Antwoorden op de vragen van de heer Ernst van CDA-fractie Tweede financiële monitor 1. De meerjarenbegrotingen in de eerste en tweede financiële monitor zijn niet direct met elkaar te vergelijken. Dit komt doordat de meerjarenbegroting in de Programmabegroting 2010 hier nog tussen zit. In 2009 hebben we de volgende meerjarenbegrotingen gehad: a. Trendnota Begroting 2010 (raadsvergadering april) b. 1e financiële monitor 2009 (raadsvergadering juli) c. Programmabegroting 2010 (raadsvergadering november) d. 2e financiële monitor 2009 (raadsvergadering december) 2. De voorziening meeneeemregeling WWB (werkdeel WWB) bedraagt per 1/1/2009 € 1,9 miljoen. Dit zijn geoormerkte gelden voor dit doel. Dit jaar wordt naar verwachting € 2,2 miljoen meer uitgegeven dan de ontvangen rijksmiddelen voor het werkdeel WWB. Een bedrag van € 1,9 miljoen wordt ten laste van eerdergenoemde voorziening gebracht., waarmee de voorziening op 01-01-2010 nihil bedraagt. Het verschil van € 0,3 miljoen betreft het nadeel ten laste van de algemene middelen zoals genoemd in de 2e financiële monitor 2009. In meerjarenperspectief wordt als gevolg van de financiële crisis verwacht dat voor de jaren 2010, 2011, 2012 en 2013 respectievelijk € 0,7 miljoen, € 0,7 miljoen, € 0,35 miljoen en 0 miljoen meer wordt uitgegeven dan de te ontvangen rijksmiddelen. De afname van het tekort op het werkdeel WWB (2009 dus € 2,2 miljoen) wordt veroorzaakt door het nemen van bijsturingsmaatregelen (zie vraag 3). 3. Uiteraard is er het een en ander gewijzigd in de werkwijze van de afdeling werk en inkomen sinds de 1e financiële monitor. Door de afdeling werk en inkomen is proactief en adequaat gereageerd op de ontwikkelingen in de economie en de gevolgen daarvan op de werkloosheid. De speelruimte voor een (aanzienlijke) koersverandering op is korte termijn is echter beperkt. Het gemeentelijk beleid is vastgelegd in verordeningen die eerst gewijzigd dienen te worden voordat de beleidswijziging doorgevoerd kan worden, afspraken met externe partners (re-integratiebedrijven) zijn vastgelegd in contracten die niet op stel en sprong eenzijdig opgebroken kunnen worden en veranderingen in de werkwijze dienen vaak met andere partners in de keten werk en inkomen afgestemd en afgesproken te worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het UWV WERKbedrijf, het SW-bedrijf Wedeo en de regiogemeenten. De volgende concrete maatregelen zijn genomen (bron: Jaarplan 2010 afdeling werk en inkomen): • De producten a) re-integratietraject, b) detacheringbanen en c) psychosociale begeleiding worden in 2009 opnieuw aanbesteed. Deze contracten zullen in 2010 van kracht zijn; • de producten d) Direct Werk en e) maatschappelijke participatie zullen in 2010 opnieuw worden beschreven en aanbesteed; • het kostenbewustzijn van de klantmanagers is vergroot. Klantmanagers zullen in 2010 een zekere mate van budgetverantwoordelijkheid gaan krijgen en beter in staat gesteld worden op budgetten te sturen; • verloningsconstructies (de uitkering wordt ingezet als loon voor een additionele baan) worden nog slechts beperkt ingezet; • er wordt meer ingezet op maatwerktrajecten waarbij scholing een belangrijke component wordt. Uitstroom naar werk op korte termijn wordt moeilijker
haalbaar, het voorbereiden op betere economische tijden door scholing is effectiever op de langere termijn; • er worden aanvullende middelen gezocht. In 2009 is hiervoor een ESF subsidie aangevraagd van € 250.000 voor re-integratie van 55-plussers; • de jobhunter/arbeidsbemiddelaar die extern werd ingehuurd ten laste van het wdeel is in dienst genomen van gD. De kosten zijn daarmee gedaald. Daarnaast zijn nog de volgende veranderingen ingezet of in voorbereiding: • Extra maatregelen gericht op het terugdringen van de jeugdwerkloosheid, samengevat in het actieplan jeugdwerkloosheid regio Achterhoek. Hiervoor zijn extra middelen beschikbaar vanuit het ministerie van SZW (0.9 mln voor 2009); • Aanvragen ESF subsidie van 0.4 mln ten behoeve van bestrijding jeugdwerkloosheid (regionaal in te zetten) • Opzetten van een gezamenlijke werkgeversbenadering (met Wedeo, UWV WERKbedrijf en de gemeenten Bronckhorst, Montferland, Doesburg) ondermeer bedoeld om efficiënter en doelmatiger te werken. Opgemerkt dient nog wel te worden, dat de huidige financieringsystematiek van de WWB tot en met 2010 is afgesproken met het ministerie van SZW. Mogelijk veranderingen daarna in de financieringsystematiek kan uiteraard de verhouding tussen inkomsten en uitgaven beïnvloeden. 