Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 1
Smernica o verejnom obstarávaní v podmienkach Žilinského samosprávneho kraja a organizácií v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti (ďalej len „smernica“) S cieľom zabezpečiť uplatňovanie jednotných postupov pri zabezpečovaní obstarávania tovarov, prác a služieb v súlade so zákonom č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o VO“) v podmienkach Žilinského samosprávneho kraja (ďalej len “ŽSK“), t.j. Úradu ŽSK a organizácií v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti (ďalej len „OvZP“), predseda Žilinského samosprávneho kraja v y d á v a túto smernicu: Článok I Základné ustanovenia (1) Účelom smernice je osobitne upraviť systém činnosti vo verejnom obstarávaní, ktorý výrazne prispieva k naplneniu základných princípov verejného obstarávania, ktorými sú princíp rovnakého zaobchádzania, princíp nediskriminácie hospodárskych subjektov, princíp transparentnosti, princíp proporcionality a princíp hospodárnosti a efektívnosti, s dôrazom na zefektívnenie verejného obstarávania v nadväznosti na hospodárnosť zabezpečovania tovarov, služieb alebo prác aj pre iných verejných obstarávateľov. Medzi hlavné ciele smernice patrí profesionalita riadenia postupov verejného obstarávania, zníženie nákladov (finančné úspory), efektivita a zvýšenie transparentnosti a kontroly verejného obstarávania (elektronizácia verejného obstarávania). (2) Smernica upravuje centralizované činnosti vo verejnom obstarávaní v zmysle § 15 ods. 1 písm. b) zákona o VO, podporné činnosti vo verejnom obstarávaní a tiež podmienky samostatného verejného obstarávania. (3) Smernica sa vzťahuje na: a) Úrad Žilinského samosprávneho kraja, b) všetky organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK. (4) Základným dokumentom pre finančné zabezpečenie procesov verejného obstarávania v podmienkach ŽSK je Rozpočet ŽSK na príslušný rok schválený zastupiteľstvom ŽSK vrátene jeho úprav schválených zastupiteľstvom ŽSK v priebehu kalendárneho roka. (5) Táto smernica sa vzťahuje aj na zadávanie zákaziek spolufinancovaných v rámci operačných programov a projektov finančne podporovaných finančnými mechanizmami Európskej únie v súlade s príslušnými záväznými dokumentmi pre daný operačný program, projekt alebo finančný mechanizmus, prípadne iných finančných nástrojov. Článok II Vymedzenie pojmov (1) Verejným obstarávateľom sa na účely tejto smernice rozumie: a) Žilinský samosprávny kraj v zmysle § 7 ods. 1 písm. c) zákona o VO
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 2
b) právnická osoba zriadená ŽSK na osobitný účel plnenia potrieb vo všeobecnom záujme, ktorá je úplne alebo z väčšej časti financovaná ŽSK a je ním kontrolovaná, t.j. organizácia v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK v zmysle § 7 ods.1 písm. d) zákona o VO. (2) Centrálnou obstarávacou organizáciou sa na účely tejto smernice rozumie Žilinský samosprávny kraj, Komenského 48, 011 09 Žilina (ďalej len „ŽSK“) prostredníctvom Odboru právneho a verejného obstarávania a to vtedy, keď ŽSK vykonáva centralizované činnosti vo verejnom obstarávaní pre Úrad ŽSK a pre organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK alebo keď vykonáva pre tieto organizácie podporné činnosti vo verejnom obstarávaní. (3) Centralizovaná činnosť vo verejnom obstarávaní je v podmienkach ŽSK nepretržite vykonávaná činnosť zameraná na zadávanie zákaziek alebo uzatvárania rámcových dohôd určených pre ŽSK a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK. Tovary a služby, ktoré budú obstarávané centralizovanou činnosťou vo verejnom obstarávaní prostredníctvom ŽSK ako centrálnej obstarávacej organizácie sú uvedené v Prílohe č. 2 tejto smernice. (4) Podporná činnosť vo verejnom obstarávaní je v podmienkach ŽSK najmä poskytovanie technickej infraštruktúry pri zadávaní zákazky alebo uzatváraní rámcovej dohody, poskytovanie poradenstva vo verejnom obstarávaní, príprava a riadenie postupov verejného obstarávania v mene a na účet organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK. (5) Zákazkou sa rozumie dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby. Podľa finančných limitov sa zákazky členia na: nadlimitné, podlimitné a zákazky s nízkymi hodnotami. (6) Plán verejného obstarávania Úradu ŽSK predstavuje požiadavky na obstaranie zákaziek, ktoré bude nevyhnutné zaobstarať v rozpočtovom roku na zabezpečenie jeho činnosti. To isté platí vo vzťahu k OVzP, ktorá si zostavuje samostatný plán VO. (7) Finančný limit je obmedzenie ceny zákaziek, ktorých obstaranie je predmetom verejného obstarávania do maximálnej výšky v závislosti od predpokladanej hodnoty zákazky. (8) Predpokladaná hodnota zákazky (ďalej len „PHZ“) sa určuje ako cena bez DPH podľa obvyklých cien na trhu v čase vyhlásenia verejného obstarávania. Pravidlá výpočtu predpokladanej hodnoty zákazky