2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
Önkormányzat Feladatok, tevékenységek / felelősségek Alkalmazható kompetenciák: D - dönt, F - felelős, E - együttműködésre kötelezett, I inputot ad, O - outputot felhasznál
1. 1.1
1.5 2.
2.1
Közvéleménykutatás a lakosság szélesebb körét érintő rendeletek megalkotása előtt
1.2
1.3 1.4
2.3
A rendelettervezet szakmai szövegének előzetes összeállítása A rendelettervezet véleményeztetésének megtervezése (időbeni szükségletének, társadalmi nyilvánosság szükséges mértékének, véleményezésben közreműködők személyének meghatározása)
2.4
A rendelettervezet véleményeztetés előtti ellenőrzése (formai és tartalmi előírásoknak való megfelelőség, jogi megfelelőség, cél, érthetőség stb. szempontjából)
2.5
Szakmai vita lefolytatása a lakosság széles körét érintő rendelettervezet esetében
2.2
Külső társ.-i, Alpol Képvi Ügyren Közbe- Kisebbsé informati Intéz települ önkormány- civil népi gár- selőKörzati gi Pénzügyi csoport kai szerzési di mény ési Hatósági csoport szerveze kezdemény Polgár mes- testü- Bizott- Bizottsá önkorm. jegy- Kovács Kónya Szabó Hörcsik Kocsis Takács támogat veze- képvi- társulás ezés tek Piroska Ferencné Ildikó Karola Tamásné Gáborné tagjai testülete ző ó g let ság tők selők vezetői képviselője mester ter
Rendeletalkotás indítása A rendelet hatályosságának felülvizsgálata (legalább kétévente)
Rendeletalkotás (új rendelet v. módosítás v. hatályon kívül helyezés) kezdeményezése cél és tárgy előzetes meghatározásával A rendeletalkotás szükségességére vonatkozó további vizsgálatok kezdeményezése A szükségességi vizsgálatok elvégzése Döntés a rendeletalkotás elindításáról határidő, felelős szervezet, illetve felelős személy meghatározásával A rendelettervezet tartalmi előkészítése
2.6
Közmeghallgatás lebonyolítása a lakosság széles körét érintő rendelettervezet esetében
2.7
A rendelettervezet egyéb véleményeztetése (általános vita, rétegvita) a lakosság széles körét nem érintő esetekben
Körjegyzőség
E
F/O
F
F/O
F
F
F
F
F
F O
F
O
D
O
D
F
F
F
F
E
F
F
F
F
F
E
E
E
Javoslatunk szerint a nagyobb kontroll miatt szükséges egy döntési kompetencia telepítése a Képviselő Testülethez
E
Tekintettel arra, hogy mindenki felelősként van megjelölve a jelenlegi szabályozásokban, javasolt körjegyzőnek egy döntési kompetencia az önállóan végzett feladatok ellenőrzéséhez
F
A jelenlegi szabályozásokban nincs megjelölve, ki a felelős a tevékenységért, javasolt a körjegyzőt felelősként megjelölni
F
F
E
E
E
F
D
D
F
Egyértelműsíteni szükséges a felelősségeket, javaslat: polgármester, illetve képviselő testület, a többiek csak együttműködőek, ötletgazdák A dokumentumokban nem volt felelős a kezdeményezésre, javasoljuk a KT-t
O E
E
Tanácsadói javaslatok
F
E
E
E
E
E
E
E
F
F
E
E
E
E
E
E
E
A tv.i szabályozás szerit a lakosság széles körét érintő rendelettervezeteket a képviselő-testületi előterjesztés előtt szakmai vitára kell bocsátani, indokolt esetben közmeghallgatást kell tartani, ami nem szerepel a jelenlegi dokumentumokban : SZMSZ-be szükséges illeszteni
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
2.8 3. 3.1
3.2 3.3 3.4
3.5 3.6 3.7 3.8 4. 4.1
4.2 4.3
A vélemények összefoglalása, jegyzőkönyvezés A rendelettervezet elfogadása A vélemények beépítése a rendelettervezetbe A rendelettervezet törvényességi szempontból való felülvizsgálata A rendelettervezet tárgyalásra alkalmasságának megítélése A rendelettervezet napirendre tűzése A rendelettervezet indoklásának elkészítése (kezdeményezés indoklása, célja, vélemények összefoglalója, figyelembevétele) A rendelettervezet képviselő-testület elé terjesztése A rendelettervezet elfogadása/ elutasítása/ módosítási javaslat A rendelettel kapcsolatos határozat jegyzőkönyvbe foglalása A rendelet kiadása A rendelet hitelesítése, végleges szövegének elkészítése Rendeletmódosítás esetén az önkormányzati rendelet egységes szerkezetbe foglalása - a módosítással egyidejűleg Az önkormányzati rendelet hatályba léptetése (aláírása)
O
D
F
E
E
E
E
E
E
D
F
F
F
F
F
F
F
D F
F E
D F
F
Törvényességi felügyelet a kockázatok csökkentésének érdekében javasoljuk az Ügyrendi Bizottság által felügyelni.
F
F
F
F
F
F
D
F
F
F
F
F
F
D
F
F
F
F
F
F
O
E
D
E
E
F
E
F
F naptári év elejétől, folyamatos számozással, és az ülés napjának megfelelő dátumozással kell ellátni (a határozatoktól elkülönítve), amit jelenleg nem tartalmaznak a vonatkozó szabályozások
4.4
A rendelet számmal való ellátása és nyilvántartásba vétele
4.5
A rendelet megküldése a képviselőknek és az érintett szervezeteknek, intézményeknek
4.6
A rendelet közzététele hirdetőtáblán (a kifüggesztés és levétel napjának megjelölésével körjegyzői aláírással, dátummal, bélyegzővel) és honlapon
F
4.7
A rendelet közzététele a honlapon
F
F
O
O
F
F
F
F
betűrendes és határidős nyilvántartás egyaránt szükséges
F
F
O
E
E
E
E
E
E E
O
O
O
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
Önkormányzat Feladatok, tevékenységek/ felelősségek Képvi Kisebbs Alkalmazható kompetenciák: D - dönt, F - felelős, E - együttműködésre kötelezett, I selő- égi Öninputot ad, O - outputot felhasznál Polgár testü- korm. mester 1.
