ALGEMENE INFORMATIE...2 AFDRUKBEHEER...3

Wis@d

Afdrukbeheer

Inhoud ALGEMENE INFORMATIE .........................................................................................................................2 AFDRUKBEHEER..........................................................................................................................................3 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3. 3.1 3.2 3.3 4.

AFDRUKKEN VAN GEGEVENS ................................................................................................................3 Een afdruk maken ...........................................................................................................................4 Formulierlocatie .............................................................................................................................6 Prioriteitenschema voor formulieren..............................................................................................7 WERKEN MET FORMULIEREN ................................................................................................................8 Aanpassen/ creëren van formulieren ..............................................................................................9 Distributie van formulieren.............................................................................................................9 Eigen versie van bestaand formulier.............................................................................................10 Formulieren koppelen aan een scherm .........................................................................................11 Formulieren toevoegen aan de formulierenbibliotheek ................................................................15 EXPORT VAN GEGEVENS NAAR WORD ................................................................................................18 Seriebrief.......................................................................................................................................18 Nieuwe tabel .................................................................................................................................21 Tabel opvullen...............................................................................................................................22 EXPORT VAN GEGEVENS NAAR EXCEL ................................................................................................24

Wis@d

Afdrukbeheer

Algemene informatie Volgende extra velden worden in de handleiding gebruikt: •

Instellingen

•

Informatie – tips

•

Voorbeelden

Deze komen overeen met onderstaande iconen:

Dit icoon duidt een instelling (al dan niet van het programma) aan. In het menu Bewerken kan je gebruikmaken van de VK – Voorkeurinstellingen en Huidig venster om je persoonlijke gebruiksinstellingen aan te passen.

Dit icoon duidt een informatieveld aan. Hierin wordt extra informatie gegeven over de omschreven functionaliteit.

Dit icoon duidt een praktisch voorbeeld aan. De gegevens uit het programma worden vertaald naar een voorbeeld uit de praktijk.

Algemene informatie

-2-

Wis@d

Afdrukbeheer

Afdrukbeheer 1.

Afdrukken van gegevens

Als gebruiker in Wis@d kan je gegevens op verschillende wijzen opvragen. Enerzijds kan je gegevens op het scherm raadplegen. Hiervoor kan je oa de zoekfunctionaliteit (de verrekijker) gebruiken. Je kan eveneens een afdruk van de gewenste gegevens maken. Bij het afdrukken (naar de printer – kopieerapparaat) van lijsten, etiketten, … worden gegevens uit de databank in een formulier (sjabloon) geplaatst. Dit formulier bevindt zich op je harde schijf en wordt ingevuld met de gegevens uit de databank. De formulieren bevinden zich dus niet in de databank. Bij het afdrukken van een klaslijst – gesorteerd op klasnummer – wordt het formulier ollkl.wrp opgevuld met de gegevens van de instelling – klas. Onderstaande klaslijst geeft een beeld van een mogelijk resultaat. Figuur 1.1 Afdrukvoorbeeld voor klaslijst van 1AA

In de opleiding formuliergenerator wordt aangeleerd hoe je deze formulieren zowel qua inhoud (gegevensbeheer) als qua lay out kan aanpassen of zelf opbouwen.


-3-

Wis@d

Afdrukbeheer

1.1 Een afdruk maken Om een afdruk van je gegevens te maken, kan je op twee manieren te werk gaan. Afdrukken vanuit een scherm De afdruk maakt gebruik van de gegevens uit het scherm om het gekozen formulier mee op te vullen. Hier wordt geen rekening gehouden met sorteervolgorde, toegevoegde kolommen, … De velden op het formulier bepalen de samenstelling en lay out van de uiteindelijke afdruk. Werkwijze

Omschrijving

Open scherm

Open het scherm van waaruit je een afdruk wil maken

Afdruk maken

Maak de keuze tussen volgende mogelijkheden Klik op het zwarte pijltje naast het printericoon om een afdruk te selecteren – af te drukken Klik op het zwarte pijltje naast het afdrukvoorbeeld om een afdruk te selecteren – een afdrukvoorbeeld te maken

Scherm overzichtslijst leerlingen per klas Hier kan je een klaslijst afdrukken Scherm personeelsfiche Hier kan je een steekkaart/ fiche van een personeelslid afdrukken Scherm fiche van een factuur Hier kan je een factuur (document) afdrukken