upravujú ustanovenia § 6 zákona o VO. (9) Bežne dostupné tovary, služby alebo práce sú také tovary, služby alebo práce, ktoré nie sú vyrábané, poskytované alebo uskutočňované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek a v podobe, v akej sú dodávané, poskytované alebo uskutočňované sú aj ponúkané na trhu. Jedná sa o tovary, služby alebo práce spotrebného charakteru, ktoré sú určené na uspokojenie bežných prevádzkových potrieb verejného obstarávateľa. Určenie bežnej dostupnosti by malo vychádzať zo špecifikácie predmetu obstarávania a musí zohľadňovať všetky tri podmienky charakterizujúce bežnú dostupnosť na trhu uvedené v § 2 ods. 5 písm. o), ods. 6 a ods. 7 zákona o VO. Klasifikovanie bežnej dostupnosti musí byť v dokumentácii odôvodnené, nakoľko táto klasifikácia má vplyv na postup verejného obstarávania.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 3
(10) Výsledkom použitých postupov verejného obstarávania je uzatvorenie kúpnej zmluvy, zmluvy o dielo, zmluvy o poskytnutí služby, rámcovej dohody, koncesnej zmluvy alebo objednávky, resp. iných typov zmlúv podľa Obchodného alebo Občianskeho zákonníka. (11) Zmluvou a objednávkou sa rozumie zmluva, resp. objednávka s peňažným plnením uzavretá medzi verejným obstarávateľom a jedným, alebo viacerými úspešnými uchádzačmi. (12) Rámcovou dohodou je písomná dohoda medzi jedným, alebo viacerými verejnými obstarávateľmi na strane jednej a jedným, alebo viacerými uchádzačmi na strane druhej. Rámcová dohoda určuje podmienky zadávania zákaziek počas jej platnosti, najmä čo sa týka ceny a predpokladaného množstva predmetu zákazky. (13) Elektronické obstarávanie je verejné obstarávanie vykonávané prostredníctvom elektronických nástrojov. (14) Elektronická aukcia je časťou postupu verejného obstarávania a jej účelom je zostaviť poradie ponúk automatizovaným vyhodnotením po opakovanom predložení návrhov na plnenie stanovených kritérií. (15) EVOSERVIS je elektronický nástroj ŽSK na elektronické obstarávanie tovarov, prác a služieb na účely tejto smernice pre Úrad ŽSK a všetky organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK. Jedná sa o internetovú aplikáciu umiestnenú na stránke www.evoservis.sk/zsk/. (16) Systém EVO je elektronický nástroj používaný na verené obstarávanie tovarov, prác a služieb, ktorý spravuje Úrad pre verejné obstarávanie (ďalej len “úrad“). Jedná sa o internetovú aplikáciu umiestnenú na stránke www.evo.gov.sk (17) Elektronické trhovisko (ET) je súčasťou Elektronického kontraktačného systému (EKS). Je zriadené Ministerstvom vnútra SR. ET je nástroj určený na dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác, alebo poskytnutie služieb bežne dostupných na trhu v hodnote od 5.000 EUR. Jedná sa o internetovú aplikáciu umiestnenú na stránke www.eks.sk. (18) Hospodársky subjekt je fyzická osoba, právnická osoba alebo skupina takýchto osôb, ktorá na trh dodáva tovar, uskutočňuje stavebné práce alebo poskytuje službu. (19) Hospodársky subjekt s osobitným postavením sú chránené dielne a chránené pracoviská a hospodárske subjekty, ktorých hlavným cieľom je sociálna a profesionálna integrácia osôb so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnených osôb, alebo môže vyhradiť realizáciu zákazky v rámci programov chránených pracovných miest za predpokladu, že aspoň 30% zamestnancov chránených dielní, chránených pracovísk, hospodárskych subjektov a programov chránených pracovných miest tvoria osoby so zdravotným postihnutím alebo inak znevýhodnené osoby. Článok III Finančné limity (1) Finančné limity sa vzťahujú na stanovenie predpokladanej hodnoty zákazky v EUR a uvádzajú sa bez DPH. Finančné limity určujú postupy zadávania zákaziek: nadlimitných, podlimitných a zákaziek s nízkymi hodnotami.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 4
(2) Podlimitná zákazka je zákazka, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako finančný limit pre nadlimitnú zákazku) a súčasne rovnaká alebo vyššia ako a) 5 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru bežne dostupného na trhu, okrem potravín, zákazku na uskutočnenie stavebných prác bežne dostupných na trhu a zákazku na poskytnutie služby bežne dostupnej na trhu, okrem služby uvedenej v prílohe č. 1, b) 20 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, okrem potravín, ktorá nie je zákazkou podľa písmena a), c) 40 000 eur, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, ktorým sú potraviny, d) 20 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby, ktorá nie je zákazkou podľa písmena a), okrem služby uvedenej v prílohe č. 1 Sociálne služby a iné osobitné služby zákona o VO, e) 200 000 eur, ak ide o zákazku na poskytnutie služby uvedenej v prílohe č. 1 Sociálne služby a iné osobitné služby zákona o VO f) 70 000 eur, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác, ktorá nie je zákazkou podľa písmena a).
