BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1397 VAN 19/12/2012 OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN VOOR DE FORMULERING VAN HET PROJECT “ALGEMENE INFORMATIECYCLUS” BELGIË
INHOUDSOPGAVE 1 ALGEMEEN ............................................................................................................ 5 1.1 AANBESTEDENDE DIENST ............................................................................................. 5 1.2 REGELS VOOR DE OPDRACHT ....................................................................................... 5 1.3 DEFINITIES................................................................................................................... 6 1.4 VERTROUWELIJKHEID................................................................................................... 6
2 VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT ..................................... 7 2.1 NATUUR VAN DE OPDRACHT ......................................................................................... 7 2.2 VOORWERP VAN DE OPDRACHT .................................................................................... 7 2.3 HOEVEELHEIDEN .......................................................................................................... 7 2.4 DUUR .......................................................................................................................... 7
3 PROCEDURE ......................................................................................................... 8 3.1 GUNNINGSWIJZE .......................................................................................................... 8 3.2 BEKENDMAKING........................................................................................................... 8 3.3 INFORMATIE ................................................................................................................. 8 3.4 OFFERTE ..................................................................................................................... 8 3.5 KWALITATIEVE SELECTIE ............................................................................................ 10 3.6 GUNNING ................................................................................................................... 11 3.7 ONDERHANDELINGEN ................................................................................................. 11 3.8 SLUITEN VAN DE OVEREENKOMST ............................................................................... 12
4 BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................ 13 4.1 LEIDEND AMBTENAAR ................................................................................................ 13 4.2 BORGTOCHT .............................................................................................................. 13 4.3 DERDEN .................................................................................................................... 15 4.4 PRIJSHERZIENINGEN .................................................................................................. 15 4.5 INTELLECTUELE RECHTEN .......................................................................................... 15 4.6 BETALINGEN .............................................................................................................. 15 4.7 GESCHILLEN .............................................................................................................. 16 4.8 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE DIENST ........................................ 16 4.9 ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN BEGREPEN............................................................ 17 4.10 OPLEVERINGEN ......................................................................................................... 17 4.11 EINDE VAN DE OPDRACHT ........................................................................................... 18
5 REFERENTIETERMEN ........................................................................................ 19 6 INLEIDING ............................................................................................................ 20 7 HISTORIEK VAN DE INTERVENTIE ................................................................... 21
7.1 CONTRACT VAN HET PROJECT .................................................................................... 21 7.2 CONTEXT VAN HET PROJECT ....................................................................................... 21 7.3 OBJECTIEVEN VAN HET PROJECT ................................................................................ 22 7.4 RESULTATEN EN INDICATOREN ................................................................................... 22 7.5 STRATEGIE VAN HET PROJECT – BEHEER – ORGANISATIE ............................................ 23 7.6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN VAN DE EINDEVALUATIE VAN HET INFOCYCLUS-PROJECT (DEC 2012) ....................................................................................................................... 24
8 FORMULERINGSPROCES .................................................................................. 27 8.1 OBJECTIEF ................................................................................................................ 27 8.2 ANALYSE ................................................................................................................... 27 8.3 DEFINIERING VAN EEN STRATEGIE EN UITWERKING VAN EEN OPERATIONELE PLANNING .. 28 8.4 GOEDKEURING VAN HET TFD (VOIR 4.3.5)................................................................... 28
9 METHODOLOGIE VAN DE FORMULERING....................................................... 29 9.1 BASISPRINCIPES ........................................................................................................ 29 9.2 METHODOLOGIE ......................................................................................................... 29 9.3 VERLOOP .................................................................................................................. 29
10 TIMING VAN DE FORMULERING ....................................................................... 31 11 SAMENSTELLING VAN HET FORMULERINGSTEAM ....................................... 32 11.1 REFERENTIETEAM ...................................................................................................... 32 11.2 CONSULTANT VOOR DE FORMULERING ........................................................................ 32 11.3 VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE CONSULTANT ....................................................... 32
12 CHRONOGRAM (INDICATIEF) ............................................................................ 33 BIJLAGE 1 : BIBLIOGRAFIE ................................................................................... 34 BIJLAGE 2 : TEMPLATE TFD ................................................................................. 35 13 FORMULIEREN .................................................................................................... 36 13.1 IDENTIFICATIEFORMULIER ........................................................................................... 36 13.2 CERTIFICAAT VAN BESCHIKBAARHEID ......................................................................... 37 13.3 TABEL “EXPERT PROFIEL” .......................................................................................... 38 13.4 OFFERTEFORMULIER .................................................................................................. 39 13.5 INTEGRITEITVERKLARING VOOR DE INSCHRIJVERS ....................................................... 40 13.6 GEDETAILLEERDE PLANNING ...................................................................................... 42 ORIGINEEL HANDGESCHREVEN HANDTEKENING / NAAM VERTEGENWOORDIGER VAN DE INSCHRIJVER ..................................................................................................................... 43 OP HET VLAK VAN ONDERHAVIGE OPDRACHT ....................................................................... 44 GELIJKAARDIGE DIENSTEN (MINIMUM 3) .............................................................................. 44 (UITGEVOERD TIJDENS DE LAATSTE DRIE JAAR) ................................................................... 44
Bestek Bxl 1397
3
NAAM ............................................................................................................................... 44 BEDRAG ........................................................................................................................... 44 DATUM .............................................................................................................................. 44 PUBLIEK OF PRIVÉ ............................................................................................................. 44 MODEL BEWIJS VAN BORGSTELLING ................................................................................... 45
Bestek Bxl 1397
4
1 Algemeen 1.1 Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de “Belgische Technische Coöperatie”, hierna BTC genoemd, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPM Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de ‘Belgische Technische Coöperatie’, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van haar doelstellingen. Voor deze opdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door Mevrouw Krista Verstraelen, HR Directeur.
1.2 Regels voor de opdracht Voor deze opdracht zijn o.a. van toepassing:
Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten1;
KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van 1 werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken ;
KB van 26 september 1996 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van 1 de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken ;
De AAV, als bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
De wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie2, gewijzigd door de wet van 13 november 2001 en 30 december 2001 3;
Het verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren dat werd omgezet in Belgisch recht door de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie4.
Een gecoördineerde versie van dit document kan geraadpleegd worden op www.belgium.be; klik op economie > overheidsopdrachten > reglementering > besluiten. 2 BS 30.12.1998. 3 SB 17.11.01 en 31.12.01. 4 Artikels 240 tot 252, 504bis tot 504ter Strafwetboek en artikels 10quater Wetboek van Strafvordering. 1
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
5
1.3 Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder:
De inschrijver: De natuurlijke (m/v) of rechtspersoon die een offerte indient;
De dienstverlener of aannemer: De inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt;
De aanbestedende dienst: Belgische Technische Coöperatie;
De offerte: De verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt;
Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV): Bijlage aan het KB van 26.09.96;
Bijzonder Bestek: Het onderhavige document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst.
1.4 Vertrouwelijkheid De inschrijver of de aannemer en BTC zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen die vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
6
2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht 2.1 Natuur van de opdracht Onderhavige opdracht is een opdracht van diensten.
2.2 Voorwerp van de opdracht De opdracht voor de aanneming van diensten bestaat in de formulering van project ‘Algemene Informatiecyclus’, in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek. Deze opdracht is een opdracht met één perceel.
2.3 Hoeveelheiden Onderhavige opdracht omvat geen minimale hoeveelheden. Het gaat hier om indicatieve hoeveelheden om het verwachte dienstenvolume te kunnen inschatten voor de gunning van de opdracht. De aanbestedende dienst gaat dus geen enkele verbintenis aan betreft de hoeveelheden die effectief zullen besteld worden in het kader van de opdracht. De dienstverlener zal zich niet kunnen beroepen op het feit dat de opgegeven hoeveelheden niet werden bereikt om een schadevergoeding te eisen. Er zal voor elke prestatie een specifieke bestelbon opgesteld worden. Deze bon vermeldt de duur en de specifieke referentietermen zijn erbij gevoegd.