-4-

Wis@d

Afdrukbeheer

Gebruik maken van de formulierbibliotheek De formulierenbibliotheek bevat een groot aantal formulieren, georganiseerd in categorieën. Deze formulieren zijn toegankelijk voor alle gebruikers met toegang tot de databank. Aangezien de formulierenbibliotheek losstaat van de scherminhoud, dien je een aantal parameters in te voeren om het formulier in te vullen. Werkwijze

Omschrijving

Open de formulierenbibliotheek

Klik op het icoon van de formulierenbibliotheek

Selecteer een afdruk

Open de categorie die het formulier bevat dat je wenst af te drukken Selecteer het formulier dat je wenst af te drukken

Afdruk parameters

In het tabblad Afdruk parameters voer je de gewenste gegevens in. Deze gegevens worden gebruikt om het formulier op te vullen. •

Afdruk maken

Je kan het tabblad Afdruk parameters eveneens openen door te dubbelklikken op de je formulier.

Klik op het afdrukicoon of maak een afdrukvoorbeeld

Figuur 1.3 Invoering afdruk parameters in formulierenbib


-5-

Wis@d

Afdrukbeheer

1.2 Formulierlocatie Bij het bewaren van formulieren op je harde schijf maak je het onderscheid tussen 2 locaties •

Locatie Wisa-formulieren

•

Locatie Gebruikersformulieren Locatie van formulieren wijzigen: VK – Client instellingen

Wisa-formulieren Standaard worden de Wisa-formulieren bij de installatie in de map C:\wisa\cswisadmin\client\forms\wisa gekopieerd. In deze map mag je geen eigen formulieren bewaren of Wisa-formulieren overschrijven. Deze worden immers overschreven bij het uitvoeren van een update. Gebruikersformulieren De formulieren die je zelf hebt ontworpen, aangepast, … kan je terugvinden in de map C:\wisa\cswisadmin\client\forms\lokaal. Dit kan natuurlijk ook op een andere plaats in het netwerk geplaatst worden. In de toepassing zijn dit de gebruikersformulieren. Hier worden geen Wisaformulieren bewaard. Deze map wordt niet gewijzigd na het uivoeren van een update. Formuliernaam opzoeken Indien je wil weten welk formulier je gebruikt bij het afdrukken van gegevens kan je volgend truukje gebruiken. Dit heb je nodig indien je de formulieren wenst aan te passen. Functionaliteit

Omschrijving

Pad formulieren wijzigen

In het menu VK – Client instellingen wijzig je het formulierpad Plaats een extra karakter achter het huidige pad •

Afdruk maken

C:\wisa\cswisadmin\client\forms\wisa1

Open het scherm van waaruit je een afdruk wenst te maken Maak een afdrukvoorbeeld

Foutmelding interpreteren

In de foutmelding van Wis@d staat de naam van het formulier dat niet gevonden kon worden

Pad formulieren herstellen

Verwijder het extra karakter dat je achter het pad geplaatst hebt •

C:\wisa\cswisadmin\client\forms\wisa

Figuur 1.2 Foutboodschap formulierpad


-6-

Wis@d

Afdrukbeheer

1.3 Prioriteitenschema voor formulieren Wis@d volgt een bepaalde volgorde bij het afdrukken van gegevens. Eerst kijkt Wis@d in de map …\forms\lokaal of er een gebruikersformulier (een aangepast formulier) bestaat. Volgorde

Omschrijving

Gebruikersformulier ..\lokaal

Indien er een gebruikersformulier (of een aangepast formulier) bestaat wordt dit gebruikt bij afdruk

Wisa formulieren ..\wisa

Indien er geen gebruikersformulier bestaat, zoekt Wis@d het formulier in de map …\forms\wisa

Foutmelding

Indien er geen formulier in beide mappen gevonden wordt, geeft Wis@d een foutboodschap met vermelding van het ontbrekende formulier.


-7-

Wis@d

2.

