Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 1
Smernica Úradu Žilinského samosprávneho kraja číslo 23/2004 o základných zásadách protokolárneho zabezpečovania návštev Úradu Žilinského samosprávneho kraja.
Účelom smernice je stanoviť základné pravidlá, postupy a zásady pri zabezpečovaní protokálrnych záležitostí spojených s prijímaním a priebehom oficiálnych i neoficiálnych návštev a stretnutí na Úrade Žilinského samosprávneho kraja vychádzajúce z Diplomatického protokolu Ministerstva zahraničných vecí SR. Smernica je určená pre vnútornú potrebu zamestnancov úradu.
Čl. I Prípravná fáza Pred prijatím návštevy je dôležité v dostatočnom časovom predstihu zabezpečiť v koordinácii s oddelením zahraničných vzťahov /najmä v prípadoch zahraničných delegácií/ nasledujúce skutočnosti: (1) Vlajková výzdoba a parkovanie Minimálne deň pred príchodom návštevy informovať pracovníka vrátnice (informátora), aby zabezpečil parkovacie miesta podľa potreby delegácie a skontrolovať, aby vlajky (zástavy) na stožiaroch boli čisté a správne usporiadané. Z čelného pohľadu zľava sú vlajky v poradí vlajka Európskej únie, vlajka Slovenskej republiky a vlajka Žilinského samosprávneho kraja. (2) Úprava miestnosti (zasadačky úradu) Zarezervovať vhodný priestor na rokovanie, v prípade zasadačky úradu prostredníctvom oddelenia činností orgánov kraja. Miestnosť, kde bude prebiehať návšteva, je nutné dostatočne prevetrať a esteticky upraviť (vyleštiť stôl, zotrieť tabuľu, vyniesť nepotrebné predmety z miestnosti, zabezpečiť kvetinovú výzdobu a pod.) (3) Občerstvenie Ak ide o návštevu, na ktorej sa zúčastní predseda kraja, podpredseda kraja alebo riaditeľ úradu, príslušný sekretariát včas zabezpečí nákup občerstvenia (džús, čaj, káva, ovocie, slané a sladké pochutiny) v súlade so Smernicou Úradu ŽSK č. 6/2004 o hospodárení s finančnými prostriedkami na reprezentačné a propagačné účely. Pred každého účastníka je vhodné pripraviť kávovú šálku a podšálku (podľa možností s rozetkou), pohár na minerálku alebo džús, fľašku minerálnej vody (voliť radšej fľaše s objemom 0,33 l pred 2 l). Inou možnosťou je príprava nápojov a pohárov na servírovací stôl umiestnený mimo rokovacieho stola. V takomto prípade môžeme zabezpečiť nenápadnú obsluhu hostí (napr. vhodne upravená zamestnankyňa sekretariátu).1) (4) Zasadací poriadok Riadi sa pravidlami diplomatickej praxe a zostavuje ho pracovník oddelenia zahraničných vzťahov. Pri zasadacom poriadku (zasadačka Úradu ŽSK – typ stola „I“) treba dbať na to, že hlavný hostiteľ (zamestnanec úradu) sedí vždy oproti dverám v strede stola a jeho spolupracovníci sedia striedavo na __________________________________________________________________________________ 1)
Poznámka: V zmysle protokolu nie je vhodné jesť rukami ani ovocie, to je skôr určené na dekoráciu stola. Podávané nápoje a pokrmy sú iba príjemným doplnkom stretnutia a nie príležitosťou zadarmo sa najesť a napiť. Druhy poriadaných spoločenských podnikov nie sú predmetom tejto smernice, ale popisuje ich príručka „Dipomatická prax“ MZV SR, ktorá je k dispozícii na oddelení zahraničných vzťahov.
