Annual report Maximizing social return by enabling volunteers. asbl vzw

Annual report 2009

Maximizing social return by enabling volunteers

asbl vzw KHOSWRRUJDQLVDWLRQV

ToolBox : le concept

L’objectif de ToolBox est d’aider des associations à vocation sociale à optimiser leurs services à leurs usagers en améliorant leur capacité organisationnelle. S’il est évident qu’une asbl remplit d’autant mieux son objet social dès lors qu’elle est pourvue d’un système de gestion et d’une organisation efficaces, il faut savoir qu’il existe une multitude de personnes actives dans le secteur marchand intéressées par le secteur non-marchand et désireuses de donner de leur temps à titre bénévole pour aider ces associations à se doter d’instruments de gestion performants. C’est là qu’intervient ToolBox, en offrant une plateforme de collaboration efficace entre la demande et l’offre. .

Ce que nous avons accompli jusqu’à présent ToolBox fête cette année ses sept ans d’existence. Sur cette période, elle a accompagné plus de 90 asbl sur l’ensemble du pays et géré près de 110 chantiers. En 2009, quelque 58 membres étaient actifs en équipes de deux ou trois volontaires sur 35 projets, soit l’équivalent de plus de 5.600 h de consultance pro bono ! Notre structure permet d’offrir un coaching pratique et de qualité aux asbl grâce à notre réseau de volontaires, offrant chacun minimum 8 heures de travail par mois aux projets soutenus par ToolBox. 2 | Annual report 2009

ToolBox : het concept

ToolBox stelt zich tot doel social profit organisaties te helpen hun impact en lange termijnperspectief te verbeteren door bewezen management-instrumenten en vaardigheden te gebruiken en te integreren in hun dagelijks beleid. ToolBox bereikt dit door een juiste ‘match’ te organiseren tussen de leden, vzw’s, en haar vrijwilligers, allen professionals met relevante management-expertise. Als platform, brengt ToolBox vraag en aanbod samen, selecteert gemotiveerde vrijwilligers en biedt hen de nodige ondersteuning en methodologie aan ter vervulling van hun opdracht in de gekozen vzw.

Wat we bereikten ToolBox viert dit jaar haar 7-jarig bestaan. In deze periode begeleidden we meer dan 90 vzw’s verspreid over heel België en volgden we bijna 110 workstreams op binnen deze vzw’s. In 2009 waren 58 leden in teams van twee of drie leden actief op 35 projecten ; dit komt overeen met meer dan 5.600 u pro bono consultancy ! Onze structuur laat ons toe om een praktische en kwaliteitsvolle begeleiding te bieden aan de geselecteerde vzw’s, door de inzet van een team van experten die elk minimum 8u per maand pro bono ter beschikking stellen. Annual report 2009 | 3

De Voorzitter aan het woord

Beste vrienden van ToolBox, In 2009 ontwikkelde onze organisatie haar activiteiten gestaag. De cijfers spreken voor zich : meer dan 35 projecten werden ondersteund en niet minder dan 58 vrijwilligers hebben in team aan de coaching van onze verenigingen gewerkt. We verwelkomden op onze themavergaderingen 100 deelnemers, wat een belangrijke bijdrage leverde aan ons kenniscentrum. Tenslotte kende het vak Management in non profit, reeds voor het derde jaar ingericht door het MBA van de Solvay Business School, 26 inschrijvingen voor het academisch jaar 2009-2010, . Vooreerst gaat mijn dank uit naar onze coördinatoren, Michel Henry en Christine Castille. Als centraal team vormen zij de pijler van onze organisatie. Na een samenwerking van vele jaren, besloot Michel Henry een stap terug te zetten. Hij leverde een waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling en de professionalisering van onze organisatie. Wij danken hem voor zijn inzet en wij verwelkomen Eric Vankeerberghen, die hem zal opvolgen als verantwoordelijke. Dankzij de steun van onze partners van het eerste uur, de Stichting Bernheim, Belgacom en het Triodos Fonds, is onze institutionele fondsenwerving voor 2010-2012 rond. Een nieuw partnership werd afgesloten met Delhaize Groep. Dankzij de Pro bono steun van Accenture konden we onze interne beheertools versterken en een beter beheer van de groei waarborgen. Al deze partners bedanken we voor hun hulp. Tenslotte wil ik ook onze leden hartelijk bedanken. Immers, zij geven onze actie haar ware invulling. ToolBox gelooft in de gerichte investering van menselijk kapitaal daar waar de verenigingen het meest noodlijdend zijn. Door een diepgaande begeleiding biedt onze organisatie kleine structuren de tools aan voor een beter beheer en draagt zodoende bij tot hun duurzaamheid. Dit jaarraport levert op overtuigende wijze de uitdrukking van ons unieke werk. Veel leesgenot, Alexis du Roy Voorzitter 4 | Annual report 2009

Le mot du Président

Chers amis de ToolBox, En 2009, notre organisation a poursuivi le développement de ses activités de manière importante. Les chiffres sont éloquents : plus de 35 projets ont été soutenus par non moins de 58 bénévoles travaillant en équipe au coaching de nos partenaires associatifs. En outre, nos réunions thématiques ont réuni plus de 100 participants et ont été l’occasion d’enrichir notre centre d’expertise. Enfin, pour l’année académique 2009-10, le cours de Management in non profits organisé déjà pour la troisième année par le MBA de la Solvay Brussels School, a connu 26 inscriptions. Mes premiers remerciements vont à nos coordinateurs, Michel Henry et Christine Castille, qui, en tant qu’équipe centrale, constituent le pilier de notre organisation. Après plusieurs années de collaboration, Michel Henry a décidé de se retirer. Nous le remercions pour son immense contribution qui a aidé ToolBox à poursuivre sa croissance tout en professionnalisant sa gestion interne et sa gouvernance. Nous avons le plaisir d’accueillir dès aujourd’hui Eric Vankeerberghen, qui occupera le poste de coordinateur de l’équipe centrale aux côtés de Christine. Grâce au soutien de nos partenaires historiques, la Fondation Bernheim, Belgacom, et le Fonds Triodos, nous avons conclu avec succès notre fundraising institutionnel 2010-12. Un nouveau partenariat a été entamé avec le groupe Delhaize. Une aide pro bono de Accenture nous a permis de consolider nos outils de gestion internes et ainsi garantir une meilleur gestion de la croissance. Nous les remercions tous de leur support. Enfin, notre gratitude va également à nos membres. Grâce à eux, notre action prend tout son sens. En misant sur la richesse d’un capital humain investi de manière ciblée là où les associations en ont le plus besoin, ToolBox contribue par un encadrement approfondi à la pérennité de petites structures désireuses d’améliorer leur gestion. En cela l’action de notre organisation est unique, et les pages qui suivent en témoignent de manière évidente. Bonne lecture, Alexis du Roy Président Annual report 2009 | 5

Youth

directrice : Séverine Acerbis www.badje.be

Mission Badje est une fédération pluraliste d’organismes, principalement bruxellois, des secteurs Enfance et Jeunesse. Depuis 10 ans, Badje déploie son énergie dans de nombreuses activités qui participent au développement, à la reconnaissance et à la professionnalisation de l’accueil de l’enfance en Région de Bruxelles-Capitale.

2009 journées de prestations de soutien au terrain

550

membres

54

conférences

4

salons

3

exemplaires du guide gratuit Bruxelles en vacances, pour les parents numéros du trimestriel Evidences

10 | Annual report 2009

85.000 4

Badje volontaires : Michel Boving / Christophe Delville

Bruxelles mission & vision participating at board level

Badje est une fédération pluraliste d’organismes, principalement bruxellois, actifs dans l’accueil de l’ Enfance et de la Jeunesse. Ses membres sont des associations et des organismes publics locaux proposant aux enfants et aux jeunes, un accueil, des animations, des activités, un soutien scolaire… et ce, tant durant l’année scolaire que pendant les périodes de vacances. Badje est active à la fois sur le terrain, offrant par exemple les services de ses animateurs à ses membres en cas de besoin de remplacement ou de renfort d’équipe, et dans la réflexion et la défense politique du secteur. En 2008, Badje fêtait ses 10 ans d’existence et son succès en tant que fédération. Depuis sa création, Badje a beaucoup évolué. L’Assemblée générale a donc souhaité réunir un groupe de travail, composé d’administrateurs et de membres de l’équipe permanente, pour prendre du recul par rapport à cette évolution et définir une vision cohérente pour l’avenir. Badje s’est adressé à l’ asbl ToolBox pour, dans un premier temps, aider le groupe de travail à clarifier ses objectifs. Ensuite, deux volontaires ToolBox, Michel Boving et Christophe Delville, ont assisté le groupe de travail pendant 6 mois. Ils ont apporté une méthodologie et un vocabulaire commun, un regard extérieur et une approche rigoureuse qui ont permis d’actualiser la mission d’origine de l’asbl, de clarifier ses nouveaux objectifs, ses restrictions et ses valeurs. Le travail réalisé avec ToolBox a d’abord permis de communiquer à toutes les parties prenantes une nouvelle vision dans laquelle les actions de Badje trouvent un sens commun. Outre la communication, celle-ci permettra également de mieux orienter les choix de développement, en matière de nouveaux services, de nouveaux projets, de nouveaux membres, voire d’élargissement en dehors de la Région de Bruxelles-Capitale. Le succès du travail en commun est le fruit d’un engagement personnel de chaque participant, autant de la part de Badje, de ses membres, du CA que des bénévoles ToolBox, dans un esprit d’écoute et d’ouverture d’esprit mais aussi de professionnalisme. Annual report 2009 | 11

voorzitter : Dirk Schockaert www.freetime.be

Missie Het promoten van sport en cultuur bij de jeugd door hen in een nieuwe recreatieve omgeving te plaatsen. Zo ontwikkelen ze spelenderwijs een aantal basisvaardigheden zoals het leggen van sociale contacten en ontplooien ze hun creativiteit en sportiviteit.

