BAB 3 S IS TEM INFORMAS I PERS EDIAAN PT FEDERAL IZUMI MANUFACTURING
3.1
Sejarah PT Federal Izumi Manufacturing PT Federal Izumi M anufacturing (PT FIM ) didirikan pada tahun 1990. Akta Pendirian no. 87 tanggal 19 September 1990, Notaris Rukmasanti Hardjastya. Berdasarkan Undang-undang no. 1 tahun 1995, Akta Pendirian diubah menjadi no. 94 tanggal 27 A gustus 1998, Notaris Benny Kristianto. PT FIM berstatuskan Penanaman M odal Asing (PM A) (SPTPP No. 236 / I / PM A 1990 tanggal 30 Juli 1990, dan SK M entri Kehakiman No. C2 – 4875 HT.01.01 Th 1991, Jo No. C2-2178 HT.01.04 Th 1993, Jo No. C2 – 16.791 HT.091.04 Th 1994), dengan nilai capital sebesar USD 14.500.000 dan nilai investasi sebesar USD 30.000.000. M odal tersebut merupakan patungan dari : •
PT. Astra Otopart
(58%)
•
M ahle Engine Components Japan Corporation
(37%)
•
PT Krama Yudha Tiga Berlian M otor
(5%)
Lokasi PT FIM adalah Komplek Industri M enara Permai, Jl. Raya Narogong 47
48
Km.23,8 Cileungsi – Bogor 16820. PT FIM memiliki luas tanah 28.380 ㎡ dan luas bangunan 7.827,47 ㎡. PT FIM memulai produksi pada tahun 1991, diawali dengan manufaktur piston Yamaha, kemudian berkembang memproduksi berbagai macam tipe piston hingga hari ini. Kapasitas produksi PT FIM adalah 6 juta piston per tahun dengan jumlah tenaga kerja 545 orang (pria: 531, wanita: 14, berdasarkan data 1 April 2005).
3.1.1 Bidang Usaha PT Federal Izumi Manufacturing PT FIM bergerak dalam bidang industri komponen mesin pembakaran dengan produknya berupa piston (Gambar 3.1).
Gambar 3.1 Diesel piston (kiri) dan gasoline piston (kanan) yang diproduksi PT FIM (Sumber: PT FIM , M ei 2005)
49
Piston adalah komponen utama mesin kendaraan yang berfungsi mengubah energi kimia menjadi energi mekanik. Energi hasil pembakaran ini diteruskan oleh poros engkol ke roda-roda gigi motor bakar yang kemudian akan menggerakkan keseluruhan mesin kendaraan bermotor. Tujuan didirikannya PT FIM adalah untuk memenuhi kebutuhan piston di dalam negeri serta untuk orientasi ekspor. Perusahaan ini mempunyai moto “Quality Without Compromise” (Kualitas Tanpa Kompromi). Produk piston yang dihasilkan PT Federal Izumi M anufacturing merupakan lisensi dari M ahle Engine Components Japan Corporation, pembuat piston terbesar di Jepang dan memasok 97% kebutuhan piston di Jepang. Hal inilah yang membuat PT Astra Otopart, induk PT FIM, berani menawarkan kerjasama untuk mendirikan pabrik piston di Indonesia. Hingga saat ini ada 12 perusahaan otomotif yang menggunakan piston PT FIM , yaitu PT Astra Daihatsu M otor, PT Astra Honda M otor, PT Astra Nissan Diesel Indonesia, PT Hino M otors M anufacturing Indonesia, PT Indomobil Suzuki International, PT Kawasaki M otor Indonesia, PT Krama Yudha Tiga Berlian M otors, PT Kubota Indonesia, PT M esin Isuzu Indonesia, PT M itsubishi Krama Yudha M otors And M anufacturing, PT Yamaha Indonesia M otor
50
M anufacturing, dan M ahle Engine Components Japan Corporation.
3.1.2 Visi dan Kebijakan Mutu PT Federal Izumi Manufacturing Visi PT FIM adalah “Market leader in ASEAN, supplying prominent ASEAN Brands”. Kebijakan M utu PT FIM adalah “PT Federal Izumi M anufacturing bertekad untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, pengiriman yang tepat waktu dengan harga yang bersaing serta pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas tinggi”.
