DOT, Basisregistratie en Prestatiebekostiging

DOT, Basisregistratie en Prestatiebekostiging “Je gaat het pas zien als je het door hebt”

Adviesbureau voor organisatie, informatisering en automatisering in de zorg • Brinklaan 34 1404 EW Bussum • t (035) 692 28 49 • [email protected] • www.inview.nl

Inleiding Vanaf 1-1-2012 wordt in ziekenhuizen en ZBC’s een nieuwe bekostigingsystematiek (‘Prestatiebekostiging’) en een ander financieringssysteem (‘DOT’) ingevoerd. Daarnaast wordt het deel van de zorg waar het ziekenhuis financieel risico over loopt (B-segment), vergroot van 34% naar 70%. Majeure veranderingen die een grote impact hebben op zowel de financiële situatie van het ziekenhuis als op de processen op de werkvloer. Er is een relatie tussen DOT, prestatiebekostiging en het op orde hebben van de basisregistratie. Inzicht in de samenhang hier tussen helpt om beter de risico’s te kunnen inschatten en de juiste maatregelen te nemen.

inview heeft veel kennis over dit onderwerp. Deze brochure is bedoeld om op hoofdlijnen de kennis hierover te delen en onze aanpak nader toe te lichten.

Adviesbureau voor organisatie, informatisering en automatisering in de zorg

2

Wat is prestatiebekostiging ? Wat is de relatie met DOT en de basisregistratie? Aan de hand van onderstaand schema worden de begrippen en de samenhang daar tussen toegelicht. De nummers verwijzen naar de nummers bij de tekst.

is basis voor prestatiebekostiging

2

1

Prestatie bekostiging (€)

DOT

Prestatiebekostiging (1) is de wijze waarop ziekenhuizen en ZBC’s vanaf 1-1-2012 bekostigd worden. Tot nu toe krijgen ziekenhuizen een groot deel van de inkomsten (ca. 65%) uit het FB-budget. De rest komt uit de productie van de DBC’s uit het vrije segment (B-segment). Over dit gedeelte van de zorg is marktwerking van toepassing. Ziekenhuizen maken met zorgverzekeraars afspraken het volume en de prijzen van deze B-segment DBC’s. Ziekenhuizen lopen over dit deel van de geleverde zorg een financieel risico. Met de invoering van de Prestatiebekostiging wordt tevens het B-segment twee maal zo groot. Het grootste deel (ca. 70%) van de inkomsten van een ziekenhuis komt dan niet meer uit een budget maar uit de productie. Dit betekent dat alle zorg die wordt geleverd juist, tijdig en volledig geregistreerd moet zijn: de basisregistratie moet op orde zijn (5). Met een basisregistratie die niet op orde is, loopt een instelling het risico dat productie - en daarmee inkomsten - worden gemist (6). Eventuele tekorten in het vrije segment worden immers niet meer gecompenseerd via allerlei budgetafspraken.

Betekent o.a:

4

Andere werkprocessen (Registr./Afleiden)

3

De overheid heeft een vangnet gecreerd om de systeemrisico’s van de overgang van budgetbekostiging naar prestatiebekostiging te ondervangen. Elk ziekenhuis krijgt in 2012 en 2013 een garantiebedrag van resp. 95% en 70% van het FB-budget. Dit vangnet geldt dus alleen voor het huidige Asegment.

Nieuwe Zorgproducten (DBC-ZP’s)  € Volume & prijs van de nieuwe zorgproducten bepalen inkomsten zkh. Door overgang van DBC’s naar DBC-Zorgproducten veranderen volume en prijs

hebben invloed op

6

5

Basisregistratie op orde

De registratie bepaalt de productie

(2) Tegelijk met de introductie van prestatiebekostiging wordt DOT (DBC’s Op weg naar Transparantie) ingevoerd. De DOT-systematiek is een verbeterde DBC-systematiek (‘DBC versie 2’) met andere zorgproducten (3) en een andere wijze van bepalen van die zorgproducten (4). De NZA stelt dat de nieuwe DBC-Zorgproducten essentieel zijn voor de invoering van prestatiebekostiging.

