A helyi önkormányzatokról szóló, módosított évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) 92. (10) bekezdése szerint

ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENİRZÉSI JELENTÉS 2008. JOGSZABÁLYI ELİÍRÁSOK: -

A helyi önkormányzatokról szóló, módosított 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) 92. § (10) bekezdése szerint

„A polgármester a tárgyévre vonatkozó - külön jogszabályban meghatározott - éves ellenırzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenırzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenırzési jelentést - a tárgyévet követıen, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejőleg - a képviselı-testület elé terjeszti.” - A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) Kormányrendelet (továbbiakban Ber.) 31. § szerint „(1) A költségvetési szerv vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves jelentést a költségvetési szerv vezetıje megküldi a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetıjének (önkormányzati költségvetési szerv esetén a jegyzınek, többcélú kistérségi társulás felügyelete alá tartozó költségvetési szerv esetén a munkaszervezet vezetıjének) a tárgyévet követı év március 15-ig.” „(3) A pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével elkészített éves ellenırzési jelentés, illetve éves összefoglaló ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) a belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása: aa) az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését, a tervtıl való eltérés indokát, a terven felüli ellenırzések indokoltságát, ab) az ellenırzések minıségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezıket (önértékelés alapján), ac) az ellenırzések fontosabb megállapításait, ad) az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát és rövid összefoglalását, ae) a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat; b) a belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítását: ba) az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolót, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatait a 29/A. § (3) bekezdésében foglalt beszámoló alapján, bb) az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat.” „(4) A (3) bekezdés a) és ba) pontjaiban foglaltak elkészítéséért a belsı ellenırzési vezetı, a (3) bekezdés bb) pontjában foglaltak elkészítéséért pedig a költségvetési szerv vezetıje felelıs.”

A)

A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA

AA) AZ ELLENİRZÉSI TERVBEN FOGLALT FELADATOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE, A TERVTİL VALÓ ELTÉRÉSEK INDOKA, A TERVEN FELÜLI ELLENİRZÉSEK INDOKOLTSÁGA

I.

Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyőlése a 606/2007. (XI.22.) közgy. határozatával jóváhagyta az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek vizsgálatára vonatkozó 2008. évi ellenırzési tervét. Az Ellenırzési Csoport felügyeleti jellegő ellenırzés keretében – az ellenırzési tervben foglaltaknak megfelelıen – 11 önálló és 13 részben önálló önkormányzati költségvetési intézménynél folytatott le átfogó pénzügyi-gazdasági ellenırzést. sorszám 1. 2. 3. 4-1. 4-2. 4-3. 4-4. 4-5. 4-6. 4-7. 4-8. 4-9. 4-10. 4-11. 5. 6. 7. 8. 9. 10-1. 10-2. 10-3. 10-4. 11.

Intézmény neve Bartók Béla Mővészeti Szakközépiskola 2. számú Általános Iskola Szabó Pál Téri Általános iskola Óvodai Gesz Egészségügyi Alapellátási Intézmény I-II.Mackó-Kuckó Óvoda Kazinczy és Trefort Utcai Óvoda Kertvárosi Óvoda Kölcsey Utcai és Ligeti Sori Óvoda Lencsési Lakótelepi Óvoda Napsugár Integrált Óvoda Penza Lakótelepi és Dr. Becsey Oszkár Utcai Óvoda Százszorszép Óvoda Szigligeti Utcai Óvoda Belvárosi Általános Iskola és Gimnázium Széchenyi István Két Tannyelvő Közgazdasági Szakközépisk. Gerlai Általános Mővelıdési Központ Hivatásos Önkormányzati Tőzoltó-parancsnokság Petıfi Utcai Általános Iskola Ifjúsági Ház és Általános Társaskör Arany János Mővelıdési Ház Békési Úti Közösségi Házak Lencsési Úti Közösségi Ház Közép-Békési Térségi Integrált Szakképzési Központ

Ellenırzésre fordított revizori munkanap 64 56 49 15 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 51 62 46 49 61 18 15 15 15 26

Szabályszerőségi, pénzügyi és rendszerellenırzés keretében vizsgáltuk a gazdálkodás szabályozottságát, az intézmények költségvetési beszámolóinak és az éves költségvetések tervezésének megalapozottságát, a pénzügyi és gazdasági feladatok szabályszerőségi és szabályozottság szempontból történı jóváhagyását, a gazdálkodási jogkörök jogszabályoknak megfelelı gyakorlását, a számviteli rendszer mőködését, a vagyonnal való gazdálkodást és vagyonvédelmet, továbbá az intézményi belsı ellenırzési rendszer mőködését. A stratégiai terv alapján az ellenırzések hároméves idıszakra vonatkoztak. 1

A Békéscsaba és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás felügyelete alá tartozó költségvetési intézményeik közül a Békéscsabai Kistérségi Családsegítı és Gyermekjóléti Központnál végeztünk hároméves átfogó pénzügyi és gazdasági ellenırzést. 43

15. Békéscsabai Kistérségi Családsegítı és Gyermekjóléti Központ

Utóellenırzést egy intézménynél végeztünk, rendszerellenırzés keretén belül a korábbi költségvetési ellenırzés megállapításai alapján. 14. József Attila Általános Iskola, Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény

16

Szabályszerőségi ellenırzés keretében – soron kívül - 3 esetben ellenıriztük a 2008. évben lebonyolított selejtezési eljárás szabályszerőségét. 5 2 5

17. Dr. Réthy Pál Kórház-Rendelıintézet 18. I-II. Mackó-Kuckó Óvoda 19. Dr. Réthy Pál Kórház-Rendelıintézet

Az ellenırzéseket a tervben meghatározottak szerint hajtotta végre a csoport, a helyszíni vizsgálatok lefolytatása és a jelentések elkészítése megtörtént. Az Ellenırzési Csoport létszámában bekövetkezett változás, és hiányzás, valamint az idıközben született közgyőlési döntések (intézményi átszervezések miatt) indokolták a 2008. évi ellenırzési terv 537/2008. (X.16.) közgy. határozatával történt módosítását. A döntés alapján a 2008. évi munkatervbıl kikerült ellenırzések: 12. 13. 16.

II.

Kemény Gábor Közlekedési és Logisztikai Szakközépiskola átfogó pénzügyi-gazdasági ellenırzése Gépészeti és Számítástechnikai Szakközépiskola és Kollégium átfogó pénzügyi-gazdasági ellenırzése Békéscsaba és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társuláshoz tartozó Önkormányzatok belsı ellenırzése

A Polgármesteri Hivatal 2008. évi belsı ellenırzési terve a 607/2007. (XI.22.) közgy. határozattal lett jóváhagyva. 2008. évben az ellenırzési tervnek megfelelıen a következı ellenırzésekre került sor: 1. A Stratégiai-Fejlesztési Osztály Beruházási Csoportjánál karbantartások, valamint a vagyonkezelık ellenırzése.

a

beruházások,

felújítások,

2. A Stratégiai-Fejlesztési Osztály Projektmenedzsment Csoportjánál és a Közbeszerzési Csoportnál a pályázatok és a közbeszerzési eljárások dokumentumainak ellenırzése, továbbá az egész osztály munkáját érintıen az ügymenetleírás megvalósulásának, az elıírt nyilvántartások és szabályzatok meglétének, az ügyintézés színvonalának, a határidık betartásának ellenırzése.