4. Het voormalig gemeentehuis van Wehl heeft in eerste instantie gediend als tijdelijke huisvesting basisonderwijs. Het wordt nu voor andere doeleinden gebruikt (onder meer streekarchief en oudheidkundige vereniging). Volgens de begrotingsvoorschriften valt dit onder een ander product. De producten vallen ook weer onder verschillende programma’s. Daarom stellen wij nu voor om van de raming van de zakelijke lasten en huurinkomsten een budgettair neutrale, technische wijziging van te maken. 5. Rekening houdend met de voorliggende 2e financiële monitor en eerdere begrotingswijzigingen 2009 is de prognose per 31/12/2009 afgerond: 1. reserve parkeerfonds € 4,6 miljoen 2. voorziening afvalverwerking ruim € 1,5 miljoen. 3. reserve WWB, inkomensdeel € 0,9 miljoen ad 1: In 2008 is een meerjarenprognose van het parkeerfonds opgesteld t/m het jaar 2017. Het saldo per 31-12-2007 van het parkeerfonds werd geprognotiseerd op afgerond € 7 mln positief. Mochten de tegenvallende inkomsten in 2009 van € 300.000 structureel van aard zijn, betekent dit een eindsaldo van dit fonds per 31-12-2017 van € 4 mln. Risico’s in dit fonds zitten met name aan de inkomstenkant, belangrijk hierin zijn de aannames van de parkeeropbrengsten van parkeergarages lookwartier en varkenswei. ad 2: De volgende claims liggen op deze voorziening: - Verbouw/nieuwbouw pand Havenstraat + aankoop pand Havenstraat € 500.000 - pilot inzameling kunststof (pilot gedurende 2 jr kosten € 200.000 per jaar) - Afkoop verlof stuwmeer € 100.000 (zie ook pagina 168 laatste alinea programmarekening 2008)
ad 3: In de 2e monitor is het nadeel in het jaar 2010 agv de economische crisis berekend op afgerond € 2,2 mln. Het restant van deze reserve ad € 0,9 mln wordt in 2010 volledig ingezet. Het resterende tekort van € 1,3 mln wordt in 2010 ten laste van de algemene middelen gebracht. 6. WMO budgetten: Ons systeem van budgehouderschap, de rol van afdelingshoofden en de rol van de afdeling bedrijfsvoering Conform onze budgethoudersregeling zijn de afdelingshoofden de (hoofd)budgethouders. Zij kunnen hun budgethouderschap doormandateren aan teamleiders en/of specifieke medewerkers. In geval van doormandatering blijft het afdelingshoofd eindverantwoordelijk. Het afdelingshoofd rapporteert over de uitputting van zijn budgetten bij de eerste en tweede financiele monitoren aan het college en via het college aan de raad. Dit is de primaire lijn in ons systeem van budgethouderschap. De budgethouders worden ondersteund door financieel consulenten van de afdeling bedrijfsvoering, o.a. op basis van budgetinformatie. Indien de financieel consulent signaleert dat een budgethouder niet op de juiste manier omgaat met zijn verantwoordelijkheid, dan meldt hij dat aan de concerncontroller. De concerncontroller onderneemt dan actie. Dit is de veiligheidslijn in ons systeem van budgethouderschap. Werkt het systeem bij andere budgetten? Ons huidige systeem van budgethouderschap is ontwikkeld om te komen tot beheersing van de loonsom. Vanaf dat moment heeft het systeem zich ook bewezen. De late constatering van de overschrijding op de Wmo-budgetten is de eerste keer dat het systeem te laat gewerkt heeft. Er is geen reden om aan te nemen dat bij andere budgetten het systeem niet werkt. Om het systeem te versterken zijn een aantal aanvullende maatregelen getroffen. Deze zijn verwoord in de brief aan de raad. Risicovolle budgetten Deze zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: a. Open-einderegelingen zoals WWB en WMO. Deze beheersen we door maandelijks te monitoren (middels managementinformatie) b. Budgetten van derden waarop een terugbetalingsverplichting rust. Deze lopen bijna allemaal mee in de jaarlijkse verantwoording in de jaarrekening middels Sisa. Voor de resterende regelingen > € 100.000 (4 stuks, bijv. voor bedrijfsverplaatsing) zijn we zelf een proces aan het inrichten à la Sisa. c. Budgetten waarvan de ervaring ons geleerd heeft (bijv. door overschrijdingen in het verleden) dat deze onder druk staan en lastig te beheersen zijn. De loonsom is hiervan een voorbeeld. Deze krijgen specifiek aandacht bij de maandelijkse managementgesprekken tussen directeur/concerncontroller en afdelingshoofd. Bij de loonsom gebeurt dit in de vorm van de loonsommonitor. d. Budgetten die onder druk staan door recente, omvangrijke ontwikkelingen. De kredietcrisis is een voorbeeld van zo’n ontwikkeling waardoor wij nu een aantal uitgaven- en inkomstenbudgetten expliciet volgen via de financiële monitoren. e. Grondexploitatie. Deze beheersen we door jaarlijks de exploitatieopzetten te actualiseren. In het verlengde hiervan liggen de afdrachten die gedaan moeten worden aan het fonds bovenwijkse voorzieningen. Dit fonds actualiseren wij jaarlijks.