Költségvetési koncepció elkészítése
1.1
Az önkormányzat és a kisebbségi önkormányzat megállapodása a költségvetés tervezet és a költségvetési rendelet megalkotása során történő együttműködés szabályairól és eljárásáról
D
1.4
Az elmúlt időszaki költségvetés teljesülésének, előirányzatok felhasználásának összefoglaló elemzése Intézményekkel történő előzetes egyeztetés és véleménykérés a költségvetési koncepció előkészítéséhez Költségvetési koncepció szakmai tartalmának összeállítása
O
1.5
A költségvetési koncepció helyi kisebbségi önkormányzat általi véleményezése (a véleményt a koncepció-tervezethez kell csatolni)
O
1.2
1.3
1.6 1.7
1.8 1.9 1.10
1.11 2. 2.1
2.2
2.3 2.4
A költségvetési koncepció bizottsági véleményezése A költségvetési koncepció bizottsági véleményekkel való kiegészítése
A költségvetési koncepció benyújtása a képviselőtestületnek A költségvetési koncepció megtárgyalása, elfogadása A költségvetési koncepció megtárgyalásáról jegyzőkönyv készítés A kisebbségi önkormányzat elnökének tájékoztatása a helyi önkormányzat költségvetési koncepciójának a helyi kisebbségi önkormányzatra vonatkozó részéről, valamint a kisebbségi önkormányzat költségvetés készítésére vonatkozó határidőről. Költségvetés tervezet összeállítása A költségvetési "adat és információstruktúra" felülvizsgálata Adat és információ áramlási útvonalak meghatározása, szükséges formanyomtatványok kialakítása Költségvetés tervezési útmutató összeállítása (indító levél, szükséges adatszolgáltatások, felelősök és határidők megnevezése) Költségvetés tervezés indítása (útmutató kiküldése)
let
elnöke
Körjegyzőség Hatósági csoport
Pénzügyi csoport Kisebb Kisebb Külső ségi Ügyren Közbeségi informati szerzédi ÖnÖnkai Önkorkorm. korm.-i Bizott- si Bizott- Kör- Kovács Kónya Szabó Hörcsik Kocsis Takács Intézményv támogat Megbízott mányzati ság Testüle képvise ság ás belső ell. biztos jegyző Piroska Ferencné Ildikó Karola Tamásné Gáborné ezetők
D
E
F
E
F
E
E
F
F
D
D
D
D
D
F
D
E F
F
Javasolt a költségvetési koncepció bizottsági véleményezése (vagy képviselő testületi), amely nagyobb kontrolt jelent annak kialakítása és megfelelősége szempontjából
E D
O
E
A jelenlegi szabályozások között nem található tevékenység, javasolt kiegészíteni, a táblázatban megjelölt kompetenciákkal
F
O
F
Tanácsadói javaslatok
F
F javasolt kiegészíteni határidőkkel ezt a tevékenységet: november 30-ig - a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15-ig
E
E
F
O
F
D
E
E
F
F
D
F
F
O
F
E
E
D
F
E
Mivel ez az egyik legfontosabb eleme a hatékony költségvetés készítésnek, így javasolt az ügyrendi bizottság v. KT bevonása
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9 2.10
A költségvetés tervezet elkészítéséhez beérkezett adatok, információk előállítása A beérkezett adatok, információk értékelése, adatellenőrzés a költségvetési koncepció mentén, szükség szerinti módosítás A költségvetési táblák (előirányzatok) összeállítása, kalkulációk végzése, alternatív költségvetési javaslatok összeállítása
A helyi kisebbségi önkormányzat költségvetésének elkészítése és elfogadása Az önkormányzati költségvetés tervezetének összeállítása - a Kormány által benyújtott költségvetési törvényjavaslat és az önkormányzati pénzügyi szabályozás előzetes elgondolásai figyelembevételével A költségvetési javaslat egyeztetése az intézményvezetőkkel
F
O
E
O
D
F
F
F
E
E
F Az elmúlt költségvetési időszak tapasztalatait is figyelembe kell venni a megfelelőség szempontjából.
E
E
A gyakorlatban nem világos, mikor és hova kapcsolódik ez a tevékenység és milyen felelősségekkel. Javaslat a táblázatban.
