A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata Pilis Város Önkormányzatának Képviselı-testülete Magyarország Alaptörvénye 32. cikk (1) a) pontjában kapott felhatalmazása, valamint Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011.évi CLXXXIX. törvényre nyert felhatalmazás alapján, - A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a 150/2013. (XI.28.) sz. normatív önkormányzati határozatával fogadta el és hagyta jóvá. I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat célja (1) A Szervezeti és Mőködési Szabályzat megalkotásának célja, hogy meghatározza az önállóan mőködı és gazdálkodó helyi önkormányzati költségvetési szerv szervezeti felépítését, rögzítse az alapvetı mőködési szabályait. (2) A Szervezeti és Mőködési Szabályzat az (1) bekezdésben foglalt céloknak megfelelıen, tartalmazza a következıket: a) a Szervezeti és Mőködési Szabályzat hatálya, b) a Polgármesteri Hivatal mőködésére vonatkozó alapvetı szervezeti adatok, c) a Polgármesteri Hivatal mőködésére vonatkozó rendelkezések. 2. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat hatálya (1) A Szervezeti és Mőködési Szabályzat személyi hatálya kiterjed a közhatalmi feladatot ellátó helyi önkormányzati költségvetési szervnél alkalmazott köztisztviselıkre, a rendszeres illetve a nem rendszeres jelleggel foglalkoztatott munkavállalókra. (2) A Szervezeti és Mőködési Szabályzat területi hatálya kiterjed a költségvetési szerv foglalkoztatottjai közremőködésével ellátott feladatokra, a pénzügyi-gazdálkodási szabályok tekintetében a költségvetési szervnek alárendelt, önállóan mőködı helyi önkormányzati költségvetési szervekre. 3. Polgármesteri Hivatal mőködésére vonatkozó alapvetı szervezeti adatok (1) A költségvetési szerv megnevezése: Pilisi Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: költségvetési szerv). (2) A költségvetési szerv székhelye: 2721. Pilis, Kossuth Lajos út 47. (3) A költségvetési szerv telephelye: -(4) A költségvetési szerv létrehozásáról rendelkezı jogszabály /határozat(ok)/: A költségvetési szerv létrehozásáról Pilis Nagyközség Önkormányzatának Képviselı-testülete (2721 Pilis, Kossuth L. u. 47.) a 102/2003. (VI.25.) sz. önkormányzati határozattal rendelkezett. (5) A költségvetési szerv alapításának idıpontja: 1990. szeptember 30.
1
(6) A költségvetési szerv fenntartójának neve és címe: Pilis Város Önkormányzatának Képviselı-testülete (2721 Pilis, Kossuth L. u47.). (7) A költségvetési szerv törzskönyvi azonosítója: 392103 (8) A költségvetési szerv Alapító Okiratának: a) kelte: 2013. szeptember 30., b) száma: 1363-17/2013. 4. Polgármesteri Hivatal mőködésére vonatkozó rendelkezések (1) A Pilisi Polgármesteri Hivatal önálló jogi személy. (2) A Pilisi Polgármesteri Hivatalt – amennyiben külön jogszabály másként nem rendelkezik, az Mötv. 22. §-ának (5) bekezdésében nyert felhatalmazás alapján – a jegyzı vagy az általa írásban meghatalmazott személy képviseli. (3) A költségvetési szervnél – a település polgármesterének irányítása és a jegyzı vezetése mellett, az irányítás, vezetés, felügyelet szempontjából – az alábbi különálló szervezeti egységek mőködnek: a) Polgármesteri Iroda, b) Hatósági Iroda, c) Gazdálkodási Iroda. (4) A költségvetési szerv alá tartozó, illetve hozzá kapcsolódó, önállóan mőködı helyi önkormányzati költségvetési szervek: Önállóan mőködı helyi önkormányzati költségvetési szervek: Kármán József Városi Könyvtár és Közösségi Ház Játékország Óvoda
(2721 Pilis, Kávai út 1.), (2721 Pilis, Rákóczi út 42.).
(5) A költségvetési szerv alá - gazdálkodási szempontból - tartozó, illetve hozzá kapcsolódó, jogi személyiséggel nem rendelkezı szervezeti egységek: a) területi védınıi szolgálat, b) iskolavédınıi szolgálat, c) felnıtt háziorvosi szolgálat, d) szakrendelések, e) vérvételi hely. (6) A költségvetési szerv alá gazdálkodási szempontból tartozó egészségügyi szakfeladatok, valamint a közfoglalkoztatás költségvetését Pilis Város Önkormányzatának tárgyévi költségvetése tartalmazza. 5. Polgármesteri Hivatal gazdálkodási jogállása (1) A költségvetési szerv jellege: közhatalmi feladatokat ellátó helyi (városi) önkormányzati költségvetési szerv. (2) A költségvetési szerv az elıirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkezı, önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv.
