ActaLibra - eRegistratie
ActaLibra Studie Handleiding eRegistratie
© SDP 2015
Bladzijde 1 van 32
ActaLibra - eRegistratie
Inhoudstafel 1. Inleiding ........................................................................................................ 3 1.1. 1.2. 1.3.
Wat is een eDossier ? .......................................................................................................... 4 De stappen van je eDossier in ActaLibra ............................................................................. 4 Credoc UserID instellen ....................................................................................................... 5
2. Inhoud eDossier voorbereiden in ActaLibra .................................................. 6 2.1. 2.2. 2.3.
Goederen bewaren in eDossier ........................................................................................... 8 Partijen bewaren in eDossier ............................................................................................ 11 Status van de gegevens in je eDossier .............................................................................. 11
3. Inhoud Akte voorbereiden in ActaLibra ...................................................... 12 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
Aktetype bepalen .............................................................................................................. 13 Bedragen aanpassen of toevoegen ................................................................................... 14 Goederen delen of niet delen ........................................................................................... 15 Rechten en partijen aanpassen of toevoegen................................................................... 16 Enkele bijzonderheden ...................................................................................................... 17
4. Documenten toevoegen aan eDossier ........................................................ 20 4.1. 4.2.
Toevoegen vanuit het tabblad eDossier ........................................................................... 20 Uitgifte toevoegen vanuit de module Afschriften en grossen .......................................... 21
5. eDossier uploaden op de eRegistratie applicatie ........................................ 22 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
eDossier uploaden............................................................................................................. 22 Partijen valideren .............................................................................................................. 23 Goed aanpassen na upload op de eRegistratie applicatie ................................................ 23 Geüpload eDossier in ActaLibra schrappen ...................................................................... 24
6. Uitgiften verzenden en antwoorden administratie verwerken ................... 25 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.
© SDP 2015
Uitgiften verzenden........................................................................................................... 25 Antwoorden administratie ontvangen en verwerken ....................................................... 26 Doorhalingsattest en kwijting opslaan .............................................................................. 29 Zoeker voor eRegistration feedback ................................................................................. 31 Zoeker voor eRegistration akten ....................................................................................... 31 Zoeker voor Akten zonder eRegistration link .................................................................... 32
Bladzijde 2 van 32
ActaLibra - eRegistratie
1.
Inleiding
In het kader van de eRegistratie, maak je een eDossier op de eRegistratie applicatie. Je kan dit eDossier echter al voorbereiden in ActaLibra, waarbij je gegevens van het ActaLibra dossier, namelijk de partijen, de goederen en de documenten kan overnemen. Met behulp van de ActaLibra webservices kan je die dan uploaden op de eRegistratie applicatie. Wanneer de antwoorden van het registratiekantoor, hypotheekkantoor of Vlabel op de eRegistratie applicatie beschikbaar zijn, kan je ze overnemen in ActaLibra. In deze handleiding lees je hoe je dit eDossier vanuit ActaLibra kan opmaken en hoe je het uploadt. Deze handleiding beschrijft niet hoe je een eDossier aanmaakt rechtstreeks op de eRegistratie applicatie of hoe je de uitgiften daar digitaal ondertekent.
Aangezien er nog steeds wordt gesleuteld aan de eRegistratie applicatie, zal de werking in ActaLibra ook nog moeten aangepast worden. Dat betekent dat sommige van onderstaande beschrijvingen nog zullen wijzigen. Bovendien zijn er ook nog problemen met de Credoc webservices, waardoor bepaalde hieronder beschreven functionaliteiten voorlopig geblokkeerd zijn. Het gaat meer bepaald over de aanpassingen die je online aan je eDossier doet nadat je je gegevens al geüpload hebt.
© SDP 2015
Bladzijde 3 van 32
ActaLibra - eRegistratie 1.1. Wat is een eDossier ? Op de eRegistratie applicatie werden enkele nieuwe begrippen geïntroduceerd. Hieronder staat toegelicht hoe die zich verhouden tot de gekende begrippen in ActaLibra.
Een eDossier is een verzameling van verschillende Akten. Een eDossier groepeert alle goederen en partijen van de verschillende onderliggende Akten. Het komt overeen met het geheel van een hoofddossier en de eventuele subdossiers in ActaLibra.
Een Akte is de verzameling van alle gegevens die betrekking hebben op een aktedocument. Een Akte bevat dus de goederen en partijen van deze akte. Een Akte komt overeen met een dossier in ActaLibra.
Een Aktetype is de rechtshandeling die vervat zit in de akte. Eén akte kan meerdere rechtshandelingen en bijgevolg meerdere Akteyptes bevatten (bv. schenking-verdeling). Een Aktetype bevat ook eventuele bedragen (bv. kredietbedrag) en rechten van de verschillende partijen.