Afdrukbeheer

Werken met formulieren

Volgende stappen dien je uit te voeren wanneer je wil werken met aangepaste of nieuwe formulieren. Indien je een eigen versie maakt van een formulier, volg je onderstaande werkwijze. Werkwijze

Omschrijving

Stap 1

Een eigen versie maken van bestaande formulieren of Creëren van nieuwe formulieren

Stap 2

Distributie van formulieren (toegankelijk maken van formulieren voor client-computers) naar de gebruikersmap

Indien je een nieuw formulier toevoegt, volg je onderstaande werkwijze. Werkwijze

Omschrijving

Stap 1

Een eigen versie maken van bestaande formulieren of Creëren van nieuwe formulieren

Stap 2

Distributie van formulieren (toegankelijk maken van formulieren voor client-computers) naar de gebruikersmap

Stap 3a

Toevoegen van eigen versie/ nieuwe formulieren aan Wis@d-applicatie •

Aan een scherm

Deze formulieren zijn enkel beschikbaar voor de gebruiker die het formulier toevoegt Stap 3b

Toevoegen van eigen versie/ nieuwe formulieren aan Wis@d-applicatie •

Aan de formulierenbibliotheek

Deze formulieren zijn beschikbaar voor alle gebruikers in de databank

Werken met nieuwe formulieren

-8-

Wis@d

Afdrukbeheer

2.1 Aanpassen/ creëren van formulieren Indien je formulieren wenst aan te passen, maak je hiervoor gebruik van de formuliergenerator. Dit programma laat toe bestaande formulieren aan te passen naar je eigen wensen of nieuwe formulieren (from scratch) op te bouwen. Meer informatie ivm het gebruik van de formuliergenerator krijg je tijdens de opleidingen formuliergenerator voor beginners en formulierengenerator voor gevorderden.

2.2 Distributie van formulieren Wis@d maakt gebruik van formulierbestanden bij het afdrukken van gegevens. Dit gebeurt zowel bij het afdrukken vanuit een scherm als het afdrukken door gebruik te maken van de formulierenbibliotheek. Deze formulierbestanden worden gekopieerd naar de client-computer/ netwerklocatie (afhankelijk van de parameters die gebruikt worden bij installatie). De formulieren mogen niet in submappen geplaatst worden onder deze formuliermappen. Het toevoegen van nieuwe formulieren aan een scherm of aan de formulierenbibliotheek is niet voldoende om de afdrukken effectief te kunnen maken. Hiervoor dienen de nieuwe bestanden ook fysiek naar de client-computer/ netwerklocatie gekopieerd te worden. Distributie van de Wisa-formulieren Standaardformulieren die Wisa voorziet in het programma worden verspreid bij het uitvoeren van versie-updates. Het is belangrijk dat je met de laatste versie van het programma werkt zodat je beschikt over de recentste formulierbestanden. Distributie van eigen formulieren Indien je formulieren zelf aanpast, kan je deze organiseren door deze op een gedeelde netwerklocatie te plaatsen. Werkwijze

Omschrijving

Kopiëren

Kopieer de formulieren naar een gedeelde netwerklocatie of Plaats de aangepaste formulieren op elke client-computer

Map selectie

Onderstaand schermvoorbeeld maakt gebruik van de map F:\netwerkmap\Wisad\Forms\Lokaal

Controle locatie

Zorg ervoor dat alle client-computers gebruikmaken van de dezelfde instellingen voor formulieren

Figuur 2.1 Locatie van de formulieren wijzigen

Een nieuw systeem voor oa formulierdistributie wordt nog gedocumenteerd. Dit systeem laat toe formulieren (en andere documenten) te verspreiden door gebruik te maken van het internet. Je spreekt hierbij over het kasten-systeem. Werken met nieuwe formulieren

-9-

Wis@d

Afdrukbeheer

2.3 Eigen versie van bestaand formulier Werken in schermen/ formulierenbibliotheek Indien je de bestaande afdruk niet wenst te gebruiken, kan je hiervoor een eigen versie maken. Deze druk je dan af door gebruik te maken van dezelfde afdrukopdracht. Bij het maken van een eigen versie van formulieren, zijn de acties die je dient te ondernemen minimaal. Je kan wel een aantal instellingen controleren om er zeker van te zijn dat je een correcte afdruk krijgt. Werkwijze

Omschrijving

Bestandsnaam

Zorg ervoor dat de bestandsnaam van je eigen versie van het formulier identiek is aan de originele naam van het Wisa-formulier.

Formulierlocatie

Plaats de eigen versie van het bestaande formulier in de map met gebruikersformulieren.

