DOHODA O PARTNERSTVÍ k projektu Technologické centrum Lanškroun Čl. I Smluvní strany Realizátor projektu: Město Lanškroun nám. J. M. Marků 12, Lanškroun -Vnitřní Město, 563 16 Lanškroun; Pardubický kraj spadající do správního obvodu obce s rozšířenou působností Lanškroun IČ: 00279102, DIČ: CZ00279102 zastoupené starostkou obce: Mgr. Stanislavou Švarcovou (dále jen „Město Lanškroun“) a Partner projektu: Obec Výprachtice Výprachtice čp. 3, 561 34 Výprachtice; Pardubický kraj spadající do správního obvodu obce s rozšířenou působností Lanškroun IČ: 00279765, DIČ: CZ00279765 zastoupená starostou obce: JUDr. Miroslav Stejskal (dále jen „Obec“) uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku na základě usnesení Zastupitelstva města Lanškroun č. ................... ze dne ........................ a usnesení Zastupitelstva obce č. 95 ze dne 21.05.2014 níže uvedenou Dohodu o partnerství k projektu Technologické centrum Lanškroun. Dohoda je uzavírána dle ustanovení § 46 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.
Čl. II. Technologické centrum Lanškroun 1. Město Lanškroun v roce 2011 realizovalo dlouhodobý záměr zřízení technologického centra obce s rozšířenou působností (ORP) Lanškroun jako klíčového projektu Smart Administration strategie Města Lanškroun. Projekt Technologické centrum Lanškroun byl připravován v souladu s výzvou č. 06 Integrovaného operačního programu (IOP) na Rozvoj služeb e-Governmentu v obcích. 2. Na technologickém centru je provozován informační systém GINIS®, který zabezpečuje datověinformační služby v organizaci, umožňuje evidenci veškerých údajů o písemnostech a spisech, včetně
1z8
sledování pohybu dokumentů v organizaci. Informační systém GINIS® (dále jen „IS GINIS“) je tvořen subsystémy, které využívají společné jádro pro provozování integrovaného aplikačního informačního systému: Ekonomika, Spisová služba, DMS Publishing, Registry, Správní agendy. Cílem provozu technologického centra je především zabezpečení jednotného výkonu činnosti subjektů napojených na IS GINIS, jakož i snížení výdajů spojených s e-Governmentem. 3. V rámci subsystému spisová služba jsou dosud zprovozněny moduly: modul Podatelna (slouží pro hromadný příjem, evidenci a vypravení písemností, kromě příjmu klasických (papírových) podání řeší kompletní elektronickou podatelnu dle standardů ISVS podání z datové schránky) modul SSD (umožňuje evidovat podání došlých i odchozích písemností, eviduje profilové i pomocné údaje o písemnosti, vytváří spis, umožňuje zadání údajů o stornu, nalezení, způsob vyřízení spisu, zadání spisových a skartačních lhůt či zadání údajů o odeslání dokumentu mimo organizaci) modul Výpravna (slouží k vypravení zásilek mimo organizaci) modul Generování podacích deníků (slouží především pro tisk podacích deníků za celou organizace i odděleně za jednotlivé organizační jednotky a pro tisk přehledových rejstříků) modul Spisovna (je určen pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci dokumentů v rámci předarchivní péče, umožňuje příjem dokumentů do spisovny, sledovat a kontrolovat kapacitu míst, sledovat a evidovat zápůjčky, modul dále vytváří skartační návrhy a skartační protokoly) 4. V rámci subsystému registry a správní agenda jsou dosud zprovozněny moduly: základní registr obyvatel (slouží ke splnění požadavků vyplývajících z právních předpisů v oblasti evidence obyvatel), matriky (pouze pro obec Tatenice a obec Výprachtice). 5. Technologické centrum Lanškroun umožňuje dále zřízení a vedení elektronické úřední desky v souladu s právními předpisy. 6. Rovněž je technologické centrum přizpůsobeno k zajištění archivace písemností v elektronické podobě v Krajské digitální spisovně, jejíž zřízení se v Pardubickém kraji očekává v průběhu roku 2014. Krajská digitální spisovna bude zajišťovat archivaci písemností dle požadavků zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a bude sloužit především k přijímání spisů od původců, zajišťování jejich garantovaného uložení, včetně zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a jeho čitelnosti.
