College van Bestuur De Boelelaan 1105 1081 HV AMSTERDAM
DATUM
ONS KENMERK
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
23.10.2014
ORVU-2014/186 v
19.06.2014
HRM20140003283
E-MAIL
TELEFOON
FAX
BIJLAGE(N)
[email protected]
020 598 5312
Betreft: reorganisatie dienst Financiën & Audit
Inleiding Op 15 juni 2014 heeft de Ondernemingsraad het conceptuitvoeringsplan en het personeelsplan ontvangen van de reorganisatie van de Dienst Financiën & Audit (F&A). Deze plannen maken deel uit van de Reorganisatie Bedrijfsvoering VU. De reorganisatie F&A is op 22 oktober jl. besproken in de overlegvergadering OR – CvB. Dit overleg heeft niet geleid tot een wezenlijke aanpassing van het advies. De raad is door de woorden van de directeur F&A in de vergadering niet gerustgesteld. Dit advies is immers tot stand gekomen na raadpleging en betrokkenheid van vele deskundigen op de werkvloer. De gesignaleerde risico’s rond tijdpad van invoering en onvoldoende formatie na reorganisatie zijn volgens de raad reëel en moeten door CvB en directeur F&A proactief worden opgenomen in hun stappenplan tot de zomer 2015. Algemene beoordeling De raad is van mening dat het reorganisatieplan F&A als geheel goed doordacht is. De organisatie op hoofdlijnen (het ’harkje’ op blz. 10) is helder en wordt consequent uitgewerkt. Positief is dat de controllers en projectcontrollers in clusters gaan werken, waardoor te grote afstand tussen F&A en het primaire proces wordt voorkomen. Verder is de specifieke aandacht voor control van FCO- en ITprojecten positief. Daarmee volgt het uitvoeringsplan twee belangrijke OR-adviezen over het domeinplan 2012. Ook lijken er geen werkzaamheden te worden uitbesteed. Nut en noodzaak van standaardisatie en betere ICT worden door de OR volmondig onderschreven. De OR is voorstander van strakke regelgeving en strakke aansturing van dit domein. Volgens de OR is met de voorgestelde strategie behoorlijke winst in tijd en fte te halen. Sinds 2012 zijn op deze gebieden veel initiatieven ontwikkeld, waaronder het - eind 2013 gestarte - project VUture finance. Het aantal gedwongen ontslagen is, gezien de grote reductie in formatie, beperkt. Bij de keuze van ontslagbedreigden lijkt een evenwichtige verdeling nagestreefd. Van de ontslagbedreigden is één medewerker boven de 55 jaar en zijn acht medewerkers korter dan drie jaar in dienst. Dus ouderen worden niet onevenredig getroffen, de medewerkers die na 2010 een vaste aanstelling hebben
ONDERNEMINGSRAAD VU
ADRES
www.intranet.vu.nl
[email protected]
De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam
2/6
gekregen worden fors getroffen. Dat neemt niet weg dat er individueel schrijnende of onverklaarbare keuzes kunnen zijn gemaakt. De OR ziet risico’s bij de invoering van het plan. Succesvolle invoering staat of valt met fundamentele veranderingen in de cultuur van de VU, met name dat wetenschappers/projectleiders de afgesproken regels en procedures volledig accepteren en volgen. Geen uitzonderingen meer die de voorgestelde organisatie laten ontsporen en lamleggen. Voorlichting aan en betrekken van alle medewerkers bij de nieuwe afspraken moeten in 2015 met kracht worden voortgezet. Maar het belangrijkste is dat alle leidinggevenden, van CvB tot afdelings- en sectiehoofden, deze boodschap uitdragen en ondersteunen. Paragraaf 5 bespreekt de risico’s voor F&A als geheel, paragraaf 6 per afdeling. Adviezen voor F&A als geheel Verbeteringen in kwaliteit en efficiency van F&A zijn in grote mate afhankelijk van investeringen in ICT. Onder de naam VUture finance is eind 2013 een veelomvattend programma van ICT-en leerprojecten opgestart, met als streefdatum voor oplevering 1 december 2014. De raad vindt het essentieel dat de vernieuwde ICT-ondersteuning op de reorganisatiedatum volledig getest is. Dit geldt met name voor het vernieuwde SAP-FICO, de nieuwe SAP-projectmodule, maar ook voor de invoering van Bestellen.VU. Het grotendeels vastleggen van alle bestellingen in dit systeem is essentieel voor het effectief en efficiënt opereren van het Financieel Service Centrum (FSC). Op basis van diverse signalen vanuit de organisatie en de mededelingen van het CvB hierover op 22 oktober (definitief CvB-besluit hangt af van proefdraai met het nieuwe SAP-systeem begin november 2014), is de OR er niet van overtuigd dat dit per 1 december 2014 op orde zal zijn. Advies 01: De raad had in zijn conceptadvies geadviseerd om uiterlijk 22 oktober 2014, vóór definitieve behandeling van het reorganisatieplan in de OR, een expliciet go-no go-beslissing over invoering van de reorganisatie