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 2
pravej a potom ľavej strane podľa protokolárneho poriadku. Snažíme sa o to, aby ženy nesedeli na konci stola. Hlavný hosť sedí oproti hostiteľovi a ostatní členovia delegácie sedia striedavo po jeho pravej a ľavej strane. V prípade, že je potrebná pomoc tlmočníka, jeho miesto by bolo po ľavej ruke hlavného hostiteľa (predsedu). V prípade iného tvaru stola sa riadime príručkou „Diplomatická prax“ vydanou Ministerstvom zahraničných vecí Slovenskej republiky, ktorá je k nahliadnutiu na oddelení zahraničných vzťahov úradu. (5) Menovky Ak ide o oficiálnu návštevu, ktorej sa zúčastňujú vysokí štátni predstavitelia alebo dôležitá zahraničná návšteva, je potrebné zistiť mená všetkých členov tejto delegácie a pripraviť im menovky, ktoré sa umiestňujú pred každého hosťa. Mená sa píšu nepreložené, nie veľkými písmenami, krstné mená sa obyčajne uvádzajú v skratke bez hodnosti napr. J. Jánošík, I. Jánošíková, M.J. Jánošík Ak sa jedná o pracovné stretnutie, menovky sa nemusia používať. Zabezpečuje oddelenie zahraničných vzťahov. (6) Stolové vlajky Ak sedia obaja predstavitelia a ich sprievod oproti sebe na opačných stranách po šírke stola v tvare „I“, treba slovenskú (samosprávnu) vlajku na rokovacom stole umiestniť na stranu pravej ruky slovenského predstaviteľa a zahraničnú vlajku na stranu jeho ľavej ruky (zahraničný predstaviteľ má svoju vlajku tiež po pravej ruke). Ak sedia predstavitelia vedľa seba, je treba umiestniť slovenskú (samosprávnu) vlajku na rokovací stôl pred slovenského predstaviteľa a zahraničnú vlajku pred zahraničného predstaviteľa, pričom zahraničný predstaviteľ sedí vždy po pravici slovenského predstaviteľa. Ak ide o neformálny rozhovor, alebo je stolík príliš nízky, je vhodnejšie stolové vlajky radšej nepoužiť. (7) Kniha návštev Umiestňuje sa na príručný stôl spoločne s perom, kde sa po stretnutí hostia podpíšu. Zabezpečuje oddelenie informácií a styku s verejnosťou. (8) Dary Podľa druhu návštevy pripravia pracovníci oddelenia zahraničných vzťahov a príslušného sekretariátu tašky s propagačným materiálom a darčekové predmety, ktoré vhodne reprezentujú ŽSK a našu domácu výrobu. V prípade pracovného stretnutia sa na stôl môžu rozdať písacie bloky a perá s erbom ŽSK. Dary sa balia vkusne s vizitkou darcu a odovzdávajú zväčša pri odchode, tzn. pri rozlúčke s hosťom. 2) (9) Kvety Príslušný sekretariát zabezpečí kvetinové dary v prípade, ak hlavný hosť je žena, prípadne ak hlavného hosťa doprevádza manželka. (Kytica má byť menšia a napr. vo farbe krajiny hosťa.) (10) Médiá Ak sa jedná o oficiálnu návštevu za účasti vedúcich predstavieteľov kraja a úradu, treba včas upozorniť tlačovú hovorkyňu, aby zabezpečila akciu po mediálnej stránke (odfotografovanie, zorganizovanie tlačovej konferencie, výstup do médií, atď.). (11) Tlmočník V prípade oficiálnej zahraničnej návštevy zabezpečuje prítomnosť tlmočníka organizátor podujatia, ak sa vopred nedohodne inak. __________________________________________________________________________________ 2)
Poznámka: Dôležité je overiť si zvyklosti a tradície krajiny, z ktorej hosť pochádza. (Napr. v Japonsku je biela farba symbolom smútku, preto je nanajvýš netaktné baliť darčeky do bieleho papiera.)
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 3
(12) Technické zabezpečenie Treba zaistiť potrebnú techniku podľa požiadaviek účastníkov rokovania (ozvučenie, premietacie plátno, notebook a pod.)