Figuur 2.2 Deze klaslijst verwijst naar het formulier OKlasLL.wrp

Prioriteitenschema voor formulieren Voor het ophalen van OKlasLL.wrop volgt Wis@d een bepaalde volgorde bij het afdrukken van gegevens. Eerst kijkt Wis@d in de map …\forms\lokaal of er een gebruikersformulier (een aangepast formulier) bestaat. Gebruikersformulier ..\lokaal

Indien er een gebruikersformulier OKlasLL.wrp bestaat, wordt dit gebruikt bij afdruk

Wisa formulieren ..\wisa

Indien er geen gebruikersformulier bestaat, zoekt Wis@d het formulier in de map …\forms\wisa


- 10 -

Wis@d

Afdrukbeheer

2.4 Formulieren koppelen aan een scherm Nieuwe formulieren kunnen aan één of meerdere schermen gekoppeld worden. Afhankelijk van de wijzigingen in een bestaand schermformulier ga je op een andere wijze te werk. Bij het toevoegen van formulieren aan een bepaald scherm kan enkel de actieve gebruiker die het formulier toevoegt, gebruik maken van het toegevoegde formulier. Andere gebruikers krijgen het formulier niet te zien. Nieuwe formulieren toevoegen Je hebt een nieuwe lay out gemaakt. Dit is een nieuw formulier met een eigen gekozen naam in de lokale map. Je voegt dit formulier toe aan het gekozen scherm. Figuur 2.2 1ste formulier toevoegen

De toegevoegde afdruk is enkel zichtbaar voor de gebruiker die het formulier aan het scherm heeft gekoppeld.


- 11 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Werkwijze

Omschrijving

Openen van venster

Zoek het venster waaraan je een formulier wil toevoegen Open het venster

Open vensterinstellingen 1ste formulier toevoegen

Klik op Bewerken – Huidig venster Selecteer het tabblad Instellingen Klik onder de naam en voer een naam in voor het formulier Selecteer de bestandslocatie door 2x te klikken en het bestand op te zoeken

Afsluiten

Klik op [Gereed] om af te sluiten

Het toegevoegde formulier verschijnt onderaan in de keuzelijst bij de afdrukknop.

Figuur 2.2 1ste formulier toevoegen

Voor volgende formulieren maak je gebruik van onderstaande werkwijze Werkwijze

Omschrijving

2de of volgende formulier toevoegen

Klik op de knop [Toevoegen] Geef een naam op voor je formulier Selecteer het bestand door te bladeren in je gebruikersformulieren

Afsluiten

Klik op [Gereed] om af te sluiten


- 12 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Figuur 2.3 2de of volgende formulier toevoegen


- 13 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Je kan het standaardformulier voor een scherm wijzigen. Dwz dat wanneer je geen selectie maakt bij het afdrukvoorbeeld/ afdruk het ingestelde standaardformulier wordt afgedrukt. Werkwijze

Omschrijving

Scherm openen

Op het scherm Bewerken – huidig venster Ga naar het tabblad Instellingen

Standaardformulier kiezen

Selecteer het standaardformulier uit de keuzelijst Klik op [Gereed]

Zorg ervoor dat de optie gebruikersformulieren aangevinkt staan in je instellingen, of het formulier verdwijnt na het sluiten van het scherm.

Bewaren van gebruikersformulieren: VK – Algemeen – Gebruikersformulieren


- 14 -

Wis@d

Afdrukbeheer

2.5 Formulieren toevoegen aan de formulierenbibliotheek Wanneer je formulieren beschikbaar wil stellen voor meerdere gebruikers, of deze wenst te centraliseren in een ‘formulierenarchief’, voeg je deze toe aan de formulierenbibliotheek. Deze bibliotheek kan je het best laten beheren door één of meerdere ‘bibliothecarissen’. Hiervoor dien je volgende stappen te zetten •

Maak een fiche aan voor het formulier

•

Voer de benodigde parameters in

•

Plaats het formulier in de juiste categorie

In volgende werkwijze wordt er vanuitgegaan dat het formulier reeds gekopieerd werd naar de map met gebruikersformulieren. Nieuwe fiche Om een nieuwe fiche aan de formulierenbibliotheek toe te voegen, open je het menu Extra – Formulieren – Fiche Werkwijze

Omschrijving

Code toevoegen

Voeg een code toe voor het formulier Hiervoor gebruik je best de bestandsnaam van het formulier zonder de extensie .wrp

Naam toevoegen

Voor een naam in die iets meer informatie geeft over de aard van het formulier (zie Figuur 2.4)

Bestandsnaam kiezen

Selecteer het bestand

Categorie

Dit laat je best op Alle formulieren staan. Het koppelen van formulieren aan categorieën doe je op een eenvoudigere wijze.

