ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ
PROYEK AKHIR CESAR HASIBUAN 29105138
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007
ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ Oleh: CESAR HASIBUAN NIM : 29105138
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007 Menyetujui,
Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng.
i
EFFECTIVENESS ANALYSIS OF PROCESS IMPROVEMENT METHODOLOGIES AT PT XYZ CESAR HASIBUAN NIM: 29105138 Date of Final Examination: May 2007 Date of Graduation: July 2007 Magister in Business and Administration Program School of Business and Management Institut Teknologi Bandung, 2007 Final Project Advisor: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng ABSTRACT
To face growing competition, globalization trends and free trade market in current market condition, companies who intend to sustain or grow their business cannot rely on their existing or past performance and achievements. To face the raging competition, companies must continuously improve their business process. One concept that religiously practiced by Japan companies, which adopted from Japanese life culture is kaizen, or continuous improvement. PT XYZ, a subsidiary of a US‐based company is a cost center of the company. As such, PT XYZ is evaluated by its capabilities to control its operational cost. Consequently, the
strategy employed by PT XYZ to increase their competitiveness is to set the lowest operational cost target possible. This strategy is generally known as cost leadership strategy. In this generic strategy PT XYZ don’t target to create profit, but to control all incurred cost from its busincess process, operational and product (which mainly driven by material and labour cost). Currently as an implementation of the above‐mentioned strategy, PT XYZ is employing a process improvement initiative through the formation of several process improvement teams. Two widely used process improvement methodology are DMAIC (Define‐ Measure‐Analyze‐Improve‐Control) approach from Six Sigma methodology, and DD (Differential Diagnosis) approach, which was introduced to the company by Dr. Gondhalekar of Kaizen Institute. The teams employ the two approach separately, since DD approach was more preferable, mainly due to its easy‐to‐understand steps. This approach was also accepted through all the teams as more powerful to identify problem causes, so defect rate can be reduced faster. The main objective of this final project is to conduct analysis in both methodologies implementation in a real case in PT XYZ, to review whether the main objective of the
ii
process improvement initiative, which is cost reduction, is achieved as well. Based on observations in production shop floor, this final project gives several analyses on cost reduction and some suggestion to achieve the main objective of the whole process.
Keywords: Process improvement, cost reduction, process improvement methodology, Six Sigma, DMAIC, Differential Diagnosis, process improvement project effectiveness.
iii
ANALISIS EFEKTIVITAS METODOLOGI PERBAIKAN PROSES DI PT. XYZ CESAR HASIBUAN NIM: 29105138 Tanggal Lulus Ujian Akhir: Mei 2007 Tanggal Wisuda: Juli 2007 Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Dr. Ir. Dermawan Wibisono, M.Eng ABSTRAK
Dalam menghadapi persaingan, globalisasi dan kondisi pasar bebas dewasa ini, perusahaan yang memiliki tujuan untuk mempertahankan atau mengembangkan bisnisnya tidak bisa hanya mengandalkan kinerja dan pencapaian prestasi perusahaan yang pernah dicapai di masa lalu. Untuk menghadapi iklim kompetisi yang semakin keras di masa depan, perusahaan harus terus menerus secara berkesinambungan melakuka perbaikan dalam proses bisnisnya. Konsep yang banyak dianut perusahaan Jepang dan diadopsi dari budaya kehidupan sehari‐hari masyarakat Jepang adalah kaizen atau perbaikan yang berkesinambungan. PT XYZ sebagai anak perusahaan dari induk di luar negeri, merupakan salah satu cost center dari induk perusahaan tersebut. Sebagai cost center, PT XYZ dievaluasi
berdasarkan kemampuan untuk mengontrol biaya operasional. Sebagai konsekuensi dari evaluasi ini, strategi yang digunakan oleh PT XYZ untuk meningkatkan daya saing adalah adalah dengan mentargetkan biaya serendah‐ rendahnya (cost leadership). Dengan strategi ini, PT XYZ tidak memiliki target untuk mencetak profit setinggi‐tingginya, melainkan menekan segala biaya yang timbul akibat kegiatan operasional dan biaya produk (material/tenaga kerja). Pada saat ini sebagai implementasi dari strategi di atas, PT XYZ memiliki inisiatif perbaikan proses melalui pembentukan beberapa tim (process improvement teams). Dua metodologi yang digunakan oleh tim‐tim ini dalam mendapatkan perbaikan proses adalah pendekatan DMAIC (Define‐Measure‐Analyze‐Improve‐Control) dari metodologi Six Sigma, dan pendekatan DD (Differential Diagnosis) yang diperkenalkan Dr. Gondhalekar dari Kaizen Institute.
