48 hatékonyságnövelő. Tomán József Hatékonyságnövelési specialista. 365 nap. módszer. ...hogy cége hatékonyabb legyen

Tomán József

Hatékonyságnövelési specialista

365nap

48

hatékonyságnövelő módszer

...hogy cége hatékonyabb legyen

1

Tartalomjegyzék

23, Valóságshow............................................................... 65

Bevezető............................................................................ 4

26, Javuló trend................................................................ 73

1, A kiindulópont................................................................. 6

27, Jó kezdés, jó folytatás...................................................75

2, Tábornok Úr!..................................................................10

28, A legolcsóbb csodafegyver.......................................... 78

3, Elméletből gyakorlat.......................................................13

30, A helyettesíthetetlen ember......................................... 82

4, Mesterhármas................................................................16

31, Lendületben................................................................ 85

5, Szabad órák.................................................................. 18

32, A legnagyobb gáz........................................................ 87

6, Körbesétáló marketing.................................................. 20

33, Az eredményekhez szükséges minimum....................... 90

7, Láblógatás helyett......................................................... 24

34, Felelősségvállalás, és viselés....................................... 92

8, A polihisztorok ideje lejárt............................................. 27

35, Mindenkor legyen képben............................................ 95

9, Drága hölgyeim............................................................. 29

36, Szertelen szerepek...................................................... 97

10, Összetűzés nélkül.........................................................31

38, A leghatékonyabb egyéni eredménynövelő módszer.....102

11, Emberi hatékonyságnövelés-1....................................... 34

39, Millió forintos hatékonyságnövelés.............................105

12, Superman................................................................... 37

40, A kiegyensúlyozás művészete..................................... 107

13, Emberi hatékonyságnövelés-2...................................... 40

41, Komplett feladatkezelés.............................................. 110

14, Ebből elég................................................................... 42

42, Képesség, vagy körülmény?........................................ 112

15, Dupla hatás................................................................. 45

43, Rendszer, vagy ember?............................................... 114

16, Gondolkodás nélkül neeeeee!!!.................................... 48

44, A legrégebbi módszer, amit alig alkalmaznak .............. 116

18, Nemek helyett igenek.................................................. 52

46, Minden megvan?........................................................ 121

19, Meglepetés…...............................................................55

47, Semmibe sem kerül....................................................124

20, Szemlesütés helyett szembesülés................................ 58

48, Működő megállapodások...........................................126

24, Kapcsolatban ............................................................. 68

22, Felelősségnövelő........................................................ 63 2

3

Bevezető Hatékonyságnövelés hónapról-hónapra, hétről-hétre 48 konkrét, gyakorlatban azonnal elkezdhető hatékonyságnövelő módszer, amelyet már számtalanszor sikeresen alkalmaztunk! Miért hatékonyságnövelés? A vállalkozások egyik, talán legfontosabb törekvése a hatékonyság javítása. Egy növekvő cégnek el kell érni azt, hogy mielőbb hatékony legyen. Egy kellően megnövekedett vállalkozásnál, ahol folyamatosan újabb erőforrásokat vonnak be a működésbe, ott pedig a növekedés bizonyos szakaszában fellépő hatékonyságrontó tényezőket kezelni kell, különben a növekvő eladás és létszám mellett alig termel nyereséget. Mi is a hatékonyság? Sokan használják a hatékonyság szót és a hatékonyságnövelés kifejezést, de nagyon kevesen tudják megfogalmazni, mit jelentenek ezek. Ezért aztán nem tudnak benne kellő módon gondolkodni, cselekedni és javuló eredményeket elérni. A hatékonyság egy viszonyszám, amely az elért eredmény és a ráfordítás viszonyát fejezi ki. Mennyi ráfordításból, mennyi eredményt tudtunk elérni. Aki ezt méri az rá fog jönni, hogy a hatékonyságnövelést két irányból lehet megközelíteni. Szinte mindenki költségcsökkentésről beszél, amikor a hatékonyságnövelésről van szó. De ennek már vége. Alig lehet csökkenteni a költségeket, sőt igazából növelni kellene ahhoz, hogy a cég képes legyen betöltetni a rendeltetését.

Ma már jóformán csak az eredmények növelésével lehet növelni a hatékonyságot. 4

Három elem és két pokoli kemény összefüggés Bármilyen eredmény eléréséhez valamilyen cselekvésre van szükség. A cselekvés pedig erőforrást igényel. A három elem: erőforrás – cselekvés – eredmény Mi a két összefüggés? 1. Az eredmény olyan és annyi lesz, ahogyan és amennyit tettek érte. 2. A cselekvés mértékét és minőségét alapvetően határozza meg a cselekvéshez felhasznált erőforrások milyensége, mennyisége. Ezek nem csak összefüggések, hanem megváltoztathatatlan törvényszerűségek. Aki ezeket figyelmen kívül hagyja az alacsonyabb hatékonysággal lesz képes üzemeltetni a cégét attól, aki figyelembe veszi és használja az ebből származó következtetéseket a döntései során. Ebben a kiadványban 48 olyan gyakorlatban könnyen végrehajtható hatékonyságnövelési módszert mutatok be, amelyek megvalósítását bármelyik cégvezető azonnal el tudja kezdeni. A módszereket szinte bármikor lehet alkalmazni. Nem igényelnek rendszerépítést és rendszer szintű gondolkodást, továbbá jelentős előkészületet sem. Vannak olyanok, amelyek az év konkrét időszakára érvényesek. Ezeket természetesen ott célszerű megvalósítani. Azt javaslom, hogy havonta végezze el a javasolt négy hatékonyságjavító lépést. Próbáljon hetente egy módszerre koncentrálni. Ha gyorsabb tempóban tud haladni az nagyon jó, de figyeljen arra, hogy a kezdeti lelkesedés ne hagyjon alább néhány alkalom után. A rendszeres haladással többet lehet elérni, mint ha a kezdeti nagy lendület után megállnak a lépések megvalósításában. Jó munkát és sikeres hatékonyságnövelést kívánok! Tomán József – Hatékonyságnövelési specialista

5

1, A kiindulópont

Minden eredmény első számú feltétele. Mindennél fontosabb egy vállalkozás életében, hogy legyenek konkrét céljai. Alapvető gondolat a célokról. A céloknak, öt szempontnak kell eleget tenniük. A cél ͮͮ konkrét ͮͮ mérhető ͮͮ elérhető ͮͮ eredmény orientált ͮͮ időben behatárolható kell, hogy legyen. A vállalkozás alapvető rendeltetése kétirányú. 1. A vállalkozás által forgalmazott termékkel, vagy szolgáltatással elégítse ki a piacról érkező igényeket. 2. A vállalkozás tulajdonosai számára nyereséget biztosítson. A működési célokban fogalmazható meg a nyereség elvárás. A célok elérése költségekkel jár. Az árbevételből kell levonni a működési költségeket és egyéb kiadásokat. Így keletkezik a nyereség. Aki nyereségcélban szeretne gondolkodni, annak célszerű kitűzni azt, valamint kiszámolni a hozzá való költségeket. Ebből már kiszámolható az árbevételi cél, ha ismert a termékek vagy szolgáltatások nyereségének mértéke. A nyereség, költség és árbevételi célokat addig érdemes igazgatni, amíg nem válik reálissá, vagyis hihetően kivitelezhetővé.

6

Előfordulhat, hogy kiderül, az árbevétel teljesítéséhez valamilyen fejlesztésre van szükség. A fejlesztéseket érdemes cégen belüli projektekként kezelni. A projektekre ugyanazok a célkitűzési szabályok vonatkoznak, mint a működési célokra. A fejlesztési céloknak egyik oldalról az árbevételi célokból kell származniuk. (Másrészt a hosszabb távú célokból.) Az adott időszak, például éves célok megvalósításához érdemes azokat kisebb egységekre bontani. Ez a bontás kétirányú lehet: 1. A cég teljes célját, az azt felépítő részlegek, üzletágak, divíziók céljaira bontani – például kereskedelmi cég éves céljait érdemes szétbontani kiskereskedelmi, nagykereskedelmi, webes, stb. eladásokra. Így egészen a munkakörig és személyig visszabontható a cél. 2. A cég nagyobb időszakra vonatkozó céljait érdemes visszabontani kisebb időegységekre. Pl. éves célokat havira, havit hetire, vagy akár napi célokra. Végül készíthető egy táblázat, amelyben az egyik oldalon a részlegek szerinti bontás, a másikon az időegységekre történő bontás található. Ez mindkét irányból kiadja a teljes cél összegeit. Az, hogy egy összetettebb táblázatba helyezi el a nyereség, költség, és árbevételi célokat, vagy mindegyiket külön hozza létre, az mellékes a célok megjelenítése és lebontása szempontjából. Célkitűzés irányai Két irányból lehet megközelíteni a célok kitűzését. A célok akkor valósulnak meg nagyobb valószínűséggel, ha cégvezetői szintről indulva és a végrehajtói szintről indulva is elvégzik a célkitűzéssel kapcsolatos lépéseket. Az egyik az felülről lefelé gondolkodik, a másikból lentről felfelé épül fel a cél.

7

Hogy néz ki ez a gyakorlatban? Ön vezetőként ismeri a cégszintű adatokat. Ezekre valószínűleg másnak nincs olyan rálátása, mint Önnek. ͮͮ Tudja, mennyi nyereséget szeretne. ͮͮ Tudja, mennyi költséggel jár a működtetés különböző időszakokra bontva. ͮͮ Ismeri a termékek nyereségét. ͮͮ Ezekből ki tudja számolni, mennyi árbevételre van szükség. ͮͮ Figyelembe tudja venni a szezonális ingadozást mind a költségek, mind az árbevétel vonatkozásában. ͮͮ Ha fejlesztést kíván vagy szükséges végrehajtani, akkor annak mértékét, idejét, ütemezését is Ön tudja körvonalazni. Ezek alapján elkészül a felülről kitűzött cél, olyan időszaki, vagy/ és részlegekre történő bontásban, ami kellő rálátást biztosít a fő cél megvalósíthatóságára. Alulról kitűzött célok. A vállalkozás legkisebb személytelen egysége a munkakör. Adott munkakörökben dolgozók emberek, kitűzik a saját munkakörükben elérhető – így majd személyessé váló – célokat. (Később majd ezért tudnak, fognak, felelősséget vállalni). Itt fontos arra figyelni, hogy ugyanabban a struktúrában történjen a célok megjelenítése, ahogyan a felülről tervezett célok kinéznek. Részlegek, időszakok, mértékegység, stb. A különböző munkakörök céljait bekérve és összegezve kiderül, hogy a felülről kitűzött cél elérhető vagy sem, a kisebb egységek céljaiból. A kétirányú célkitűzést addig kell egyeztetni, amíg nem születik egy olyan megállapodás, amely Önnek és a résztvevőknek is megfelel, és elérhető is.

Néhány fejlesztési irány, amelyben gondolkodni szoktak az üzleti eredmények eléréséhez szükséges feltételek biztosításához: ͮͮ technológiai fejlesztés, ͮͮ termékfejlesztés, ͮͮ dolgozók fejlesztése, képzése, ͮͮ létszámbővítés, csere, ͮͮ marketing eszközök, weblap, levelező rendszer, ͮͮ kiszolgálási folyamat fejlesztése. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: Elvárások és mérések nélkül nem tudhatjuk, mire, mennyi erőforrást kell felhasználni. Ha egy célról kiderül, hogy irreális, nem teljesíthető a meglévő körülmények közt, akkor valamit módosítani kell. Módosítani lehet magát a célt, a részcélokat, vagy növelni kell a szükséges erőforrásokat, stb. Sok cégnél nem kezdenének bele olyan fejlesztésekbe, amelyeket később abbahagynak, ha ezt előre látnák. Másként állnának a működtetéshez, ha kiderülne, hogy nagyobb erőfeszítéseket kell tenni, mint azt a kétirányú célkitűzés nélkül elsőre gondolták. Mit tud tenni most a célkitűzéssel kapcsolatban? ͮͮ Határozzon meg egy elérhető célt. ͮͮ Döntse el mikor fog foglalkozni a célkitűzés részleteivel néhány órát. ͮͮ Határozza meg kiket kell bevonni a részcélok megfogalmaztatásába. ͮͮ Hozzák létre azt a táblázatot, amelyben mind felülről lefelé, mind lentről felfelé végzik a célok szétbontását, illetve összesítését.

Az üzleti eredmény az egy konkrétan meghatározott nyereség Ft összeg, meghatározott időszakon belül. Pl. 10 MFt nyereség, 2016-01-01 és 2016-12-31 között, adózás után.

8

9

Saját jegyzet

Nagyon eltérő erőforrásokat igényelhetnek. Később jelentkeznek az eredmények. Hogyan érdemes stratégiát megfogalmazni? Ezt talán egy példán keresztül lehet legjobban megérteni.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ha többet akar megtudni a hatékonyságnövelésről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra!

2, Tábornok Úr!

A célok elérésének első lépése. Amikor egy cégnek, vannak olyan egyeztetett céljai, amelyre minden érdekelt azt mondja, hogy teljesíthető, akkor érdemes nagy vonalakban végig gondolni, hogy milyen módon fogják teljesíteni azt.

A stratégia nagy ívű elképzelés arra vonatkozóan, hogyan akarnak elérni egy célt Attól függően milyen és mennyi célt tűznek ki, annak megfelelően annyi stratégiára lehet szükség. Minden célhoz egy működő stratégia. Természetesen túl sok, sokféle cél és stratégia nehezen kivitelezhető a korlátozott erőforrások miatt. Ezért mind a célokat, mind a stratégiákat úgy érdemes alakítani, hogy azok egymással összefüggésben legyenek, egymásra épüljenek. Ezzel elérhető, hogy azok fokozatosan teljesülhessenek. A nagyon eltérő célokhoz kialakított stratégiák együttes megvalósítása nehéz. 10

Példa Fejlesztési cél: Készüljön el egy olyan 7 modulból álló hatékonyságnövelési képességfejlesztő tananyag csomag 2015. december 31-ig, amelyet a vállalkozók meg tudnak vásárolni. Stratégia: 1. lépés - A hét önálló témáról szóló egymásra épülő modul, előadás formájában legyen kidolgozva. 2. lépés - Legyen szervezve mindegyik modul bemutatására, élő közönség előtti előadás. 3. lépés – Az előadásokat vegyük fel videóra, majd a hanganyagot vágjuk meg könnyen használható egységekre. 4. lépés – A hanganyagot és az előadáson használt diákat, segédleteket, sablonokat, táblázatokat csomagoljuk össze és készüljön belőlük digitálisan továbbítható információ. Ezeket akár online, akár cd-re írva lehet forgalomba hozni. 5. lépés – Készüljön el a modulok, a kisebb csomagok, és a teljes csomag eladását támogató marketing és eladási rendszer. 6. lépés – Kezdődjön meg az eladás. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: A célok, valójában elvárások. Az elvárt eredmények eléréséhez hozzá kell rendelni a szükséges cselekvést. A stratégia még az előtt rálátást biztosít az eredményekre, a megvalósítás nagy ívű elképzelésének kidolgozásával, hogy bármire is jelentősebb erőforrásokat használtak volna. A célok elérése többféle útvonalon történhet meg. Ez azt jelenti, hogy ugyanazt a célt, többféle stratégiával el lehet érni. 11

Egy lehetséges stratégia kidolgozásával további támpontokat kaphatunk a cél megvalósíthatóságával kapcsolatban is. Ezzel mindenképpen jól behatárolható lesz, hogy a kialakított stratégia életképes vagy sem. Ez alapján dönteni lehet arról, hogy a meglévő stratégiát módosítják, vagy egy új stratégiát dolgoznak ki. Mit tud tenni most, a stratégia felvázolásával kapcsolatban? ͮͮ Válassza ki az egyik célt, amelyet korábban megfogalmazott – egyszerre csak egy céllal foglalkozzon! ͮͮ Gondolja végig visszafelé, mire van ahhoz szükség, hogy létrejöjjön az eredmény, mit kell tenni, mit kell biztosítani hozzá? ͮͮ Milyen lépéseket kell megtenni fő vonalakban? ͮͮ Ezt írja le! ͮͮ Vizsgálja meg, hogy valóban létrehozható a felvázolt módon az eredmény, vagy valami még szükséges hozzá? ͮͮ Egészítse ki és vizsgálja meg újra a megvalósíthatóságot! ͮͮ Tegye ezt mindaddig, amíg elégedett lesz az eredménnyel, vagyis érthetőnek, logikusnak, és kivitelezhetőnek tartja! Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

3, Elméletből gyakorlat

A célok elérésének hatékony módja, a terv követése. A magyar vállalkozók nagyon kicsi része készít a célok konkrét megvalósítási lépéseit támogató terveket. Miért érdemes terveket készíteni? Kevesen fognának bele terv nélkül egy építkezésbe. Egy egyszerűbb vállalkozási cél megvalósítása sokszor összetettebb, mint egy nagyobb épület megépítése. Az épületet, mint fizikai dolgot sokkal könnyebb elképzelni, mint egy üzleti célt. Azért, hogy könnyebben el lehessen képzelni a cél megvalósításának lépéseit, valamint, hogy a megvalósítást követni lehessen, érdemes a célok megvalósítását terv szintre bontani. Miből állnak a tervek? Fő vonalakban ͮͮ célok, részcélok ͮͮ megvalósítási lépések ͮͮ szükséges erőforrások A megvalósítási lépések eredménye: valamiből létrehozni valami mást, amit elvártunk. A kivitelezhetőség szempontjából olyan szintű tervezésre van szükség, amely szinte filmként megjelenő részletességgel mutatja be, mi, mikor, hogyan fog történni. Ki fogja végezni, mit használ fel hozzá. Ha rendelkezésünkre áll egy ilyen lépéssor, akkor az alapján könnyebben eldönthető, hogy mennyire teljesíthető a cél, vagy éppen hol nem fog teljesülni. Hol nagyon feszes a menetrend, mi hiányzik hozzá.

Akkor jó a terv, ha az alapján elérhető a cél. Ha többet akar megtudni a hatékonyságnövelésről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra! 12

13

Működési célok elérését támogató tervek A nyereséghez árbevétel… Az árbevételhez termék és eladás… A termékhez beszerzés és / vagy gyártás… Az eladáshoz vevő, csatorna és információ szükséges Hogyan fognak eladni? Ki fogja csinálni? Kinek adnak el? Miből, mennyit, milyen áron, árrésen, fizetési és szállítási kondíciókkal adnak el? Milyen módon gondoskodnak a termékről, a kiszolgálásról, pénzügyekről, egyéb háttértevékenységekről? Ezeket a terveket üzleti tervnek is szokták nevezni. Az üzleti terv jellemzően folytatólagosan ismétlődő lépések megtételét támogatja. Ez a szokványos üzletmenet. Fejlesztési célok elérését támogató tervek A fejlesztési célok valamilyen működési körülmények biztosítását hivatottak betölteni. Ezek abban merülnek ki, hogy valami létrejön, amit használni lehet a működési eredmények eléréséhez. Pl. ingatlan építése, szoftverek fejlesztése, beüzemelése, munkatársak felvétele, képzése, valamilyen rendszer, pl. bevételnövelő rendszer kialakítása. Ezek a tervek azt teszik lehetővé, hogy az eredményekhez szükséges fejlesztések nagy biztonsággal megvalósuljanak. Ha ezek a fejlesztések késnek, többe kerülnek, nem készülnek el, akkor várhatóan hiányozni fognak az eredmények előállításához, míg maguk jelentős költségekkel, idő, figyelem és energiaráfordítással jártak. A tervek elkészítése jó esetben az érintettekkel közösen történik, tehát olyan terv jön létre, amelyik kivitelezhető. Legkésőbb a tervek megbeszélésekor meg kell ismerniük az érintetteknek a rájuk eső részeket, sőt egyet kell érteniük a tervekkel, különben nem tudnak kellő módon hozzájárulni annak kivitelezéséhez. 14

Az ilyen jellegű terveket projekt terveknek szokták nevezni. Jellemzően egyszeri megvalósítást támogat. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: Kiderül a megvalósíthatóság valószínűsége, még az előtt, hogy jelentős összegeket költenének a kivitelezésre. Idejekorán látható, milyen mértékben képes teljesülni, ezáltal teret biztosít a proaktív hozzáállásra és a megelőzésre. Mit tud most tenni ebben? A korábban kitűzött célokat egyesével a stratégiát részletezve bontsa ki. Mit kell tenni az eredmény előállításához, és mire van szükség ezekhez. Ahogy elkezd vele dolgozni, ahogyan körvonalakat öltenek ezek a tervek, látni fogja milyen mértékben érdemes kibontani a részleteket és kit, mikor érdemes bevonni a tervezésbe. Üzleti tervet jellemzően naptári év szerint szoktak készíteni. Vannak olyan iparágak, ahol a szezonalitás miatt ezt célszerű másként tervezni. Ott ahol vannak időszakok, amikor alig van árbevétel, és van, amikor maximumon pörög az eladás, különösen nagy kihívás az egész évben fenntartható működés kialakítása. Ilyen esetekben az üzleti terv készítésekor ezt figyelembe kell venni, és az üzleti terv időszakát nem januártól decemberig, hanem más időszakra célszerű tervezni, pl. szeptember 1-től augusztus 31-ig. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ha többet akar megtudni a hatékonyságnövelésről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra! 15

4, Mesterhármas

Kommunikálja a célt, a stratégiát és a terveket. Ott ahol több ember munkájának összehangolására van szükség nem elég a különböző működéshez szükséges információk megosztása, és elvárások támasztása. Ott szükséges, hogy a résztvevők ismerjék, értsék, és egyet értsenek a célokkal, a stratégiával és a tervekkel. Különösen a rájuk és a csoportjukra vonatkozó részeket kell ismerniük. A velük együttműködő munkakörökben dolgozó személyek hozzájuk kapcsolódó részére is rálátásuknak kell lenniük.