2.4 Duur De uitvoeringstermijn gaat in de dag volgend op de dag van de betekening van de gunning van de opdracht, en loopt af ten laatste na de dienstverlening (definitieve oplevering), overeenkomstig de referentietermen (zie indicatieve planning van de referentietermen).
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
7
3 Procedure 3.1 Gunningswijze Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overeenkomstig art. 17, § 2, 1°a, van de wet van 24.12.1993.
3.2 Bekendmaking 3.2.1
Officiële bekendmaking
Niet van toepassing.
3.2.2
Bekendmaking BTC
De opdracht wordt gepubliceerd op de website van BTC (www.btcctb.org).
3.3 Informatie De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door de dienst Logistiek & Aankopen. Zolang de opdracht loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende dienst en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via die dienst en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende dienst omtrent onderhavige opdracht, tenzij in het bestek ander is bepaald. U kunt zich richten schriftelijk tot mevr. Sara Touhami, beheerder overheidsopdrachten, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, België (
[email protected]). Tot de kennisgeving van de gunningsbeslissing worden geen inlichtingen verschaft over het verloop van de procedure.
3.4 Offerte 3.4.1 Draagwijdte van de offerte De inschrijver moet zonder voorbehoud inschrijven op heel het bijzonder bestek. Als dit bijzonder bestek lacunes, vergissingen en/of onduidelijkheden zou bevatten, dient de inschrijver deze aan te duiden en te verbeteren in een afzonderlijk document, waarbij hij de nodige uitleg geeft en de gevolgen ervan beschrijft, met name op financieel en technisch vlak. Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver af te zien van zijn eigen algemene (verkoops)voorwaarden. Elke andersluidende vermelding zal beschouwd worden als een voorbehoud met de onregelmatigheid van de offerte als gevolg. De inschrijver / consultant die heeft meegewerkt aan de formulering / uitvouering van een
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
8
project mag vervolgens geen offerte indienen voor de evaluatie van hetzelfde project.
3.4.2
Samenstelling van de offerte
De offerte van de inschrijver bestaat uit de volgende luiken (zie punt 13 ‘Formulieren‘):
Het identificatieformulier;
Het certificaat van beschikbaarheid;
Het bewijs inzake de bijdragen voor sociale zekerheid;
Het CV van de voorgestelde consultant ;
De tabel “Expert profiel”;
Het offerteformulier;
De verbeterde methodologie + voorstel van een gedetailleerde planning ;
De verklaring op heer ;
De lijst van diensten.
3.4.3
Prijsopgave
De inschrijver stelt een forfaitaire prijs voor die berekend zal worden op basis van de eenheidsprijzen en het aantal dagen. De prijzen worden in euro uitgedrukt. Formules voor aanpassing aan de wisselkoersen worden niet aanvaard. De aangeboden prijzen zijn prijzen exclusief BTW.
3.4.4
Gestanddoeningstermijn
De inschrijvers blijven ten minste zestig (60) kalenderdagen door hun offerte gebonden, met ingang op de dag volgend op uiterste ontvangstdatum van de offertes.
3.4.5 Taal De offerte dient opgemaakt in het Nederlands of het Frans.
3.4.6
Indienen van de offertes
De offerte wordt opgesteld in 2 exemplaren, waarvan een exemplaar met de vermelding ‘origineel’ en de twee andere met de vermelding ‘kopie’ of ‘duplicaat’.
De offertes bevatten de nodige documenten in het kader van de selectie- en gunningscriteria (zie punten 3.5 ‘Kwalitatieve selectie’ en 0 ‘Eigen situatie Met het oog op de analyse van de uitsluitingsgronden, is de inschrijver verplicht bij zijn offerte te voegen:
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
9
Een verklaring op erewoord dat hij zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt beschreven in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996;
Een recent attest van de Administratie der Directe Belastingen;
Een recent attest van de btw-administratie*;
Een attest van de RSZ met droog stempel met betrekking tot het voorlaatste kwartaal voorafgaand aan de datum van indienen van de offertes*.
(*) De Belgische inschrijvers moeten de met een sterretje aangeduide documenten niet toevoegen. De aanbestedende dienst zal die zelf elektronisch opvragen bij de bevoegde overheden. Het model van de verklaring op eer gaat als bijlage bij dit bijzonder bestek. De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat voor het afsluiten van de opdracht de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om hem te vragen volgende documenten voor te leggen:
Een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement verkeert, een gerechtelijk akkoord bekomen heeft, of zijn werkzaamheden heeft gestaakt;
Een recent uittreksel uit het strafregister.
De bovenbedoelde documenten zijn recent wanneer ze minder dan zes maanden oud zijn op de datum waarop de offertes ten laatste ingediend moeten worden. Indien de aanbestedende dienst van bovenvermeld recht gebruik maakt, beschikt de ondervraagde inschrijver over een maximumtermijn van twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de aanvraag om de vereiste documenten voor te leggen. Technische capaciteit Voor de technische capaciteit van de inschrijver zijn de volgende referenties vereist : -
Universitair diploma pedagogie, sociologie, economie of equivalent ;
-
Een specialisatie in ontwikkelingssamenwerking of ontwikkelingseducatie ;
-
Een goede ervaring met het formuleren van projecten ;
-
Een goede kennis van een participatieve aanpak;
-
Een minimum van 10 jaar ervaring in de ontwikkelingssamenwerking of ontwikkelingseducatie;
-
Zeer goede kennis van Nederlands en Frans (geschreven en gesproken).
Documenten die dienen voorgelegd te worden voor de evaluatie van de hieronder opgelijste kwalitatieve selectiecriteria:
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
10
-
Het curriculum vitae van de voorgestelde consultant ;
-
De lijst van diensten die vergelijkbaar zijn met deze opdracht, uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren ;
-
De expert tabel.
Gunning‘). Het ondertekende en gedateerde origineel en copies of duplicatas worden verstuurd naar BTC, Hoogstraat 147, 1000 Brussel t.a.v. dmevr. Sara Touhami, beheerder overheidsopdrachten, onder gesloten enveloppe met de vermelding: ‘OFFERTE Bxl 1397 – Formulering Infocyclus’. Het moet uiterlijk op 21/01/2013 aangenomen en gecontroleerd worden. Het moet verplicht bezorgd worden met een aangetekende zending via de Post 5, of per besteller tegen ontvangstbewijs De offerte en alle bijbehorende documenten moeten genummerd en door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend (origineel handgeschreven handtekening) zijn. Hetzelfde geldt voor verbeteringen, doorhalingen of aantekeningen die erop aangebracht zouden zijn. De gemachtigde moet tonen dat hij gemachtigd is om de inschrijver te verbinden.
3.5 Kwalitatieve selectie 3.5.1 Eigen situatie Eigen situatie Met het oog op de analyse van de uitsluitingsgronden, is de inschrijver verplicht bij zijn offerte te voegen:
Een verklaring op erewoord dat hij zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt beschreven in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996;
Een recent attest van de Administratie der Directe Belastingen;
Een recent attest van de btw-administratie*;
Een attest van de RSZ met droog stempel met betrekking tot het voorlaatste kwartaal voorafgaand aan de datum van indienen van de offertes*.
(*) De Belgische inschrijvers moeten de met een sterretje aangeduide documenten niet toevoegen. De aanbestedende dienst zal die zelf elektronisch opvragen bij de bevoegde overheden. Het model van de verklaring op eer gaat als bijlage bij dit bijzonder bestek.
