DOKUMENTASI ITU MUDAH?

DOKUMENTASI ITU MUDAH ? Terobosan Jitu Memiliki Sistem Dokumen Mutu

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 10 Desember 2015

Latar Belakang

Tujuan Pelatihan  Memahami Manfaat Dokumentasi

 Memahami Struktur Dokumentasi  Mampu Membuat Dokumentasi  Mengerti Karakteristik Dokumentasi yang baik  Memahami Konsep Pengendalian Dokumen dan Rekaman  Mengerti Tugas & Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Manfaat Dokumentasi Petunjuk pelaksanaan suatu aktivitas secara konsisten Pemahaman organisasi secara keseluruhan Tugas dan tanggung jawab yang jelas Alat untuk pelatihan karyawan baru Dasar dalam mengaudit Pondasi untuk perbaikan berkesinambungan

Struktur Dokumentasi

Klausul 4.2.3

Level 1

Level 2

Pedoman Mutu Prosedur Mutu

Level 3

Dokumen Support (IK, Standard, dll)

Level 4

Rekaman (Arsip, Data, dll)

Klausul 4.2.4

Level 1 : Pedoman Mutu 

Jawaban terhadap persyaratan ISO 9001:2008 (termasuk ruang lingkup dan pengecualian, company profile, kebijakan Mutu, dll)



Lampiran I : Proses Bisnis



Lampiran II : Struktur Organisasi



Lampiran III : Tabel Sasaran Mutu



Lampiran IV : Matrik Prosedur vs Klausul ISO 9001:2008

Contoh :

Jawaban Klausul 5.3 5.3 Kebijakan Mutu Kami manajemen dan seluruh karyawan PT. XYZ selalu berusaha untuk

mengutamanakan kepuasan pelanggan dengan terus melakukan perbaikan mutu yang berkesinambungan melalui : 

Peningkatan kualitas



Peningkatan penjualan



Peningkatan efisiensi produksi

Kebijakan mutu ini selalu dipastikan dapat dipahami oleh seluruh karyawan dan senantiasa ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan kesesuaiannya

Proses Bisnis Definisi : “Suatu diagram yang memperlihatkan semua proses dan hubungan timbal baliknya, untuk menggambarkan secara utuh bagaimana suatu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya”

Proses Bisnis Manfaat : 

Semua proses dapat teridentifikasi



Hubungan interaksi proses dapat teridentifikasi



Memudahkan pemahaman hubungan persyaratan standar dengan proses yang ada dalam perusahaan

Bagimana Cara Membuat Proses Bisnis

Harus tahu terlebih dahulu definisi aktivitas vs proses

AKTIVITAS : Satu Kegiatan yang dilakukan oleh satu orang

Aduk

PROSES :

Panggang

Sajikan

Rangkaian aktivitas yang terintegrasi untuk menghasilkan suatu output

JENIS PROSES

Core Process : Proses inti yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan atau tujuan perusahaan

Supporting Process : Proses yang mendukung berjalannya proses inti

Improvement Process : Proses yang dilakukan untuk melakukan perbaikan berkesinambungan

Proses Bisnis Pembentukan Proses Bisnis  Identifikasi semua proses yang ada dalam perusahaan

 Tetapkan ruang lingkup proses (‘mulai’ dan ‘akhir’)  Tentukan persyaratan standar yang berhubungan dengan proses tersebut  Tentukan input dan dari proses mana input tersebut berasal  Tentukan output dan ke proses mana output tersebut diberikan

Contoh :

LATIHAN 1 Sebuah Restoran yang menyajikan menu khusus NASI GORENG mengembangkan suatu Sistem Manajemen Mutu didalam organisasinya. Sebagai langkah awal pemilik restoran menunjuk tim khusus untuk melakukan Mapping Proses Bisnis. Restoran tersebut memiliki 6 Departemen, yaitu :      

Dapur Logistik Pelayanan Marketing HRD Keuangan

1. Identifikasi proses yang ada di setiap departemen 2. Gambarkan Core Process dan Supporting Process

Level 2 : Prosedur Mutu 

Tujuan

: Mengapa dan Untuk Apa



Ruang Lingkup

: Batasan Penerapan



Isi, meliputi

: - Urutan proses - Dokumen yang digunakan

- Formulir yang digunakan - Penanggung Jawab / pelaksana 

Format - Narasi - Diagram Alir / Flowchart - Semi Flowchart, dll.

Prosedur Mutu Pembentukan Prosedur  Identifikasi personil utama yang terlibat dalam proses  Menyusun peta proses “yang ada” berdasarkan informasi yang dikumpulkan  Konfirmasi peta proses “yang ada” dengan personil utama  Evaluasi efisiensi dan keefektivan proses

Contoh :



1. Tentukan salah satu proses dari Proses Bisnis yang sudah dibentuk 2. Buat proses tersebut menjadi Flowchart Procedure

Level 3 : Dokumen Support Instruksi Kerja / Standar Proses  Penjelasan terperinci dari suatu aktivitas proses yang ada dalam prosedur (umumnya dilakukan oleh satu jabatan / fungsi)

 Format - Narasi - Gambar / Foto / Video - Checklist, dll.

