Ředitel Městského muzea Mariánské Lázně (dále jen: muzeum) vydává ve smyslu § 9 odst. 1 písm. g) zákona č. 122/2000 Sb., ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů (dále jen: zákon), podle vyhlášky č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č.122/2000 Sb. (dále jen:vyhláška), a s přihlédnutím k Metodickému pokynu Ministerstva kultury ČR čj. 53/2001 (dále jen: metodický pokyn), tento
PŘÍKAZ č. 1/2004,
REŽIM ZACHÁZENÍ SE SBÍRKOU MĚSTSKÉHO MUZEA MARIÁNSKÉ LÁZNĚ
kterým se stanovuje : I. Nabývání předmětů do sbírky muzea II. Vedení chronologické evidence III. Vedení systematická evidence IV. Inventarizace sbírky V. Trvalé ukládání, ochrana a pohyb sbírkových předmětů muzea VI. Vyřazování předmětů ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea VII. Depozitářní řád VIII. Badatelský řád.
Tento režim je závazný pro všechny zaměstnance muzea a musí s ním být v konkrétních případech seznámeny i ostatní osoby, které se se sbírkou muzea dostávají do styku. Tento režim je platný od 1. května 2004
1
I. Nabývání předmětů do sbírky muzea 1. Sbírka muzea Vlastníkem sbírky Městského muzea Mariánské Lázně, která je na základě zákona č. 122/2000 Sb. zapsána v centrální evidenci sbírek MK ČR pod evid. č. ………….. je Město Mariánské Lázně, IČO: Sbírka muzea se vnitřně člení na následující podsbírky: H – historickou P – přírodovědeckou G – geologickou K – výtvarného umění N – numismatickou A – archiválie 2. Programové nabývání předmětů do sbírky muzea Muzeum nabývá do své sbírky předměty v souladu se svým statutem a sbírkotvornými programy jednotlivých částí sbírky, podsbírek, resp. fondů. 3. Rozhodnutí o nabytí předmětu do sbírky O zařazení předmětů do sbírky muzea rozhodují správci jednotlivých částí sbírky, v určitých případech (zejména při převodech vlastnictví, u nákupů velkého rozsahu a značné ceny) je schvaluje i ředitel. 4. Formy nabytí předmětů do sbírky muzea Předměty do sbírky nabývá muzeum zejména: - dary od fyzických osob - dary od právnických osob - převodem vlastnictví - převzetím dědictví či pozůstalosti - převzetím archeologických a přírodovědeckých nálezů - nákupem od fyzických či právnických osob podnikajících jako prodejci zboží - nákupem od fyzických osob - vlastním sběrem či záměrným shromažďováním předmětů 5. Dokladem k předmětům nabývaným a zařazeným do sbírky muzea je u - darů od fyzických osob smlouva darovací podepsaná darujícím a ředitelem muzea; případně, projeví-li dárce zjevnou vůli věc muzeu darovat, pouze děkovný dopis, který připraví správce, jenž předměty pro muzeum převzal, a za muzeum podepíše ředitel; smlouva či děkovný dopis se evidují pod čj. jednacího protokolu muzea, potvrzení o převzetí daru evidenčním číslem oddělení, - darů od právnických osob smlouva darovací podepsaná oprávněným zástupcem právnické osoby a ředitelem muzea, případně pouze děkovný dopis, který připraví správce, jenž předměty pro muzeum převzal, dopis podepisuje ředitel;smlouva či děkovný dopis se evidují pod čj. jednacího protokolu muzea, - převodu vlastnictví (např. odkaz, výměna, převod, dědictví apod.)
2
-
-
-
smlouva o převodu vlastnictví, kterou zpracuje buď strana převádějící, nebo správce, který předmět pro muzeum převzal, a podepisuje za muzeum; smlouva se eviduje pod čj. jednacího protokolu muzea, převzetí dědictví či pozůstalosti příslušná smlouva o převodu vlastnictví vystavená vykonavatelem dědictví nebo pozůstalosti, kterou za muzeum podepisuje ředitel; smlouva se eviduje pod čj. jednacího protokolu muzea, nákupu od fyzických či právnických osob podnikajících jako prodejci zboží, případně u dražby, doklad účetní povahy (faktura, pokladní doklad apod.), nebo jeho kopie, je-li originál dokladu součástí účetního archivu nákupu od fyzických osob nabídkový list a kupní smlouva – srv. zde ad 6) převzetí nálezů (zejména archeologických či přírodovědeckých) doklad o odevzdání a převzetí nálezu, který sepíše správce příslušné části sbírky a podepíše za muzeum ředitel. Případný děkovný dopis připraví správce a za muzeum podepisuje ředitel. doklad o převzetí či případný děkovný dopis se evidují pod evidenčním číslem čj. jednacího protokolu muzea, předmětů získaných vlastním sběrem interní doklad zpracovaný a podepsaný správcem;
6. Nákup od fyzických osob 6.1. U nákupu od fyzických osob, které jsou vlastníky nabývaných předmětů, předmět(-y) převezme správce, vyplní s vlastníkem ve dvojím vyhotovení nabídkový list ( vzor v příloze č. 1 tohoto režimu), který s návrhem kupní smlouvy předloží řediteli. Druhý stejnopis nabídkového listu podepsaný správcem, který předmět(-y) převzal, předá prodávajícímu jako doklad o převzetí věcí do dočasné správy do doby realizace nákupu. Nabídkový list a veškerá další korespondence k nákupu se eviduje pod společným čj. jednacího protokolu muzea. 6.2. Ředitel může vytvořit poradní sbor pro sbírkotvornou činnost jejichž členy též jmenuje. 6.3. S přihlédnutím k vyjádření poradního sboru rozhodne o nákupu předmětu ředitel, který podepíše za muzeum příslušnou kupní smlouvu (viz vzor v příloze č. 2 ), jejíž podpis stranou prodávající zajistí správce. Kupní smlouva je vyhotovována ve čtyřech vyhotoveních, z nichž po jednom výtisku obdrží prodávající, ekonomické oddělení muzea, správce příslušné části sbírky jako doklad k zápisu do chronologické evidence. V součinnosti s ekonomickým oddělením muzea, které zajistí proplacení kupní ceny, provede pověřený pracovník zápis předmětu(-ů) do chronologické evidence. 6.4. V případě, že nedojde ke schválení nákupu věci ředitelem, správce neprodleně o této skutečnosti vyrozumí majitele věci a věc mu proti podpisu vrátí. 7. Ukládání dokladů k nabytí předmětů do sbírky Veškeré doklady uvedené v odst. 5, 6.1. a 6.3 se v originále, výjimečně i v kopii, ukládají ve spisovně muzea a v návaznosti na přírůstkovou knihu u pracovníků pověřených vedením přírůstkových knih a jsou trvalou součástí evidence sbírek.