2009 monitorenvormingen

102

kampen Gent

4.700

kampen Antwerpen

1.465

kampen residentieel

919

Kampen buitenland

55

ijspiste 12 | Annual report 2009

30.000 schaatsers

Free-time vrijwilligers : Ines Thijs / Viviane Spilliaert

Gent HR / financial advise governance / coaching

In 2006 startte de samenwerking tussen Freetime en ToolBox. De grote uitdaging waar de vzw voor stond was, hoe om te gaan met een grote groei (Freetime groeide uit tot een organisatie die aan om en bij de 7.000 kinderen jaarlijks vakantie biedt). Dit uitte zich op twee vlakken, enerzijds vanuit een managementperspectief, en anderzijds vanuit een financieel/boekhoudkundig perspectief. De samenwerking voor het financiële/boekhoudkundige luik behelsde hoofdzakelijk de opbouw van rapporteringstructuren. Vanuit managementperspectief bestond de uitdaging er hoofdzakelijk uit om meer te evolueren naar een zelfsturende organisatie waar iedereen duidelijk wist waar zijn verantwoordelijkheden lagen en die daardoor ook kon nemen. Aan volgende thema’s werd gewerkt : opzetten van een planning, uitschrijven van functieprofielen, opzetten van een evaluatiesysteem en competentiemanagement en het uitwerken van methodologieën in functie van de verschillende soorten activiteiten binnen Freetime (eveneens met het oog op kennisborging gezien het verloop binnen de organisatie). Naarmate de samenwerking vorderde, werd echter duidelijk dat Freetime niet de nodige competenties in huis kon hebben om de verschillende aspecten van de werking van een organisatie vlekkeloos te laten verlopen. Daarom werd gestart met een ‘Raad der Wijzen’ die ongeveer drie maal per jaar samenkomt en die een aantal vraagstukken waar de vzw mee kampt gepresenteerd krijgt. De Raad der Wijzen bestaat uit sympathisanten van Freetime die omwille van hun achtergrond verschillende inzichten kunnen brengen. Specialisten op het gebied van jeugdwerking, IT, financiën, algemeen management, communicatie, juridische ondersteuning,… zitten rond de tafel en denken samen met de voorzitter en coördinatoren van Freetime mee aan de toekomst en uitdagingen van de vzw. Dit geeft nieuwe inzichten en maakt dat Freetime toch gebruik kan maken van expertise die ze niet zelf voltijds in huis kan halen. Annual report 2009 | 13

“Jeugd en Vrede doet aan vredeseducatie in al zijn opzichten ; ze willen pro actief bouwen aan een cultuur van vrede.” Jurgen Sprangers www.jeugdenvrede.be

2008

2009

deelnemers activiteiten

369

506

deelnemers vormingen

567

479

14.588

13.958

873

673

productafnames dagen tentoonstellingen


Jeugd en Vrede vrijwilligers : Hilde Helsen / Franky De Cooman

Mechelen HR

Jeugd & Vrede te Mechelen is een vzw alom geprezen voor haar bijdrage aan vredeseducatie bij kinderen en jongeren. Zij ligt bijvoorbeeld aan de oorsprong van De week tegen pesten. De initiële vraag aan ToolBox was : kunnen jullie ons helpen met een naamsverandering ? Tijdens de audit bleek dat dit niet het acuutste probleem was. Er speelde al enige tijd de vraag om van een zelfsturende team over te gaan naar een team met coördinator. Waar de coördinator de verbinding zou vormen tussen Raad van Bestuur en medewerkers. We pakten dat probleem dan ook eerst aan. Er werd een proces afgesproken om tot de selectie van de coördinator te komen. Dit ving aan met een oefening om het profiel en het takenpakket van de toekomstige coördinator te definiëren. Hiervoor leidde Franky De Cooman een Walt Disney-simulatie met het hele team en enkele leden van de Raad van Bestuur. Als resultaat verkregen we een duidelijke jobomschrijving en een profieldefinitie. De selectie ving aan met een schriftelijke proef waardoor we enkele kerncompetenties die we samen hadden gedefinieerd konden toetsen. Tijdens de interviewronde namen we elk een specifieke competentie voor onze rekening die we met vragenstellen verder analyseerden. Het enthousiasme van het team en de betrokkenheid van de Raad van Bestuur waren voor mij erg aangenaam. Ook de enorme openheid om met ons mee te gaan in bepaalde technieken zoals de WaltDisney-simulatie. De erkenning van de bijdrage die we brachten vanuit de profitwereld namelijk het expliciet maken van de vereiste competenties en het meetbaar maken van de scores, deed deugd. Annual report 2009 | 15

coördinator : Cathy De Feyter www.yiehavzw.be

Missie Yieha ! vzw is een jeugdwerkorganisatie voor en door kinderen en jongeren met en zonder beperking. We zijn een vrijetijdsorganisatie én een vormingsdienst met inclusie als kernvisie. “Iedereen speciaal” is ons motto. Dit houdt in dat we elkaar aanvaarden zoals we zijn en kansen geven op maat.

2009 activiteiten en kampen

32

schoolprojecten

23

vormingen voor het jeugdwerk (leiding)

23

vormingen voor het jeugdwerk (leden)

32

totaal aantal bereikte kinderen/jongeren

+ 4.000


Yieha! vrijwilligers : Peter De Groof / Peter De Heer Gaelle De groef

Gent general management / mission & vision external commmunication

In 2008 had ToolBox de organisatie al bijgestaan in het uitwerken van een strategisch beleidsdocument. Dat had geleid tot de conclusie dat er 2 pijlers waren, enerzijds kwaliteitsverbeteringen, en anderzijds uitbreiding van regionaal naar nationaal. In 2009 heeft ook ToolBox-vrijwilliger Peter de Heer, in het kader van een Solvay Business School project, meegeholpen om Sjalom – in de loop van het jaar veranderd in Yieha ! – door deze denkoefening te loodsen. Het is geen snel-snel proces geworden, maar een gedegen denkproces over hoe dit nu precies in te vullen. Vanuit ToolBox konden we hier zeker de rol vervullen van advocaat van de duivel : als er nationaal gegaan wordt, wat betekent dit qua resources, tijdsbesteding, budget, etc. ? Wat betreft kwaliteitsverbetering is goed nagedacht over de tegenstelling “klein, fun, gezellig, fijn, ruimte voor initiatief” en “procedures, processen, afspraken”, en wat dat betekent voor de organisatie. Vooral over besluitvorming is goed nagedacht : hoe kan de besluitvorming beter, hoe kunnen de discussies omtrent beslissing met budget-impact objectiever gevoerd worden, enz. Aan het einde van de rit werd een concreet actieplan uitgeschreven, en dat is waar de opdracht van ToolBox stilaan afgerond werd. Tijdens een laatste wrap-up -meeting werden de plussen en de minnen bekeken, en werden lessons learned geformuleerd. Als ToolBox-vrijwilliger heb ik aan deze opdracht heel veel gehad. Ik vond het erg mooi om deze organisatie te zien groeien van “heel enthousiatst maar zoekend” naar een organisatie met nog steeds evenveel enthousiasme én een duidelijke kijk op wat er dient te worden aangepakt. De organisatie zelf zal ik altijd een warm hart blijven toedragen. Annual report 2009 | 17

HR-verantwoordelijke : Els Meersscheart www.jint.be

Missie JINT is het kennis- en expertisecentrum over internationale jongerenmobiliteit en internationaal jeugdbeleid. JINT wil de wederzijdse internationale uitwisseling en samenwerking van, voor en door jongeren bevorderen en de reflectie door alle betrokken actoren bevorderen.

2009 uitwisselingsvragen van jongeren jongeren naar het buitenland

3.005 1.801 waarvan 487 uit bijzondere doelgroepen

internationale projecten

132

deelnemers aan vormingen in internationaal jeugdwerk

604

buitenlandse delegaties deelnames aan studie of themadagen deelnemers in commissies & overlegplatforms verspreide brochures en publicaties


8 396 41 19.660s

JINT vrijwilliger : Hans Hoegaerts

Brussel HR

JINT is een weinig hiërarchische organisatie. Hun vraag betrof de retentie van de medewerkers. Er was de voorbije jaren wat verloop geweest met een brain drain tot gevolg. Na een gesprek met de verantwoordelijken kwamen er andere HR- gerelateerde issues boven waaruit we afleidden dat het retentieprobleem niet alleenstaand aangepakt kon worden. Men ging uit van een goede screening, objectiviteit van de recruteerder en een goede opvolging van nieuwe medewerkers om betere resultaten te bereiken bij de aanwerving van nieuwe medewerkers. Maar dit fenomeen en proces is slechts het eindproduct van een gedegen onderliggende HR- procedure. Het probleem werd pragmatisch benaderd. Door de hoge mate van interesse door de verantwoordelijken van JINT en de openheid van communicatie konden we kort op de bal spelen. Volgende aspecten werden aangepakt : • Organisatieontwerp met bijhorende functieprofielen. Door een interactief proces tussen leidinggevenden en medewerkers kwam men tot een realistische en praktische functieafbakening ; • Opvolgingsproces en evaluatiemomenten met een duidelijke kalender ; • Versterken van de aanwerving procedure ; • Opstellen van vernieuwde functieprofielen een sterker aanwervingbeleid ; duidelijkere bevragingen in de eerste ronde ; opvolgingstests invoeren in volgende rondes. De belangrijke onderliggende boodschap is om het HR-beleid buiten het operationele te houden en tijd te nemen om verwachtingen te managen, duidelijk te werken met de intrinsieke motivatie van mensen, klare taakomschrijvingen maken en kort op de bal blijven spelen in de teamdynamiek en ambities. In non-profitorganisaties blijven we dikwijls verstoken van de sterkste onderdelen van de organisatie : het human capital. De integriteit en loyauteit van de non-profit- en ngo-medewerkers mogen we niet als vanzelfsprekend nemen. Actief luisteren, procedures uittekenen en duidelijkheid naar de organisatie en taken, verhogen het engagement, creëren opportuniteiten en bewijzen hun meerwaarde in echte en doordachte HR-processen. Annual report 2009 | 19

directrice : Aurore Coppieters ‘t Wallant www.centrechatbotte.be

“Amener l’enfant au maximum de ses potentialités pour qu’il puisse connaître l’intégration et la vie la plus épanouissante possible dans sa famille, à l’école (ordinaire ou spéciale)… et dans la société.”


