Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie
Gebruikershandleiding betreffende werking van de websurvey voor respondenten van de Enquête naar de Structuur van de Ondernemingen
Enquêtejaar 2011 - Versie 1.1 – 26 oktober 2012
1
Inhoudstafel 1.Inleiding ........................................................................................................ 3 2.Inloggen ........................................................................................................ 4 3.Manueel invullen van enquête naar de structuur van de ondernemingen via internet ............................................................................................................. 7 Pagina’s ................................................................................................................ 7 Vooraf ingevulde velden (prefill gegevens) ............................................................ 7 Infoknop ................................................................................................................ 7 Soorten invoervelden in de websurvey .................................................................. 7 Ondernemingsnummer ...................................................................................... 8 Datum-veld ........................................................................................................ 8 Tekst-veld .......................................................................................................... 9 Euro’s ................................................................................................................ 9 Percentage ...................................................................................................... 10 Aanvinken van hokje ....................................................................................... 10 Samengestelde rubrieken (tuples) ................................................................... 11 Zoeken in lijst .................................................................................................. 11 Tijdelijk bewaren ................................................................................................. 14
4. Opladen van een XBRL-bestand ............................................................... 15 Importeren van XBRL instanties .......................................................................... 15 Status van de documenten en eventuele validatiefouten ..................................... 17 Geen validatiefouten ........................................................................................ 17 Validatiefouten ................................................................................................. 18
5. Valideren van documenten ........................................................................ 21
2
1.Inleiding Dit document handelt over de websurvey waarmee bedrijven de Enquête naar de Structuur van de Ondernemingen kunnen invullen. Deze webtoepassing is gebaseerd op XBRL technologie. Alle bedrijven die geselecteerd werden in de steekproef voor enquêtejaar 2011 krijgen een brief met daarin de link naar de websurvey, met een gebruikersnaam en paswoord. Ondernemingen kunnen op twee manieren deze webtoepassing gebruiken ofwel kunt u de gegevens manueel invoeren via de websurvey (zie deel 3 in deze handleiding) ofwel kunt u een XBRL-bestand aangemaakt door uw boekhoudpakket uploaden zodat de gegevens automatisch worden ingevuld in de websurvey (zie deel 4 in deze handleiding) Enkel volledig gevalideerde documenten worden door de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie aanvaard (zie deel 5 van deze handleiding).
3
2.Inloggen Surf naar de pagina van de websurvey:
https://edatenq.economie.fgov.be/edatenq/loginForm.html
In het veld ‘identificatie’ wordt de gebruikersnaam ingevoerd, en in het veld ‘paswoord’ het paswoord. Opgelet : zowel de gebruikersnaam als het paswoord zijn hoofdlettergevoelig! Gebruikersnaam en paswoord werden in principe per post bezorgd aan de onderneming. Na het inloggen wordt aan u gevraagd om een e-mailadres op te geven :
Indien u die invult (wat ze overigens niet verplicht zijn), dan kan u in de toekomst zelf een nieuw paswoord aanvragen en zal volledig automatisch een nieuw paswoord verstuurd worden naar de aangever, zonder dat de Algemene Directie Statistiek en Economische
4
informatie moet tussenkomen. Op de beginpagina (zie hieronder) kan u klikken op de link ‘ Paswoord vergeten ?’
U komt terecht op het volgende scherm :
Door de ‘identificatie’ op te geven en hetzelfde e-mailadres als hierboven beschreven, op te geven, zal u volledig automatisch een nieuw paswoord toegestuurd krijgen. Opgepast : Geeft de onderneming een ander e-mail adres op, dan zal dit niet lukken. Nadien komt u terecht op een voor het bedrijf gepersonaliseerde pagina waarop de gegevens van het bedrijf worden geafficheerd en aangegeven wordt welk(e) document(en) uw bedrijf moet invullen met betrekking tot de structuurenquête.
