Amit nem mérsz, azzal kapcsolatban könnyen bajba kerülhetsz
Horváth Zoltán Cashflow Mérnök
© 2008 Kimberley Group Kft. Minden jog fenntartva. Hálás köszönet illeti az L. Ron Hubbard Library-t, amiért engedélyezte, hogy részleteket közöljünk L. Ron Hubbard szerzői joggal védett munkáiból. Engedélyszám: # 90715212/L.
Amit nem mérsz, azzal kapcsolatban könnyen bajba kerülhetsz Csak az elmúlt 1,5 évben közel 5 millió Euró összegben találtam nem hatékony, „heverésző” pénzt ügyfeleimnek a saját cégeikben. Érdekel, hogy mi áll a háttérben? Nos, előbb egy kis kitérővel kell, hogy kezdjem. Mintegy 15 évvel ezelőtt arra figyeltem fel, hogy a volt állami vállalatok tömegesen mentek csődbe, és kerültek később felszámolás alá. Számomra meglepő volt, hogy hogyan lehet ez, hiszen viszonylag egyszerű alapokon nyugszik a pénzügy teljes témaköre, véges irányelvek és törvényszerűségek szabályozzák, és ráadásul ezek az irányelvek illetve törvényszerűségek ugyanezek voltak 1000 évvel ezelőtt is, ilyenek most is, és ilyenek lesznek 1000 év múlva is. Ezt a témakört egyszer kell megérteni, megtanulni, és utána „már csak” alkalmazni kell. Szóval volt szerencsém az elmúl több mint másfél évtizedben rengeteg vállalkozóval beszélnem a pénzügyekről, és sikerült egy életbevágóan fontos felismerésre szert tennem: a vállalkozóknak nem állnak rendelkezésre – tisztelet az igen kis százalékot képviselő kivételnek - tény adatok a vállalkozásuk irányításához, nincsenek naprakész információk a cégük gazdálkodásáról, termeléséről, eladásairól, működéséről. Olyan ez, mintha vezetnél egy repülőgépet vak sötétben, ködben, és egyetlen műszer sem működne. Ugye, érzékelhető, hogy ez nem egy stabil, biztosan szerencsével, sikerrel járó helyzet? Nos, amikor egy céget egy vállalkozó úgy próbál meg vezetni, hogy nem állnak a rendelkezésére megfelelő struktúrában naprakész pénzügyi adatok, akkor gyakorlatilag vaksötétben vezeti a cégét, és esetlegessé válik a cég pénzügyi túlélése. Amikor ezek a megfelelően strukturált adatok nem állnak a rendelkezésre, akkor bejönnek a „vélemények”, meg a „hatodik érzék”, meg a jósnő. Egyszóval a véletlenre hagyatkozik - mondjuk egy 200 fős - cég jövője. Kissé vad, nem?
Szoktam idézni kedvenc, és általam a legnagyobbra tartott mesteremtől, l. Ron Hubbardtól (LRH). Ő így fogalmazza meg az ezzel kapcsolatos gondolatait: „Számos ország számos társadalmának számos rétegében és számos tevékenységében a személyek közötti kapcsolatok világosan bizonyítják, hogy az ember legnagyobb és legigazságtalanabb hibája a teljesen vélemény alapján történő cselekvés.” LRH Ugye, hogy látható, hogy amikor az ember elkezd vélemények alapján működni, akkor gyorsan félre tud menni a valóságtól, hiszen elegendő egy „jóakaró”, aki elmagyarázza, vagy inkább sugallja, hogy Bélát ki kellene rúgni, mert a múltkor is késett a munkahelyéről. Ha nem vizsgálod meg, hogy Bélának milyen egyébként a teljesítménye a cégben, mennyire hasznos tagja a cégnek, akkor hamar abban a helyzetben találhatod magad, hogy megszabadultál a legjobb emberedtől. Hogy ilyenek ne tudjanak előfordulni, és teljesen meg lehessen szüntetni a vélemények alapján történő működést, a döntéseinket tény adatokra kell alapoznunk, és ki kell szűrni az „elképzeléseket”, az „úgy gondolom, hogy…”-okat, és minden más, nem tényeken alapuló információt. Ehhez azonban eszközökre lesz szükségünk. A legkézenfekvőbb eszköz a statisztikák. Már látom, hogy néhány cégvezetőnek feláll a hátán a szőr a statisztika szó hallatán. Nem alaptalanul! Volt régebben egy vicc, hogy hogyan lehet fokozni a hazugságot? Hazugság, nagy hazugság, statisztika. ☺ Persze, itt most nem erről van szó, hanem arról, hogy objektíven mérjük a működésünket, és a teljesítményünket. A statisztikák nagyon hasznosak egy cég életében – feltéve, hogy megfelelő struktúrában vannak összeállítva, és a megfelelő dolgokat mérjük -, ugyanis azonnali, objektív, és pontos adatokat mutatnak. Ráadásul egy folyamatot is le lehet velük írni. Ilyen mérhető folyamat lehet például, ha egy értékesítő esetében statisztikákkal méred, hogy hány tárgyaláson vett részt, hányszor kötött szerződést, mekkora értékben, mennyi a befolyt bevétele, stb. „Ha statisztikákat használunk, már messze a dolgok megtörténte előtt előre lehet látni, hogy mi fog történni.” LRH Hogyan is igaz Hubbard úr gondolata?
