Dossiervorming

Handleiding

Loket.nl / Dossiervorming

Augustus 2010

Inhoudsopgave 1.

Algemeen: ............................................................................................................................ 3

2.

Activeren product ................................................................................................................. 3

3.

Rechten ................................................................................................................................ 4

4.

Definiëren categorieën van documenten op werkgeversniveau ......................................... 4

5.

Werkgeverdossier ................................................................................................................ 5

6.

Werknemerdossier ............................................................................................................... 6

7.

Dossiervorming in ESS ........................................................................................................ 6

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -2-

1.

Algemeen:

Dossiervorming is een afzonderlijk product waarbij per werkgever en per dienstverband een dossier op kan worden gebouwd. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld doc, jpg, pdf of xml-formaat. De documenten kunnen geupload worden en worden opgeslagen samen met de datum upload, categorie, kenmerk en korte omschrijving. Tevens wordt de naam van de gebruiker en originele bestandsnaam vastgelegd. Voorbeelden van op te nemen documenten: 

Kopie van identiteitsbewijs



Arbeidsovereenkomst



Pasfoto’s



Cao-teksten



Arbeidsvoorwaardenregelingen



Pensioenregelingen



e-mail



etc

2.

Activeren product

Alvorens gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit zal het product dossiervorming (340) op werkgeverniveau geactiveerd moeten worden. Vervolgens zal op werkgeverniveau door applicatiebeheer het aantal MB moeten worden gedefinieerd dat door de gebruiker gebruikt mag worden om documenten op te slaan.

Met de upload limiet kan het maximale aantal MB worden opgegeven waarna automatisch wordt bijgehouden hoeveel verbruikt is en wat nog resteert. Als alles is verbruikt kan het maximale aantal MB worden verhoogd. De upload limiet kan worden vastgelegd op het scherm dat via de volgende menu-opties te bereiken is: producten->dossiervorming. Wij adviseren u bij het opnemen van foto’s of scans de documenten zoveel mogelijk te comprimeren.

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -3-

3.

Rechten

Op gebruikers of teamnivo kunnen de volgende rechten worden aangezet: Beheer WG dossier Raadplegen WG dossier Beheer WN dossier Raadplegen WN dossier

4.

Definiëren categorieën van documenten op werkgeversniveau

Op werkgeversniveau kunnen documentcategorieën worden gedefinieerd. Deze dossiercategorieën kunnen worden gebruikt om snel bepaalde soorten documenten te groeperen. Naast de dossiercategorie kan worden vastgelegd van welk product de categorie afhankelijk is. In de toekomst wordt dit gebruikt om de toegang tot bepaalde documenten verder te autoriseren. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld doc, jpg, pdf of xml. U kunt de dossiercategorieën aanmaken bij: Werkgever -> Producten -> Dossiervorming Verder is het mogelijk om per categorie vast te leggen wat voor soort gebruiker deze documenten mag raadplegen. De volgende indicaties zijn opgenomen: 

Zichtbaar provider. De categorie is zichtbaar voor een gebruiker op providerniveau.



Zichtbaar werkgever. De categorie is zichtbaar voor een gebruiker op werkgeverniveau.



Zichtbaar afdelingschef. De categorie is zichtbaar voor een afdelingchef.



Zichtbaar werknemer. De categorie is zichtbaar voor de werknemer binnen ESS.(zie volgend hoofdstuk)

Vanzelfsprekend is de toegankelijkheid van een gebruiker tot de documenten in een categorie ook afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker tot dossiervorming in zijn algemeen. De indicaties gelden voor alle documenten in de desbetreffende categorie.

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -4-

5.

Werkgeverdossier

Nadat documentcategorieën zijn gedefinieerd kan op werkgeverniveau een werkgeverdossier worden aangemaakt. Kies hiervoor voor de menu-optie Werkgeverdossier.

Via de optie upload verschijnt een upload scherm waarin onder andere de categorie en het te uploaden bestand kan worden opgegeven.

Nadat in dit scherm wordt gekozen voor upload zal het document in het werkgeverdossier worden opgeslagen. Wij adviseren u bij het uploaden van foto’s of scans de documenten zoveel mogelijk te comprimeren.

Nadat de documenten in het dossier zijn geplaatst zijn ze altijd weer beschikbaar voor download. Kies hiervoor een document in de lijst en druk vervolgens op download.

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -5-

6.

Werknemerdossier

Het werknemerdossier is voor wat betreft de werking identiek aan het werkgeverdossier. Het verschil is dat de documenten hier niet aan een werkgever maar aan een dienstverband worden gerelateerd. Het werknemerdossier is opgenomen onder: Lijst Dienstverbanden->HRM->Werknemerdossier

7.

Dossiervorming in ESS

De mogelijkheid bestaat om in ESS toegang te verkrijgen tot documenten die in loket.nl onder werknemers- of werkgeversdossier zijn opgeslagen In loket.nl moet hiervoor het product “personeelsdossier in ESS (790)” bij de werkgever geactiveerd worden. De documentcategorieën waarbij de indicatie “zichtbaar voor werknemer” op “Ja” staan zullen voor de werknemer zichtbaar worden in ESS. Voor het werknemerdossier zullen vanzelfsprekend alleen de documenten zichtbaar zijn die aan de desbetreffende werknemer zijn gekoppeld. Voorbeeld: In Dossiercategorie is aangegeven dat het arbeidsvoorwaardenreglement ook beschikbaar is voor de werknemer. Vervolgens is het arbeidsvoorwaardenreglement in het werkgeverdossier opgenomen.

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -6-

Doordat in dossiercategorie is aangegeven dat de werknemer hier ook toegang toe heeft, zal het arbeidsvoorwaardenreglement voor iedere werknemer in ESS zichtbaar zijn. De in het werknemerdossier opgenomen documenten (bijv. arbeidscontract, pasfoto etc) kunnen op deze manier ook beschikbaar worden gesteld in ESS. (zie onderstaande schermafdrukken) Voorbeeld ESS met toegang tot werkgeversdossier

Voorbeeld ESS met toegang tot werknemersdossier

In de eerste regel van de tabel kunt u zoektermen intypen waarna de resultaten gefilterd worden.

Versie 2010-08

Handleiding dossiervorming -7-