Zkh-productie (DBC’s/DBC-ZP’s)


3

Over DOT. Het verschil met DBC’s en het belang van een basisregistratie die op orde moet zijn. Wat is het verschil tussen DBC en DOT? (2) DOT kent andere zorgproducten: DBC-Zorgproducten in plaats van DBC’s (3) Ca. 4.400 DBC-zorgproducten komen in de plaats van de huidige 30.000 DBC’s. Deze DBC-zorgproducten zijn medisch beter herkenbaar, hebben andere prijzen en een andere zorgprofiel (uitgevoerde zorgactiviteiten). De DBC-zorgproducten zijn in tegenstelling tot DBC’s, specialismeoverstijgend. Nu zijn er bv. 3 DBC’s voor een ooglid-correctie, namelijk een DBC van de oogarts, van de plastisch chirurg en van de chirurg. De drie DBC’s hebben bovendien verschillende prijzen. De DBC-Zorgproducten zijn inhoudelijk wezenlijk anders dan DBC’s en hebben daardoor andere prijzen. Ze hebben ook andere namen. Dit vergt gewenning op de werkvloer: de dokters, de secretaresses, de medische- en financiële administratie, etc. Maar ook in de onderhandelingen met verzekeraars zijn partijen hun ‘referentiekader’ kwijt en moet men wennen aan DBC-Zorgproducten. DBC > de dokter bepaalt het zorgproduct DOT > het zorgproduct wordt afgeleid uit de (basis)registratie (4) In de DBC-systematiek bepaalt de dokter welke DBC hoort bij de behandeling van de patiënt. In DOT wordt op basis van de diagnose en de registratie van zorgactiviteiten (= verrichtingen) die bij de behandeling zijn vastgelegd , het te factureren zorgproduct bepaald.

Op basis van beslisregels wordt uit de registratie van zorgactiviteiten en diagnose het DBC-Zorgproduct afgeleid. Deze beslisregels zijn ingebouwd in de DOT-Grouper, software die landelijk via het web beschikbaar wordt gesteld. De Grouper is dus nodig om uit de basisregistratie het zorgproduct te bepalen wat gefactureerd mag worden. Dit betekent dat het ziekenhuis maatregelen moeten nemen om controle te houden op het zorgproduct wat uiteindelijk wordt gefactureerd. Bijvoorbeeld door dokters te vragen het te verwachten zorgproduct te registreren. Het DBC-Zorgproduct dat door de Grouper is afgeleid kan dan worden vergeleken met het verwachte zorgproduct. De introductie van DOT betekent dus: > Andere zorgproducten met andere prijzen (en volumes) > Aanpassingen in de werkprocessen (zie verder) De basisregistratie moet op orde zijn (5) In het DOT-tijdperk is het erg belangrijk dat de diagnose en de bijbehorende zorgactiviteiten juist, tijdig en volledig worden geregistreerd, zodat een volledige gegevensset naar de Grouper wordt gestuurd. Dit betekent dat de basisregistratie op orde moet zijn. Wat is het risico? Wanneer de zorgactiviteiten die horen bij de diagnose niet volledig zijn geregistreerd, bestaat het risico dat de Grouper een goedkoper zorgproduct afleidt. Een voorbeeld: een patiënt heeft een nieuwe knie gekregen en in het OK-systeem wordt daarbij een knieprothese vastgelegd. Maar door een storing in de koppeling tussen het OK-systeem en het ZIS is de knieprothese niet tijdig doorgestuurd naar het ZIS. Gevolg: het ZIS stuurt een zorgprofiel zonder knieprothese naar de Grouper. Deze leidt vervolgens ‘een kijk-operatie in de knie’ als zorgproduct af in plaats van een ‘nieuwe knie’ die een hogere prijs geeft. Een basisregistratie die niet op orde is, betekent een financieel risico voor ziekenhuis: (6) de productie is lager en er wordt dus minder gedeclareerd dan waar het ziekenhuis recht op heeft. Dit verlies wordt niet meer gecompenseerd via het budget: immers 70% van de productie valt onder het vrije segment en hier loopt het ziekenhuis een financieel risico.