per 1 december 2014 te nemen, op basis van de voortgang in de ICTprojectportefeuille F&A. De raad hoort graag begin november de resultaten van de proefdraai met SAP. Minimaal moeten per 1 december 2014 SAP-FICO en de SAP-projectmodule getest zijn waarbij is bewezen dat zij werken en dat de meest noodzakelijke rapportages over de benodigde stuurinformatie werkend opgeleverd en getest zijn. Ook bestellen.VU moet per december 2014 volledig getest zijn. In samenhang met bovenstaande vraagtekens bij de invoering van de reorganisatie per 1 december 2014, heeft de raad onvoldoende vertrouwen in de voorgestelde gefaseerde krimp. Volgens de raad kan krimp pas plaatsvinden als a) het nieuwe SAP goed blijkt te werken en b) de jaarrapportage 2014 succesvol en volgens tijdsplanning is afgerond. Dit betekent dat het tijdschema voor gefaseerde krimp (1 december 2014 - 1 juni 2015) uitgaat van een te optimistisch scenario. Het antwoord, dat dit verantwoord is ‘vanwege voortschrijdend inzicht in processen en werkzaamheden’ (antwoord van directeur F&A aan Domeincommissie F&A d.d. 9 mei 2014) overtuigt niet, evenmin als de argumentatie in de overlegvergadering van 22 oktober 2014. Advies 02: Neem, indien invoering van reorganisatie per 1 december 2014 verantwoord blijkt, op 1 maart 2015 een definitieve beslissing over de nieuwe organisatie van F&A, na de laatste fase van de gefaseerde krimp.
3/6
De procesbeschrijvingen en nieuwe SAP-ondersteuning zijn nu vooral geënt op faculteiten. Diensten als FCO gebruiken ook andere SAP-modules. De gevolgen van VU brede keuzes in de inrichting van het financieel informatiesysteem op hun functionaliteit moeten bekend zijn en tot gewenste aanpassingen of zelfs tot inzet van alternatieve modules hebben geleid. (SAP.CS, SAP.PS). Zorg dan ook dat de noodzakelijk geachte SAP-inrichting voor deze financiële processen uiterlijk 1/1/2015 operationeel is. Vraag 01: Loopt de ontwikkeling van SAP.CS, SAP.PS e.d. op dit moment gelijk op met de ontwikkeling van het hoofdproces SAP-FICO? Zo nee, welke extra stappen zijn de komende maanden nodig? Bij de voorgestelde organisatie komt de organisatie onmiddellijk in de knel bij langdurige ziekte e.d. en moeten er dure externen inhuren ingewerkt worden. Daarom stelt de raad voor tijdelijke capaciteit toe te voegen, in te vullen met vaste mensen. Het gaat om enkele fte’s, met name bij het FSC en de controllers. Uitwerking staat in hoofdstuk 6 onder de betreffende afdelingen. Er is op alle niveaus grote behoefte aan opleiding en training (Finance Academy etc.). De benodigde scholingstijd zit niet zichtbaar in de nieuwe formatie. Neem in de nieuwe formatie expliciet capaciteit op voor scholing. Vraag 02: Hoeveel mensdagen voor opleiding en training zitten in de toekomstige formatie? Hoeveel dagen tijdens de gefaseerde krimp, wanneer de opleidingsbehoefte waarschijnlijk het grootst is? Adviezen per afdeling Financial Service centrum FSC De raad heeft opmerkingen bij de sectie Crediteuren & Debiteuren in het FSC. De sectie Crediteuren en Debiteuren komt op een locatie. De raad stelt voor om ook daar, analoog aan controllers en projectcontrollers, interne clustering van werkzaamheden in te voeren, bijvoorbeeld bèta, alfa/gamma en diensten, waarbij medewerkers kunnen rouleren. Dan blijft accountmanagement naar faculteiten en diensten en het soepel kunnen verwerken van complexere facturen mogelijk. Het antwoord d.d. 9 mei 2014 dat dit een taak wordt voor de sectiehoofden overtuigd niet. Account management moet breder verankerd worden in deze sectie. Advies 03: Laat ook de medewerkers van de FSC-sectie Crediteuren & Debiteuren in clusters werken, bijvoorbeeld bèta, alfa/gamma en diensten. De nieuwe organisatie gaat ervan uit dat alle systemen per 1-12-2014 foutloos werken. Met zoveel nieuwe systemen en een nieuwe organisatie wordt dat heel zwaar. De nieuwe sectie Reporting & Service is kritisch voor juiste en tijdige informatievoorziening aan de nieuwe business controllers. Geef daarom het FSC (tijdelijk) extra capaciteit. In de periode december 2014 - mei 2015 kunnen dit medewerkers zijn uit de gefaseerde krimp. De raad stelt voor om daarna een groep tijdelijke capaciteit binnen FSC toe te voegen, in te vullen met vaste medewerkers uit de gefaseerde krimp. Het is wijs om in ieder geval tijdens de gehele Planning en Control cyclus 2015 met een dergelijke groep te werken. Advies 04: Voeg aan de formatie van het FSC een groep tijdelijke capaciteit toe, met vaste mensen in te vullen. Te plaatsen bij de sectie Reporting& Service. Orde van grootte: 2 fte.