(3) Zákazka s nízkou hodnotou je zákazka, ktorej predpokladaná hodnota je nižšia ako finančné limity uvedené v ods. (2) v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok. Článok IV Plán verejného obstarávania (1) Odbor právny a verejného obstarávania (ďalej len „OPaVO“) eviduje, sumarizuje a spracováva plán VO pre Úrad ŽSK na základe požiadaviek jeho jednotlivých odborov, ktoré vychádzajú z ich potrieb. Plán verejného obstarávania obsahuje všetky požiadavky na zabezpečenie obstarania zákaziek na nasledujúce rozpočtové obdobie Úradu ŽSK a vyhotovuje sa v rozsahu: zoznam tovarov, prác alebo služieb, predpokladaná cena a množstvo. Rovnakým spôsobom spracovávajú svoj plán VO aj jednotlivé OvZP. (2) Plány verejného obstarávania na nasledujúci rozpočtový rok sú jednotlivé odbory povinné predložiť k spracovaniu OPaVO najneskôr do 30.11. príslušného kalendárneho roku. (3) Nárok na realizovanie požiadaviek na obstaranie tovarov, prác a služieb pre jednotlivé OvZP, resp. Úrad ŽSK, vznikne až po schválení rozpočtu ŽSK zastupiteľstvom ŽSK. (4) ŽSK si vyhradzuje právo rozhodnúť o skutočnej realizácii zákazky verejného obstarávania a to aj prípadoch, ktoré už boli zahrnuté do plánu verejného obstarávania pre Úrad ŽSK v závislosti na disponibilite potrebných finančných prostriedkov k jej uskutočneniu. Článok V Organizácia procesu centralizovaného a samostatného verejného obstarávania (1) V prípade potreby obstarávania: a) tovarov, prác, služieb a sociálnych služieb a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO (bežne aj nie bežne dostupných), ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká a vyššia ako 10.000 EUR bez DPH
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 5
b) alebo potravín, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 40.000 EUR bez DPH, je štatutárny zástupca príslušnej OvZP (resp. riaditeľ vecne príslušného odboru Úradu ŽSK) povinný zaslať „požiadavku verejného obstarávania“ na Odbor právny a verejného obstarávania ŽSK na formulári, ktorý je Prílohou č. 1 tejto smernice a to elektronickou formou na e-mailovú adresu
[email protected]. (2) Požiadavku verejného obstarávania nemožno rozdeliť ani zvoliť spôsob určenia jej predpokladanej hodnoty s cieľom vyhnúť sa použitiu postupov zadávania zákazky podľa zákona o VO. (3) Požiadavku verejného obstarávania oddelenie verejného obstarávania OPaVO ŽSK vyhodnotí, či: 3.1. obstarávanie bude vykonané centralizovanou činnosťou ŽSK v prospech viacerých OvZP a Úradu ŽSK 3.2. alebo či obstarávanie bude vykonané ŽSK v mene a na účet OvZP ako podporná činnosť pre OvZP 3.3. alebo či obstarávanie vykoná samostatne OvZP vo vlastnom mene a na vlastný účet, v takom prípade ŽSK udelí OvZP písomný súhlas na vykonanie VO 3.4. alebo či obstarávanie v mene ŽSK vykoná na základe písomného splnomocnenia OvZP. (4) V prípade obstarávania na základe doručenej „požiadavky verejného obstarávania“ podľa ods. 1 tohto článku smernice je predkladateľ požiadavky povinný spolupracovať so zamestnancami oddelenia verejného obstarávania OPaVO Úradu ŽSK. (5) Predkladateľ Požiadavky verejného obstarávania, ktorá sa realizuje podľa ust. čl. V ods. (3) písm. 3.1., 3.2. a 3.4. zodpovedá za: a) podrobný opis predmetu zákazky vyšpecifikovaný jednoznačne, úplne a nestranne b) určenie a zdokumentovanie stanovenia predpokladanej hodnoty zákazky a predpokladaného množstva predmetu zákazky c) návrh obchodných podmienok d) návrh členov komisie na vyhodnotenie ponúk (6) Oddelenie verejného obstarávania OPaVO Úradu ŽSK prostredníctvom zamestnancov garantuje súlad oznámení o vyhlásení verejného obstarávania, súťažných podkladov so zákonom o VO a zodpovedá za správnu aplikáciu a procesnú stránku verejného obstarávania podľa ust. čl. V ods. (3) písm. 3.1. a 3.2. tejto smernice. (7) V prípade obstarávania tovarov, prác alebo služieb realizovaných podľa ust. čl. V ods. (3) písm. 3.3. zabezpečuje proces verejného obstarávania konkrétne OvZP vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť. OvZP zodpovedá za súlad výkonu verejného obstarávania so zákonom o VO.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 6
(8) Verejný obstarávateľ je v zmysle § 23 zákona o VO povinný zabezpečiť, aby vo VO nedošlo ku konfliktu záujmov, ktorý by mohol narušiť alebo obmedziť hospodársku súťaž alebo porušiť princíp transparentnosti a princíp rovnakého zaobchádzania. (9) Verejný obstarávateľ vykonáva verejné obstarávanie: 9.1. bežne dostupných tovarov (okrem potravín), služieb (okrem sociálnych služieb a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO) a prác, ktorých PHZ je rovnaká alebo vyššia ako 5.000 EUR a v prípade rozhodnutia verejného obstarávateľa aj potravín, ktorých PHZ je rovnaká alebo vyššia ako 40.000 EUR, prostredníctvom elektronického trhoviska (ďalej len ET) zriadeného MV SR ako súčasti Elektronického kontraktačného systému (EKS) pre podlimitné zákazky; v prípade rozhodnutia verejného obstarávateľa aj pre nadlimitné zákazky; 9.2. iných tovarov, služieb, prác a potravín ako definovaných v bode 9.1. a sociálnych služieb a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO prostredníctvom elektronického nástroja EVOSERVIS alebo prostredníctvom elektronického systému EVO, ktorý spravuje Úrad pre verejné obstarávanie (ďalej len “úrad“). (10) Verejný obstarávateľ je povinný vždy použiť elektronickú aukciu pri obstarávaní bežne dostupných tovarov, ktorých predpokladaná hodnota zákazky je rovnaká a vyššia ako 5.000 EUR bez DPH. Ak by sa aukcie zúčastnil len jeden uchádzač, nie je povinnosť použiť elektronickú aukciu. Pri ostatných zákazkách elektronická aukcia nie je povinná. Elektronická aukcia sa uskutočňuje prostredníctvom: 10.1. Elektronického trhoviska pri zákazkách, kde PHZ bežne dostupných tovarov je rovnaká alebo vyššia ako 5.000 EUR bez DPH a nižšia ako aktuálny finančný limit stanovený všeobecne záväzným predpisom vydaným úradom pre nadlimitné zákazky, a v prípade rozhodnutia verejného obstarávateľa aj pri bežne dostupných tovaroch, kde PHZ je vyššia ako aktuálny finančný limit stanovený všeobecne záväzným predpisom, vydaným úradom pre nadlimitné zákazky, 10.2. EVOSERVISU alebo systému EVO, ktorý spravuje úrad pri iných zákazkách, ako sú uvedené v bode 10.1. (11) Verejný obstarávateľ je povinný obstarávať bežne dostupné tovary, služby a práce, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 5.000 EUR bez DPH a nižšia ako hodnota stanovená pre nadlimitné zákazky vo vlastnej kompetencii v systéme elektronického trhoviska. (12) Verejný obstarávateľ môže zvoliť postup, ktorý použije pri zadávaní podlimitnej zákazky na potraviny, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 40.000 EUR a nižšia ako hodnota stanovená pre nadlimitné zákazky; buď postupuje s využitím elektronického trhoviska alebo bez využitia elektronického trhoviska (v systéme EVOSERVIS alebo EVO). (13) Verejný obstarávateľ môže zvoliť postup, ktorý použije pri zadávaní podlimitnej zákazky, ak vyhradí právo účasti vo verejnom obstarávaní len pre hospodárske subjekty s osobitným postavením (§ 108 ods. 2 zákona o VO); buď postupuje s využitím elektronického trhoviska alebo bez využitia elektronického trhoviska (v systéme EVOSERVIS alebo EVO).
