ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA KPRI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
Disusun Oleh: HERLINA VANESSA VITARADIAZ NIM. 0610230092
JURNAL
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2013 1
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui tentang penerapan sistem pengendalian intern penjualan kredit di KPRI-UB, kendala yang dihadapi oleh KPRI-UB, dan memberikan rekomendasi atas permasalahaan kepada KPRI-UB. Jenis penelitian yang digunakan penulis adalah kualitatif deskriptif dengan metode analisis yang digunakan dari COSO. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem pengendalian intern untuk penjualan kredit di KPRI-UB sudah baik, namun ada celah dalam sistem ini yang dapat menjadi kendala di kemudian hari. Adapun kendala yang penulis temukan, antara lain: mudahnya bagi KPRI-UB dalam memberikan otorisasi penjualan kredit dan lama angsuran pembayaran piutang ditentukan sendiri oleh anggota KPRI-UB. Sedangkan untuk penerapan sistem pengendalian intern untuk pembayaran dan pelunasan piutang anggota di KPRI-UB juga sudah baik. Dimana pembayaran dilakukan dengan sistem pemotongan gaji. Namun, kemungkinan keterlambatan dalam membayar piutang, terjadinya penunggakan piutang oleh anggota, dan gaji anggota yang tidak mencukupi untuk membayar piutang merupakan hal-hal dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya piutang yang tak dapat ditagih di kemudian hari. Kata Kunci : Pengendalian intern, penjualan kredit, koperasi
2
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Perkembangan dunia saat ini telah memasuki sebuah era baru dalam berbagai bidang dan sendi kehidupan masyarakat yang kita sebut sebagai era globalisasi. Pada era ini, masyarakat semakin mudah dalam mendapatkan informasi yang diinginkan. Salah satu ciri dari era globalisasi ini adalah munculnya istilah perdagangan bebas, dimana masing-masing individu dipermudah dalam hal melakukan hubungan dagang antara satu sama lainnya tanpa adanya batasan atau halangan yang berarti. Hal ini mengakibatkan bermunculannya perusahaan-perusahaan baru baik yang berskala besar maupun berskala kecil sehingga meningkat pula laju persaingan perusahaan-perusahaan tersebut khususnya persaingan dalam menghasilkan pendapatan yang optimal. Perusahaanperusahaan yang bersaing pun bukan hanya perusahaan yang bergerak di bidang jasa saja tetapi juga perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan industri. Di tengah persaingan ketat antar perusahaan yang berorientasi pada laba yang besar, Indonesia memiliki bentuk usaha yang memiliki ciri khas perekonomian di Indonesia. Dalam hal ini pemerintah Indonesia mengatur bentuk usaha tersebut yang dijelaskan dalam Undang-Undang Dasar 1945 khususnya pasal 33 ayat (1) menyatakan bahwa perekonomian Indonesia disusun sebagai usaha bersama berdasarkan asas kekeluargaan. Salah satu bentuk usaha yang melandaskan kegiatannya sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan pada asas kekeluargaan dan mengutamakan pada kemakmuran masyarakat ialah koperasi. Secara sederhana koperasi merupakan perkumpulan yang beranggotakan orangorang atau badan hukum berlandaskan pada azas perikemanusiaan yang bertujuan untuk kesejahteraan masyarakat dan anggota. Nilai-nilai dasar seperti kekeluargaan,
3