1.2. De stappen van je eDossier in ActaLibra Hieronder lees je wat de verschillende stappen zijn van je eDossier in ActaLibra. 1. Voor de akte verleden is, zal je in ActaLibra de inhoud van het eDossier voorbereiden en de inhoud van elke Akte voorbereiden. Dit kan je ook doen nadat de akte verleden is. 2. Nadat de akte verleden is , vind je in het expeditieboek welke akten moeten geregistreerd worden. Van hieruit open je het eDossier en kan je de documenten toevoegen aan het eDossier en het eDossier uploaden op de eRegistratie applicatie. 3. Nadat je online de uitgifte verzonden hebt, zal je de antwoorden van de administraties ontvangen en verwerken in het expeditieboekje.
© SDP 2015
Bladzijde 4 van 32
ActaLibra - eRegistratie 1.3. Credoc UserID instellen Voor je gebruik kan maken van de ActaLibra webservices, moet de Credoc UserID van de notarissen en de dossierbeheerders ingesteld zijn. Dit is hun uniek nummer bij Credoc. Deze Credoc UserID wordt zo veel mogelijk automatisch ingesteld in ActaLibra, maar hieronder lees je hoe je die manueel kan instellen: 4. Raadpleeg je Credoc UserID op het e-notariaat via deze link: https://www.e-notariaat.be/start/kantoor/apps/my-study Enkel gebruikers van Credoc met HR-rechten kunnen deze link consulteren. 5. Kopieer het nummer dat je vindt in de kolom Entiteitsnr.
Open het venster van de gebruikersinstellingen in ActaLibra (enkel toegankelijk voor de ActaLibra administrator)
6. Plak voor elke gebruiker dit nummer in in het veldje Credoc ID.
© SDP 2015
Bladzijde 5 van 32
ActaLibra - eRegistratie
2.
Inhoud eDossier voorbereiden in ActaLibra
In ActaLibra kan je de inhoud van je eDossier voorbereiden nog voor de akte verleden is. Je kan hier ook mee wachten tot de akte verleden is. Deze voorbereiding doe je in het tabblad eDossier van je ActaLibra dossier. Vanuit dit tabblad open je een nieuw venster met meerdere tabbladen. Om daar van het ene tabblad naar het andere te gaan, gebruik je de knoppen
en
.
Voor je een eDossier kan voorbereiden, moet je eerst je ActaLibra dossier en de eventuele subdossiers volledig gemaakt hebben. Zorg er ook voor dat alle gegevens ingevuld zijn van alle partijen en goederen. Indien je ActaLibra dossier een subdossier is dat gekoppeld is aan een hoofddossier, bereid je het eDossier best voor vanaf het hoofddossier.
In onderstaand voorbeeld gaat het om een hoofddossier Verkoop met subdossier Krediet, die samen in één eDossier worden opgenomen. Om de inhoud van je eDossier voor te bereiden: 1. Open je ActaLibra dossier.
2. Klik onderaan op het tabblad eDossier. Hiermee open je een nieuw venster met meerdere tabbladen.
© SDP 2015
Bladzijde 6 van 32
ActaLibra - eRegistratie
3. Overloop alle goederen in dit eDossier en pas ze eventueel aan. (Zie hoofdstuk 2.1) 4. Overloop alle partijen in dit eDossier en pas ze eventueel aan. (Zie hoofdstuk 2.2) 5. Klik op om alle goederen en partijen voor dit eDossier te bewaren. Hierdoor zet je ze klaar voor upload naar de eRegistratie applicatie. Tips Standaard wordt één eDossier gemaakt voor het hoofddossier en de verschillende subdossiers samen. Door de dossiers te groeperen in 1 eDossier moet je de partijen online slechts eenmaal valideren. Indien je een eDossier wil maken per ActaLibra dossier, dus een afzonderlijk eDossier voor het hoofddossier en de verschillende subdossiers, vink je het vakje in 1 eDossier af. Daarentegen, wanneer het hoofddossier een basisakte of een verkaveling is, worden het hoofddossier en de subdossiers standaard niet gegroepeerd in 1 eDossier. Hetzelfde geldt voor hoofddossiers met meer dan 4 subdossiers en voor subdossiers met een verlijdensdatum die valt voor 1 september 2014.
© SDP 2015
Bladzijde 7 van 32
ActaLibra - eRegistratie 2.1. Goederen bewaren in eDossier In het tabblad eDossier worden automatisch alle goederen overgenomen uit de verschillende ActaLibra dossiers. Enkele bijzonderheden:
Goederen in het ActaLibra hoofddossier en subdossier worden aan elkaar gekoppeld. Wanneer je dus adres- of kadastergegevens aanpast op het goed in het hoofddossier, zullen die wijzigingen ook overgenomen worden op het goed in de subdossiers. In het eDossier worden gekoppelde goederen beschouwd als één goed, en dus maar éénmaal weergegeven. Deze koppeling wordt op de fiche van het ActaLibra dossiergoed als volgt weergegeven:
Indien een goed meerdere kadasternummers bevat, wordt in het tabblad eDossier een apart goed toegevoegd per kadasternummer.