Le Chat Botté volontaires : Gavin Watt / Francis Wélinger / Eric Jost

Incourt external communication participating at board level

Le Chat Botté asbl est un centre accueillant en journée de très jeunes enfants (0-6 ans) présentant des troubles envahissants du développement (autisme et handicaps associés). Notre objectif est de favoriser le développement de l’enfant en misant sur les potentiels infinis, souples et accessibles en rapport avec son jeune âge. Á travers la stimulation précoce et via une approche pluridisciplinaire et des méthodes comportementales (ABA, TEACCH et PECS), notre but est d’obtenir une intégration familiale, scolaire ou communautaire. Le Chat Botté a été créé pour répondre à une quasi inexistence de structures d’accueil adaptées aux besoins de ces très jeunes enfants. Les méthodes que nous utilisons ont principalement été étudiées par des scientifiques anglo-saxons et donnent d’excellents résultats. Bien que reconnues par les professionnels de la petite enfance concernés, elles sont peu appliquées en Belgique, c’est pourquoi notre centre est unique ! La demande initiale auprès de ToolBox portait sur des questions de budget et de communication. Nous étions, en effet, à la recherche de solutions financières pour répondre à une insuffisance de subsides et souhaitions mieux nous faire connaître auprès des experts du handicap, des familles, des pouvoirs publics et des donateurs. Le statut de notre centre étant revu actuellement par les instances subsidiantes, la nouvelle mission de ToolBox est de nous aider à redéfinir nos axes de communication et nos cibles. Nous profitons également du délai restant avant le changement officiel de dénomination du Chat Botté pour réfléchir et planifier ensemble l’adaptation de notre site internet, créer des dépliants, etc. En attendant d’avoir le subventionnement qui pérennisera l’avenir du Chat Botté, nous avons la chance de pouvoir compter sur l’expérience des consultants de ToolBox pour nous aider à améliorer les dossiers destinés aux sponsors potentiels. C’est extrêmement bénéfique en tant que petite asbl de pouvoir partager nos idées et travailler sur l’amélioration du projet qui nous tient vraiment à cœur avec des professionnels du secteur commercial. Merci à l’équipe de ToolBox pour ces précieux moments de partage… Annual report 2009 | 21

directeur : Jo Jespers www.alba.be

Missie Vanaf 1 januari 2009 vormen Bas ! en Oikoten samen de nieuwe organisatie Alba. Alba werkt naar aanleiding van situaties waar jongeren of jongvolwassenen in een vertrouwensbreuk of conflict zijn terechtgekomen, met zichzelf, met hun omgeving of met de maatschappelijke norm. We hebben hierbij aandacht voor alle betrokkenen (jongeren, ouders, slachtoffers, steunfig uren…). Vanuit het geloof in hun eigen kracht stimuleren we mensen in het bewaren, herstellen en opbouwen van positieve banden en in het opnemen van hun verantwoordelijkheid. We scheppen hiervoor een veilige ruimte.

2008

2009

gemeenschapsdiensten

65

84

leerprojecten

76

108

herstelbemiddeling

593

619

herstelgericht groepsoverleg

22

45

time-outs

29

31

ouderstages

11

30

oikoten-projecten

20

20


Oikoten - Alba vrijwilliger : Filip Lowette

Tildonk mission & vision / general management governance

Oikoten werd in de sector ervaren als een pionier. Na 25 jaar keek de organisatie uit naar een coach die samen met hen de activiteiten zou evalueren, de nieuwe focus voor hun beleidsplan zou bepalen en de samenwerking zou verbeteren. Als een direct gevolg van deze coaching, onstond de mogelijkheid om met BAS, een jongerenorganisatie die soortgelijke diensten in de provincie Vlaams Brabant aanbood, samen te smelten. De nieuwe entiteit nam de naam Alba aan, het Spaanse woord voor zonsopgang. In enkele sessies met de Raad van Bestuur en een bijeenkomst met de medewerkers van Oikoten werd helderheid geschapen over missie, toekomstige keuzes en de juiste bemanning aan de top. Dat bleek korte tijd later een bijzonder goed platform om de onverwachte integratiekans met BAS uit te werken tot Alba. Wat me opviel in deze begeleiding van een kleine organisatie in de sociale sector is dat ze vele elementen van complexiteit van een grote organisatie bevatten. Door korte lijnen tussen Raad van Bestuur en directie is het wel makkelijker om helderheid te bewerkstelligen. Uitdaging daarbij is om de betrokkenheid bij de visie, nabijheid in relaties en grote wens tot consensus te verzoenen met de ‘zakelijke’ doelstellingen en duidelijke grenzen in de samenwerking. Vanuit dat evenwicht komt de sociale visie met herkenbare aantrekkingskracht in de wereld te staan. Annual report 2009 | 23

directeur : Pierre Renauld users.skynet.be/semaphore

Mission Association multiculturelle par et pour les jeunes qui a pour but de donner une chance à chaque jeune, entre 8 et 18 ans, dans notre société par le biais de la vie en groupe et de l’acquisition de connaissances. Notre particularité : la navigation et la batellerie.

Actions de prévention basées sur la responsabilisation des jeunes

Avec les jeunes


Pour les jeunes

Par les jeunes

Sémaphore volontaires : Laurent Ledoux et Anne-Sophie de Waegh

Bruxelles general management / HR

Sémaphore asbl achète en 1996 une péniche. Les subsides débloqués, la rénovation du bateau peut commencer ! Très vite des animateurs âgés entre 10 et 18 ans sont engagés pour encadrer les nouveaux membres. Le nombre de jeunes participant aux activités ne cessant d’augmenter ainsi que la charge administrative, nous engageons un coordinateur début 2005. Entre 2005 et 2008, un turnover anormalement élevé s’opère et le nombre de jeunes diminue fortement. Un partenariat avec ToolBox est alors engagé en vue de définir clairement qui nous sommes, où nous allons, quels objectifs nous voulons atteindre - et comment. Deux volontaires sont mandatés par ToolBox : Anne-Sophie de Waegh et Laurent Ledoux. Début 2009, suite à un diagnostic de l’asbl, les objectifs prioritaires sont discutés et nous nous attardons sur la rénovation du bateau. Nous sélectionnons une liste exhaustive de subsides ou de mécènes. En parallèle, nous avons travaillé sur l’amélioration de la gestion des RH. En effet, nos discussions stratégiques ont mis à jour une résistance au changement auprès de nos animateurs due au manque d’encadrement de la part des responsables de l’association. Les brainstormings organisés sous la supervision de ToolBox nous ont permis de : • confronter les visions des membres de l’association, trouver de nouvelles dynamiques ; • cibler notre équipe et le CA sur un nombre restreint d’actions avec un effet de levier important. Toutes ces actions ont eu des effets réels : • Plus de 40.000 € de fonds ont été récoltés ; • Le nombre d’administrateurs a augmenté ; • Nous avons réussi à mettre autour de la table les personnes qui ont des vues très divergentes sur le projet Sémaphore. En conclusion, l’idée de faire appel à ToolBox pour prendre le temps de réfléchir était excellente et efficace ! Annual report 2009 | 25

“Proposer à des jeunes entre 16 et 25 ans de s’engager en équipe pendant une année dans un projet de volontariat. Une année citoyenne pour construire et se reconstruire.” directeur : Benoît de Decker www.solidarcite.be

2009 nombre de participants

50 jeunes entre 16 et 25 ans

nombre de jours de services à la collectivité

232 jours

nombre d’heures de formations à la citoyenneté

130 heures

à l’issue de leur année citoyenne, 100% des participants estiment que le stage a répondu à leurs attentes à l’issue de leur année citoyenne, 93% estiment que le stage a eu un impact positif sur leur vie.


Solidarcité volontaire : Eric Vankeerberghen

Bruxelles general management / coaching

Solidarcité propose à des jeunes de 16 à 25 ans du volontariat en équipe et un travail de développement personnel au travers de son programme d’année citoyenne. Solidarcité a vite grandi, de là un besoin de réorganisation interne, tout particulièrement pour l’équipe de direction qui avait pris l’habitude de fonctionner dans une logique d’immédiateté, générant un sentiment d’inefficacité et de frustration. Nous avons rencontré ToolBox et son consultant Eric. Très vite, il a été décidé de mieux structurer le fonctionnement de l’équipe de direction. Eric nous a donné des conseils très pratiques : nous avons d’abord mieux défini ce qui relevait des champs d’actions communs pour éviter le « tout le monde fait de tout … ». Ensuite nous avons organisé une réunion de direction hebdomadaire fixe découpée en 3 temps. Enfin, nous avons mis en place un agenda de direction afin de mieux anticiper et organiser les réunions. Le résultat : simplicité et efficacité ! Solidarcité est de plus en plus sollicité en vue de mettre en œuvre des programmes d’année citoyenne dans différentes communautés locales. Nous avons demandé à ToolBox de nous accompagner dans ce développement. Leur apport a été indéniable : une bonne compréhension du contexte et des contraintes propres à notre activité, et ensuite une assistance basée sur une expérience et une rig ueur nous ont considérablement aidés. Un bon coach c’est aussi des qualités relationnelles et une capacité de se remettre en question. Nous avons pu travailler avec Eric dans une logique de renforcement mutuel et obtenir de très bons résultats. Le projet a finalement pris la forme d’une fédération regroupant les asbl désireuses de développer des projets locaux. L’appartenance à la fédération est couplée à une labellisation qui conditionne la mise en œuvre du programme dans le respect des principes fondateurs. Avec l’aide de ToolBox, nous avons bon espoir que ce plan se concrétise en 2010. Annual report 2009 | 27

“L’accompagnement, par des séances de psychomotricité relationnelle, au développement psychologique d’enfants de tout venant, mais aussi comme un support à des enfants en difficulté relationnelle et/ou en risque de décrochage scolaire. La particularité de l’association est d’aider les enfants à se structurer autour de la relation qu’ils ont avec leur environnement.”


Tout en Soie volontaires : Baudouin Michelet / François Berleur directrice : Patsy Pauwels

Louvain-la-Neuve general management

Tout en Soie (TES) est une petite association de psychomotriciennes qui offre des séances de psychomotricité relationnelle comme accompagnement au développement psychologique d’enfants du tout venant, mais aussi comme un support à des enfants en difficulté relationnelle et/ou en risque de décrochage scolaire. La particularité de l’association est d’aider les enfants à se structurer autour de la relation qu’ils ont avec leur environnement. TES a approché ToolBox alors que l’équipe était en train de s’essouffler, de perdre sa motivation, et se retrouvait submergée par les tâches administratives liées à ses activités. Un diagnostic effectué avec TES a révélé le besoin d’unir et de revitaliser l’équipe autour d’une vision et d’un projet clairs ainsi que de rebâtir la confiance mutuelle des membres de l’équipe . Ce diagnostic a aussi mis en lumière le caractère non-durable de leur modèle financier. Si TES attendait au départ avant tout un support externe et assez technique, l’équipe de volontaires ToolBox a réalisé que le plus grand besoin dans un premier temps était de faciliter l’expression, en interne, d’importants obstacles au progrès de l’équipe. Cela a donc été l’objet de la première phase du projet s’étendant sur 3 mois. Cette phase fut aussi utilisée pour repenser le modèle financier de l’asbl. Partant de la bonne dynamique d’équipe ainsi créée, la deuxième phase du projet, de 4 mois, a pu s’attaquer à la définition d’une vision réaliste et d’un plan d’action concret pour la réaliser. Les énergies se sont ainsi libérées pour chercher un nouveau local pour les séances de psychomotricité, les tâches administratives ont été décrites et redistribuées, un nouveau conseil d’administration a été créé. TES a trouvé un nouveau souffle qui va lui permettre de relancer son projet au plus grand bénéfice des enfants accompagnés. Annual report 2009 | 29

CEAJ volontaires : Robert Bontemps directeur : David Pirson www.ceaj.be

Braine l’Alleud mission & vision

“Le CEAJ est un service d’Aide en Milieu Ouvert.” Le coaching du CA du CEAJ a débuté en 2008 pour se terminer début 2009. Robert Bontemps les a accompagaé dans la redéfinition de leur vision et mission et dans l’amélioration de leur fonctionnement. Ceci a généré un profond changement dans la gouvernance de l’association. 30 | Annual report 2009

Youth : NPO’s starting end 2009

Annual report 2009 | 31

Foyer Saint-Augustin volontaires : Pascal Declaye / Laurent Scholaers directeur : Joseph Lerho

Belgrade general management external communication / financial advise

“Ce centre accueille depuis 50 ans des enfants de 0 à 18 ans placés par les services de protection de la jeunesse.” Le Foyer Saint-Aug ustin a sollicité notre aide en octobre 2009 et une équipe s’est constituée dès décembre. ToolBox travaillera en 2010 sur la communication interne et externe, la gestion du changement (direction et administrateurs) et sur les aspects financiers de l’association. 32 | Annual report 2009

L’Accueil volontaire : Viviane Spillaert directrice : Anne Limauge www.laccueil.be

Charleroi financial advise

“Le séjour dans une institution ne servirait qu’à protéger l’enfant sans rien modifier de l’organisation familiale s’il ne s’accompagnait pas d’un travail thérapeutique qui englobe toute la famille. C’est pourquoi l’équipe du centre l’Accueil met, pendant la période de « transition » qu’est l’hébergement, tout en œuvre pour ne pas dissocier l’aide à l’enfant de celle que l’on réserve à ses parents.”