3
II. Vedení chronologické evidence 1. Účel chronologické evidence Chronologická evidence je základní formou majetkoprávní evidence sbírkových předmětů zařazených do sbírky muzea. Je vedena průběžně pro jednotlivé podsbírky muzea a zachycuje v časové posloupnosti proces získávání předmětů do sbírky muzea. Zápis do chronologické evidence je podmínkou pro zapsání předmětu do centrální evidence sbírek (dále jen: CES), čímž se z věci movité či nemovité stává sbírkový předmět podle zákona č. 122/2000 Sb. 2. Členění chronologické evidence Chronologická evidence je vedena pro každou podsbírku muzea samostatně v předem svázaných přírůstkových knihách, které jsou autorizovány a mají před zahájením užívání očíslovány veškeré strany, případně listy. Každá přírůstková kniha je na titulním listu nebo na první straně opatřena stručným označením knihy (např. „Kniha chronologické evidence historické sbírky Městského muzea Mariánské Lázně – A“), počtem číslovaných stran nebo listů, úředním razítkem muzea, podpisem ředitele a datem, kdy byla kniha vzata do užívání. Přírůstkové knihy jsou trvale uloženy u pracovníků pověřených vedením evidence podsbírek jednotlivých sbírkových oddělení. 3. Zápisy do přírůstkových knih 3.1 Chronologická evidence je v muzeu vedena v samostatných přírůstkových knihách, které jsou odlišeny označením G - pro geologickou, H - pro historickou, N - pro numismatickou, A - pro archivní, K - pro výtvarné umění a P - pro přírodovědeckou podsbírku. 3.2. Zápisy do přírůstkové knihy chronologické evidence může provádět výhradně ředitelem muzea pověřený pracovník, který vede též správu ostatních dokladů k příslušné podsbírce oddělení (např. doklady k nabývání sbírek, inventarizační protokoly, doklady o vyřazení předmětů ze sbírky, smlouvy o výpůjčkách apod.) 3.3. Zápis do chronologické evidence provede správce sbírky, který o zařazení předmětu do sbírky rozhodl. Správce je povinen zajistit zápis do chronologické evidence neprodleně, na základě odborného určení a v rozsahu dle § 9 odst. 1 d) zákona. Za úplnost a včasnost zápisu odpovídá správce příslušné části sbírky. 3.4. Do přírůstkových knih muzea lze zapisovat pouze ty věci, které jsou vlastnictvím Města Mariánské Lázně a jejichž správu muzeum vykonává. 4. Forma evidenčního čísla chronologické evidence (tzv. přírůstkového čísla) Evidenční číslo chronologické evidence (tzv. přírůstkové číslo) je vždy tvořeno písmenem A, H, G, K, N, nebo P, které označuje zařazení sbírkového do jednotlivých podsbírek muzea, pořadovým číslem v řadě počínající každoročně od 1 a běžícím v nepřetržité řadě celých čísel, lomítkem a čtyřmístným číslem označujícím rok, v němž byl přírůstek získán. Do přírůstkových knih se předměty zapisují neprodleně a v pořadí, v jakém bylo rozhodnuto o jejich zařazení do jednotlivých podsbírek. 5. Obsah zápisu předmětu do chronologické evidence Zápis předmětu do chronologické evidence musí obsahovat - přírůstkové číslo předmětu
4
-
-
datum nabytí předmětu název a stručný popis jednotlivého sbírkového předmětu, případně další údaje dle § 9 odst.1 písm.d) bod 1 zákona, v případě, že sbírkový předmět tvoří více věcí movitých či nemovitých podle ustanovení § 2 odst. 2 vyhlášky, se vždy uvede počet těchto věcí způsob a okolnosti nabytí předmětu – zde nejen pouhé označení „nákup“, „dar“, „sběr“ apod., ale zejména u archeologického a přírodovědeckého materiálu i konkrétní nálezové okolnosti, nezbytné pro následné odborné zpracování, případně odkaz na další průvodní dokumentaci, označení území, z něhož sbírkový předmět pochází (vznikem nebo proveniencí dle rozhodnutí správce sbírky), je-li známo, v rubrice „Údaje o předmětu“ stav předmětu v rubrice „Údaje o předmětu“, přičemž stav se uvádí pouze nevyplývá-li z povahy předmětu, nebo je-li výrazně odlišný než normální, jsou-li zjištěna výrazná poškození, neúplnosti apod. V rubrice „Uložení předmětu“, se tužkou označí číslo depozitáře, do kterého byl sbírkový předmět uložen.
6. Hromadné zápisy předmětů do chronologické evidence 6.1. Sbírkovým předmětem je zpravidla jedna věc movitá či nemovitá. 6.2. Jako soubor lze podle ustanovení § 2 odst. 2 vyhlášky formou tzv. hromadné evidence, zapsat více než jednu věc, jde-li o: - přírodniny jedné systematické skupiny - fragmentární archeologický materiál, hromadné nálezy mincí a osteologického materiálu, - stejné věci jednoho druhu, - písemnosti a tisky, negativy, fotografie, filmové záznamy, kresby a náčrty vážící se k jednomu tématu či jedné osobnosti, pokud je to účelné a pokud se nejedná o archiválie - věci, které tvoří jeden funkční soubor nebo jsou jeho součástmi, příp. věci párové. V případě tohoto hromadného zápisu se v chronologické evidenci vždy uvede počet věcí, které tento sbírkový předmět tvoří. 6.3. U sbírkových předmětů zapsaných do evidence před datem účinnosti zákona, tj. před 12. 5. 2000, lze ponechat hromadnou evidenci i v těch případech, které neodpovídají § 2, odst 2 vyhlášky, ale jsou v souladu s tehdy platnými předpisy. 6.4. V případě, že sbírkový předmět tvoří více věcí (srv. zde ad 6.2 a 6.3) a obligatorní údaje popisující předmět dle § 9 odst. 1 písm. d) zákona nejsou pro všechny věci stejné, musí být tyto údaje uvedeny u samotného předmětu, např. na schedách či lokačních štítcích.
7. Dodatečné zápisy a opravy zápisů v chronologické evidenci 7.1 V knize chronologické evidence nelze zrušit, resp. odstranit žádný evidenční záznam, je nepřípustné v ní škrtat či jiným způsobem znečitelnit zapsané údaje. Veškeré doplňky a opravy zápisů do přírůstkové knihy je oprávněn psát pouze pověřený pracovník.
5
7.2. Je-li jakýkoli předmět, evidovaný v chronologické sbírkové evidenci muzea, vyřazen ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea, označí pověřený pracovník tuto skutečnost vždy v chronologické evidenci do rubriky „Poznámka“ slovem „VYŘAZENO“, datem vyřazení a odkazem na doklad, jímž bylo rozhodnuto o vyřazení předmětu z evidence a kterým MK ČR oznámilo zrušení příslušného přírůstkového čísla v CES. 7.3. Je-li evidenční záznam věcně či formálně chybný (např. v popisu, určení předmětu a pod.), provede se oprava v evidenčním záznamu systematické evidence, přičemž se zde výslovně uvede důvod, proč je záznam systematické evidence odlišný od evidence chronologické (např. na základě nového odborného určení, nově zjištěných skutečností o předmětu apod.) 7.4. Je-li záznam chronologické evidence proveden omylem, označí se tento zápis v rubrice „Poznámka“ slovy „NEPLATNÉ, ZAPSÁNO OMYLEM“ se zdůvodněním omylu, odkazem na správný zápis, je-li takový, datem provedení tohoto zápisu a podpisem zaměstnance, který tento zápis provedl. Toto přírůstkové číslo se již nikdy nově neobsazuje a zůstane trvale volné. Bylo-li toto číslo již zapsáno do CES, požádá muzeum v rámci pravidelného čtvrtletního hlášení změn do CES o zrušení zápisu z důvodu zápisu omylem. Odkaz na doklad, jímž MK ČR oznámilo zrušení příslušného přírůstkového čísla v CES, se uvede do příslušného záznamu chronologické evidence. 7.5. Projde-li předmět evidovaný pouze v chronologické evidenci řádnou nebo mimořádnou inventarizací, zaznamená se tato skutečnost do rubriky „Poznámka“ zápisem rukou nebo otiskem razítka (např. INV 2002). 