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 7
(14) Ak pri predchádzajúcom zadávaní podlimitnej zákazky s využitím elektronického trhoviska spôsobom jej zverejnenia na elektronickom trhovisku nebola predložená ani jedna ponuka alebo ani jedna z predložených ponúk nespĺňa požiadavky určené na predmet zákazky a za predpokladu, že pôvodné podmienky zadávania zákazky sa podstatne nezmenia a a) predpokladaná hodnota zákazky je rovnaká alebo vyššia ako 20 000 EUR (tovary a služby), resp. 70 000 EUR (stavebné práce) použije verejný obstarávateľ postup zadávania podlimitných zákaziek bez využitia elektronického trhoviska b) predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako 20 000 EUR (tovary a služby), resp. 70 000 EUR (stavebné práce), použije verejný obstarávateľ postup zadávania zákaziek s nízkymi hodnotami.
(15) Základné zásady pri zadávaní zákaziek v elektronickom systéme EVOSERVIS: a) určiť a zdokumentovať stanovenie predpokladanej hodnoty zákazky b) podrobne opísať predmet zákazky, termíny, dodacie lehoty a ďalšie informácie pre uchádzačov, predpokladané množstvo predmetu zákazky a vkladať súťažné podklady c) pri nákupe tovarov, ktoré obsahujú viacero položiek a jediným hodnotiacim kritériom je celková cena nákupu zadávať na ocenenie všetky položky d) pri zadávaní zákaziek, ktoré podliehajú zverejneniu v zmysle § 22 zákona o VO zadávať vždy otvorenú zákazku e) pri zadávaní výzvy uchádzačov vyberať z databázy registrovaných , v prípade ak nie sú registrovaní, zadávať presnú a funkčnú emailovú adresu, komunikácia so systémom bude prostredníctvom zadanej emailovej adresy f)
korektne zadávať hodnotiace kritéria (pri celkovej hodnote uvádzať, že sa jedná o hodnotu s DPH)
g) aktivovať navrhované zákazky v zmysle kompetencií príslušnej OvZP h) v prípade potreby usmernenia kontaktovať elektronicky
[email protected]. (16) Potrebné technické vybavenie a požiadavky na používanie systému EVO, ktorý spravuje úrad, sú zadefinované na portáli EVO v časti „Príručky a odporúčania pre systém EVO“ na stránke http://www.uvo.gov.sk. (17) Zodpovednosť vedúcich zamestnancov ŽSK je vymedzená nasledovne: a) súťažné podklady schvaľuje riaditeľ odboru právneho a verejného obstarávania alebo vedúci oddelenia verejného obstarávania, b) korešpondenciu verejného obstarávateľa v súvislosti so zasielaním a vysvetľovaním súťažných podkladov alebo predložených ponúk podpisuje riaditeľ odboru právneho a verejného obstarávania, c) korešpondenciu verejného obstarávateľa v súvislosti s revíznymi postupmi podpisuje riaditeľ odboru právneho a verejného obstarávania, d) komisiu na otváranie ponúk a vyhodnotenie ponúk menuje predseda ŽSK,
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 8
e) korešpondenciu verejného obstarávateľa v súvislosti s vyhodnotením ponúk podpisuje predseda ŽSK. Článok VI Zadávanie zákaziek s nízkymi hodnotami (1) ŽSK a OvZP pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou postupujú tak, aby vynaložené náklady na predmet zákazky boli primerané jeho kvalite a cene, postup sú povinní písomne zdokumentovať a všetky doklady a dokumenty uchovávať 5 rokov od uzavretia zmluvy. Pri zadávaní týchto zákaziek je potrebné zohľadniť prioritne princíp hospodárnosti a efektívnosti. (2) Zadávanie zákaziek na dodanie tovarov, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služieb iných ako bežne dostupných, vrátane sociálnych a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO, ktorých predpokladaná hodnota je nižšia ako 10.000 EUR bez DPH a potravín, ktorých predpokladaná hodnota je nižšia ako 40.000 EUR bez DPH, a zadávanie zákaziek na dodanie bežne dostupných, tovarov, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služieb, ktorých predpokladaná hodnota je nižšia ako 5.000 EUR bez DPH, vykonáva príslušná OvZP samostatne vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť. (3) Pri zákazkách na dodanie tovarov a služieb iných ako bežne dostupných na trhu, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká a vyššia ako 5.000 EUR bez DPH a zároveň nižšia ako 20.000 EUR bez DPH sú povinní ŽSK a OvZP vykonať prieskum trhu v systéme EVOSERVIS minimálne u 3 potenciálnych dodávateľov. Ak nie je možné vykonať prieskum trhu elektronicky, tento vykonajú obvyklým spôsobom. Z vykonaného prieskumu vyhotovia zápis. Výnimkou z tohto postupu sú služby, ktorých povaha predmetu sa viaže na skúsenosti a kvalitu práce poskytovateľa: projektové a reštaurátorské služby, výkon stavebného dozoru, výkon autorského dozoru, znalecké posudky, zameranie realizovaných stavieb, geometrické plány. Pri použití výnimky musí ŽSK a OvZP vopred písomne zdôvodniť, že vynaložené náklady na predmet zákazky budú primerané jeho kvalite a cene. (4) Pri zákazkách