Čl. II Priebeh návštevy (1) Privítanie hosťa: Býva zvykom, že oficiálnu návštevu víta predseda kraja alebo ním poverený pracovník pred budovou úradu, zvyčajne podľa protokolárneho poriadku (podpredseda, riaditeľ, vedúci odboru...). Pre predsedu kraja pri takýchto príležitostiach vyplýva povinnosť používania insígnií počas oficiálneho uvítania. Táto povinnosť sa už však nevzťahuje na ďalšie časti programu oficiálnej návštevy. a) Ak hlavného hosťa sprevádza aj jeho manželka, sprevádza ju na oficiálnych spoločenských podujatiach manželka hostiteľa. Pri privítaní a rozlúčke sa manželke hlavného hosťa odovzdáva kytica. Budova úradu samosprávneho kraja rovnako ako aj uvítacia (rokovacia) miestnosť sú vyzdobené zástavami samosprávneho kraja. V prípade návštevy zo zahraničia aj zástavami krajiny pôvodu hosťa. b) Predseda kraja alebo zodpovedný pracovník (pokiaľ návštevu organizuje určitý odbor úradu) privíta hostí a pozve ich do zasadačky úradu, kde ostatní členovia stretnutia už čakajú. Usadenie hostí zabezpečuje pracovník oddelenia zahraničných vzťahov, prípadne poverený pracovník odboru, ktorý organizuje stretnutie podľa zasadacieho poriadku. c) V prípade, že hostia prišli na návštevu v predstihu, osoba poverená zastupovaním ich privíta a pozve do zasadačky, kde vznikne čas sa navzájom predstaviť. Jednou z hlavných zásad je, že sa predstavuje, alebo je predstavený človek spoločensky mladší človeku spoločensky staršiemu. Pri predstavovaní, podobne ako pri pozdrave, sa vstáva, iba staršie ženy môžu sedieť. Pri predstavovaní sa obyčajne podáva ruka, niekde je zvykom iba ukloniť sa. Pri predstavovaní sa môžu použiť vizitky, čím sa aj nepriamo požiada o vizitku predstaveného. Uľahčí nám to identifikáciu osoby hlavne pri zložitých menách. d) Organizátor stretnutia vyzve hostí, aby sa občerstvili a ponúkli pripravenými pochutinami. (2) Predstavovanie prítomných: a) Po usadení predseda (podpredseda, riaditeľ) oficiálne predstaví členov vlastnej delegácie, privíta hostí na pôde úradu samosprávneho kraja a oboznámi účastníkov o programe návštevy. Následne dá slovo svojmu hosťovi. b) V prípade, že stretnutie organizuje niektorý odbor úradu, vedenie má na starosti vedúci daného odboru, prípadne vedúci oddelenia, ktorý postupuje rovnako ako predseda kraja. c) Ak sa stretnutia zúčastní osoba z vedenia úradu, tak príslušný pracovník odboru, ktorý je poverený vedením stretnutia, predstaví členov delegácie, privíta hostí a oboznámi účastníkov o programe stretnutia. Následne dá slovo predsedovi (podpredsedovi, riaditeľovi). d) Ak je priebeh stretnutia časovo obmedzený napr. obedom, je treba dbať na to, aby sa dodržal časový plán (minútovník) určený na toto stretnutie. Ak by rokovanie malo časový sklz a bolo by nutné ho skôr ukončiť, v takomto prípade je vhodné, aby sa organizátor stretnutia ospravedlnil a pozval účastníkov na obed, kde by dané stretnutie pokračovalo. (3) Pri zabezpečovaní spoločného obeda vo vybranom reštauračnom zariadení je dôležité: a) zabezpečiť vhodnú reštauráciu b) pripraviť zasadací poriadok a menovky na stôl c) pripraviť menu každému členovi ( v príp. potreby aj cudzojazyčné) d) zistiť, či niektorí členovia delegácie nemajú osobitné stravovacie návyky ( vegetariáni atď.)
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 4
e) menu, poradie jedál, sa kladie na obrus po ľavej strane hosťa, k tanieru s pečivom. Menu býva v obale, na ktorom je uvedené: Kto a na čiu počesť podáva obed, dátum a miesto. Je písané v domácom a svetovom jazyku. Na karte sa nachádza aperitív, jednotlivé chody vrátane ovocia a kávy, nápoje. f) Prípitok Pri oficiálnych obedoch alebo večerách sa niekedy počíta aj s prípitkom. Prípitok by mal byť stručný, aby nenarúšal organizačnú štruktúru obeda. Býva zvyčajne prednesený po prvom či druhom mäsitom pokrme, v každom prípade je však potrebné voliť dobu jeho prednesenia tak, aby ani čašníci, ani hostia nemali na tanieroch studené jedlo. Počas prednášania prípitku hostia prestanú jesť a piť, prípadne fajčiť, zdržia sa akéhokoľvek vyrušovania, čašníci pritom dozerajú, aby poháre boli plné. Je prirodzené, že prvý prípitok musí predniesť hostiteľ. Na prípitok môže odpovedať hlavný hosť. Pri prípitku vstane iba osoba, ktorá prípitok prednáša. Len čo však pozdvihne čašu, treba, aby aj ostatní prítomní vstali. Pokiaľ však hostiteľ prednesie iba najstručnejší prípitok (na Vaše zdravie), zostáva sedieť on aj všetci ostatní hostia. Hostiteľ sa však nemá venovať iba hlavnému hosťovi, ale pohybom hlavy a symbolickým pozdvihnutím čaše si má všimnúť aj ostatných hostí. 