kesetiakawanan (solidaritas), keadilan, gotong-royong, demokrasi, dan kebersamaan dapat dijadikan sebagai faktor kekuatan koperasi dalam keberadaannya di tengah masyarakat. Koperasi juga merupakan wadah demokrasi ekonomi milik bersama para anggota, pengurus maupun pengelola. Tujuan utama pendirian koperasi karyawan yaitu untuk melayani dan membantu keperluan anggotanya dalam memenuhi kebutuhan ekonominya. Salah satu bentuk bantuan koperasi terhadap anggotanya ialah dengan melalui penjualan, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit. Namun pada dasarnya penjualan yang merupakan bentuk bantuan koperasi terhadap anggotannya untuk meringankan beban anggotanya ialah penjualan kredit. Penjualan kredit merupakan bentuk penjualan yang memberikan kelonggaran bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran, yakni dengan tidak membayar pada saat terjadi transaksi penyerahan barang atau jasa melainkan pembayaran bisa dilakukan kemudian, yaitu dengan cara mengangsur dengan jangka waktu yang telah disepakati. Penjualan kredit yang diberikan oleh koperasi harus memberikan manfaat bagi koperasi itu sendiri dan juga bagi anggotanya. Manfaat tersebut yaitu salah satunya meningkatkan jumlah penjualan bagi koperasi yang akan meningkatkan pula pada jumlah laba yang di dapat. Salah satu koperasi aktif di Indonesia adalah Koperasi Pegawai Republik Indonesia Universitas Brawijaya Malang (KPRI-UB). KPRI-UB merupakan koperasi yang kegiatannya berdasarkan pada prinsip-prinsip koperasi. KPRI-UB mempunyai dua divisi utama yaitu divisi perdagangan yang menyediakan produk kebutuhan anggota dan masyarakat, antara lain: bahan pokok, elektronik, kosmetik, aneka sandang, aksesoris, perlengakapan rumah tangga, fotocopy serta alat tulis kantor; dan divisi simpan pinjam.
4
Salah satu bidang usaha yang merupakan ujung tombak dari pelayanan koperasi kepada anggotanya adalah pengadaan barang kebutuhan pokok dan kebutuhan rumah tangga. KPRI-UB memiliki divisi perdagangan yang kegiatannya memberikan pelayanan dan kesejahteraan langsung kepada anggota dalam memenuhi kebutuhan pokok dan kebutuhan rumah tangganya. Penjualan kebutuhan pokok dan kebutuhan rumah tangga tersebut dapat dilakukan secara tunai dan secara kredit. Penjualan secara tunai dilakukan bagi masyarakat umum sedangkan penjualan secara kredit diberikan khusus kepada karyawan Universitas Brawijaya Malang yang sudah terdaftar menjadi anggota di KPRI-UB Malang. Penjualan kredit merupakan salah satu bentuk kegiatan yang diupayakan oleh KPRI-UB untuk membantu meringankan beban para anggotanya dalam memenuhi kebutuhan pokok dan kebutuhan akan rumah tangganya. Oleh sebab itu penjualan kredit lebih disukai para anggota KPRI-UB dibandingkan penjualan tunai. Selain itu, penjualan kredit merupakan salah satu bentuk upaya KPRI-UB agar dapat meningkatkan volume penjualan kebutuhan pokok sehari-hari dan juga kebutuhan rumah tangga. Hal ini dilakukan agar KPRI-UB mencapai target yang telah ditetapkan. Tidak seperti penjualan tunai, pada prakteknya penjualan kredit selain dapat memberikan keuntungan bagi koperasi juga menyebabkan masalah bagi koperasi. Beberapa permasalahan yang kemungkinan terjadi dari penjualan secara kredit adalah kemungkinan adanya keterlambatan pembayaran piutang oleh anggota, sulitnya dalam penagihan piutang bagi anggota yang menunggak, dan kemungkinan tidak terbayarnya piutang oleh anggota sehingga terjadi piutang tak tertagih dikemudian hari. Dalam pelaksanaannya, KPRI-UB telah menggunakan sistem terkomputerisasi, dimana semua bagian yang terkait akan terhubung satu sama lain sehingga dapat
5
memperoleh informasi sesuai yang dibutuhkan. Untuk penjualan kredit, divisi perdagangan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan dari bagian simpan pinjam. Namun, kasir unit harus memahami mengenai kebijakan penjualan kredit dan lama maksimal angsuran yang diperbolehkan agar tidak terjadi hal-hal yang dapat mengurangi kelancaran jalannya penagihan atas piutang anggota di kemudian hari. Namun, suatu sistem yang sudah dijalankan tersebut tentu tidak selalu berjalan dengan lancar, ada kalanya sistem tersebut juga terdapat kelemahan dan mengalami permasalahan mengenai informasi dari sistem tersebut yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kurangnya pengendalian terhadap suatu fungsi dalam proses penjualan kredit seperti adanya perangkapan tugas dalam suatu fungsi juga dapat menghambat