In geval van ontvangst na de hierboven vermelde datum, worden enkel de offertes aanvaard met een verzendingsbewijs op datum van minstens een (1) dag vóór de datum van definitieve ontvangst van de offertes. 5
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
11
De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat voor het afsluiten van de opdracht de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om hem te vragen volgende documenten voor te leggen:
Een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement verkeert, een gerechtelijk akkoord bekomen heeft, of zijn werkzaamheden heeft gestaakt;
Een recent uittreksel uit het strafregister.
De bovenbedoelde documenten zijn recent wanneer ze minder dan zes maanden oud zijn op de datum waarop de offertes ten laatste ingediend moeten worden. Indien de aanbestedende dienst van bovenvermeld recht gebruik maakt, beschikt de ondervraagde inschrijver over een maximumtermijn van twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de aanvraag om de vereiste documenten voor te leggen. Technische capaciteit Voor de technische capaciteit van de inschrijver zijn de volgende referenties vereist : -
Universitair diploma pedagogie, sociologie, economie of equivalent ;
-
Een specialisatie in ontwikkelingssamenwerking of ontwikkelingseducatie ;
-
Een goede ervaring met het formuleren van projecten ;
-
Een goede kennis van een participatieve aanpak;
-
Een minimum van 10 jaar ervaring in de ontwikkelingssamenwerking of ontwikkelingseducatie;
-
Zeer goede kennis van Nederlands en Frans (geschreven en gesproken).
Documenten die dienen voorgelegd te worden voor de evaluatie van de hieronder opgelijste kwalitatieve selectiecriteria:
-
Het curriculum vitae van de voorgestelde consultant ;
-
De lijst van diensten die vergelijkbaar zijn met deze opdracht, uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren ;
-
De expert tabel.
3.6 Gunning De keuze voor de meest voordelige offerte wordt gemaakt op basis van een evaluatie van de offertes, rekening houdend met de volgende criteria, opgesomd in dalende volgorde van belang:
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
12
Verbetering van de te volgen methodologie + voorstel van een gedetailleerde planning die de referentietermen respecteert;
Prijs.
3.7 Onderhandelingen De inschrijver(s) met de meest interessante offerte(s) kan (kunnen) verzocht worden om hun offerte schriftelijk of tijdens een onderhoud met de aanbestedende dienst voor te stellen/nauwkeuriger te beschrijven. In voorkomend geval zal (zullen) hij/zij verzocht worden om een verbeterde offerte in te dienen. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om gedurende de onderhandelingen af te wijken van de administratieve en technische bepalingen van het bestek.
3.8 Sluiten van de overeenkomst De opdracht zal toegekend worden aan de (geselecteerde) inschrijver die de meest voordelige, in voorkomend geval verbeterde, offerte heeft ingediend, op basis van de hierboven vermelde criteria. Er moet evenwel opgemerkt worden dat de aanbestedende dienst, krachtens Art. 18 van de Wet van 24 december 1993, kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Het volledige contract bestaat dus uit een opdracht die door BTC aan de gekozen inschrijver gegund is, overeenkomstig dit bestek en zijn bijlagen, de offerte en zijn bijlagen zoals eventueel gewijzigd door de onderhandelingen, de aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing en eventuele latere documenten die ontvangen en ondertekend zijn door beide partijen.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
13
4 Bijzondere contractuele bepalingen Dit hoofdstuk van dit bijzonder bestek bevat bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de AAV of die aanvullen of verduidelijken. De onderstaande nummering volgt die van de AAV. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AAV integraal van toepassing.
4.1 Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar is mevr. Nathalie Maelfait, Coordinator Infocyclus, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, tel 02.505.37.88, e-mail:
[email protected]. Eenmaal de opdracht gegund is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek. De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de goede uitvoering en de coördinatie van alle keurings- en opleveringsactiviteiten. De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. De leidend ambtenaar is gemachtigd alle verordeningen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, uit te vaardigen om de goede uitvoering van het contract mogelijk te maken. Vallen niet onder zijn bevoegdheid: het ondertekenen van aanhangsels evenals elke andere beslissing of overeenkomst die een afwijking van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht inhouden. De aanbestedende dienst wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in 1.1 ‘Aanbestedende dienst‘.
4.2 Borgtocht 4.2.1
Borgstelling
Conform art. 5 et seq. van de AAV is een waarborg van 5 % van de oorspronkelijke aannemingsom vereist, afgerond naar het bovenliggende tiental, waarvan de dienstverlener de samenstelling moet bewijzen binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de toewijzingsdatum van de opdracht. De borgstelling dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de dienstverlener tot de opdracht volledig uitgevoerd is. De aannemer moet, binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgstelling op een van de wijzen heeft gesteld volgens art. 5 van de AAV. Als de borgsom in contanten wordt samengesteld, moet het geld op de volgende rekening worden betaald (zie procedure op www.depositokas.be):
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
14
679-2004099-79 van de FOD FINANCIËN - THESAURIE Deposito- en Consignatiekas Borgstelling in geld Kunstlaan 30 1040 Brussel Tel.: 02/233.78.45 Fax: 02/233.70.87. De borgstelling kan door de aannemer ook gedaan worden op een van de wijzen voorzien in Art 5 § 3 van de AAV. Deze is in ieder geval onvoorwaardelijk en er wordt geen datum vermeld voor automatische vrijgave. De borgstelling wordt gereguleerd door het Belgisch recht en enkel de Belgische rechtbanken zijn bevoegd om een uitspraak te doen bij geschillen (zie model bewijs van de borgstelling)
4.2.2 Verzuim van borgstelling Conform art. 6 van de AAV:
§ 1. Wanneer de aannemer, binnen de termijn bedoeld in artikel 5, § 3, eerste lid, het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom.
§ 2. Wanneer de aannemer, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan overleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende overheid :
1° hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom;
2° hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige uitvoering uit.
§ 3. De tekortkomingen inzake de bepalingen van de opdracht betreffende borgstelling geven geen aanleiding tot het opmaken van het proces-verbaal bepaald in artikel 20, § 2.
4.2.3
Vrijgave borgstelling
De borgsom kan vrijgegeven worden na de definitieve oplevering op vraag van de aannemer.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
15
4.3 Derden De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de personen die aangeduid zijn in de offerte (en de selectiedocumenten), behalve in geval van overmacht. Voor alle onderaannemers en aangekochte diensten die niet in de offerte of het selectiedossier staan vermeld, moet de dienstverlener de toestemming krijgen van de leidend ambtenaar. In geen enkel geval zal de aanbestedende dienst uitgaven die voortvloeien uit een niet goedgekeurde overdracht of uitbesteding aanvaarden of terugbetalen.
4.4 Prijsherzieningen Een prijsherziening wordt niet aanvaard. De prijzen zijn vast en niet herzienbaar.
4.5 Intellectuele Rechten § 1. De aanbestedende dienst verkrijgt van rechtswege de auteursrechten en/of de intellectuele rechten op alle documenten en/of verslagen die door de dienstverlener gecreëerd zullen worden in het kader van onderhavige overheidsopdracht. De overdracht van die rechten zal plaatsvinden op het goedkeuring/validering van de documenten en verslagen in kwestie.
moment
van
de
§ 2. De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende dienst. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bijv. ‘in uitvoering’) eerlijk vermeld en in zoverre de aanbestedende dienst die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht.
4.6 Betalingen De betaling gebeurt overeenkomstig art. 15 § 2 en volgende van de AAV en binnen een termijn van 50 kalenderdagen, na ontvangst van factuur. De factuur wordt door de vertegenwoordiger van de dienstverlener ingediend in twee exemplaren, waarvan een exemplaar met de vermelding ‘origineel’ en het andere met de vermelding ‘kopie’ of ‘duplicaat’, met vermelding van de titel van de prestatie (Formulering van het project “Algemene informatiecyclus”), het nummer van het bestek (Bxl 1397) en de naam van de leidend ambtenaar (mevr. Nathalie Maelfait). Beide exemplaren worden verstuurd naar het volgend adres: Belgische Technische Coöperatie, ‘Directie Financiën’, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, België. Deze factuur zal ondertekend en gedagtekend zijn en zal het volgende vermelden: “voor echt en waarachtig verklaard en vastgesteld op de totale som van € …… (bedrag voluit geschreven)” De inschrijver kan geen voorschot vragen. De betaling wordt uitgevoerd na ontvangst en BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
16
goedkeuring van het eindrapport. Indien BTC de aanvraag uitbreidt, wordt de betaling verricht na goedkeuring van het product door BTC, op basis van een factuur die wordt berekend naargelang het aantal gepresteerde dagen.