4/6
De raad heeft gehoord dat het ziekteverzuim bij de Administratie op dit moment 15% bedraagt. Dit belemmert het goed functioneren nu, maar zal zeker vervelende gevolgen hebben bij de complexe verandering de komende maanden. Vraag 03: Hoe is de komende maanden, bij een zeer hoog ziekteverzuim, voor eigen medewerkers en voor overige VU-medewerkers een acceptabele overgang naar het FSC te realiseren? Project control Als de projectmodule in SAP per november 2014 volgens de nieuwe eisen bewezen werkt, is minimaal een half jaar nodig om alle projectcontrollers in te werken. Bouw daarvoor extra scholingstijd e in (zie vraag 02). De raad gaat er vanuit dat de toekomstige formatie meebeweegt met het aantal 3 geldstroom projecten. Control De raad is het met de directeur F&A eens dat de controller een onafhankelijke rol binnen een dienst en faculteit moet hebben als in het bestuur van de eenheid de financiële kant van onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering aan de orde zijn. Het kunnen geven van een professionele en onafhankelijke visie over de financiële kant van huidig én toekomstig beleid wordt in deze functie expliciet verwacht. De raad vindt dat voor het kunnen vervullen van deze rol, de primair verantwoordelijke controller dicht bij de bron van informatie van het beleid, c.q. het bestuur, moet zitten. De directeur F&A heeft aangegeven dat er in de Vergadering Bedrijfsvoering geen harde afspraken zijn gemaakt over een vaste plek van de business controller in het bestuur van de eenheid. Advies 05: Geef de primair verantwoordelijke controller in principe een vaste plek in het bestuur van een eenheid. Er ontstaat dan geen informatie achterstand bij de financiële afdeling en de financiële gevolgen van plannen kunnen sneller door deze afdeling worden beoordeeld. De ‘nieuwe business controller’ kan pas aan de slag als Management Informatie VU (MIVU-Financiën) volledig operationeel is en FSC-reporting is ontwikkeld en bewezen werkt. Dat lukt niet per 1/1/2015. Laat krimp afhangen van de implementatie van MIVU. Voer dit onderdeel pas in zodra MIVU en FSCreporting bewezen werken. Zie ook de adviezen 02 en 03. Advies 06: Laat de krimp bij de business controllers ingaan zodra MIVU-Financiën en FSC-Reporting bewezen werken. Dat is op zijn vroegst in 2015. Een andere ontwikkeling vanaf 2015 is de daadwerkelijke invoering van het Kostendoorbelastingsmodel (KDM). De raad is van mening dat er extra personele inzet nodig is om dit nieuwe model in te voeren en op facultair niveau uit te werken. Gezien de ervaringen bij de UvA denkt de raad aan minimaal 1 fte extra. Advies 07: Voeg bij de groep controllers tijdelijke capaciteit toe van 2 a 3 fte, met vaste mensen in te vullen. In ieder geval in 2015 en 2016, om onvoorziene problemen bij de invoering van VUture Finance op te lossen en KDM in goede banen te leiden en ontsporingen zoals bij de UvA te voorkomen. Zo niet, dan is het hernieuwd invliegen van externen te voorzien.