Vóór je het eDossier bewaart:
Nadat je het eDossier hebt bewaard:
© SDP 2015
Indien een goed slechts één kadasternummer betreft, maar een of meerdere delen bevat, wordt in het tabblad eDossier een apart goed toegevoegd per deel.
Bladzijde 8 van 32
ActaLibra - eRegistratie
Indien je dat deel of die delen wil ingeven, duid je eerst de Aard van het goed aan. Nadien kan je het deel of de delen ingeven in het veld Details. Vóór je het eDossier bewaart:
Nadat je het eDossier hebt bewaard:
Voor je bewaart, kan je volgende wijzigingen aanbrengen in dit overzicht:
Indien er in het overzicht een goed staat dat niet moet overgenomen worden in het eDossier, vink je het vakje van dat goed af.
Wanneer je een goed aanklikt, zie je onderaan het adres en de kadastrale gegevens. Indien de gegevens niet correct of onvolledig zijn, verschijnt er een melding in het rood. Klik op Fiche Goed om in het tabblad Goed van het dossier je gegevens aan te passen.
Je kan hier ook een goed toevoegen dat nog niet in je ActaLibra dossier bestaat, maar dat je wil opzoeken op het Kadaster. FUNCTIE NOG NIET BESCHIKBAAR IN DE HUIDIGE VERSIE VAN DE CREDOC WEBSERVICES (3 april 2015)
1. Klik op via Kadaster. Hierdoor kom je op de eRegistratie applicatie. 2. Zoek je goed op. Op die manier zal het toegevoegd worden aan je online eDossier. 3. Keer terug naar ActaLibra, in het tabblad eDossier. 4. Om het goed ook in te voegen in je ActaLibra dossier, klik je op Sync eDossier.
Voor de goederen bestaat er online op de eRegistratie applicatie momenteel geen validatie zoals voor de partijen. Kijk daarom steeds goed na of de informatie van het goed wel volledig correct is ingevuld.
© SDP 2015
Bladzijde 9 van 32
ActaLibra - eRegistratie Het tabblad Goed in het ActaLibra dossier bevat enkele wijzigingen:
Wanneer het goed 1 kadasternummer bevat, kan je de Aard vermelden. Wanneer de aard een #-teken bevat, kan je een of meerdere Details ingeven. Dit zijn de verschillende delen van het kadasternummer.
Het formaat van het kadasternummer in ActaLibra moet voldoen aan volgende specificaties: De delen van het kadasternummer scheid je met de tekens / \ - of een spatie. Als het goed meerdere kasternummers bevat, scheid je die met , ; + & of en. Als het goed een deel van een kadasternummer betreft, duid je dit aan met : “delen”, “deel van nummer”, “deel van nr”, “/deel”, “deel”, “/dl” of “vroeger” Als het goed een deel van meerdere kadasternummers betreft, duid je dit aan met “deel van nrs”, “delen van”.
Het veld Art., waar je het artikelnummer van de kadastrale legger invult, staat nu naast het veld Details.
© SDP 2015
Bladzijde 10 van 32
ActaLibra - eRegistratie 2.2. Partijen bewaren in eDossier In het tabblad eDossier worden alle partijen overgenomen uit de verschillende ActaLibra dossiers.
Indien eenzelfde persoon partij is in zowel het hoofddossier als in het subdossier, wordt die maar éénmaal overgenomen in het eDossier, met vermelding van zijn/haar verschillende hoedanigheden.
Indien partners samen koper zijn in een dossier, worden ze in het tabblad eDossier ook weergegeven als gemeenschap, ongeacht hun huwelijksstelsel. Let op, in het tabblad Relaties moeten ze gelinkt zijn als echtgenoten. Voor je bewaart, kan je volgende wijzigingen aanbrengen in dit overzicht:
Indien er in het overzicht een partij staat die niet moet overgenomen worden in het online eDossier (vb. makelaar), vink je het vakje van die partij af.
Wanneer je een persoon aanklikt, zie je onderaan het adres en het rijksregisternummer. Indien de gegevens niet correct of onvolledig zijn, verschijnt er een melding in het rood. Klik op Fiche Persoon om in de persoonsfiche de gegevens aan te vullen.
2.3. Status van de gegevens in je eDossier In het tabblad eDossier zie je voor alle goederen en partijen de status in de rechterkolom. Deze status vertelt je welke gegevens bewaard zijn in het eDossier in ActaLibra en welke al geüpload zijn op de eRegistratie applicatie.
dit moet nog aangevuld en bewaard worden
dit is nog niet bewaard en nog niet klaar om te uploaden
nadat je bewaard hebt, heb je aan dit gegeven iets gewijzigd, je moet dit dus opnieuw bewaren
dit is afgevinkt en wordt niet mee geüpload
dit is bewaard en klaar om te uploaden
dit is geüpload naar de eDossier applicatie (zie hoofdstuk 5)
© SDP 2015
Bladzijde 11 van 32
ActaLibra - eRegistratie
3.