4) (4) Ukončenie stretnutia: a) Po ukončení stretnutia predá hostiteľ dary a vyzve hostí, aby sa podpísali do knihy návštev. Ak sa jedná o oficiálnu návštevu vysokých predstaviteľov štátu, prípadne hostí zo zahraničia, predseda (organizátor stretnutia) odprevadí hostí k autu, kde sa s nimi rozlúči. b) V prípade, že stretnutie pokračuje na obede a hostia nemajú pripravený ďalší program, hostiteľ sa môže rozlúčiť po obede, pričom nemusí odprevádzať hostí k autu. c) V prípade, že sme boli hosťami my, patrí sa písomne poďakovať hostiteľovi za príjemné stretnutie a pod. Čl. III Oficiálne, neoficiálne a tranzitné návštevy
(1) Oficiálna návšteva je návšteva štátnych predstaviteľov (prezident, predseda parlamentu, predseda vlády, podpredsedovia vlády, ministri), delegácií a hostí zo zahraničia, ktorá sa uskutoční na oficiálne pozvanie. a) V prípade oficiálnej návštevy a oficiálneho privítania sa pri týchto príležitostiach ako aj pri rozlúčke podľa protokolárneho poradia vždy zúčastňujú predseda kraja a určení členovia delegácie na úrade samosprávneho kraja. b) Jednotlivé časti oficiálnej návštevy sa riadia podľa vyššie uvedených zásad, pričom organizačné záležitosti ako aj protokol akcie zabezpečuje pracovník oddelenia zahraničných vzťahov.
(2) Neoficiálna návšteva je pracovná návšteva štátnych predstaviteľov, delegácií a hostí zo zahraničia a ich účasť na konferenciách, rokovaniach, mítingoch, otvoreniach výstav alebo kultúrnych podujatiach a pod. a) V prípade neoficiálnej návštevy sa protokolárny poriadok pri privítaní, v priebehu návštevy a pri rozlúčke dohodne pri príprave návštevy. Vzhľadom na charakter návštevy a zloženie delegácie sa zloženie účastníkov z úradu a mimo úradu samosprávneho kraja určí podľa dohody a na základe záujmu. Zásadou však pri takýchto návštevách je, že v delegácii predstaviteľov samosprávy kraja by mal byť vždy zastúpený aspoň jeden jej hlavný predstaviteľ. __________________________________________________________________________________ 4)
Poznámka: Úprava a zásady stolovania, či poradie jedál a nápojov nie sú predmetom tejto smernice, doporučuje sa vhodný výber spoľahlivého a vyskúšaného reštauračného zariadenia.
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 5
b) V prípade neoficiálnej návštevy sa privítanie a rozlúčka môžu uskutočniť tak na pôde úradu, ako aj priamo v priestoroch, ktoré sú cieľom neoficiálnej návštevy. V prípade, že uvítanie hostí bude na pôde úradu, budú budova úradu ako aj uvítacia miestnosť vyzdobené zástavami samosprávneho kraja a takisto aj priestory, ktoré sú cieľom neoficiálnej návštevy. (3) Tranzitná návšteva je oznámená návšteva predstaviteľov cudzieho štátu, regiónu alebo mesta, ktorá počas návštevy cudzieho štátu navštívi územie samosprávneho kraja.
Čl. IV Účasť predstaviteľov samosprávneho kraja na podujatiach (1) Prítomnosť predsedu kraja a predstaviteľov samosprávy na podujatiach vyplýva podľa protokolu z ich charakteru. Podľa protokolu môžu byť podujatia záväzné a nezáväzné. a) Záväzné podujatia Sú podľa protokolu všetky pracovné, pracovno-spoločenské, či spoločenské podujatia, kde predseda a predstavitelia samosprávy kraja reprezentujú jeho záujmy, a na ktoré boli oficiálne pozvaní. V prípade, že je pozvaný len predseda kraja, môže tento poveriť zastupovaním niektorého z ďalších predstaviteľov podľa protokolu. b) Poverovanie zastupovaním V prípade neprítomnosti poveruje predseda zastupovaním na záväzných podujatiach niektorého z predstaviteľov samosprávy a to podľa protokolu poradia. c) Nezáväzné podujatia Podľa zásad protokolu sú to všetky slávnostné, priateľské, charitatívne a spoločenské podujatia. Na uvedených podujatiach sa predseda kraja alebo zástupcovia samosprávy môžu, ale nemusia zúčastniť. Ich prítomnosť môže, ale nemusí byť zastúpená. Spoločenské nezáväzné podujatia sú všetky, ktoré nie sú oznamované oficiálnou formou.
