untuk melihat perpustakaan yang sudah melakukan komputerisasi sehingga kita mendapatkan gambaran yang jelas tentang komputerisasi perpustakaan. Pengetahuan yang diperoleh dari studi banding dapat digunakan sebagai referensi untuk melaksanakan komputerisasi perpustakaan. Studi banding bisa dilakukan di perpustakaan terdekat sudah melakukan komputerisasi perpustakaan. Semakin banyak di kunjunginya perpustakaan yang telah melakukan komputerisasi maka semakin banyak pula hal yang diketahui karena biasanya masingmasing perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri-sendiri. d. Penentuan ruang lingkup kegiatan Sebelum melakukan kegiatan komputerisasi perpustakaan, hendaknya telah dipilih atau ditentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang nantinya akan menggunakan teknologi komputer. Penentuan kegiatan ini perlu dilakukan agar komputerisasi yang akan dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan penentuan kegiatan ini maka akan membantu perpustakaan unutk mengalokasikan dana pengadaan peralatan maupun pengadaan software. e. Pemilihan software Sebagaimana diketahui bahwa sekarang telah banyak software perpustakaan yang ditawarkan di pasaran yang masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Sebelum melakukan komputerisasi, perpustakaan harus dapat memilih suatu software yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. f. Pemilihan hardware Hardware komputer merupakan salah satu komponen penting dalam melakukan komputerisasi perpustakaan. Untuk itu pemilihan hardware harus disesuaikan dengan kebutuhannya, dan yang terpenting adalah spesifikasi komputer yang diperlukan hendaknya spesifikasi yang mutakhir. Dipilihnya yang mutakhir karena agar tidak mengalami kesulitan komponen bila terjadi kerusakan atau penggantian dan penambahan peralatan. PERANGKAT UNTUK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN


3

Untuk pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi dibutuhkan beberapa perangkat, antara lain: 1.Komputer Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi informasi yang dapat diakses secara cepat dan tepat. Perangkat komputer ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota perpustakaan, dan OPAC (Online Public Accses Catalogue). Dengan OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi koleksi buku yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung ke rak buku. Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet. 2.Internet Salah satu manfaat internet dalam pengelolaan perpustakaan adalah sebagai piranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai sarana telekomunikasi dan pendistribusian informasi. Koneksi internet juga bisa dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi kegiatan yang dilakukan di perpustakaan maupun koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan. 3.Software Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software yang umum digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis offline maupun online (open source), di antaranya Athenaeum Light dan Freelib. a.)AthenaeumLight Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting NZ untuk nama produk perangkat lunak 'gratisan' yang mereka buat. Atheaneum Light 8.5.vi merupakan versi modifikasi dari Athenaeum Light 6.0. yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker 8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data hingga 8 Tera byte. Athenaeum Light 8.5 ini hanya dapat bekerja pada OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal Pentium 3 atau lebih tinggi. Software ini dapat membantu para pustakawan dalam pengelolaan perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku. Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat barcode, karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian. b.)Freelib Freelib merupakan singkatan dari Freedom Library yang diambil dari nama Perpustakaan Freedom, yang pertama kali menerapkan aplikasi