3.1.3 Alur Proses Produksi PT Federal Izumi Manufacturing Secara garis besar alur proses pembuatan piston PT FIM dari bahan baku sampai barang jadi dapat dilihat pada Gambar 3.2.
51
Gambar 3.2 Alur Proses Produksi PT FIM Sumber : PT FIM (M ei 2005)
3.2
Struktur Organisasi PT Federal Izumi Manufacturing Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk mengatur kegiatannya secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematis mengenai hubungan kerjasama antar orang-orang yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Karena itu struktur organisasi harus disusun secara jelas mengenai pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian kepada
52
pimpinan perusahaan. Struktur organisasi PT FIM dapat dilihat pada Gambar 3.3. Bagian yang diarsir adalah bagian yang terkait dengan sistem informas i persediaan.
Bagan Struktur Organisasi PT Federal Izumi Manufacturing
BOARD OF COMMISSIONERS
BOARD OF DIRECTORS
MANAGEMENT SYSTEM COMMITTEE MIS
EHS & ISO 14001
QUALITY MANAGEMENT QS 9000
MARKET & PRODUCT DEV. COMMITTEE
QCC
PLANT DIVISION
ENGINEERING DIVISION
MARKETING DIVISION
FIN & ADM. DIVISION
PPC
PROCESS DEV.DEPT
PLANT SERVICES DEPT.
QUALITY DEPT.
MACHINING DEPT.
MELT ING
MACHINI NG I
WORKSHOP
MATERIAL DEV.
PROJECT
POWER & UTILITY
QUALITY CONTROL
CASTING
MACHINI NG II
PREVENTIVE MAINT.
PRODUCT DEV.
MC.PROCES S DEV.
FIRE PREVENTATION
QUALITY INSPECT
SPRUE CUT & HT
VISUAL & GRADE
FY PREPERATION
MC PREPAR ATION
MAINTENANCE DEPT
PRODUCT DEV.DEPT.
FOUNDRY DEPT.
BREAK DOWN MAINT.
FY.PROCESS DEV
EHHS
TOOL SHOP
BUILDING & PLANT EQUIP
2 WHEEL OEM SALES DEPT
4 WHEEL OEM SALES DEPT
SHIPPING
AFTER MARKET SALES DEPT.
FINANCE DEPT.
PURCHASING DEPT.
HRD & GA DEPT.
TREASURY
EXIM
PAYROLL & WALFARE
ACCOUNTI NG
TECH. ROUTINE PART
REQRUIT & TRAINING
WARE HOUSE
N. TECH ROUTUNG PART
LEGAL & INDUSTRIAL REL
BUDGETING
GENERAL PURCHAS ING
GA.SEC & COM.DEV
MC STAFF
53
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT FIM (data : M aret 2005) Sumber : PT FIM
54
3.3
Uraian Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian PT Federal Izumi Manufacturing Secara garis besar tugas dan wewenang masing-masing bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing adalah : a.
Dewan Komisaris (Board of Commissioners) Dipilih dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan bertugas meninjau dan membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan modal perusahaan, serta mengawasi dan mengevaluasi tugas dan tanggung jawab direksi atas nama seluruh anggota pemegang saham.
b.
Dewan Direksi (Board of Directors) 1. Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris atas kelancaran jalannya perusahaan 2. M enentukan kebijaksanaan dan perencanaan dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan 3. M engadakan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan pekerjaan para manajer
c.
Kepala Divisi Pabrik (Plant Division) 1. Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas pelaksanaan
55
kegiatan produksi yang terjadi. 2. M enentukan langkah–langkah yang perlu dilakukan dan mengatur segala kegiatan produksi berdasarkan kebijaksanaan yang ada 3. M embawahi langsung Departemen Foundry, Machining dan Maintenance. d.
Kepala Departemen Foundry M emimpin, mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan produksi yaitu peleburan bahan baku, pencetakkan, pemotongan sprue, perlakuan panas dan proses penyelesaian. Kepala Departemen Foundry bertanggun g jawab kepada Kepala Divisi Plant
e.
Kepala Departemen Machining Bertanggung jawab atas segala proses permesinan pada proses produksi setelah departemen Foundry. Departemen Machining terdiri atas Seksi Ganti M odel, Machining I, II & III dan Seksi Visual Grade & Plating. Kepala Departemen Machining bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Plant.
f.