2

3. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Városüzemeltetési Osztályán a szerzıdések és nyilvántartások dokumentumainak, az ügymenet leírás, a szabályzatok, az ügyintézés és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése. 4. A Békéscsaba Vagyonkezelı Zártkörő Részvénytársaság részére átadott pénzeszközök ellenırzése. 5. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Közigazgatási Osztályának Építéshatósági Csoportjánál az ügymenet leírások, nyilvántartások, szabályzatok, az ügyintézés színvonala és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése. 6. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Városépítészeti Csoportjánál az ügymenet leírások, nyilvántartások, szabályzatok, az ügyintézés színvonala és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése. 7. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Gazdasági Osztályán a vagyonkataszter nyilvántartásainak ellenırzése. A 2008. évi ellenırzési tervben foglaltak maradéktalanul teljesítésre kerültek. Az éves ellenırzési terven felül hat esetben került sor a tervben nem szereplı, soron kívüli ellenırzés lefolytatására, amelyek a következık voltak: 1.1. A 2008. március 9-én lebonyolításra kerülı országos ügydöntı népszavazással kapcsolatos pénzeszközök felhasználásának, pénzügyi kiadásainak ellenırzése. 1.2. A Polgármesteri Hivatal képviseletében a jegyzı által kötött, XII.225-38/2007. iktatószámú megbízási szerzıdés, valamint polgármesteri egyetértı lap fénymásolati formában kikerült a hivatalból és annak kezelésére, felhasználására jogosulatlan személy/személyek birtokába jutott. A kérdéses szerzıdés - hivatalon belüli útja - kezelése szabályosságának kivizsgálása, ki/kik és milyen formában kezelte/kezelték a megbízási szerzıdést és hogyan, honnan kerülhetett ki a szerzıdés a hivatalból. 1.3. Az I.958-2/2008. iktatószámú igazoló jelentés készítése tárgyú jegyzıi levélben feltett kérdésekre, a Titkársági Osztály Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoportjába tartozó gépkocsivezetı által készített, I.958-7/2008. iktatószámú igazoló jelentésben adott válaszok alapján az eljárás szabályszerőségének kivizsgálása. 1.4. Az I.776/2008. iktatószámú szerzıdés, amely létrejött Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata és a Magyar Pályázatkészítı Iroda Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelısségő Társaság között. A szerzıdéskötés ügygazda általi nyomon követése szabályosságának kivizsgálása. 1.5. A Dél-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatalnál Békéscsaba Megyei Jogú Város közbeszerzési gyakorlatára tett panaszbejelentés ellenırzése, konkrétan az informatikai eszközbeszerzéssel és az önkormányzati portálrendszerrel kapcsolatos szerzıdések körülményeinek kivizsgálása.

3

1.6. Az útfelügyelügyelı által megtett km-felhasználás és elszámolás ellenırzése. III. A felügyelt intézmények belsı ellenırzési rendszerének átalakítása az államháztartás belsı pénzügyi ellenırzés szabályainak megfelelıen folyamatban van, az új rendszernek megfelelı ellenırzési gyakorlat még nem mőködik teljes körően. 2008. elsı félévében függetlenített belsı ellenırt közalkalmazotti jogviszonyban az intézmények engedélyezett létszám és elıirányzat hiányában nem alkalmaztak. Három intézmény rendelkezik összesen 2,5 engedélyezett létszámmal és a kapcsolódó pénzügyi fedezettel. A csak néhány esetben alkalmazott eseti megbízások alapján elvégzett belsı ellenırzési megállapítások a szabályszerőségi vizsgálatokra korlátozódtak. 2008. július elsejétıl a 232/2008. (IV.24.) közgy. határozatnak megfelelıen további 2,5 fı belsı ellenır alkalmazására nyílt lehetıség, így az intézményi hálózatban összesen 5 fı végezhet belsı ellenıri feladatokat.

AB)

AZ ELLENİRZÉSEK MINİSÉGE, SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEI, A TEVÉKENYSÉGET ELİSEGÍTİ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZİK

I.

Az Ellenırzési Csoport az ellenırzések eljárása során követte a jogszabályi és a hatályos belsı ellenırzési kézikönyv elıírásait, az elıírt irat- és jelentés mintákat. Valamennyi ellenırzés végrehajtásához ellenırzési program készült. A program részletesen leírta az ellenırzés szempontrendszerét, a belsı ellenırök vizsgálati feladatait. Az ellenırzés megkezdésérıl 3 nappal a vizsgálat megkezdése elıtt telefonon értesültek az ellenırzött szervezetek. A megbízólevél, vizsgálati program írásos formában történı átadása a nyitó megbeszélésen történt. A vizsgálatvezetı és az ellenırzést végzı belsı ellenırök a megbízólevél birtokában végezték feladatukat. Az Ellenırzési Csoport jelentés tervezetbe foglalta megállapításait, javaslatait, ajánlásait a lefolytatott ellenırzésrıl. A jelentésekben leírtak követték a programban rögzített szempontrendszert, a megállapításokat jogszabályi hivatkozással és bizonyítékokkal támasztották alá a belsı ellenırök. A záró megbeszélések keretében lefolytatott egyeztetések alapján végleges jelentést adott ki a belsı ellenırzés. A jelentésben foglaltakat „megismerési záradék” aláírásával igazolták a vizsgált intézmények vezetıi. Az ellenırzött önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek részére a megismerési záradékban a Ber. 28. § (2) bekezdése alapján 15 munkanapon belül észrevétel megtételére biztosít lehetıséget. Észrevételt az intézmények nem tettek. A belsı ellenırzési munkatársak függetlensége biztosított volt, a jelentéseket befolyástól mentesen készítették el. Az Ellenırzési Csoport ellenırzési mappát alakított ki az ellenırzési dokumentumok – Megbízó levelek, Ellenırzési program, Értesítı levél, Ellenırzési jelentés-tervezet, Ellenırzési jelentés, Teljességi nyilatkozat - kezelésére, elhelyezésére és tárolásra, melyek az ellenırzés lebonyolítását támogatják. 4

A belsı ellenırzés nyilvántartási rendszere magába foglalja az Ellenırzési Csoport által készített dokumentumrendszert, illetve az ellenırzött szervek által megtett intézkedések realizáló levelét. Az Ellenırzési Csoport 2007. május 1-jétıl a hivatalon belül a Polgármesteri Hivatal önálló szervezeti egységeként a jegyzı irányítása alatt mőködik. Az Ellenırzési Csoport helyzete a szervezeti hierarchiában megfelel a Ber. 6. § (2) bekezdésében elıírtaknak. A belsı ellenırzési egységek funkcionális függetlensége biztosított. A 2008. évben az Ellenırzési Csoport két munkatársa áthelyezéssel távozott. A pályázat útján meghirdetett álláshelyeket az új munkatársak 2008. július 7-tıl, illetve július 18-tól töltötték be. Az ellenırzéssel foglalkozó munkatársak a munkakörük betöltéséhez elıírt iskolai végzettséggel valamennyien rendelkeznek. Egy belsı ellenır a mérlegképes könyvelıi tanfolyam hallgatója. Valamennyien a számítógép felhasználói szintő kezelıi, mindenki rendelkezik ECDL nemzetközi jogosítvánnyal. Az Ellenırzési Csoport az elmúlt év során 723 napot fordított ellenırzésre. Az ellenırzésekhez felhasznált ellenırzési kapacitást az alábbi táblázat mutatja.