Omschrijving toevoegen

Hier voeg je een uitgebreidere omschrijving toe die de gebruikers meer inzicht geven in de werking van het formulier. Deze kan een gebruiker raadplegen voor hij/ zij het formulier afdrukt.

Opslaan

Sla de fiche op

Figuur 2.4 Formulierfiche toevoegen aan de formulierenbibliothe ek


- 15 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Parameters invoeren Elk formulier maakt gebruik van bepaalde parameters die het formulier meekrijgt vanuit het scherm. Deze parameters vraag je na bij de persoon die het formulier heeft ontworpen/ aangepast. De volgorde van het toevoegen van parameters is zeer belangrijk. Parameters voor een klaslijst •

Eerst komt de parameter werkdatum

•

Daarna de parameter voor de keuzelijst van de klassen

Werkwijze

Omschrijving

Parameter toevoegen

Voeg een nieuw record toe

Naam parameter invoeren

Voer de naam van de parameter in. Deze moet overeenkomen met de gebruikte parameter uit het formulier.

Omschrijving invoeren

Hier voer je een omschrijving in die bij het parameterveld in de formulierenbibliotheek getoond wordt.

Parametertype bepalen

Selecteer het parametertype Bij een verwijzing kan je een veld uit de keuzelijst bij Lijst selecteren

Parameters controleren

In het tabblad Afdruk parameters kan je de werking van het formulier (correctheid van parameters) controleren

Parameters van standaard Wisa-formulieren mag je niet aanpassen.

Figuur 2.5 Parameters aanpassen


- 16 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Parameters worden in het formulier weergegeven tussen de vierkante haken [: en :] Voor een klaslijst voeg je de parameters Werkdatum en KL_ID toe

Bij het toevoegen van een parameter dien je een logische volgorde te hanteren. Afdruk van een leerlingfiche •

Eerst de parameter KL_ID

•

Daarna de parameter LL_ID

De volgorde voor de parameters komt overeen met de volgorde van invoer. Organiseren van je formulieren Nadat je een fiche aan de bibliotheek hebt toegevoegd, dien je het formulier in een categorie te plaatsen. Hiervoor vertrek je vanuit het menu Extra – Formulieren – In categorie plaatsen Aangezien je het formulier in vorige handeling hebt laten staan in de categorie Alle formulieren, vind je de fiche snel terug. Werkwijze

Omschrijving

Formulier in categorie plaatsen

Sleep het formulier naar de juiste categorie

Nieuwe categorie maken

Selecteer de bovenliggende categorie waarin je de map wilt maken Klik met de rechtermuisknop in de mappenstructuur Voeg een nieuwe subcategorie toe

Categorie hernoemen

Klik met de rechtermuisknop in de mappenstructuur Hernoem de categorie

Categorie verwijderen

Klik met de rechtermuisknop in de mappenstructuur Verwijder de categorie

Figuur 2.6 Formulier in categorie plaatsen


- 17 -

Wis@d

3.

Afdrukbeheer

Export van gegevens naar Word

De exportfunctie laat toe gegevens uit een overzichtsscherm te exporteren naar een tekstdocument voor MsWord of OpenOffice.org. Je kan deze export doen voor het huidige record of voor alle records in de lijst. De samenstelling van je overzicht kan je hierbij overnemen zodat je dit niet in je tekstverwerker dient aan te passen. Bij het maken van een export naar MsWord heb je drie mogelijkheden •

Seriebrief

•

Nieuwe tabel

•

Tabel opvullen

In elk exporttype vertrek je vanuit een opgemaakt startdocument.

3.1 Seriebrief De optie seriebrief laat toe gegevens uit een overzichtsscherm te exporteren naar velden in een bestaand document. Dit document wordt als sjabloon gebruikt. Op basis van dit document wordt een nieuw document(en) aangemaakt. Aanmaak startdocument Het startdocument gebruik je als sjabloon om je gegevens uit de databank in weg te schrijven. Werkwijze

Omschrijving

Tekst toevoegen

Open een tekstdocument en voer je basistekst voor het document in.