Mit tud most tenni ebben? Beütemezheti a különböző megbeszélések, tájékoztatók idejét. Kidolgozhatja vázlatosan, hogy mikor, milyen esetben és formában, miről lesz szó. Amikor ezekhez eszébe jut valami, akkor azokat írja hozzá, így akár jelentős készülődés nélkül is hatékonyan és hatásosan tudja megtartani ezeket a tájékoztatókat. Saját jegyzet

Ezért szükséges, hogy a vezető különböző fórumokon, csatornákon, részletességgel beszéljen a beosztottaihoz. Néhány forma Éves célok és eredmények zárása, év végén, vagy év kezdetekor a teljes személyi állomány informálása, szóban, csoportgyűlés formájába. Havi, negyedéves eredmények és következő időszakra vonatkozó konkrétumok közzététele negyedéves szóbeli, vagy írásbeli tájékoztató formájában. Havi eredmények, eltérések, korrekció, következő hónapra vonatkozó vezetői kérések szóban, csoportos megbeszélés formájában, és írásbeli emlékeztetővel megerősítve. Egyéni célok, tervek egyeztetése személyes megbeszélés formájában és írásban alátámasztott feljegyzésekkel a tevékenységnek megfelelően, évente akár többször is. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: Azok, akik tájékozottak, ismerik az elvárásokat, a célokhoz vezető utat, többet tudnak tenni, mint azok, akik nem. Sőt az utóbbiaktól alig várható el valami, míg az előzőektől, akár az is hogy önállóan gondolkodjanak, proaktívak legyenek, javaslatokat tegyenek. 16

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


5, Szabad órák

Jutalom péntek délután. Hirdessen meg egy rövid pénteket! Legyen vége a napnak délben. Ez természetesen bármilyen más nap lehet. Nem fog összedőlni az üzlet egyetlen szabad délután miatt. Ha mégis megoldhatatlan a teljes cég együttes fél munkanapnyi leállása, akkor több csoportban előre megbeszélt időben adja ki az ajándék délutánt.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg, melyik nap lenne a legalkalmasabb arra, hogy mindenkit egyszerre, vagy előre kialakított beosztás szerint elengedjen félnapnyi munka után. ͮͮ Találjon ki egy jó közös célt. ͮͮ Hirdesse meg a célt. ͮͮ Szervezze meg az eléréséhez szükséges feltételeket. Saját jegyzet

Felmerülhet Önben a kérdés, „Már miért adnék ajándék délutánt a dolgozóknak?” A legjobb lenne, ha valamilyen közösen elért cél után kapnák ezt a dolgozók. Persze akkor lenne igazi meglepetés, ha nem jelentené be előre a jutalmat, hanem a cél elérése után tenné közzé. Ilyen közösen elért cél lehet egy általános rendrakás és takarítás. (Ez szinte bármelyik vállalkozásra szinte bármikor ráférne.) Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Egyrészt: az emberekben megtörhetné azt a sztereotípiát, hogy a cég ki akarja zsigerelni őket. ͮͮ Másrészt: üdítő változatosságot jelentene egy ajándékdélutánt kapni a cégtől. ͮͮ Harmadrészt, ha ezt a jutalmat, valamilyen eredményhez kapcsolná, akkor direkt kapcsolatot tudna teremteni az eredmény és az érte tett erőfeszítés között.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


19

6, Körbesétáló marketing Külső szemmel.

Miért marketing? Egy cég akkor tud jól prosperálni, ha a megjelenése is magas szintű működést sugall. Tehát nem elég jónak lenni, jónak is kell látszani. Egy vállalkozás működésében minden arról szól, hogy ügyfeleket szerezzen meg, szolgáljon ki és kapja meg az ellenértékét. Ez az eljárás ezért kapta részben a marketing kifejezést. Miért körbesétáló? A cég elérési útvonalától a telephelyen, székhelyen történő mozgáson keresztül, a pincétől a padlásig mindent átnézünk. A körbesétálás során mindent megfigyelünk, ami lényeges lehet a hatékony munkához és a jó megjelenéshez. A körbesétáló marketing célja: 1. Átfogó, részletes képet adjon a vállalkozásról, hogyan látják, láthatják mások a céget, amikor először találkoznak vele. Mivel a külső, fizikai környezetnek is feladata, hogy támogassa a cég értékteremtő folyamatait, a nyereséges működést és erősítse Önt üzleti céljai elérésében, ezért kiemelten fontos, hogy tisztában legyen ezzel a képpel is. 2. Megmutassa a cégben rejlő lehetőségeket, erősségeket. 3. Rávilágítson a kezelendő, megoldandó hiányosságokra. A hatékonyságnövelés három alapvető értéke a következőképpen jelenik meg a körbesétáló marketingben: EREDMÉNYEK - Amit erőfeszítéseiért cserébe kap: ͮͮ Elégedettség, büszkeség – ha minden rendben van. Dicsérje meg munkatársait és köszönje meg nekik, hogy ennyire figyeltek ezekre is! És jutalmazza meg önmagát is! ͮͮ Lesz egy feladatlista, hogy ki, mit, mikor, miből, mennyiből, hogyan oldják meg a helyzetet, szüntetik meg a hiányosságokat. 20

ͮͮ Növekszik a cégen belüli felelősség vállalás, sőt, megerősödik és jó eséllyel fenn is marad. ͮͮ A külső rend megkönnyíti és támogatja a belső rendrakást a cégben, rendszerekben, folyamatokban. ͮͮ Tiszta képe lesz cégéről, vállalkozásáról. CSELEKVÉS - Amit tennie érdemes: ͮͮ Minden részen menjen végig a bejárattól a kijáratig, a pincétől a padlásig – székhelyen, telephelyen, raktárban egyaránt. Tehát ott, ahol jelen van, él, működik a cég! ͮͮ Nézzen rá külsős szemmel a területre! ͭͭ Mi az, ami nem való oda? Szemét, otthagyott dolgok, nincs a helyén, stb. ͭͭ Mi az, ami nem megfelelő állapotú? Eltört, rossz, rozsdás, viseltes, elkopott, stb. ͭͭ Mi hiányzik? Parkoló, kerékpártároló, irányítótábla, kapu, világítás, veszélyre figyelmeztető tábla, menekülési útvonal jel, stb. ͮͮ Írja össze a tapasztaltakat! ͮͮ Készítsen feladatlistát felelőssel, határidővel, erőforrások hozzárendelésével! ERŐFORRÁSOK - Amire szüksége lesz ehhez a feladathoz ͮͮ Érintett személyek, felelősök. ͮͮ Íróeszköz, füzet. ͮͮ 30-60 percnyi idő. ͮͮ Koncentrált figyelem. ͮͮ Objektíven, józanul, reálisan néző szemek. Milyen előnyei származnak abból, ha végig viszik a keletkezett feladatokat? ͮͮ Rend lesz. ͮͮ Tisztaság lesz. ͮͮ Ügyfelek szívesebben jönnek, jobban érzik magukat. ͮͮ Munkatársai jobban vigyáznak a rendre. ͮͮ Összehozza a csapatot a közös rendrakás. ͮͮ Felszámolja az elmaradásokat. ͮͮ Munkavégzést támogató külső környezet alakul ki. ͮͮ Nő az elégedettség: ügyfél, saját, munkatársi. 21

Teendők: 1. Határozza el, melyik nap fogja megtenni! 2. Döntse el, kivel sétál körbe! 3. Kinek mi lesz a szerepe ebben (ki lesz, aki ír, aki mondja; adott terület saját felelőse)? 4. Milyen formában fog történni a teendők rögzítése, hogy meg is történjen a változás? Feladat sorszáma, feladat leírása, felelős megnevezése személy vagy beosztás szerint, határidő, szükséges eszközök, költségkeret. 5. Javasolt eljárás a felvett és kiosztott feladatok után: határidőket ellenőrzés céljából a saját naptárába írja be és a határidőt követő napon, legkésőbb néhány napon belül ellenőrizze le a felelőssel együtt. Ha ezt nem teszi meg, akkor nem lesz következetes a változási folyamat végrehajtásában, és az érintettek azt fogják látni, hogy ismét „csak” kiadtak egy feladatot, ami még annyira sem volt fontos, hogy megnézzék az eredményét. 6. Adjon egyértelmű visszajelzést a felelős és az érintettek számára arról, hogy hogyan teljesült a megfogalmazott feladat. Fejezze ki elégedettségét azzal kapcsolatban, amit jónak tart. Ami kiegészítésre, korrekcióra, pótlásra szorul, azt semleges hangnemben (megfogalmazásban) közölje az érintettekkel és tűzzenek ki közösen egy új befejezési határidőt. 7. A befejezett feladatokról, (pl. teljesen elvégezték a rendrakást, takarítást,) mondja ki, hogy kész vagyunk és köszönje meg az elvégzett munkát. Tipp: Egy ilyen nagyobb volumenű fejlesztési lépést, melyben sokan vesznek részt, érdemes közösen megünnepelni, pl. bográcsozással, pizza rendeléssel. Így az elvárt eredmény, az ezért tett erőfeszítés és az ezeket követő visszacsatolás maradéktalanul körbeér.

Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Összefoglalás: Most már minden lényeges összetevőt ismer erről a hatékonyságnövelő megoldásról. Így akár már MOST érdemes lenne elindulnia és az első lépéseket megtennie.

„Őrizd meg a rendet és a rend megőriz téged.” Régi latin mondás 22


7, Láblógatás helyett

A vállalkozások nagy részénél van valamilyen, időszakhoz kötött visszaesés az árbevételben és így a teendőkben.

időszakra. ͮͮ Rakjanak rendet, szervezzék meg az éves nagytakarítást, nagyjavítást, rendrakást. ͮͮ Próbálják meg ideszervezni a karbantartásokat. ͮͮ Vegyék ki az éves szabadságok nagyobb részét.

Amikor ez bekövetkezik, akkor a cégvezető beletörődve ebbe, hagyja szabadon folyni a dolgokat. Vagyis nem tesz semmit.

Tervezés Jó, ha pontosan tudja előre, hogy kinek, milyen feladatokat fog kiadni.

Pedig több teendő is lehetne, amit érdemes volna elvégezni.

Ha ez nincs megtervezve, akkor menet közben nem biztos, hogy lesz ideje konkrét feladatokat kiadni, tehát az érintett dolgozók továbbra sem fognak csinálni semmit a felszabaduló időben.

Készüljön a szezonális visszaesésre.

Egyik ilyen, az árbevétel növelésére és egyéb fejlesztésekre vonatkozó tervek készítése, előkészületei és akár a fejlesztések elvégzése. Viszont ennek lehet egy olyan hiányossága, hogy nem minden dolgozót érint. Ennek az a következménye, hogy lesznek olyan munkakörök és munkatársak, akik ilyen időszakokban csak lógatják a lábukat. Az állandó költségek ilyenkor is megvannak, tehát a cég semmiképpen nem jön ki jól az ilyen időszakokból. Érdemes néhány kérdést megválaszolva felmérni ennek jelentőségét! ͮͮ Mennyire hiányzik ez a kisesett bevétel? ͮͮ Mennyi ideig tart a csökkent bevételű időszak? ͮͮ Mekkora kiesés lesz belőle végül? Sokan nem számolnak azzal, hogy egy rosszabb hónap vesztesége, akár több hónap nyereségét elviheti. ͮͮ Mennyire szükséges pótolni a kiesést? Kibírják, vagy bevételnövelő megoldásokban kellene mielőbb gondolkodni? Mit lehet tenni szezonon kívül? ͮͮ Készüljenek fel a következő időszakra. ͮͮ Már eleve készüljenek arra, hogy a szezonális visszaesés mértékét csökkentsék. Keressenek olyan terméket, találjanak ki olyan szolgáltatást, ami azokban az időszakokban felfelé megy, és ennek terjesztésével kössék le a szabad kapacitásokat. ͮͮ Építsenek valamilyen eladási kampányt a következő 24

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Sok cégnél nem figyelik a szezonalitást, ezért nem is tudnak vele mit kezdeni, így nem foglalkoznak vele. ͮͮ Van, ahol tudják, hogy van valamilyenfajta hullámzás az üzletmenetben, de nem készülnek feladatokkal az üresjáratra, a lecsökkent igények alatti időszak kihasználására. ͮͮ Eltelik az idő akkor is, ha az emberek lógatják a lábukat, és akkor is, ha legalább félgőzzel, de elvégeznek olyan fejlesztési feladatokat, amelyek a jövőt alapozzák. Viszont így nincs többletköltség. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Mikor van szezon? Hogy néz ki az éves aktivitási görbe? ͮͮ Jelölje be a következő grafikonon, hogy mikor mennyire leterheltek! 100% 80% 60% 40% 20% 0%

25

ͮͮ Döntse el, hogy valamilyen bevételnöveléssel kapcsolatos megoldást kellene keresnie, vagy nem annyira vészes a kiesés és jobb lenne a fejlesztéssel foglalkozni! ͮͮ Ha a fejlesztés mellett dönt, akkor határozzon meg néhány olyan fejlesztési irányt, amelyben szeretne előrelépni. Pl. új érdeklődők szerzéséhez új csatorna kialakítása, valamilyen céges képzés megtartása, nagy rendrakás, átrendezés, karbantartás, felújítás ͮͮ Beszélje meg azokkal, akik érdemben segíteni tudják az előkészítést és a végrehajtást és állítsa őket az ügy mellé! ͮͮ Tervezzék meg mielőbb, hogy konkrétan mit fognak tenni a kérdéses időszakban! Saját jegyzet

8, A polihisztorok ideje lejárt

Nem kell mindenkinek mindenhez érteni. Kisebb cégeknél jellemző, hogy egy-egy embernek többféle feladatot kell végeznie, és ezekhez jól kell érteniük. Viszont érdemes tudni, hogy nagyon eltérő képességeket igénylő feladatkörök nagy kihívások elé állítják a dolgozókat. Kevesen vannak, akik értenek a marketinghez, szívesen végeznek eladással kapcsolatos feladatokat, jók a célkitűzésben, tervezésben, adminisztrációban, pénzügyekben, szakmai feladatokban. Túl sokféle feladatkörben nem lehet profivá válni. Sokféle feladatnál középszerű szintig tud fejlődni az illető. Az lenne jó, ha mindenkinek lenne olyan feladata: ͮͮ amiben nagyon jó, ͮͮ amiben kiemelkedő eredményt tudna elérni, ͮͮ amit szeret végezni, mert sikeres. Ez a cég számára is előnyös lenne, hiszen ez sokkal hatékonyabb, mint lassabban, kedvetlenül, több hibával végezni valamit. Célszerű lenne, ha a lehetőségek figyelembevételével kiderítenék, hogy ki miben a legjobb. Abban lehetővé tenni számára, hogy fejlődjön és minél magasabb szintet tudjon elérni. Ezek az emberek később segíthetnének az adott feladat betanításában az új dolgozóknál és a tudásszint elfogadható szintre emelésében a régebben ott dolgozóknál.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Próbálják meg legalább tehermentesíteni a dolgozókat a „nem szeretem” és a „nem tudom jól” feladatok alól.


27

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Céges oldalról: lesznek profi feladatvégzők, akikre rá lehet bízni az adott területen felmerülő összetettebb problémák megoldását. Így azokkal nem mindig Önnek kell foglalkoznia. ͮͮ Emberi oldalról: azok, akik nagyon jók valamiben, ki tudnak emelkedni, elismerést és fejlődést eredményező kihívásokkal találkozhatnak. Ez színesíti az életüket, és értékesebbnek fogják érezni magukat. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ A munkatársairól készítsen egy listát, és írja oda mellé,hogy miben kiemelkedően jó! ͮͮ Egyeztessen vele, és tudja meg mennyire gondolja saját magáról ugyanezt, valamint, hogy mennyire kedveli az adott tevékenységet! ͮͮ Győzze meg, hogy fejlessze magát és mondja el, számít a mások fejlesztésével kapcsolatos közreműködésére! ͮͮ Erősítse meg mennyire fontos a cég számára, illetve önnek mint vezető, hogy ebben számíthasson rá! Saját jegyzet

9, Drága hölgyeim

Köszöntsék meg nőnapon a hölgy munkatársakat. Az emberek csoportjának összetartó közösséggé válásához az egyik fontos lépés, a másokra való odafigyelés. Ehhez jó alkalom a különböző események, ünnepek során kifejezni a másikra való odafigyelést. A nőnap különösen alkalmas arra, hogy a férfiak, a vállalkozás hölgytagjaira odafigyeljenek egy percre. A dolgozóktól nem feltétlenül várható el, hogy saját fizetésükből lepjék meg a hölgyeket, de egy vállalkozás költségeibe bele kellene férnie annak, hogy valamilyen aprósággal, egy szál virággal, egy tábla csokival felköszöntsék őket. Problémát szokott okozni, hogy kinek ki adja át a kedveskedő ajándékot. Ez az alkalom akár arra is jó lehet, hogy az egymással konfliktusban lévő férfiak és nők megtegyék az első lépéseket a korrekt együttműködés irányába.

Miért ne tehetné meg a férfi az első lépést? Ha az egyik nem létszáma jóval nagyobb, mint a másiké, akkor több hölgyet köszönthet egy férfi, illetve egy hölgyet egy kisebb delegáció is meglephet.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Javul a részletekre való odafigyelés. ͮͮ Jobb lesz a közösség. ͮͮ A nők megbecsülve érzik magukat és ez meg fog látszani a hangulatukon, teljesítményükön. ͮͮ Elsimulhatnak a konfliktusok. ͮͮ Javul az együttműködési hajlandóság. ͮͮ Megkezdődhet egy csapat összekovácsoló rituálé.


29

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Hozzon döntést arra vonatkozóan, hogyan történjen a nőnapi köszöntés ͮͮ A naptárban, az esedékes nap előtt írja be, hogy egyeztetni kell az érintett férfiakkal a szerepvállalásról. Akár a köszöntő szövegét is érdemes megfogalmazni, amelyben kifejezik, hogy a cég összes férfi dolgozója nevében történik az ajándékozás.

10, Összetűzés nélkül Szabadságtervezés.

Mindenkinek jogos igénye, hogy nyáron vehesse ki a szabadsága bizonyos részét. Ennek mértéke erősen függ a tevékenységtől, az ott dolgozók összetételétől, számától. Előfordulhat, hogy a szabadságok igénylésekor ütköznek a személyes igények a cég érdekeivel. Így nem biztos, hogy mindenki akkor tud elmenni, amikor szeretne. Lehet, hogy többen is ugyanakkor szeretnének távol lenni, ami miatt személyes ütközések is kialakulnak az időpontokban. Talán az a legrosszabb, ha nem tud mindenki egyenlő mértékben részesülni a nyári szabadságból, mert van, akinek előbbre való a saját igénye, és ennek érvényesítéséhez meg is tesz mindent, amit csak lehet.

Saját jegyzet

Ennek megelőzésére célszerű a szabadságtervezést engedélyeztetést keretek közé szorítani.