Fejezet:

Ellenırzési csoport

A belsı ellenırzés létszám-helyzete 2008. december 31-én Nem ellenırzésre fordított kapacitás A) Belsı ellenırzési Egyéb Belsı ellenırzési egység feladatot ellátó személy B) Adminisztratív TanácsKépzés tevékeny- Összesen összesen (A+B) közszolgálati személyzet*** adás ség jogviszonyban betöltött betölbetöltött betölbetöltött betölembernap státusz* státusz tetlen státusz státusz tetlen státusz státusz tetlen

4,0

4,0

0,0

4,0

4,0

0,0

0,0

0,0

0,0

20

27

6

53

A munkaidı alapot a munkaviszony megszőnések és a kinevezések között eltelt idıszak miatti munkaidı kiesés, a táppénzes napok és a szabadságok tervezettnél magasabb alakulása csökkentette, amely a közgyőlési határozattal jóváhagyott 2008. évi terv módosítását indokolta. Az Ellenırzési Csoport elhelyezése a Polgármesteri Hivatal földszintjén két külön iroda helyiségben van, ahol a munkavégzés feltételei biztosítottak. A munkatársak részére biztosított a számítógép használata. Elırelépés a tárgyi feltételek tekintetében, hogy az ellenırzéssel foglalkozó munkatársak mindegyike rendelkezik asztali számítógéppel. A csoport munkáját segíti egy hordozható számítógép használata. Az informatikai eszközellátottság révén a központi jogtár, az önkormányzati rendelettárak, a belsı szabályzatok tára elérhetık a munkatársak számára. Hordozható internet használatával a hivatallal történı folyamatos kapcsolat is biztosított. Az ellenırzések nyilvántartásához külön szoftverrel nem rendelkezik a csoport. Az ellenırzési dokumentumok ırzése a Polgármesteri Hivatal központi irattárában és helyben, zárható szekrényben történik.

5

Az ellenırzések szakmai színvonalának fejlesztését szolgáló kiadványok, útmutatók hozzáférése biztosított. Az Ellenırzési Csoport számára interneten elérhetı a PM, az ÁBPE Tárcaközi Bizottság, az ÁBPE Módszertani és Képzési Központ szakmai anyagai: az államháztartás belsı ellenırzési rendszerével kapcsolatos irányelvek, ajánlások, módszertani dokumentumok, standardok. Három ellenır vett részt a mérlegképes könyvelık részére elıírt kötelezı továbbképzésen. Egy ellenır a Struktúra Oktatási és Vezetési Tanácsadó Kft. szervezésében a belsı ellenırök részére indított tanfolyamon vett részt. Az ellenırzési tevékenységet segíti a társosztályoktól (Oktatási, Közmővelıdési és Sport Osztály, Stratégiai - Fejlesztési Osztály, Titkársági Osztály Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoportja, stb.) kapott tájékoztatás az ellenırizendı intézmény szakmai tevékenységével kapcsolatban. A Pénzügyi és Gazdasági Osztály szintén segítséget nyújtott a hatékony ellenırzési tevékenységhez, elsısorban a felkészülés során. Az ellenırzések felkészüléséhez szükséges dokumentumok a belsı ellenırök számára elérhetıek voltak, az ellenırzöttek adatszolgáltatási kötelezettségüknek maradéktalanul eleget tettek. A belsı ellenırzés végrehajtása során a belsı ellenırzés alá vont költségvetési szervek dokumentációjához, az ellenırzöttekhez való hozzáférési jogosultság akadályozása nem állt fenn. II.

A Polgármesteri Hivatal belsı ellenıre a Ber. 6. § (2) bekezdés elıírása értelmében belsı ellenıri tevékenységét közvetlenül a költségvetési szerv vezetıjének alárendelve végzi. A Ber. 32. §-ának megfelelıen kialakításra került az ellenırzésekrıl vezetett nyilvántartás, a dokumentumok megırzése a Belsı Ellenırzési Kézikönyvben került szabályozásra. A Polgármesteri Hivatalban ellenırzést akadályozó tényezık nem fordultak elı. A belsı ellenır az ellenırzési dokumentációk elkészítéséhez 1 db személyi számítógéppel, 1 db nyomtatóval és 1 db laptoppal rendelkezik. Munkáját segíti a CD Jogtár használata, valamint az Internet hozzáférés, illetve egyéb dokumentumok, pl.: a Pénzügyminisztérium honlapján található segédletek használata.

AC)

AZ ELLENİRZÉSEK FONTOSABB MEGÁLLAPÍTÁSAI

I.

Az Ellenırzési Csoport az ellenırzés eredményétıl függıen a jelentésekben javaslatokat, ajánlásokat fogalmazott meg. Az ellenırzések megállapításai szerint Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának felügyelete alá tartozó költségvetési intézményeiben a zavartalan és biztonságos mőködéshez szükséges személyi és tárgyi feltételek adottak voltak. Az intézmények az alapító okiratban meghatározott feladataikat megfelelıen végzik. 1. Az intézmények általában rendelkeznek azokkal a szabályzatokkal, amelyeket a jogszabályok kötelezıen elıírnak, továbbá azon szabályzatokkal, amelyeket jogszabály ugyan nem ír elı, de azok 6

összeállítását a tevékenység jellege, jelentısége, illetve az intézmények sajátosságai miatt indokolt elkészíteni. Az intézmények sajátosságait, a tevékenységükben bekövetkezı változásokat, valamint a jogszabályi módosításokat több intézmény nem, vagy nem teljes körően vezette át szabályzataiban. Néhány esetben a szabályozás és a gyakorlat közötti összhang hiányát is kifogásolta az ellenırzés. Az intézmények a Szervezeti és Mőködési Szabályzatukban követték a jogszabályi változásokat, az intézmények SZMSZ-ének melléklete tartalmazza a szabálytalanságok kezelésének, a kockázatkezelésének és az intézmény ellenırzési nyomvonalának szabályzatait. A kötelezettség vállalási szabályzat több intézményben a Szervezeti és Mőködési Szabályzat függeléke, az ellenırzés javasolta a szabályozást elkülönítetten - önkormányzati szinten egységesen kezelni. Az önálló és részben önálló költségvetési intézmények közötti megállapodást a felügyeleti szervvel minden vizsgált esetben jóváhagyatták. Az együttmőködési megállapodások a jogszabályi elıírásokat tartalmazzák, indokolt azonban tovább bıvíteni, mert csak általánosságban határozzák meg a pénzügyi és gazdasági feladatok. Pontosan meg kell határozni a pénzügyi és gazdasági feladatok intézmények közötti felelısség és hatásköreit, valamint meg kell határozni a feladatok kapcsolódási pontjait. Az intézmények számviteli politikája, valamint a pénzügyi és gazdasági feladataikhoz kapcsolódó szabályzatai intézményenként eltérıek. Az eltérı szabályozásból eredıen elıfordul a számviteli szabályok eltérı alkalmazása is, amely az önkormányzat esetében nem megengedhetı. Az egységes szabályzatokkal önkormányzati szinten valósulnak meg a számviteli alapelvek. 2. Az intézmények bevételeinek meghatározó hányadát képviseli az önkormányzati támogatás. A normatív állami hozzájárulás igényléséhez szolgáltatott adatok az oktatási intézmények esetében általában megegyeztek a közoktatási statisztika adataival, valamint a tanügyi nyilvántartásokkal. A kötött felhasználású állami hozzájárulás igénylése és felhasználása megfelelıen történt az ellenırzött idıszakokban. Az intézmények folyamatos gazdálkodásához nélkülözhetetlen a saját bevétel. A térítési díjak, a bérleti díjak és az egyéb szolgáltatásból adódó díjak megállapítása az elıírásoknak megfelelıen történt, az elszámolás rendszerének zártsága néhány intézmény esetében nem volt teljes körően biztosított, azonban az ellenırzött idıszakban a nyilvántartások itt is egyezıséget mutattak. A normatív étkezési kedvezmények megítéléséhez a jogosultságot igazoló dokumentumok csatolása több esetben elmaradt. Több intézménynél megfigyelhetı az új ügyviteli rendszer bevezetéséhez köthetı párhuzamos számlázás. Az intézmények az ellenırzések alkalmával megszőntették a technikai jellegő szabálytalanságot. Jelentıs nagyságrendet képviselnek az átvett pénzeszközök, melyek közül kiemelkedik a szakképzési hozzájárulás. A vizsgált intézményeknél több esetben a nyilvántartás és elszámolások vezetése nem naprakészen történt.

