DOKUMEN PENAWARAN PENGADAAN JASA EVENT ORGANISER (EO) 1. Tujuan

OMPAK Request For Tender

KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN PENGADAAN JASA EVENT ORGANISER (EO) 1.

Tujuan

KOMPAK mengundang organisasi yang mempunyai pengalaman untuk mengikuti Tender pengadaan jasa Event Organiser (EO) guna mendukung kegiatan-kegiatan KOMPAK. KOMPAK merupakan program yang didanai oleh Pemerintah Australia dan berbasis di Jakarta, akan tetapi melakukan kegiatannya di seluruh Indonesia. Guna mendukung kegiatan-kegiatan program KOMPAK, berbagai acara yang diminta oleh Pemerintah Indonesia akan dilaksanakan, termasuk rapat, lokakarya, seminar dan konferensi. Acara yang diadakan sangat bervariasi dalam hal ukuran, lokasi dan durasinya dan oleh karena itu KOMPAK memerlukan pelayanan jasa Event Organiser dari pihak luar untuk memfasilitasi acara kegiatan tersebut, pada saat diperlukan. 2.

Informasi Umum

Peserta Tender harus menggunakan formulir tender yang disediakan dalam dokumen ini dan harus memasukkan semua informasi yang ditentukan dalam Permintaan Tender (RFT) di dalam tender yang mereka kirimkan. Peserta Tender menerima apabila lalai untuk menyediakan semua informasi yang diperlukan dapat mengakibatkan tender mereka tidak diikutsertakan untuk pertimbangan lebih lanjut. 3.

Pengajuan Tender

Tender harus diserahkan melalui email ditujukan kepada [email protected] pada waktu penutupan dokumen penawaran (RFT) di bawah ini. Mereka harus ditujukan ke alamat sebagai berikut: U/P: Senior Procurement Manager KOMPAK Perihal: “Tender untuk Pengadaan Jasa Event Organiser (EO)” Tender harus diterima pada jam 4 sore (16.00) WIB pada tanggal 06 Juni 2016 (waktu penutupan RFT). Dokumen yang diserahkan harus diterima dalam bentuk pdf dan boleh dalam Bahasa Inggris ataupun Bahasa Indonesia. Adalah merupakan tanggungjawab Peserta Tender untuk memastikan bahwa dokumen tender, termasuk semua lampirannya, sudah diterima, di kotak email tersebut diatas sebelum batas waktu dan tanggal penutupan tender. Merupakan tanggungjawab semua pihak yang berminat untuk memastikan bahwa dokumen yang mereka ajukan, termasuk semua lampiran, sudah diterima, di email yang tertera di atas sebelum waktu penutupan. Semua pertanyaan harus diajukan secara tertulis kepada [email protected]. Setiap pertanyaan dari para pihak yang berminat harus diserahkan paling tidak tujuh (7) hari sebelum batas waktu penutupan RFT. KOMPAK berhak penuh untuk mengeluarkan atau menerbitkan jawaban kepada semua peserta tender yang terdaftar. Notifikasi akan diberikan kepada semua peserta tender melalui alamat lengkap yang diberikan pada saat pendaftaran. KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 1


KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Pengajuan dokumen yang diterima sesudah waktu penutupan RFT akan dianggap sebagai pengajuan yang terlambat. KOMPAK mempunjyai kebijaksanaan mutlak, untuk menerima atau menolak pengajuan yang datang terlambat tersebut. Masa berlaku negoasiasi). 4.

Dokumen Penawaran (RFT)

adalah 12 minggu (kecuali jika diadakan

Kelayakan

Peserta Tender harus merupakan sebuah badan hukum di Indonesia, dan telah beroperasi paling tidak selama tiga (3) tahun berturut-turut. Pengajuan konsorsium akan dapat diterima. Namun KOMPAK hanya akan mengikat kontrak dengan organisasi utamanya. Rincian kegiatan yang akan dilakukan dan tanggungjawab yang akan diambil oleh masing-masing pihak konsorsium harus dengan jelas ditentukan di dalam dokumen pengajuan. Perusahaan yang berhasil memenangkan tender harus mempunyai kapasitas untuk memberikan dana talangan semua biaya yang berkaitan dengan rapat atau lokakarya dan nantinya meminta penggantian dari KOMPAK atas biaya-biaya tersebut. Oleh karena itu akan diadakan penilaian uji kelayakan terhadap peserta tender yang terpilih untuk menentukan apakah yang bersangkutan mempunyai kapasitas untuk mengatur pembayaran dimuka pengeluaran-pengeluaran tersebut atas nama KOMPAK. Peserta tender mungkin akan diminta untuk menyerahkan Laporan Keuangan sebagai bagian dari penilaian uji kelayakan ini. 5.

Persyaratan Pengajuan Tender

Dokumen pengajuan tender harus berisi informasi sebagai berikut: o

Formulir Pengajuan Tender yang ditanda-tangani seperti yang ada di Bagian A;

o

Pernyataan Kemampuan yang lengkap sebagaimana tercantum di dalam Bagian B tidak lebih dari 4 halaman yang mengulas Kriteria Seleksi 1 dan 2 pada tabel di bawah. Pernyataan Kemampuan tersebut harus memuat informasi tentang pengalaman masa lalu Peserta Tender dalam memberikan pelayanan serupa seperti yang disyaratkan dalam RFT ini. Juga harus mencakup informasi terperinci mengenai pendekatan organisasi dalam menyelenggarakan pelayanan seperti yang diuraikan dalam RFT ini, termasuk bagaimana perusahaan ini akan memenuhi kebutuhan KOMPAK, jaringan kerja yang tersedia untuk KOMPAK, dan bagaimanakah struktur perusahaan serta sumberdaya yang akan tersedia nantinya;

o

Proposal Keuangan yang lengkap sebagaimana tercantum dalam Bagian C yang menerangkan secara terperinci semua biaya yang diperlukan untuk melaksanakan pelayanan jasa seperti yang diuraikan di dalam tender ini; dan

o

Proposal berisi Personil yang Ditugaskan sebagaimana tercantum dalam Bagian D yang terdiri atas maksimal tiga (3) CV indikatif personil utama yang akan ditugasi untuk melaksanakan perkerjaan sebagaimana tercatum dalam RFT ini. Panjang CV tidak

KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 2


KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN boleh melebihi empat (4) halaman dan harus memasukkan dua detail kontak pemberi referensi yang bisa dihubungi, untuk masing-masing CV. Peserta Tender harus memasukkan semua informasi seperti yang diuraikan di atas di dalam pengajuan tender mereka. Peserta Tender menerima bahwa kelalaian untuk memberikan semua informasi akan dapat berakibat tender mereka tidak diikutsertrakan untuk pertimbangan lebih lanjut. Tender akan dianggap sebagai tidak memenuhi persyaratan jika gagal untuk memenuhi salah satu dari persyaratan tdiatas ersebut. Dokumen yang diserahkan tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ditentukan. Teks yang diserahkan dan melebihi batas jumlah ini tidak akan dipertimbangkan untuk evaluasi. 6.

Penilaian Tender

Peserta Tender akan dievaluasi berdasarkan penilaian teknis dan penilaian finansial untuk mencapai hasil terbaik dalam memaksimalkan manfaat nilai uang. Seleksi kriteria berikut ini dan bobotnya akan membentuk dasar penilaian tender: Kriteria Seleksi

Bobot

1 Kemampuan Catatan pengalaman yang kuat dalam mengatur dan Perusahaan mengelola acara berprofil tinggi atau acara internasional dengan peserta dari beragam budaya termasuk dengan Kementerian Pemerintah Indonesia dan Organisasi Masyarakat Madani (CSO). Memperlihatkan pemahaman pentingnya kepekaan dalam bekerja yang berkaitan dengan informasi pemerintah, dalam konteks politik, dan dengan beragam pemangku kepentingan.