Parrain-Ami volontaires : Odile Timmermans / Anne Boucau directrice : Marina Blanchart www.parrain-ami.org

Ottignies external communication / financial advise

“Le lien social est une valeur incontournable de développement personnel et de participation à notre société. Le parrainage permet de mobiliser la « société civile » et sa capacité à créer réellement du lien social. Parrain-Ami promeut le lien social en créant des opportunités de lien.”

Mission de levée de fonds, de développement de la stratégie de communication, et de planification financière en vue du développement de nos activités et de la réalisation de notre mission. 34 | Annual report 2009

Pax Christi W-B

volontaires : Eric Vankeerberghen / Luc Heymans

Bruxelles

directeur : Nicolas Bossut www.paxchristiwb.be

mission & vision

“Pax Christi Wallonie-Bruxelles est une association d’éducation permanente à la paix et à la non violence dans une démarche d’analyse, de rencontres, d’interpellations et d’actions.” Pax Christi Wallonie Bruxelles nous a adressé, fin 2009, une demande de consultance afin de l’aider à redéfinir sa vision et mission. Deux consultants, Eric Vankeerberghen et Luc Heymans, ont accepté de relever ce défi. Il est bien vite apparu que cette asbl travaille en étroite collaboration avec l’asbl Justice et Paix. La mission de ToolBox vient d’être étendue à la structure faîtière des deux asbl. Annual report 2009 | 35

At risk

directrice : Marie Josée Meeus www.cador.be

Missie Binnen een traject naar werk voor personen met een arbeidshandicap willen wij dé referentiedienst zijn in OostVlaanderen inzake het in beeld brengen van competenties via gespecialiseerd en kwalitatief arbeidsmarktgericht onderzoek. Bij vragen omtrent woon- en zorgvormen voor personen met een handicap onderzoeken wij de ondersteuningsnood en geven advies en informatie.

aanmeldingen

onderzoek

afgehaakt

activeringsscreening

591

530

40

basisscreening

131

115

7

gespec. arbeidsonderzoek

529

444

50


Cador vrijwilligers : Pieter Duront / Laurent Maes

De uitdagingen

Gent misssion & vision / general management financial advise / HR

We identificeerden twee uitdagingen binnen Cador : Organisatorische uitdagingen Cador onderging kort voor dit project een aantal organisatorische veranderingen. Verder werd het geconfronteerd met een veranderende klantenportfolio, waardoor het belangrijk werd om de rol van Cador opnieuw te verduidelijken zowel voor management, medewerkers als contactpersonen. We kozen voor een proces in twee stappen. Eerst werd de visie en de missie van Cador opnieuw bepaald. Deze interne oefening hielp in een tweede stap de waarden en normen van de organisatie te vertalen naar de externe wereld en het profiel van Cador op te stellen. Hiermee samengaand werd de structuur herbekeken alsook de werking en de manier waarop er naar Cador gekeken wordt door zowel buitenstaanders, klanten (vb VDAB) en eind-klanten (de geadviseerden). Financiële uitdagingen Wegens een nieuw type van financiering opgelegd door de overheid was het management vragende partij naar een screening van hun rapporteringsysteem en zocht het meer zekerheid in het opstellen van hun budgetten.

Resultaten Organisatorische uitdagingen Tijdens een drie uur durende workshop hebben we via een trechtermethode de visie en missie van Cador bepaald. Herzien van de structuur : ongoing Financiële uitdagingen Wegens het degelijk bestaande analytisch rapporteringsysteem en de gezonde financiële situatie van de organisatie was de input van ToolBox beperkt.

Persoonlijke meerwaarde Persoonlijk heb ik uit deze samenwerking veel geleerd over mezelf. Eerst en vooral over de manier van samenwerken met mensen die niet het dagdagelijkse consultingjargon spreken. Dit verplichtte me over alle gebruikte technieken na te denken : meer bepaald over het waarom van deze technieken, of ik ze al dan niet moest gebruiken en of ik ze zelf wel 100% verstond. Als consultant krijg je zelden de kans om op een pro bono project te werken, waar je weet dat hetgeen je doet een meerwaarde met zich meebrengt voor de maatschappij en niet voor een handvol aandeelhouders. Annual report 2009 | 39

président : Nicholas Fern www.chsbelgium.org

Mission Community Help Service provides information, support and mental health services to anyone in Belgium who needs help and prefers to speak English.

CHS is made up of : The CHS Help Line, a 24/7 confidential information and crisis telephone service ; The CHS Mental Health Centre with a professional staff of psychologists, psychiatrists and educational specialists supported by a volunteer administrative staff.

2008

2009

number of help line calls

3.200

3.000

number of consultations

8.600

9.000


Community Help Service volunteers : Peter De Heer / Michel Van Brabant

Brussels general management / HR external communication

Early 2008, ToolBox helped CHS to (re)define its fundamental mission. This exercise resulted in a new Mission Statement : “Community Help Service is a non-profit organisation, providing information, support, and mental health services to anyone in Belgium who needs help and prefers to speak English”. After having concluded this first round of strategic ‘mission and vision’ review together with ToolBox, Community Health Service (CHS) again requested our support in 2009, this time for optimising their internal communication and governance, the relations with external target groups as well as fundraising. The organisation has celebrated its 40th anniversary in 2009 and is in the process of adapting to new needs of the environment, changing habits on problem solving and a shifting (country of origin) profile of the clientele. Michel Vanbrabant and Peter de Heer have assumed these tasks by establishing four working groups with CHS volunteers on each of these subjects. In a string of meetings key project objectives were defined, collected data and insights reviewed and position papers prepared. It soon turned out however that the consequences of the initial strategic workshop’s outcome had not yet been sufficiently accepted and turned into concrete action by CHS. Since the working groups’ recommendations would finally require organisational change, they had to be embedded in a commonly shared strategic plan of action. This was not available yet, so the working groups were put on hold and the ToolBox team proposed a new initiative on strategy building, the results of which should materialise in the first half of 2010. This experience with CHS once more establishes a clear validation of the ToolBox’ top-down pyramid methodology. A valid and operational strategy clearly proved to be the missing link between the mission and the day to day operations. Annual report 2009 | 41

directeur : Philippe Gillet

“L’accueil, l’hébergement, l’accompagnement de femmes seules ou de mamans et enfants, d’hommes seuls en difficultés psycho-sociales.”


L’Arche d’Alliance volontaires : Marc Renard / Jacques Henri Fourneau Laurent Scholaers

Namur general management / financial advise external communication

L’Arche d’Alliance asbl est une maison maternelle et d’accueil ayant pour mission d’accueillir toute femme, accompagnée ou non d’enfants, se trouvant temporairement dans l’impossibilité de résoudre ses difficultés physiques, psychologiques ou sociales. En 2009, la maison a hébergé 195 personnes soit 104 femmes et 91 enfants pour un total de 18.000 nuitées. Avec Toit asbl est une maison d’accueil pour hommes seuls en rupture de lien social ou familial, sans domicile fixe ou issus du milieu carcéral. En 2009, la maison a hébergé 115 personnes pour un total de 15.038 nuitées. Dans les deux cas, un hébergement et une g uidance socio-éducative s’avèrent nécessaires pour soutenir ces personnes dans l’acquisition ou la restauration de leur autonomie et de leur insertion ou réinsertion sociale. La Volière asbl est une crèche tout public mais qui accueille prioritairement les enfants des personnes hébergées ainsi que les enfants issus de milieux socialement moins favorisés. En 2009, plus de 90 enfants ont fréquenté la crèche. Créée voici plus de trente ans sur l’initiative de la même personne, chaque asbl a vécu sa vie en totale indépendance… voire en concurrence. La mise en commun récente de moyens administratifs, techniques et logistiques permettant des économies d’échelle a suscité l’idée de la mise en place d’une coordination pédagogique commune, puis celle d’un rapprochement institutionnel plus poussé. C’est dans ce contexte que l’assistance patiente et persévérante de ToolBox a été déterminante dans une première phase, pour mettre en présence et en confiance des conseils d’administration aux mentalités et concepts très différents, et aboutir à un consensus unanime sur la mission du groupe d’asbl pour, dans une deuxième phase en cours, la création d’une entité commune ; avec les implications qu’une telle démarche engendre en matière de communication interne et externe et d’élaboration d’un business plan. En 2009, Marc Renard et Jacques-Henri Fourneau, nos consultants ToolBox, ont mis l’accent sur la réforme organisationnelle et les aspects financiers. En fin d’année, ils ont été rejoints par Laurent Scholaers pour un projet sur la communication et le fundraising. Annual report 2009 | 43

directrice : Heidi De Pauw www.pagasa.be

Missie De doelstelling van PAG-ASA is tweeledig : het verschaffen van humanitaire bijstand aan de slachtoffers en meewerken aan de strijd tegen de exploitatienetwerken.

aantal begeleidingen

2007

2008

2009

nog lopende begeleidingen van voorgaande jaren

127

146

170

nieuwe begeleidingen

74

65

50

201

211

220

2007

2008

2009

seksuele uitbuiting

19

9

13

economische uitbuiting

51

40

25

exploitatie bedelarij

1

2

-

smokkel (onder verzwarende omstandigheden)