7

Az intézményvezetık a pályázati lehetıségekre nagy gondot fordítanak, és folyamatosan figyelemmel kísérik a pályázati kiírásokat. A jelentıs nagyságrendet képviselı összegekkel minden esetben elszámoltak. A cél szerinti felhasználás biztosított. 3. A vizsgált idıszak beszerzési tevékenysége összességében jónak, átgondoltnak értékelhetı. A beszerzéseket a közbeszerzési törvény, illetve az intézmények közbeszerzési szabályzatai elıírásainak figyelembe vételével végezték. Az ellenırzött intézmények többségénél közbeszerzési eljárás lefolytatására nem került sor, mivel beszerzéseik éves szinten az értékhatárt nem érték el, de az értékhatár alatti beszerzések, szolgáltatások kiválasztásakor is jellemzıen több árajánlat alapján döntöttek. A vizsgált beszerzések a feladatellátáshoz indokoltak és szükségesek voltak, az eszközök kihasználtsága terén csak néhány esetben fordultak elı hiányosságok. A vagyonnyilvántartás színvonala általában a korábbi évek gyakorlatának megfelelıen értékelhetı. A vizsgált intézmények esetében a tulajdon védelme biztosított, az eszközökért való felelısség rendszere kialakított, a különbözı készletek számbavételének rendje szabályozott. Az intézmény vagyonnyilvántartásában általánosan elıforduló hiba még mindig az ingatlanok és a vagyonkataszter közötti eltérés. Mind értékben mind naturális mutatók esetében eltérések tapasztalhatók, esetenként még a helyrajzi számok sem egyeztek. Néhány esetben tapasztalható az új ügyviteli rendszer bevezetésébıl adódó nehézségek. Nem sikerült teljes körően az adatállomány új rendszerben történı megfeleltetése. Az intézmények leltározási kötelezettségüknek - néhány kivétellel - eleget tettek. Az önkormányzat vagyonrendelete szerint az eszközöket önkormányzati szinten kétévente kell leltározni, a nulladik évet 2005. évben határozza meg a rendelet. Ennek értelmében 2005. évtıl kétévente kell minden költségvetési intézmény eszközeit teljes körően leltározni. Az ellenırzött intézmények esetében megfigyelhetı, hogy nem a szabályoknak megfelelı idıközönként végzik a leltározás tevékenységüket. Az ellenırzöttek többségénél hiányosságként állapítható meg, hogy a leltározás nem volt teljes körő. A leltározás elıkészítése, végrehajtása és kiértékelése során a kormányrendeletben elıírtak többnyire érvényesültek, de a dokumentálásban sok hiányosságot tárt fel a revízió. A selejtezés és hasznosítás területén számottevı hiányosság évek óta nem tapasztalható, ami a felügyeleti hatáskörben elıírt elızetes bejelentési kötelezettséggel, a selejtezési és hasznosítási eljárások fokozott figyelemmel kísérésével, valamint azok helyszíni ellenırzésével is összefügg. Az ellenırzés tapasztalatai szerint a felesleges és elhasználódott készletek felszámolása folyamatosan történik, ennek következtében elfekvı, selejtes készletek felhalmozódása nem jellemzı. A selejtezési és hasznosítási eljárások lefolytatása minden esetben a szabályok szerint történt, hiányosságok csak a dokumentálásban mutatkoztak, illetve néhányszor elıfordult, hogy az elızetes bejelentési kötelezettségnek nem tettek eleget. Az elmúlt években az ellenırzés tapasztalatai szerint a legszükségesebb állagvédelmi, karbantartási feladatokat minden intézmény lehetıségeihez képest oldotta meg. Ennek ellenére az épületek többségénél ma is jelentıs felújítási igény mutatkozik. Saját karbantartót alkalmazó intézményekben a karbantartó anyaggal való elszámoltatásuk eltérı színvonalon, de néhány kivételtıl eltekintve minden ellenırzöttnél biztosított. 8

4. Az intézmények a felügyeleti szerv által engedélyezett létszámmal látják el az alapító okiratban rögzített feladataikat. Az intézmények dolgozói rendelkeznek munkaköri leírásokkal, melyekben a megjelölt feladatok összhangban vannak a Szervezeti és Mőködési Szabályzattal. Néhány esetben a változásokat nem vezették keresztül a munkaköri leírásokon. A dolgozók illetményét az iskolai végzettség, a közalkalmazotti jogviszonyban töltött idı és a jogszabályi elıírások figyelembe vételével határozták meg. A vizsgált intézményeknél több esetben hiányoztak a fizetési fokozat és besorolási osztály megállapításához szükséges munkaviszonyt igazoló okmányok. A közalkalmazotti jogviszonyból származó jogokat és kötelezettségeket a Kollektív Szerzıdés szabályozza, amennyiben az intézményben mőködik szakszervezet. Az intézménynél megválasztott Közalkalmazotti Tanács és a munkáltató kapcsolatrendszerét a Közalkalmazotti Szabályzatban rögzítették. A pótlékok számítási alapja és mértéke megfelel a jogszabályi elıírásoknak, a felügyeleti szerv irányelveinek. A többletmunka elszámolása során sok kisebb szabálytalanság tapasztalható, melyek jellemzıen a pontatlan nyilvántartásra vezethetık vissza. A megbízási szerzıdések általában tartalmazzák az elvégzendı feladatokat, a feladat teljesítésének idıpontját, a fizetés gyakoriságát és a díjazás mértékét. A személyi kifizetések minden esetben dokumentumokkal és igazgatói engedélyekkel alátámasztottak. 5. Az intézmények a költségvetési gazdálkodásuk során a szakmai igények, elvárások és a pénzügyi lehetıségek összhangjának megteremtésére törekedtek. A költségvetés tervezéséhez szolgáltatott adatok megalapozottak, az ellenırzött intézményeknél a személyi juttatások esetében részletesen kidolgozták azokat. Az intézményvezetık folyamatosan figyelemmel kísérik az elıirányzatok és teljesítések alakulását. Az elıirányzat módosításokat kezdeményezik a Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyőlése felé. Ennek ellenére elıfordult, hogy néhány esetben a kiemelt elıirányzatot túllépték. Minden esetben felhívtuk az intézményvezetık figyelmét, hogy az elıirányzat túllépésével megsértették az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 93. § - át és a 98. § (3) bekezdését. A céllal kapott elıirányzatok felhasználása és elszámolása a vizsgált idıszakban nem teljes körően történt. Néhány esetben megfigyelhetı, hogy csak többszöri felhívásra tettek eleget az intézmények a céllal kapott pénzeszközök cél szerinti felhasználásának. A pénz- és értékkezelésre vonatkozó jogszabályi elıírásokat a intézmények többsége megfelelıen alkalmazta. A pénztári okmányok, nyilvántartások az alaki és tartalmi követelményeknek többnyire megfeleltek. Elıfordultak azonban dokumentálási hiányosságok. 6. Az intézmények vagyonát vizsgálva általánosságban megállapítható, hogy a könyvviteli mérlegben szerepeltetett eszközök és források leltárral megalapozottak. A fıkönyvi kivonat és analitika 9