2
(3) A költségvetési szerv éves költségvetését és zárszámadását a Képviselı-testület állapítja meg és fogadja el. A költségvetési szerv költségvetése és zárszámadása a települési önkormányzat költségvetési rendeletébe és a tárgyévi gazdálkodásáról szóló zárszámadási rendeletébe épül be (önálló cím). (4) A költségvetési szerv keretein belül foglalkoztatott a) köztisztviselık, b) rendszeresen foglalkoztatott munkavállalók. (5) A költségvetési szerv kizárólag a Képviselı-testület által meghatározott pénzintézetnél nyithat és vezethet költségvetési elszámolási számlát, és hozzá tartozó alszámlát. A költségvetési szerv alszámláit a Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 1. számú függeléke rögzíti. (6) A költségvetési szerv nevében alszámla nyitására vagy megszüntetésére a település polgármestere és a Polgármesteri Hivatal jegyzıje együttesen jogosult. (7) A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2. sz. függeléke rendszeres és folyamatos karbantartásáról a Polgármesteri Hivatal jegyzıje köteles gondoskodni. (8) A költségvetési szerv a gazdálkodását Pilis Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala költségvetési elszámolási számláján végzi. (9) A költségvetési szerv egy gazdasági szervezettel rendelkezik. E szervezet oldja meg a gazdálkodással, a költségvetés-tervezéssel, az elıirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó elıirányzat-módosítással, - a Gerje-Forrás Nonprofit Kft. kivételével - az önkormányzati ingó és ingatlan vagyon üzemeltetéssel, fenntartással, mőködtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerı-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási, valamint a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedı feladatokat, amely - a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés kivételével - részben történhet vásárolt, a fenntartó által engedélyezett szolgáltatással, a felelısség átruházása nélkül. (10) A költségvetési szerv önálló pénzforgalmi számlával (költségvetési elszámolási számlával), rendelkezik: A költségvetési szerv költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám: Költségvetési elszámolási számla: OTP Bank Rt. Közép-magyarországi Régiójánál vezetett 11742238-15392103-00000000 (11) A költségvetési szerv gazdálkodási feladatait önállóan látja el. (12) Pilis Város polgármesterét valamint a Pilisi Polgármesteri Hivatal vezetıjét - illetve az általuk normatív tartalmú Utasításban (szabályzatban) meghatalmazott személyeket - az Áht. 34. §-a és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet (a továbbiakban: Korm. Rendelet) 52-61. §-ai szerinti kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés feladat-és hatásköre (jogosítványa), e tárgykörben normatív tartalmú Utasítás kiadásának (szabályozásának) joga illeti meg.
3
(13) Kötelezettségvállalás – bruttó 50.000.- Ft értékhatár alatt ún. szóbeli kötelezettségvállalás formájában, bruttó 50.000.- Ft. – 150.000.- Ft értékhatár között megrendelı, vagy szerzıdés formájában, bruttó 150.000.- Ft értékhatár felett kizárólag szerzıdés formájában, írásban tehetı. (14) A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendjét, további szabályait Pilis Város polgármestere és a Pilisi Polgármesteri Hivatal vezetıje külön, normatív tartalmú együttes Utasításban (szabályzatban) állapítja meg. (15) A költségvetési szerv feladat ellátását szolgáló, feladat ellátásához kapcsolódó ingatlanvagyon Pilis Város Önkormányzatának Képviselı testülete által elfogadott, a mindenkori zárszámadáshoz illetve beszámolóhoz csatolt, valamint Pilis Város Önkormányzata mindenkor hatályban lévı vagyonrendelete mellékletében meghatározott forgalomképtelen, korlátozottan forgalomképes és forgalomképes ingatlanvagyon. (16) A költségvetési szerv feladat ellátásához kapcsolódó, kis és nagy értékő eszközök felsorolását a költségvetési szerv mindenkor hatályos kis értékő és nagy értékő tárgyi eszköz nyilvántartása, az épület (székhely) mőszaki állagát az Önkormányzat mindenkor hatályos vagyonkatasztere tartalmazza. 6. A költségvetési szerv irányítása, vezetése A polgármester a) a képviselı-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a polgármesteri hivatalt, a közös önkormányzati hivatalt; b) a jegyzı javaslatainak figyelembevételével meghatározza a polgármesteri hivatalnak, a közös önkormányzati hivatalnak feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában; c) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági hatáskörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja az alpolgármesterre, a jegyzıre, a polgármesteri hivatal, a közös önkormányzati hivatal ügyintézıjére; d) a jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a képviselı-testületnek a hivatal belsı szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására; e) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét; f) gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyzı tekintetében; g) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester és az önkormányzati intézményvezetık tekintetében. A jegyzı vezeti a polgármesteri hivatalt. (2) A jegyzıt az aljegyzı helyettesíti, ellátja a jegyzı által meghatározott feladatokat. (3) A jegyzı a) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben; b) gyakorolja a munkáltatói jogokat a polgármesteri