DOKUMEN DIGITAL SERTA KEMUNGKINAN PENYATUAN ANTARA PERPUSTAKAAN DENGAN ARSIP Sulistyo-Basuki* Abstract Until today, there has been a literal difference between library and archive. The difference is caused by the fact that both are still paper-based in terms of the documents they handle. With the development of digital document, the merger of library and archive under national level is then possible. The implementation depends on several factors and technologically enable. Keywords: archive, library, merger, digital technology, digital document PENDAHULUAN Sampai dengan awal dasawarsa 1990 an koleksi perpustakaan mau pun arsip didominasi dengan koleksi kertas; artinya materi perpustakaan mau pun materi arsip sebahagian besar. Maka karena sifat materi yang digunakan sama yaitu kertas terdapat perbedaan yang maknawi (signifikan) antara perpustakaan dengan arsip. Hal tersebut berubah pada tahun 1990 an tatkala muncul Internet serta digitisasi dokumen yang menumbuhkan perpustakaan digital dan arsip digital. Perpustakaan digital sebagaimana dinyatakan oleh Digital Library Foundation, kemudian disitir oleh Waters (1998) sebagai berikut: Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, o f f e r intellectual access to, iinterpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.
Bersamaan dengan munculnya dokumen digital di lingkungan perpustakaan, m u n c u l p u l a a r s i p d i g i t a l . S e c a r a s e d e r h a n a arsip digital ialah arsip dalam bentuk digital, dapat berasal dari arsip yang sebelumnya dalam bentuk kertas kemudian didigitasikan atau memang arsip yang semula sudah berbentuk digital. Perubahan dari perpustakaan dan arsip berbasis kertas menuju ke perpustakaan dan arsip digital menimbulkan pertanyaan apakah mungkin arsip dan perpustakaan dapat dijadikan satu. Pra era digital Pada masa pradigital, sebelum teknologi digital berkembang serta Internet berkembang pesat, perpustakaan dan arsip masih berbasis bahan kertas. Memang ada materi perpustakaan dan arsip yang berbasis non kertas seperti dalam bentuk audiovisual namun itu belum menggunakan teknologi digital. Pada masa itu jelas ada perbedaan antara arsip dengan perpustakaan (Tabel 1)
* Pengajar pada Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia
VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 1, April 2012
17 15
Arsip berasal dari kata Yunani archelion artinya kantor (office). Schellenberg memberi definisi arsip sebagai berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. Sejarah arsip dimulai dengan pahatan batu, tanah liat, gulungan papirus, parchmen, vellum (sejenis bahan tulis terbuat dari kulit binatang) serta bahan tulis lainnya. Bentuk demikian kemudian berkembang sebagai tempat penyimpanan barang. Pada awal mulanya perpustakaan yang terdapat di Assyria, Sumeria, Babilonia, Mesir, Yunani, Roma, materi perpustakaan yang disimpan adalah lempengan tanah liat, papirus, parchmen, velum. Pada waktu itu materi perpustakaan dan materi kearsipan disimpan menjadi satu. Pemisahan antara perpustakaan dengan arsip terjadi sekitar abad 14 dan 15 tatkala di Italia berkembang negara kota yang merasakan bahwa antara materi perpustakaan dan materi arsip tidak dapat dijadikan satu untuk kegiatan sehari-hari. Maka perpustakaan berkembang s e b a g a i tempat penyimpanan dan pengolahan buku maka arsip berkembang sebagai bagian sebuah badan administratif untuk menyimpan kantor serta lembaga pemerintah.
18 16
Dari segi nama dan sejarahnya, arsip memiliki banyak ciri persamaan dengan perpustakaan namun tidak dapat dimungkiri bahwa banyak ciri khas arsip yang membedakannya daripada perpustakaan. Kegiatan arsip dan perpustakaan memiliki karakteristik khas karena fungsi yang berbeda beda. Perbedaan antara perpustakaan dengan arsip bukanlah terletak pada jenis t u g a s n y a m e l a i n k a n dalam tingkat tugasnya. Perbedaan antara perpustakaan dengan arsip tampak seperti berikut ini : (a) Fungsi utama perpustakaan ialah meminjamkan buku kepada anggotanya. Sebaliknya berkas arsip tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang melainkan hanya boleh dibaca di tempat setelah mendapat izin fihak yang berwewenang. (b) Yang disimpan di perpustakaan ialah buku dan bahan pustaka lainnya yang ditulis oleh pengarang yang berbeda beda; sedangkan berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan. Umumnya berkas arsip dihasilkan dari sebuah proses perkembangan yang makan waktu lama. Berkas arsip tidak memberikan penjelasan, komentar maupun usaha untuk mempengaruhi pembacanya. Hal ini berlainan dengan buku yang jelas jelas memuat pejelasan, komentar maupun pendapat penulisnya untuk mempengaruhi pembacanya. (c) Buku ditulis untuk keperluan acuan, rekreasi, studi dan penelitian s e m e n t a r a berkas arsip yang dihasilkan dari transaksi sehari hari bertujuan untuk keperluan acuan semata mata. Berkas arsip dianggap sebagai sumber orisinal atau primer bagi sebuah penelitian sedangkan buku lebih dianggap sebagai sumber sekunder (d) Arsip hanya berkepentingan atau berkaitan dengan materi seperti VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 1, April 2012