1

14

10

andere

2

-

2

totaal

74

65

50

totaal

© Elke Roelant

type exploitatie


PAG - ASA vrijwilligers : Philippe Verschueren / Laurent Ledoux

Brussel general management / HR participating at board level

De begeleiding van PAG-ASA startte in maart 2007. Verschillende workstreams moesten geadresseerd worden : de organisatiestructuur, de rol en verantwoordelijkheden van eenieder, RvB incluis moesten verduidelijkt worden, functioneringsgesprekken moesten gehouden worden, de methodologie moest herbekeken worden. In 2009 werd er aan verschillende projecten verder gewerkt, zoals personeelsmemento, arbeidsreglement, functieomschrijvingen, methodologie. Er werd ook definitief gekozen voor een meer geïntegreerd organisatiemodel, waarbij de celverantwoordelijken naast een coördinerende ook een adviserende rol toegewezen kregen. Ook werden de vergaderingen op de verschillende niveaus geleid volgens het principe van time-management en met behulp van vergaderregels en –tools. Het actieplan met betrekking tot de communicatietrack moet nog verder worden uitgewerkt. Daar zal zich nu een team van Solvay-MBA studenten voor inzetten in het kader van de samenwerking ToolBox-Solvay BS, meer bepaald, het voorzien van stageplaatsen voor de cursisten van de cursus Management in the Non-Profit.” “Mijn eerste ervaring als vrijwilliger van ToolBox was zeer leerrijk. De leiding was open minded en dus kon ik veel aspecten van het bedrijfsmanagement bij PAG-ASA implementeren. Ik ben ervan overtuigd een bijdrage te hebben kunnen leveren tot een nog grotere professionalisering van PAG-ASA. Annual report 2009 | 45

directrice : Agnes Ramment-Peeters www.artwithoutbars.be

Missie Door participatieve kunsttentoonstellingen en kunstactiviteiten te organiseren in penitentiaire centra en daarbuiten, biedt Art Without Bars de mogelijkheid aan om een leerproces door te maken dat de kansen op inclusie na de vrijlating reëel maakt.

activiteiten

2009

tentoonstelling Inmate Tattoo - Gent

mei - juni 2009

fatalitas ! : tekeningen uit het interbellum

43p . nu ook in Nederland te koop

concours met kruim” met CD

gelanceerd in Atelier l’Heure voor mentale patiënten

studiedag over sculpteren met broodkruim

Juni - 39 deelnemers - Hallepoort

key note speaker op internationaal congres van PAN (Prison Art Network) - Skandeborg, DK voorbereidingen tentoonstelling Fatalitas’ i.s.m. met het Guislainmuseum (in 2010) 46 | Annual report 2009

Juni - A. Rammant-Peeters,

A.Rammant–Peeters en L. Deveen, voorzitter

Art Without Bars vrijwilliger : Herbert De Graaf

Leuven general management / governance

Herbert De Graaf begeleidde de directrice en de RvB van deze feitelijke vereniging in het helder stellen van hun strategische doelstellingen in dit uitdagend milieu van rechtbanken en gevangenissen. Mijn taak was vooral het coachen van de directrice en haar ondersteunen in het voorbereiden van de RvB, het aanpassen van de beleidsplannen en de strategische doelstellingen aan de veranderende realiteit. AWB had geen makkelijke start en legde een hele weg af om als gesprekspartner stilaan betrokken te worden bij een innoverende reflectie en praktijk rond een menselijker gevangschap, waarbij kunstprojecten centraal staan. Annual report 2009 | 47

Societal

directrice : Karen Moeskop www.aivl.be

Missie Amnesty International is een wereldwijde onafhankelijke en onpartijdige organisatie die de naleving van alle mensenrechten nastreeft door onderzoek en actie. Onze activisten worden gedreven door verontwaardiging over ernstige mensenrechtenschendingen en door hoop op een wereld waarin alle mensenrechten werkelijkheid zijn voor alle mensen.

2006

2007

2008

leden

5.623

5.302

4.969

donateurs

43.218

40.810

38.622

fiscale attesten

23.300

23.268

22.609

totaal Amnesty groepen

261

269

271

leden in Amnesty groepen

793

826

827

thuisschrijvers (niet leden)

341

371

351

spoedactiemedewerkers3

959

964

939

rosterverdelers

291

362

361

flyerverdelers

92

102

103

kaarsenverkopers

47

50

53


Amnesty International vrijwilligers : Mark Oosterlinck / Kristine Debruyne / Gavin Watt

Antwerpen KPI’s

Een team van ToolBox-vrijwilligers is sinds 2008 aan de slag bij Amnesty Vlaanderen. De rol van het team is om de coördinator en het centrale secretariaat bij te staan als “klankbord “bij meten van hun impact.

De probleemstelling Waar er in het eerste jaar voornamelijk rond een vrij specifiek probleem van “impactmeting” werd nagedacht, werd het aantal thema’s in de loop van 2009 verder uitgebreid. - Gedurende 2008-2009 heeft het team voornamelijk nagedacht over hoe Amnesty, door een aantal specifieke indicatoren, kon gaan meten wat de impact van de verschillende acties op de globale agenda was. Als een NGO die internationaal opereert en die ook lokaal meerdere stakeholders heeft (leden, maatschappij, fundraisers), dringt de vraag naar goede rapportering, opvolging en het zetten van operationele targets zich op. - In de loop van 2009, en volgend op dit eerste thema, werd de dialoog verder uitgebreid naar o.a. de leden en groepswerking die meegenomen moest worden in het verhaal van de impactmeting.

De resultaten - In 2009 werden een aantal concrete suggesties van het ToolBox-team als een test uitgerold bij het project ‘Schrijf-ze-Vrij-dag’ in een aantal Vlaamse scholen. - Verder faciliteerde ToolBox een workshop op de bewegingsdag van Amnesty, waar er met een 25-tal vrijwilligers werd nagedacht over hoe ze rond rapportering en impactmeting in hun lokale afdeling aan de slag kunnen.

Persoonlijke ervaring Ik heb een zonder meer positieve ervaring met het werken in het ToolBox-team. - De eerste resultaten lopen binnen en dat is een opsteker : je stelt vast dat wat je aanbrengt echt wel nuttig en relevant is. Onze suggesties komen vaak vanuit onze concrete ervaring en expertise binnen het bedrijfsleven, maar we slagen erin om - in dialoog- verder invulling te geven naar aangepaste oplossingen voor Amnesty. Persoonlijk is het mijn professionele passie om met complexe problemen aan de slag te gaan en tot praktische oplossingen te komen, zoals bij Amnesty kan. - Het verrijkende en motiverende van aan de slag te gaan met een team ToolBox-vrijwilligers met verschillende achtergrond. Annual report 2009 | 51

directeur : Koen Van Wonterghem www.pevr.be

Missie L’existence de APEVR se fonde sur la certitude que la meilleure aide que l’on puisse offrir à une famille qui a perdu un enfant dans un accident de la route est celle fournie par une personne qui a, elle-même, perdu son enfant, son frère ou sa sœur dans des circonstances similaires. L’essence même de APEVR est le réseau d’entraide qui unit les familles membres de l’association, et ce à un niveau national. Cette identité et cette solidarité donnent un crédit incontestable au message que l’association envoie à la société. Le soutien professionnel contribue à un fonctionnement efficace, nécessaire pour rester fidèle à la mission.

2008 nombres total de familles

Fl. 365 / Fr. 139

nombres total de Membres

Fl. 972 / Fr. 428

nombres de nouvelles familles placement de panneaux SAVE* actions de sensibilisation (police, école, professionnels) stands de prévention activités de rencontre pour les membres journée Nationale week-end des Familles

Fl. 34 / Fr. 21 Fl. 100 / Bxl 3 / Wal. 28 Fl. 28 / Wal. 25 Fl. 2 / Wal. 4 Fl. 6 / 4 1 Fl. 2 / Wal. 3

commémorations

Fl. 20 / Wal. 10

groupes de parole

Fl. 49 / Wal. 21


APEVR - OVK Association de Parents d’Enfants Victimes de la Route – Ouders van Verongelukte Kinderen

volontaires : Daniel Kurgan / Franky De Cooman

Diegem mission & vision general management / HR

OVK-APEVR fait face à des problèmes de fonctionnement liés à la structure complexe de l’association, des problèmes de communication entre les différentes composantes de cette structure, et une approche tellement autonome de certaines parties de l’association que celles-ci constituent un obstacle à une bonne coordination et à un fonctionnement optimal. Comme l’association compte plusieurs employés qui doivent collaborer avec des bénévoles, il est indispensable de s’attaquer aux problèmes sous peine de voir les employés de plus en plus démotivés (des départs ont eu lieu au cours des derniers mois). Le tout dans un contexte légitimement émotionnel, dans la mesure où la plupart des bénévoles ont subi la perte d’un enfant suite à un drame de la route. Dans un premier temps, il est apparu essentiel de se concentrer sur 2 tâches prioritaires : • Redessiner la structure, afin de clarifier les rôles et responsabilités, et alléger le fonctionnement en favorisant la prise de décision et de responsabilité au niveau adéquat ; • Etablir une « feuille de rout » de l’association, qui commence par la vision et la mission, puis décline les nombreuses activités de l’association. Ce travail a été accompli de novembre 2009 à mars 2010, en vue de l’échéance très importante de l’assemblée générale du mois de mai prochain. La prochaine étape est une validation de la structure et de la feuille de route par le conseil d’administration. Les consultants ToolBox aideront la direction de l’association et le conseil à trouver un consensus et à le finaliser. Après cela, il s’agira de préparer soigneusement l’assemblée générale, destinée à obtenir l’adhésion des membres à ce « redémarrage », puis de s’attaquer plus spécifiquement à certains problèmes de communication. Annual report 2009 | 53

directeur : Jacques Verstraeten

Mission L’Entr’Aide des Marolles vise à développer le bien-être des habitants et des familles, plus spécifiquement du quartier des Marolles sans exclusive, en aidant la personne à améliorer son autonomie, sa prise de responsabilité et son intégration sociale, notamment en répondant à sa demande propre et en s’appuyant sur les ressources de l’individu et celles de son environnement.