Čl. V Spôsob používania vlajky a zástavy pri rôznych príležitostiach 1) Štátna vlajka sa vztyčuje na vlajkový stožiar. Stožiar štátnej vlajky na verejnom priestranstve sa umiestňuje vpravo od rečníckeho pultu pri pohľade od tohto pultu. 2) Pri medzinárodných podujatiach v SR prislúcha štátnej vlajke SR najčestnejšie miesto, t.j. pri nepárnom počte sa umiestňuje uprostred, pri párnom počte na ľavej strane z čelného pohľadu v prostrednej dvojici. 3) Pri slávnostných príležitostiach medzinárodného charakteru sa štátna vlajka resp. zástava umiestni na najčestnejšie miesto a vlajky, resp. zástavy ďalších štátov v abecednom poriadku /slovenskom alebo podľa rokovacieho jazyka danej medzinárodnej organizácie/ zľava doprava pri pohľade na zdobený objekt. 4) Pri vrcholných a štátnych návštevách platí pravidlo umiestnenia štátnej vlajky SR na ľavej strane a vlajky hosťa na pravej strane pri pohľade na zdobený objekt.
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 6
Čl. VI Spôsob používania samosprávnej vlajky (zástavy) (1) Orgány územnej samosprávy a nimi zriadené právnické osoby používajú vlajku Európskej únie len v prítomnosti štátnej vlajky SR a vlajky územnej samosprávy, a to tak, že štátna vlajka SR sa vztyčuje uprostred, vľavo od štátnej vlajky SR z čelného pohľadu sa vztyčuje vlajka Európskej únie a vpravo vlajka územnej samosprávy. 5) (2) Ak sú k dispozícii iba dva stožiare, od použitia vlajky Európskej únie sa upúšťa, štátna vlajka SR sa vztýči na ľavom stožiari z čelného pohľadu a vpravo od nej z čelného pohľadu sa vztýči vlajka územnej samosprávy. (3) Ak územnou samosprávou zriadená právnická osoba súčasne používa štátnu vlajku SR, vlajku EÚ, vlajku územnej samosprávy a svoju (napr. školskú vlajku), vztyčuje štátnu vlajku SR vľavo v strednej dvojici z čelného pohľadu, vpravo od štátnej vlajky SR z čelného pohľadu vztyčuje vlajku EÚ, na krajný ľavý stožiar vztyčuje vlajku územnej samosprávy a na krajný pravý stožiar vztyčuje svoju školskú vlajku.
(4) V prípade, že sú k dispozícii iba tri stožiare, od vztýčenia vlajky EÚ sa upúšťa a štátna vlajka SR sa vztýči v strede, zľava z čelného pohľadu sa vztýči vlajka územnej samosprávy a vpravo z čelného pohľadu sa vztýči vlajka školy. Čl. VII Účinnosť smernice Táto smernica nadobúda účinnosť 1. septembra 2004.
Ing. Ján Dreisig riaditeľ Úradu ŽSK
__________________________________________________________________________________ 5)
Poznámka: Používanie vlajky EÚ upravuje Odporúčanie MV SR č. SVS 204-2004/00329 z 19.4.2004. Používanie štátnej vlajky a štátnej zástavy SR upravuje zákon NR SR č. 63/1993 Z. z. o štátnych symboloch SR a ich používaní v znení neskorších predpisov.