5
Het kader ‘Aangever’ links in het scherm wordt voor de structuurenquête altijd volledig automatisch ingevuld. In dit scherm kunt u geen wijzigingen aanbrengen aan de benaming en/of adres van uw onderneming. Indien u een wijziging van benaming en/of adres wenst door te geven, dient u hiervoor een mail te sturen naar onze dienst. (email adres :
[email protected]) Het kader ‘Contactpersonen’ afficheert een aantal contactgegevens van uw onderneming zoals ze momenteel gekend zijn bij onze administratie. U kunt in dit scherm de contactpersonen (intern binnen de onderneming en/of extern buiten de onderneming) wijzigen of toevoegen. Voor meer info kan de onderneming klikken op de knop Als u wijzigingen aanbrengt aan de contactpersonen (intern of extern) of contactgegevens toevoegt, wordt de knop ‘Bewaren’ beschikbaar voor de onderneming.
Om de aangebrachte wijzigingen of toevoegingen te bewaren, dient u verplicht te drukken op deze knop. Het kader ‘Documentenlijst’ geeft de documenten van de structuurenquête weer die door u ingevuld moeten worden. De tabel geeft per document weer: Op welk jaar het document betrekking heeft; De periode waarop het document betrekking heeft (voor een jaarlijkse enquête zoals de structuurenquête is dit het jaar); De naam van het document; Statuut van het document: niet ingevuld, gedeeltelijk ingevuld of ingevuld; Uiterste datum: de uiterste datum waarop het document moet ingevuld worden (Voor de structuurenquête geldt de regel zoals bepaald in het Koninklijk Besluit van 18 juli 2008. Daarin wordt aangegeven dat elke onderneming 60 kalenderdagen de tijd krijgt om de enquête in te vullen, te rekenen vanaf de datum van verzending van de oproepingsbrief. Het veld ‘uiterste datum’ zal dan ook niet ingevuld worden voor de structuurenquête.) Datum van ontvangst: de datum waarop het document werd ingevuld en verzonden; Kolom ‘wijzigen’: deze kolom geeft weer of de gebruiker de rechten heeft om een document te wijzigen (een rood kruis geeft aan dat de gebruiker niet over de nodige rechten beschikt om een document in te vullen of te wijzigen); Kolom ‘lezen’: deze kolom geeft weer of de gebruiker het recht heeft om het document te lezen (een rood kruis geeft aan dat de gebruiker niet over de nodige rechten beschikt om het document te lezen); Kolom ‘acties’: geeft weer welke acties kunnen worden ondernomen op het document (niet van toepassing voor de structuurenquête ondernemingen).
6
3.Manueel invullen van enquête naar de structuur van de ondernemingen via internet Pagina’s Een enquêteformulier bestaat uit meerdere pagina’s. Met de navigatieknoppen onderaan de pagina kan je navigeren tussen de pagina’s. Bij het veranderen van pagina worden de ingevulde gegevens (tijdelijk) opgeslagen. Navigatieknoppen:
(Eerste pagina – vorige pagina – volgende pagina – laatste pagina)
Vooraf ingevulde velden (prefill gegevens) Gegevens die reeds bekend zijn bij de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (ADSEI) worden vooraf ingevuld in de enquête om dubbele bevraging te vermijden. Dit betreft zowel algemene gegevens als boekhoudkundige rubrieken uit de jaarrekeningen (enkel voor bedrijven die een jaarrekening indienden bij de Nationale Bank van België).
Infoknop Door op deze knop te klikken verschijnt bijkomende uitleg bij de desbetreffende rubriek. Door nog eens op deze knop te klikken verdwijnt deze informatie weer.
Soorten invoervelden in de websurvey Hieronder staat een overzicht van de soorten invoervelden in de Enquête naar de Structuur van de Ondernemingen.
7
Ondernemingsnummer -
Het ondernemingsnummer moet beginnen met de letters BE met daaropvolgend 10 cijfers (het ondernemingsnummer beginnend met een nul) foutboodschap indien niet correct: “Het nummer komt niet overeen met het gedefinieerde type 'BE0123456789'.”