4.7 Geschillen Deze opdracht, en alle mogelijke juridische gevolgen ervan, vallen integraal onder de Belgische wetgeving. Bij betwistingen of meningsverschillen tussen de aanbestedende dienst en de aannemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om de geschillen te regelen.
4.8 Middelen van optreden van de aanbestedende dienst 4.8.1
Verstrijken van de uitvoeringstermijn
Zonder afbreuk te doen aan wat is vastgelegd in artikel 20 van de AAV, bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996, stelt louter het verstrijken van de eventueel verlengde uitvoeringstermijn de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht.
4.8.2
Gebrekkige uitvoering
De aannemer blijft in gebreke bij de uitvoering van de opdracht:
Wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractueel bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data;
Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;
Wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende dienst niet naleeft;
Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften (bepaald in de opdracht).
Alle tekortkomingen aan de clausules van de opdracht, daarbij inbegrepen het niet in aanmerking nemen van de bevelen van de aanbestedende dienst, worden vastgesteld in een proces-verbaal waarvan een kopie onmiddellijk aan de opdrachtnemer wordt overgemaakt per aangetekend schrijven. De aannemer is gehouden onmiddellijk in te grijpen. Hij kan zijn verweermiddelen meedelen per aangetekend schrijven gericht aan de aanbestedende dienst binnen de BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
17
vijftien kalenderdagen die volgen op de dag, die wordt bepaald door de postdatum, van de verzending van het proces-verbaal. Na deze termijn wordt zijn stilzwijgen beschouwd als een erkentenis van de vastgestelde feiten. Wanneer tekortkomingen vanwege de aannemer worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van een of meer van de maatregelen bepaald in § 4 tot 9 van het artikel 20 van de AAV en van het artikel 75 van de AAV.
4.9 Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht in al zijn prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In die forfaitaire eenheidsprijzen zijn ingerekend: de honoraria, de per diem, de vervoer-, overnachtings-, verzekerings-, visa- en communicatiekosten, de administratie- en secretariaatskosten, de kosten voor de documentatie betreffende de diensten en die eventueel door de aanbestedende dienst wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, tol- en accijnsrechten betreffende de gebruikte producten en materieel, verpakkingskosten, keurings- en opleveringskosten, alle personeels- en materiaalkosten die nodig zijn om deze opdracht uit te voeren, de vergoeding voor auteursrechten, de aankoop of huur bij derden van diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Indien de opdracht verlengd wordt, blijven de forfaitaire eenheidsprijzen zoals vermeld in de offerte van toepassing.
4.10 Opleveringen De oplevering van de opdracht bestaat uit de controle door de aanbestedende dienst van de overeenstemming van de door de dienstverlener uitgevoerde prestaties met de regels van de kunst evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht.
4.10.1 Keuring De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de dienstverlener op eender welk moment van de opdracht een activiteitenverslag te vragen (gehouden vergaderingen, ontmoete personen, bezochte instellingen, overzicht resultaten, problemen die zich gesteld hebben en onopgeloste problemen, afwijking ten opzichte van de planning en afwijkingen ten opzichte van de referentietermen, enz.).
4.10.2 Voorlopige Oplevering De goedkeuring van de documenten wordt per post meegedeeld aan de internationale consultant 15 kalenderdagen na ontvangst.
4.10.3 Definitieve oplevering De goedkeuring wordt van de definitieve documenten per post meegedeeld aan de BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
18
internationale consultant 15 kalenderdagen na ontvangst.
4.11 Einde van de opdracht (zie 4.10.3 ‘Definitieve oplevering’)
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
19
5 Referentietermen
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
20
6 Inleiding De huidige Algemene Conventie van het project « Algemene Informatiecyclus » (Infocyclus) werd getekend tussen beide partijen op 1 september 2008. Hij vervalt op 31/ augustus 2013. In oktober en november 2012 vond de eindevaluatie plaats van het project « Infocyclus ». De belangrijkste conclusies van deze evaluatie zijn terug te vinden in hoofdstuk 2.6. Met het oog op de start van het nieuwe project « Infocyclus 2013-2018 » vanaf september 2013 moet de formulering plaats vinden vanaf eind januari 2013. Zoals de eindevaluatie laat zien, wordt de huidige Infocyclus geapprecieerd door de verschillende betrokkenen. Toch zijn er ook heel wat punten te verbeteren en te moderniseren. Dat zal de uitdaging worden voor deze formulering.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
21
7 Historiek van de interventie 7.1 Contract van het project Het project Infocyclus valt onder de noemer sensibilisatie en ontwikkelingseducatie en streeft ernaar om duurzame ontwikkeling in ontwikkelingslanden te ondersteunen. Het is de Belgische Staat die BTC heeft opgedragen deze interventie uit te voeren. De huidige Algemene Conventie werd getekend op 1 september 2008 en loopt nog tot 31 augustus 2013. Het totale budget bedraagt € 7.071.282.
7.2 Context van het project Infocyclus werd in de jaren ’60 door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking opgestart. De Informatiecyclus moest de mensen die zich wilden engageren in de internationale samenwerking vorming aanbieden, informatie verschaffen en sensibiliseren. Op vraag van de staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking werd de organisatie van de Informatiecyclus midden 2002 overgedragen van de directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking (toen DGOS, nu DGD) aan BTC. Sinds de oprichting van de Infocyclus in de jaren '60, heeft de wereld van de ontwikkelingssamenwerking grondige evoluties ondergaan waarvan bepaalde veranderingen een directe invloed uitoefenen op de vormingsbehoeften van de sector. Zo stelt men vast dat het aantal coöperanten sinds de jaren ’90 sterk gedaald is en dat de kandidaten voor buitenlandse opdrachten steeds professioneler worden met meer ervaring achter de rug. Deze situatie staat in steeds groter contrast met de groeiende massa kandidaten, jongeren, met beperkte ervaring, die zich willen engageren als coöperant in het buitenland. Anderzijds zijn er de voorbije jaren heel wat initiatieven ontstaan op het vlak van internationale solidariteit die zich ontwikkelen in de marge van de ‘traditionele’ actoren. Deze initiatieven komen voort uit de sociale bewegingen, de civiele maatschappij of de privésector en bieden nieuwe opportuniteiten voor ontwikkelingsacties. Deze nieuwe vormen van samenwerking vormen de zogenaamde ‘4depijler’. De internationale ontwikkelingssamenwerking heeft ook een belangrijke ontwikkeling gekend met nieuwe activiteiten die niet exclusief meer op het Zuiden gericht zijn maar die direct ontstaan in onze maatschappij in het Noorden: sensibilisering en ontwikkelingseducatie, lobbying, eerlijke handel, opvang en begeleiding van migranten, het ecotoerisme, enz. Ook het doelpubliek van de Infocyclus is zo mee geëvolueerd. Oorspronkelijk bestond dat publiek voornamelijk uit coöperanten en vrijwilligers van NGOs, maar nu trekt Infocyclus vooral vrijwilligers en jongeren met weinig ervaring aan die hun weg zoeken in de ontwikkelingssamenwerking.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
22
Parallel met deze evoluties zien we belangrijke aanpassingen in het vormingsaanbod voor de actoren van de internationale ontwikkelingssamenwerking. Spijtig genoeg zien we ook een gebrek aan overleg en coördinatie tussen de verschillende aanbieders van opleidingen. In zijn huidige vorm tracht Infocyclus reeds een antwoord te bieden aan deze uitdagingen. Maar deze formulering dient ook te onderzoeken hoe dit nog beter kan in de toekomst.