Kepala Departemen Maintenance Bertanggung jawab atas semua sistem perawatan mesin-mesin produksi serta pengadaan jig dan fixture yang digunakan dalam proses permesinan. Departemen Maintenance terdiri atas Seksi Production Maintenance dan
56
Seksi Workshop. Kepala Departemen Maintenence bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Plant. g.
Production Planning and Control (PPC) Bertugas menjadwalkan dan mengendalikan produksi (jumlah dan tipe) sehingga produksi dapat berjalan dengan optimal dan produk yang dihasilkan dapat dikirim ke customer tepat waktu. PPC setingkat dengan departemen dan bertanggung jawab kepada kepada Kepala Divisi Plant.
h.
Kepala Divisi Pemasaran (Marketing Division) 1. Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas bidang pemasaran produk yang dihasilkan. 2. M elakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur segala kegiatan pemasaran. 3. Terdiri atas Departemen Sales dan PPC.
i.
Kepala Departemen 2 wheel and 4 wheel OEM Sales M enangani penjualan produk yang terkait dengan ATPM (Agen Tunggal Pemegang M erk) dan OEM
(Original Equipment Market). Kepala
Depertemen 2 wheel and 4 wheel Sales bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Marketing.
57
j.
Kepala Departemen After Market Sales Bertugas mendukung kelancaran penjualan produk yang dihasilkan. Seperti promosi dan distribusi, penelitian pasar dan shipping. Selain itu departemen ini juga bertugas menangani penjualan untuk produk-produk REM (Replacement Equipment Market). Departemen ini terdiri atas Seksi Non OEM Sales, Marketing Research & Promotion, dan Seksi Shipping. Kepala Departemen Marketing Support bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Marketing.
k.
Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi (Finance and Administration Division) 1. Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas bidang keuangan dan administrasi. 2. M engadakan pengawasan atas bidang keuangan dan administrasi perusahaan. 3. M embawahi langsung Departemen Keuangan dan Akuntansi, Pembelian serta Human Resource Department dan General Affair.
l.
Kepala Departemen Keuangan Bertanggung jawab menangani s istem keuangan perusahaan, diantaranya
58
sistem pembayaran, akuntansi, pendanaan (budgeting) serta gudang. Departemen Keuangan terdiri atas Seksi Treasury, Seksi Akuntansi, Seksi Pendanaan, dan Seksi Gudang. Kepala Departemen Keuangan bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi. m. Kepala Departemen Pembelian Bertanggung jawab menangani sistem pembelian barang, baik untuk material produksi maupun barang-barang pendukung produksi. Terdiri atas 3 seksi yaitu Seksi Pembelian M aterial, Seksi Technical Purchasing dan Seksi General Purchasing. Kepala Departemen Pembelian bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi. n.
Kepala Departemen HRD dan GA Bertanggung jawab menangani sistem kepegawaian, personalia, urusan rumah tangga dan keamanan perusahaan. Terdiri atas Seksi Personalia, Seksi HRD dan Seksi GA. Kepala Departemen HRD dan GA bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi.
o.
Kepala Divisi Engineering (Engineering Division) 1. Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas bidang rekayasa dan improvement
59
2. M engadakan
pengawasan
atas
bidang keteknikan,
rekayasa dan
pengembangan dan kualitas produk perusahaan. 3. M embawahi langsung Departemen Engineering, Plant Service, Tool Shop dan Quality Assurance. p. Kepala Departemen Engineering M embantu Dewan Direksi dalam merencanakan, mengkoordinir dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Departemen Engineering. M embawahi Seksi Foundry Process Development, Machining Process Development, Project dan Seksi Material & Product Development. Kepala Departemen Engineering bertanggung jawab
kepada Kepala Divisi
Engineering. q.
Kepala Departemen Tool Shop Bertugas menyediakan semua hal yang berkaitan dengan tools yang digunakan dalam proses permesinan yang ada di PT FIM . Termasuk di dalamnya adalah Seksi Tool Ware House dan Seksi Tool Grinding & Analysis. Kepala Departemen Tool Shop bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Engineering.
r.
Kepala Departemen Plant Service
60
Bertanggung jawab atas penyediaan sistem instalasi (listrik, air dan angin), utility (alat angkut dan alat angkat), pengadaan dan perawatan semua bangunan beserta isinya. Departemen ini membawahi Seksi General Maintenance dan Seksi Site Maintenance. Kepala Departemen Plant Service bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Engineering. s.