és

Az a legjobb, ha mindenki ismeri, látja a szabadságolás feltételeit. Célszerű meghatározni, hogy a cégtől, az egyes csoportoktól mennyien lehetnek egyszerre szabadságon, ahhoz, hogy az ott maradók még fenn tudják tartani, a korábban megszokott kiszolgálási minőséget. A dolgozóknak mindenkor tisztában kell lenniük azzal, hogy mennyi szabadságuk van. Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


Nem praktikus, ha valaki nem veszi ki a szabadságát, hiszen az jogilag nem váltható meg pénzben. Ezen kívül mindenkinek szüksége van a kikapcsolódásra, pihenésre. Ezért az éves szabadságkeretet részekre lehet osztani és rendelkezhetnek róla, hogy melyik időszakban, mennyit vegyenek ki a munkatársak. 31

Ha év végén kiderül, hogy rengeteg szabadság maradt bent, akkor az, senkinek sem lesz jó. ͮͮ A dolgozónak nem célszerű lemondani erről a jogáról. ͮͮ A céget nem lehet abba a helyzetbe kényszeríteni, hogy többletköltséget okozzon a számára az esetleges kifizetés. ͮͮ Az esetek nagy részében nem jogszerű a bennmaradt szabadság kifizetése. Persze lehet ezekre különféle magán megállapodásokat kötni, de ezek kezelése mindenképpen nagy odafigyelést igényel. A legjobb áttekinthetőséget egy falitábla biztosíthatja. Ha ezen szerepel ͮͮ az év minden munkanapja, ill. ledolgozandó munkaszüneti és ügyeleti napok, ͮͮ év végi leállásra elkülönített napok, ͮͮ minden dolgozó neve, és éves szabadságkerete, ͮͮ melyik időszakra mennyi használható fel, ͮͮ cég, ill. csoport szintű korlátozás az egyszerre szabadságolható személyek számáról, ͮͮ szabadság igénylésével kapcsolatos szabályok, akkor ezen a táblán, akinek felmerül a szabadságigénye, bejelölheti azt. Az engedélyt a jogosult vezető aláírásával hagyja jóvá.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az előzetes elképzeléseknek megfelelően, különösebb idő és energiaráfordítás, valamint fennakadás nélkül megoldódik a szabadságolás. ͮͮ Megszűnnek, megelőzhetők a szabadságok ütközése miatti konfliktusok. ͮͮ Tervezhetőbbé válik a működés. ͮͮ A szabályok fegyelmezettséget visznek a cégbe. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Jelölje ki a tábla elhelyezésére alkalmas felületet. ͮͮ Találja ki, hogy milyen módon történjen a tábla kivitelezése – lehet táblafilccel írható felület, vagy nagyméretű papír, amelyre tollal írhatnak. ͮͮ Bízzon meg valakit a kivitelezéssel. ͮͮ Jelölje ki a tájékoztató napját, amikor a dolgozókat megismerteti a használatról. ͮͮ Rendszeresen ellenőrizze az igényeket és következetesen tartassa be a megállapodott szabályokat. Saját jegyzet

Fontos, hogy a vezető rendszeresen ellenőrizze az igényeket és mielőbb jelezze az engedélyezést. Ezt a táblát, jól látható helyen, pl. étkezőben, közös munkaterületen, gyakran használt folyosón célszerű elhelyezni. A dolgozókat tájékoztatni kell a használatról és a szabályokról.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


33

11, Emberi hatékonyságnövelés-1 Aki hátráltatja arra nincs szüksége!

Vannak, akik: ͮͮ nem illenek a csoportba, ͮͮ nem ott akarnak dolgozni, ͮͮ nem megfelelő a hozzáállásuk, ͮͮ nem megfelelő a viselkedésük, ͮͮ rosszindulatúak, ͮͮ nem jönnek ki másokkal, ͮͮ lázítanak, ͮͮ szándékosan nem végzik el a feladataikat, ͮͮ szándékosan kevesebbet dolgoznak, ͮͮ nem tartják be a szabályokat, ͮͮ nem hajlandóak együttműködni másokkal, ͮͮ mindenben kivételt képeznek és kivételt várnak el, ͮͮ nyíltan szembeszegülnek a vezetőjükkel, ͮͮ negatívak. Az ilyen emberek ritkán változnak meg. Meg lehet próbálni nagyon határozottan beszélni velük, és elmondani a velük kapcsolatos problémákat. Kihangsúlyozva, hogy Ön mit nem szeretne, és helyette mit szeretne. Hogyan viselkedjen az illető, milyen legyen a hozzáállása. Érdemes megfigyelni, hogyan fogadja a másik fél, az észrevételeket. Általában erős tiltakozás az első reakció. Támadásként veszi és visszatámad. Beszélje meg vele, hogy gondolja át a hallottakat és igényeket. Egy hét múlva térjenek vissza a témára. Már ha addig nem távozott önként az illető.

34

Milyen reakciókra számíthat a közeljövőben? ͮͮ Nagyon ritkán nem veszik észre az emberek, hogyan viselkednek. A visszajelzés hatására javul a helyzet, ilyenkor érdemes folyamatosan figyelni az illetőt és azonnali visszajelzést adni számára, ha nem megfelelő, amit és ahogyan csinál. Nem kell meglepődni azon, ha másokat hibáztat, amiért nem szóltak neki korábban. Ha tudta volna, hogy ez problémát okoz, akkor… Ismerős? ͮͮ Az esetek nagy részében az illető felháborodik, felelősöket keres, hogy ki dobta fel, megsértődik, ill. látja, hogy ezt nem fogják ráhagyni, nem akar tovább ott maradni, azonnal elkezd állás után nézni. ͮͮ Előfordul, hogy valaki megígéri, változtatni fog, de ez abban kimerül, hogy nem lesz annyira szem előtt. Sok időt és energiát nem érdemes ezeknek az embereknek a viselkedésének megváltoztatására szánni. Mielőbb érdemes megválni tőlük. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A cégen belüli hangulat sokkal jobb lesz az ilyen emberek távozása után. ͮͮ Önnek is könnyebb lesz, ha nem kell küzdeni velük. ͮͮ Azoknak fellélegzés lesz, akiket piszkáltak és azoknak is, akik csak szemlélői, passzív szenvedői voltak az ilyen helyzeteknek. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Először vizsgálja meg, van-e ilyen ember a cégben? ͮͮ Minél hamarabbra ütemezzen be vele egy beszélgetést! ͮͮ Alaposan készüljön fel a mondandójával és vértezze fel magát lelkileg a várható reakciókra! Időnként előfordul, hogy az ilyen viselkedésű emberek személyes együttérzést akarnak kiváltani, szociális helyzetükre hivatkoznak, ami esetleg köztudott, de Ön ne váljon túlzottan együtt érzővé, Ne hátráljon meg a fegyelmezés alól, mert azzal csak elodázza az elkerülhetetlent.

35

12, Superman

Saját jegyzet

Fejlesztési terv, munkatársak képességeinek növelésére. Azt tudjuk, hogy mindenkinek volna miben fejlődnie, ami után többet, jobban teljesítene, kevesebbet hibázna. Azt is tudjuk, hogy a fejlődésre volna idejük a dolgozóknak, hiszen ritkán használják ki 100%-ban a munkaidejüket. Tudjuk, hogy maguktól kevesen fognak az önképzés és gyakorlás útjára lépni. Ezért célszerű minden egyes ember számára egyéni fejlesztési tervet készíteni és támogatni annak kivitelezésében.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Például egy eladói munkakörben a következő képességekre és tulajdonságokra biztosan szükség van: ͮͮ kedvesség, ͮͮ termékismeret, ͮͮ pénztárgép kezelése, ͮͮ rend és tisztaság szeretet, ͮͮ számítógép kezelés, stb. Hogyan készítsen fejlesztési tervet? Vizsgálja meg egyesével a munkatársait és válaszoljon az alábbi két kérdésre velük kapcsolatban! 1. Milyen szinten vannak a szükséges szempontok most? 2. Milyen szintre helyezné az elvárásait? A két válasz közötti különbséget egy konkrét, végrehajtható fejlesztési tervvel lehet megvalósítani. Tehát kellene egy jelenlegi és egy jövőbeli állapot megjelölés. Biztosítani kellene a fejlődéshez szükséges körülményeket – időt, eszközöket, anyagokat, emberi támogatást, tudásanyagot, stb.


Rá kellene vennünk az érintetteket, hogy Ők is akarják és tegyenek a fejődésért. 37

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Segít elérni, hogy ne megszokásból dolgozzanak, mert az hibákhoz vezet. ͮͮ Támogatja, hogy ne fásuljanak bele az emberek a feladatokba, azzal, hogy mindig mindent ugyanúgy végeznek, miközben lehetne másként jobb eredményekkel is. ͮͮ A helyettesíthetőség megoldásában előrelépést lehetne elérni, ha több gyakorlott és képzett dolgozó lenne ugyanarra a feladatra. ͮͮ A dolgozót, a személyes előrehaladásában is támogatná ez a fejlesztési folyamat, hiszen jobb munkaerő lenne, több lehetőséggel. ͮͮ Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Készítsen egy táblázatot a dolgozókról, amelyben fel van tüntetve a munkakörük is! ͮͮ A munkakörökhöz határozza meg azokat a képességeket és tulajdonságokat, amelyek szükségesek a betöltéséhez! ͮͮ Minden dolgozót értékeljen minden szempont alapján! ͮͮ A következő szinteket és jelöléseket alakíthatja ki: ͭͭ 0. nem kell neki, ͭͭ 1. nem tudja, nem jó benne, nincs betanítva, ͭͭ 2. be van tanítva, de teljesen önállóan, egyedül még nem végezheti a feladatot, felügyelet szükséges mellé, ͭͭ 3. önállóan képes végezni, ͭͭ 4. jó benne, de nem akarja tanítani, vagy még a betanítás módszertana nem ismert számára, ͭͭ 5. kiváló, taníthatja és tanítja is. ͮͮ A táblázat kitöltésekor érdekes megoldás lehet, ha a dolgozó és a vezető egymástól függetlenül tölti ki a táblázatot, és utána összevetik az eredményeket. ͮͮ Állapodjanak meg a fejlesztés lépéseiben, körülményeiben és tempójában! ͮͮ Meghatározott idő múlva végezzék el ismét az értékelést!

Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


39

13, Emberi hatékonyságnövelés-2 Mindenkit a megfelelő munkakörbe!

A cégben dolgozó emberek közt lehetnek olyanok, akik sokkal alacsonyabb teljesítményre képesek, mint ami elvárható lenne, vagy amennyire mások, hasonló munkakörben képesek.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A vezető nem várakozik arra, hogy a nem elvárható javulás megtörténjen. Nem reménykedik, szembenéz a valósággal. ͮͮ Az emberileg megfelelő munkatársakat más munkakörben eredményesebbé lehet tenni. ͮͮ Felszabadul a hely egy jobban teljesítő munkatárs fogadására

Az ilyen emberek nem a számukra megfelelő feladatokat végzik. Lehet, hogy elvállalta, és szeretne eleget tenni a munkakörben. Lehet, hogy azt sem tudja, mit kell tenni és hogyan. Lehet, hogy nem szereti azt, amit csinálnia kellene.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Nézze meg, írja le, kinek a teljesítményével nem elégedett! Pontosítsa, hogy konkrétan mivel nem elégedett! ͮͮ Emberileg mennyire tarja a cégbe valónak az illetőt? ͮͮ Ha emberileg meg szeretné tartani, akkor miben kellene fejlődnie, milyen szintre? ͮͮ Mi kell ahhoz, hogy ez a fejlődés megtörténjen? ͮͮ Ön mit tud ehhez biztosítani a számára? ͮͮ Beszélje meg az érintettel a helyzetet, a lehetőségeket, a lehetséges következményeket, és hozzanak mielőbb döntését!

Szeretné azt hinni, hogy majd beletanul? Itt nem erről van szó.

Saját jegyzet

Nem lehet mindenki bármire alkalmas. Akinek alacsony adott dologban a teljesítménye, annál előfordulhat, hogy nem alkalmas az adott feladat elvégzésére. Lehet, hogy tudja csinálni, de nem tud belőle eleget, nem jó a minőség, nem jó a végeredmény, többe kerül a termék előállítása, ha ő csinálja, több hibát követ el, stb.

Előfordul, hogy egyszerűen nem jó helyen van az illető. Amennyiben emberileg jó dolgozóról van szó, akkor érdemes körülnézi a cégben és keresni neki olyan beosztást, amelyik az adottságaihoz, képességeihez közel van. Amit szívesebben végez, amiben jobb mint az átlag. Amennyiben nincs ilyen, illetve nem érdemes megtartani az illetőt, érdemes mielőbb közölni vele, hogy keressen magának új munkahelyet. Lehetőség szerint adni neki időt erre, azonban kell egy végső határidő.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


41

14, Ebből elég

Megzavarás kiküszöbölése. Az egyik legnagyobb kiesést az okozza a munkatársak hatékonyságában, ha megzavarják őket a folyamatban lévő munkájukban. A megzavarás főként az elmélyülést igénylő feladatnál, különösen rombolja a hatékonyságot. Az illető valamiben benne van, adott pillanatban. Pl. Valaki telefonál, más odamegy hozzá, odakiabál neki, lerak valamit az asztalára. Az illetőnek abba kell hagynia azt, amivel foglalkozik. Valószínűleg el kell ismételni számára, hogy mit akarnak tőle, mert éppen nem oda figyelt. Át kell állnia fejben a pillanatnyi helyzetre. Lehet, hogy csak egy választ kell adnia, lehet, hogy feladatvégzéssel jár, teljesen félbeszakíthatja a korábban végzett teendőt, és csak később térhet vissza rá, hacsak el nem felejti. Utána vissza kell állni a korábbi feladatra.

Ez a kényszerszünet, attól függően, hogy ki mennyire képes váltani, mivel zavarják meg, nagyon eltérő kiesést okozhat. Egy néhány másodperces megzavarás és a kezelése, akár több órára visszavetheti az illetőt a munkavégzésben. Ahhoz, hogy ezt a mérhetetlen mértékű pocsékolást megszüntessük nagyon határozott szabályokra és intézkedésekre van szükség.

Néhány konkrétan megvalósítható, megzavarást csökkentő módszer ͮͮ Célszerű szabályozni az iratáramlást: ͭͭ az iratok a központi helyen kialakított iratgyűjtő szekrénybe (polcra, stb.) kerülnek - amiben mindenkinek van egy rekesze, ͭͭ az érintetteknek ezt rendszeresen meg kell néznie és ki kell vennie, amit kapott, ͭͭ iratot kivenni más rekeszéből nem lehet, ͭͭ másoknak szánt iratokat és kisebb dolgokat ugyanebbe az iratgyűjtőbe helyezik el és ezen keresztül juttatják el számukra. ͮͮ Az illető asztalára ne tegyenek, kezébe ne nyomjanak semmit (kivéve, ha az átadni kívánt dolog nagyon sürgős, terjedelmes, különösen bizalmas, vagyis nagyon indokolt esetben). ͮͮ Aki egyébként nyitott ajtó mellet dolgozik, jelezze valamilyen módon, hogy mikor ne zavarják. Mondja el a kollégáinak, hogy ha az ajtó be van csukva, akkor csak rendkívüli helyzetben zavarják meg. Tegyen ki egy „Kérlek, ne zavarj” kiírást. stb. ͮͮ Vannak, akik szeretnek kommentálni eseményeket, kikelnek magukból, szeretnek cseverészni - nekik szólni kell, hogy ezzel zavarnak másokat, és saját magukat. Ez a viselkedés, a teljesítményüket sem érinti feltétlenül pozitívan. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az emberek jobban tudnak koncentrálni a feladataikra, ͮͮ nem zökkentik ki őket, amihez visszatérni jelentős időt igényel számukra. ͮͮ Nagyobb lesz a cégen belüli szervezettség és nyugalom. ͮͮ Nem hergelik bele magukat és másokat olyan érzelmi állapotokba, amelyek aztán órákig rányomja a bélyeget a hangulatukra.

Az emberek fejében történő nézőpontváltáson túl, lehet, hogy támogató eszközök beszerzése és használata is indokolttá válhat.

42

43

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Határozza meg, milyen módon tesz lépéseket a megzavarás csökkentésére, akár a saját, akár a munkatársak vonatkozásában. ͮͮ Biztosítsa a szükséges feltételeket és tájékoztatást. ͮͮ Következetesen járjon el, követelje meg az eszközök használatát, szabályok betartását.

15, Dupla hatás

Saját jegyzet

1, Irodai munkavégzés munkakörülményei. Azzal mindenki tisztában van, hogy nem lehet 100%-ban kihasználni a munkaidőt, de a munkavégzés körülményei az amúgy is alacsony, átlagos -50-60 %-ot tovább ronthatják.

Megfelelő környezet és eszközök biztosítása. Sokszor találkozhatunk azzal, hogy nem megfelelőek a munkavégzéshez szükséges körülmények és a használt eszközök. Az alábbi két példa jól szemlélteti az erre vonatkozó gondolatokat.

Az irodában lévő hőmérséklet, fény, levegő, szellőztetési lehetőségek, zaj, pára, por mennyisége és milyensége megtizedelheti a munkával hasznosan töltött időt. Mennyire lehet komfortos olyan környezetben lenni? Ez mennyire támogatja a munkához való jó hozzáállást, a munkával töltött hasznos idő mennyiségét, a sebességet, hangulatot? Másik, közérzetet és munkabírást csökkentő megközelítés. Rengetegen ülnek vacak székeken, írnak nem megfelelő magasságú és méretű asztaloknál, ahol nincs elég tároló. Ez által idő előtt elfáradnak a nem megfelelő székeken, kevésbé tudnak figyelni, állandóan cigizni akarnak menni, stb.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


Az asztalnál lévő irattárolók hiánya vagy állandó mozgást igényel a távolabbi irattárolóig, vagy rendezetlen asztalt eredményez az iratok felhalmozása miatt. Az, hogy mennyien vannak egy helyiségben, meghatározza a téren belüli mozgás és zaj mértékét. Érdemes átgondolni, hogy mennyi ember dolgozzon egy légtérben és azt is, hogy kik legyenek együtt. A zajosabb ügyfélkapcsolati munkakör betöltésével keletkezett 45

körülmények nem segítik az elmélyülést igénylő pl. pénzügyi feladatvégzést, ha egy térben vannak.

Saját jegyzet

2, Nem megfelelő eszközök. Ma már az informatikai eszközöknek kiemelt szerepük van a cégek életében. Az elavult számítógépek, rosszul működő internetelérés, régi, nem támogatott szoftverek használata, jelentősen rontja a dolgozók hatékonyságát. Mi kerül többe? Ha a dolgozó a homokórát nézegeti a képernyőjén, lefagy a gépe, nem tud kapcsolódni az internethez, amikor szüksége lenne rá, vagy az, hogy biztosítsák ezeket a mára már alapvető körülményeket. Arról már ne is beszéljünk, hogy valakinek nincs tűzőgépe és hasonló apró irodai kellékei, amelyek miatt másokat kell megzavarnia, másoktól kell elvennie. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Megfelelő körülmények közt jobban telik az idő, jobb kedvvel végzik a munkát, tovább tudnak figyelni. ͮͮ A megfelelő eszközök segítenek a munkaidő kihasználtság javításában. ͮͮ Kevesebb bosszúság, zaj és egyéb terhelés éri a dolgozókat, ez kiegyensúlyozottabb hangulatot biztosít. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Kérdezze meg a dolgozókat, hogy mi hátráltatja őket a munkavégzésben! ͮͮ Amiket felsoroltak, azt vizsgálja meg, hogy szabályok bevezetésével, vagy eszközök pótlásával milyen mértékben lehetne elősegíteni a felsorolt hátráltató tényezők semlegesítését. ͮͮ Ütemezze be, melyik tényezőt mikor valósítják meg és ki fog érte felelni.

46

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


16, Gondolkodás nélkül neeeeee!!! „Majd a főnök megoldja”

Igazából a munkavégzéshez szükséges feltételek, elvárások ügyében továbbra is mehetnek Önhöz, illetve, ha nagy a kockázat, vagy bizonytalanok a megoldásban, akkor inkább menjenek, mint ne.

Biztosan ismerős Önnek is a helyzet „Főnök az a gond, hogy…” és mondja az illető a problémáit. Sokszor olyanokat is, amelyeket neki kellene megoldani.

Ekkor sem dönteni kell helyettük, hanem továbbfejleszteni a döntési képességet.