4

Werken met DOT betekent aanpassingen in werkprocessen en de ICT die deze processen ondersteunen. Welke aanpassingen zijn nodig in de werkprocessen (4) Bijgaande figuur laat de stappen zien vanaf de registratie van de diagnose en zorgactiviteiten tot en met het factureren. De dokters registreren de diagnose bij het zorgtraject en de medewerkers van het ziekenhuis de zorgactiviteiten. Bij het afsluiten van een zorgtraject worden de diagnose en de bijbehorende zorgactiviteiten aan elkaar gekoppeld en naar de Grouper verstuurd. Deze leidt het DBC-Zorgproduct af en het ziekenhuis factureert. De volgende aanpassingen zijn nodig vanwege het werken met DOT: •

Er moeten meer controles worden ingebouwd in het registratieproces om te zorgen dat de basisregistratie op orde is. Afdelingen/vakgroepen moeten waar nodig hun registratieprocessen (nog beter) afstemmen met die van de SEH, de OK , de Intensive Care (IC) en de ziekenhuisapotheek (in verband met dure geneesmiddelen).

•

Dure geneesmiddelen en verrichtingen die op de IC worden gedaan, moeten in DOT bij het zorgtraject worden vastgelegd.

•

Het controleren van de resultaten uit de Grouper en het afhandelen van foutsignaleringen vraagt om een andere werkwijze.

Registreren

Koppelen

Afsluiten

(automatisch)

(‘Samenvatten’)

Afleiden

Declareren

Landelijke grouper Diagn.code

Arts

Zkh mdw

Diagn.code zorgact.

zorgact.

zorgact.

zorgact.

zorgact.

€

ZP Zorgproduct

zorgact.

ZP Zorgproduct

De aanpassingen hebben grote consequenties voor de ICT. De volgende onderdelen in de systemen moeten worden aangepast: •

registratie van te verwachten zorgproduct door dokters

•

andere machtigingen procedure

•

valideren/controleren van de afgeleide DBC-zorgproducten

•

aansluiten van het ZIS op de Grouper

•

de declaratiestandaard moet voor DOT geschikt worden gemaakt

•

alle management rapportages die te maken hebben met de productie (DBC/DOT)

In 2012 wordt zowel met de DBC-systematiek als met de DOT-systematiek gewerkt. De in 2011 geopende DBC’s mogen namelijk nog een jaar open staan. Hierdoor zijn er in 2012 zowel DBC’s als DBC-zorgproducten. Het werken met de twee systemen vergroot de kans op fouten.


5

Vanwege het feit dat bij DOT met andere zorgproducten dan DBC’s wordt gewerkt die bovendien andere prijzen hebben, is het de vraag of een ziekenhuis in 2012 – met een vergelijkbare productie als in 2011/2010 – ook dezelfde inkomsten heeft. Daarom wordt de productie in DOT gesimuleerd op basis van de productie van DBC’s.

Simuleren van DOT Ziekenhuizen willen weten of ze ten gevolge van DOT er in inkomen op achteruit gaan. VWS stelt dat de overgang van DBC’s naar DOT macro gezien kostenneutraal is. Om inzicht te krijgen in de financiële consequenties simuleren ziekenhuizen op basis van hun DBC-productie van de afgelopen jaren de inkomsten met DOT. Er zijn leveranciers die zo’n simulatie kunnen doen voor ziekenhuizen en daarvoor de Grouper hebben nagebouwd (o.a. Casemix/NVZ, Logex). Uit de simulaties blijkt dat ziekenhuizen er nu ca. 10% (ca. € 15-35 miljoen) in inkomsten op achteruit gaan, o.a. door een registratie die niet op orde is. Binnen ziekenhuizen worden nu trajecten gestart om per specialisme inzichtelijk te krijgen waar de ‘bleeders’ zitten (de zorgproducten die in DOT verliezen opleveren ten opzichte van de DBC’s) en welke maatregelen genomen moeten worden om dit tegen te gaan.

Door DOT lopen ziekenhuizen ook risico’s met hun cashflow: er gelden namelijk nieuwe registratieregels in DOT waardoor ziekenhuizen pas later dan nu mogen declareren. In de simulaties wordt dit ook meegenomen. Op landelijk niveau wordt gewerkt aan maatregelen om deze ‘cashflow dip’ tegen te gaan. Mogelijke worden landelijk nog maatregelen getroffen om dit te ondervangen door aanpassingen in de declaratiebepalingen.


6

De impact van de invoering van DOT en prestatie bekostiging is ziekenhuisbreed. DOT is zeker niet alleen een ‘feestje van ICT’ zoals soms nog wel eens gedacht wordt.