7.6. Je-li předmět zpracován v systematické evidenci, pracovník pověřený vedením přírůstkové knihy doplní záznam v chronologické evidenci v rubrice „Inventární číslo“ podle pokynů správce příslušné části sbírky o přiřazené inventární číslo, respektive všechna inventární čísla. Je-li přírůstkovému číslu přiřazeno tolik inventárních čísel, že se nevejdou všechna do příslušné rubriky, tato čísla se zapíší na jiné místo chronologické evidence s příslušnými vzájemnými odkazy. 8. Roční uzavírání zápisů v přírůstkové knize Průběžné zápisy v přírůstkové knize se neprodleně po skončení kalendářního roku uzavřou zápisem např. tohoto znění: „Do této přírůstkové knihy byly v období od 1. ledna 2001 do 31. prosince 2001 zapsány předměty s přír. čísly H 1/2001 – H 357/2001, tj. celkem ……. kusů sbírkových předmětů“. Zápis provede pracovník pověřený vedením přírůstkové knihy, který zápis podepíše společně s ředitelem. 9.Uložení přírůstkových knih Přírůstkové knihy jsou trvale uloženy u pověřeného pracovníka, který odpovídá za jejich bezpečné uložení. Z každé dopsané knihy chronologické evidence se pořídí neprodleně fotografická, případně digitální kopie, která je trvale uložena v dokumentaci ke sbírkám muzea odděleně od originálu přírůstkových knih. 10. Vedení záznamů chronologické evidence na počítačích 10.1. Záznamy chronologické evidence vedené v přírůstkových knihách zpracovává pracovník pověřený vedením přírůstkové knihy souběžně i do počítačové verze, která nemá charakter
6
úředního záznamu. Tuto evidenci vždy na konci každého čtvrtletí zálohuje na zálohovacích médiích. Po jedné kopii je tato počítačová chronologické evidence ukládána u a) pracovníka pověřeného vedením přír. knihy příslušného oddělení, b) ředitele. 10.2. Tyto zálohované databáze mohou sloužit kromě jiného i jako podklad pro pravidelná čtvrtletní hlášení návrhu změn zápisu sbírky muzea v CES ve smyslu § 7 odst. 2 zákona. (viz zde, ad 11) 11. Vztah chronologické evidence k CES Čtyřikrát za rok, vždy k 31. březnu, 30. červnu a 30. září a 31. prosinci připraví pracovníci pověření vedením přírůstkových knih podklad pro písemný návrh na zápis sbírkových předmětů, které byly za uplynulé čtvrtletí zapsány do chronologické evidence, do CES a to pro každou podsbírku muzea samostatně. Písemný návrh na změny v CES podává za celé muzeum ředitele ve spolupráci se správci podsbírek. 12. Odpovědnost za sbírkové předměty Od okamžiku převzetí předmětu do správy muzea za něj plně zodpovídá správce příslušné části sbírky muzea, iniciuje v nezbytných případech jeho okamžité základní ošetření a ukládá předmět na místech, kde je zamezena možnost jeho ztráty či poškození. Správce odpovídá též za neprodlené a náležité označení předmětu přírůstkovým číslem. Pokud nelze číslo připevnit přímo na předmět (např. na velmi malé předměty, hrozí-li znehodnocení předmětu apod.), označí se přírůstkovým číslem obal, v němž je předmět uložen (papírový sáček, schránka, krabice, skleněný obal apod.). III. Vedení systematické evidence 1. Účel systematické evidence Systematická evidence je výrazem a výsledkem odborného zpracování sbírek a jednotlivých sbírkových předmětů, které má za cíl: - na základě dalšího odborného posouzení a s časovým odstupem od nabytí opětovně potvrdit předchozí rozhodnutí o zařazení předmětu do sbírky a o jeho trvalém uchovávání v ní, - sbírkový předmět vřadit do souvislostí ostatních sbírkových předmětů již do sbírky, (podsbírky) zařazených, - pořídit nový evidenční záznam s použitím evidenčního záznamu z chronologické evidence zpravidla doplněný dalšími údaji o předmětu, získanými jeho odborným posouzením a zhodnocením, - být podkladem pro inventarizaci sbírkových předmětů. 2. Lhůty pro zpracování v systematické evidenci 2.1 Všechny sbírkové předměty zapsané v chronologické evidenci po dni účinnosti zákona, tj. po 12. květnu 2000, je povinen každý příslušný správce v souladu s § 2 odst. 3 vyhlášky zpracovat v systematické evidenci a přidělit mu inventární číslo nejpozději do tří let od data záznamu do chronologické evidence. U předmětů zařazených do sbírky muzea před 12. květnem 2000 se systematická evidence provádí postupně dle potřeb odborného zpracování sbírky.
7
2.2. Při zpracování systematické evidence sbírkových předmětů získaných do sbírky muzea před rokem 1959, resp. 1960, a evidovaných ve starších evidenčních knihách vedených před tímto datem, se veškerá zjištěná čísla staré evidence uvádějí buď jako přírůstkové číslo, do rubriky „jiné číslo“ je-li chronologická evidence vedena v počítačové verzi, nebo v popisu předmětu. 3. Obsah systematické evidence 3.1 Při zpracování v rámci systematické evidence odborný pracovník u sbírkového předmětu doplní údaje chronologické evidence dle § 9 odst. 1, písm. d) zákona o a) evidenční číslo systematické evidence (tzv. inventární číslo), a b) případně další zpřesňující údaje na základě odborného vyhodnocení předmětu. 3.2. Jako inventární čísla se užívají dosud užívaná alfanumerická označení, pokud čítají maximálně 20 znaků, přičemž se počítají i mezery, čárky a pomlčky. 3.3. Přiděleným inventárním číslem správce neoddělitelně označí každý sbírkový předmět způsobem, který předmět neznehodnocuje a který znemožní jednoduché odstranění či oddělení čísla od předmětu, případně ho uvede na obal, ve kterém je předmět uložen. Přírůstkové číslo se neodstraňuje. 4. Doklady systematické evidence 4.1. Dokladem systematické evidence je písemný dokument či tiskový výstup z počítače, kde jsou uvedeny náležitosti vyplývající z § 9 odst.1 písm.d) zákona (tj. údaje chronologické evidence) doplněné o inventární číslo a případně o další informace rozšiřující popis předmětu získané zejména na základě jeho odborného vyhodnocení. 4.2. Oficiálním (úředním) dokladem systematické evidence je a) prvopis katalogizační karty, nebo b) ověřený tištěný výstup z počítačové evidence. Tyto doklady jsou podkladem pro nakládání se sbírkovými předměty evidovanými ve II. stupni evidence (např. inventarizaci, pohyb sbírkových předmětů, vyřazování ze sbírky apod.) 4.3. Systematická evidence vedená na trojdílných katalogizačních kartách 4.3.1. Systematická evidence vedená na trojdílných katalogizačních kartách je uložena: a) v prvopisech u pracovníků pověřených vedením evidence jednotlivých podsbírek, odděleně od chronologické evidence podsbírky, 4.3.2. Prvopisy katalogizačních karet se u pracovníků pověřených vedením evidence jednotlivých podsbírek ukládají v souvislých číselných řadách dle systému a vnitřního členění jednotlivých podsbírek. Za úplnost a bezpečnost uložení prvopisů katalogizačních karet systematické
8