Treasurystatuut 7. Renterisiconorm was 20% van de totale vaste schuld en is nu 20% van de uitgaven. De vaste schuld (leningportefeuille) is per 1 januari 2010 begroot op € 143,6 mln. Het totaal van onze begroting bedraagt 155,1 mln. 20% hiervan is respectievelijk € 28,7mln. en € 31,02 mln. Het totaal van de aflossingen bedraagt is 2010 € 10,7. We blijven dus ruim onder de oude en nieuwe norm. 8. De raad heeft geen besluiten genomen tot toepassen van derivaten. Deze zijn tot op heden dan ook niet gebruikt. 9. De rente visie wordt opgenomen in de paragraaf financiering (treasury). Hierin worden de bronnen niet expliciet genoemd. Bij het samenstellen van de begroting juni 2009 lagen de renteverwachtingen van oa ING; Rabobank; Fortis en BNG op gemiddeld zo’n 4%. Omdat er nog veel onzekerheden zijn ten aanzien van de kredietcrisis en met name de hoge overheidstekorten is het niet uitgesloten dat de rente oploopt. In de begroting 2010 wij daarom veiligheidshalve gerekend met 4,75% voor nieuwe leningen. Op dit moment liggen de verwachtingen voor volgend jaar bij deze banken nog altijd rond de 4%. maar ook de onzekerheden zijn onverminderd. 10. De zekerheden die geeist worden zijn gerelateerd aan het financiële of bestuurlijke risico. Bij het stellen van zekerheden kan worden gedacht aan bijvoorbeeld: •vestigen van hypotheek op onroerend goed •beoordeling van de solvabiliteit en liquiditeit (gezonde exploitatie) •zeggenschap in de onderneming •delen van het risico met partijen (waarborgfondsen) 11. Offertes worden intern schriftelijk vastgelegd. Het besluit tot het aantrekken van geldleningen wordt genomen door het afdelingshoofd bedrijfsvoering. Het vergelijken van offertes gebeurd door de medewerker treasury. De kapitaalmarkt is een markt waarin de tarieven sterk kunnen fluctueren. Offertes hebben daarom een geldigheidsduur van in de regel zo’n 15 minuten. Uit praktische overwegingen wordt daarom gebruik gemaakt van telefonische offertes. In deze periode worden minimaal twee offertes vergeleken en de goedkoopste wordt gekozen. Deze telefonische offertes worden intern schriftelijk vastgelegd door de medewerker treasury. De offertes worden vervolgens ter controle aangeboden aan het afdelingshoofd Bedijfsvoering. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering kan de juistheid van de gegevens controleren door contact op te nemen met de offrerende partij. 12. transactie(uitvoering) In het schema bevoegdheden is het volgende opgenomen: Bij het aantrekken van (kort en lang) financieringsmiddelen vindt de autorisatie plaats door de medewerker treasury en het afdelingshoofd bedrijfsvoering. Bij het uitzetten van kort geld (< 1jaar) financieringsmiddelen vindt de autorisatie plaats door het afdelingshoofd bedrijfsvoering en de directeur bedrijfsvoering. Bij het uitzetten van middelen langer dan 1 jaar vindt de autorisatie plaats door het afdelingshoofd bedrijfsvoering en de portefeuillehouder financiën. Betalingsopdrachten De voorbereiding van de betalingsopdracht zeg maar het boeken in het financieel systeem en de controle op juistheid vindt plaats door verschillende bevoegde personen. Deze personen mogen niet de finale handtekening zetten onder een
betalingsopdracht. De finale handtekening bij de betalingsopdracht gebeurd eveneens door twee verschillende bevoegde personen. Deze handtekening wordt gezet nadat gecontroleerd is of de betaalopdracht aansluit met de betaalbatch die uit het financieel systeem wordt gegenereerd. 13. De controle vindt plaats door de teamleider van de gemeentelijke adminstratie. deze is niet bevoegd tot uitvoering van transacties. De controle is niet vastgelegd in het algemeen mandaat maar is conform de algemeen geldende pricipes opgenomen in de Adminstratieve Organisatie en Interne Controle van de afdeling Bedrijfsvoering. 14. De registratie vindt plaats door de backoffice treasury. Deze medewerker is niet bevoegd tot uitvoering van transacties en is niet belast met de controle. De registratie is niet vastgelegd in het algemeen mandaat maar is conform de algemeen geldende pricipes opgenomen in de Adminstratieve Organisatie en Interne Controle van de afdeling Bedrijfsvoering.
uitvoering transactie
controle
registratie