O
F
Kiegészítendő a tv-i előírásokkal, amely a megjegyzés rovatban találhatók
F
E
E
F
D
E
Az önkormányzati költségvetési javaslat véglegesítése és (rendelet-tervezet, szöveges értékelés, számszaki adatokat tartalmazó kimutatás, határozati javaslat) benyújtása
2.11
(illetve a költségvetési évet követő 2 év várható előirányzatai, a javasolt előirányzatokat megalapozó rendelettervezetek, többéves kötelezettséggel járó kiadási tételek későbbi évekre vonatkozó kihatásainak bemutatása)
2.13
A költségvetési rendelettertervezet elfogadása illetve átmeneti gazdálkodásra való felhatalmazás, illetve annak jegyzőkönyvezése A költségvetési rendelet véglegesítése, hatályba léptetése
2.14
A költségvetési rendelet nyilvántartásba vétele
2.12
2.15
2.16
2.17 3. 3.1
3.2
3.3
A költségvetési rendelet kihirdetése, az érintettek intézmények tájékoztatása A helyi önkormányzat az elfogadott költségvetéséről - az államháztartási információs és mérlegrendszernek megfelelően - tájékoztatja a Kormányt. A helyi önkormányzat költségvetési rendeletében foglalt kisebbséget érintő előirányzatokról – különös tekintettel az önkormányzat által nyújtott támogatásokra – a kisebbségi önkormányzat elnökének tájékoztatása Előirányzat átcsoportosítás, módosítás Jóváhagyott előirányzatok és költségvetési létszámkeretek közötti átcsoportosítás Élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztető elemi csapás, ill. annak következményeinek elhárítása érdekében előirányzatok közti átcsoportosítás végrehajtása, teljesítések engedélyezése, ill. előirányzatok felfüggesztése Az önkormányzat költségvetési rendeletébe beépült kisebbségi önkormányzati előirányzatok módosítása
D
O
F
F
D
E
F
F
D
F
D
F
F
D
O
O
E
Kiegészítendő a tv-i előírásokkal, amely a megjegyzés rovatban találhatók
E
Kiegészítendő a tv-i előírásokkal, amely a megjegyzés rovatban találhatók E
E
F
F
O
E
D
F
E
E
E
O
F
E
E
E
F
E
E
D
E
Szükséges lenne egy egyértelmű felelőst választani a két munkatárs közül Vélemémyünk szerint ha költségvetési rendelet el van fogadva, nincs funkciója a polgármester döntésének Kiegészítendő a tv-i előírásokkal, amely a megjegyzés rovatban találhatók, továbbá a kontrolt erősíti, ha a polgármester kap egy döntési hatáskört
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
3.4
A kisebbségi előirányzati módosítások átvezetése az önkormányzat költségvetési rendeletének kiadási és bevételi előirányzatain
E
3.5
Pótköltségvetési rendelettervezet elkészítése
D
3.6
Pótköltségvetési rendelettervezet jóváhagyása Pótköltségvetési rendelet hatályba léptetése, nyilvántartásba vétele
F
3.7
3.8
Pótköltségvetési rendelet kihirdetése, az érintettek tájékoztatása
4.
A gazdálkodással kapcsolatos operatív teendők
4.1
4.2 4.3
4.4
4.5 4.6
4.7 4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
A gazdálkodáshoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése, napra készen tartása Korlátozottan forgalomképes vagyontárgyak elidegenítésekor az előzetes hozzájáruló nyilatkozatok, engedélyek beszerzése Adósságrendezési eljárás kezdeményezése Az önkormányzati biztos tevékenységével kapcsolatos költségek elszámolása az intézmény költségvetésének terhére A feladatmutatók szerint járó normatív hozzájárulások, és nem feladatmutatók szerint járó, központi költségvetésből származó támogatások kincstár útján történő igénylése a központi költségvetésből Az érintett jogcímekre kiegészítő igénylés benyújtása szükség esetén Lemondás a normatív hozzájárulások és támogatások előirányzatáról, vagy annak egy részéről Pótlólagos igénylés benyújtása a normatív hozzájárulások és támogatások előirányzataira Közreműködés a szükség esetén lefolytatott helyszíni kincstári vizsgálatban Az év végi elszámoláskor a kincstár szerinti különbözet miatti felülvizsgálat eredményét tartalmazó jegyzőkönyv tartalmának észrevételezése, vagy nyilatkozattétel az elfogadásáról
A kincstár által hozott határozat ellen bírósághoz fordulás Kincstár által - fizetési kötelezettség elmulasztása miatt benyújtott - azonnali beszedési megbízás teljesítése Az adatszolgáltatás kincstári felülvizsgálatát követően, nem megalapozottság esetén - a kincstár felhívására - az adatszolgáltatás helyesbítése, módosítása
F D
E
E
E
E
F
D
F
E
D
D
F
F
D E
F
F
E
F
D
F
E
E
D
F
E
E
D
F
E
E
D
F
E
E
F
E
E
O
F
Jelenelgi szabályozásokban nem történik világos hatáskör elkülönítés, javaslat a táblázatban
E
F
F
F
O
E
Kiegészítendő a tv-i előírásokkal, amely a megjegyzés rovatban találhatók, továbbá a kontrolt erősíti, ha a polgármester kap egy döntési hatáskört
E
E
Javasolt a körjegyzőnek döntési hatáskör, a feladat munkatársakhoz való delegálásával Javasolt a körjegyzőnek döntési hatáskör, a feladat munkatársakhoz való delegálásával
E
Javasolt ezeket a tevékenységeket egységesen kezelni a táblázatban felntetett kompetencia megosztásban. Ugyancsak szükséges a jelenlegi szabályozásokhoz kiegészítés, amely a pirossal megjelölt szövegrész Szükséges kiegészíteni a jelenlegi szabályozást a megjegyzésben feltüntetett tv-i tartalommal
F
F
Ez nem a körjegyző felelőssége, célszerű a polgármesternél megjelölni és a körjegyzőnek csak együttműködést adni. Szükséges kiegészíteni a jelenlegi szabályozást a megjegyzésben feltüntetett tv-i tartalommal
D
A jelenlegi szabályozásokból hiányzik a körjegyző felelőssége, javaslat a táblázatban
E
F
F
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
4.15 5.
Jogtalanul igénybevett előirányzat miatti elszámolás módosítás, visszafizetési kötelezettség és jogtalan igénybevételi kamatfizetési ill. késedelmi kamat fizetési kötelezettség teljesítése Részletfizetés kérelmezése a kincstárnál visszafizetési és kamatfizetési kötelezettségére vonatkozóan A gazdálkodás ellenőrzése
5.1
A gazdálkodáshoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése, napra készen tartása
4.14
5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8
5.9 5.10
5.11
5.12 6.