Entr’Aide des Marolles volontaires : Jacques-Henri Fourneau / Pascal Declaye Mathieu Laloy

Bruxelles general management financial advise / ICT

Á l’Entr’Aide des Marolles, nous sommes intervenus à trois. Mes deux collèg ues de ToolBox s’occupaient des questions financières et informatiques, deux missions qui ont été clôturées très rapidement. Mon rôle était plutôt de séparer le secrétariat de l’accueil. L’accueil fonctionnait assez bien et avait déjà été redessiné par un autre consultant de ToolBox. Mais le secrétariat était un nouveau département où tout était à prévoir. Il fallait redéfinir son rôle, son domaine de compétence, lui trouver une place physique, et réorganiser certaines activités. Nous avons d’abord défini ensemble (les membres du secrétariat, le directeur général et moi-même) les critères pour définir si une tâche devait être prise en charge par le secrétariat ou par un autre département. Ensuite, nous avons mis en place un workflow pour tous les projets demandant la participation du secrétariat. Nous avons aussi examiné l’organisation du temps de travail des membres, qui pour la plupart travaillent dans plusieurs services au sein de l’organisation. Finalement, nous avons revu quelques processus pour voir s’il y avait un moyen de les simplifier. A la fin de ma mission, le secrétariat a trouvé sa place dans l’équipe. La manière de fonctionner de ce nouveau service a été bien acceptée par les autres entités et un nouveau local leur a été accordé. Au niveau des horaires des employés aussi, tout est clair et en ordre. Évidemment, il reste des choses à améliorer mais les bases sont stables et le groupe se réunit rég ulièrement pour améliorer le fonctionnement interne. Annual report 2009 | 55

Buurtschatten vrijwilliger : Hans Hoegaerts coördinator : Walter Busschots www.buurtschatten.be

Antwerpen external communication

“In Antwerpen Noord wonen mensen met een hart voor ‘hun’ wijk en voor mekaar. Zij hebben ideeën, plannen en zelfs dromen voor de wijk. Buurtschatten daagt ze uit om dit te realiseren. Buurtschatten stelt steeds opnieuw vast dat initiatieven die bewoners zelf opzetten er vrijwel altijd positief uitspringen. Bewoners blijken immers over een fantastische gave te beschikken om anderen enthousiast te krijgen voor hun ideeën, ze hebben ook genoeg doorzettingsvermogen om het uit te voeren.”

ToolBox werd in 2008 gevraagd om een extern communicatieplan op te stellen om de buurtbewoners het project te doen kennen en ze zin te laten krijgen om eraan deel te nemen. Vrijwilligersbuurtbewoners werden actief ingezet in het opstellen en uitvoeren van het plan. Het heeft het proces misschien wat vertraagd, waardoor we pas begin 2009 een eind konden stellen aan de ToolBox-begeleiding. Het was wel de beste garantie op succes. 56 | Annual report 2009


Elderly Health Disabled

coördinator : Ria Bollens Website in opbouw : www.contactclowns.com of www.contactclownstalkingstick.be

Missie Wij Contactclowns geven handen en voeten aan onze dromen : • met de zachte kracht van humor brengen wij, begeleid door een muzikant en een fotograaf, de zorgafhankelijke mens een liefdevol bezoek … al is het voor een ogenblik … • in de rand van onze bezoeken geven wij vorming in scholen over hoe een contactclown respectvol en met aandacht communiceert.

externe activiteiten

2008

2009

5 personen

5 personen

bezoek aan ouderen (met dementie)

4 dag

11 dag

bezoek aan chronisch zieke patiënten

1 dag

3 dag

bezoek aan mensen met (mentale) beperkingen

4 dag

5 dag

clowns, muzikant en fotograaf per activiteit

vorming aan toekomstige verzorgers 60 | Annual report 2009

1 dag

Contacts Clowns vrijwilliger : Rudi Merckx

Heverlee general management / governance

Tijdens ons eerste verkennend gesprek met Ria Bollens, stichtster en voorzitter van de Raad van Bestuur van Contactclowns Talking Stick, bleek al snel de enorme bezieling en gedrevenheid die achter deze pittige dame schuilgaat, vanuit de overtuiging van de zachte kracht van humor bij dementerende bejaarden, maar ook bij mensen die het “net dat tikkeltje moeilijker” hebben. Het klikte meteen, en dat is erg belangrijk voor een persoonlijk coaching project in heel kleine en beginnende organisaties zoals deze. Mijn rol als coach zou zich gedurende een jaar concentreren op het bepalen van de strategische rol van de Raad van Bestuur in de algemene werking van de vzw t.o.v. de rol van de clowns /vrijwilligers. Dit is vaak een probleem in deze organisatie, omwille van de grote oorspronkelijke verwevenheid tussen de stichtster, de RvB en de dagelijkse operationele werking. Iedereen moet dan stilaan zijn eigen rol zoeken, en zich daar ook goed in voelen. Het komt er dan op aan een missie en strategie te definiëren, en die te vertalen naar concrete actiepunten waarop alle betrokkenen kunnen werken. Om dat aan te kunnen is dan weer een RvB nodig die voldoende expertise biedt in verschillende deelgebieden, en ook bereid is daarin een actieve ondersteunende rol te bieden. De tweemaandelijkse vergaderingen van de Raad van Bestuur waren hartelijk en je voelt al snel dat er wat “groeit” vanuit deze gemeenschap van uiterst gemotiveerde mensen ; en stilaan krijgt deze organisatie een vorm, groeit er consensus rond een toekomstige strategie, en merk je dat er wat verandert in de manier waarop iedereen met mekaar omgaat. En dat bevestigt dan weer de gedachte dat een “présence” als buitenstaander in een Raad van Bestuur, erg waardevol kan zijn, al was het maar door er gewoon te zijn, en op het juiste moment de juiste dingen even in vraag te stellen, en opnieuw te tonen hoe het verder kan. Het doet dan goed te zien dat we vanuit ToolBox dikwijls op een “eenvoudige” manier het verschil kunnen maken. En daar doen we het toch voor, niet ? Annual report 2009 | 61

gestionnaire : Fabienne Saint Amand

“Promouvoir la santé dans le sens le plus large, en intégrant des activités curatives, préventives et éducationnelles, en tenant compte de la santé communautaire, et en travaillant en réseau avec le tissu social et associatif.”


Espace santé volontaire : Raphaël Bagnarol / Emmanuel Bawin

Ottignies general management

Depuis sa création, l’équipe a grandi en même temps que la patientèle. En deux ans, deux personnes se sont succédées au poste de coordination. Après le départ volontaire de la deuxième coordinatrice régnait un sentiment de malaise dans l’équipe, une impression d’échec. Le CA a donc décidé de mener une réflexion approfondie sur le fonctionnement et la structure de l’asbl afin de les clarifier. Après plusieurs mois de tâtonnements, l’équipe a jugé nécessaire de faire appel à un consultant extérieur : ToolBox. Très vite, le travail s’enclenche, chaque membre de la structure répond au questionnaire proposé, ToolBox nous présente la photographie de l’asbl. Ensuite, l’équipe formule ses attentes sur l’accompagnement souhaité : • restructurer le mode de fonctionnement autogestionnaire et définir la place d’une future « coordination » dans l’organigramme ; • Réflexion sur notre vision ; • Construire des outils nous permettant d’asseoir la structure ; • Accompagner la nouvelle structure. La réflexion avec les deux consultants de ToolBox se fait via un groupe de travail (6 volontaires). Rég ulièrement, ce groupe a présenté le fruit de sa réflexion à l’équipe et a consulté celle-ci. La méthodologie proposée a été de repartir de la mission et de la vision et de formuler des aspirations vers le concret. Après chaque séance de travail, ce groupe devait continuer par lui-même le travail entamé avec les deux consultants. Cette manière de faire nous a forcés à nous prendre en main tout en sachant que nous étions soutenus. A travers toutes ces séances de travail, l’équipe a pu se réapproprier le projet global, clarifier la structure, redonner à chacun sa place, reprendre confiance. L’équipe a été initiée à une méthode de travail qu’elle est invitée à réutiliser pour d’autres domaines de réflexion. Annual report 2009 | 63

présidente : Clémentine Deferière-Buggenhout www.lehuitiemejour.be

Missie Créer des maisons conviviales de 8 appartements maximum pour de jeunes adultes atteints de Trisomie 21 ou présentant un handicap mental léger à modéré afin de leur permettre de vivre en autonomie tout en étant sécurisés par la présence de voisins solidaires vivant dans le même immeuble.


Le 8 ème Jour volontaire : Michel Laguesse

Bruxelles general management / HR

Le jour où l’asbl du 8ème Jour vit ses faiblesses croître proportionnellement à son développement, elle sollicita l’équipe de ToolBox afin de lui venir en aide. Un sérieux état des lieux de notre association s’imposait afin de débusquer ses dysfonctionnements… Ce constat nous a fait percevoir la nécessité de nous structurer, d’améliorer les performances de notre communication tant interne qu’externe, de mieux définir nos objectifs et d’apprendre à les évaluer. Nous nous sommes inscrits avec enthousiasme comme acteurs de la dynamique que nous proposait ToolBox, acceptant de travailler en équipe, regardant dans la même direction et partageant des objectifs communs : donner une force grandissante à notre association, lui permettant de se développer au mieux de ses potentialités. Tout au long des séances organisées pendant plus de deux années, Michel Laguesse, notre coach ToolBox, nous a amenés à étudier avec discernement notre identité, abordant des thèmes sensibles et difficiles comme la vision, les missions et les valeurs que nous portions à travers notre association. Cette réflexion nous a conduits vers la définition, la structure et la mise en œuvre des éléments fondamentaux au fonctionnement de celle-ci tels la stratégie, la gestion, les finances, le juridique, l’éthique, les ressources humaines, la communication… pour enfin terminer par la mise en place des indicateurs qui devraient nous permettre d’avoir une organisation performante liée à une bonne gouvernance. Nous retiendrons surtout aussi de cette expérience, qu’elle a permis à une petite société d’individualités mêlant les membres du personnel à ceux du conseil d’administration de se rencontrer autour d’un projet commun, d’apprendre à se connaître, de jouir de la liberté de s’exprimer, d’être écouté et enfin de construire collectivement une œuvre nouvelle ! Aujourd’hui, le 8ème Jour se porte bien, il déborde d’enthousiasme et, au moment où il s’apprête à fêter son dixième anniversaire, ce sont les Copains du 8ème Jour et toute l’équipe qui se joignent à moi pour remercier ToolBox de nous avoir g uidés et accompagnés sur le chemin du succès. J’ai beaucoup apprécié coacher l’asbl Le 8ème Jour. J’y ai côtoyé pendant plus de 2 ans des membres du personnel et des bénévoles du Conseil d’Administration débordant de motivation et d’énergie. L’implication de tous a permis de traiter les thèmes abordés, parfois un peu délicats, en profondeur et sans tabou. Cette démarche, a priori un peu inhabituelle pour moi puisque venant du secteur marchand, s’est avérée très fructueuse et m’a beaucoup appris. “J’ai trouvé ce travail, réalisé au sein d’une structure non-profit, enthousiasmant et rafraîchissant ; il m’a beaucoup apporté sur le plan humain. Merci à tous et à toutes pour l’accueil et la qualité des échanges !” Annual report 2009 | 65

Participating at Board Level

Badje volontaire : Michel Boving directrice : Séverine Acerbis www.badje.be

Bruxelles mission & vision participating at board level

Mission Badje est une fédération pluraliste d’organismes, principalement bruxellois, des secteurs Enfance et Jeunesse. Depuis 10 ans, Badje déploie son énergie dans de nombreuses activités qui participent au développement, à la reconnaissance et à la professionnalisation de l’accueil de l’enfance en Région de Bruxelles-Capitale.