7.3 Objectieven van het project Algemene doelstelling: "Het programma Infocyclus wil duurzame ontwikkeling in de ontwikkelingslandenen in België bevorderen." Specifieke doelstelling: "Het Infocyclusprogramma mikt op personen die actief zijn in internationale solidariteit of die dat wensen te worden en wil hen enerzijds doen nadenken over de globale ontwikkelingsuitdagingen en hun engagement stimuleren, en anderzijds de synergie stimuleren tussen organisaties die hen omkaderen."
7.4 Resultaten en indicatoren Er zijn vier resultaten (zie Logisch kader in bijlage): Het 1ste resultaat betreft kennis: De kennis van de deelnemers aan Infocyclus is verbeterd: ze verwerven een beter inzicht in de complexiteit van ontwikkeling en hebben een algemeen zicht op de ontwikkelingsuitdagingen en op de nieuwe vormen van engagement in de internationale solidariteit. Het 2de resultaat betreft de attitude: De deelnemers aan de Infocyclus wijzigen of versterken hun coöperatieve attitudes: ze ontwikkelen een kritische geest, meer bepaald in verband met hun rol als actor in de internationale samenwerking. Bovendien ontwikkelen ze een coöperatieve ingesteldheid en engageren zich beter in groepswerk. Het 3de resultaat betreft het engagement: De deelnemers worden aangemoedigd om hun kennis en attitudes in te zetten ter versterking van hun engagement in de internationale solidariteit en/of ontwikkelingssamenwerking. de
Het 4 resultaat beoogt het overleg: Er is een overleg opgestart tussen de verschillende actoren die opleidingen over internationale solidariteit aanbieden over een betere omkadering van personen die in de internationale solidariteit actief zijn of willen worden. Aan de hand van de indicatoren in het logisch kader zou een evaluatie van het bereiken van deze resultaten mogelijk moeten zijn.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
23
7.5 Strategie van het project – Beheer – Organisatie 7.5.1 Strategie Infocyclus is vooral een opleiding die focust op het engagement, losstaand of het nu gaat om ontwikkelingsprojecten of -programma's in het Zuiden dan wel om de activiteiten die in het Noorden ontstaan. Infocyclus gaat verder dan sensibilisering. Het gaat dieper in op het bewustzijn en versterkt de activering en het engagement. De vorming behoudt haar algemeen karakter maar is flexibeler geworden om zich te kunnen aanpassen aan de verscheidene profielen van de deelnemers enerzijds en tegemoet te komen aan de verscheidene behoeften van internationale solidariteitsorganisaties anderzijds. De opleiding blijft niet beperkt tot het overbrengen van informatie en kennis, maar wil de deelnemers vooral doen nadenken over ontwikkelingsuitdagingen. Zij focust op de uitwisseling van ervaringen tussen deelnemers en op de ontwikkeling van coöperatieve attitudes.
7.5.2 Praktische organisatie De Infocyclus is een achtdaagse residentiële opleiding die 11 keer per jaar wordt georganiseerd. De opleiding bestaat uit modules die verscheidene onderwerpen en problematieken van de internationale solidariteit aansnijden. De opleiding gebruikt de gepaste educatieve methodes. De vorming bestaat uit 2 verschillende delen: - Een gemeenschappelijk deel dat door alle deelnemers wordt gevolgd - Een optie die wordt gekozen door de deelnemers in functie van hun persoonlijke interesse of profiel Voor de residentiële opleiding bereiden de deelnemers een aantal thema’s voor via afstandsleren (e-learning). Dankzij die voorbereiding wordt het mogelijk de inhoud van die thema’s te volgen wanneer die tijdens de opleiding zelf aan bod komen. Die afstandscursussen zijn verplicht maar ze bestaan uit modules en deelnemers die slagen voor de niveautests bij het begin van een afstandscursus kunnen vrijgesteld worden voor het deel van de onlinecursus dat ze al kennen. Op het einde van elke Infocyclus kunnen deelnemers die dat wensen een certificaat ontvangen indien zij deelnemen aan de eindproef. Het gaat om een individueel mondeling examen op basis van een tekst uit de nieuwsmedia. De deelnemer krijgt tijd om zich voor te bereiden voor het gesprek. Tijdens het onderhoud bespreekt de deelnemers zijn/haar antwoorden met het team examinatoren. Het gaat om een interactief examen en de nadruk ligt op het verduidelijken van de concepten en de samenvatting door de deelnemers van de kennis die werd behandeld tijdens de Infocyclus. Het onderhoud legt de nadruk op de zogenaamde ‘zachte’ vaardigheden en op feedback zodat de deelnemers ook iets leren uit het examen (formatieve evaluatie).
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
24
7.5.3 Coördinatie van het Infoyclusproject Het project wordt gecoördineerd onder het gezag van BTC dat verantwoordelijk is voor de opvolging en uitvoering van het Infocyclusprogramma. Het coördinatieteam bestaat uit 7 personen: - Een coördinator - Drie verantwoordelijke pedagogische omkadering - Drie administratieve assistenten Externe medewerkers (+/-120 personen): Het coördinatieteam werkt met een resem externe medewerkers. Deze medewerkers worden aangetrokken via jaarlijkse openbare aanbestedingen. Het gaat dus om consultancydiensten. Er zijn: - pedagogische begeleiders die de groepen deelnemers begeleiden en ondersteunen - Examinatoren - Sprekers om de verscheidene opleidingssessies te animeren (gemeenschappelijk deel) - Sprekers om de verschillende opties te animeren De stuurgroep van Infocyclus is de plek waar de projectpartners (BTC, DGD en het kabinet) met elkaar communiceren; zij komen twee keer per jaar samen. De drie instanties volgen gezamenlijk de strategie van het Infocyclusprogramma op. Sinds 2012 en op hun vraag maakt het kabinet geen deel meer uit van de stuurgroep.
7.6 Conclusies en aanbevelingen van de eindevaluatie van het Infocyclus-project (dec 2012) 7.6.1 Relevantie Infocyclus sluit goed aan op het Belgisch beleid ontwikkelingseducatie. Op het niveau van de verwachtingen en de tevredenheid bij de deelnemers, beantwoorden de meeste thema’s aan de verwachtingen. Bereiken we de doelgroepen die we willen? Willen we de 4 ja, hoe kunnen we dit verbeteren?
de
pijler meer bereiken? Indien
7.6.2 Efficiëntie De afgelopen maanden en jaren was er een grote turnover bij het coördinatieteam. Dit zou zich moeten stabiliseren in 2012 en 2013. De procedures voor openbare aanbestedingen zijn te lang en te traag. De financiën worden correct beheerd. Het jaarbudget is voldoende voor een adequate uitvoering van Infocyclus in zijn huidige vorm. De kosten per deelnemer zijn relatief laag in vergelijking met andere, door de overheid gefinancierde opleidingen. Het systeem van overbooking is efficiënt. Er zijn lange wachttijden maar ze blijven acceptabel. BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
25
De mogelijkheden van het E-learning-luik worden niet ten volle benut. De modules zouden beter moeten geïntegreerd worden in het totaalpakket. Slagingspercentage voor de examens is 94%, dit overstijgt het vooropgestelde cijfer. De vraagt dient wel gesteld te worden of de examinatoren voldoende op de hoogte zijn van wat de deelnemers leren tijdens de cursus en of de examinatoren voldoende de “cultuur” van de opleiding begrijpen. Een positief punt is de invoering van een objectieve schaal om de deelnemers tijdens het examen mee te beoordelen.
7.6.3 Doeltreffendheid
Kennisoverdracht : deelnemers hebben hier een postieve visie op. Op niveau van de examens is het slaagpercentage 94%.