na dodanie potravín, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 10.000 EUR bez DPH a zároveň nižšia ako 40.000 EUR bez DPH sú povinní ŽSK a OvZP vykonať elektronický prieskum trhu v systéme EVOSERVIS minimálne u 3 potenciálnych dodávateľov, pričom môžu uplatniť regionálny princíp. ŽSK alebo OvZP môže vyžadovať predloženie dokladov preukazujúcich splnenie podmienok na výrobu, spracovanie a distribúciu potravín, vydané orgánom verejnej moci alebo výsledky kontrol plnenia týchto podmienok, vykonaných orgánmi verejnej moci. (5) Pri zákazkách na poskytnutie sociálnych služieb a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká a vyššia ako 20.000 EUR bez DPH a zároveň nižšia ako 200.000 EUR bez DPH, sú povinní ŽSK a OvZP vykonať prieskum trhu v systéme EVOSERVIS minimálne u 3 potenciálnych dodávateľov. Ak nie je možné vykonať prieskum trhu elektronicky, tento vykonajú obvyklým spôsobom. Z vykonaného prieskumu vyhotovia zápis. (6) Pri zákazkách na dodanie stavebných prác iných ako bežne dostupných na trhu, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká a vyššia ako 7.500 EUR bez DPH a zároveň nižšia ako
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 9
70.000 EUR bez DPH sú povinní ŽSK a OvZP vykonať prieskum trhu v systéme EVOSERVIS minimálne u 3 potenciálnych dodávateľov. Ak nie je možné vykonať prieskum trhu elektronicky, tento vykonajú obvyklým spôsobom. Z vykonaného prieskumu vyhotovia zápis. (7) V prípade obstarávania zákaziek, ktoré sú spolufinancované v rámci operačných programov a projektov zo zdrojov Európskej únie, prípadne iných finančných nástrojov, ktorých riadiaci dokument vyžaduje vykonať prieskum trhu aj pri hodnotách nižších ako 5.000 EUR bez DPH pre obstaranie tovarov alebo služieb, nižších ako 7.500 EUR bez DPH pre obstaranie stavebných prác a nižších ako 20.000 EUR bez DPH pre obstaranie sociálnych služieb a iných osobitných služieb v prílohe č. 1 zákona o VO ŽSK a OvZP postupuje podľa príslušného riadiaceho dokumentu. (8) Prieskum trhu, ktorý vykonáva ŽSK, schvaľuje riaditeľ odboru právneho a verejného obstarávania alebo vedúci oddelenia verejného obstarávania. Kompetencie pri výkone prieskumu trhu si upraví OvZP individuálne podľa svojich potrieb. (9) ŽSK a OvZP pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou sú povinní plniť informačné povinnosti v zmysle Článku IX bodu (10). Článok VII Uzatváranie zmlúv (1) Povinnosť používať postupy verejného obstarávania sa vzťahuje na uzatváranie zmluvy, rámcovej dohody, koncesnej zmluvy a na predkladanie objednávky. (2) Rámcovú dohodu pre viacerých verejných obstarávateľov, t.j. pre viaceré OvZP, môže uzatvoriť len ŽSK ako centrálna obstarávacia organizácia. Rámcová dohoda určuje podmienky zadávania zákaziek počas jej platnosti, najmä čo sa týka ceny a predpokladaného množstva predmetu obstarávania. Rámcovú dohodu je možné uzatvoriť najviac na 4 roky. Rámcovú dohodu nie je možné uzatvoriť rokovacím konaním bez zverejnenia. Jednotlivé čiastkové zmluvy, resp. objednávky na plnenie rámcovej dohody uzatvárajú príslušné OvZP. (3) Zmluvu, ktorá je výsledkom centralizovanej činnosti vo verejnom obstarávaní pre viacerých verejných obstarávateľov, t.j. pre viaceré OvZP, uzatvára vždy ŽSK ako centrálna obstarávacia organizácia. Obdobne to platí pri každej zmene, alebo dodatku takto uzatvorenej zmluvy. Všetky informácie o zmluvách uzavretých centrálnym verejným obstarávaním sú zverejnené na webovej stránke ŽSK v sekcii verejné obstarávanie. (4) Zmluvu a rámcovú dohodu alebo objednávku, ktorá je výsledkom verejného obstarávania, ktoré uskutočnila priamo OvZP, uzatvára poverená OvZP vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť. (5) Za plnenie zmlúv, ktoré sú výsledkom centralizovanej činnosti vo verejnom obstarávaní, pričom sa zákazka realizuje v prospech viacerých OvZP zodpovedajú príslušné OvZP. (6) Uzatváranie dodatkov k zmluvám bližšie upravuje § 18 zákona o VO.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 10
Článok VIII Archivácia (1) Archiváciu dokladov, dokumentov a ponúk uchádzačov v rámci centralizovaných činností, podporných činností vo verejnom obstarávaní a verejných obstarávaniach vykonaných v mene ŽSK zabezpečuje oddelenie verejného obstarávania OPaVO Úradu ŽSK, pokiaľ bolo obstarávanie uskutočnené podľa ust. čl. V ods. (3) písm. 3.1, 3.2 a 3.4 tejto smernice. (2) Archiváciu dokladov, dokumentov a ponúk uchádzačov zabezpečuje OvZP, pokiaľ bolo obstarávanie uskutočnené podľa ust. čl. V ods. (3) písm. 3.3 tejto smernice. (3) Rovnopis zmluvy, objednávky alebo rámcovej dohody podľa ust. čl. II ods. (11) a ods. (12) tejto smernice, ktorá je výsledkom centralizovanej činnosti vo verejnom obstarávaní, je súčasťou dokumentácie o