4

software ini. Sampai saat ini, Freelib sudah menginjak versi 3.0.2 untuk aplikasi katalog, manajemen versi 1.0.2 sedangkan untuk Linux versi 0.0.4. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan minimal pentium 3, 600 Mhz dengan memori 64 Mb. Untuk versi Linux, spesifikasi hardware yang dianjurkan lebih tinggi, minimal pentium 4 dengan memori minimal 128Mb Selain Athenaeum Light dan Freelib, masih ada banyak software lain seperti CDS/ISIS, Open Biblio, IBRA, LIBRA, SIMPEL, Chyprus, dan lain lain. Rata rata program itu merupakan open source dan dibuat secara khusus untuk perpustakaan. MIGRASI DATA Migrasi data adalah sebuah proses konversi data yang telah diolah oleh satu program komputer atau perangkat lunak komputer kepada program komputer lainnya. Data dalam sebuah program komputer dibentuk atas satuan kecil yang dikodekan dalam sebuah sistem bahasa komputer. Sistem bahasa itulah yang akan membedakan bagaimana sebuah program komputer mengkodekan data yang yang diolahnya untuk membedakan satu program komputer dengan yang lainnya. Pada awalnya program komputer lebih banyak digunakan untuk membantu kegiatan administrasi perpustakaan, dan proses migrasi pada kegiatan ini biasanya tidak terlalu bermasalah. Pada perkembangan selanjutnya penggunaan program komputer lebih terkonsentrasi pada bagaimana program komputer dapat mengolah dan menampilkan data koleksi yang akan membantu proses temu-kembali di perpustakaan. Ada berbagai jenis program komputer yang dapat dipergunakan perpustakaan untuk mengolah datanya. Perpustakaan juga memiliki beberapa jenis data yang dapat diolah untuk mempermudah perkerjaannya, baik secara terintegrasi pada seluruh kegiatannya, maupun secara terpisah pada tiap bidang yang berbeda. PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA Selama ini kebanyakan pengelolaan administrasi perputakaan yang menyangkut pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi serta kegiatan penelusuran masih dikelola dengan cara manual. Sehingga pengelolaannya terkesan komplek, bertele-tele dan kurang efisien. Seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi informasi maka pengelolaan administrasi perpustakaan dapat dikelola dengan menggunakan teknologi informasi yaitu dengan melakukan kegiatan automasi atau komputerisasi perpustakaan. Kegiatan automasi atau komputerisasi perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan penelusuran. 1.) Pengadaan Bahan Pustaka


5

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan data yang benar dan akurat baik judul maupun jumlah eksemplarnya. Pengelolaan administrasi data yang baik sangat diperlukan agar tidak terjadi duplikasi data dan koleksi. Pengelolaan data yang dilakukan secara manual sering menimbulkan duplikasi pengadaan judul yang sama, sehingga jumlah eksemplar buku dengan judul tertentu menjadi terlalu banyak. Untuk itu perlu dilakukan pendataan secara komputerisasi, karena dengan adanya ketersediaan data dalam computer akan memudahkan dalam melakukan pengecekan judul buku yang telah diadakan. Inventarisasi bahan pustaka Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan, baik melalui pembelian maupun hadiah. Ada beberapa sarana untuk inventarisasi bahan pustaka, antara lain : a. Buku induk untuk menginventarisir buku b. Kartu majalah untuk menginventarisir majalah dan sejenisnya c. Kartu suratkabar untuk menginventarisir suratkabar a.Inventarisasi Buku. Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam inventarisasi buku yaitu : - Pemberian nomor induk pada setiap eksemplar buku. Pemberian nomor induk tersebut harus berurutan dari tahun ke tahun untuk mengetahui jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan. - Membubuhkan stempel tanda MILIK PERPUSTAKAAN dan stempel inventarisasi (nomor induk dicantumkan pada stempel inventarisasi). Semua buku yang datanya sudah dimasukkan ke dalam komputer, diberi tanda milik perpustakaan dengan membubuhkan stempel tanda milik dan stempel inventarisasi. - Memasukkan semua data buku baik dari pembelian maupun hadiah ke dalam komputer. Contoh Kolom pada Buku Induk Tanggal

No. Penerbit/ Judul/Edisi Pengarang Induk Kota terbit

Asal Tahun Harga Terbit (Rp) Hd Pb

0001 0002 0003 0004

b.Inventarisasi Majalah, Jurnal, buletin dan terbitan berkala sejenis Inventarisasi majalah dilakukan pada kartu majalah. Selain berfungsi sebagai sarana pencatatan penerimaan majalah, kartu majalah juga berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan majalah/jurnal yang dilanggan atau diterima sebagai hadiah. Kartu majalah sebaiknya dibuat dari kertas karton


Ket

6

manila berukuran setengah folio dan difile berdasarkan urutan judul majalah. Setiap majalah/jurnal yang sudah diinventarisir dibubuhi stempel tanda milik perpustakaan.

Contoh Kartu Majalah Judul : Penerbit : Alamat : Dilanggan pada : Alamat Agen : Kala terbit : Volume/Tahun Nomor Majalah

Ket.