Houding (onderlinge samenwerking, networking) : dit zou nog kunnen verbeterd worden door Infocyclus.
Engagement : 45% van diegenen die niet werkzaam waren in de sector zijn na de cursus actief op zoek gegaan. Van de 70% die reeds actief waren in de sector, is meer dan 60% het nog steeds 1 jaar na het volgen van de cursus.
Het 4de resultaat werd niet bereikt. Er is geen duidelijke visie op de legitimiteit en het mandaat van het overlegplatform. Ondanks de inspanningen van BTC om de verschillende betrokkenen bij elkaar te brengen om uit te wisselen over verschillende thema’s zijn er te weinig tastbare resultaten gevolgd uit dit overleg.
Het is niet duidelijk op niveau van de indicatoren, op welke basis te bereiken cijfers gedefinieerd werden. Dit is te verbeteren in het nieuwe logisch kader.
7.6.4 Aanbevelingen
Herformuleer Infocyclus na consultatie van alle betrokken personen en organisaties
In Europees en nationaal verband is Infocyclus een unieke opleiding in zijn genre. Probeer dit unieke karakter te behouden en nog te verbeteren waar mogelijk.
Herdefinieer duidelijk en expliciet de te bereiken doelgroepen. Zorg ervoor dat de deelname aan Infocyclus voor alle doelgroepen praktisch uitvoerbaar en aantrekkelijk is.
Indien we voor een meer divers publiek gaan, dan valt het te overwegen om ook (deels) niet-residentiele cycli te organiseren
Overweeg om meer ‘tailor-made’ opleidingen te organiseren (zoals Challenge the Development, een opleiding specifiek voor de ambtenaren van DGD, georganiseerd in 2011)
Herdefinieer het logisch kader, vooral op niveau van de objectieven en het monitoringsysteem (indicatoren, rapportage)
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
26
Voor wat betreft het overlegplatform, daar dient de legitimiteitskwestie eerst te worden opgelost
Verrijk de pedagogie: (nog meer) participatief, interactief groepswerk, uitwisseling van ideeën,…
Op niveau van de inhoud: creëer meer opties waartussen de deelnemers kunnen kiezen
Verhoog de effectiviteit van de E-learning modules
Denk na over het profiel en de rol van de pedagogische begeleiders en de examinatoren
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
27
8 Formuleringsproces 8.1 Objectief Het huidige project liep van september 2008 tot augustus 2013, een eindevaluatie vond plaats in oktober en november 2012. Aangezien de algemene conventie afloopt op 21 augustus 2013, is een formulering van een nieuwe fase van het Infocyclusproject noodzakelijk. Deze formulering werd goedgekeurd door de stuurgroep van het project. Het objectief is het afleveren van een Technisch en Financieel Dossier (TFD) die het kader weergeeft van het project en waarover er een consensus bestaat onder de verschillende betrokkenen (DGD, BTC, Kabinet).
8.2 Analyse Eerst moet de formulering volgende documenten analyseren :
-
Beleidsnota van de huidige Minister van Ontwikkelingssamenwerking (dec 2011) die onder meer stelt : « stijging met 25 % van het budget voor sensibiliserings- en vormingsinitiatieven, om het maatschappelijke draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking te verbreden.. » en overleggen met de administratie hoe dit te concretiseren in het projec Infocyclus
-
De « Strategienota ontwikkelingseducatie » van maart 2012, van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
-
Het rapport van de eindevaluatie van ‘Infocyclus 2008-2013’ van december 2012
-
De rapporten van het platform PULSE (HIVA)
-
Andere (evaluatie)rapporten en studies.
Dit om het volgende te analyseren : -
Wat wil de Belgische overheid exact betreffende de toekomst van het Infocyclusproject op gebied van de doelgroep, de inhoud en de ‘vorm’ (residentieel of niet niet, gemengde vormen,…) Wat de deelnemers wensen als programma op niveau van inhoud en vorm. Wat de indirecte begunstigden (werkgevers of toekomstige werkgevers van de deelnemers) willen als programma ook op niveau van inhoud en vorm. De complementariteit met andere spelers binnen het domein van de ontwikkelingseducatie en sensibilisatie
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
28
8.3 Definiering van een strategie en uitwerking van een operationele planning -
-
Op basis van deze analyse, uitwerken van de grote assen van de interventie : de te bereiken objectieven en de strategie om die te bereiken, de vorm van de opleiding, de onderwerpen die zullen behandeld worden, de uitvoeringsmodaliteiten, de complementariteit met andere interventies betreffende ontwikkelingseducatie en sensibilisatie; de samenwerking met de andere BTC-departementen, enz. Specifiëren van de objectieven, de resultaten, de activiteiten, de indicatoren en hun baseline, de resources (HR en Budget) en de uitvoeringsmodaliteiten; rekening houdend met financiële, operationele beperkingen en beperkingen in de tijd.
Dit alles rekening houdend met volgende aandachtspunten : -
-
-
-
De verhouding prijs-kwaliteit (efficientie) Doelpubliek : op dit ogenblik bestaan de deelnemers overwegend uit universitairen en net afgestudeerden. Is dit het doelpubliek dat we met Infocyclus willen bereiken? Als we het doelpubliek meer zouden willen diversifiëren, moet worden nagedacht over de vorm van de opleiding. Blijven we een residentiele opleiding? Kunnen we residentieel en niet-residentieel combineren? Zijn 8 dagen opleiding voldoende/ te veel? Enz. Op het niveau van de inhoud van het programma moet worden nagedacht hoe we meer kunnen inspelen op actuele thema’s en tendensen in de wereld van de ontwikkelingssamenwerking. De formulering moet vastleggen welke thema’s moeten geprogrammeerd worden en met welke frequentie. Dit rekening houdend met de thema’s die in het vorige programma werden geprogrammeerd en die een zeker succes kenden in termen van impact/effect op de deelnemers. De evaluatie van de opties is op dit moment niet zo positief, zowel hun inhoud als vorm moet worden aangepast. De openbare aanbestedingen : op dit moment werkt het project met openbare aanbestedingen voor de huur van de zalen en voor de rekrutering van de pedagogische begeleiders en de examinatoren. Vooral voor de pedagogische begeleiders is dit niet de meest geschikte manier van werken voor het bereiken van de doelstellingen. De complementariteit tussen de inhoud van de cursussen en de E-learning modules en de ruimte die de E-learning modules zouden moeten innemen De inhoud en de vorm van de examens en hun link met de inhoud van de opleiding. De toekomstige vorm en inhoud van het overlegplatform dat de verschillende actoren in het veld van de ontwikkelingseducatie moet samenbrengen. De vereisten waaraan de ruimte(s) waar de opleidingen doorgaan, moet(en) voldoen (zalen, maaltijden, kamers,…).
De template van het Technisch en Financieel Dossier vindt u in bijlage 2.
8.4 Goedkeuring van het TFD (voir 4.3.5)
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
29
9 Methodologie van de formulering 9.1 Basisprincipes De formulering van het project « Infocyclus » dient volgende basisprincipes te respecteren : -
Een actieve en strategische deelname van de personen en organisaties die betrokken zijn/zullen zijn bij het project, waaronder een vertegenwoordiger van de politiek vertegenwoordiger Specifieke aandacht voor de door de eindevaluatie aanbevolen veranderingen en verbeteringen Bijzonder aandacht voor complementariteit met andere spelers binnen het domein van de ontwikkelingseducatie en sensibilisatie Het technisch en financieel dossier vormt het stevige basisdossier van het programma maar dient tegelijkertijd te beschikken over een zekere flexibiliteit tijdens de uitvoering om zich te kunnen aanpassen aan een eventueel veranderende context.