De veranderingen: ICT

Administr. Organisatie & Interne controles

Gaat het wel door in 2012? Er moet nog zoveel gebeuren Alle signalen wijzen er op dat de invoering van DOT en prestatiebekostiging gewoon doorgaat. In april heeft de NZa de DOT-productstructuur goedgekeurd. Voor de overheid is de invoering van prestatiebekostiging en DOT van groot belang: zij beschouwt deze maatregelen als een middel om de kosten van de medisch specialistische zorg onder controle te krijgen. Mocht de invoering van dit alles onverhoopt toch weer worden uitgesteld, dan zal bericht daarover niet eerder dan het 4e kwartaal bekend worden. Het is dus geen optie om geen prioriteit te geven aan de voorbereidingen op DOT en de prestatiebekostiging.

Marketing & Verkoop

1. Andere productcatalogus Andere profielen

De impact is ziekenhuisbreed en geldt ook voor de dokters Deze tabel laat zien op welke onderdelen binnen de ziekenhuisorganisatie de veranderingen door DOT en uitbreiding van het B-segment impact hebben. Ook de dokters krijgen hiermee te maken. In de plannen van VWS zal vanaf 2015 per zorgproduct maar één tarief gelden: ziekenhuis en medische specialisten moeten onderling afspraken maken hoe zij de opbrengst verdelen.

Planning & Control

X

X

Andere prijzen, normtijden

X

X

X

Ander managementinfo

X

X

X

X

X

2. Ander en groter B-segment

3. Verandering werkproces Andere validatie controle

X

X

Werken met Grouper

X

X

IC wordt ‘add on bij DBC’

X

X

Dure/wees geneesmiddelen wordt ‘add

X

X

Aanspraken.machtiging

X

X


7

Welke kennis ervaring heeft inview op dit terrein? Heel wat!

• Opstellen impact-analyse van de introductie van DOT, DBC-Onderhoud (2007)

• Opstellen van rapport “De Basisregistratie op orde” in opdracht van de NVZ over het op orde brengen van basisregistraties in ziekenhuizen (2007) • Betrokken bij het opstellen van rapport over het onderbrengen van de DIS bij DBC Onderhoud (2007)

Opdrachten

• Ondersteuning projectleider DOT en HSMR bij een groot algemeen ziekenhuis (2010 – heden). • Uitvoeren Programma management & Projectleiding bij het op orde brengen van de basisregistratie en de invoering van DOT bij een STZ-ziekenhuis (2009 - heden) • Kennisoverdracht bij het bouwen van een DOT-module bij ICTleverancier (2010)

• Ondersteuning algemeen ziekenhuis bij invoering DBC’s (2006) • Uitvoeren van diverse DBC-projecten bij CTG/Zaio (voorloper NZa) o.a. Invoering DBC, Onderhoud DBC en opzet Dataware house (20032004) • Ondersteuning kwartiermaker bij de oprichten van DBC Onderhoud in opdracht van VWS (2003)

• Ondersteuning ZBC bij aanlevering aan DIS (2010) • Projectleiding opstellen DOT-registratieregels bij DBC Onderhoud (2009) • Opzetten procedure voor aansluiting ziekenhuizen op Grouper bij DBC Onderhoud (2008) • Betrokken bij het opstellen van het nieuwe registratiemodel voor DOT bij DBC Onderhoud (2008) • Opstellen van rapport ‘Het DOT effect’ in opdracht van de NVZ over de impact van de implementatie van DOT/DBC’s voor de ziekenhuizen (2008) • Doorlichten van het DBC-traject (van registratie tot facturatie) bij algemeen ziekenhuis (2008) • Initiator van de DOT-grouper en betrokken bij het realiseren hiervan bij DBC Onderhoud (2007)

Artikelen en rapporten • De basisregistratie moet op orde zijn Interview in Zorg & ICT, februari 2010 • DBC Grouper: een blackbox? Artikel in Tijdschrift NVMA, september 2009

• Het DOT effect, rapport NVZ, 2008 • De basisregistratie op orde, rapport NVZ, 2007 • Een wankele basis of een stevig fundament: het belang van een uniforme en eenduidige registratie aan de bron Artikel in Tijdschrift NVMA, februari 2011


8

Bent u geïnteresseerd? Of wilt u meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met:

Yoe Kwa, senior adviseur m: 06 5390 6230 e: [email protected] David Jongste, senior adviseur m: 06 1467 3009 e: [email protected] ons kantoor: t: 035 692 2848 e: [email protected]


9

DOT, Basisregistratie en Prestatiebekostiging

Recommend Documents