iv
Saat ini tim melakukan implementasi kedua metodologi ini secara terpisah, karena metodologi DD dianggap lebih gampang untuk dijalanka dan dimengerti, serta dengan cepat menemukan sumber masalah sehingga angka produk cacat (defective) bisa segera diturunkan. Tujuan dari projek akhir ini adalah untuk melakukan analisis pada implementasi kedua metodologi tersebut pada contoh kasus nyata di PT XYZ serta melihat apakah tujuan awal dari inisiatif perbaikan proses yaitu pengurangan biaya (cost reduction) tercapai. Berdasarkan pengamatan di lapangan, maka projek akhir ini memberikan beberapa analisis tentang pengurangan biaya dan beberapa usulan untuk mencapai tujuan awal proses tersebut. Kata kunci: Perbaikan proses, pengurangan biaya, metodologi perbaikan proses, Six Sigma, DMAIC, Differential Diagnosis, efektivitas proyek perbaikan proses.
v
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. i ABSTRACT .................................................................................................................... ii ABSTRAK ...................................................................................................................... iv DAFTAR ISI .................................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................................ ix DAFTAR GRAFIK ......................................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................. xi KATA PENGANTAR ................................................................................................... xii BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………… 1 1.1. Asal Masalah ………………………………………………………………….... 1 1.2. Sejarah Perusahaan …………………………………………………………….. 2 1.3. Bidang Usaha …………………………………………………………………... 4 1.4. Unit Analisis dan Pembatasan Masalah ………….…………………………….. 5 1.5. Isu Bisnis ………………………………………………………………………. 7 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS …………………………………………………… 9 2.1 Kerangka Konseptual …………………………………………………………… 9 2.2 Analisis Situasi ………………………………………………………………….10 2.3 Akar Masalah ……………………………………………………………………16 BAB III SOLUSI BISNIS ……………………………………………………………... 19 3.1 Alternatif Solusi ……………………………………………………………….. 19 3.1.1
Metodologi Six Sigma menggunakan pendekatan DMAIC ……… 20
3.1.1.1 Dasar Teori …………………………………………………………. 20 3.1.1.2 Aplikasi dalam Perbaikan Proses Spray Painting di PT XYZ …………………………………………………………. 29
vi
3.1.1.2.1
Define ………………………………………………………. 29
3.1.1.2.2
Measure …………………………………………………… 31
3.1.1.2.3
Analyze ……………………………………………………. 34
3.1.1.2.4
Improve ……………………………………………………. 37
3.1.1.2.5
Control …………………………………………………….. 41
3.1.1.3 Hasil Akhir ………………………………………………………… 42 3.1.2
Metodologi Differential Diagnosis ……………………………………. 43
3.1.2.1 Dasar Teori ………………………………………………………... 43 3.1.2.2 Langkah‐langkah dalam Metodologi DD …………………….. 44 3.1.2.3 Aplikasi dalam Perbaikan Proses Spray Painting di PT XYZ ………………………………………………………… 48 3.1.2.3.1
Data dan Temuan dari Gemba …………………………. 49
3.1.2.3.2
Analisis Tim dan Beberapa Percobaan untuk Konfirmasi Penyebab ……………………………………. 51
3.1.2.4 Hasil Akhir ………………………………………………………… 54 3.2 Analisis Perbandingan Efektivitas Metodologi Pemecahan Masalah yang telah dijalankan di PT XYZ ………………………………… 55 BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI ………………………………………………. 61 4.1 Rencana Implementasi …………………………………………………………. 61 4.1.1
Analisis Mengapa Cost Reduction Tidak Tercapai ……………….. 61
4.1.2
Celah Antara Ekspektasi dan Pelaksanaan ………………………... 64
4.1.3
Rencana Perbaikan …………………………………………………….. 64
4.2 Kebutuhan Sumber Daya .................................................................................... 66 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 67 2.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 67 2.2 Saran ................................................................................................................... 68 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 71