9.2 Methodologie Verschillende methodes zullen (complementair) gebruikt worden opdat alle betrokken actoren kunnen deelnemen, zoals bvb : -
Participatieve ateliers Groepswerken Individuele en groepsinterviews Terreinbezoeken (de herberg waar de huidige opleiding doorgaat bvb)
9.3 Verloop De formulering verloopt in verschillende fases.
9.3.1 Fase 1 : Voorbereidende fase en lectuur
Verzamelen en bestuderen van de documenten opgenomen in de bibliografie in bijlage 1
Verzamelen van initiële informatie
Logistieke aspecten van de formulering organiseren: afspraken, ateliers,…
9.3.2 Fase 2 : Formulering
Formuleringszending die bestaat uit het ontmoeten of contacteren van alle betrokken personen via ateliers, interviews, enquêtes, enz.
Zorgen voor coherentie tussen de voorbereidende fases en de conclusies uit de ontmoetingen
Beperkte debriefing met ‘aide-mémoire’ met het referentieteam
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
30
9.3.3 Fase 3 : Redactie van het TFD Schrijven van het TFD op basis van de BTC-template.
9.3.4 Fase 4 : Restitutie van het TFD
Restitutie-atelier van het DTF met alle betrokkenen
Integratie van de commentaren.
9.3.5 Fase 5 : Goedkeuring van het TFD
Finalisering van het dossier en voorlegging aan het referentieteam
Goedkeuringsvergadering met de Stuurgroep
Afwerking van het dossier en offciële bezorging aan DGD.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
31
10 Timing van de formulering De formulering moet starten in februari en moet ten laatste eindigen in april 2013 volgens de indicatieve planning hieronder (voor meer details zie het chronogram in hoofdstuk 7).
FORMULERINGSFASES
DUUR
FASE 1 : Voorbereidende fase Verzamelen en analyse van informatie
Begin februari 2013
FASE 2 : Formuleringszending : ontmoetingen Formuleringszending
Februari 2013
Beperkte restitutie (aide-mémoire) met het referentieteam
Februari 2013
FASE 3 : Redactie van het TFD Redactie van het TFD
Maart 2013
FASE 4 : Restitutie van het TFD Restitutieatelier van het TFD
Maart 2013
Integratie van de commentaren
Maart 2013
FASE 5 : Goedkeuring van het TFD Interne fase BTC-DGD
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
April 2013
32
11 Samenstelling van het formuleringsteam 11.1 Referentieteam De consultant zal ondersteund worden door een referentieteam. Dit team is samengesteld met de volgende personen : -
De Coördinator van Infocyclus Twee personen uit andere BTC-departementen Twee personen van DGD Eén vertegenwoordiger van de politieke verantwoordelijke
Taken van het referentieteam : -
Becommentariëren en valideren van de voorgestelde methodologie; De consultant input geven betreffende de complementariteit van Infocyclus met andere interventies op gebied van ontwikkelingseducatie en sensibilisatie; waken over het integreren van een samenwerking met andere BTC-departementen; Becommentariëren en valideren van de aide-mémoire; Becommentariëren en valideren van de voorlopige versie van het TFD; Het definitieve TFD goedkeuren.
11.2 Consultant voor de formulering Eén consultant zal verantwoordelijk zijn voor de formulering. Hij/zij wordt gecontracteerd via een openbare aanbesteding.
11.3 Verantwoordelijkheden van de consultant Verantwoordelijkheden/Taken De consultant is volledig verantwoordelijk voor de aide-mémoire en het technisch en financieel dossier. -
De coördinatie van de formulering; De definiëring (samen met het referentieteam) van de methodologie ; De redactie van de aide-mémoire en het TFD ; garant staan voor de technische kwaliteit van het document ; Verzekerd zijn van de input van alle betrokkenen (definiëren van de steekproef van te interviewen mensen) rekening houdend met de beschikbaarheid van elkeen (lang genoeg op voorhand plannen) Schrijven van een samenvatting van de conclusies en aanbevelingen die moeten voorgesteld worden tijdens de debriefing en de restitutie; Schrijven en vervolledigen van het definitieve TFD.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
33
12 Chronogram (indicatief) Fases Briefing op hoofdzetel BTC Verzamelen van gegevens, analyse en synthese Formuleringszending: ontmoetingen/interviews Beperkte restitutie met aide mémoire Redactie van het DTF * Versturen van het rapport naar BTC Restitutie-atelier op BTC Commentaren van BTC** Integratie van de eventuele commentaren en redactie van het eindrapport*** Laatste revisie en versturen van het finale DTF naar BTC
Aantal dagen 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18-22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33-37 38 39-48
49 50 51 52-56
57
X
X
X
32 dagen te presteren door de consultant Aantal dagen waarop de consultant niet onder contract is X Op te leveren documenten * BTC geeft 15 dagen de tijd voor de redactie, waarvan 10 dagen betaald ** BTC zal zijn commentaren geven binnen een termijn van 10 dagen ***BTC geeft 8 dagen de tijd voor de redactie van het eindrapport, waarvan 3 dagen betaald
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
34
Bijlage 1 : Bibliografie De « Strategienota ontwikkelingseducatie » van maart 2012, van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking De beleidsnota van Minister Magnette – 23/12/2011 de Het 3 beheerscontract tussen BTC en DGD – 05/08/2006 Wet op de Belgische ontwikkelingssamenwerking – 25/05/1999 Wet op de creatie van BTC – 21/12/1998 BTC ondernemingsplan 2011 Algemene Overeenkomst van de Infocyclus - 01/09/2008 Technisch en Financieel Dossier ‘Infocyclus’ - 01/09/2008 Een evaluatie van de BTC-infocyclus door de alumni – december 2009 Etude des besoins en formation sur la coopération au développement – september 2007 Etude d’efficacité des Infocycles ‘un an après’ – januari 2007 Evaluatie van het Infocyclus project – december 2012 Jaarrapporten Infocyclus Verslagen van de stuurgroep Rapporten van het platform PULSE (HIVA) : http://www.pulseoplatform.com/#/publicaties/4538978316
BTC, Belgisch ontwikkelingsagentschap
Bijlage 2 : Template TFD
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
36
13 Formulieren 13.1 Identificatieformulier Indien de inschrijver een rechtspersoon is: Firmanaam: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende: Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van: Indien de inschrijver één of meerdere natuurlijke personen is (in te vullen door de verantwoordelijke die de inschrijver vertegenwoordigt): Naam, voornaam van de inschrijver (vertegenwoordigd door de verantwoordelijke): Domicilie: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van:
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
37
13.2 Certificaat van beschikbaarheid Door deze offerte in te dienen, verklaart de inschrijver ………………………………………… expliciet dat de in de offerte vermelde consultant beschikbaar is om de in onderhavig bestek vermelde prestaties uit te voeren overeenkomstig de indicatieve planning die vermeld staat in de referentietermen.
Gedaan te ………………………, op ……………………. Handtekening: Naam:
………………………………………………
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
38
13.3 Tabel “expert profiel” Profiel expert
Kwalificaties / ervaring
Jaar
Universitair diploma pedagogie, sociologie, economie of equivalent Een specialisatie in ontwikkelingssamenwerkin g of ontwikkelingseducatie Een goede ervaring met het formuleren van projecten Een goede kennis van een participatieve aanpak Een minimum van 10 jaar ervaring in de ontwikkelingssamenwerkin g of ontwikkelingseducatie Zeer goede kennis van Nederlands en Frans (geschreven en gesproken)
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
39
13.4 Offerteformulier Door deze offerte in te dienen verklaart de inschrijver …………….……………… …………………………………. expliciet alle voorwaarden te aanvaarden die worden opgesomd in het bijzonder bestek Bxl 1397 en af te zien van zijn eigen (verkoops)voorwaarden. Hij verbindt zich ertoe om onderhavige overheidsopdracht uit te voeren aan de volgende prijzen, uitgedrukt in euro en excl. btw (in cijfers): Hoeveelheid
Eenheid
Eenheidsprijs
Totaal
Terrein
Persoon/dag
€
16
€
Briefing
Persoon/dag
€
1
€
Debriefing
Persoon/dag
€
1
€
Domicilie
Persoon/dag
€
14
€
Maximumprijs vervoer H/T Brussel voor de (de)briefing(s) (optie)
€
2
€
Internationale expert
Btw-percentage
%
Lokaal vervoer en huur, koffiepauze, enz.