Datum-veld -
het datumformaat is ‘YYYY-MM-DD' : eerst jaar, dan maand, dan dag
U kan een datum invoeren door gebruik te maken van de kleine kalender die verschijnt wanneer men klikt op het ‘hokje’ rechts van het invoerveld. Via deze kalender selecteert U een datum door te navigeren naar het gewenste jaartal en maand (via de pijlen) en vervolgens op de gewenste dag te klikken.
8
Tekst-veld -
Aanvaardt zowel tekst als numerieke gegevens Beperkt in aantal karakters (maximum 250 karakters) Voorbeeld: correctie van de omschrijving van de activiteiten van de onderneming of toevoeging nieuwe activiteit
Euro’s -
Euroteken in invulveld Uitgedrukt in EENHEDEN euro (dus niet in duizenden euro) Twee decimalen kunnen ingetikt worden. OPGELET: komma kan niet ingevoerd worden, gebruik een punt als decimaalteken Maximum 14 posities voor de punt en maximum 2 decimalen, kan meestal enkel positief zijn maar soms kan het zowel positief als negatief zijn Voorbeeld: geproduceerde vaste activa (moet positief zijn), voorraad goederen in bewerking en gereed product en bestellingen in uitvoering (kan positief of negatief zijn)
9
-
Foutboodschap indien niet correct: “Het numerieke veld bestaat uit maximaal 14 posities voor het decimaalteken(=punt) en 2 decimalen. (De ingevoerde waarde is ook steeds positief.)”
Negatieve waarde Positieve waarde
foutboodschap
Percentage -
Percentage moet ingevuld worden als een getal tussen nul en honderd komma kan niet ingevoerd worden, gebruik een punt als decimaalteken maximaal 4 decimale getallen
Aanvinken van hokje Bij bepaalde vragen moet een hokje aangevinkt worden als de voorafgaande bewering van toepassing is. U doet dit door eenmaal te klikken in het hokje. Er verschijnt dan een ‘v’. U kunt dit ongedaan maken door er nog eens op te klikken.
10
Samengestelde rubrieken (tuples) Een samengestelde rubriek bestaat uit twee velden die logischerwijs samen horen: een tekstgedeelte en een bepaalde waarde verbonden aan het tekstgedeelte. Bijvoorbeeld: Omschrijving van de activiteit (tekstgedeelte) en deel van de omzet verbonden aan deze activiteit (%). De omzet bestaat bijvoorbeeld voor 75% uit goederenvervoer over de weg en voor 25% uit ingenieurs en aanverwante technische adviseurs. Een ‘samengestelde rubriek’ toevoegen of verwijderen gebeurt via de knop ‘toevoegen item’ / ‘verwijderen item’.
Toevoegen/Verwijderen item
Zoeken in lijst Soms moeten gegevens geselecteerd worden uit een lijst. Dit is het geval voor: - land (volledige, verkorte en gedetailleerde vragenlijst, zie punt 1) - omschrijving van de activiteiten (kader m.b.t. de activiteit in bepaalde dienstensectoren, zie punt 2)
11
1.Een land zoeken Een land zoeken in een lijst doet u door te klikken op de Search-knop rechts van het invoerveld.
Dan verschijnt een pop-up, waarin u het woord (of een deel van het woord) dat u zoekt intypt. Klik vervolgens op de zoek-knop. (Indien u werkt met Internet Exporer 8 dan kan het gebeuren dat de lijst opent in een nieuw tabblad. Eventueel kunt u dit veranderen via het menu Extra -> Internetopties -> Algemeen -> Tabbladen -> Instellingen -> Internet explorer bepaalt hoe pop – ups worden geopend).
De resultaten van de zoekopdracht verschijnen. U klikt in het bolletje voor de correcte optie en bevestigt door te klikken op ‘kiezen’.