Le Chat Botté volontaires : Eric Jost directrice : Aurore Coppieters ‘t Wallant www.centrechatbotte.be

Incourt external communication participating at board level

Mission Amener l’enfant au maximum de ses potentialités pour qu’il puisse connaître l’intégration et la vie la plus épanouissante possible dans sa famille, à l’école (ordinaire ou spéciale)… et dans la société. 68 | Annual report 2009

Trans-Mission volontaire : Arnaud Van Schevensteen

Bruxelles

Noureddine Bakkali www.lemondeavectoi.org

Mission Trans-Mission est une association sans but lucratif favorisant la citoyenneté active et l’entrepreneuriat social auprès des jeunes.

Le coaching de cette asbl a débuté en 2006 et s’est terminé en 2009. Plusieurs chantiers se sont succédés, les derniers étant le coaching du Comex par Arnaud Van Schevensteen et le coaching du comité de direction par Anne-Marie Cornu et Muriel Dewimille.

Sos viol volontaire : Henri de Romrée

Bruxelles

www.sosviol.com

Missie SOS viol veut rompre le silence qui entoure le viol et ses conséquences ainsi que le viol par inceste et de replacer cette violence dans le cadre des oppressions spécifiques dont sont victimes les femmes. Pour ce faire, elle offre un espace d’accueil, d’écoute et de solidarité aux victimes de violences sexuelles, à leur famille, à l’entourage et à toutes les personnes concernées.

Mission de participation au Conseil d’administration. SOS Viol fut la première asbl pour laquelle nous avons agi en tant qu’administrateur. Annual report 2009 | 69

De Wissel vrijwilliger : Kurt Peleman

Leuven

directeur : Luc Deneffe www.dewissel.be

Missie De Wissel is een begeleidingshuis in de bijzondere jeugdzorg in het Leuvense voor meisjes tussen de 14 en 21 jaar.

Kurt zetelt al 4 jaar in de Raad van Bestuur van De Wissel. Toen hij er z’n plek innam, was er reeds een performante, divers samengestelde en onafhankelijke RvB die een heel constructieve samenwerking met de directie had. De Wissel heeft in 2009 een heel groot, nieuw project gelanceerd wat een grote druk legde op iedereen- een andere aanpak, een andere plaats. De RvB had een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat dit organisationeel en qua waarden goed ingekaderd werd.

PAG-ASA vrijwilligers : Laurent Ledoux directrice : Heidi De Pauw www.pagasa.be

Brussel general management / HR participating at board level

De begeleiding van PAG-ASA startte in maart 2007. Verschillende workstreams moesten geadresseerd worden : de organisatiestructuur, de rol en verantwoordelijkheden van eenieder, RvB incluis moesten verduidelijkt worden, functioneringsgesprekken moesten gehouden worden, de methodologie moest herbekeken worden. 70 | Annual report 2009

Wai Not vrijwilliger : Rudi Merckx

Heverlee

voorzitter : Marthe Nelissen www.wai-not.be

Wai-Not promoot het gebruik van ICT in het algemeen en internettoepassingen in het bijzonder, in het kader van opleiding en begeleiding van kinderen en jongeren met een verstandelijke beperking ; als dusdanig ijvert zij voor een toegankelijk internet en een aangepast ICT-gebruik. Wai-Not vroeg ToolBox haar leden van de Raad van Bestuur de coachen. In 2008 werkten we rond het opstellen van een operationeel en financieel jaarplan. Ook onderzochten we mogelijke samenwerkingsakkoorden en zochten een antwoord op de verdere technische ontwikkeling van de softwarestructuur. In 2009 werd deze coaching verder gezet. Het was een vruchtbaar jaar waarin Wai-Not een gloednieuwe website inhuldigde. De samenwerking met KlasCement werd een feit en de bestuurders zijn nu gericht op lange termijndoelstellingen die het voortbestaan van de vzw verzekeren. Deze begeleiding werd na de zomer beëindigd. Annual report 2009 | 71

Our strategic partners

S’investir dans le bien-être et la prospérité Cera est une coopérative qui compte près d’un demi-million de sociétaires. Ensemble, ils investissent tant sur le plan financier que sociétal. En contrôlant quelque 30 % du capital de KBC Groupe, Cera assure la stabilité et la poursuite de l’expansion de ce groupe. Nous offrons ainsi des opportunités d’emploi direct et indirect. Cera investit également dans la société par le biais de projets sociétaux, au niveau régional, national et international. Ces projets reflètent les valeurs de la coopérative : coopération, solidarité et respect de l’individu. Les domaines dans lesquels Cera investit sont les suivants : Pauvreté et exclusion sociale ; Centre Cera d’expertise pour l’entreprenariat ; Art et Culture ; Agriculture, horticulture et vie rurale ; Médico-social et la banque et les assurances solidaires dans le Tiers-Monde (via la BRS). Nos investissements contribuent à la prospérité de tous nos sociétaires et au bien-être de la société dans son ensemble.

Samen investeren in welvaart en welzijn Cera is een coöperatie van zo’n half miljoen vennoten en investeert samen met hen op financieel en maatschappelijk vlak. Cera controleert ruim 30 % van de aandelen van KBC Groep. Deze investering zorgt voor de stabiliteit en de verdere ontwikkeling van deze groep. Zo creëren we kansen voor directe en indirecte werkgelegenheid. Cera investeert ook in de samenleving via maatschappelijke projecten, op regionaal, nationaal en internationaal vlak. Deze projecten sluiten aan bij de waarden van onze coöperatie : samenwerking, solidariteit en respect voor het individu. De domeinen waarin Cera investeert zijn : Armoede en sociale uitsluiting, Cera Expertisecentrum Ondernemen, Kunst en cultuur, Land- en tuinbouw en platteland, Medisch-sociaal, Lokale onderwijsinitiatieven en Solidair bankieren en verzekeren in ontwikkelingslanden via BRS. Onze investeringen dragen bij tot de welvaart van alle betrokkenen en tot het welzijn van de hele samenleving. 74 | Annual report 2009

Chez Belgacom nous reconnaissons la nécessité d’une approche responsable et durable de notre business. Nos activités importent, mais la manière dont nous les entreprenons importe tout autant. La RSE constitue une composante clé de notre mission d’entreprise et un outil de gestion stratégique. Nous l’avons déclinée sur six engagements principaux : améliorer l’accès aux communications, favoriser une société à faible carbone, communiquer sur les champs électromagnétiques et la santé, promouvoir une chaîne d’approvisionnement responsable, développer une culture de travail placée sous le triple signe de l’équité, de la sécurité et de la diversité, améliorer la qualité de vie dans les communautés au sein desquelles nous opérons. C’est dans le cadre de ce dernier engagement que depuis plusieurs années déjà nous apportons notre soutien à l’asbl ToolBox.

Bij Belgacom erkennen we de noodzaak van een verantwoordelijke en duurzame benadering van onze business. Onze activiteiten zijn belangrijk, maar dat geldt ook voor de manier waarop we zakendoen. MVO maakt wezenlijk deel uit van onze ondernemingsmissie en is een instrument in ons strategisch beleid. We hebben dit principe vertaald naar zes belangrijke engagementen : de toegang tot de communicatie verbeteren, een koolstofarme maatschappij nastreven, communiceren over elektromagnetische velden en gezondheid, een maatschappelijk verantwoorde toeleveringsketen tot stand brengen, een werkcultuur creëren die in het teken staat van billijkheid, veiligheid en diversiteit, en de levenskwaliteit verbeteren van de gemeenschappen waarbinnen we opereren. Het is in het kader van dit laatste engagement dat we sinds ettelijke jaren onze steun verlenen aan de vzw ToolBox. Annual report 2009 | 75

La fondation s’attache, selon le vœu de son fondateur, à développer l’esprit d’entreprise, mais pas n’importe quelle entreprise : il s’agit « de favoriser chez ceux qui auront à assumer des responsabilités, le sens du bien général ». Avant l’heure, la fondation s’est donc attachée à définir la pertinence du concept de responsabilité de l’entreprise vis-à-vis de la société. Cette réflexion, dirigée par Philippe de Woot, a abouti à la rédaction d’une charte. Les deux thèses principales de la charte sont d’une part que le seul modèle de développement économique qui sera acceptable sera celui du développement durable, intégrant à la finalité de l’entreprise les aspects éthiques et politiques et ceci nécessite une nouvelle culture d’entreprise. D’autre part, que l’entreprise doit jouer un rôle actif dans les transformations du système, faute de quoi aucune réglementation ne sera efficace. ToolBox est une association de jeunes cadres qui ont décidé de mettre bénévolement leur « know how » à la disposition d’associations caritatives peu ou mal structurées. La Fondation Bernheim a décidé de soutenir ces activités, qui rejoignent tout à fait les objectifs de «corporate social responsability », et s’engage ainsi dans un travail social constructif et à long terme, comme partenaire, en intégrant son conseil d’administration. 76 | Annual report 2009

Het Triodos Fonds is een vereniging zonder winstoogmerk. De vzw ontvangt middelen van spaarders van Triodos Bank die (een deel van) hun rente afstaan of van klanten die een gift overmaken. Het Triodos Fonds steunt projecten met een duidelijk maatschappelijk doel (sociaal, ecologisch of cultureel). Het Fonds geeft de voorkeur aan kleinschalige projecten, die nadien mogelijk op ruimere schaal kunnen worden toegepast.

Le Fonds Triodos est une association sans but lucratif. Nous recevons des moyens grâce aux clients de ma Banque Triodos qui rétrocèdent les intérêts (ou une partie de ceux-ci) de leur compte d’épargne ou de clients qui font une donation. Le Fonds soutient différents projets à vocation sociétale (sociale, écologique ou culturelle). Le Fonds donne la préférence à des projets de petite taille, qui peuvent se déployer sur une plus large échelle par la suite. Annual report 2009 | 77

Our operational Partners

Course : Management in the Non Profit Marc Labie is visiting professor at the Solvay Brussels School of Economics and Management (ULB) where he teaches the course “Management in the Non Profit” to the MBA students. This course is intended to give students an insight into nonprofit management by tackling the issues of strategic management, fundraising, stakeholder analysis, governance and reporting and assessment. 26 students enrolled in the academic year 2009-2010 of which 4 ToolBox members, 7 NPO representatives and 15 MBA students. Besides the 15 h of seminar, they conducted in team their field experience in 6 NPO’s coached by ToolBox. This combination creates a great experience and enriches significantly the interest of the course.