hivatal, a közös önkormányzati hivatal köztisztviselıi és munkavállalói tekintetében, továbbá gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az aljegyzı tekintetében; c) gondoskodik az önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok ellátásáról; d) tanácskozási joggal vesz részt a képviselı-testület, a képviselı-testület bizottságának ülésén; e) jelzi a képviselı-testületnek, a képviselı-testület szervének és a polgármesternek, ha a döntésük, mőködésük jogszabálysértı; f) évente beszámol a képviselı-testületnek a hivatal tevékenységérıl; g) döntésre elıkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket; h) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át; i) dönt a hatáskörébe utalt önkormányzati és önkormányzati hatósági ügyekben; j) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét. 4
(3) Az aljegyzı ellátja mindazon feladatokat, amivel a jegyzı megbízza, továbbá kapcsolt munkakörben ellátja a Hatósági Iroda vezetését. (4) A jegyzıt, 30 napot meg nem haladó távolléte esetén az aljegyzı helyettesíti. A jegyzı ezen távolléte esetén, az aljegyzıt korlátozott helyettesítési jogkör illeti meg. Az aljegyzıt megilleti a jegyzıt, mint hivatalvezetıt megilletı munkáltatói jogkör gyakorlása, kivéve a kinevezés és a jogviszony megszőntetés, vagy megszőnés. (5) A jegyzıi státus be nem töltöttsége, vagy a jegyzı tartós akadályoztatása – 30 napot meghaladó távollét - esetén, az aljegyzı a jegyzıt teljes helyettesítési jogkörrel, mint jegyzıi jogkörben eljáró helyettes személy helyettesíti. (6) A jegyzıi státus be nem töltöttsége, vagy a jegyzı tartós akadályoztatása – 30 napot meghaladó távollét - esetén, az aljegyzıt távollétében – a munkáltatói jogkör, valamint a gazdálkodási feladatés hatáskör kivételével – az Igazgatási Csoport vezetıje, mint felhatalmazott személy helyettesíti. (7) A jegyzıi státus be nem töltöttsége, vagy a jegyzı tartós akadályoztatása – 30 napot meghaladó távollét - esetén, az aljegyzıt távollétében – a gazdálkodási feladat- és hatáskör, valamint a munkáltatói jogkör tekintetében, kivéve a kinevezés és a jogviszony megszőntetés, vagy megszőnés - a Gazdálkodási Iroda vezetıje, mint felhatalmazott személy helyettesíti. (8) A Polgármesteri Hivatal szervezeti egysége (iroda) vezetésére adott megbízás, a vezetıi megbízás visszavonása tekintetében a jognyilatkozat érvényességéhez - a település polgármestere által meghatározott körben és mértékig - a település polgármesterének írásbeli egyetértése szükséges. A település polgármestere az ún. egyetértési joga gyakorlásának módját, az általa kiadandó kiadmányozási szabályzat (Utasítás) részeként írásban határozza meg. (9) A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıinek és fizikai állományba tartozó dolgozói (munkavállalóinak) kinevezéséhez, felmentéséhez valamint jutalmazásához - a település polgármestere által meghatározott körben és mértékig - a település polgármesterének írásbeli egyetértése szükséges. A település polgármestere az ún. egyetértési joga gyakorlásának módját, az általa kiadandó kiadmányozási szabályzat (Utasítás) részeként írásban határozza meg. 7. A költségvetési szerv alap- és vállalkozási tevékenysége (1) A Pilisi Polgármesteri Hivatal alaptevékenységeit a Polgármesteri Hivatal mindenkor hatályos Alapító Okirata tartalmazza. (2) A költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladata: Önkormányzati igazgatás az Mötv. – különösen annak 13. §-a – alapján. (3) A Pilisi Polgármesteri Hivatal vállalkozási feladatot, tevékenységet – az Ör. módosításával – folytathat, illetve végezhet.
5
II. FEJEZET RÉSZLETES SZABÁLYOK 8. A Polgármesteri Hivatal szervezeti rendje, felépítése (1) A Polgármesteri Hivatalban elkülönített szervezeti egységek mőködnek. A Polgármesteri Hivatal szervezeti ábráját a Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 1. számú melléklete tartalmazza. (2) A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıinek, munkavállalóinak létszámát Pilis Város Önkormányzatának a tárgyévi költségvetésérıl szóló, mindenkor hatályban lévı önkormányzati rendelete határozza meg. (3) A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése: Jegyzı (1 fı) Polgármesteri Iroda (9 fı) 1 fı Vezetıje: polgármesteri irodavezetı 1 fı jegyzıi referens 1 fı polgármesteri referens 1 fı testületi ügyintézı 1 fı bizottsági ügyintézı 1 fı informatikus 1 fı fizikai alkalmazott – kézbesítı 1 fı fizikai alkalmazott – gépkocsivezetı 1 fı fizikai alkalmazott - takarító Hatósági Iroda (11 fı) 1 fı Vezetıje: aljegyzı Adóügyi Csoport (3 fı) 1 fı Vezetıje: adóügyi csoportvezetı 1 fı adóügyi ügyintézı 1 fı adóügyi ügyintézı
Szociális Csoport (3 fı) 1 fı Vezetıje: szociális csoportvezetı 1 fı szociális ügyintézı 1 fı szociális ügyintézı Igazgatási Csoport (4 fı) 1 fı Vezetıje: igazgatási csoportvezetı 1 fı igazgatási ügyintézı 1 fı mőszaki ügyintézı 1 fı közterület-felügyelı Gazdálkodási Iroda (8 fı) 1 fı Vezetıje: gazdálkodási irodavezetı 1 fı számviteli ügyintézı 1 fı számviteli ügyintézı 6