jalannya proses kegiatan di perusahaan ataupun kemungkinan tidak berjalannya peran fungsi tersebut dengan baik. Selain itu, lemahnya pengendalian intern juga akan memberikan peluang bagi pihak yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan tindakan kecurangan yang pada akhirnya akan sangat merugikan perusahaan. Untuk itu diperlukan pengendalian intern yang memadai. Pengendalian intern yang memadai harus didukung oleh adanya komponen-komponen pengendalian yang meliputi: lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, dan pengawasan. Semua hal tersebut akan mendukung tercapainya tujuan pengendalian intern. Berdasarkan latar belakang di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian mengenai penerapan sistem pengendalian internal yang digunakan dalam penjualan secara kredit di koperasi. Oleh karena itu, penulis memilih judul: “Analisis Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit pada KPRI Universitas Brawijaya Malang”.
6
LANDASAN TEORI 1. Koperasi Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 27 (2009:27.1), definisi koperasi adalah: “Badan usaha yang mengorganisir pemanfataan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi pada kaidah ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumnya,dengan demikian koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan sokoguru perekonomian nasional”. 2. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Zaki Baridwan (1998: 3), definisi sistem adalah: “Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan”. 3. Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:202), Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. (Mulyadi, 2001:210) 4. Sistem Pengendalian Intern Menurut Krismiaji (2002:218), Pengendalian Intern adalah rencana dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
7
5. Kerangka Pikir
Perusahaan
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Komponen SPI menurut COSO:
Bagian yang terkait Dokumen
Lingkungan Pengendalian Aktivitas Pengendalian Penilaian Resiko Informasi dan Komunikasi Pemantauan
Narasi Flowchart
Metode Analisis Metode Deskriptif
Rekomendasi
Sumber: Peneliti, 2013 METODE PENELITIAN 1. Lokasi Penelitian Penelitian mengenai sistem pengendalian intern penjualan kredit pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia Universitas Brawijaya yang
berada di Jalan Mayjen
Haryono No. 169, Desa Ketawanggede Kec. Lowokwaru Malang Jawa Timur.
8
2. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah kualitatif deskriptif yaitu penelitian dengan studi kasus. Menurut Sekaran (2006:163) studi kasus yang bersifat kualitatif adalah berguna dalam hal menerapkan solusi pada sebuah masalah terkini berdasarkan pengalaman pemecahan masalah di masa lalu. 3. Metode Analisis Data Metode analisis yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Metode analisis deskriptif adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data sesuai
dengan
keadaan
yang
sebenarnya,
kemudian
menganalisis
dan
menginterpretasikan data dan fakta yang diperoleh untuk membuat kesimpulan dan rekomendasi dengan membandingkan data yang ada dengan teori yang relevan. Dalam penelitian ini dilakukan analisis terhadap penerapan sistem pengendalian intern terhadap penjualan kredit pada koperasi dengan menggunakan teori dari COSO. Adapun analisis yang dilakukan antara lain: 1. Lingkungan Pengendalian Analisis lingkungan pengendalian yang dapat dilakukan antara lain: a. Mengetahui dan menganalisa struktur organisasi koperasi apakah sudah sesuai dengan standar struktur organisasi yang baik. b. Mengetahui dan menganalisa tugas dan tanggung jawab karyawan apakah terdapat pemisahan antara tiap-tiap fungsi yang ada. Terutama yang berkaitan dengan fungsi kredit. c. Mengetahui dan menganalisa kesesuaian mengenai kebijakan dan prosedur kepegawaian yang berhubugan dengan penjualan secara kredit di KPRI.