6.1
FEUVE rendszer koncepciójának és működtetési rendjének kidolgozása, kapcsolódó szabályzat hatályba léptetése és kihirdetése FEUVE rendszer működtetése FEUVE rendszer működtetéséhez kapcsolódó felülellenőrzési tervek kidolgozása Felülellenőrzési tervek végrehajtása Működési kockázatok rendszeres értékelése Kockázatcsökkentő intézkedések meghozatala Kockázatcsökkentő intézkedések végrehajtásának ellenőrzése A Körjegyzőség, az intézmények, intézményekhez nem kötött szakfeladatok pénzügyi-gazdasági ellenőrzésének ütemezését, tartalmát magában foglaló (két évre vonatkozó) belső ellenőrzési terv kiadása A gazdálkodás szabályszerűségének belső ellenőrzése Az átmeneti gazdálkodás időtartama alatt, illetve költségvetési rendelet, vagy átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet nélküli gazdálkodás során beszedett bevételek és teljesített kiadások beillesztése az új költségvetési rendeletbe. A költségvetés végrehajtásának, az előirányzatok felhasználásának rendszeres ellenőrzése Beszámolás, információszolgáltatás A költségvetés végrehajtásáról és előirányzatok felhasználásáról rendszeres (havi) beszámoló készítése
6.4
Költségvetési rendelet vagy hatályos átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet nélküli gazdálkodásról történő beszámoló elkészítése Beszámolás az élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztető elemi csapás, ill. annak következményeinek elhárítása érdekében hozott intézkedésről Információ szolgáltatása a féléves és háromnegyed éves beszámolóhoz a kisebbségi önkormányzat költségvetési határozatának időarányos teljesítéséről
6.5
A képviselő-testület tájékoztatása a költségvetés első féléves/ háromnegyed éves teljesítéséről
6.2
6.3
F
A jelenlegi szabályozásokból hiányzik a körjegyző felelőssége, javaslat a táblázatban A jelenlegi szabályozásokból hiányzik a körjegyző felelőssége, javaslat a táblázatban
D
F
F
A jelenlegi szabályozásokból hiányzik a körjegyző felelőssége, javaslat a táblázatban
F F
E
E
F E D F
E
E
F E
F E
F E O
O
F
E
E
I
D
E
F
E
F
F
D
E
E
D F O D
D
O
O
E
E
E
E F
F
F
O
F
E
E
I
O
F
E
E
I
F
E
E
D
O
O
F
F
D
O
E
E
A jelenlegi szabályozásokból hiányzik valamennyi FEUVE előírás, ezt pótolni szükséges. Javaslat a táblázat soraiban Törvényi szabályozás szerint belső ellenőrzési tevékenységet is el kell látni, amely viszont csak említés szintjén van a jelenlegi szabályozásokban. Szükséges kiegészíteni.
Döntési kompetenciát javasolt a körjegyzőhöz rakni a kontroll növelése céljából
D
D
E
Célszerű egységesen kezelni a különböző beszámolókat, célszerű lenne időben és tartalomban is összehozni őket.
E
F
a jelenlegi szabályozás kiegészítendő a tv.i előírásokkal, amelyek a megjegyzésben találhatóak
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
6.6
Első féléves és háromnegyed éves beszámoló a kisebbségi önkormányzat határozatának időarányos teljesítéséről
6.7
Évközi költségvetési beszámoló és időközi költségvetési és mérlegjelentés készítése
6.8
6.9 6.10 6.11 6.12
Zárszámadási rendelettervezet és kapcsolódó pénzügyi kimutatások elkészítése A zárszámadási rendelettervezet, valamint a külön törvény szerinti könyvvizsgálói záradékkal ellátott egyszerűsített tartalmú - a helyi önkormányzat és intézményei adatait összevontan tartalmazó - éves pénzforgalmi jelentés, könyvviteli mérleg, pénzmaradvány-kimutatás, és eredménykimutatás képviselő-testület elé terjesztése A zárszámadásról szóló rendelet jóváhagyása, jegyzőkönyvezése A zárszámadásról szóló rendelet véglegesítése, hatályba léptetése A zárszámadásról szóló rendelet nyilvántartásba vétele
6.17
A zárszámadásról szóló rendelet kihirdetése, az érintettek tájékoztatása Az önkormányzat és költségvetési szervei év végi költségvetési beszámolójának és mérlegének elkészítése Könyvvizsgálatról készített jelentés megküldése az Állami Számvevőszéknek Adatszolgáltatás a kincstár részére (a normatív állami hozzájárulás, átengedett személyi jövedelemadó, a helyi önkormányzatok működésével kapcsolatos egyéb központi költségvetési kapcsolatból származó, a költségvetési törvényben meghatározott támogatás, illetve előirányzat összegének folyósításához) Az önkormányzat vagyonával való gazdálkodásról a lakosság lakossági fórumon (falugyűlésen vagy közmeghallgatáson) való tájékoztatása
6.18
Önkormányzati biztos kirendelésének közzététele a község hirdetőtábláján
6.13
6.14 6.15
6.16
F
F?