20%

Mempunyai akses ke jaringan besar beberapa pemasok untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan acara-acara termasuk hotel dan perusahaan penerbangan, agen perjalanan, penerjemah, AV/ video/ potografi, MC dan pelayanan dukungan lainnya untuk memastikan operasional yang efektif pada rapat-rapat penting dan konferensi. Pengalaman keberhasilan sebelumnya dan akurasi dalam menentukan anggaran untuk acara-acara penting, dan mempersiapkan laporan keuangan dalam membuat rekonsiliasi antara biaya dan anggaran Organisasi memberikan cara pendekatan yang jelas dan terperinci mengenai penyelenggaraan pelayanan jasa mereka seperti yang diuraikan di dalam RFT ini. Pendekatan yang diusulkan meliputi tingkat sumberdaya yang tepat, pengawasan, dan dukungan dalam menyediakann semua pelayanan jasa. Memperlihatkan kemampuan untuk menyediakan personil yang berpengalaman dan berkualitas tinggi untuk mengatur konferensi nasional/seminar/lokakarya termasuk

10%

2 Pendekatan

3 Personil Utama

10%

20%

20%



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN

4 Proposal Keuangan

berpengalaman dalam menyelenggarakan acara-acara Pemerintah Indonesia Proposal Keuangan Peserta Tender akan menjadi kompetitif ketika dibandingkan dengan pengajuan proposal lainnya dan oleh karena itu pertimbangannya adalah bagaimana memaksimalkan manfaat nilai uang.

TOTAL

20%

100%

Bobot proposal keuangan akan mencapai 20% dari nilai keseluruhan dengan menggunakan formula sebagai berikut: 𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯 𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻 𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑 𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕 𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚 𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔𝒔 𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕𝒕 𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎𝒎 𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑𝒑 𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚𝒚 𝒃𝒃𝒃𝒃𝒃𝒃𝒃𝒃 𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅𝒅 𝒙𝒙 𝟐𝟐𝟐𝟐 𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯𝑯 𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷 𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷𝑷 𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻

KOMPAK tidak terikat atau tidak harus menerima tender dengan harga paling rendah atau tender manapun.

Peserta Tender yang tidak berhasil akan diberitahu secara tertulis, akan tetapi hanya peserta tender yang berhasil lolos seleksi, namun tidak berhasil, bisa meminta umpan balik singkat secara tertulis apabila diperlukan. Keputusan panel evaluasi merupakan keputusan final, dan pemberian umpan balik mengenai proses evaluasi adalah semata untuk memenuhi sopan santun dan demi peningkatan kwalitas. Tidak ada korespondensi lebih lanjut yang berkenaan dengan umpan balik ini.

7.

Hak-hak KOMPAK

KOMPAK mempunyai hak penuh dan kebijaksanaan mutlak di setiap saat untuk: a) Menghentikan tender ini, atau berhenti untuk melanjutkan dengan tender ini, merubah struktur dan pengaturan waktu tender, atau merubah atau memperpanjang setiap detil dalam tender ini kapan saja; b) Menghentikan partisipasi lebih lanjut dalam proses tender oleh setiap pemohon untuk alasan apapun; c) Meminta klarifikasi dari peserta tender yang tidak memenuhi persyaratan atau meminta tambahan informasi atau klarifikasi, atau memberikan tambahan informasi atau klarifikasi; d) Melakukan negosiasi dengan satu atau lebih peserta tender; e) Mengundang peserta tender baru; f) Menerima atau menolak setiap Tender, dan membatalkan proses Tender dan menolak semua Peserta Tender, kapan saja sebelum penetapan pemenang Kontrak, tanpa harus menimbulkan kewajiban apapun kepada Peserta Tender yang terkena dampaknya; g) Menolak setiap tender yang diterima sesudah melewati batas waktu penutupan; h) Menilai atau menolak tender yang tidak memenuhi persyaratan. KOMPAK tidak akan melakukan korespondensi atau diskusi tentang keputusan penilaian atau menolak tender yang tidak sesuai; i) Mencari klarifikasi, dan negosiasi persyaratan termasuk dalam, tender yang lolos seleksi sesudah tender ditutup. Diskusi ini akan didokumentasikan dan merupakan bagian dari tender untuk tujuan evaluasi; dan



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN j) Menghentikan negosiasi yang sedang dilakukan setiap saat dengan peserta tender manapun untuk alasan apapun. Peserta Tender yang tidak berhasil tidak mempunyai hak untuk minta ganti rugi KOMPAK terlepas dari setiap penambahan atau perubahan terhadap pengajuan tender dalam kondisi tersebut. Dokumen Penawaran (RFT) ini tidak menimbulkan hubungan kontrak yang mengikat antara KOMPAK/Abt JTA dan para Peserta Tender. KOMPAK akan mematuhi Peraturan Pengadaan Commonwealth (CPR) dalam menjalankan proses aplikasi ini. Informasi selengkapnya dapat diperoleh di www.finance.gov.au. 8.

Penetapan Kontrak

Sesudah menyelesaikan proses evaluasi dan selama negosiasi kontraknya berhasil, kontrak akan ditawarkan kepada peserta tender yang berhasil, sebuah kontrak ditawarkan kepada Peserta tender yang berhasil seperti dalam Lampiran 3. Pengadaan pelayanan jasa ini kemudian harus dilengkapi sesuai dengan spesifikasi proyek dan di dalam jadwal yang telah disetujui. Event Organiser akan dikontrak melalui sebuah kontrak menyeluruh Akta Penawaran Mengikat (Deed of Standing Offer), dan kemudian akan dikontrak untuk melakukan pekerjaan dan tugas tertentu melalui Nota Tugas (Tasking Notes), pada saat kebutuhan untuk pelayanan jasa spesifik tersebut muncul. Jangka waktu kontrak awalnya berlaku untuk 12 bulan ditambah dengan opsi untuk perpanjangan 12 bulan lagi, atas dasar kinerja yang baik. Tinjauan kinerja resmi dari KOMPAK akan dilakukan untuk menentukan apakah EO tersebut memenuhi persyaratan untuk diperpanjang. 9.

Biaya-biaya Peserta Tender

Peserta Tender bertanggungjawab atas biaya mereka sendiri untuk: (a) Melakukan semua pengaturan dan memperoleh serta mempertimbangkan semua informasi yang berkaitan dengan persiapan RFT; dan (b) persiapan, pengiriman dan penyerahan tender termasuk biaya apapun yang terkait dengan mengurus perjalanan atau biaya lainnya jika peserta tender diundang untuk mempresentasikan proposal mereka di kantor KOMPAK.