9
2. Aktivitas-aktivitas pengendalian Analisis aktivitas-aktivitas pengendalian dapat dilakukan dengan cara: a. Mengetahui dan menilai kecukupan prosedur penjualan secara kredit yang diterapkan koperasi ini apakah sudah sesuai dengan standar yang ada. b. Mengetahui dan menilai kelengkapan berkas (laporan yang dibutuhkan, formulir-formulir yang dibutuhkan, serta dokumen yang dibutuhkan) yang berkaitan dengan penjualan secara kredit yang diterapkan koperasi apakah sudah sesuai dengan standar formulir yang ada. c. Melihat kecukupan pemvalidasian dan pemverifikasian formulir-formulir yang berkaitan dengan penjualan secara kredit dengan melihat siapa saja yang memberi otorisasi. d. Menganalisa proses penjualan secara kredit yang dilakukan oleh koperasi ini. e. Mengetahui dan menilai mengenai penyimpanan dan pemeliharaan file debitur di koperasi ini. f. Menganalisis mengenai pengendalian hak akses, khususnya dalam mengakses informasi kegiatan kredit. 3. Penilaian risiko Mengidentifikasi dan menilai/mengukur risiko-risiko atau kendala-kendala serta kelemahan-kelemahan dalam penjualan secara kredit oleh koperasi ini. 4. Informasi dan komunikasi a. Mengetahui dan menilai sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan. Misalnya: mengenai sistem aplikasi yang digunakan koperasi untuk pengelolaan data, serta kemampuan dalam memproduksi laporan dan menghasilkan laporan apakah sudah akurat, tepat waktu dan relevan.
10
b. Menganalisis bagaimana pemanfaatan informasi dan komunikasi di perusahaan apakah sudah berjalan maksismal. 5. Pengawasan Mengetahui dan menilai kinerja manajemen dalam melakukan pengawasan proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern dan seluruh staf yang terlibat didalamnya.
11
HASIL PENELITIAN 1. Sistem Penjualan Kredit a. Sistem penjualan Prosedur Penjualan di KPRI UB Pelanggan (Anggota)
Kasir Unit
Kasir Induk
Mulai Inventory
Memilih barang
Mengetik Nama Anggota
Rp
Tunai
Pembayaran ?
Mencetak StrukPenjualan
Struk Penjualan
Struk Penjualan
Inventory
Rp
C
Mengencek Laporan per Shift, Struk Penjualan dan Uang hasil penjualan
Kredit
Uang Muka?
Ya
Tidak
Mencetak Struk Penjualan
Mengentry jumlah uang muka dan mencetak Struk Penjualan
Ya
2 Struk1 Struk Penjualan Penjualan
Menyerahkan barang dan Struk Penjualan
Meminta pelanggan menulis nama, jumlah angsuran, dan tanda tangan pd Struk Penjualan lembar 2
Menyerahkan Barang dan Struk Penjualan
Menyerahkan Laporan per Shift, Struk Penjualan, dan Uang hasil penjualan
Melakukan pengecekan ulang
Membuat Bukti Setoran per Shift (BSS)
2 BSS 1 BSS
2 Struk Penjualan 1 (ditandatangani) Struk Penjualan
Pada akhir shift membuat Laporan per Shif
Laporan per Shift
Cocok?