3. Inventarisasi surat kabar. Inventarisasi surat kabar dilakukan dengan menggunakan kartu surat kabar. Setelah dimasukkan dalam kartu surat kabar, dibubuhi dengan stempel tanda milik perpustakaan.Kartu surat kabar berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan surat kabar. Contoh Kartu Suratkabar Judul : Penerbit : Alamat : Tahun : Harga Langganan : BULAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Agust Sept Okt Nov Des

Pembuatan Bar Code


27

28

29

30

31

7

Setelah koleksi buku-buku diinventarisasi, proses selanjutnya adalah pembuatan barcode untuk masing-masing koleksi tersebut. Dalam barcode tercantum no register buku, dan pemasangannya biasanya pada halaman judul buku dan bagian buku bagian belakang. Untuk proses pembuatannya bias menggunakan program Note Pad dan program Barcode Anything Label for Windows.

2. Pengolahan Bahan Pustaka Sebelum bahan pustaka bisa dipergunakan oleh pemakai perpustakaan biasanya diolah terlebih dahulu sehingga bahan pustaka benar-benar siap untuk disajikan. Kegiatan pengolahan bahan pustaka ini kebanyakan masih dilakukan secara manual. Pengolahan bahan pustaka secara manual dilakukan melalui serangkaian kegiatan antara lain penentuan nomor klasifikasi, memasukan data buku dalam komputer, pembuatan katalog buku, kartu peminjaman, pembuatan slip peminjam buku, dan pembuatan label punggung buku. Serangkaian kegiatan ini tentunya membutuhkan waktu dan tenaga. Untuk mempermudahkan pekerjaan ini maka diperlukan komputerisasi dalam melaksanakannya. Dengan komputerisasi maka sebagian pekerjaan yang secara manual harus dilakukan, tidak perlu dilakukan lagi karena pekerjaan tersebut sudah dapat digantikan atau dilakukan dengan komputer. Dalam komputerisasi pengolahan bahan pustaka, pekerjaan yang paling terpenting adalah input data. Input data harus benarbenar akurat, karena data-data inilah yang nantinya akan dipakai dalam kegiatan sirkulasi dan penelusuran. Dari data yang telah diinputkan ini maka akan diolah oleh komputer untuk berbagai keperluan. Misalnya: kartu katalog buku, label punggung buku, daftar buku, statistic jumlah koleksi, grafik jumlah koleksi, dan sebagainya.


8

Contoh Format Tampilan Pengolahan Bahan Pustaka

Contoh Format Tampilan Profile Koleksi Hasil Pengolahan Bahan Pustaka


9

Deskripsi Katalog Yang dimaksud dengan deskripsi katalog adalah memberikan keterangan mulai dari judul sampai dengan informasi daerah jejajakan. Ketentuan pendeskripsian katalog ini terdapat pada AACR (Anglo American Cataloguing Rules) edisi 2. Pencatatan deskripsi bibliografi sebuah bahan pustaka terdiri atas beberapa bagian atau unsur, yaitu: 1. Daerah judul/pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi 3. Daerah impresum (kota terbit, nama penerbit dan tahun terbit) 4. Daerah kolasi 5. Daerah keterangan seri 6. Daerah catatan 7. ISBN Informasi yang diberikan oleh sebuah katalog ada yang bersifat lengkap, tetapi ada yang bersifat sederhana. Tiga unsur yang pertama, yaitu informasi tentang judul/pernyataan kepengarangan, edisi, impressum, dan jumlah halaman merupakan data informasi katalog sederhana. Namun, pada tingkat pemakai tertentu, seperti mahasiswa, pengajar (dosen), dan peneliti membutuhkan informasi sampai unsur yang detail. Penyajian unsur-unsur katalog tersebut dimaksudkan untuk mengetahui koleksi yang sebenarnya sampai sedetail-detailnya. Untuk daerah catatan tidak perlu dikeluarkan semua, hal ini tergantung dari kebijaksanaan perpustakaan yang bersangkutan. 1.) Susunan dan Tanda Baca Katalog a. Daerah judul Judul karya dapat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut: Judul Utama (official title) diawali dengan huruf besar Judul Tambahan (sub title) dipisahkan dari judul utama dengan tanda titik dua (:) • Judul sejajar /paralel yaitu judul yang sama dalam bahasa yang berbeda, dipisahkan dengan judul utama dan diberi tanda (=) b. Keterangan kepengarangan Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda garis miring (/), dengan ketentuan sebagai berikut: • •