evidence a její řádné uspořádání odpovídají pracovníci pověření evidencí jednotlivých podsbírek. 4.4. Systematická evidence vedená na počítačích 4.4.1. Zápisy systematické evidence, která je zpracovávána na počítačích u jednotlivých odborných pracovníků, jsou zálohovány 4x ročně vždy na konci kalendářních čtvrtletí, na zálohovacích mediích, které jsou ukládány u a) pracovníků pověřených evidencí jednotlivých podsbírek, b) ředitele Za zálohování a aktualizaci odpovídají správci jednotlivých podsbírek. 4.4.2. Na základě čtvrtletních počítačových souborů systematické evidence doplní správci jednotlivých části podsbírky neprodleně do záznamů chronologické evidence veškerá přidělená inventární čísla sbírkových předmětů evidovaných dosud v I. stupni evidence, nejpozději do termínu odeslání návrhu na změnu záznamu v CES. 4.4.3. Vždy na konci kalendářního roku je z počítačové systematické evidence vytištěn výstup ve formě „inventárního seznamu“, který musí minimálně obsahovat povinné údaje dle § 9 odst.1 písm. d) zákona a příslušná přidělená inventární čísla. Tištěná forma počítačové systematické evidence („inventární seznam“) se vyhotovuje po částech, které odpovídají vnitřnímu členění jednotlivých podsbírek. 4.4.5. Inventární seznamy počítačově vedené systematické evidence za jednotlivé kalendářní roky se vytisknou, ověří otiskem úředního razítka muzea a podpisem ředitele. Tištěné inventární seznamy systematické evidence jsou ukládány v systému dle vnitřního členění jednotlivých podsbírek u pracovníků pověřených vedením evidence. 4.4.7. Tisk dodatků, které znamenají změny dosavadních ověřených inventárních seznamů oficiální (úřední) povahy dle čl. 4.4.5. a čl. 4.2.b) povoluje výhradně ředitel nebo zástupce ředitele, přičemž původní inventární seznamy budou zrušeny a trvale uchovávány jako součást evidence sbírky muzea. 5. Vztah systematické evidence k CES 5.1. Vždy k 15. 5. ( za období od 1.10. do 31.3.) a k 15. 11. (za období od 1.4. do 30.9.) připraví pracovníci pověření vedením evidence sbírek za každou jednotlivou podsbírku jako podklad pro hlášení změny zápisu v CES soupis předmětů, které byly dosud evidovány pouze v chronologické evidenci a v uplynulých šesti měsících byly zpracovány v systematické evidenci a byla jim přidělena čísla inventární. Sumář návrhu na změnu zápisu v CES za celou sbírku zpracuje ředitel. 5.2. Žádost o změnu zápisu v CES se podává za každý jednotlivý sbírkový předmět, u sbírkových předmětů, které tvoří soubor věcí, až v okamžiku, kdy všechny věci-součásti sbírkového
9
předmětu daného přírůstkového čísla byly zpracovány v systematické evidenci a byla jim přidělena inventární čísla (tzn. že přírůstkové číslo se „vyprázdnilo“). 5.3. Pokud správce rozhodne, že více věcí movitých evidovaných dosud pod jedním číslem inventárním bude nově evidováno pod více inventárními čísly, je nutné požádat o zápis těchto nových inventárních čísel do CES. Návrh hlášení změny do CES za celou podsbírku zpracuje pracovník pověřený vedením evidence sbírek oddělení jako součást čtvrtletního hlášení změn do CES vždy k 31.3., 30.6., 30.9. a k 31.12. 5.4. Pokud je záznam v systematické evidenci nesprávný, lze jej nahradit novým, ale vždy s odkazem na příslušné původní přírůstkové číslo, přičemž inventární číslo se nemění. Původní záznam systematické evidence lze zrušit, s výjimkou případu, kdy se jedná o předmět, který nikdy nebyl zapsán v přírůstkové knize. Tato změna nepodléhá povinnosti hlášení do CES. 5.5. Nahrazuje – li se záznam v systematické evidenci u předmětu, který nebyl nikdy zapsán v chronologické evidenci, původní záznam zůstane zachován a jen se označí slovem „AKTUALIZOVANO“. Toto změna systematické evidence nepodléhá povinnosti hlásit změnu do CES. 5.6. Evidenční záznam systematické evidence lze zrušit, pokud byl pořízen omylem a neexistuje-li k němu sbírkový předmět, nebo bylo rozhodnuto, že se sbírkový předmět stane součástí jiného sbírkového předmětu. Zrušení je třeba, s uvedením důvodu, oznámit do CES. Návrh hlášení změny do CES za celou podsbírku zpracuje pracovník pověřený vedením evidence sbírek oddělení jako součást čtvrtletního hlášení změn do CES vždy k 31.3., 30.6., 30.9. a k 31.12. 5.7. Dojde-li k vyřazení sbírkového předmětu evidovaného v systematické evidenci (srv. zde, část VII), zůstanou záznamy v přírůstové i systematické evidenci zachovány, pouze budou příslušné záznamy v přírůstkové knize, na prvopisu katalogizační karty nebo v ověřeném tištěném výstupu z počítačové evidence doplněny slovem „VYŘAZENO“ s odkazem na doklad, jímž bylo oznámeno zrušení příslušného evidenčního čísla v CES. Evidenční číslo vyřazeného sbírkového předmětu již nelze nikdy použít pro jiný předmět. Údaj o vyřazení předmětu provede pracovník pro evidenci sbírek oddělení neprodleně poté, co muzeum obdrží z MK informaci o zrušení příslušného evidenčního čísla v CES. 6. Záznamy o inventarizacích v chronologické a systematické evidenci Řádná i mimořádná inventarizace sbírkových předmětů evidovaných v systematické evidenci se provádí dle dokladů systematické evidence a její provedení se označuje a) ručním zápisem nebo otiskem razítka (např. INV2004) do prvopisu katalogizační karty, nebo do ověřeného tištěného inventáře z počítačové evidence, případně b) do počítačové evidence na jednotlivých počítačích, kde je evidence vedena.
10
7. Obrazová dokumentace Samostatnou součástí evidence a odborného zpracování sbírkových předmětů je obrazová dokumentace. .
IV. Inventarizace sbírky 1. Účel inventarizace Inventarizací sbírky muzea se rozumí a jejím cílem je: a) ověření, že předměty vedené ve sbírkové evidenci fyzicky existují, b) porovnání inventarizovaných předmětů s příslušným záznamem ve sbírkové evidenci, včetně ověření shodnosti a úplnosti evidenčních čísel, počtu kusů, c) ověření stavu sbírkových předmětů, zjištění potřeby preparace, konzervace nebo restaurování, případně změny v uložení předmětů, d) zjištění rozsahu škod po mimořádných událostech. 2. Formy inventarizace V muzeu se provádějí inventarizace řádné (průběžné, každoroční) a mimořádné. 3. Periodicita inventarizací Sbírka muzea musí být ve smyslu § 3 odst. 1 vyhlášky vzhledem k svému rozsahu kompletně inventarizována v průběhu 10 let. Každoročně přitom musí řádnou inventarizací projít minimálně 5%, věcí movitých, které sbírku tvoří. Řádné inventarizace provádí odborné oddělení, pokud ve výjimečných případech nerozhodne ředitel jinak. 4. Příkaz k inventarizacím O tom, která část sbírky má být v daném kalendářním roce inventarizována, rozhoduje ředitel, zpravidla na základě návrhu správců sbírek. Toto rozhodnutí má formu příkazu ředitele nebo je součástí plánu práce muzea na příslušný kalendářní rok a obsahuje zejména předmět (rozsah) inventarizace, termín a jmenování inventarizační komise. 5. Inventarizační komise Inventuru provádí minimálně tříčlenná inventarizační komise jmenovaná ředitelem muzea. Členem komise může být případně zástupce Města Mariánské Lázně, musí jím však být i správce inventarizované části sbírky, který však nesmí být předsedou této komise. 6. Inventarizační protokol 6.1. O výsledku inventury sepíše komise ve čtyřech vyhotovení inventarizační protokol ( vzor je v příloze 3 tohoto Režimu). Protokol podepisují všichni členové komise, případně i správce inventarizované části podsbírky, není-li členem komise. Protokol musí obsahovat zejména: - složení inventarizační komise, - termín provedení inventarizace (případně časový interval) - konkrétní rozsah provedené inventarizace (výčtem nebo intervalem inventarizovaných evidenčních čísel sbírkových předmětů)´, - zjištěné rozdíly mezi skutečným stavem předmětů a záznamy ve sbírkové evidenci, - další zjištěné skutečnosti, týkající se inventarizovaných předmětů, včetně zdůvodnění zjištěného stavu, (např. stav uložených sbírkových předmětů, úplnost evidence atd.) - návrhy na opatření i s harmonogramem jejich provedení.