Kepala Departemen Quality Assurance M emimpin dan mengkoordinasi kegiatan pengawasan, pengendalian dan peningkatan mutu atas produk jadi sehingga bermutu tinggi dan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. M embawahi Seksi Quality Control, Quality Inspection dan Quality Improvement. Kepala Departemen Quality Assurance bertanggung jawab secara langsung kepada direksi.
3.4
Uraian Prosedur Bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi persediaan memiliki prosedur di antaranya sebagai berikut : 1. Bagian Purchasing Planning and Control (PPC)
Prosedur Pengadaan Barang Ruting Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang-barang kebutuhan
61
rutin untuk produksi dapat tersedia pada waktu dan jumlah dibutuhkan. Barang rutin adalah barang yang digunakan secara rutin untuk kegiatan atau penunjang produksi maupun non produksi, sesuai keperluan pihak pemakai. Prosedurnya adalah : a. Kontrol persediaan harian barang rutin Catatan 1 : 1.1 Barang rutin bisa menjadi barang non rutin sesuai kebutuhan. b. M elakukan perencanaan permintaan barang rutin. Catatan 2 : 2.1. Perencanaan dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan untuk keadaan darurat seperti keterlambatan supply dari supplier atau fluktuasi order yang mendadak dari customer. c. M embuat permintaan pembelian d. Distribusi ke purchasing e. Pengecekan kedatangan
Prosedur Analisa Bill of Material
62
Tujuannya adalah menyediakan fasilitas untuk menganalisa pemakaian material per tipe dan untuk memastikan bahwa informasi atas pemakaian material per tipe dapat digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Prosedurnya adalah : a. M empersiapkan data Catatan 1 : 1.1 Jika ada produk baru atau perubahan komposisi produk diisikan ke server. Untuk produk baru, data diterima dari PPAP. Untuk produk yang telah berjalan, data diterima dari seksi warehouse. b. M enghitung pemakaian material per satuan c. M emasukkan data ke komputer Catatan 2 : 2.1 Hasil analisa digunakan oleh tiap-tiap seksi yang membutuhkan.
2. Bagian Purchasing
Prosedur Pembelian Tujuannya adalah sebagai pedoman pembelian produk bahan baku, sub komponen, material support dan jasa bagi kebutuhan perusahaan.
63
Prosedurnya adalah : a. M enerima Permintaan Pembelian kecil (PPk) dan atau form permintaan dana. Catatan 1: 1.1 M enerima PPk yang sudah lengkap datanya dan atau form permintaan dana untuk pembelian masa pakai lebih atau sama dengan satu tahun (bersifat investasi) dan di atas harga tertentu. M enginformasikan harga barang bila diperlukan untuk pengisian form permintaan dana. M enerima PPk dari : 1. PPC untuk permintaan barang-barang consumable, suku cadang, material sub component. 2. General Affair untuk permintaan barang-barang kantor. 3. Tool Shop untuk permintaan tools. 4. Process Development untuk permintaan barang-barang teknik atau proyek. 5. Quality Control untuk permintaan barang-barang dalam pengawasan Quality Control. 6. Management Information System untuk permintaan komputer
64
dan perlengkapannya. 7. Maintenance untuk permintaan suku cadang maintenance. 1.2 PPk rangkap tiga : 1) Lembar pertama untuk pembelian, 2) Lembar kedua untuk pemesanan, 3) Lembar ketiga untuk pemakai. 1.3 Setiap permintaan pembelian barang-barang yang mengandung tingkat resiko tinggi kecelakaan bagi manusia dan lingkungan (Bahan Berbahaya Beracun) harus sudah mendapat rekomendasi atau persetujuan dari Committee Safety and Environment sebelum diterim oleh Pembelian. b. Entry data PPk dan buat daftar barang yang harus dibeli c. M enentukan
Subkontraktor
dan
membuat
Surat
Permintaan