egyezısége biztosított. Hiányosságként tapasztalható, hogy több esetben elmaradt az eszközök és források év végi minısítése és értékelése, és az ehhez kapcsolódó szabályokat sem készítették el. Az ellenırzés kiterjedt a 2008. évben végrehajtott intézményi átszervezések vizsgálatára is. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet 13/A. § (1) bekezdése értelmében intézményi átszervezés esetén az átszervezést követıen 60 napon belül beszámolót köteles készíteni az intézmény, a leltárral és a fıkönyvi kivonattal alátámasztottan. A 7. § (10) bekezdése értelmében a részletes szabályokat a kitöltési útmutató tartalmazza. Az átszervezésben érintett intézmény elkészítette határidıre az átszervezett intézmény költségvetési beszámolóját, és határidıben leadta a felügyeleti szerv részére. Nem készítették el teljes körően a vagyonátadási jegyzıkönyvet, amely a szakmai tapasztalatlanságból adódott. A jegyzıkönyvet az ellenırzés idején, és csak részben egészítették ki. A számviteli rend és okmányfegyelem elıírásai túlnyomórészt érvényesültek. A számvitel, mint nyilvántartási rendszer szintetizálja a különféle analitikus nyilvántartásokat, és a kontroll szerepét tölti be. Az analitikus nyilvántartások és a fıkönyvi kivonat összhangja néhány esettıl eltekintve biztosított volt. A kötelezettségvállalási nyilvántartás – néhány kivételtıl eltekintve - valamennyi ellenırzött intézménynél hiányzott. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és szakmai teljesítés igazolási jogkörök szabályozása, illetve gyakorlása - kevés kivétellel - nem teljes körően felelt meg az elıírásoknak. Az ellenırzések célját, az ellenırzés típusát, az ellenırzött szervezetet, vagy az ellenırzés témáját, az ellenırzött folyamatot, valamint az azonnali intézkedést igénylı, a határidıre történı intézkedést igénylı és a jövıre vonatkozó megállapításait, javaslatait részletesen az 1. számú melléklet tartalmazza. II.

A Polgármesteri Hivatal belsı ellenırzéseinek fontosabb megállapításai.

1. A Stratégiai-Fejlesztési Osztály Beruházási Csoportjánál a beruházások, felújítások, karbantartások, valamint a vagyonkezelık ellenırzése. A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az osztályvezetı intézkedési tervet készített: - A Beruházási csoportnál az 1960-as évek óta nem történt meg az ügyiratok irattárba helyezése. - A Beruházási Csoport munkatársai által ellenırzött kisebb volumenő beruházási munkák esetén a mőszaki ellenırzésrıl nem készült jegyzıkönyv. - A munkaköri leírások nem kerültek aktualizálásra, olyan feladatokat is tartalmaztak, amelyeket az ügyintézı ténylegesen nem végez. - Az iratkezelés, iktatás nem egységes, rendszeres osztályvezetıi ellenırzés nem történt. - A határidık következetes betartása és a folyamatban lévı ügyek befejezése érdekében nem történt következetes vezetıi ellenırzés, számonkérés. - Központilag kialakított normák hiányában a belsı ellenır a beruházási szabályzat kibıvítését, módosítását javasolta, amely az elıkészítéstıl a használatba vételig terjedıen valamennyi eljárási rendet részletesen szabályoz. 2. A Stratégiai-fejlesztési Osztály Projektmenedzsment Csoportjánál és a Közbeszerzési Csoportnál a pályázatok és a közbeszerzési eljárások dokumentumainak ellenırzésérıl, továbbá az egész osztály munkáját érintıen az ügymenetleírás megvalósulásának, az elıírt 10

nyilvántartások és szabályzatok meglétének, az ügyintézés színvonalának, a határidık betartásának ellenırzése. A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az osztályvezetı intézkedési tervet készített: - A Közbeszerzési Csoportnál az expediálást nem az Iratkezelési Szabályzatban elıírtak szerint végezték. - Az osztály munkafolyamataira nem készült el az ügymenet leírás. - Az egységes iratkezelés, iktatás tekintetében nem történt rendszeres osztályvezetıi ellenırzés. - A Közbeszerzési Szabályzatban elıforduló elírás kijavítása szükséges. 3. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Városüzemeltetési Osztályán a szerzıdések és nyilvántartások dokumentumainak, az ügymenet leírás, a szabályzatok, az ügyintézés és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése. A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az osztályvezetı intézkedési tervet készített: - A munkaköri leírások nem kerültek aktualizálásra. - Az osztály munkafolyamatait illetıen egyik területre sem készült ügymenet leírás. - Nem volt meghatározva ügyintézési határidı azokra az ügytípusokra vonatkozóan, amelyekre nem vonatkozik a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket). - Az ügyintézéssel kapcsolatban konkrét vezetıi ellenırzés nem történt. - Az osztály feladatait érintı szabályzatokat a Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoport felülvizsgálata után aktualizálni kell. - A Polgármesteri Hivatal nevében kötött szerzıdéseket aktualitás és szükségesség szempontjából is haladéktalanul át kell tekinteni. A szerzıdések áttekintése a szerzıdés tartalma szerint illetékes osztályvezetı vagy csoportvezetı szakmai javaslata alapján a jegyzı egyetértésével történjen. A szerzıdések áttekintését a Városüzemeltetési osztályvezetı koordinálja. - A szerzıdésekkel összefüggésben érkezett szállító levelek és számlák leigazolásával kapcsolatban változtatni szükséges az eddigi hibás gyakorlaton. - A Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat nevében kötött szerzıdések nem kerültek beiktatásra a Városüzemeltetési Osztályon. A szerzıdéseket nyilvántartó és az abból dolgozó munkatársak nem eredeti vagy hitelesített másolati példányokat használnak. - A kialakult iktatási gyakorlat hibás. 4. A Békéscsaba Vagyonkezelı Zártkörő Részvénytársaság részére átadott pénzeszközök ellenırzése. A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az ellenırzött szervezeti egységek vezetıi intézkedési tervet készítettek: - A vizsgált számlák esetében elıfordult késedelmes fizetés, több esetben nem történt meg a teljesítés igazolása, a kifizetés jogossága igazolása és nem lett rögzítve a kifizetés dátuma. 5. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Közigazgatási Osztályának Építéshatósági Csoportjánál az ügymenet leírások, nyilvántartások, szabályzatok, az ügyintézés színvonala és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az osztályvezetı intézkedési tervet készített: - A munkaköri leírások többségében számos hiányosság került megállapításra, az általános és a fıbb feladatok helytelenül, mellékletben vannak feltüntetve, valamennyi munkaköri leírásból kimaradt a 11