BAGIAN-BAGIAN 1. Ruang Lingkup Perkerjaan 2. Skedul A. Formulir Tender B. Kemampuan memberikan Tanggapan C. Proposal Keuangan D. Proposal untuk Personil yang ditentukan 3. Akta Penawaran Mengikat (Deed of Standing Offer) KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 5


KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Lampiran 1 – Ruang Lingkup Pelayanan Jasa 1. Latar Belakang KOMPAK (akronim dari Kolaborasi Masyarakat dan Pelayanan untuk Kesejahteraan Community and Service Collaboration for Welfare) adalah sebuah Facilitas yang didanai oleh Pemerintah Australia untuk mendukung beberapa program Pemerintah Indonesia dalam mencapai target RPJMN 2015-2019 untuk mengentaskan kemiskinan dengan memperbaiki mutu dan cakupan pelayanan dasar dan dengan meningkatkan peluang ekonomi di luar bidang pertanian bagi masyarakat miskin. Bekerja baik di tingkat nasional maupun sub-nasional, KOMPAK mengkonsolidasikan dan mengembangkan investasi Pemerintah Indonesia dan DFAT dalam pemberdayaan masyarakat, penyelenggaraan pelayanan, tata kelola, dan memperkuat masyarakat dengan mengintegrasikan beberapa bidang Kegiatan ini kedalam satu Fasilitas terpadu. KOMPAK bekerjasama di bawah panduan mitra kerja kunci Pemerintah Indonesia termasuk BAPPENAS, Kementerian Koordinator Pembangunan Manusia dan Kebudayaan, Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Desa dan Kementerian Keuangan. KOMPAK mempunyai empat (4) kantor di seluruh Indonesia dan pada saat ini fokus bekerja di tujuh (7) provinsi. Guna mendukung kegiatan-kegiatan program KOMPAK, beberapa acara diminta oleh Pemerintah Indonesia untuk diselenggarakan, termasuk rapat, lokakarya, seminar dan konferensi. Acara-acara yang akan diadakan sangat bervariasi dalam hal ukuran, lokasi dan durasinya. KOMPAK memerlukan pelayanan jasa Event Organiser dari pihak luar untuk memfasilitasi acara kegiatan tersebut, pada saat diperlukan, pada waktu yang tepat. 2. RUANG LINGKUP PEKERJAAN Event Organiser (EO) akan bertanggungjawab atas keberhasilannya dalam mengatur semua logistik dan aspek-aspek non-teknis setiap acara, melaui bekerjasama erat dan melakukan konsultasi dengan Kementerian Pemerintah Indonesia yang terkait, serta dibawah supervisi dari Tim KOMPAK. Acara-acara tersebut termasuk rapat yang berskala nasional maupun internasional, seminar dan konferensi yang akan menghadirkan para pimpinan pemerintahan pembuat kebijakan, anggota parlemen, Akademisi, sektor publik dan swasta, organisasi masyarakat madani dan lembaga donor. Sepanjang jangka waktu kontrak, pihak EO akan membantu KOMPAK dalam berkolaborasi dengan Kementerian Pemerintah Indonesia. Acara-acara ini akan berkisar dari rapat kecil (yang dihadiri sampai dengan 30 peserta), seminar (sampai dengan 50 orang) dan lokakarya yang besar (mencapai 200 orang). Panjang waktu setiap acara biasanya berkisar antara satu (1) dan tiga (3) hari dan akan diadakan di wilayah program kerja KOMPAK seperti di Jakarta, Jawa Timur, Nusa Tenggara Barat (NTB) dan Papua serta wilayah lainnya seperti Bogor, Bali, Makassar, Yogyakarta dll. Secara umum, tanggungjawab utama EO akan diperinci di dalam klausul di bawah ini dan detil selengkapnya untuk masing-masing acara akan diuraikan berdasarkan kesepakatan bersama antara pihak EO dan KOMPAK, sebagaimana yang diperinci di dalam Nota Tugas yang berlaku.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN 3. TANGGUNGJAWAB UTAMA EO akan memberikan pelayanan jasa berikut ini, dimana termasuk tetapi tidak terbatas pada, sebagaimana yang diperlukan untuk acara-acara individu: a) Memfasilitasi pemesanan perjalanan, pesanan akomodasi dan pengaturan transfer menuju dan dari bandara. Harap dicatat bahwa pelayanan jasa ini mungkin juga akan disediakan secara langsung oleh KOMPAK berkolaborasi dengan agen perjalanan kami – dan dalam hal ini, EO akan bertanggungjawab untuk berkoordinasi dengan KOMPAK untuk menentukan pengaturan-pengaturan ini dan merencanakan logistik yang masih harus dilakukan di seputar perjalanan, transportasi dan pemesanan akomodasi; b) Mengatur pembayaran per diem, transportasi dan tarif honorarium nara sumber sesuai dengan PMK yang terkait dengan Kebijakan Biaya Satuan Pemerintah Indonesia. Tandatangan dari semua peserta harus didapatkan untuk menunjukkan bukti bahwa pembayaran sudah diterima; c) Mengkoordinasikan pengaturan tempat acara, termasuk pemesanan ruangan, pengaturan tempat duduk, tata letak ruangan, spanduk/backdrops, dll. melalui konsultasi dengan kementerian tuan rumah; d) Memfasilitasi distribusi dan konfirmasi undangan untuk lembaga pemerintahan, atau para mitra pembangunan sesuai pengarahan yang diberikan dan berdasarkan pada daftar undangan yang sudah disetujui Tim KOMPAK; e) Mencetak, menyusun dan mempersiapkan semua materi untuk konferensi; f) Memfasilitasi pembuatan rekaman video, suntingan dan fotografi acara, dan berkonsultasi dengan KOMPAK dan kementerian tuan rumah; g) Mengatur logistik selama konferensi, erat berkonsultasi dengan staf Kementerian; h) Menyediakan personil yang tepat pada hari acara untuk memberikan dukungan yang diperlukan, termasuk meja pendaftaran; i) Memfasilitasi untuk menyewa seorang Pemandu Acara (MC); j) Menyediakan dukungan terjemahan, termasuk juru bahasa simultan dua bahasa, peralatan terjemahan, dan bilik juru bahasa. Harap dicatat bahwa dalam beberapa kasus KOMPAK mungkin akan melibatkan penerjemah kami sendiri. Jika hal ini terjadi, EO akan bertanggungjawab untuk memastikan fasilitasnya tersedia bagi penerjemah untuk melakukan tugas mereka dengan efektif; k) Mengatur perijinan dari pihak berwenang yang terkait untuk acara tingkat tinggi; l) Memfasilitasi pengaturan visa untuk peserta internasional; m) Menyediakan peralatan audio visual, termasuk tampilan di ruangan (overhead), layar, mikropon, dan indikator waktu untuk diskusi panel; n) Menyediakan dan menyewa fasilitator untuk lokakarya dan kegiatan lainnya; o) Dalam menyewa semua pelayanan jasa, dan pengadaan semua barang-barang di bawah kontrak ini, termasuk semua pemesanan hotel, pengaturan perjalanan, dan personil, Kontraktor akan bekerja sesuai dengan Aturan Pengadaan Commonwealth (CPR). KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 7



4. HASIL CAPAIAN Sementara hasil capaian khusus untuk setiap kegiatan akan diperinci di dalam Nota Tugas untuk kegiatan tersebut, EO akan diminta untuk memberikan persyaratan minimum terhadap setiap permintaan tugas: No

Hasil Capaian

1

Mengembangkan estimasi rencana anggaran untuk kegiatan

2

Kapan / waktu

Sebelum acara diadakan Mempersiapkan tempat yang diatur sesuai dengan Kerangka Sebelum acara Acuan Kerja (ToR) dan perjanjian-perjanjian selanjutnya diadakan dengan KOMPAK

3

Semua materi acara termasuk presentasi powerpoint, Sesudah acara selebaran, poster dan dokumen lainnya dikompilasi dan diadakan diberikan kepada staf penghubung KOMPAK dalam waktu 24 jam dari setiap acara

4

Menyerahkan laporan keuangan yang menunjukkan anggaran Dua minggu dan pengeluaran aktual dari setiap acara termasuk kwitansi asli sesudah tiap hotel, transportasi, per diem dan tarif honorarium nara acara selesai sumber/honoraria (dikurangi pajak, disertai buktinya), alat tulis, promosi dan materi dokumentasi acara sera kwitansikwitansi lain yang relevan. Laporan ini harus juga melampirkan salinan daftar hadir peserta yang ditandatangani dan TOR masing-masing acara, dan salinan dari semua promosi acara dan materi dokumentasi.