Penawaran Harga (SPPH) Catatan 2 : 2.1 M endapatkan data subkontraktor dari : brosur, kartu nama, company profile, dll. 2.2 Bila terdapat subkontraktor di dalam negri yang memenuhi persyaratan dilakukan proses pembelian dalam negri, bila tidak
65
ada diimpor. 2.3
M enentukan
subkontraktor
dengan
menggunakan
daftar
subkontraktor yang telah disetujui. 2.4 Form SPPH di fax ke berbagai subkontraktor untuk mendapatkan konfirmasi, Pembelian mengarsip form SPPH ini. d. M enerima Surat Penawaran Harga (SPH) Catatan 3 : 3.1 SPH oleh Pembelian e. M embuat Purchase Order (PO) Catatan 4 : 4.1 M embuat PO sesuai Permintaan Pembelian (PP) yang telah disetujui. Form PO rangkap 6 yaitu: 1) Lembar pertama untuk Supplier, 2) Lembar kedua untuk Warehouse, 3) Lembar ketiga untuk Accounting, 4) Lembar keempat untuk Treasury, 5) Lembar kelima untuk Pemakai, 6) Lembar keenam untuk Arsip Pembelian. 4.2 Pemenuhan order oleh pihak subkontraktor harus sesuai dengan PO yang dikirimkan,
jika terjadi pembatalan
PO
atau
66
ketidaksesuaian dari perencanaan akan dibicarakan lebih lanjut dengan pihak subkontraktor. f. M enerima Bukti Penerimaan Barang kecil (BPBk) Catatan 5 : 5.1 M enerima BPBk lembar satu dan dua serta surat jalan dari Warehouse. g. M embuat Bukti Penerimaan Barang besar (BPBb) Catatan 6 : 6.1 Buat BPBb berisi informasi harga dari barang yang telah diterima dalam BPBk. 6.2 Lembar pertama BPBk serta surat jalan disertakan dalam BPBb. 6.3 Lembar kedua BPBk dikirim ke pemakai. 6.4 BPBb rangkap 3 yaitu: 1) Lembar pertama untuk Accounting, 2) Lembar kedua untuk Treasury, 3) Lembar ketiga untuk arsip PCH. h. M enerima Info Barang No Good, Claim ke Subkontraktor dan Follow Up terhadap barang Claim. Catatan 7 :
67
7.1 Informasi hasil pemeriksaan bila barang No Good, berupa keterangan tertulis yang sudah disetujui salah satu Kepala Departemen terkait.
3. Bagian Warehouse
Prosedur Penerimaan, Penyimpanan dan Kontrol Barang Tujuannya adalah untuk menjamin penerimaan barang sesuai dengan keperluan perusahaan dan untuk menjamin penerimaan barang sesuai dengan pesanan. Prosedurnya adalah : a. M enerima PO, informasi persediaan, tools consigment, informasi follow up barang claim. b. M enerima barang dan surat jalan. Catatan 1 : 1.1 M enerima barang (termasuk barang milik pelanggan) disertai surat jalan dan M SDS untuk Barang Berbahaya dan Beracun. 1.2 Untuk penerimaan tool consigment sesuai persediaan maksimum di kartu persediaan tool consigment
68
c. M emberi informasi barang datang, melakukan pemeriksaan, membuat BPBk, menerima informasi dan memberi informasi barang No Good. Catatan 2 : 2.1 Pemeriksaan barang termasuk barang milik pelanggan dapat dilakukan oleh Warehouse (WH) atau oleh pemesan atau pemakainya. 2.2 WH memberi informasi barang ke Quality Inspection (QI) atau pemakai untuk dicek. 2.3 WH mendapat informasi bila terdapat No Good dalam pemeriksaan (memo) oleh QI atau pemakainya. Bila barang No Good, barang diserahkan kembali ke subkontraktor dengan menggunakan form Pas Pengeluaran Barang dan ditembuskan ke Purchasing untuk dilakukan monitoring dan follow up. 2.4 Jika barang belum dicek oleh QI, maka barang belum boleh digunakan kecuali dengan catatan atau identifikasi khusus. 2.5 M enginformasikan ke Purchasing dan ke Sales untuk barang milik Pelanggan. 2.6 BPBk rangkap 4 yaitu: 1) Lembar pertama dan kedua serta surat
69
jalan untuk Purchasing, 2)Lembar ketiga untuk Warehouse, 3) Lembar keempat untuk pengirim. 2.7 Barang milik Pelanggan setelah diperiksa akan ditandai secara visual menurut kepemilikannya. 2.8 Untuk barang special (tool) BPB dibuat setelah ada konfirmasi hasil pengecekan dan dinyatakan “OK” dari pengguna. d. M enyimpan barang dan merawat equipment Catatan 3 : 1.1 Untuk barang yang tanpa disimpan sebagai persediaan, disimpan sementara dan atau langsung diserahkan ke pemesan. 1.2 Untuk