Mit csinál a vezető? Elkezdi megoldani a dolgozó helyett a felvetett problémát. Hiszen, nincs ideje magyarázni neki, megtanítani, hogy ezt az egy konkrét problémát hogyan oldja meg az illető. De ha arra volna ideje, hogy megtanítsa a munkatársat, hogy hasonló helyzetekben hogyan gondolkodjon, akkor egyre kevesebbszer mennének Önhöz. A módszer a kérdezés. Rá kell vezetni az illetőt a megoldásra. Amikor egy ilyen jellegű problémát képes megoldani az illető, akkor utána mondani kell neki, hogy a következő alkalommal úgy jöjjön, hogy felkészül, és kész javaslata legyen, indoklással együtt. Hogyan érkezzen a dolgozó Önhöz? Ezt tanítsa meg neki! Megjelenik ismét a dolgozó. Ez és ez van, ismertesse a helyzetet. Ezt így, meg így lehet megoldani. A megoldásnál fontos lenne, hogy… (döntési szempontok). A lehetőségek közül az X megoldás lenne a jó választás, az előnyök, és hátrányok ismertetésével. A beszélgetés vége ez legyen! „Főnök, ezt javaslom, mit szólsz hozzá?” Ha szükséges, akkor érdemes feltenni további tisztázó kérdéseket, hogy gondolt-e mindenre, hogyan jutott el a megoldáshoz, stb. Ezzel ellenőrizheti, hogy mennyire átgondolt az illető javaslata, illetve milyen gondolatmenet útján jutott a megoldáshoz. 48

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A dolgozók elkezdenek gondolkodni és felelősséget vállalni a munkakörükben felmerülő problémákkal kapcsolatban. ͮͮ Növekszik az önállóságuk. ͮͮ Fejlődik a problémamegoldó képesség. ͮͮ Javul a vezető és beosztottja közötti bizalom. ͮͮ Önnek nem kell foglalkoznia visszatérő problémák megoldásával. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Gondoljon vissza arra, hogy milyen kérdésekkel keresik meg a dolgozók leggyakrabban! ͮͮ Milyen kérdéseket kellene feltennie ahhoz, hogy rávezesse a dolgozót a megoldásra? ͮͮ Ezt írja le, és legközelebb, amikor mennek Önhöz az adott kérdéssel, akkor ez alapján, a kérdéssor alapján segítsen a munkatársának megtalálni a megoldást, amely egyben tanító célt is szolgál. ͮͮ Az összes olyan témából készüljön fel, amit ilyen formában tanítani lehet. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


17, Emberi hatékonyságnövelés-3 Tartsák készségszinten az egyébként ritkán végzett feladatokat is.

Vannak olyan munkatársak minden cégnél, akiknek valamilyen területen fejlődniük kellene. Itt nem arról van szó, hogy újabb nagyon eltérő dolgot tanuljon meg az illető, hanem a munkaterületéhez tartozó fogásokban legyen jobb. A gépek, eszközök használatában legyen magabiztosabb, tempósabb. Amiben nem annyira jó a dolgozó, mint amennyire szükség lenne, azokat a fogásokat érdemes lenne gyakoroltatni velük. Természetesen itt az alapvető munkavégzésen túli készségekről van szó.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ A munkakörhöz szükséges egyéni képességfelmérés szempontjai alapján értékelje a dolgozókat! ͮͮ Értékeltesse saját magukat a dolgozókkal, ugyanezen szempontok alapján! ͮͮ Egyeztesse velük a két eredményt, tisztázzák a vélt eltéréséket, hiszen lehet, hogy Ő teljesen másként látja, mint Ön. ͮͮ Beszéljék meg a fejlesztés lépéseit! ͮͮ Állapodjanak meg a következő, erről szóló értékelő nap időpontjában. Saját jegyzet

Például csoporton belüli munkavégzéskor, általában kialakul, hogy melyik munkafolyamatot ki végzi általában. Viszont ettől nagyon egyoldalúvá válhat a munkavégzés. Ezért célszerű lenne a különböző feladatokban rotálni a dolgozókat. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Világosság válik, hogy jelenleg ki, miben, milyen szinten van. ͮͮ Kialakul egy közös pont a helyzet megítélése és szükséges lépések megtételének vonatkozásában. ͮͮ Segít kideríteni, ki mennyire rugalmas és mennyire képes a tanulásra. ͮͮ A dolgozók fásultságát és a megszokásokat fellazítja, érdekesebbé teszi számukra a munkával eltöltött időt. ͮͮ Ez a megoldás támogatja a helyettesíthetőséget is.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


51

18, Nemek helyett igenek

Hogyan nem, azt mi is tudjuk. Abban segítsen, hogyan igen! Vezetők és dolgozók is hajlamosak helyből azzal hárítani a feladatok elvégzésének felelősségét, hogy meg sem akarják érteni a problémát és helyből kijelenteni, hogy azt, úgy nem lehet.

El kell nekik mondani. Azt, hogy hogyan nem lehet, azt ismerjük, vagy nem akarjuk tudni, mert biztosan nagyon sokféle van, de egyik sem visz előre. Viszont arra rendkívül kíváncsiak lennénk, milyen megoldási lehetőségek vannak!

X

Mindenféle gondolkodás nélkül!

Az jelképesen elfoglalja a miért és hogyan nem lehet válasz lehetőségeit. Erre nem figyelünk!

Hogyan lehetne rávenni őket arra, hogy pozitív hozzáállással a megoldáson törjék a fejüket?

A másik oldalon a sorszámozás ösztönzőleg hat a gondolkodásra. ERRE FIGYELÜNK!

Kell egy kis kártya. Ennek a következőképpen kellene kinéznie.

A problémamegoldásnak ebben a szakaszában, érdemes kerülni a megoldások értékelését és bírálatát.

Hogyan nem lehet? (Ezt szokták sorolni)

Hogyan lehet? (Minket ez érdekel) 1,

X

2,

Mondjuk meg a résztvevőknek, hogy először legyenek ötletek, majd a következő szakaszban, amikor már elegendő ötlet áll rendelkezésünkre, akkor ráérünk összehasonlítani őket. Az ötletek rangsorolásához nagy segítséget nyújt, ha vannak döntési szempontjaink.

3, 4, 5, 6,

Amikor szükség van egy megoldásra és azok, akiknek a megoldásokat kellene szolgáltatniuk, a kifogásaikat sorolják, fel kell mutatni nekik a kártyát!

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Nem kezdünk el azzal foglalkozni, nem szánunk rá időt, energiát arra, ami nem fog eredményhez vezetni. ͮͮ Segíti a dolgozókat mielőbb pozitív, megoldó állapotba kerülni. ͮͮ Több, jobb megoldás születhet. ͮͮ Csoportos problémamegoldást inspirálja, amely jótékony hatású az együttműködésre, és a további közös munkára, egymástól történő segítségkérésre és nyújtásra.

Ha esetleg csoportos problémamegoldásnál, egy táblára felrajzolja ugyanezt, az még hatásosabb.

52

53

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Van most olyan probléma, feladat, kihívás, amit most meg kellene oldani? ͮͮ Csoportos megbeszélés esetén készüljön egy jó nagy papírral, amelyre az első „hogy nem lehet” megjegyzés után mindenki szeme láttára tegyen egy nagy piros X-et a megfelelő helyre. ͮͮ Ismertesse a szabályokat. ͮͮ Személyes beszélgetés során felmerülő kifogásoknál ezt elég egy kisebb lapra, kártyára felrajzolni, sőt akár a beszélgetés után odaadni az illetőnek.

19, Meglepetés… Jutalmazás.

A jutalmazással kapcsolatban két alapvető gond szokott lenni. Az egyik az, hogy nincs. A másik az, amikor van jutalom, de az nincs egyértelmű összefüggésben az eredményekkel, vagy az eredményekhez vezető lépések megtételével.

Így a dolgozókban nincs mindig helyén ez a jutalomkérdés.

Saját jegyzet

Mikor érdemes jutalmat adni? Amikor valaki olyan dolgot javasolt, tett, ami nem várható el tőle, nem tartozik a munkakörébe, de a cég számára pozitív hatású, akkor megérdemli az elismerést és a jutalmat.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ilyenek: ͮͮ költségcsökkentő javaslat, amelyet bevezettek, és mérhető megtakarítással járt, ͮͮ bevételnövelő ötlet, amelyet kipróbáltak és működött ͮͮ együttműködést segítő megoldás, amelyet bevezettek és könnyebb lett tőle az élet, ͮͮ olyan erőfeszítés valamilyen hirtelen felmerült probléma megoldására irányult, amelyet valaki erőn felül, munkaidő után, hétvégén teljesített. Még akkor is, ha a munkaidejét egyébként kifizetik. A jutalom egy része előre meghatározható, másik része váratlanul, kellemes meglepetésként érheti az illetőt. Bizonyos célok eléréséhez előre ki lehet jelenteni, hogy ha ezt elérjük, akkor ez, meg ez lesz a jutalom.


Más esetekben, amikor felmerül egy olyan helyzet, amit valaki megfelelő módon kezelt, akkor kell arról dönteni, hogy érdemel e valamilyen jutalmat, vagy megteszi egy dicséret, vagy egy 55

köszönetnyilvánítás. Mi nem jutalom? Nem jutalom a jutalék, ami az előre meghatározott eredményért jár Az év végi megszokott céges partira való meghívás, általában nem jutalom. Főként akkor nem, ha nem ismerik a dolgozók a cég eredményeit, és azok nincsenek összefüggésbe hozva a rendezvénnyel. Ráadásul van, akinek egyenesen büntetés a céges partin való részvétel, mert nem szereti az ilyen összejöveteleket. Milyen formái lehetnek a jutalmazásnak? Nem mindig a pénz a legjobb formája. Ha mondjuk, valaki szeret konditerembe járni, akkor Ön szerint minek örülne jobban? 5000 Ft-nak, vagy 5000 Ft értékű konditermi belépőjegynek?

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Gondoljon vissza az elmúlt egy hónapra, néhány hétre és vizsgálja meg, volt-e olyan helyzet, esemény, amely figyelmet érdemel. Régebbre akkor van értelme visszatekinteni, ha nagyobb horderejű ügy történt. ͮͮ Találja, ki mivel fogja jutalmazni azt, amiben figyelemre méltó eredményt értek el! ͮͮ Szerezze be, állítsa elő a jutalmat! ͮͮ Adja át az illetőnek, az összefüggés kihangsúlyozásával! ͮͮ Tegye ismertté a többiek számára ugyanezt! ͮͮ Folyamatosan figyelje a nem elvárt ötleteket, viselkedést, cselekvést, eredményeket és legalább dicsérje meg, indokolt esetben jutalmazzon! Saját jegyzet

Ehhez tudni kellene, hogy mit szeret az illető! Ha ezt tudjuk, akkor testreszabott jutalmat adhatunk. Sokkal jobban értékelik az emberek ezt, mint hogy „kiszúrjuk” a szemüket pár ezer forinttal. A jutalmazásnál még egy szempontot érdemes szem előtt tartani az összefüggés megteremtésén túl. Ez pedig az időbeliség. Lehetőleg minél előbb történjen meg. Ne legyen túl nagy időbeni eltérés a tett, eredmény és a jutalom megkapása között. Minél kevesebb idő telik el annál jobb. Rendkívül jó visszacsatolás az illetőnek. Ha hosszabb idő telik el, akkor veszít a fényéből a gesztus. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Inspirálja a dolgozókat arra, hogy elváráson felül, többet tegyenek a cégért. ͮͮ A jutalmazottak jó példája másokra is pozitívan hathat.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


57

20, Szemlesütés helyett szembesülés A dolgozó lássa először!

A legfőbb dolgozói teljesítménynövelő hatás eléréséhez olyan helyzetet kell teremteni, amelyben a dolgozó saját szemével látja az eredményeit. Ha a dolgozó saját szemével látja az elvárt és valós tevékenységét, és eredményeit, ezek különbségét, akkor, ha jól teljesített büszke lesz rá, ha elmaradt az elvárttól, akkor nem fogja váratlanul érni a számonkérés. Ilyen esetben már egy egyszerű semleges beszélgetés is motiválóan hathat a munkatársra, hogy a továbbiakban nagyobb erőfeszítéseket tegyen az eredményekért. Ha ez még sem így történik, akkor a fegyelmezéshez elég azokra a tényekre támaszkodni, amelyeket egyébként ő is ismert, látott, ő állította elő, először ő találkozott vele. Hogyan tudjuk ezt létrehozni, elérni? A dolgozóknak a saját eredményeikről jelentéseket kellene összeállítani. A csoportos munkavégzésnél ahol az egyéni eredmények kevésbé fontosak, ott a csoport nevében a csoportvezetőnek kell ezt összeállítania és folyamatosan ismertetnie a csoportjában lévőkkel. Ezekben a jelentésekben ugyanazoknak a szempontok szerint előállított adatoknak kell szerepelniük, amelyekre a felsőbb vezetésnek is szüksége van a részleg eredményeinek és tevékenységének kontrolljához. Érdemes még akkor is kérni a dolgozótól, vagy a csoportvezetőtől az ezzel kapcsolatos információkat, ha az egyébként a vállalatirányítási rendszerből, vagy bármilyen szoftverből egy gombnyomásra kinyerhető. Hiszen, ha az illető nem saját szemével látja az adatokat, akkor az kevésbé érzékelhető a számára. Sőt akár el sem hiszi, ha mondják neki. 58

Azoknak, akik nem állítanak össze jelentést - mert csoportban dolgoznak, és a csoportvezető állítja össze - meg kell mutatni.

Beszélni kell velük! Miről készítsenek jelentést? Mindenkor a hatékonysággal kapcsolatos szempontokról: ͮͮ erőforrásokról, amiket használnak ͭͭ pillanatnyi állapotuk ͭͭ felhasználásuk ͮͮ mit csináltak ͭͭ ez mennyi időt vett igénybe ͭͭ mi az, ami eltérítette a feladataitól ͮͮ amit elő kell állítaniuk, abból mennyit készítettek el, milyen minőségben. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Önmaguktól ösztönződnek a munkatársak, ha számukra is ismert az elvárt és a valós eredmény. ͮͮ Nem érzésekre, hanem ismert tényekre alapulhatnak a munkavégzéssel kapcsolatos megbeszélések, és a nagyobb teljesítményre való ösztönzés. ͮͮ A vezető különösebb erőfeszítés nélkül kontrollálhatja a kérdéses szempontokat, és szükség esetén haladéktalanul, pontosan avatkozhat be. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Döntse el, milyen munkakörben kér közvetlenül a végrehajtóktól jelentést és mikor a csoportvezetőtől! ͮͮ Melyik munkakörben milyen adatokat szeretne látni, és a dolgozók mivel szembesüljenek elsőként? ͮͮ Milyen formában készítsék el a jelentést és milyen gyakorisággal szolgáltassanak adatokat? ͮͮ Ha kell, dolgozza ki az ezt segítő sablonokat és adja ki feladatként az érintetteknek az adatok gyűjtését, kinyerését, rögzítését! ͮͮ A Munkaköri Dosszié Rendszer és a Cégvezetői Irányítópult bizonyos részei kimondottan ezekkel a gyűjtendő adatokkal 59

és jelentések összeállításával foglalkoznak. Az egyik munkaköri szinten, a másik teljes cég szinten. További részletek a Munkaköri Dosszié Rendszerről: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer További részletek a Cégvezetői Irányítópultról: www.vallalkozasvezeto.hu/cegvezetoi-iranyitopult

21, A legfontosabb összefüggések Cselekvés – eredmény összefüggés.

A dolgozók egy része a munkájával kapcsolatban azon a szinten van, hogy munkahelye van, bejár oda, eltölti a munkaidőt, dolgozik, csinál valamit, végzi a dolgát, stb. Ritkán gondolkodik abban, hogy milyen eredményt állít elő. Sokszor azért nem megfelelő az eredmény, mert nem értik az összefüggést a feladatvégzés és az eredmény közt.

Saját jegyzet

Az Ön számára valószínűleg teljesen egyértelmű, hogy az, amit csinálunk, annak szoros következménye, hogy mi lesz az eredménye, de ez nem igaz minden dolgozóra. Ezért számukra meg kell teremteni ezeket az összefüggéseket. Tehát, az még kevés, ha azt megmondjuk számukra, hogy mit tegyenek. Azt is meg kell mondani, hogy milyen eredményt várunk el ettől a cselekvéstől. Sőt ettől továbbmehet. Azt is megmondhatja, hogy adott eredményből mennyit kell elérni. Ha ezt megfogalmazta, akkor egyértelművé válik, hogy mire van szükség a cselekvéshez és milyen módon lehet elérni az eredményt. Ezt az információt biztosítani kell a dolgozók számára. Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

A következőket érdemes tudatosítani mindenkiben. Mivel dolgozik? Milyen eszköz, információ, anyagok, stb. szükségesek? Milyen feladatokat végez, mennyi idő alatt, mennyi erőforrás felhasználással jár és járhat ez? Mit állít elő, mennyit, milyen minőségben?


61

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Ha a dolgozók értik az összefüggéseket, akkor képesek lehetnek „ésszel” végezni a feladataikat. ͮͮ Ez javítja az önállóságot és a kezdeményező képességet. ͮͮ A konkrét elvárások magasabb teljesítményre ösztönzik a dolgozókat – ebben akár tízszeres különbség is lehet a korábbi eredményekhez képest. Ezeket az információkat és összefüggéseket tartalmaznia kellene a munkaköri leírásnak. Ha olyan munkaköri leírásokat akar készíteni, vagy akár komplett Munkaköri Dossziékat, amely megfelelő módon kitér a részletekre, akkor az egyik anyagunk segíthet ebben Önnek. Itt tudja megtekinteni a Munkaköri Dosszié Rendszer készítéséhez szükséges részletes leírását: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Azoknál a feladatoknál, munkaköröknél, ahol elmarad az eredmény, ott a konkrét feladatokhoz rendeljen eredmény elvárásokat és konkrét számokat. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

22, Felelősségnövelő

Felelősségi kör, feladat, felelősség. Minden cégvezető szeretné elérni, hogy a dolgozók nagyobb felelősséget vállaljanak, mint amennyire jelenleg hajlandóak. Viszont ez legtöbbször azért nem teljesül, mert nem tudják, hogyan tegyenek ebben előrelépést.

Egy fontos módszer a felelősségvállalás növelésével kapcsolatban a feladatokhoz kapcsolódó felelősségek megfogalmazása. A feladatokhoz lehet felelősségi elvárást rendelni. A feladat, egy konkrét megfogalmazható, kiadható, végrehajtható elvárt tevékenység. A felelősség ebben az esetben a feladatokhoz kapcsolódó olyan elvárás, amelyet nem lehet feladatként megfogalmazni, viszont konkrét elvárásként igen. A hasonló típusú feladatokat, célszerű felelősségi körökbe rendezni és azon belül feladatokként és felelősségekként megfogalmazni. Ilyen feladatok például: ͮͮ saját munkaeszközök elrakodása nap végén, ͮͮ saját asztal letörlése, munkaterület megtisztítása. Felelősségi kör Saját munkaterület tisztán és rendben tartása Feladat Felelősség ͮͮ saját munkaeszközök ͮͮ a számára kiadott elrakodása nap végén munkaeszközök ͮͮ saját asztal letörlése, meglétéért, munkaterület működőképes megtisztítása állapotban tartásáért ͮͮ a munkakörnyezet mindenkor rendezett képet mutasson


63

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A dolgozók a feladataik szűk értelemben vett elvégzésén túl, nagyobb figyelmet fognak fordítani a felelősség révén a megfogalmazott szempontokra. ͮͮ Attól függően, hogy milyen felelősségek vannak megfogalmazva, gyorsabb lehet a kiszolgálás, kedvesebb az ügyintés, tisztább a környezet, nagyobb odafigyelés a munkaeszközökre. ͮͮ Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Azoknál a feladatoknál, ahol a feladatvégzéssel nem tudja pontosan elmondani a feladatvégzés körülményeit, „puha” elvárásait, ott fogalmazzon meg felelősségeket! A felelősségi körök kialakításához további információkat, sablonokat és támogatást nyújt a Munkaköri Dosszié Rendszer kialakítását leíró hatékonyságnövelő modulunk. A Munkaköri Dosszié Rendszer kialakításával, egyben elkészül a cég működési kézikönyve is. Itt talál további információt ezzel a modullal kapcsolatban: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Saját jegyzet

23, Valóságshow

Adjanak egymásnak visszajelzést. A legtöbb vállalkozásnál, a dolgozók számára nincs visszajelzés a viselkedésükre, munkájukra, teljesítményükre vonatkozóan. Nem tudják, hogy az, amit csinálnak azzal a többiek, a vezető elégedett, vagy sem. Nem tudják, hogy a viselkedésük megfelelő, vagy módosítani kellene rajta. Nem tudják, hogy az együttműködésben, azok, akikkel együtt, vagy velük összefüggően dolgoznak, azok elégedettek vagy nem. Azt viszont mindenki nagyon jól meg tudja fogalmazni, hogy másokkal mi baja van. Az most kevésbé érdekes, hogy ez jogos, vagy sem. A konfliktusok elkerülése érdekében, csak nagyon kevesen mernek visszajelzést adni a másoknak. Főleg, ha valamit nem tartanak megfelelőnek a másiknál. Még akkor sem, ha azzal saját munkájukat könnyítenék meg, ha változást tudnának előidézni. Inkább magukban bosszankodnak, mérgelődnek. A vezetőnek nem mindig van rálátása, hol keletkeznek ez miatt együttműködési akadályok. Az együttműködés javítása, a viselkedési problémák megszüntetése érdekében kialakíthat egy olyan szokást, amely ezt játékos módon fejleszti csoportszinten.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


A módszer lényege: ͮͮ a cégnél mindenkinek van 3 db, hetente kiosztandó pontja ͮͮ ezt a három pontot egyesével, vagyis 3 személynek kell adnia minden héten, ͮͮ ezt a pont kiosztást vezetni lehetne egy táblázatban, vagy falitáblán, ͮͮ a győztest, aki a legtöbb pontot kapja, vagyis a legtöbben elégedettek vele, jutalmazni lehetne akár heti, akár havi szinten, 65

ͮͮ a jutalomnak olyannak kell lennie, aminek az illető örül, pl. egyik cégnél mindenki szereti a túró desszertet, ezért ott a jutalom néhány darab, Túró Rudi, illetve energia ital.