5/6
Inkoop De plannen bij de Afdeling Inkoop zijn vertraagd. Bestellen.VU is flink vertraagd en zal minder dan 100% van de inkopen gaan dekken. Bovendien is de gebruikersorganisatie nog niet op orde. Daarnaast komen er nieuwe eisen op deze afdeling af door de striktere naleving van de regels voor aanbesteding. De externe accountant heeft in de jaarrekening 2013 een afkeurende verklaring over de rechtmatigheid van de inkoop gegeven. Het C.v.B. heeft daarom in 2014 besloten, dat bij de verstrekking van opdrachten vanaf K€ 50, - door de eenheden de afdeling Inkoop altijd een adviserende rol moet hebben. De raad is van mening dat er een kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing ontbreekt van de benodigde formatie om deze rol effectief te kunnen uitoefenen. Advies 08: De raad verzoekt hierbij het CvB om een gerenommeerd inkoop adviesbureau een benchmark te laten uitvoeren over de omvang van de noodzakelijke geachte functies binnen de afdeling Inkoop gezien het type en jaarlijks te verwachten volume van de inkooptrajecten. Advies 09: Stel de reorganisatie bij Inkoop uit tot deze zaken praktisch goed lopen. En faseer de met Bestellen.VU samenhangende besparing bij het FSC. Advies 10: Voeg vanwege de noodzaak van striktere naleving van de aanbestedingsregels 2 a 3 fte aan de formatie van Inkoop toe en maak een nieuw formatieplan (Ervaring bij UvA). Betrek bij deze aanvulling de zeer gewenste toevoeging van een aanbestedingsjurist, die de VU nu niet heeft. Ga daarbij na of samenwerking met de UvA-jurist mogelijk is. Audit De raad constateert een halvering van het aantal interne accountants in de nieuwe organisatie en vraagt zich af waar een groot deel van de structurele taken van onafhankelijke financiële audits zijn belegd. Is hier sprake van een keuze om deze taken meer uit te besteden? De totale kosten van de externe accountant voor beoordelingen en adviezen zijn in ieder geval in 2013 t.o.v. 2012 gestegen van K€ 578 naar K€ 767. De raad mist in het implementatieplan de afwegingen tussen het in huis houden van wettelijk vereiste, vaak O&O gerelateerde, kennis en het uitbesteden, op basis waarvan tot een dergelijke forse reductie is besloten. Advies 11: Evalueer op dit specifieke terrein de ‘business case’ opnieuw. Is hier niet sprake van communicerende vaten, waarbij het gebrek aan interne capaciteit zich direct vertaalt in hogere (meerwerk) facturen van externe accountants? De sectie Audit VUmc, organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Audit van F&A, is niet meegenomen in het reorganisatieplan voor F&A. Het gaat om 3 fte. Nu is recent bekend geworden dat, na lang bestuurlijk aarzelen bij de RvT, ook de auditors van VUmc moeten reorganiseren en krimpen. Dit levert een nieuwe (mini-)reorganisatie op .Dat vindt de OR niet acceptabel. Neem de betrokken medewerkers daarom mee in het Sociaal Plan bedrijfsvoering VU, natuurlijk te betalen door VUmc. Dat is socialer en efficiënter. Advies 12: Zorg ervoor, in overleg met het Bestuur van VUmc, dat de medewerkers audit-VUmc volledig in de uitvoering van het reorganisatieplan F&A en in het Sociaal Plan Bedrijfsvoering VU worden meegenomen
6/6
Conclusie De raad geeft een positief advies over de gekozen strategie en de organisatie op hoofdlijnen van de nieuwe organisatie. Verder geeft de raad een positief advies over de hoofdlijnen van het personeelsplan. De raad geeft een negatief advies over het voorgestelde tijdpad. De raad is er niet van overtuigd dat de noodzakelijke ICT-systemen per 1 december 2014 getest zijn. Verder wil de raad een definitieve beslissing over de nieuwe organisatie per 1 maart 2015, ingaande na de laatste fase van de gefaseerde krimp (adviezen 01 en 02). De raad wil uitstel van invoering van reorganisatie bij de afdeling Inkoop (advies 09). Om grootschalige inhuur van dure externe krachten te voorkomen, wil de raad tijdelijke capaciteit, met vaste mensen in te vullen, bij de afdelingen FSC (2 fte) en Control (2 a 3 fte; adviezen 04 en 07). Deze groep kan organisch tot stand komen met de medewerkers in de gefaseerde krimp. Bij de afdeling Inkoop is de extra formatie afhankelijk van de uitkomsten van de benchmark (advies 08).
Namens de Ondernemingsraad,
dr. O.G. Heldring, voorzitter