Perawatan
Equipment
dalam
hal
kerusakan,
menginformasikan dan mengorder kerja ke M aintenance. 1.3 Untuk barang milik Pelanggan (stiker, hologram, kardus, dll) bila ada kerusakan atau kehilangan selama penyimpanan dan pemakaian akan dilaporkan ke Pelanggan dan ditembuskan ke Penjualan. e. M elakukan aktifitas penanganan persediaan. Catatan 4 :
70
4.1 M enyiapkan dan mengisi kartu persediaan barang. 4.2 M enerima hasil stock opname. 4.3 M enerima informasi persediaan material packing dan membuat data persediaan material packing. 4.4 Cross check kondisi aktual dengan kartu persediaan. f. M enghitung kebutuhan material packing untuk bulan ke N + 1 Catatan 5 : 5.1 Perhitungan material packing untuk bulan N +1 dibuat berdasarkan jumlah PO untuk bulan N + 1 (di dalam jadwal delivery
sementara)
dengan
memperhitungkan
jumlah
persediaan yang ada di PT FIM . g. M embuat laporan penggunaan material packing untuk bulan ke N dan permintaan material packing untuk bulan ke N + 1. Catatan 6 : 6.1 Permintaan material packing (meliputi plastik, kardus, tinner, kardus master, hologram, label, lakban) dilakukan sebelum bulan N + 1, atau minimal tiga hari sebelum piston harus dikirim.
71
h. M enerima konfirmasi pengambilan material packing untuk bulan ke N+1. Catatan 7 : 7.1 Informasi pengambilan material packing diterima secara lisan dari seksi Sales setelah dilakukan konfirmasi dengan pihak pelanggan. i. M embuat memo pengambilan material packing.
Prosedur Penyerahan Barang Tujuannya adalah untuk mengontrol jumlah pengambilan semua barang dari warehouse untuk tiap-tiap seksi. Prosedurnya adalah : a. M enerima
permintaan
barang
dan
merigistrasi
Bukti
Permintaan/Pengeluaran Barang (BPLB) atau form Pengeluaran Barang. Catatan 1 : 1.1 Pengambilan barang dengan meregistrasi di BPLB, kecuali pengambilan tool consigment tanpa registrasi BPLB tetapi
72
menulis di Kartu Stock Tool Consigment. b. M engambil barang dari persediaan atau tempat penyimpanan sementara. Catatan 2 : 2.1 Untuk barang yang disimpan sementara (bukan persediaan), barang langsung diserahkan ke pengguna disertai lembar kedua BPBk. 2.2 Untuk
barang
persediaan
tertentu
(material
produksi)
penyerahannya secara LIFO. c. M enyerahkan barang. d. M engisi kartu persediaan.
3.5
Komponen Input Sistem Informasi Persediaan PT FIM Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input dari sistem informasi berupa data yang akan dioleh oleh sistem. Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi. Secara garis besar dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem persediaan
73
PT FIM adalah: 1) PP (Permintaan Pembelian), 2) BOM (Bill of Material), 3) SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga), 4) SPH (Surat Penawaran Harga), 5) PO (Purchase Order), 6) BPB (Bukti Penerimaan Barang), 7) BPLB (Bukti Permintaan/Pengeluaran Barang), 8) Kartu Persediaan, 9) Faktur Pajak Standar (Invoice). Contoh dokumen-dokumen tersebut dapat dilihat pada halaman lampiran (L1-L10).
3.6
Komponen Output Sistem Informasi Persediaan PT FIM Produk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi persediaan dibuat dengan menggunakan data yang ada di basis data dan diproses menggunakan model persediaan tertentu. PT Federal Izumi M anufacturing menggunakan model persediaan EOQ (Economic Order Quantity). Dengan menggunakan model matematik EOQ, PT FIM dapat memesan berapa banyak unit material dengan biaya yang paling minimum. Contoh output yang berupa laporan ditunjukkan pada gambar 3.4. Program untuk menampilkan laporan yang digunakan di PT FIM adalah M icrosoft Exel.