Saját jegyzet

Ha félnek ettől és ragaszkodnak a status quohoz, vagyis a változatlansághoz, akkor semmi nem fog történni. De ha mindenki „komolyan” veszi ezt a játékot, akkor viszont az emberek megnyílnak, valós értékelések születnek. Akik kevesebb jutalom pontot kapnak, azok elgondolkodhatnak. Egy-két értékelt hét után, meg lehetne beszélni, hogy min kellene változtatni ahhoz, hogy több jobb visszajelzést kapjon az illető. Ezt akár olyan formában is megkaphatná, hogy mindenki egy kis papírra felírná a vele kapcsolatos javaslatait és bedobnák egy dobozba, amit az érintett elolvashatna. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az egymással kapcsolatban lévő dolgozók jobban fogják segíteni mások munkáját. ͮͮ A közvetlenül együtt nem dolgozók kedvesebbek, figyelmesebbek lehetnek másokkal. ͮͮ Akit érint, az jobban odafigyelhet a viselkedésére. ͮͮ A határozott visszajelzések segítenek észrevenni azokat a viselt dolgokat, amelyeket az emberek saját magukon nem látnak. ͮͮ Jobb lehet a munkakedv a közösségen belül. ͮͮ Fejlődhet a változásokhoz való rugalmas hozzáállás, egyéni és csoport szinten.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Gondolkodjon el, hogy cég, vagy csoport szinten, hogyan tudná megvalósítani ezt a hatékonyságnövelő módszert. ͮͮ Tájékoztassa a dolgozókat, beszéljék meg az előnyeit, döntsék el, mi legyen a jutalom, melyik nap milyen formában történjen a pontok kiosztása. Ha többet akar megtudni a hatékonyságnövelésről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra! 66

67

24, Kapcsolatban Heti megbeszélés.

Azoknál a cégeknél, ahol nincsenek rendszeres tájékoztatók és beszámolók, ott a dolgozók kevésbé tudják, hogy mi történik körülöttük. Elveszítik a céggel a kapcsolatukat, annak ellenére, hogy benne vannak. Az információhiány nemcsak találgatásokra adhat okot, hanem kialakulhat az elszigeteltség érzése azokban, akik kevésbé élnek munkahelyi közösségi életet. További lehetséges következmény az érdektelenség kialakulása lehet. Azok, akiknek csak saját szerepükre van rálátásuk, azt gondolhatják, hogy a közösség nem számít. Egyesek azt gondolják, hogy ők azok, akik igazán odateszik magukat a munkában, a többiek kevésbé. Ez különösen káros hozzáállást vált ki. Hiszen egy idő után saját magától úgy dönthet, hogy akkor ő is visszavesz a tempóból. Ezt a saját fejében gyorsan lejátssza. Minél tovább marad ebben az állapotban annál nehezebb lesz ebből kimozdítani és pozitív irányba állítani. Ezért szükség lenne bizonyos időszakonként, hetente, de legalább kéthetente csoportos, vagy céges szintű megbeszélésre. Ezek a megbeszélések akkor lesznek eredményesek, ha előre eltervezett módon, de kellő rugalmassággal kezelik a megbeszélni szánt témákat. Célszerű gyűjteni és írásban rögzíteni a mondanivalót, ill. előre meghatározni a sorrendet. A különböző témákon belül érdemes előre néhány alkalomra meghatározni a részeteket is. Pl. Minden héten a megbeszélésen egy fontos termékről elmondják azokat a jellemzőket, amelyek a termékismeret mélyebb megértéséhez szükségesek. Előre leírnak 8-10 fontos terméket, amiről a tájékoztatónak ez a része 68

szólni fog. A témacsoportokról és a konkrét napokhoz tartozó konkrét témákról érdemes készíteni egy táblázatot, amellyel hetekre előre érdemben lehet tervezni a megbeszélések tartalmi részét. Ha ez nem történik meg, akkor a kezdeti lelkesedés, és felkészültség után nem lesz idő átgondolni a megosztani szánt információkat és először improvizálni fognak, majd abba fogják hagyni ezt a folyamatot. Hogyan nézhet ki egy ilyen heti megbeszélés? ͮͮ Minden kedden 9-10 óra között összejön a csapat az irodában. ͮͮ Először a vezető elmondja a múlt hét, általa ismert fontosabb történéseit, eredményeit, nehézségeit, tanulságait – mi volt jó, mit kellene legközelebb másként csinálni. ͮͮ Ha szükséges, akkor néhány érintettet megkérdez a rövid véleményéről. ͮͮ A főbb felelősök, vezetők elmondják röviden, mi a heti munkamenet, mire kell jobban figyelni. ͮͮ Rövid oktatás valamiről, amit akár az előre beosztott munkatárs is tarthat, aki felkészült egy témából. ͮͮ Észrevételek meghallgatása, szükség esetén reagálás, vagy ütemezés. ͮͮ Megbeszélés zárása. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A dolgozók tájékozottabbak lesznek a cég főbb ügyeit illetően. ͮͮ Kérdezhetnek, hozzászólhatnak a témákhoz, sőt fel is vethetnek olyant, ami többek számára fontos. ͮͮ Közös, rendszeres képzés által folyamatosan tanulhatnak, megszokják a fejlődés igényét. ͮͮ A vezető jobban megismeri a munkatársait, ͮͮ Időt spórol meg, amit csoportosan meg lehet beszélni, azzal nem kell egyesével foglalkozni. ͮͮ A csoport hangulata jól befolyásolható ezeken az összejöveteleken. 69

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Döntse el, hogy milyen gyakran és melyik előre meghatározott napokon történjen a megbeszélés. ͮͮ Írja össze azokat a rendszeres témákat, amelyekről szeretné, ha az információkat megosztanák. ͮͮ Készüljön a megbeszélés szabályaival is. ͮͮ Kérje meg azokat, akik ebben segíteni tudnak, hogy vegyenek aktívan részt, tanulják meg a megbeszélés vezetését és eleinte részben, később teljes egészében tartsák meg ők.

25, Tiszta lappal

Saját jegyzet

Ez a szakaszolás alkalmas arra, hogy belátható időn belül megvizsgálják a történteket és előre tekinthessenek a következő időszakra. Ez a zárás és tájékoztató történhet írásban és szóban is. Ha szóban csoportosan történik, akkor érdemes egy rövid, vázlatos kivonatot adni a dolgozóknak írásban.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Havi zárás.

A naptári hónap nemcsak a cég hivatalos ügyeiben, de a legfőbb folyamatok és eredmények időről időre történő áttekintésében is szerepet játszhat. Érdemes a cég működésében a hónapot lezárni az ott dolgozók fejében is.

A havi tájékoztató témái. ͮͮ Előző hónap terv és tény adatai, eltérések mértékének kiemelése, azzal a kiegészítéssel, hogy ez milyen hatással volt a működésre, és van-e várható hatása, következménye a következő időszak eseményeire ͮͮ Jelentősebb események összefoglalása, pl. új munkatárs érkezése, jelentősebb káresemény, büntetés, elbocsátás, dicséret, vevői visszajelzés, stb. ͮͮ Következő hónap elvárt eredménye, cég, csoportok szintjén. ͮͮ Nagyobb figyelmet igénylő várható események.

Érdemes megkérdezni a dolgozókat, mi érdekelné még őket.


Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Nem csak eltelik a hónap, hanem le is zárjuk a fontosabb szempontok alapján, így azok nem igényelnek további figyelmet, mert tiszta lappal kezdjük a következő időszakot. ͮͮ A cég életébe bevont, tájékozott dolgozók jobban részt vesznek a működésben. 71

ͮͮ Az elvárások ismerete nagyobb odafigyelést és jobb munkatempót eredményeznek. ͮͮ Mindenki ugyanazt az információt kapja, ugyanúgy, ugyanolyan formában, így ez megszünteti a találgatásokat és félreértéseket. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Havi tájékoztató idejének meghatározása. ͮͮ Tematika összeállítása. ͮͮ Megbeszélés idejének és helyének közzététele. ͮͮ Kérjen segítséget a kulcsemberektől, vezetőktől.

26, Javuló trend

Folyamatos javulás fókuszált figyelemmel. A változások, igénylik annak folyamatos követését. Azok a cégek, amelyek nem fejlődnek, egy idő után olyan távol kerülnek a valóságtól, hogy nem tudnak eleget tenni a piaci igényeknek és versenynek. Minél nagyobb ez a szakadék, annál több idő lenne behozni a lemaradást. Szinte minden cégnek vannak olyan területei a működésben, amellyel el van maradva a kívánatoshoz képest. Ezeket a területeket nem lehet gyorsan felhozni a kívánt szintre. Nehéz, alapvető viselkedési szokásokat gyorsan megváltoztatni. Nagy odafigyelést igényel jelentős hiányosságokat gyorsan pótolni. Berögződéseket gyorsan megváltoztatni szintén ritkán sikerül.

Saját jegyzet

Ezért minden jelentősebb változást csak kitartó rendszeres gyakorlással és összpontosított figyelemmel lehet elérni.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


Célszerű lenne, ha a vállalkozásnak lenne egy olyan terve, amelyben minden hónapra ki van jelölve, hogy miben akarnak fejlődni. Ez meg lenne hirdetve a cégen belül. A felkészülésen, megbeszélésen túl biztosítanák hozzá a feltételeket. Végül értékelnék is az elért eredményeket. Miben lehetne havi szintű változásokat elérni? ͮͮ Fokozott tisztaság és rend elérése, fenntartása. ͮͮ Termékismeret fejlesztése. ͮͮ Cégen belüli hangulat, egymással való viselkedés javítása. ͮͮ Ügyfelek fogadásával kapcsolatos viselkedés jobbá tétele. ͮͮ Belső folyamatok fejlesztése. ͮͮ Szoftverek jobb megismerése, használatának magasabb szintre emelése. ͮͮ Együttműködő csoportok közti egyeztetés révén a közös munka gördülékenyebbé tétele. 73

ͮͮ Vállalkozói alapismeretek, vállalkozással kapcsolatos általános tudnivalók szélesebb körben történő megismerése. ͮͮ Vezetői és dolgozói kapcsolat javítása. ͮͮ Stb. Ezeket a változásokat lehet különböző szinteken értelmezni és kezelni. ͮͮ Mi az, amiben cég szinten, mindenki érintett? ͮͮ Mi az, ami a különböző csoportok szintjén, a csoportban lévőkre érvényes? ͮͮ Mi az, ami munkaköri szinten, azonos munkakörben dolgozók számára értelmezhető? Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Azokon a területeken, amire adott hónapban fókuszálnak, jelentős fejlődést érhetnek el, amely kihat a környezetre, a belső működésre, a kifelé mutató képre, és a gazdasági eredményekre is. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Határozzon meg néhány olyan témát, amelyre ráférne a javulás. ͮͮ Fogalmazza meg a mostani állapotot és azt a jövőbeni állapotot, amit az adott témában el szeretne érni. ͮͮ Hívja össze az érintetteket és hirdesse ki ezt a programot, kapcsolódó teendőket, célokat. ͮͮ Hó végén vizsgálják meg az előrelépést. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


27, Jó kezdés, jó folytatás

Ha felvesz egy új dolgozót, akkor alaposan vezesse be, a cég életébe. Amikor új ember kerül a cégbe, akkor ő, egy számára ismeretlen közegbe kerül be. Ez a következőt jelenti számára: nem ismeri ͮͮ az ott dolgozókat, ͮͮ a fizikai környezetet, ͮͮ a használatos eszközöket, ͮͮ termékeket, alap és segédanyagokat, ͮͮ szoftvereket, ͮͮ szokásokat, ͮͮ külső kapcsolatokat. Szinte légüres térbe kerülhet.

A cég, a vezető és minden ott dolgozó célja az lenne, hogy az új ember mielőbb betanuljon, megismerje a helyi viszonyokat, beilleszkedjen, termeljen és felvegye a fordulatot.

Ezt el lehet érni lassan vagy turbó fokozatban. A lassú haladásnak megvannak a veszélyei. ͮͮ Sok ideig tart a beilleszkedés – konfliktusok melegágya. ͮͮ Sokáig tart a betanulás - nem tudnak teljes mértékben számítani az illetőre, amíg nem tudja betölteni maradéktalanul a funkcióját, másokat terhel, nem tud tehermentesíteni. ͮͮ Kialakulnak olyan szokások, és tempó, amelyen utána nehéz lesz változtatni. A gyors, tempós, támogatott, irányított beilleszkedésnek rengeteg előnye van. ͮͮ Gyorsan otthon érzi magát az illető. ͮͮ Tájékozottan, tudással felvértezve magabiztosabban, jobb hangulatban, több eredményt állít elő. ͮͮ Azok a szokások alakulnak ki nála, amelyek kívánatosak a 75

ͮͮ ͮͮ ͮͮ ͮͮ

cégen belül. Hamarabb térülnek meg a foglalkoztatás elején felmerülő költségek. Gyorsabban tehermentesít másokat. Kevésbé, rövidebb ideig hátráltatja a munkamenetet. Rövidebb ideig igényli a szoros kontrollt.

Mit tehet Ön és a munkatársai az új dolgozók gyorsabb beilleszkedése és betanulása érdekében? ͮͮ Készüljön fel a fogadására. ͮͮ Tájékoztassa a meglévő dolgozókat az új dolgozó érkezésére, és támasszon elvárást a fogadtatással kapcsolatban. ͮͮ Az új munkatárs számára jelöljön ki olyan támogatót, aki körbevezeti, bemutatja, segít tájékozódni. ͮͮ Határozza meg a betanulás konkrét lépéseit, szükséges időráfordítást, a megszerzett tudás ellenőrzésének idejét, és jelölje ki melyik lépésben kihez fordulhat segítségért az illető. ͮͮ Az új munkatárs, a megérkezéskor mielőbb kapja meg a Munkaköri Dossziéját, az eszközeit, foglalhassa el a helyét. ͮͮ Biztosítsanak neki elegendő időt a tanulásra. ͮͮ Eleinte naponta, majd ritkuló gyakorisággal győződjön meg arról, hogy minden az eltervezett forgatókönyv szerint zajlik-e, vagy be kell avatkoznia. ͮͮ Minden befejezett betanulási szakasz záruljon ellenőrzéssel. ͮͮ Kövesse, hogy megfelelő tempóban történik e a betanulás, mi az ami tovább tartott a tervezettnél és megszokottnál. ͮͮ Várják el, hogy a meghatározott időre érje el a tudásszintet és jártasságot. ͮͮ Ha korrigálni kell valamit az új embernél, akkor azt haladéktalanul tegyék meg, hogy azonnali visszajelzést kapjon az illető. ͮͮ Közöljék vele, ha lezárult a beilleszkedés és betanulás időszaka, és innentől teljes értékű munkát és konkrét teljesítmény értékeket várnak el tőle.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A feltételek biztosítása lehetővé teszi az új dolgozó képességeinek megfelelő haladást. ͮͮ Gyorsan meg lehet ismerni az illető sebességét, hozzáállását, tanulási képességét. ͮͮ Hamar kiderül, hogy valóban alkalmas lesz a kérdéses munkakör betöltésére, vagy sem. Ezáltal nem kell indokolatlanul sokáig várni és többet költeni erre. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ A következő munkakör betöltése előtt készítsék el a munkakör részletes leírását. ͮͮ A cég szintű elvárások és információk átadásához készítsék el a vállalkozás szervezeti és működési szabályzatát. ͮͮ A felvételi folyamat során készítsék fel az illetőt, hogy ezekkel a dokumentumokkal fogják támogatni a betanulását, és az abban leírtakat el fogják várni tőle. ͮͮ A munkába állás előtt mindent készítsenek össze, amit át kell adni neki, és a támogatók fel legyenek készítve a feladatukra. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


77

28, A legolcsóbb csodafegyver

Legyen a héten mindenkihez egy jó szava. Szinte semmibe sem kerül (kicsit kell csak gondolkodni) mégis óriási ereje van. Az emberek vágynak a figyelemre, hogy elismerjék őket, és arra is, hogy dicséretet kapjanak. A dicséretet adó és kapó közt egészséges függőségi viszony alakulhat ki. Az persze kóros, ha valaki teljesen függővé válik és mozgásképtelen, kedvetlen lesz, ha elmarad az általa áhított elismerés. Aki elismeri a másikat, azzal a másik fél szívesebben van együtt. ͮͮ Szívesebben tesz eleget a kéréseinek. ͮͮ Nagyobb elvárásait is zokszó nélkül teljesíti. ͮͮ Jobb kapcsolat alakul ki mindkét fél részéről. ͮͮ Növekszik a dicsérő személy iránti lojalitás. Mivel kapcsolatban fejezheti ki egy vezető az elismerését, mivel kapcsolatban dicsérhet? ͮͮ Teljesítmény: javult, átlagnál jobb, mindenki másnál jobb, olyat is meg tudott csinálni, amit korábban nem. ͮͮ Erőfeszítés: túlóra, jól végzett feladat, vártnál nagyobb energiát szánt rá, alapos volt, részletes, pörgős tempó, külön feladat. ͮͮ Eredmény: tiszta környezet, jól működő valami, több termék, kedvesség az ügyféllel, vidám munkatársak, pontos számok, betartott határidő, betanított munkatárs. Kifejezések ͮͮ Ügyes, okos, jó húzás, szorgalmas, nagyon jó, kiváló, hatékony, ötletes, barátságos, kedves, vidám, pontos, precíz, munkabíró, stb.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Minden vállalkozás legfontosabb erőforrása az ott dolgozó emberek, hiszen nélkülük nem történnek meg a dolgok. Ezért rendkívül fontos, hogy jól érezzék magukat. A dicséret, ehhez jelentősen hozzá tud járulni. ͮͮ Ha valaki jobban érzi magát, akkor kevésbé lesz negatív, jó kedve lesz, ezt másokra is átragasztja. ͮͮ Jobb kedvvel végzett munka mellett később fárad el az illető. ͮͮ Jobb ötletei lesznek, kreatívabban fogja megoldani a problémákat. ͮͮ Személyiségtől függően eltérő hatású, de néhány órára biztosan ki fog hatni a dicséret pozitív hatása – lesz, akinél akár hetekig is. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Ezen a héten legyen mindenkihez egy jó szava. ͮͮ Gondolkodjon el, kinek milyen pozitív észrevételt tehetne. ͮͮ Emlékezzen vissza a közelmúlt eseményeire és lehetőleg a dicséret pillanatához minél közelebbi eseményt válasszon. ͮͮ Fogalmazza meg egyszerűen: milyen esetben, mi volt jó, ennek miért örült, köszönje meg, fejezze ki, hogy a továbbiakban is hasonló hozzáállásra stb. számít tőle. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


79

29, Túlélő csomag

Túlóra és vészhelyzet esetére. A legjobban szervezett cég életben is vannak időszakok, események, amikor a dolgozók túlórára, éjszakai munkára, soron kívüli beugrásra kényszerülnek. Vannak olyan cégek, ahol az üzleti modell, vagy az üzletmenet magában hordozza ennek lehetőségét, tehát rendszeresen lehet rá számítani.