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 7 Príloha 1
Základné pravidlá spoločenského správania Spoločenské správanie sa dá charakterizovať ako súhrn spoločenských pravidiel a zvykov, ktoré mu umožňujú dynamickú a úspešnú adaptáciu v spoločnosti. POZDRAV • je najčastejšou formou spoločenského styku, v osobnom a písomnom prejave • je veľmi dôležitou súčasťou prvého dojmu • pravidlá zdravenia sú navzájom odvodené od zásad spoločenskej významnosti a spoločenskej prednosti • muž zdraví ženu • mladší staršieho • podriadený nadriadeného • pozdrav môže mať formu verbálneho alebo neverbálneho prejavu, prípadne kombináciu oboch NEVERBÁLNY POZDRAV • je prirodzeným doplnkom verbálneho pozdravu • môže sa vyskytovať samostatne Prejavuje sa • úklonom hlavy alebo celého tela • úsmevom alebo mimikou • podaním ruky • pobozkaním na tvár, ruku, ústa, čelo • skladaním klobúka • gestami alebo pohybmi – zamávanie, objatie, potľapkanie, vztýčenie ruky Pozdraviť sa je slušnosť,odzdraviť povinnosť! VERBÁLNY POZDRAV • zdravíme sa s každým, s kým sa poznáme • pozdravíme sa pri vstupe a odchode z miestnosti alebo uzatvoreného priestoru • čím je miestnosť menšia, tým je nutnejší pozdrav • zdravíme pri vstupe do miestnosti, kupé, menšieho obchodu, čakárne ordinácie • nezdravíme pri vstupe do staničnej čakárne, autobusu, tržnice • pozdravíme každého človeka, ktorého sme požiadali o láskavosť (určenie času...) • jednotlivec sa zdraví viacerým, nezáleží na tom, či sú v skupine mladší • formulácia pozdravu je taká, aby bol pozdrav adresovaný všetkým, aj neznámym osobám • zdravíme cudzích návštevníkov našej firmy • odzdravíme sa aj vtedy, ak skupinu pozdravila osoba, ktorú nepoznáme (odzdravenie môže mať neverbálnu formu kývnutím hlavy a pod.) Odzdravíme vždy, ak sme boli pozdravení! • • •
použitie vhodnej formulácie závisí od vzájomného vzťahu v kontakte, denného obdobia a miesta stretnutia v profesionálnom styku nie je vhodný pozdrav „ruky bozkávam“ pozdrav „dopo“, „dovi“ patria len do priateľského a neformálneho kontaktu, nie je vhodné ich používať pri stretnutí s klientom alebo obchodným partnerom
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 8 Príloha 1
Pri pozdrave môžeme zostať i sedieť, • ak sa zdravíme s osobou spoločensky rovnocennou, • alebo menej významnou, • alebo ak predpokladáme, že si nebudeme podávať ruku Ak sa stretnú dvaja ľudia, ktorí sú spoločensky rovnocenní a nie je jasné, kto koho má pozdraviť ako prvý, pozdraví sa ten, kto je z nich zdvorilejší PODÁVANIE RÚK • na rozdiel od slovného pozdravu je prejavom intímnejšieho kontaktu • je výrazom priateľstva, dôvery a zároveň poctou, ktorou ponúknutím ruky preukazuje spoločensky významnejšia osoba ruku podáva • žena mužovi • starší mladšiemu • osoba vyššie postavená osobe nižšie postavenej • ruky podávame postojačky • sedieť môže zostať iba výrazne staršia osoba alebo človek, ktorému by vstávanie robilo ťažkosti • ak si podávame ruku pri prestretom stole, vtedy nevstávame • ponad prestretý stôl sa ruky nikdy nepodávajú • zvierať ruku druhou rukou, prípadne potľapkávať po pleci môžeme len v tom prípade, ak sa navzájom dobre poznáme a vyjadrujeme tak vzťah srdečnosti. Neprijať podávanú ruku je spoločensky nevhodné a považuje sa za urážku. PREDSTAVOVANIE • je nevyhnutnou podmienkou nadviazania spoločenských pracovných kontaktov • môže byť priame alebo sprostredkované ďalšou osobou Hlavnou zásadou pri predstavovaní je: • osobu spoločensky menej významnú predstavujeme osobe spoločensky významnejšej • jednotlivca predstavujeme skupine PRIAME PREDSTAVOVANIE Používa sa pri pracovných kontaktoch, obchodných rokovaniach a pod. Uvedie sa: • meno, názov firmy • prípadne pracovné zaradenie • ak máme hovoriť k iným ľuďom ako prednášateľ na seminári, kde všetci sa nepoznajú a pod. • pri priamom predstavovaní v pracovnom styku sa môže prvá predstaviť aj žena • v spoločnosti je potrebné uviesť formulku: „dovoľte, aby som vám predstavil“ • ak rozhovor presiahne zdvorilostné frázy a je predpoklad, že budeme hovoriť dlhšie, predstaví sa spoločensky menej významná osoba ako prvá • ak sa predstavujeme sami, svoj akademický alebo vysokoškolský titul nehovoríme