De geselecteerde optie wordt doorgestuurd naar de vragenlijst. Het is mogelijk om een gekozen waarde uit een lijst te wijzigen. Klik op ‘search’ en volg dezelfde procedure. De nieuwe gekozen waarde zal de oude waarde vervangen De lijst met landen bevat normaalgezien alle bestaande landen ter wereld.. Als de opgegeven waarde niet wordt teruggevonden in de lijst, verschijnt de boodschap ‘geen resultaat gevonden’.
12
Er zijn twee mogelijke oorzaken: ofwel is de ingetypte waarde verkeerd geschreven, ofwel bevindt de waarde zich niet in de lijst. Probeer opnieuw met een andere zoekactie, want mogelijks zit de waarde met een andere schrijfwijze in de lijst, waardoor het niet teruggevonden wordt. Typ bijvoorbeeld enkel een deel van de waarde in. In dit voorbeeld wordt ‘slovenie’ niet teruggevonden, omdat in de lijst ‘slovenië’ met ë (ë met dubbele punt) staat geschreven. Wanneer we echter de zoekactie beperken tot ‘slov’ vinden we ‘Slovenië’ wel terug in de lijst.
2. Een activiteit zoeken De procedure voor het invoeren van de activiteiten in het kader m.b.t. de activiteit is gelijkaardig. Eerst dient U de ‘Search-knop’ rechts van het invoerveld aan te klikken.
Dan verschijnt een pop-up, waarin u het woord (of een deel van het woord) dat u zoekt intypt. Klik vervolgens op de Zoek-knop.
13
De resultaten van de zoekopdracht verschijnen. U klikt in het bolletje voor de correcte optie en bevestigt door te klikken op ‘Kiezen’.
De geselecteerde optie wordt doorgestuurd naar de vragenlijst.
Tijdelijk bewaren
Door op de knop ‘tijdelijk bewaren’ te klikken worden de ingevoerde gegevens tijdelijk bewaard. Wanneer u nu de sessie afsluit en later opnieuw opent, zult u alle reeds ingevulde gegevens terugvinden in het formulier. De gegevens zijn echter nog niet gevalideerd en definitief doorgestuurd.
14
4. Opladen van een XBRL-bestand Om een XBRL-bestand op te laden moet eerst ingelogd worden (zie hiervoor deel 2 van deze handleiding).
Importeren van XBRL instanties Eénmaal ingelogd, vindt u onder het kader met de lijst van documenten de knop ‘Documenten importeren’. Deze toets laat u toe om verder te gaan naar het scherm waar XBRL-documenten kunnen worden opgeladen. Eénmaal men op de knop ‘importeren’ geklikt heeft, komt men terecht in het scherm ‘Importeer XBRL instantie’.
In dit scherm moet U de locatie weergeven van het XBRL bestand dat opgeladen moet worden. Opgelet: het xbrl bestand dat kan worden opgeladen voor de structuurenquête is specifiek voor de structuurenquête. Het xbrl bestand voor de neerlegging van de jaarrekeningen bij de nationale bank kan niet worden opgeladen voor het invullen van de structuurenquête.
15
Volgende procedure moet daarbij gevolgd worden: - Klik op bladeren (browse). Een dialoogvenster met als titel ‘Bestand Uploaden’ (choose file to upload) wordt geopend. - In het vak ‘Files of Type’ kiest men ‘Alle bestanden’ (all files) - Zoek in de directory-structuur van de pc naar het betreffende bestand, selecteer het bestand, en klik op ‘openen’ (open). - Nadat men op ‘open’ heeft geklikt, zal de locatie van het bestand in het vakje naast de knop ‘Browse’ opgenomen worden. - Klik nadien op ‘Kiezen’.
16
Status van de documenten en eventuele validatiefouten Bij het opladen van het document (of documenten) wordt nagegaan of de gegevens in het 1 XBRL bestand beantwoorden aan de vooropgestelde regels . Dit kan een aantal seconden in beslag nemen. Eenmaal het validatieproces voltooid, zal het resultaat ervan op het scherm verschijnen: documenten kunnen volledig voldoen aan de voorgestelde regels (zie onderdeel geen validatiefouten) of kunnen nog een aantal fouten bevatten (zie onderdeel validatiefouten).