Velden invoegen

Op de plaats waar gegevens dienen ingevoegd te worden, voeg je velden toe. De veldnamen zijn dezelfde als de veldnamen uit de databank en plaats je in drukletters – tussen accolades.

Veldnamen opzoeken

•

{PS_NAAM}

•

{LL_GEBOORTEDATUM}

Veldnamen vind je terug


•

Bij het toevoegen van velden aan een overzicht

•

Na het klikken bij Nieuwe tabel in de exportfunctie

- 18 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Export naar meerdere, aparte documenten Na het opslaan van je startdocument kan je de gegevens uit het overzicht exporteren naar dit document. Voor elk record wordt in onderstaande werkwijze een nieuw document aangemaakt. Werkwijze

Omschrijving

Voeg velden toe

Zorg ervoor dat de velden die je wil exporteren in het overzicht staan.

Open de exportfunctie

•

Klik met de rechtermuisknop in je overzicht en selecteer Export naar Word of

•

Selecteer deze functie in het menu Record of

•

Gebruik de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [W]

Selectie type

Selecteer de optie Seriebrief

Selectie startdocument

Selecteer het startdocument

Selectie record

Plaats een vinkje bij Alleen huidig record indien je enkel het actieve record wil exporteren

Selectie acties

Selecteer welke acties Wis@d moet ondernemen bij het aanmaken

Locatie doelmap

Indien je het document laat opslaan (zie acties) •

Ontbrekende ophalen

Selecteer de map waarin je de aangemaakte documenten wenst op te slaan

Klik op [Ontbrekende ophalen] om de ontbrekende velden op te halen en geef deze een waarde

Ontbrekende ophalen: dit zijn velden die in het startdocument zitten, maar niet in je export. Je gebruikt deze functie •

om fouten in veldnamen op te sporen

•

om een aanvulling te doen

Ontbrekende ophalen om foutieve veldnamen op te sporen {LL_NAA} wordt teruggevonden. Deze veldnaam corrigeer je in het startdocument zodat er {LL_NAAM} staat. Ontbrekende ophalen om aanvullingen te doen {DATUM } wordt teruggevonden. Je geeft deze de waarde 12 januari ’06 om de datum in je document in te voeren.

Werkwijze

Omschrijving

Selectie acties


Aanmaken

Klik op [Aanmaken] en sluit je document


- 19 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Extra Je kan de benaming van het geëxporteerde sjabloon aanpassen. Onderstaande parameters kan je gebruiken bij Document sjabloon Type parameter

Omschrijving

Geen

Documenten krijgen de naam 1.doc, 2.doc, …

%N

Nummer wordt opgenomen in de documentnaam •

%D

‘%N%_vlaai’ 1_vlaai.doc, 2_vlaai.doc

Systeemdatum wordt opgenomen in de documentnaam •

%VELDNAAM%

‘%N%_%D%_vlaai’ 1_20060101_vlaai.doc

Een beschikbare veldnaam wordt opgenomen in de documentnaam •

‘%PS_NAAM% %PS_VOORNAAM%-geb’ wordt Dilmans Jan-geb.doc, Robrechts Peter-geb.doc

Zorg ervoor dat je een unieke benaming bekomt. Je kan hiervoor een combinatie van parameters gebruiken.

Je kan geëxporteerde documenten automatisch samenvoegen in 1 document, nl. een samengevoegd document.


- 20 -

Wis@d

Afdrukbeheer

3.2 Nieuwe tabel Je kan in een bestaand document een nieuwe tabel invoegen. Bij het aanmaken van een tekstdocument plaats je een veld (dat niet geëxporteerd wordt – unieke veldnaam) op de plaats waar de tabel dient te komen. Aanmaak startdocument Het startdocument gebruik je als sjabloon om je gegevens uit de databank in weg te schrijven. Werkwijze

Omschrijving

Tekst toevoegen


Tabellocatie invoegen

Op de plaats waar de tabel dient ingevoegd te worden, voeg je een nieuwe veldnaam toe. De veldnaam van de tabel moet verschillende zijn van de veldnamen uit de databank. •

{TABEL_LL}

•

{TB_PSADRES}

Exporteren van gegevens Werkwijze

Omschrijving

Voeg velden toe



•


•


•


Selectie type

Selecteer de optie Nieuwe tabel



Selectie acties


Bestandsnaam

Selecteer de map waar je het bestand wilt opslaan Geef het bestand een naam

Selectie kolommen

Selecteer de kolommen die je wil opnemen in de nieuwe tabel •

De veldnaam wordt gebruikt als kolomhoofding in het tekstdocument.