Tidak
Inventory
1 Struk Penjualan
A
Melakukan barcode dan mengentry jumlah penjualan
Inventory Membayar sejumlah uang
2 Struk Penjualan (ditandatangani) Laporan per Shift
Ditandatang ani kasir induk & kasir unit
2 Struk Penjualan (ditandatangani) Laporan per Shift
2 BSS 1 (ditandatangani) BSS (ditandatangani) C
Rp
Selesai
1 BSS (ditandatangani)
Sumber: KPRI Universitas Brawijaya
12
b. Sistem Pencairan Uang atas Transaksi Penjualan Kredit Prosedur Pencairan Kas atas Transaksi Penjualan Kredit Kasir Induk
Bag. Simpan Pinjam
2
Mulai
2 Struk Penjualan (ditandatangani)
2 Struk Penjualan (ditandatangani)
BKK 1 BKK A
Menginput ke data anggota dan mencetak Bukti Kas Keluar
Menyerahkan Struk Penjualan
2 BKK 1 BKK 1
1
Memberikan ke kasir simpan pinjam
BKK (di paraf)
Rp
Kasir Simpan Pinjam
Memberikan stempel dan paraf
2 BKK 1 (di paraf) BKK (di paraf)
Mencairkan sejumlah uang sesuai yg tertera di BKK
N Rp
Selesai
Menyerahkan BKK dan uang
1
Sumber: KPRI Universitas Brawijaya
13
N
2. Sistem Pembayaran dan Pelunasan Piutang a. Sistem Penagihan Piutang Anggota kepada Juru Bayar Fakultas Prosedur Penagihan Piutang kepada Juru Bayar Fakultas Bag. Simpan Pinjam
Manager
Juru Bayar Fakultas 1
Mulai STP
Membuat Surat Tagihan Pinjaman
STP (ditandatangani) Memberi tanda tangan
2 SSB 1
STP
SSB STP (ditandatangani)
Meminta tanda tangan ke Manajer Selesai
STP (ditandatangani)
Membuat Surat Setoran Bank
2 SSB
1
SSB
Menyerahkan STP dan SSB ke Juru Bayar Fakultas
1
Sumber: KPRI Universitas Brawijaya
14
b. Sistem Pembayaran Piutang Anggota melalui Juru Bayar Fakultas Prosedur Pembayaran Piutang Anggota melalui Juru Bayar Fakultas Juru Bayar Fakultas
Teller Bank
Bag. Simpan Pinjam
Mulai
Kasir Simpan Pinjam
1 2 SSB (ditandatangani) 2 BKM 1 BKM
2 Rp
2 SSB
1
SSB 1 SSB
2 SSB (ditandatangani)
Rp
SSB
Rp
Rp Menandatangani dan memberi stempel
Mengencek setoran dari Juru Bayar Fakultas
Menyetorkan uang ke Bank
2 SSB (ditandatangani)
1 SSB 2 (ditandatangani) SSB (ditandatangani) Diarsip bank
Melakukan angsuran tunai dan memberikan SSBi ke Bag. Simpan Pinjam
Melakukan kroscek
Menginput Data dan mencetak Bukti Kas Masuk
Cocok?
Tidak 2 SSB (ditandatangani) 2 BKM 1 BKM
2 SSB (ditandatangani) Rp
Ya
Melakukan pengecekan ulang
Rp
Menandatangani BKM 1 2 BKM 1 (ditandatangani) BKM (ditandatangani)
2
N 1
2
BKM (ditandatangani) Selesai
Sumber: KPRI Universitas Brawijaya
15
c. Sistem Pelunasan Piutang Anggota Umum yang Membayar Langsung Prosedur Pelunasan Piutang Anggota Umum yang Membayar Langsung Anggota
Bag. Simpan Pinjam
Kasir Simpan Pinjam 1
Mulai Mencetak saldo
Meminta pencetakan saldo
2 BKM 1 (ditandatangani) BKM (ditandatangani)
Saldo
Rp Mencetak Bukti Kas Masuk 2 BKM
1
BKM
2 BKM
Mengecek dan menandatangani BKM
1
BKM Memberi tandatangan
2 BKM 1 (ditandatangani) BKM (ditandatangani)
2 BKM 1 (ditandatangani) BKM (ditandatangani)
Menyerahkan pd anggota untuk ditandatangani
N
2 Menyerahkan BKM dan uang Selesai
2 BKM 1 (ditandatangani) BKM (ditandatangani) Rp
1
2
1 BKM (ditandatangani)
Sumber: KPRI Universitas Brawijaya
16
PEMBAHASAN 1. Analisis Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit a. Lingkungan Pengendalian 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas Dilihat dari struktur organisasi KPRI-UB, telah dilakukan pemisahan fungsi dalam hubungannya dengan proses penjualan kredit. 2) Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Pelimpahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab diwujudkan secara tertulis dalam
uraian
tugas
(job
description)
yang
ditetapkan
oleh
organisasi/perusahaan sesuai dengan kedudukan dalam struktur organisasi. 3) Kebijakan yang berhubungan dengan penjualan kredit Kebijakan Akuntansi -
Metode akuntansi yang digunakan adalah akrual.