EO akan diminta untuk menyediakan dana beberapa biaya yang terkait dengan acara terlebih dahulu dan kemudian meminta penggantian pembayaran dari KOMPAK terhadap biaya yang telah dikeluarkan tersebut, sesuai dengan Nota Tugas khusus. Porsi pembayaran yang dilakukan di depan maupun yang ditagihkan kemudian akan ditentukan atas dasar masingmasing Nota Tugas. Pembayaran penuh akan dilakukan apabila KOMPAK telah puas bahwa persyaratan di atas sudah dipenuhi bersama dengan persyaratan yang ditentukan di dalam Nota Tugas yang relevan dengan acara tersebut. 5. PERSYARATAN PERSONIL DAN JARINGAN KERJA TAMBAHAN EO wajib memberikan semua sumberdaya dan jaringan yang diperlukan untuk berhasil memenuhi persyaratan dalam Ruang Lingkup Pelayanan Jasa ini. Dalam beberapa kasus, mungkin termasuk penyediaan pelayanan jasa eksternal seperti penerjemah, personil AV, MC, hotel, transportasi, atau pelayanan jasa perjalanan lainnya. EO juga perlu untuk memberikan personil yang tepat dan mumpuni sebagai bagian dari tim inti mereka untuk mendukung penyelenggaraan pelayanan jasa tersebut. Sumberdaya dan jaringan tertentu yang akan diberikan sepenuhnya merupakan kebijakan EO.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN 6. MEMBERIKAN LAPORAN EO yang berhasil akan melapor kepada Unit Procurement KOMPAK dan erat bekerjasama dengan anggota tim KOMPAK yang relevan, dan lembaga Pemerintah Indonesia yang relevan. Anggota tim ini akan berubah-ubah dari satu acara ke acara lainnya.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Lampiran 2 – Bagian A - D BAGIAN A: FORMULIR PENGAJUAN TENDER Kepada KOMPAK, [tulis nama], atas nama dari [tulis nama perusahaan] Alamat: (tulis alamat Perusahaan) Nomor Telepon: Nomor Faks: (a)

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

(g)

(tulis no telepon Perusahaan). (tulis nomor Faks).

Menawarkan untuk melakukan Lingkup Pekerjaan sebagaimana ditentukan di dalam dokumen Pengajuan Tender (RFT) sesuai persyaratan yang dijelaskan dalam RFT dan yang secra khusus ditetapkan dalam pengajuan tender terlampir termasuk Proposal Keuangan. Dengan pertimbangan yang menjanjikan bawa KOMPAK akan mempertimbangkan tender kami, kami akan menjaga penawaran ini terbuka selama jangka waktu 12 minggu sesudah penutupan tender; Menyatakan bahwa kami tidak mempersiapkan pengajuan ini dengan mengambil keuntungan atas informasi yang diperoleh dari pegawai saat ini atau yang dulu pegawai KOMPAK atau Abt JTA, atau DFAT di dalam kondisi yang dapat merupakan pelanggaran kerahasiaan atau kesetiaan bagi orang tersebut; atau dengan mendapatkan manfaat informasi apapun dengan cara yang tidak benar; Menyatakan bahwa kami tidak mempersiapkan pengajuan ini dengan mengambil keuntungan dari informasi apapun yang diperoleh dari peserta tender atau pesaing lainnya yang mempunyai potensi untuk pelayanan jasa yang diuraikan di dalam Penawaran Tender (RFT) ini; Menegaskan bahwa personil yang dinominasikan di dalam tender ini benar-benar ada untuk jangka waktu yang telah ditentukan di dalam proposal kami, di mana sejalan dengan persyaratan Kerangka Acuan Kerja. Menegaskan bahwa kami saat ini tidak menyadari akan adanya, atau potensi kemungkinan akan adanya Konflik Kepentingan sebagai akibat dari pengajuan tender ini, atau akan mengikat perjanjian dengan Abt JTA untuk penyediaan pelayanan jasa ini. Menegaskan bahwa kami telah mengungkapkan seperti di bawah ini (sepanjang pengetahuan terbaik kami) semua hal yang kiranya akan mempengaruhi kinerja kami dalam melaksanakan kontrak, termasuk tetapi tidak terbatas pada: keamanan, kejujuran atau masalah integritas, termasuk investigasi yang berjalan pada saat ini maupun yang tertunda oleh pihak pemerintah manapun, penegak hukum, atau badan pengawas; kapasitas dan kelayakan keuangan untuk memberikan pelayanan jasa. _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

(h)

Mencalonkan nama berikut ini sebagai perwakilan kami untuk melakukan negosiasi eksekutif:



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Name Perwakilan: ____________________________

Jabatan

: ____________________________

TERTANGGAL _______ hari/bulan/hari ___________, 2016 TERTANDA untuk dan atas nama (tulis Nama Perusahaan)

Tandatangan yang Berwenang

Nama Penandatangan yang Berwenang

Disaksikan oleh:

Tandatangan Saksi

Nama Saksi




BAGIAN B : KEMAMPUAN PERUSAHAAN Tanggapan Terperinci Kemampuan Peserta Tender menanggapi Kriteria Seleksi 1 dan 2 Peserta Tender wajib menyerahkan tidak lebih dari empat (4) halaman teks yang mengulas Kriteria Seleksi 1 dan 2. Pernyataan Kemampuan harus memberikan informasi pengalaman masa lalu peserta tender dalam memberikan pelayanan jasa serupa seperti syarat yang diperlukan dalam RFT ini. Hal ini juga harus mencakup informasi terperinci tentang pendekatan organisasi dalam memberikan pelayanan jasa seperti diuraikan dalam RFT, termasuk bagaimana cara perusahaan akan memenuhi kebutuhan KOMPAK, jaringan kerja apa saja yang tersedia untuk KOMPAK, dan apakah struktur perusahaan mereka maupun sumberdaya yang diperlukan akan tersedia nantinya.