74
Gambar 3.4 Output yang berupa Laporan Sumber : PT FIM (M ei 2005)
3.7
Komponen Basis Data Sistem Informasi Persediaan PT FIM Basis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan
75
satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. PT FIM
menggunakan
perangkat lunak M icrosoft Access untuk
memanipulasi basis datanya. Karena pihak perusahaan berkeberatan bila file basis data PT FIM diekspos, maka penulis merepresentasikan secara fiktif hubungan data di file-file basis data PT FIM (gambar 3.5, halaman 76).
76
Nama File : PEMBELIAN.DBF Rec
Tanggal
Jam
#
Kode
Harga
Unit
Kode
Mtrl
Beli
Beli
Staff
1
10-08-04
10:05:45
101
10000
14
002
2
20-08-04
13:10:15
102
13000
18
001
3
12-10-04
09:23:37
250
4300
40
005
4
14-11-04
16:00:02
265
7400
10
007
.
Nama File : MASTER_MATERIAL.DBF Rec
KodeMtrl
NamaMtrl
#
Harga
Unit
Reorder
Beli
Tersedia
Point
1
101
ALUMUNIUM INGOT AC 8 A
10000
44
10
2
102
ALUMUNIUM INGOT AC 9 A
13000
55
14
3
250
RING CARRIER
4300
57
15
4
265
STRUT
7400
86
6
5
301
NOK PIN
5500
102
10
. .
Nama File : STAFF.DBF Kode Staff
Nama Staf
Alamat
TglMasuk
001
Zakiah Hasmawaty
Jl. Kemayoran 15
24/09/03
002
Septanto Ponco
Jl. Pondok Gede 33
15/05/99
003
Siswo
Jl. Bogor Raya 54
31/08/92
Gambar 3.5 Representasi hubungan data di file-file basis data PT FIM Sumber: dikembangkan dari observasi software PT FIM (M ei 2005)
77
3.8
Komponen Teknologi Sistem Informasi Persediaan PT FIM 3.8.1 Teknologi Sistem Komputer Sistem perangkat keras (hardware) yang ada di PT FIM berdasarkan data bulan M ei 2005 pada umumnya adalah: 1. Alat masukan (input device) : keyboard, mouse, scanner. 2. Alat pemroses (processing device): microprocessor Intel Pentium 4 dengan kecepatan 1,70 GHz, dan main memory dengan kapasitas RAM 256 KB. 3. Alat keluaran (output device): printer jenis impact printer tipe dot matrix, dan monitor 14”. 4. Alat simpan luar (external memory): floppy disk, hard disk berupa removable disk dengan kapasitas 30 GB, CD-ReWritable (CD-RW) berkapasitas 700 M B, dan flash disk berkapasitas 128 M B. Sistem perangkat lunak (software) yang digunakan di PT FIM pada umumnya adalah : 1. Sistem operasi : Windows XP Profesional version 2002. 2. Sistem aplikasi umum : Microsoft Word, Exel, Access, Power Point,
78
FrontPage. 3. Sistem aplikasi khusus : VisioTechnical, AutoCad 2002.
3.8.2 Teknologi Sistem Komunikasi Komponen-komponen yang digunakan untuk mengirim data secara transmisi elektronik (komunikasi data) di PT FIM (M ei 2005) adalah : 1. Komputer pengirim data dan komputer penerima data. 2. M edia transmisi berupa kabel tembaga biasa (twisted pair). 3. Pemroses komunikasi yang digunakan untuk proses pengiriman data yaitu modem. 4. Kurir telekomunikas i yang digunakan adalah perusahaan Indosat yang menyediakan jasa kanal transmisi. Tipe kanal transmisi PT FIM adalah dua arah serentak (full duplex), yakni kanal transmisi di mana informasi data dapat mengalir dalam dua arah serentak (dapat mengirim dan menerima data pada saat yang bersamaan). 5. Protokol yang digunakan untuk menghubungkan komputer di PT FIM sehingga dapat bekomunikasi dengan komputer lain adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).