Inhoud Akte voorbereiden in ActaLibra
Onder het tabblad Akte voorbereiden bepaal je ondermeer het Aktetype of de meerdere Akte types van elke Akte. Aktetypes zijn de rechtshandelingen die gesteld worden in de Akte.
Nadat je het Aktetype hebt bewaard, opent een paneel met de details van deze Akte. Dit zijn de extra gegevens die je voortaan aan de administratie doorgeeft. Je kan hier bedragen aanpassen of toevoegen, goederen al dan niet delen en rechten van partijen aanpassen of toevoegen.
Nadat je de nodige aanpassingen hebt gedaan aan de bedragen, goederen en partijen, klik je op . De status van elke lijn wordt dan te uploaden.
© SDP 2015
Bladzijde 12 van 32
ActaLibra - eRegistratie 3.1. Aktetype bepalen
Om een aktetype te bepalen per Akte in dit eDossier: 1. Selecteer bij het ActaLibra dossier waarvoor je het aktetype wil bepalen. Het repertoriumnummer en de verlijdensdatum zullen overgenomen worden uit de dossierfiche van zodra daar aangeduid is dat de akte verleden is. 2. Klik in de lijn Akte type(s) op . Er opent een nieuw venster. 3. In dit venster stel je één of meerdere van volgende filters in: Transactietype: kies Met Immo of Geen Immo Akte categorie: kies een categorie in de uitklaplijst. Zoek op tekst (meest aanbevolen methode) : Vul een (deel van een) woord in om te zoeken in de lijst van Akte types en druk op de Tab-toets. Zo bekom je een aantal resultaten die overeenkomen met je zoekterm én de andere ingestelde filterkeuzes.
4. Kies ten slotte het juiste Akte type uit de uitklaplijst en klik op OK. Dit filtervenster sluit en het Akte type is bepaald.
© SDP 2015
Bladzijde 13 van 32
ActaLibra - eRegistratie 5. Bevestig je keuze met de knop OK.
6. Klik nu onderaan op Bewaren. De bedragen, goederen en partijen van de akte verschijnen. (Zie hoofdstukken 3.2, 3.3 en3.4) 7. Indien je Akte meerdere rechtshandelingen bevat, plaats je je cursor in en klik je op
of druk je op F7 om een extra Akte type toe te
voegen. 8. Indien er meerdere Akten zijn in dit eDossier, moet je voor elke Akte het Akte type instellen. In dat geval selecteer je bovenaan bij Akte voor Dossier het volgende dossiernummer en herhaal je bovenstaande stappen.
Tip Nadat de akte verleden is, zullen het repertoriumnummer, de aktedatum en de titularis die ingevuld zijn in het ActaLibra dossier, automatisch overgenomen worden in de Akte van het eDossier.
Tip Je kan ook een bepaald Akte type of een beperkte keuzelijst van Akte types standaard koppelen aan een dossiersubsoort, en dit voor het ganse kantoor. Dit doe je door bepaalde filterkeuzes vast te pinnen met het -knopje achter hetzij het Akte type of één of meerdere filteropties. De bedoeling hiervan is om de volgende keer sneller te kunnen kiezen uit een kortere uitklaplijst.
3.2. Bedragen aanpassen of toevoegen
© SDP 2015
Bladzijde 14 van 32
ActaLibra - eRegistratie Standaard worden in het onderdeel Bedragen de relevante Parameters overgenomen uit het aktekostenblad (tabblad Parameters). Merk op dat het voor een Krediet verplicht is de bedragen toe te voegen aan het eDossier, daarom staan ze automatisch aangevinkt. Voor alle andere dossiersoorten kan je de bedragen optioneel aanvinken en toevoegen aan het eDossier. Om een bedrag aan te passen of toe te voegen: 1. Selecteer het bedrag dat je wil aanpassen 2. Kies onderaan het type bedrag in de uitklaplijst en vul ook het bedrag in. 3. Indien je een bijkomend bedrag wil toevoegen, klik je op + Bedrag. Tip In de verschillende berekeningsmodellen kan je aan elke parameter het overeenkomstige eReg bedrag-type koppelen. Zo wordt dit bedrag-type al correct ingesteld in elk eDossier.
3.3. Goederen delen of niet delen Indien je rechten moet toekennen aan de verschillende partijen, worden die partijen weergegeven bij de verschillende goederen (zie hoofdstuk 3.4). De goederen zelf worden gelinkt, zodanig dat de rechten die je ingeeft van toepassing zijn op alle goederen in het Akte type.