O
E
F
O
I
D
D
O
F
F
D
E
F
D
F
O
O
F
D
F
F
E
D
F
F
E
F
A felelősség nem egyértelmű jelenleg. Javasolt az időközi jelentést a körjegyző hatáskörébe delegálni
E
F
F
E
E
F
F
I
Javasolt egy felelős kiválasztása
O
A zárszámadásról szóló rendelet kihirdetése körjegyzői felelősséggel és polgármesteri döntési hatáskörrel javasolt
Nem rögzített tevékenységek a jelenelgi szabályozásokban, célszerű szerepeltetni őket, a javasolt felelősség megosztásban
Nem rögzített tevékenységek a jelenelgi szabályozásokban, célszerű szerepeltetni őket, a javasolt felelősség megosztásban
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
Feladatok, tevékenységek/ felelősségek Alkalmazható kompetenciák: D - dönt, F - felelős, E - együttműködésre kötelezett, I - inputot ad, O - outputot felhasznál
1.2
Ügyfélszolgálati koordináció Ügyfélszolgálati rend fejlesztése Ügyfél megkeresések ügycsoportonkénti besorolása, ügyfelek megfelelő ügyintézőhöz irányítása
1.3 2.
Az ügyfélszolgálati rend betartásának ellenőrzése Információ szolgáltatás
1. 1.1
2.1
2.2 2.3
Ügyfelek tájékoztatása az ügyintézés menetéről, a szükséges nyomtatványokról, és azok kitöltéséről, határidőkről, az ügyféli jogokról Kérelmekhez, bejelentésekhez kapcsolódó önkormányzati nyomtatványok átadása, kitöltéssel kapcsolatos útmutatás Földrajzi nevekkel, elnevezésekkel kapcsolatos nyilvántartásokkal kapcsolatos tájékoztatás
2.4
Nyomtatványárusítás
2.5 2.6 2.7 3.
Tulajdoni lap másolat, térképmásolat készítése Telefonon történő információadás Az ügyfél kérelmének -lehetőség szerint- azonnali teljesítése Bejelentések, kérelmek fogadása
3.1
Ügyfelek beadványainak, hatósági kérelmeinek az átvétele
3.2 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4
Általános lakossági bejelentések fogadása Anyakönyvezéssel, állampolgársággal kapcsolatos kérelmek fogadása Menekültekkel kapcsolatos ügyek fogadása Hagyatéki ügyek fogadása Külföldiek beutazásával kapcsolatos ügyek fogadása
Önkormányzat KözbePolgár Képviselő- Ügyrendi szerzési mester testület Bizottság Bizottság Körjegyző
Kovács Piroska
Körjegyzőség Hatósági csoport Kónya Szabó Hörcsik Ferencné Ildikó Karola
Pénzügyi csoport Kocsis Takács Intézmény Tamásné Gáborné vezetők
Tanácsadói javaslatok
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
A jelenlegi szabályozásokban nem szerepeltetett tevékenységek, tekintve, hogy az ügyfélszolgálati tevékenységet újonnana szükséges létrehozni
Új tevékenységek, felvételük javasolt. Javasoljuk továbbá, hogy a hatósági csoporto munkatársai vetésforgó szerűen lássák el a feladatot, az ügyfélszolgálati rendben meghatározott ütemezés szerint.
F Eldöntendő, hogy szükséges tevékenység-e? Az önkormányzati munkához szükséges nyomtatványok elenktronikusan hozzáférhetők kell legyenek. Ezt felesleges körjegyzői hatáskörben tartani, munkatársaknak kiadható
F
F
F
F
F D
F F
F F
F F
F F
F
F
D
F
F
F
F
F
F
D
F
D F
F
F
F
F
F F
F F
F
F
F
F
Javasolt új tevékenységek, körjegyzői döntés csak vitás esetekben szükséges Javasolt új tevékenységek, körjegyzői döntés csak vitás esetekben szükséges
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.3.11 3.3.12 3.3.13 3.3.14
3.3.15
Személyi adat- és lakcímváltozással kapcsolatos ügyek fogadása Nemzeti és etnikai kisebbségi ügyek fogadása Honvédelmi ügyek fogadása Magánútlevél-kérelem fogadása Szakfordítói / tolmácsigazolvány kiadásával kapcsolatos kérelem/ügy fogadása Telepengedély kérelem fogadása Lakás- és helyiségbérlettel kapcsolatos ügyek fogadása Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos ügyek fogadása A közúti közlekedéssel kapcsolatos ügyek fogadása Közterületek rendjével és tisztaságával kapcsolatos ügyek fogadása Kommunális ügyek fogadása (temetkezés, hulladék elhelyezés, közhasznú zöldterületek, köztisztaság)
3.3.16 Szociális ellátással kapcsolatos ügyek fogadása Szociális vállalkozással, falugondnoki szolgálattal 3.3.17 kapcsolatos ügyek fogadása 3.3.18 Nevelési-oktatási ügyek fogadása 3.3.19 Közművelődéssel kapcsolatos ügyek fogadása Egészségügyi, szociális, gyermek- és ifjúságvédelmi információs rendszerrel kapcsolatos 3.3.20 ügyek fogadása 3.3.21 Gyermek- és ifjúságvédelmi ügyek fogadása Gyámügyi bejelentések, ügyintézési kérelmek 3.3.22 fogadása Állategészségüggyel, állatvédelemmel kapcsolatos 3.3.23 lakossági bejelentések fogadása 3.3.24 Vadgazdálkodással kapcsolatos ügy fogadása 3.3.25 Vízüggyel kapcsolatos ügyek fogadása Köztisztviselőkkel, közalkalmazottakkal 3.3.26 kapcsolatos ügyek fogadása Szabálysértési eljárással kapcsolatos ügyek 3.3.27 fogadása
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Beadványok, kérelmek regisztrációja és továbbítása Átvételi elismervény kiállítása beadvány, hatósági kérelem, hiánypótlás átvételéről A beadvány, hatósági kérelem nyilvántartásba vétele A beadvány, hatósági kérelem, hiánypótlás iktatása Beérkezett szakhatósági állásfoglalás iktatása A beadvány szükség szerinti postázása az illetékes szervnek
F F F F
F F
F
F F
F
F
F
F F F F F F
F
F
F
F
F F F
F F
F
F F F
F F
F
F F F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F F?