79
6. Tipe jaringan di dalam PT FIM adalah LAN dengan topologi star network di mana semua komunikasi ditangani dan diatur langsung oleh central node yang berupa komputer mainframe yang ada di ruang M IS. Jika komputer yang satu ingin berkomunikasi dengan komputer yang lain, maka harus melewati komputer mainframe ini. Kecepatan transmisi data LAN di PT FIM termasuk dalam kategori medium speed network, yaitu 10 M Bps. Medium speed network adalah network dengan kapasitas transmisi data sekitar 1 M Bps – 20 M Bps.
3.9
Analisa Sistem Informasi Persediaan PT FIM Penulis menganalisa sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Diagram konteks dan rinci pada sistem persediaan PT FIM dapat dilihat pada Gambar 3.6, Gambar 3.7, Gambar 3.8, Gambar 3.9, Gambar 3.10, dan Gambar 3.11.
80
Diagram Konteks ORDER PEMBELIAN
SUPPLIER
PPC P ERMINTAAN P EMBELIAN MATERIAL
DATA SUPPLIER
FAKTUR PEMBELIAN NOTA RETUR
BUKTI KIRIM MATERIAL
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
DAFTAR KERUSAKAN MATERIAL
LAP ORAN MUTASI PERSEDIAAN LAP ORAN MINIMUM STOK
MEMO RETUR BUKTI TERIMA MATERIAL
LAP ORAN PENGELUARAN BAHAN LAP ORAN PENERIMAAN BAHAN LAP ORAN RETUR PEMBELIAN
LAP ORAN KARTU P ERSEDIAAN
PURCHASING
LAP ORAN PEMBELIAN PER P ERIODE LAP ORAN PEMBELIAN PER SUPPLIER
MANAJEM EN
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan PT FIM Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (M ei 2005)
81
Diagram Nol PP C
P ERMINTAAN PEMBELIAN MATERIAL
DATA SUPPLIER
1
MENGHITUNG PERSEDIAAN
SUPPLIER
2 MEMILIH SUPPLIER
MS-STOK
MS-SUPPLIER ORDER PEMBELIAN
3 MEMP ROSES ORDER TR-PEMBELIAN
MS-PO
4 MENERIMA MATERIAL
MS-BKB
FAKTUR PEMBELIAN
MS-STOK MS-MATERIAL BUKTI KIRIM MATERIAL
5
MENGELUARKAN MATERIAL TR-PERMINTAAN
DATA BAHAN YG DIRETUR DAFTAR KERUSAKAN MATERIAL
6
RETUR PEMBELIAN
TR-RETUR
MEMO RETUR
P URCHASING
BUKTI TERIMA MATERIAL NOTA RETUR
Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan PT FIM (Sumber : PT FIM )
82
Diagram Rinci Proses 1
PPC
P ERMINTAAN P EMBELIAN MATERIAL
1.1
1.2
MENGHITUNG PERMINTAAN MATERIAL
MENGECEK PERSEDIAAN MATERIAL
MS-MATERIAL TR-P ERMINTAAN
MS-STOK
1.3
MENGHITUNG JUMLAH PERMINTAAN PEMBELIAN
Gambar 3.8 Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Persediaan PT FIM Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (M ei 2005)
83
Diagram Rinci Proses 3
3.1
MEMBUAT ORDER PEMBELIAN
TR-P ERMINTAAN
MS-P O
3.2
MEMVALIDASI ORDER PEMBELIAN
MS-SUPPLIER
3.3
MENCETAK ORDER PEMBELIAN
ORDER PEMBELIAN
SUPPLIER
Gambar 3.9 Diagram Rinci Proses 3 Sistem Informasi Persediaan PT FIM Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (M ei 2005)
84
Diagram Rinci Proses 4
SUPPLIER
FAKTUR
4.1
MENDATA BUKTI TERIMA MATERIAL
MS-MATERIAL
4.2
MENGHITUNG JUMLAH MATERIAL YG DITERIMA
MS-STOK
BUKTI TERIMA MATERIAL
PURCHASING
Gambar 3.10 Diagram Rinci Proses 4 Sistem Informasi Persediaan PT FIM Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (M ei 2005)
85
Diagram Rinci Proses 5
MS-STOK 5.1
MENDATA BUKTI KELUAR MATERIAL
MS-BKB
MS-MATERIAL
5.2
MENGHITUNG JUMLAH MATERIAL YG KELUAR
BUKTI KIRIM BAHAN
PPC
Gambar 3.11 Diagram Rinci Proses 5 Sistem Informasi Persediaan PT FIM Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (M ei 2005)