BAGIAN C: PROPOSAL KEUANGAN Proposal keuangan harus memberikan perkiraan biaya secara terperinci, mencakup semua biaya yang diperlukan untuk melaksanakan acara, seperti yang tertera di bawah. Tarif biaya akan tetap untuk jangka waktu Perjanjian hingga dua tahun lamanya. Jika KOMPAK memilih untuk menggunakan haknya memperpanjang Perjanjian melebihi 12 bulan lamanya maka tarif biaya akan tetap sama selama periode perpanjangan tersebut. 1. Biaya Manajemen Biaya Manajemen harus menyertakan: (a) keuntungan, termasuk margin komersial dan mark-up untuk personil dan manajemen proyek; (b) biaya-biaya manajemen keuangan, termasuk biaya tagihan keuangan dan biaya pendanaan, kalau ada; (c) Biaya-biaya asuransi yang diperlukan oleh Kontrak ini; (e) perpajakan, sebagaimana yang berlaku; (f) biaya-biaya yang berhubungan dengan setiap pembuatan sub-kontrak dan pengadaan barang dan pelayanan jasa; (g) biaya-biaya rekrutmen; (h) biaya-biaya umum lainnya yang diperlukan dalam melaksanakan Pelayanan Jasa sesuai dengan Kontrak; (i) semua kenaikan harga untuk Biaya Manajemen selama masa Kontrak; dan (j) setiap tunjangan untuk menghadapi resiko dan kondisi tak terduga. Menyantumkan rincian biaya manajemen di tabel bawah: Biaya Manajemen (%)

Menyantumkan klarifikasi tambahan atau rincian yang sehubungan dengan biaya manajemen dibawah:

Peserta tender bisa menyediakan rincian untuk penyesuaian, perubahan atau pertimbangan lain yang berhubungan dengan biaya manajemen di tabel di atas



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN 2. Biaya Personel yang di ganti Menyediakan rincian dari biaya-biaya yang akan diganti ke EO untuk indikatif personel yang meyediakan jasanya di RFT ini: Indikatif Personel Posisi

Harga (harian/Bulanan)

Menyediakan klarifikasi tambahan atau rincian sehubungan dengan biaya manajement di bawah:

3. Biaya Operasional Biaya Operasional seperti di bawah ini akan diberikan penggantian kepada EO untuk acara yang dihadiri dan personel EO, apabila ada, berdasarkan atas biaya aktual yang sudah dibayarkan. Rincian khusus persyaratan operasional dan biaya-biaya terkait akan dimasukkan di dalam tiap Nota Tugas, dan EO akan mendapatkan penggantian setelah menyerahkan kwitansi-kwitansi pengeluaran atas barang-barang tersebut. Oleh karena itu pengeluaran ini tidak boleh dimasukkan ke dalam biaya manajemen ataupun pengeluaran lainnya yang ada di dalam Tabel 1 atau 2 tersebut di atas. • • • • • • • • • • •

Harga tiket Akomodasi Per diems Tempat Acara Pencetakan dokumen Spanduk dan materi untuk promosi Makanan selama acara Biaya Visa Transportasi Darat Penerjemah dan/ atau juru bahasa MC dan/atau fasilitator



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN EO wajib menyediakan dana untuk membayar dimuka beberapa biaya yang berhubungan dengan acara dan kemudian meminta penggantian dari KOMPAK atas biaya–biaya tersebut, sesuai dengan Nota Tugas yang ditentukan. Porsi pembayaran mana yang dilakukan di muka dan mana yang harus ditagihkan akan ditentukan berdasarkan setiap Nota Tugas. Pembayaran sepenuhnya akan dilaksanakan apabila KOMPAK telah merasa puas bahwa persyaratan di atas sudah dipenuhi sesuai dengan yang sudah ditentukan di dalam Nota Tugas yang relevan untuk acara tersebut.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN BAGIAN D: PROPOSAL PERSONIL YANG DITUNJUK Peserta Tender wajib menyerahkan Proposal Personil yang Ditunjuk yang memenuhi Kriteria Seleksi 3, berisi maksimum tiga (3) CV personil utama yang akan melaksanakan pelayanan jasa di dalam RFT ini. CV tersebut panjangnya tidak boleh lebih dari empat (4) halaman dan harus mencantumkan detil kontak dari 2 pemberi referensi untuk masing-masing CV.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Lampiran 3 – Model Baku Sub-Kontrak Standing Offer Agreement For the Provision of Goods/Services Between: KOMPAK Governance for Growth Jl. Dipenogoro No. 72, Menteng, Jakarta Pusat, 10310

(“KOMPAK”)

and

[Fill in complete with name, postal address, company number where appliable] Isi dengan nama Lengkap, alamat pos, Nomor Perusahaan bila ada] (“Contractor”)

KOMPAK reference no: [enter]

1. Contract term/Persyaratan Kontrak This standing offer agreement for Goods and/or Services (the “Agreement”) between KOMPAK and the Contractor will come into effect on the Start Date specified in Schedule A section 1 and will continue in force for the contract term period specified in Schedule A seciton 2 or until terminated by either of the parties in accordance with clause 10. Perjanjian untuk Barang dan/atau Jasa (“Perjanjian”) antara KOMPAK dan Kontraktor yang akan mulai berlaku pada Tanggal Mulai yang ditentukan dalam Skedul A Bab 1 dan akan berlaku seterusnya selama jangka waktu kontrak yang ditentukan dalam Skedul A Bab 2 sampai diakhiri oleh masing-masing pihak sesuai dengan klausul 10. 2. Contact persons/Nama Kontak The persons named in Schedule A section 3 shall be the responsible points of contact for managing this Agreement. The Contractor shall report to the nominated KOMPAK point of contact. Nama yang tertera dalam Skedul A Bab 3 akan bertanggungjawab sebagai kontak utama dalam mengelola Perjanjian ini. Kontraktor akan melapor kepada kontak utama yng ditunjuk oleh KOMPAK. 3. Goods and/or Services/Barang dan/atau Pelayanan Jasa The Contractor undertakes to supply the Goods and or provide the Services as specified in Schedule A section 4 if and when requested by KOMPAK in writing. This Agreement is a standing offer agreement, and KOMPAK is not required to request any particular amount of goods and/or services to be delivered by the Contractor. Kontraktor akan menyediakan barang-barang dan atau memberikan Pelayanan Jasa seperti yang ditentukan di dalam Skedul A Bab 4 jika dan pada saat diminta secara tertulis of KOMPAK. Perjanjian ini merupakan suatu perjanjian “standing offer” dan KOMPAK tidak dipersyaratkan untuk meminta suatu jumlah barang dan/atau jasa tertentu untuk diserahkan oleh Kontraktor. 4. Service standards/Standar Pelayanan Jasa KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 17