Čl. III. Předmět dohody 1. Město Lanškroun jako vlastník technologického centra specifikovaného v čl. II (dále také „TC“) se zavazuje zpřístupnit Obci služby TC pro zajištění e-Governmentu Obce a zabezpečení ochrany jejích dat, a to v rozsahu uvedeném v čl. II. Kapacita dat uložených Obcí prostřednictvím IS GINIS v technologickém centru není omezena. Kapacita dat uložených mimo rámec IS GINIS činí max. 50 GB.
2. Služby technologického centra budou Obci nabídnuty především formou hostovaných instancí spisové služby schopnými provozu v odděleném režimu, obsluhy datových schránek a ukládání neuzavřených spisů v datovém úložišti technologického centra. Obec bude využívat služeb TC vzdáleně, tj. bez nutnosti
2z8
pořízení licencí, instalace, zajištění technologické infrastruktury a provozu. 3. Služby TC bude Město Lanškroun Obci poskytovat bezplatně po dobu realizace a udržitelnosti projektu Technologické centrum Lanškroun, tj. do 31.10.2016. Po tuto dobu bude provoz technologického centra hrazen plně z rozpočtu Města Lanškroun. Po uplynutí doby udržitelnosti se Obec zavazuje od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po ukončení doby udržitelnosti projektu hradit Městu Lanškroun za poskytované služby technologického centra úplatu dle čl. VI. za současného splnění podmínek dle čl. VII. 4. Smluvní strany výslovně prohlašují, že předmětem této dohody není přenesení výkonu samostatné ani přenesené působnosti z Obce na Město Lanškroun, nýbrž vzájemná spolupráce obcí při zajišťování eGovernmentu Obce a zabezpečení ochrany jejích dat. Obec se uzavřením této dohody nezbavuje své odpovědnosti za výkon své působnosti v souladu s právními předpisy České republiky.
Čl. IV. Práva a povinnosti stran 1. Město Lanškroun se zavazuje zajistit náležitý provoz technologického centra a fungování všech jeho služeb uvedených v čl. II. po celou dobu trvání této dohody. Město Lanškroun se dále zavazuje zajišťovat rozvoj TC rozšiřováním implementací nových funkcí (rozšiřování služeb TC, zřizování a rozvoj vazeb na TC kraje či jiné registry a číselníky státu a jiné). 2. V případě, že dojde k rozvoji či rozšíření služeb technologického centra dle čl. II, vyrozumí Město Lanškroun o této skutečnosti Obec pomocí webové aplikace http://la.tcssl.cz a při osobních jednáních zástupců obcí jedenkrát za půl roku. Současně Město Lanškroun uspořádá pro pracovníky Obce uživatelská školení za účelem seznámení s novou funkcionalitou TC či jinými požadavky na užívání a provoz TC. 3. Město Lanškroun je povinno zabezpečit prostory technologického centra proti neoprávněnému přístupu, a to především vnějším zabezpečením prostor, jakož i omezením vstupu do prostor TC. Město Lanškroun umožní vstup do prostor TC výhradně kvalifikovaným pracovníkům Města Lanškroun, popř. dalším osobám zajišťujícím zabezpečení provozu TC na základě smlouvy s Městem Lanškroun. 4. Město Lanškroun se zavazuje přijmout opatření k zamezení možného poškození, odcizení či zničení zařízení technologického centra, včetně možného poškození, zničení, ztráty dat Obce uložených v technologickém centru a jejich zneužití ze strany třetích osob. Město Lanškroun je především povinno zajistit pravidelnou technickou kontrolu zařízení TC, jeho funkčnosti, zabezpečení. Rovněž je povinno zajistit pravidelné aktualizace software, včetně ochranných prvků (antivir, firewall, hesla, šifrování atd.). 5. Město Lanškroun je povinno pojistit zařízení technologického centra proti jeho poškození, odcizení či zničení, včetně možného poškození, zničení, ztráty dat Obce. Náklady na pojištění jsou zahrnuty v úplatě dle čl. VI. 6. Vyžaduje-li splnění povinností Města Lanškroun dle této dohody nové požadavky na zabezpečení či jinou součinnost ze strany Obce, je Město Lanškroun povinno bez zbytečného odkladu Obci tyto požadavky sdělit a Obec je povinna stanovené požadavky v požadované lhůtě či lhůtě přiměřené 3z8