2. pont. A vezetendı nyilvántartásokat az egyes kollégáknál konkretizálni kell, és felsorolásszerően fel kell tüntetni a konkrét nyilvántartások megnevezését. „A munkájának ellenırzési módja” pontban nem került feltüntetésre a belsı ellenırzés, és a hatósági feladatot végzı munkatársak esetében a törvényességi ellenırzés sem. - A csoport munkafolyamatait illetıen nem készült ügymenet leírás. - Az Építéshatósági Csoportnál a kialakult iktatási gyakorlat helytelen és nem egységes. - Az iktatási határidık betartásának tekintetében általánosságban ügyintézési határidı túllépések voltak. - A helyszíni szemlérıl készült jegyzıkönyvek esetében nem egységes formátum került bevezetésre, valamint tartalmi felülvizsgálat szükséges, mert jelenleg van olyan jegyzıkönyv, amely adattartalma nem felel meg a törvényi elıírásoknak. - „Az értesítés eljárás megindításáról” tárgyú iratot szintén nem egységes formátumban használják, tartalmilag szintén felülvizsgálatot igényel. Az egyfajta iratokat valamennyi ügyintézı megegyezı formátumban és tartalommal készítse. - Több ügyintézınél és több alkalommal fordult elı, hogy nem az iratkezelési szabályzat szerint történik az iratok expediálása. - A kimenı iratok esetében általánosságban fordul elı, hogy a hivatkozott jogszabály megnevezése nincs feltüntetve, csak a száma. Pl. az értesítésben, de a hiánypótlásra való felszólításban is. - Az ügyfelek hiánypótlásra történı felszólítása több esetben nem a törvényi elıírások szerinti határidıben, hanem késedelmesen történik. 6. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Városépítészeti Csoportjánál az ügymenet leírások, nyilvántartások, szabályzatok, az ügyintézés színvonala és az ügyintézési határidık betartásának ellenırzése. A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre a csoportvezetı intézkedési tervet készített: - A csoport munkafolyamatait illetıen nem készült ügymenet leírás. 7. Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Gazdasági Osztályán a vagyonkataszter nyilvántartásainak ellenırzése A jelentısebb megállapítások az alábbiak voltak, amelyekre az osztályvezetı intézkedési tervet készített: - A jogszabályban elıírt vagyonkataszter felfektetése megtörtént, de nem a valós helyzetet tükrözi. - Nem állapítható meg, hogy a kataszternapló vezetése folyamatos-e, valamint, hogy az átvezetés 90 napon belül megtörténik-e, mivel a beérkezı változásjelentések nem kerülnek beiktatásra. - Nem állapítható meg, hogy a helyi önkormányzat költségvetési intézménye, vállalata, egyéb gazdálkodó szerve, valamint a megbízásában eljáró vagyonkezelı - okirattal igazolva - 60 napon belül jelenti-e a változást, mivel a beérkezı változásjelentések beiktatása nem történik meg. - A vagyonkataszterben és az analitikus nyilvántartásban nyilvántartott bruttó értékek nem egyeznek, valamint a Polgármesteri Hivatal és Földhivatal nyilvántartása sem egyezik. - Vezetıi ellenırzés nem történik. 8. A 2008. március 9-én lebonyolításra kerülı országos ügydöntı népszavazással kapcsolatos pénzeszközök felhasználásának, pénzügyi kiadásainak ellenırzése. Intézkedési terv nem készült, mert a vizsgálat szabálytalanságot nem állapított meg. - A 2008. március 9-én lebonyolításra kerülı országos ügydöntı népszavazással kapcsolatos pénzeszközök felhasználásának, pénzügyi kiadásainak elszámolása szabályosan történt.

12

9. A Polgármesteri Hivatal képviseletében a jegyzı által kötött, XII.225-38//2007. iktató számú megbízási szerzıdés, valamint polgármesteri egyetértı lap fénymásolati formában kikerült a hivatalból és annak kezelésére, felhasználására jogosulatlan személy/személyek birtokába jutott. A kérdéses szerzıdés - hivatalon belüli útja - kezelése szabályosságának kivizsgálása, ki/kik és milyen formában kezelte/kezelték a megbízási szerzıdést és hogyan, honnan kerülhetett ki a szerzıdés a hivatalból. - Az érintett köztisztviselık meghallgatása után, az ügyben több ellentmondás merült fel. Ezek további vizsgálata már nem belsı ellenıri kompetencia, így az iratanyag bőntetı feljelentéssel átadásra került a Békéscsabai Rendır-fıkapitányság részére. A vizsgálat után foganatosított intézkedés értelmében, a hivatalban bármely ügyiratba való betekintés során betekintı lapot kell kitölteni, amelyben a betekintı aláírásával igazolja a betekintés tényét. 10. Az I.958-2/2008. iktató számú igazoló jelentés készítése tárgyú jegyzıi levélben feltett kérdésekre, a Titkársági Osztály Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoportjába tartozó gépkocsivezetı által készített, I.958-7/2008. iktató számú igazoló jelentésben adott válaszok alapján az eljárás szabályszerőségének kivizsgálása. Intézkedési terv a fenti ügyben nem készült, az osztályvezetı a jelentést nem vette át. - Az egyik gépkocsivezetı munkaviszonyából származó kötelezettségét nem a munkaköri leírásában elıírtak szerint végezte, hatáskörét túllépte, önhatalmúlag, saját hatáskörben döntött egy hivatalon kívüli ellenırzés lefolytatásáról és ehhez a Városi Rendır-fıkapitányság hivatásos állományába tartozó, szolgálaton kívüli rendır közremőködését is kérte. Az ellenırzés lefolytatásához nem rendelkezett jogosultsággal, illetve tájékoztatási kötelezettségének sem tett eleget. - A másik gépjármővezetı munkaviszonyából származó kötelezettségét nem a munkaköri leírásában elıírtak szerint végezte, hatáskörét túllépte, olyan ellenırzésben vett részt – ami rendıri segítséggel történt - amihez a munkaköri leírásában szereplı feladatai alapján nem rendelkezett jogosultsággal, illetve tájékoztatási kötelezettségének sem tett eleget. 11. Az I.776/2008. iktató számú szerzıdés, amely létrejött Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata és a Magyar Pályázatkészítı Iroda Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelısségő Társaság között. A szerzıdéskötés ügygazda általi nyomon követése szabályosságának kivizsgálása. Intézkedés a fenti ügyben nem történt. - A vizsgálat során megállapításra került, hogy a fenti megbízási szerzıdés esetében ki volt az alapszerzıdés, illetve a megbízási szerzıdés 1. számú módosításának ügygazdája. A hivatal belsı szabályzatai alapján - a kötelezettség-vállalás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének, valamint a kiadás teljesítésével összefüggı szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés rendjérıl szóló I.230-14/2007. számú Polgármesteri – Jegyzıi Szabályzat, valamint módosításainak rendelkezései szerint az ügygazda kötelezettsége - a vizsgált megbízási szerzıdés esetében is - a szükséges aláírások beszerzése – jogi és pénzügyi ellenjegyzés -, továbbá az iratok határidıben történı beiktatása. 12. A Dél-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatalnál Békéscsaba Megyei Jogú Város közbeszerzési gyakorlatára tett panaszbejelentés ellenırzése, konkrétan az informatikai eszközbeszerzéssel és az önkormányzati portálrendszerrel kapcsolatos szerzıdések körülményeinek kivizsgálása. Intézkedés a fenti ügyben nem történt.