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 9 Príloha 1
PREDSTAVENIE SPROSTREDKOVANÉ ĎALŠOU OSOBOU • muža predstavujeme žene • mladšieho staršiemu • podriadeného nadriadenému • mená predstavených osôb uvádzame s titulmi, prípadne s funkciou • ruku pri predstavovaní podáva prvá osoba, ktorej je ďalšia osoba predstavovaná, spoločensky významnejšia • formulácie: „teší ma, že Vás poznávam“ a podobne vyslovuje zvyčajne významnejšia osoba na znak toho, že zoznámenie považuje za príjemnú záležitosť • ak ide o všeobecne známu osobu, ktorú by sme mali pri predstavovaní poznať, odpadá druhá časť predstavovania („Pán minister, dovoľte, aby som Vám predstavil svojho spolupracovníka X.“) • povinnosťou je predstaviť svojich hostí • povinnosťou vedúceho je predstaviť svojich spolupracovníkov • pri predstavovaní treba vstať, nevstáva len staršia osoba alebo žena, ktorej predstavujeme výrazne mladšiu osobu
Pri vítaní hosťa pri vstupe do budovy (alebo blízko dvier hlavnej miestnosti): • pozdravte hosťa • predstavte sa • môžete mu podať ruku • ak má vysoké postavenie vyčkajte, kým vám podá ruku hosť • začnite zdvorilý, nenásilný rozhovor (cesta, hľadanie vašej budovy) • cestou mu dávajte vo všeobecnosti prednosť • ak je cesta veľmi zložitá, choďte pred hosťom, ale zdôvodnite svoje správanie „dovoľte prosím, aby som šiel pred Vami“ • ak kráčate vedľa seba, kráčajte po jeho ľavej ruke • ak Vám dá hosť prednosť, prijmite ju a choďte prvý PREDNOSŤ PRI CHÔDZI • vážnejšia osoba kráča po našej pravej ruke CHÔDZA PO SCHODOCH • hore schodmi o prvá žena o muž jeden až dva schody za ňou • dole schodmi o prvý muž o žena tesne za ním • schody so zábradlím o vážnejšia osoba kráča tesne vedľa zábradlia • točivé schody o vážnejšia osoba kráča po širšej strane schodov
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 10 Príloha 1
SEDENIE V AUTE PRI PRACOVNÝCH CESTÁCH • ak sedia v aute dve osoby okrem vodiča o čestné miesto je vzadu vpravo • ak sedia tri osoby vzadu o čestné miesto je v strede TELEFONOVANIE Do telefónu sa ohlasujeme: Nevhodné: Haló!, Prosím!, Áno prosím! Vhodné: Spoločnosť X Spoločnosť X, Nováková Najvhodnejšie: Dobrý deň, Spoločnosť X, sekretariát riaditeľa, Nováková Dobrý deň, Ministerstvo X, sekretariát ministra, prajete si? Dobrý deň, Spoločnosť X, sekretárka generálneho riaditeľa Firma X, dobrý deň, recepcia Prijímanie a nechávanie odkazov: Meno volaného Meno volajúceho Číslo jeho telefónu Názov firmy, spoločnosti Dôvod volania, stručný odkaz Dátum a hodina prijatia odkazu Odkaz prebral - meno POZVÁNKY Spôsob pozvania môže byť osobný, telefonický alebo písomný, v časovom predstihu (14 dní vopred) a individuálny. Na oficiálne spoločenské podniky sa pozýva zásadne pozvánkou. Pozvánka má obsahovať základnú charakteristiku a gestora podujatia. Príklad: Typ I. – rozmer cca 15 x 10 cm
Erb kraja
-
text pozvania pri akej príležitosti mená hostí sa dopisujú rukou čiernym atramentovým perom druh podniku dátum (aj deň, aby nedošlo k omylu) hodina - začiatok aj koniec akcie
R.S.V.P. tel.kontakt na potvrdenie/ ospravedlnenie účasti
miesto konania akcie adresa
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 11 Príloha 1
Typ II.
Erb kraja pozvaného
Erb kraja pozývajúceho
majú česť pozvať p.................................... na slávnostné otvorenie....
tel. kontakt na ospravedlnenie neúčasti
erb/vlajka Čestného hosťa
miesto konania akcie adresa
Pozvánka je neprenosná.
Používané skratky: R.S.V.P. – Répondez s´il vous plait – Odpovedzte prosím – je nutné odpovedať čo najskôr telefonicky alebo písomne (z dôvodu prípravy zasadacích poriadkov) P. M. – Pour mémoire – Pripomenúť – netreba odpovedať, pozvanie bolo dohodnuté osobne
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 12 Príloha 2
PROTOKOLÁRNE PORADIE PREDSTAVITEĽOV V SR
I. ÚROVEŇ 1 (ústavní a verejní činitelia, štátni a politickí predstavitelia, predstavitelia samosprávy):
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12. 13. 14.
15.
16. 17. 18. 19.