11
6.2. Zápis komise opatřený čj. jednacího protokolu muzea předkládá její předseda řediteli, jenž - schválí nápravná opatření, případně stanoví další, - předloží kopii zápisu ve smyslu § 12 odst. 5 zákona MK ČR a zřizovateli muzea, - zajistí archivaci záznamu v muzeu. 7. Záznam o inventarizaci 7.1. Záznamem o provedení inventarizace sbírkového předmětu je zápis či otisk razítka se zkratkou inventarizace a rokem jejího provedení (např. INV 2002). Záznam o inventarizaci jednotlivých sbírkových předmětů evidovaných pouze v chronologic-ké evidenci provede v příslušné přírůstkové knize pracovník pro evidenci sbírek oddělení ve spolupráci se správcem příslušné části sbírky. Provedení inventarizace jednotlivých sbírkových předmětů evidovaných v systematické evidenci zaznamenává pracovník pro evidenci sbírek oddělení ve spolupráci se správcem příslušné inventarizované části sbírky neprodleně do oficiálního záznamu systematické evidence, tj. na prvopis katalogizační karty nebo do ověřeného inventarizačního výstupu z počítačové evidence. Záznam o inventarizaci může provést do oficiálního záznamu systematické evidence i jiný pověřený pracovník, a to na základě inventarizačního protokolu nejpozději do konce kalendářního roku, ve kterém byla inventarizace provedena. 7.2. Údaj o provedení inventarizace se případně zaznamenává i v počítačové systematické evidenci, zejména u pracovníka pověřeného vedením přírůstkové knihy oddělení a u správce příslušné části sbírky či podsbírky. Tento záznam nemá povahu úředního dokladu o provedené inventarizaci. 8. Inventarizační protokol včetně ředitelem stanovených nápravných opatření je trvalou součástí evidence příslušné části sbírky muzea a ukládá se: a) u pracovníka pověřeného vedením evidence příslušné podsbírky muzea, b) u správce inventarizované části sbírky muzea. 9. Za včasné, úplné a řádné provedení inventarizací, včetně stanovených nápravných opatření zodpovídá zejména správce příslušné části sbírky, případně vedoucí zaměstnanci muzea, do jejichž kompetence příslušná část sbírky spadá. 10. Ministerstvo kultury ČR může nařídit provedení mimořádné inventarizace v smyslu § 9 odst. 1 písm. h) zákona v případech uvedených v § 3 odst. 2 vyhlášky, zřizovatel či ředitel muzea svým příkazem kdykoliv, např. při změně správce části sbírky muzea. Při mimořádné inventarizaci se postupuje obdobně jako při řádné.
V. Trvalé ukládání, ochrana a pohyb sbírkových předmětů muzea 1. Trvalé ukládání, ochrana a pohyb sbírkových předmětů zahrnuje zejména: a) ochranu a ukládání sbírkových předmětů, uchovávání sbírky muzea v celistvosti, b) pohyb sbírkových předmětů uvnitř muzea, c) pohyb sbírkových předmětů vně muzea.
12
2. Ukládání, ochranu a pohyb sbírkových předmětů uvnitř muzea upravuje především depozitářní řád muzea – srv. zde, část V. 3. Pohyb sbírkových předmětů uvnitř muzea Pohyb sbírkových předmětů uvnitř muzea je možný především z těchto důvodů: 3.1. předání sbírkového předmětu jinému specialistovi v rámci muzea (konservátor, restaurátor, preparátor, fotograf apod.), O předání učiní správce sbírky zápis v depozitářní knize. Zápis obsahuje název předmětu, evidenční číslo, datum předání, účel, podpisy správce a přejímajícího pracovníka. Svým podpisem přejímající pracovník potvrzuje převzetí odpovědnosti za předmět. 3.2
předložení k badatelským účelům upravuje badatelský řád muzea – viz níže ad VI.
3.3
umístění předmětu do expozic či výstav, evidenci sbírkových předmětů předaných do expozic a výstav muzea ve vlastních prostorách vede správce sbírek v depozitářní knize, nebo touto dokumentací může být autorem výstavy zpracovaný soupis exponátů, podepsaný kurátorem výstavy a uložený po celou dobu konání výstavy či expozice u správce sbírek a ve spisovně muzea, po skončení výstavy se stává součástí dokumentace akce.
3.4
přemístění z důvodů oprav či úpravy objektu, stěhování apod. Tyto situace musí být řešeny s vědomím správce příslušné části sbírky. O přemístění většího počtu sbírkových předmětů do náhradních prostor v rámci budov muzea rozhodne po projednání se správcem předmětů ředitel. O přemístění mimo budovy muzea může rozhodnout pouze ředitel. Ředitel rozhodne o konkrétním termínu a způsobu přemisťování sbírek. Při navracení předmětů na původní místo trvalého uložení nebo při přestěhování do nového depozitáře musí být provedena inventarizace těchto předmětů, která se stane součástí řádných inventarizací sbírky.
4. Pohyb sbírkových předmětů mimo muzeum v tuzemsku (dočasné přenechání sbírkových předmětů jiným právnickým nebo fyzickým osobám) 4.1.Podmínky přenechání sbírkových předmětů 4.1.1. Dočasné přenechání sbírkových předmětů jiné právnické nebo fyzické osobě v tuzemsku povoluje na základě stanoviska správce příslušných sbírkových předmětů ředitel. 4.1.2. Výpůjčky, pronájem či jiný způsob dočasného přenechání sbírkových předmětů mimo muzeum lze uskutečnit pouze dovolují-li to provozní či pracovní podmínky a potřeby muzea a současně existují-li záruky ze strany vypůjčitele, že během výpůjčky nebude předmět ohrožen krádeží, ztrátou, poškozením, případně zničením a pod. Správce příslušných sbírkových předmětů má právo v odůvodněných případech odmítnout výpůjčku. Ve zcela výjimečných případech může jeho negativní stanovisko zrušit svým rozhodnutím písemně ředitel muzea.
13
4.2. Výpůjčky 4.2.1. Sbírkové předměty muzea lze dočasně přenechat jiné právnické nebo fyzické osobě pouze k účelům studijním, determinačním nebo výstavním jako účelům ve veřejném zájmu, a to vždy bezúplatně na základě smlouvy o výpůjčce. 4.2.2. Smlouva o výpůjčce musí vždy obsahovat soupis a přesnou identifikaci půjčovaných sbírkových předmětů (jejich evidenční čísla) a konkrétní podmínky pro zajištění ochrany sbírkových předmětů muzea po dobu výpůjčky. Vzor smlouvy o výpůjčce je v příloze č. 5 tohoto Režimu. 4.2.3. Smlouvu o výpůjčce zpracovává ve čtyřech vyhotoveních správce příslušné části sbírky, z něhož je výpůjčka realizována. Je-li výpůjčka realizována z více podsbírek muzea, buď se smlouva zpracovává pro každou podsbírku samostatně, nebo ji zpracovává ředitel. Kopie smlouvy o výpůjčce musí být uložena v evidenci sbírek všech oddělení, z nichž je výpůjčka realizována. 4.2.4. Smlouva je evidována dle systému jednotlivých oddělení každoročně v číselném pořadí od čísla 1. Smlouvu za muzeum podepisuje ředitel, za vypůjčitele jeho oprávněný zástupce. Potvrzené stejnopisy smluv se ukládají: a) u příslušných pracovníků pro evidenci sbírek oddělení, případně v evidenci sbírek všech oddělení, z nichž je výpůjčka realizována. b) Ve spisovně muzea. Jedno potvrzené vyhotovení smlouvy obdrží vypůjčitel. 4.2.5. Za kontrolu včasného vrácení předmětů nebo za případné prodloužení smlouvy po projednání s ředitelem odpovídá správce. Řádné vrácení celé výpůjčky potvrdí správce na všech kopiích výpůjční smlouvy v muzeu. 4.3. Pronájem sbírkových předmětů 4.3.1. Sbírkové předměty muzea lze dočasně přenechat jiné právnické nebo fyzické osobě pro účely prezentace pro omezený okruh uživatelů a k účelům propagačním či komerčním výhradně za úplatu na základě nájemní smlouvy. 4.3.2. Smlouva o pronájmu musí vždy obsahovat konkrétní podmínky pro zajištění ochrany sbírkových předmětů muzea po dobu pronájmu. Vzor nájemní smlouvy je v příloze tohoto Režimu. Nájemní smlouvu zpracovává ve třech vyhotoveních správce příslušné části sbírky, z něhož je nájem realizován. Je-li pronájem realizován z více podsbírek muzea, buď se smlouva zpracovává pro každou podsbírku samostatně, nebo ji zpracovává . Kopie nájemní smlouvy musí být uložena v evidenci sbírek všech oddělení, z nichž je výpůjčka realizována. 4.3.3.