verejnom obstarávaní a archivuje sa spolu s ostatnou dokumentáciou procesu verejného obstarávania v lehote určenej zákonom o VO. Dokumentáciu k zákazkám, súvisiacu s projektmi EÚ, uchovávajú ŽSK a OvZP v stanovených lehotách podľa všeobecných podmienok jednotlivých zmlúv o poskytnutí nenávratného finančného príspevku v rámci jednotlivých operačných programov. (4) Doklady, dokumenty a ponuky uchádzačov z verejných obstarávaní vykonaných elektronicky systémom EVOSERVIS sú archivované na účely zákona o VO v systéme EVOSERVIS. Doklady, dokumenty a ponuky uchádzačov z verejných obstarávaní vykonaných elektronicky systémom EVO sú archivované na účely zákona o VO v systéme EVO, ktorý spravuje úrad. Článok IX Informačné povinnosti verejného obstarávateľa podľa zákona o VO uverejnené v profiloch (1) Povinnosti podľa § 148 Vestník Osobitnou časťou vestníka je elektronické úložisko, na ktorom je verejný obstarávateľ, t.j. ŽSK aj OvZP, povinný zriadiť profil, v ktorom uverejňujú informácie a dokumenty, o ktorých to ustanovuje zákon. Verejný obstarávateľ plní povinnosť zabezpečiť si zriadenie profilu a uverejňovať v ňom informácie a dokumenty elektronickou formou a spôsobom, ktorý určí úrad v rámci funkcionality informačného systému vestníka. (2) Povinnosti verejného obstarávateľa podľa § 24 Dokumentácia Verejný obstarávateľ je povinný zdokumentovať celý priebeh verejného obstarávania s dôrazom na preskúmateľnosť rozhodnutí prijatých vo všetkých fázach verejného obstarávania, bez ohľadu na použité prostriedky komunikácie. Na tento účel evidujú kompletnú dokumentáciu, ktorú uchovávajú päť rokov odo dňa odoslania oznámenia o výsledku verejného obstarávania; rovnopis zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy uchovávajú počas celej doby jej trvania. Dokumentáciu k zákazkám, súvisiacu s projektmi EÚ, uchovávajú verejný obstarávateľ a OvZP v stanovených lehotách podľa všeobecných podmienok jednotlivých zmlúv o poskytnutí nenávratného finančného príspevku v rámci jednotlivých operačných programov.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 11
Verejný obstarávateľ vypracuje písomnú správu o každej zákazke, rámcovej dohode, koncesii, súťaži návrhov a o každom zriadení dynamického nákupného systému. § 24 sa nepoužije pri postupe podľa § 117 Zadávanie zákaziek s nízkymi hodnotami. Správa obsahuje najmä: a) identifikáciu verejného obstarávateľa, predmet a hodnotu zákazky, koncesie, rámcovej dohody alebo dynamického nákupného systému, b) použitý postup zadávania zákazky, koncesie alebo súťaže návrhov, c) dátum uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia použitého ako výzva na súťaž, oznámenia o koncesii, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov v európskom vestníku a vo Vestníku verejného obstarávania (ďalej len „vestník“) a čísla týchto oznámení, dátum uverejnenia výzvy na predkladanie ponúk vo vestníku a číslo tejto výzvy, ak ide o podlimitnú zákazku, d) identifikáciu vybraných záujemcov a odôvodnenie ich výberu, e) identifikáciu vylúčených uchádzačov alebo záujemcov a odôvodnenie ich vylúčenia, f) odôvodnenie vylúčenia mimoriadne nízkych ponúk, g) identifikáciu úspešného uchádzača a odôvodnenie výberu jeho ponuky, podiel zákazky alebo rámcovej dohody, ktorý úspešný uchádzač má v úmysle zadať subdodávateľom a ich identifikáciu, ak sú známi, h) odôvodnenie použitia rokovacieho konania so zverejnením, súťažného dialógu, priameho rokovacieho konania alebo zadávania koncesie podľa § 101 ods. 2, i) odôvodnenie prekročenia lehoty podľa § 135 ods. 1 písm. h) a l) a prekročenia podielu podľa § 135 ods. 1 písm. k), j) odôvodnenie prekročenia lehoty podľa § 133 ods. 2, k) dôvody zrušenia použitého postupu zadávania zákazky, koncesie, súťaže návrhov alebo dôvody nezriadenia dynamického nákupného systému, l) odôvodnenie použitia iných ako elektronických prostriedkov komunikácie, m) zistený konflikt záujmu a následne prijaté opatrenia, n) opatrenia prijaté v súvislosti s predbežným zapojením záujemcov alebo uchádzačov na účely prípravy postupu verejného obstarávania. (3) Povinnosti podľa § 26 Oznámenia používané vo verejnom obstarávaní V oznámeniach používaných vo verejnom obstarávaní, v profile verejného obstarávateľa možno osobné údaje uvádzať v rozsahu meno a priezvisko, adresa pobytu, dátum narodenia, ak nebolo pridelené identifikačné číslo, e-mailová adresa a telefónne číslo. (4) Povinnosti podľa § 43 Dostupnosť dokumentov k verejnému obstarávaniu Verejný obstarávateľ uverejní súťažné podklady, informatívny dokument, súťažné podmienky a koncesnú dokumentáciu v profile v deň uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia o vyhlásení koncesie, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov alebo oznámenia použitého ako výzva na súťaž v európskom vestníku, ak tento zákon neustanovuje inak.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 12