Indien je per goed verschillende rechten wil toekennen aan de partijen, selecteer je het goed en klik je op Niet delen. Indien de goederen niet gedeeld zijn, en je toch gelijke rechten wil toekennen aan de partijen, klik je op een goed en sleep je dat naar het andere goed. © SDP 2015
Bladzijde 15 van 32
ActaLibra - eRegistratie 3.4. Rechten en partijen aanpassen of toevoegen
Bij de partijen vind u bij een gemeenschap ook de individuele personen terug. Afhankelijk wie optreedt, moet u enkel de gemeenschap of enkel de individuen aanvinken. In het onderdeel Goederen wordt per relevante partij of gemeenschap automatisch een lijn voorzien om de verworven rechten te noteren. Standaard staat dit recht op Volle eigendom en 100/100. Om een recht aan te passen of toe te voegen: 1. Selecteer het recht dat je wil aanpassen. 2. Kies onderaan het type recht in de uitklaplijst en vul ook het juiste percentage in. 3. Indien je een bijkomend recht wil toevoegen, klik je op + Recht en herhaal je stap 1 en 2.
© SDP 2015
Bladzijde 16 van 32
ActaLibra - eRegistratie 3.5. Enkele bijzonderheden AkteType Handlichting Op de eRegistratie applicatie moet je bij een Akte Type ‘Handlichting’ zelf het bevoegde hypotheekkantoor aangeven (via de aanduiding van een Antenne). Daarom is in ActaLibra een extra zone zichtbaar op het tabblad Akte wanneer je Akte Type ‘Handlichting’ is. Daar kies je de Antenne en vul je de hypotheekreferentie in van de te schrappen inschrijving. Naast elke antenne wordt het nummer van het hypotheekkantoor weergegeven. Dit nummer is het begin van de referentie die je moet aanvullen.
Goederensoort Handelsfonds Op de eRegistratie applicatie moet je bij ‘Informatie Akte’ aangeven of er een handelsfonds betrokken is in de akte en de postcode(s) invullen. Via die postcode(s) zal de FOD Financiën dan bepalen welk(e) hypotheekkantoor (of kantoren) bevoegd is (zijn). In ActaLibra wordt automatisch gedetecteerd of er sprake is van een handelsfonds op basis van de aard van het goed of de goederen in het Akte Type. In de goederenfiche staat zo’n goed als soort “handelsfonds” aangeduid.
Op het tabblad Akte voorbereiden wordt dit ook weergegeven.
© SDP 2015
Bladzijde 17 van 32
ActaLibra - eRegistratie
Bij de upload wordt de optie Handelspanden automatisch aangevinkt en wordt automatisch de postcode van (elk) handelsfonds online toegevoegd.
© SDP 2015
Bladzijde 18 van 32
ActaLibra - eRegistratie Akten die (nu) niet meer in het repertorium moeten Ook voor dossiers waar de akte niet in het repertorium moet komen (zoals de registratie van een testament), kan je nu toch een Akte in het eDossier voorbereiden. In zo’n geval stel je het repertoriumnummer en de verlijdensdatum met de hand in in de eDossier-Akte. Die info staat dan los van de informatie in het ActaLibra dossier.
Zoals aangeduid in bovenstaand voorbeeld, vermeld je voor oude akten best steeds het jaartal bij het repertoriumnummer.
© SDP 2015
Bladzijde 19 van 32
ActaLibra - eRegistratie
4.
Documenten toevoegen aan eDossier
In het expeditieboek vind je terug welke akten moeten geregistreerd worden. Van hieruit kan je voor elke akte het eDossier openen en de documenten toevoegen aan het eDossier. 1. Open het expeditieboek en filter op ‘Registratiekantoren’ en ‘te verzenden’. 2. Klik in de lijn van de te verzenden akte en klik onderaan op Hiermee open je het eDossier van deze akte. 3. Klik in het tabblad PostAkte verzending op Hiermee open je het documentenoverzicht van dit dossier.
.
.
4.1. Toevoegen vanuit het tabblad eDossier Indien alle documenten die je wil uploaden beschikbaar zijn in je documentenoverzicht, kan je ze toevoegen aan je eDossier. 1. Klik op de uitgifte en de eventuele bijlagen (met de Ctrl-toets) en klik op . 2. Klik op Ja om je keuze te bevestigen, sluit het documentenoverzicht en ga terug naar het tabblad PostAkte verzending van je eDossier. 3. Pas indien nodig onderaan het scherm het Type en de Naam van de documenten aan. Zo kan je bijvoorbeeld het repertoriumnummer vermelden in de naam.
Tip Indien een document te groot is, zal je het online niet kunnen uploaden. Daarom zie je de bestandsgrootte onderaan dit venster. Bij een document dat te groot is, staat de bestandsgrootte in het oranje en belet ActaLibra je om dit document te selecteren.
© SDP 2015
Bladzijde 20 van 32
ActaLibra - eRegistratie 4.2. Uitgifte toevoegen vanuit de module Afschriften en grossen Als je de uitgifte maakt via de module Afschriften en grossen, kan je die daar opslaan in je eDossier.