14
Smlouva je evidována pod čj. jednacího protokolu muzea. Smlouvu za muzeum podepisuje ředitel, za vypůjčitele jeho oprávněný zástupce. Potvrzené stejnopisy smluv se ukládají a) ve spisovně muzea, b) u správce části sbírky, případně v kopiích u všech správců částí sbírky, z nichž je pronájem realizován,. Jedno potvrzené vyhotovení smlouvy obdrží nájemce. 4.3.4. Za kontrolu včasného vrácení předmětů nebo za případné prodloužení smlouvy po projednání s vedoucím oddělení nebo zástupcem ředitele zodpovídá správce. Řádné vrácení všech pronajatých sbírkových předmětů potvrdí správce na všech kopiích nájemní smlouvy. 4.4. Ostatní druhy přenechání sbírkových předmětů mimo muzeum 4.4.1. K externímu provedení preparátorských, konservátorských nebo restaurátorských prací oprávněnými osobami, opravám, výrobě replik pro potřeby muzea, pořizování obrazové dokumentace apod. lze sbírkové předměty muzea dočasně přenechat jiné právnické nebo fyzické osobě mimo muzeum na základě tzv. innominátní smlouvy, tj. smlouvy o fyzickém předání věci. Tato smlouva je podmínkou pro uzavření příslušné dohody o provedení práce či smlouvy o dílo k provedení účelu přenechání předmětů. 4.4.2. Smlouva o předání věci musí vždy obsahovat konkrétní podmínky pro zajištění ochrany sbírkových předmětů muzea po dobu předání věci mimo muzeum. Vzor smlouvy o předání je v příloze tohoto Režimu. Smlouvu o předání věci zpracovává ve třech vyhotoveních správce příslušné části sbírky, případně ředitel. Je-li předání realizováno z více podsbírek muzea, buď se smlouva zpracovává pro každou podsbírku samostatně, nebo ji zpracovává ředitel. Kopie smlouvy o předání musí být uložena v evidenci sbírek všech oddělení, z nichž je výpůjčka realizována. 4.4.3. Smlouva je evidována pod čj. jednacího protokolu muzea. Smlouvu za muzeum podepisuje ředitel, za vypůjčitele jeho oprávněný zástupce. Potvrzené stejnopisy smluv se ukládají a) ve spisovně muzea, b) u správce části sbírky, případně v kopiích u všech správců částí sbírky, z nichž je předání realizováno. Jedno potvrzené vyhotovení smlouvy obdrží osoba, které byly předměty předány. 4.4.4. Za kontrolu včasného vrácení předmětů nebo za případné prodloužení smlouvy po projednání s ředitelem odpovídá správce Řádné vrácení všech předaných sbírkových předmětů potvrdí správce na všech kopiích smlouvy v muzeu. 4.5. Vystavování sbírkových předmětů mimo prostory muzea 4.5.1. Vystavování mimo prostory muzea na výstavách pořádaných muzeem je možné pouze na základě rozhodnutí ředitele. Toto rozhodnutí musí obsahovat zásady zajištění bezpečnosti a ochrany sbírkových předmětů i celého provozu výstavní akce.
15
Způsob evidence pohybu sbírkových předmětů předaných do takové prezentační akce pořádané muzeem je obdobný ustanovením čl. V.3.3. 4.5.2. Při vystavování sbírkových předmětů mimo prostory muzea na výstavách pořádaných jinými subjekty se dle charakteru výstavy postupuje dle článku V.4.2. nebo V.4.3. 4.6. Vedoucí příslušného sbírkového oddělení, případně ředitel, rozhodne před jakýmkoli pohybem předmětů mimo muzeum o jejich obrazové dokumentaci. Obrazová dokumentace je po dobu výpůjčky uložena jako součást příslušné smlouvy u pracovníka pro evidenci sbírek. 5. Pohyb sbírkových předmětů mimo muzeum do zahraničí 5.1 Vývoz sbírek do zahraničí upravuje § 11 zákona a § 5 vyhlášky a z hlediska muzea ho může povolit výhradně ředitel. Vývoz do zahraničí je možný jen z důvodů uvedených v § 11 odst. 1 zákona, a to pouze na dobu určitou a se souhlasem ministerstva kultury. 5.2. Žádost o vydání povolení k vývozu, jejíž vzor je uveden v příloze č. 3 vyhlášky, zpracovává správce příslušné části sbírky (sbírkových předmětů) a předkládá řediteli muzea, který ji předloží ministerstvu kultury. Svůj souhlas vyjádří MK potvrzením příslušných rubrik všech částí tiskopisu žádosti. 5.3. Je-li součástí vyváženého souboru sbírkových předmětů kulturní památka, národní kulturní památka či archiválie, je třeba žádat o vývoz těchto předmětů podle zvláštních předpisů – viz článek VIII metodického pokynu. 5.4. Za včasné navrácení předmětů nebo za případné prodloužení smlouvy odpovídá správce.