okolnostem splnit, jinak Obec odpovídá za škodu tímto způsobenou. Nesplnění požadavků ze strany Obce se v takovém případě považuje za podstatné porušení dohody ve smyslu čl. X. Vyžaduje-li splnění povinností Města Lanškroun dle této dohody nové požadavky na používání ze strany Obce, je Město Lanškroun povinno bez zbytečného odkladu zprostředkovat pro Obec potřebná uživatelská školení. 7. Město Lanškroun je oprávněno nad rámec odst. 2 a 6 uspořádat pro Obec další školení, považuje-li to za potřebné. Město Lanškroun poskytne obci rovněž metodickou pomoc, je-li zapotřebí. Náklady na školení a metodickou pomoc jsou náklady obce a jsou zahrnuty v úplatě dle čl. VI. 8. Obec je povinna zajistit účast svých pracovníků na všech školeních pořádaných či zprostředkovaných Městem Lanškroun za účelem náležitého využití služeb TC. V případě nepřítomnosti pracovníků obce na školení, je obec povinna prokázat k žádosti Města Lanškroun proškolení svých pracovníků jiným způsobem, v opačném případě nese Obec odpovědnost za škodu, která nedostatečným proškolením pracovníků vznikne. 9. Obec bere na vědomí, že veškerá Data Obce uložená v technologickém centru budou zálohována v negarantovaném úložišti Města Lanškroun. Město Lanškroun zajistí zálohování dat Obce uložených v technologickém centru prostřednictvím IS GINIS i uložených mimo tento IS a to s intervalem zálohování dat - denně. 10. Obec uděluje za účelem realizace této dohody Městu Lanškroun výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů Obce a osobních údajů třetích osob, jejichž osobní údaje Obce zpracovává v souvislosti s výkonem své působnosti, a to v rozsahu stanoveném zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Město Lanškroun je povinno použít osobní údaje Obce či třetích osob výhradně pro účely poskytování služeb technologického centra dle této dohody. 11. Smluvní strany jsou povinny udržovat v tajnosti a svým jednáním, opomenutím ani strpěním, přímo ani nepřímo, ústně či písemně anebo jiným způsobem nezpřístupnit, byť i z nedbalosti, třetí osobě žádné důvěrné informace, které se dozvěděly v souvislosti s plněním této dohody. Závazek mlčenlivosti a povinnosti utajení důvěrných informací se vztahuje na důvěrné informace poskytnuté po dobu trvání dohody a trvá neomezeně i po skončení platnosti dohody. Povinnost mlčenlivosti a utajení důvěrných informací může být vyloučena výlučně v případech stanovených obecně závaznými právními předpisy. 12. Obec bere na vědomí, že k technologickému centru a jeho provozu se vztahují práva chráněná právy duševního a průmyslového vlastnictví. Uzavřením této dohody nedochází k udělení licencí či podlicencí k užívání technologického centra a IS GINIS. Správu těchto licencí vykonává Město Lanškroun na svou odpovědnost. Obec je povinna zdržet se všeho, čím by mohlo být zasaženo do těchto práv nebo čím by tato práva mohla být ohrožena. Po skončení období udržitelnosti projektu Technologické centrum Lanškroun budou licence v rozsahu licence na spisové služby převedeny na Obec za podmínek stranami dohodnutých.
Čl. V. Povinnosti obce ve vztahu k projektu TC Lanškroun 1. Obec je povinna řádně uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací projektu Technologické centrum Lanškroun v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropské unie, a to 4z8
nejméně po dobu udržitelnosti projektu, způsobem vyplývajícím z pravidel Integračního operačního programu (IOP) a relevantních právních předpisů České republiky a Evropské unie. 2. Obec je povinna po celou dobu realizace a udržitelnosti projektu dodržovat politiky Evropské unie, zejména principy ochrany životního prostředí a prosazování rovných příležitostí. 3. Obec je povinna předkládat Městu Lanškroun podklady a informace potřebné k sestavení monitorovací zprávy a monitorovacího hlášení dle harmonogramu vymezeného finančním plánem projektu (viz příloha Smlouvy o poskytnutí dotace), včetně uvedení informací o způsobu splnění uložených opatření k nápravě nedostatků. 4. Obec je povinna umožnit výkon veřejnoprávní kontroly a poskytnout veškerou potřebnou součinnost poskytovateli dotace a všem příslušným orgánům České republiky a Evropské unie při výkonu jejich kontrolních oprávnění vyplývajících z pravidel IOP a relevantních předpisů ČR a EU, včetně umožnění vstupu do budov, místností a míst, dopravních prostředků, přepravních obalů a na pozemky dotčené realizací projektu nebo jeho výsledky. Obec je rovněž povinna umožnit kontrolním orgánům v souvislosti s veřejnoprávní kontrolou přístup k veškerým dokladům a dokumentům, včetně účetních, souvisejících s plněním projektu. 