-
Metode pencatatan persediaan yang digunakan adalah perpetual.
-
Metode penilaian persediaan yang digunakan adalah FIFO.
Kebijakan Manajemen Kebijakan manajemen di KPRI-UB yang berhubungan dengan penjulan kredit telah diuraikan secara terperinci. b. Aktivitas-aktivitas Pengendalian 1) Kecukupan atas prosedur penjulan kredit Di KPRI-UB, setiap karyawan yang terdaftar sebagai anggota yang dapat melakukan pembelian secara kredit di toserba KPRI-UB dengan maksimal plafond sesuai dengan golongan kepangkatannya.
17
Sederhananya otorisasi kredit untuk transaksi penjualan secara kredit di toserba KPRI dapat menjadi salah satu kendala, dimana anggota dapat terus melakukan pembelian secara kredit selama piutang anggota belum melebihi plafond pinjaman dan anggota rutin membayar. Selain itu, lama waktu angsuran pinjaman ditentukan sendiri oleh anggota dengan kebijakan manajemen dengan maksimal sebanyak 10X untuk transaksi pembelian bahan kebutuhan pokok. 2) Kelengkapan dokumen atas penjulan kredit Dokumen atas proses penjualan kredit dinilai sudah cukup, yaitu struk penjualan lembar kedua yang ditandatangani anggota dan bukti kas keluar sebanyak 2 (dua) rangkap yang ditandatangani dan distempel. 3) Sistem otorisasi dan pencatatan Otorisasi penjualan kredit diberikan oleh kasir hanya dengan melihat informasi dari komputer toserba dengan memasukkan nama anggota. Hanya saja untuk penentuan lama waktu angsuran disesuaikan dengan keinginan anggota dengan maksimal 10x angsuran. Untuk pencatatan atas piutang anngota akan dientry ke komputer oleh bagian simpan pinjam. 4) Penyimpanan dan pemeliharaan file anggota Penyimpanan dan pemeliharaan file anggota yang melakukan piutang dilakukan oleh bagian simpan pinjam. Dimana penyimpanan file anggota di KPRI-UB sudah menggunakan sistem terkomputerisasi. File anggota disimpan berdasarkan nama keanggotannya.
18
5) Pengendalian hak akses Yang dapat melakukan akses atas data dari anggota yang melakukan piutang hanya operator bagian simpan pinjam saja. Dan untuk masuk dalam program, operator unit pinjaman harus memasukkan password terlebih dahulu. c. Penilaian Risiko Dalam sistem penjualan kredit terdapat beberapa kendala pada prosedurnya, antara lain: Mudahnya KPRI-UB memberikan otorisasi dalam penjualan kredit dimana penjualan kredit akan terus dilakukan selama piutang anggota belum melebihi batas plafod pinjaman. Lama waktu angsuran ditentukan sendiri oleh anggota dengan batas maksimal untuk pembelian bahan kebutuhan pokok maksimal 10X angsuran dan kasir hanya memberi saran. d. Informasi dan Komunikasi Dalam hal ini, KPRI-UB menggunakan software valid soft untuk semua divisi yang ada. Sedangkan, informasi mengenai data riwayat anggota yang melakukan pinjaman di KPRI-UB baik dari pembelian secara kredit di toserba, pinjaman uang tunai, maupun dari pembiayaan akan dicatat dan disimpan oleh bagian simpan pinjam. e. Pemantauan Manajer KPRI-UB telah memberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang kepada masing-masing bagian yang terkait dengan transaksi penjualan kredit secara jelas.