VI. Vyřazování předmětů ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea 1. Vyřazování předmětů ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea je upraveno obecně zejména § 7 a § 9 zákona a § 4 vyhlášky. 2. Správce příslušné části sbírky nebo inventarizační komise navrhne vyřadit z evidence a ze sbírky takový sbírkový předmět, který je: A) přebytečný, tzn. že: a) se jedná o nepotřebný multiplikát, nebo o předmět, který nezvyšuje vypovídací schopnost stávající sbírky muzea, případně taková část sbírky v muzeu neexistuje a není účelné nebo možné ji vytvořit (např. různé solitéry apod.); tento předmět může být po vyřazení ze sbírky muzea nabídnut jinému muzeu. b) předmět sám o sobě má mizivou nebo nulovou vypovídací schopnost, a tudíž sbírku (podsbírku) nezhodnocuje, protože se jedná např. o torzo málo významného předmětu,
16
nevýznamnou kopie či repliku apod., nebo k němu neexistují podstatná a potřebná data a ze samotného předmětu je nelze získat (běžné přírodniny neznámé provenience, umělecky nevýznamné dílo neznámého autora a neznámé provenience apod.) c) předmět má jistou vypovídací schopnost, ale je účelnější ho vyměnit za jiný, který má tuto schopnost vyšší. B) neupotřebitelný, jestliže: a) je nenávratně poškozen či fyzicky dožil, b) došlo k jeho ztrátě, čímž se rozumí, že - předmět nebyl nalez při inventarizaci ani při následném dohledávání a není důvodné podezření, že byl odcizen, - předmět změnil vlastníka na základě zákona či rozhodnutí soudu. 3. Předmět ztracený na základě krádeže či vloupání dále zůstává v evidenci muzea. 4. Pokud jeden sbírkový předmět tvoří více věcí a ukáže se potřebné vyřadit pouze část věcí, postupuje se takto: a) pokud je předmět veden pouze v chronologické evidenci musí být převeden pod více čísly do systematické evidence a následně budou vyřazeny pouze ty předměty s inventárními čísly, o kterých bylo na základě odborného posouzení rozhodnuto, že jsou pro muzeum neupotřebitelné či přebytečné, b) pokud je předmět zapsán v systematické evidenci, potom části, které v muzeu zůstanou, se rozepíší pod jedním či více inventárními čísly do systematické evidence a provede se změna zápisu do CES. Původní sbírkový předmět, nyní již tvořený pouze částmi, o které muzeum nemá zájem se vyřadí a provede se změna v zápisu v CES. 5. Řádně zdůvodněný návrh na vyřazení zpracovává zpravidla inventarizační komise či správce příslušné části sbírky muzea a předkládá řediteli. Ředitel vydá rozhodnutí o přebytečnosti nebo neupotřebitelnosti a návrh na vyřazení ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea. Tento návrh předloží ředitel zřizovateli muzea k rozhodnutí. 6. Po schválení návrhu zřizovatelem předloží ředitel ministerstvu kultury ČR návrh na změnu zápisu v CES z důvodu vyřazení sbírkového předmětu z evidence (včetně zdůvodněného rozhodnutí organizace o přebytečnosti či neupotřebitelnosti, rozhodnutí zřizovatele, případně stanoviska poradního sboru ). Návrh hlášení změny do CES z důvodu vyřazení zpracuje pracovník pověřený vedením evidence sbírek oddělení jako součást čtvrtletního hlášení změn do CES a to vždy k 31.3., 30.6., 30.9. a k 31.12., v případě nutnosti i mimo termíny těchto hlášení. 7. Na základě souhlasného stanoviska ministerstva kultury zajistí správce příslušného předmětu spolu s pracovníkem pověřeným evidencí sbírek oddělení vyřazení předmětu z evidence. Záznam o vyřazení předmětu ze sbírkové evidence provede pracovník pro evidenci sbírek oddělení vždy a) v chronologické evidenci v příslušné přírůstkové knize v rubrice „Poznámka“ zápisem „VYŘAZENO“, datem vyřazení a čj. dokladu, jímž byla ministerstvem oznámena změna údajů zapsaných v CES, a
17
b) v oficiálních záznamech systematické evidence na prvopisu katalogizační karty nebo v tištěné počítačové sestavě zápisem „VYŘAZENO“, datem vyřazení a čj. dokladu, jímž byla ministerstvem oznámena změna údajů zapsaných v CES, c) (fakultativně) v ostatních formách chronologické a systematické evidence. 8. Spis o vyřazení (tj. zejména návrh na vyřazení ze sbírkové evidence a ze sbírky muzea,, stanovisko poradního sboru, rozhodnutí ředitele o přebytečnosti nebo neupotřebitelnosti, rozhodnutí zřizovatele, doklad ministerstva o změně zápisu v CES příp. další) se trvale ukládá v dokumentaci sbírek příslušného oddělení a (v kopii) ve spisovně muzea.. 9. S věcmi, které byly vyřazeny ze sbírkové evidence, se dále nakládá podle obecně platných předpisů pro hospodaření s majetkem územně správního celku. Pokud tyto věci zůstanou v majetku a užívání muzea (např. nebyly zničeny, nebyly převedeny do jiných muzeí apod.), musí být dále evidovány v operativní evidenci dle zásad zákona o účetnictví. Pokud na jejich dalším užívání nemá muzeum zájem, věci vhodným způsobem protokolárně zlikviduje. Pro tento postup platí vnitřní předpisy muzea pro nakládání s majetkem nesbírkové povahy.
18
VII. Depozitářní řád. 1. Trvalé uchovávání sbírek Sbírka muzea má charakter muzejní sbírky ve smyslu § 2 odst. 1 zákona a je určena k trvalému uchovávání, jehož podmínky obecně stanoví ustanovení § 1 vyhlášky. Za dodržování těchto zásad plně zodpovídají všichni zaměstnanci muzea, zejména pak pracovníci pro evidenci sbírek oddělení, správci určených částí sbírky a jednotliví vedoucí zaměstnanci muzea v rozsahu svých kompetencí. Ustanovení § 1 písm. e) vyhlášky je realizováno prostřednictvím specialistů v pracovním poměru k muzeu nebo externích spolupracovníků na základě jednotlivých smluv. 2. Správa depozitářů 2.1. Sbírkové předměty se v muzeu trvale ukládají ve vyhrazených depozitářích, což jsou prostory určené k tomuto účelu na základě doporučení vedoucích jednotlivých sbírkových oddělení ředitelem muzea. 2.2. Za správu depozitáře a sbírkových předmětů v něm uložených zodpovídá vždy jen jediný správce depozitáře určený ředitelem muzea. 2.3. Správce depozitáře je povinen zejména: a) zajistit bezpečné uložení sbírkových předmětů ve svěřeném depozitáři, b) průběžně kontrolovat úplnost a stav sbírkových předmětů, c) zajistit průběžnou a řádnou evidenci pohybu sbírkových předmětů zařazených do příslušného depozitáře, včetně vedení depozitářní knihy (srv. zde, V.5.2), d) neprodleně svépomocí odstraňovat zjištěné nedostatky; pokud není sám schopen odstranit závady při naplňování § 1 vyhlášky, zabezpečuje nápravu stávajícího stavu spolu s nadřízeným a osobou pověřenou správou budov. 3. Za zajištění vhodných provozních podmínek a bezpečnost depozitáře (zejména z hlediska stavebního stavu objektu, elektroinstalace, rozvodných sítí, zařízení EZS,EPS a pod. jsou-li instalovány, neporušenost mechanických zabezpečovacích zařízení a vybavenost a funkčnost prostředků protipožární ochrany atd.) zodpovídá osoba pověřená správou a provozem budov. Tato osoba buď prostředky muzea, nebo pomocí vnějších prostředků, neprodleně odstraní zjištěné nedostatky. 4. Kromě sbírkových předmětů ve správě muzea mohou být v depozitářích výjimečně a krátkodobě uloženy i předměty v majetku jiných fyzických či právnických osob (např. zapůjčené výstavy, předměty určené k restaurování v dílnách muzea či k odbornému zpracování apod.). Jiné předměty zde mohou být krátkodobě uloženy pouze se souhlasem ředitele. 5. Vstupování do depozitářů 5.1. Klíče od depozitáře má trvale a prokazatelně přidělen pouze jmenovaný správce depozitáře. Pouze v jeho (jejich) přítomnosti mohou do depozitáře vstupovat v případě nutnosti i další zaměstnanci muzea, případně jiné osoby (např. badatelé ve smyslu ustanovení VII.6).