1. Selecteer de akte in het documentenoverzicht van het dossier en klik op . 2. In het scherm ‘Opmaken van Afschrift of Grosse’ vul je de naam in waaronder je de uitgifte wil opslaan in je documentenoverzicht. Kies hier meteen de naam waaronder je de uitgifte later wil uploaden op eRegistratie. 3. Vink aan Opslaan in eDossier voor verzending naar eRegistratie en stel het Type document in. Tip Indien je de uitgifte maakt op basis van de ingescande akte, scan je de akte best in zwart-wit en zonder OCR. Dit vergemakkelijkt de conversie online door Credoc naar een pdf/A. Gebruik dus de knop Public Direct op de scanmachine (indien je gebruik maakt van het ActaLibra Scan en Document Center).
© SDP 2015
Bladzijde 21 van 32
ActaLibra - eRegistratie
5.
eDossier uploaden op de eRegistratie applicatie
Tot slot moet je je eDossier uploaden en online de partijen valideren. Een geüpload dossier dat je online wist, kan je ook schrappen in ActaLibra. Tip Wanneer je als post-akte medewerker een eDossier uploadt, wordt het online eDossier gemaakt onder de naam van de dossierbeheerder. Dergelijke eDossiers zal je dus enkel terugvinden bij alle akten van kantoor, en dus niet bij je persoonlijke eDossiers. In je dashboard klik je hiervoor op de rechtse knop
.
5.1. eDossier uploaden Nadat de inhoud van het eDossier voorbereid is, de inhoud van de Akte(n) voorbereid is en de nodige documenten gekoppeld zijn, moeten alle gegevens bewaard zijn. Dit is het geval wanneer elk onderdeel de status te uploaden heeft. Tip Het vinkje Klaar voor eReg kan de dossierbeheerder gebruiken om te bevestigen aan de post-akte medewerker dat alle gegevens voor het eDossier en de Akten voorbereid zijn en klaar om up te loaden.
In het expeditieboek vind je terug welke akten moeten geregistreerd worden. Van hieruit kan je voor elke akte het eDossier openen en uploaden. 1. Open het expeditieboek en filter op ‘Registratiekantoren’ en ‘te verzenden’. 2. Klik in de lijn van de te uploaden akte en klik onderaan op Hiermee open je het eDossier van deze akte.
.
3. Klik telkens op tot je op het tabblad PostAkte verzending bent. 4. Klik op Sync Akte. Hiermee wordt alle informatie van zowel het eDossier als de Akte geüpload. 5. Indien het eDossier meerdere Akten bevat, selecteer je bovenaan het volgende dossier en klik je voor die Akte ook op Sync Akte. 6. Klik nu op Open akte om de verdere verwerking te doen op de eRegistratie applicatie. 7. Indien je Akte meerdere goederen bevat, zorg er dan voor dat die in de juiste volgorde staan. Dit is belangrijk voor de bepaling van het hypotheekkantoor. Bij de upload van de goederen wordt immers de volgorde van ActaLibra niet behouden. 8. Op de eRegistratie applicatie moet je je partijen nog valideren (zie hoofdstuk 5.2). 9. Ga naar het expeditieboek om het totaal van de provisies te maken(zie hoofdstuk 6.1). Tip Wanneer je je eDossier uploadt, maak je connectie met de eRegistratie applicatie. ActaLibra geeft aan of er wel degelijk connectie is via een vakje in de rechter benedenhoek. Geen connectie
© SDP 2015
Aan het connecteren
Geconnecteerd
Bladzijde 22 van 32
ActaLibra - eRegistratie Tip Als de eRegistratie applicatie nog niet geopend is in je internet browser, en je klikt op Open akte, zal in je browser het eRegistratie Dashboard openen. Klik dan nogmaals op Open akte, en je komt wel rechtstreeks in de online akte terecht.
5.2. Partijen valideren Nadat je de verschillende partijen geüpload hebt op de eRegistratie applicatie, moet je die daar nog valideren. Dit doe je niet wanneer je je eDossier rechtstreeks maakt op de eRegistratie applicatie - en dus niet vanuit ActaLibra - omdat je daar meteen de partijen toevoegt vanuit het Rijksregister of Rbis en ze bijgevolg al meteen gevalideerd zijn. Merk op dat gemeenschappen die je vanuit ActaLibra uploadt in je eDossier ook kunnen gevalideerd worden, zonder dat je de individuele personen uploadt. Tip Klik hier om hierover een instructiefilmpje te bekijken op de website van ActaLibra.
5.3. Goed aanpassen na upload op de eRegistratie applicatie Nadat je je goed geüpload hebt, gaat ActaLibra vermijden dat je het goed in het ActaLibra dossier nog aanpast. Op de goederenfiche in het dossier, zie je daarom dat het goed ‘op slot’ staat.
Indien je je goed nog wil aanpassen: FUNCTIE NOG NIET BESCHIKBAAR IN DE HUIDIGE VERSIE VAN DE CREDOC WEBSERVICES (3 april 2015)
1. Ga naar het tabblad Goed in je ActaLibra dossier. 2. Klik op Goed in eDossier. Hiermee ga je rechtstreeks naar de eDossier applicatie. 3. Doe daar de nodige aanpassingen. 4. Ga nadien terug naar het tabblad eDossier in ActaLibra. 5. Klik daar op Sync eDossier. Zo neem je de gegevens van het goed op de eRegistratie applicatie over in je ActaLibra dossier.