(5) Povinnosti podľa § 52 Otváranie ponúk Najneskôr v deň otvárania častí ponúk, označených ako „Ostatné“ a častí ponúk, označených ako „Kritériá“ je verejný obstarávateľ povinný zverejniť v profile informáciu s uvedením dátumu otvárania príslušných častí ponúk; bez splnenia tejto povinnosti nie je možné vykonať otváranie ponúk. (6) Povinnosti podľa § 55 Informácia o výsledku vyhodnotenia ponúk Ak bola predložená len jedna ponuka a verejný obstarávateľ nezrušil verejné obstarávanie alebo jeho časť, je povinný zverejniť v profile odôvodnenie, prečo verejné obstarávanie nezrušil. (7) Povinnosti podľa § 62 Povinnosti verejného obstarávateľa voči Európskej komisii Verejný obstarávateľ je povinný bezodkladne poslať Európskej komisii správu alebo jej časť podľa § 24 ods. 3, ak vylúči mimoriadne nízku ponuku podľa § 53 ods. 6. (8) Povinnosti podľa § 64 Povinnosti uverejniť informácie a dokumenty v profile a) podľa § 43 ods. 1 dokumenty potrebné na vypracovanie ponuky, návrhu a na preukázanie splnenia podmienok účasti, okrem dokumentov podľa § 64 ods. 2, v profile a poskytujú k nim bezodplatne neobmedzený, úplný a priamy prístup prostredníctvom elektronických prostriedkov odo dňa uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia použitého ako výzva na súťaž, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov alebo oznámenia o koncesii v európskom vestníku. V oznámení o vyhlásení verejného obstarávania, v oznámení použitom ako výzva na súťaž, v oznámení o vyhlásení súťaže návrhov a v oznámení o koncesii verejný obstarávateľ uvedie internetovú adresu, na ktorej sú dokumenty a informácie podľa prvej vety prístupné. § 43 ods. 2 súťažné podklady, informatívny dokument, súťažné podmienky a koncesnú dokumentáciu v profile v deň uverejnenia oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, oznámenia o vyhlásení koncesie, oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov alebo oznámenia použitého ako výzva na súťaž v európskom vestníku, ak tento zákon neustanovuje inak. b) zápisnicu z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti, ponuky všetkých uchádzačov doručené v lehote na predkladanie ponúk, zápisnicu z otvárania ponúk, zápisnicu z vyhodnotenia ponúk, zápisnicu zo zasadnutia poroty, správu podľa § 24, a to bezodkladne po uzavretí zmluvy, koncesnej zmluvy, rámcovej dohody alebo bezodkladne po zrušení verejného obstarávania, c) zmluvu, koncesnú zmluvu, rámcovú dohodu a každú ich zmenu, a to do siedmich pracovných dní odo dňa ich uzavretia; to neplatí vo vzťahu k zmluve, koncesnej zmluve, rámcovej dohode, ich zmene, alebo ich častiam, ktoré obsahujú informácie chránené podľa osobitného predpisu, d) sumu skutočne uhradeného plnenia zo zmluvy, koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody, vrátane ich zmien, a to 1. do 90 dní odo dňa skončenia alebo zániku zmluvy, koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody, 2. ak ide o zmluvu, koncesnú zmluvu alebo rámcovú dohodu, uzatvorenú na obdobie dlhšie ako jeden rok, vždy aj k 31. marcu kalendárneho roka, za obdobie predchádzajúceho kalendárneho roka,
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 13
e) zoznam subdodávateľov, a to 1. do 30 dní odo dňa skončenia alebo zániku zmluvy, koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody, 2. ak ide o zmluvu, koncesnú zmluvu alebo rámcovú dohodu, uzatvorenú na obdobie dlhšie ako jeden rok, vždy aj k 31. januáru kalendárneho roka, za obdobie predchádzajúceho kalendárneho roka, f) informácie a dokumenty, o ktorých to ustanovuje tento zákon. (9) Povinnosti podľa § 111 Podlimitné zákazky s využitím elektronického trhoviska ŽSK a OvZP sú povinní zverejňovať štvrťročne v profile súhrnnú správu o zákazkách podľa § 109 a 110 s cenami vyššími ako 5 000 eur, v ktorej pre každú zákazku uvedie najmä a) hodnotu zákazky, b) predmet zákazky, c) identifikáciu úspešného uchádzača. Verejný obstarávateľ eviduje všetky doklady a dokumenty a uchováva ich päť rokov po uzavretí zmluvy. VZOR P.č.
Predmet zákazky
Identifikačné údaje úspešného uchádzača (obchodné meno, sídlo)
IČO
Hodnota zákazky EUR s DPH
(10) Povinnosti podľa § 117 Zadávanie zákaziek s nízkymi hodnotami ŽSK a OvZP sú povinní uverejniť v profile súhrnnú správu o zákazkách s nízkymi hodnotami s cenami vyššími ako 5 000 eur za obdobie kalendárneho štvrťroka do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka, v ktorej pre každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa. Verejný obstarávateľ eviduje všetky doklady a dokumenty a uchováva ich päť rokov od uzavretia zmluvy; § 24 sa nepoužije. VZOR P.č.