19
Kopie klíčů od jednotlivých depozitářů jsou uloženy u ředitele v zapečetěných a správcem depozitáře podepsaných obálkách na místě zabezpečeném proti neoprávněnému použití klíčů jinými nepovolanými osobami. 5.2. Pro každý jednotlivý depozitář je vedena tzv. depozitářní kniha, za jejíž vedení odpovídá správce depozitáře, který provádí veškeré zápisy s výjimkou případů dle bodu VI.5.3, případně VI.6. Do depozitářní knihy se průběžně zapisují zápisy především o: a) vstupu do depozitáře, zejména vstupu cizích osob, b) pohybu sbírek, c) kontrolách prováděných v depozitáři a o zjištěných skutečnostech z hlediska bezpečnosti sbírek a pod. Depozitářní kniha musí být trvale umístěna uvnitř každého depozitáře bezprostředně za vstupními dveřmi. 5.3. Vstup cizích osob do depozitářů v době nepřítomnosti správce 5.3.1. Vstup do depozitářů v běžné provozní době 1. Vstup cizích osob do depozitáře v době nepřítomnosti správce je možný pouze ve výjimečných případech, které nesnesou odkladu. Povolit vstup do depozitáře v těchto případech může pouze ředitel a to pouze osobám charakteru opravářů, řemeslníků odstraňující havarijní situaci, revizorů elektrického vedení či EZS a EPS, pověřených pracovníků Policie ČR, zřizovatele či ministerstva kultury. 2. V těchto případech se ke vstupu do depozitáře použije klíč, který je uložen a) u ředitele v zapečetěné obálce 3. b) Použije-li se ke vstupu do depozitáře klíč, který je uložen u ředitele v zapečetěné obálce je tento povinnen a) provést do příslušné depozitářní knihy zápis o vstupu, kde uvede datum a dobu pobytu v depozitáři, důvody vstupu, případně jména ostatních zúčastněných osob, další podstatné skutečnosti a svůj podpis, b) následně uložit duplikát klíče zpět do obálky a zajistit její uzavření (zalepení) c) informovat o tomto vstupu neprodleně správce depozitáře a zajistit jeho podpis na obálce. 5.3.2. Vstup do depozitářů v případech krajní nouze a v mimoprovozní době Pro případ krajní nouze (např. v případech signalizovaného poplachu, zjištěné poruchy rozvodných sítí či havárie a pod.) a v mimoprovozní době vstupují do depozitářů osoby zjišťující aktuální krizový stav nebo pracovníci denní či noční ostrahy, kteří a) v tomto případě rozbijí sklo na příslušné skřínce s klíči a k otevření depozitáře použijí zde uložené klíče od příslušného depozitáře, b) záznam o tomto vstupu uvedou do provozní knihy ostrahy objektu a následně též do depozitářní knihy. Záznam obsahuje zejména datum, dobu a důvod vstupu, jméno pracovníka, který do depozitáře vstoupil, případně zjištěné skutečnosti,
20
c) po uzamknutí depozitáře ponechají klíče ve skřínce a neprodleně při nejbližší možné příležitosti zajistí prostřednictvím správce nebo vedoucího provozního oddělení uložení klíče, zasklení příslušné skříňky. Je-li poté k uzavření skříňky použit duplikát klíčku uložený u správce objektu, tento zajistí opětovné uložení klíčku do obálky a další postup obdobně jako v bodě 5.3.1.4. c). Pokud na službu ostrahy navazuje další mimoprovozní doba, předají klíče dalšímu pracovníkovi noční či denní ostrahy, který zajistí obdobný postup. O tomto postupu pracovníci ostrahy neprodleně informují správce depozitáře, případně v době jeho nepřítomnosti ředitele. 6. Kontroly stavu depozitářů a sbírek v nich uložených Kontroly stavu depozitářů a sbírkových předmětů v nich uložených provádějí a) průběžně a trvale jako jednu ze základních povinností své náplně práce správci depozitářů nejméně 1x týdně, přičemž v případě zjištění závad nebo závažných odchylek od normálního stavu a ohrožujících uložené sbírky zpracují do depozitářní knihy záznam a zjištěné skutečnosti ihned oznámí řediteli, b) inventarizační komise jako součást řádných i mimořádných inventarizací, c) jedenkrát ročně odborní pracovníci konservátorských a preparátorských dílen, přičemž stručný zápis o kontrole, včetně zjištěných skutečností uvádějí v depozitářní knize. Celkovou informaci o těchto kontrolách jak z hlediska podmínek v depozitářích, tak z hlediska stavu uložených sbírkových předmětů předkládají vedoucí příslušných sbírkových oddělení, nebo odborní pracovníci konservátorských dílen do nejbližší porady vedení muzea.
21
VIII. Badatelský řád. 1. Badatelský řád stanovuje podmínky zpřístupňování a režim nakládání se sbírkovými předměty v souvislosti s jejich badatelským využíváním a vymezuje práva vlastníka sbírkových předmětů při jejich veřejném užívání. 2. Zpřístupnění sbírkových předmětů muzea pro badatelské účely je bezplatné. Využití pro další účely se řídí ceníkem reprografických a jiných služeb muzea. 3. Pro využívání sbírek k badatelským účelům slouží systematická, případně chronologická evidence, odborně pracovávané katalogy, popřípadě další podklady (např. fotodokumentace, kopie apod.). 4. Originály sbírkových předmětů jsou badatelům zpřístupňovány - pouze v případě, umožňuje-li to stav a charakter předmětů, - na místech k tomu určených, - za dodržení podmínek, stanovených správcem nebo konservátorem (např. užití ochranných rukavic apod.) Správce má právo odmítnout předložit k badatelskému využití ty sbírkové předměty, u kterých by to mohlo ohrozit jejich bezpečnost a uchování v původním stavu. 5. Studium sbírkových předmětů probíhá především ve stanovených badatelnách, případně za přítomnosti správce v jeho pracovně. 6. Vstup badatelů do depozitářů, kde jsou uloženy sbírkové předměty, je zakázán. Výjimky z tohoto ustanovení povoluje ředitel, na základě stanoviska správce depozitáře, a to pouze v odůvodněných případech, kdy bádání mimo depozitář není možné (např. pokud se jedná o předměty značné hmotnosti) nebo účelné. V takovém případě platí příslušná ustanovení depozitářního režimu pro vstup cizích osob, včetně podmínky trvalé přítomnosti správce a povinnosti záznamu do depozitářní knihy o vstupu cizí osoby. 7. Každý badatel je povinen vždy v dostatečném předstihu dohodnout se správcem příslušné části sbírky konkrétní požadavky a přesný termín badatelské návštěvy. Předem neohlášenou badatelskou návštěvu je odborný pracovník oprávněn odmítnout. 8. Každý badatel je povinen před započetím bádání vyplnit badatelský list, případně provést záznam v knize badatelů, kde uvede zejména tyto údaje: jméno a příjmení, adresu trvalého bydliště nebo vysílající organizace, pro kterou studium provádí, č. OP, téma či účel bádání. Správce sbírek doplňuje do badatelského listu (knihy badatelů) údaje o všech sbírkových předmětech, které byly dotyčnému badateli předloženy ke studiu. 9. Se souhlasem správce sbírkových předmětů je povoleno předložené předměty fotografovat a filmovat, přičemž takto pořízené záznamy je zakázáno jakkoliv komerčně využívat.
22
Prohlášení o tom, že bere toto omezení na vědomí, je povinen každý badatel, kterému je povoleno pořizovat obrazovou dokumentaci sbírkových předmětů, podepsat na badatelském listě (knize badatelů). Právo povolit filmováni a fotografování pro komerční účely má pouze ředitele. 10. Na základě požadavku badatele a souhlasu správce sbírek je možné, pokud to technické a personální vybavení muzea dovoluje, pořizovat z požadovaného sbírkového předmětu pracovní kopie. Kopie každého požadovaného předmětu bude opatřena razítkem muzea. Za každou kopii zaplatí badatel v hotovosti částku podle aktuálního ceníku muzea. V odůvodněných případech lze badatelům výhradně pro badatelské, propagační a nekomerční užití poskytnout i digitálních fotografii sbírkových předmětů muzea. O poskytnutí rozhoduje ředitel. 11. V případě využití sbírek muzea v odborné autorské práci badatele ( publikace, výstava) apod. je badatel povinen citovat použitý zdroj (pramen) a dodržovat všechna příslušná autorská a vlastnická práva, případně včetně povinnosti odevzdat muzeu 1 výtisk práce.
V Mariánských Lázních dne 20. dubna 2004
Ing. Jaromír Bartoš, ředitel Městského muzea M. L.
23