Geen validatiefouten Wanneer het document geen enkele fout bevat, dan verschijnt enkel een kader ‘Status van de geüploade formulieren’ op het scherm. De documenten die volledig en correct ingevuld zijn, krijgen de status ‘Ingevuld’. Deze documenten kunnen enkel nog geraadpleegd maar niet meer gewijzigd worden. Vanuit het scherm ‘status van de geüploade formulieren’ kan u een pdf rapport afdrukken of lokaal opslaan via de knop ‘Creatie van Pdf’
U kan op de knop ‘Wijzigen’ drukken. Daarmee zal hij het scherm van de manuele invoer openen. Echter, het formulier zal niet meer aangepast kunnen worden (de invoervelden zijn in het grijs gearceerd).
1
Het XBRL bestand moet voldoen aan alle vereisten zoals opgenomen in het technisch protocol, te consulteren op de website van FOD Economie. http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/gegevensinzameling/xbrl/ese/index.jsp
17
Validatiefouten Wanneer uw XBRL-bestand een aantal fouten zou bevatten, dan zal een kader ‘Validatiefouten’ op het scherm verschijnen, waarin de validatiefouten, gegroepeerd per document, in het rood aangegeven worden. Onder het kader ‘Validatiefouten’ verschijnt dan het kader ‘Status van de geüploade formulieren’
De status van een document dat een aantal fouten bevat, is “gedeeltelijk ingevuld” of “niet ingevuld”. Documenten met een status “Gedeeltelijk ingevuld” of “Niet ingevuld” kunnen manueel verder ingevuld moeten worden of kunnen (opnieuw) opgeladen worden
Indien men manueel wijzigingen wenst aan te brengen in de webapplicatie, klik dan op ‘wijzigen’ naast het document dat vervolledigd of gecorrigeerd moet worden. De browser zal het formulier openen met alle door de onderneming opgeladen gegevens erin vervat. Rubrieken die mogelijks een fout bevatten worden in het rood aangeduid
18
Eenmaal alle aanvullingen of correcties aangebracht zijn, klik dan op de knop ‘Nakijken fouten en definitief verzenden’. Indien nog niet alle fouten verbeterd zouden zijn, dan worden de resterende fouten opnieuw in het rood aangeduid. Indien het document echter geen fouten meer zou bevatten, dan zal gevraagd worden om te bevestigen dat het document definitief verzonden moet worden.
Indien men op ‘Verzenden’ drukt, dan wordt het formulier verzonden en kan men die niet meer wijzigen. Drukt men echter op ‘Annuleren’ dan kunt u de data nog aanpassen. OPGELET: Zolang niet bevestigd wordt dat een document definitief verzonden moet worden, kan de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie het document niet als voltooid beschouwen. Meer informatie betreffende valideren en mogelijke validatiefouten vindt u in deel 5 van deze handleiding.
19
Een onderneming kan er ook voor opteren om een aangevulde of gecorrigeerd XBRLbestand opnieuw op te laden. Daartoe dient het terug naar de startpagina te gaan door op de knop ‘terug naar startpagina’ te klikken. Eenmaal terug op die pagina, kan men opnieuw op de knop ‘Documenten importeren’ drukken en de procedure zoals hierboven beschreven in het onderdeel ‘importeren van XBRL instanties’ opnieuw doorlopen. Nadat alle gegevens doorgestuurd zijn, kan u terugkeren naar de startpagina en bovenaan rechts klikken op ‘Uitloggen’.
20
5. Valideren van documenten Na het invoeren van de gegevens klikt u op de knop ‘Nakijken fouten en definitief verzenden’, die je terugvindt onderaan elke pagina. Er wordt dan gecontroleerd of de gegevens voldoen aan de voorwaarden.