Aki többet teljesít, áldozatot hoz a magánélete rovására, az megérdemli a gondoskodást. Amikor a fenti helyzetek kialakulnak, akkor a feladatot végzőknek nem mindig van lehetőségük megfelelő étkezésre. Ha az extrém teljesítményért cserébe, legalább ennek terheit leveszi a vállukról, akkor sokkal szívesebben vállalják és viselik a megpróbáltatásokat.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Könnyebben vállalják a dolgozók ezeket a helyzeteket. ͮͮ Észre fogják venni a vezető gondoskodását, jobb követővé válnak. ͮͮ Nem kell még ezzel is foglalkozniuk, hamarabb megoldják azt, amivel foglalkozniuk kell. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Határozza meg a túlélőcsomag tartalmát. ͮͮ Szerezzék be. ͮͮ Ismertesse a fogyasztás szabályait. ͮͮ Gondoskodjon a fogyás figyeléséről és szükség szerinti pótlásról. Saját jegyzet

Van, amikor lehetőség van arra, hogy friss ételt rendeljenek. Szép gesztus, ha ezt a cég kifizeti. Ha valamilyen rendszerességgel, de kiszámíthatatlan időben van szükség az étkezés ilyen jellegű megoldásra, akkor hozzon létre olyan csomagot, amelyből akkor lehet fogyasztani, amikor valaki túlórázik, vagy hétvégén be kell mennie. Mi legyen a túlélőcsomagban? ͮͮ Különböző feltétekkel készített fagyasztott pizza, amit mikrohullámú sütőben fel lehet melegíteni. ͮͮ Energiaital. ͮͮ Flakonos ásványvíz. ͮͮ Müzli szelet, stb.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


81

30, A helyettesíthetetlen ember

Ahhoz, hogy helyettesíthető legyen mindenki, jól körülhatárolt feladatkörökre kell bontani minden munkakört.

Főleg kis cégeknél, ahol egy-egy ember nagyon sok és sokféle teendőt végez, szinte helyettesíthetetlenné válnak egyesek. Rövidtávon legalábbis rendkívül nagy kihívás elé állítja a vezetőt, ha az illetővel történik valami, vagy elmegy szabadságra, vagy akár egy szabadnapra.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Meg lehet vele előzni a hibákat, nagy károkat okozó fennakadást. ͮͮ Gyorsan át lehet váltani egy más üzemmódra és lesz idő eldönteni, hogy a helyzet függvényében végleges vagy időleges megoldást kell találni a helyettesítésre. ͮͮ A biztonságos helyettesítés megkíméli mindenki idegrendszerét.

Mindenkit lehessen helyettesíteni.

Arról nem beszélve, hogy ha olyan munkakörben van az ember, amely kulcsfontosságú a vállalkozás számára akkor a távolléte megakasztja a cég életét. Van, amikor egyenesen életveszélyes, ha valakit nehezen, hosszú felkészülés után, vagy csak többen tudnak helyettesíteni. Akkor alakul ki ez a nehezen helyettesíthető állapot, ha valaki régóta ott van a cégben. Nála vannak az információk, amelyek nincsenek leírva, és fokozatosan sokféle területen tett szert jártasságra. Ilyenkor az illető a munkakörrel együtt fejlődik. Ha hirtelen valakinek a nyakába zúdítanának ennyiféle dolgot, akkor sokba belebukna, és a túlterhelés miatt nem tudná kellő módon elsajátítani őket. Ezzel hibákat vétene, bosszúság, konfliktus, határidőkésés, pénzbeli veszteség lenne a következménye. Ha valaki helyett ilyen módon dobnak valaki mást a mélyvízbe, az hasonló módon fog járni. A másik jelentős veszélyforrás, hogy mivel az illető és a munkakör eggyé vált, ezért olyan képességet igénylő feladatok lehetnek a feladatai között, amilyen képességek kombinációjával kevesen rendelkeznek. Ilyenkor vagy szétbontják a feladatokat és több ember fogja helyettesíteni az illetőt, vagy egy részük nem, vagy rosszul lesz elvégezve. Arról nem is beszélve, hogy kellő jártasság és gyakorlat nélkül lényegesen több időt igényel ez a fajta helyettesítés. 82

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Nézze meg, ki az, akivel ha történne valami, aminek a következtében, pár hétre kiesne a munkából, az nagyon komoly fennakadásokat okozna! Arra ne számítson, hogy majd Ön beáll a helyére, mert ha több ilyen is van, akkor nem tud saját maga és több ember helyett sem időben, sem mennyiségben, sem minőségben megfelelő módon teljesíteni. ͮͮ Nézze meg, milyen eltérő képességeket igénylő feladatokat végez az illető és bontsa csoportokra a feladatait. ͮͮ Az egyes feladatok elvégzésének módját írassa le vele, olyan részletességgel, hogy valaki el tudja végezni akkor is, ha nem minden nap foglalkozik ezzel. ͮͮ A feladatok, feladatcsoportok alapján keresse meg azokat az embereket a cégben, akik el tudják látni a helyettesítés adott részét. Ha többet akar megtudni arról, hogyan lehet mások számára is elvégezhető módon megfogalmazni a feladatokat, vagy hogyan csoportosíthatja a különböző típusú feladatokat, vagy hogyan szervezheti meg munkaköri, részleg és cég szinten a helyettesítést, látogasson el a következő weboldalakra! A feladatok sikeres elvégeztetéséhez elegendő támpontot nyújt a Feladatkezelés modul Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/feladatkezeles 83

A munkakörök létrehozását megelőző szervezeti felépítés kialakítását a Szervezetépítés modul ismeretei támogatják. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/szervezetepites A cég szintű helyettesítéshez és a munkakörök maradéktalanul történő betöltéséhez a Munkaköri Dosszié Rendszer modul ad teljes iránymutatást. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Saját jegyzet

31, Lendületben

Mozgassa meg a csapatot, ne hagyja befásulni őket. Azokon a munkahelyeken, munkakörökben ahol szinte folyamatosan ugyanazok, vagy nagyon hasonló feladatok ismétlődnek, ott a dolgozók egy idő után belefásulnak a munkába. Ez rutinszerű munkavégzéséhez vezet. A rutinszerű munkavégzés hibákhoz vezethet. Lankad a figyelem, a begyakorlott mozdulatok végzésekor. A munkahelyi balesetek jelentős része szintén a rutinszerű, túlzottan megszokott, befásult munkavégzés számlájára írható. Két lehetőség is kínálkozik ennek a rutinnak, monotóniának a megtörésére. 1, Rotálás. A dolgozók tanulják meg és be, különböző feladatok végzését, gépek kezelését. Ezzel lehetővé válik, hogy előre meghatározott beosztásban változatosabb legyen a munkával eltöltött idő. Nekik is előnyük származik belőle. A cégen belüli lehetőségeik és megítélésük javul, ha szélesebb körben rendelkeznek tapasztalatokkal.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

A cég számára még a helyettesítésnél is pozitívan hatna ez a megoldás. 2, Mindig legyen valami plusz, ami kimozdítja az érintetteket a megszokásból! Legyen minden hónapra valami olyan cég szintű cél, és hozzá tartozó feladat, amellyel mindenkinek foglalkozni kell egy kicsit. Itt az a lényeg, hogy az illető ebben a közös célban merőben másféle szerepet vállaljon, mint amilyenek a mindennapi feladatai.


Fontos, hogy ezek ne túl hosszú időszakra vonatkozzanak, mert akkor annál ugyanez a hatás alakul ki. Ha havonta egy ilyen új célért 85

dolgoznak cég szinten, az a közös eredmények elérését is erősíti és a monotónia megtörésében is sokat segít.

32, A legnagyobb gáz

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Jobb közérzet, nagyobb figyelem lesz a dolgozóknál, a változatosság miatt. ͮͮ Helyettesíthetőség, könnyebb, zökkenőmentes megoldása, az érintett területeken. ͮͮ Kevesebb hiba a monoton munkavégzés miatt. ͮͮ plusz dolgok teljesülnek, amely egyébként nem valósulnának meg.

Ha valaki nem jól dolgozik, nem megfelelő módon viselkedik, rendkívüli probléma elé állítja a vezetőt és a környezetet. Ha ez még valamilyen egyéb, a cég működése szempontjából egyébként lényegtelen, de a vezetőre mégis hatással lévő tényezővel párosul akkor azzal szinte megoldhatatlan helyzetbe kerül.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Gondolja végig, milyen munkaköröket, kiket, érinthet ez a probléma! ͮͮ Találjon olyan, a szokásos munka mellett kb. egy hónap alatt elérhető célt, amelyet a monoton munkát végzők közt szét tud osztani feladatszinten. ͮͮ Határozza meg, ki, milyen szerepet fog betölteni, mennyi időt szánhat rá. ͮͮ Beszélje meg az érintettekkel az elsődleges célt (monotónia megtörése), a teljesítendő havi célt, szerepeket, elvárásokat, és biztosítsa a körülményeket. ͮͮ Egyezzen meg mindenkivel a saját szerepét illetően. ͮͮ Tervezzék meg a következő időszakra vonatkozó monotónia törő ötleteket. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Külön bánásmód.

Sok kis és közepes vállalkozásnál vannak a munkatársak közt olyanok, akik a (képzelt) helyzetükből fakadóan más elbánást és elbírálást várnak el a vezetőtől. Ezzel olyan kényszerhelyzetek alakulnak ki, amelyekből a döntéshozó nem tud jól kijönni, mert vagy az emberi kapcsolatok, vagy a cég érdekei sérülnek. Kikről beszélek? Ha a cégben dolgoznak ͮͮ rokonok, ͮͮ barátok, ͮͮ (volt) házastárs, ͮͮ gyerekek, ͮͮ szülők, ͮͮ régóta ott dolgozó emberek, akik azt hiszik, hogy az idő nagyobb érdem, mint a teljesítmény, ͮͮ kiváltságosok, akiknek egyszer meg lett engedve valami, amit állandósítanak, vagy más elképzeléseikre is érvényesnek tartanak.

Ezek a dolgozók, általában többet kapnak kevesebb elvégzett munkáért, mint mások. Azon kívül, hogy ez hogyan hat a cég eredményeire, van egy másik fontos tényező, amit érdemes megvizsgálni. Hogyan hat ez a többiekre?


87

Ha az Ön cégében is jelen van ez a probléma, tegye helyére a dolgokat az érintettekkel! Hogyan?

Saját jegyzet

A munkahely az munkahely. Oda azok a szabályok vonatkoznak, amelyek az összehangolt pénztermelést támogatják. Ami a csoport eredményeit támogatja az jó, ami ezzel szembe megy az nem elfogadható. Mérjen egyforma mércével. A kettős mérce megbontja az egységet. Ha kettős mércét alkalmaz, akkor létrehozza a megosztottságot. Egyéni megállapodás lehetséges, azt mindenki értse meg, de lehetőség szerint törekedjen arra, hogy ez ne legyen támadható. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az emberek fontosak, de nem szoríthatják háttérbe a munkakörök jelentőségét, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a cég betöltse funkcióját. Ha rendbe teszi az aránytalanságokat, akkor kihúzza az ebből adódó feszültségek, kifogások méregfogát. ͮͮ A munkakörökben elvárható eredmények létrejönnek, növekednek. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg, melyik emberek tartoznak abba a kategóriába, akik érdemtelenül többet várnak, kapnak, engednek meg maguknak! ͮͮ Ez milyen hatással van a cégre és a belső környezetre? ͮͮ Fogalmazza meg milyenné kellene alakítani, a meglévő, sokáig nem tartható, nem elfogadható állapotot! ͮͮ Gondolja végig, hogyan képzeli az érintettekkel a probléma megoldását! ͮͮ Döntse el, mikor fogja megtenni a szükséges lépéseket! ͮͮ Kezdjen bele ebbe a kellemetlen, de sok pozitív következménnyel járó folyamatba!

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


89

33, Az eredményekhez szükséges minimum Feltételek biztosítása.

Minden feltétel adott minden dolgozó számára a munkavégzéshez? Vizsgálja meg, kérdezze meg az érintetteket, hogy mire van szükségük ahhoz, hogy többet, jobban teljesítsenek. Ha indokolt, akkor pótolja, javítsa! ͮͮ Fizikai dolgok: eszközök, gépek, munkakörnyezet. ͮͮ Dokumentumok: ͭͭ listák: árlisták, kapcsolati listák, teendő listák ͭͭ csekklisták: munkavégzés támogatására, ellenőrzésére ͭͭ leírások: mit, hogyan kell csinálni ͭͭ szabályok, megállapodások, szerződések, kötelezettségvállalások ͭͭ forgatókönyvek: vészhelyzetre, rendkívüli eseményre, bekövetkező kockázatra, ha nem működik az A. terv, akkor mi legyen a B. ͭͭ tájékoztatók: célok, stratégiák, eredmények, tervek, tények, eltérések, történések, stb. ͮͮ Információ: piaci, belső, jogi ͮͮ Szoftver: automatizálást segítő, adatnyilvántartás és szűrést könnyítő, kapcsolattartó, ügyviteli, stb.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg azokat a működési területeket, ahol nehezen, hibásan, drágán, lassan jönnek az eredmények! ͮͮ Elemezze, hogy az elvárt eredményhez milyen feladatok elvégzésére van szükség. Azt hogyan, milyen módon, sebességgel, hibákkal végzik! ͮͮ Döntse el, hogy szabályozással, vagy / és a körülmények javításával lehet változtatni a helyzeten! ͮͮ Készítsen tervet a megoldás sorrendjéről, költségeiről, időbeni ütemezéseiről! ͮͮ Egyeztessen az érintettekkel! ͮͮ Kezdjék el az első lépéssel! Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: Az eredmények olcsóbban, gyorsabban, kevesebb hibával és késedelemmel állítódnak elő, ha minden szükséges feltétel adott a munkavégzéshez. Többet fognak termelni a dolgozók, ha minden kéznél van. Javulnak az eredmények, mert egységnyi idő alatt több mindent tudnak elvégezni. Nő a nyereség. Ha többet akar megtudni a hatékonyságnövelésről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra! 90

91

34, Felelősségvállalás, és viselés

Fizikai dolgok tartós használhatóságának növelése. Minden vállalkozó szeretné, ha a dolgozók nagyobb felelősséget vállalnának. Viszont, mivel nincs elég pontosan körülhatárolva, kinek, miért is kellene felelősséget vállalni, ezért ebben nem nagyon tudnak előrébb lépni.

Gyakran keverik a felelősségvállalást a felelősségre vonhatósággal. A felelősségvállalás a dolgozó részéről történő gondos előrelátás az adott dologgal kapcsolatban. Vannak helyzetek, amikor a felelősség vállalható, de a következményei nem, illetve nem háríthatók az illetőre. A felelősség átruházását, a vállalást erősen befolyásolhatja a dolgozó tudása, képességei, jártassága, felelősségvállalási képessége. Vannak, akik menekülnek a felelősség alól. Vannak, akik bevállalnak olyan felelősségeket, amelyre nem alkalmasak. Vannak, akik tisztában vannak a hiányosságaikkal, mégis kockáztatnak. A felelősségvállalás ügye nem csupán a dolgozó felelőssége. Sőt! Sokkal inkább a vezetőé. A vezetőnek tisztában kellene lennie azzal, hogy kire, milyen mértékű felelősségvállalás reális. Nem sok értelme van annak, ha egy vezető olyan felelősségvállalást vár el a beosztottjától, amelyre az nem alkalmas, vagy nem akar vállalni. A felelősségre vonhatóság az a felelősségi terület átvételére és az ott bekövetkezett történések viselhető következményeire vonatkozik. A terület átvétele fizikai dolgoknál az átadás-átvételi jegyzőkönyv, aláírt, átvételt igazoló bizonylattal konkrétan megtörténhet. 92

A következmények viselése ettől sokkal kevésbé határolható be. Egyik részről a jogszabály meghatározza, hogy a munkavállalókkal szemben milyen mértékben viseltethető az általuk okozott kár, másrészről, a kár mértéke jelentősen befolyásolja, hogy valaha meg fog térülni vagy esély sincs rá. A felelősség érzet növelése reális cél. ͮͮ Készüljön minden fizikai dologra átadás-átvételi lista, amit alá kell írnia az átvevőnek. Ezen legyen feltüntetve: db, érték, azonosító, gyári szám, állapot megjelölése, leltári szám, összérték, stb. ͮͮ Jó lenne, ha ismernék a dolgozók az elhagyás, indokolatlan megrongálódás rájuk vonatkozó következményeit. Pl. központi ajtónyitó kulcs elveszítése és ez miatt a zárak cseréje több százezer forintos költségekkel is járhat a cég számára. ͮͮ Át lehet vetetni ilyen módon: járművet, telefont, számítógépet, kulcsokat, készletet, iratokat, szigorú számozású bizonylatot, stb. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az, hogy a munkatársának alá kell írni egy papírt, némileg növeli az odafigyelést. ͮͮ Ha értéket társít minden dologhoz, az nyomatékosítja ennek jelentőségét. ͮͮ Ha rendelkezik a következményekről (kérdezze meg ügyvédjét, mit várhat el a dolgozóktól) akkor már majdnem mindent megtett, amit lehetett vezetői oldalról. ͮͮ Ha segít növelni a dolgozóknak a felelősségvállalási képességét, pl. betanítással, tréningekkel, gyakorlással, akkor Ön a cég oldaláról mindent megtett. ͮͮ A nagyobb odafigyelés, a következményektől történő tartás, valamilyen mértékben megkíméli a tárgyakat az elvesztéstől, indokolatlan elhasználódástól, ha pedig bekövetkezik valamilyen káresemény, akkor annak terheit némiképpen mérsékli a dolgozói felelősségvállalás következtében befizetett kártérítés.

93

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Minden dolgozótól kérjen egy listát arról, hogy milyen céges eszközöket, anyagokat használ. ͮͮ Az így összegyűjtött listát egészítse ki értékkel és összértékkel. ͮͮ A dolgozókkal vetesse át papíron, a listán szereplő tételeket, dátummal, aláírással.

35, Mindenkor legyen képben

Felelősségvállalás a cselekvésért és eredményekért. Azt, hogy ki, mikor mit tett, vagy éppen mit nem tett meg, (időben, minőségben) és ez által mit állított elő, (pozitív vagy negatív előjellel) azt a munkatárs munkaköri jelentéséből lehet követni. Ha a dolgozó naponta feljegyzi a vezető számára, hogy mit, mennyit csinált, és mit, mennyit, milyen minőségben állított elő, valamint hogy ehhez miből, mennyit használt fel, akkor először ő fog szembesülni a saját szerepének hatásfokáról.