F F?
F F?
F F?
F
F
F
F
F
F
F
F
Általánosságban javasolt a körjegyző felelősségének döntési kompetenciára való módosítása, kivéve azokban az esetekben, amelyeket kifejezetten a belső munkamegosztásból adódóan ő lát el. A fogadással kapcsolatos tevékenységeket csak akkor kell a körjegyzőnek ellátnia, ha az kizárólag a megszokott rend szerint a körjegyzői fogadóórák bevett napirendi pontjai. Ez a tevékenység sor a front és back office tevékenységek szétválasztásához javasolt
Javasolt a köregyzői felelősség törlése, csak egy felügyeleti funkciót elegendő ellátni Javasolt körjegyzői hatáskörben
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
6.1 6.2
Talált tárgyak, és az erről szóló iratok átvétele átvételi elismervénnyel Kérelmek formai, tartalmi megfelelőség ellenőrzése A kérelem vizsgálata, hogy megfelel-e az előírásoknak, illetve nem hiányos-e Az eljárás lefolytatására vonatkozó joghatóság, hatáskör, illetékesség ellenőrzése Az eljárás lefolytatására vonatkozó joghatóság, hatáskör, illetékesség hiánya esetén az ügy továbbítása az illetékes szervhez, ill. a kérelmező értesítése erről Az eljárás lefolytatására vonatkozó joghatóság, hatáskör, illetékesség megléte esetén a kérelmező értesítése az eljárás megindításáról A kérelmező hiánypótlásra való felszólítása A kérelmek, bejelentések elbírálásának előkészítése Szükség esetén értesítés küldése a helyszíni szemle időpontjáról A helyszíni szemle lefolytatása
6.3 6.4
Jegyzőkönyv készítése a helyszíni szemléről Gyámügyi környezettanulmány készítése
6.5
Szükség esetén szakhatósági állásfoglaláskérés
4.6 5. 5.1 5.2
5.3
5.4 5.5 6.
7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9
Kérelmek, bejelentések ügyintézése, kivizsgálása Menekültekkel kapcsolatos ügyek kivizsgálása Hagyatékkal kapcsolatos ügyek kivizsgálása Külföldiek beutazásával kapcsolatos ügyek vizsgálata Személyi adat- és lakcímváltozás adminisztrációja Nemzeti és etnikai kisebbségi panaszok, problémák kivizsgálása Honvédelemmel kapcsolatos bejelentések kivizsgálása Szakfordítói / tolmácsigazolvány kiadásával kapcsolatos engedélyezés Lakás- és helyiségbérlet ügyintézése Építésügyi hatósági engedélyezési eljárás lebonyolítása
F
Javasolt a köregyzői felelősség törlése, csak egy felügyeleti funkciót elegendő ellátni
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F F
F F
F F
F F
F F
F F
F F
F F
Új tevékenységek, felvételük szükséges a back officenak való átadás szempontjából
Javasolt a helyettesíthetőség biztosítása és egy másik munkatárs betanítása
F F F
Általános megjegyzés a következő pontok kapcsán, hogy gyakorlatilag a napi ügyintézés legnagyobb részét kb. 80%-át a körjegyző végzi. Szükséges ezen feladtok delegálása és a megfelelő belső munkamegosztás kialakítása a helyettesíthetőség figyelembevételével is. F F
F
F
F
F
F
F
F
F
F F
F F
F
F F
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
7.10
7.11
7.12 7.13
Közúti közlekedéssel kapcsolatos panaszok, bejelentések kivizsgálása Közterületek rendjével és tisztaságával kapcsolatos panaszok, bejelentések kivizsgálása Kommunális feladatok ellátásával kapcsolatos panaszok, bejelentések kivizsgálása (temetkezés, hulladék elhelyezés, közhasznú zöldterületek, köztisztaság) Szociális ellátással kapcsolatos ügyek kivizsgálása, igénylések elbírálása
7.15
Szociális vállalkozással, falugondnoki szolgálattal kapcsolatos panaszok, bejelentések kivizsgálása Neveléssel, oktatással kapcsolatos panaszok, bejelentések kivizsgálása
7.16
Közművelődéssel kapcsolatos ügyek ügyintézése
7.14
7.17 7.18 7.19 7.20 7.21 7.22 7.23 7.24 7.24.1 7.24.2 7.24.3 7.24.4 7.24.5 7.24.6 7.24.7 7.24.8 7.24.9 8. 8.1
8.2
Egészségügyi, szociális, gyermek- és ifjúságvédelmi információs rendszer működtetése Gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok ellátása Gyámügyi feladatok ellátása Vadgazdálkodással kapcsolatos bejelentések kivizsgálása Vizüggyel kapcsolatos bejentések kivizsgálása Köztisztviselőkkel, közalkalmazottakkal kapcsolatos ügyek ügyintézése, kivizsgálása Szabálysértési eljárások lefolytatása Talált tárgyakkal kapcsolatos ügyintézés Talált tárgyak esetén a talált tárgy vizsgálata romlandóság szempontjából Romlandó talált tárgy leselejtezése, jegyzőkönykészítése mellett Nem romlandó talált tárgy vizsgálata a tulajdonos szempontjából Ismert tulajdonos esetén a tulajdonos értesítése a talált tárgyról Megtaláló nyilatkoztatása, hogy igényt tart-e a tárgyra Talált tárgy átadása megőrzésre Talált tárgy átadása az igazolt tulajdonosnak A talált tárgy visszaadása a megtalálónak a megőrzési idő leteltével A talált tárgy értékesítése A kérelmek, bejelentések lezárása Az érdemi döntés v. végzés (határozat) elkészítése A döntés v. végzés kiadományozása a hatályos aláírási jogosultságról szóló körjegyzői utasításnak megfelelően
F
F
F F
F F
F
F
F
F
F
F F
F
F
F
F F F
F
F F F F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F F F
F F F
F F
F
F
F
F
F
F
F
Javasolt egy munkatársnak delegálni ezt a feladatot körjegyzői hatáskörből
F
F
F Jelenlegi szabályozásokban nem található tevékenységek.