20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.
najvýznamnejší
prezident SR predseda NR SR predseda vlády SR predseda Ústavného súdu SR bývalí prezidenti SR (v poradí v akom ukončili výkon tejto funkcie) podpredsedovia NR SR podpredsedovia vlády SR ministri vlády SR v poradí: • minister zahraničných vecí SR • minister obrany SR • minister vnútra SR • ostatní členovia vlády SR bez ďalšieho záväzného poradia predseda Najvyššieho súdu SR (zároveň predseda Súdnej rady SR) generálny prokurátor SR predseda Najvyššieho kontrolného úradu SR verejný ochránca základných práv a slobôd (ombudsman) guvernér Národnej banky Slovenska veľvyslanci SR akreditovaní v cudzej krajine (len počas štátnych a oficiálnych návštev na území SR, v prípade prítomnosti viacerých veľvyslancov naraz podľa dátumu odovzdania poverovacích listín v krajine pôsobenia) podpredsedovia výborov NR SR v poradí: • Zahraničný výbor • Výbor pre európsku integráciu • Ostatné výbory bez ďalšieho záväzného poradia poslanci NR SR primátor hlavného mesta SR Bratislavy predsedovia vyšších územných celkov najvyšší predstavitelia registrovaných cirkví a náboženských spoločností v SR (v poradí podľa počtu veriacich v súlade s údajmi Cirkevného odboru MK SR a ŠÚ SR: úroveň svojho zastúpenia si stanovujú jednotlivé cirkvi sami) vedúci Kancelárie prezidenta SR vedúci Kancelárie Národnej rady SR vedúci Úradu vlády SR podpredseda a ostatní sudcovia Ústavného súdu SR podpredseda Najvyššieho súdu SR podpredsedovia Najvyššieho kontrolného úradu SR prezident Prezídia Fondu národného majetku
Smernica 23/2004
Žilinský samosprávny kraj
Strana 13 Príloha 2
27. vedúci ostatných ústredných orgánov štátnej správy SR (v rozsahu inštitúcií uvedených v ods. 1.§20 Zákona SNR č. 347/1990 Zb. o organizácií ministerstiev a ostatných ústredných orgánov štátnej správy v SR v znení neskorších predpisov, bez záväzného poradia) 28. štátni tajomníci ministerstiev v poradí: • Ministerstvo zahraničných vecí SR • Ministerstvo obrany SR • Ministerstvo vnútra SR • Ostatné ministerstvá bez ďalšieho záväzného poradia 29. náčelník Generálneho štábu Armády SR 30. rektori vysokých škôl v SR (na čele s prezidentom Slovenskej rektorskej konferencie a jej 2 viceprezidenti; ostatní bez ďalšieho záväzného poradia) 31. predseda Slovenskej akadémie vied 32. prezident Policajného zboru SR 33. primátor mesta Košice
II. ÚROVEŇ 2 (predstavitelia samosprávnych a spoločenských organizácií a regiónov): 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.
predseda Slovenskej obchodnej a priemyselnej komory prezident Konfederácie odborových zväzov SR prezident Asociácie zamestnávateľských zväzov a združení SR predseda Združenia miest a obcí Slovenska prezident Slovenského červeného kríža predseda Slovenského olympijského výboru prednostovia krajských úradov (v abecednom poradí podľa názvu kraja) prednostovia okresných úradov (v abecednom poradí podľa názvu okresu) primátori ostatných miest na území SR (v abecednom poradí podľa názvu mesta) starostovia obcí na území SR (v abecednom poradí podľa názvu obce)
__________________________________________________________________________________________ Poznámka: V prípade, že niektorý z vyššie uvedených predstaviteľov poverí zastupovaním svojho oficiálneho zástupcu (podpredsedu, viceprezidenta, námestníka a pod.), príslušný zástupca zaujme jeho miesto v protokolárnom poradí. Toto pravidlo platí iba pre predstaviteľov uvedených v bodoch 10.,13.,15.,17.,18.,19.,26.,27. a 29. až 44. Preto v protokolárnom poradí nie je potrebné osobitne uvádzať týchto ďalších volených funkcionárov príslušných inštitúcií. Z praktického hľadiska nebýva obvyklé, že by príslušnú inštitúciu pri konkrétnej príležitosti zastupovalo viac jej predstaviteľov. Ak však predsa nastane taká situácia, príslušní predstavitelia sa zaradia na koniec protokolárneho poradia (od čísla 44 vyššie) a to v poradí platnom pre najvyšších predstaviteľov svojich inštitúcií.