Saját jegyzet

Ahol a munkaidő alapján fizetik a dolgozókat, ott a cég szempontjából nagyon nem mindegy, hogy ki, mivel tölti az az idejét. Az eredményt és a cselekvést együtt érdemes mérni és kimutatni, mert azzal egyértelművé válnak mindenki számára a kettő közötti összefüggések.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


Mit érdemes szerepeltetni a jelentésben? ͮͮ Tervszámok adott időszakra. ͮͮ Teljesült adatok ugyanerre az időszakra. ͮͮ Eltérés mértéke és szükség esetén indoklása – nem azért, hogy kifogás is keletkezzen hozzá, - csupán az eltérés indokolt okának kiderítésére. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az, aki figyeli a teljesítményét, annak kevésbé ingadozik annak mértéke. ͮͮ Aki elsőként szembesül az eredményeivel és a tervtől történő eltéréssel, annak van lehetősége időben beavatkozni, nagyobb fokozatra kapcsolni. ͮͮ A jelentésekből a vezető másodpercek alatt át tudja tekinteni a munkatársai hatékonyságát, és gyorsan be tud avatkozni. ͮͮ A teljesítmény számonkérése valós, konkrét alapokra támaszkodva történhet, nem pedig véleményre, így nem valamilyen ködös kifogással fog zárulni a beszámoltatás. 95

Ha többet akar megtudni a jelentések összeállításának lehetőségeiről, akkora Munkaköri Dosszié Rendszer segít a következetesen felépített jelentési szempontok kialakításában. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Ha átfogó, mindenre kiterjedő képet szeretne kapni a cégről, akkor a Cégvezetői Irányítópult felépítését támogató modullal minden területen a megfelelő adatokat kapja. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/cegvezetoi-iranyitopult Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Minden munkakörnél, azon belül a feladatkörnél, azon belül a konkrét feladatnál és eredményeknél sorolja fel, milyen adatot és információt szeretne látni. ͮͮ Határozza meg a jelentés formáját, gyakoriságát. ͮͮ Beszélje meg az érintettekkel a jelentés összeállításának jelentőségét, módját, konkrétumait, és várja el, hogy ezeket az információkat megkapja. ͮͮ Legyen következetes, ha nem kapja meg a megállapodott időben, akkor azonnal követelje meg a pótlását. ͮͮ Szúrópróbaszerűen ellenőrizze az adatokat, és ha azok nem megfelelőek, akkor nyomatékosan hívja fel az illető figyelmét, hogy pontosítsa, és a jövőben fokozottan ügyeljen a pontosságra. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

36, Szertelen szerepek

Nem egyértelmű = Zűrzavar Azoknál a cégeknél, ahol nem alakítottak ki megfelelő szervezeti felépítést, a munkakörökhöz nem rendeltek személyeket, ott előfordulhat, hogy az illető nem érti, mikor milyen szerepben van. Ez fokozottan veszélyes, ha olyan, egy konkrét személy által betöltött feladatkörökről beszélünk, amelyek különböző vezetők alá tartoznak. Például, ha valakinek vannak pénzügyi és kereskedelmi feladatai is, és ezek más vezetők alá tartoznak, akkor előfordulhat, hogy az illető nem érti ki a főnöke, mikor kinek, miről számoljon be, kinek az utasításait milyen sorrendben teljesítse. A megoldás: Legyen egyértelmű, ki, mikor, milyen szerepben van! Ehhez kellene egy egyértelmű szervezeti ábra, valamint az illetőnek pontosan tudnia kellene, hogy milyen munkaköröket tölt be. Valamint azt is, hogy az adott munkakör, milyen vezető alá tartozik. Előfordulhat, hogy egy ember több munkakört tölt be. Az eltérő munkakörökhöz eltérő munkaköri leírás szükséges. Legyen mindez leírva. Így alaposan kiképezhető az illető, elvárások támaszthatók vele szemben. A vezető számára pedig egyértelmű lesz, ha nagyon eltérő dolgoknak kell eleget tennie valakinek, - amelyeknek nem biztos, hogy megfelel, - vagy akár túlterhelt azok mennyiségétől. Az így kialakított feladatlisták, munkaköri leírások és munkaköri dossziék lehetővé teszik a precízebb szervezést, a helyettesíthetőséget és szakosodást.


97

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A konkrétan megfogalmazott feladatokat pontosabban, ezáltal hatékonyabban lehet elvégezni. ͮͮ Ha valaki pontosan tudja mi a dolga, akkor annak jobban eleget tud tenni. ͮͮ Ha a dolgozó ismeri a munkavégzés körülményeit, a munkakörökhöz tartozó feletteseket, akkor minden konkrét problémájával célzottan tud fordulni a döntéshozóhoz. ͮͮ A határozott szabályozás, gördülékeny munkavégzést tesz lehetővé.

Saját jegyzet

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Mindenkivel írassa össze, milyen feladatokat végez. ͮͮ A nagyon eltérő feladatokat sorolja be különböző csoportokba. ͮͮ A funkcionális csoportosítású feladatkörökhöz határozzon meg munkaköröket. ͮͮ Készítse el a munkaköri leírásokat. Ha többet akar megtudni a munkakörök létrehozásáról, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra! A munkakörök létrehozását megelőző szervezeti felépítés kialakítását a Szervezetépítés modul ismeretei támogatják. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/szervezetepites

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

A cég szintű helyettesítéshez és a munkakörök maradéktalanul történő betöltéséhez a Munkaköri Dosszié Rendszer modul ad teljes iránymutatást. Itt talál részletes információt erről: www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer


99

37, A visszatérő hibák végleges megoldása Szabályozott feladatvégzés és kezelés.

Van olyan feladat, amit a munkatársai rendszeresen elrontanak? A visszatérő hibáknak két alapvető oka van. Első: szabályozás hiánya. Második: be nem tartott szabályok. Vannak vezetők, akik megengedik, hogy a dolgozók ugyanazokat a hibákat kövessék el, akár külön-külön, akár ugyanannál a munkatársnál visszatérő módon. Nyilvánvaló, hogy elsősorban a dolgozókat hibáztatják ezeknek a hibáknak az elkövetéséért. Viszont, valójában az előző két tényezőre, a vezető tud elsősorban hatni. Ha a kérdéses feladatoknál meghatároznák, hogyan kell azokat elvégezni és biztosítanák a feltételeket, akkor félig már át lenne adva a felelősség a végrehajtónak. Ennek másik fele, az lenne, hogy felkészítsék a dolgozókat és megköveteljék a pontos végrehajtást. Itt hiba esetén mondhatnánk azt, hogy a dolgozó nem képes megtanulni, megjegyezni, stb. Ennek oka: nem tanították meg arra, hogy hogyan lehet tanulni, jegyzetelni, fegyelmezettnek lenni és elővenni a jegyzetet, ha valamit nem tud. Ezért célszerű minden feladatot írásban rögzíteni. A végrehajtás módjához leírást készíteni a szükséges részletességgel, és csekklistákkal támogatni az egymás után következő lépések betartását, ill. az ellenőrzést. Ha fel van készítve a dolgozó, akkor még mindig fennáll a veszélye, hogy nem tartja be az előírásokat. Amennyiben ennek következtében hibákat követ el, akkor erre fokozatosan növekvő mértékű elmarasztalással kell reagálnia a 100

vezetőnek. Fokozatok: figyelmeztetés, szóban, írásban, kártérítés, pénzbüntetés, elbocsátás. Ha ezt a vezető nem teszi meg, akkor MEGENGEDI, HOGY A DOLGOZÓ AZT CSINÁLJON, AMIT ÉS AHOGY AKAR! Ha nem készíthető fel a dolgozó, mert a különböző képességei alapján nem alkalmas, akkor nem való abba a munkakörbe, amit szeretnének betöltetni vele, amit elvállalt. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A feltételek biztosításával, szabályok létrehozásával és betartásával, megfelelő felkészítéssel a hibák kiküszöbölhetők, ezáltal csökken a felesleges ráfordítás. ͮͮ Kevesebb költséggel gyorsabban jön létre az eredmény. ͮͮ A folyamat végig vitelével kiderül, hogy kinek miben van szüksége fejlesztésre és ki nem való a cégbe. ͮͮ Jelentősen csökkennek, akár meg is szűnhetnek a munkavégzésből fakadó konfliktusok. ͮͮ Csökken a határidőcsúszás. ͮͮ Kevesebb lesz a vevői reklamáció. ͮͮ Javul a vevőkkel a kapcsolat, csökken a vevői elpártolás. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Nézzen utána, milyen feladatokat rontanak el? ͮͮ Gondolja át, kik azok, akik rendszeresen elrontanak valamit? ͮͮ Készítse el a kritikus feladatok leírását, szükség esetén a végrehajtás sorrendjét tartalmazó csekklistáját. ͮͮ A hibát elkövető dolgozónak tanítsa be a szakszerű végrehajtást. ͮͮ Győződjön meg arról, hogy mindenki képes eredményes módon önállóan elvégezni a feladatát. ͮͮ Hibázás esetén vizsgálja meg a hiba keletkezésének okát, és ha kell, módosítson a betanításon, leíráson, csekklistán, vagy fegyelmezze a dolgozókat. Ha többet akar megtudni a feladatok megfogalmazásának pontos szempontjairól, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu/ 101

feladatkezeles weboldalra, ahol további információkat talál!

módszer

Aki a legjobb azt másolják le.

Saját jegyzet

Szinte minden cégben vannak olyan szakemberek, akik kiemelkedő teljesítményűek. Vannak, akik átlagosnak mondhatók, és vannak, akik éppen megtűrtek akár az eredményeik mennyisége, minősége alapján. Az a kérdés, hogy a vezetőnek vannak-e olyan mért adatai, ami alapján pontos képet tud alkotni az egyéni teljesítményről. Ha ilyen nincs, akkor csupán az érzéseire támaszkodhat. Ebben kockázatok rejlenek. A vezető, a számára szimpatikus dolgozóknak a teljesítményét és eredményeit többnek és jobbnak érzékelheti, mint azokét, akik kevésbé szimpatikusak a számára. Amikor elkezdik mérni az egyéni teljesítményt, akkor sok meglepetés derülhet ki. A vezetők egy része ilyenkor a „Nem gondoltam volna, hogy…” kifejezésekkel kezdődő mondatokat fogalmazzák meg.

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

A legnagyobb szélsőség, amit mérés után tapasztaltunk az volt, hogy ugyanabban a munkakörben négyszeres eltérés volt két dolgozó teljesítménye és még nagyobb az eredményei közt. Ráadásul a gyengén teljesítő nem is hozott annyi bevételt amennyibe a foglalkoztatása került. Arról nem is beszélve, hogy foglalta a helyet egy jobb munkaerő elől. Addig ugye nem veszünk fel jobban dolgozó munkatársat, amíg a rosszul teljesítő ott van. (A vezetőt visszatartja a probléma megoldásának halogatása, dupla finanszírozás, betanítás nehézségeitől való félelem, stb.) Felmerül a kérdés, hogy miért lehet ekkora különbség két személy közt ugyanabban a munkakörben.

38, A leghatékonyabb egyéni eredménynövelő 102

Azok a kérdések, kevésbé fontosak most, hogy ki mennyire szereti a munkáját, mekkora lelkesedéssel veti magát bele a napba, milyen a személyes tempója. 103

Ezek inkább a felvételi és a próbaidő alatti alkalmazás döntési szempontjai.

39, Millió forintos hatékonyságnövelés

Viszont, ha nincs olyan képzés, amely során az új dolgozó el tudná sajátítani A LEGJOBB MÓDSZEREKET, akkor önállóan nem biztos, hogy gyorsan rájön ezekre. Ezért hibázni fog, illetve a hibáktól való félelem és bizonytalanság miatt lassan fogja végezni a feladatait.

Ezt a módszert azoknál a cégeknél lehet eredményesen alkalmazni, ahol a különböző munkafolyamatokat végző, különböző részlegek egymásnak adják át a munkadarabot, vagy egyéb feladatot.

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A legjobban teljesítők módszerének másolása a középszerű és gyenge eredményt elérők eredményét magasabb szintre húzza. ͮͮ Az új dolgozók azt tanulják meg, ami célravezető és nem azt, ami kevésbé. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Adott munkakörben, a legjobban teljesítő munkatársát kérje meg, hogy írja le, mit és hogyan csinál a munkavégzés során. ͮͮ Ezt az elkészült leírást adja oda a többi dolgozónak, és várja el, hogy ennek alapján lássák el a feladatkörüket. ͮͮ Kérje meg a legjobban teljesítőt, hogy támogassa azokat, akiknek fejlődniük kellene. Tartson számukra előadást, mutassa meg kiscsoportos formában, egyénileg figyelje meg azokat, akik jobban akarják csinálni, és segítse kiegészíteni, kijavítani a feladatvégzést. ͮͮ Amit lehet, vegyenek fel videóra, hogy ne kelljen mindenkinek egyesével elmondani a tudnivalókat a későbbiek során. Saját jegyzet

Feladat

104

Felelős

Határidő

Erőforrások

Összehangolás a gördülékeny működés érdekében.

Például: az értékesítő felveszi a vevői igényt, az előkészítést végző elvégzi a szükséges feladatokat, majd a kivitelező kapja meg, aki elvégzi a gyártást, majd végső feldolgozásra kerül sor. Ezekben az esetekben nagy a kockázata annak, hogy az átadások nem úgy történnek meg, ahogy a fogadó fél számára leginkább célszerű lenne. A végtermék minőségét, mennyiségét, és határidőre történő elkészítését minden érintett részleg erőteljesen befolyásolja. Viszont lehet, hogy minden probléma az utolsó helyen csapódik le. Ilyenkor a látszat az, hogy ott rontanak el mindent. Pedig ez nem így van. Minden résztvevő hozzátesz a hibákhoz, késéshez, hiányosságokhoz. Ha az értékesítő nem érti meg pontosan mit akart az ügyfél, akkor rosszul indítja el a folyamatot. Ha az előkészítő nem kapja meg időben az információt, akkor látszólag ő okozza a késést. A gyártó legyártja a rosszul felvett munkát. A feldolgozó pedig halmozott hátrányba kerül. Időcsúszás, rosszul kivitelezett munkát zár le. Természetesen mindenhol előfordulhatnak hibák, de amit lehet azt meg kell előzni. Ha az összehangolás megtörténik, akkor akár 10%-ra lehet csökkenteni a selejtet.

105

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Kevesebb késedelem, és selejt keletkezik. ͮͮ Határidőre elkészülnek a munkák. ͮͮ Kisebb anyag, eszköz, munkaidő felhasználással fejezik be a feladatokat. ͮͮ Kevesebb lesz a konfliktus a dolgozók közt, ha mindenki egyértelműen tudja, mettől meddig tartanak a feladatai, és milyen formában kell megkapnia, elvégeznie, és továbbítania a munkát. Ha többet akar megtudni az összehangolás fejlesztéséről, akkor ismerje meg a Folyamatok szabályozása, a Feladatkezelése és a Munkaköri leírások és dossziék készítésének részleteit. A részletekért látogasson el az alábbi oldalakra! www.vallalkozasvezeto.hu/folyamatszabalyozas www.vallalkozasvezeto.hu/feladatkezeles www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg, melyik folyamatok azok, amelyekbe halmozottan fordulhatnak és fordulnak elő hibák. ͮͮ Határozottan különítse el a részt vevők által végzett feladatokat. ͮͮ Vizsgálja meg, hogy milyen típusú hibák történtek. ͮͮ Keresse meg, hogy ezek a hibák hol keletkeznek. Saját jegyzet

Feladat

106

Felelős

Határidő

Erőforrások

40, A kiegyensúlyozás művészete

Szűk keresztmetszetek megszüntetése. A vállalkozások kiegyensúlyozott működéséhez szükséges, hogy azok a funkciók, amelyek a piaci igény jelentkezése és az eladás utáni ellenérték megkapása, valamint a teljes működés fenntartása érdekében létfontosságúak, azok mindenkor el legyenek látva. A szükséges funkciók betöltésén túl az is fontos, hogy egymáshoz viszonyított arányuk sehol ne mutasson túl nagy eltéréseket.

A céges eredmények elérése szempontjából, a szervezet felépítése és állapota a legmeghatározóbb. Azoknál a vállalkozásoknál, ahol a vezető nagyon erős a szakmai tevékenységben, és nem tudja körbevenni magát a többi funkció betöltésére alkalmas emberekkel, akkor ezzel létrehozza a szűk keresztmetszeteket. Példák A gyártó cég vezetője, a termeléssel, a termékek fejlesztésével, előállításával van folyamatosan elfoglalva. Ehhez ért, ezt szereti, ebben érzi magát komfortosan. Ezzel elhanyagolhatja az érdeklődő szerzéssel és eladással kapcsolatos terülteket. Azok a vezetők, akiknek hiányosak a pénzügyi ismeretei, azok hiába érnek el jelentős árbevételi eredményeket, lehet, hogy a kivitelezési hibák miatt nem tudják megtartani a vevőket, ill. a követeléseket nem tudják időben megkapni, ezzel pénzforgalmi nehézségek elé állítják a vállalkozást. Azok a vezetők, akik nem ismerik, vagy nem alkalmazzák a vezetéssel kapcsolatos fogásokat, nem töltik be a vezetői funkciókat, azok nem tudják elérni a folyamatok összehangolását, a jó munkahelyi légkör kialakulását.

107

Alapvető cégműködési funkciók, amelyeket a vállalkozásoknak ki kell elégíteni: ͮͮ érdeklődők szerzése ͮͮ eladás ͮͮ gyártás, beszerzés ͮͮ kiszolgálás ͮͮ pénzügy ͮͮ vezetés ͮͮ könyvelés ͮͮ jog ͮͮ üzemeltetés ͮͮ stb. Legjellemzőbb szűk keresztmetszetek ͮͮ A vállalkozásoknál, általában a következő funkciók hiányoznak, vagy maradnak messze el a szükségestől: ͮͮ Érdeklődő és vevőszerzés – marketing. ͮͮ Érdeklődők igényeinek pontos megértése, megfogalmazása, megrendelés elérése – eladás. ͮͮ Eladás utáni kiszolgálás – elégedett vevő. ͮͮ Pénzügyi teendők ellátása – átlátható pénzügyek, fenntartható működés. ͮͮ Vezetői teendők (tervezés, szervezés, kontroll, irányítás, kommunikáció, emberek vezetése). Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Ha alaposan megtervezik a működési folyamatokat, akkor abból kiderül, hogy milyen funkciókat kell ellátnia szervezetnek. Így lehetőség van arra, hogy a megfelelő szervezeti felépítést hozzák létre. ͮͮ A folyamatokat kiszolgálni képes szervezetben, mód van arra, hogy a részlegek teljesítőképességét változtassák, így a kapacitásbeli keresztmetszetek kiegyenlítetté válhatnak.

108

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Írja le, milyen funkciók szükségesek a cég működéséhez ͮͮ Vizsgálja meg, melyik terület van a cégben leginkább elmaradva az optimális aránytól. ͮͮ Gondolkozzon el azon, hogy belső átcsoportosítással meg tudja oldani a szűk keresztmetszet tágítását, vagy új erőforrást kell bevonni, plusz embert szükséges alkalmaznia Ha többet akar megtudni arról, hogyan lehet a folyamatok tervezését és szabályozását kivitelezni, és megfelelő szervezeti felépítést létrehozni, akkor az alábbi két hatékonyságnövelő modult ajánlom a figyelmébe: www.vallalkozasvezeto.hu/folyamatszabalyozas www.vallalkozasvezeto.hu/szervezetepites Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

109

41, Komplett feladatkezelés Több mint feladatvégzés.

Ahhoz, hogy minden feladat el legyen végezve a megfelelő módon, koncentráljon a feladatkezelésre. A vállalkozók, vezetők egyik legnagyobb problémája, hogy a dolgozók ͮͮ nem, ͮͮ nem úgy, ͮͮ nem akkor , ͮͮ nem annyi feladatot végeznek el, amennyit tudnának, elvárható, vagy szükséges lenne. Ez miatt: ͮͮ nem megfelelő a dolgozók munkaidő kihasználtsága, ͮͮ kevés a teljesítmény, nem elég hatékonyak, ͮͮ nem jönnek ki a cégből azok az eredmények, amelyek egyébként benne vannak, ͮͮ vevői reklamáció keletkezhet, amelynek további következményei lehetnek. Az ok, a feladatkezelés hiányosságaiban keresendő! Ennek két oldala van: 1. A feladat kiadója, nem biztosította a hat, létfontosságú feltétel közül a rá eső részeket, amely az eredményes munkavégzéshez szükségesek. 2. A dolgozó nem tett bele elegendő energiát. Így az eredmény olyan lesz amilyen, nem pedig amilyennek lennie kellene, amilyen lehetne!

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: Ha minden feltételt biztosítanak, amely az eredményes feladatkezeléshez szükséges, akkor ͮͮ Nőni fog az egyéni, ezáltal a csoportos teljesítmény. ͮͮ Önállóbbak lesznek a munkatársak. ͮͮ Kevesebb hibát vétenek. ͮͮ Csökkenni fog a selejt mennyisége. ͮͮ Kevesebb lesz a reklamáció. ͮͮ Kevesebb lesz a konfliktus. ͮͮ Csökkenni fog a vevők elvándorlása. ͮͮ Jobban kézben tarthatóak lesznek a folyamatok. ͮͮ Ritkábban alakul ki kapkodás, káosz. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg, hogy a feladatvégzés eredményei milyen helyzetekben, vagy embereknél sérülnek. ͮͮ Határozza meg az adott területen az elvárásait. ͮͮ Biztosítsa a szükséges feltételeket. ͮͮ Győződjön meg, hogy az adott emberek képessége megfelelő-e, vagy képezni kell. ͮͮ Adja ki egyértelműen a feladatokat. ͮͮ Tartsa nyilván az összes feladatot. ͮͮ Folyamatosan ellenőrizze mind a feladatvégzést, mind annak eredményét.. ͮͮ Ha valamivel nem elégedett azt rendezze az érintettekkel. Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ahhoz, hogy a feladatok el legyenek végezve, mégpedig olyan eredménnyel, amit elvár, annyi amennyiben megegyeztek, ahhoz a feladatkezelés mind a hat feltételét biztosítani kell. Ha többet akar megtudni a feladatkezelés dolgozói és vezetői oldaláról, akkor látogasson el következő weboldalra. www.vallalkozasvezeto.hu/feladatkezeles 110

111

42, Képesség, vagy körülmény?