19
2. Analisis Sistem Pembayaran dan Pelunasan Piutang a. Lingkungan Pengendalian 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas Dilihat dari struktur organisasi dari KPRI-UB, telah dilakukan pemisahan fungsi dalam hubungannya dengan proses pembayaran dan pelunasan piutang. 2) Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Pelimpahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab diwujudkan secara tertulis dalam uraian tugas yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan sesuai dengan kedudukan dalam struktur organisasi. 3) Kebijakan yang berhubungan dengan penjualan kredit Kebijakan Akuntansi -
Metode akuntansi yang digunakan adalah akrual.
Kebijakan Manajemen Kebijakan manajemen di KPRI-UB yang berhubungan dengan pembayaran dan pelunasan piutang telah diuraikan secara terperinci. b. Aktivitas-aktivitas Pengendalian 1) Kecukupan atas prosedur penjulan kredit Prosedur atas pembayaran dan pelunasan piutang dinilai cukup. 2) Kelengkapan dokumen atas penjulan kredit Untuk dokumen yang terkait atas pembayaran dan pelunasan piutang dinilai cukup dan untuk dokumen-dokumen tersebut telah dibuat lebih dari satu rangkap kecuali Surat Tagihan Pinjaman.
20
3) Sistem otorisasi dan pencatatan Dalam proses pembayaran dan pelunasan piutang dokumen yang digunakan adalah Surat Tagihan Pinjaman (STP), Surat Setoran Bank (SSB), dan Bukti Kas Masuk (BKM) dan setiap dokumen yang ada telah mendapatkan otorisasi dari bagian-bagian yang terkait. 4) Penyimpanan dan pemeliharaan file anggota Penyimpanan dan pemeliharaan file anggota yang melakukan piutang dilakukan oleh bagian simpan pinjam. Dimana penyimpanan file anggota di KPRI-UB sudah menggunakan sistem terkomputerisasi. File anggota disimpan berdasarkan nama keanggotannya. 5) Pengendalian hak akses Yang dapat melakukan akses atas data dari anggota yang melakukan piutang hanya operator bagian simpan pinjam saja. Dan untuk masuk dalam program, operator unit pinjaman harus memasukkan password terlebih dahulu. c. Penilaian Risiko Dalam sistem pembayaran dan pelunasan piutang, jika anggota tidak melakukan pembayaran/pelunasan piutang sebelum tanggal 20 setiap bulannya ke KPRI-UB maka bagian simpan pinjam akan mengirimkan STP ke juru bayar masingmasing fakultas untuk dilakukan pemotongan gaji. d. Informasi dan Komunikasi KPRI-UB menggunakan software valid soft untuk semua divisi yang ada. Dimana semua divisi akan terhubung satu sama lain sehingga informasi yang
21
dibutuhkan oleh bagian yang terkait dalam pembayaran dan pelunasan piutang anggota dapat diperoleh. e. Pemantauan Manajer KPRI-UB telah memberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang kepada masing-masing bagian yang terkait dengan transaksi pembayaran dan pelunasan piutang anggota secara jelas.
KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Pada dasarnya untuk penerapan sistem pengendalian intern penjualan kredit di KPRI-UB sudah cukup baik, namun ada celah yang menjadi kendala dalam sistem ini antara lain: Mudahnya KPRI-UB memberikan otorisasi dalam penjualan kredit dimana penjualan kredit akan terus dilakukan selama piutang anggota belum melebihi batas plafod pinjaman. Lama angsuran pembayaran piutang yang ditentukan sendiri oleh anggota dengan kebijakan pemberian batasan maksimal 10X angsuran untuk bahan kebutuhan pokok. Terlalu mudahnya pemberian otorisasi atas penjualan kredit tentu dapat merugikan pihak KPRI, jika kemudian hari terjadi keterlambatan anggota dalam membayar piutang dan sulitnya dalam penagihan piutang bagi anggota yang
22
menunggak sehingga kemungkinan terjadi piutang tak tertagih karena tidak terbayarnya piutang oleh anggota dikemudian hari dapat saja terjadi. b. Sistem Pengendalian Intern Pembayaran dan Pelunasan Piutang Untuk penerapan sistem pengendalian intern pada siklus pembayaran dan pelunasan piutang di KPRI-UB sudah baik, dimana jika anggota tidak melakukan pelunasan piutang sebelum tanggal 20 tiap bulannya, maka bagian simpan pinjam akan membuat surat tagihan pinjaman yang telah mendapat otorisasi dari manager KPRI-UB untuk kemudian diberikan kepada juru bayar masing-masing fakultas untuk dilakukan pemotongan gaji. Namun, bagaimana baiknya suatu sistem yang telah dijalankan, pasti ada risiko bawaan yang dapat mengahalangi sistem itu berjalan dengan baik. Kemungkinan keterlambatan dalam membayar piutang, terjadinya penunggakan piutang oleh anggota, dan gaji anggota yang tidak mencukupi untuk membayar piutang merupakan hal-hal dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya piutang yang tak dapat ditagih di kemudian hari.
SARAN Setelah melihat beberapa fakta diatas di KPRI-UB mempunyai sistem pengendalian intern yang baik, meski bagaimanapun baiknya suatu sistem itu dibuat, pasti ada celah kelemahan yang dapat mengahalangi sistem itu berjalan dengan baik. Adapun saran dari penulis untuk memperbaiki adanya celah kelemahan yang ada antara lain: a. Untuk plafond pinjaman khusus penjualan kredit seharusnya dibatasi sebesar 1025% dari total plafond pinjaman yang diberikan oleh KPRI-UB pada tiap anggota. Dengan perincian misalnya: maksimal 10% untuk bahan kebutuhan pokok sehari-
23
hari dan maksimal 25% untuk barang kebutuhan lainnya (misal: furniture dan elektronik). b. Untuk lama waktu angsuran pinjaman seharusnya ditentukan oleh kasir unit dengan kebijakan dari manajemen dan bukan ditentukan sendiri oleh pelanggan/anggota KPRI-UB. DAFTAR PUSTAKA Ardiyos. 2007. Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima. Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Bodnar, Goeorge H. dan Hopwood, William S. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia. Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang. 1999. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Kasmir. 2000. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi akuntansi, Jilid 1. Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Lexy J. Moleong. 2001. Metodologi Penelitian Kualitati. Bandung: PT Remaja Rosdakarya (Anggota IKAPI). Midjan, La dan Susanto, Azhar. 1999. Sistem Informasi Akuntansi I (Pendekatan Sistem, Pratika, Penyususnan, Metode dan Prosedur). Edisi 6. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga. Yogyakarta: Salemba Empat. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Per 1 Juli 2009. Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul John. 2004. Accounting Information Systems 9th Edition, (Sistem Informasi Akuntansi. Buku 1), (Fitriasari, Dewi dan Kwary, Deny Arnos). Jakarta: Salemba Empat. Sekaran, Uma. 2006. Evaluasi Metodologi Penelitian Untuk Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Sumadji, dkk. 2006. Kamus Ekonomi Lengkap. Wipress. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.
24