Er zijn drie mogelijke validatiefouten, die elk afzonderlijk gecontroleerd worden: 1. Ofwel voldoen de ingevulde gegevens niet aan de voorwaarden van de invoervelden. Als de ingevoerde gegevens niet overeenkomen met de specificaties van het datatype verschijnt er een foutboodschap. Voorbeeld : geproduceerde vaste activa moet positief zijn, kan niet negatief - Foutboodschap indien niet correct: “Het numerieke veld bestaat uit maximaal 14 posities voor het decimaalteken(=punt) en 2 decimalen. (De ingevoerde waarde is ook steeds positief.)” OPGELET: de foutboodschap verdwijnt pas als de ingevoerde gegevens conform de voorwaarden van de invoervelden zijn, en nadat de cursor van de muis in een ander invoerveld is geplaatst. 2. Ofwel zijn niet alle verplichte velden ingevuld. Onderaan de pagina verschijnt dan de tekst ‘Vul alle velden met een rood label in’. OPGELET: de niet ingevulde velden kunnen zich ook op een voorgaande of volgende pagina bevinden. U moet dus tussen de pagina’s navigeren om alle verplichte velden in te vullen. De verplichte rubrieken zelf worden wel in het rood aangeduid.
Voor een verplicht veld moet de waarde nul ingevoerd worden als er niets te rapporteren valt. OPGELET: de foutmelding in verband met de verplichte velden verdwijnt pas na het opnieuw valideren (door te klikken op de knop: ‘nakijken fouten en definitief verzenden’).
21
3. Als alle verplichte velden zijn ingevuld, wordt gecontroleerd of de gegevens voldoen aan 2 de rekenkundige en logische controles . In geval van fouten verschijnt onderaan een lijst met alle fouten en ook onder elke betrokken rubriek. OPGELET: deze fouten kunnen zich ook op een voorgaande of volgende pagina bevinden, u moet dus door de pagina’s navigeren om alle fouten op te sporen. De rubrieken die mogelijks een fout bevatten worden wel in het rood aangeduid.
De ingevoerde gegevens moeten zodanig aangepast worden zodat ze voldoen aan de logische controles. OPGELET: de foutmelding in verband met de rekenkundige en logische controles verdwijnt pas na het opnieuw valideren (door te klikken op de knop: ‘nakijken fouten en definitief bewaren’). Als alle verplichte velden ingevuld zijn en de ingevoerde waarden voldoen aan de rekenkundige en logische controles dan verschijnt onderaan de pagina de boodschap: “Uw document is gevalideerd. Wilt u het nu verzenden?”
Als je klikt op ‘verzenden’ wordt het document definitief aanvaard en worden de gegevens doorgestuurd naar de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie. Klik op ‘Annuleren’ om de ingevoerde waarden nog te wijzigen. OPGELET: Zolang niet bevestigd wordt dat een document definitief verzonden moet worden, kan de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie het document niet als voltooid beschouwen.
2
Het XBRL bestand moet voldoen aan alle vereisten zoals opgenomen in het technisch protocol, te consulteren op de website van FOD Economie. http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/gegevensinzameling/xbrl/ese/index.jsp
22
Nadat een document gevalideerd is verschijnt de boodschap “Uw document is gevalideerd”. Vanaf dat moment is de knop ‘creatie van Pdf’ actief. Het wordt mogelijk voor de onderneming om een pdf rapport af te drukken of lokaal op te slaan.
OPGELET: de PDF versie van het document opent in een nieuw venster. Mogelijks moet u de pop-up blokkering op uw computer uitschakelen om het venster te kunnen openen. Nu kan de respondent via de knop ‘terug naar startpagina’ (met de contactgegevens van de onderneming en het statuut van het document) uit de vragenlijst gaan.
Een volgend enquêtedocument kan ingevuld worden. Als de firma alle documenten ingevuld heeft, wordt de sessie beëindigd door te klikken op ‘uitloggen’ (bovenaan op de startpagina).
23