13

- Mindkét fenti esetben közbeszerzési eljárást kellett volna lefolytatni, de ez egyik esetben sem történt meg. Ez visszavezethetı a hivatalban a szerzıdések megkötésének idıpontjában folyó helytelen gyakorlatra, „rendszerhibára”, amelynek eredményeképpen a hivatal Közbeszerzési Csoportja és Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoportja sem látta a kérdéses szerzıdéseket. A vizsgált idıszakban nem volt írásban szabályozva a szerzıdéskötések eljárási rendje, az ügygazdák a szerzıdéskötés során nem vonták be a Közbeszerzési csoportot. 13. Az útfelügyelı által megtett km-felhasználás és elszámolás ellenırzése. Intézkedési tervet fenti ügyben az osztályvezetı nem készített, mert a vizsgálat után a köztisztviselı állásából felfüggesztésre került és az iratanyag büntetı feljelentéssel átadásra került a Békéscsabai Rendır-fıkapitányságra. - Az útfelügyelı valótlan adatokkal töltötte ki a menetlevelét, nem a tényleges megtett km-ek szerepelnek a menetlevelekben. Az elszámolásokat úgy készítette el, hogy hónap végére a tankolt mennyiség felhasználásra kerüljön, vagy éppen fordítva a megtett km-ek üzemanyag számlával le legyenek fedve. - A jelenléti íven is hamis adatokat közölt. Az így keletkezett plusz idıket pedig szabadidı megváltásként kivette. - Az útfelügyelı önkényesen, saját belátása szerint – visszaélve a helyzettel – intézte hivatali feladatait. - Ellenırzési terv és program a jogszabályi elıírás ellenére az adott feladatra nem készült, az útfelügyelı saját belátása szerint hajtotta végre útfelügyelıi feladatait, km-keret nem volt megszabva számára, az osztályvezetı nem ellenırizte a menetlevelet, nem kérte számon, hogy milyen útszakaszokat és mekkora távolságot járt be, szóbeli beszámolás sem történt.

AD) AZ ELLENİRZÉSEK SORÁN BÜNTETİ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA

I.

Az Ellenırzési Csoport súlyosabb szabálytalanságot nem tárt fel, így a polgármestert, a jegyzıt külön intézkedésre, beavatkozásra nem hívta fel. Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, ill. fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel.

II.

A Polgármesteri Hivatal belsı ellenıre által elvégzett ellenırzések során egy esetben történt fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, két esetben pedig átadásra került az iratanyag büntetıfeljelentéssel a Békéscsabai Városi Rendır-fıkapitányságra. 1

Az ellenırzés száma: XII.606/2008. Tárgya: Az útfelügyelı által megtett km-felhasználás és elszámolás ellenırzése. Fegyelmi eljárás indult a köztisztviselı ellen közszolgálati jogviszonyából eredı kötelezettségének vétkes megszegése miatt. A fegyelmi eljárás során a köztisztviselı megrovást kapott. Büntetı feljelentés is történt fenti ügyben, az ügyészség megrovásban részesítette a köztisztviselıt folytatólagosan elkövetett magánokirat-hamisítás vétsége miatt. A belsı ellenıri jelentés megállapításai a 3.13. pontban. 14

2

Az ellenırzés száma: XII.1201/2008. Tárgya: XII.225-38//2007. iktató számú megbízási szerzıdés, valamint polgármesteri egyetértı lap fénymásolati formában kikerült a hivatalból és annak kezelésére, felhasználására jogosulatlan személy/személyek birtokába jutott. Az ügyben több anomália merült fel a meghallgatott köztisztviselık ellentmondó állításai miatt, így az iratanyag bőntetı feljelentéssel átadásra került a Békéscsabai Rendır-fıkapitányság részére, ahol ismeretlen tettes ellen indult eljárás.

AE)

A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELİZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉSI RENDSZER SZABÁLYSZERŐSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK

I.

Az Ellenırzési Csoport az egyes ellenırzések keretében ellenırzési szempontként vizsgálta a munkafolyamatba épített ellenırzés szabályozottságát és gyakorlati érvényesülését, valamint a FEUVE rendszer kialakítását és szabályozottságát. Az ellenırzött intézmények gazdálkodása során a szabályzatokban foglaltak betartását nem minden esetben érvényesítették teljes körően az intézmények. (pl. kötelezettségvállalásokról készült analitikus nyilvántartási rendszer nem mőködik megfelelıen, az Önköltség számítási szabályzatban részletezett szabályoktól eltérı árak alkalmazása) Az önálló és részben önálló költségvetési szervek közötti megállapodás tartalmazza ugyan a FEUVE feladatot, valamint a gazdasági szervezet ügyrendje a FEUVE kötelezettséget, de nem állapítható meg a pontosan a feladatokhoz kapcsolódó hatáskör és felelısség. Elkészítették a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, az ellenırzési nyomvonalat, és a kockázatkezelés rendjét, de ezek egy esetben sem intézményre szabottan történtek. Nem lehetett vizsgálni, hogy az egyes pénzügyi - gazdálkodási - számviteli munkafolyamatot a belsı szabályzatban, ill. az ellenırzési nyomvonalban leírtak szerint mőködtetik-e, mert a gyakorlat és a szabályzat összhangja nem biztosított. Az elıírt szabályozásokat, szabályzatokat a költségvetési szervek szervezeti és mőködési szabályzatának mellékleteként, ill. kapcsolódó szabályzatként kezelik. A munkaköri leírásokban csak néhány esetben írták elı a folyamatba épített ellenırzési feladatokat, az egyeztetési feladatokat, az eltérés dokumentálásának módját, a jelentési kötelezettséget. A gazdálkodási jogkörök gyakorlására jogosultakat érintıen a munkaköri leírásban elvégzendı feladat,- hatás és felelısségi körök nem minden esetben voltak számon kérhetıen meghatározva.

II.

A belsı ellenır az ellenırzött területeken – és a Polgármesteri Hivatal valamennyi területén - az ügymenet leírások elkészítését javasolta. Az ügymenet leírásokból nyomon követhetık az egymásra épülı feladatok, azok felelısei, valamint a határidık betartása, amely hatékonyabbá tehetné a következetes vezetıi ellenırzést. A hivatalban jelenleg folyik a minıségirányítási rendszer bevezetése, amelynek keretében kialakításra kerülnek a különbözı munkafolyamatok ügymenetleírásai. A hivatali FEUVE szabályzat és annak részei az Ellenırzési nyomvonal, a Szabálytalanságok kezelésérıl szóló szabályzat és a Kockázat kezelési szabályzat elkészítése folyamatban van. Az 15

egyes területek ellenırzése során, a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés gyakorlati alkalmazását a belsı ellenır nem nagyon tapasztalta. Az ellenırzések során tett megállapítások többsége konzekvens vezetıi ellenırzéssel kiszőrhetı, megelızhetı lett volna.