•

•

Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama seperti pada tajuk, dicatat sesuai apa yang tertera dalam halaman judul, dalam hal ini jika sebelum nama didahului dengan kata “oleh”, “by” atau sejenisnya, kata tersebut dicantumkan juga. Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya dicantumkan pada deskripsi, masing-masing dipisahkan dengan tanda koma (,) jika perlu dipergunakan kata “dan” dalam kurung siku [dan]


10

Jika pengarang ganda lebih dari tiga orang, maka dalam deskripsi di cantumkan nama pengarang pertama dengan keterangan tambahan “[et al]” • Selain nama pengarang, semua semua yang terlibat dalam kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya: nama penerjemah, penyunting, editor dan lain-lain masing-masing dipisahkan dengan tnda titik koma ( ; ). • Nama gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam deskripsi. c. Keterangan edisi •

Dalam mencantumkan keterangan edisi ditentukan sebagai berikut: •

Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam bahasa buku dan disingkat misalnya: Edition = ed. , cetakan= cet. ;

•

Cetak ulang tanpa disertai dengan revisi tidak dianggap sebagai edisi. Pencantuman nomor edisi didahului dengan tanda : 2 nd ed. ; 3 rd ed. ; cet.5

d. Impresum Yang dimaksud impresum adalahtempat terbit, nama penerbit, dan tahun terbit. 1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut: Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda: . – Jika tempat terbit tidak diketahui cantumkan “s.l” = sine loco 2. Pencantuman nama Penerbit ditentukan sebagai berikut: a. nama penerbit didahului dengan titik dua ( : ) b. Singkatan yang menunjukkan jenis perusahaan seperti PT, Fa, Co. dan sejesnisnya tidak disebutkan dalam impresum. c. Jika nama penerbit tidak diketahui cantumkan “s.n” = sine nomine 3. Pencantuman tahun terbit ditentukan sebagai berikut: a) tahun terbit didahului dengan tanda koma ( , ) b) jika tahun penerbitan tidak diketahui dapat dibuatkan perkiraan dalam kurung siku c) Jika tahun terbit tidak diketahui cantumkan “s.a” = sine anno e. Kolasi Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik bahan pustaka, yang terdiri atas: jumlah halaman, tinggi buku, dan keterangan ilustrasi dan sejenisnya. Keterangan kolasi dinyatakan sebagai berikut: 1) keterangan dinyatakan secara singkat dalam bahasa indonesia


11

2)

halaman disingkat hlm. Atau pagina disingkat p. ilustrasi disingkat ilus. Bibliografi disingkat bib. Centi meter disinkat cm. jumlah halaman dinyatakan dalam romawi kecil dan dalam angka arab diantara keduanya dipisahkan dengan tanda koma ( , ) 3) keterangan ilustrasi yang terdiri dari gambar, peta, tabel, foto didahului dengan tanda titik dua ( : ) 4) ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahuli dengan tanda titik koma f. Daerah catatan Hal-hal yang penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat dinytakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan, penunjukan halaman bibliografi dan indeks. g. Standart Internasional Buku (ISBN) ISBN didahului dengan huruf ISBN dan ditulis dengan tanda hubung (-) diantara bagian nomornya h. Jejakan Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggadakan katalog, entri tambahan apa saja yang perlu dibuat. Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut: a) untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka arab, dan istilah subyek di seluruhnya ditulis dengan huruf kapital b) jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi 2.) Sumber Informasi Utama Sumber informasi utama untuk ke tujuh daerah tersebut di atas dapat diambil dari unsur-unsur sebagai berikut: Daerah

Sumber

- judul dan pengarang

- halaman judul

- edisi

- halaman judul

- impressum

- halaman judul

- kolasi

- seluruh halaman buku

- seri

- halaman judul

- ISBN

- halaman judul


12

Contoh Format Tampilan Entri Data Pembuatan Katalog

Sistem Klasifikasi Ada beberapa macam sistem klasifikasi koleksi perpustakaan, antara lain: 1. Klasifikasi Artificial, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan ciriciri khusus misalnya, ukuran, warna dan data fisik lainnya. 2. Klaifikasi Fundamental, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan subyek. Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subyek ini yang lebih banyak digunakan oleh pustakawan menangani pekerjaan di perpustakan. Langkah-langkah Penentuan No. Klasifikasi Agar lebih cepat, tepat, dan benar dalam menentukan nomor klasifikasi, perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Memahami pola pembagian subyek Didalam sistem ini, ilmu pengetahuan di bagi dari subyek besar menjadi subyek yang lebih kecil. Untuk itu perlu perlu dipahami adanya pembagian 10 kelas utama, 100 divisi dan 1000 subdivisi, serta cara penggunaan tabel-tabel pembantu. 2. Menentukan Subyek Didalam menentukan subyek hendaknya diusahakan mencari nomor yang paling spesifik. Untuk menentukan subyek ini hendaknya dibaca dan dipahami informasi yang diperoleh dari: a. Halaman judul b. Kata pengantar c. Daftar isi d. Pendahuluan (bila ada)