Így emelje, az alulteljesítők eredményeit! Amikor egy dolgozó teljesítménye, eredményei, messze elmaradnak az elvárttól, vagy más hasonló munkakörben dolgozó kollégájától, akkor annak két oka lehetséges. 1, Nem képes a jelenlegi állapotában eleget tenni a feladatoknak. Nincs elég tudása, jártassága, gyakorlata, nem ismeri és gyakorolta be a fogásokat. Az is lehet, hogy alapvető hiányosságai vannak a feladattal, feladatkörrel kapcsolatban. Lehet, hogy fél az adott feladattól, bizonytalan, ezért lassú. A személyes és családi helyzete is zavarólag hathat rá. 2, Nem biztosítottak a zavartalan munkavégzéshez szükséges körülmények. Ilyenek lehetek: ͮͮ Nem kap megfelelő és elegendő információt. ͮͮ Nem a megfelelő eszközökkel, anyagokkal dolgozik. ͮͮ Megzavarják, kizökkentik a munkavégzésből.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja meg a kérdéses személyeket és munkavégzésük körülményeit. ͮͮ Állapítsa meg, hogy milyen feltételek hiányoznak a munkavégzéshez, majd pótolja ezeket. ͮͮ Ha személyi adottsággal kapcsolatos, vagy szándék problémát talál, akkor érdemes elgondolkoznia az illető más munkakörbe helyezéséről, ill. cégből történő eltávolításáról. ͮͮ Ha képességbeli hiányosságot talál, akkor módja lesz eldönteni, hogy mennyi erőfeszítéssel, időráfordítással, és pénzzel lehet az illető képességeit, jártasságát megfelelő szintre hozni. ͮͮ Ezek után el tudja dönteni, hogy vállalja-e, vagy keres alkalmasabb embert a kérdéses munkakörre. Ha többet akar megtudni a munkavégzéshez szükséges körülmények biztosításáról, akkor nézze meg, hogy ezt milyen módon támogatná, a Munkaköri Dosszié Rendszer kialakítása. Látogasson el a következő weboldalra! www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Saját jegyzet

Ugyan mindent az illető adottságai határoznak meg, viszont a pillanatnyi képességének állapota fejleszthető. Ha mindkét tényező, a személyes képesség és a munkavégzés körülményei megfelelők akkor nem maradhat el az eredmény, kivéve, ha személyesen szabotálja azt. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Kiderítheti, hogy személyes, személyes képesség, vagy munkavégzési körülmények akadályozzák az illetőt a megfelelő eredmények elérésében. ͮͮ Ha ezt megtette, akkor lehetősége nyílik a megfelelő beavatkozásra.

112

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

113

43, Rendszer, vagy ember?

Ha ez rendben van, akkor nem csak elő lehet venni, hanem elő is kell venni az embereket, azzal kapcsolatban, amivel a vezetés nem elégedett!

Hibák megszüntetése, selejt csökkentése. Sokszor gondolják, hogy minden feltétel adott a dolgozók munkavégzéséhez. Látják a dolgozók igyekezetét, ők mégis több hibát vétenek, mint az elfogadható lenne. A hibák következményei, selejt, konfliktusok, vevői elégedetlenség.

károk,

munkából

fakadó

Ki tehet erről? Az első reakció az szokott lenni, hogy a dolgozó figyelmetlen, lusta, önállótlan, nemtörődöm, motiválatlan, stb. Ez lehet, hogy így van, de addig nem mondhatjuk ki, amíg nem győződtünk meg a működési rendszer megfelelőségéről. Mit jelent ez? ͮͮ A cég működése a piac kiszolgálást biztosító folyamatokra épül. ͮͮ A szervezet úgy épül fel, hogy ezeknek a folyamatoknak az elvégzésére alkalmas, erre lett létrehozva. ͮͮ A szervezet állapota, részlegei, munkakörei megfelelő módon meg vannak fogalmazva. ͮͮ A munkaköröket betöltő emberek nem csak a formálisan, hanem teljes egészében fel tudják vállalni a munkakörük feladatait, felelősségét. ͮͮ A feladatokat optimális módon végzik. ͮͮ A részlegek, munkakörök közti feladatvégzés összehangolt módon történik. ͮͮ Az információ mindenhová a szükséges módon, és mértékben áramlik. ͮͮ Az eredményeket mérik, összevetik az elvárásokkal ͮͮ Az eltérések alapján hoznak újabb döntéseket.

114

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A dolgozók nagy része, csak megfelelően kialakított rendszerben tud dolgozni. Ezért számukra biztosítani kell ezt. Addig, amíg ez nem adott, addig teljesen felesleges ostorozni őket a jobb munkavégzés és eredmények érdekében, mert képtelenek ehhez a megfelelő rendszert kialakítani. Ezért nem is lehet elvárni tőlük. ͮͮ Ha a vezető megoldja ezt a hiányosságot, akkor viszont be tudja tanítani őket a rendszeren belüli teendőkre, és elvárhatja tőlük ezt. ͮͮ Innentől egyértelmű lesz, hogy az ember alkalmas, vagy sem és további döntéseket lehet hozni az képzéssel, alkalmazással kapcsolatban. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ A működési rendszer építésének lépéseit valószínűleg nem fogja tudni a jelenlegi ismereteivel megtenni. ͮͮ Ha többet akar megtudni a működési rendszer építéséről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu/ hatekonysagnoveles-esszencia weboldalra! Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

115

44, A legrégebbi módszer, amit alig alkalmaznak Az eredmények javítása tanulási kör kialakításával. Mi az, amin javítani akar? Amikor egy vezető javítani akar az eredményeken, teljesítményen, akkor el kell döntenie, hogy kinél, milyen területen szeretne beavatkozni.

ͮͮ Gyűjtsenek információt és ötleteket a hibákra, okaikra, megoldásukra. ͮͮ Döntésék el közösen miben, milyen módon szeretnének változásokat elérni. ͮͮ Tartsák be a tanulási kör lépéseit. Saját jegyzet

Ez cég, csoport, munkakör, vagy egyéni szintű? A tanulási kör főbb lépései: ͮͮ Elvárás megfogalmazása, mit hogyan kell végezni. ͮͮ Ezt leírni, az érintettekkel átbeszélni, aláírással átvetetni velük. ͮͮ Betanítás, készségek meglétének ellenőrzése, beszámoltatás, vizsgáztatás. ͮͮ Cselekvés megkezdése, eredmények figyelése. ͮͮ Eredmények értékelése, visszajelzés az érintettek számára. ͮͮ Szükséges beavatkozások eldöntése, bevezetése, az érintettek bevonásával. ͮͮ Ezt a ciklust addig kell végezni, amíg nem elégedettek az eredménnyel. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Fokozatos javulni fog a kezelt személy, terület hatékonysága. ͮͮ Ha elegendő ideig végzik a tanulási ciklus ismétlését minimálisra csökkenthetik a problémákat és maximálisra emelhetik a teljesítményt. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Határozzon meg egy kezelhető méretű egységet, feladatot, személyt, amelyen a tanulási kör kialakítását el akarja kezdeni. ͮͮ Mielőbb vonja be azokat, akik segíteni tudnak Önnek ebben, vagy érintettek. ͮͮ Ismertesse meg velük a fenti lépéseket. 116

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


45, Szendvics módszer

Van, akit helyre kellene már végre tenni? Önt vagy a munkatársait, vevőit zavarja valaki, vagy valami? Gyakori probléma, hogy az emberek viselkedésében, hozzáállásában, kinézetében, vannak olyan elemek, amelyek végül az üzletmenet rovására mennek. Ezek között lehetnek olyanok, amelyik vagy a belső működést, összhangot, másokkal való együttműködést zavarja, vagy a külső kapcsolatokban okoz hátrányt a cég számára. Példák: ͮͮ ͮͮ ͮͮ ͮͮ ͮͮ ͮͮ

személyi higiénia problémái öltözködés extrém megjelenés túl hangos, feltűnő viselkedés másokat sértő szavak, kifejezések használata udvariatlanság, stb.

Ennek oka, hogy nincsenek megfogalmazott és ismert közösségi elvárások, vagy az illető nem tud róla, vagy nem tartja be. Amikor ilyen káros dolgot tapasztal, vagy ezzel kapcsolatosvisszajelzést kap a munkatársaitól, vevőitől, vagy más együttműködőktől, akkor azt érdemes nagyon komolyan venni és megszüntetni. Örüljön az ilyen visszajelzéseknek, mert az emberek nagy része általában nem teszi szóvá azt, ha zavarja valami. Konfliktuskerülők, de ettől még problémákat okoznak számukra ezek a tényezők. Kárt okozhat Önnek, ha egy jól dolgozó munkatárs egyszer csak minden látható előjel nélkül elmegy máshová dolgozni, mert a környezetében lévő hozzáállást és viselkedést nem akarja tovább tűrni.

kiszolgálást, nem elég udvariasak, nem problémamegoldók, trágárak, nemtörődömök, nem tudnak elintézni elvárható dolgokat az alkalmazottak. Még ha nem is főben járó dolgokról van szó, akkor is érdemes olyan módon kezelni ezeket az ügyeket, hogy ne okozzanak újabb problémákat. Azok, akikről szó van, nem mindig érzékelik a velük kapcsolatos kellemetlenségeket. Egyeseknek elég egyszer, megfelelő hangnemben és határozottsággal elmondani, másoknak nyomatékosabban kell előadni, míg néhányuknak ellentmondást nem tűrően kell a tudomásukra juttatni, hogy mindenképpen változtatniuk kell. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Segít megszüntetni az embereket zavaró tényezőket, ezáltal jobban fognak tudni figyelni a munkájukra. ͮͮ Egységes, magas szintű külső képet mutat a cég, ha megszünteti a kifelé rosszul ható dolgokat. Mit tud most tenni ebben? Használja a szendvics módszert. Adagolja megfelelő sorrendben a pozitív, semleges, és a másik fél számára negatív töltésű üzeneteket. Csomagolja be, bárki számára könnyen emészthető állapotúra a mondanivalóját. ͮͮ Döntse el, kivel, mivel kapcsolatban szeretne előrelépést elérni. ͮͮ Az illetővel vonuljon el egy olyan helyre, ahol nem zavarhatják meg ezt a beszélgetést. ͮͮ Mondja el neki mi az a probléma, amiről szeretne beszélni vele. ͮͮ Mondja el, hogy mi az, amit az illető jól csinál, miért hasznos a cég számára, hogy ott van. ͮͮ Mit kellene másként csinálnia. ͮͮ Adjon ötletet, tippet, hogyan várja el. ͮͮ Fejezze ki, hogy bízik az illetőben, hogy tud ezen változtatni.

Ettől is rosszabb, sőt egy vállalkozó számára elfogadhatatlan, hogy egy vevője azért hagyja el a cégét, mert nem kap megfelelő 118

119

ͮͮ Zárja a beszélgetés azzal, hogy jó lenne, ha ezt megoldódna, mert fontos lenne a cég számára, hogy a jó képességei miatt továbbra is együtt tudnának dolgozni.

46, Minden megvan?

Vagyontárgyak számbavétele. Az erőforrások megléte, használhatósága, rendeltetésszerű használata a hatékonyságnövelés egyik alapköve.

Saját jegyzet

Vannak cégek, ahol ezt a kérdést nagyon komolyan veszik és kezelik, és vannak ahol szinte mindenért az ügyvezető felel, mert nincsenek felelősei a vagyontárgyaknak. Ebből fakadóan az anyagokat és eszközöket nem mindig a működést indokoló módon használják. Ezért a következő helyzetek fordulhatnak elő: ͮͮ Korábban elromlik valami, mint az várható lenne. ͮͮ Eltűnnek dolgok a cégből, amelyre senki nem tud magyarázatot adni, és senki nem vállalja értük a felelősséget. ͮͮ A dolgozók, vezetői felügyelet hiányában jóval a képességeik alatt teljesítenek. ͮͮ Többet használnak bizonyos dolgokból az eredmények eléréséhez, mint az indokolt lenne. Ez indokolatlan erőforrás felhasználás, a vagyontárgyak nem elfogadható kezelése. Ezek, aztán olyan következményekkel járhatnak, mint például ͮͮ Nem jut pénz arra, amire valóban szükség lenne. ͮͮ Csökken a nyereség. ͮͮ Bizonyos feladatok, folyamatok többe kerülnek, így nem lehet versenyképes az adott tevékenység. Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


Ez egy lefelé irányuló spirálhoz vezet, amely egyre jobban gyengíti a vállalkozás helyzetét, feladat és problémamegoldó képességét, jövőbeli kilátásait. Minden erőforrásért vállaljon valaki felelősséget. Az ügyvezető mindenért felelős, de lehetőleg minél kevesebb dologért legyen közvetlenül és egyedül felelős. 121

Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az erőforrások tovább használhatók lesznek. ͮͮ Az erőforrások felhasználása a cég érdekeit szolgálja. ͮͮ A vezető a felelősség megosztásával némileg tehermentesítődik, így több figyelme jut más fontos teendőkre. Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Erőforrás leltár: mi van – értéket adni neki, helyét meghatározni, ki használja, milyen az állapota, egyéb adatok, fotó, gyári szám, üzemóra, stb. ͮͮ Rögzíteni, meghatározni, mit, mire használnak, használhatnak ͮͮ kijelölni, mi, kihez tartozik - ami nem valakihez az az ügyvezetőhöz. ͮͮ Karbantartási terv - nagyobb károk megelőzésére. ͮͮ Mi az, ami felesleges, nem kell – adják el. ͮͮ Mi az, ami nem jó, nem megfelelő az állapota - javítani kell. ͮͮ Mi az, ami indokolatlan mértékben romlik, avul – ok kiderítése. ͮͮ Mit használnak a dolgozók személyes céljaikra – korlátozni, megszüntetni, megtiltani, figyelni, korlátozottan engedni, költségtérítést kérni tőlük. ͮͮ Mire nem vigyáznak – szabályozni. ͮͮ Mi nem szolgálja az eredményeket, pl. gazdaságtalan működésű gépek, számítógépek – feljavítani, leselejtezni, cserélni, eladni.

Saját jegyzet

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások

Ha többet akar megtudni az egyéb hatékonyságnövelési lehetőségekről és módszerekről, akkor látogasson el a www.vallalkozasvezeto.hu weboldalra!

122

123

47, Semmibe sem kerül

A dicséret a legnagyobb hajtóerő. A jó eredményeket elérő vezetők tudják, hogy a legfontosabb dolguk, a beosztottaik lelkesedésének fenntartása. Az emberek vágynak arra, hogy figyeljenek rájuk, és elismerjék őket. Az átlagos munkahelyen dolgozó ember ebből nem sokat kap.

Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Dolgozói névlista alapján írja hozzá mindenkihez, hogy miért fogja legközelebb megdicsérni. ͮͮ Írja be a naptárába, hogy legalább kéthavonta legyen egy jó szava mindenkihez. ͮͮ A vezetőkkel beszélje meg, hogy hasonló módon járjanak el a közvetlen beosztottaikkal. Saját jegyzet

Ha egy vezető megdicsér egy dolgozót, akkor egész napra, de akár egész hétre lendületbe hozhatja. Gondolja csak végig, Önre hogy hat, ha megdicsérik? Jobb kedve lesz tőle? A jobb kedv, jobb teljesítményt, nagyobb kitartást, újabb kihívásnak való megfelelést, nagyobb erőfeszítést eredményezhet. Ez nem csak Önnél van így, hanem a beosztottainál is. Mivel kapcsolatban dicsérheti meg őket? ͮͮ Tevékenység, amit jól végez, munkakörön belül biztosan talál olyant, amibe az illető jobb, mint az átlag. ͮͮ Valamit jól csinált, tanítania kellene, megoldott probléma, ügyfélkiszolgálás. ͮͮ Megszerzett javakat, ügyfél, megrendelés állomány, bevétel, növelte a nyereség mértékét. ͮͮ Elért eredményeket, havi terv, kimagasló eredmény, saját magához képest javuló tendencia. Akiben nem talál olyant, amit meg lehetne dicsérni, azzal nem érdemes együtt dolgoznia. Tudjuk, hogy azért vannak ott a cégnél az emberek, hogy elvégezzék a munkájukat, de néha nem árt, ha megköszöni ezt nekik. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ A dicséret hatására a dolgozók jobban meg akarnak felelni az elvárásoknak, jobban fognak igyekezni.

124

Feladat

Felelős

Határidő

Erőforrások


48, Működő megállapodások

A megállapodások mozgatják a világot. Minden külső megállapodás egy belső megállapodással indul. Vagyis Ön saját magával megállapodik valamilyen célban, cselekvésben. A másokkal kötött megállapodások létfontosságúak a közös eredmények elérése szempontjából. Ezzel vállalja mindenki a rá vonatkozó részt. Amikor valaki nem tartja be a megállapodást, akkor abból fakadóan a közös érdek, közös cél, és a másik fél érdeke is sérül. Minden megállapodást kizárólag az érintettek beleegyezésével szabadna megváltozatni. A vállalkozás esetében az eredményekért leginkább a vevőkkel, beszállítókkal és dolgozókkal kötött megállapodások betartása számít. A dolgozókkal kötött megállapodások jellemzően szűkszavúak, általánosak, idejét múltak. Ezeket is ugyanúgy karban kellene tartani, mint a vevők által megkövetelt szerződési szempontokat. Különösen fontos lenne ezeket a megállapodásokat akkor felülvizsgálni, ha úgy érzékeli, hogy az érdekei sérülnek. Lehet, hogy nem tartják be a megállapodásokat, de az is lehet, hogy már régóta más a helyzet, mint ahogy indult az együttműködés és ideje lenne frissíteni a szempontokat. Legfontosabb megállapodások, amelyeket érdemes lenni felülvizsgálni, frissíteni: ͮͮ Dolgozók - munkaszerződése, munkaköri leírása, Munkaköri Dossziéja. ͮͮ Vevők - szerződések megléte, törvény szerinti, saját védelem, érvényessége, fizetési és szállítási kondíciók. ͮͮ Beszállítók – feltételek felülvizsgálata, mit kell tenni ahhoz, hogy jobb árat, fizetési, szállítási feltételeket kapjon. 126

ͮͮ Együttműködő partnerekkel kötött megállapodások. Ez a módszer a következő módon támogatja a hatékonyságnövelést: ͮͮ Az eredmények előállításának első számú feltétele az elvárások megfogalmazása. Ebben a résztvevők megegyeznek. Ha betartják, akkor ez nem lehet akadálya az együttműködésnek. Ha nem tartják be, akkor meghiúsulhat az eredmény. ͮͮ A helyzet, az állapotok időről időre változnak. Ezért kevés az örökérvényű megállapodás. Van, amit változatlan formában nem érdemes betartani, ésszerűségi okok miatt. Viszont akkor módosítani kell a megállapodást, hogy minden érintett tudjon róla. ͮͮ A megállapodás megléte támogatja a csoportos eredmények elérését, a számon kérhetőséget. A vállalkozás és a munkavállaló közötti legfőbb megállapodás alapja, a Munkaköri Dosszié Rendszerben foglalt információ. Ha többet akar megtudni erről, akkor látogasson el a következő weboldalra! www.vallalkozasvezeto.hu/munkakori-dosszie-rendszer Mit tud most tenni ebben? ͮͮ Vizsgálja felül az összes érvényben lévő megállapodást! ͮͮ Véleményezze, hogy mindenki úgy teljesít-e, ahogy az elvárható lenne tőle, a szerződésben rögzítették. ͮͮ Kérdezze meg a másik felet, hogy szerinte rendben van-e a saját hozzájárulása a kapcsolathoz, a megállapodás szerint. ͮͮ Mondja el azokat az igényeit, amelyekben változást szeretne, vagy tisztázni kellene. ͮͮ Kössenek új megállapodást, ha szükséges, amelyet írjanak le, és alá.

127

Saját jegyzet

Feladat

128

Felelős

Határidő

Erőforrások

129

48 hatékonyságnövelő. Tomán József Hatékonyságnövelési specialista. 365 nap. módszer. ...hogy cége hatékonyabb legyen

Recommend Documents