1 fı számviteli ügyintézı 1 fı pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı 1 fı pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı 1 fı pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı 1 fı személyügyi-munkaügyi ügyintézı 9. A költségvetési szerv vezetıje, a költségvetési szerv vezetıjének kinevezési rendje (1) A Pilisi Polgármesteri Hivatal vezetıje: a jegyzı. (2) A Pilisi Polgármesteri Hivatal vezetıjét a polgármester a mindenkor hatályban lévı közszolgálati, munkaügyi jogszabályok elıírásainak betartásával, próbaidı kikötésével, határozatlan idıre nevezi ki. (3) A polgármester a jegyzıre vonatkozó szabályok szerint, a jegyzı javaslatára – nevezi ki az aljegyzıt. A jegyzıi és az aljegyzıi kinevezés vezetıi munkakörnek minısül, a jegyzıre, aljegyzıre alkalmazni kell a közszolgálati tisztviselıkrıl szóló törvény vonatkozó rendelkezéseit. (4) A Polgármesteri Hivatal szervezeti egység vezetıi: a) a Kttv. szerinti fıosztályvezetı-helyettesi besorolásnak megfelelı irodavezetık, b) a Kttv. szerinti osztályvezetıi besorolásnak megfelelı a csoportvezetık. (5) A Polgármesteri Hivatal elvégzi a jogszabályban meghatározott feladatokat és segíti a Képviselı-testület valamint a tisztségviselık munkáját. Feladata a döntések szakmai elıkészítése, valamint a döntések végrehajtásának szervezése, ellenırzése. (6) A Képviselı testület részére címzett, de a Polgármesteri Hivatal által ellátandó, elıkészítendı feladat-és hatásköröket a Képviselı-testület Szervezeti- és Mőködési Szabályzata határozza meg. (7) A polgármester, a jegyzı valamint a Polgármesteri Hivatal ügyintézıje részére címzett, de a Polgármesteri Hivatal által ellátandó, elıkészítendı feladat- és hatásköröket a Polgármesteri Hivatal Ügyrendje, illetve a köztisztviselık, munkavállalók munkaköri leírása határozza meg. (8) Amennyiben hat hónapon belül a polgármester nem nevez ki jegyzıt, a kormányhivatal vezetıje ideiglenes hatállyal a jegyzıi feladatok ellátására a pályázati kiírásnak megfelelı jelöltet, ennek hiányában a képesítési és alkalmazási feltételeknek megfelelı hivatali köztisztviselıt vagy más jegyzıt nevez ki. A jegyzıi feladatok ellátására szóló kinevezés az új jegyzı kinevezéséig tart. (9) A jegyzıi és az aljegyzıi tisztség egyidejő betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetére - legfeljebb hat hónap idıtartamra – a Polgármesteri Hivatal igazgatásszervezı végzettségő munkatársa látja el a jegyzıi feladatokat. 11. A Pilisi Polgármesteri Hivatal munkarendje, ügyfélfogadási rendje (1) Pilis Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a Polgármesteri Hivatal munkarendjét, az alábbiak szerint határozza meg: Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
8.00 – 18.00 8.00 – 16.30 8.00 – 16.30 8.00 – 16.30 8.00 – 12.30 7
(2) Pilis Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendjét, az alábbiak szerint határozza meg: Hétfı: Szerda: Péntek:
12.30 – 18.00 8.00 – 12.00 és 12.30 - 16.30 8.00 – 12.00
(3) A Polgármesteri Hivatal tisztségviselıinek ügyfélfogadási rendje: Polgármester ügyfélfogadási rendje: Minden hét szerdai napján:
14.00 – 17.00
Jegyzı ügyfélfogadási rendje: Minden hét szerdai napján:
9.00 – 12.00
(4) A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi, munkavállalói részére biztosított munkaközi szünet: Hétfıtıl – csütörtök:
12.00 – 12.30
(5) Az egyes okiratok kiadmányozásának rendjét Pilis Város polgármestere illetve a Polgármesteri Hivatal vezetıje külön, normatív tartalmú Utasításban (szabályzatban) határozza meg. (6) Az ügyiratkezelés részletes szabályait a Polgármesteri Hivatal vezetıje külön, normatív tartalmú Utasításban (szabályzatban) határozza meg. 12. A költségvetési szerv bélyegzıje, bélyegzı-nyilvántartás (1) A költségvetési szerv a cégszerő aláíráshoz bélyegzıt is használ. A költségvetési szerv a mőködése további területein más bélyegzıket is alkalmazhat. (2) A Polgármesteri Hivatal az alkalmazott, illetve az intézmény birtokában lévı bélyegzıkrıl nyilvántartást vezet. (3) A (2) bekezdésben meghatározott nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a) a bevételezett bélyegzı bevételezésének idıpontját, b) a bélyegzı lenyomatát, c) a bélyegzı kiadásának idıpontját, d) a bélyegzıt átvevı személy nevét és aláírását, e) a bélyegzı visszavételezésének idıpontját, f) a visszavételezı személy aláírását, g) a bélyegzıvel kapcsolatos további adatokat és körülményeket (pl.: megsemmisült, elveszett, érvénytelenítve, selejtezve lett). (4) A bélyegzıt kizárólag az a személy kezelheti, aki azt a nyilvántartás szerint is felelıs ırzésre átvette. (5) A költségvetési szerv hivatali munkatársai maguk között nem adhatják tovább a bélyegzıt. (6) Az ún. intézményi körbélyegzık, kizárólag az aláírási joggal rendelkezık aláírásával egyidejőleg használhatók, illetve azzal együtt érvényesek. 8