Totaal* (excl. btw)
€
Betaald door BTC
Indien de opdracht verlengd wordt, blijven de forfaitaire eenheidsprijzen zoals vermeld in de offerte van toepassing. * In overeenstemming met punt 4.9 ”Elementen die in de prijzen zijn begrepen” van onderhavig bestek.
Gedaan te ………………………, op …………………….
……………………………………………… Origineel handgeschreven handtekening / naam vertegenwoordiger van de inschrijver
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
40
13.5 Integriteitverklaring voor de inschrijvers Betreft inschrijver: Domicilie/Maatschappelijke zetel Referentie overheidsopdracht:
Aan de Belgische Technische Coöperatie,
Hierbij verklaar ik / verklaren wij, handelend in mijn/onze hoedanigheid van rechtsgeldig(e) vertegenwoordiger(s) van bovenvermelde inschrijven hetgeen volgt:
Noch de leden van het bestuur, noch werknemers of andere personen of rechtspersonen waarmee de inschrijver een overeenkomst met het oog op de uitvoering van de opdracht heeft gesloten, hebben voor zichzelf of voor andere personen of rechtspersonen een op geld waardeerbaar voordeel (zoals bijvoorbeeld giften, beloningen of voordelen van alle aard) van derden bedongen of aanvaard, dat direct of indirect verband houdt met werkzaamheden van de betrokkene voor de Belgische Technische Coöperatie. Bestuurders, medewerkers of hun partners hebben geen financiële of andere belangen in ondernemingen, organisaties e.d. die een directe dan wel indirecte relatie met de Belgische Technische Coöperatie hebben (die bijvoorbeeld een belangenconflict zouden kunnen veroorzaken). Ik heb / wij hebben kennis genomen van de artikelen betreffende deontologie en anti-corruptie opgenomen in het bestek en verklaren deze volledig te onderschrijven en te respecteren.
Ik ben / wij zijn tevens bewust van het feit dat de personeelsleden van de Belgische Technische Coöperatie gebonden zijn aan een ethische code waarin het volgende staat: “Om de onpartijdigheid van de personeelsleden te waarborgen, mogen zij geen giften, beloningen of voordelen vragen, eisen of aannemen bestemd voor henzelf of voor derden tijdens de uitoefening van hun functie noch daarbuiten als voornoemde giften, beloningen of voordelen verbonden zijn aan die uitoefening. Het is in deze problematiek niet enkel de verrijking die voortvloeit uit giften, beloningen of voordelen van alle aard die belangrijk is, maar vooral het verlies van de onpartijdigheid die van het personeelslid wordt vereist bij de uitoefening van zijn functie. De personeelsleden aanvaarden ten persoonlijke titel geen beloningen, giften noch financiële of andere voordelen voor de dienstverlening”. Indien de inschrijver de bovenvermelde opdracht zou toegewezen krijgen, verklaar ik/wij bovendien akkoord te zijn met volgende bepalingen:
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
41
Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, in het de uitvoerder strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende dienst, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn door de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. Elk contract (overheidsopdracht) wordt verbroken zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het verkrijgen of aanbieden van bovenstaande op geld waardeerbare voordelen. Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de uitvoerder van deze en van andere overheidsopdrachten voor de Belgische Technische Coöperatie. De uitvoerder van de opdracht verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende dienst zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die hij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten.
De inschrijver neemt ten slotte kennis van Coöperatie zich het recht voorbehoudt om gerechtelijke instanties voor elke vaststelling verklaring en dat alle administratieve en andere vallen van de inschrijver.
het feit dat de Belgische Technische klacht in te dienen bij de bevoegde die ingaat tegen de inhoud van deze kosten die daaruit volgen ten laste zullen
Ondertekening met de handgeschreven vermelding ‘Gelezen en goedgekeurd’ door: met vermelding van naam en functie
…………………………….. Plaats, datum
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
42
13.6 Gedetailleerde planning De inschrijver is verplicht onderstaande gedetailleerde planning ingevuld bij de voorgestelde verbeterde methodologie te voegen. Begin (dagen)
Einde (dagen)
1
T0
T0 +
2
T0 +
T0 +
3
T0 +
T0 +
4
T0 +
T0 +
5
T0 +
T0 +
6
T0 +
T0 +
7
T0 +
T0 +
8
T0 +
T0 +
9
T0 +
T0 +
10
T0 +
T0 +
11
T0 +
T0 +
12
T0 +
T0 +
13
T0 +
T0 +
14
T0 +
T0 +
15
T0 +
T0 +
16
T0 +
T0 +
17
T0 +
T0 +
18
T0 +
T0 +
19
T0 +
T0 +
20
T0 +
T0 +
1.
Gedetailleerde taken (cf. methodologie)
Plaatse n
Duur (dagen)
T0: eerste dag van de uitvoering van de opdracht. De gedetailleerde planning wordt uitgedrukt in kalenderdagen.
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
43
13.6.1 Verklaring op erewoord (artikel 69 van het KB van 8 januari 1996) Door deze offerte in te dienen, verklaart de inschrijver ……………………………………………… op erewoord zich niet in een van de situaties te bevinden zoals bedoeld door de uitsluitingsgronden van artikel 69 van het KB van 8 januari 1996. De inschrijver verbindt zich ertoe bij gunning op vraag van de aanbestedende dienst de nodige documenten en bewijzen voor te leggen.
Gedaan te ………………….……………, op …………………….
……………………………………………… Origineel handgeschreven handtekening / naam vertegenwoordiger van de inschrijver
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
44
13.6.2 Lijst van gelijkaardige geleverde diensten Op het vlak van onderhavige opdracht Gelijkaardige diensten (minimum 3) Naam (uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar)
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
Bedrag
Datum
Publiek of privé
45
Model bewijs van borgstelling Bank X Adres Borgtocht n°X Deze borgstelling wordt uitgegeven in het kader van de wet van 24.12.1993 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en in overeenstemming met het KB van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare e werken en meerbepaald artikel 5 § 2, 2 alinea, ingevoegd door het KB van 04.07.2001. X, adres (de ‘Bank’) verklaart hierbij zich borg te stellen voor een maximumbedrag van EUR X (X euro) ten voordele van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) voor de verplichtingen van X, adres op grond van de opdracht: ‘X, Bestek CTB/BTC Bxl X’ (de ‘Opdracht’). Dienovereenkomstig verbindt de Bank zich er toe, afstand doende van het voorrecht van schuldsplitsing of uitwinning, om tot het maximumbedrag, elk bedrag dat X de Belgische Technische Coöperatie verschuldigd zou kunnen zijn ingeval X in gebreke blijft bij de uitvoering van de ‘Opdracht’. Deze borgtocht wordt vrijgegeven overeenkomstig de bepalingen van het Bijzonder Bestek en van artikel 9 van de bijlage van het KB van 26.09.1996. Elke aanspraak op onderhavige borgstelling moet per aangetekende zending gericht zijn aan de bank X, adres, met vermelding van de referentie: X. Elke betaling die wordt uitgevoerd op grond van onderhavige borgstelling vermindert van rechtswege het door de bank gewaarborgde bedrag. De borgstelling wordt gereguleerd door het Belgisch recht en enkel de Belgische rechtbanken zijn bevoegd om een uitspraak te doen bij geschillen. Opgemaakt te X
op X Handtekening: Naam:
………………………………………………
BTC ; Belgian Development Agency Bxl 1397
46