The Contractor must perform the Services and supply the Goods at a standard that may reasonably be expected of a competent, experienced and professional person in a like position to that of the Contractor; and in a manner that will, as far as practicable, facilitate co-operation and effective working relationships between personnel of KOMPAK, the Contractor and relevant stakeholders. Kontraktor harus melakukan Pelayanan Jasa dan menyediakan Barang-barang sesuai dengan standar yang selayaknya diharapkan dari seseorang yang mempunyai kompeten, berpengalaman dan profesional dalam posisi yang sama dengan Kontraktor; dan dalam tata cara yang akan, sepraktis mungkin, menyediakan fasilitas kerjasama dan hubungan kerja yang efektif antara personil KOMPAK, Kontraktor dan para pemangku kepentingan yang relevan 5. Provisions in relation to Goods/Pengadaan yang berkaitan dengan Barang All Goods supplied by the Contractor to KOMPAK must be in a new and unused condition, of recent origin, unless otherwise agreed between the parties. The Contractor warrants that all Goods supplied are of high quality and free from defects in design, material, manufacture or workmanship. Risk and title in the Goods (free of all encumbrances and interests) will pass to KOMPAK upon delivery. The Contractor must replace defective Goods under warranty provisions or at their own costs. Without limiting the Contractor’s obligations, the Contractor must ensure that any manufacturer’s or supplier’s warranty that applies to the Goods will be transferred to KOMPAK, at no cost to KOMPAK. Semua barang yang disediakan oleh Kontraktor kepada KOMPAK harus merupakan barang baru dan dalam kondisi belum pernah dipakai, merupakan barang asli, atau kecuali telah disetujui sebelumnya oleh kedua belah pihak. Kontraktor menjamin bahwa semua barang yang disediakan merupakan barang-barang berkualitas tinggi dan bebas dari cacat desain, materi, pabrikan ataupun pengerjaan. Resiko dan Kepemilikan Barang-barang (bebas dari semua beban dan kepentingan) akan diteruskan kepada KOMPAK pada saat penyerahan barang. Kontraktor harus menggantikan barang-barang yang cacat sesuai dengan jaminan pengadaan atas biaya mereka sendiri. Tanpa membatasi kewajiban Kontraktor, Kontraktor harus memastikan bahwa semua jaminan pabrik atau pemasok yang berlaku terhadap Barang-barang tersebut akan dipindahkan kepada KOMPAK, tanpa biaya apapun yang dibebankan kepada KOMPAK. 6. Compliance with directions, laws and policies/ Kepatuhan terhadap pengarahan, hukum dan kebijakan During the term of this Agreement the Contractor must comply with all lawful directions and requests of KOMPAK in connection with the performance of the Services and/or supply of Goods and comply with all applicable laws and government regulations of the Republic of Indonesia. Selama jangka waktu Perjanjian ini Kontraktor harus mematuhi semua pengarahan hukum dan permintaan KOMPAK yang berhubungan dengan pelaksanaan Pelayanan Jasa dan/atau penyediaan Barang dan mematuhi semua hukum dan peraturan pemerintah yang berlaku di negara Republik Indonesia. 7. Access to premises/Akses ke tempat lokasi Where the Contractor is granted access to KOMPAK’s premises for provision of the agreed Services and/or Goods, the Contractor is granted such access only for the purpose of delivery of the agreed Services and/or Goods. KOMPAK may at any time limit the Contractor’s access to its premises and the Contractor must comply with any directions provided by KOMPAK relating to access or use of its premises. Dalam hal Kontraktor diberikan akses ke lokasi KOMPAK guna pengadaan Pelayanan Jasa dan/atau Barang sesuai dengan perjanjian, maka Kontraktor diberikan akses tersebut semata-mata untuk kepentingan menyampaikan Pelayanan Jasa dan/atau Barang sesuai dengan yang telah disepakati. Setiap saat KOMPAK dapat membatasi akses Kontraktor ke lokasi dan Kontraktor harus mematuhi setiap pengarahan yang diberikan KOMPAK yang berkaitan dengan akses atau penggunaan lokasi



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN 8. Independent contractor/Kontraktor Independen The Contractor is an independent contractor of KOMPAK and agrees and undertakes that it will not at any time expressly or impliedly bind, attempt to bind or purport to bind KOMPAK in any way, nor will the Contractor represent to any party that the Contractor is an employee, agent or representative of KOMPAK. Kontraktor adalah Kontraktor KOMPAK yang independen dan setuju untuk melakukan bahwa tidak sekalipun akan dengan tegas menyatakan atau secara tersirat mengikat, usaha untuk mengikat atau bermaksud untuk mengikat KOMPAK dengan cara apapun juga, begitu juga Kontraktor tidak akan menyatakan keterwakilannya kepada pihak manapun bahwa Kontraktor adalah seorang pegawai, agen ataupun perwakilan KOMPAK 9. Fees, expenses, payment terms, deductions & withholdings/Persyaratan mengenai Upah, pengeluaran,pembayaran, pegurangan dan pajak In consideration for the supply of the Goods / provision of Services KOMPAK will pay the Contractor the Fees as stated in Schedule A section 5, which shall be in IDR and include all taxes unless stated otherwise. Dalam pertimbangannya untuk penyediaan Barang/pengadaan Pelayanan Jasa KOMPAK akan membayar kepada Kontraktor Upah seperti yang dinyatakan di dalam Skedul A Bab 5, dimana disitu akan termasuk PPN kecuali jika dinyatakan sebaliknya. KOMPAK will reimburse the Contractor only for those expenses (if any) that are specified in Schedule A section 5, and upon invoice and presentation of receipt that the expense has been incurred KOMPAK hanya akan memberikan penggantian pengeluaran Kontraktor untuk pengeluaranpengeluaran (kalau ada) seperti yang ditentukan di dalam Skedul A, Bab 5, dan sesuai dengan tagihan dan penyerahan kuitansi yang menyatakan bahwa pengeluaran tersebut telah terjadi The fees and any other amount payable by KOMPAK to the Contractor under Schedule A section 5 are inclusive of all taxes (including any applicable goods and services tax, value added tax, or other withholding tax), duties and charges or any other like benefit or impost imposed, levied or payable in connection with the performance of the Services. If KOMPAK is required by law to deduct from any amounts payable to the Contractor in connection with this Agreement or otherwise due to the Contractor any taxes, duties, charges or benefits payable in connection with the performance of the Services and/or delivery of Goods, it may do so. Pembayaran dan semua jumlah yang harus dibayarkan KOMPAK kepada Kontraktor berdasarkan ketentuan Schedule A bab 5 adalah termasuk semua pajak (termasuk pajak yang berlaku atas barang dan pelayanan jasa, pajak penambahan nilai/PPN atau pemotong pajak lainnya), bea dan tagihan atau manfaat lain atau manfaat lain yang serupa atau pengenaan cukai, pajak yang harus dibayar yang berhubungan dengan pelaksanaan dari pemberian Pelayanan Jasa. Jika KOMPAK dipersyaratkan oleh hukum untuk mengurangi dari setiap jumlah yang harus dibayarkan kepada Kontraktor sehubungan dengan Perjanjian ini atau sebaliknya dikarenakan karena Kontraktor, setiap pajak, bea, biaya atau keuntungan yang harus dibayarkan sehubungan dengan pelaksanaan Pelayanan Jasa dan/atau penyerahan Barang-Barang, maka KOMPAK dapat melaksanakan pengurangan tersebut. It is the responsibility of the Contractor to pay VAT. Adalah merupakan tanggung jawab kontraktor untuk membayar PPN . Payment will be made within 30 days of receipt of a tax invoice, subject to KOMPAK being satisfied with the provision of Services or supply of Goods and subject to any special payment terms agreed between the parties and noted in Schedule A section 6. Claims for payment must be made to the person nominated in Schedule A section 7. All payments will be made via bank transfer into an account to be nominated by the Contractor.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Pembayaran akan dilakukan dalam waktu 30 hari sejak penerimaan faktur pajak, bergantung pada apakah KOMPAK merasa puas dengan pengadaan Pelayanan Jasa atau pengadaan Barang dan tergantung pada setiap pesyaratan pembayaran khusus yang telah disetujui antara kedua belah pihak dan dicatat di dalam Skedul A Bab 6. Klaim pembayaran harus diajukan kepada orang yang ditunjuk di dalam Skedul A Bab 7. Semua pembayaran akan dilakukan melalui pengiriman langsung ke rekening Bank yang ditunjuk oleh Kontraktor.

10. Termination/ Pemutusan Hubungan Either party may terminate this Agreement for convenience by giving the other party 2 weeks advance written notice. KOMPAK may terminate this Agreement immediately by notice in writing if the Contractor breaches any term of this Agreement. Salah satu pihak dapat memutuskan Perjanjian ini dengan memberikan kepada pihak lain pemberitahuan tertulis 2 minggu sebelumnya. Jika Kontraktor melanggar setiap persyaratan dari Perjanjian ini, maka KOMPAK dapat dengan segera memutuskan Perjanjian ini dengan memberikan pemberitahuan tertulis.