“Le cours de Management in the Non-Profit s’est très bien passé, c’est un bonheur d’avoir cours avec un si bon pédagogue. J’ai beaucoup apprécié la formule étudiants + asbl + Toobox. Merci à ToolBox pour l’initiative !” Nicolas Bossut – Directeur Pax Christi

“De cursus was heel boeiend en ‘challenging’, met een tevreden vermoeidheid als gevolg. Samen met de stage zijn hij zeer complementair aan de coaching en komt bij OVK op het gepast moment in het ToolBox-proces. Nu nog de timing volhouden… !” Koen Van Wonterghem – Directeur OVK 80 | Annual report 2009

Minder administratie en meer kennis-delen dankzij Accenture pilootproject Dit jaar heeft Accenture, het internationaal consultancy bedrijf dat diensten aanbiedt voor management, technologie en outsourcing, een nieuwe projectmanagement applicatie ontworpen en geïmplementeerd om de groeiende administratie en complexiteit van de ToolBox projecten te beheersen. De applicatie laat ToolBox toe om meer efficiënt de status van projecten op te volgen. Tevens is het vanaf nu ook mogelijk om documenten, conversaties, actiepunten en risico’s centraal te loggen zodat informatie eenvoudig terug te vinden is. De applicatie, die gebouwd is met SharePoint technologie, maakt ook kennisdelen mogelijk : de ToolBox consultants kunnen voortaan meer informatie, documenten en ervaringen uitwisselen binnen de Communities of Practice. Accenture kijkt tevreden terug op dit project. Ook haar consultants konden hun vaardigheden, kennis, flexibiliteit en innovatie in een nieuwe omgeving toepassen. Dit project toont eveneens aan dat Accenture zich lokaal kosteloos wil inzetten om via nuttige projecten bij te dragen aan de efficiëntie van VZW’s.

Moins de travail administratif et plus de partage de connaissances grâce au projet-pilote d’Accenture Cette année, Accenture, société de consultance qui offre ses services en management, technologie et outsourcing, a implémenté une nouvelle application de gestion de projet dans le but de contrôler l’administration croissante et complexe des projets gérés par ToolBox. L’application permet à ToolBox de suivre plus efficacement les statuts des projets. De plus, il est maintenant possible de centraliser les documents, les conversations, les actions, les risques, etc. et de retrouver les informations d’une manière simple. L’application SharePoint permet aussi aux consultants de ToolBox de partager leurs expériences ainsi que des informations et des documents dans les Communities of Practice. Accenture ressort également content de ce projet qui a permis aux consultants de développer leurs connaissances, expériences et flexibilités dans un nouvel environnement. Ce projet montre aussi qu’Accenture veut contribuer à l’efficacité d’asbl en participant à des projets gratuitement. Laurent Denis Patrick Vermeulen Annual report 2009 | 81

Some figures

Evolution of the requests

ϴϬ

ϳϭ ϳϬ

ϲϬ

ϰϵ

ϱϬ

ϰϭ

ϰϬ

ϰϬ

ϯϬ

Ϯϴ

Ϯϳ Ϯϯ

ϮϬ

ϮϮ

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ϭϬ

ϭϬ

ϵ

ϵ

ϳ ϯ

ϯ

ϯ

ϰ

ϰ ϭ

ϱ

ϰ Ϯ

ϴ

ϵ

ϰ Ϯ

Ϭ

2003

2004

New Unaswered requests Closed Continued Total


2005

2006

2007

2008

2009

Geographic spread of the coached NPO’s

Bruxelles Vlaanderen Wallonie

12 12 11 Annual report 2009 | 85

Targets

Targets


At Risk

31%

Health

4%

Youth

31%

Elderly

3%

All

20%

Disabled

10%

Member skills Members skills

Board

8%

BPM

1%

Coaching

6%

Finance

17%

General management

32%

Human resources 9% ICT

7%

Legal

4%

Marketing & communication

13%

Other

4%

Board

5%

BPM

2%

Coaching

4%

Finance

12%

Requested skills Requests skills

General management

32%

Human resources 13% ICT

3%

Legal

5%

Marketing &

Members skills

communication

21%

Other

6%


Balance sheet (in €)

ACTIF

31/12/2008

31/12/2009

Immobilisations (in)corporelles

0

0

Immobilisations financières

0

0

Créances à un an au plus

25.060

25.535

Valeurs disponibles

12.300

38.706

0

0

37.360

64.241

31/12/2008

31/12/2009

61.511

61.511

Bénéfice reporté

-45.373

-19.150

Fonds propres

16.138

42.361

Provisions et impôts différés

3.000

0

Dettes à un an au plus

18.222

21.880

0

0

37.360

64.241

Comptes de régularisation Total actif PASSIF Patrimoine de départ

Comptes de régularisation Total passif

Accounts audited by Mazars (external auditor of ToolBox as from 2010), approved by the board in March and proposed for approval to the general assembly on the 27th of April 2010. 88 | Annual report 2009

Profit & loss (in €) 31/12/2008

31/12/2009

72.845

142.465

2.845

2.305

70.000

140.160

118.226

116.151

0

0

Services et biens divers

76.591

75.057

Rémunérations et charges sociales

38.635

44.094

Dotation aux amortissements sur immobilisations

0

0

Réduction de valeur sur créances

0

0

Provisions pour risques et charges

3.000

-3.000

0

0

-45.381

26.314

Produits financiers

20

97

Charges financières

13

188

-45.373

26.223

Produits exceptionnels

0

0

Charges exceptionnelles

0

0

-45.373

26.223

0

0

-45.373

26.223

Ventes et prestations Cotisations Dons Coût des ventes et prestations Approvisionnements et marchandises

Autres charges d’exploitation Bénéfice (perte) d’exploitation

Bénéfice (perte) courant avant impôts

Bénéfice (perte) de l’exercice avant impôts Impôts Bénéfice (perte) de l’exercice à affecter


Les membres de ToolBox Board of ToolBox Els De Clercq Heidi De Pauw Alexis du Roy Olivier Marquet Arnaud Van Schevensteen Raymond Vaxelaire

Anne Francotte Ian Goldring Hilde Helsen Luc Heymans Hans Hoegaerts Eric Jost Nadine Jouanen

Founders Isabelle Adam François de Borchgrave Charles-Antoine Janssen Alexandre Lippens

Companions

Yala Kaluma

Wouter Bogaert

Isa Kucam

Jacques Van Egten

Michel Henry

Daniel Kurgan

Serge Raicher

Christine Castille

Michel Lag uesse

Central Team

Members Didier Aernoudt Raphaël Bagnarol Emmanuel Bawin Jean-Pierre Bernaerts Jean-François Berleur Framboise Boël Anne Boucau Michel Boving Eric Castille Franky De Cooman Herbert de Graaf Peter De Groof Marta de Borrekens Kristine Debruyne Peter De Heer Henri de Romrée Anne-Sophie de Waegh Pascal Declaye Christophe Delville Colienne de Walque Pieter Duron Jacques-Henri Fourneau

Mathieu Laloy Xavier Leclef Wim Lefebvre Laurent Ledoux Filip Lowette Laurent Maes anne Meeus Rudi Merckx Baudouin Michelet Mark Oosterlink Kurt Peleman Katrien Pieters Marc Renard Michel Robberechts Laurent Scholaers Viviane Spillaert Ines Thijs Odile Timmermans Michel Vanbrabant Frederic Diependaele Eric Vankeerberghen Philippe Verschueren Gavin Watt Francis Welinger

Index alphabétique Amnesty International Vlaanderen

51

APEVR-OVK

53

Art Without Bars Badje Buurtschatten

47 11, 68 56

Cador

39

CEAJ

30

Community Help Service

41

Contactclowns Talking Stick

61

De Wissel

70

Entr’aide des Marolles

55

Espace Santé

63

Foyer Saint Aug ustin

32

Free Time

13

Jeugd en Vrede

15

Jeugddienst Sjalom - Yieha

17

JINT

19

L’Accueil

33

L’Arche d’Alliance

43

Le 8ème jour

65

Le Chat Botté Oikoten - Alba PAG-ASA

21, 68 23 45, 70

Parrain-Ami

34

Pax Christi

35

Sémaphore

25

Solidarcité

27

SOS Viol

69

Tout en Soie

29

Trans-Mission

69

Wai Not

71

Index par ordre d’apparition Youth

9

Participating at board level

67

Badje

11

Badje

Free Time

13

Le Chat Botté

68

Jeugd en Vrede

15

Trans-Mission

69

Jeugddienst Sjalom - Yieha

17

SOS Viol

69

JINT

19

De Wissel

70

Le Chat Botté

21

PAG-ASA

70

Oikoten - Alba

23

Wai Not

71

Sémaphore

25

Solidarcité

27

Tout en Soie

29

CEAJ

30


32

L’accueil

33

Parrain-Ami

34

Pax Christi

35

At risk

37

Cador

39


41


43

PAG-ASA

45

Art Without Bars

47

Societal

49

Amnesty International Vlaanderen

51

APEVR-OVK

53

Entr’aide des Marolles

55

Buurtschatten

56

Elderly, health & disabled

59


61

Espace Santé

63

Le 8ème jour

65

68

Index par mission Participating at board level Badje

Badje 11

De Wissel

70

Le Chat Botté

21

PAG-ASA

45

SOS Viol

69

Trans-Mission

69

Governance Art Without Bars

47


61

Free Time

13

Oikoten - Alba

23

General management APEVR-OVK

53

Art Without Bars

47

Cador

39


41


61

Entr’Aide des Marolles

55

Espace Santé

63


32

Jeugd en Vrede

15


43

Le 8ème jour

65

Oikoten - Alba

23

PAG-ASA

45

Sémaphore

25

Solidarcité

27

Tout en Soie

29

Yieha !

17

Mission & vision APEVR-OVK

53

11

Cador

39

CEAJ

30

Oikoten - Alba

23

Pax Christi

35

Yieha!

17

Financial advice Cador

39

Entr’Aide des Marolles

55


32

Free Time

13

L’Accueil

33


43

Parrain-Ami

34

External Communication Buurtschatten

56


41


32

Jeugd en Vrede

15


43

Le Chat Botté

21

Parrain-Ami

34

Yieha!

17

Human Resources APEVR-OVK

53

Cador

39


41

Espace Santé

63

Free Time

13

Jeugd en Vrede

15

JINT

19

Le 8ème jour

65

Sémaphore

25

ICT Entr’Aide des Marolles

55

KPI’s Amnesty International Vlaanderen

51

Coaching Free Time

13

Solidarcité

27

Trans-Mission

69

www.loasis-studio.com

ToolBox thanks Mc Kinsey for gracefully printing the Annual Report 2009.

Toolbox vzw-asbl 2 place de l’Albertine - 1000 Bruxelles tél. : +32 (0) 475 70 13 84 www. toolboxh2o.org

Annual report Maximizing social return by enabling volunteers. asbl vzw

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