A fenti példán, amikor az értékesítő rendszeresen, hétről hétre vezeti ezeket a statisztikákat, akkor első felismerésként rájöhetünk arra, hogy minél több tárgyaláson vesz részt az illető, annál többet fog szerződni, és annál több lesz a bevétele is. Ha hiszed, ha nem, ezt a pokolian egyszerű felismerést kb a vállalkozók 1%-a tudja. Pedig milyen kézenfekvő, nem? És erre a statisztikák nélkül elég nehéz rájönni. A következő felismerés az lesz, hogy „jéé, ha kezd emelkedni, vagy leesni a tárgyalási szám, akkor pár hét múlva az eladások és majd a befolyt bevétel is követi ezt az emelkedést, vagy csökkenést”. Tehát a kezünkben van egy objektív eszköz, amivel lehet kontrollálni a jelent és a jövőt is! A másik fontos dolog, hogy a megfelelő struktúrában szükségesek az adatok. A fenti értékesítői példán levezetve, ha rossz a statisztikák struktúrája, azaz például azt mérnénk, hogy hány km-t autózott az értékesítő, vagy hogy hány ajtón kellett bemennie a tárgyalásokhoz átlagosan, akkor valószínűleg nem jutnánk sehová, mert ezek az adatok, ebben az értékesítői folyamatban nem érdekes információk. A pénzügyekre visszatérve, vajon hány vállalkozásnak vannak megfelelően strukturálva az adatai? Egyáltalán mérnek-e valamit pénzügyileg? Sok cég igen, mér. Ugyanakkor ezek közül is sokan nem a megfelelő struktúrában nézik a céges adatokat. Mérnek olyan dolgokat, amelyek nem annyira fontosak a céges cashflow szempontjából, és nem mérnek olyat, ami viszont égető lehet. Ilyenek például, hogy hány napra fizetnek átlagosan a vevőink? Mennyi a lejárt vevői követelés állomány? Ezek fontosak lennének? Igen. Mégis jelentős kisebbség, akik ténylegesen mérik is ezeket. Gyakran olyan banális dolgokon csúszik ez el, hogy nem tudja a vállalkozó, hogy ilyen adatokat figyelni kellene. A Cashflow Hatékonyság™ Szoftvercsomag épp ezeket a pénzügyi adatokat hivatott a megfelelő struktúrában megadni a vállalkozónak. Kezeli a legfontosabb olyan pénzügyi tényezőket, mint a készletforgás, készlethatékonyság, vevői hatékonyság, szállítói hatékonyság, vevői alku, szállítói alku, elfekvő készlet kezelése, és még egy seregnyi egyéb dolog, amelyek a leginkább befolyásolják a céges cashflow-t.
Egy ilyen szoftver – használva, és az adatokat naprakészen tartva – gyakorlatilag annyival előbb jelzi a céges trendeket és a várható veszélyeket, hogy gyakorlatilag szinte nem fordulhat elő, hogy a cég csöndben csődbe menjen, mert a vállalkozó idejekorán észlelni lesz képes a kedvezőtlen trendeket, és még idejében lesz képes beavatkozni a céges cashflow folyamataiba. Itt tudod megismerni ezt a szoftvercsomagot: Cashflow Hatékonyság™ Csomag Használd egészséggel!
Horváth Zoltán Cashflow Mérnök