5. Obec je povinna bezodkladně informovat Město Lanškroun o všech provedených kontrolách vyplývajících z účasti na projektu, o všech případně navržených nápravných opatřeních, která budou výsledkem těchto kontrol a o jejich splnění. Obec je dále povinna neprodleně informovat Město Lanškroun o všech změnách, které u obce nastaly ve vztahu k projektu nebo změnách souvisejících s činnostmi, které obec realizuje dle této dohody. 6. Obec je povinna vést oddělenou účetní evidenci o projektu v průběhu jeho realizace v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a je povinna zajistit informační a propagační opatření v době realizace a udržitelnosti projektu v souladu s požadavky IOP a relevantními právními předpisy České republiky a Evropské unie. 7. Za účelem náležitého splnění povinnosti Obce dle tohoto článku se Město Lanškroun zavazuje seznámit Obec bez zbytečného odkladu po uzavření této dohody s požadavky a pravidly IOP, jakož i požadavky Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Čl. VI. Úplata za služby 1. Obec je povinna za služby technologického centra dle čl. II hradit ročně Městu Lanškroun úplatu ve výši 3,-Kč bez DPH za každého obyvatele Obce. Počet obyvatel Obce bude určen dle stavu k 31.12. kalendářního roku předcházejícího tomu kalendářnímu roku, za který se úplata hradí. 2. K úplatě dle odst. 1 bude připočtena daň z přidané hodnoty ve výši stanovené právními předpisy. 3. Úplata bude vyúčtována Obci daňovým dokladem vystaveným vždy do 31. ledna příslušného kalendářního roku, za který se hradí. Bude-li poskytování služeb technologického centra zahájeno v průběhu 5z8
kalendářního roku, bude úplata v poměrné výši vyúčtována obci do 30 dnů ode dne vzniku povinnosti Obce k úhradě. Splatnost daňového dokladu činí 14 dnů. 4. Daňový doklad musí splňovat náležitosti předepsané právními předpisy, v opačném případě je Obec oprávněna daňový doklad Městu Lanškroun vrátit a požadovat jeho opravu. Splatnost závazku Obce se v takovém případě prodlužuje až do doby splatnosti nového daňového dokladu vystaveného v souladu s právními předpisy. 5. Neuhradí-li Obec úplatu ve lhůtě splatnosti daňového dokladu, je Město Lanškroun oprávněno poskytování služeb technologického centra odepřít, popř. pokud již s jejich poskytováním bylo započato, tyto pozastavit až do doby úplného zaplacení vyúčtované úplaty. 6. Prodlení Obce s úhradou daňového dokladu po dobu delší 30 dnů zakládá podstatné porušení dohody dle čl. X. 7. Bude-li poskytování služeb technologického centra ukončeno v průběhu kalendářního roku, za který byla zaplacena úplata, vrátí Město Lanškroun do 30 dnů po ukončení této dohody Obci poměrnou část úplaty odpovídající zbývající části kalendářního roku následující po ukončení dohody.
Čl. VII. Zvláštní ujednání 1. Město Lanškroun hodlá v letech 2014 a 2015 realizovat za finanční podpory z Integrovaného operačního programu, oblast intervence 2.1. – Zavádění ICT v územní veřejné správě, záměr spočívající mimo jiné v rozvoji služeb technologického centra a jeho provázání s technologickým centrem kraje, jakož i zvýšení bezpečnosti a vybudování bezpečnostní infrastruktury technologického centra a elektronizace procesů, digitalizace dat a propojení lokálních AIS s registry veřejné správy. Projekt bude vypracován v souladu s výzvou č. 22 „Konsolidace IT a nové služby TC obcí“. 2. Bude-li vyhověno žádosti Města Lanškroun o finanční podporu z IOP dle odst. 1, vznikne Obci povinnost hradit úplatu dle čl. VI. až po skončení realizace a udržitelnosti tohoto projektu, konkrétně od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po ukončení doby udržitelnosti projektu. Doba realizace projektu a jeho udržitelnosti vyplývá z finální podoby projektu a jeho provedení. O termínu ukončení doby udržitelnosti nového projektu vyrozumí Město Lanškroun Obec bez zbytečného odkladu poté, co mu bude termín znám. 3. Bude-li vyhověno žádosti Města Lanškroun o finanční podporu z IOP dle odst. 1, jsou obě smluvní strany povinny plnit povinnosti dle této dohody vázané na uplynutí doby udržitelnosti projektu Technologické centrum Lanškroun až do doby uplynutí udržitelnosti nového projektu dle odst. 1., včetně povinností obce dle čl. V.