B)

A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA

BA)

AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSÁRÓL SZÓLÓ BESZÁMOLÁS, AZ MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS AJÁNLÁSOK HASZNOSULÁSÁNAK TAPASZTALATAI A BEKEZDÉSBEN FOGLALT BESZÁMOLÓ ALAPJÁN

I.

ELLENİRZÉSI

29/A. § (3)

Az Ellenırzési Csoport javaslataival segítette a költségvetési szervek feladatainak szabályszerő ellátásának javítását, felhívással segítette a költségvetési szervek vezetıit a vizsgált folyamat ellenırzési pontjainak megfigyelésére. A belsı ellenırzés lefolytatásakor tett javaslatok egy részénél a hiányosságok pótolhatók vagy helyrehozhatók, javíthatók voltak és megelızték a szabálytalanságok bekövetkezését. Az ellenırzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére, az intézkedési terv összeállítására vonatkozóan az ellenırzési jelentések minden esetben tartalmaznak javaslatokat. Az ellenırzött intézmények vezetıi az ellenırzési jelentésben tett megállapításokra írásban intézkedést tettek, ill. intézkedési tervet dolgoztak ki, a javaslatokkal kapcsolatos válaszaikat megküldték az Ellenırzési Csoportnak. Az intézkedési tervben megtett intézkedéseket elfogadták, nem vitatták az ellenırzést végzık. A Ber. 29. § (5) bekezdésének elıírása szerint az intézkedések végrehajtása és figyelemmel kísérése az ellenırzött intézmény vezetıjének felelıssége, arról köteles beszámolni, tájékoztatni az Ellenırzési Csoportot. A végrehajtásról szóló írásos jelentéseket az ellenırzött intézmény vezetıi elkészítették, és azt megküldték az Ellenırzési Csoportnak. A végrehajtásról adott jelentésbıl nyomon követhetı a megállapítások intézkedéseinek végrehajtása. Az ellenırzési szervezet által tett javaslatok státuszát és az ellenırzött szervek intézkedéseinek státuszát ellenırzött szervezetenként az alábbi táblázat mutatja be. A 2008. december 31-ig lejárt határidejő intézkedések végrehajtása is folyamatban van. A végre nem hajtott intézkedések a vagyonkataszteri egyeztetés, a Kollektív Szerzıdés, valamint és a Szervezeti és Mőködési Szabályzatok felügyeleti szervvel történı egyeztetése és továbbküldése miatt jelentkeznek.

16

Ellenırzési javaslatok és az ellenırzési intézkedések bemutatása

Ellenırzött szervezet

Ellenırzés típusa

Ellenırzött folyamat

Ellenırzött szervezet intézkedései 2008. Ellenırzési december 31-ig szerv által Végrehajtott tett megvaló javaslatok intézkedések száma a sítási beszámoló alapján száma arány

1. Bartók Béla Zenemőv.Szakk.és Zeneiskola

rendszerellenırzés

hároméves átfogó ellenırzés

19

19

100%

2. 2. számú Általános Iskola



36

36

100%

3. Szabó Pál Téri Általános Iskola



51

51

100%

4-1. Óvodai GESZ



30

30

100%

4-2. Egészségügyi Alapellátási Intézmény



30

25

83%

4-3. I-II. Mackó-Kuckó Óvoda



29

27

93%

4-4. Kazinczy és Trefort Utcai Óvoda



28

27

96%

4-5. Kertvárosi Óvoda



32

30

94%

4-6. Kölcsey Utcai és Ligeti Sori Óvoda



30

29

97%

4-7. Lencsési Lakótelepi Óvoda



30

29

97%

4-8. Napsugár Integrált Óvoda



28

27

96%

4-9. Penza Ltp-i és dr.Becsey O.Utcai Óvoda



32

31

97%

4-10. Százszorszép Óvoda



25

23

92%

4-11. Szigligeti Utcai Óvoda



33

32

97%

5. Belvárosi Általános Iskola és Gimnázium



23

23

100%

6. Széchenyi I. Két Tanítási Nyelvő Közg.Sz.



45

7. Gerlai Mővelıdési Központ



40

40

100%

0%

8. Hivatásos Önkormányzati Tőzoltóparancs.



34

34

100%

9. Petıfi Utcai Általános Iskola



47

47

100%

10-1. Ifjúsági Ház és Általános Társaskör



27

25

93%

10-2. Békési Úti Közösségi Házak



29

29

100%

10-3. Arany János Mővelıdési Ház



27

26

96%

10-4. Lencsési Úti Közösségi Házak



21

20

95%

11. TISZK



3

14. József Attila Lakótelepi Általános Iskola



1

1

100%

15. Bcsabai Kist. Családseg. és Gyermekjóléti Kp.



39

17. Réthy Pál Kórház- Rendelıintézet

szabályszerőségi

selejtezési eljárás

0

0

18. I-II. Mackó-Kuckó Óvoda

szabályszerőségi


1

1

19. Réthy Pál Kórház- Rendelıintézet

szabályszerőségi


0

0

0% 0% 100%

Az intézmény az intézkedési jelentést még nem küldte be

II.

A 2008. évben a Polgármesterei Hivatal ellenırzött szervezeti egységeiben az osztályvezetık által készített intézkedési tervek teljesülésének ellenırzésére 2009. évben kerül sor. Utóvizsgálat eddig a Városüzemeltetési Osztályon történt, ahol az ellenırzés során a belsı ellenır nagyrészt ugyanazokat a hiányosságokat tárta fel, mint 2008. évben.

BB)

AZ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK

I.

A belsı ellenırzési munkafolyamatot, az ellenırzési tevékenység egyes résztevékenységeit, az ellenırök munkáját célszerő lenne ellenırzési szoftver alkalmazásával megtámogatni. A jogszabályi elıírások betartása miatt megnıtt az adminisztrációs munka, amelyet egy szoftver használata mindenféleképpen segítene. Valósuljon meg az egységes jogértelmezési és alkalmazási gyakorlat az önkormányzati intézmények munkájában az ellenırzések által.

17

Az Önkormányzat fenntartása alá tartozó költségvetési intézményeknél: a kötelezıen elıírt szabályzatok egységes, teljes körő elkészítése az összes intézménynél; a szabályzatokban foglaltak maradéktalan végrehajtása. A hibák, hiányosságok elkerülése, megelızése érdekében erısödjön az ellenırzés tanácsadó funkciója. II.

Az ellenırzött területek munkájának minıségét, szabályszerőségét nagymértékben befolyásolja a feladatellátásukra vonatkozó jogszabályok, illetve belsı szabályzatok ismerete és alkalmazása. Az SZMSZ függelékeként, a belsı ellenır ajánlására bevezetésre került a belsı szabályzatok tekintetében egy megismerési ív, amelyen az egyes köztisztviselık aláírásukkal igazolják, hogy a belsı szabályzatokat megismerték, és annak betartásáról, illetve betartatásukról gondoskodnak.

Békéscsaba, 2009. március 16.

Dr. Szvercsák Szilvia aljegyzı sk.

18

A helyi önkormányzatokról szóló, módosított évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) 92. (10) bekezdése szerint

Recommend Documents