Ontbrekende ophalen

Klik op [Ontbrekende ophalen] om de ontbrekende velden op te halen en geef deze eventueel een waarde (niet deze van een tabelveld)

Selecteer locatie

Selecteer het veld voor locatie waar de tabel terecht moet komen

Aanmaken

Klik op [Aanmaken] en sluit je venster


- 21 -

Wis@d

Afdrukbeheer

3.3 Tabel opvullen Met deze functie kan je een tabel laten opvullen die je op voorhand gedefinieerd hebt in een tekstdocument. Aanmaak startdocument Het startdocument gebruik je als sjabloon om je gegevens uit de databank in weg te schrijven. Werkwijze

Omschrijving

Tekst toevoegen


Tabel invoegen

Voeg een lege tabel toe. Tabelstructuur: 2 rijen waarvan •

1ste rij: kolomhoofding (zelf te kiezen)

•

Eventueel extra rijen met informatie

•

Onderste rij: veldnamen uit de databank

Als je een tabel maakt met meer dan 1 rij, moeten de veldnamen in de onderste rij ingebracht worden. Er mag met andere woorden geen lege rij meer bestaan onder de rij met veldnamen. Er mag slechts 1 veld per kolom staan.

Een tabel met de naam, voornaam en het rijksregisternummer van een leerling

Naam

Voornaam

Rijksregisternummer

{LL_NAAM}

{LL_VOORNAAM}

{LL_RIJKSREGISTERNR}


- 22 -

Wis@d

Afdrukbeheer

Export van gegevens Werkwijze

Omschrijving

Voeg velden toe



•


•


•


Selectie type

Selecteer de optie Tabel opvullen



Selectie acties


Bestandsnaam

Selecteer de map waar je het bestand wilt opslaan Geef het bestand een naam

Ontbrekende ophalen

Klik op [Ontbrekende ophalen] om de ontbrekende velden op te halen en geef deze een waarde

Selectie acties


Aanmaken

Klik op [Aanmaken] en sluit het venster


- 23 -

Wis@d

4.

Afdrukbeheer

Export van gegevens naar Excel

De exportfunctie laat toe gegevens uit een overzichtsscherm te exporteren naar een rekenbladdocument voor MsExcel. Bij het maken van een export naar MsExcel kan je werken met een sjabloon. Een bestaand excelrekenblad wordt opgevuld en opgeslagen onder een nieuwe naam. Je kan eveneens vertrekken vanuit een leeg rekenblad. Werkwijze

Omschrijving


•

Klik met de rechtermuisknop in je overzicht en selecteer Export naar Excel of

•


•

Gebruik de toetsencombinatie [Ctrl] + [Shift] + [E]

Sjabloon gebruiken

Indien je wil vertrekken vanuit een bestaand Excel-document, lokaliseer je hier het bestand.

Opslaan als

Geef je nieuw excel-bestand een naam •

Selectie Kolommen

Voeg de extensie .xls toe aan je bestandsnaam

Selecteer de kolommen die je wenst te exporteren •

De types ID, FK en FKP geven getalwaardes terug

Indien je vanuit een sjabloon vertrekt, moet je het exportdocument opslaan onder een andere naam.

Optionele acties Werkwijze

Omschrijving

Selectie startcel

Indien je vanuit een sjabloon vertrekt, kan je een startcel opgeven. Als je dit veld leeg laat, wordt cel A1 gebruikt als startcel.

Veldnamen 1ste rij

Selecteer of Wis@d de veldnamen exporteert naar de eerste rij

Excel starten

Indien Excel gestart dient te worden, zet je hier een vinkje

Aanmaken

Klik op [Aanmaken] om het geëxporteerde bestand aan te maken

Je kan in de voorkeurinstellingen ook een map opgeven om je sjablonen op te slaan en het resultaat van de export.

Export van gegevens naar Excel

- 24 -

ALGEMENE INFORMATIE...2 AFDRUKBEHEER...3

Recommend Documents