Prosedur vs Instruksi Kerja Prosedur  Memberikan gambaran umum suatu proses  Umumnya membutuhkan support dokumen dalam aplikasinya  Digunakan oleh banyak personil dari berbagai bagian / posisi  Masih ada interaksi dengan bagian

lain

Instruksi Kerja  Terperinci menjelaskan tugas / proses yang harus dilakukan  Status dokumen dapat berdiri sendiri  Umumnya bahasa yang digunakan lebih teknis dan aplikatif  Digunakan oleh satu posisi di

bagian tertentu



1. Tentukan aktivitas dari prosedur yang telah dibuat yang perlu dibuat Instruksi Kerja 2. Buat Instruksi Kerja

Level 4 : Rekaman 

Bukti penerapan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan

persyaratan standar 

Alat komunikasi antar bagian



Sederhana (informasi yang ada berguna)



Lengkap



Mudah dimengerti



Soft Data atau Hard data

“Detail dan kompleksitas dari dokumen tergantung pada kualifikasi personil serta tingkat pentingnya suatu aktivitas “ (ketidakberadaan dokumentasi dapat mempengaruhi mutu)

Karakteristik Dokumentasi yang baik  Hindari – Pesan yang tidak



Gunakan – Bahasa yang nyata Contoh : “Suhu tidak boleh melampaui

jelas / Abstrak

40 derajat celcius”.

Contoh : “Suhu jangan terlampau panas”.

 Hindari – Kata-kata indah tapi



Gunakan – Kata-kata pendek

tidah menambah arti

dan langsung kepada yang

Contoh : “Semua permohonan

dituju

pembelian akan dilakukan melalui suatu

Contoh : “Semua permohonan

media berupa formulir yang telah

pembelian harus dibuat melalui form

ditandatangani dan disetujui”.

permintaan pembelian yang ditandatangani kepala dept.”.

Karakteristik Dokumentasi yang baik  Tidak terjadi “tumpang tindih”

 Tidak terjadi kekurangan (gap)  Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen  Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas

 Rekaman mutu yang digunakan dan aktivitas pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi  Distribusi rekaman mutu jelas

Dokumen vs Rekaman

Dokumen vs Rekaman

Konsep Pengendalian Dokumen 

Tetapkan prosedur pengendalian dokumen untuk menentukan :

- Metode kreasi dan identifikasi - Metode revisi - Metode distribusi - Metode akses - Kontrol dokumen eksternal 

Pengontrolan melalui Daftar Induk Dokumen



Pemastian distribusi salinan dokumen



Perlindungan terhadap dokumen berlaku dan kadaluarsa

Aspek Pengendalian Dokumen  Pengendali dokumen (Document Controller)

 Persetujuan dokumen  Daftar induk dokumen  Tanda kontrol (Cap) “Controlled Document – Do not Copy” , “Uncontrolled Document”, “Obsolete Document”

 Penerima dokumen  Daftar distribusi  Berita acara penarikan dan pemusnahan  “Back-up”, “password” untuk Soft Copy Document

Contoh :

Judul : Proses Produksi No Dokumen : SOP-PROD-01

Daftar Induk Dokumen

Daftar Distribusi

Konsep Pengendalian Rekaman 

Tetapkan prosedur pengendalian rekaman untuk menentukan : - Metode identifikasi - Metode penyimpanan - Metode perlindungan

- Masa simpan 

Pengontrolan melalui Daftar Induk Rekaman



Kemudahan pengambilan dan penggunaan



Pemusnahan terhadap rekaman yang telah melewati masa simpan

Pengendali Dokumen Tugas dan Tanggung Jawab  Mengkoordinasi pelaksanaan pembuatan dan perubahan dokumen sistem manajemen mutu  Melakukan dokumentasi semua dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu  Membantu tugas MR dalam menjalankan tugas-tugasnya

Pengendali Dokumen Wewenang  Melakukan penarikan dokumen sistem manajemen mutu yang sudah kadaluarsa  Mengatur dan menyimpan dokumen sistem manajemen mutu

Bibliography 







ISO 9001:2008. Quality management systemRequirements. Documentation Training for ISO Implementation – Premysis Consulting, December 2008 Djatmiko.B.H.M., Simulasi Bisnis Manajemen MUTU ISO 9001, STEMBI Bandung Business School, Maret 2011 Reference websites: http://www.google.com

DOKUMENTASI ITU MUDAH?

Recommend Documents