Predmet zákazky
Identifikačné údaje úspešného uchádzača (obchodné meno, sídlo)
IČO
Hodnota zákazky EUR s DPH
(11) Povinnosti podľa § 166 Oznamovacie povinnosti verejného obstarávateľa Ak ide o zákazku alebo koncesiu, pri ktorej možno podať námietky a ponuky sa predkladajú podľa § 49 ods. 5, verejný obstarávateľ je povinný zaslať úradu do troch pracovných dní odo dňa, keď sa o tejto skutočnosti dozvie, písomnú informáciu o tom, že a) bolo všetkým uchádzačom, záujemcom a účastníkom, ktorí boli vylúčení pred otváraním častí ponúk označených ako „Kritériá“, doručené oznámenie o ich vylúčení, s uvedením dátumu doručenia oznámenia o vylúčení poslednému vylúčenému uchádzačovi, záujemcovi alebo účastníkovi,
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 14
b) nedošlo k vylúčeniu žiadneho uchádzača, záujemcu alebo účastníka pred otváraním častí ponúk označených ako „Kritériá“, c) bolo všetkým uchádzačom a účastníkom, ktorých ponuky alebo návrhy sa vyhodnocovali, doručené oznámenie o výsledku vyhodnotenia ponúk alebo návrhov, s uvedením dátumu doručenia oznámenia o výsledku vyhodnotenia ponúk alebo návrhov poslednému uchádzačovi alebo účastníkovi, ktorého ponuka alebo návrh sa vyhodnocoval. Pri zákazkách realizovaných Žilinským samosprávnym krajom pre OvZP na základe žiadosti o vykonanie verejného obstarávania, povinnosti podľa tohto čl. vykonáva realizátor procesu verejného obstarávania, pričom podklady pre splnenie povinnosti podľa bodu 8 c) tohto článku bude príslušná OvZP povinná zaslať realizátorovi procesu verejného obstarávania do 3 pracovných dní, podľa bodu 8 d) 1. do 30 pracovných dní kedy skutočnosť nastala a bodu 8 d) 2. do konca februára nasledujúceho roku kedy skutočnosť nastala. (12) Povinnosti podľa § 12 Evidencia referencií Verejný obstarávateľ je povinný vyhotoviť referenciu podľa § 12 ods. 3 písm. a), b), c) a d) zákona o VO v elektronickej podobe a spôsobom, ktorý určí úrad v rámci funkcionality evidencie referencií. Pri zákazkách realizovaných OvZP za vystavenie referencie zodpovedá samotná OvZP. Pri zákazkách realizovaných centrálnou obstarávacou organizáciou za vystavenie referencie zodpovedá centrálna obstarávacia organizácia. Pri zákazkách realizovaných centrálnou obstarávacou organizáciou pre OvZP za vystavenie referencie zodpovedá centrálny verejný obstarávateľ za podmienky, že príslušná OvZP poskytne – zašle úplné informácie pre vystavenie referencie do 15 dní odo dňa, kedy začala plynúť lehota pre povinnosť vystavenia referencie, a to e-mailom na adresu:
[email protected]. Uvedená lehota začína plynúť dňom podpisu dodacieho listu, odovzdávacieho a preberacieho protokolu a pod. Ak dodávateľ požiada o vystavenie referencie podľa § 12 ods. 3 písm. c) a d) zákona o VO, sú ŽSK a OvZP povinní vystaviť referenciu do 10 dní odo dňa doručenia žiadosti dodávateľa. Oslovená OvZP musí reagovať na požiadavku o zaslanie potrebných informácií ŽSK bezprostredne. (13) Podľa § 187 ods. 6 Prechodné ustanovenia Ak bola referencia vyhotovená do 1. marca 2014, splnenie podmienky účasti podľa § 34 ods. 1 písm. a) a b), ak odberateľom bol verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ, je možné preukázať dôkazom o plnení potvrdeným verejným obstarávateľom alebo obstarávateľom. Článok X Prechodné a záverečné ustanovenia (1) Táto smernica je vydaná v súlade s ustanoveniami zákona o VO a aj v otázkach, ktoré smernica výslovne neupravuje, sa právne vzťahy riadia príslušnými ustanoveniami tohto zákona. (2) Začaté verejné obstarávania do 17. apríla 2016 sa dokončia podľa predpisov účinných do 17. apríla 2016.
Smernica 115/2016
Žilinský samosprávny kraj
Strana 15
(3) Pri zmene zákona a súvisiacich predpisov sa automaticky mení tá časť ustanovenia smernice, ktorá na zákon a súvisiaci predpis nadväzuje. (4) Účinnosťou tejto smernice sa ruší Smernica Úradu Žilinského samosprávneho kraja č. 101/2012 o verejnom obstarávaní v podmienkach ŽSK a organizácií v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti. Začaté VO sa dokončia podľa doterajšej smernice. Požiadavky OvZP na obstarávanie doručené pred 18. 4. 2016 sa vyhodnotia podľa novej smernice. (5) Neoddeliteľnou súčasťou Smernice č. 115/2016 o verejnom obstarávaní v podmienkach Žilinského samosprávneho kraja a organizácií v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti je príloha č. 1 – „Požiadavka verejného obstarávania“ a príloha č. 2 „Zoznam komodít povinne nakupovaných centrálnou obstarávacou organizáciou“. (6) Táto smernica nadobúda účinnosť dňom 26.4. 2016.
V Žiline, dňa 25.4. 2016
Ing. Juraj Blanár, v.r. predseda