(7) A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 3. számú függelékét képezı bélyegzı nyilvántartást a Polgármesteri Hivatal Gazdálkodási Irodája vezeti, tartja nyilván. (8) Az ún. hivatali bélyegzık rendeltetésszerő és biztonságos használatáért, ırzéséért a költségvetési szerv vezetıje a felelıs. 13. Szakmai (belsı) ellenırzés (1) A költségvetési szerv mőködésének, szakmai tevékenységének ellenırzése a Polgármesteri Hivatal jegyzıjének feladata, - amely ellenırzés a Polgármesteri Hivatal valamennyi munkatársa teljes körő tevékenységének vizsgálatára, ellenırzésére kiterjed. (2) Az ellenırzés módját, és módszereit a Polgármesteri Hivatal jegyzıje által - a központi jogszabály(ok) végrehajtására, annak keretei között - kiadott Pilis Város Önkormányzata illetve a Polgármesteri Hivatala Belsı Ellenırzési Kézikönyve kiadásáról szóló Utasítása (Szabályzata) határozza meg. (3) Pilis Város Önkormányzata a fenntartásában és mőködtetésében álló helyi önkormányzati költségvetési szervek belsı ellenırzését külsı gazdálkodó szervezet útján látja el. (4) A település polgármestere, a helyi önkormányzat belsı ellenırzését ellátó személy vagy szervezet a) ellenırzést végez a Képviselı-testület Hivatalánál, az Önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok ellátására vonatkozóan, b) ellenırzést végezhet a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, a helyi önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt mőködı gazdasági társaságnál, a vagyonkezelınél, valamint a helyi önkormányzat költségvetésébıl céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szerveknél is. (5) A belsı ellenırzés szabályos mőködtetése a jegyzı feladata és hatásköre. (6) A Polgármesteri Hivatal belsı ellenırzési vezetıje által készített következı évi ellenırzési tervet - a vonatkozó központi jogszabályok elıírásai szerint - a jegyzı a Képviselı-testület részére, a tárgyévet megelızı év november 15. napjáig felülvizsgálatra és jóváhagyásra elıterjeszti. (7) A polgármester a tárgyévre vonatkozó - külön jogszabályban meghatározott - éves ellenırzési jelentést, valamint az Önkormányzat felügyelete alá tartozó helyi önkormányzati költségvetési szervek éves ellenırzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenırzési jelentést - a tárgyévet követıen, április 30. napjáig - a Képviselı-testület elé terjeszti megtárgyalás, hasznosítás és elfogadás céljából. (8) A jegyzı feladat- hatás- felelısségi köre: A jegyzı gazdálkodási feladata és hatásköre ellátni a Képviselı-testület által meghatározottak szerint az Önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági ellenırzését. A belsı ellenırzést végzı személy, egység vagy szervezet tevékenységét a költségvetési szerv vezetıjének közvetlenül alárendelve végzi. A jegyzı ellenırzésért felelıs hatásköre nem átruházható. A jegyzı köteles biztosítani a belsı ellenırzés feladatellátásának függetlenségét. (9) A jegyzı köteles a tárgyévre vonatkozó éves belsı ellenırzési jelentést, - a vonatkozó jogszabályi elıírások figyelembe vételével - elkészíteni, amelyben értékelést ad a mőködı belsı ellenırzési rendszerrıl és amelyet megküld a polgármester részére a tárgyévet követı év április 15. napjáig. 9
(10) A belsı ellenırzés általános feladata, függetlenségének biztosítása: A belsı ellenırzési egység az ellenırzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be, a tevékenységének tervezése során önállóan jár el, ellenırzési terveit kockázatelemzésre alapozva és a soron kívüli ellenırzések figyelembevételével - állítja össze. (11) A belsı ellenırzés feladata: a) A belsı ellenırzés elemezi, vizsgálja a belsı kontrollrendszerek kiépítésének, mőködésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését; a gazdaságosságot és hatékonyságot. b) A belsı ellenırzés elemzi és vizsgálja a rendelkezésére álló erıforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát. c) A feladatellátás során a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, elemzéseket, értékeléseket készít a költségvetési szerv vezetıje számára: a költségvetési szerv mőködése eredményességének növelése, valamint a belsı kontrollrendszerek (ideértve a FEUVE-t is) javítása, továbbfejlesztése érdekében. Nyomon követi az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. d) A belsı ellenırzés a feladatok ellátása során a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardok és a Belsı Ellenırzési Kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet ellát. e) A belsı ellenırzés a tevékenysége során szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenırzéseket, illetve informatikai rendszerellenırzéseket, valamint az éves elemi költségvetési beszámolókra vonatkozóan megbízhatósági ellenırzéseket végez a rendelkezésre álló erıforrások szerint. (12) A belsı ellenır (belsı ellenırzési vezetı) kötelezettsége: a) A belsı ellenır köteles: az ellenırzési tevékenysége során az ellenırzési programban foglaltakat végrehajtani; az objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; megállapításait tárgyszerően, a valóságnak megfelelıen írásba foglalni, azokat elegendı és megfelelı bizonyítékkal alátámasztani. Amennyiben a belsı ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a belsı ellenırzési vezetınek; annak érintettsége esetén a jegyzınek vagy a polgármesternek. b) A belsı ellenır köteles a tudomására jutott állami, szolgálati és üzleti titkot megırizni. c) A belsı ellenırzési vezetı kockázatelemzés alapján stratégiai ellenırzési tervet és éves ellenırzési tervet készít, amelyeket a jegyzı részére a központi jogszabályban meghatározott idıpontig jóváhagyásra megküld. A stratégiai ellenırzési terv - összhangban a költségvetési szerv hosszú távú céljaival meghatározza a belsı ellenırzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket, hosszú távú célkitőzéseket, stratégiai célokat; belsı kontrollrendszer értékelését; a kockázati tényezıket és értékelésüket; a belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési tervet; a szükséges ellenıri létszám és az ellenıri képzettség felmérését.