Čl. VIII. Odpovědnost za škodu 1. Každá smluvní strana odpovídá za škodu způsobenou porušením jejích povinností. Byla-li škoda 6z8
způsobena pochybením Města Lanškroun i Obce, odpovídají smluvní strany za škodu společně a nerozdílně. 2. Smluvní strany se mohou zprostit odpovědnosti pouze tehdy, pokud byla škoda způsobena vyšší mocí – událostí nepředvídatelnou a neodvratitelnou – či náhodou. 3. Obec bere na vědomí, že v technologickém centru jsou uložena nejen data Obce, nýbrž i data a dokumenty Města Lanškroun a dalších obcí ve správním obvodu obce s rozšířenou působností Lanškroun. Porušení povinností ze strany Obce tak může vést ke škodě na straně více subjektů.
Čl. IX. Doba trvání dohody Tato dohoda je uzavřena na dobu neurčitou.
Čl. X. Ukončení dohody 1. Smluvní strany se dohodly, že před uplynutím doby realizace projektu a jeho udržitelnosti nemohou od této dohody odstoupit ani ji vypovědět. Po uplynutí doby realizace projektu TC Lanškroun a jeho udržitelnosti mohou strany ukončit tuto dohodu způsoby uvedenými v odst. 2 až 5. 2. Tato dohoda může být ukončena písemnou dohodou smluvních stran. 3. Kterákoliv smluvní strana je rovněž oprávněna bez uvedení důvodu dohodu písemně vypovědět. Výpovědní doba činí dva měsíce a začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně. 4. Pokud kterákoliv smluvní strana poruší svou povinnost dle této dohody podstatným způsobem, je druhá smluvní strana oprávněna od této dohody s okamžitou platností odstoupit. Odstoupení musí být učiněno písemně a musí být druhé straně prokazatelně doručeno. 5. Bude-li dohoda porušena nepodstatným způsobem, je smluvní strana oprávněna od dohody odstoupit teprve poté, co písemně vyzvala druhou stranu k nápravě v přiměřené lhůtě a tato strana nápravu nesjednala. Odstoupení musí být učiněno písemně a musí být druhé straně prokazatelně doručeno.
Čl. XI. Závěrečná ustanovení 1. Tato dohoda nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího uzavření. 2. Město Lanškroun bere na vědomí, že uzavřením této dohody nevzniká Obci povinnost využívat výlučně služeb TC Města Lanškroun. Obec je oprávněna sjednat si poskytování takových služeb i od jiných subjektů.
7z8
3. Obě smluvní strany jsou si vědomy toho, že druhá strana je subjektem veřejného práva hospodařícím s veřejnými prostředky, a proto tato dohoda a všechny její případné součásti, přílohy či pozdější dodatky mohou být zveřejněny i nad rámec zveřejnění dle odst. 2. 4. Obě smluvní strany jsou povinny dodržovat při uplatňování práv a plnění povinností vyplývajících z této dohody příslušná ustanovení právních předpisů, včetně předpisů o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci dle zákona č. 262/2006 Sb, zákoníku práce. 5. Smluvní strany prohlašují, že jsou si vědomy, že v souvislosti s poskytováním služeb hrazených z veřejných výdajů jsou ve smyslu § 2, písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, osobami povinnými spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. 6. Smluvní strany berou v souvislosti s uzavřenou smlouvou na vědomí, že při poskytování informace týkající se používání veřejných prostředků se nepovažuje poskytnutí informace o rozsahu a příjemci těchto prostředků za zásah do práv druhé smluvní strany. 7. Tato dohoda je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž Město Lanškroun obdrží jedno vyhotovení a Obec jedno vyhotovení. 8. Tuto dohodu je možné měnit a doplňovat pouze písemnými, řádně očíslovanými dodatky, které podléhají schválení smluvních stran. 9. Nedílnou součástí této dohody jsou usnesení Zastupitelstva města Lanškroun č. ................... ze dne ........................ a usnesení Zastupitelstva obce č. 95 ze dne 21.05.2014, které tvoří přílohy této dohody.
V Lanškrouně dne ____________
V ____________________ dne ____________
______________________________________ Město Lanškroun
_______________________________________ Obec
8z8