© SDP 2015
Bladzijde 23 van 32
ActaLibra - eRegistratie 5.4. Geüpload eDossier in ActaLibra schrappen Een geüpload eDossier kan je online wissen. Nadat je het online verwijderd hebt, moet je het nog wissen in ActaLibra. 1. Zorg ervoor dat je eDossier online verwijderd is. 2. Klik in ActaLibra op het tabblad eDossier. 3. Klik vervolgens op de knop Sync eDossier. Volgende vraag verschijnt.
4. Klik Ja om het eDossier in ActaLibra te schrappen.
© SDP 2015
Bladzijde 24 van 32
ActaLibra - eRegistratie
6.
Uitgiften verzenden en antwoorden administratie verwerken
Het expeditieboekje is nog steeds de plaats in ActaLibra om de volledige opvolging te doen van het verzenden en ontvangen van de uitgiften, en het boeken van de werkelijke kosten. Er bestaat echter gedeeltelijke communicatie tussen het expeditieboekje en de eRegistratie applicatie.
6.1. Uitgiften verzenden In het expeditieboek zie je welke akten verzonden moeten worden naar de registratie. Vanuit het expeditieboek ga je dan naar het eDossier in ActaLibra, om het te uploaden (zie hoofdstuk 5). Nadat je je eDossier geüpload hebt, maak je het totaal van de provisies voor de boekhouding en wordt de verzenddatum automatisch ingeschreven : 1. Open je expeditieboek en filter op alle uitgiften die je naar de registratie moet verzenden. 2. Nadat je via de knop het eDossier hebt geüpload (zie hoofdstuk 5), vink je in het expeditieboek de lijn aan van elke akte die je geüpload hebt.
3. Klik op om de expeditielijst te maken met de som van de provisies per registratiekantoor. Merk op dat je hierdoor niet inschrijft dat de akten verzonden zijn.
4. Druk de verzendlijst af via één van de onderstaande afdrukmogelijkheden. Deze lijst maakt de som van de geprovisioneerde bedragen en bezorg je aan de boekhouding. 5. Nadat je online de akten verzonden hebt, klik je op in het tabblad Feedback. Hierdoor wordt voor alle verzonden akten de verzenddatum automatisch ingeschreven in het expeditieboek, zowel voor registratie, hypotheekkantoor als Vlabel. Opmerking : de ActaLibra webservice kan deze verzenddatum pas inschrijven nadat je eRegistratie effectief ontvangen is door FOD Financiën. © SDP 2015
Bladzijde 25 van 32
ActaLibra - eRegistratie 6.2. Antwoorden administratie ontvangen en verwerken Nadat de akte geregistreerd is en, desgevallend, neergelegd is op het hypotheekkantoor, kan je de antwoorden ophalen vanuit de eRegistration applicatie in ActaLibra: 1. Open het tabblad eDossier van je ActaLibra dossier. 2. Klik op het tabblad Feedback. 3. Klik onderaan op . Hiermee worden alle nieuwe antwoorden van alle online eDossiers opgehaald in ActaLibra. Nadat je de antwoorden in ActaLibra hebt opgehaald, kan je ze inschrijven in het expeditieboekje: 1. Klik bovenaan op
. In dit voorbeeld zijn er 2 dossiers te verwerken.
2. Klik eventueel bijkomend op of om respectievelijk enkel de feedback te zien van de akten waar de formaliteiten volledig afgehandeld zijn, of enkel de feedback van de akten waar de formaliteiten gedeeltelijk afgehandeld zijn. 3. Voor een akte met de status , klik je in de lijn met de feedback van de administratie en klik je onderaan op Inschrijven. Hiermee opent het expeditieboekje in de overeenkomstige expeditielijn. Let op: Voor een bijlage klik je eveens in de lijn met de feedback en klik je onderaan op Inschrijven. Hiermee opent ook het expeditieboekje, maar niet in de overeenkomstige expeditielijn. Die moet je eerst zelf toevoegen met de knop
© SDP 2015
.
Bladzijde 26 van 32
ActaLibra - eRegistratie 4. Klik onderaan op eRegistratie om deze relaas-info in te schrijven.
5. Indien je de werkelijke kosten wil boeken, klik je vervolgens op Werkelijke kosten. Het werkelijke bedrag zal voorgesteld worden, en hoef je dus niet meer manueel in te geven.
6. Herhaal stappen 4 t/m 6 voor elk document dat aanvaard is. 7. Klik bovenaan telkens op
om de antwoorden van de volgende akte te verwerken.