berkas (file), dokumen, rekening, peta, manuskrip, kumpulan kertas, surat, cetak biru, gambar, film dan kadang kadang juga buku. Sebaliknya koleksi perpustakaan lebih menekankan pada buku, majalah, audio visual serta mungkin juga beberapa berkas arsip. (e) Berkas arsip dihasilkan sebagai produk t r a n s a k s i d a n s e l a m a t r a n s a k s i , s e d a n g k a n koleksinya disimpan sekaligus dihasilkan oleh transaksi. Koleksi perpustakaan dibina dengan cara mengumpulkan serta memilih buku yang diperoleh dari mana saja, tidak terbatas pada suatu lembaga seperti halnya dengan berkas arsip. (f) Bila berkas arsip rusak, maka materi arsip yang rusak itu tidak dapat diganti ataupun diperoleh dari tempat lain. Bagi perpustakaan, buku yang hilang masih dapat diperoleh dalam bentuk aslinya maupun dalam bentuk mikro dari perpustakaan lain ataupun juga dari penerbitnya. (g) Pengkatalogan dan pengklasifikasian berkas arsip berbeda dengan pengkatalogan dan pengklasifikasian buku d i p e r p u s t a k a a n . B e r k a s arsip disusun menurut isi informasinya dalam kaitannya dengan organisasi serta fungsi badan induk tempat arsip bernaung. Di perpustakaan, setiap buku diperlakukan sebagai unit tersendiri masing masing unit dikatalogkan, diklasifikasikan menurut peraturan pengkatalogan dan bagan klasifikasi yang hampir mirip di mana mana. Seorang pengelola berkas arsip (disebut arsiparis) menyusun berkas arsip menurut tujuan dan fungsi berkas arsip, namun peraturan pencatatan dan bagan yang digunakan oleh masing masing arsiparis. Peraturan ini berbeda antara satu sistem VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 1, April 2012
dengan sistem kearsipan lainnya sehingga dpat dikatakan hampir tidak ada peraturan pengkatalogan dan pengklasifikasian berkas arsip yang universal. Kini ada upaya dari International Council of Archives (ICA) untuk menggunakan International Standard for Archival Description : General disingkat (ISAD): G Hal ini berbeda dengan situasi di perpustakaan karena dalam dunia perpustakaaan dikenal peraturan pengkatalogan dan pengklasifikasian yang digunakan di dunia internasional. M i s a l n y a untuk pengkatalogan dikenal adanya International Standard for Bibliographic Description dikenal dengan singkatan ISBD (Monograph), untuk pertukaran data digunakan Machine Readable Catalogue disingkat MARC, dengan berkembangnya sumber daya e l e k t r o n i k (electronic resources) di Internet dikembangkanlah ketentuan metadata seperti Dublin Core; bagan klasifikasi Universal Decimal Classif ication ( U D C ) d i g u n a k a n o l e h b a n y a k perpustakaan khusus, bahkan di negara negara sosialis (dahulu) penggunaannya diwajibkan oleh undang undang.
(h) Temu balik koleksi perpustakaan dapat menggunakan berbagai ancangan seperti melalui pengarang, judul maupun subjek. Hal semacam itu dilakukan pada semua perpustakaan. Sebaliknya dengan berkas asrip, ancangan semacam itu sulit dilakukan karena penyusunan berkas arsip berbeda dengan penyusunan buku di perpustakaan. Arsiparis umumnya menyusun berkas arsip menurut sistem inventaris, kalender maupun indeks berkas yang tidak berlaku secara i n t e r n a s i o n a l sehingga temu kembali arsip harus dilakukan menurut sistem yang berlaku pada berkas arsip 19 17
itu sendiri. Dengan demikian maka pertukaran data arsip dibandingkan dengan pertukaran data perpustakaan lebih sulit pada arsip. (i) Buku yang disimpan di perpustakaan dimaksudkan untuk melayani s e m u a lapisan masyarakat, sedangkan berkas arsip pemakainya lebih terbatas, hanya ditujukan untuk pemakai khusus saja, terutama untuk pen e l i t i dan sejarahwan. Kalau materi perpustakaan seperti buku dapat dipinjam dalam arti keluar d a r i p e r p u s t a k a a n m a k a t i d a k l a h demikian halnya dengan berkas arsip. Berkas arsip tidak pernah dipinjam keluar lembaga kearsipan. (j) Di perpustakaan, pustakawan berintera k s i dengan buku sebagai satuan individu yang masing masing memiliki identitas tersendiri. Misalnya buku karangan Sapardi Djoko Damono akan berbeda dengan buku karangan