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
8.3 8.4 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 10. 10.1 10.2
Az érdemi döntés vagy végzés személyes átadása az érintetteknek Az érdemi döntés vagy végzés postázása az érintetteknek Igazolások, engedélyek kiadása Adóigazolások, hatósági igazolások kiadása Állategészségügyi engedélyek kiadása Piac területén történő árusítási engedély kiadása Szeszesital árusítási engedély kiadása Üzlet működési engedélyének kiadása Szakfordítói / tolmácsigazolvány kiadása Telepengedély kiadása Kiskorú gyermek házaságkötésének engedélyezése Hatósági bizonyítvány kiadása, módosítása, kiegészítése, visszavonása Vásárlók könyvének hitelesítése A vásárlók könyve hitelesítésének nyilvántartásba vétele Szállásadó közhitelű hatósági nyilvántartásba vétele Vendégkönyv hitelesítése Adatszolgáltatás Adatszolgáltatás az anyakönyvek alap-és utólagos bejegyzéseiről Statisztikai adatszolgáltatás
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
D
D
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
D D D D D
D
F F F
F
F F F
F
F
F F
Kockázatkezelési szempontból kritikus, hogy világosan megkülönböztethetőek legyenek a lezárt kérelmek
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
Feladatok, tevékenységek/ felelősségek Alkalmazható kompetenciák: D - dönt, F - felelős, E - együttműködésre kötelezett, I - inputot ad, O - outputot felhasznál
1. 1.1
2.2 2.3
Az önkormányzati működéssel való elégedettség értékelése az egyes érdekcsoportok szerint
1.3
1.4 2. 2.1
2.5
A stakeholderek együttműködés fejlesztési javaslatainak megvalósíthatósági értékelése Az önkormányzat kapcsolatfejlesztési tevékenységének SWOT elemzése
2.6
Az önkormányzati kapcsolatfejlesztési lehetőségek feltárása (EU-s és hazai támogatások, saját forrás)
2.7 3.
Stakeholder térkép készítése (érdekcsoportok befolyásának nagysága és a változtatásokkal szembeni attitűdjének mértéke szerint) Kapcsolatépítési stratégia kialakítása
2.4
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5 4.
4.1
KözbePolgár Képviselő- Ügyrendi szerzési Körjegy mester testület Bizottság Bizottság ző
Információgyűjtés a potenciális kapcsolatokról Információgyűjtés az egyes civil szervezetek, vállalkozók tevékenységéről, problémáikról Elégedettség felmérés az önkormányzat tevékenységével kapcsolatban a lakosság, civil és vállalkozói szféra körében Lakossági, civil és vállalkozói szféra önkormányzattal szemben támasztott igényeinek felmérése Térségi társulási lehetőségek, potenciális önkormányzati és intézményi együttműködési kapcsolatok beazonosítása Kapcsolatfejlesztési lehetőségek elemzése Az önkormányzati működés stakeholdereinek (érintettjeinek) csoportosítása Az egyes érintettek érdekeinek azonosítása és elemzése
1.2
Önkormányzat
Kapcsolatépítési fejlesztési célok meghatározása A célok teljesülését jelző legfontosabb mérőszámok (kulcs teljesítmény indikátorok) meghatározása A törvényi kötelezettségből adódó kapcsolattartási feladatok ellátását segítő/átvállaló projektek meghatározása A Gazdasági Program minden egyes program pontjához az érdekeltekkel (lakossági, civil és vállalkozói szféra) való együttműködés fejlesztéséhez Kommunikációs és Bevonási akcióterv kidolgozása
Kapcsolatépítési ütemterv kidolgozása (kapcsolatfelvétel, projektek, akciók határidői és felelősei, eredményességi mérőszámai) A kapcsolatépítés megtervezése Önkormányzati civil referens megbízása a civil szervezetekkel történő folyamatos együttműködés érdekében
E
F
O
Kovács Piroska
Körjegyzőség Hatósági csoport Kónya Szabó Hörcsik Ferencné Ildikó Karola
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
Pénzügyi csoport Kocsis Takács Tamásné Gáborné
E
E
Egyéb Érdek Civil és képv. együttműk vállalkozói Lakoss Szerveze ödő Civil szféra Partnerek tek referens ág
F
I
E
F
I
I
E
F
I
I
F
E
F
E
F
E
O
F
O
F
E
E
F
E
Tanácsadói javaslatok
I
Új tevékenységek, hagyományai még nincsenek, de javasolt alkalmazásuk a hatékony kapcsolatépítés érdekében, a javasolt munkamegosztás szerint
Új tevékenységek, hagyományai még nincsenek, de javasolt alkalmazásuk a hatékony kapcsolatépítés érdekében, a javasolt munkamegosztás szerint
D
O
F
E
F
D
E
I
F
D
E
I
D
O
F
E
Új tevékenységek, hagyományai még nincsenek, de javasolt alkalmazásuk a hatékony kapcsolatépítés érdekében, a javasolt munkamegosztás szerint
F
Javasolt egy felelős kiválasztása
E
D
F?
F?
F?
F?
F?
F?