13

e. Dibaca tiap-tipa bab f. Kesimpulan 3. Apabila dalam suatu buku terdapat dua subyek atau lebih, terlebih dahulu diklasifikasi pada kelas yang utama dibahas. 4. Apabila tidak ada subyek yang utama, koleksi itu diklasifikasi pada kelas yang paling bermanfaat bagi pengguna perpustakaan atau pada subyek yang disebut lebih dahulu. 5. Mengklasifikasi menurut subyeknya dahulu, lalu menurut bentuk penyajiannya. Pengelolaan Dokumen Elektronik / entry data Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan system perpustakaan digital (digital library). 1.) Proses Digitalisasi Dokumen Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi. 2.) Proses Penyimpanan (Database Approach) Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di Perpustakaanperpustakaan di Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan. FileBase Approach: data duplication, data dependence, incompatible file format, simple, sedangkan database approach: data sharing and no duplication, data independence, compatible file format, complex. 3.) Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Di sisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya


14

sistem dan proses yang harus kita lakukan. Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi lain yang berbasis web.

Contoh Format Tampilan Katalog Komputer (OPAC) Online Public Access Catalouge

Contoh Format Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC


15

\

Contoh Detail Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC

Finishing Touch Setelah semua proses mulai dari inventarisasi bahan pustaka, pembuatan barcode, katalogisasi dan klasifikasi, entry data, penempelan label buku dan atribut buku yang lain, serta proses penyampulan buku selesai, buku-buku yang sudah diolah dicek kembali dan dibuatkan daftar pengiriman buku, selanjutnya siap dikirim ke bagian lain (sirkulasi, referens, atau reserve) PENUTUP Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan antara lain: kebijakan pimpinan, dana, studi banding, penentuan rung lingkup kegiatan, serta pemilihan hardware dan software yang cocok untuk diaplikasikan di perpustakaan.. Meskipun dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi aplikasi teknologi informasi tersebut sangat membantu perpustakaan dalam mengelola koleksi yang dimiliki, dalam pelayanan kepada pemakainya, maupun dalam penelusuran informasi secara cepat dan tepat. Aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka sangat membantu perpustakaan, karena dapat menghemat waktu dan tenaga. Perpustakaan membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan bahan pustaka jika hal itu dilakukan secara manual, akan tetapi dengan menggunakan teknologi informasi


16

sanagt membantu perpustakaan dalam melakukan semua kegiatan dapat dilakukan secara cepat dan tepat dengan hasil yang bisa memuaskan pemakai perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ari Suseno Teknologi Informasi untuk perpustakaan.http://citizennews.suaramerdeka.com/?option=com_content&tas k=view&id=97 , diakses tanggal 17-03-2008, Eryono, M. Kaliani, 1999. Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka Hamakonda, T. 1983. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung Mulia Hamakonda, Towa P. 1987. Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Lembaga Perberdayaan Perpustakaan dan Informasi (LpPI). 2001. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta: FKBA


17

Romi Satria Wahono Teknologi informasi untuk: perpustakaan:perpustakaan digital dan sistem otomasi perpustakaan. http://72.14.235.104/search?q=cache:x6xx8yjPlwAJ:www.ilmukomputer.org/ wp-content/uploads/2006/09/romi-otomasiperpustakaan15september2006.pdf+teknologi+informasi+dan+perpustakaan&hl=id&ct=cln k&cd=1&gl=id, diakses tanggal 25 Januari 2007 Sjarial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman penyelenggaraan perpustakaan. Jakarta : Djambatan Supriyadi. 1985. Pengantar pengelolaan perpustakaan sekolah, editor : Y.Y. Hasibuan. Malang : Proyek P3T IKIP Malang


Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )

Recommend Documents