vii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Deployment Chart Proses Produksi PT XYZ ………………………… 5 Gambar 2.1. Kerangka Konseptual ............................................................................. 10 Gambar 3.1 Diagram SIPOC ........................................................................................ 22 Gambar 3.2 Kerangka Kerja Fase Analyze ................................................................ 26 Gambar 3.3. Matriks Impact vs Control …………………………………………… 27 Gambar 3.4. Diagram SIPOC Proses Spray Painting PT XYZ................................ 30 Gambar 3.5 Diagram Tulang Ikan Penyebab Defect ............................................... 35 Gambar 3.6. Matriks Impact vs Control untuk beberapa Faktor Vital .................. 37 Gambar 3.7. Kontainer Stainless Steel untuk Pencucian Mask .............................. 38 Gambar 3.8 Contoh Kuas Baru dan Lama (Lebih Dari 3 Bulan) ………………… 38 Gambar 3.9 Simulasi Pembuatan Jarak Antar Kait ……………………………….. 39 Gambar 3.10. Cotton Rag dengan ukuran Dua Kali Lebih Kecil ………………... 39 Gambar 3.11. Andon pada Ban Berjalan …………………………………………… 52 Gambar 3.12. Botol Alkohol untuk Tangan Kanan Operator Proses CRWN ...... 52 Gambar 3.13. Nozzle yang Rusak (kiri) dan Masih Baik (kanan) ......................... 53 Gambar 4.1. Diagram Alir Metodologi Perbaikan Proses Dengan Memasukkan Unsur Analisa Keuangan ................................................................... 65
viii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Rekapitulasi Defect Rate Januari-Maret 2006 ................................................ 17 Tabel 3.1. Hubungan Sigma dengan Defect Rate ............................................................ 21 Tabel 3.2. Rekapitulasi Pengambilan Data Defect berdasarkan Jenis Rotohead ........................................................................................ 32 Tabel 3.3. Rekapitulasi Pengambilan Data Defect berdasarkan Sub‐proses ............................................................................................... 33 Tabel 3.4. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “APA” .................................... 45 Tabel 3.5. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “DIMANA” ........................... 46 Tabel 3.6. Pertanyaan yang Berhubungan Dengan “KAPAN” .............................. 46 Tabel 3.7. Data yang Berhubungan Dengan “APA” ................................................ 49 Tabel 3.8. Data yang Berhubungan Dengan “DIMANA” ....................................... 50 Tabel 3.9. Data Defect Selama proyek DD ................................................................. 54 Tabel 3.10. Pembobotan Kriteria ................................................................................. 56 Tabel 3.11. Perbandingan Keadaan Sebelum dan Sesudah Kedua Metodologi ........................................................................................ 57 Tabel 3.12. Standar Penilaian Kriteria ....................................................................... 58 Tabel 3.13. Penilaian Masing-Masing Kriteria dan Penilaian Setelah Pembobotan ........................................................................................................ 59
ix
DAFTAR GRAFIK Grafik 3.1 Defect Rate Setelah Implementasi Perbaikan ......................................... 40 Grafik 3.2. Rekapitulasi Defect Rate karena Dirty/ Contamination Paint Setelah Implementasi Perbaikan ...................................................................... 42 Grafik 3.3. Defect Selama proyek DD ……………………………………………….. 54
x
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1
Metodologi Define‐Measure‐Analyze‐Improve Control dari pendekatan Six Sigma
xi
KATA PENGANTAR Segala puji syukur pada Tuhan, hanya semata karena berkat dan bimbinganNya tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Program Magister Administrasi Bisnis, Institut Teknologi Bandung. Hasil penelitian ini diharapkan bisa memberikan gambaran tentang metodologi perbaikan proses dan bagaimana agar tujuan awal proses tersebut dapat tercapai secara efektif, terutama dari segi penghematan biaya. Khususnya projek akhir ini diharapkan dapat memperkenalkan metodologi Differential Diagnosis yang masih jarang dipraktekkan pada kegiatan perusahaan sehari‐hari. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar‐ besarnya kepada: 1. Tuhan Yesus yang selalu memberikan berkat dan rahmatNya selama kuliah dan penyusunan projek akhir ini. 2. Bp. Dermawan Wibisono Ph.D yang sudah memberikan arahan dan koreksi selama proses penyusunan projek akhir ini. 3. Sri Eko, Vita dan Stefan atas pengertian dan perhatian yang diberikan selama kuliah hingga projek akhir ini selesai. 4. Keluarga yang telah memberikan dukungan dan doa. 5. Teman‐teman Eksekutif‐32 Jababeka atas kerjasamanya selama kuliah. Kritik dan saran untuk penyempurnaan projek akhir ini sangat diharapkan, semoga projek akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Bandung, April 2007
xii
Cesar Hasibuan
xiii