Except as otherwise expressly provided in this Agreement, where the Agreement is terminated by either party, KOMPAK is not required to pay Fees, or to reimburse any expenses incurred by the Contractor, other than in respect of Services performed or Goods supplied by the Contractor to the reasonable satisfaction of KOMPAK up to the date of termination. If this Agreement is terminated the Contractor must do everything it can to mitigate and lessen all losses, costs and expenses that a party may suffer in relation to termination. In addition, the Contractor must immediately return to KOMPAK any property which the Contractor has been provided with in relation to the provision of Services. Kecuali jika sebaliknya dinyatakan dengan tegas dalam Perjanjian ini, dalam hal Perjanjian ini diputuskan oleh salah satu pihak, maka KOMPAK tidak perlu membayar Biaya-biaya, atau memberikan penggantian terhadap semua pembayaran yang dikeluarkan oleh Kontraktor, selain dari yang menyangkut Pelayanan Jasa yang sudah dilakukan atau penyediaan Barang yang sudah diberikan oleh Kontraktor sampai dengan tanggal pemutusan Perjanjian dan yang sewajarnya telah memenuhi kepuasan KOMPAK. Jika Perjanjian ini diputuskan Kontraktor harus melakukan apa saja yang dapat dilakukan untuk mengurangi dan memperingan semua kehilangan, biaya dan pengeluaran yang mungkin akan diderita oleh pihak lainnya sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja ini. Sebagai tambahan, Kontraktor harus segera mengembalikan kepada KOMPAK semua properti yang telah disediakan kepada Kontraktor sehubungan dengan pengadaan Pelayanan Jasa ini The parties hereto expressly waive the provisions of Articles 1266 and 1267 of the Indonesian Civil Code to the extent such Articles require any court order for the termination of this Agreement. Dengan ini para pihak menyatakan secara tegas mengesampingkan ketentuan Pasal 1266 dan 1267 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata sepanjang ketentuan-ketentuan tersebut memerlukan putusan pengadilan atas pemutusan Perjanjian ini 11. Insurance/ Asuransi The Contractor must take out and maintain for the term of the Agreement those insurances that are required under applicable laws of the country where services are provided, insurances that are commercially prudent having regard to the activities to be undertaken by the Contractor and insurances that KOMPAK may reasonably request (Required Insurances). The Contractor must ensure that its Required Insurances provide cover up to a limit that KOMPAK reasonably requests or, if no request is made, up to a limit a prudent owner would buy. The Contractor must, within seven days of a request by KOMPAK, provide KOMPAK with full details of its Required Insurances, including copies of policy wordings, certificates of currency, exclusions and excesses payable. The Contractor is responsible for the costs of taking out and maintaining Required Insurances and any deductible or excess payable if any claim is made.



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Selama jangka waktu Perjanjian ini Kontraktor harus membuat dan menjaga asuransi-asuransi yang diperlukan sesuai dengan hukum yang berlaku di negara dimana pelayanan jasa disediakan, yaitu asuransi yang bijaksana secara komersial mengingat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh Kontraktor dan asuransi yang sewajarnya yang diminta oleh KOMPAK (Asuransi yang diperlukan). Kontraktor harus memastikan bahwa Asuransi yang Diperlukan memberikan jaminan sesuai dengan dengan batas yang sewajarnya diminta oleh KOMPAK atau, kalau tidak diajukan permintaan, maka mencapai sejumlah batasan yang sebijaksana mungkin yang mampu dibeli oleh pemilik. Atas permintaan KOMPAK, dalam waktu tujuh hari Kontraktor harus memberikan kepada KOMPAK detil selengkapnya mengenai Asuransi yang Diperlukan, termasuk salinan dari susunan kata-kata dalam polis, sertifikat jumlah uang tanggungan, pengecualian dan ekses-ekses yang dapat dibayarkan. Kontraktor bertanggungjawab atas biaya yang dikeluarkan untuk membeli dan memelihara Asuransi yang Diperlukan dan setiap pengurangan atau ekses yang bisa dibayarkan jika ada klaim yang diajukan. 12. Indemnity/Ganti Rugi The Contractor indemnifies KOMPAK and each of its officers from all loss that KOMPAK or any of its officers suffer or incurs by reason of and all claims made by any third party in relation to any failure by the Contractor to fulfil its obligations in connection with their engagement under this Agreement and any wilful, negligent, reckless, fraudulent or unlawful act or omission of the Contractor. The Contractor’s liability to indemnify KOMPAK shall be reduced proportionally to the extent that any act or omission of KOMPAK contributed to the loss, damage, death or injury. Kontraktor memberikan ganti rugi kepada KOMPAK dan setiap pejabatnya dari semua kerugian atau kejadian yang diderita oleh KOMPAK atau pejabatnya oleh karena alasan dan semua klaim yang dibuat oleh pihak ketiga dalam kaitannya dengan setiap kegagalan yang dilakukan oleh Kontraktor dalam memenuhi kewajibannya sehubungan dengan perjanjian mereka di bawah Perjanjian ini dan setiap kesengajaan, kelalaian, ketidak hati-hatian, kecurangan atau tindakan yang bertentangan dengan hukum atau setiap pengabaian dari Kontraktor. Pertanggungjawaban Kontraktor untuk memberikan ganti rugi kepada KOMPAK akan dikurangi secara proporsional sampai sejauh bahwa apabila karena tindakan atau kelalaian KOMPAK memberikan kontribusi terhadap kerugian, kerusakan, kematian atau cedera yang terjadi 13. Confidentiality and Intellectual Property/Kerahasian dan Kekayaan Intelektual The parties must keep any information shared in the course of the intended collaboration confidential. Disclosure may occur only if approved by the other party in writing or required by law. Para pihak harus menjaga semua informasi yang dimiliki bersama dalam kolaborasi yang dimaksudkan ini akan tetap menjadi rahasia. Pengungkapan dapat terjadi hanya apabila mendapatkan persetujuan dari pihak lainnya atau diperlukan demi hukum The Contractor must not, in performing the Services and/or delivering the Goods, breach the Intellectual Property rights of any person. The title to all Intellectual Property rights in relation materials provided to or created by the Contractor under or in connection with this Agreement will vest in KOMPAK. Kontraktor tidak dibolehkan, dalam melaksanakan pekerjaannya dan/atau menyerahkan barang, melanggar hak-hak kekayaan Intelektual pihak manapun. Judul semua hak kekayaan Intelektual yang terkait dengan materi yang disediakan kepada atau di buat oleh Kontraktor dibawah atau sehubungan dengan Perjanjian ini akan dipegang oleh KOMPAK. 14. Publicity & Branding/ Publikasi dan Merek The Contractor must not make any press, media or other announcements or releases relating to this Agreement, the Services and the Program without the prior written approval of Abt JTA as to the form, content and manner of the announcement or release. Kontraktor tidak dibolehkan untuk membuat pernyataan pers, media atau pengumuman dan rilis lainnya terkait dengan Perjanjian ini, Pelayanan Jasa dan Program tanpa mendapatkan persetujuan tertulis sebelumnya oleh Abt JTA mengenai bentuk, konten dan cara penyampaian pengumuman. KOMPAK Provision of Event Organiser (EO) Services 21


KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN The Contractor must use branding on reports or any other documents produced in the course of the provision of Services only as directed and approved by KOMPAK. Kontraktor harus menggunakan branding dalam laporan atau dokumen perjanjian yang dihasilkan dalam kaitan pelaksanaan Pelayanan Jasa hanya berdasarkan arahan dan persetujuan dari KOMPAK. 15. No waiver/Tidak ada Pengesampingan A right created under this Agreement cannot be waived except in writing signed by the party entitled to that right. Delay by a party in exercising a right does not constitute a waiver of that right, nor will a waiver (either wholly or in part) by a party of a right operate as a subsequent waiver of the same right or of any other right of that party. Hak yang diciptakan karena Perjanjian ini tidak dapat dikesampingkan kecuali dilakukan secara tertulis dan ditandatangani oleh pihak yang berkepentingan atas hak tersebut. Penundaan oleh salah satu pihak dalam melaksanakan hak tersebut tidak merupakan pengesampingan atas hak tersebut, begitu juga pengesampingan tidak akan (apakah secara keseluruhan atau hanya sebagian) dilakukan oleh salah satu pihak yang mempunyai hak untuk diperlakukan sebagai pengesampingan berikutnya atas hak yang sama atau hal lain dari pihak tersebut. 15. Variation/Perubahan All variations to this Agreement must be agreed to in writing and executed by both parties. Semua perubahan atas Perjanjian ini harus disepakati bersama secara tertulis dan dilaksanakan oleh kedua belah pihak 16. Contractor warranties/Jaminan Kontraktor The Contractor and the officer executing this Agreement on behalf of the Contractor warrant that it has full power and authority to enter into, perform and observe its obligations under this Agreement. Kontraktror dan petugas yang melaksanakan Perjanjian ini atas nama Kontraktor menjamin bahwa yang bersangkutan mempunyai kekuasaaan dan kewenangan penuh untuk menandatangani, melaksanakan pekerjaan semua kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini. 17. Contra proferentem/Contra proferentem No rule of construction will apply in the interpretation of this Agreement to disadvantage a party on the basis that that party drafted this Agreement or any provision of this Agreement. Tak ada aturan apapun yang dibangun dan berlaku di dalam interpretasi atas Perjanjian ini yang akan merugikan pihak lain manapun dengan pertimbangan bahwa pihak yang lain membuat Pperjanjian atau setiap ketentuan dari Perjanjian ini. 18. Notices/Pemberitahuan A party’s address for service is the address shown in the description of the Parties unless the party has, by notice, notified the other party of a new address. Alamat para pihak dalam pelayanan jasa ini adalah alamat yang tertera di dalam deskripsi para Pihak kecuali salah satu pihak telah, dengan pemberitahuan, memberitahukan alamat yang baru kepada pihak yang lain 19. Entire agreement/Keseluruhan Perjanjian This Agreement constitutes the entire agreement between the parties. Any purported terms of the Contractor (including any terms on a purchase order or sales order form or on a tax invoice) will not



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN be incorporated into this Agreement, and do not apply in relation to the provision of Services or supply of Goods. Perjanjian ini menetapkan keseluruhan perjanjian antara para pihak. Setiap persyaratan yang dimaksudkan oleh Kontraktor (termasuk setiap persyaratan dalam perintah pembelian atau formulir perintah penjualan atau faktur tagihan) tidak akan digabungkan ke dalam Perjanjian ini, dan tidak akan berlaku dalam kaitannya dengan pengadaan Pelayanan Jasa atau penyediaan Barang. 20. Applicable law/Hukum yang berlaku This Agreement is governed and construed under the laws of the Republic of Indonesia. Perjanjian ini diatur dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia 21. Dispute resolution Any dispute arising out of this Agreement shall be settled by arbitration in Jakarta, Indonesia, by a panel of 3 (three) arbitrators in the English language at the Indonesia National Arbitration Body (Badan Arbitrase Nasional Indonesia/BANI) based on BANI rules in force as of the date hereof. The parties hereby agree that a prevailing party in an arbitration proceeding is entitled to receive reimbursement from the non-prevailing party for reasonable attorney’s fees and costs during the arbitration proceeding. Such reimbursement shall be paid within 30 (thirty) days from the Arbitrator’s final ruling. Sengketa apapun yang muncul dari Perjanjian ini akan diselesaikan melalui arbitrasi di Jakarta, Indonesia, oleh sebuah panel yang terdiri dari 3 (tiga) arbitrator dalam bahasa Inggris di Badan Arbitrase Nasional Indonesia/BANI berdasarkan pada aturan-aturan BANI yang berlaku sejak saat itu. Para pihak dengan ini setuju bahwa pihak yang menang dalam proses arbitrasi ini berhak untuk menerima penggantian pengeluaran dari pihak yang tidak memenangkan untuk jumlah yang sewajarnya atas biaya dan pengeluaran untuk pengacara selama proses arbitrasi ini. Penggantian ini harus dibayarkan dalam waktu 30 (tigapuluh) hari sejak keputusan akhir Arbitrator. 22. Language/Bahasa This Agreement has been executed in the English and Indonesian languages. In the event there is any conflict between the English and Indonesian versions as between the parties hereto, the English version shall prevail. Perjanjain ini telah ditandatangani dalam Bahasa Inggris dan Indonesia. Bilamana terjadi perbedaan pengertian antara versi Bahasa Inggris dan Indonesia di antara kedua belah pihak, maka dengan ini versi bahasa Inggris yang akan berlaku



KOMPAK REQUEST FOR TENDER (RFT) /DOKUMEN PENAWARAN Schedule A 1

Start Date/ Tanggal Mulai:

[Specify]

2

Contract term period/Jangka Waktu Kontrak: Representatives/Perwakilan:

[Specify in months or years]

3

KOMPAK Representative/Perwakilan KOMPAK: [Specify contact person name, phone no. and email]

Contractor Representative/Perwakilan Kontraktor: [Specify contact person name, phone no. and email]

4

Goods and Services/Barang dan Pelayanan Jasa:

Under this Standing Offer Agreement KOMPAK may request the Contractor in writing to provide the following Goods and/or Services (No minimum amount guaranteed): [Detail the goods and or services to be provided under this agreement, if and when requested by KOMPAK in writing]

5

Fees/Biaya:

[Specify the agreed rates / prices for which Services/Goods will be provided by the Contractor. State if this is a lump sum, cost reimbursable or times & materials (T&M) contract.] IDR..(including VAT and all other applicable taxations, see Clause 9 of the Standard Condition)

6

Payment terms/Syarat Pembayaran:

[Specify any special payment terms if applicable.]

7

Claim for Payment/Klaim Pembayaran

The contractor must submit the invoice to/Kontraktor harus menyerahkan invoice kepada: [Specify contact person name, phone no. and email]




Execution/Pelaksanaan Signed for and on behalf of the parties by their duly authorised representative: Ditandatangani untuk dan atas nama para pihak oleh para perwakilan yang diberi wewenang:

Executed by KOMPAK/Di tandatangani oleh KOMPAK

Authorised Officer Signature/ Tandatangan Pejabat yang berwenang

Date/ Tanggal

Name(print)

Witness Signature Tandatangan Saksi

Date/ Tanggal

Name Witness (print)

Executed by [_Name of Company_]: Ditandatangani oleh:

Authorised Officer Signature/ Tandatangan Pejabat yang berwenang

Witness Signature Tandatangan Saksi

Name/Nama (print/huruf cetak)

Name/Nama (print/huruf cetak)


DOKUMEN PENAWARAN PENGADAAN JASA EVENT ORGANISER (EO) 1. Tujuan

Recommend Documents