D
F
E
Új tevékenység, javasolt alkalmazásuk a hatékony kapcsolatépítés érdekében, a javasolt munkamegosztás szerint
D
F
O
Javasoljuk civil referens felvételét és alkalmazását
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
4.2
A kapcsolatépítés eszközrendszere (hirdetőtábla, web, fogadóóra, lakossági fórumok, közmeghallgatás, stb.) általános működtetési szabályainak fejlesztése
4.4
Az eszközrendszer rendszeres működtetéséhez beszállítói partnerek keresése, szerződés kötés Az együttműködő partnerek (+ potenciális társulások) listájának összeállítása
4.5
Együttműködési szerződések általános feltételrendszerének kidolgozása
5. 5.1
Együttműködési lehetőségek kiépítése/fejlesztése Civil és vállalkozói szférával kapcsolatépítés
4.3
D
F
D
F F?
D
O
Jelenlegi civil és vállalkozói támogatások, programok nyilvántartásának napra készen tartása 5.1.1 (egy helyen történő összesítése és vezetése) Civil és Vállalkozói Címtár kialakítása 5.1.2 (folyamatosan frissített adatbázis) Civil és Vállalkozói "inkubátorház" kialakítása (infrastruktúrával, folyamatos képzési/tanácsadási 5.1.3 lehetőséggel) Civil szervezetek és vállalkozások önkormányzati támogatási rendjének kidolgozása (működési, 5.1.4 feladatvállalási és pályázati támogatások) A közhasznú társaságokkal/közalapítványokkal való kapcsolatépítés Kapcsolatfelvétel és tárgyalások a közhasznú 5.2.1 társaságokkal és közalapítványokkal Megállapodás/szerződéskötés közhasznú 5.2.2 társaságokkal/közalapítványokkal 5.3 Érdekegyeztető fórumok fejlesztése
E
E
E
F?
F?
F?
F?
Egyértelmű felelőst szükséges meghatározni
F?
Javasolható az Ügyrendi Bizottság tájékoztatása
F
O
F
I
O
F
E
D
F
E
F
E
Elsősorban az itt megjelölt feladatok a civil referens elsődleges felelőssége kell legyenek
O
D
E
O
F
E
O
F
E
5.2
Az érdekegyeztető fórumok szerep- és 5.3.1 hatáskörének meghatározása
D
F
E
E
E
E
E
E
E
5.3.2 Az érdekegyeztetés helyi rendszerének kialakítása
D
F
E
E
E
E
E
E
E
D
F
Véleménynyilvánítás módjának meghatározása az 5.3.3 önkormányzat döntéshozatali mechanizmusában 5.4 Lakossági fórumok fejlesztése Az elkövetkezendő időszak lakosságot leginkább érintő várható döntéseinek, eseményeinek 5.4.1 összegyűjtése A lakossági fórumok ütemezése, lebonyolítási 5.4.2 terveinek elkészítése 5.4.3 Internetes véleménykérő fórumok megtervezése 5.5 Nemzetközi kapcsolatok építése Kapcsolatfelvétel határon túli, hasonló adottságú, elsősorban magyar ajkú szlovák és székelyföldi 5.5.1 községekkel
F
F
E
F?
F?
F?
F?
F?
F?
E
E
E
E
E
E
E
A körjegyzői felelősség véleményönk szerint túlságosan magas elvárás, szükséges azokat lejjebb delegálni. A körjegyzői felelősség véleményönk szerint túlságosan magas elvárás, szükséges azokat lejjebb delegálni.
Nincs egyértelmű felelősség, a tevékenység nem található mega jelenlegi szaályozásokban A munkatársak közreműködését szükséges megjeleníteni
2. számú melléklet - Folyamat-szervezet GAP elemzés
Norvég, vagy svájci kapcsolatok kialakítása, hasonló adottságú, és programokat végző 5.5.2 településekkel Kapcsolatfelvétel és együttműködési szerződés 5.5.3 kötés egyéb nemzetközi szervezetekkel 6. Az egyes akciók megvalósítása 6.1 Közmeghallgatások lebonyolítása
6.2
6.3 6.4
6.5
6.6 6.7 6.8 6.9 7. 7.1 7.2 7.3 7.4
Lakossági fórumok, vitanapok szervezése a település egészét érintő témákban
Közösségi életet fellendítő ötletbörzék létrehozása Érdekegyeztető fórumok tartása civil szervezetek és vállalkozók részvételével Közösségi összetartást erősítő programok, közös rendezvények szervezése és megtartása A lakosság hirdetőtáblán és internetes honlapon keresztül való folyamatos tájékoztatása az önkormányzat munkájáról Az együttműködő partnerekkel folyamatos kapcsolattartás Tapasztalatcsere a testvértelepülés önkormányzatával Részvétel a nemzetközi szervezetek munkájában A kapcsolatépítés értékelése A kulcs teljesítmény indikátorok és kitűzött eredmény mutatók mérése A tény adatok alapján a kapcsolatépítés értékelése Kapcsolatfejlesztési akciók generálása Nemzetközi tapasztalatok hasznosítása az önkormányzat munkájában
F
F
E
O
E
Megfontolandó a munkamegosztás hatékonysága
E F
O
D
F?
F?
F?
F?
F?
F?
O
D
F?
F?
F?
F?
F?
F?
O
D
E
E
E
E
E
E
F
F D
D O
O
F?
F?
F?
F?
F?
F?
E
E
E
E
E
E
Nincs egyértelmű felelősség, a tevékenység nem található mega jelenlegi szaályozásokban Nincs egyértelmű felelősség, a tevékenység nem található mega jelenlegi szaályozásokban F
E
E Nincs egyértelmű felelősség, a tevékenység nem található mega jelenlegi szaályozásokban
F
E
E F
E E
F F F
F
F
F
F
F
F
F
E
E
E
E
E
E
E
I
Új tevékenységek, a megfelelő kontrol fenntartása érdekében javasolt bevezetésük