Tip Soms is er feedback die je al met de hand had ingeschreven of die je niet in ActaLibra kunt inschrijven (bv. omdat er een ander kantoor bij betrokken is). Klik in dat geval met de Ctrl-toets ingedrukt op Inschrijven. De feedbacklijn krijgt dan de status “Manueel verwerkt” en wordt niet meer weergegeven bij het filteren via de knop “Te verwerken”. Ook al heb je een lijn per ongeluk op “Manueel verwerkt” gezet, dan kan je achteraf toch nog klikken op de knop “Inschrijven” en de feedback informatie inschrijven in het ActaLibra expeditieboekje.
© SDP 2015
Bladzijde 27 van 32
ActaLibra - eRegistratie Tip Indien ActaLibra in het in te schrijven relaas een verschil opmerkt tussen de registratiedatum in cijfers en de registratiedatum in tekst, verschijnt onderaan het feedbackvenster een melding.
Nadat je de antwoorden in ActaLibra hebt opgehaald, kan je de weigeringen verwerken: 1. Klik bovenaan op De eerste geweigerde akte opent.
. In dit voorbeeld zijn er dus 4 weigeringen.
2. Voor een akte met de status , klik je in de lijn met de feedback. In het grijze vak onderaan vind je dan de reden van weigering. 3. Klik op Open akte om de nodige correcties rechtstreeks in het online eDossier te doen. Nadien kan je in ActaLibra, in de lijn van het verzendingsnummer (EXP…) zien je op welk tijdstip je online laatst hebt verzonden naar FOD Fin.
Als je nadien opnieuw op de Feedback knop klikt, zal deze akte niet meer worden opgenomen in de filter “Geweigerd”. 4. Klik bovenaan telkens op
om naar de volgende weigering te gaan.
Tip Wanneer je de feedback voor een geweigerde verzending wilt negeren, klik je op de knop Negeer. Met die knop zet je de status van de feedback op “(Niet opvolgen)”, wat ervoor zorgt deze lijn niet meer wordt weergegeven bij het filteren via de knop “Geweigerd”.
© SDP 2015
Bladzijde 28 van 32
ActaLibra - eRegistratie 6.3. Doorhalingsattest en kwijting opslaan Vanuit het tabblad Feedback kan je documenten bewaren in ActaLibra die beschikbaar zijn in je online eDossier:
Doorhalingsattest : Wanneer de feedback van de hypotheekbewaring een referentie bevat met daarin “…-M-…”, en de feedback verwijst naar een documentnummer, dan gaat het wellicht over het doorhalingsattest.
Kwijting : Aan de lijn van het kwijtingrelaas is het document van de kwijting gekoppeld. Om het document te openen en op te slaan: 1. Selecteer je feedback-lijn.
2. Klik onderaan op de knop Open document. Hierdoor opent het doorhalingsattest of de kwijting in je internet browser.
3. Klik bovenaan op
© SDP 2015
om dit pdf-document op te slaan.
Bladzijde 29 van 32
ActaLibra - eRegistratie 4. In het venster “Opslaan als” gebruik je Ctrl+V (= Plakken) om snel de correcte bestandslocatie en bestandsnaam in te stellen, en klik je op Opslaan.
5. Ten slotte klik je opnieuw op Open document om naar het documentenoverzicht van dit dossier gaan, en het document in een bepaalde documentcategorie plaatsen.
© SDP 2015
Bladzijde 30 van 32
ActaLibra - eRegistratie 6.4. Zoeker voor eRegistration feedback Ook zonder het eDossier-venster kan je alle eerder opgehaalde feedbackinformatie op zoeken. Open hiervoor de zoeker onder het menu Zoekers → Extra zoekers Dossiers → eRegistration feedback.
Via onderstaande zoekresultaten selecteer je eerst het betrokken dossier, waar je met en de lijst van gevonden dossiers kan overlopen. Van daaruit kan je het tabblad eDossier aanklikken en het ActaLibra eDossier-venster openen.
6.5. Zoeker voor eRegistration akten In hetzelfde menu tref je ook deze zoeker aan. Hiermee vind je alle ActaLibra dossiers (akten) waarvoor er al gegevens in het ActaLibra eDossier werden bewaard.
Je ziet er o.a. de verzendingsstatus en het aantal geweigerde verzendingen (waarop je ook kan filteren).
© SDP 2015
Bladzijde 31 van 32
ActaLibra - eRegistratie 6.6. Zoeker voor Akten zonder eRegistration link Indien je een eDossier of Aktetype rechtstreeks online gemaakt hebt – dus niet via het tabblad eDossier in ActaLibra – zal je de relazen ook niet kunnen inschrijven via het tabblad Feedback. Dergelijke akten kan je terugvinden via deze zoeker voor Akten zonder eRegistration link. Zo kan je eenvoudig achterhalen voor welke akten je de relazen online zal moeten consulteren en manueel overnemen in ActaLibra. Open de zoeker onder het menu Zoekers → Extra zoekers Dossiers → Akten zonder eRegistration link. Merk op dat je in deze zoeker ook de dossiers zal terugvinden die reeds verleden zijn, maar waarvoor nog geen eDossier in ActaLibra werd aangemaakt.
© SDP 2015
Bladzijde 32 van 32