10
d) A belsı ellenırzési vezetı - összhangban a stratégiai ellenırzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervet. Az éves ellenırzési tervnek kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, és a belsı ellenırzés rendelkezésére álló erıforrásokon kell alapulnia. Az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıje (jegyzı) javaslatára, a Képviselı-testület határozatával (egyetértésével) módosíthatja. e) Soron kívüli ellenırzést a költségvetési szerv vezetıjének javaslatára, vagy a belsı ellenırzési vezetı kezdeményezésére lehet végezni. f) A költségvetési szerv belsı ellenırzési vezetıje a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési terv-tervezetét megküldi a jegyzı részére minden év október 31-ig. 14. Képzettségi pótlékra jogosító munkakörök (1) A költségvetési szervnél foglalkoztatottak munkáltatói jogkör gyakorlója a köztisztviselı részére – a meghatározott feladatkör szakszerőbb ellátását biztosító tudományos fokozat, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elısegítı további szakképesítés, szakképzettség elismeréseként – a Polgármesteri Hivatal személyi juttatása elıirányzata terhére, az alábbi tudományos fokozat, szakképesítés, szakképzettség megszerzése esetén - képzettségi pótlékot vezet be: a) doktori fokozat (PhD), vagy a felsıoktatásról szóló, többször módosított 2005. évi CXXXIX. törvény 149. § (5) bekezdése alapján azzal egyenértékő, vagy ennél magasabb tudományos fokozat megszerzésekor az illetményalap 75 %-os mértékkel, b) felsıfokú iskolai rendszerő képzésben, továbbképzésben szerzett további szakképesítés, szakképzettség megszerzésekor az illetményalap 50 %-os mértékkel, c) akkreditált iskolai rendszerő felsıfokú szakképzésben vagy iskolarendszeren kívüli szakképzésben szerzett szakképesítés, szakképzettség megszerzésekor az illetményalap 40 %-os mértékkel. d) iskolarendszeren kívüli középfokú szakképzésben szerzett további szakképesítés, szakképzettség megszerzésekor az illetményalap 30%-os mértékékkel. (2) A képzettségi pótlék nyújtásának feltétele, hogy a köztisztviselı által az (1) a)-d) pontjában rögzített megszerzett képzettség a munkaszervezetben hasznosítható legyen, illetve hasznosuljon. (3) A több feltételnek is megfelelı köztisztviselı kizárólag egy, a magasabb összegő pótlékra jogosult. A (1) bekezdés a)-d) pontjában meghatározott több, a képzettségi pótlék szempontjából azonos szintő oklevél vagy szakképesítés esetén is csak egyszeres pótlék állapítható meg. (4) A felsıfokú iskolai végzettségő köztisztviselı nem jogosult képzettségi pótlékra, ha az (1) bekezdés d) pontjában meghatározott további szakképesítéssel rendelkezik. (5) A munkáltatói jogkör gyakorlója a képzettségi pótlékot és annak mértékét a Kttv. alapján - a köztisztviselı illetményének módosításával egyidejőleg - a tárgyév április 30-a napjáig munkáltatói döntés keretein belül állapítja meg, illetve vizsgálja felül. (6) A képzettségi pótlék a megállapítását követıen határozatlan idıre szól – annak felülvizsgálatáig, illetve visszavonásáig.