Marahimin, walaupun kedua duanya berasal dari dunia sastra. Pada berkas arsip, hal tersebut tidaklah lazim karena berkas arsip diperlakukan sebagai satu kesatuan. Misalnya arsip yang dikeluarkan sebuah departemen, lembaga maupun perusahaan akan diperlakukan sebagai suatu kesatuan. (k) Perpustakaan sebagai sebuah pranata yang berkaitan erat dengan buku lebih banyak berhubungan dengan materi perpustakaan yang telah diterbitkan, seringkali disebut sebagai materi sekunder. Sebaliknya lembaga kearsipan lebih mengarah kepada materi yang belum pernah diterbitkan, seringkali disebut sumber primer ataupun sumber asli. (l) Akhirnya terdapat perbedaan ciri dalam hal eksistensi masing masing pranata. Keberadaan perpustakaan lebih ditujukan untuk kepentingan
20 18
pemakai yang lebih luas, sedangkan keberadaan lembaga kearsipan lebih ditujukan untuk kepentingan penelitian. Walaupun ada perbedaan namun diakui bahwa kedua duanya sama sama mengolah informasi dengan tujuan mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk kepentingan pemakai. Maka bila antara perpustakaan dengan arsip terdapat hubungan, secara tidak langsung pun antara perpustakaan dengan manajemen rekod (arsip dinamis) ada hubungan (Tabel 1) Koleksi digital Koleksi digital berkembang pada dasawarsa 1990 an baik pada perpustakaan maupun arsip. Maka perbedaan yang Nampak pada Tabel 1 semakin berkurang karena kini perpustakaan mau pun arsip sama-sama mengelola dokumen digital (terpulang apa artinya bagi perpustakaan maupun arsip). Masalah pada perpustakaan maupun a r s i p y a n g b e r k e n a n dengan buku langka atau arsip yang rapuh kini samasama dapat mendigitalkan buku maupun arsip. Perbedaan bahwa arsip tidak dapat dipinjamkan kini dapat diakses melalui Internet, dapat diunduh tergantung pada kebijakan perpustakaan ataupun depo arsip. Dengan digitisasi, maka ketakutan bahwa arsip akan hilang atau buku tidak dapat dipinjamkan dapat diatasi dengan mudah. Keadaan arsip mau pun perpustakaan yang semakin menjadi berkat teknologi informasi, Internet dan dokumen digital menimbulkan pemikiran mengapa perpustakaan dengan arsip tidak dijadikan satau saja. Maka penyatuan perpustakaan dengan arsip sudah mulai dilakukan di beberapa negara seperti Kanada (2004), New Zealand (2011) dan Irlandia (2012). VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 1, April 2012
Hal serupa juga terjadi di Belanda dengan penyatuan Koninklijke Bibliotheek dengan National Archief Bulan Desember 2011. Bagaimana dengan Indonesia? Indonesia sudah mulai menyatukan arsip dengan perpustakaan sejak tahun 2000, walau pun hal itu tidak didorong karena persamaan materi digital melainkan karena produk perundang-undangan. Penyatuan arsip dengan perpustakaan terjadi pada tingkat provinsi, kota dan kabupaten. Pada tingkat nasional hal itu dimungkinkan karena sudah terjadi di negara lain, bahkan Belanda yang selama ini menjadi panutan arsip mau pun perpustakaan sudah melaksanakannya. Maka penyatuan arsip dengan perpustakaan dimungkinkan dari segi teknologi dan dokumen digital. Hanya saja sebelum penyatuan terjadi maka beberapa syarat diperlukan: (1) Kemauan politik pemerintah untuk menyatukan perpustakaan dengan a r s i p . Mengingat pada tingkat kabupaten, kota, dan provinsi sudah dilakukan maka tinggal menunggu kebijakan dari pusat.
(4) Persiapan infrastruktur Mencakup jaringan, hubungan antara perpustakaan dengan depo arsip, konektivitas berbagai unit perpustakaan mau pun kearsipan
Bila hal tersebut dilakukan, maka penyatuan arsip dengan perpustakaan pada tingkat nasional dapat dilaksanakan.
Penutup Selama ini ada perbedaan hakiki antara perpustakaan dengan arsip, disebabkan karena koleksi kedua lembaga masih berbasis kertas. Dengan munculnya dokumen digital pada perpustakaan dan arsip, maka penyatuan arsip dengan perpustakaan secara teknologi dimungkinan, tinggal faktor lain yang perlu diatas. Bibliografi Sulistyo-Basuki. Administrasi arsip. Jakarta: Sagung Seto, 2012 Dalam proses penerbitan Waters,.J. “What are digital libraries?” CLIR Issues, 4 (July/August) 1998: http://www.clir.org/pubs/issues/ issues04.htm
(2) Kesiapan perpustakaan maupun depo arsip, terutama yang bertautan dengan TI, penggunaan Internet dan digitisasi materi perpustakaan dan arsip. (3) Kesiapan mental pustakawan dan arsiparis pada tingkat nasional karena penyatuan arsip akan m e n d a p a t resistansi di antara mereka mengingat penyatuan akan menghambat karir mencapai jenjang tertinggi, adanya sifat parokial di kalangan pustakawan serta arsiparis.
VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 1, April 2012
21 19