11
15. Iratkezelés, adatkezelés (1) A költségvetési szerv a hozzá beérkezett, illetve a helyben keletkezett iratokat, dokumentumokat iktatja. (2) Az iratkezelı köteles az iratkezelés során betartani az iratkezelıknek az adatvédelemmel kapcsolatos - a központi és helyi jogszabályi rendelkezések részeként meghatározott - elıírásokat. (3) Az iktatás részletes szabályait a Polgármesteri Hivatal jegyzıje által - a központi jogszabály(ok) végrehajtására, annak keretei között - kiadott Egyedi Iratkezelési Szabályzata határozza meg. 16. Adatkezelés, adatvédelem (1) A költségvetési szerv valamennyi munkatársa számára kötelezı - a központi és helyi jogszabályi elıírások részeként meghatározott - adatvédelmi szabályok betartása. (2) A közszolgálati adatvédelemre, - e körben a köztisztviselıi vagyonnyilatkozat munkahelyi kezelésére - vonatkozó adatvédelmi szabályokat a Polgármesteri Hivatal jegyzıje a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatban (Utasításban) határozza meg. (3) Az adatvédelem részletes szabályait a Polgármesteri Hivatal jegyzıje a Polgármesteri Hivatalban alkalmazandó Közszolgálati Adatvédelmi szabályokról szóló Utasításban határozza meg. (4) A költségvetési szerv vezetıjének feladata: folyamatosan ellenırizze, figyelemmel kísérje, hogy a költségvetési szerv keretein belül történı adatkezelés megfelel-e a központi és helyi jogszabályokban, valamint a Polgármesteri Hivatal által kiadott belsı szabályzatokban (utasításokban) meghatározott elıírásoknak, szabályoknak. 17. Az informatikai területért felelıs személy meghatározása, illetve az informatikai rendszer mőködtetésével és használatával összefüggı ún. felelısségi rendek, körök szabályozása (1) A Polgármesteri Hivatal és az önállóan mőködı helyi önkormányzati költségvetési intézmények informatikai rendszere ún. alapbiztonsági fokozatba tartozik. (2) Az informatikai terület felelısségi rendje: a) Az informatikai területért felelıs: jegyzı. b) Az informatikai feldolgozás során keletkezı adatok minısítıje: a jegyzı, az aljegyzı, az irodavezetık. c) Adatvédelmi felelıs: az aljegyzı. d) Az informatikai rendszer üzemeltetéséért, az informatika alkalmazásáért, az informatikai rendszer fejlesztéséért felelıs: az informatikus, rendszergazda. (3) A védelmet igénylı adatok és információk biztonsági osztályba sorolását, a Polgármesteri Hivatal jegyzıje által kiadott Informatikai Biztonsági Szabályzat rögzíti. (4) A védelmet igénylı szoftverek mőködtetésével, a szoftverek által feldolgozott adatok kezelésével, feldolgozásával, mentésével kapcsolatos helyi szabályokat, az informatikai katasztrófa bekövetkezése esetén követendı helyi eljárásrendet a Polgármesteri Hivatal jegyzıje által kiadott Informatikai Katasztrófaelhárítási Terv rögzíti.
12
(5) Az informatikai rendszer tekintetében, az informatikai rendszer mőködtetésével és használatával összefüggı jogokat, illetve kötelezettségeket, továbbá a mőködtetés, használat kapcsán jelentkezı felelısségi szabályokat a Polgármesteri Hivatal Informatikai Biztonsági Szabályzata, illetve a Polgármesteri Hivatal Informatikai Katasztrófaelhárítási Terve rögzíti. (6) Az Informatikai Biztonsági Szabályzatban és az Informatikai Katasztrófaelhárítási Tervben foglaltak szakszerő végrehajtásáról a Polgármesteri Hivatal adatvédelmi felelıse gondoskodik. Az adatvédelmi felelıs kiválasztásának módját, feladat és hatáskörét a Polgármesteri Hivatal Informatikai Biztonsági Szabályzata határozza meg. 18. A költségvetési szerv, mint intézmény feladatellátását szolgáló vagyon, a vagyon feletti rendelkezési jogosultság (1) A költségvetési szervnek a feladatellátást szolgáló ingatlan vagyona nincs. (2) A költségvetési szerv mőködéséhez szükséges ingatlan vagyont - használatra és kezelésre - Pilis Város Önkormányzata biztosítja a Pilisi Polgármesteri Hivatal részére. (3) A feladat-ellátást szolgáló ingó vagyon az intézmény eszköz leltára szerinti, Pilis Város Önkormányzata tulajdonát képezı eszközök. (4) A költségvetési szerv a használatára és kezelésére bízott ingó és ingatlan vagyon rendeltetésszerő üzemeltetésérıl, használatáról köteles gondoskodni az Önkormányzat tárgyévi költségvetésében, e célra elkülönített és jóváhagyott dologi költségvetési kiadási elıirányzat(ok) felhasználásával. (5) A költségvetési szerv a használatra és kezelésre kapott, részére átadott önkormányzati vagyont nem jogosult elidegeníteni, illetıleg biztosítékként felhasználni. 19. A költségvetési szerv megszüntetése (1) A fenntartó a költségvetési szervet kizárólag törvényben meghatározott, nevesített esetekben jogosult megszüntetni. (2) A költségvetési szerv megszüntetésérıl a fenntartó határozattal dönt. 20. Vegyes és hatályba léptetı rendelkezések (1) A Polgármesteri Hivatal vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkaköreinek felsorolását a Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. (2) A Képviselı-testület a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés során feltárt szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, valamint az ún. belsı ellenırzési nyomvonalat rögzítı ún. FEUVE Szabályzatot Pilis Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2. számú függelékeként állapítja meg. (3) A Polgármesteri Hivatal bélyegzı nyilvántartását a Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 3. számú függeléke tartalmazza, rögzíti.
13
(4) A Polgármesteri Hivatal jegyzıje köteles a rendeletet, az alábbi eset bármelyikének bekövetkezte esetén felülvizsgálni: a) jogszabályban elıírt esetekben és határidıre, b) a költségvetési szerv - fenntartó által elfogadott - Alapító Okiratának módosítása esetén, c) a költségvetési szervnél, mint szervezetnél elıállt szervezeti, mőködési változás szükségessége esetén. (5) A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2013. december 01. napján lép hatályba. Pilis, 2013. november hó 29. napján. Szabó Márton polgármester
14
dr. Fónagy Ágota jegyzı
A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÁBRÁJA
1. számú melléklet
POLGÁRMESTER
JEGYZİ
HATÓSÁGI IRODA
POLGÁRMESTERI IRODA Képviselı-testületi, bizottsági ülések elıkészítése Titkársági feladatok Jegyzıkönyvvezetés Informatikai feladatok Kézbesítés Gépkocsivezetıi feladatok Takarítás-szervezési feladatok
GAZDÁLKODÁSI IRODA
Aljegyzı oktatásügyi, egészségügyi feladatok
Igazgatási Csoport:
Adóügyi Csoport:
Szociális Csoport:
Anyakönyvvezetés Állampolgári eskü Birtokháborítás Kereskedelmi engedély. Hatósági bizonyítvány Mőszaki igazgatás Közterület felügyelet
Adóigazgatási feladatok
Szociális igazgatási feladatok
Költségvetés, beszámoló, zárszámadás készítési feladatok Könyvelési, számlázási feladatok Házipénztár kezelés, banki utalás Tárgyi eszköz, vagyon nyilvántartás Személyügyi, munkaügyi feladatok Beszerzési feladatok Egyéb gazdálkodási feladatok
A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2. számú melléklet A Polgármesteri Hivatal vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörei a./ Jegyzı. b./ Polgármesteri Iroda:
1. irodavezetı, 2. informatikus.
c./ Hatósági Iroda 1. aljegyzı, 2. igazgatási csoport vezetıje, 3. szociális csoport vezetıje, 4. adóügyi csoport vezetıje, 5. szociális ügyintézı, 6. szociális ügyintézı, 7. mőszaki ügyintézı, 8. közterület-felügyelı, 9. adóügyi ügyintézı 10. adóügyi ügyintézı 11. igazgatási ügyintézı. d./ Gazdálkodási Iroda: 1. irodavezetı, 2. számviteli ügyintézı, 3. számviteli ügyintézı, 4. számviteli ügyintézı. 5. számviteli ügyintézı, 6. pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı, 7. pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı, 8. pénzügyi-gazdálkodási ügyintézı, 9. személyügyi ügyintézı.
A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 1. sz. függeléke A Pilisi Polgármesteri Hivatal által az OTP Bank Nyrt. pénzintézetnél vezetett alszámlái 1./ Devizabetét számla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11751425-19697888-00000000 2./ Állami hozzájárulás alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-05120000 3./ Gépjármőadó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-08970000 4./ Egyéb bevételek beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-08800000 5./ Iparőzési adó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03540000 6./ Idegenforgalmi adó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03090000 7./ Ingatlan adó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-10030008 8./ Közüzemi díjak elkülönített alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-05980000 9./ Kommunális adó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-02820000 10./ Bírság alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03610000 11./ Késedelmi pótlék alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03780000 12./ Termıföld bérbeadásából származó személyi jöv. adó beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-08660000 13./ Letéti alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-06530000 14./ Pilis Város víziközmővei fejlesztése alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-00930000 15./ Idegen bevételek elszámolási alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-04400000 17
16./ Pilis Város víz-és szennyvíz érdekeltségi hozzájárulás beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-10010000 17./ Talajterhelési díj beszedési alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03920000 18./ Bölcsıdei beruházás KMOP-4.5.2-09-2009-2007 OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-02130000 19./ Eljárási illeték alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-03470000 20./ Szennyvíz beruházás érdekeltségi hozzájárulás alszámla OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-10020009 21./ Pilis Polg. Hiv. ivóvíz érdekeltségi hozzájárulás alszámla OPT Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-10060005 22./ Pilis Polg. Hiv. munkabérhitel alszámla OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-80010007 23./ Pilis Önk. átvezetési számla OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-80020006 24./ Étkezési térítési díj bevételi alszámla: OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15392103-10050006 25./ Önkormányzati családtámogatási folyószámla Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-00304579-00000000 26./ Pilisi Polgármesteri Hivatal számla OTP Bank Nyrt. Budapesti Régiójánál vezetett 11742238-15730655 27./ Pilisi Polgármesteri Hivat saját munkabér elszámolási számla OTP Bank Nyrt. Központi Számlavezetésnél 11769006-00164555 28./ Pilisi Polgármesteri.Hivatal külsı munkabér elszámolási számla OTP Bank Nyrt. Központi Számlavezetésnél 11769006-00164562
18
A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2. sz. függeléke
ún. FEUVE Szabályzat
19
A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 3. sz. függeléke
Pilis Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Egységes bélyegzı nyilvántartása
20
